Protocolo de Certificación

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Protocolo de Certificación

Versión 4.0 - Julio de 2015

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Las copias y traducciones de este documento están disponibles en formato electrónico en la página web de UTZ Certified:

www.utzcertified.org

Este documento está traducido de la versión en inglés. Si existe alguna duda relacionada con la precisión de la información en el documento, por favor consulte la versión en inglés, la cual es la oficial y es la que rige.

Esta la encuentra en www.utzcertified.org

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Departamento de Estándares y Certificaciones De Ruyterkade 6 bg

1013 AA Amsterdam The Netherlands

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Índice

Índice ... 3

1. INTRODUCCIÓN ... 4

1.1. ¿Qué es el Protocolo de Certificación? ... 4

1.2. ¿Por qué una versión actualizada?... 4

1.3. Cuándo cumplir con el Protocolo de Certificación 4.0... 4

1.4. Alcance de este documento ... 5

1.5. Otros documentos y traducciones relevantes ... 5

1.6. Información de contacto de UTZ Certified ... 6

1.7. Abreviaturas ... 7

1.8. Definiciones ... 7

1.9. Cumplimiento de las leyes nacionales ... 9

2. PROCESO DE CERTIFICACIÓN ... 10

2.1. Introducción ... 10

2.2. ¿Quién debe obtener certificación o licencia? ... 10

2.3. Proceso de Certificación General ... 13

2.4. Proceso de Certificación del Código de Conducta ... 19

2.5. Proceso de Certificación de la Cadena de Custodia ... 25

3. ENTIDADES CERTIFICADORAS ... 29

3.1. Requisitos de aprobación de EC ... 29

3.2. Procedimiento de aprobación de EC ... 33

3.3. Obligaciones de las EC ... 33

4. ASEGURAMIENTO DEL PROGRAMA UTZ CERTIFIED ... 37

4.1. Mecanismo de quejas ... 37

4.2. Sistema de control de EC ... 37

4.3. Política de sanciones ... 37

4.4. Programa de Capacitación de EC ... 38

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1. INTRODUCCIÓN

1.1. ¿Qué es el Protocolo de Certificación?

UTZ Certified es un programa y sello para la agricultura sostenible a nivel mundial.

El Protocolo de Certificación de UTZ Certified describe el proceso para convertirse en miembro de UTZ Certified o en una Entidad Certificadora (EC) aprobada por UTZ Certified. Explica qué miembros deben pasar por un proceso de certificación, incluyendo una auditoría externa, y cómo y cuándo se debe realizar esta auditoría. El Protocolo de Certificación también describe los acuerdos que determinan la relación entre las EC y UTZ Certified.

El Protocolo de Certificación de UTZ Certified contiene cuatro partes:

1. INTRODUCCIÓN: Contiene las generalidades de este documento, como por ejemplo el por qué de

una versión actualizada, el alcance, las abreviaturas y las definiciones.

2. PROCESO DE CERTIFICACIÓN: Describe los procedimientos y las condiciones para obtener la

certificación según los estándares de UTZ Certified.

3. ENTIDADES CERTIFICADORAS: Describe el procedimiento de aprobación y los requisitos para las

EC, así como las responsabilidades del personal de la EC (director del proyecto, certificadores y auditores) y de UTZ Certified.

4. ASEGURAMIENTO: Describe el sistema de aseguramiento del programa UTZ Certified, que incluye

el Mecanismo de Quejas de UTZ Certified, el Sistema de Monitoreo a las EC, la Política de Sanciones y el Programa de Capacitación para EC.

1.2. ¿Por qué una versión actualizada?

Los estándares y las políticas de UTZ Certified se revisan, mejoran y actualizan periódicamente en función de los cambios que se producen en el programa UTZ Certified, la experiencia pasada con los estándares y las políticas, y la retroalimentación recibida de las partes interesadas.

La versión 3.0 del Protocolo de Certificación de UTZ Certified, correspondiente a Septiembre del 2012 ha sido revisada con el fin de:

- Mejorar y hacer más claro el proceso de certificación de acuerdo a los estándares de UTZ Certified, así como el proceso y los requisitos para la aprobación de las EC.

- Introducir mejoras en el Programa de Aseguramiento (incluyendo el Mecanismo de Quejas de UTZ Certified, el Sistema de Monitoreo de las EC, la Política de sanciones y el Programa de capacitación para EC).

- Alinear el Protocolo de Certificación con la nueva versión del Código de Conducta (versión 1.1 de julio de 2015) y la correspondiente a la Cadena de Custodia (versión 1.0 de julio de 2015).

1.3. Cuándo cumplir con el Protocolo de Certificación 4.0

La versión 4.0 de julio de 2015 del Protocolo de Certificación de UTZ Certified sustituye a la versión 3.0 de septiembre de 2012 del Protocolo de Certificación de UTZ Certified. Entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 2015, los miembros y las EC pueden optar por adherirse a cualquiera de estas versiones. A partir del 1 de enero de 2016, la versión 4.0 de julio de 2015 del Protocolo de Certificación de UTZ Certified será obligatoria y la versión 3.0 de septiembre de 2012 ya no será válida.

Las EC que ya se encuentren aprobadas cuentan con un periodo de gracia de un año (hasta el 30 de junio de 2016) para cumplir con los requisitos para las EC, certificadores y auditores que se describen en el apartado 3.1.

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1.4. Alcance de este documento

Este documento es aplicable para las siguientes partes: - Miembros de UTZ Certified

- EC aprobadas y que deseen ser aprobadas - UTZ Certified

1.5. Otros documentos y traducciones relevantes

El Protocolo de Certificación está disponible en varios idiomas. En caso de dudas sobre la exactitud de la información en cualquier versión traducida de este documento, consulte la versión en inglés, que es la versión oficial y vinculante.

Las traducciones y otros documentos relevantes están disponibles en el sitio web de UTZ Certified. Estos documentos son:

- Código de Conducta (Código): Estándar para productores y grupos de productores, que contempla

mejores prácticas agrícolas y condiciones laborales, así como un mejor cuidado de la naturaleza y de las generaciones futuras. Si un productor o un grupo de productores implementa los requisitos del Código y, después de recibir una auditoría realizada por una EC aprobada, obtiene una certificación, podrá vender sus productos como UTZ Certified.

- Cadena de Custodia (CdC): Es un estándar para los Actores de la Cadena de Suministro (ACS),

diseñado para poder asegurar un alto nivel de confianza en que los productos UTZ Certified están relacionados, física o administrativamente a productores / grupos de productores UTZ Certified. La Cadena de Custodia contiene un conjunto de requisitos administrativos y técnicos que permiten asegurar la trazabilidad de los productos UTZ Certified. La certificación según el Estándar de la Cadena de Custodia es una garantía de que los productos vendidos por un ACS certificado son UTZ Certified y han sido comercializados y manipulados de acuerdo a los requisitos establecidos por UTZ Certified.

- Lista de EC aprobadas: Lista de entidades certificadoras aprobadas por UTZ Certified para realizar

auditorías de certificación según los requisitos de UTZ Certified. También se indica la región o el país donde cada EC puede hacer auditorías.

