MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE PROVEEDURÍA DEL INEC

(1)

Tecnológico de Costa Rica

Instituto Nacional de Estadística y Censos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

UNIDAD DE PROVEEDURÍA DEL INEC

Elaborado por: Christopher Rugama Carmona

(2)

I

NSTITUTO

T

ECNOLÓGICO DE

C

OSTA

R

ICA

E

SCUELA DE

A

DMINISTRACIÓN

M

ANUAL DE

P

ROCEDIMIENTOS DE LA

U

NIDAD DE

P

ROVEEDURÍA DEL

I

NSTITUTO

N

ACIONAL DE

E

STADÍSTICA Y

C

ENSOS

T

OMO

II

P

ROYECTO DE

G

RADUACIÓN PARA OPTAR POR EL

G

RADO DE

B

ACHILLERATO EN

A

DMINISTRACIÓN DE

E

MPRESAS

R

EALIZADO POR

:

C

HRISTOPHER

R

UGAMA

C

ARMONA

201050358

P

ROFESOR GUÍA

:

R

ONALD

M

OYA

C

ALVO

(3)

I

CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES ... 3

A. Manual de Procedimientos ... 3

1. Definición ... 3

2. Objetivos ... 3

3. Funciones ... 4

4. Contenido ... 4

5. Beneficios ... 5

B. Procedimientos ... 5

1. Definición ... 5

2. Objetivos ... 5

3. Importancia ... 5

C. Diagrama de flujo ... 6

1. Definición ... 6

2. Objetivos ... 6

3. Ventajas ... 7

4. Simbología utilizada ... 8

D. Variables del estudio ... 9

1. Lista de variables de estudio: ... 9

2. Estructura de los procedimientos ... 9

3. Formato de presentación de los procedimientos ... 14

CAPÍTULO II. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ... 18

Procedimientos propuestos a la Unidad de Proveeduría del INEC. ... 18

REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA... 225

ANEXOS ... 226

(4)

II

ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS

Procedimientos propuestos de la Unidad de Proveeduría del INEC.

1. Procedimiento para el Ingreso y Actualización de Proveedores ... 20

2. Procedimiento de Búsqueda de Proveedores para la Adquisición de Bienes y Servicios ... 32

3. Procedimiento de Inactivación y Expulsión de Proveedores ... 43

4. Procedimiento de Registro de Participación de los Proveedores ... 53

5. Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios por Caja Chica ... 64

6. Procedimiento de Trámite de Compras y Concurso de Proveedores ... 77

7. Procedimiento de Admisibilidad y Evaluación de Ofertas para la Formalización de la Adquisición ... 94

8. Procedimiento de Adquisición de Bienes por Compr@Red ... 118

9. Procedimiento de Anulación del Procesos de Contratación ... 132

10. Procedimiento de Recepción de Mercadería ... 142

11. Procedimiento de Requisición de Materiales ... 152

12. Procedimiento de Control de Inventarios ... 164

13. Procedimiento de Ingreso y Asignación de Activos Fijos ... 175

14. Procedimiento de Toma Física del Inventario de Activos Fijos ... 184

15. Procedimiento de Donación de Activos Institucionales ... 192

16. Procedimiento de Desecho de Activos Institucionales ... 202

(5)

III

CUADRO Nº 6 Ficha de proceso: Registro y Asignación de Activos ... 238 CUADRO Nº 7 Ficha de proceso: Control de Movimientos Internos de Activos ... 241

(6)

IV

ÍNDICE DE ANEXOS

ANEXOS Nº 1 Formulario Registro de Proveedores ... 30

ANEXOS Nº 2 Informe de Proveedor Inactivo ... 51

ANEXOS Nº 3 Informe de actividad de las PYMES ... 62

ANEXOS Nº 4 Solicitud de Compra por Medio de Caja Chica ... 74

ANEXOS Nº 5 Vale de Caja Chica ... 75

ANEXOS Nº 7 Orden de Compra ... 76

ANEXOS Nº 8 Solicitud de Compra ... 91

ANEXOS Nº 9 Cronograma Proceso Contratación... 92

ANEXOS Nº 10 Solicitud de Reserva Presupuestaria ... 93

ANEXOS Nº 11 Admisibilidad de Ofertas ... 112

ANEXOS Nº 12 Acta de Apertura ... 113

ANEXOS Nº 13 Evaluación de Ofertas ... 114

ANEXOS Nº 14 Informe Técnico ... 115

ANEXOS Nº 15 Solicitud liberación de Reserva Presupuestaria ... 116

ANEXOS Nº 16 Finiquito de la contratación ... 117

ANEXOS Nº 17 Recibo Conforme Bodega ... 151

ANEXOS Nº 18 Boleta de Requisición de Materiales ... 163

ANEXOS Nº 19 Saldos de Inventario de materiales y suministros ... 172

ANEXOS Nº 20 Informe de salidas por mes ... 173

ANEXOS Nº 21 Inventario por Subprogramas ... 174

ANEXOS Nº 22 Boleta de Asignación de Activos ... 183

ANEXOS Nº 23 Entrega de activos en condición de desecho ... 213

ANEXOS Nº 24 Control de Reparaciones de Activos ... 224

(7)

V

GE: Gerencia Institucional, máxima autoridad administrativa del Instituto Nacional de

Estadística y Censos.

UF: Unidad de Finanzas del Instituto Nacional de Estadística y Censos.

UP: Unidad de Proveeduría del Instituto Nacional de Estadística y Censos.

SP: Subprogramas Institucionales Mh: Ministerio de Hacienda

(8)

1 INTRODUCCIÓN

El presente proyecto consiste en la propuesta de un manual de

procedimientos para la Unidad de Proveeduría del Instituto Nacional de Estadística

y Censos, al segundo semestre del 2014. El manual de procedimientos está

constituido por una parte narrativa (descripción de las actividades) y una gráfica

(diagramas de flujo).

