PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NTCGP 1000, DE ACUERDO A LA ESTRUCTURA DE MUNICIPIOS
DE SEXTA CATEGORÍA
OMAR ESNEIDER BUSTOS TRIANA
UNIVERSIDAD LIBRE DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIAS
ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE CALIDAD DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
BOGOTA 2014
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NTCGP 1000, DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA DE MUNICIPIOS
DE SEXTA CATEGORÍA
OMAR ESNEIDER BUSTOS TRIANA
Trabajo de Grado para optar al título de Especialista en Gerencia de Calidad de Productos y Servicios
Asesor
Cornelio Ernesto Bilbao Cortes Msc. Ingeniero Industrial
UNIVERSIDAD LIBRE DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIAS
ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE CALIDAD DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
BOGOTA 2014
Nota de aceptación:
Firma del presidente del jurado
Firma del jurado
Firma del jurado
Agradezco la colaboración de la Alcaldesa Dra. Ana Eliana García Monroy Alcaldesa del municipio de Bajaca Cundinamarca por el período 2012 – 2015, quien me apoyó y permitió el acceso a trabajar en su municipio y conocer de fondo el manejo de la Administración en un municipio de sexta Categoría información y experiencia necesaria para la realización del presente trabajo.
De igual forma Agradezco a mi Asesor Cornelio Ernesto Bilbao Cortes por sus correcciones y apoyo, a mi compañera de especialización Ángela Bravo Tapias Administradora Publica por su apoyo en la elaboración de este trabajo.
Dedico este trabajo a mis Padres a mi Hermana quienes fueron factores motivadores para iniciar y culminar la Especialización.
CONTENIDO
pág. INTRODUCCION 9
1. GENERALIDADES 11
1.1 ANTECEDENTES 11
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 18
1.2.1 Descripción del Problema 18
1.2.2 Formulación del Problema 18
1.3 OBLETIVOS 19 1.3.1 Objetivo general 19 1.3.2 Objetivos específicos 19 1.4 JUSTIFICACIÓN 19 1.5 DELIMITACIÓN 20 1.5.1 Espacio 20 1.5.2 Tiempo 20 1.5.3 Contenido 20 1.5.4 Alcance 20
1.6 MARCO DE REFERENCIA (TEORICO Y CONCEPTUAL) 20
1.6.1 Implementación del Sistema de gestión de Calidad 20 1.6.2 Guías Departamento Administrativo de la Función Publica 24 1.6.3 Modelo para la Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en la Norma ISO 9001
27
1.6.4 Gestión Documental en la gestión de Calidad 28
1.7 METODOLOGÍA 32
1.7.1 Tipo de estudio 32
1.7.2 Fuentes de Información 32
1.8 DISEÑO METODOLOGICO 32
1.8.1 Fases Para el Desarrollo del trabajo 32
2. CAPITULO I: GUÍA PARA EL DESARROLLO DE FASES DE DIAGNOSTICO, PLANEACIÓN, DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA NTCGP 1000 EN MUNICIPIOS DE SEXTA CATEGORÍA.
33
3. PROPUESTA DE MANUAL DE CALIDAD PARA MUNICIPIOS DE SEXTA CATEGORÍA
52
5. CONCLUSIONES 54
6. RECOMENDACIONES 55 BIBLIOGRAFIA 56
LISTA DE FIGURAS
pág. Figura 1. Distribución de municipios por categoría 13
Figura 2. Estructura del MECI 17
Figura 3. Modelo para Implementación ISO 9001 27
Figura 4. Etapas Implementación de la NTCGP 1000: 2009 37
Figura 5. Indicadores Fundamentales 49
LISTA DE CUADROS
pág. Cuadro 1. División Político-Administrativa de Colombia, Divipola 2012-
Resumen
LISTA DE ANEXOS
Anexo A Encuesta Sistema de gestión de Calidad Anexo B Check list Modelo Estándar de Control Interno Anexo C Formato para Normograma
Anexo D Formato del Perfil del Ciudadano
Anexo E Formato Tabla de Retención Documental Anexo F Formato Inventario Documental
Anexo G Formato Plan de trabajo
Anexo H Formato de Caracterización de Procesos Anexo I Formato de Seguimiento a Indicadores Anexo J Guía de Administración de Riesgos Anexo K Propuesta de Mapa de Procesos Anexo L Propuesta Manual de Calidad
INTRODUCCION
En el artículo 286 de la Constitución política1 de Colombia refiere que son entidades
territoriales los departamentos, los distritos, los municipios y los territorios indígenas. El país cuenta con 1.1012 Municipios de los cuales más del 90% son de sexta
categoría.
Lo cual representa la mayor parte del territorio, esta categorización responde a la realidad poblacional y presupuestal de cada municipio siendo la categoría sexta la de menor rango.
El estado da inicio en su funcionamiento en gestionar el control de la entidades en la Constitución Política de 1991 cuando incorporó el concepto del Control Interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la función pública. Por su parte, la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismo del Estado, y la Ley 489 de 1998 dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno.
Con el fin de buscar mayor eficacia e impacto del Control Interno en las entidades del Estado, se da la expedición del Decreto 1599 de 2005 “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005”. , el cual contempla 3 subsistemas básicos para su desarrollo, el Subsistema de Control Estratégico, el Subsistema de Control de Gestión y el Subsistema de Control de Evaluación. Este modelo obliga a los entes territoriales y entidades públicas del orden nacional a implementar de manera obligatoria un modelo de gestión que ayude disminuir los riesgos.
Paralelamente existe la Norma técnica de Calidad en Gestión Publica NTCGP, la cual se actualizo en el 2009 con el fin de promover una implementación conjunta con el Modelo estándar de Control interno, para lo cual se puede afirmar que se busca armonizar estos dos sistemas que buscan una mejor administración encaminada desde la calidad y el control, suministrando un mejor servicio a los ciudadanos, aclarando que la NTCGP 1000 es adoptada mediante la ley 872 de 2003 y obliga su aplicación a la rama ejecutiva a los Organismos de Orden Nacional aclarando que los municipios lo pueden implementar de manera voluntaria o se implementara de manera obligatoria a disposición del concejo.
1 COLOMBIA.CONGRESO DE LA REPUBLICA. Constitución Política de Colombia. Bogotá D.C.
1991
2 EL TIEMPO. No hay certeza sobre cuántos municipios tiene actualmente Colombia, pero ya no son 1.098, (en
Este trabajo tiene finalidad de diseñar un sistema de gestión de calidad acorde a la NTCGP 1000 pensado para ese 90% de Administraciones municipales que no tienen avances significativos de Calidad.