- Listas de verificación del Código y de la CdC: Listas resumidas de todos los puntos de control (PC) y

las preguntas incluidas con fines de monitoreo y evaluación, con una columna adicional para añadir comentarios. Estos documentos están destinados a los miembros (y a las empresas subcontratadas por ellos) para que realicen su autoevaluación. También pueden usarlos los auditores de las EC para realizar auditorías externas (ver el apartado 2.3).

- Guía para el Informe Resumen: Explica las cuestiones incluidas en el Informe Resumen de

UTZ Certified, que sirven como parte del sistema de monitoreo y evaluación del programa UTZ Certified.

- Política de etiquetado y uso de marca: Documento que establece los requisitos para:

o Etiquetado de envases de productos para distribución en tiendas y para restaurantes y servicios de preparación y entrega de comidas para grupos, como por ejemplo, los paquetes de café con la etiqueta UTZ Certified para vender en tiendas al consumidor final y los empaques de café en grano para los servicios de preparación y entrega de comidas para grupos.

o Uso de la marca UTZ Certified fuera de envases, como por ejemplo, el uso de la marca UTZ Certified en un sitio web, en un anuncio o en un informe corporativo.

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El etiquetado incluye todas las referencias a ingredientes UTZ Certified, con y sin el logo. La terminología correcta (declaraciones escritas) forma parte de la política, así como los detalles sobre el uso correcto del logo (color, posición, tamaño).

- Documento Guía para la certificación UTZ/UEBT de té: Documento que explica la estructura y el

proceso de certificación según el programa para té preparado conjuntamente entre UEBT (Unión para el Biocomercio Ético) y UTZ Certified.

1.6. Información de contacto de UTZ Certified

Atención a las EC

Las EC pueden ponerse en contacto con el departamento de Estándares y Certificaciones de UTZ Certified a través de las direcciones de correo electrónico de la lista siguiente, por ejemplo, si tienen preguntas sobre los estándares de UTZ Certified, problemas para cumplir el Protocolo de Certificación, desean información sobre miembros (por ejemplo, suspensiones y cancelaciones de certificados y licencias), aprobación y capacitación para las EC.

- [email protected] para la certificación de Café - [email protected] para la certificación de Cacao

- [email protected] para la certificación de Té (incluidos Rooibos y Té de

hierbas)

- [email protected] para la certificación de Avellanas

- [email protected] para cuentas y aprobaciones de EC - [email protected] para monitoreo de EC

- [email protected] para capacitación de EC

Atención a los miembros

Los miembros pueden ponerse en contacto con el Equipo de Soporte a los miembros de UTZ Certified a través de las direcciones de correo electrónico de la lista siguiente, por ejemplo, si tienen preguntas sobre los estándares de UTZ Certified, problemas para cumplir el Protocolo de Certificación y solicitudes de exención de auditorías:

- [email protected] para Café - [email protected] para Cacao

- [email protected] para Té (incluidos Rooibos y Té de hierbas) - [email protected] para Avellanas

Soporte para trazabilidad (para miembros y EC)

Los miembros y las EC se pueden poner en contacto a través de las direcciones de correo electrónico siguientes si necesitan ayuda para acceder o utilizar el sistema de trazabilidad Good Inside Portal (GIP):

- [email protected] para Café - [email protected] para Cacao

- [email protected] para Té (incluidos Rooibos y Té de hierbas) - [email protected] para Avellanas

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1.7. Abreviaturas

Estas son las abreviaturas empleadas en este documento: ACS Actor de la Cadena de Suministro

Código Código de Conducta

CdC Estándar de la Cadena de Custodia EC Entidad certificadora

E&C Estándares y Certificaciones (departamento de UTZ Certified) GIP Good Inside Portal1

IP Identidad Preservada (nivel de trazabilidad) MB Balance de Masas (nivel de trazabilidad) PC Punto de Control

SIG Sistema Interno de Gestión SG Segregación (nivel de trazabilidad)

1.8. Definiciones

Mientras no se indique otra cosa, los términos «productor», «grupo de productores», «ACS» y «EC» en este documento se refieren a productores certificados UTZ Certified, grupos de productores certificados UTZ Certified, ACS certificadas UTZ Certified y EC aprobadas por UTZ Certified, respectivamente.

Auditor Persona calificada para realizar auditorías en nombre de una EC y bajo la responsabilidad de ésta. Siguiendo una buena metodología, los auditores recopilan evidencias para evaluar en qué medida se cumplen los criterios de los estándares. Deben ser objetivos, imparciales y competentes.

Acción correctiva

Acción para eliminar la causa de una no conformidad, con el fin de evitar que se repita. Las acciones correctivas serán adecuadas a las no conformidades encontradas.

ACS de pequeño volumen

Un ACS que manipula físicamente un volumen pequeño de producto total (suma de producto con y sin certificación UTZ Certified). El volumen total que define esta categoría depende del producto (ver el apartado 2.2).

Actor de la Cadena de Suministro

Un actor que opera dentro de la cadena de suministro de UTZ Certified pero no es un productor ni un grupo de productores. Algunos ejemplos de ACS son los procesadores (incluyendo los subcontratistas) y los comerciantes.

Año calendario Periodo transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre, ambos incluidos.

Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener y evaluar la evidencia de auditoría que permita determinar la medida en que se cumplen los requisitos para obtener y mantener la certificación UTZ Certified.

Auditoría anual Auditoría realizada por una EC para determinar en qué medida un miembro cumple los requisitos para obtener y mantener la certificación UTZ Certified, y que sirve como base para tomar una decisión sobre la certificación y la emisión de un certificado.

Auditoría de ampliación

Auditoría realizada por una EC para evaluar cambios en la información de la certificación durante el periodo de validez de un certificado. Las auditorías de ampliación son un medio para certificar volúmenes adicionales o nuevas actividades de procesamiento, y para añadir nuevas áreas, centros o miembros de un grupo a un certificado.

Auditoría de seguimiento

Auditoría realizada por una EC para verificar la implementación de acciones correctivas. Las auditorías de seguimiento son un medio para cerrar no conformidades detectadas en una auditoría anterior. Las auditorías de seguimiento pueden, pero no necesitan, ser auditorias físicas.

Auditoría de sombra

Auditoría realizada en nombre de UTZ Certified presenciando una auditoría (anual o de seguimiento) efectuada por una EC. Las auditorías de sombra sirven para evaluar el desempeño de la EC y del auditor que realiza la auditoría.

Auditoría física La visita de un auditor a cualquiera de las instalaciones de un miembro para obtener evidencia de auditoría que permita determinar en qué medida se cumplen los requisitos de la certificación UTZ Certified.

Auditoría paralela

Auditoría realizada en nombre de UTZ Certified después de que una EC haya llevado a cabo una auditoría al mismo auditado y con el mismo alcance. Las auditorías paralelas sirven para evaluar el desempeño de la EC y del auditor que realizó la auditoría anterior.

1

Sistema web de trazabilidad y administración de certificados de UTZ Certified, accesible desde

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Auditoría sorpresa

Auditoría que se anuncia al miembro con poca antelación y que realiza una EC durante el periodo de validez de un certificado. Se hace para evaluar si el miembro sigue cumpliendo todos los requisitos aplicables de UTZ Certified o para evaluar el desempeño del auditor de la EC que efectuó la última auditoría.

Autoevaluación Evaluación realizada por un miembro o en su nombre, respecto a su propio nivel de implementación de alguno de los estándares de UTZ Certified.