Los manuales de procedimientos permiten a la Institución la estandarización

de las funciones, proporcionando una herramienta de consulta y guía para

efectuar las labores de los colaboradores; contribuyendo a regular, monitorear y

mejorar continuamente los procesos, para brindar un servicio de calidad.

El presente proyecto se estructuro en dos tomos, el tomo I conformado por

el sustento teórico y los aspectos prácticos que mencionan como se efectuó el

proyecto, además de la situación actual de la Institución. El tomo II es la propuesta

del manual de procedimientos a partir de los resultados y análisis llevado a cabo.

El tomo II con la propuesta del manual de procedimientos administrativos de

la Unidad de Proveeduría del Instituto Nacional de Estadística y Censos, está

estructurado por dos capítulos.

El primero capitulo lleva por nombre aspectos generales. En él, se presenta

los conceptos y simbología utilizada que permite orientar al usuario sobre el

contenido, importancia y variables de la descripción de los procedimientos

presentes en el manual.

El segundo capítulo denominado Manual de Procedimientos expone los

procedimientos propuestos para la Unidad de Proveeduría del Instituto Nacional

de Estadística y Censos.

Se concluye con la bibliografía, anexos y los apéndices utilizados en la

investigación.

(9)

2

CAPITULO I.

(10)

3 CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES

Con el objetivo de establecer una conceptualización adecuada de los

elementos y factores que intervienen en el manual de procedimientos del Instituto

Nacional de Estadística y Censos, a continuación se describirán los conceptos

teóricos que son la base y guía para realizar este trabajo.

A. Manual de Procedimientos

1. Definición

De acuerdo con Franklin el manual de procedimientos

“constituye un

documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y

secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituye en una

unidad para realizar funciones, actividad o tarea especificas en una organización”.

(2014, Pp. 194-195)

2. Objetivos

De acuerdo con Mejia (2006, p. 61) los objetivos de un manual de

procedimientos son:



Servir de guía para la correcta ejecución de actividades y tareas para los

funcionarios de la institución.



Ayudar a brindar servicios más eficientes.



Mejorar el aprovechamiento de los recursos humanos, físicos y financieros.



Evitar la improvisación de los empleados.



Ayudar a orientar al personal nuevo.



Facilitar la supervisión y evaluación de labores.



Proporcionar información a la empresa acerca de la marcha de los

procesos.



Evitar discusiones sobre normas, procedimientos y actividades.



Facilitar la orientación y atención al cliente externo.

(11)

4 las siguientes:

o Satisfacer las necesidades reales de la institución.

o Contar con un instrumento apropiados de uso, manejo y conservación de

procesos.

o Facilitar los trámites mediante una adecuada diagramación.

o Redacción breve, simplificada y comprensible.

o Facilitar su uso al cliente interno y externo.

o Ser lo suficiente flexible para cubrir diversas situaciones.

o Tener una revisión y actualización continuas,

4. Contenido

De acuerdo con Franklin (2014, p. 202-207) el contenido que debe tener

todo manual de procedimiento es el siguiente:

a. Identificación

b. Prólogo, introducción o ambos

c. Índice

d. Contenido

e. Objetivo

f.

Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos

g. Responsables

h. Políticas o normas operación

i.

Concepto

(12)

5 k. Diagramas de flujo

l.

Formatos o impresos (formas)

m. Instructivos

n. Glosario de términos

5. Beneficios

Segun Franklin (2014, p. 195) “la descripción de los procedimientos permite

comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles

jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de

la productividad”.

B. Procedimientos

1. Definición

De acuerdo con Hernández (2002, p.103)

los procedimientos “es una

susecion logica de pasos u operaciones que conducen a la solucion de un

problema o a la produccion de un bien o servicio”

“Consiste en un ciclo de operaciones que afectan generalmente a diversos

empleados que trabajan en sectores distintos, y que se establece para asegurar el

tratemiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un bien

determinado” (Hernández, 2002, p.103)

2. Objetivos

El objetivo de los procedimientos es hacer de la mejor manera la forma de

llevar a cabo una actividad, tomando en cuenta los factores del tiempo, esfuerzo y

dinero. (Mejía, 2006)

3. Importancia

La importancia de los procedimientos radica que permite establecer una secuencia

lógica que deben seguir las actividades; de la misma forma el cómo se deben de

ejecutar, quien debe de llevarlas a cabo y cuando se deben de realizar las

actividades

(13)

6 Según Hernández (2002, p. 103) consiste “en una gráfica matricial que

representa el flujo o la secuencia de las operaciones de un proceso con las

unidades responsables involucradas en su ejecución. Muestra los tiempos de

duración de las tareas y la concentración del trabajo por responsables”.

2. Objetivos

Según Hernández (2002, p. 104) el fin de su uso “radica es que es una

herramienta efectiva en el análisis administrativo, ya que facilita la apreciación y

valoración del seguimiento del flujo de trabajo a través de actividades y facilita su

simplificación”:

De acuerdo con Hernández (2002, pp. 104-105) el alcance radica

básicamente en cuatros aspectos:

 En la planeación del sistema: Obliga a un previo ordenamiento de la

información disponible, así como un análisis sistemático y detallado de los

diferentes procesos.

 En la actualización de sistema: Los cambios en los procedimientos son

fáciles representables a través de variaciones incluidas en fluxogramas, lo

cual permite visualizar y analizar las nuevas operaciones o flujo de trabajo

incluidos en el sistema.

 Simplicidad en los sistemas: El empleo de diagramas de flujo otorga

simplicidad a las operaciones desarrolladas, facilita el análisis del flujo de

trabajo y del desempeño de las unidades involucradas.”

 Ahorro de tiempo y costo: el empleo del diagrama de flujo hace más

accesible el análisis de los procedimientos de la organización y apunta a la

(14)

7 localización de puntos problemáticos, sin necesidad de reconstruir todo el

sistema.