Municipios que por sus obligaciones y su capacidad administrativa ven utópica la implementación real de un sistema de gestión de calidad y un modelo efectivo de control interno
1. GENERALIDADES 1.1 ANTECEDENTES
Según la información emitidas por el Departamento Administrativo Nacional de estadística Colombia cuenta con 1.101 tal como se muestra en el siguiente cuadro (véase el Cuadro 1):
Cuadro 1.División Político-Administrativa de Colombia, Divipola 2012- Resumen
Código
ENTIDADES TERRITORIALES (Artículo 286 de la Constitución Nacional)
Centros Poblados3 Superficie en km2 (Area continental)) 4 Departamentos
(Orden alfabético) Municipios
1 Territorios especiales biodiversos y fronterizos (antes corregimientos departamentales)2 91 Amazonas 2 9 37 109.665 05 Antioquia 125 711 63.612 81 Arauca 7 67 23.818
88 Archipiélago de San Andrés,
Providencia y Santa Catalina 1 8 44
08 Atlántico 23 67 3.388 11 Bogotá, D. C. 1 6 1.605 13 Bolívar 46 468 25.978 15 Boyacá 123 194 23.189 17 Caldas 27 194 7.888 18 Caquetá 16 106 88.965 85 Casanare 19 77 44.640 19 Cauca 42 608 29.308 20 Cesar 25 214 22.905 27 Chocó 30 437 46.530 23 Córdoba 30 609 25.020 25 Cundinamarca 116 440 22.605 94 Guainía 1 8 12 72.238 95 Guaviare 4 28 53.460 41 Huila 37 210 19.890 44 La Guajira 15 142 20.848 47 Magdalena 30 262 23.188 50 Meta 29 160 85.635 52 Nariño 64 839 33.268 54 Norte de Santander 40 240 21.658 86 Putumayo 13 95 24.885 63 Quindío 12 45 1.845 66 Risaralda 14 160 4.140 68 Santander 87 269 30.537 70 Sucre 26 368 10.917 73 Tolima 47 328 23.562
76 Valle del Cauca 42 648 22.140
97 Vaupés 3 3 9 54.135
99 Vichada 4 25 100.242
Total país 5 32 1.101 20 8083 1.141.748 Fuente. DANE 2012
Estos Municipios se clasifican en categorías de acuerdo al artículo siete (7) de la ley 1551 de 2012 3 el cual decreta: Categorización de los Distritos y municipios. Los
distritos y municipios se clasificarán atendiendo su población, ingresos corrientes de libre destinación, importancia económica y situación geográfica. Para efectos de lo previsto en la ley y las demás normas que expresamente lo dispongan, las categorías serán las siguientes:
I. PRIMER GRUPO (GRANDES MUNICIPIOS): 1. CATEGORÍA ESPECIAL
Población: Superior o igual a los quinientos mil uno (500.001) habitantes.
Ingresos corrientes de libre destinación anuales: que superen cuatrocientos mil (400.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Importancia económica: Grado uno. 2. PRIMERA CATEGORÍA
Población: Comprendida entre cien mil uno (100.001) y quinientos mil (500.000) habitantes.
Ingresos corrientes de libre destinación anuales: Superiores a cien mil (100.000) y hasta de cuatrocientos mil (400.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Importancia económica: Grado dos.
II. SEGUNDO GRUPO (MUNICIPIOS INTERMEDIOS) 3. SEGUNDA CATEGORÍA
Población: Con población comprendida entre cincuenta mil uno (50.001) y cien mil (100.000) habitantes.
Ingresos corrientes de libre destinación anuales: Superiores a cincuenta mil (50.000) y hasta de cien mil (100.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Importancia económica: Grado tres. 4. TERCERA CATEGORÍA
Población: Con población comprendida entre treinta mil uno (30.001) y cincuenta mii (50.000) habitantes.
Ingresos corrientes de libre destinación anuales: Superiores a treinta mil (30.000) y hasta de cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales.
Importancia económica: Grado cuatro. 5. CUARTA CATEGORÍA
Población: Con población comprendida entre veinte mil uno (20.001) y treinta mii (30.000) habitantes.
3 COLOMBIA, EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA. Ley 1551 (Julio 6 de 2012) " Por la cual se
dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios". Bogotá D.C. 2012
Ingresos corrientes de libre destinación anuales: Superiores a veinticinco mii (25.000) y de hasta de treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales.
Importancia económica: Grado cinco.
III. TERCER GRUPO (MUNICIPIOS BÁSICOS) 6. QUINTA CATEGORÍA
Población: población comprendida entre diez mil uno (10.001) y veinte mil (20.000) habitantes
Ingresos corrientes de libre destinación anuales: Superiores a quince mil (15.000) y hasta veinticinco mil (25.000) salarios mínimos legales mensuales.
Importancia económica: Grado seis. 7. SEXTA CATEGORÍA
Población: Población igual o inferior a diez mil (10.000).
Ingresos corrientes de libre destinación anuales: No superiores a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales.
Importancia económica: Grado siete.
De acuerdo a la federación Colombiana de municipios así se dividen estos (Véase figura 1):
Figura 1. Distribución de municipios por categoría
Fuente. Federación Colombiana de Municipios
La categorización indica que ha mayor categoría municipal, se le es asignado mayor recursos del Sistema general de participaciones indicando también los recursos de libre asignación que se relaciona con la auto sostenibilidad del mismo, para lo cual estos ingresos permiten mayor autonomía y desarrollo en su gestión.
Comparando los municipios de sexta administran menos recursos pero deben satisfacer las obligaciones que le decreta el Artículo 6 de la ley 1551 de 2012 obligaciones tales como4:
1. Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determine la ley.
2. Elaborar los planes de desarrollo municipal, en concordancia con el plan de desarrollo departamental, los planes de vida de los territorios y resguardos indígenas, incorporando las visiones de las minorías étnicas, de las organizaciones comunales y de los grupos de población vulnerables presentes en su territorio, teniendo en cuenta los criterios e instrumentos definidos por la Unidad de Planificación de Tierras Rurales y Usos Agropecuarios –UPRA–, para el ordenamiento y el uso eficiente del suelo rural, los programas de desarrollo rural con enfoque territorial, y en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo, según la ley orgánica de la materia. Los planes de desarrollo municipal deberán incluir estrategias y políticas dirigidas al respeto y garantía de los Derechos Humanos y del Derecho Internacional Humanitario;
3. Promover el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el progreso municipal. Para lo anterior deben tenerse en cuenta, entre otros: los planes de vida de los pueblos y comunidades indígenas y los planes de desarrollo comunal que tengan los respectivos organismos de acción comunal.
4. Elaborar e implementar los planes integrales de seguridad ciudadana, en coordinación con las autoridades locales de policía y promover la convivencia entre sus habitantes.
5. Promover la participación comunitaria, la cultura de Derechos Humanos y el mejoramiento social y cultural de sus habitantes. El fomento de la cultura será prioridad de los municipios y los recursos públicos invertidos en actividades culturales tendrán, para todos los efectos legales, el carácter de gasto público social de conformidad con el artículo 1°, numeral 8 de la Ley 397 de 1997.
6. Promover alianzas y sinergias público-privadas que contribuyan al desarrollo económico, social y ambiental del municipio y de la región, mediante el empleo de los mecanismos de integración dispuestos en la ley. 7. Procurar la solución de las necesidades básicas insatisfechas de los habitantes del municipio, en lo que sea de su competencia, con especial énfasis en los niños, las niñas, los adolescentes, las mujeres cabeza de
4 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Artículo 6, Ley 1551 (Julio 6 de 2012). Por la cual se dictan
familia, las personas de la tercera edad, las personas en condición de discapacidad y los demás sujetos de especial protección constitucional. 8. En asocio con los departamentos y la Nación, contribuir al goce efectivo de los derechos de la población víctima del desplazamiento forzado, teniendo en cuenta los principios de coordinación, concurrencia, complementariedad, subsidiariedad y las normas jurídicas vigentes.