Certificado Documento emitido por una EC autorizada por UTZ Certified cuando un miembro cumple los requisitos de uno o más de los estándares UTZ Certified. El certificado es un medio para solicitar una licencia en el GIP, que permite al miembro certificado comerciar productos UTZ Certified.

Certificador Miembro del personal de una EC (o persona subcontratada independiente) que está autorizada por UTZ Certified para asumir la responsabilidad de tomar decisiones de certificación.

Corrección Acción para eliminar una no conformidad.

Director del Proyecto

Miembro del personal de una EC que se ocupa de la gestión administrativa de la cuenta de la EC en el programa UTZ Certified.

Distribuidor Cadena de supermercados u otro punto de venta del producto terminado, a donde tienen acceso directo los consumidores. Los establecimientos mayoristas están incluidos en esta categoría.

Entidad certificadora

Empresa independiente que realiza auditorías para comprobar el cumplimiento de estándares de UTZ Certified.

Grupo de productores

Un grupo de productores organizados que forma parte de un SIG compartido y que tiene una certificación conjunta según la opción «Certificación de grupo» o «Certificación multigrupo». El grupo se puede organizar en una asociación o cooperativa entre otros, o puede estar gestionado por un Actor de la Cadena de Suministro (por ejemplo, un exportador) u otra entidad.

Informe resumen

Cuestionario disponible en el GIP utilizado por las EC para informar de los resultados de una auditoría a UTZ Certified. El Informe resumen se completa como parte del proceso de solicitud de licencia.

Inspección interna

Inspección realizada en nombre del SIG y por uno o más inspectores internos para evaluar la conformidad de miembros de un grupo con todos los requisitos aplicables del Código de Conducta de UTZ Certified.

Inspector interno

Persona designada por el SIG para llevar a cabo inspecciones internas a los miembros del grupo.

Licencia Permiso otorgado por UTZ Certified a sus miembros para que usen las marcas comerciales UTZ Certified y para que empleen el GIP para registrar transacciones así como para gestionar y archivar aprobaciones de etiquetas de productos UTZ Certified.

Manipulación física

Cualquier actividad que conlleve un contacto físico con un producto fuera de su envase o su empaque, o sin precintar. Las actividades consideradas como manipulación física se mencionan en los anexos específicos de cada producto de la CdC.

Miembro Todo productor, grupo de productores y ACS que se ha registrado en el programa UTZ Certified.

No conformidad Incumplimiento de un requisito de uno de los estándares de UTZ Certified.

Operador de servicios de restaurante y de preparación y entrega de comidas para grupos

Empresa que compra el producto terminado (para consumidor final) y lo manipula antes de servirlo o venderlo a sus clientes.

Pre-Auditoría Auditoría realizada por una EC a un miembro (actual o potencial) con el propósito de evaluar qué acciones se deben emprender para tener más probabilidades de superar la auditoría anual. Las auditorías previas no se consideran actividades de consultoría.

Producción paralela

La producción en una finca donde el mismo producto es cultivado y donde ciertos lotes estan certificados UTZ y otros lotes no están certificados UTZ.

Producto UTZ Certified

Para IP y SG: Producto producido por un productor o un grupo de productores certificados UTZ que se ha mantenido separado físicamente de productos no certificados UTZ.

Para MB: Producto relacionado administrativamente con una cantidad igual de producto producido por un productor o un grupo de productores certificados UTZ.

Productor Persona u organización que representa a la producción agrícola y tiene la responsabilidad de los productos que vende.

Sistema Interno de Gestión

Un sistema documentado de gestión de calidad requerido para la certificación del Código de Conducta para grupos o multigrupos. El propósito de un SIG es mejorar la eficiencia en la organización y la gestión del grupo, y asegurar que el grupo y los miembros del grupo cumplan con los requisitos aplicables del Código de Conducta de UTZ Certified.

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Subcontratista Una persona o entidad (por ejemplo, un ACS, un productor o grupo de productores, una EC, un auditor, un certificador) contratada por un miembro certificado o aprobado, o por un miembro potencial o una EC, para realizar tareas específicas incluidas en el ámbito de su certificación o aprobación según UTZ Certified.

1.9. Cumplimiento de las leyes nacionales

UTZ Certified aspira a que sus miembros y EC sean figuras ejemplares para mejorar las condiciones sociales, económicas y medioambientales en las áreas donde operan. En este sentido, los miembros y las EC cumplen las leyes y las normas vigentes en su zona, así como los acuerdos del sector y los acuerdos de negociación colectiva.

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2. PROCESO DE CERTIFICACIÓN

2.1. Introducción

Para fomentar la agricultura sostenible, UTZ Certified ha desarrollado dos estándares: el Código de Conducta (el Código) y la Cadena de Custodia (CdC) (ver el apartado 1.5). Los productores y grupos de productores y los ACS que quieran vender o comprar productos como UTZ Certified deben hacerse miembros de UTZ Certified2 y cumplir todos los requisitos de los estándares aplicables.3

La mayoría de los miembros también tienen que obtener la certificación (someterse a una auditoría externa) o una licencia para usar las marcas comerciales de UTZ Certified. Este capitulo aplica a estos miembros, y se describen los procesos de certificación y obtención de licencia.

2.2. ¿Quién debe obtener certificación o licencia?

¿Quién debe obtener certificación?

Una certificación es la concesión por parte de un organismo independiente de una garantía por escrito (un certificado) de que un producto, servicio o sistema cumple ciertos requisitos. En el caso de UTZ Certified, es recibir una auditoría realizada por una EC aprobada por UTZ Certified en la que se compruebe el cumplimiento de los requisitos del Código y de la CdC.

Productores y grupos de productores

Todos los productores y grupos de productores que venden sus productos como UTZ Certified deben estar certificados según el Código.

Los productores y grupos de productores también deben estar certificados según la CdC si:  realizan actividades de manipulación física no incluidas en el Código4_{, y/o}

 compran producto UTZ Certified de otros miembros con certificación UTZ Certified y cumplen los tres criterios para certificación de la CdC que se explican a continuación.

Actores de la Cadena de Suministro

Los ACS deben obtener la certificación según la CdC si cumplen los tres criterios siguientes:

1. Adquieren la propiedad legal del producto UTZ Certified.

2. Manipulan físicamente el producto UTZ Certified: Todas las actividades realizadas (por el propio

ACS o un subcontratista) con productos al por mayor, sin envasar o sin sellar se consideran actividades de manipulación física. El anexo de la CdC correspondiente al producto incluye una lista de las actividades consideradas como manipulación física del producto.

2 _{Registrándose en el sitio web de UTZ Certified, donde también se detallan los costos que conlleva.}

3_{Excepto para los distribuidores que no son propietarios de marcas. Estas empresas no necesitan registrarse como miembros si hacen}

declaraciones sobre UTZ Certified en los productos.

4_{En el Código, se incluyen todas las actividades de manipulación física incluyendo hasta:}

 Café: producción de café verde

 Cacao: secado, clasificación o empaquen sacos de granos de cacao  Té: producción de té elaborado

 Rooibos: envasado de producto final para el consumo  Avellanas: producción de avellanas con cáscara

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3. Hacen declaraciones sobre UTZ Certified en los productos: Una declaración en un producto es

cualquier referencia hecha sobre UTZ Certified o acerca de la producción sostenible o responsable de un producto o ingrediente(s), que en toda su intención y propósito esté basada total o parcialmente en el origen o el estatus UTZ Certified, con o sin el logotipo de UTZ Certified, que esté hecha en el producto o fuera del producto, en relación con la oferta o la venta del producto. Esto puede darse tanto entre empresas como de empresa a consumidor.

