Utilización de sistemas de gestión de conocimiento en la industria de la construcción

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(1)UTILIZACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO EN LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÒN. TESIS. PEDRO JOSÉ BARÓN AVILA. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA CIVIL Y AMBIENTAL SANTAFE DE BOGOTÁ, DICIEMBRE 2003.

(2) MIC 2004 – I – 7. UTILIZACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO EN LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÒN. PEDRO JOSÉ BARÓN AVILA. Asesor: Ing. DIEGO ECHEVERRI CAMPOS Ph.D. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA CIVIL Y AMBIENTAL SANTAFE DE BOGOTÁ, DICIEMBRE 2003. ii.

(3) MIC 2004 – I – 7. TABLA DE CONTENIDO Pág.. TABLA DE CONTENIDO...................................................... iii. LISTA DE FIGURAS............................................................. v. LISTA DE TABLAS............................................................... vi. GLOSARIO........................................................................... vii. RESUMEN............................................................................ Ix. 1. INTRODUCCIÓN.................................................................. 1. 1.1. Objetivo General................................................................... 2. 1.2. Objetivos Específicos........................................................... 2. 1.3. Justificación.......................................................................... 3. 1.4. Alcance................................................................................. 3. 2. METODOLOGÍA................................................................... 5. 3. MARCO TEÓRICO............................................................... 7. 3.1. Características del conocimiento.......................................... 8. 3.2. Manejo sistematizado del conocimiento............................... 9. 3.3. Gestión del conocimiento...................................................... 10. 3.3.1. Producción de conocimiento................................................. 13. 3.3.2. Diagrama de flujo para gestión de lecciones aprendidas….. 21. 4. CLASIFICACIÓN DE CONOCIMIENTO............................... 31. Pedro José Barón Avila iii.

(4) MIC 2004 – I – 7. 4.1. Áreas de conocimiento......................................................... 31. 4.2. Tipos de conocimiento.......................................................... 33. 4.3. Esquema de clasificación de conocimiento.......................... 35. 5. PROTOTIPO PARA GESTIÓN DE CONOCIMIENTO......... 37. 5.1. Aspectos generales.............................................................. 37. 5.1.1. Variables que incluye el modelo de gestión conocimiento... 38. 5.1.2. Estructura de la base de datos............................................. 39. 5.2. Prototipo: “Gestión de conocimiento en la industria de la Construcción”........................................................................ 40. 5.2.1. Modulo de entrada de datos................................................. 41. 5.2.2. Modulo de resultados............................................................ 48. 5.3. Validación............................................................................. 52. 5.3.1. Análisis de eficiencia............................................................. 53. 5.3.2. Valoración............................................................................. 54. CONCLUSIONES................................................................. 57. RECOMENDACIONES......................................................... 60. BIBLIOGRAFÍA..................................................................... 62. ANEXOS............................................................................... 64. Pedro José Barón Avila iv.

(5) MIC 2004 – I – 7. LISTA DE FIGURAS Pag. Figura 1.. Los tres elementos del proceso de creación de conocimiento...................................................................... 14. Dimensiones de un ambiente de producción de conocimiento...................................................................... 17. Figura 3.. Diagrama de flujo para gestión de conocimiento.............. 22. Figura 4.. Esquema matricial de administración del conocimiento para empresas de la industria de la construcción.......... 36. Figura 5.. Relaciones entre tablas…………………………………....... 40. Figura 6.. Formulario de inicio del prototipo....................................... 41. Figura 7.. Formulario para la asignación del gestor del suceso......... 42. Figura 8.. Descripción de lecciones aprendidas................................. 43. Figura 9.. Asignación de grupo gestor................................................ 44. Figura 10.. Clasificación de lecciones aprendidas............................... 45. Figura 11.. Características de implementación de la lección aprendida……………………………………………………... 46. Características de implementación del entrenamiento de la lección aprendida........................................................... 47. Figura 13.. Formulario de complementos a la lección aprendida......... 48. Figura 14.. Modulo de consulta de lecciones aprendidas…………...... 49. Figura 15.. Lecciones aprendidas para área de conocimiento ‘contratos’…………………………………............................ 50. Figura 16.. Clasificación de lecciones aprendidas............................... 51. Figura 17.. Estatus de las lecciones aprendidas.................................. 51. Figura 2.. Figura 12.. Pedro José Barón Avila v.

(6) MIC 2004 – I – 7. Figura 18.. Equipo gestor para las lecciones aprendidas. ‘contratos’.. 52. LISTA DE TABLAS Pag.. Tabla 1.. Aspectos del sector de la construcción relacionados con producción de conocimiento............................................... Pedro José Barón Avila vi. 20.

(7) MIC 2004 – I – 7. GLOSARIO. ALMACENAMIENTO: Introducción de datos e información en el disco duro de un ordenador o en cualquier otro dispositivo de memoria: almacenamiento de archivos. CONEXIÓN: mecanismo utilizado para enlazar información dispuesta en diferentes categorías, instrumento para dar encadenamiento a la información que se muestra en programas informáticos. CONSULTA: Búsqueda de datos que se realiza en un libro, periódico, fichero, archivos magnéticos, para informarse sobre un asunto. ESTATUS: Situación relativa de algo dentro de un determinado marco de referencia. El estatus de un concepto dentro de una teoría. EXPLICITO: Cuando el conocimiento se encuentra disponible como información, independiente del soporte que lo contenga FORMULARIO: Libro o escrito en que se contienen fórmulas que se han de completar y observar para la petición, expedición o ejecución de algo. GATILLO: Mecanismo que hace funcionar, que pone en movimiento, acontecimiento que pone una línea de conducta en la acción, cualquier situación que propicia facilidad de realización de otra. INFORMACIÓN: Acción y resultado de informar o informarse: me dio una información muy detallada. Conjunto de datos sobre una materia determinada. Información técnica. MODELO: Arquetipo digno de ser imitado que se toma como pauta a seguir: Las proyecciones de los primeros cinemas se convirtieron en modelo para compartir información. ORGANIZACIÓN: Formación social o grupo institucionalmente independiente: pertenece a una organización de ayuda al Tercer Mundo.. Pedro José Barón Avila vii.

(8) MIC 2004 – I – 7. PROCESO: Conjunto de operaciones lógicas y aritméticas ordenadas, cuyo fin es la obtención de unos resultados determinados: han incrementado la velocidad de proceso. TACITO: Conocimiento que no se comparte con otros por que no podemos localizarlo físicamente. USUARIO: se refiere a aquel que usa ordinariamente algún objeto o sistema, esta plenamente identificado, y conoce lo que utiliza.. Pedro José Barón Avila viii.

(9) MIC 2004 – I – 7. RESUMEN. La tesis comienza haciendo una breve alusión a la teoría de la gestión de conocimiento, a los diferentes enfoques que se le ha dado ha esta práctica, y a su impacto en la industria de la construcción; recordando la importancia de su aplicación en todos los niveles de la industria. Luego se muestran las fortalezas que la gestión de conocimiento ha desarrollado durante su reciente formación, principalmente en generación y producción de conocimiento dentro del proceso de negocio de la industria.. Se presenta un diagrama de flujo para gestión de lecciones aprendidas en la industria de la construcción, luego se plantea un esquema matricial de gestión donde se reúnen dos clasificaciones de conocimiento; una por áreas de desempeño y otra por tipos de conocimiento, las cuales sirven de estructura de referencia para crear un prototipo de gestión de conocimiento.. Por último se describe el prototipo de gestión de conocimiento el cual es desarrollado en Access y se evalúa su posible implementación en una empresa reconocida haciendo una análisis de eficiencia y una valoración del prototipo.. Pedro José Barón Avila ix.