9. Formular y adoptar los planes de ordenamiento territorial, reglamentando de manera específica los usos del suelo en las áreas urbanas, de expansión y rurales, de acuerdo con las leyes y teniendo en cuenta los instrumentos definidos por la UPRA para el ordenamiento y el uso eficiente del suelo rural. Optimizar los usos de las tierras disponibles y coordinar los planes sectoriales en armonía con las políticas nacionales y los planes departamentales y metropolitanos. Los Planes de Ordenamiento Territorial serán presentados para revisión ante el Concejo Municipal o Distrital cada 12 años.
10. Velar por el adecuado manejo de los recursos naturales y del ambiente, de conformidad con la Constitución y la ley.
11. Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del respectivo municipio, fomentando la industria nacional, el comercio y el consumo interno en sus territorios de conformidad con la legislación vigente para estas materias.
12. Fomentar y promover el turismo, en coordinación con la Política Nacional.
13. Los municipios fronterizos podrán celebrar Convenios con entidades territoriales limítrofes del mismo nivel y de países vecinos para el fomento de la convivencia y seguridad ciudadana, el desarrollo económico y comunitario, la prestación de servicios públicos y la preservación del ambiente.
14. Autorizar y aprobar, de acuerdo con la disponibilidad de servicios públicos, programas de desarrollo de Vivienda ejerciendo las funciones de vigilancia necesarias.
15. Incorporar el uso de nuevas tecnologías, energías renovables, reciclaje y producción limpia en los planes municipales de desarrollo.
16. En concordancia con lo establecido en el artículo 355 de la Constitución Política, los municipios y distritos podrán celebrar convenios solidarios con: los cabildos, las autoridades y organizaciones indígenas, los organismos de acción comunal y demás organizaciones civiles y asociaciones residentes en el territorio, para el desarrollo conjunto de programas y actividades establecidas por la Ley a los municipios y distritos, acorde con sus planes de desarrollo.
17. Elaborar los planes y programas anuales de fortalecimiento, con la correspondiente afectación presupuestal, de los cabildos, autoridades y organizaciones indígenas, organismos de acción comunal, organizaciones civiles y asociaciones residentes en el territorio. Lo anterior deberá construirse de manera concertada con esas organizaciones y teniendo en
cuenta sus necesidades y los lineamientos de los respectivos planes de desarrollo.
18. Celebrar convenios de uso de bienes públicos y/o de usufructo comunitario con los cabildos, autoridades y organizaciones indígenas y con los organismos de acción comunal y otros organismos comunitarios. 19. Garantizar la prestación del servicio de agua potable y saneamiento básico a los habitantes de la jurisdicción de acuerdo con la normatividad vigente en materia de servicios públicos domiciliarios.
20. Ejecutar el Programas de Alimentación Escolar con sus propios recursos y los provenientes del Departamento y la Nación, quienes podrán realizar el acompañamiento técnico, acorde con sus competencias.
21. Publicar los informes de rendición de cuentas en la respectiva página web del municipio.
22. Las demás que señalen la Constitución y la ley.
23. En materia de vías, los municipios tendrán a su cargo la construcción y mantenimiento de vías urbanas y rurales del rango municipal. Continuarán a cargo de la Nación, las vías urbanas que formen parte de las carreteras nacionales, y del Departamento las que sean departamentales
Se pensó en obligaciones iguales para todos pero con recursos desiguales, para lo cual hay que buscar la forma de potencializar y controlar la gestión de la manera más organizada y articulada al interior de cada administración garantizando el cumplimiento de las Funciones Municipales.
De igual manera es responsabilidad de los municipios implementar el Modelo Estándar de Control Interno, según lo establecido mediante la Ley 87 de 19935
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones, la cual fue reglamentado mediante Decreto 1599 DE 20056 donde se adopta el Modelo
Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades. A continuación se presenta la estructura del MECI determinado (Véase la figura 2):
Figura 2. Estructura del MECI
5 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 87 (Noviembre 29 de 1993). por la cual se establecen normas
para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. 1993
6 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Decreto 1599 (Mayo 20 de 2005). por el cual se adopta el
Fuente. Departamento Administrativo de la Función Pública
Con respecto a lo anterior el Departamento Administrativo de la Función Pública creo el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual va dirigido a todos los entes territoriales sin tener en cuenta las diferencias presupuestales, poblacionales y la discrepancia de las plantas de personal que tienen los municipios.
De igual manera y en consideración a la necesidad de mejorar la capacidad del sector público se crea mediante la Ley 872 de 20037 emitida por el Senado de la
Republica, el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios la cual fue reglamentada por el Decreto
7 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 872 (Diciembre 30 de 2003). Por la cual se crea el sistema de
gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Bogotá D.C. 2003
4110 de 20048 por el cual se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública, NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2° de la Ley 872 de 20039, entre los cuales no se establece la obligatoriedad
para los municipios.
En consideración a lo anterior es necesario tener en cuenta que los sistemas de Gestión de Calidad constituyen una herramienta sistémica que da a las organizaciones públicas una mejor estructura de gestión, la cual se convierte en pilar para incrementar la calidad en los servicios que prestados en la administración y de igual forma la satisfacción de la comunidad. Por lo anterior la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000 de manera armónica con el MECI (de carácter obligatorio para los pequeños municipios) permiten integrar todos los aspectos de una organización eficiente. Esto se convierte en una herramienta útil, ya que la calidad y el control deben estar presentes en todas las áreas, procesos y actividades que ayudan al logro de las metas del Plan de Desarrollo de cada ente territorial.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.2.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA
En la división política Administrativa de Colombia predominan las entidades municipales de sexta categoría, cuyas características básicas se pueden están relacionadas con su baja población y la pequeña capacidad de ejecución por la falta de recursos.
Estas administraciones municipales deben cumplir sus funciones como ente territorial satisfaciendo las necesidades de sus pobladores, las funciones son iguales pero sus recursos desiguales para lo cual se debe buscar la optimización y gestión adecuada para ser efectivas.
1.2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Cómo implementar el Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000 de acuerdo a la estructura de los municipios de sexta categoría?
8 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Decreto 4110 (Diciembre 9 de 2004). Por el cual se reglamenta
la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Bogotá D.C. 2004
9 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 872 (Diciembre 30 de 2003). Por la cual se crea el sistema de
gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Bogotá D.C. 2003
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo General. Realizar una propuesta para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000, de acuerdo a la estructura de los municipios de sexta categoría
1.3.2 Objetivos Específicos
Diseñar una guía para el desarrollo de fases de Diagnostico, Planeación, Diseño, implementación y evaluación del Sistema de Gestión de calidad para la NTCGP 1000 anexando los formatos que permitan sirvan de referencia para la implementación. Elaborar una propuesta de manual de calidad para municipios de sexta categoría. 1.4 JUSTIFICACION
La Implementación del Modelo Estándar de Control Interno de acuerdo a lo establecido en la MECI 1000:2005, se convierte en una necesidad y oportunidad con la que cuentan la Administración Municipales para lograr el cumplimiento de los objetivos y metas del Plan de Desarrollo Municipal.