Los siguientes ejemplos se consideran declaraciones en productos:

o En una factura a sus clientes, el miembro menciona UTZ Certified o el carácter sostenible del producto o de los ingredientes, o del origen de éstos.

o El miembro hace referencia a UTZ Certified o al carácter sostenible del producto o de los ingredientes, o del origen de éstos, en la marca o en los materiales de comunicación relacionados con el producto, incluyendo el Internet, la prensa, anuncios y puntos de venta. o El miembro hace referencia a UTZ Certified o al carácter sostenible del producto o de los

ingredientes suministrados, o del origen de estos. Hay dos excepciones a esta regla:

 Los ACS de pequeño volumen y los distribuidores y los operadores de servicios de restaurante y de preparación y entrega de alimentos a grupos no necesitan la certificación, como se explica a continuación.

 En las certificaciones de té y rooibos, los ACS que llevan a cabo la manipulación hasta la elaboración de té y rooibos (verde) procesado, respectivamente, y que cumplen los tres criterios mencionados anteriormente, tienen que certificarse según el Código, y no según la CdC.

¿Quién no necesita la certificación?

Aunque todos los miembros de UTZ Certified deben cumplir el estándar aplicable, no todos ellos tienen que someterse a una auditoría y certificarse. Para ciertos ACS, se aceptan otros tipos de evidencia de cumplimiento con la CdC.

ACS que no cumplen los tres criterios para obtener la certificación UTZ Certified

Los ACS que no cumplen los tres criterios (propiedad, manipulación física y declaraciones en productos) no necesitan estar certificados. Estos ACS son:

1. Subcontratistas: Los subcontratistas deben cumplir con los requisitos de la CdC aplicables, pero no necesitan certificarse porque no tienen la propiedad legal del producto UTZ Certified.

El miembro que subcontrata es responsable de que el subcontratista cumpla los requisitos de la CdC. Si el subcontratista ya tiene su propio certificado UTZ Certified de la CdC, no es necesario que la EC realice una auditoría de las actividades subcontratadas por el ACS: es suficiente con presentar un certificado CdC vigente.

Si el subcontratista no está certificado, el subcontratista (o, en su nombre, el miembro que subcontrata) debe realizar una autoevaluación utilizando la lista de verificación de la CdC de UTZ Certified. La EC también puede solicitar documentación adicional al subcontratista.

A partir de la evaluación de riesgos (ver el apartado 2.5), la EC puede decidir realizar una auditoría física al subcontratista. Los subcontratistas que realizan cualquiera de las actividades de manipulación física incluidas en la tabla siguiente siempre deben pasar por una auditoría física.

Producto Actividades de manipulación física

Café Todas las actividades de manipulación física, incluyendo hasta la producción de café verde.

Cacao Todas las actividades de manipulación física, incluyendo hasta el secado, la clasificación o el empaque en sacos de granos de cacao.

Té Todas las actividades de manipulación física, incluyendo hasta la producción de té elaborado.

Rooibos Todas las actividades de manipulación física, incluyendo hasta el envasado del producto final para el consumo.

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La actividad del subcontratista se considera parte del ámbito de actividades del miembro, pero esto no significa que el subcontratista esté certificado. Por lo tanto, el nombre del subcontratista no aparece en el certificado del miembro.

2. ACS que no manipulan físicamente el producto UTZ Certified: Estos ACS deben cumplir con los requisitos aplicables de la CdC, pero en lugar de certificarse, pueden firmar el formulario «Declaración de no manipulación física» y enviarlo al Equipo de Soporte a los miembros de UTZ Certified (ver el apartado 1.6). En esta categoría, se incluyen los comerciantes que subcontratan toda la manipulación física del producto UTZ Certified a miembros certificados según la CdC.

3. ACS que no hacen declaraciones sobre UTZ Certified en los productos: Estos ACS deben cumplir con los requisitos aplicables de la CdC, pero en lugar de certificarse, pueden firmar el formulario «Compromiso de no declaración en productos» y enviarlo al Equipo de Soporte a los miembros de UTZ Certified (ver el apartado 1.6).

ACS de pequeño volumen

Los ACS que manipulan físicamente un volumen pequeño deben cumplir los requisitos aplicables de la CdC, pero pueden estar exentos de la auditoría externa y la certificación. Para solicitar esta exención, tienen que firmar la «Declaración de cumplimiento para ACS de pequeño volumen» y enviarla al Equipo de Soporte a los miembros UTZ Certified (ver el apartado 1.6). Los ACS de pequeño volumen deben recibir aprobaciones de etiquetas para cualquier producto vendido con el logotipo de UTZ Certified.

Esta exención se aplica a los ACS que realizan todas las actividades de manipulación física en un mismo sitio, no realizan ninguna manipulación física de las incluidas en la tabla anterior (en el subapartado sobre subcontratistas) y manipulan físicamente menos de los siguientes volúmenes totales (producto con y sin certificación UTZ Certified) al año:

 Café: 200 TM de equivalente en café verde

 Té: 200 TM de equivalente en té elaborado

 Cacao: 100 TM de equivalente en grano de cacao

Distribuidores y operadores de servicios de restauración y catering

Los distribuidores y operadores de servicios de restauración y catering (incluyendo los servicios de restaurante y poreparaciòn y entrega de alimentos para grupos) no necesitan certificarse. Si son los propietarios de la marca de un producto UTZ Certified, entonces sí tienen que registrarse como miembros y tienen la responsabilidad de cumplir la Política de etiquetado y marcas comerciales de UTZ Certified.

UTZ Certified se reserva el derecho de realizar auditorías a miembros que hayan firmado y enviado la «Declaración de no manipulación física», el «Compromiso de no declaración en productos» o la «Declaración de cumplimiento para ACS de pequeño volumen». El objetivo de estas auditorías es verificar que estos miembros tienen derecho realmente a estar exentos de la certificación y que cumplen los requisitos aplicables de la CdC.

En caso de que una auditoría de este tipo revele que el miembro no cumple con los requisitos aplicables de la CdC o que no cumple las condiciones para la exención de una auditoría externa, UTZ Certified tiene derecho a cobrar los costos de la auditoría al miembro y a cancelar la licencia y las aprobaciones de etiquetas del miembro en el GIP.

¿Quién debe tener licencia en el GIP?

Una licencia es un permiso otorgado por UTZ Certified para usar las marcas comerciales UTZ Certified trade y para usar el GIP con el fin de registrar transacciones y gestionar y archivar aprobaciones de etiquetas de productos UTZ Certified. Todos los miembros certificados y los demás miembros que comercialicen productos UTZ Certified puros (productos UTZ Certified que no han sido mezclados con otros ingredientes, como por ejemplo, azúcar o leche) deben ser titulares de una licencia válida.

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Para los miembros certificados, la EC solicita una licencia a través del GIP como parte del proceso de certificación (como se describe en el apartado 2.3). Para los miembros no certificados (por ejemplo, ACS de pequeño volumen y ACS que no declaran en productos UTZ Certified ni los manipulan físicamente), la licencia es emitida por el Equipo de Soporte a los miembros de UTZ Certified a solicitud del miembro y una vez completadas las declaraciones requeridas.

