PAGOS CON CHEQUES TES-IN-003-UDES

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Ec. Omaira Cruz Martínez Tesorera

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Ing. Fredy Bayona Arenas Director Financiero

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Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohórquez Vicerrectora Administrativa y Financiera

1. PROPÓSITO

Establecer los requisitos y pasos para efectuar los pagos con cheque, según las condiciones establecidas en el procedimiento pagos con cheques TES-PR-003-UDES.

2. ALCANCE

Este instructivo inicia con la recepción de las cuentas, su clasificación hasta la generación del cheque con las firmas respectivas. Aplica para los procedimientos y las actividades de los subprocesos de Tesorería y en el caso de las sedes Contabilidad, relacionados con el pago con cheques.

3 DESARROLLO DEL CONTENIDO

3.1 CONDICIONES GENERALES

 Cumplir con las condiciones generales del procedimiento pagos con cheques TES-PR-003-UDES.

 Cumplir con los lineamientos institucionales y legales respecto a los soportes exigidos para aprobación y pago de cuentas establecidas en la guía de requisitos de documentos para aprobación presupuestal y pagos VAF-GU-001-UDES.

 Este instructivo aplica para las sedes de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. 3.2 PARAMETRIZACIÓN

La parametrización del módulo de Cuentas por Pagar de OFIMÁTICA es realizada directamente por el subproceso de Contabilidad Bucaramanga

3.3 APERTURA DE CUENTAS Y CAMBIO DE FIRMAS

Acorde con los direccionamientos dados por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y la Dirección Financiera , respecto a la apertura de cuentas así como las condiciones para el manejo contable y de seguridad (firmas autorizadas, sellos, protector), la Tesorera es la responsable en Bucaramanga de realizar la gestión de apertura de cuenta ante la entidad bancaria seleccionada, quien verifica en el portal del Banco correspondiente para determinar si se puede utilizar una cuenta ya existente, en caso de existir una cuenta inactiva, se solicita activación de la cuenta ante el banco mediante una carta firmada por el representante legal, una vez activada y si la cuenta presenta saldos, se efectúa

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el retiro, dejando el valor mínimo para que el sistema del banco no la cancele ($100.000), la Tesorería informa al banco por escrito las nuevas condiciones de manejo de la cuenta firmado por el representante legal y si no hay cuentas para asignar, se autoriza y solicita la apertura, una vez definido el nuevo número de cuenta se debe informar a contabilidad para que ellos asignen el número de cuenta contable.

Cuando las sedes requieran apertura de cuenta, realizan la solicitud ante la tesorera justificando la apertura; la tesorera valida esta solicitud ante la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, una vez ella aprueba, la tesorera define las condiciones de manejo junto con el Director Financiero y se realiza la apertura, activación y demás que se requiera según lo establecido en el párrafo anterior y por último la tesorería informa por correo electrónico a la jefatura administrativa y financiera de la sede solicitante, las condiciones de manejo, número de cuenta, si aplica la solicitud de talonario de chequera y pasos a seguir para la utilización de la cuenta.

Cuando se requiere el cambio de firma de cheques, sea por motivos de retiro del personal, cambio de cargo o por disposiciones de la Vicerrectora Administrativa y Financiera, se remite carta al banco con las nuevas condiciones de manejo firmada por el representante legal, una vez el banco confirma a la tesorería que ya se realizó el proceso, se informa por correo electrónico a las nuevas personas autorizadas para firma, que se acerquen al banco correspondiente a firmar la tarjeta de registro de firmas y sellos, para Bucaramanga, el Banco respectivo envía las tarjetas a tesorería para su diligenciamiento y envió posterior al banco de toda la documentación.

3.4 GENERACIÓN DE CHEQUES

Se inicia con la recepción de las cuentas a través de la secretaria de tesorería en el caso de Bucaramanga y para el caso de las sedes la secretaria de contabilidad que asume las funciones de tesorería, reciben los movimientos contables del subproceso de Contabilidad en la relación “Informe Detallado de Compras” generado por OFIMÁTICA y exportado a Excel donde se pormenorizan: Documento (número de factura), Documento Proveedor (orden de compra), nombre del proveedor y el neto, anexando las facturas (factura institucional) o notas contables y demás soportes, debidamente autorizadas en cumplimiento previo con los procedimientos de Presupuesto, Compras y Contabilidad y hace una revisión de los documentos entregados por Contabilidad frente al informe, resaltando en el “Informe Detallado de Compras” los chequeados, al finalizar la lista se pasa una línea de terminación y se incluye el número total de contabilizaciones y la fecha de recibido del informe, ver imagen No. 001 (Ejemplo Informe Detallado de Compras).