3. Ventajas

Segun Franklin (2014, p. 234) las ventajas al utilizar los diagramas de flujo,

podemos encontrar que:



Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico.



Permiten al personal que intervienen en los procedimientos identificar y

realizar correctamente sus actividades.



Por la sencillez de su representación hace accesible la puesta en práctica

de las operaciones.



Puede comprenderla todo el personal de la organización o de otras

(15)

8 Fuente: Franklin Fincowsky, E. (2014). Organización de empresas (Cuarta ed.).

Mexico: McGRAW-HILL.

(16)

9 D. Variables del estudio

1. Lista de variables de estudio:

La variable de estudio es cualquier aspecto, evento o situación del objeto de

estudio. El presente trabajo de investigación se analizó los procedimientos de la

unidad de proveeduría. Para cada uno de los procedimientos en estudio se

estableció el siguiente formato:

a. Propósito del procedimiento

b. Alcance del procedimiento

c. Responsables del procedimiento

d. Frecuencia del procedimiento

e. Políticas e Normativa del procedimiento

f.

Formularios y Documentos relacionados del procedimiento

g. Sistemas de información a utilizar:

h. Definiciones, símbolos, términos y abreviaturas.

i.

Descripción de las actividades del procedimiento

j.

Diagrama de flujo

2. Estructura de los procedimientos

A continuación se detalla en este manual el formato y estructura de cada

una de las variables de estudio:

Formato

En la primera página de forma introductoria para cada uno de los

procedimientos contara;| la unidad que pertenece el procedimiento, el código del

procedimiento, el título del procedimiento y un pie de página en la cual va la

identificación de la empresa por medio de su logotipo y las unidades responsables

de la elaboración, revisión y autorización del procedimiento. Para cada una de las

páginas posteriores del procedimiento incluirá un encabezado.

(17)

10 El título del procedimiento, el cual indica que procedimiento se va a llevar a cabo.

c.

Identificación de la empresa

Se utiliza en la esquina inferíos izquierda el logo de la organización que permite

identificar a la institución.

d. Pie de página

En el pie de página contiene la información referente, al nombre del encargado de

elaborar el procedimiento, revisado y aprobado para dar visto bueno para la

ejecución el procedimiento

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

FECHA: FECHA: FECHA:

a. Encabezado

(18)

11

UNIDAD DE PROVEEDURÍA Consecutivo:

de

PROCEDIMIENTO

Código:

ESTA-METO-XX-xx

Elaborado por:

Christopher Rugama Carmona

Revisado por:

Unidad de Proveeduría

Autorizado por:

Gerencia Institucional

Fecha de Emisión: Fecha de Revisión: Fecha de Aprobación:

//__

Este encabezado presenta las siguientes partes:

 Encabezado: El logotipo para identificar a la institución.

 Título: Indica cual es el proceso que corresponde, su debido sub proceso y

se indica el nombre del procedimiento correspondiente.

 Código: Se refiere a las siglas o iniciales de la compañía, nombre que

identifica el procedimiento y numero de versión del procedimiento.

 Fecha de Emisión: Corresponde a la fecha de elaboración del

procedimiento en la Empresa.

 Fecha de Revisión: Indica el día en que se empezó a regir el

procedimiento.

 Consecutivo: Corresponde al número de página del total.

o Estructura:

El manual propuesto de procedimientos administrativos - financiero presenta la

siguiente estructura:

a. Propósito del procedimiento

El propósito del procedimiento esta guiado al resultado que se desea alcanzar y

cumplir, de la manera más clara y precisa.

b.

Alcance del procedimiento

El alcance atañe al ámbito funcional del procedimiento. Permite definir y describir

la delimitación interna y externa del procedimiento, por lo que indica a qué

actividades, personas y áreas afecta.

(19)

12 Se detalla la frecuencia en el que se realiza el procedimiento, puede ser diaria,

semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.

e. Políticas e Normativa del procedimiento

Aquellas normas, decisiones, criterios, leyes y reglamentos, que se formulan para

orientar y facilitar las operaciones que llevan a cabo los participantes de los

procedimientos.

f.

Formularios y Documentos relacionados del procedimiento

En la tabla destinada a las formas y documentos relacionados a la utilización para

llevar a cabo los procedimientos, se deben indicar todos aquellos que tengan

correspondencia o afecten o se vean afectados por el documento en cuestión.

Tipo

Código

Nombre

Ubicación

g. Sistemas de Información a Utilizar

Se mencionan los programas que son necesarios para la realización del

procedimiento.

h.

Definiciones, símbolos, términos y abreviaturas

.

Con el propósito de facilitar la comprensión de los términos empleados en el

procedimiento, se deben establecer en este apartado el significado de los

conceptos más relevantes contenidos en el mismo.

(20)

13 i.

Descripción de las actividades del procedimiento

Indica las unidades internas y externas de la empresa que intervienen en el

procedimiento. Señala las actividades, tareas y labores que deben seguir los

responsables del procedimiento.

Paso

Actividad

Responsable

0 Inicio del procedimiento. ---

1 Actividades que realiza. Funcionario

2 FIN DE PROCEDIMIENTO ---

j.

Diagrama de flujo

(21)

14 ÁREA DE xxxx xxxx

xx-xx

Nombre del procedimiento

(22)

15 de

PROCEDIMIENTO

Código:

ESTA-METO-XX-xx

Elaborado por:

Revisado por:

Autorizado por:

//__

A. Propósito del procedimiento

B. Alcance del procedimiento

C. Responsables del procedimiento

D. Frecuencia del procedimiento

E. Políticas e Normativa del procedimiento

F. Formularios y Documentos relacionados del procedimiento

Tipo

Código

Nombre

Ubicación

G. Sistemas de Información a Utilizar

H. Glosario

(23)

16 I. Descripción de las actividades del procedimiento

Paso

Actividad

Responsable

1 Actividades que realiza. Funcionario

2 FIN DE PROCEDIMIENTO ---

(24)

17

CAPITULO II.

