SIIGO
Versión 4.3
ESTANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
PROCESO DE COMPRAS
4
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ...2
1. PROCESO DE COMPRAS ...3
1.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS ...3
1.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO ...4
2. CRUCES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS ...6
2.1. PRIMER CASO DE CRUCE ...6
2.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE ...7
2.3 TERCER CASO DE CRUCE ...7
2.4. CUARTO CASO DE CRUCE...7
3. ORDEN DE COMPRA ...10
3.1. MANTENIMIENTO DE COMPRAS... 18
4. NOTA DE ENTRADA...21
4.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA ... 21
5. REGISTRO DE COMPRAS...32
5.1. ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA ... 32
5.1.1. Registro De Compras De Inventarios ...32
5.1.2 Como Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras ...48
5.2. REGISTRO DE COMPRAS DE OTRAS CAUSACIONES (SERVICIOS) ... 49
5.2.1. Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras (Servicios) ...59
6. COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE ...60
6.1. ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE EGRESO... 62
6.2. IMPRESIÓN DE CHEQUES ... 67
6.3. MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES... 70
6.4. EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS ... 73
7. NOTA DEBITO...77
7.1. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO ... 85
INTRODUCCION
En la presente cartilla queremos mostrar como la gestión en las empresas es hoy en día el motor fundamental en el desarrollo del negocio en donde el modulo de gestión de Clientes le permite a las empresas desarrollar estrategias comerciales para nichos específicos de mercado, al contar con la información detallada del comportamiento tipo de segmentos de clientes potenciales, que están agrupados de acuerdo al sector y subsector en que se encuentran, actividad económica a que pertenecen, ubicación geográfica, tamaño de empresa, numero de empleados que tiene, tipo de contribuyente y medios de prospectación, entre otros.
Además veremos el proceso de compras a partir de dos premisas o requerimientos como son la definición de los documentos y la definición de catálogos (creación de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados en el proceso de compras.
Existe cruce entre los documentos de compras, con el fin de mostrar que efecto tiene en el inventario y para que sirve, y finalmente nos permitirá conocer el proceso de compras de inventarios, servicios y los diferentes pagos respectivos.
1. PROCESO DE COMPRAS
A partir de dos requerimientos como son la definición de los documentos y la definición de catálogos (creación de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados al proceso de compras a partir de los cuales se pueden generar y analizar informes de verificación y gestión.
Al final de este proceso tendrá las herramientas necesarias para registrar toda transacción comercial con los proveedores de la empresa.
1.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS
¾ Optimizar el proceso de compras desde el recibo de la mercancía hasta la contabilización de todos los impuestos y cuentas por pagar que se causan con dicha transacción comercial.
Definición de Catálogos Definición de Documentos
Elaboración de Documentos Casos Cruces Documentos Transformación Materia Prim a Informes de Verificación y Gestión
Definición de Catálogos Definición de Documentos
Elaboración de Documentos Casos Cruces Documentos Transformación Materia Prim a Informes de Verificación y Gestión
compras de la empresa y de esta forma conocer todos los posibles cruces entre ellos y así utilizar el más adecuado para las necesidades de la compañía.
¾ Conocer los efectos a nivel de inventarios con cada uno de los documentos que se trabajen.
¾ Controlar el movimiento del inventario entradas / salidas.
¾ Determinar el procedimiento a seguir después de la compra para su respectivo pago.
¾ Tomar decisiones con base en los informes que genera el sistema. BENEFICIOS
Con las transacciones comerciales registradas en el sistema se puede controlar el movimiento de las mismas así:
¾ Movimiento de productos (cuando se ha comprado, a cuales proveedores) ¾ Movimiento por documento
¾ Unidades compradas y unidades pendientes por recibir ¾ Análisis de existencias
¾ Estadísticas de producto por proveedor ¾ Auxiliar de compras
¾ Estado de cuenta del proveedor ¾ Proyección de vencimientos
¾ Análisis de las compras a proveedores
1.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO
Se debe tener definidos los siguientes parámetros para poder realizar de forma efectiva tanto el proceso de compras como el proceso de pagos:
Definición
De
Documentos
Cuentas
Contables
Productos
Proceso
de Compras
Definición
De
Documentos
Cuentas
Contables
Productos
Proceso
de Compras
Definición de documentos: Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como orden de compra, nota de entrada, registro de compras, nota debito, nota de producción, nota de traslado y comprobante de egreso; de tal manera que en un momento dado se identifique que documentos se utilizarán dentro de este proceso.