(10) MIC 2004 – I – 7. 1. INTRODUCCIÓN. En toda organización se valora la experiencia contenida en la forma como efectúa sus procesos, y el conocimiento que tiene cada integrante de la empresa y los productos que elabora, en palabras de Albert Einstein “La experiencia es conocimiento”, esta premisa ha permitido avalar una visión sobre la importancia de la gestión del conocimiento contenido en la empresa como un punto de partida para mejorar procesos basados en experiencias anteriores.. En el mundo son pocas las organizaciones que han desarrollado un sistema de generación de conocimiento basado en sus propias prácticas, es decir aprender de los procesos que se llevan a cabo en la solución y ejecución de tareas en las diferentes áreas funcionales de la empresa.. Partiendo del análisis del ciclo de vida del conocimiento en una organización se propone un esquema de clasificación de la información generada al interior de la empresa con el fin de hacer esta información clara, de fácil manejo por parte de la empresa, y de fácil consulta para los integrantes de la organización; con este esquema se genera un modelo que permita su uso sistematizado en una base de datos (Access) para su validación con datos reales. Pedro José Barón Avila 1.

(11) MIC 2004 – I – 7. 1.1 Objetivo General Desarrollar un modelo sistematizado de un esquema de clasificación del conocimiento dentro de una organización para validar los resultados que su uso genere por medio de la utilización de bases de datos y teorías de clasificación del conocimiento.. 1.2 Objetivos Específicos •. Generar un esquema de clasificación del conocimiento para maximizar la capacidad de reutilización por la organización mediante la aplicación de teorías del conocimiento y los procesos de transformación y transferencia del conocimiento en información generada por procesos desarrollados dentro de una empresa.. •. Realizar un modelo sistematizado de manejo de información para aplicar el esquema de clasificación propuesto por medio de la utilización de Access para obtener resultados del prototipo incorporado.. •. Comparar los resultados obtenidos mediante el prototipo con respecto a las expectativas generadas para el modelo por medio de análisis de eficiencia dentro del proceso de manejo de conocimiento en la organización para validar su posible utilización en empresas reales.. Pedro José Barón Avila 2.

(12) MIC 2004 – I – 7. 1.3 Justificación Las organizaciones no tienen la suficiente capacidad de ordenar la información que ellas generan de manera que pueda ser consultada fácilmente debido a que no existen métodos prácticos de generación, clasificación y consulta de conocimiento dentro de la organización.. Surge así la necesidad de investigar sobre: ¿como clasificar conocimiento (información), de una manera práctica, para maximizar la posibilidad de reutilización en una organización?. En el contexto de gestión no solo es reutilización, es creación, descubrimiento y diseminación de conocimiento en la organización, entendida como una actividad que permite: explotar los activos intangibles, aumentar el retorno en inversiones de conocimiento, repetir éxitos pasados y compartir mejores prácticas, etc. [MAN 00].. 1.4 Alcance Teniendo como base la forma organizacional de las empresas de ingeniería civil se propone un esquema de clasificación del conocimiento que sirva de partida para generar un modelo que muestre como se clasificaría el conocimiento para que pueda ser reutilizado, cómo se utiliza ese modelo y qué resultados genera la modelación del esquema propuesto. Pedro José Barón Avila 3.

(13) MIC 2004 – I – 7. La implementación del modelo se hará tendiendo a buscar. las. características de modelo que lo hagan funcionalmente fuerte en empresas de construcción, con ejemplos típicos de las mismas, con un desarrollo de la investigación académico.. Su desarrollo se efectuará con base en información recopilada en empresas de la industria de la construcción y en proyectos de similar índole, el prototipo se hará en Access. Y el esquema básico de manejo de información será propuesto por el realizador de la tesis.. Pedro José Barón Avila 4.

(14) MIC 2004 – I – 7. 2 METODOLOGÍA. Es importante seguir con una serie de pasos para el buen desarrollo del tema entre los cuales están: . Obtención de mayor información para ampliar el marco teórico necesario para la realización del esquema.. . Ordenamiento de la información obtenida de manera que tenga un avance lógico en el desarrollo del esquema y la implementación del prototipo.. . Presentación de un diagrama de flujo para el manejo de lecciones aprendidas en diferentes organizaciones.. . Análisis de información para la elaboración del esquema de organización del conocimiento.. . Realización de un esquema para el manejo de conocimiento generado en una organización.. . Análisis de semejanzas del esquema planteado con la herramienta Access de manejo de bases datos para la realización del modelo.. . Realización del prototipo en Access del esquema de ordenamiento del conocimiento.. . Contacto con empresas para implementar de forma práctica el modelo de ordenamiento del conocimiento.. Pedro José Barón Avila 5.

(15) MIC 2004 – I – 7. . Validación del modelo y comparación con respecto al la forma como funcionan empresas del sector de la construcción.. Pedro José Barón Avila 6.

(16) MIC 2004 – I – 7. 3 MARCO TEÓRICO. Para reutilizar información permanentemente adquirida de forma práctica dentro de una organización existen limitantes de claridad y fácil acceso, que hacen que el tema dé para trabajar en cuanto a su forma de ordenamiento y su aplicabilidad en empresas de ingeniería civil.. En sistemas de desarrollo de manejo de información y gerencia del conocimiento en empresas de construcción se tienen bases importantes como las investigaciones: “Aprovechamiento del potencial de la informática en el mejoramiento del registro histórico de proyectos de construcción” de la Ing. Rocío Arrieta; la cual genera un modelo que permite, de una manera ágil, hacer un seguimiento al progreso en proyectos de construcción, y generar documentos que den referencia de las lecciones aprendidas para la posterior utilización por otros miembros de la organización para hacer más rápida la toma de decisiones dentro de un plan de mejoramiento continuo de los procesos. En éste trabajo se encontraron recomendaciones que tienden a una mayor retroalimentación de los proyectos para un mejor entendimiento de los diferentes procesos, a generar una cultura de lecciones aprendidas, y a aprovechar Internet como una herramienta de manejo rápido de información, entre otras.. Pedro José Barón Avila 7.

(17) MIC 2004 – I – 7. También está la investigación titulada “Metodología para la implementación de la gerencia del conocimiento en empresas de ingeniería civil” del ing. Mauricio Cárdenas que plantea una metodología para promover la creación de gerencia del conocimiento dentro de diferentes organizaciones que manejan procesos de Ingeniería civil, la cual hace referencia al modelo japonés de manejo y generación de conocimiento dentro de una organización y señala que una organización que aprende es aquella con los procedimientos, cultura y sistemas necesarios para promover la posibilidad de compartir continuamente la experiencia de lecciones aprendidas. Y que según el autor la organización que aprende es aquella donde toda empresa debería soñar llegar, con la característica de poder manejar todos los factores que involucran desarrollo diario de una empresa.. 3.1 Características del conocimiento El conocimiento tiene algunas propiedades que se deben considerar en el momento de su gestión, para Humberto Laverde (1999), estas características desde el punto de vista organizacional son: •. Es volátil, el conocimiento se almacena en la mente de las personas. Pedro José Barón Avila 8.

(18) MIC 2004 – I – 7. •. Se puede generar al interior de la empresa y de ahí transmitirlo a diferentes niveles de la organización y fuera de ella, según explica Nonaka en su libro “La Compañía Creadora de Conocimiento”.. •. Se transforma en acción debido a la motivación que hace que se utilice eficazmente, de otra manera las mentes de las personas pueden no transmitir conocimiento y no generar productividad para la organización.. •. Se puede transferir sin perderse; el conocimiento se puede compartir sin dejar de poseerlo.. 3.2 Manejo sistematizado del conocimiento. El manejo sistematizado de la información es un medio para potenciar la experiencia, el conocimiento y los datos que administra cada uno de los componentes de una organización, éste maneja distintos procesos en áreas como: gestión de la información, formación, procesos de negocio, cultura de organización, recursos humanos, relación con el cliente, etc. Y aunque el concepto se relaciona con el factor humano y los métodos de trabajo, el uso de medios sistematizados posibilita llevar a cabo procesos de gestión más complejos de forma sencilla.. Pedro José Barón Avila 9.