(25)

18 Procedimientos propuestos a la Unidad de Proveeduría del INEC.

Área de Administración-Financiera:

a) Unidad de Proveeduría:

o Proceso de Gestión de Adquisición de Bienes y Servicios.

 Subproceso Registro de Proveedores:

1. Ingreso y actualización de proveedores.

2. Búsqueda de proveedores para la adquisición de bienes y servicios.

3. Inactividad y expulsión de proveedores.

4. Registro de participación de los proveedores.

 Subproceso Adquisición de Bines y Servicios:

5. Adquisición de bienes y servicios por caja chica.

6. Trámite de compras y concurso de proveedores.

7. Admisibilidad y evaluación de ofertas para la formalización de la compra.

8. Adquisición de bienes por Compr@Red.

9. Anulación de procesos de contratación.

 Subproceso Asignación y Control de Inventarios

10. Recepción de mercadería.

11. Requisición de materiales.

12. Control de inventarios.

(26)

19  Subproceso Activos Institucionales:

 Registro y Asignación de Activos Fijos:

13. Ingreso y asignación de activos fijos.

14. Toma física del inventario de activos fijos.

 Control de Movimientos Internos de Activos Fijos:

15. Donación de activos Institucionales.

16. Desecho de activos Institucionales.

17. Garantías de activos fijos.

A continuación se presenta la propuesta de cada uno de los procedimientos

analizados en la Institución:

(27)

20 ESTA-METO-XX-XX

1. Procedimiento para el Ingreso y

Actualización de Proveedores

CHRISTOPHER RUGAMA C. UNIDAD DE PROVEEDURÍA GERENCIA INSTITUCIONAL

(28)

21

02 de 11

PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO Y

ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES Código:

ESTA-METO-XX-xx

Elaborado por:

Revisado por:

Autorizado por:

Octubre, 2014. Octubre, 2014.

A. Propósito

Recibir, verificar, registrar y actualizar la información de las personas físicas

o jurídicas que estén interesadas en formar parte de los proveedores

Institucionales, con el fin de ser partícipes en los concurso de contratación

administrativa en la adquisición de bienes y servicios.

B. Alcance

Aplica al registro y actualización de proveedores, desde la verificación de la

información recibida y el registro en la base de datos, hasta mantener actualizada

la información aportada por los proveedores, en la base de datos del Sistema

Integrado de Administración y Finanzas (SIAF).

Aplica a la Unidad de Proveeduría Institucional y persona proveedora que

desean ofrecer sus bienes y servicios a la Institución.

C. Responsables



Encargado(a) Registro de Proveedores: Encargado de la recepción,

manejo y verificación de los documentos brindados por los proveedores, así

como de la inscripción de los proveedores en la base de datos Institucional.



Empresa Proveedora Interesada: La encargada del envío de la

información para su registro y actualización en la base de datos

Institucional.

(29)

22 D. Frecuencia

El ingreso de un nuevo proveedor o actualización de la información se

realiza cuando se requiera, puede ser: semanal, quincenal o mensual.

El cambio en la información en la actualización de datos se realizara

cuando el proveedor efectué algún cambio en la información y notifique a la

Institución dicho cambio para su actualización, puede ser: trimestral, semestral o

anual.

E. Políticas y Normativa del Procedimiento

Este procedimiento está regulado por políticas internas del INEC y la

normativa del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Nº 33411 con

los siguientes artículos:

Artículo 116.-Registro de Proveedores.

Artículo 117.-Información del Registro de Proveedores.

Artículo 118.-Actualización de Información.

Artículo 122.-Incorporación y actualización de registro.

Revisar la información brindada por el proveedor.

El proveedor registrado contara con un número de asignación y expediente

físico.

(30)

23

04 de 11

ESTA-METO-XX-xx

Elaborado por:

Revisado por:

Autorizado por:

Octubre, 2014. Octubre, 2014.

F. Formularios y Documentos Relacionados del Procedimiento

Tipo

Código

Nombre

Ubicación

Documento Interno - Formulario

Formulario para registro o actualización de datos de proveedores http://www.inec.go.cr/Web/Home/ MenuManager.aspx?id=m880401 Documento Interno - Instructivo

Instructivo para el registro de

proveedores Intranet Institucional

Documento Externo -

Ley

Ley de Contratación Administrativa de la República de Costa Rica

Ley Nº 7494

Documento Externo - Reglamento

Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Nº 33411(RLCA)

G. Sistemas de Información a Utilizar:

Correo Electrónico, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Word, Base de

datos (SIAF).

H. Glosario

1. Abreviaturas

SIAF: Sistema Integrado de Administración y Finanzas.

2. Definiciones

Bien: Es un elemento tangible y son mercancías producidas con el fin de

satisfacer una necesidad latente.

(31)

24 Correo electrónico: Servicio que permite el intercambio de mensajes a

través de sistemas de comunicación electrónicos.

Proveedor: Persona física o jurídica que se dedica a proveer o abastecer

las necesidades que presenta la Institución.

Subsanar: Solicitud que se realiza para cuando se desea corregir y

resolver un error, o aclarar la información brindada.

Inscripción: Es el acto por el cual el aspirante manifiesta voluntad para

ingresar a ser parte de los registros de la Institución y acepta todas las

condiciones y requisitos establecidos para el proceso de admisiones.

Instructivo: Es un manual de instrucciones con información orientada a

explicar el funcionamiento y/o utilización de un programa.

Pertinente: Que la información brindada es adecuada y concerniente a lo

que se solicita por la Institución.

Registro: Documento donde se relacionan ciertos acontecimientos o cosas;

especialmente aquellos que deben constar permanentemente de forma oficial.

Servicio: Es todo un sistema de actividades que tiene un negocio,

buscando con ellas suplir necesidades del cliente y la máxima satisfacción del

mismo. Elemento intangible.