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Una vez recibido el movimiento, se procede a la organización y clasificación de las facturas, iniciando con el sello de recibido en cada una de ellas con la finalidad de tener el control de tiempos, posteriormente se clasifican las facturas de acuerdo a la modalidad de pago, bien sea por cheque o por disfon y las facturas que están por pago con cheque de acuerdo a los conceptos establecidos en esta modalidad de pago o excepciones previa autorización de la Dirección Financiera. Para la elaboración de los cheques se debe tomar como referencia los tiempos establecidos en el cuadro Fecha de referencia para la elaboración del cheque (ver cuadro No.003), teniendo en cuenta lo anterior se procede a generar los comprobantes de egreso de acuerdo al tipo de cuenta bancaria (ver cuadro No. 001) y código de integración contable por concepto de pago (ver cuadro No.002); a los cheques se les coloca el sello protector en el valor en letras y la cinta de seguridad en el valor del cheque en números y en el beneficiario de tal forma que cubra también el valor en letras (ver imagen No.002), una vez realizado lo anterior, se le hace entrega a la Tesorera en Bucaramanga y en las sedes a las Contadoras, quienes verifican que cada factura venga con los respectivos soportes como son: factura, orden de compra, requisición debidamente diligenciada y autorizada, con los respectivos soportes establecidos en la guía VAF-GU-001-UDES y que el cheque tenga el sello protector, la cinta de seguridad y que los valores del sello protector, valor en letras y valor en números sean iguales.

Si se detecta alguna inconsistencia al momento de la revisión en la elaboración del cheque, se hace entrega a la secretaria de Tesorería para que realice el ajuste de forma inmediata, si la inconsistencia es a nivel de contabilización, se hace entrega al subproceso de Contabilidad para que realicen el ajuste de forma inmediata; una vez subsanados estos ajustes se procede a la firma por parte de la tesorera en Bucaramanga, contadora en Cúcuta y auxiliar contable en Valledupar y se remite el cheque en perfectas condiciones para la segunda firma: Dirección Financiera en Bucaramanga, registrando la entrega en el cuaderno control de cheques (ver imagen No.003) y para el caso de las sedes, la auxiliar de Contabilidad que asume las funciones de secretaria de tesorería hace entrega de los cheques a la jefatura administrativa y financiera para su firma, una vez registrada la segunda firma se devuelven a tesorería en Bucaramanga y a contabilidad en las sedes para la respectiva entrega.

Para iniciar la actividad de pagos por cheques en las sedes, se debe tener de referencia las remesas aprobadas por la Dirección Financiera, quien las envía a las Jefaturas Administrativas y Financieras y estas a su vez la remiten a Contabilidad de las sedes y a tesorería Bucaramanga, para que realicen los pagos respectivos, control y se haga la clasificación de las facturas bajo la modalidad de pagos de acuerdo a lo aprobado.

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Todos los comprobantes de egreso deben venir firmados en los campos de elaboró, revisó y aprobó, semanalmente las sedes deben enviar el informe de cheques girados a la tesorería de Bucaramanga.

Cuadro 1. Código según tipo de cuenta bancaria

Código Nombre del Convenio relacionado con la cuenta bancaria

100 BANCO BOGOTÁ OPERATIVA

102 BANCO DE BOGOTÁ CONVENIOS 1110050166 _{(Por ejemplo: Pure)} 103 BANCO DE BOGOTÁ CONVENIOS 1110050146

104 BANCO DE BOGOTÁ CONVENIOS 1110050147 _{(Por ejemplo Colciencias)} 50 BANCO BOGOTA OPERATIVA CÚCUTA

04 BANCO BOGOTÁ OPERATIVA VALLEDUPAR 105 BANCO AGRARIO

Los códigos relacionados en el cuadro anexo son los que se utilizan actualmente según el banco que se vaya a utilizar para el pago con cheque, en caso de que se de apertura a nuevas cuentas bancarias cada sede, solicitará a contabilidad Bucaramanga la creación del código correspondiente.

Cuadro 2. Códigos de integración contable por concepto de pago

Código Código Contable

301 Facturación

307 PNT

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Cuando se realice el pago con cheque, los códigos del cuadro superior son los que se registran para pago según el concepto en caso de que se definan nuevos conceptos de pago cada sede, solicitara a contabilidad Bucaramanga la creación del código correspondiente.