(19) MIC 2004 – I – 7. Las ventajas más significativas del manejo del conocimiento mediante un software de gestión son: •. Aumentar eficiencia en la gestión del conocimiento, evitar perdidas.. •. Agrega valor a los procesos por que aumenta su velocidad y su capacidad de respuesta.. •. Observa el entorno, ayuda a detectar tanto oportunidades como amenazas para la organización. •. Fomenta la participación, colaboración en gestión de conocimiento, permite compartirlo más fácilmente, a la vez que incrementa la necesidad de medidas de seguridad en el acceso a información electromagnética.. •. Crea sinergias favorecedoras del aprendizaje tanto del aprendizaje como de nuevas oportunidades de negocios por medio del intercambio entre distintos individuos y áreas de una organización.. 3.3 Gestión del conocimiento La relación fundamental entre Gestión del Conocimiento y Capital Intelectual es que el conocimiento es un activo intangible. Así, es posible mejorar la competitividad de la empresa a través de conceptos e instrumentos que permitan gestionar y medir dicho activo.. Pedro José Barón Avila 10.

(20) MIC 2004 – I – 7. Debido a la intangibilidad del concepto de gestión del conocimiento se generan diversidad de enfoques:. •. Capacidad. de la. empresa. para crear conocimiento. nuevo,. diseminarlo en la organización e incorporarlo en productos, servicios y sistemas. [Nonaka, 1988] •. Estrategia consciente de conseguir el conocimiento correcto para la gente adecuada en el momento oportuno, y de ayudar a las personas a compartir y convertir la información en acción de manera que conduzca a mejorar el desempeño organizacional. [O'Dell y Grayson, 1998].. •. Conjunto de procesos que permiten utilizar el conocimiento como factor clave para añadir y generar valor. [Tejedor y Aguirre, 1998]. •. Gestión explícita y sistemática del conocimiento vital y sus procesos asociados de creación, organización, difusión, uso y explotación. [Skyrme, 1999].. La gestión del conocimiento se distingue por: a) su carácter selectivo y finalista: sólo interesa el conocimiento conducente a mejorar los resultados de la empresa; y b) la realización de una serie de procesos para los que existen herramientas de apoyo. De hecho, la preocupación por gestionar el. Pedro José Barón Avila 11.

(21) MIC 2004 – I – 7. conocimiento no es nueva, siempre ha existido un interés por contar con las personas más cualificadas. La razón del interés actual son los progresos tecnológicos que van desde sistemas de comunicación de grupos hasta herramientas de búsqueda y recuperación de información.. En relación con los procesos concernientes a la Gestión del Conocimiento, Silver [2001] propone una serie de actividades de conocimiento.. •. Descubrimiento o creación: revelación de pautas y análisis de datos para conseguir nuevo conocimiento. •. Captación o acumulación: recogida, compilación y almacenamiento. Pedro José Barón Avila 12.

(22) MIC 2004 – I – 7. experiencia general acumulada que utilizada apropiadamente aumenta la eficiencia (WIIG, 2003).. Siempre ha existido la noción de gestión de conocimiento al menos en forma implícita, sin embargo una gestión activa y efectiva exige perspectivas y técnicas nuevas, y además afecta todos los elementos de una organización de una manera radical, por esta razón las nuevas generaciones gerenciales buscan desarrollar un tipo de “profesional del conocimiento” con habilidades y experiencia de gran notoriedad.. 3.3.1 Producción de conocimiento Se conocen tres corrientes distintas de pensamiento en producción de conocimiento. La primera, denominada ‘fortalezas del sistema pensante’ por Stacey (2001), sostiene que el nuevo conocimiento es producido a través de la transformación de conocimiento existente de una forma a otra (Boisot, 1998; Hedlund, 1994; Nonaka y Nishigushi, 2001).. También son conocidos Nonaka y Takeuchi (1995) quienes, definen producción de conocimiento como un proceso social continúo ‘el cual se entiende como una espiral de conocimiento tácito y explicito que nunca termina. por. medio. de. la. conversión,. socialización,. exteriorización,. combinación, e interiorización de conocimiento (seci)’. (Sverlinger, 2000). Pedro José Barón Avila 13.

(23) MIC 2004 – I – 7. Este proceso de transformación esta unido a el contexto compartido de creación de conocimiento como lugar (ba) donde están presentes los activos de conocimiento (los datos de entrada y salida) y el moderador de el proceso de creación de conocimiento’ (Nonaka et al., 2000:8) La figura 1 muestra los elementos del modelo y revela la complejidad del proceso de producción de conocimiento.. Ba: Lugar de Conocimiento de contexto • • •. SECI: Proceso de conversión de conocimiento. Plataforma para la conversión de conocimiento Espacio para auto trascendencia Lugar de multicontexto. Conversión entre conocimiento tácito y explicito Cantidad y energía. Entrada Moderador Salida. • •. Crecimiento y transformación con el proceso continúo de la conversión del conocimiento Moderado como ba se realiza como una plataforma para SECI. Figura 1. Los tres elementos del proceso de creación de conocimiento Fuente: Nonaka et al. (2000). La segunda corriente referida como ‘aproximación social constructiva’, enfatiza la relación entre entendimiento y comunicación como acciones clave Pedro José Barón Avila 14.

(24) MIC 2004 – I – 7. para la producción de conocimiento y la diseminación del conocimiento existente (Venters 2002), esta corriente de pensamiento se refiere frecuentemente al trabajo de Agyris y Schon quienes se concentraron en aprendizaje (Agyris y Schon, 1996). Ellos también enfatizan que el conocimiento y su producción están cerradamente unidos a los procesos social y de aprendizaje de las organizaciones. En estos términos, el modelo social constructivo viene cerca de el de ‘fortalezas del sistema pensante’ porque ambos enfatizan en la significancia del contexto en producción de conocimiento.. Existe también la perspectiva presentada por Gibbons et al. (1994) quien adopta una perspectiva similar para la producción de conocimiento. Define dos modos distintos de producción de conocimiento: Modo A y Modo B. Modo A es conocimiento institucionalizado (el tipo que forma la base de los cursos de ingeniería de la universidad). Modo B conocimiento es creado en práctica. La producción de conocimiento en modo A (modo tradicional de producción de conocimiento) toma lugar en un contexto disciplinario. Hay una distinción clara entre teoría y su aplicación en este modo de producción de conocimiento. El conocimiento científico producido en las universidades es un ejemplo del modo A. de producción de conocimiento. Modo B es. considerado una extensión del modo A de producción de conocimiento. Este recoge el contexto social y económico. El contexto de producción de Pedro José Barón Avila 15.