En relación a lo anterior el DAFP emitió el 27 de septiembre de 2005 la Circular No.03, en la cual se dictan los lineamientos generales para iniciar la implementación del MECI 1000:2005 en todas las entidades obligadas en la Ley 87 de 1993, así mismo el Decreto 1599 DE 200510 adopta el Modelo Estándar de Control Interno para
el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades.
En este orden de ideas, las administraciones municipales, están obligadas a dar cumplimiento de las normas citadas anteriormente, y por ende debe iniciar el proceso de Ajustes a su Sistema de Control Interno de acuerdo con los requerimientos del MECI 1000:2005 en articulación con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP 1000, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad.
1.5 DELIMITACION
10 COLOMBIA. PRESIDENTE DE LA REPUBLICA. Decreto 1599 (Mayo 20 de 2005). por el cual se adopta el
1.5.1 Delimitación de Espacio Alcaldías municipales de municipios de sexta categoría.
1.5.2 Delimitación de Tiempo De Marzo de 2013 a Junio de 2014 1.5.3 Delimitación de Contenido.
Capítulo I: Guía para el desarrollo de fases de Diagnostico, Planeación, Diseño, implementación y evaluación del Sistema de Gestión de calidad para la NTCGP 1000.
Capítulo II: Propuesta de manual de calidad para municipios de sexta categoría. 1.5.4 Alcance El alcance de este trabajo es diseñar una guía que sirva de herramienta para las administraciones municipales de las Alcaldías de sexta categoría para la implementación del sistema de gestión de calidad según la NTCGP 1000.
1.6 MARCO DE REFERENCIA
1.6.1 Implementación Sistema de Gestión de Calidad. Etapas que se requieren para implementar y desarrollar un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 en una organización. 11
Etapa 1. Análisis de la Situación Actual: En esta etapa se plantean algunas preguntas que nos indicarán el estado actual de la empresa para poder planear la implementación. Es muy importante tener en cuenta en donde se encuentra la empresa en esos momentos para establecer un punto de partida, y de este conocer y planear hacia donde queremos llegar estableciendo los objetivos de calidad y metas para el Sistema de Gestión de Calidad.
Debemos preguntarnos y responder a preguntas como, Cómo y en qué estado se encuentra la empresa? (Está comenzando, con sistemas y procesos o sin ellos, preparados para un cambio, etc.), Qué es lo que está haciendo en el presente? (Para el control de sus operaciones, relación con clientes y otros recursos), Cómo lo está haciendo?, Qué es lo que debe hacer?, Qué es lo que no debe hacer?, Cómo lo debe hacer?, Qué pasos debe seguir?, Hasta dónde quiere llegar?, etc.
11 EMPRESA SISTEMAS Y CALIDAD TOTAL. 15 Etapas para la Implementación y Desarrollo de
un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 (En línea).
http://www.sistemasycalidadtotal.com/calidad-total/15-etapas-implementacion-sistema-gestion-de-calidad-iso-9001/ (citado el 10 de mayo de 2014)
Etapa 2. Mapeo de Procesos: En esta etapa se establecen y registran los procesos actuales de la empresa para tener una mejor visión de estos y así conocer su interacción con otros departamentos y áreas, para saber qué tipo de información fluye entre ellos.
Estos son analizados para que posteriormente sean modificados y adaptados a las mejores prácticas conocidas en el giro y para el bien común de la organización. Los procesos nos van a ayudar a tener una visión clara de lo que queremos hacer para establecer sistemas, controles e indicadores de calidad para el óptimo funcionamiento de cada parte del Sistema de Gestión de Calidad.
Etapa 3. Documentación de Política y Plan de Calidad: Debemos tener en cuenta que sin un Plan y sin una Política de Calidad no podríamos implementar un Sistema de Gestión de Calidad. En esta etapa es donde vamos a documentar el plan y la política.
El Plan de Calidad es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.
La Política de Calidad debe incluir el objetivo de calidad principal, el compromiso que existe con el cliente, y de qué manera se va a lograr a través de una mejora continua. Etapa 4. Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo: La documentación de los procesos y procedimientos se llevan a cabo en esta etapa y es donde vamos a plasmar todo lo que hacemos, como lo hacemos, los alcances y quienes son los responsables de cada actividad
Algunos procedimientos son obligatorios por la norma ISO 9001:2008. En los siguientes elementos de la norma deben existir procedimientos documentado: Elementos 4.2 Requisitos de la Documentación, 8.2 Seguimiento y Medición, 8.3 Control de Producto No Conforme, y 8.5 Mejora.
Existen 4 niveles de documentos en un Sistema de Gestión de Calidad: 1er Nivel: Incluye el Manual de Calidad
2do Nivel: Incluye los Procedimientos
3er Nivel: Incluye las Instrucciones de Trabajo 4to nivel: Incluye los Registros o Formatos
Etapa 5. Elaboración del Manual de Calidad: El Manual de Calidad es la descripción de la norma ISO 9001 en los procesos de la empresa. Contiene todos los procedimientos documentados de la organización en todos sus niveles.
El tamaño de este manual puede diferir, dependiendo de la organización, alcance, productos, complejidad de procesos y competencia del personal.
Etapa 6. Capacitación: Esta etapa es la más difícil de todas, ya que significa cambiar la mentalidad del recurso humano hacia un cambio basado en normas y procesos controlados. Siempre existen personas en la empresa que se van a resistir al cambio, pero debemos de ser insistentes y constantes en la concientización para lograr un cambio en donde todos estemos en el mismo barco. Si esto no sucede, simplemente el sistema no va a funcionar.
En esta etapa debemos capacitar a todo el personal sobre el tema ISO 9001 como una herramienta para mejorar las actividades de la empresa y hacerlos conscientes de lo que significa trabajar con un Sistema de Administración de Calidad.
Hacerles ver todo lo que conlleva la certificación, cuales son los objetivos y las nuevas políticas, cuales son las ventajas de trabajar con el nuevo sistema de calidad total, cuales son los controles e indicadores a seguir, cuales son las herramientas que se van a utilizar para las acciones correctivas y preventivas, etc.
Etapa 7. Implementación: Una vez creado, desarrollado y estructura todo, además de la capacitación al personal, llega la etapa de la implementación, en donde se pone en marcha todo el sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta. Lo que antes se hacía de una manera, en esta etapa se deja de hacer como antes, y se comienza con la nueva estructura.
Etapa 8. Primera Auditoria Interna: En un Sistema de Gestión de Calidad siempre deben de haber revisiones a dicho sistema para ver cómo está operando, observar las fallas para corregirlas y detectar oportunidades de mejora para el crecimiento del mismo.
Se deben de realizar auditorías internas periódicamente, pero en este caso, en esta Etapa 8, comenzaremos por la primera, para ver como realmente se ha implementado el sistema y detectar posibles fallas para corregirlas antes de la pre-auditoria externa, que posteriormente nos llevará a la pre-auditoria externa y a la certificación.