Imagen 1. Ejemplo Informe Detallado de Compras

Imagen 2. Ejemplo de cheque

Cinta de seguridad

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Imagen 3. Cuaderno control de cheques

Cuadro 3. Fechas de referencia para la elaboración de cheques

Concepto Fecha de generación del cheque

Gastos de viaje Eventos orden nacional: cuatro días hábiles antes de la realización del evento

Eventos orden internacional: seis días hábiles antes de la realización del evento

En caso que la requisición se efectué sin cumplimiento de los tiempos de la solicitud, y el viaje se realice durante la semana de la requisición, se debe generar el cheque

Honorarios. Personal con contratos por convenios

El momento de recibo de la contabilización Anticipo de proveedores De acuerdo a lo establecido en el contrato y/o

a solicitud de la Vicerrectoría Administrativa, Dirección Administrativa, Dirección Financiera Caja menor El momento de recibo de la contabilización Impuestos, embargos,

libranzas El momento de recibo de la contabilización Rechazo bancario de nómina,

rechazo bancario de proveedores

El momento de recibo de la contabilización Devoluciones de matrículas El momento de recibo de la contabilización

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3.5 ENTREGA DE CHEQUES A BENEFICIARIOS DE PAGO

Se entrega el cheque al beneficiario del pago, quien debe presentar el documento de identificación original o sello empresarial y firmar el recibido en el espacio asignado en el comprobante de egreso.

Cuando el beneficiario solicita pago con abono en cuenta, mediante autorización escrita en la factura equivalente o documento externo, se le hace entrega al mensajero para que realice la correspondiente consignación, así mismo, para pago directo lo correspondiente a embargos, libranzas, impuestos, obligaciones bancarias y demás pagos autorizados.

Una vez efectuada la consignación se anexa al comprobante de egreso y soportes, copia de la consignación.

Todo cheque se emite con sello restrictivo de: “Páguese únicamente al primer beneficiario”. Cuando un beneficiario de cheque requiere que se levante este sello y si el valor es igual o menor a dos millones de pesos mcte. ($2.000.000.oo), no debe presentar solicitud por escrito, sino efectuar el requerimiento de manera personal y presentando el documento de identidad. Si el monto es mayor a dos millones de pesos debe efectuarla por escrita, anexar fotocopia del documento de identidad del titular y de la persona autorizada.

Para el caso de los cheques por reintegros de caja menor y empleados de la UDES, no necesita esta formalidad.

La leyenda que se relaciona en la parte posterior al cheque es:

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3.6 INFORME DE CHEQUES GIRADOS

La Vicerrectoría Administrativa y Financiera, el Director Financiero, la Tesorera o el Jefe Administrativo y Financiero y auditoria, pueden solicitar un informe de los cheques girados en un rango de fecha en especial, con fines de control.

La secretaria de Tesorería o la auxiliar contable en las sede ingresan al módulo Cuentas por Pagar /Informes/Abonos/Abonos/por documento; se despliega la pantalla “Generador de Informes”.

Se incluye la fecha inicial del periodo que se quiera revisar y como fecha final la del día de revisión, adicional se incluyen el campo de “Forma_Pago”, se digita el código 100, 50 o 04 (los que correspondan los códigos de cada cuenta en cada sede), y se da clic en el botón “Generar”.

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El sistema emite el informe “Reporte de Abonos Organizado por Documento el director financiero, la tesorera y/o jefe administrativo y financiero, auditoria y vicerrectora administrativa y financiera, revisan la información contra los soportes entregados para firma.

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Se graba el archivo del documento en la carpeta correspondiente a SEDE/Pagos AÑO/Cheques girados fecha.xls

Nombre de Archivo Cheques Girados

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Para la generación de los comprantes de egresos en el sistema: Se ingresa a Ofimática / Cuentas por Pagar / Abonos y Se da clic en la imagen de Documento más para crear un comprobante de egreso. Se ubica en cada campo y se ingresa el dato solicitado:

 Documento: el sistema genera el consecutivo del comprobante de egreso (no se puede manipular) al igual que la fecha del sistema.