(32)

25

06 de 11

ESTA-METO-XX-xx

Elaborado por:

Revisado por:

Autorizado por:

Octubre, 2014. Octubre, 2014.

I. Descripción de las Actividades del Procedimiento

Paso

Actividad

Responsable

1

Realiza de forma anual invitación para que las empresas interesadas en integrar el registro de proveedores Institucionales envíen la documentación solicitada, por medio de la página web de la Institución y publicación en la gaceta.

Encargado Registro de Proveedores

2

Envían por medio de correo electrónico o de forma personal a la Unidad de Proveeduría la documentación y solicitando su inscripción en la base de datos de proveedores Institucionales.

Proveedor Interesado

3

La documentación enviada por el proveedor se encuentra en formato físico o en digital, ¿Documento en Físico?

SI. Ir a Paso 4, No: Ir a Paso 8.

4 Recibe al proveedor en recepción; recibe el formulario con la

documentación de la empresa.

5 Revisa el formulario y documentación recibida por el proveedor.

6

Los datos brindados se encuentran con la información pertinente para su registro, ¿Información completa y correcta?

Sí. Ir a Paso 11, No: Ir a Paso 7.

7

Solicitar la subsanación de la información enviada, corrección de los datos erróneos o incompletos, notifica mediante correo electrónico y teléfono al proveedor. Ir a Paso 2.

8 Recibe de forma digital por correo electrónico la documentación

enviada por el proveedor.

(33)

26

Proveedores

12 Busca expediente del proveedor y procede a efectuar cambio en el

SIAF para actualizar o modificar la información recibida.

13 Ingresa al SIAF, procede a identificarse como usuario autorizado.

14 Ingresa al menú de proveedores a la opción de ingreso de nuevo

proveedores.

15

Busca y realiza los cambios en los datos desactualizados por la nueva información brindada por el proveedor. Salva los datos. Ir a Paso 23.

16 Crea expediente al proveedor para su control físico y le asigna

número consecutivo al proveedor.

18 Ingresa al menú de proveedores a la opción de ingreso de nuevo

proveedores.

19

Oprime la opción “agregar un nuevo registro al final” en el que se completa los datos solicitados en las pestañas al lado derecho de la pantalla. Salva los datos.

20 Asigna un ítem al proveedor, para adicionar una nueva

clasificación que podría abastecer el proveedor.

21 Elige el ítem del catálogo de aprovisionamiento y selecciona el

registro requerido.

22 Asigna la clasificación, donde relaciona el tipo de categorización

según la clasificación de ítems a un proveedor. Salva los datos.

(34)

27

23

Finalizado el registro y actualización de datos del proveedor en el SIAF, abandona la base de datos; procede a archivar expediente con la información del proveedor.

(35)

28

Fa se 2. Envían a Unidad de Proveeduría documentación para inscripción. 3. ¿Documento en Físico? 4. Recibe al proveedor en recepción con la documentación. Requisitos de inscripción. Formulario de Registro. A

1. Realiza invitación para las empresas interesadas en integrar el registro de proveedores envíen documentación. SI 5. Revisa el formulario y documentación recibida. 6. ¿Información completa y correcta? 7. Solicita al proveedor subsanar información enviada.

8. Recibe por correo electrónico la documentación enviada. 9. ¿Información completa y correcta? NO 10. Imprime los documentos enviados, para el registro de la documentación. SI 3 NO 2 3 1 11. ¿Registro del proveedor? 2 12. Busca expediente y procede a efectuar cambio en el SIAF . SI 13. Ingresa al SIAF, procede a identificarse como usuario autorizado. 14. Ingresa al portal de proveedores a la opción de ingreso de nuevo proveedores. 15. Busca y realiza los cambios en los datos del proveedor.

16. Crea expediente al proveedor y le asigna número consecutivo. 17. Ingresa al SIAF, procede a identificarse como usuario autorizado. 18. Ingresa al portal de proveedores a la opción de ingreso de nuevo proveedores. B

(36)

29

Procedimiento para el Ingreso y Actualización de Proveedores

Empresa Proveedora Interesada Encargado Registro de Proveedores

Fa se 19. Oprime opción “agregar un nuevo registro al final” y completa información. 21. Asigna un ítem al proveedor. 20. Elige el ítem del

catálogo de aprovisionamiento para el proveedor.

22. Asigna la clasificación al proveedor. Salva los

datos. 23. Archiva expediente con la información del proveedor. FIN B A

(37)

(38)

(39)

32 ESTA-METO-XX-XX

2. Procedimiento de Búsqueda de

Proveedores para la Adquisición de

Bienes y Servicios

(40)

33

02 de 11

PROCEDIMIENTO DE BÚSQUEDA DE PROVEEDORES PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES

Y SERVICIOS

Código:

ESTA-METO-XX-xx

Elaborado por:

Revisado por:

Autorizado por:

Septiembre, 2014. Octubre, 2014.

A. Propósito

Ampliar el registro de proveedores para contar con una mayor cantidad de

empresas en el cuales se puedan realizar consultas sobre los productos y

servicios que ofrezcan: para satisfacer las necesidades en el momento que se

desea realizar la adquisición de algún bien o servicio de la Institución

.

B. Alcance

Aplica a la búsqueda de proveedores para la adquisición de bienes y

servicios, desde la solicitud de búsqueda de empresas, hasta realizar cotizaciones

de los diferentes bienes y servicios que desea adquirir la Institución.

Aplica a la Unidad de Proveeduría Institucional y las diferentes Unidades

que realizan estudios de mercado para la adquisición de bienes y servicios.

C. Responsables



Coordinador(a) de Proveeduría: Encargado de asignar las contrataciones

y gestionar la aprobación para el inicio de trámite de compras.



Secretaria de Proveeduría: Encargada de completar la documentación

para poder iniciar la contratación del bien o servicio a adquirir.