Etapa 9. Revisión General: Debemos de hacer una revisión general de cómo está resultando la implementación y de cómo está funcionando el nuevo sistema. Debemos revisar las fallas encontradas en la Etapa 8, y ver la manera de corregirlas y evitar que vuelvan a suceder. Para esto vamos a realizar acciones correctivas y preventivas dependiendo del caso (Etapa 10).
Debemos también revisar y observar detenidamente las partes o actividades que están impactando de manera positiva al sistema de calidad total, para reforzarlas e implementarlas en las áreas en donde el sistema este débil y necesite un empuje mayor.
Etapa 10. Acciones Correctivas y Preventivas: Debemos generar las Acciones Correctivas y Preventivas de los resultados de la primera auditoria interna y la revisión general, para comenzar a trabajar sobre las observaciones y/o No Conformidades encontradas en el Sistema de Gestión de Calidad.
Lo recomendable en esta etapa, es crear un sistema que te permita gestionar las solicitudes de las acciones correctivas y preventivas, comúnmente llamado CAR System (Corrective Action Request System) o Sistema SAC (Sistema de Solicitud de Acciones Correctivas), y que te ayudarán a darle un seguimiento a estas solicitudes. Etapa 11. Segunda Auditoria Interna (Opcional): Para asegura que todo este marchando de la mejor manera antes de la pre-auditoria externa, y que las acciones correctivas y preventivas resultantes de la primera auditoria interna se estén resolviendo desde su causa raíz y en tiempo, una segunda auditoria interna se puede llevar a cabo.
Esta auditoria es opcional, si tú crees que con la primera auditoria interna es suficiente como para saber que tu sistema está realmente funcionando como debe, entonces no es necesaria esta etapa, pero si ves que a lo mejor le hace falta una pequeña afinación, entonces si te recomiendo que realices esta segunda auditoria. Etapa 12. Acciones Correctivas y Preventivas (Opcional): Al igual que la etapa 10, estas acciones correctivas y preventivas se generan de la segunda auditoria interna, la cual también puede ser opcional.
Etapa 13. Procesos de Análisis y Mejora: En esta etapa tenemos que analizar los resultados obtenidos durante las auditorias y las acciones correctivas implementadas y completadas. De esta manera vamos a poder identificar que observaciones fueron No Conformidades y que observaciones fueron Oportunidades de Mejora.
Las Oportunidades de Mejora se tienen que agrupar en un sistema aparte, para que posteriormente se le dé su debido seguimiento, e ir implementando estas mejoras dentro del Sistema de Gestión de Calidad, incrementando así la madurez del sistema y mejorando cada vez más su gestión para detectar a mayor detalle nuevas Oportunidades de Mejora o No Conformidades, y que nos ayuden a mejorar la calidad del producto.
Etapa 14. Auditoria Externa: Al llegar a esta etapa del proceso ya debimos haber pasado por una auditoria externa por parte de un organismo externo. Esta pre-auditoria nos va a servir para ver cómo estamos preparados ante la pre-auditoria externa antes de la certificación por parte del organismo certificador.
Al término de la pre-auditoria, debemos hacer las solicitudes de acciones correctivas y preventivas que se necesiten para trabajar sobre las observaciones encontradas durante esta.
Se programa posteriormente la auditoria externa y se ejecuta. Al término de esta, al igual que la pre-auditoria, se hacen las solicitudes de acciones correctivas y preventivas que se requieran según lo que los auditores externos hayan encontrado como No Conformidades Mayores y/o No Conformidades Menores.
Etapa 15. Certificación: En caso de encontrar No Conformidades, el organismo auditor da un plazo de 30 días para que la empresa trabaje sobre estas No Conformidades solucionándolas desde la causa raíz. En caso de que la empresa no cierre estas No Conformidades en el tiempo estipulado, la certificación es rechazada por el organismo certificador, y la empresa tendría que pasar nuevamente por todo el proceso.
En caso de que la empresa cierre sus No Conformidades a tiempo, el organismo certificador aprueba la certificación y envía el certificado a la empresa en un plazo no mayor a los 60 días.
1.6.2 Guías Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP. Diseño 4 guías para cada una de las fases de Implementación de la NTCGP 1000 acordes a la versión 2004, Las cuales sirven como base para desarrollar una guía integral, más sintética y pensada en la implementación de la NTCGP 1000 para municipios de sexta categoría y no para entidades nacionales como lo estaban las otras las siguientes son las tablas de contenido de cada una de las guías elaboradas por el DAFP
1. Guía de diagnóstico implementación del sistema de gestión de la calidad bajo la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:200412
INTRODUCCIÓN
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO DIRECTRICES GENERALES
Compromiso y respaldo de la alta dirección Designación del representante de la dirección Conformación del equipo de calidad
Sensibilización en el tema de calidad y en los principios de la norma Capacitación en el tema de calidad
Elaboración del plan de comunicaciones para el proyecto Determinación de recursos
12 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA. Guía de diagnóstico
implementación del sistema de gestión de la calidad bajo la norma técnica de calidad para la gestión
pública NTCGP 1000:2004 (en línea)
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=408 (citado el 16 de abril de 2014)
Articulación del proyecto de calidad con otros proyectos internos FASES DEL PROYECTO
Diagnóstico Planeación Diseño
Implementación Verificación
Gestión del Proyecto FASE DE DIAGNÓSTICO
Consideraciones previas a la fase de diagnóstico ¿Qué es la Fase de Diagnóstico?
¿Por qué es conveniente realizar la Fase de Diagnóstico? ¿Cómo se realiza la Fase de Diagnóstico?
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: Planificar la realización del diagnóstico Ejecutar el diagnóstico
Validar el informe de diagnóstico
Recomendaciones generales para el desarrollo de esta fase
2. Guía de planeación implementación del sistema de gestión de la calidad bajo la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:200413
PRESENTACIÓN INTRODUCCIÓN 1. GENERALIDADES
2. CONSIDERACIONES PREVIAS A LA FASE DE PLANEACIÓN 3. ¿QUÉ ES LA FASE DE PLANECIÓN?
4.¿POR QUÉ ES CONVENIENTE REALIZAR LA FASE DE PLANEACIÓN? 5. ¿CÓMO SE REALIZA LA FASE DE PLANEACIÓN?
6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA FASE DE PLANEACIÓN 6.1. Planificar la realización de la Fase de Planeación
6.2. Ejecutar la Planeación
7. RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DE ESTA FASE
3. Guía de Diseño para Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004.14
13 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA. . Guía de planeación
implementación del sistema de gestión de la calidad bajo la norma técnica de calidad para la gestión
pública NTCGP 1000:2004 (en línea)
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=408 (citado el 16 de abril de 2014)
14 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA. . Guía de Diseño para
Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad para la Gestión
INTRODUCCIÓN 1. GENERALIDADES
1.1. ¿QUÉ ES LA FASE DE DISEÑO?
1.2. ¿PORQUÉ ES CONVENIENTE LA FASE DE DISEÑO? 1.3. ¿CÓMO SE REALIZA LA FASE DE DISEÑO?