 Proveedor: se ingresa el número de identificación del proveedor o contratista: NIT, cédula o documento de identificación. Para los pagos a nombre de terceros, cajas menores y reintegros el manejo es diferente, se ingresa el código 0, aparece una pantalla donde se ingresa el nombre de la persona – natural o jurídica – a la cual se le va a generar el cheque.  Forma de pago: de acuerdo a cada cuenta bancaria, se coloca el código,

por ejemplo en Bucaramanga es 100, 04 Valledupar y 50 Cúcuta que corresponde a pagos con cheque del Banco Bogotá (ver cuadro No. 001).  Cheque: el sistema genera el consecutivo.

 Banco: el sistema genera la cuenta contable correspondiente según tipo de cuenta bancaria.

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Una vez terminando el ingreso de los datos en la primera pantalla “Ingreso de Abonos” (finaliza con Forma de Pago), se da clic en Movimiento, se despliega

“Facturas por Pagar”, se diligencian los campos solicitados así:

 Tipo de Cpto Pago de Factura: Se digita 301 - Cancelación Facturas, según caso ver cuadro No.002.

 Código de Integración: 301 (El sistema genera el código).

 Tipo Concepto Pago de NC: Se digita 301 - Cancelación Facturas.  Código de Integración: 301 (El sistema genera el código).

 Facturas: Pesos y se selecciona el botón ACEPTAR, es importante tener en cuenta el concepto de la moneda en que se va a realizar el pago.

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Una vez terminando el ingreso de los datos en la pantalla “Facturas por Pagar”, el sistema carga las facturas que se encuentran contabilizadas y que no se les ha generado pago alguno.

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Se revisa la factura por pagar en físico con lo visualizado en el Sistema Ofimática, se elige la factura correspondiente marcando una X en el campo “Paga” (se constata que corresponda al número de la factura, la orden de compra y el valor) y se da Control W con el fin de pasar a la siguiente fila; si no se efectúa esta instrucción no queda incluida esta factura en el comprobante de egreso.

Una vez realizada la acción de inclusión de la factura, en el campo NOTA (de la pantalla “Ingreso de Abonos”) se relaciona el resumen del asiento contable (en la parte de la factura física entregada por Contabilidad en el Ítem Observaciones

hay un resumen de la transacción, la cual puede incluirse en el campo nota del Sistema Ofimática), se acepta, oprime Control W para grabar el comprobante de egreso; dada esta instrucción aparece una pantalla donde genera el número del comprobante de egreso (igual al que aparece en el campo de Dcto de Ingreso de Abonos).

Se coloca en la factura física el número de comprobante de egreso y el número de cheque, para control en el momento de impresión o generación de informes.

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3.7.1 Varios pagos a un mismo proveedor en un solo comprobante de

egreso

Se realizan los mismos pasos anteriores, pero en el momento de cargar las facturas (una vez dado clic en movimiento), aparecen las diferentes facturas pendientes, se eligen las que sean para pago (marcan con X las correspondientes) y se continúa con el mismo tratamiento.

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3.7.2 Impresión de comprobantes de egresos y cheques

Cheques Operación UDES (Código 100, 50, 04, etc. según código cheque sede) Finalizado la realización de los comprobantes de egresos correspondientes al día, jornada o paquete (según forma de organización), se realiza la impresión de los cheques en formas continuas.

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Se debe preparar la impresión, constatando que estén los formatos listos de impresión y que el número del cheque en físico corresponda al emitido en la impresión del primer comprobante de egreso correspondiente al día, jornada o paquete (según forma de organización) generado por el sistema OFIMÁTICA.

Para la impresión, la ruta es Ofimática/Cuentas por pagar /Opciones especiales/Impr. Cheque Forma Continua/ enter

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Se diligencia el cuadro que arroja la opción de impresión:  Fecha proceso: se ingresa la fecha del proceso.  Número del primer cheque a imprimir.

 Desde Dcto Hasta Dcto: el número del primer y último comprobante de egreso en el F.Pago, se incluye 100 b, 50 v o 04 c según sede.

 Pantalla: N.

 Aparece una pantalla para confirmar si “desea continuar” se escoge SI e inicia la impresión

Si el pago corresponde a los Convenios se generan los comprobantes de egreso por el Sistema de Información OFIMÁTICA, módulo cuentas por pagar, opciones especiales “Impresión de comprobantes de egreso” y se elabora el cheque de forma manual (chequera).

