Taller
GERENCIA DE PROYECTOS
IMPLEMENTACION DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN
AMBULATORIA
2011
Lima - Perú
_________________________________________________________________________________________________________________
ÍNDICE
1. CASO DE NEGOCIO...3
2. ENUNCIADO DEL TRABAJO...7
3. CONTRATO DEL PROYECTO...14
4. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO...23
5. REGISTRO DE INTERESADOS...31
6. ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE INTERESADOS...35
7. MATRIZ DE EVALUACIÓN DE INTERESADOS...39
7.1 MATRIZ DE INTERESADOS INFLUENCIA VS PODER...40
7.2 MATRIZ DE INTERESADOS IMPACTO VS PODER...41
7.3 MATRIZ DE INTERESADOS INFLUENCIA VS IMPACTO...42
7.4 DIAGRAMA DE VENN...43
8. PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS...45
9. DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS...49
10.
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS...56
11.
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO...66
12.
EDT... 71
13.
DICCIONARIO DEL EDT...73
14.
PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO...83
15.
IDENTIFICACIÓN Y SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES...89
16.
ATRIBUTOS DE LAS ACTIVIDADES...95
17.
LISTA DE HITOS...104
18.
REQUISITOS DE RECURSOS Y DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES...106
19.
EDR DEL PROYECTO...136
20.
CRONOGRAMA DEL PROYECTO...138
21.
RUTA CRÍTICA...151
_________________________________________________________________________________________________________________
23.
PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS...161
24.
ESTIMACIÓN DE COSTOS DE LAS ACTIVIDADES Y DEL PROYECTO...166
25.
PRESUPUESTO DEL PROYECTO...174
26.
COSTOS ACUMULADOS...177
27.
BASE DE LAS ESTIMACIONES...179
28.
PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD...181
29.
MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD...190
30.
MÉTRICAS DE CALIDAD...194
31.
PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS...205
32.
LISTA DE RIESGOS IDENTIFICADOS Y EVALUACIÓN CUALITATIVA...208
33.
PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS...212
34.
PLAN DE RECURSOS HUMANOS...215
35.
ORGANIGRAMA DEL PROYECTO...218
36.
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES...220
37.
DESCRIPCIÓN DE ROLES...224
38.
DIAGRAMA DE CARGA DE PERSONAL...231
39.
CUADRO DE ADQUISICIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO...237
40.
PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES...239
41.
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO...244
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1.CASO DE NEGOCIO
Sistema de Gestión
Ambulatoria
_________________________________________________________________________________________________________________
CONTROL DE VERSIONES
Versi
ón
Hecha
por
Revisada por
Aprobada
por
Fecha
Motivo
1.0
Enrique
Mejí
a
Flor de María
Valdivia
Sebastián
Céspedes
15/10/2011
original
Versión
Caso de Negocio
Resumen Ejecutivo
El presente documento recomienda el Plan de Implantación del Sistema Informático de
Administración de Gestión Ambulatoria, para la “CLINICA SAN MARCOS”. Este Sistema
permitirá eliminar las llamadas que se realizan vía telefónica a las Entidades
Prestadoras de Salud – en adelante EPS y Seguros Privados (el cual representa 80% de
nuestras atenciones), reducir los errores de digitación de las condiciones de los
asegurados que representa el 23 % y reducir las devoluciones de facturación a
consecuencia de la mala aplicación de copagos que representa un promedio de 18 días
de recolocación.
Los procesos mejorados de ahorro de costos en llamadas y los intereses producidos por
los tiempos de demora en los pagos de nuestras facturas establecen un plazo de
recuperación de la inversión en un año.
Descripción del problema
Desde el año 2009, nuestra empresa ha realizado convenios con Empresas
Aseguradoras Privadas y con las EPS el cual nos permite tener una gran participación en
el mercado del sector Salud, es por ello que contamos con una amplia cartera de
clientes, entre los principales pertenecen al grupo del sector de Aseguradores Privados,
quienes representa el 80% de nuestra facturación, y el otro 20% representa a pacientes
particulares de la zona cercana a nuestras instalaciones.