Unidad Institucional: Instancia que solicita la adquisición de un bien o

(41)

34 

Encargado(a) Registro de Proveedores: Encargado de buscar y contactar

con los diferentes proveedores para suplir las necesidades de las Unidades

Institucionales; verificar y actualizar la información de las empresas; brindar

las diferentes opciones de compra al Analista de Contratación.

D. Frecuencia

:

La búsqueda de proveedor se realiza cuando se necesitan adquirir un bien

o servicio, puede ser: diaria, semanal, quincenal o mensual.

E. Políticas y Normativa del procedimiento

Este procedimiento está regulado por políticas internas del INEC y la

normativa del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Nº 33411 con

los siguientes artículos:

Artículo 117.-Información del Registro de Proveedores.

Artículo 118.-Actualización de Información.

Artículo 121.-Uso y rotación del registro.

Artículo 122.-Incorporación y actualización de registro.

Las empresas se encuentren al día con sus obligaciones y documentación,

que conozcan el procedimiento para brindar sus bienes y servicios al sector

público.

(42)

35

04 de 11

Y SERVICIOS

Código:

ESTA-METO-XX-xx

Elaborado por:

Revisado por:

Autorizado por:

Octubre, 2014. Octubre, 2014.

F. Formularios y Documentos relacionados del procedimiento

Tipo

Código

Nombre

Ubicación

Ley

Ley Nº 7494

Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Nº 33411(RLCA)

Documento Interno -

Manual

Procedimiento trámite de compras y concurso de proveedores.

Manual de Procedimientos de la Unidad de Proveeduría del INEC

Documento Interno - Instructivo

proveedores del SIAF. Intranet Institucional

G. Sistemas de Información a Utilizar:

Correo Electrónico, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Word, SIAF,

Internet, Páginas Amarillas, Base de datos de organismos públicos (Ministerio de

hacienda, entre otros).

H. Glosario

1. Abreviaturas

(43)

36 2. Definiciones

Bien: Es un elemento tangible y son mercancías producidas con el fin de

satisfacer una necesidad latente.

Correo electrónico: Servicio que permite el intercambio de mensajes a

través de sistemas de comunicación electrónicos.

Cotización: Documento formal que establece el contacto con el cliente, a

través del que, en respuesta a su solicitud, se le informa: características del

producto, términos de venta y referencias de la empresa.

Escasa Cuantía: Es un procedimiento de compra, el cual su plazo legal

está establecido entre 10 a 15 días hábiles y el monto del bien o servicio a adquirir

es menor de ¢10 900 000 colones.

Licitación Abreviada: Es un procedimiento de compra, el cual su plazo

legal está establecido entre 35 a 36 días hábiles y el monto del bien o servicio a

adquirir este entre ¢10 900 000 a ¢109 000 000.

Licitación Pública: Es un procedimiento de compra con publicación en la

gaceta, el cual su plazo legal está establecido a 165 días hábiles y el monto del

bien o servicio supere a ¢109 000 000 colones.

PYMES: son Micros, Pequeñas y Medianas Empresas. Se trata de la

empresa mercantil, industrial o de otro tipo que tiene un número reducido de

trabajadores y que registra ingresos moderados.

Servicio: Es todo un sistema de actividades que tiene un negocio,

buscando con ellas suplir necesidades del cliente y la máxima satisfacción del

mismo.

(44)

37

06 de 11

Y SERVICIOS

Código:

ESTA-METO-XX-xx

Elaborado por:

Revisado por:

Autorizado por:

Octubre, 2014. Octubre, 2014.

I. Descripción

de las actividades del procedimiento

Paso

Actividad

Responsable

1 Envía a la Unidad de Proveeduría solicitud de inicio de trámite de

compras.

Unidad Institucional

2 Elabora trámite de aprobación para la solicitud de inicio de trámite

de compras.

Coordinador de Proveeduría

3 Asigna la contratación a Analista de Contratación; entrega a

secretario.

4

La solicitud de inicio de trámites cuenta con los proveedores necesarios para el respectivo tipo de contratación. ¿Proveedores en la solicitud?

Secretaria de Proveeduría

5

Entrega a Analista de Compras el expediente de la contratación administrativa. Ejecutar procedimiento trámite de compras y concurso de proveedores. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

6 Solicita al Encargado Registro de Proveedores remitir los

proveedores necesarios para el respectivo tipo de contratación.

7

Procede a búsqueda de proveedores para cada uno de los bienes o servicios por adquirir, para compras directas tres (3) proveedores, para licitaciones cinco (5) proveedores.

8

Elabora un mensaje de correo electrónico en el cual indica la información de las posibles empresas que puede ofrecer el bien o servicio solicitado.

10 Ingresa al menú de proveedores, procede a la opción consulta de

proveedores.

(45)

38

14

Solicita al proveedor que envíe un correo electrónico con los cambio de los datos de la información, para realizar la actualización de datos y contar con el registro de los cambios. Ir Paso 16.

15 Continúa con consultas del bien o servicio a adquirir.

16

Consulta al proveedor sobre el bien o servicio a adquirir a partir de la especificación técnica de la solicitud del inicio de trámite de compra.

17

El proveedor cuenta con el bien o servicio solicitado para la adquisición. ¿Ofrecen el bien o servicio?

18

Crea la ficha del proveedor, en la opción que parece en el SIAF. Agrega al mensaje del correo electrónico al proveedor. Ir a Paso 24.

19 Consulta al proveedor sobre otra empresa que pueda ofrecer el

bien o servicio solicitado.

20

El proveedor conoce otra empresa que pueda ofrecer el bien o servicio solicitado. ¿Sugerencia de otra empresa?

21 Anota el número y el nombre de la empresa proveedora brindada,

agradece la colaboración del proveedor y finaliza la llamada.

22

Contacta con el proveedor brindado y consulta sobre bien o servicio a adquirir; si cuenta con los bienes o servicios deseados solicita información del proveedor. Agrega información del contacto al mensaje del correo electrónico al proveedor. Ir a paso 24.

