DIPLOMA DE DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE RR. HH. (2007)
ÍNDICE
Página
1. ANÁLISIS ECONÓMICO-FINANCIERO ... 3
1.1.Introducción ... 3
1.2.El Balance de Situación ... 3
1.3.¿De qué se compone un Balance de Situación? ... 3
1.4.Análisis Patrimonial... 5
1.5.Análisis de la Estructura Económica ... 6
1.6.Análisis de la Estructura Financiera ... 6
1.7.Análisis Financiero ... 7
1.8.Análisis Económico ... 9
1.9.Otros ratios de interés ... 10
1.10.Estados financieros complementarios... 11
2. GESTIÓN DEL CAPITAL CIRCULANTE ... 12
2.1.Introducción ... 12
2.2.Aspectos básicos de la gestión del circulante ... 13
2.3.Gestión de clientes... 18
2.4.Gestión de proveedores... 22
2.5.Gestión de existencias... 25
2.6.Gestión de la tesorería ... 26
3. GESTIÓN DE COSTES ... 36
3.1.Introducción ... 36
3.2.Noción y clasificación de los costes ... 38
3.3.Los costes en el proceso de toma de decisiones... 46
3.4.Sistemas de imputación de costes a los productos ... 52
4. PRESUPUESTOS... 56
4.1.El proceso de planificación empresarial ... 56
4.2.El presupuesto... 58
4.3.Metodología presupuestaria... 60
4.4.Presupuesto de ventas ... 62
4.5.Presupuesto de producción ... 62
4.6.Presupuesto de compras... 64
4.7.Presupuesto de gastos comerciales ... 64
4.8.Presupuesto de gastos generales ... 65
4.9.Síntesis presupuestaria... 65
4.10.Proceso de preparación del presupuesto ... 66
4.11.Análisis de las desviaciones presupuestarias ... 68
1 ANÁLISIS ECONÓMICO-FINANCIERO
1.1 Introducción
La empresa, a lo largo de la creación, desarrollo y evolución de su proceso productivo, persigue fundamentalmente dos fines: rentabilidad y solvencia. Los objetivos que cualquier empresa se fije, deben centrarse en estos dos aspectos: la necesidad de asegurar en el futuro la posibilidad de seguir funcionando y conseguir que este funcionamiento se realice en las mejores condiciones de rentabilidad posibles.
Esto es, sin embargo una contradicción, ya que la rentabilidad implica un riesgo; este riesgo es el que, de alguna manera, elimina o reduce la seguridad o solvencia. En consecuencia, la inversión segura no coincidirá, probablemente, con la más rentable. Es necesario, por tanto, alcanzar unas condiciones tales que permitan al empresario llevar a cabo sus estrategias comerciales y financieras, y hacer que éstas estén equilibradas en cuanto a la seguridad y la rentabilidad se refieren. En otras palabras, conseguir un equilibrio asumiendo riesgos y garantizando el futuro de la empresa al mismo tiempo.
Los objetivos que una empresa fije para su actividad deben ser, ante todo, realistas. No se pueden fijar unos objetivos si no existe una posibilidad real de cumplirlos. Para ello, el directivo dispone de diversos medios para saber si su empresa está en condiciones de acometer un determinado proyecto de inversión, o para establecer un objetivo de rentabilidad sobre dicha inversión. Dentro de estos instrumentos, el más frecuentemente utilizado es la contabilidad.
La contabilidad recoge cifras reales y puramente numéricas. Esto concede la posibilidad de seguir la evolución de la empresa en el tiempo, ya que permite la comparación de un año a otro. "Con las cifras en la mano", se puede observar la marcha de la empresa de la forma más clara posible, ya que la contabilidad no engaña: refleja claramente la situación y el desarrollo de la empresa.
1.2 El Balance de Situación
El mejor instrumento contable existente para analizar una empresa es el balance de situación. El balance de situación es un documento o informe contable que refleja la situación financiera, económica y patrimonial de una empresa en un momento determinado.
El balance constituye la base fundamental del análisis empresarial. Pero no es posible realizar dicho análisis si no se conocen bien todos los elementos que lo constituyen, y que detallaremos más adelante, de forma que el empresario pueda interpretar con precisión la situación de la empresa y su evolución y desarrollo con el paso de los años.
1.3 ¿De qué se compone un Balance de Situación?
Con estos criterios, podríamos establecer ya una primera clasificación del balance (Figura 1):
8 Gonzalo Viloria Martínez
BIENES Y
DERECHOS RECURSOS
PROPIOS (RP o NP) RECURSOS
AJENOS (RA) ACTIVO (A)
ACTIVO (A) PASIVO (P)PASIVO (P) RECURSOS
SEGÚN SU NATURALEZA
RECURSOS SEGÚN SU PROCEDENCIA
Activos = Pasivos
Recursos Económicos = Recursos Financieros Aplicaciones = Orígenes
NP = A
NP = A
-
-
RA
RA
¿Qué es el Balance?
Figura 1
1.3.1 El Activo
El activo de una empresa está formado, principalmente, por los bienes y derechos de la empresa.
Dentro de la masa patrimonial del activo, se puede dividir esta masa en dos: el activo circulante y el activo fijo.
El activo circulante se compone de los siguientes activos:
• Tesorería: efectivo en caja y en bancos.
• Derechos de cobro, también denominados cuentas a cobrar.
• Existencias, estén o no incorporadas al proceso de producción de la empresa, productos terminados pendientes de venderse por la empresa.
El activo fijo se compone de los siguientes activos:
• La participación, a largo plazo, en el capital de otras sociedades, que denominamos inversiones financieras.
• Maquinaria e instalaciones que se utilizan tanto en el proceso de producción como en la administración. Se denomina inmovilizado material.
1.3.2 El Pasivo
El pasivo circulante lo forman las deudas contraídas con proveedores y con entidades de crédito con vencimiento es inferior al período que la empresa considere a corto plazo. El pasivo fijo se compone de las fuentes de financiación ajena, de proveedores y entidades de crédito. Estas fuentes tienen un vencimiento considerado a largo plazo.
1.3.3 El Neto
El neto es la diferencia, de acuerdo con el cuadro mostrado anteriormente, entre el activo y el pasivo.
El neto se compone de las aportaciones de los socios de la empresa o accionistas. Estas aportaciones componen el capital social de la empresa.
Además el neto lo componen también los beneficios no distribuidos en ejercicios anteriores, denominados reservas.
1.4 Análisis Patrimonial
El patrimonio de la empresa está siempre equilibrado en el balance, en tanto en cuanto lo miramos desde la ecuación:
ACTIVO = PASIVO + NETO
No obstante, para proceder a analizar un balance, es necesario que se estudien previamente las variaciones que se han producido desde esa situación de partida que el propio balance nos proporciona.
De acuerdo con la clasificación funcional realizada anteriormente, podríamos decir que el patrimonio se compone de los siguientes elementos patrimoniales (Figura 2):
Figura 2
Las líneas que quedan fuera de los cuadros separan los circulantes, de forma que si utilizamos la fórmula del fondo de rotación, FR = AC – PC obtendremos un cuadro todavía más esquematizado, en el que los elementos a corto plazo han sido suprimidos.
11 Gonzalo Viloria Martínez
¿Cómo se CLASIFICA un Balance?