De esta situación se han identificado algunos problemas que son los siguientes:
● Por cada atención que se presta a los pacientes, es necesario realizar una
llamada telefónica previa a la empresa aseguradora correspondiente, con el fin
de confirmar su status dentro del Seguro y del beneficio a aplicar.
● La información sobre los cobros y atenciones están sujetas a errores e
insuficiencia, por lo que tienen un alto nivel de devoluciones.
Estas devoluciones hace que se retrase el cobro de las facturas y por consiguiente los
pagos demoran en realizarse con el perjuicio económico que ello significa.
Oportunidades de negocio
La CLÍNICA SAN MARCOS, al decidir incursionar en el mercado Asegurador Privado,
tiene la oportunidad de fortalecer sus procesos, en el cual le permitirá generar un ahorro
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del 15% del costo de la atención y 20% del costo de la facturación, a los reprocesos y
tiempos de demora de colocación en la facturación.
Esto representa una oportunidad en nuestro trato al cliente de poder optimizar y
sistematizar el tiempo de admisión y con ello permitirá atender a más pacientes en
corto tiempo y mejorar las ventas.
Objetivos estratégicos cubiertos:
El presente “Caso de Negocio” apoyará en el cumplimiento de los siguientes objetivos
estratégicos de la empresa:
Finanzas
Ahorrar hasta en un 15% los costos operativos por
demora en atención.
Mejorar las ventas hasta en un 20%.
Cliente
Reducir los tiempos de crédito a los aseguradores de
63 a 45 días.
Procesos
internos
Obtener información de preexistencias y exclusiones
para apoyo de la atención reduciendo el riesgo de la
mala praxis.
Además, el nuevo sistema permitirá que se mejoren los canales de atención de la
CLÍNICA SAN MARCOS.
Costos
Implantación del sistema
: S/. 80,000.00 nuevos soles
Tiempo de implantación
: 3 meses
Contrato de mantenimiento : S/. 10,000.00 nuevos soles
Compra de equipos (sugerida)
: S/. 50,000.00 nuevos soles
Supuestos
La Estimación de la participación de asegurados se llegue a cubrir al 90% en el 2012 de
las facturaciones, esto debido al incremento de pacientes asegurados y por ende se
debe mejorar la atención a los pacientes.
Descripción del proyecto
Si este “Caso de Negocio” es aprobado, serán las áreas de Finanzas y Operaciones
quienes mejorarán sus procesos internos, debido a que la labor del área de Finanzas
está relacionada con la Caja y facturación, y el área de operaciones tiene a cargo los
temas de Admisión. Para la implantación del Sistema de Gestión Ambulatoria se contará
con la participación de las áreas mencionadas.
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La implantación del Sistema de Gestión Ambulatoria tendrá como fecha de inicio el 22
de Octubre del presente año, las labores se realizarán progresivamente debido a que
esta labor se realizará a Nivel Nacional. Desde un inicio se tiene en cuenta que se
tendrá que realizar una capacitación con el personal clave que hará uso del Sistema de
Gestión Ambulatoria dividiéndose por grupos, perfiles y horarios, que se establecerá
conjuntamente con los jefes de las áreas de Finanzas y Operaciones, teniendo en cuenta
que no se debe perjudicar las labores diarias de los empleados. La capacitación se
realizará en un auditorio que asignará la CLINICA SAN MARCOS, el cual contará con una
PC para cada usuario. Se estima que entrará en producción el día 22 de enero de 2012
en el cual constara con un corte de servicio debido a que se hace el cambio del sistema.
La etapa de monitoreo se realizará en las respectivas instalaciones por espacio de 30
días, si en esta etapa ocurriese incidencias o requerimientos, dichas solicitudes serán
atendidas a la brevedad posible evaluando previamente su viabilidad.
Análisis Financiero
Flujo de caja a tres años:
Costos
Año 0
Año 1
Año 2
Total
Beneficio
s
S/. 150,000.00
S/.
2000,000.00
S/.
250,000.00
S/. 600,000.00
Costos
-S/.
130,000.00
-S/. 10,000.00
-S/.
10,000.00
-S/.
150,000.00
Utilidad
S/. 20,000.00
S/. 190,000.00
S/.