2.3. Proceso de Certificación General

Como se ha explicado en el apartado anterior, la mayor parte de los miembros de UTZ Certified deben estar certificados según el Código, la CdC o ambos, lo que significa que se tienen que someter a una auditoría de una EC autorizada por UTZ Certified. En los tres apartados siguientes, se explican los pasos que hay que seguir durante este proceso, así como las condiciones aplicables. En el apartado 2.3, se describen los elementos comunes para las certificaciones del Código y la CdC, mientras que en los apartados 2.4 y 2.5, se describen específicamente los procesos de certificación para el Código y para la CdC, respectivamente.

Procedimiento de Certificación General

El procedimiento de certificación general está representado en el siguiente diagrama. En la tabla a continuación, se incluye una descripción detallada.

Procedimiento de certificación general

EC

Miembro

UTZ

1A. Se registra en el sitio web de UTZ Certified.

1B. Confirma el registro y proporciona el identificador del miembro, el nombre de usuario y

la contraseña para el GIP. 3. Firma un contrato con el miembro

(donde se especifica, al menos, el precio de la auditoría, el calendario y el alcance).

5. Realiza autoevaluaciones y se las envía a la EC antes de la

auditoría, junto con documentación adicional. 2. Selecciona una EC aprobada

por UTZ Certified (se recomienda pedir

presupuestos a varias EC, no es obligatorio seleccionar la misma EC que en años

anteriores).

7. Define con la EC una fecha para la auditoría.

4. Proporciona al miembro la versión más reciente de los documentos de certificación.

6.Revisa la documentación para preparar la auditoría.

16. Registra las transacciones en el GIP y mantiene informada a la EC si se producen cambios en la información relacionada con la

certificación. 9A. Implementa correcciones y acciones correctivas para resolver

las no conformidades.

9B. Verifica que se han resuelto las no conformidades. ¿Se certifica al miembro? _Sí 11A. Informa al miembro y a UTZ Certified. No 12. Revisa la solicitud de licencia.

¿Está la información correcta, completa y clara? ¿La auditoria cumple los requisitos con el Protocolo de Certificación?

14A. Activa la licencia para el miembro en el GIP.

13A.Solicita más información, aclaraciones o

correcciones.

11B. Emite el certificado, informa de los resultados de la auditoría y envía una solicitud de licencia

en el GIP.

13B. Aclara, corrige y completa la información de la solicitud de licencia y se la vuelve a enviar.

Sí ¿Miembro nuevo? Sí No ¿Se detectan no conformidades? Sí

10. Toma la decisión de certificación. 8. Realiza la auditoría.

No

15. Envía el certificado al miembro.

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Procedimiento de certificación general

1 _{A Un miembro nuevo se registra completando el formulario de registro en el sitio web de UTZ Certified.}

B UTZ Certified envía al nuevo miembro una confirmación de su registro en el GIP que contiene el identificador del

miembro, su nombre de usuario y su contraseña.

2 El miembro elige una EC.

El miembro es responsable de ponerse en contacto con la EC y solicitar la auditoría con tiempo, de acuerdo con las condiciones de certificación que se describen en este capítulo del Protocolo de Certificación. Se recomienda pedir presupuestos a varias EC, para poder elegir la que mejor se adapte a las necesidades del miembro. No es obligatorio trabajar con la misma EC todos los años.

Si un miembro cambia de EC, debe solicitar a la anterior que entregue a la nueva los resultados de la auditoría anterior. La EC anterior debe responder positivamente a esta solicitud en un plazo de 5 días laborables.

3 La EC y el miembro firman un contrato.

4 La EC proporciona la versión más reciente de todos los documentos relevantes para la certificación UTZ Certified (es

decir, el Protocolo de Certificación, el Código y la CdC, según corresponda), para que el miembro pueda leerlos y entenderlos.

5 El miembro realiza una autoevaluación para comprobar su nivel de cumplimiento con el estándar y envía al menos la

siguiente documentación a la EC antes de la auditoría:

- Autoevaluación realizada utilizando la lista de verificación de UTZ Certified aplicable, con indicación de los PC

que el miembro cumple y que no cumple o que no son aplicables, incluyendo una explicación para cada PC.

- Autoevaluación de los subcontratistas (si aplica).

- Lista de los sitios que pertenecen al multisitio, o miembros de grupo que pertenecen al grupo o al multigrupo

(si aplica).

- Documentación de auditorías de UTZ Certified anteriores, incluidas las que no resultaron en una decisión de

certificación positiva (por ejemplo, auditorías sorpresa y auditorías realizadas por otras EC).

- Plan de gestión de la producción agrícola o el grupo.

6 La EC prepara la auditoría revisando la documentación enviada por el miembro (paso 5), información sobre el miembro

disponible en el GIP y otras informaciones relevantes que pueda haber recibido. Basándose en todo ello, la EC determina si se cumplen las condiciones previas para realizar la auditoría y, en caso afirmativo, qué temas requieren atención especial.

7 El miembro y la EC acuerdan una fecha para la auditoría.

8 La EC realiza la auditoría anual según los requisitos del Código o de la CdC, o de ambos (ver 2.4 y 2.5).

9 A Si se detectan no conformidades durante la auditoría, el miembro implementa correcciones y acciones correctivas para

resolverlas.

B La EC realiza una auditoría de seguimiento para confirmar que se han implementado las correcciones y las acciones

correctivas y que se han resuelto las no conformidades.

10 La EC toma la decisión de certificación.

11 A Si la EC decide no certificar (o renovar la certificación) al miembro, la EC comunica la decisión al miembro y a

UTZ Certified (por correo electrónico y a través del GIP). Para volver a solicitar la certificación, el miembro debe cumplir las condiciones de certificación que se describen en este capítulo del Protocolo de Certificación. Si el miembro no está de acuerdo con la decisión de la EC, puede enviar un reclamo o apelar a la EC, o ambas cosas.

B Si la EC decide certificar al miembro, la EC emite el certificado (pero no se lo envía aún al miembro) y solicita una

licencia en el GIP para el miembro en un plazo de 5 días laborables contados a partir de la fecha en que se ha tomado la decisión de certificación.

12 UTZ Certified revisa la información de la solicitud de licencia en un plazo de 5 días laborales contados a partir de la

fecha de envío por parte de la EC.

13 A Si UTZ Certified considera que la información de la solicitud de licencia es incorrecta, no está completa o no se entiende

bien, o que la auditoría no se ha realizado conforme a este Protocolo de Certificación, solicita a la EC más información, aclaraciones o correcciones sobre el informe de la auditoría o la solicitud de licencia (o ambos).

B La EC aclara, corrige y completa la información de la solicitud de licencia y se la vuelve a enviar a UTZ Certified en un

plazo de 7 días laborales.

14 Si UTZ Certified considera que la información de la solicitud de licencia es correcta, está completa y se entiende bien, y

que la auditoría se ha realizado conforme a este Protocolo de Certificación, activa la licencia en el GIP.