(25) MIC 2004 – I – 7. conocimiento es menos definido en el modo B que en el modo A. En el modo B el conocimiento es producido cada vez más en la aplicación de contexto.. La tercera corriente de pensamiento toma una perspectiva desde el punto de vista del ‘proceso complejo de respuesta’ (Stacey, 2001). Desde esta perspectiva el conocimiento significa y puede surgir únicamente de la interacción comunicativa entre personas. Conocimiento es reproducido continuamente y transformado potencialmente durante su utilización. De esta manera, los patrones de participación en el flujo en curso de interacción comunicativa entre los integrantes del proceso no generan una respuesta adecuada para implementarse como producción de conocimiento.. Se puede argumentar que la perspectiva del ‘proceso complejo de respuesta’ puede ser más decisiva en entender el proceso de producción de conocimiento en organizaciones que la visión de ‘fortalezas del sistema pensante’, porque facilita la exploración de producción de conocimiento tanto a nivel individual como a nivel organizacional. Además, la transformación de conocimiento tácito del individuo a conocimiento explicito de la organización lo convierte en más fácilmente comprensible.. Los componentes fundamentales de la producción de conocimiento, acorde a nuestro sistema están dados en la figura 2. Esta incluye el proceso de Pedro José Barón Avila 16.

(26) MIC 2004 – I – 7. producción de conocimiento, sus elementos activadores (gatillo) y sus fuentes.. Entre los gatillos encontramos: La toma de conciencia de los. integrantes de la necesidad de producir conocimiento, la imaginación y la iniciativa, y los ambientes productivos de trabajo; entre las fuentes están: las comunicaciones mediadas, las bases de datos, los textos guía y los subalternos. Todos los componentes son contenidos el contexto de producción de conocimiento y son análogos a Nonaka et al.’s (2000) elementos del proceso creador de conocimiento.. Figura 2. Dimensiones de un ambiente de producción de conocimiento Fuente: www.knoledgemanagement.uk.net. Pedro José Barón Avila 17.

(27) MIC 2004 – I – 7. Para generar el conocimiento nuevo dentro de la empresa es necesario entender los gatillos que activan su desarrollo, entre ellos están: la necesidad de resolver problemas, el motivo para innovar y la dirección del cambio. Frecuentemente, el conocimiento existente puede ser obtenido de una fuente que puede ser interna o externa a la organización. Durante el proceso de producción, el nuevo conocimiento es producido al final del proceso. Los resultados incluyen soluciones a problemas, innovación y cambio. La producción de conocimiento en la industria de la construcción será considerada bajo estos lineamientos. La producción de conocimiento es un proceso complejo que puede ocurrir en un sin número de formas, Investigaciones formales, práctica reflexiva, etc. Existen características de la industria de la construcción que por si mismas contribuyen a aumentar o disminuir la gestión de conocimiento implícita que se pueda suceder dentro de estas empresas, según Charles Egbu, Paúl Quintas y Chimay Anumba que desarrollaron ‘Knowledge Management for Sustainable Construction Competitiveness’ 2003, el panorama de la producción de conocimiento en empresas de construcción se resume así:. La industria de la construcción es una industria basada en conocimiento y la producción de conocimiento es vital para las organizaciones y para los proyectos. Una variedad de factores o gatillos proveen ímpetu para la producción de. conocimiento.. El. principal gatillo. Pedro José Barón Avila 18. de producción de.

(28) MIC 2004 – I – 7. conocimiento es la necesidad de focalizar y resolver problemas, dirigiendo el cambio y dirigiendo la innovación.. Hay diferentes fuentes que individuos y organizaciones recorren para la producción de conocimiento. Estas pueden ser internas o externas a la organización. Las principales fuentes son: Otras organizaciones, las cadenas de suministros del proyecto, el equipo del proyecto, rutinas organizacionales, depósitos y comunidades de práctica.. La producción de conocimiento es un proceso complejo que puede ocurrir a través de un número de formas (Investigación formal, Práctica reflexiva, transformación y combinación de conocimiento existente, etc). La practica reflexiva y, transformación y combinación de conocimiento existente son maneras fundamentales a través de las cuales se produce nuevo conocimiento en la industria de la construcción.. Algunos aspectos de la industria, su estructura organizacional y los proyectos que en ella se generan han sido mostrados para actuar como promotores e inhibidores de producción de conocimiento, se describen en la tabla 1.. Pedro José Barón Avila 19.

(29) MIC 2004 – I – 7. Tabla 1. Aspectos del sector de la construcción relacionados con producción de conocimiento Industria de la construcción. Aspectos promotores. Aspectos inhibidores. Características de un proyecto. Cultura organizacional. • Un movimiento hacia el cambio (mejoras de calidad). • Un movimiento hacia formas colaborativas de consecución de objetivos organizacionales. • Clientes bien informados.. • Composición de un equipo • Un ambiente que promueva efectivo, y un alto nivel de innovación para que experiencia. entregue un valor mejor. • Presencia de confianza • Buena voluntad para entre los miembros del incorporar desarrollo equipo, estabilidad en el tecnológico incluido TI. equipo. • Conocimiento de la importancia de la gestión de conocimiento incluyendo la provisión de liderazgo.. • Carencia de medios para afrontar el cambio (rutinas). • Confrontaciones, Litigios, e industria fragmentada Carencia de confianza.. • Composición de equipos de • Presión de tiempo (Tiempo baja efectividad y nivel de limitado disponible para experiencia baja. reflejar conocimiento durante el proyecto y desde un • Proyectos de recursos proyecto a otro). escasos. • Rechazo al cambio y a • Falta de confianza entre los incorporar nuevas ideas y miembros del equipo, desarrollos en el sector. inestabilidad del equipo. • Mentalidad de visón interna en forma de silos ‘silos mentales’.. Fuente: ‘Knowledge Management for Sustainable Construction Competitiveness’ 2003. Pedro José Barón Avila 20.

(30) MIC 2004 – I – 7. Con los criterios presentados en la tabla 1 se crea la expectativa de mejorar en aquellos criterios positivos para equilibrar la coincidencia con los criterios negativos que se presenten en la empresa, con la intención de aumentar la competitividad de la organización, por tal razón se deben establecer los parámetros de medición de esa competitividad.. 3.3.2 Diagrama de flujo para gestión de lecciones aprendidas.. En la figura 3 se presenta el Esquema de gestión de conocimiento con base en lecciones aprendidas y con referencia a la producción de conocimiento propuesto en el CII (Construction Industry Institute) por la doctora Deborah Fischer 2002 y modificado por el autor; en el cual la creación de conocimiento es resultado de adaptar, compartir y usar conocimiento anterior, en el esquema presentado en la figura 3 la creación de conocimiento es un elemento agregado como resultado del uso del diagrama de flujo en varias ocasiones.. Pedro José Barón Avila 21.

(31) MIC 2004 – I – 7. Entrada. 1. Acceso a Información. 2. Información consistente?. 3. Hacer información consistente. No. Si 4. Recolectar Información. 5.Ya existe esta información?. Si. 6. Retornar información. No 7. Formar equipo de análisis. 8. Hacer constancia de recibo de información. 9. Necesita acción inmediata?. Si. Cometarios y entrada a la solución inmediata. No 10. Clasificación de Información. 1 Pedro José Barón Avila 22.

(32) MIC 2004 – I – 7. 1 Auditoria Base de datos. 11. Es necesario implementar mejoras?. No. 12. Base de datos. Diseminar. Si 13. Formar Equipo de Acción. 14. Desarrollar cambios conceptuales y desempeño. 15. Es generado valor agregado?. No. 16. Enviar conclusión a la Base de datos. Si Nuevo conocimi. 17. Finalizar mejoras. 18. Es requerido Entrenamiento?. No. 24. Chequear procedimientos. Si 19. Crear y/o revisar Modulo de entrenamiento. 20. Implementar entrenamiento. 4. 2. 3. Pedro José Barón Avila 23.