1.4. DEFINICIONES BÁSICAS 1.5. PRINCIPIOS DE CALIDAD
2. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA FASE DE DISEÑO 2.1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS DEL SGC
2.2. DESCRIBIR (CARACTERIZAR) LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
2.3. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE LA CALIDAD
2.4. PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO 2.5. DOCUMENTAR LOS PROCESOS.
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
BAJO LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004
2.6. CORRELACIÓN ENTRE REQUISITOS DE LA NORMA Y LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
2.7. INDICADORES DE GESTIÓN
3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS EN LA GESTIÓN DE LA CALIDAD 3.1. CONTEXTO ESTRATÉGICO.
3.2. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS 3.3. ANÁLISIS DE RIESGOS
3.4. VALORACIÓN DEL RIESGO.
3.5. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 3.6. MONITOREO Y REVISIÓN
3.7. COMUNICACIÓN Y CONSULTA
1.6.3 Modelo para la implementación de un sistema de gestión de la calidad basado en la Norma ISO 900115. Este modelo presenta las distintas etapas de un
proceso de intervención para la implementación de un sistema de calidad con base en ISO 9000. Dichas etapas se encuentran inmersas dentro del ciclo de mejora continua PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), y puede ajustarse y acomodarse
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=408 (citado el 16 de abril de 2014)
15 Rincón B., Rafael David. (2000). Guía metodológica para la implementación de la norma ISO
9001 en empresas productoras de software. Informe de período sabático. Medellín: Universidad EAFIT
al tipo de empresa a la cual se quiera aplicar. La etapa 1 es tal vez la más importante, pues habrá mayores posibilidades de éxito en la implementación cuando se tiene el apoyo decidido y el compromiso de todos los niveles de la compañía. En la etapa 2 se reúne el equipo del proyecto, se le capacita en los requisitos de la norma, se evalúa el estado del sistema de calidad actual y se elabora un plan detallado acerca de la organización del proyecto, se le proporciona los recursos y se administra. Las etapas 3 a la 7 se desarrollan de manera secuencial. Para una planeación efectiva se requiere conocer a fondo los procesos claves de la organización (etapa 3), que en muchos casos quedan consignados en los planes de calidad (etapa 4). Los resultados de estos planes son fundamentales para el diseño o perfeccionamiento de la mayoría de los elementos del sistema de calidad (etapa 5). Estos elementos se estandarizan con su documentación formal (etapa 6) para su posterior implementación (etapa 7). Los cambios finales a la documentación y el cierre de cualquier no conformidad en la implementación se traslapan con la validación del sistema de calidad (etapa 8), la cual se debe asegurar (etapa 9) (Véase la figura 3): Figura 3. Modelo para Implementación ISO 9001
Fuente: Rincón B., Rafael David. (2000)
1.6.4 Gestión documental en la Gestión de calidad16
16 ABC CALIDAD. Gestión de Calidad en la Gestión Documental (en línea)
http://abc-calidad.blogspot.com/2011/04/gestion-documental-en-la-gestion-de-la.html (citado el 11 de mayo de 2014)
La gestión documental es soporte básico en el sistema de gestión de la calidad y en general para las distintas certificaciones ISO y OHSAS. La documentación en el sistema de gestión de la calidad es la base y soporte del sistema. Las normas internacionales de la familia ISO 9000 requieren que el sistema de gestión de la calidad de una organización esté documentado. En resumen partimos de la base de que la gestión documental en un sistema de gestión de la calidad, forma parte integrante del propio sistema.
La auditoría del sistema precisa, igualmente, de la gestión documental como garantía de la gestión, no solo para la ISO 9001, también para la ISO 14001 y para la familia OHSAS 18000. El auditor revisará la gestión documental para comprobar su grado de fiabilidad y si realmente está integrada en el sistema de gestión de calidad. La documentación del sistema de gestión de la calidad puede bien relacionarse con las actividades totales de una organización o bien con una parte de esas actividades, dependerá del tipo de organización, tamaño y otros factores.
Es importante que los requisitos y el contenido de la documentación del sistema de gestión de la calidad se orienten de acuerdo con las normas de calidad que se pretenden satisfacer.
Los documentos de la planificación de la calidad pueden incluir la planificación administrativa y operativa, la preparación de la aplicación del sistema de la gestión de la calidad incluyendo la organización la programación y el enfoque por el cual los objetivos de la calidad han de ser logrados.
El sistema de gestión de la calidad considera a la organización como un subconjunto de procesos interrelacionados entre sí, frecuentemente los resultados de un proceso se transforman en elementos de entradas en otros procesos. La búsqueda de la eficacia en el funcionamiento de una organización se basa precisamente en identificar estos procesos y las interacciones entre ellos y adaptar la gestión documental a una serie de documentos que soporten esos procesos, subprocesos e interacciones entre ellos.
Cada organización debe desarrollar y gestionar la documentación necesaria que demuestre la eficacia y garantice los resultados de los diferentes procesos, identificando así cada grupo de documentación con las diferentes actividades. Gestión Documental en la Gestión de Calidad
La forma de organizar la documentación del sistema de gestión de calidad normalmente sigue a los procesos de la organización y en su caso a la estructura de la norma de calidad que se ha de cumplir, o bien responde a una combinación de ambas.
En cuanto al número de documentos del sistema de gestión de la calidad dependerá de distintos factores:
a.- El tamaño de la organización y el tipo de actividades. b.- La complejidad de los procesos y sus interacciones. c.- La competencia del personal.
La documentación mínima que todo sistema de gestión de la calidad debe desarrollar es la siguiente:
a) Política de la calidad y sus objetivos; b) Manual de calidad; c) Procedimientos documentados; d) Instrucciones de trabajo; e) Formularios; f) Planes de calidad; g) Especificaciones; h) Documentos externos; i) Registros.
La documentación del sistema de gestión de calidad puede estar en cualquier tipo de medio, ya sea en papel o en medios electrónicos. En la práctica realmente la gestión documental será una gestión mixta, parte de los documentos estarán informatizados y parte de los documentos en archivos físicos.
Agrupación de los documentos de la gestión de calidad: Todos los documentos que gestionamos se pueden agrupar en tres estamentos:
Manual de Calidad, Procedimientos,
Instrucciones, formularios, registros y otros
Manual de Calidad: Describe el sistema de gestión de la calidad de acuerdo con la política y los objetivos de calidad establecidos. Incluye el propio manual, la política de calidad y los objetivos.
Procedimientos del sistema de gestión de calidad: Conjunto de documentos que describen los procedimientos interrelacionados requeridos para implementar el sistema de gestión de calidad.
Instrucciones, formularios y otros documentos, son documentos de trabajo detallados.
BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA GESTION DE CALIDAD
Aunque el sistema de gestión documental es imprescindible para implantar la ISO, ya de por sí aporta numerosos beneficios a la organización:
a) Describe el sistema de gestión de calidad de la organización.
b) Las funciones relacionadas se pueden entender mejor y se explican y ponen en evidencia las interrelaciones.
c) Informa a los empleados del compromiso de la dirección con la calidad.
d) Ayuda a cada empleado a comprender la función que desempeña dentro de la organización, por lo que influye positivamente en el compromiso de cada uno con el sistema de gestión de calidad.
e) Facilita el entendimiento entre los empleados y la dirección. f) Es base para las expectativas del desempeño del trabajo
g) explica la forma en que se llevarán a cabo las actividades para lograr los requisitos especificados
h) mide los alcances de los requisitos especificados
i) sirve de base para la formación de los nuevos trabajadores y para la actualización periódica de los empleados actuales
k) facilita el orden y equilibrio de la organización l) facilita el camino a la mejora contínua,
m) da confianza a los clientes
n) demuestra ante terceros y otras partes interesadas las capacidades de la organización
o) sirve de referencia a proveedores de los requisitos necesarios dentro de la organización
p) es básico para desempeñar las labores de las auditorias del sistema de gestión de calidad
q) Sirve de evaluación continua del sistema de gestión de calidad.