PASIVO FIJO (PF)
ACTIVO
ACTIVO
CIRCULANTE
CIRCULANTE
(AC) (AC)
DEUDAS A CORTO
DEUDAS A CORTO
PLAZO
PLAZO
(DCP)
(DCP)
PASIVO CIRCULANTE (PC)
AGRUPACIÓN DE MASAS PATRIMONIALES Neto Patrimonial (NP) = A – RA
Recursos Ajenos (RA) = DMLP + DCP
Recursos Permanentes (RPT) = RP + DMLP Fondo de Maniobra (FM) = AC – PC = PF- AF
ACTIVO
ACTIVO
FIJO
FIJO
(AF)
(AF) DEUDAS A MEDIO YDEUDAS A MEDIO Y
LARGO PLAZO
LARGO PLAZO
(DMLP)
(DMLP)
RECURSOS
RECURSOS
PROPIOS (RP)
De esta forma, sólo quedan en el cuadro los elementos de carácter permanente (Figura 3):
11 Gonzalo Viloria Martínez
AF: Activo Fijo NP: Patrimonio Neto DMLP: Exigible a Largo PF: Pasivo Fijo (NP + EL) FR: Fondo de Rotación
FR
AF
DMLP
RP
Fondo de Rotación o de Maniobra
Figura 3
Este esquema es fundamental para el análisis patrimonial de la empresa, desde el punto de vista de la solvencia.
1.5 Análisis de la estructura económica
La estructura económica de la empresa está compuesta por todos los elementos del Activo Fijo y el Activo Circulante. Dentro del Activo entendido en su totalidad (Fijo y Circulante), es necesario para su análisis hacer una distinción de todos aquellos elementos que participan directamente en el proceso productivo de la empresa y aquellos que, aunque conforman el patrimonio de la empresa, no toman parte en dicho proceso.
La estructura del Activo Circulante debe ser de tal forma que responda a todas y cada una de las actividades que integran el ciclo de explotación de la empresa (Aprovisionamiento, Fabricación, Venta y Cobro).
Por otra parte, la estructura del Activo debe responder a un Activo Fijo que sostenga el nivel de funcionamiento fijado en el proceso productivo, y también que sustente un Activo Circulante mínimo que permita optimizar las rotaciones de stocks establecidas previamente para el volumen de producción señalado como objetivo.
1.6 Análisis de la estructura financiera
Desde el punto de vista de la procedencia de dichos recursos, estos pueden clasificarse en tres grupos: el mismo proceso productivo de la empresa, aportaciones de los empresarios o préstamos de terceros.
1.6.1 Análisis de los recursos propios (Neto)
El neto patrimonial procede de las aportaciones que realizan los propietarios desde el exterior, mediante subvenciones, ampliaciones de capital, ayudas, etc.
Es necesario que al realizar el análisis de estos recursos tengamos en cuenta si éstos suponen un incremento real de los recursos disponibles, en forma de dinero o si dentro de ellos existen elementos tales como regularizaciones o plusvalías.
Los ingresos que se retienen se denominan autofinanciación. Esta autofinanciación puede ser de dos tipos: autofinanciación de mantenimiento y autofinanciación de enriquecimiento.
La autofinanciación de mantenimiento la conforman los beneficios no distribuidos que son necesarios retener para mantener una competencia adecuada (evitar, en definitiva, la obsolescencia) y mantener una línea de buenos resultados de explotación en años venideros.
La autofinanciación de enriquecimiento, por otro lado, está compuesta por las reservas. Estas reservas generan recursos que permiten una expansión de la empresa en términos de mejor y mayor productividad.
1.6.2 Análisis de la financiación ajena
El pasivo ajeno de la empresa se compone, principalmente, de dos elementos patrimoniales: el pasivo a largo plazo (fijo) y el pasivo a corto plazo (circulante).
El pasivo fijo hay que analizarlo desde dos ópticas: los costes que acarrean (según el mercado del que provienen y el tipo de operación que representan) y su exigibilidad (su vida útil real): empréstitos, préstamos, etc.
En lo que al pasivo circulante se refiere, el análisis debe plantearse desde el punto de vista de su procedencia. Es decir, hay que analizar si estos elementos provienen de actividades relacionadas con el proceso productivo, o si por el contrario son ajenas al ciclo de explotación. El pasivo circulante de la explotación lo componen, entre otros, las deudas a proveedores. Por otro lado, el pasivo circulante ajeno a la explotación lo forman los créditos a corto plazo con entidades de crédito, vencimientos de distintas operaciones, deudas con acreedores, etc.
1.7 Análisis Financiero
La función principal del análisis financiero es investigar los recursos financieros de la empresa y su conveniente correlación con las inversiones. Gracias a este análisis, el empresario puede conocer si su financiación es correcta para mantener un buen desarrollo y en buenas condiciones de rentabilidad.
El fin del análisis financiero consiste, fundamentalmente, en comprobar si la empresa dispone de los recursos necesarios en el momento concreto y con el menor coste posible.
1.7.1 Algunos ratios de carácter financiero
• Ratio de Liquidez.
Indica las posibilidades de hacer frente a las obligaciones de pago en función del activo circulante.
Para que la empresa no tenga problemas de liquidez, el valor del ratio debe ser superior a 1, puesto que valores inferiores suponen que no existen activos realizables a corto plazo para hacer frente a las deudas a corto plazo. Un valor inferior a uno representa una situación de suspensión técnica de pagos.
Por el contrario, si el ratio es mucho mayor que 1, puede existir una pérdida de rentabilidad, dado que pueden existir muchos activos que no se utilicen adecuadamente.
Liquidez = Activo Circulante / Pasivo Circulante.
• Test Ácido (o ratio de tesorería)
El test ácido indica la capacidad de pagar las obligaciones a corto plazo, para lo cual se eliminan las existencias del activo circulante, puesto que representan la partida menos líquida. No existe un valor de referencia para este ratio tan claro como para el anterior. Normalmente será inferior al ratio de liquidez y será tanto mejor cuanto menos diferencia exista con él, aunque la proporción depende el tipo de empresa, la actividad que desarrolla, los productos que produce o comercializa, etc.
Tesorería = Disponible + Realizable / Exigible a corto plazo.
• Ratio de Endeudamiento.
El ratio de endeudamiento indica la relación entre la financiación propia y la financiación ajena de la empresa. Asimismo, muestra al empresario las necesidades de financiación de la empresa.
Un valor entorno a 1 indica que la financiación de la empresa está repartida a partes iguales entre los recursos propios y los recursos ajenos, lo que en algunas ocasiones puede ser lo apropiado. Sin embargo, en empresas intensivas en producción el nivel de inversión en activos suele superar las aportaciones de los socios, con lo que el nivel de financiación ajena aumenta, no siendo especialmente alarmante alcanzar valores del 0,5 o inferiores.
Por otro lado, la no existencia de recursos ajenos puede indicar aparte de una gran sanidad financiera, un posible desaprovechamiento de oportunidades de rentabilizar la inversión de los accionistas. Apalancando la empresa mediante la introducción de financiación ajena puede incrementarse la rentabilidad de los accionistas, a costa de asumir un determinado riesgo.
Es la relación existente entre el activo real y las deudas totales de la empresa. Cuando el ratio es menor que uno la empresa está en quiebra técnica.
Garantía = Activo Real / Pasivo Exigible.
1.8 Análisis Económico
El análisis económico tiene como fin mostrar información al empresario sobre la rentabilidad, la productividad de la empresa y los costes en que incurre la misma.
Para poder realizar el análisis económico, es necesario elaborar detalladamente la Cuenta de Pérdidas y Ganancias de la empresa.
Esta nos muestra los resultados de la explotación de la empresa a lo largo de un periodo de tiempo determinado.
La cuenta de pérdidas y ganancias se resume de la forma siguiente
1.8.1 Ratios de carácter económico o de rentabilidad
• Ratio de Rentabilidad Económica:
Es la medida del funcionamiento de la empresa y expresa el resultado obtenido, independientemente de la estructura financiera, con los recursos totales utilizados.
Su valor debe ser el mayor posible y desde luego superior al coste de los recursos ajenos incorporados a la empresa.
+ INGRESOS NETOS
- COSTE DE VENTAS
= MARGEN BRUTO
- GASTOS GENERALES DE OPERACIONES
= RESULTADO DE LA EXPLOTACIÓN = CASH-FLOW OPERATIVO
+ INGRESOS FINANCIEROS
= BENEFICIO ANTES DE IMPUESTOS
- IMPUESTO SOBRE BENEFICIOS
= BENEFICIO NETO
- AMORTIZACIONES Y PROVISIONES
Es habitual su descomposición en los ratios de margen de ventas y rotación del activo, para un análisis más pormenorizado.