23 Agradece la colaboración del proveedor y finaliza la llamada.

(46)

39

24 Continúa con la búsqueda de proveedor en la base de datos SIAF.

25

Verifica si cuentan con la cantidad mínima de proveedores para trámite de inicio de compra de bienes y servicios. ¿Cantidad mínima de proveedores?

26

Busca en base de datos externas (Ministerio hacienda, internet, páginas amarillas, entre otras) posibles empresas que ofrezcan el bien o servicio a adquirir por la Institución.

27

Contacta con el proveedor y consulta sobre bien o servicio a adquirir; si cuenta con los bienes o servicios deseados solicita información del proveedor. Agrega al mensaje del correo electrónico al proveedor. Ir a Paso 25.

28 Envía lista de proveedores por correo electrónico a la Secretaria de

Proveeduría.

29 Imprime el mensaje del correo electrónico enviado y adjunta a la

solicitud de inicio del trámite de compras, lo entrega a secretaria.

30 FIN DE PROCEDIMIENTO ---

(47)

40

Fa se 3. Asigna la contratación y entrega a la secretaria. 6. Solicita búsqueda de proveedores necesarios para el respectivo tipo de contratación. 7. Procede a búsqueda de proveedores para los bienes o servicios

por adquirir. 9. Ingresa al SIAF, procede a identificarse como usuario autorizado. 10. Ingresa al portal de proveedores a consulta de proveedores. 11. Busca proveedores

que puedan suplir el bien o servicio que se desea adquirir. 4. ¿Proveedores en la solicitud? 5. Entrega a Analista de Compras el expediente de la contratación. FIN SI NO 8. Elabora un mensaje de correo electrónico en el cual indica a los posibles proveedores.. 12. Comunica al proveedor, verifica si la información de registro. A

(48)

41

Procedimiento de Búsqueda de Proveedores para la Adquisición de Bienes y Servicios Coordinador

de Proveeduría Unidad

Institucional

Secretaria de

Proveeduría Encargado Registro de Proveedores

Fa

se

17. ¿Ofrecen el bien o servicio?

18. Crea la ficha del proveedor, con opción del SIAF y agrega al correo.

19. Consulta sobre otra empresa que pueda ofrecer el bien

y servicio solicitado. SI NO 13. ¿Cambio de información? 14. Solicita al proveedor que envíe la

actual información, para actualización de

datos.

15. Continúa con consultas del bien o

servicio a adquirir. SI NO A 16. Consulta sobre el bien o servicio a adquirir. 20 .¿Sugerencia de otra empresa? 21. Anota información del proveedor, agradece la colaboración. SI 22. Contacta y consulta sobre la compra a realizar, si ofrecen solicita información del

proveedor. 23. Agradece la colaboración del proveedor y finaliza la llamada. NO 24. Continúa con la búsqueda de proveedor en la base de datos SIAF.

(49)

42

Fa se B 25. ¿Cantidad mínima de proveedores? 26. Busca en base de datos externas posibles empresas. NO 27. Contacta y consulta sobre la compra a realizar, si ofrecen solicita información del proveedor. 1 28. Envía lista de proveedores por correo electrónico a la Secretaria de Proveeduría. SI 29. Imprime el mensaje y adjunta a la solicitud de inicio del trámite, lo entrega a secretaria. FIN 1

(50)

43 UNIDAD DE PROVEEDURÍA

ESTA-METO-XX-XX

3. Procedimiento de Inactivación y

Expulsión de Proveedores

(51)

44 A. Propósito

Mantener una lista de proveedores depurada en la cual se tenga las

empresas comprometidas en brindar sus bienes y servicios a la Institución.

B. Alcance

Aplica a la inactivación y expulsión de proveedores, desde la deshabilitación

de los proveedores en la base de datos del SIAF, hasta notificarles a los

proveedores el estado en el que se encuentra como inactivos o expulsados.

Aplica a la de Unidad de Asesoría Jurídica y la Unidad de Proveeduría

Institucional que se encarga del análisis para determinar si inactivan y realizan la

expulsión de los proveedores de la base de datos.

C. Responsables



Asesoría Jurídica: Unidad encargada de elaborar y revisar contratos; con

la finalidad de encontrar anomalías con los proveedores, que puedan ser

causa justa para su inactivación o expulsión del SIAF.



Coordinador(a) de Proveeduría: Notifica cuales empresas deben ser

inactivadas o excluidas del sistema y comunica con el proveedor para

explicarle las causas de inactivación o exclusión de la misma.



Encargado(a) Registro de Proveedores: Invalidar a los proveedores para

no ser tomados en cuenta en los procesos de participación en la

adquisición de bienes y servicios.

(52)

45

03 de 09

PROCEDIMIENTO DE INACTIVACIÓN Y EXPULSIÓN

DE PROVEEDORES Código:

ESTA-METO-XX-xx

Elaborado por:

Revisado por:

Autorizado por:

D. Frecuencia:

La expulsión de un proveedor es poco frecuente en la Institución puede ser

semestral o anual.

La inactivación de proveedores ocurre con frecuencia puede ser trimestral o

semestral.

E. Políticas y Normativa del procedimiento

Este procedimiento está regulado por políticas internas del INEC y la

normativa del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Nº 33411 con

los siguientes artículos:

Artículo 123.-Proveedor inactivo.

Artículo 124.-Exclusión del registro.

F. Formularios y Documentos relacionados del procedimiento

Tipo

Código

Nombre

Ubicación

Ley

Ley N

º

7494

Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa N

º

33411(RLCA)

Documento Interno- Instructivo

proveedores Intranet Institucional

Documento Interno -

Manual

Procedimiento de Admisibilidad y evaluación de ofertas para la formalización de la contratación

Manual de Procedimientos de la Unidad de Proveeduría del INEC

(53)

46

G. Sistemas de Información a Utilizar:

Correo Electrónico, Microsoft Office Word, Base de datos SIAF.