ELABORACION DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Responsabilidad de la elaboracíon, requisitos, listado de la documentación necesaria para el sistema, métodos de elaboración, control de documentos, clasificación, requisitos en el diseño, gestión documental, entregas y recepción de los documentos, documentos obsoletos, documentación externa archivos.
Responsabilidad de la elaboración.
La responsabilidad para elaborar y diseñar la documentación del sistema de gestión de calidad debe recaer en personas que se encuentren involucradas en los procesos y actividades. Esto proporciona entre otras cosas un sentido de compromiso del personal y al entendimiento de los requisitos y demás contenido de los documentos. La elaboración estará guiada y supervisada por las personas responsables del control y seguimiento del sistema de gestión de calidad.
Métodos de elaboración y control de la documentación del sistema de gestión de la calidad, distribución, archivo, control de documentos obsoletos e identificación de las copias no controladas.
Primero hay que identificar la documentación necesaria para el sistema de gestión de calidad y ello se realizará en base a los procesos identificados y a las interacciones entre procesos. La identificación de los procesos debe ser la base que marque la necesidad de documentación.
Referencias documentales: Los documentos serán identificados mediante referencias en función de las normas y capítulos de la gestión de calidad.
Debe fijarse un método de distribución de documentos, así como de revisión y actualización de los mismos. Sabiendo que hay que dejar constancia escrita o mediante medios informáticos del reparto de documentación a los involucrados en los distintos procesos.
Todos los documentos tienen que estar identificados con quien lo elabora, revisa, aprueba y distribuye. El sistema tiene que tener claro e identificado un registro en el que se especifique la distribución de cada documento.
Hay que definir un procedimiento para la emisión y control de los cambios en los documentos.
Las copias de los documentos que no entran en el sistema de distribución de calidad, tienen que estar identificadas como copias no controladas. (Un simple sello y fecha puede ser suficiente). Es una forma de evitar la aparición y uso de prácticas sobre documentos obsoletos.
Los documentos obsoletos tienen que estar igualmente identificados y controlados y mantenerse en archivo durante el tiempo que se haya pactado.
Además de los documentos emitidos por la org
anización hay que controlar la documentación externa que afecta de un modo y otro a nuestra organización, productos, servicios y que por tanto está relacionada con el sistema de gestión de calidad.
Los documentos tienen que estar archivados o en sistemas informáticos con acceso libre a todo el personal implicado. Hay que tener igualmente un archivo probatorio, ya sea físico o informático, de las distintas entregas de documentación a personal implicado.
Gestión Documental Práctica en un Sistema de Gestión de Calidad. La gestión documental entendida como la elaboración de los documentos, según unos requisitos, manejo, movimiento de dichos documentos, actualización, archivos, es bien sencilla, se basa principalmente en tener todos los documentos controlados, asegurarse de que las personas implicadas en los distintos procesos tengan conocimiento sobre los mismos, que el personal esté bien formado y que los documentos estén vivos, actualizados, es decir control de las revisiones y de los documentos obsoletos.
1.7 METODOLOGIA
1.7.1 Tipo de estudio. El presente estudio es de tipo descriptivo, toda vez que busca identificar buenas prácticas para la implementación de la NTCGP 1000 en un municipio de sexta categoría.
1.7.2 Fuentes de información. La principal fuente de información corresponde a los documentos técnicos del departamento administrativo de la función pública y a la información estadística del DANE, así como guías afines.
1.7.3. Marco Legal.
Artículos 209 de la Constitución Política de 1991: Las autoridades administrativas
deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley.
Articulo 269 de la Constitución Política de 1991: Las entidades públicas, las
autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley.
Ley 87 del 29 Noviembre de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 489 del 29 diciembre de 1998: Se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política. ( R )
Decreto 2145 del 4 de Noviembre de 1999: Se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la administración pública del orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado parcialmente por el Dec.2593 del 2000 ( R )
Directiva presidencial 01 del 29 de Enero de 1997: Desarrollo del Sistema del Control Interno.
Directiva presidencial 02 del 12 de Mayo de 1994: Desarrollo de la función de Control Interno en las entidades y organismo de la Rama Ejecutiva del orden Nacional.
Directiva presidencial 09 del 29 de Diciembre de 1999: Se dictan los lineamientos para la implementación de la política de lucha contra la corrupción. ( R )
Decreto 1537 del 26 de Julio del 2001: Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a los elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado. ( R )
Decreto 188 de 2001: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de Control Interno. (Únicamente para R)
Decreto 1826 del 3 de Agosto de 1994: Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, y establece que al más alto nivel la creación de la Oficina de Control Interno bajo dependencia directa del representante legal y establece la obligatoriedad de organizar en cada entidad al más alto nivel jerárquico, un comité del sistema de Control Interno.
Ley 42 del 26 de Enero de 1993: Sobre la organización del Control Fiscal, Financiero y los organismos que lo ejercen.
Decreto 1599 de mayo 20 de 2005: Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control
Internopara el Estado Colombiano MECI 1000:2005. ( R )
Circular No. 02 de 2005. Nuevo modelo estándar de Control Interno para entidades del
estado colombiano – MECI: 1000:2005.
Circular No. 03 de 2005. Lineamientos generales para la implenetacion del modelo estándar de control interno para el estado colombiano – MECI 1000: 2005.
Circular No. 06 de 2005. Implementación del sistema de gestión de la calidad en las entidades del estado obligadas por la Ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la norma técnica de calidad para la gestión pública.
Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI.
LEY 872 DE 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva
del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.
DECRETO 4110 DE 2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
1.8 DISEÑO METODOLÓGICO
1.8.1 Fases para el desarrollo del trabajo. Para el desarrollo del presente trabajo se tendrán las siguientes fases:
El diseño de la Guía se realizara revisando las buenas practicas documentales y aplicarla de acuerdo a la experiencia de trabajo con un municipio de sexta categoría Se realiza revisión documental de Formatos aprobados a nivel nacional y otros de creación propia como propuesta para la implementación
Se diseña una propuesta tipo, de manual de Calidad para un municipio de sexta Categoría
GUÍA PARA EL DESARROLLO DE FASES DE DIAGNOSTICO, PLANEACIÓN, DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA NTCGP 1000 EN MUNICIPIOS DE SEXTA CATEGORÍA.
Esta Guía Busca dar una herramienta clara de cómo Implementar un Sistema de Gestión de Calidad en la mayoría de entidades territoriales Colombianas los Municipios de los
cuales, cuentan con muchas desventajas en sus diferentes recursos, pero la calidad es la Herramienta de Gestión Ordenada y planeada que permitirá optimizar
los recursos y Prestar un Servicio acorde a los requisitos legales
2. CAPITULO I: GUÍA PARA EL DESARROLLO DE FASES DE DIAGNOSTICO, PLANEACIÓN, DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA NTCGP 1000 EN MUNICIPIOS DE SEXTA CATEGORÍA.