Rentabilidad Económica (ROI) = BAII / Activo Total
• Ratio de Margen de las ventas:
Relaciona el resultado obtenido (antes de intereses e impuestos) con la cifra de ventas, lo que representa de forma global, el margen obtenido en la actividad de la empresa.
Cuanto mayor sea su valor mejor será el resultado, pero hoy en día, la competitividad del mercado en casi todos los sectores y actividades ha hecho disminuir el margen de las ventas de forma drástica. Por ello es aconsejable controlar su evolución y vigilar su disminución.
Margen de las ventas = BAII / Ventas
• Ratio de Rotación del Activo:
Mide en número de veces la efectividad con que se usan los activos para generar las ventas. Es complementario del anterior. Cifras altas de rotación pueden justificar bajos valores de margen.
Es importante vigilar su evolución, puesto que disminuciones en la cifra de rotación pueden indicar pérdida de cuota de mercado frente a la competencia.
Rotación del Activo = Ventas / Activo Total
• Ratio de Rentabilidad Financiera:
Expresa la rentabilidad obtenida por los inversores, independientemente del porcentaje de reparto de dividendos que se produzca.
Guarda relación con la rentabilidad económica, influyendo en ella de forma diferencial:
- el nivel de apalancamiento (proporción entre fondos ajenos y fondos propios)
- el coste de la financiación ajena y, - el nivel de tasa impositiva
Rentabilidad Financiera (ROE) = Beneficio Neto / Recursos Propios
1.8.2 Ratios de actividad:
• Ratio de rotación de materias primas:
Indica el número de veces que el almacén mueve las materias primas que entran en él. Una cifra alta indicará agilidad en el proceso productivo de la empresa.
• Rotación de productos semiterminados:
Muestra el número de veces que se fabrican productos.
Rotación de productos semiterminados: Ctes. de producción / Existencias medias de productos semiterminados.
• Rotación de productos terminados:
Expresa el número de veces que los productos son vendidos.
Rotación de productos terminados: Coste de ventas / existencias medias de productos terminados.
• Rotación de clientes:
Expresa el número de veces que se cobra a los clientes por los productos vendidos.
Rotación de clientes: Ventas a crédito / Saldo medio de clientes (clientes + efectos a cobrar).
• Rotación de proveedores:
Indica las veces que se paga a los proveedores durante el ejercicio.
Rotación de proveedores: Compras a crédito / Saldo medio de proveedores (proveedores + efectos a pagar).
• Fondo de maniobra:
Indica la disponibilidad de la empresa a largo plazo. Fondo de maniobra: Activo circulante - pasivo circulante.
1.9 Estados financieros complementarios: El Estado de Origen y Aplicación de Fondos (EOAF)
El Estado de Origen y Aplicación de Fondos es un documento contable complementario al balance de situación y a la cuenta de pérdidas y ganancias que recoge y clasifica las variaciones que han tenido lugar en el patrimonio de la empresa durante un período concreto de tiempo.
El procedimiento para elaborar el EOAF consiste en recoger y anotar todas las operaciones que impliquen un aumento o disminución del patrimonio de la empresa con respecto al ejercicio con el que comparamos. Posteriormente, deben anotarse dichas variaciones como origen de fondos o aplicación de fondos de la forma siguiente:
• Se considera aplicación de fondos cualquier incremento de activo.
• Se considera aplicación de fondos cualquier disminución del pasivo o del neto.
• Se considera origen de fondos cualquier disminución del activo.
2 GESTIÓN DEL CAPITAL CIRCULANTE
2.1 Introducción
Cuando se trata de analizar la gestión del circulante surge una pregunta desde la posición del directivo no financiero: ¿para qué sirve la visión financiera del circulante?
Esta pregunta, desde una perspectiva puramente financiera, puede parecer incluso una provocación, dado que la faceta financiera puede ser tan importante como las demás. Pero no hay que olvidar una realidad: las áreas que integran la gestión del circulante son, en gran medida, los departamentos no financieros -compras, comercial y producción- además del financiero. Cada departamento ya está actuando sobre el circulante, cada uno con sus objetivos y visión particular.
La visión financiera del circulante aporta al directivo no financiero dos ventajas básicas:
− Homogeneización en la forma de evaluar el impacto de las áreas M circulante sobre la gestión de la empresa.
− Globalización de la actuación de los distintos departamentos implicados.
Financieramente, todos los componentes del circulante se evalúan mediante su coste financiero, lo que permite comparar la gestión de unas áreas con las de otras mediante un baremo común.
Además, el circulante forma un conjunto global, con claras interdependencias entre unas áreas y otras, que no es conveniente aislar. La integración financiera de la gestión del circulante facilita a todos los departamentos una perspectiva global homogénea.
Probablemente, el directivo no financiero ya esté trabajando en el circulante bajo alguna de sus facetas. Con la perspectiva financiera no solucionará sus necesidades específicas de gestión, pero sí podrá:
− Entender las políticas de circulante de la empresa.
− Trabajar conjuntamente con otras áreas para conseguir un objetivo común.
− Ser capaz de evaluar objetivamente los impactos que sobre su gestión tienen las políticas de otras áreas del circulante.
− Adquirir una visión más global de los efectos que sobre el circulante tienen sus actuaciones específicas.
Para ello, a lo largo del presente capítulo, se analizará en primer lugar qué se entiende por circulante, cuáles son las implicaciones que suponen para la empresa las actuaciones sobre el mismo y cómo medir su importancia y participación en la estructura financiera global.
Tras la visión global, se estudiarán en detalle las distintas áreas que integran el circulante. Atendiendo, en primer lugar, a las áreas cuya gestión se encuentra fuera del departamento financiero, como son: clientes, proveedores y existencias. Centrando la atención en los aspectos puramente financieros de su gestión, como complemento al resto de sus facetas.
− La interna, mostrando las técnicas e instrumentos de gestión y su utilidad práctica.
− La externa, en cuanto a la negociación con los bancos, atendiendo a los aspectos básicos de dicho proceso.
2.2 Aspectos básicos de la gestión del circulante
2.2.1 ¿Qué es el circulante en la empresa?
La expresión circulante hace referencia a aquellas partidas del balance de una empresa que circulan físicamente, es decir, que tienen movimiento.
Ahora bien, ¿qué tipo de movimiento? El movimiento al que nos referimos se refleja en el camino que recorren las partidas integradas en el circulante hasta convertirse en dinero, de manera rápida y sin pérdida apreciable de su valor.
La mayor o menor rapidez con la que las distintas partidas se transforman en dinero se denomina liquidez, organizándose de acuerdo con ella el balance de la empresa; el activo según su grado de liquidez y el pasivo según su grado de exigibilidad.
En el activo, las partidas que, por tener una liquidez a corto plazo, integran el circulante de la empresa, son las siguientes:
− Caja: dinero efectivo existente en las cajas de la empresa.
− Bancos: dinero depositado en cuentas corrientes de bancos.
− Clientes, deudores y efectos a cobrar: derechos de cobro sobre deudores por operaciones habituales o no, sin documentar o documentadas con medios formales de pago.
− Existencias: mercaderías y productos vinculados con la producción.
− Otras cuentas financieras: inversiones financieras a corto plazo.
En el pasivo, aquella, partidas que pueden considerarse exigibles a corto plazo y forman parte del circulante, son las siguientes:
− Proveedores y acreedores: obligaciones de pago respaldadas por instrumentos no formales de pago.
− Efectos a pagar: obligaciones de pago respaldadas con instrumentos formales de pago y que tienen su origen en operaciones habituales o no.
− Anticipos de clientes: cobros realizados a clientes a cuenta de un determinado pedido a suministrar.
− Créditos bancarios: préstamos a corto plazo.
− Pagos al personal: deudas pendientes con el personal.
− Impuestos a pagar: deudas pendientes con Hacienda.
− Circulante líquido: en donde se incluyen las cuentas que recogen expresiones de dinero efectivo en el balance, como caja, bancos, otras cuentas financieras y créditos bancarios.
− Circulante financiero: que incluye todos los derechos de cobro y las obligaciones de pago frente a terceros, independientemente de la forma en que estén documentadas.
− Circulante material: que recoge las existencias de productos en la empresa, como la parte más tangible y menos líquida de todo el circulante.
Adicionalmente, es posible que el lector se encuentre, en algunos textos o publicaciones, la utilización de distintos términos para referirse al manejo de las cuentas que integran el circulante, pudiendo hablarse indistintamente de gestión del circulante, de cash management ode gestión de tesorería. Aunque los tres conceptos están íntima-mente relacionados, no son equivalentes, y cada uno contempla facetas distintas de la gestión del circulante global.
La gestión de tesorería hace referencia a la gestión del circulante líquido, mientras que el cash management incorpora, además del circulante líquido, el circulante financiero. Por fin, la gestión del circulante integra, como parece lógico, la gestión de todo el circulante, es decir, añadiendo al cash management el circulante material.
La importancia económica del circulante es difícil de establecer en forma absoluta, ya que depende de múltiples factores como el sector de actividad, el grado de desarrollo de la empresa, el nivel de intensidad en capital, etc., pero, en cualquier caso, supone un volumen de transacciones mucho más elevado que el asociado al resto de partidas del balance.
Por último, no deberíamos dejar de mencionar la paradoja del circulante. Se ha dicho que el circulante está formado por aquellas partidas que circulan, que se mueven físicamente, lo que es totalmente cierto, pero no es menos cierto que su reflejo en el balance de la empresa representa una inmovilización de fondos. Aunque los activos y pasivos que conforman el circulante no se mantengan estáticos en la misma, su valoración, reflejada en el balance, se mantiene casi constante.
2.2.2 Algunos conceptos de gestión
Una vez definido el alcance de la gestión del circulante en la empresa, es conveniente aclarar una serie de conceptos que forman parte del circulante y útiles para el enfoque de gestión que pretendemos explicar aquí.
Período de maduración
De forma general, se define el período de maduración como el tiempo que transcurre entre el pago de la compra de materias primas a los proveedores y el cobro de la venta de los productos a los clientes. Dicho período de tiempo refleja la actividad operativa o asociada a la actividad habitual de la compañía.
En la figura4 se representa gráficamente el período de maduración de una empresa genérica. En ella podemos apreciar como las partidas del activo reflejan la inversión o inmovilización de fondos que se produce como consecuencia de la actividad operativa, mientras las partidas del pasivo incorporan la financiación de esos fondos in-movilizados.
El período de maduración está compuesto por los cinco subperíodos siguientes:
− Período de aprovisionamiento: tiempo que las materias primas se mantienen al-macenadas hasta su incorporación a producción.
− Período de producción: duración de] proceso de fabricación.
− Período de venta: plazo de tiempo que los productos terminados se mantienen en almacén hasta su venta.
− Período de cobro: crédito comercial concedido a los clientes.
− Período de pago: crédito comercial obtenido de los proveedores.
Período de aprovisionamiento
Adquisición de
materias primas materias primas Salida de para el proceso de producción
Período de Maduración
Período de producción
Fin de fabricación Período de
venta
Venta de productos
Período de cobro
Cobro a clientes
PERÍODO DE MADURACIÓN
Pago a proveedores
Período de pago
Figura 4
El período de maduración es una medida del dinamismo de la actividad de una empresa. Un período de maduración corto supone un ritmo rápido de funcionamiento, pro-duciéndose varias veces el ciclo de actividad durante el ejercicio económico. El número de veces que se repite el ciclo se denomina rotación.
Un período de maduración largo supone una rotación baja; lo que implica una mayor necesidad de financiación, con costes más elevados.
El dimensionamiento adecuado del período de maduración es uno de los puntos clave de la correcta gestión financiera de una compañía. Los desajustes en la dimensión del período de maduración son consecuencia de la actividad diaria, lo que los hace difíciles de detectar, haciéndose necesario un control exhaustivo de las partidas que lo integran en el día a día.
Fondo de maniobra
Se entiende por fondo de maniobra el resultado de deducir de las partidas del activo circulante las del pasivo circulante:
FM = AC - PC
También puede expresarse como la diferencia entre los recursos permanentes y el inmovilizado neto (o pasivo fijo menos activo fijo):
FM = RP – IN = PF - AF
El fondo de maniobra así obtenido refleja el volumen de activo circulante que está financiado por recursos permanentes, entendiéndose beneficioso que el resultado sea positivo.
Un fondo de maniobra positivo, supone que activos a corto plazo están siendo financiados con recursos a largo plazo, lo que significa una cierta tranquilidad financiera proporcionada por la mayor liquidez del activo circulante frente a la exigibilidad del pasivo a largo plazo.
Por el contrario, un fondo de maniobra negativo, supone que activos a largo plazo están siendo financiados con recursos a corto plazo, lo que sugiere un cierto peligro financiero producido por posibles situaciones de falta de liquidez ante la mayor exigibilidad de la financiación a corto plazo frente a los activos.
En cualquier caso, todo depende del nivel de liquidez, sin pérdida de valor significativo, de los activos inmovilizados -unas acciones pueden negociarse en el mercado, produciendo liquidez inmediata, mientras que un edificio puede tener un proceso de venta y cobro mucho más dilatado - y del nivel de exigibilidad de los pasivos circulan-tes:
− Financiación de proveedores, que se comporta como un inmovilizado siempre que se mantenga estable el nivel de actividad.
− Financiación bancaria, que en situaciones de estabilidad también funciona como un inmovilizado, aunque necesite de las correspondientes renovaciones.
Necesidad operativa de fondos
El concepto de necesidad operativa de fondos se obtiene deduciendo del activo circulante necesario la financiación espontánea total.
Por activo circulante necesario se entienden la tesorería, el crédito a clientes y el volumen de inventarios necesarios para la actividad a desarrollar por la empresa.
La financiación espontánea total es toda aquella que se produce espontáneamente debida a la actividad habitual, como son la financiación de proveedores y los pagos aplazados a la Hacienda y la Seguridad Social.
Podemos apreciar que es un cálculo teórico, que expresa el volumen de fondos que deben aportarse para desarrollar la actividad de la empresa.
Aunque existe una gran similitud, hay diferencias entre las necesidades operativas de fondos y el fondo de maniobra, que se deben fundamentalmente a dos motivos distintos:
− En el fondo de maniobra se incluye la financiación de proveedores y la financiación bancaria a corto plazo, mientras que en las necesidades operativas de fondos sólo se contempla la financiación espontánea.
− Las necesidades operativas de fondos suponen la expresión de un objetivo, mientras que el fondo de maniobra es una medida real sobre los datos contables.
2.2.3 La visión financiera del circulante
Desde el punto de vista financiero, la gestión del circulante participa de los objetivos generales de la gestión financiera:
• Obtener de la máxima rentabilidad.
• Asegurar la liquidez.
• Disminuir en lo posible el riesgo asociado.
Focalizándonos en el corto plazo que representa el circulante, los objetivos de garantizar
Como ilustración de la problemática planteada acerca del fondo de maniobra, analicemos el caso de los grandes hipermercados.
Dicho negocio tiene un fondo de maniobra negativo:
• Bajo nivel de activos circulante: cobro al contado, existencias propiedad de los proveedores y bajo nivel de fondos en caja y bancos.
• Fuerte volumen de pasivo circulante: plazos de pago a proveedores dilatado (Igual o superior a 90 días).
Sin embargo, mientras se mantenga el volumen de ventas o se incremente, el riesgo de falta de liquidez es nulo, puesto que la financiación de los proveedores se comporta como un inmovilizado.
El excedente financiero producido por dicha actividad se debe invertir cuidadosamente para cubrir las contingencias de falta de liquidez, repartiéndose entre inversiones financieras y expansión de la actividad (la inversión más rentable).
La comparación entre las necesidades operativas de fondos y el fondo de maniobra pone de manifiesto las
diferencias entre lo que debería ocurrir y lo que realmente ocurre:
Si FM > NOF, existen excedentes de fondos.
definición adecuada del binomio rentabilidad - liquidez, que pueden plantearse como incompatibles en la mayoría de los casos.
¿Hasta dónde ceder en liquidez para mejorar la rentabilidad? No tiene una respuesta sencilla. En la mayoría de los casos habrá que analizar la sensibilidad del negocio a las variaciones en alguno de los parámetros para tomar una decisión.
En el ejemplo reflejado en el cuadro 1 siguiente se representan tres opciones de gestión del circulante: conservadora, normal y agresiva.
Cuadro 1: Políticas de Gestión del Circulante
La opción agresiva de gestión del circulante supone una reducción drástica de los activos circulantes que provoca, a su vez, una reducción de la liquidez, colocándola en el límite, pero que genera una rentabilidad elevada.
Por contra, la opción conservadora mantiene una situación de liquidez muy holgada, a costa de reducir la rentabilidad hasta casi la mitad que en la opción anterior. Se pone de manifiesto que mantener una liquidez excesiva (hasta tres veces mayor que en la opción agresiva) puede llegar a ser perjudicial para la rentabilidad.
La opción normal representa una situación intermedia entre las anteriores, poniéndose de manifiesto que la relación entre el aumento de la liquidez y la reducción de la rentabilidad no es lineal.
¿Cuál es la mejor opción? Habrá que analizar las alternativas posibles y escoger aquélla que mejor se ajuste a la situación financiera, características y política de riesgo de la empresa.
2.3 Gestión de clientes
Cuando se hace referencia a la gestión de financiera de clientes, se está tratando toda la problemática asociada a la financiación concedida a los clientes, que conforma, básicamente, las cuentas a cobrar en una empresa.
Para situar adecuadamente la problemática asociada a estas técnicas de gestión, sería conveniente reflexionar sobre la siguiente pregunta:
¿Qué representa la inversión en clientes?
POLÍTICAS
CONSERVADORA NORMAL AGRESIVA
Activo circulante 600 500 400
Activo fijo 600 600 600
Total activo/pasivo 1.200 1.100 1.00
Pasivo circulante 200 300 400
Recursos propios 1.000 800 600
Ventas 1.000 1.000 1.000
BAIT 200 200 200
RENTABILIDAD = BAIT / RP 20% 25% 33%
Los fondos destinados a la cuenta de clientes representan, en cada momento, el importe del crédito concedido por la empresa a sus clientes.
Se produce una anotación en la cuenta de clientes cuando se vende y no se cobra al mismo tiempo, produciéndose un crédito al cliente. Por crédito puede entenderse la capacidad para adquirir bienes o servicios con un compromiso de pago posterior. Pero, no todas las transacciones realizadas con clientes tienen las mismas características; cada una de ellas incorpora detalles diferenciales que hacen del conjunto de clientes un conglomerado muy especial.
Desde el punto de vista financiero, ¿la inversión en clientes supone un activo o un riesgo? La respuesta a la pregunta tiene una cierta complejidad.
Hasta no hace mucho tiempo se consideraba que la existencia de cuentas de clientes era algo muy satisfactorio para una compañía. Las partidas de clientes representan el concepto más líquido del balance tras las cuentas de tesorería, lo que lleva a denominarlas realizable, y mientras no existan problemas económicos en el entorno, no suelen existir problemas para el cobro de las cantidades consignadas en las partidas de clientes. Ha sido habitual valorarlas casi como dinero. Llegando a considerarlas como el activo más valioso, ya que además representan una relación estable con los clientes. Pero, en tiempos de crisis, la situación se modifica y las incidencias en los procesos de cobro se multiplican. Es necesario empezar a analizar la inversión realizada en clientes desde una perspectiva distinta. El riesgo de impago, o simplemente de atraso, hacen que se deba detallar la tipología de cuentas que se engloban bajo la acepción genérica de Clientes.
Desde la perspectiva del riesgo, las cuentas de clientes se descomponen en:
− Clientes: las deudas de clientes documentadas en factura y que se encuentran dentro del período normal de crédito.
− Efectos a cobrar: aquellas deudas que se han formalizado sobre un documento mercantil distinto de la factura, normalmente letras de cambio o similares (genéricamente efectos).
− Impagados: créditos concedidos a clientes y formalizados en efectos, que a su vencimiento no han sido atendidos.
− Morosos: derechos de cobro, no formalizados en efectos, que a su vencimiento no han sido atendidos y tienen una antigüedad considerable.
− Fallidos: deudas vencidas y no atendidas, de las que existen indicios ciertos de la imposibilidad de cobro.
La ubicación de la deuda con clientes en unas u otras de las distintas cuentas que la componen permite realizar una primera evaluación del riesgo asociado a tal partida. En la actualidad, tras producirse varias crisis económicas de distinto tipo, las cantidades reflejadas en las cuentas de clientes se suelen evaluar más críticamente que hace años, llegando a analizarse incluso los clientes de forma particular.
El crédito real a clientes
Si en la cuenta de clientes se refleja el crédito concedido a los clientes, vamos analizar qué se entiende por crédito total o crédito real financiero aplicado a los clientes.
En la figura 5, se representan las distintas etapas del circuito de cobro a clientes, en dónde se establecen las distintas fases del crédito a clientes.
Desde el momento en que se realiza la venta hasta que se produce la entrega, nos encontramos con la etapa de suministro, muy importante, pero que, desde el punto de vista del crédito concedido, no supone un factor relevante.
A partir de la entrega se ponen en marcha los contadores de plazo de crédito, puesto que el cliente ya tiene en su poder un producto o servicio por el que no ha pagado. Desde ese momento hasta que se alcance el cobro, se desarrolla el plazo que se considera como crédito real, y que es distinto del crédito comercial, concedido al cliente en la operación de venta, y que transcurre desde el inicio de cómputo hasta la fecha de vencimiento consignada en la factura.
El inicio de computo está reflejando el momento a partir del cual, según se ha pactado con el cliente, se considera el crédito comercial concedido, para establecer el vencimiento de la factura.
VENCIMIENTO
VENCIMIENTO
VENTA
VENTA ENTREGAENTREGA FACTURAFACTURA COBROCOBRO INICIO DE
CÓMPUTO
Suministro Previsión Atraso
CRÉDITO COMERCIAL
CRÉDITO REAL FINANCIERO Facturación
Figura 5
Tras definir el crédito real concedido al cliente, el siguiente problema consiste en su cálculo. Esta tarea tiene su complejidad, basada en la información de la que se dispone para realizar los cálculos.
Tradicionalmente, cuando se habla de calcular el crédito concedido a los clientes se procede a obtener el ratio denominado período medio de cobro, expresado en días, cuya fórmula es la siguiente:
365 x Ventas
declientes Saldomedio
Coste del atraso
En cualquier caso, obtener el crédito real representa sólo una parte del análisis. Para comprobar si existen problemas con el crédito de clientes es necesario comparar el crédito real con el crédito teórico, o mejor dicho con el crédito comercial realmente ofrecido a los clientes.
Lo habitual es que el crédito real sea superior al crédito comercial, bien por problemas técnicos (medio de cobro, ingreso en el banco, días fijos de pago, etc.), o por morosidad de los clientes.
La forma de evaluar la problemática asociada al crédito de cliente, es calcular el coste que se produce como consecuencia del atraso en el cobro de clientes, entendido como la diferencia entre el crédito real y el crédito comercial.
El cálculo del coste del atraso se obtiene mediante la aplicación de la fórmula:
xDAxCR VA
VentasconI Coste
65
=
donde:
DA = Días de atraso.
CR = Coste alternativo de los recursos.
La negociación de la venta
Los factores que producen atrasos en los cobros de clientes y, por lo tanto, amplían el período de crédito de los clientes, están definidos con anterioridad a la gestión del crédito.
El momento en que se produce la negociación de las condiciones que rigen durante toda la vida de la operación, es en el momento de la venta. Razón por la que se considera muy importante que en dicha negociación se definan, al máximo posible, todas las condiciones que influyen sobre el crédito.
Las operaciones de venta están en manos de la estructura comercial, que se focalizan en la labor de materializar las operaciones, aunque no siempre definiendo en detalle todas sus condiciones.
En una operación de venta se deben fijar dos tipos distintos de condiciones: las condiciones comerciales y las condiciones financieras.
Por condiciones comerciales entendemos aquellas que naturalmente se negocian en una operación comercial, como son:
• Precio de los productos.
• Plazo de crédito.
• Cantidad de la operación.
Pero igual de importantes, o más aun, son las condiciones financieras:
• Definición de la fecha de inicio de cómputo.
• Conocimiento de los días fijos de pago de los clientes.
• Determinación del medio y del canal de cobro.
• Negociación de los descuentos por pronto pago y sus condiciones de aplicación. La conjunción de ambos tipos de condiciones conforma el plazo de crédito real concedido a los clientes, como se representa en la figura 6.
Figura 6
2.4 Gestión de proveedores
Financieramente, la gestión de proveedores se podría considerar equivalente a la gestión de clientes, considerando que tiene características similares el crédito que concedemos a nuestros clientes, y el crédito que nuestros proveedores nos conceden a nosotros.
Pero considerar sólo la faceta de financiación que los proveedores nos aportan supone una simplificación, desde el punto de vista financiero, que no debe olvidar que los proveedores suponen el canal de aprovisionamiento de la compañía.
La relación con los proveedores proporcionará, como premisa básica:
− Fiabilidad en los suministros de materias primas o componentes para incorporar en el ciclo de actividad de la empresa.
− Puntualidad en las entregas para poder ajustar al máximo los niveles de inventario.
− Calidad de los productos o servicios suministrados.
Adicionalmente, la materialización del pago a los proveedores, de acuerdo con la práctica comercial, genera una financiación que incorpora unas características especiales.
Características de la financiación de proveedores
La financiación obtenida de los proveedores tiene las siguientes características:
• Es una financiación espontánea, que se produce como consecuencia de las prácticas habituales del mercado, el sector, el tipo de productos, o cualquier otro factor.
Inicio de
cómputo Número de unidades
Agrupaciones de facturación
Días fijos de
pago
Medio/Canal de cobro
CRÉDITO REAL FINANCIERO
CRÉDITO COMERCIAL
+ +
+ +
=
=
Que la financiación sea espontánea no quiere decir que sea gratuita, puesto que si se plantea la alternativa de pagar al contado es posible obtener una bonificación en el precio de compra por eliminación del coste de la financiación.
La espontaneidad de esta financiación supone que podemos contar con ella de forma estándar, sin ser necesario negociar sus condiciones normales. Pero sí admite modificaciones, tanto para su aumento (retraso en el pago), como para su disminución (adelanto en el pago).
• Está enmarcada en el ámbito comercial, atendiendo a condicionantes comerciales en lugar de a parámetros financieros.
Su expresión suele ser mucho más simple que en las financiaciones bancarias, donde existen múltiples conceptos de intereses, gastos y comisiones. Se expresa como un porcentaje sobre el precio en función de los días de atraso en el pago. En muchas ocasiones el coste del atraso se incorpora al precio del producto y se ofrecen distintos precios según plazo.
• Este tipo de financiación no incrementa el endeudamiento bancario, ya que su origen y tramitación no se encuentra en el ámbito financiero, sino en el comercial, como ya se ha indicado.
• El coste de la financiación suele ser consecuencia del coste medio de los recursos
con los que se financia el proveedor. No encontrándose en función del coste de mer-cado, como sucede en la financiación bancaria.
• La financiación de proveedores es más estable que la financiación bancaria. Su evo-lución no está sujeta a las variaciones en los mercados financieros, altamente ines-tables, siendo más sensible la evolución, por ejemplo, del coste de los carburantes que la fluctuación de los mercados financieros.
La estabilidad es un rasgo diferencial, pero no tiene porque ser beneficiosa o perjudicial frente a las oscilaciones del coste de la financiación bancaria. En situaciones de aumento del coste del dinero, la estabilidad de la financiación de proveedores es beneficiosa, pero no tanto cuando la evolución del coste del dinero es a la baja.
Tras analizar conceptualmente la financiación de proveedores, el siguiente paso consiste en evaluarla financieramente, para lo que necesitamos conocer su volumen y su coste.
El plazo de crédito de proveedores
La forma habitual de medir el volumen de la financiación de proveedores es obtener el período medio de pago, expresado en días, aplicando la siguiente fórmula:
365 x Compras
veedores Saldodepro
PMP=
El plazo de financiación así obtenido refleja el crédito que los proveedores están concediendo a la empresa.
La empresa XYZ, con una cifra de compras de 800 millones a lo largo del año 1995, que termina el año con un saldo de proveedores de 175 millones, está obteniendo una financiación de proveedores de 80 días.
• Supone que las compras a proveedores se distribuyen homogéneamente a lo largo del año.
• La cifra del saldo de proveedores incorpora el importe de las facturas recibidas de los proveedores, lo que incluye el IVA de dichas facturas, mientras que la cifra de compras no incluye el IVA repercutido por los proveedores.
Para la empresa XYZ, la corrección del IVA en el cálculo del período medio de pago, supone un crédito de sus proveedores de 69 días, correspondiendo los restantes 11 días al impacto del IVA.
El coste de la financiación de proveedores
Una vez obtenido el plazo de tiempo, en días, que supone el crédito de los proveedores, habrá que evaluar el coste asociado a dicha financiación.
Para evaluar el coste de la financiación concedida por los proveedores no podemos efectuar un cálculo paralelo al efectuado en el caso de la financiación a clientes. Para los proveedores, el coste de la financiación surge de la integración del coste de las distintas operaciones de compra que se efectúen, cada una con unas condiciones distintas. Cada proveedor aplicará unas condiciones acordes con su situación.
Para evaluar el coste de la financiación de proveedores, hay que analizar cada operación individualmente y tomar decisiones individuales según su coste.
A la hora de evaluar el coste de una oferta de crédito por parte de un proveedor habrá que comparar el precio de pago al contado con el precio de pago a crédito, tal y como se refleja en la figura 7.
INICIO DE INICIO DE CÓMPUTO
CÓMPUTO CONTADOCONTADOPAGO AL PAGO AL APLAZADOAPLAZADOPAGO PAGO
r = Recargo por aumento de plazo (en porcentaje) t = Número de días de atraso
COSTE ANUALIZADO=(r/100)x(365/t)x100
COSTE EFECTIVO TOTAL={(1 +r/100)365/t-1}x100
t r(%)
Figura 7
Un primer aspecto que debe aclararse es qué se entiende por pago al contado, ya que no siempre quiere decir lo mismo, dependiendo del producto, mercado, sector, etc.
en el proceso de facturación genera una factura, atendiéndose el pago contra la presentación de la factura.
En otros casos, puede no ser procedente el pago hasta comprobar la corrección y calidad de los productos, produciéndose el pago en ese momento.
A la hora de decidir sobre una propuesta de crédito de un proveedor, habrá que considerar siempre que el coste de la financiación propuesta por el proveedor deberá situarse por debajo del coste alternativo de los recursos.
2.5 Gestión de existencias
De todas las partidas que componen el activo circulante, las existencias o stocks son las menos líquidas, las que más tardan en convertirse en dinero.
Sobre el esquema de período de maduración representado en la figura 4, los inventarios para transformarse en dinero deben venderse y cobrarse, lo que supone una parte muy importante del período de maduración.
Además, aunque su volumen total es muy variable según el sector de actividad, constituyen una parte muy significativa del activo, tanto en empresas comerciales como de producción.
Combinando ambos aspectos, obtenemos la razón de la importancia de los inventarios en la gestión del circulante desde el punto de vista financiero: suponen una inmovilización de fondos importante, durante un período de tiempo considerable.
Más detalladamente, las razones de la importancia de las existencias en la gestión del circulante son las siguientes:
• Su importancia cuantitativa.
• Los diferentes tipos de existencias que pueden existir en las empresas y la diversidad de elementos que los componen,
• Los distintos departamentos que influyen en su determinación: compras, producción, comercial y financiero.
• Los costes involucrados en su gestión.
Existe una enorme variedad de elementos que pueden integrar los stocks, como son:
− Existencias comerciales: bienes adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin transformación.
− Materias primas auxiliares: bienes empleados en el proceso de producción para su transformación en productos terminados.
− Materiales para consumo y reposición: incluye materias energéticas susceptibles de almacenamiento, otras materias de consumo que no se incorporan al producto fabricado y piezas de repuesto.
− Elementos y conjuntos incorporables: partes o submontajes, fabricados normalmente fuera de la empresa, adquiridos por ésta para incorporarlos al producto sin transformación.
− Productos en curso: materiales y componentes en el proceso productivo, bien en transformación, bien en espera entre operaciones consecutivas.
− Productos terminados: artículos destinados a su venta, como consumo final o para su utilización por otras empresas.
− Subproductos y residuos: bienes de carácter accesorio o secundario a la fabricación principal, que pueden ser objeto de venta.
− Embalajes y envases: cubiertas o envoltorios destinados a contener y resguardar los objeto de venta.
Además de la función propia de abastecimiento, los stocks cumplen en el proceso productivo con la función adicional de desligar a corto plazo:
• La actividad de producción de la de compras de materias primas.
• La de ventas de la de producción.
• Las diversas fases del proceso de producción entre sí.
Idealmente, las únicas existencias necesarias serían los productos en curso de fabricación. Las materias primas y componentes se adquirirían para su incorporación al proceso de producción y los productos terminados se generarían contra pedido. Funcionando de esta manera no existirían productos en stock, salvo aquellos en curso de fabricación.
Una empresa organizada, funciona perfectamente ajustada, hasta que se produce una incidencia en cualquiera de los procesos implicados. La no existencia de stocks intermedios entre las distintas fases del proceso produce rigideces a la hora de reaccionar, puesto que todo se encuentra íntimamente relacionado.
Las existencias dotan a la empresa de la flexibilidad necesaria al desconectar:
• La producción y las compras (existencias de materias primas y auxiliares).
• Unas etapas productivas y otras (existencias de productos en curso).
• El ritmo de ventas y el de producción (existencias de productos terminados).
Como contrapartida a la flexibilidad aportada por los stocks, podemos considerar las tensiones que genera su existencia, por las distintas expectativas que sobre los mismos tienen los distintos departamentos que intervienen en su gestión.
En el cuadro 2 se especifican cuáles son las expectativas de los departamentos de compras, de producción, comercial y financiero sobre las existencias.
V isio n es d e la gestió n d e las existen cias
DEPARTAMENTO COMPRAS PRODUCCIÓN COMERCIAL FINANCIERO
OBJETIVO GARANTIZAR EL
SUMINISTRO OPTIMIZARPROCESOS PRODUCTIVOS
SERVICIO AL
CLIENTE REDUCIR GASTOSFINANCIEROS
EXPECTATIVAS • Adquirir grandes lotes • Asegurar calidad • Evitar compras
urgentes
• Estabilizar el nivel de producción • Reducir tiempos
muertos • Evitar adaptación
a la demanda de clientes
• Evitar carencias de producto • Atender con
rapidez • Flexibilidad
• Reducir los fondos inmovilizados • Minimizar coste
financiero
RESULTADO AUMENTO DE
STOCKS AUMENTO DESTOCKS AUMENTO DESTOCKS REDUCCIÓN DESTOCKS
En general, existe una visión encontrada entre los distintos departamentos. Los departamentos de compras, producción y comercial, que manejan físicamente los stocks, tienen interés en mantener volúmenes de inventario que eliminen tensiones de funcionamiento, es decir, volúmenes elevados. El departamento financiero, que analiza los inventarios desde su aspecto de coste financiero, está interesado en mantener niveles mínimos de inventario, idealmente cero.
El dimensionamiento de las existencias supone un punto de conflicto que sólo se puede resolver mediante un enfoque global de la problemática. Habrá que contemplar para ello todos los costes que incorpora la gestión de stocks y compararlo con la flexibilidad de funcionamiento obtenida.
El coste de las existencias
Existen cuatro clases de costes relacionados con las existencias:
• Coste de adquisición: que supone la integración de dos conceptos:
− El valor de los productos incorporados al stock (su precio en el caso de los adquiridos y su coste de producción para los producidos).
− Los costes que se deban asumir hasta disponer de los productos (transporte, emi-sión de pedidos, seguros, etc.).
• Coste de manipulación: asociado al mantenimiento y gestión. En él podemos incluir:
− Personal de almacén.
− Equipos de manipulación.
− Sistemas y equipos de información.
− Seguros.
− Instalaciones.
• Coste de degradación: pérdidas de valor que pueden afectar a los stocks por cuestiones diversas:
− Pérdidas, robos y deterioros.
− Obsolescencia.
• Coste de financiación, entendido en una doble vertiente:
− Financiación de los fondos inmovilizados en existencias.
− Financiación de las situaciones de carencia o ruptura del inventario
Aunque el que representa un mayor valor es el primero, los otros tres tienen también una gran importancia, llegando a representar, según situaciones, hasta un 35% o 40% del valor total del inventario.
Últimas tendencias en la gestión de existencias
No podíamos terminar el análisis de la gestión de existencias sin comentar, aunque sea someramente, hacia dónde se dirigen las técnicas de gestión de stocks.
• Las líneas de producción se han hecho mucho más versátiles, haciendo innecesarios los almacenes intermedios de productos en las cadenas. Hoy en día, el vendedor puede plantear, directamente a la línea de producción, el producto con las características requeridas por el cliente, obteniendo su suministro casi inmediato.
• Los sistemas informáticos permiten que la integración entre los clientes y los proveedores sea prácticamente total, con lo que la coordinación a la hora de cursar los pedidos es tal que posibilita trabajar con stocks de materia prima casi nulos.
• Las comunicaciones han adquirido un elevado grado de fiabilidad, lo que posibilita que órdenes de compra, facturación, producción, etc., viajen por las líneas de comunicación con seguridad y se disminuyan los tiempos de espera.
Esa evolución tecnológica, junto con las dificultades para conseguir financiación, en algunos momentos no muy lejanos en el tiempo, ha hecho que el peso de la visión financiera sobre los stocks cobre relevancia, trasladándose al hecho de plantear reducciones drásticas de los mismos.
Para ello, primero en Estados Unidos (sistemas just in time) y luego en Japón y el resto del mundo, las empresas han trasladado los stocks de materias primas a sus proveedores, asegurando un suministro fluido y casi inmediato.
Otras técnicas buscan la reducción de los productos en curso de fabricación (método Kanban), sustituyendo las cadenas de producción por grupos de producción que abordan todas las tareas, para culminar la producción de cada unidad sin dejar productos intermedios.
La integración de los proveedores en la producción se está haciendo casi absoluta, llegando a asumir no sólo los almacenes físicos, sino los controles de calidad y la responsabilidad sobre los rechazos y no conformidades. En último extremo pueden llegar hasta ubicarse en las propias instalaciones productivas (método Superlópez). Todo ello está haciendo que algunos directivos lleguen incluso a plantearse una empresa sin existencias, lo que probablemente no sea factible alcanzar, aunque, desde el punto de vista financiero, sí sea un objetivo a perseguir.
2.6 Gestión de la tesorería
La gestión de la tesorería, entendida como gestión del disponible en la empresa, supone un área de especial interés, puesto que trata del manejo del dinero que circula por la empresa.
Hace referencia a técnicas específicas relacionadas con el tratamiento de los fondos líquidos que, en algunos casos, pueden tener más relación con técnicas bancarias que puramente empresariales, pero no olvidemos que las entidades financieras son las especialistas en el tratamiento del dinero.
2.6.1 La tesorería como parte de la gestión del circulante
La gestión de la tesorería es el concepto más puramente financiero de todos los incorporados en la gestión del circulante, por ello analizaremos con más detalle su composición y problemática.
aparecen en un balance están representando dinero, en el convencimiento de que todas las actuaciones empresariales se convierten en dinero con mayor o menor rapidez. La tesorería incluye todas las partidas del activo del balance que suponen efectivamente manejo de fondos, como son la caja y los bancos, así como aquellas cuentas de inversión financiera a corto plazo.
Pero no acaba aquí la extensión del término tesorería, puesto que también debe incorporar aquellas partidas de financiación que suponen una gestión a corto de los recursos, lo que habitualmente se denomina financiación bancaria a corto plazo.
Y aún puede extenderse más el concepto, ya que la separación entre financiación a corto plazo y financiación a largo plazo es una mera convención contable para el reflejo patrimonial de las deudas de una empresa, pero que no suponen una disociación en la gestión de las figuras financieras que la componen; como sucede con las partidas de inversión financiera a largo plazo, cuya gestión no es diferencial de la de corto plazo. Por lo tanto, puede establecerse que bajo la acepción de gestión de tesorería se incluye todo aquello que supone gestión de las partidas que están reflejando dinero efectivo en el balance de una compañía, ya sean de activo o de pasivo y de corto o largo plazo. En cualquier caso, cuando se habla de la gestión de la tesorería o de la gestión del dinero en la empresa, no es correcto limitarse a una visión estática, como se refleja en un balance, sino que hay que incorporar el movimiento típico de la circulación del dinero. Para ello aplicaremos el modelo de flujo de fondos.
2.6.2 La empresa como flujo de fondos
El modelo de flujo de fondos supone una forma homogénea de representar cualquier empresa, o cualquier tipo de organización que maneje dinero, independientemente de su actividad, organización, expansión geográfica, productos que fabrica o comercializa, etc., como se refleja en la figura 8.
Financiación Inversión
SISTEMA FINANCIERO Cobros
Pagos FLUJO DE FONDOS OPERATIVO
FLUJO DE FONDOS FINANCIERO
El esquema reflejado en la figura representa, en la forma más sencilla posible, la dinámica de movimiento de dinero en la empresa. El modelo puede sofisticarse, pero es preferible, para introducir el concepto de flujo de fondos, que sea lo más esquemático posible.
Se representan en él los tres grandes grupos de terceros con los que se relaciona la empresa y con los que se producen transacciones monetarias:
• Clientes: entendidos, en sentido amplio, como todos aquellos que proporcionan entradas de fondos a la empresa, ya sean habituales o no. ,
• Proveedores: todos los que provocan salidas de dinero de la empresa, ya sea por suministro de bienes o servicios, trabajo, impuestos, etc.
• Entidades financieras: cualquier tipo de entidad que suministre financiación o canalice inversiones de fondos, sea cual sea su razón social (bancos, cajas de ahorro, sociedades de financiación, etc.).
El concepto de flujo de fondos, soportado por el modelo, quiere representar la dinámica de circulación del dinero en la empresa, lo que incorpora una serie de características:
• La circulación de los fondos en la empresa supone un flujo continuo que suele tener altibajos en su volumen y frecuencia, pero raramente discontinuidades.
• Para que se produzca el fluir de los fondos debe existir dinero en los depósitos de clientes, proveedores y tesorería, así como en los conductos que los comunican. El volumen de fondos existente en dichos depósitos y conductos representa una inmovilización de fondos.
• La alteración en el funcionamiento de cualquiera de las partes del sistema se transmite rápidamente a las demás por el propio flujo de fondos.
• E1 modelo suele aceptar espontáneamente los incrementos del volumen de fondos manejado, pero presenta resistencia a las disminuciones del mismo, siendo una tarea laboriosa drenar fondos del circuito.
Como puede apreciarse el concepto de flujo de fondos incorpora una dinamicidad a la gestión del dinero que supone un diferencial con otros modelos estáticos clásicos.
Frente a la idea tradicional de control de la tesorería mediante ratios y nivel de gasto financiero, el concepto de flujo de fondos supone un cambio drástico en los métodos de gestión, que incorpora tres características básicas:
• Dinamismo: el dinero dentro de la empresa está en continuo movimiento, lo que supone que deben adoptarse medidas de control dinámicas que sean capaces de adaptarse al propio flujo de fondos.
La movilidad y agilidad de los circuitos monetarios hacen inútiles o poco adecuados controles de tipo estático que analizan la situación cada cierto espacio de tiempo. Para poder intervenir y actuar sobre el flujo de fondos en una compañía, el departamento de tesorería debe adaptarse al ritmo del flujo y asumir que está en continuo cambio.
alteración en una parte del circuito se trasmite rápidamente a las demás, no puede renunciarse a ninguna parcela del mismo.
Cualquier área implicada en el flujo monetario forma parte inseparable del mismo y, por lo tanto, debe analizarse bajo los parámetros y controles establecidos por esta filosofía.
• Anticipación: la integración y rapidez del flujo monetario fuerzan a dar un cambio radical a las técnicas de gestión del mismo. Una actitud reactiva ante los problemas o desviaciones detectados supone llegar tarde a su solución y asumir costes que podrían ser evitados con una actitud proactiva.
La anticipación es fundamental, ya que, cuando se trabaja con dinero, el tiempo de actuación está muy limitado por los instrumentos bancarios, las operaciones financie-ras, los mercados financieros, etc. Para poder solucionar lo que ocurra hoy en una cuenta bancaria la mejor opción es haberlo hecho ya hace unos días, cuantos más mejor.
La integración de los tres conceptos hace que el cambio en la actitud del departamento de tesorería sea drástico; hay que levantar la vista y ampliar el horizonte, buscando actuar, en todo momento, con anticipación sobre el comportamiento del flujo de fondos, intentando ser quien marque las pautas de actuación y funcionamiento.
2.6.3 El presupuesto de tesorería
Desde el punto de vista de la tesorería, la necesidad de visión global y de anticipación, que incorpora la visión de la empresa como flujo de fondos, hace necesaria la utilización de un instrumento que integre toda la información sobre el flujo monetario y la muestre desde la perspectiva adecuada. Ese instrumento es el presupuesto de tesorería.
El presupuesto de tesorería puede definirse como la herramienta de gestión que permite enlazar la actividad diaria con la realidad del resto de la empresa.
Su función es recoger la información de gestión de toda la empresa y transformarla en cobros y pagos, o mejor aún, en entradas y salidas de dinero de la empresa, dotando de esa manera de perspectiva a la gestión de tesorería en la empresa.
Objetivos del presupuesto de tesorería
• Gestionar:
− La coordinación de los flujos monetarios.
− La obtención de recursos financieros.
− La negociación bancaria.
• Planificar:
− Las políticas de circulante.
− Las políticas de inversión en activo fijo.
− El riesgo financiero.
• Controlar
− Las desviaciones presupuestarias.