3.8 ARCHIVO DE COMPROBANTES DE EGRESO CON SUS SOPORTES

En Bucaramanga los documentos originales (comprobante de egresos y soportes) son archivados provisionalmente en una carpeta tal y como se observa en la imagen No.008, estos documentos se mantienen archivados en la oficina

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de Tesorería por dos meses para efectos de revisiones especiales que demande el departamento de Contabilidad o que se requieran realizar; las copias de los comprobantes son archivados en otra carpeta provisional y se mantienen de consulta por los 6 meses siguientes, pasado este tiempo son destruidos. Cuando los documentos son empastados en libros, pasan a ser salvaguardados por el subproceso de Contabilidad de Bucaramanga.

En las Sedes los documentos originales (comprobante de egresos y soportes) son enviados mensualmente a Contabilidad de la sede de Bucaramanga, dejando copia de los documentos para realizar las respectivas consultas y mantener el archivo de los movimientos; semestralmente se envían a empaste en libros. La forma de archivar los documentos debe estar en concordancia con lo establecido en el instructivo de gestión y transferencia documental GED-IN-002-UDES.

Carpeta Archivo de Documentos Provisional

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3.9 CASOS ESPECIALES ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE EGRESO 3.9.1 Pagos con abonos parciales a la cuenta – anticipos

Una vez autorizado el pago parcial – anticipo- de una cuenta (aparece relacionado en la factura física en el cuadro de observaciones), se efectúa el mismo procedimiento de ingreso de datos como cualquier factura (Ofimática/cuentas por pagar/ abonos/ ) el cambio se efectúa en el valor a pagar, una vez ingresado la factura en el movimiento del comprobante, así:

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Se ingresan los datos en la pantalla “Ingreso de Abonos”, se da clic en Movimientos

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Se selecciona la factura correspondiente (una vez verificado previamente el número de la factura y la orden de compra), marcando el campo “Pago”, y se da Control W para que se incluya en el movimiento.

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Una vez ingresada la factura en el sistema, se realiza la modificación en el campo “VALOR” (en el ejemplo corresponde al 50% del valor registrado en la factura) y se registra la anotación del abono parcial de la deuda; se da enter y se oprimen las teclas Control W para grabar el comprobante (se genera la pantalla con el número del comprobante).

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Se realiza la impresión del cheque y comprobante de egreso (Ruta: Ofimática/cuentas por pagar /opciones especiales/impresión cheque forma continua.

En el campo Desde dcto: Hasta dcto: se relaciona el número del documento generado anteriormente (Ejemplo: 69220). Forma de Pago: 100, 50 o 04 según sede.

3.9.2 Pagos a nombre de terceros

Los proveedores o contratistas pueden solicitar que el cheque correspondiente a la factura sea consignado a un tercero (todas las cuentas deben anexar la carta solicitando el pago a un tercero), pero la facturación sale a nombre del titular de la cuenta.

La elaboración del comprobante de egreso se realiza de la siguiente forma:  Se ingresa a Ofimática/cuentas por pagar /abonos .

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 En el campo Proveedor se da clic, aparece la pantalla “Captura de Beneficiario” en este espacio se incluye el nombre del tercero o persona a quién se le va a girar el cheque (tercero autorizado), y se oprime cerrar.

Por ejemplo: la casa que se tiene en arriendo está a nombre de Cáceres Rojas Hernán, pero el cheque debe salir a favor de GO INMOBILIARIA E INVERSIONES LTDA. (existe como soporte una carta autorizando el pago).

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Se ingresa el código de Forma de Pago: 100, 50 o 04 según sede código de la cuenta, se da enter hasta llegar al ítem de Movimiento, se da clic, se despliega una pantalla con las diferentes opciones de tipo de cuentas por pagar (Tipo CxP para Caja Menor), se elige la opción de “Pago a nombre de Terceros”

En el campo de “Tipo Cpto Pago Caja Menor” se da enter, se despliega los diferentes códigos, se elige 307 (corresponde a Pagos a nombre de terceros), código de integración (aparece 307 – no se puede manipular), los demás campos permanecen en blanco

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Al dar aceptar, aparecen un listado de las facturas a pagar, se elige proveedor de la obligación y se marca X en el campo Pagar, Control W, para grabar y cargar la factura en el movimiento del Comprobante de Egreso.

Se revisa que corresponda la factura cargada, a la del soporte y se ingresa la nota (según la relacionada en la contabilización), se acepta, Control W y se continúa con el procedimiento de impresión.

Para el caso de los reintegros de dinero (ejemplo cuando un profesor paga por su cuenta, el valor de una matrícula de un evento, de un viaje, etc.), se

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realiza el mismo procedimiento que un PNT (Pago a Nombre de Terceros) a favor del docente o la persona que este solicitando el reintegro.