240,000.00
S/. 450,000.00
Periodo de recuperación: 1 año
Recomendaciones
Se recomienda la Implantación de un Sistema de Gestión Ambulatoria a fin de mejorar y
optimizar los actuales procesos, debiéndose considerar el incremento de diferentes
grupos de la empresas aseguradoras privadas, los mismos que se necesitan para
adquirir la información de Superintendencia Nacional de Aseguramiento en Salud
(SUNASA), que es un organismo oficial para la distribución de información, lo cual nos
garantiza un crecimiento bajo estándares nacionales y posibilidades de interconexión
con otra compañías aseguradoras que se adicionen a la comunicación SITEDS,
promovido por la SUNASA, generando así nuevos convenios sin que esto incremente los
costos de inversión ya que la misma solución contemplaría su inclusión.
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2.ENUNCIADO DEL
TRABAJO
Sistema de Gestión
Ambulatoria
CONTROL DE VERSIONES
Versi
ón
Hecha
por
Revisada por
Aprobada
por
Fecha
Motivo
1.0
Iván
Ma
nt
a
Fredy Aranda
Oscar
Valderrama
Gustavo
Espinoza
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ENUNCIADO DEL TRABAJO
Nombre del
Cliente
Clínica San Marcos S.A.
Administrador
del cliente:
Sebastián Céspedes (Sponsor)
Nombre del
proyecto:
Implantación del Sistema de Gestión Ambulatoria
Duración del
compromiso
3 meses calendario
Fecha de inicio
22 de Octubre del 2011
Fecha de fin
22 de Enero del 2012
TARIFAS DE PROGRAMACIÓN
DESCRIPCION DEL ITEM
TIEMPO DE
ENTREGA
COSTO (ESTIMADO)
Implantación del sistema
3
meses
calendario
S/. 80,000.00
TERMINOS DE PAGO
FASE
FECHA DE FIN
PAGADO POR
Configuración General
22/11/2011
Sebastián Céspedes
Implantación de Módulos
Admisión y Caja
22/12/2011
Sebastián Céspedes
Implantación de Módulos
Consumos y Facturación
22/01/2012
Sebastián Céspedes
Consideraciones previas
El cliente Clínica San Marcos, ha realizado un benchmarking entre los productos del
mercado nacional que cumplen con los requisitos funcionales que necesita la clínica
cubrir. Luego de realizar el benchmarking se ha seleccionado a la empresa
CONSULTORES PMI S.A.C para que realice la implantación del Sistema Informático de
Administración de Gestión Ambulatoria – en adelante SIGAM.
El proyecto será desarrollado y liderado por la empresa Consultores PMI S.A.C., empresa
que cuenta con más de 10 años de experiencia en Dirección de Proyectos en el Sector
Salud a nivel nacional, siendo distribuidores oficiales y conocedores del producto que se
ha evaluado y cubre las necesidades funcionales de la clínica San Marcos.
Alcance y Acuerdo de servicios profesionales
La empresa CONSULTORES PMI S.A.C. se compromete a:
Implantar el Sistema de Gestión Ambulatoria para la empresa Clínica San Marcos
S.A, tanto a nivel de BD, como de aplicación.
Realizar la migración de la data inicial al Sistema SIGAM.
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Entregar los manuales de usuario del SIGAM.
Entregar documentación de gestión del proyecto.
El producto que se va a implementar en la Clínica San Marcos en el “SIGAM”, el cual es
un sistema de información capaz de gestionar y dar soporte a los procesos de admisión,
consumos, caja, y facturación para el área ambulatoria de la clínica.
Adicionalmente, el SIGAM permite la comunicación con el Sistema SITEDS, el cual le
permite obtener los datos de los pacientes afiliados a un EPS, de una manera segura y
ágil a través de un interface.
El alcance definido para el presente proyecto es el siguiente:
Configuración de la Base de Datos.
Permitirá contar con la Bd configurada inicialmente (tablas, esquemas, usuarios de
BD) en el servidor de BD final.
Implantación del Módulo de Seguridad del SIGAM.
Módulo que permitirá manejar los niveles de seguridad que se dispondrán por roles
y/o usuarios.
Implantación del Módulo de Admisión de SIGAM.