Introducción
La implementación de diversas normas de planificación, la descentralización de funciones y las nuevas tareas entregadas día a día a las administraciones locales a desembocado en un sinfín de estrategias vinculadas a la improvisación, a la mala utilización recursos públicos en pro de un impotente ejercicio de organización o simplemente sistemas desvinculados a las realidades de los municipios, a sistemas tecnológicos inoperantes e incluso inexistentes, a inversiones cuyo seguimiento es nulo bien por la falta de instrumentos de medición, pero también por la falta de compromiso político y de memoria institucional en cada gobierno municipal.
El interés de la norma con respecto a la implementación de sistemas de calidad reflejan una manera responsable, sensible y práctica de administrar los recursos públicos, sin embargo dicho trabajo, unido a los múltiples inconvenientes mencionados anteriormente, nos permite entender que imponer en las alcaldías municipales el trabajo en su implementación conlleva a invertir recursos y hacer cambios.
Esta guía actualiza y condensa lo planteado en guías elaboradas por el Departamento Administrativo de Función Pública las cuales en su elaboración fueron pensadas para guiar a las organizaciones del nivel nacional y están elaboradas de acuerdo a la NTCGP 1000: 2004, esta guía da herramientas en cada etapa del Sistema de gestión pensando en los municipios de sexta categoría y acorde a la NTCGP 1000:2009
La implementación de un sistema de gestión de calidad trae Múltiples beneficios entre los cuales se debe destacar Orden en la gestión, el mejoramiento de la atención al usuario, la prestación de mejores servicios a la comunidad, el aumento de la eficiencia y por lo anterior la reducción de costos, aumentar tanto a nivel organizacional como a nivel de la ciudadanía las herramientas y la capacidad para vigilar la correcta utilización de los recursos públicos y así mismo por esta vía realizar control ciudadano a los dirigentes de cada región, la posibilidad de fortalecer la institucionalidad contra interferencias políticas negativas y muchas implicaciones más genera la necesidad de buscar la forma de mejorar sistemáticamente la implementación de sistemas de gestión de calidad a nivel territorial.
2.1 ¿CUALES SON LOS LINEAMIENTOS GENERALES? La calidad es una herramienta fundamental que permite al ciudadano establecer una conexión real con el estado, teniendo en cuenta que esta tiene como principal objetivo la satisfacción de los clientes (para el caso beneficiarios y/o usuarios), de acuerdo a lo anterior es necesario explorar cuales son los principales lineamientos de la norma de calidad en la Gestión Pública, con respecto a la cual se sustenta todo el modelo.
Los lineamientos a los que aquí se hace referencia respectan sobre los elementos básicos que en su conjunto permiten iniciar el proceso de implementación de manera óptima, identificando cada uno de estos para la aplicación a los entes territoriales, lo anterior teniendo en cuenta lo establecido en la NTCGP 1000: 2009.
2.1.1 ¿Por qué el compromiso de la alta Dirección? Establecido como pilar fundamental para el inicio de la implementación del sistema de gestión de calidad, lo anterior ya que la única forma de éxito depende si la alta dirección está en cabeza del mantenimiento, el desarrollo, el seguimiento y perfeccionamiento del sistema de gestión de calidad.
Las alcaldías de los municipios de Colombia que se encuentran en categoría 6, tienen un nivel directivo más pequeño y con menos niveles de jerarquías que las establecidas en los Ministerios y demás entidades del ente nacional, por lo anterior vincular al nivel directivo tiene en este caso una variable a favor de los pequeños entes territoriales.
2.1.2 ¿La designación de un representante de la dirección? La norma estableció la necesidad de designar a un responsable del nivel directivo para la implementación del sistema de gestión de calidad, cabe aclarar que permite designar a la persona que tiene la responsabilidad de la implementación del Modelo Estándar de Control interno (MECI); para las entidades en aquí establecidas realizar esta elección permitirá entonces realizar el proceso de implementación del sistema de calidad armónicamente con el MECI.
2.1.3 ¿Cómo conformar un equipo de calidad? El ente territorial debe determinar el equipo de calidad que en coordinación con la dirección será también el equipo encargado de fortalecer el proceso de implementación del sistema de calidad. Teniendo en cuenta la exigencia de la norma, el carácter interdisciplinario y el aporte de la mayor cantidad de áreas se verá reflejado en la designación de un porcentaje del nivel directivo (secretarios de despacho), lo anterior por lo mencionado con respecto a la cantidad de personal en los entes territoriales, en especial los vinculados a las áreas de planeación, servicios administrativos, archivo municipal, atención al usuario.
2.1.4 ¿A qué se refiere la cultura de la Calidad? Con respecto a la implementación de la NTCGP 1000 la norma establece que es necesario realizar prácticas que sensibilicen al equipo de trabajo, con respecto a la importancia de la calidad para el
desarrollo de las funciones en la administración, así mismo un buen proceso de sensibilización permitirá enfrentar mejor la natural resistencia al cambio de alguno de los funcionarios de la entidad.
Para lo cual se puede solicitar apoyo a Instituciones Educativas como el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y la Escuela Superior de Administración Publica ESAP, entidades que prestan el servicio de Capacitación, en todo el país y no genera ningún costo.
2.1.5 ¿Que es necesario conocer de la calidad? Es importante vincular al equipo de trabajo y a todos los servidores públicos, en general a capacitaciones que permitan entender de manera básica los elementos planteados en la norma NTCGP 1000, lo anterior permite que cada uno de los funcionarios sea un multiplicador de información y un referente de conocimiento sobre esta misma, de igual modo se establece un tema en común con el cual se fortalece cada día el aprendizaje sobre el tema.
2.16 ¿Sobre los recursos? Es importante tener en cuenta que ya que el nivel directivo está comprometido con la implementación de un sistema de gestión de calidad, se debe tener en cuenta la provisión de recursos físicos, tecnológicos, económicos y de infraestructura a los que haya lugar para la implementación y mantenimiento del sistema, así mismo es necesario tener en cuenta que la implementación de la NTCGP 1000 es un proyecto que debe estar vinculado a la implementación del MECI y a la elaboración de planes Macro de la entidad (Ej. Plan de desarrollo, plan de acción) con el fin de establecer una eficiente asignación y uso de los recursos, con la mayor cantidad de objetivos cumplidos.
Buscar Asesores externos que Apoyen en las etapas de Diagnostico, Planeación y Diseño. Es Importante realizar convenios con universidades para permitir pasantías en la entidad territorial con el fin de realizar levantamientos de Procesos e implementación del Sistema, especialmente se deben buscar perfiles de Administradores Públicos, Administradores de empresas en Ingenieros Industriales
2.2 ¿CUALES SON LAS ETAPAS O PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN? Para la implementación de un sistema de gestión de calidad requiere del establecimiento de cinco etapas secuenciales y consecuentes para lograr los objetivos determinados. Las etapas (Véase figura 4) establecidas en esta guía corresponden a:
