Plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área contable de la compañía Grupo Alianza ALZ S A S

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(1)1. Plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área contable de la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S. FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA PRACTICA EMPRESARIAL. Presentado Por: LEIDY JOHANA AGUILAR ORTIZ EDDY ESPERANZA REYES NIETO LEIDY PAOLA LOPEZ MONTAÑEZ. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA Bogotá, Mayo de 2019.

(2) 2. Plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área contable de la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S. FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA PRACTICA EMPRESARIAL. Presentado Por: LEIDY JOHANA AGUILAR ORTIZ EDDY ESPERANZA REYES NIETO LEIDY PAOLA LOPEZ MONTAÑEZ. Docente: CARO BOLIVAR SILVA.. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA Bogotá, mayo de 2019.

(3) 3. Nota de aceptación ____________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________. ______________________________________ Firma del presidente del jurado. ______________________________________ Firma del jurado. ______________________________________ Firma del jurado. Bogotá D.C. Fecha _______________________.

(4) 4. DEDICATORIA. Este trabajo se lo dedicamos a Dios por cada una de las Bendiciones recibidas hasta el día de hoy y a nuestros padres que nos apoyaron y estuvieron con nosotras durante este proceso de formación profesional..

(5) 5. AGRADECIMIENTOS. De primera mano, a Dios por habernos guiado durante todo este proceso académico, en segundo lugar, a nuestros padres porque siempre nos dieron la fuerza, y apoyo incondicional que nos han llevado a donde estamos ahora; por ultimo a nuestra tutora que estuvo ayudándonos en el desarrollo de este trabajo..

(6) 6. Tabla de Contenido Glosario ............................................................................................................................... 12 Resumen .............................................................................................................................. 14 Introducción ........................................................................................................................ 15 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................... 16 Antecedentes del problema ............................................................................................. 16 Análisis de los involucrados............................................................................................ 18 Árbol de problema Grupo Alianza ALZ S.A.S ............................................................... 20 Descripción del Problema ............................................................................................... 21 Formulación del problema: ............................................................................................. 22 Sistematización del problema ........................................................................................... 22 OBJETIVOS ....................................................................................................................... 23 Objetivo general .............................................................................................................. 23 Objetivos Específicos ...................................................................................................... 23 Árbol de objetivos Grupo Alianza ALZ S.A.S ................................................................. 24 Alternativas de Solución ................................................................................................. 25 JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................... 26 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FILOSOFICA.................................................. 27 Historia ............................................................................................................................ 27 Descripción de actividades .............................................................................................. 28 Actividad económica ....................................................................................................... 28 Objeto Social: .................................................................................................................. 28 Tipo de influencia social: ................................................................................................ 28 Portafolio: ........................................................................................................................ 30 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.............................................................................. 31 Organigrama .................................................................................................................... 32 Misión ............................................................................................................................. 32 Misión Grupo Alianza ALZ S.A.S ................................................................................... 33 Visión .............................................................................................................................. 33 Visión Grupo Alianza ALZ S.A.S .................................................................................... 34 Valores Corporativos ...................................................................................................... 34 Valores Corporativos Grupo Alianza ALZ S.A.S ........................................................... 35 Política Organizacional ................................................................................................... 37 Matriz Situcional ............................................................................................................. 38.

(7) 7. Análisis De Matriz Situacional: ........................................................................................ 38 DESCRIPCIÓN DEL MACROPROCESO ........................................................................ 39 MACROPROCESOS ...................................................................................................... 39 Análisis del MACROPROCESO...................................................................................... 39 Macro procesos estratégicos ............................................................................................. 40 MARCO REFERENCIAL DE ESTUDIO.......................................................................... 44 Marco conceptual ................................................................................................................ 56 MARCO LEGAL (Normograma) ................................................................................... 63 METODOLOGIA ............................................................................................................... 64 DIAGNÓSTICO ................................................................................................................. 66 Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI) ........................................................ 66 Matriz de Evaluación de Factores Externos .................................................................... 70 Análisis de Matriz DOFA ............................................................................................... 75 PLAN DE MEJORAMIENTO ........................................................................................... 76 Promoción de la competitividad...................................................................................... 76 Manual de Procesos y Procedimientos ............................................................................. 76 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y FINANCIEROS PARA LA EMPRESA GRUPO ALIANZA ALZ S.A.S ................................................................... 77 Gestión de innovación ................................................................................................... 118 Cultura de sostenibilidad ............................................................................................... 118 CRONOGRAMA DE TRABAJO GRUPO ALIANZA ALZ S.A.S ................................ 120 2 ..................................................................................................................................... 121 CONCLUSIONES ............................................................................................................ 122 RECOMENDACIONES ................................................................................................... 123 Referencias Bibliográfica .................................................................................................. 124 ANEXOS........................................................................................................................... 126.

(8) 8. Lista de Tablas Tabla 1. Análisis de Involucrados Grupo Alianza ALZ S.A.S. Tabla 2. Estrategias para el Análisis de Involucrados Grupo Alianza ALZ S.A.S. Tabla 3. Datos de la Compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S. Tabla 4. Matriz Situacional de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S. Tabla 5. Marco Legal (Normograma). Tabla 6. Matriz de Evaluación de Factores Internos de Grupo Alianza ALZ S.A.S. Tabla 7. Matriz de Evaluación de Factores Externos de Grupo Alianza ALZ S.A.S. Tabla 8. Análisis DOFA Grupo Alianza ALZ S.A.S. Tabla 9. Cronograma de Actividades..

(9) 9. Lista de Graficas Grafica 1. Resultados de Matriz de Evaluación de Factores Internos. Grafica 2. Resultados de Matriz de Evaluación de Factores Internos..

(10) 10. Lista de Figuras Figura 1. Árbol de problema Grupo Alianza ALZ S.A.S. Figura 2. Árbol de objetivos Grupo Alianza ALZ S.A.S. Figura 3. Organigrama..

(11) 11. Lista de Anexos Anexo 1. Entrevista Gerente general de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S..

(12) 12. Glosario. Plan de mejoramiento: James Harrington (1993), Para mejorar un proceso, significa: cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresario y del proceso. Procesos: D. Nogueira, A. Medina y C. Nogueira resumen la definición de proceso de varios autores como una "Secuencia ordenada y lógica de actividades repetitivas que se realizan en la organización por una persona, grupo o departamento, con la capacidad de transformar unas entradas (inputs) en salidas o resultados programados (ouputs) para un destinatario (dentro o fuera de la empresa que lo ha solicitado y que son los clientes de cada proceso) con un valor agregado. Los procesos, generalmente, cruzan repetidamente las fronteras funcionales, fuerzan a la cooperación y crean una cultura de empresa distinta (más abierta, menos jerárquica, más orientada a obtener resultados que a mantener privilegios)". Área contable: Según el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), establecen la Definición de Contabilidad, de la siguiente manera: "La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de carácter financiero e interpretar los resultados de estos". Caracterización: Según la RAE (Real Academia de la Lengua Española), la caracterización es, 1. tr. Determinar los atributos peculiares de alguien o de algo, de modo que claramente se distinga de los demás. 2. tr. Autorizar a alguien con algún empleo, dignidad u honor. 3. tr. Dicho de un actor: Representar su papel con la verdad y fuerza de expresión necesarias para reconocer al personaje representado. 4. prnl. Dicho de un actor: Pintarse la cara o vestirse conforme al tipo o figura que ha de representar..

(13) 13. En nuestro caso podemos aplicar 3 de las 4 acepciones que tenemos en el diccionario aunque la más común cuando hablamos de la caracterización es la capacidad para poder distinguir aquellos aspectos que definen algo para poder aplicarlos a uno mismo o a otro. Trazabilidad: Un término que fue incorporado recién a la vigésima tercera edición del diccionario de la Real Academia Española (RAE). Para la International Organization of Standardization (cuya sigla es ISO), la trazabilidad es la propiedad que dispone el resultado de un valor estándar, que puede vincularse con referencias específicas mediante una seguidilla continuada de comparaciones. En otras palabras, la trazabilidad está compuesta por procesos prefijados que se llevan a cabo para determinar los diversos pasos que recorre un producto, desde su nacimiento hasta su ubicación actual en la cadena de abasto. (española, 2015).

(14) 14. Resumen. El propósito de este trabajo es analizar la viabilidad de mejorar los procedimientos en el área contable de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S. con el fin de que la misma tenga trazabilidad de documentos financieros y no financieros que sirvan de herramienta para la toma de decisiones por parte de la gerencia, la propuesta de mejoramiento surge ante la problemática de retraso en la presentación de información, esto se identificó por medio de la entrevista realizada a la gerencia. En la etapa inicial del trabajo se identificaron las falencias en el área contable para el cual se plantea elaborar un plan de mejora de los procesos del área contable que garantice la oportuna preparación, consolidación, y análisis de la contabilidad en general y demás informes no financieros. El plan de mejora se realizó con base a la metodología de estudio, obteniendo información de diversas fuentes como son: documentos contables, entrevista con la gerencia, encuestas y observación. Lo anterior favoreció para la formulación del problema el cual puede ayudar a la empresa a obtener una visión general de las condiciones actuales del departamento contable y la importancia de la implantación de manuales de procedimientos para la eficacia y eficiencia no solo de este departamento si no de la empresa en general..

(15) 15. Introducción. Grupo Alianza ALZ S.A.S. Es una empresa que desarrolla sus actividades de mercado en el sector comercial y manufacturero; con actividades tales como: la comercialización de prendas de vestir, fabricación de artículos de viaje, bolsos de viaje y fabricación de artículos de talabartería y guarnicionería. Actualmente la empresa crea soluciones de protección personal especializada ofreciendo prendas y productos innovadores que se adaptan a las diferentes necesidades y situaciones que atentan contra la integridad física del usuario. Con el fin de preservar la vida de los seres humanos, sus productos cumplen con los más exigentes estándares de calidad y han sido sometidos a rigurosas pruebas que garantizan su óptimo desempeño. El presente proyecto se redacta con el fin de plantear el Plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área contable de la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S. como estrategia para describir las actividades correctamente. Teniendo en cuenta lo anterior se puede decir que la caracterización es un tipo de descripción de manera cualitativa del conocimiento sobre el manejo de los procesos de un área específica de la empresa. Lo que se busca es que la empresa emplee un Plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área contable, teniendo en cuenta que esta función está a cargo de una sola persona, lo que implica que en el momento que ella no este por algún motivo empiezan las demoras, inconformidades y la no trazabilidad de los documentos financieros y no financieros que sirven de herramienta para la toma de decisiones por parte de la gerencia. Un valor agregado que se le dará a la caracterización será la creación de un manual de procedimientos, esto sería de gran utilidad, pues este detallaría de manera secuencial una serie de tareas a realizar en esta área específica..

(16) 16. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Antecedentes del problema. Según la información obtenida por medio de la entrevista realizada a la gerencia general de la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S, se evidencio gran preocupación por parte de la misma al no obtener la información financiera y no financiera necesaria como herramienta para la toma de decisiones; lo que indica que la empresa no tiene trazabilidad en su documentación llevándola al mismo tiempo a tomar decisiones erradas sin información verídica. Un impacto que se está presentando en la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S, ha sido la falta de información financiera y demás informes no financieros para la toma de decisiones por parte de la gerencia, a raíz de esto surge la necesidad de plantear un plan de mejoramiento basado en la Caracterización de Procesos en el Área Contable de la Compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S La compañía requiere cambiar su funcionalidad con respecto a los procesos contables, esto con el fin de reducir las demoras en todos los informes para la toma de decisiones por parte de la gerencia. Actualmente en la compañía no se canalizan los procesos para esta área, es decir no hay trazabilidad en la documentación, y al no haber información no es posible la generación de informes financieros y demás solicitados para la toma de decisiones de la gerencia. A raíz de esto surge la necesidad de mejorar los procesos en la compañía, puesto que el cumplimiento de los mismos conlleva a mejorar el apalancamiento comercial y financiero, y la imagen que la empresa tanto necesita. Por lo anteriormente planteado, este proyecto se hace para mejorar los procesos de manejo de información y calidad de la misma, y al mismo tiempo proporcionar una alternativa que busque la reducción de demoras en todos los informes..

(17) 17. Las consecuencias que se pueden esperar de no solucionar el problema, es que la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S, siga con las falencias presentadas hasta hoy, no se presentaría ningún cambio y seguirían perdiendo dinero y tiempo y oportunidades en el mercado..

(18) 18. Análisis de los involucrados. La empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S es una compañía de comercialización de prendas de vestir, fabricación de artículos de viaje, bolsos de viaje y fabricación de artículos de talabartería y guarnicionería, en el último periodo se ha presentado demoras en la información ya que no hay trazabilidad de documentos financieros y no financieros que sirven como herramienta para la toma de decisiones según entrevista realizada a la gerencia.  Gerencia: es el área encargada de dirigir, gestionar o administrar la sociedad.  Proveedores: su servicio es necesario para la continuidad de la compañía.  Entidades Financieras: es la entidad que sirve para proporcionar apalancamiento financiero.  Entidades Regulatorias: como son la Dirección de Impuestos y Aduanas (DIAN) Secretaria de Hacienda, Cámara de Comercio de Bogotá.  Personal de la Empresa: personal de la compañía directamente involucrado (asistente contable y administrativo).

(19) 19. Tabla 1. Análisis de Involucrados Grupo Alianza ALZ S.A.S Grupos. Intereses. Problemas Percibidos Mandatos y Recursos. Gerencia. Informes financierios y administrativos a tiempo. Proveedores. Aumentar la participacion en el mercado Ninguno Recibir pagos oportunamente.. Entidades Financieras Entidades regulatorias. Captacion de nuevos clientes Fiscalizacion y vigilancia de la entidad 1. Aumentar la motivacion laboral Personal de la 2. Mejorar sus empresa capacitaciones 3. Sentirse estable en la compañía. No hay software contable Propio. Nivel. Dinero. 5. Contrato acuerdos cancelacion de contratos. 4. Ninguno. Aprobacion de creditos. 3. Ninguno. Pagos y cumplimiento de impuestos. 2. Mal funcionamiento del área que genera Ninguno reclamos en contra.. 1. Fuente: Elaboracion propia. Tabla 2. Estrategias para el Análisis de Involucrados Grupo Alianza ALZ S.A.S Grupos. Estrategias Generar el Recurso para la obtencion de un software Gerencia contable Informar de los cambios que se adelanten Durante el Proveedores proyecto para garantizar la continuidad en el servicio recibido Entidades Financieras Mantener indicadores Financieros razonables Entidades Regulatorias Vigilar procesos de Gestion Personal de la Empresa Monitorear de cerca de su satisfaccion laboral Fuente: Elaboracion propia.

(20) 20. Árbol de problema Grupo Alianza ALZ S.A.S. Autor: Elaboración propia..

(21) 21. Descripción del Problema El presente proyecto pretende responder y aportar una solución al problema que se presenta actualmente en la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S., este corresponde al impacto negativo que se está presentando en el área contable de la empresa y que por ende está afectando las demás áreas de la misma.. Actualmente el departamento de Contabilidad de Grupo Alianza ALZ S.A.S., cuenta con una persona encargada del área, quien es la única que sabe y concluye los procesos contables, por consiguiente, cuando ella falte el proceso se detiene, generando un impacto negativo en el rendimiento con respecto a las demoras en la entrega de la información, lo que conlleva a que no hay una trazabilidad de documentos financieros y no financieros que sirvan de herramienta para la toma de decisiones por parte de la gerencia.. Presentación incorrecta de la documentación, no presentación oportuna de los documentos a las autoridades implicadas etc. Al realizar el análisis del impacto se da sustento al planteamiento del problema del presente proyecto..

(22) 22. Formulación del problema:. Sistematización del problema De acuerdo con lo anterior es válido el siguiente interrogante ¿podrá el plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área contable en la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S. mejorar los procesos del área y tener informes a tiempo para la toma de decisiones?.

(23) 23. OBJETIVOS Objetivo general Elaborar un plan de mejora de los procesos del área contable que garantice la oportuna preparación, consolidación, y análisis de la contabilidad en general de la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S.. Objetivos Específicos -. Identificar la línea base teniendo en cuenta los procesos establecidas actualmente por el área contable de la compañía.. -. Diagnosticar las falencias que se presentan en los procesos del área contable, construyendo una matriz de riesgos, que permitan identificar si grado de importancia.. -. Establecer las acciones para el plan de mejoramiento de procesos identificados como riesgos medios y altos..

(24) 24. Árbol de objetivos Grupo Alianza ALZ S.A.S. Autor: Elaboración propia..

(25) 25. Alternativas de Solución. Contar con políticas documentales que den lineamientos de manejo: una alternativa que se da para la solución y alcanzar este objetivo es que la empresa cree un control interno, este podría ser un manual escrito y de acceso para todos los trabajadores. Disminuir la rotación de personal auxiliar contable y/o asistente: la posible solución estaría en realizar periódicamente capacitaciones al personal de la compañía, pero en especial al departamento contable, contando con el recurso económico por parte de la gerencia. Ser competitivos frente a la competencia permitiendo de esta manera el crecimiento organizacional: este factor podría ser posible en cuanto la compañía maneje su información financiera y no financiera verídicamente, eficiente y eficaz..

(26) 26. JUSTIFICACIÓN. Los registros contables en una empresa son esenciales para su éxito, ya que, además de ayudar en la toma de decisiones estratégicas, es la manera de evaluar constantemente el estado de sus finanzas y garantizar su rentabilidad. La importancia de llevar una correcta contabilidad en la empresa es tal que sin ella no se sabría cuánto dinero entra y sale de una organización ni se podría planear para el crecimiento futuro. Las estrategias contables hacen posible monitorear el estado financiero del negocio y permiten elaborar los reportes, resultados y las proyecciones que guían el camino a seguir. La compañía requiere cambiar su funcionalidad con respecto a los procesos del área contable, elaborando manuales de procesos y procedimientos los cuales se crearán para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos del área contable. Actualmente en la compañía no se canalizan los procesos para esta área, a raíz de esto surge la necesidad de mejorar los procesos para la recopilación de la información y a su vez conllevar a cumplir con los documentos financieros y no financieros para la toma de decisiones por parte de la gerencia.. Por lo anteriormente planteado, este proyecto se hace para realizar mejoras en la compañía en cuanto a su funcionalidad..

(27) 27. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FILOSOFICA Historia. Nombre: Grupo Alianza ALZ S.A.S. Grupo Alianza ALZ S.A.S, es una empresa que desarrolla sus actividades de mercado en el sector comercial y manufacturero; con actividades tales como: la comercialización de prendas de vestir, fabricación de artículos de viaje, bolsos de viaje y fabricación de artículos de talabartería y guarnicionería. En Grupo Alianza ALZ S.A.S., Fabrica y comercializa equipo táctico para uso deportivo y militar altamente calificado y adaptado según las exigencias particulares de cada uno de sus clientes; se caracterizan por la fidelización y compromiso con los clientes que tienen. Esta empresa siempre busca garantizar el cumplimento con las entregas de los pedidos, con el fin de minimizar los riesgos con las prendas de vestir suministradas. El 12 de junio 2014 el señor Nelson Varón Ramírez fundo la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S En 2016 Nelson Varón inicio con una sastrería especializada en la confección de sudaderas, para la policía nacional y uniformes estudiantiles en la ciudad de Bogotá. Ampliaron la gama de portafolios de productos fabricando el cinturón multipropósitos de la policía nacional. Con el crecimiento de su gama de portafolios, se necesitó de una nueva planta de producción en la ciudad de Bogotá con dos pisos, adquiriendo más infraestructura y más fuerza. En el 2018 se abrió una oficina cerca de la planta de producción para facilitar la comercialización de los productos ingresando nuevos empleados y creciendo paulatinamente..

(28) 28. Descripción de actividades. - Comercio al por mayor de prendas de vestir - Comercio al por mayor a cambio de una retribución o por contrata - Fabricación de artículos de viaje, bolsos de mano y artículos similares elaborados en cuero, y fabricación de artículos de talabartería y guarnicionería - Confección de prendas de vestir, excepto prendas de piel Actividad económica. Actividad Económica Principal: 4642; El comercio al por mayor de todo tipo de prendas de vestir (incluso las prendas de vestir de cuero), para hombres, mujeres, niños y bebés, ropa interior, de dormir, de etiqueta, de trabajo, para practicar deportes, entre otros; y el comercio al por mayor de todo tipo de accesorios para prendas de vestir (como guantes, corbatas y tirantes) y de artículos elaborados en piel. (Camara de Comercio de Bogotá, 2019). Objeto Social:. Grupo Alianza ALZ S.A.S, tiene un objeto indefinido, es por esta razón que podrá desarrollar cualquier actividad lícita de comercio, en lo cual difiere que dentro de sus actividades esta compañía podrá desarrollar operaciones comerciales como la compra, venta, importación, exportación, comercialización y distribución de insignias, distintivos, producto de cuero, talabartería entre otros elementos, bienes e insumos relacionados con la defensa y seguridad nacional; según el Decreto 855 de 1994. (Grupo Alianza ALZ S.A.S, 2006). Tipo de influencia social:. Grupo Alianza ALZ S.A.S., está conformado por un equipo humano, con alto nivel de compromiso, responsabilidad, liderazgo y ética. Grupo Alianza ALZ, tiene un gran sentido de.

(29) 29. pertenencia con respecto al servicio al cliente y mejora continua en el diseño e implementación de todos los productos. Grupo Alianza ALZ S.A.S confía en sus valores fundamentales, esto es, en principios que se espera guíen el comportamiento de la compañía y de las personas. Los valores son los prerrequisitos de los comportamientos. Digno de compromiso son los valores. (Grupo Alianza ALZ S.A.S, 2006). Tabla 3. Datos de la Compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S. Fuente: Elaboración Propia.

(30) 30. Portafolio:. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS GRUPO ALIANZA SAS CHALECO CON PROTECCION BALISTICA. Con protección balística nivel IV Anti punzón (contra armas blancas) Para uso de policías en control de motines, fuerzas de seguridad, etc.. CARPA DE CAMPAÑA INDIVIDUAL Cubierta textil en tela impermeable conformada por dos secciones independien- tes y un armazón de parales y estacas hincados en tierra, lleva varios broches metálicos y refuerzos para facilitar su aseguramiento. Tiene puertas y tapas en la parte frontal y posterior. MORRAL DE CAMPAÑA CON PARRILLA. Esta conformado por una parte posterior rectangular, al cual se adhieren tres bolsillos externos , el equipo lleva una tapa superior en la boca principal, correas de sujeción, hombreras acolchadas, herrajes metálicos y accesorios plásticos.. CHAQUETA DE SERVICIO. Prenda compuesta por elementos de alta visibilidad, chaquetilla interna y cuando la Fuerza lo haya solicitado, por accesorios de protección. Fuente: Elaboracion propia.

(31) 31. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. Estructura funcional Su creador fue Frederick Taylor, propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre 8 especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que realiza labores relacionadas con su función. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones. Ventajas Mayor especialización. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona. La división del trabajo es planeada y no incidental. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización. Desventajas Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes. Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos. La no clara definición de la autoridad da lugar a diferencias entre jefes. Teniendo en cuenta, que la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S no cuenta con un diseño organizacional, se propone utilizar la estructura de tipo funcional, la cual permitirá que esta sea efectiva, eficiente y eficaz en el desarrollo de sus objetivos..

(32) 32. Organigrama. Autor: Elaboración propia. Misión. Es la formulación del propósito para el cual existe la empresa. Generalmente es expresada en una sola frase. Tiene un carácter bastante duradero, pero pueden ser mejorada o modificada cuando el “concepto” de le empresa así lo requiere. Debe expresar el servicio que presta la organización, debe estar dirigida al desarrollo y fomentación de los valores positivos en los miembros de la organización. Orientada hacia el exterior de la organización, hacia las necesidades de la Sociedad en general y de los individuos. (https://www.impulsapopular.com, 2016).

(33) 33. Para estructurar la misión de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S, nos apoyamos en la definición que hacen los autores Thompson y Strickland quienes la describen como el propósito, fin o razón de ser la existencia de una empresa u organización por que define: 1) Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa 2) Como se hace. 3) El para quién lo va a hacer. (Strickland, 2004) Para la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S se propone la siguiente: Misión Grupo Alianza ALZ S.A.S Confeccionar y vender prendas de vestir de excelente calidad y diseño llamativo, a través de procesos de mejoramiento continuo, para satisfacer las exigencias de nuestros clientes y convertirnos así en una empresa cada vez más competitiva y eficiente, que aseguren nuestra permanencia en el mercado.. Visión. La visión empresarial es la capacidad de proyectar el futuro de una empresa. En un concepto más terminado. Es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse en el futuro. (https://movimiento30juniord.wordpress.com, 2017) la visión describe el rol que desempeña actualmente la organización, según el autor Jack Fleitman la define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad y para ello se deben tener en cuenta algunas características de la misma: 1.. El individuo debe tener claro a dónde quiere llegar..

(34) 34. 2.. Al compartirse la idea, debe promover el sentido de identificación y. compromiso de todos los miembros de la empresa. 3.. Debe ser coherente con valores, principios y cultura de la organización.. (Fleitman, 2004) Tomando como referencia esta definición se plantea para la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S la siguiente visión Visión Grupo Alianza ALZ S.A.S Para el año 2022 la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S Sera líder del mercado en la confección de prendas de vestir a través de estrategias de mercado avanzadas, con el propósito de permanecer vigente acorde con la evolución de las tendencias y exigencias de la moda. Valores Corporativos Los valores son los “cimientos sobre los cuales se forman las actitudes y preferencias personales”(WHETTEN, 2005, 59). Si se hace una equivalencia con las organizaciones, se podría decir que los valores organizacionales son los cimientos para construir actitudes y preferencias de las personas que hacen parte de ellas. De acuerdo a esto, los valores organizacionales tienen varias funciones que deben dimensionarse desde lo emotivo y desde lo objetivo en la organización. Los valores deben construir formas de actuar, de pensar, maneras de hacerse reconocer por los demás, estar en línea con los objetivos y ayudar al cumplimiento de los propósitos organizacionales genéricos de crecer, permanecer y ser rentables. Esto quiere decir que las organizaciones modernas deben velar tanto por su funcionamiento operativo, como por el desempeño de las personas, sus sentimientos y.

(35) 35. actitudes, creando organismos que integren sistemáticamente una cadena de competencias que conduzcan los esfuerzos hacia los objetivos velando por la competitividad y la productividad. (Correa, 2007) Para la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S se plantean los siguientes valores organizacionales: Valores Corporativos Grupo Alianza ALZ S.A.S Actitud de Cambio Para responder eficientemente al dinamismo del sector en que actúa la Empresa y a la necesidad de adaptar permanentemente su estructura y procesos, para responder eficientemente a esta exigencia, es necesaria la evolución de cada individuo en los aspectos espiritual, académico, físico y social como base fundamental para el cambio. Trabajo En Equipo La creación de sinergias que permitan el desarrollo de potencialidades de la Empresa y sus individuos es el actuar permanente de quienes conforman la organización. Respeto El cumplimiento de compromisos con todos los clientes existentes al exterior e interior de la Empresa y el reconocimiento a los límites que se tiene con relación a los otros seres humanos, son premisas constantes en nuestro comportamiento. Optimización Propender por el uso adecuado y eficiente de todos los recursos con los que cuenta la Empresa para el desarrollo de sus objetivos, logrando así la eficiencia en sus procesos..

(36) 36. Innovación La creatividad, la práctica de nuevos conceptos empresariales, la adopción de nuevas tecnologías y servicios, mantienen la Empresa competitiva, líder en el mercado y garantizan su permanencia en el futuro. Compromiso La entrega en el trabajo, la satisfacción del cliente interno y externo, la puntualidad y el respeto por los acuerdos convenidos son el comportamiento permanente de todas las personas que conforman la organización. Servicio Satisfacer las necesidades del cliente, garantizando una solución efectiva y oportuna que supere sus exceptivas, mediante la integración de procesos, recursos y talento humano, para asegurar su permanencia en la compañía. Crecimiento Personal La organización propicia el crecimiento y proyección personal en las esferas intelectual, espiritual, física y socioafectiva. Así mismo, reconoce y valora la experiencia de vida y el conocimiento en cada persona. Lealtad La Empresa generará condiciones de ambiente adecuado bajo normas de confianza, armonía y apoyo para alcanzar los objetivos de la organización..

(37) 37. Política Organizacional. Grupo Alianza ALZ S.A.S, apoyada en su talento humano ofrece productos a sus clientes basados en gestión de calidad, el mejoramiento continuo, responsabilidad y cumplimiento de sus compromisos. Garantizar el crecimiento de la empresa y contribuir a la sostenibilidad económica de la cadena productiva, es el objetivo que parte del desarrollo de actividades que se enfocan en conocer las necesidades de las instituciones y personas tras la interpretación de la opinión de los clientes, que permitan buscar los niveles de calidad y satisfacción de nuestros productos. Trabajamos en conjunto con nuestro equipo de talento humano, con fines de generar un clima laboral fundamentado en la cultura del buen ejercicio de nuestras labores operativas, administrativas y comerciales, donde nuestro gobierno empresarial ofrece bienestar, compromiso, competencias y crecimiento general del talento humano trazando como meta el logro de la estrategia de crecimiento y sostenimiento corporativo..

(38) 38. Matriz Situcional En la siguiente tabla se invidencia los conceptos con los que cuenta la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S y de cuales no se tiene información esto con el fin de elaborar el plan de mejoramiento en cuanto a los procesos y procedimientos del área contable.. Tabla 4. Matriz Situacional de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S. CONCEPTOS. EXISTE PERO NO NO SE EXISTE SEA EVIDENCIA IMPLEMENTADO. Estructura Organizacional Reseña de la Empresa Visión Misión Valores Corporativos Políticas Corporativas Estrategias Corporativas Manuales de Funciones del Cargo Administrativo Plan de mejoramiento del proceso contable Autor: Elaboración propia.. X X X X X X X X X. Análisis De Matriz Situacional: La matriz situacional muestra cuales conceptos con los que cuenta la empresa actualmente; de acuerdo a la tabla anteriormente ilustrada se puede evidenciar que la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S. carece de una estructura organizacional, reseña de la empresa, la misión, la visión, valores corporativos, políticas corporativas, estrategias corporativas, manuales de funciones del cargo administrativo y plan de mejoramiento del proceso contable. Esta es la razón de la elaboración de esta tabla, puesto que actualmente la empresa no pudo suministrar la información necesaria para el desarrollo de esta práctica..

(39) 39. DESCRIPCIÓN DEL MACROPROCESO. MACROPROCESOS. Análisis del MACROPROCESO Los macro procesos de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S. tienen como propósito permitir un mejor conocimiento y dominio de la empresa y la búsqueda continua de la excelencia y plena integración de los procesos financieros y administrativos. Estos explican cómo la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S opera en el cumplimiento de su misión, direccionamiento de su estrategia, evaluación y mejora de su gestión; así como la promoción de su perfeccionamiento para lograr la satisfacción de sus clientes. A partir de las necesidades de sus clientes, se describen los procesos que se llevan a cabo en la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S para obtener el producto. Este abordaje.

(40) 40. favorece el establecimiento de indicadores de desempeño y la adopción de mejoras en los procesos, de forma que se atienda las necesidades de los clientes. Los macro procesos definidos para la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S son: Macro procesos estratégicos: Conformados por los siguientes macro procesos: Planeación Estratégica, Desarrollo nuevos negocios y Control de gestión. Su finalidad es garantizar el adecuado direccionamiento de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S, a través de análisis de indicadores y el cumplimiento efectivo de la estrategia empresarial. Macro procesos misionales: En la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S, están compuesto por los siguientes procesos: resección de materiales, diseño, confección, comercial ventas y marketing, estos procesos son la razón para la cual la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S, fue creada. Su finalidad es gestionar la realización del producto, es decir, estos procesos permiten ejecutar la estrategia de la empresa, buscando alcanzar los propósitos y expectativas para cumplir con sus obligaciones ante la demanda de mercado de sus clientes. De esta manera el área de ventas y marketing es la que se encarga de realizar todas las actividades necesarias para que el producto llegue desde su lugar de producción a manos del cliente, así como de que este cumpla todas las necesidades y expectativas del cliente. Lleva a cabo las siguientes acciones: 1. Logística. 2. Gestión de puntos de venta. 3. Marketing mix: precio, promoción producto y distribución. 4. Investigación de las necesidades de los consumidores. Macro procesos de apoyo: Están compuesto por los siguientes procesos: Gestión Contable y Financiera, Gestión Administrativa, Gestión Recursos Humanos y Gestión de.

(41) 41. Producción. Su finalidad es gestionar los recursos necesarios y capacidades para la realización del producto, es decir, garantizar el efectivo funcionamiento de los procesos estratégicos y misionales, lo cual significa que contribuyen también a la ejecución de la estrategia empresarial. El Área Administrativa y de recursos humanos Estas áreas son las encargadas de gestionar todo aquello catalogado como "papeleo" y cualquier tipo de trámite administrativo. Normalmente suele estar ligada también a las actividades de recursos humanos, ya que la gestión de estos implica también una gran cantidad de trámites. Las actividades que desarrolla son las siguientes: 1. Reclutamiento, selección y contratación de personal, llevando a cabo todas las gestiones tanto físicas como burocráticas. 2. Pago y gestión de los sueldos, salarios y políticas de compensación a empleados. 3. Fomento de las buenas relaciones laborales y una adecuada motivación de los empleados. 4. Gestión de todos aquellos trámites que sean necesarios para llevar a cabo las actividades de la empresa. ÁREA DE PRODUCCIÓN Esta área es la encargada de transformar la materia prima en productos terminados para poder venderlos a los clientes. Para ello tendrán en posesión y funcionamiento la maquinaria que les sea necesaria, y serán los encargados de gestionarlos de la forma más eficiente posible. Sus actividades son: 1. Diseño de las prendas. 2. Mantenimiento de la maquinaria y del lugar de producción..

(42) 42. 3. Almacenamiento del stock. 4. Control de calidad. 5. Descripción del área ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA Este departamento es el responsable de responderle a la empresa con la administración eficaz y eficiente de los recursos económicos con los que cuentan. Es el responsable de la presentación oportuna a la Junta directiva de los Estados Financieros. En este departamento de la empresa se llevan a cabo todas las actividades referentes a la gestión y control de los recursos económicos de la empresa, así como de registrar en los libros contables de donde proviene y en que se utiliza el dinero. Tiene en cuenta los siguientes aspectos: 1. Créditos y préstamos a los que debe de hacer frente la empresa. 2. Relaciones de pago y cobro con proveedores y clientes 3. Control del tipo de interés de los préstamos anteriores. 4. Declaraciones de impuestos. 5. Inversiones de la empresa en activos financieros. Junto a él se encuentra el auxiliar contable encargado del: 1. Ingreso de toda la información contable de manera sistematizada ordenada y oportuna. 2. Digitación de información en el sistema contable 3. Elaboración de facturas 4. Elaboración de comprobantes de ingreso de egreso. 5. Manejo de caja menor..

(43) 43. Entre otras actividades, con el fin de facilitar los controles, análisis y toma de decisiones por parte de los administradores. Con base a esta descripción y a la entrevista realizada con la gerencia del Grupo Alianza ALZ S.A.S se pudo evidenciar que la compañía carece de procesos y procedimientos para llevar acabo la labor y finalidad del departamento contable..

(44) 44. MARCO REFERENCIAL DE ESTUDIO Antecedentes. En la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S, no se han realizado investigaciones alusivas que estén relacionadas con un plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área contable de la compañía, No obstante, se localizaron trabajos de grado en la Universidad de Oriente, los cuales se detallan seguidamente:. Escalona, A. (2006) en su informe titulado "Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos en el Departamento de ahorro y préstamo de IPSPUDO, afirma que:. La carencia de un manual de normas y procedimientos limita y retrasa la inducción y orientación hacia nuevos empleados contratados para el Departamento de Ahorro y Préstamo.. Rodríguez, A (2005) en su informe de tesis, cuyo objetivo general es "Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos Contables para la Caja de Ahorro de los trabajadores jubilados y pensionados de la Contraloría General, en la investigación realizada por el autor se encontró que: la C.A.T.C.E.S, no cuenta con un manual de normas y procedimientos, lo cual conlleva a.

(45) 45. que los empleados realicen sus actividades de acuerdo a sus criterios, haciéndose indispensables en el desempeño del cargo.. Los aportes que proporcionan estos trabajos de investigación se concluye que en todas las empresas deben contar con manuales que permitan encaminar la operatividad de la misma en forma eficiente. Este instrumento resulta vital para las empresas, puesto que además de permitir realizar las actividades de una manera más efectiva y sistemática, ayuda a los gerentes a la hora de tomar una decisión cuando se presente una situación de incertidumbre.. Los trabajos investigativos citados, estructurarán las bases que sirvieron de orientación, en la exposición y desarrollo del tema tratado en este estudio, en este sentido, contribuyeron a afianzar los pasos orientados a despejar el camino de la investigación. A partir de la consulta de estos antecedentes, se pudo precisar cómo fue tratado este tema en otros estudios, qué tipo de información fue recolectada, qué diseño se emplearon y además permitir central el estudio evitando las desviaciones.. Para el presente Plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área contable de la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S., se incluye los siguientes aportes investigativos cuya finalidad consiste en dar soporte al desarrollo del proyecto, y así mismo facilitar el entendimiento de los términos básicos. Historia De La Contabilidad En Colombia En Colombia desde cuando se inició la legislación mercantil se impulsó al comerciante la obligación de organizar su contabilidad y se le prescribieron pautas sobre el contenido y forma de llevar los libros de contabilidad con los cuales se pretendía que se cumplieran con los objetivos básicos de esa época, de la información contable a saber. Etapas De La Contabilidad En Colombia.

(46) 46. La historia del manejo de las cuentas puede dividirse de acuerdo a los diferentes períodos que se han vivido a partir del descubrimiento de América en 1492, es decir, la conquista, la colonia, y la república. El hecho de conquistar mediante la fuerza o la violencia el territorio americano por parte de los españoles, implico la implementación de estrategias que consistían en el descubrimiento, expropiación o conquista mediante la guerra y la inmediata colonización o poblamiento de los territorios para fortalecerse militarmente. Etapa Precolombina (Desde la época antigua – 1492) En la América precolombina, donde predominaban tres culturas relativamente desarrolladas (azteca en México, Inca en Perú y Chibcha en Colombia), no se conocía la escritura alfabética. A pesar de esto, la actividad contable era práctica común entre aborígenes; por ejemplo, los aztecas llevaban cuentas de los tributos que recaudaban a las tribus sometidas; los Incas llevaban sus cuentas en lazos con nudos que representaban cifras, y chibchas, cuyo comercio se realizaba por medio del trueque de mercancías, registraban sus transacciones con colores pintados sobre sus trajes. Etapa De La Conquista (1492 – 1550) Con la llegada de los españoles a territorio americano se inició en esta región una actividad económica sin precedentes. Los conquistadores obtuvieron de la corona múltiples concesiones, lo que dio comienzo a la explotación no sólo de los recursos naturales sino también de los aborígenes. Así, el español logra imponer en estas tierras, además de su cultura y costumbres mercantilistas, sus prácticas contables. Antes de la llegada de los españoles al continente americano y específicamente, de Alonso de Ojeda al descubrir lo que hoy es Colombia, éste estaba conformado por territorios indígenas tales como los muiscas, turbacos, yalcones, quimbayas, pijaso, etc., ubicados en.

(47) 47. diferentes lugares del país, entre los cuales se tenía la costumbre de pagar tributos representados en productos agrícolas a los caciques. En 1492, los Reyes Católicos de España, Isabel de Castilla y Fernando de Aragón, firman un convenio con el descubridor Cristóbal Colón, al que se le denominó capitulaciones, el cual consistía en la forma como se repartirían los bienes que lograra encontrar en la expedición que financiaría la corona española. Esta, con el propósito de expandir y fortalecer el desarrollo de una economía capitalista que comenzaba a nacer, dirigía sus acciones a la búsqueda de bienes, principalmente metales como oro y plata, los cuales posteriormente eran comercializados o reinvertidos. La búsqueda de estos bienes fue principalmente la motivación de Colón. Durante el periodo de la conquista se crearon algunas instituciones importantes para recaudar impuestos, entre éstas se encontraban: La encomienda, la mita y el resguardo. La creación de estas instituciones tenía como objetivo fundamental recaudar impuestos, es decir, un fin impositivo y fiscal con el cual se pretendía obtener algunos ingresos para la corona española. Los impuestos que pagaban los indios a los encomenderos se conocían con el nombre de la demora. Etapa De La Colonia (1550 – 1819) Las gobernaciones eran creadas por la corona de conformidad con las capitulaciones o contratos privados que ésta firmaba con los conquistadores. Para este tiempo ya se habían creado gobernaciones tales como Popayán, Santa Fe de Bogotá, Cartagena, y Antioquia. Los gobernadores de estos territorios tenían bajo su responsabilidad el cobro de los impuestos y la respectiva separación y distribución de la parte que correspondía a los Reyes..

(48) 48. Etapa De La Republica (1819 – Hasta Hoy) A partir de la etapa de la República se comienza a configurar un Estado independiente de la corona española, con un sistema de gobierno, que, aunque con rezagos del régimen colonial, se encontraba bajo la dirección de los criollos, los cuales tenían a partir de ese momento la responsabilidad de administrar eficientemente los recursos de la naciente República de Colombia, y asumir las funciones básicas que hasta ese entonces tenía. La primera disposición gubernamental en materia de hacienda pública se presenta algunos días después de la Batalla de Boyacá, en la cual el Libertador Simón Bolívar ordena que todos los bienes de los españoles conquistadores fueran confiscados y que los mismos harían parte del patrimonio de la Nación. Así, el Libertador hace uso de medio millón de pesos, que al parecer dejaron los españoles en la casa de la moneda de Bogotá, para financiar la campaña libertadora que hasta el momento dirigía en Colombia y Venezuela. En el periodo de Pedro Gual como Ministro de Hacienda se presentaron varios proyectos de ley, entre los cuales, se aprueba en septiembre de 1821 en el “Congreso de Cúcuta” el impuesto de renta como tributación directa que gravaba “la renta agrícola, la de propiedades inmobiliarias y mobiliarias, la renta minera e industrial, la de capitales dados a interés, la renta comercial, los sueldos, y la renta de bienes de manos muertas”. Como se puede observar, se crean en este período algunos tributos que hoy constituyen una fuente importante de recursos para el Estado, tales como: Impuesto predial, impuesto sobre la renta, industria y comercio, etc., es decir, principalmente la tributación directa como forma más eficiente y económica para el recaudo de ingresos por parte del Estado. En 1821, mediante la ley del 6 de Octubre, se organiza la Contaduría General, con el fin de reglamentar el funcionamiento de la Oficina de Contaduría de Hacienda con cinco contadores bajo nombramiento oficial. Treinta años más tarde se sustituye la Corte de Cuentas por la.

(49) 49. Oficina General de Cuentas, en la cual se establece como jede un funcionario denominado Contador Mayor Presidente. En el año de 1873 se elabora el Código Fiscal. De acuerdo con el Código de Comercio de 1887 se exige a todos los comerciantes llevar a menos cuatro libros de contabilidad: Diario, Mayor, Inventarios y Balance, junto con el libro copiador de cartas; en los años siguientes se establecen las normas y procedimientos para el manejo de estos libros. A comienzos del presente siglo y como resultado del desarrollo de la actividad comercial, financiera e industrial del país, se reglamentó, la revisoría fiscal y se decretaron algunas normas tributarias con el fin de incentivar la inversión privada. Por esa época surgieron empresas como la Compañía Colombiana de Tejidos y la Compañía Colombiana de Cerveza de Medellín; Hilados y Tejidos Obregón de Barranquilla, Cervecerías Bavaria y Germania y Cementos Samper en Bogotá. Paralelo a éste desarrollo surgió la necesidad de capacitación comercial y contable, y se creó la Escuela de Comercio de la Universidad de Antioquia en 1901 y la Escuela Nacional de Comercio de Bogotá en 1905. Años más tarde, estos ejemplos fueron seguidos por otras ciudades del país, que a la postre dieron origen a la organización definitiva de gremios de contadores. En 1923 se expidió la Ley 17 mediante la cual se amplió la Escuela Nacional de Comercio y sus enseñanzas se orientaron de acuerdo con los modelos europeos. La actividad industrial continuó su desarrollo para fomentar la creación de sociedades anónimas, para lo cual el Gobierno expidió la Ley 58 de 1931, mediante la cual se creó la figura del Revisor Fiscal. En el articulo 46 de esta ley se dio reconocimiento a la profesión de contador juramentado. Con el paso de los años se dictaron algunas leyes adicionales encaminadas a la reglamentación de la profesión contable, por ejemplo, la Ley 73 de 1935, relacionada con el manejo contable de las empresas públicas y privadas y el ejercicio de la profesión, fijó normas reglamentarias para el ejercicio de la profesión en el país..

(50) 50. En 1951 se creó el Instituto Nacional de Contadores Públicos (INCP), conformado por contadores de gran trayectoria. Cuatro años más tarde se organizó la Academia Colombiana de Contadores Públicos Titulados (Adeconti). La ley 145 de 1960 reglamento definitivamente el ejercicio de la profesión y fijó los requisitos necesarios para su práctica. En 1961 se expidió el Decreto 1651, en el que se determinaron normas y procedimientos requeridos para ejercer la profesión, llevar contabilidades, autorizar estados financieros y elaborar declaraciones de renta. Hoy en día los principios y normas de la contabilidad están descritos en el decreto 2649 de 1993, a la espera de una posible adopción de estándares internacionales que derogarían no solo ley sino también historia. (https://contabilidadudn.wordpress.com, 2009). Para el trabajo a desarrollar en la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S. el concepto de contabilidad es la base fundamental del desarrollo del plan de mejora; pues la contabilidad es la base del sustento sobre el cual se planteará dicha mejora.. Estados financieros. Los estados financieros, también denominados cuentas anuales, informes financieros o estados contables, son el reflejo de la contabilidad de una empresa y muestran la estructura económica de ésta. En los estados financieros se plasman las actividades económicas que se realizan en la empresa durante un determinado período.. Muestran el ejercicio económico de un año de la empresa. Las cuentas anuales permiten a los inversores sopesar si la empresa tiene una estructura solvente o no y, por tanto, analizar si es rentable invertir en ella o no.. Componentes de los Estados financieros.

(51) 51. Los Estados Financieros se clasifican en balance de situación, cuenta de resultados, estados de flujos de efectivo, estado de cambios del patrimonio neto y memoria:. Balance de situación. Se define como el documento contable que informa acerca de la situación de la empresa, presentando sus derechos y obligaciones, así como su capital y reservas, valorados de acuerdo a los criterios de contabilidad generalmente aceptados.. En el Balance se muestran: . Activo: Dinero en efectivo, dinero depositado en el banco o bienes.. . Pasivo: Deudas de la empresa con bancos, proveedores y otras entidades financieras.. . Patrimonio neto: Aportaciones realizadas por los socios y beneficios que ha generado la empresa.. Cuenta de resultados. Compara los ingresos de la empresa con los costes de la misma, y muestra si ha habido beneficios para pagar dividendos. Dentro de ésta, tenemos dos elementos: . Ingresos: Son entradas de recursos o eliminación de obligaciones que generan incrementos de patrimonio.. . Gastos: Salidas de recursos que disminuyen el activo o incrementos en el pasivo.. Estado de cambios en el patrimonio neto.

(52) 52. Muestra las variaciones en las entradas y salidas en las operaciones de la empresa entre el inicio del período y el final del mismo, generalmente un año.. Estado de flujos de efectivo. Muestra las fuentes, regularidad y uso del efectivo de la empresa, usando estimaciones directas (la más utilizada) o indirectas. La estimación directa muestra el efectivo neto generado por las operaciones. Esta variable es de vital importancia para analizar la situación de la empresa ya que refleja su liquidez.. Memoria. Es un documento utilizado en contabildad que sirve para ampliar la información contenida en las cuentas anuales. Así pues, la memoria deberá presentarse y elaborarse conjuntamente con los demás estados financieros. Forma parte de las cuentas anuales de las sociedades.. La función de éste estado contable es la de completar, ampliar, comentar y realizar aclaraciones sobre el resto de documentos que se integran en las cuentas anuales.. Importancia de las cuentas anuales. Muestran el ejercicio económico de un año de la empresa a través de los distintos estados. De estos documentos podemos ver, entre otras cosas, la forma de financiación de la empresa y su compromiso de pago, el ratio de deuda financiera, su margen de solvencia, el coste de producción unitario, el volumen de ventas, los ingresos brutos y netos, los impuestos que paga la empresa, su estructura de costes fijos y variables, el stock de mercancías y la tasa de.

(53) 53. reposición, la depreciación de sus activos, el patrimonio neto, la estructura de sus activos y pasivos y los acreedores de la empresa. (SEVILLA, 2014). Para el desarrollo de nuestro plan de mejora se hace indispensable dichos documentos contables que sirven de herramienta para la toma de decisiones.. A partir de la década de los 80 muchas empresas en el mundo occidental reconocen el papel estratégico que juega la calidad de sus productos en un mercado cada vez más competitivo y que un camino para conseguir este objetivo, sin aumentar los costos, es implementar una gestión de la calidad eficaz y eficiente, encaminada a la mejora continua de los productos y procesos de la compañía.. La gestión de procesos, la cual es una disciplina de gestión que ayuda a la dirección de la empresa a identificar, representar, diseñar, formalizar, controlar, mejorar y hacer más productivos los procesos de la organización para lograr la confianza del cliente. La estrategia de la organización aporta las definiciones necesarias en un contexto de amplia participación de todos sus integrantes, donde los especialistas en procesos son facilitadores (Bravo, 2011). La visión de procesos es una forma integradora de acercamiento a la organización que permite comprender la compleja interacción entre acciones y personas distantes en el tiempo y el espacio. Más allá de un conjunto de actividades, un proceso ayuda a entender la Globalidad de la tarea que desempeñamos. Dice Bravo (2011), citando a Hammer: “Una empresa de procesos es la que estimula, posibilita y permite que sus empleados realicen una labor de proceso. La labor de proceso es toda tarea que se centra en el cliente; toda labor que tiene en cuenta el contexto más amplio dentro del que se está realizando; toda tarea que va dirigida a alcanzar unos resultados, en lugar de ser un fin en sí misma; toda tarea que se.

(54) 54. realiza siguiendo un diseño disciplinado y repetible. La labor de proceso es toda tarea que permite obtener los altos niveles de rendimiento que los clientes exigen actualmente. Para responder a estas demandas, cambian las metas de la empresa y sus métodos de funcionamiento, o sea sus procesos. Ya no se piensa que los procesos puedan diseñarse con una estructura ideal, que vaya a permanecer inmutable con el paso de los años. Por el contrario, los procesos están permanentemente sometidos a revisiones para responder a dos motivos distintos. Por un lado, desde un punto de vista interno, todo proceso es mejorable en sí mismo, siempre se encuentra algún detalle, alguna secuencia que aumenta su rendimiento en aspectos de la productividad de las operaciones o de disminución de defectos. Por otro lado, los procesos han de cambiar para adaptarse a los requisitos cambiantes de mercados, clientes, y nuevas tecnologías. Según Cabrera (2009), citando a Harrington, el mejoramiento del proceso en la empresa es una metodología sistemática que se ha desarrollado con el fin de ayudar a una organización a realizar avances significativos en la manera de elegir sus procesos. Esta metodología ataca el corazón del problema de los empleados de oficinas, al centrarse a eliminar el desperdicio y la burocracia. También ofrece un sistema que le ayudará a simplificar y modernizar sus funciones y, al mismo tiempo, asegurará que sus clientes internos y externos reciban productos sorprendentemente buenos. Un proyecto de mejora de procesos se compone de tres fases: análisis, diseño e implementación y tiene como objetivos: Crear procesos que respondan a las estrategias y prioridades de la empresa. Conseguir que todos los miembros de la organización se concentren en los procesos adecuados..

(55) 55. Mejorar la efectividad, eficiencia y flexibilidad del proceso para que el trabajo se realice mejor, de una forma más rápida y más económica. Crear una cultura que haga de la gestión de procesos una parte importante de los valores y principios de todos los miembros de la organización. Para el desarrollo de este plan de mejoramiento es de vital importancia este aporte sobre ya que nos ayuda a tener una guía de cómo los trabajadores de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S debe desarrollar sus diferentes actividades, buscando de esta manera garantizar la sostenibilidad administrativa de la organización..

(56) 56. Marco conceptual Se hizo una breve investigación sobre los tipos de estructura organizacional que existen de acuerdo a los autores, Chiavenato, Frederick Taylor, y Petrella.. Estructura Organizacional: Por medio de la organización, las empresas logran establecer una estructura organizacional, en la cual se establecen cargos y funciones administrativas, así como las normas y reglamentos de la organización. Además, permite la consecución de los objetivos primordiales de la empresa de manera eficiente y con un mínimo esfuerzo, eliminando la duplicidad de trabajo y se establecen canales de comunicación entre los trabajadores y directivos. De acuerdo a Chiavenato (2002, p.362) “organizar significa agrupar, estructurar e integrar los recursos organizacionales, definir la estructura de los órganos que los deberán administrar, establecer la división del trabajo mediante la diferenciación y medir los niveles de autoridad y responsabilidad”. Por lo tanto, toda organización debe funcionar como un sistema integrado y cohesionado en que las partes se interrelacionen estrechamente para alcanzar los objetivos organizacionales. Tipos de estructura.

(57) 57. De acuerdo a las características de las empresas se pueden clasifican en complejas y simples ya que en la primera la alta gerencia es reducida, se cuenta con un mínimo de trabajadores y en las estructuras complejas se comparten muchas de las tareas consideradas no esenciales para la empresa. De esta forma se jerarquizan funciones con la finalidad de dividir el trabajo y de manejar eficientemente las actividades que se desempeñan en cada puesto para poder garantizar los objetivos de la organización. Según Chiavenato (2002, p.369) “una estructura organizacional es eficaz cuando facilita a las personas la consecución de los objetivos y es eficiente cuando se consiguen con recursos o costos mínimos”. Estructura funcional Su creador fue Frederick Taylor, propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre 8 especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que realiza labores relacionadas con su función. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones. Ventajas Mayor especialización. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona. La división del trabajo es planeada y no incidental. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización. Desventajas Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes. Se.

(58) 58. viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos. La no clara definición de la autoridad da lugar a diferencias entre jefes. Estructura burocrática Según Petrella (2007, p.10) “la organización burocrática busca mejorar la efectividad para alcanzar metas, maximizar la eficiencia para lograr el mejor resultado al más bajo costo, y se puede controlar de la mejor manera la incertidumbre, regulando a los trabajadores, proveedores y al mercado partiendo de reglas formales”. La estructura burocrática se caracteriza por tareas operativas rutinarias, que se logran por medio de la especialización, normas y reglamentos que se encuentren altamente formalizados, así como las actividades que se agrupan en departamentos funcionales. La autoridad es centralizada, los tramos de control son reducidos y la toma de decisiones sigue una cadena de mando. Estructura matricial Una estructura matricial según Chiavenato (2002, p.411) “es la combinación de la departamentalización funcional y divisional en la misma estructura organizacional”. Así mismo esta estructura implica cadenas jerárquicas funcionales y divisionales simultáneamente en la misma parte de la organización. Una organización que cuenta con una estructura matricial tiene dos tipos de estructura simultáneamente, los trabajadores responden a dos cadenas de mando. Una de ellas es una cadena de mando de funciones o divisiones en donde se establece de forma vertical. El segundo es una disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto que es experto en el campo de especialización asignado al equipo. Algunas ventajas de la estructura matricial según Chiavenato (2002, p.416) son las siguientes:.