ANEXO 3 FUNCIONES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EMERGENCIAS

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ANEXO 3

FUNCIONES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EMERGENCIAS

COMITÉ DE EMERGENCIAS

Función: Coordinación y toma de decisiones para prevención y preparación para emergencias Antes de la emergencia

 Planear y organizar las diferentes acciones y recursos para la eficaz atención de una eventual emergencia

 Conocer el funcionamiento de la Institución y las zonas vecinas, las instalaciones, las emergencias que se puedan presentar y los planes normativos y operativos de las mismas

 Identificar las zonas más vulnerables

 Mantener actualizado el inventario de recursos humanos, materiales y físicos propios de la empresa

 Mantener el control permanente sobre los diferentes riesgos de la empresa

 Diseñar y promover programas de capacitación para todo el personal para afrontar emergencias

 Realizar reuniones periódicas para mantener permanentemente actualizado el Plan de Emergencias

 Evaluar los procesos de atención de las emergencias para realimentar las acciones de planificación

Durante la Emergencia

 Activar la cadena de llamadas de los integrantes del Comité de Emergencias

 Evaluar las condiciones y magnitud de la Emergencia

 Distribuir los diferentes recursos para la atención adecuada de la emergencia

 Establecer contacto con las directivas de la empresa, los grupos de apoyo y con la ayuda externa (Policía, Cruz Roja, Defensa Civil, Bomberos, Tránsito, ARL)

 Tomar decisiones en cuanto a la evacuación total o parcial

 Reunirse en el sitio asignado como PMU (Puesto de Mando Unificado)

 Coordinar las acciones operativas en la atención de emergencias

 Recoger y procesar toda la información relacionada con la emergencia

 Coordinar el traslado de los heridos a los Centros de Asistencia Médica Después de la Emergencia

 Evaluar el desarrollo de las diferentes actividades contempladas en el Plan, después de cada emergencia o simulacro desarrollado

 Elaborar y presentar informes de dichas actividades a las Directivas

 Actualizar los diferentes inventarios de recursos

 Permanecer en estado de alerta hasta “la vuelta a la normalidad” (recuperación)

 Retroalimentar cada uno de los elementos del Plan de Emergencias de la Instalación

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COORDINADOR GENERAL DE EMERGENCIAS Antes de la emergencia

 Establecer relación permanente con las máximas directivas de la empresa

 Presentar presupuestos debidamente sustentados que garanticen la buena marcha del Plan, a las directivas de la empresa

 Distribuir las diferentes responsabilidades a los integrantes del Comité de Emergencias

 Citar a reuniones periódicas a los miembros de Comité de Emergencias

 Mantener informadas a las directivas sobre las diferentes acciones que contempla el Plan de Emergencias

 Identificar los posibles riesgos internos y del entorno que puedan vulnerar la Institución o que la Institución pueda generar vulnerabilidad al entorno y analizar el riesgo desde el punto de vista financiero, legal de responsabilidad civil, lucro cesante entre otros. Tomar medidas de monitoreo y control

Durante la emergencia

 Evaluar la magnitud del evento

 Decretar el estado de Emergencia y su categoría

 Tomar decisiones estratégicas necesarias para el manejo de la emergencia

 Activar la cadena de llamadas del Comité de Emergencias

 Recoger toda la información relacionada con la emergencia

 Realizar contacto con los organismos de ayuda externa y las empresas vecinas que puedan verse afectadas

 Facilitar la consecución de recursos no existentes en la empresa

 Conformar el PMU, y verificar que todos los integrantes del comité estén presentes. Distribuir funciones y coordinar reemplazo de personas faltantes

 Coordinar el Puesto de Mando Unificado (PMU). Al presentarse organismos de apoyo externo, miembros de este grupo integraran el Puesto de Mando Unificado

 Coordinar con el Comité de Emergencias, las decisiones y acciones extraordinarias no contempladas en el plan para el efectivo control de la emergencia

 Mantener comunicación permanente con el Capitán de las Brigadas para el control operativo de la situación

 Coordinar la emisión periódica de mensajes conjuntamente con la comisión de comunicaciones para los medios de comunicación masivos (prensa, radio y televisión)

 Declarar la finalización de la fase de control del siniestro

Nota: El Coordinador General de Emergencias administrará el KIT de emergencias que debe encontrarse en el Puesto de Mando Unificado, el cual contiene:

 Sistema de comunicación (radiotransmisor, celular)

 Distintivos

 Tablas de apoyo, papel y lapiceros

 Listado de Estructura Organizacional para Emergencias –

 Funciones de la Estructura Organizacional para Emergencias –

 Copia Cadena de Llamadas Interna –

 Directorio de Organismos de Ayuda Externa –

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 Base de datos (USB) o listado impreso de todo el personal actualizado con los números telefónicos de las residencias

 Planos de las instalaciones críticas de la compañía, suministrados por el personal técnico de la empresa

 Planos de evacuación y de los recursos para emergencia de las instalaciones

 Formatos de registro para situaciones de emergencia Después de la emergencia

 Realizar reuniones de evaluación de los procedimientos realizados

 Recoger el informe de la emergencia

 Presentar los respectivos informes a la gerencia general

 Coordinar las labores de reconstrucción

 Participar en el análisis e investigación por parte de las autoridades competentes, compañías de seguros

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GRUPO DE APOYO RECURSOS Antes de la Emergencia

 Facilitar y agilizar la consecución de equipos para un adecuado control de las emergencias, según requerimientos de Salud Integral

 Conocer los recursos existentes en la Institución.



 Participar de la cadena de llamadas y acudir Inmediatamente al llamado presentándose al PMU

 Portar el medio de comunicación (Radio, celular)

 Coordinar la consecución de los recursos que se requieren para el control de la emergencia y que se están agotando

 Establecer comunicación con las diferentes instituciones de ayuda externa que puedan prestar apoyo en recursos de acuerdo a la emergencia

 Dar soporte en comunicación, transporte y abastecimiento para la atención de la emergencia Después de la Emergencia

 Coordinar con el responsable de Salud Integral la reposición de los recursos utilizados, definir y tramitar los recursos adicionales necesarios para futuras emergencias

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GRUPO DE APOYO EDUCACIÓN Antes de la emergencia

 Mantener actualizado el listado de todo el personal de la empresa con los números telefónicos, esta información debe incluirla en kit de emergencia del PMU

 Planear y coordinar conjuntamente con Salud Integral, actividades formativas para todo el personal, en temas relacionados con la autoprotección y actuación en caso de emergencias

 Evaluar los programas educativos

 Programar conjuntamente con Salud Integral, capacitaciones especiales para grupos de apoyo como Comité de Emergencias, Brigada de emergencias, coordinadores de evacuación

 Participar de la cadena de llamadas, acudir inmediatamente al PMU

 Apoyar al jefe de emergencias en la coordinación con los grupos de apoyo interno y servir de suplente de los miembros ausentes

 Servir de apoyo en la comunicación a familia de afectados

 Observar la coordinación de la emergencia y registrar las fortalezas y debilidades Comunicación a Familiares Afectados

 Comunicarse con las familias de los afectados para informar la situación y el centro hospitalario donde se ha remitido el afectado

 Mantener contacto permanente con las instituciones de atención medica, con el fin de tener información actualizada del estado de salud de las personas remitidas a dichas instituciones Después de la emergencia

 Evaluar la eficiencia de los programas formativos y preventivos, de acuerdo al análisis de fortalezas y debilidades encontradas en el evento

 Presentar informes de los resultados obtenidos de los programas educativos

 Programar nuevos talleres para corregir o afianzar conocimientos

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GRUPO DE APOYO COMUNICACIONES Comunicación a Medios Masivos

 Preparar los “comunicados oficiales” en caso que se requieran

 Divulgar los comunicados oficiales en los diferentes medios a través de ruedas de prensa (evitar dar comunicados aislados a los medios). Ningún empleado está autorizado para dar declaración a los medios de comunicación masivo

A continuación se presenta un modelo de boletín de prensa, que puede ser tomado como guía en caso necesario:

MODELO BOLETÍN DE PRENSA

La empresa XXXXX, informa a la ciudadanía que el día _____________ a las ________ horas, se presentó una emergencia de tipo ______________ y está siendo atendida con apoyo de los organismos de ayuda externa.

(Si en el evento alguna persona resultó afectada (herida o muerta) y después de haber avisado a los familiares, comunicar)

Como consecuencia del evento, el señor (a) ________________, empleado de ___________resultó (herido o falleció), quien está siendo atendido en un centro asistencial.

No se han establecido las causas del incidente, las cuales están siendo investigadas por personal de las autoridades competentes. Seguiremos dando la información al respecto

Después de la emergencia

 Coordinar con el Comité de Emergencia las actividades de relaciones públicas posteriores al siniestro que faciliten la recuperación de la imagen de la empresa, especialmente si la situación ha implicado efectos adversos a terceros o a la comunidad

 Llevar un archivo de toda la información referente al siniestro publicada en los diferentes medios de comunicación

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GRUPO DE APOYO TÉCNICO Antes de la Emergencia

 Identificar las zonas más vulnerables de la empresa conjuntamente con el responsable de Salud Integral

 Tener conocimientos sobre las causas, efectos y comportamiento de los diferentes riesgos

 Suministrar información técnica sobre cualquier cambio en las instalaciones (reubicación de zonas de trabajo, creación de nuevas estructuras, reubicación de riesgos)

 Coordinar los chequeos y mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos que por las características del proceso sean un potencial de riesgo de incendio, explosión, contaminación ambiental, etc.

 Definir los planes de contingencia para intervenir áreas críticas en caso de emergencia y darlos a conocer

 Coordinar conjuntamente con Salud Integral los permisos y verificación de cumplimiento a los protocolos para trabajos especiales de alto riesgo

 Mantener actualizados los planos de las áreas críticas e instalaciones especiales y suministrar copia al jefe de emergencias

 Ubicar y Evaluar la magnitud de la emergencia y prever las posibles consecuencias. Si la situación lo amerita notifica al Jefe de Emergencias

 Participar en la cadena de llamadas y presentarse al PMU. Portar el medio de comunicación (Radio, celular)

 Asesorar al jefe de emergencias frente a la magnitud de la emergencia y toma de decisiones

 Realizar los controles técnicos para minimizar los daños (bloqueo de circuito eléctrico, calderas, compresores, válvulas, red contra incendios, tanques de almacenamiento de inflamables, etc.)

 Tener contacto permanente con personal técnico interno o externo de la empresa (electricistas, personal de mantenimiento), que permita una orientación adecuada para el control del riesgo

 Mantener comunicación permanente con los miembros del comité de emergencias en el PMU (Puesto de Mando Unificado)

 Aplicar el plan de contingencia frente a situaciones de emergencia Después de la Emergencia

 Evaluar el estado en el que quedaron las instalaciones y procesos para definir los procesos que queden fuera de servicio y los que se puedan habilitar para darle continuidad al proceso en cada área

 Coordinar con el Jefe de emergencias, líderes de evacuación, capitán de brigada y personal de mantenimiento, el restablecimiento del proceso y la suspensión de áreas afectadas.

 Evaluar conjuntamente con el responsable de Salud Integral las causas, efectos de la emergencia y el plan de contingencia

 Implementar correctivos que prevengan la nueva ocurrencia de un evento, en conjunto con Salud Integral

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GRUPO DE APOYO SEGURIDAD FISICA Antes de la Emergencia

 Identificar los posibles riesgos de índole social (robos, asaltos, terrorismo, atentado, conflictos internos, entre otros). Evaluar las consecuencias y la probabilidad y estructurar planes de monitoreo y control de los riesgos (Control técnico, vigilancia, control de ingreso y salida de personas, entre otros)

 Dar a conocer al comité de emergencias los sistemas de control pre- establecidos y las necesidades de nuevos recursos

 Conocer el plan de emergencias y definir el plan de contingencia para una posible situación de emergencia para la prevención y control del vandalismo, ingresos de personas curiosas o ajenas a las emergencias

 Elaborar un cronograma de capacitación para el comité de emergencia, nivel táctico y áreas vulnerables frente al tema de terrorismo, atentados, extorsión, asaltos, entre otros.

 Entrenar al personal de vigilancia en las funciones asignadas frente a situaciones de emergencias y el manejo de la comunicación (cadena de llamadas interna)

 Vigilar y controlar que todas las puertas de salida de las instalaciones permanezcan despejadas; los candados y cerraduras de las puertas deben estar en buen estado y las llaves disponibles en un sitio de fácil acceso y marcadas

 Realizar simulaciones con el personal de vigilancia en la apertura de puertas consideradas de emergencia y el manejo de las comunicaciones

 Presentarse al puesto de mando unificado para recibir indicaciones e información de lo que esta sucediendo

 Portar el medio de comunicación (Radio, celular)

 Coordinar con el personal de vigilancia para que facilite la evacuación cuando sea necesario salir de las instalaciones (abrir puertas, despejar salidas, facilitar la salida pronta del personal)

 Restringir el acceso a las instalaciones de personas ajenas a los organismos de apoyo interno y externos

 Coordinar el control de los curiosos en los accesos y acordonamiento de áreas requeridas

 Coordinar el acompañamiento de los organismos de apoyo externos relacionados con la seguridad física (policía, ejército, fiscalía, etc.)

 Velar por el control del vandalismo Después de la emergencia

 Controlar el retorno a las instalaciones, teniendo en cuenta que primero ingresan los empleados y cuando lo ordene el jefe de emergencias, se permite el acceso a clientes, proveedores y visitantes

 Evaluar las acciones de la seguridad física, realizar informe y entregarlo al jefe de emergencias

 Controlar el acceso a áreas fuera de servicio o que requieren protegerse, mientas se investiga las causas del evento o se presentan las entidades externas para la investigación

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COORDINADOR OPERATIVO O JEFE DE BRIGADA DE EMERGENCIA

El capitán de la brigada es encargado de coordinar y dirigir la intervención del personal operativo de emergencia bajo su responsabilidad. Es importante evaluar la magnitud del riesgo con el fin de evitar la exposición de la vida y salud del brigadista.

Antes de la emergencia

 Conocer los riesgos generales y particulares que se presenten en las diferentes áreas y actividades

 Informar a Salud Integral las deficiencias o situaciones que constituyan riesgo, verificar que se eliminen o solucionen adecuadamente

 Velar porque se mantenga despejado el acceso a las vías de evacuación y se conserve la señalización

 Coordinar la participación del personal de la Brigada de Emergencia, en las actividades de capacitación y entrenamiento que se programen

 Revisar y mantener actualizado el plan de intervención para las emergencias prioritarias

 Capacitar y entrenar al personal de la brigada de emergencia en los protocolos de control riesgo y manejo ambiental

 Mantener el grupo completo de las brigadas, reemplazar vacantes

 Verificar que los coordinadores de evacuación de las áreas estén vigentes y conozcan sus funciones

 Coordinar conjuntamente con Salud Integral el mantenimiento oportuno de los recursos para el control de emergencias

 Solicitar reposición y dotación de recursos para el control de emergencias

 Coordinar la inspección periódica del estado general de conservación de los equipos de combate de incendios, utilizando los formatos de registro. Tomar acciones para solicitar la reposición de los equipos defectuosos

 Mantenerse actualizado y entrenado en temas de atención de lesionados, rescate y traslado, triage y control de emergencias

 Mantenerse familiarizado con todas las edificaciones e instalaciones de la compañía y sus respectivas salidas y área críticas

 Mantener comunicación permanente con el Puesto de Mando Unificado, para informar novedades, solicitar apoyo (humano, recursos) y recibir instrucciones (Debe portar radio o celular)

 Evaluar la magnitud del riesgo para definir el alcance de intervención de las brigadas con el fin de evitar la exposición de la vida y salud del brigadista

 Definir el área de impacto y coordinar el acordonamiento

 Identificar de acuerdo a la amenaza el protocolo a seguir (Derrames, Incendio, intoxicación alimentaría, fugas entre otros)

 Presentarse en el punto de reunión de la brigada para distribuir funciones y recursos

 Verificar la intervención oportuna del Grupo Operativo de Emergencia (brigadas)

 Si es necesario y no ha llegado el jefe de emergencias al sitio, toma decisiones de evacuación o intervención del grupo de apoyo interno o equipo de socorro y rescate

 Una vez lleguen los grupos de apoyo externo se acuerda mutuamente la entrega del mando y acompañamiento durante control del evento

 Coordinar el personal de la brigada manteniendo comunicación permanente con los grupos de acuerdo al rol asignado

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 Coordinar la atención en primeros auxilios a los accidentados y aquellos que por las circunstancias estén en peligro durante la ocurrencia del siniestro

 Solicitar a las personas a mantener la calma y a seguir las instrucciones impartidas por parte de los brigadistas y por el sistema de alarma

 Coordinar conjuntamente con el Puesto de Mando Unificado, el traslado correcto del lesionado al centro asistencial adecuado en su nivel de complejidad.

 Verificar que todo el personal de la brigada este a salvo

 Colaborar con el restablecimiento del proceso según directriz del jefe de emergencias y grupo de apoyo técnico

 Participar en la evaluación del evento con el Comité de Emergencias

 Participar en la investigación de las causas de las emergencias sucedidas

 Coordinar la remoción y limpieza de los residuos, incluyendo los materiales utilizados en el combate de incendios o emergencia, tales como: Extintores, mangueras

 Coordina el acordonamiento de las áreas afectadas mientras se realiza la investigación por las compañías de seguros y autoridades externas o hasta nueva orden del jefe de emergencias.

 Realizar el inventario de los recursos utilizados revisando su estado y reportar las perdidas o daños. Tramitar la reposición, recarga y/o mantenimiento

 Evaluar conjuntamente con la brigada de emergencia la gestión realizada e identificar las fortalezas y debilidades

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BRIGADA DE EMERGENCIAS Antes de la emergencia

 Participar en capacitación, entrenamiento, simulacros y mantenerse actualizado en primeros auxilios, prevención y control de emergencias, protocolos para el control de emergencias de acuerdo con las amenazas.

 Conocer los riesgos generales y particulares que se presenten en las diferentes áreas.

 Conocer los puntos críticos (circuitos eléctricos de control, calderas, etc.)

 Realizar inspecciones de seguridad periódicas con el propósito de señalar las situaciones que constituyan riesgo y gestionar con el capitán de la Brigada el informe de novedades

 Conocer la existencia y uso del sistema de alerta y alarma, y de los medios técnicos de protección disponibles

 Velar porque el equipo contra incendios, botiquines y demás recursos se encuentre en buenas condiciones, bien demarcadas, ubicadas en el lugar asignado y mantenimiento oportuno

 Asegurarse que las vías de evacuación y los equipos se encuentren libres de obstáculos y cuente con la señalización apropiada

 Verificar que los formatos para la atención en primeros auxilios estén disponibles en los botiquines

Antes de intervenir una emergencia, se debe evaluar el riesgo para no exponer la vida de la brigada. La brigada realizará el control de acuerdo al nivel de entrenamiento, capacitación y dotación de equipo de protección y recursos para el control de la emergencia. Sus funciones son las siguientes:

 Actuar prontamente cuando se informe de una emergencia de incendio, sismo, atentado terrorista entre otros, realizando actividades tendientes a la atención y control de la emergencia, evitando la propagación de sus efectos

 Las brigadas que se encuentran en el área de impacto deben notificar, activar la alerta del área y controlar con los recursos del área la emergencia mientras llega el apoyo

 Las brigadas que se encuentran por fuera del área de impacto acuden al punto de reunión establecido inmediatamente para recibir instrucciones del capitán de la brigada o el líder de brigada

 Acordonar el área afectada, el MEC (Modulo de Estabilización y Clasificación de lesionados), y las áreas requeridas según instrucciones

 En cualquier emergencia, actuar coordinadamente con los demás miembros del Equipo Operativo de Emergencia

 Servir como grupo de “apoyo” de los organismos de apoyo externo

 Ubicar los posibles heridos y personas afectadas y evacuarlos de la zona de peligro

 Valorar la situación y los lesionados, clasificarlos y atenderlos según prioridad (Triage)

 Prestar los Primeros Auxilios a los lesionados por la emergencia. Si la lesión es grave y se presentan varios heridos, solicita ayuda al Capitán de la brigada o al Jefe de Emergencia y procede a estabilizarlos

 Disminuir la tensión nerviosa en el lesionado y los compañeros de trabajo

 Diligenciar el registro de atención de primeros auxilios y la tarjeta de triage

 Prestar apoyo a los coordinadores de evacuación, cuando la emergencia no implique acciones operativas propias del brigadista

 En caso de Evacuación, en el momento en que se llegue al sitio de reunión final se pone a órdenes del capitán de la brigada

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 Reportarse al Capitán de la brigada y comunicar novedades

 Participar en la remoción de escombros, preservar las evidencias o pruebas que sirvan para la investigación de las causas del evento

 Participar en el inventario de pérdidas

 Reacondicionar los equipos empleados durante la emergencia e informar sobre el deterioro que haya sufrido durante la atención del evento

 Evaluar la calidad de los primeros auxilios o la atención del evento

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COORDINADORES DE EVACUACIÓN

En cada área se ha asignado un coordinador de evacuación con su correspondiente suplente. Sus funciones son las siguientes:

Antes de la emergencia

 Conocer el plan de emergencia y las rutas de salida de emergencia, tanto la principal como la alterna, e inspeccionarlas periódicamente

 Conocer la factibilidad de refugios temporales seguros en caso de no poder evacuar hasta el sitio de encuentro

 Mantener un listado actualizado de las personas que laboran en su área

 Informar anomalías que puedan desencadenar una emergencia

 Identificar las personas con impedimentos físicos o sicológicos y asignarle un responsable que le ayude a evacuar en caso de emergencia

Si escucha la señal de alerta:

 Inspeccionar el área asignada, chequear cuántas personas hay en el área y dar instrucciones de preparación para una posible evacuación (Con la señal de alerta no se evacua a menos que se encuentre en el área afectada)

 Tomar acciones especiales para apagar los circuitos eléctricos, sistemas y máquinas

 Notifique inmediatamente al Capitán de brigadas o jefe de emergencias las novedades encontradas en el área

En caso de alarma de evacuación:

 Si en el área se encuentra el coordinador de evacuación principal y el suplente, el suplente acompaña al grupo hasta el punto de encuentro mientras el principal realiza un barrido para verificar que todos hayan evacuado. Si con la señal de alarma esta ausente algunos de los dos coordinadores, quien esté a cargo debe salir detrás del grupo realizando el barrido visual a todas las áreas

 Mientras se esta evacuando indicar la ruta de salida del área bajo su responsabilidad y recordarles el punto de encuentro. Inspeccionar rápidamente oficinas, baños y cocineta

 Asegurarse de dejar tras de sí todas las puertas y ventanas cerradas, pero sin llave o seguro

 Impedir que las personas a su cargo regresen a la zona de peligro

 Controlar los brotes de comportamiento que puedan originar pánico, evitar aglomeraciones y controlarlas

 Coordinar la evacuación de otras personas que presenten impedimentos físicos o psicológicos

 Si encuentra una vía de evacuación bloqueada, coordinar la evacuación por la vía alterna. En caso de no poder salir, llevar el grupo a un lugar o área o cuarto seguro (alojamiento temporal), chequear constantemente la seguridad de este y notificar la novedad

 Repetir consignas establecidas como: “no corran”, “conserven la calma”, “circulen por la derecha”, “en caso de incendio desplazarse a ras del piso”, etc.

 Desplazarse al punto de encuentro con su grupo. Es importante que cada coordinador permanezca con su grupo evitando que estos se mezclen con otros grupos para facilitar el censo del personal de su área

 En el punto de encuentro, verificar que todas las personas a su cargo hayan salido; en caso contrario notificar al Capitán de la Brigada o el Teniente encargado, en ningún caso debe regresar. Si en el recorrido encuentra alguna novedad también debe notificarla (personas lesionadas, atrapadas o personas que no quieren evacuar)

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 Coordinar cuando se autorice el regreso al área con su grupo, teniendo en cuenta las instrucciones del Capitán de la Brigada. Los visitantes solo ingresan cuando todo el personal de la empresa esté en sus lugares de trabajo

 Los coordinadores de evacuación de las áreas de producción deben evaluar los riesgos que se pueden generar en el restablecimiento del proceso. Consultar con el área técnica de la empresa

 Solicitar al Capitán de la Brigada la directriz para el restablecimiento de las labores

 Ayudar en la coordinación de las actividades para poner en orden y en funcionamiento las labores del área

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PERSONAL DE VIGILANCIA Antes de la emergencia

 Conocer el Plan de Evacuación

 Velar por que se mantenga actualizado el directorio de emergencias interno y externo y el sistema de notificación de emergencias (cadena de llamadas)

 Participar en las simulaciones y simulacros programados

 Verificar que las salidas de emergencia permanezcan despejadas

 Garantizar la actualización e inducción a personal de vigilancia nuevo

 Reportar las condiciones anormales que puedan desencadenar una emergencia o que puedan dificultar la evacuación pronto del personal (estado de chapas y candados, ubicación de llaves y reposición oportuna)

 Si detecta una situación de emergencia o le es notificada comuníquese inmediatamente con su jefe inmediato y active el sistema de notificación de emergencias (Ver Cadena de Llamadas Interna –

 Con la señal de alerta los vigilantes deben inspeccionar el entorno para identificar posibles novedades, no permitirán el ingreso de visitantes a la empresa hasta nueva orden y deberán habilitar las puertas de salidas de emergencia que correspondan

 Con la señal de Alarma de Evacuación, los vigilantes deberán permanecer en su sitio y esperar que todos sus ocupantes hayan salido para evacuar

 El vigilante asignado a portería y salidas de emergencia permanecerá en su puesto, abrirá puertas, despejará las salidas e impedirán el ingreso de personas diferentes a los grupos de emergencia

 No se permitirá la salida de ningún tipo de equipos (activos) al exterior de la empresa

 El vigilante asignado a parqueaderos deberá encargarse del control del tráfico en la zona de acceso al parqueadero, bloqueando el acceso de vehículos durante la evacuación y hasta nueva orden

 Si la evacuación es hacia el exterior de la empresa (calles vecinas), debe proceder a acordonar la vía hasta que sea relevado por la policía o por un miembro del Tránsito (esta tarea puede ser en compañía de la brigada de emergencias de la empresa)

 Cuando se trate de atentados terroristas o amenazas, uno de los vigilantes acompañará a la policía al área afectada para colaborar con la búsqueda de posibles artefactos explosivos, especialmente en baños, pasillos, cuartos del aseo, cafetín y parqueadero

 Cuando se autorice el regreso a la empresa, solo deberán permitir el ingreso de los empleados. El ingreso de visitantes solo podrá hacerse cuando el jefe de emergencias lo considere

 Cuando se han producido daños por cualquier evento, a un área en particular, y esa área se considera "No Operativa" temporalmente, el vigilante en compañía de la brigada deberá encargarse del control del acceso a ella, permitiendo solo el de las personas autorizadas

 No se debe permitir la salida de elementos y equipos de zonas afectadas hasta tener autorización expresa del Jefe de Emergencia

ANEXO 3 FUNCIONES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EMERGENCIAS

PRIMERO EN

LLEGAR

PUESTO DE MANDO UNIFICADO

ASUMIR LA COORDINACIÓN

DEL PMU



Administrar la carpeta del PMU



Ordenar el cierre de vías de ser

necesario a Vigilancia, con el

apoyo

de

la

Brigada

de

Emergencias



Recibir organismos de socorro



Manejar la comunicación interna:

o

PMU con Zona Impacto

(Brigada de Emergencia – Jefe

de Brigada) y Portería

o

Suministrar

Información

a

Organismos de Socorro Externo



Solicitar, al encargado de la zona

de

impacto

(Brigada

de

Emergencia), toda la información

sobre la situación de Emergencia



Delegar otras funciones:

o

Entregar tarjetas de Funciones

o

Manejo del Público

o

Orientación de grupos de

socorro externo

SEGUNDO EN

LLEGAR

PUESTO DE MANDO UNIFICADO

ADMINISTRACIÓN DE ROLES

DEL PMU



Entregar tarjeta de funciones al

personal PMU



Tener a la mano el listado de

directorio de Organismos de

Ayuda Externa, la Cadena de

llamadas interna y el Directorio de

la Estructura Organizacional para

Emergencias



Solicitar a portería la activación de

organismos de Apoyo Externo y la

Notificación

a

las

Empresas

Vecinas y Barrios Vecinos con

posibilidad de afectación



Conformar equipo de trabajo con

los organismos de socorro externo

1

2

TERCERO EN

LLEGAR

PUESTO DE MANDO UNIFICADO

REGISTRAR INFORMACIÓN DE