Módulo que permite gestionar y monitorear todo el proceso de admisión de
pacientes a la clínica realizando el registro de admisiones de pacientes,
corrigiendo datos de las admisiones registradas, registro de los datos
personales en la Historia Clínica y brindando facilidades para la obtención de
datos del SITEDS, y permitiendo el monitoreo de admisiones a través de
reportes.
Este módulo cuenta con las siguientes opciones:
○
Generar Admisiones
○
Corregir Admisión
○
Registrar datos de pacientes para la Historia Clínica
○
Consultar Tarifario
○
Consultar Admisiones
○
Consultar Atenciones
○
Consultar CIE-10
Implantación del Módulo de Consumo de SIGAM.
Módulo que permite gestionar y monitorear todo el proceso de consumos de
pacientes realizando el registro de servicios solicitados por los pacientes,
atendiendo los servicios que ya han sido brindados, y permitiendo el
monitoreo de los consumos con sus estados a través de 32 reportes; así
como el registro del diagnóstico definitivo y presuntivo.
Este módulo cuenta con las siguientes opciones:
○
Servicios Auxiliares:
●
Laboratorio:
Atención
Consumos
●
Imágenes:
_________________________________________________________________________________________________________________
Atención
Consumos
○
Procedimientos médicos:
●
Atención
●
Consumos
○
Registro de diagnóstico:
●
CIE-10
Implantación del Módulo de Caja de SIGAM.
Módulo que permite gestionar y monitorear todos los procesos de caja
realizando el registro de tipos de cambio, registrando la apertura y cierre de
cajas, generando reportes de liquidación de cajas, registrando pagos,
emitiendo documentos de pago, y anulando documentos de pago emitidos
que lo requieran.
Este módulo cuenta con las siguientes opciones:
○
Anular documento
○
Iniciar sesión de Caja (apertura)
○
Cerrar Caja
○
Corregir Admisión
○
Generar Liquidación
○
Registrar tipos de Pagos en Caja
○
Reimprimir
○
Administrar Tipo de Cambio
Implantación del Módulo de Facturación de SIGAM.
Permite gestionar y monitorear todo el proceso de facturación realizando la
facturación de admisiones, generando reportes de sustento de facturación, y
anulando documentos de pago emitidos durante la facturación en caso sea
necesario.
Este módulo cuenta con las siguientes opciones:
○
Anular Factura
○
Corregir Admisión
○
Facturar
○
Reimprimir
○
Consultar Admisiones
○
Consultar Atenciones
○
Registro del CIE-10
Implantación del Módulo de Administración de Datos de SIGAM.
Módulo que permite gestionar y monitorear todos los datos útiles para que el
sistema pueda operar correctamente realizando el mantenimiento de:
Documentos maestros, Tarifario, Tipo de cambio, Beneficio, Contratante,
Empresa, Financiador, Grupo, Persona, y Plan.
Este módulo cuenta con las siguientes opciones:
○
Configuraciones:
_________________________________________________________________________________________________________________
●
Tarifario SEGUS
●
Tipo de Cambio
○
Mantenimientos:
●
Beneficio
●
Contratante
●
Empresa
●
Financiador
●
Grupo
●
Persona
●
Plan
Migración de data inicial al SIGAM.
Se definirán formatos iniciales, donde la clínica San Marcos tendrá que completar la
data inicial que será migrada al SIGAM.
Pruebas Integrales de la solución implantada
Dichas pruebas se realizarán al término de las pruebas de la empresa
CONSULTORES PMI SAC con la data inicial cargada en la migración inicial.
Puesta en Producción de la Solución.
Instalación del SIGAM en el servidor de aplicaciones final y configuración de acceso a
la Bd del servidor de BD final.
Capacitación a usuarios finales (10 personas) que la empresa asigne, en cuanto
a la funcionalidad del SIGAM.
Proceso de Aprobación:
El proyecto tiene como duración 3 meses calendario el cual será realizado desde el 22
de Octubre del 2011 hasta 22 de Enero del 2012.
El cliente procederá a la verificación y validación del correcto funcionamiento del
sistema tomando como referencia para la misma las especificaciones del contrato. La
verificación y validación la realizará en un periodo de tiempo inferior a 15 días
calendario contados a partir del término de la implantación del sistema. Si pasada esta
fecha el cliente no manifiesta por escrito reparos al proveedor, se entenderá que el
sistema cumple con todos los requisitos establecidos.
El proveedor es dueño del sistema a implantar, por lo tanto el cliente se compromete a
no vender, transferir o negociar transacción alguna más allá de lo adquirido materia del
contrato.
El cliente
es dueño del uso y derechos de usuario del sistema vía un licenciamiento
ilimitado en tiempo y usuarios para sus empresas en la cual posea sociedad mayoritaria.
Una vez terminada la validación por parte de
l
cliente de la implantación del sistema de
información, se iniciará un periodo de garantía del correcto funcionamiento del sistema
de 6 meses. La garantía del sistema cubrirá un servicio de mantenimiento correctivo por
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parte del proveedor, con un tiempo de respuesta a las notificaciones de incidencias
inferior a 5 horas desde la notificación, y un tiempo de reparación acorde al esfuerzo
técnico necesario para su corrección.
Criterios de Aceptación:
Los criterios de aceptación del producto son los siguientes:
Para la aprobación de la implantación por parte del cliente, se debe cumplir con
la implantación del producto que cubra el 100% de las funcionalidades
detalladas.
Se debe concluir el proyecto en el tiempo pactado de 3 meses calendario.
No exceder el presupuesto del proyecto de S/. 80,000.00.
Supuestos
El cliente Clínica San Marcos proporcionará las instalaciones en donde se realizará
la
implantación del sistema. Se tiene la infraestructura de hardware, software,
comunicaciones y soporte logístico, necesario y apropiado, para la gestión de todas las
partes del proyecto. Deberá existir un contrato entre la empresa Consultores PMI S.A.C.
(proveedor) y Clínica San Marcos S.A. (cliente).
Compromiso
El cliente se compromete a realizar todas las acciones que le competen para respetar el
cronograma diseñado por el proveedor para la presentación de entregables. Este
cronograma marcará las fechas de revisión, presentación, tiempos de corrección y
entrega final. Es obligatoria esta presentación a fin de hacer efectivo los pagos en las
fases previstas. En caso el cliente no complete una actividad asignada en el tiempo
esperado, el proveedor procederá a actualizar el cronograma e informar a todo el
equipo de trabajo.
Equipo de trabajo
El proveedor proporcionará un equipo experto que se encargará de realizar la
implantación del sistema.
El cliente se encargará de la selección del personal quien trabajará en conjunto con el
equipo del proveedor en la implantación del sistema.
El proveedor entregará los roles y responsabilidades necesarios del equipo del cliente.
Revisiones de avance
Se efectuarán reuniones quincenales entre el gerente de proyecto del cliente, el gerente
de proyecto del proveedor, el sponsor y el comité de gerencia con la finalidad de revisar
las planificaciones, avances del proyecto y riesgos identificados que podrían afectar el
proyecto.
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Capacitaciones del sistema
El cliente brindará sus instalaciones e infraestructura con la que cuenta para que se
pueda desarrollar las capacitaciones de los módulos del sistema. El proveedor indicará
con anticipación qué materiales requiere para la capacitación. El cliente definirá el
personal que asistirá a las capacitaciones.
Cambios al proceso de gestión
Durante el proyecto toda modificación, adición o supresión en las características de los
SERVICIOS se efectuará solamente por escrito y con la aprobación del proveedor y del
cliente.
Se entiende que si dichas modificaciones del alcance llegasen a ocurrir, estos
impactarían en los tiempos y costos según la naturaleza de las mismas. Estos acuerdos
adicionales se discutirán en comités de gerencia y su aprobación se formalizará
mediante órdenes de cambio.
Otros gastos asociados
Cualquier gasto adicional incurrido por demoras del proveedor será asumido por éste.
La clasificación de los gastos y quien lo asume se detallará en el contrato.
Aceptación y autorización
Los términos y condiciones del Acuerdo de Servicios Profesionales aplican en su
totalidad a los productos y servicios previstos en este enunciado de trabajo.
POR CONSIGUIENTE, las partes aquí actúan con la debida autorización para ejecutar
este Enunciado de Trabajo bajo firmas.
CLÍNICA SAN MARCOS S.A.
CONSULTORES PMI S.A.C.
Nombre Nombre
Cargo Cargo
Firma Firma