15 La EC envía el certificado al miembro.

16 El miembro registra las transacciones en el GIP y mantiene informada a la EC si se producen cambios en la información

(15)

Condiciones Generales

Las siguientes condiciones son aplicables a miembros y EC para todos los tipos de certificación y productos. Las condiciones específicas para la certificación de acuerdo al Código y de la CdC se explican en los apartados 2.4 y 2.5 respectivamente, mientras que el anexo 1 incluye información adicional relativa a las condiciones de certificación para té.

a. Auditoría anual

Para obtener y mantener la certificación de acuerdo al Código de Conducta o de la Cadena de Custodia UTZ Certified, los miembros deben someterse a una auditoría anual desarrollada por una EC autorizada por UTZ para realizar auditorías de UTZ Certified conforme al estándar, el producto y el país en cuestión.

Debe haberse establecido un acuerdo por escrito entre el miembro y la EC antes de que se desarrolle la auditoría. El acuerdo tiene que incluir como mínimo la tarifa, el marco temporal y el alcance de la auditoría (es decir, el conjunto de actividades y registros que se evaluarán durante la auditoría).

A lo largo de la auditoría, el auditor debe hacer uso de la lista de verificación de UTZ Certified o de una lista de verificación equivalente preparada durante la revisión de documentos que incluye los mismos campos que la lista de verificación de UTZ Certified. En auditorías combinadas (cuando se auditan conjuntamente el estándar de UTZ Certified y otro estándar), se puede utilizar una lista de verificación combinada si ha recibido la aprobación de UTZ Certified.5

El auditor debe incluir comentarios sobre los PC que se han evaluado (indicando al menos una descripción de la evidencia). Los PC señalados como no aplicables deben contar con una justificación del motivo. La evidencia recopilada durante la auditoría debe ser conservada por la EC durante un periodo de 3 años como mínimo. Si se utilizan traductores a lo largo de la auditoría deberán ser independientes del miembro que recibe la auditoría y no podrán tener ningún conflicto de intereses. Si esto no es posible, los traductores desempeñarán un papel neutral y el auditor deberá registrar sus nombres y afiliaciones a la organización en el informe de la auditoría.

b. Certificado

Si no se detectan no conformidades en la auditoría anual, o si todas las no conformidades identificadas se resuelven de modo satisfactorio (ver el punto d a continuación), la EC emite un certificado, usando el formato de certificados de UTZ Certified correspondiente al ámbito aplicable. El certificado es válido durante un periodo de 365 días6_{y se puede ampliar durante un periodo de hasta 4 meses (para más detalles, ver el punto} h, a continuación).

El modo de determinar la fecha en que entra en vigor el primer certificado de un miembro (y los certificados emitidos después de que se haya interrumpido el proceso de certificación) se describe en los apartados 2.4 (Código) y 2.5 (CdC). Los certificados posteriores entran en vigor el día posterior al de vencimiento del certificado anterior, dado que la certificación se considera un proceso continuo.

Sin embargo, puede ocurrir que la certificación se interrumpa de un año al siguiente (por ejemplo, porque el miembro no pasa por la auditoría o decide no volver a solicitar la certificación). En tales casos, existe un lapso de tiempo entre los certificados, equivalente a la duración del periodo en que no se estuvo certificado. Durante este periodo, el miembro no tiene autorización para vender ningún producto como UTZ Certified, ni podrá vender posteriormente la producción correspondiente a este periodo (por ejemplo, los productos cosechados o fabricados) como productos UTZ Certified.

c. Licencia

Tras la emisión del certificado (pero antes de su envío al miembro), la EC debe comunicar los resultados de la auditoría a UTZ Certified y solicitar una licencia para el miembro. Esto se lleva a cabo mediante la presentación del Informe resumen y subir el certificado en el GIP. La licencia contiene la información de la certificación y los datos recopilados por la EC correspondientes al miembro (por ejemplo, fechas de validez, volumen certificado y actividades certificadas).

5_{Se puede solicitar la aprobación escribiendo a}_{[email protected]}

(16)

d. No Conformidades

Si se encuentran una o más no conformidades a lo largo de una auditoría anual, el miembro debe implementar una corrección (para resolver la no conformidad) y una acción correctiva (para eliminar la causa de la no conformidad y evitar que vuelva a producirse) para poder recibir la certificación.

El miembro es responsable de determinar e implementar la corrección y la acción correctiva adecuadas. La EC tiene la responsabilidad de verificar (mediante una auditoría de seguimiento) que se han llevado a cabo estas acciones y que han sido efectivas para eliminar la no conformidad y su causa original.

El miembro y la EC deben acordar el plazo de tiempo en el que se deben poner en marcha la corrección y la acción correctiva. El plazo máximo es de 60 días laborales.

Si se detectan no conformidades graves, la EC puede decidir suspender inmediatamente el certificado vigente del miembro o no certificar al miembro, en lugar de proceder según los plazos de tiempo descritos a continuación en los puntos e y f.

e. Suspensión

Si la corrección y la acción correctiva no se han implementado de manera satisfactoria en el plazo de tiempo acordado, la EC debe proceder inmediatamente a la suspensión del certificado del miembro durante un periodo de hasta 3 meses (si el miembro dispone aún de un certificado válido). La EC comunica inmediatamente la suspensión a UTZ Certified (por correo electrónico) y al miembro y, en nombre de UTZ Certified, suspende la licencia del miembro en el GIP.

Mientras la licencia del miembro está suspendida, el miembro no puede vender sus productos como certificados. La EC y el miembro deben establecer una fecha aceptable por ambas partes, antes del final del periodo de suspensión, para el desarrollo de una (segunda) auditoría de seguimiento con el fin de verificar que se han implementado las acciones correctivas.

Si la auditoría de seguimiento confirma que el miembro ha resuelto todas las no conformidades, la EC levanta la suspensión del certificado, informa a UTZ Certified (por correo electrónico) y al miembro y, en nombre de UTZ Certified, levanta la suspensión en el GIP.

f. No certificación

Si las acciones correctivas no se han implementado satisfactoriamente en el plazo anteriormente descrito (en el punto e), la EC no puede otorgar la certificación (es decir, no se puede emitir un primer certificado ni un nuevo certificado después del vencimiento del certificado anterior).

Para poder obtener la certificación, el miembro debe someterse a una nueva auditoría. Para la certificación del Código de Conducta, el miembro debe esperar como mínimo un periodo de cosecha (principal/grande o a medio plazo/pequeña) o seis meses si la cosecha es continua.

La EC informa inmediatamente de la no certificación a UTZ Certified (por correo electrónico y a través del GIP) y al miembro.

g. Cancelación

Cuando la EC decide no certificar a un miembro y éste dispone aún de un certificado válido, la EC puede decidir cancelar el certificado vigente del miembro con el fin de proteger la integridad de la EC y de UTZ Certified. La cancelación del certificado no se puede revocar. Para volver a disponer de certificación, el miembro debe pasar por una nueva auditoría según las condiciones anteriormente descritas (en el punto f). La EC informa inmediatamente de la cancelación a UTZ Certified (por correo electrónico) y al miembro y, en nombre de UTZ Certified, cancela la licencia del miembro en el GIP.

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h. Ampliaciones

En las ampliaciones, se pueden incluir los cambios en la información de certificación que tienen lugar durante el periodo de vigencia de un certificado e implican un aumento (es decir, más volumen, miembros del grupo o sitios).

Es necesario que las ampliaciones sean solicitadas por el miembro a la EC. Una EC puede rechazar una ampliación si el miembro no aporta evidencias suficientes que demuestren la justificación de la ampliación. La EC debe informar de cualquier ampliación a UTZ Certified y solicitar una ampliación de la licencia a través del GIP antes del vencimiento del certificado y la licencia vigentes. La información y la documentación que se requieren para ello incluyen:

- motivo de la ampliación

- fecha de la siguiente auditoría (únicamente para ampliaciones de tiempo) - nuevo certificado

- Informe resumido de la auditoría adicional (si procede)7_.

- lista actualizada de miembros del grupo (en caso de ampliación del grupo)

Si el miembro cambia la EC para su proceso de certificación, la EC con la que el miembro tiene un contrato válido es la única otorgada para solicitar la ampliación del certificado (vigente) y de la licencia.

La siguiente tabla muestra los tipos de ampliaciones posibles. También es posible una combinación de dos o más de las ampliaciones que se indican a continuación.

7_{Si se ha realizado una auditoría adicional para emitir una ampliación, la EC debe enviar un Informe resumen de la}

(18)

Tipo de

ampliación Aplicable a Condiciones

Tiempo Código + CdC Se puede conceder una ampliación de hasta 4 meses tras la fecha de vencimiento del certificado original, pero solo si se ha programado y confirmado una auditoría de renovación de la certificación y si la ampliación se solicita mientras el certificado aún es vigente.

El siguiente certificado se emite para el tiempo restante del nuevo periodo de certificación (por ejemplo, si se concede una ampliación de 2 meses, el nuevo certificado será válido durante los siguientes 10 meses).

Durante la vigencia de una ampliación, no se permite a los miembros del Código de Conducta la venta de productos de sus nuevas cosechas (que dispondrán de certificación según el siguiente certificado) como UTZ Certified.

Volumen y área

Código Hasta el 10 % del área o del volumen certificados de la producción de un miembro se

puede añadir anualmente al certificado registrando ante la EC el área o el volumen de producción adicional. No es necesaria ninguna verificación adicional por parte de la EC.

Si la ampliación del área o del volumen de producción de un miembro es superior al 10 % en un año, se requiere una auditoría adicional durante ese año para poder añadir la ampliación al certificado existente. Esta auditoría de ampliación se debe centrar en el área y el volumen nuevos.

Si el miembro decide no incluir la ampliación en el certificado existente sino que, en su lugar, desea incluir el volumen adicional en el siguiente certificado, la EC incluye el volumen adicional en el nuevo certificado tras la valoración del volumen adicional realizada en la siguiente auditoría anual. El miembro no puede vender el producto hasta que sea verificado por un auditor e incluido en el nuevo certificado.

Si un grupo o un multigrupo en su conjunto aumentan su área o volumen de producción en más del 10 % en un año, se requiere una auditoría adicional del SIG y, como mínimo, de la raíz cuadrada del número de nuevos miembros del grupo o miembros con área o volumen nuevos (con un mínimo de 5) durante ese año para poder añadir la ampliación al certificado existente.

Únicamente se puede añadir volumen si, durante la cosecha del producto, el productor o el miembro del grupo ya han cumplido con todos los PC aplicables del Código.

Sitios Código + CdC multisitio

Para poder incluir nuevos sitios como ampliación de una certificación multisitio, se requiere una auditoría de los nuevos sitios y de la sede central.

Los ACS que operen en el nivel de trazabilidad BM pueden añadir nuevos sitios al certificado registrando los sitios adicionales ante la EC. No es necesaria ninguna verificación adicional por parte de la EC.

Miembros del grupo

Código grupo (o multigrupo)

Anualmente, se pueden añadir al certificado hasta un 10 % de nuevos miembros del grupo, registrando los miembros adicionales (con sus respectivas áreas y volúmenes de producción) ante la EC. No es necesaria ninguna verificación adicional por parte de la EC.

Si se añaden más de un 10 % de miembros del grupo en un año, se requiere una auditoría adicional del SIG y de como mínimo la raíz cuadrada del número de nuevos miembros del grupo (con un mínimo de 5) para poder añadir la ampliación al certificado existente.

Actividades de

procesamien to

Código + CdC Para añadir una nueva actividad de procesamiento, se requiere una auditoría de la

nueva actividad para poder añadir dicha ampliación al certificado existente.

Los ACS que operen en el nivel de trazabilidad BM pueden añadir una nueva actividad de procesamiento al certificado registrando ante la EC los sitios adicionales. No es necesaria ninguna verificación adicional por parte de la EC.

i. Conservación de registros

Las no conformidades y las correcciones y las acciones correctivas implementadas (basadas en auditorías anuales y sorpresa), los informes internos de inspección (para certificación de grupos y multigrupo) y las autoevaluaciones se deben documentar, archivar durante un periodo mínimo de tres años y estar disponibles para el auditor.

(19)

2.4. Proceso de Certificación del Código de Conducta

Opciones de Certificación del Código de Conducta

Para la certificación del Código de Conducta existen cuatro opciones8_{. La opción a elegir depende del tipo de} miembro. La opción de certificación determina con cual Código General se debe de cumplir, quién es responsable por el cumplimiento y cómo se debe determinar la muestra para la auditoría externa. Estos detalles se explican en las tablas que figuran a continuación.

8_{Los procedimientos de certificación adicionales para té se pueden consultar en el anexo 1.}

Opción 1: Certificación individual

Aplica a un miembro con las siguientes características:

Un productor individual

Responsabilidad en el cumplimiento:

El productor individual cumple con todos los PC aplicables.

Muestra para auditoría externa:

El número mínimo de parcelas que deben ser físicamente auditadas por la EC es la raíz cuadrada del número total de parcelas, redondeada hacia arriba. La EC desarrolla una evaluación de riesgos antes de la auditoría para valorar qué parcelas se auditarán físicamente. Si la evaluación de riesgos da como resultado un riesgo alto (para todas las parcelas o para algunas específicas). La EC puede aumentar este número basándose en la evaluación de riesgos.

Cada año se debe auditar una muestra diferente de parcelas. La identificación de las parcelas muestreadas y los criterios para la evaluación de riesgos deben ser registrados por el auditor.

Aplica Código General:

Código General para la certificación individual y multisitio (más el módulo específico del producto)

Opción 2: Certificación multisitio

Una finca que consiste de dos o más sitios, propiedad de diferentes productores. Estos productores gestionan las mismas prácticas agrícolas y disponen de un Sistema de Gestión común (por tanto, los diferentes sitios se consideran como una sola finca).

Existe una sede central donde las activitidades de los productores y sitios se gestionan. Se debe. Existen pruebas que demuestran que la gestión central pertenece a los productores o está contratada por los mismos, para gestionar la producción y los sitios de procesamiento. Se debe comprobar que dicha gestion central pertenece a los productores o ésta contratada por ellos.

La gestión central es responsable de que todos los productores cumplan con todos los PC correspondientes.

Todos los sitios que corresponden a esta gestión central son auditados físicamente por la EC conforme las condiciones para la certificación individual.

Código General para certificación individual y multisitio (más el módulo específico del producto)

(20)

Opción 3: Certificación de grupos

Un grupo de productores organizados (miembros del grupo) que implementen un SIG. El grupo puede estar organizado como asociación o cooperativa, o gestionado por un ACS (por ejemplo, un exportador) u otra entidad.

El grupo, o la entidad que gestiona, es responsable por el buen funcionamiento del SIG asi como el cumplimiento de los PC aplicables para el grupo. El mismo grupo o entidad también es responsable que los miembros del grupo cumplan con los PC aplicables.

Deben ser físicamente auditados por la EC, el SIG del grupo y, como mínimo, la raíz cuadrada del número de miembros del grupo (con un mínimo de 5 miembros, redondeada hacia arriba). La EC puede aumentar este número basándose en la evaluación de riesgos.

La muestra de miembros del grupo que se audita físicamente debe ser representativa al grupo completo. La muestra se selecciona basándose en la combinación de una evaluación del riesgo y una selección aleatoria. Se debe incluir en la muestra a los miembros del grupo con un sistema de producción considerablemente distinta o los que están ubicados a gran distancia del resto del grupo.

Código General para la certificación de grupos y multigrupos (más el módulo específico del producto)

Opción 4: Certificación multigrupo

Un grupo compuesto por dos o más subgrupos de productores organizados que realizan la gestión mediante un SIG común. Cada subgrupo también implementa su propio SIG. El coordinador del SIG de cada subgrupo y el responsable del SIG del multigrupo colaboran para asegurar una gestión adecuada del multigrupo.

Se opta por la certificación multigrupo en situaciones en las que se exportan productos certificados bajo el nombre del multigrupo. El multigrupo se reserva la opción de indicar el nombre de los subgrupos en la documentación comercial y en el GIP.

El multigrupo es responsable del funcionamiento adecuado de su SIG y del SIG de los subgrupos, de los PC aplicables para el grupo y que los miembros del grupo cumplan con los PC aplicables.

La EC debe auditar físicamente el SIG del multigrupo y, como mínimo, la raíz cuadrada del número total de miembros del grupo de todos los subgrupos combinados (con un mínimo de 5 miembros, redondeada hacia arriba ). La EC puede aumentar este número basándose en la evaluación de riesgos.

La muestra de miembros del grupo que se audita físicamente debe ser representativa al multigrupo completo. La muestra se selecciona basándose en la combinación de una evaluación del riesgo y una selección aleatoria.

Los subgrupos que cuenten con un sistema de producción considerablemente distinta se consideran como entidades individuales. La muestra debe incluir la raíz cuadrada de dichos subgrupos.

Aplica Código General

Código General para la certificación de grupos y multigrupo (más el módulo específico del producto)

(21)

Procedimiento de Certificación del Código de Conducta

Las auditorías relacionadas al Código deben incluir los siguientes pasos:

Procedimiento de auditoría del Código de Conducta

1 Reunión de apertura con el representante del equipo directivo incluyendo establecer el objetivo de la auditoría. Esta

reunión sirve para confirmar el programa de la auditoría y la información fundamental relacionada con la auditoría (por ejemplo, el alcance y los sitios) y para explicar la metodología y la naturaleza de la auditoría (muestreo, confidencialidad e imparcialidad).

2 Solo para certificación de grupo (o multigrupo):

Evaluación de la estructura y el funcionamiento del SIG incluyendo:

- verificación de la lista de miembros del grupo

- verificación del contrato o el acuerdo entre los miembros del grupo y el grupo o los gestores del SIG

- revisión de los registros de la auditoría anual interna desarrollada por el SIG

- revisión del manejo de las no conformidades en el SIG

- auditorías de acompañamiento a un número representativo de inspectores internos a fin de evaluar la

competencia y el desempeño de los mismos

La duración mínima de esta evaluación, sin incluir las auditorías de control, es de 0,5 días (si se considera necesario, se puede dedicar más tiempo).

3 Revisión de los resultados de la auditoría externa anterior (si aplica) y de la autoevaluación anual desarrollada por el

miembro.

4 Revisión de toda la documentación relevante, incluyendo como mínimo (si es aplicable):

- Estimaciones de cosechas

- Procedimiento de trazabilidad

- Procedimiento de uso de la prima de UTZ

- Lista de pesticidas aprobados (se comparara con la Lista de Pesticidas Prohibidos y la Lista de Vigilancia

de UTZ Certified)

- Asociaciones sindicales y los acuerdos de negociación colectiva.

5 Evaluación de registros, incluyendo como mínimo aquellos relacionados a:

- Trazabilidad

- Gestión del cultivo: plantación, aplicación de fertilizantes, uso de pesticidas

- Cosecha: fechas, información de parcelas, volúmenes (registros de compras y estimacion de cosecha para

certificación de grupo (o multigrupo))

- Personal: contratos, registro de horas, nóminas.

(22)

7 Evaluación in situ, que incluye la observación de las actividades, revisión de instalaciones, entrevistas con trabajadores y personal y confirmación de ciertos datos (buenas prácticas agrícolas, cosechas, condiciones de trabajo).

Para certificaciones de grupos y multigrupo, se deben respetar los siguientes límites de tiempo para la inspección in situ:

 Máximo de 8 fincas por día por auditor (se espera que sea menos en la mayoría de los casos)

 Duración mínima de la inspección de una unidad de procesamiento: 0,25 días-persona (si se considera

necesario, se puede dedicar más tiempo)

Las entrevistas con los trabajadores solamente se llevan a cabo en ausencia de supervisores y de la gerencia. La identidad de los entrevistados se mantiene anónimo en todo momento.

El número de trabajadores hombres y mujeres seleccionados para las entrevistas debe ser proporcional a al número total de hombres y mujeres contratados. Con el fin de garantizar que los grupos vulnerables están suficientemente representados, se debe considerar al menos los siguientes parámetros al definir la muestra de entrevistados:

 Edad

 Origen étnico

 Situación laboral del empleado (permanente, temporal, a tiempo parcial, con pago por unidad)

 Nivel de jerarquía

 Tipo de trabajo realizado

 Tiempo trabajando para la organización

Las entrevistas sobre discriminación de género, violencia o acoso sexual deben ser realizadas por auditores que cuenten con la preparación adecuada. En la medida de lo posible, se recomienda tener una auditora en el equipo para llevar a cabo las entrevistas de este tema con mujeres.

8 Revisión de oficinas, incluyendo revisión de la documentación, verificación cruzada de registros, control del flujo del

producto y pruebas de trazabilidad (identificación de lotes, desde la materias primas hasta el producto final, y en sentido inverso)

9 Reunión de clausura con el equipo directivo, incluyendo los siguientes temas:

- Principales conclusiones de la auditoría

- Revisión de las no confomridades identificadas (si aplica) - Acciones correctivas que han de realizarse (si aplica) - Plazos y fecha de auditorías de seguimiento (si aplica)

Condiciones de Certificación del Código de Conducta

a. Cumplimiento

Códigos Generales y Módulos específicos de producto

El Código de Conducta consta de dos Códigos Generales (uno para certificación individual y multisitio y otro para certificación de grupo y multigrupo) y varios módulos específicos de producto.

Para obtener la certificación del Código de Conducta, los miembros deben cumplir con el Código General y el Módulo específico del producto aplicable en su caso (por ejemplo, una cooperativa de cacao tiene que cumplir con el Código General para la certificación de grupo (o multigrupo) y el Módulo correspondiente a cacao). El grupo debe de cumplir con todos los requisitos aplicables de estos dos documentos en función a las actividades que realizan.

Si existen contradicciones entre lo requerido por el Código General y lo requerido por el Módulo, prevalecen los requisitos del Módulo.