(33) MIC 2004 – I – 7. 2. 4. 3 21. Aplicar y reforzar las mejoras. 22. Continuar – Mantener la implementación. 23. Análisis Post-implementación. Nuevo conocimiento. Fin. Figura3. Diagrama de flujo para gestión de conocimiento. A continuación se describen las funciones atribuidas a cada elemento del diagrama de flujo:. 1. Acceso a Información: se trata de identificar las mejores prácticas y dejar esa información en forma de conocimiento reutilizable.. Pedro José Barón Avila 24.

(34) MIC 2004 – I – 7. 2. ¿Información consistente?: que la información encontrada no sea contradictoria con ningún otro tipo de información contenida en el sistema.. 3. Hacer información consistente: convertir la información en detalles que no se contradigan bajo ningún punto de vista.. 4. Recolectar Información: Implementar formatos de entrada de datos que permitan la recopilación sistemática de toda clase de información.. 5. ¿Ya existe esta información?: Chequear la existencia de la información tal como se describió, si es un avance de mayor grado, un cambio de perspectiva, o simplemente una repetición.. 6. Retornar información: retornar información con las explicaciones del caso a quien la haya aportado, diciendo que esta ya se tenía o que es un complemento para determinado tema.. 7. Formar equipo de análisis: integrar un grupo de personas que tienen que ver con el proceso al cual se le ha descrito una lección aprendida, y desarrollar un programa de acción para obtener valor de la lección aprehendida.. Pedro José Barón Avila 25.

(35) MIC 2004 – I – 7. 8. Hacer constancia de recibo de información: de alguna forma debe quedar constancia que hay una nueva lección aprendida sobre la cual se esta trabajando.. 9. ¿Necesita acción inmediata?: del equipo de análisis debe salir un testimonio de que tan pronto se necesitan adoptar nuevas tareas organizacionales para implementar la lección aprendida.. 9.1 Cometarios y entrada a la solución inmediata. Si se necesita una implementación inmediata del grupo de acción debe salir todo un plan de implementación de la lección aprendida, incluyendo costos, objetivos y plazos.. 10. Clasificación de Información: en caso de no necesitarse una implementación inmediata ya que pueden ser muy costosas. Esta información se clasifica según el tipo de organización administrativa que tenga la empresa, y según el manejo que se le vaya a dar a la información esto incluye. Niveles de seguridad, clases de proyectos, área de conocimiento. Organizar. Pedro José Barón Avila 26.

(36) MIC 2004 – I – 7. 11. ¿Es necesario implementar mejoras? El grupo de trabajo tomar esta decisión para su posterior manejo sistemático, y/o un desarrollo conceptual, y cultural para implementar el cambio.. 12. Base de datos: almacenamiento de la información en una base de datos de fácil consulta y estructura desarrollada para el manejo de lecciones aprendidas. La base de datos tiene como fin poder compartir todas aquellas lecciones aprendidas a lo largo de la experiencia empresarial, y que se puedan usar por los futuros miembros de la organización. La base de datos también debe contener un capitulo donde se pueda utilizar como fuente para el proceso de entrenamiento que posteriormente se describirá. 13. Formar equipo de Acción: Las personas encargadas de desarrollar procesos de mejora en las estructuras organizacionales o en general en los procesos que se realizan dentro de una organización, deben ser personas especialistas en el tema a implementar, con una amplia experiencia y una visión de los resultados que se buscan al generar un nuevo proceso.. 14. Desarrollar cambios conceptuales y desempeño: existen lecciones aprendidas que se refieren a la actitud con que los integrantes de la Pedro José Barón Avila 27.

(37) MIC 2004 – I – 7. organización afrontan todas las situaciones inherentes a un proceso, estas actitudes pueden disminuir la efectividad en el desempeño organizacional y por ende la organización, por tal razón se deben buscar atenuantes de la forma en que los integrantes asumen los problemas; adaptar cambios de esta naturaleza puede ser muy costoso, pero tiene un elevada tasa de retorno.. 15. ¿Es generado valor agregado? la gestión de conocimiento como un componente mas de la organización debe mostrar resultados. Los resultados deben ligarse directamente con los activos de la empresa, es decir que cuando se implementa un sistema de gestión de conocimiento se busca el aumento de los activos intangibles de la empresa, que redundan en una mejor operación de la misma, o por lo menos describir la lección aprendida como afecta la operación de la misma. También se analiza la posibilidad, dentro del campo de acción de la lección aprendida de crear conocimiento. 16. Enviar conclusión a la base de datos. Determinar cualitativamente de que forma la lección aprendida implementada contribuye a una operación más eficiente, o a concebir una organización más efectiva.. Pedro José Barón Avila 28.

(38) MIC 2004 – I – 7. 17. Finalizar Mejoras: Momento en el cual se termina el proceso de análisis del nuevo proceso incorporado.. 18. ¿Es requerido entrenamiento? Este punto hace referencia a que el equipo de acción establezca la necesidad de enseñar a las personas integrantes de la organización a conocer el y desempeñarse dentro de un nuevo sistema de gestión del conocimiento. 19. Crear o revisar modulo de entrenamiento. Proceso depuratorio de los posibles errores cometidos en el primer modulo.. 20. Implementar entrenamiento. Llevar a cabo lo planeado en pasos anteriores, esta vez directamente con las personas encargadas del proceso a mejorar.. 21. Aplicar y reforzar las mejoras. De la aplicación de las mejoras se desprenden los siguientes correctivos en post de completar el ciclo de entrenamiento e implementación.. 22. Mantener la implementación. Donde se chequea la capacidad de la organización de seguir aplicando la lección aprendida como un proceso mas incorporado a la empresa. Pedro José Barón Avila 29.

(39) MIC 2004 – I – 7. 23.. Análisis Post-implementación: resultados de aplicación, valor. agregado generado, relación beneficio costo, perspectivas para la empresa, etc.. Pedro José Barón Avila 30. generación nuevas.

(40) MIC 2004 – I – 7. 4 CLASIFICACIÓN DE CONOCIMIENTO. Para cumplir con el desarrollo del esquema de clasificación de conocimiento, se propone separar la información de la empresa por áreas funcionales de la empresa, y por tipos de conocimiento.. 4.1 Áreas de conocimiento Organizacionalmente. una. empresa. puede. tener. tantas. áreas. de. conocimiento como quiera, esto depende del tamaño de la empresa y de tipo de estructura organizacional que maneje. En la pagina web del CII se encuentra la estructura organizacional de conocimiento que podría tener una empresa de construcción (http://construction-institute.org/services/ catalog/know.cfm);. a. continuación. se. describen. algunas. de. las. especialidades de conocimiento para cada área, descritas para el esquema de administración de conocimiento que se presentará en la gráfica 4.. Planeación: se desarrollan procesos como: Planeación de anteproyectos, Presupuesto primario, y premontaje. Diseño: Facilidad de la construcción, efectividad del diseño, simulación para labores de mantenimiento, simulación para etapa de operación, y diseño en aspectos de seguridad. También incluye Diseño de tuberías, diseño de especificaciones, e ingeniería de valor, etc. Pedro José Barón Avila 31.

(41) MIC 2004 – I – 7. Suministros: manejo de materiales, identificación automática de recursos, relaciones con los proveedores, etc. Construcción: Facilidad del método constructivo, efectividad del diseño, manejo de materiales, planeación para el inicio de operación. Equipo de construcción, alianzas, gestión de calidad, productos más beneficiosos, Actitud al cambio, Disputas: Prevención y solución, y técnicas de cero accidentes, etc. Comienzo y operación: Diseño para comienzo de la operación, y diseño para la facilidad en el mantenimiento, etc. Personal o empleados: atención a las iniciativas de los empleados, dirección de la educación y entrenamiento, atraer y mantener los trabajadores habilidosos, nivel de productividad, manejo de habilidades múltiples, y medición de la productividad en ingeniería, etc. Organización: Equipo de construcción, alianzas, Estructura organizacional, selección de lideres, y equipos de proyectos, etc. Proceso del proyecto: Gestión de calidad, productos más beneficiosos, Ejecución de pequeños proyectos, simulación de procesos de trabajo, lecciones aprendidas, Puntos de referencia de gestión empresarial, e implementación de nuevas tecnologías. Control de proyectos: Actitud y manejo de cambios al interior de la empresa, Paquetes de trabajo, control de presupuesto y cronograma.. Pedro José Barón Avila 32.

(42) MIC 2004 – I – 7. Contratos: solución y prevención de disputas, Estrategias para elegir el contrato y términos de entrega del proyecto, utilización de incentivos, y manejo del riesgo, etc. Seguridad salud y ambiente: Técnicas de cero accidentes, Diseño para ambientes seguros, manejo de la compensación de los trabajadores, manejo del medio ambiente, Registros anuales de seguridad. Riesgos profesionales, etc. Gestión de información y sistemas de tecnología: identificación automática de insumos, comercio electrónico, Diseño y dibujo asistido por computador,. Procesos. de. proyectos. automatizados. e. integrados. completamente, tecnología inalámbrica, automatización y robótica. Estudio. de. mercado:. Especificaciones. locales,. Especificaciones. internacionales, ubicación de la compañía en la esfera internacional.. 4.2 Tipos de conocimiento De “e-cognos”, proyecto para la gestión de conocimiento en la industria de la construcción encontrado en: http://www.itcon.org/2002/12/ se extractó la clasificación de conocimiento que implementan y se incluye en el desarrollo del esquema de administración de conocimiento para darle niveles de seguridad a la información, a continuación se describen las tres categorías en que puede ser clasificado el conocimiento:. Pedro José Barón Avila 33.

(43) MIC 2004 – I – 7. Conocimiento de dominio: este forma el contexto de información total. Incluye la información administrativa (regulaciones zonales, y permisos de planeación) estándares, especificaciones, técnicas, bases de datos de producto etc. La información, en principio, esta disponible para todas las compañías y esta parcialmente almacenada en bases de datos electrónicas.. Conocimiento organizacional: este es específico en cada compañía. Y es el capital intelectual de la empresa. Contiene la información almacenada formal e informalmente, y los procesos en los cuales tiene amplia experiencia la firma. También comprende conocimiento acerca de habilidades del personal, experiencia en proyectos del personal y conocimiento de habilidades organizacionales. El conocimiento cubierto más reciente considerado en relaciones de negocios con otros colegas, incluyendo, clientes, arquitectos, compañías de ingeniería, y contratistas.. Conocimiento del proyecto: es potencialmente aplicable y es fuente de mucho conocimiento identificado y documentado. Esto es conocimiento que cada compañía tiene acerca del proyecto y el conocimiento que es creado por la interacción entre firmas. Este conocimiento no es contenido en una forma que promueve su reutilización (soluciones a problemas técnicos, o evitar errores repetidos) por tal razón, organizaciones Pedro José Barón Avila 34.

(44) MIC 2004 – I – 7. empresariales y contratistas generalmente no son hábiles o capaces de capitalizar en este potencial para crear conocimiento. Esto incluye archivos o grabaciones del proyecto y la memoria del proceso (bitácora) guardada y no guardada, problemas y soluciones.. Estas categorías son capas estrechamente ligadas de información referida en las definiciones anteriores, en estas cualquier enmienda introducida a una capa es muy sensible y tiene un impacto crítico en las otras capas.. 4.3 Esquema de clasificación de conocimiento. En figura 4 se muestra el esquema de administración del conocimiento, el cual reúne las diferentes áreas de conocimiento y lo clasifica por niveles de conocimiento de acuerdo al proyecto “e-cognos”.. Pedro José Barón Avila 35.

(45) MIC 2004 – I – 7. Planeación. Figura 4. Esquema matricial de administración del conocimiento para empresas de la industria de la construcción Pedro José Barón Avila 36.

(46) MIC 2004 – I – 7. 5. PROTOTIPO PARA GESTIÓN DE CONOCIMIENTO. Se trata de un sistema donde se unen todas las actividades que permiten gestionar el conocimiento, el sistema se involucra con la información desde que se identifica hasta que se reutiliza y se comparte.. 5.1 Aspectos generales El prototipo genera informes sobre lecciones aprendidas. Para generar dichas lecciones alguien introduce una información como un ¡suceso!, otra persona con mayor experiencia o equivalente, si no hay nadie con mas experiencia en manejo de gestión de conocimiento, la eleva o no a la categoría de lección aprendida y le da un estatus de información gestionable dentro de una organización.. Esta información es gestionada por un equipo destinado para este propósito el cual define las acciones a tomar para cada lección aprendida generada, es decir define: procesos de implementación, acciones inmediatas, procesos de análisis de información en búsqueda de valor agregado, y procesos de entrenamiento para implementar lecciones aprendidas dentro de la organización; al tiempo que se desarrolla. la información dentro de la. organización, esta gestión se va conservando en una base de datos que muestra la forma como se abordó el problema y las mejoras conseguidas a Pedro José Barón Avila 37.

(47) MIC 2004 – I – 7. través de la generación de lecciones aprendidas. Esta información se almacena explicando todos los atributos que tengan definidos para su posterior almacenamiento para consulta.. 5.1.1 Variables que incluye el modelo de gestión conocimiento. Para almacenar una nueva lección aprendida que permita su posterior utilización de forma efectiva para consulta, desarrollo de procesos de entrenamiento y para compartir esta nueva enseñanza, el prototipo incluye las siguientes variables:. •. Lista de personas pertenecientes a la organización.. •. Personas que intervienen en la generación de la idea (originador). •. Sucesos de los cuales se puede extractar lecciones, y modelos de gestión de conocimiento.. •. Clave de identificación de la lección aprendida. •. Gente que intervienen en la gestión de la información. •. Tipo de conocimiento al que pertenece. •. Área de conocimiento de la empresa donde se genera la información.. •. Especialidad en el área de conocimiento.. •. Clasificación de la lección aprendida dentro de la organización. •. Nivel o estatus de gestión de la lección dentro de la organización. Pedro José Barón Avila 38.

(48) MIC 2004 – I – 7. •. Descripción y características. •. Si es requerido entrenamiento, se describe en qué etapa va en entrenamiento.. •. Ayudas audiovisuales para mejorar descripción de la lección aprendida.. 5.1.2 Estructura de la base de datos. Para trabajar un sistema de gestión de conocimiento en la base de datos Access es preciso decir que esta aplicación en una buena herramienta para manejo de información, y que la gestión de esta información es un factor que depende de las variables que incluye el modelo y de la agilidad para entender el proceso y plasmarlo a través de Access, se busca que la aplicación para la presentación de las lecciones aprendidas sea agradable, fácil y muestre claridad en los conceptos plasmados.. La base de datos de lecciones aprendidas tiene como base estructural el esquema matricial para gestión de conocimiento mostrada en el capitulo cuatro, A partir de este se deben crear los campos necesarios para almacenar la información, según las áreas de conocimiento que lo ocupan y el nivel dentro de la organización al que pertenece esta información.. Pedro José Barón Avila 39.

(49) MIC 2004 – I – 7. 5.2 Prototipo: “Gestión de conocimiento en la industria de la Construcción”.. A continuación se describe el prototipo desde su base funcional dentro del programa Microsoft Access, en la figura 5 están mostradas las relaciones establecidas entre las tablas para darle integridad funcional a la base de datos.. Figura 5. Relaciones entre tablas. Pedro José Barón Avila 40.

(50) MIC 2004 – I – 7. La ejecución del prototipo se inicia desde la presentación del formulario de ingreso mostrado en la figura 6, desde este formulario se pueden realizar los procedimientos descritos en sus conexiones, tales como: ingresar un nuevo suceso y también ingresar al modulo de consultas de lecciones aprendidas.. Figura 6. Formulario de inicio del prototipo. 5.2.1 Módulo de entrada de datos Toda lección aprendida se inicia en el sistema como un suceso que necesita análisis y generación de las lecciones aprendidas, o como una lección Pedro José Barón Avila 41.

(51) MIC 2004 – I – 7. aprendida copiada de otro sistema. El prototipo que se está desarrollando comienza recogiendo sucesos ocurridos descritos por un originador como se muestra en la figura 7, el cual describe la actividad con los detalles mas pertinentes.. Figura 7. Formulario para la asignación del gestor del suceso. Todo el prototipo debe tener un administrador general que se encarga de asignar un gestor a cada suceso, este gestor se encarga de desarrollar las lecciones aprendidas que se puedan deducir de cada suceso, y las describe como se muestra en la figura 8.. Pedro José Barón Avila 42.

(52) MIC 2004 – I – 7. Figura 8. Descripción de lecciones aprendidas. Todas las implementaciones se deben almacenar en una base de datos. Cada lección aprendida dentro de la organización se debe implementar de acuerdo. a. mejoras. organizacionales,. cambios. conceptuales,. con. entrenamiento del personal, o si es imperativo, se hacen mejoras inmediatas que conllevan otro tipo desarrollo, todos los tipos de implementación se deben almacenar y quedan registrados dentro de la conexión –statusutilizada para clasificar el estado de la lección aprendida en el sistema. Para desarrollar este trabajo el gestor asigna un grupo gestor, este grupo gestor. Pedro José Barón Avila 43.

(53) MIC 2004 – I – 7. esta compuesto por tres personas, una perteneciente al proyecto específico, otra perteneciente a la organización empresarial, y otra perteneciente al dominio de las labores realizadas en ese suceso figura 9.. Figura 9. Asignación de grupo gestor. Las labores que desarrolla este grupo gestor dentro del prototipo son: dar una clasificación y calificación y organizar todas aquellas informaciones que sean características de la lección de manera que sean consultadas como lo describe el prototipo, la clasificación de la información se muestra en la figura. Pedro José Barón Avila 44.

(54) MIC 2004 – I – 7. 10, el tipo de implementación diseñada se informa en el formulario mostrado en la figura 11.. Figura 10. Clasificación de lecciones aprendidas. La clasificación se refiere al área de la empresa en el cual se desarrolla el tema de la lección desarrollada, el tipo de conocimiento se refiere al nivel de acceso que se le quiere dar a la lección y el proyecto donde se genera la lección. La lección dentro de la empresa se trabaja sobre un diagrama de flujo y el grupo gestor debe determinar el “status” dentro de la empresa, esta característica es variable y según nivel de desarrollo.. Pedro José Barón Avila 45.

(55) MIC 2004 – I – 7. Figura 11. Características de implementación de la lección aprendida. El equipo gestor asigna el proceso de implementación que requiera la lección aprendida, ya sea una acción inmediata, implementar algún tipo de mejoras a mediano y largo plazo, introducir un cambio conceptual y lo que se espera que genere y lo que genero ese proceso dentro de la organización, también se debe notar si se asigno desarrollar algún entrenamiento y si es así describir su implementación como se ve en la figura 12.. Pedro José Barón Avila 46.

(56) MIC 2004 – I – 7. Figura 12. Características de implementación del entrenamiento de la lección aprendida. En el desarrollo de la lección aprendida, antes de su publicación, queda referirse a las características físicas y electrónicas de disponibilidad para consultar en el sistema. Por eso en la figura 13 se muestra como el grupo gestor puede describir si de la lección aprendida existe: videos, documentos, presentaciones o archivos de sonido, etc.. Pedro José Barón Avila 47.

(57) MIC 2004 – I – 7. Figura 13. Formulario de complementos a la lección aprendida. 5.2.2 Modulo de resultados Las diferentes lecciones aprendidas podrán se consultadas de acuerdo con una identificación asignada para cada una de ellas, al tipo de conocimiento que pertenece dentro de la organización, al área dentro de la estructura administrativa de la misma, o a los proyectos en los que haya participado como se muestra en la figura 14.. Pedro José Barón Avila 48.

(58) MIC 2004 – I – 7. Figura 14. Modulo de consulta de lecciones aprendidas.. Las consultas se realizan teniendo en cuenta cuatro características fundamentales dadas a cada lección dentro de su introducción en la base de datos, y son: el número identificador de la lección aprendida, el área de conocimiento, el tipo de conocimiento, y por proyecto donde se desarrollo la lección aprendida.. Se muestran todas las características de las lecciones aprendidas para todas las lecciones encontradas según el criterio de búsqueda como se muestra en. Pedro José Barón Avila 49.

(59) MIC 2004 – I – 7. la figura 15, donde el prototipo arroja la descripción de todas las lecciones aprendidas para el área de conocimiento ‘contratos’.. Luego, en la figura 16 muestra como estas clasificadas estas lecciones, en la figura 17 el status de gestión y en la figura 18 el grupo gestor asignado a cada lección. El modelo arroja datos de las lecciones aprendidas por área de conocimiento: contratos.. Figura 15. Lecciones aprendidas para área de conocimiento ‘contratos’. Pedro José Barón Avila 50.

(60) MIC 2004 – I – 7. Figura 16. Clasificación de lecciones aprendidas. Figura 17. Estatus de las lecciones aprendidas. Pedro José Barón Avila 51.

(61) MIC 2004 – I – 7. Figura 18. Equipo gestor para las lecciones aprendidas. ‘contratos’. 5.3 Validación del modelo. En el anexo uno se muestra las características generales, sin entrar en detalles técnicos, de un taller de lecciones aprendidas en una empresa reconocida, con base en esta información. Se comparó este resultado con lo que se generó en el prototipo y se validó analizando los siguientes aspectos:. -. El estimulo a la creación de nuevo conocimiento. -. La disponibilidad inmediata de información. Pedro José Barón Avila 52.

(62) MIC 2004 – I – 7. -. La flexibilidad para organizar los accesos. -. La confidencialidad de la información. -. La conservación y control de contenidos. -. El control de usuarios. -. La flexibilidad y sencillez de uso del sistema. 5.3.1 Análisis de eficiencia Los resultados que genera el modelo, pueden mostrar todo el recorrido de la lección aprendida dentro de la organización de manera que pueda ser rápidamente analizado el trabajo del originador, el gestor, del equipo gestor y del entrenamiento.. Cuando se habla de un administrador general del sistema de gestión de conocimiento se refiere a una persona encargada de dirigir la generación de conocimiento dentro de la empresa, este es denominado el CKO (chief knowledge officer).. El prototipo es un instrumento para controlar la generación de conocimiento dentro de la organización, además es la principal herramienta de CKO, para establecer eficiencias y deficiencias en su gestión y la de las personas encargadas de desarrollar tareas relacionadas al tema.. Pedro José Barón Avila 53.

(63) MIC 2004 – I – 7. Para implementar el prototipo se requiere asignar a algunos de los integrantes de la organización un nivel superior dentro de la estructura organizacional de la gerencia de conocimiento, ya que van a tomar el papel de gestores de sucesos y de lecciones aprendidas en la organización.. El prototipo en su modulo de ingreso de datos permite evaluar paso a paso la forma como se implementa la lección aprendida, esto se constituye en una herramienta para aumentar la capacidad de la organización de aplicar sus nuevos conocimientos.. El prototipo es un manejador de conocimiento explicito, y puede ser una herramienta para generar en los miembros de la organización la intención de compartir su conocimiento tácito de las labores que desarrolla en la organización y convertirlo en explicito por medio del prototipo.. 5.3.2 Valoración. El hecho de que todas las personas de la organización tengan acceso al sistema propuesto significa un estimulo a la creación de nuevo conocimiento, además de esto se debe hace sentir a todos los integrantes que sus aportes son útiles, que se comparten y se valoran en toda la organización.. Pedro José Barón Avila 54.

(64) MIC 2004 – I – 7. El prototipo no seria completo durante su utilización si no se tiene disponibilidad inmediata de la información. Esta característica se consigue utilizando el modelo en la red de mayor tamaño que tenga la organización, haciendo que a información este a disposición inmediata de todos los que la necesiten o deban gestionarla y estén autorizados.. Se ha conseguido flexibilidad para organizar las consultas y se da un marco general para la confidencialidad de los asuntos tratados en el prototipo. Se describieron áreas funcionales de conocimiento que generan criterios claros de búsqueda de información, y se describieron tipos de conocimiento que permite dar facultades de acceso a la información y que proporciona mecanismos sencillos para que cualquier usuario pueda realizar tareas en el modelo sin elevados conocimientos de informática.. El prototipo es una herramienta que permite la conservación y control del patrimonio de conocimientos de una organización, permite que se preserve y catalogue aunque cambien las personas responsables de cada parte de la información.. Si al prototipo se la adicionan aplicaciones para que reconozca el domino de cada usuario que entre al sistema, todas las actuaciones en el sistema podrán ser de fácil control por los responsables de cada caso, y toda la Pedro José Barón Avila 55.

(65) MIC 2004 – I – 7. operación del modelo podrá hacerse de forma intuitiva y sencilla sin administradores de sistemas operativos.. Pedro José Barón Avila 56.

(66) MIC 2004 – I – 7. CONCLUSIONES. 1. Se desarrolló un esquema de clasificación de conocimiento al interior de una empresa de construcción basado en áreas funcionales y niveles de información dentro de la organización.. 2. Se generó un prototipo para una gestión general de información recopilada en la empresa, en el cual se aplica el esquema propuesto para clasificación de información en una empresa de la industria de la construcción.. 3. Se comparó el prototipo con los resultados en una empresa constituida, en el análisis de eficiencia y en la valoración, se mostraron las cualidades para su utilización en empresas de la industria de la construcción, y lo que se espera mejorar.. 4. Se presentó una aproximación a la teoría de la producción de conocimiento dentro de la industria de la construcción donde se muestran los aspectos que influyen en su consecución.. Pedro José Barón Avila 57.

(67) MIC 2004 – I – 7. 5. Se buscó implementar un diagrama de flujo de gestión conocimiento dentro de una organización de forma que se realizará de manera sistemática. 6. Debido a que en el esquema propuesto se manejan diferentes áreas de conocimiento, el desarrollo de documentos específicos del tema estudiado requiere una introspección técnica mucho mas detallada.. 7. La clasificación de la información se desarrolló con el fin de que las consultas para los diferentes miembros de la organización fueran los mas sencillas posibles dando a los diferentes integrantes de la empresa la información a que ellos tuvieran acceso.. 8. La. creación. de. áreas. de. conocimiento. obliga. a. clasificar los. conocimientos dentro de la organización, lo que ya se sabe. Esta clasificación se realiza a partir de análisis de procesos y actividades relacionadas con su gestión.. 9. La creación de tipos de conocimiento ayuda a comprender como acceden al conocimiento cada uno de los integrantes de la organización, cada área funcional; además ayuda a identificar qué se aporta y como se aporta.. Pedro José Barón Avila 58.

(68) MIC 2004 – I – 7. 10. La base estructural el prototipo permite que su aplicación se realice para cualquier tipo de estructura organizacional, implementando los niveles de seguridad que la compañía quiera desarrollar para el mismo.. Pedro José Barón Avila 59.

(69) MIC 2004 – I – 7. RECOMENDACIONES. 1. Debido a que Access no es un programa apropiado para compartir archivos en Internet se recomienda su uso únicamente para generar integridad referencial de la base de datos y vincularla a la web por medio de otros programas como Java, php, c++, c, asp, etcétera.. 2. Debido a que asignando domino al usuario y registrándolo el administrador del sistema induce rigidez al funcionamiento del prototipo se recomienda generar un sistema de gestión de usuarios separado.. 3. El comportamiento humano, aspectos técnicos y aspectos de estructura organizacional, son factores determinantes de la cultura de aprendizaje de la compañía, por tal razón se recomienda buscar herramientas que permitan generar un enlace fuerte, amplio y seguido como promotor de conocimiento.. 4. Se recomienda realizar un estudio para determinar los factores que afectan a los integrantes de una compañía como generadores de conocimiento, su capacidad de interactuar con sistemas de gestión, y su capacidad de aprovechar eficazmente el sistema de gestión.. Pedro José Barón Avila 60.

(70) MIC 2004 – I – 7. Para que la gestión de conocimiento se convierta en parte de la cultura organizacional se recomienda: 5. Generar espacios de información e indicar a los integrantes de la compañía que es responsabilidad de todos influir en el proceso.. 6. Incorporar los conocimientos que se tienen en el prototipo para estimular en los usuarios el hábito del mismo y se noten sus ventajas.. 7. Se recomienda implantar el prototipo con la estructura organizacional de una empresa constituida para obtener resultados que se puedan utilizar como una validación especifica del prototipo.. Pedro José Barón Avila 61.

(71) MIC 2004 – I – 7. BIBLIOGRAFÍA. Agyris, C., Shon, D.A., Payne, M. (1996) Organizacional Learning II: theory, method and practice, Reading, MA: Addison-Wesley Pub Co. Arrieta, Pilar. Aprovechamiento del potencial de la informática en el mejoramiento del registro histórico de proyectos de construcción. Uniandes Tesis de Grado. 2000. Cárdenas, Mauricio. Metodología para la implementación de la gerencia del conocimiento en empresas de ingeniería civil. Uniandes Tesis de Grado. 2001. Cobos, R, Esquivel, J., Alemán, X. Herramientas informáticas para la Gestión del Conocimiento: un estudio de la situación actual. Revista de la Asociación de Técnicos de Informática, Novatica, special issue on Knowledge Management and Information, nº 155, January-February, 2002: pp. 20-26. Earl, M. (2001) “Knowledge Management Strategies: toward a taxonomy. “Journal of Management information systems” 18:215-233. Egbu C, Quintas P. Anumba C. (2003) “Knowledge Production, Resources & Capabilities in the Construction Industry” available on-line at http://www.Knowledgemanagement.uk.net Electronic Journal of Information Technology in Construction. KNOWLEDGE MANAGEMENT FOR THE CONSTRUCTION INDUSTRY: THE E-COGNOS PROJECT. Matthew Wetherill, Yacine Rezgui, Celson Lima, Alain Zarli. PUBLISHED: August 2002 at http://www.itcon.org/2002/12 García V. Adriana I. Apoyo de multimedia para la concepción de proyectos de edificación. Proyecto de Grado. Universidad de los Andes. Bogotá, 1996. Fischer, Deborah. Lessons Learned Wizard Process. From Construction industry institute. Houston. 2002 Halliburton Management system, PM-GL-BRES-en-202, Engineering Document Control. HMS.2000. B.. A.. Laud.. Kaufeld John. Access 2000 for Windows for Dummies. IDG Books Worldwide, INC. Foster City, 1999. 372p.. Pedro José Barón Avila 62.

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