H. Glosario

1. Abreviaturas

SIAF: Sistema Integrado de Administración y Finanzas.

2. Definiciones

Bien: Es un elemento tangible y son mercancías producidas con el fin de

satisfacer una necesidad latente.

Adjudicatario: Es el oferente al que tras el concurso respectivo, se le

adjudica la contratación en proceso.

Correo electrónico: Servicio que permite el intercambio de mensajes a

través de sistemas de comunicación electrónicos.

Depurada: Es la elaboración cuidadoso del registro, excluyendo proveedor

que no cumplan con los requisitos establecidos por ley como de aquellos que no

participen de los procesos de contratación.

Proveedor Inactivo: Persona física o jurídica que por incumplimiento o

falta de participación deja de formar temporalmente parte en los procesos de

adquisición de bienes y servicios.

(54)

47

05 de 09

PROCEDIMIENTO DE INACTIVACIÓN Y EXPULSIÓN

DE PROVEEDORES Código:

ESTA-METO-XX-xx

Elaborado por:

Revisado por:

Autorizado por:

Proveedor Excluido: Persona física o jurídica que deja de ser parte de la

base de datos de la organización, no se vuelve a tomar en cuenta en los procesos

de adquisición de bienes y servicios.

Instructivo: Es un manual de instrucciones con información orientada a

explicar el funcionamiento y/o utilización de un programa.

Oficio: Es un documento formal de comunicación que tiene como finalidad

la comunicación de disposiciones, órdenes, informes, consultas.

Portal de trámites: Es el módulo del SIAF cuya aplicación permite a los

usuarios la solicitud y aprobación de trámites para su respectivo procesamiento. El

Portal de trámites cuenta con las opciones para la solicitud y procesamiento de

Compras, Caja chica, Cuentas por pagar, Despacho, Transportes, Presupuesto,

Adelantos y Horas extras.

Servicio: Es todo un sistema de actividades que tiene un negocio,

buscando con ellas suplir necesidades del cliente y la máxima satisfacción del

mismo. Elemento intangible.

(55)

48 I. Descripción

de las actividades del procedimiento

Paso

Actividad

Responsable

1

Envía datos para elaboración de contrato y documentación del proveedor para su revisión. Ejecutar procedimiento admisibilidad y evaluación de ofertas para la formalización de la contratación.

2

Elabora contratación y revisa documentación de los proveedores adjudicados; al encontrar en la documentación anomalías y verificarlas, procede a sancionar al proveedor.

Asesoría Jurídica

3

Envían oficio a la Unidad de Proveeduría en cual indica cual proveedor hay que inactivar o excluir del registro y la razón que toman la decisión.

Asesoría Jurídica

4

Notifica al encargado de proveedores, mediante oficio la inactivación o exclusión de proveedor debido al motivo de sanción, incumplimiento, falsificación o fraude, es sancionado por la Institución.

5

Procede excluir o inactivar proveedores solicitados, como a aquellos proveedores quienes las normas y reglamento lo indiquen.

6 Busca expedientes de los proveedores que se desean deshabilitar

del sistema.

7 Ingresa al SIAF, procede a identificarse como usuario autorizado

8 Ingresa al menú de proveedores, procede a la opción de bloquear

proveedor.

9

Busca proveedor que se desea inactivar o excluir de la base de datos. ¿Inactivación de proveedor?

(56)

49

SI. Ir a Paso 10, No: Ir a Paso 12.

10 Establece el lapso de tiempo que se inactiva proveedor y completa

la información del motivo por el cual ocurre inactivación.

11 Cambia estado de proveedor pasa de ser activo a inactivo. Ir a

Paso 13.

12 Procede a eliminarlo del SIAF.

13 Elabora informe para cada uno de los proveedores inactivados o

excluidos explicando por el motivo de la decisión.

14 Envía informe mediante correo electrónico al Coordinador de

Proveeduría de las empresas inactivadas y excluidas.

15

Recibe y envía mediante correo electrónico el informe firmado de forma digital al proveedor con copia al Encargado Registro de Proveedores, por el motivo que se da la suspensión o exclusión.

16 Recibe correo electrónico y chequea reporte de trasmisión del

correo enviado e imprime comprobante.

17 Imprime informe; agrega al expediente el informe con el reporte de

transmisión y archiva expediente.

(57)

(58)

51

Procedimiento de Inactivación y Expulsión de Proveedores

Coordinador de Proveeduría Asesoría Jurídica Encargado Registro de Proveedores

Fa

se

INICIO

3. Envían oficio en cual indican cual proveedor hay que inactivar o excluir, por falta legales. 4. Notifica la inactivación o exclusión del proveedor debido a falta legales. 5. Procede excluir o inactivar proveedores solicitados. 6. Busca expedientes de los proveedores que se desean deshabilitar. 7. Ingresa al SIAF, procede a identificarse como usuario autorizado 8. Ingresa al portal de proveedores a la opción de bloquear proveedor. 9. ¿Inactivación de proveedor? 10. Establece el lapso de tiempo que

se inactiva proveedor. 11. Cambia estado de proveedor pasa de ser activo a inactivo. 12. Procede a

eliminarlo del SIAF.

13. Elabora informe del motivo de inactivación o exclusión de los proveedores. 14. Envía informe al Coordinador de finalizada la deshabilitación de los proveedores. 15. Envía el informe

firmado de forma digital al proveedor con copia al Encargado Registro de Proveedores. 16. chequea reporte de trasmisión del correo enviado e imprime comprobante. SI NO FIN 1. Envía datos y documentación para elaboración de contrato. 2. Elabora contratación y revisa documentación de los proveedores. 1 1 2 3 2 3 17. agrega al expediente el informe con el reporte de transmisión y archiva expediente.

(59)

(60)

53 UNIDAD DE PROVEEDURÍA

ESTA-METO-XX-XX

4. Procedimiento de Registro de

Participación de los Proveedores

(61)