3.9.3 Pagos – reintegros de caja menor

La UDES tiene asignada montos de caja menor para manejo de gastos menores, a los funcionarios específicos designados por el Director Financiero, contablemente se le asigna un código al cual se le carga cada uno de los recibos de los gastos.

Una vez contabilizada la caja menor, con todos los soportes establecidos institucionalmente como se determina en la guía para el manejo de cajas menores DIF-GU-001-UDES se remite en Bucaramanga a Tesorería para elaborar el comprobante de egreso y el cheque de reintegro y en las sedes a la auxiliar de contabilidad con funciones de tesorería.

Se ingresa Ofimática/cuentas por pagar /abonos

En el campo “Proveedor” se incluye la cifra 0, aparece la pantalla “Captura de Beneficiario”, se incluye el nombre a quién está cargada la Caja Menor según se relaciona en el “Informe Movimiento Caja Menor, enter.

En Forma Pago: se incluye 100, 50 o 04 código de la cuenta según sede, se da enter hasta generar todos los datos

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Se da clic en el botón “Movimiento”

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 En el campo “Tipo CxP para Caja Menor” se da enter, despliega el listado de códigos, se escoge la caja menor correspondiente al funcionario.

 En el campo “Documento de Caja Menor” se incluye el código que se relaciona en los soportes contables Resumen Movimiento de Caja Menor (Por ejemplo Caja menor 2129)

Se ubica en el campo “Tipo Cpto Pago Caja Menor” se acepta y se despliegan los diferentes códigos, se elige el código Reembolso de Caja Menor (303).

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Una vez ingresado los datos (Pago de Caja Menor) se da Aceptar, con el fin de que se carguen las diferentes facturas que corresponden a esa caja menor.

El valor final relacionado en Subtotal (en la pantalla que se despliega) debe corresponder al que está en la sumatoria de los gastos relacionada en los soportes físicos.

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En el campo Nota, se deja el mismo texto que está en el registro contable en Ofimática, se acepta y se graba (control W). Se registra en la factura física el número del comprobante de egreso generado.

3.9.4 Pagos correspondientes a convenios

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Cuando el pago corresponde a algún gasto, costo o inversión producto de un Convenio con una institución, en la factura que pasa al subproceso de Contabilidad, en la parte de Observaciones relaciona el nombre del convenio (ejemplo PURE) tanto en Bucaramanga como en las sedes.

Ejemplo de Factura por Convenio

Esta observación indica que se debe realizar el cambio (en la generación del comprobante de egreso) en el código de Forma. Pago, dependiendo del convenio que se tenga se elige el código correspondiente según tipo de cuenta bancaria (ver cuadro No.001), cada convenio tiene un código respectivo asociado a una cuenta en particular; los demás ítems del movimiento se efectúan normalmente. La impresión del comprobante de egreso, así como el cheque se realiza por otra opción a la generada en los casos anteriores, impresión manual (es importante que en la terminación del comprobante de egreso, efectuar la anotación del número del comprobante y del cheque datos necesarios para la impresión del mismo).

Para la impresión, la ruta a seguir es la siguiente: OFIMÁTICA/Cuentas por pagar /Opciones especiales/Impresión Comprobante de Egreso/ enter; aparece la pantalla “ESPECIAL Impresión Comprobantes de Egreso”, se ubica en el campo “Consecutivo”, se acepta, se despliega una pantalla con código según tipo de documento. El consecutivo corresponde al último número de la contabilización de comprobantes de egresos, sea de forma continua con membrete o en blanco o para pagos disfon.

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Se selecciona el tipo de registro: Comprobante de Egreso, se incluye el número del comprobante de egreso generado y número de copias 0

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE

APROBACIÓN

00 Versión de prueba

Equipo Facilitador del SGC VAF

Omaira Cruz Martínez Tesorera

06/08/2015

01

Revisión general del instructivo y ajuste de la descripción de las

actividades de acuerdo al

procedimiento al que está

asociado.

Actualización de imágenes de acuerdo a los ajustes realizados

Ec. Omaira Cruz Martínez

Tesorera 05/10/2015

02 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC

Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión

Documental 01/03/2016

03

Actualización del encabezado por la aplicación de la mención “Vigilada Mineducación” junto a logo institucional

Se actualiza pie de página según

Procedimiento Control de

Documentos y Registros v08.

Ing. Carmen Guerrero González

Coordinadora de Calidad del SGC-VAF

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