Se deben tener previamente creados estos tipos de documento con las cuentas y características respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la explicación que se dará más adelante sobre estos cruces.
Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas: ¾ Inventarios
¾ Compras y servicios ¾ Descuentos
¾ Descuentos comerciales en compras ¾ Retefuente ¾ Cargos ¾ Fletes ¾ Seguros ¾ Iva ¾ Impuestos ¾ Retención de Iva ¾ Retención de Ica
¾ Proveedores y cuentas por pagar ¾ Formas de pago
¾ Proveedores nacionales ¾ Proveedores del exterior ¾ Anticipo a proveedores
Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificación de los productos, así como todos los productos necesarios desde materia prima, producto en proceso y producto terminado.
Proveedores: Al momento de realizar cualquier registro se debe identificar al proveedor, aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir previamente en el catálogo de terceros.
Formas de pago: Corresponden a la contra partida utilizada en la contabilización del documento. Las más importantes son:
¾ Proveedores nacionales ¾ Proveedores del exterior
¾ Bancos
2. CRUCES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS
Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 – Documentos y Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite arrastrar automáticamente la información de un tipo documento específico, previamente digitado, a otro. Dicha operación es posible, realizando el enlace de dichos documentos desde la Definición de los mismos.
En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Compras: Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 – Documentos y Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite arrastrar automáticamente la información de un tipo documento específico, previamente digitado, a otro. Dicha operación es posible, realizando el enlace de dichos documentos desde la Definición de los mismos.
En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Compras: 2.1. PRIMER CASO DE CRUCE
CRUCE ORDEN DE COMPRA - NOTA DE ENTRADA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se procede a elaborar la Orden de Compra que se enviará al proveedor; recordemos que es un documento de tipo extracontable. La Nota de Entada para dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por último, se elabora el Registro de la Factura de Compra (P) que afectará los valores, es decir la contabilización de los impuestos, la forma de pago (cuenta por pagar – proveedores).
2.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE
CRUCE NOTA DE ENTRADA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se elabora, se procede a elaborar la Nota de Entada para dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por último, se elabora el Registro de la Factura de Compra (P) que afectará los valores, es decir la contabilización de los impuestos, la forma de pago (cuenta por pagar – proveedores).
2.3 TERCER CASO DE CRUCE
CRUCE ORDEN DE COMPRA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se procede a elaborar la Orden de Compra que se enviará al proveedor; recordemos que es un documento de tipo extracontable. Luego se digita el Registro de Compra, donde al utilizar dicho documento, se obtendrán dos grandes procesos: El primero es dar la respectiva entrada salida a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario, y reemplaza al documento Nota de Entrada; y el segundo es afectar los valores, es decir la contabilización de los impuestos, la forma de pago (cuentas por pagar – proveedores), entre otros.
2.4. CUARTO CASO DE CRUCE
En este caso de cruce de documentos, únicamente se utiliza el documento Registro de Compra, no teniendo un carácter de cruce propiamente dicho. Al elaborar dicho
salida a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario, y reemplaza al documento Nota de Entrada; y el segundo es afectar los valores, es decir la contabilización de los impuestos, la forma de pago (cuentas por pagar – proveedores), entre otros.
RECUERDE…
Estos cruces se definen en la creación del documento por la ruta Contabilidad- Definición de Documentos – Parámetros de documentos
Para que la Orden de Compra cruce con la Nota de Entrada se marca el cuadro de chequeo Cruce ord.Compra/Nocruza:
Para que la Nota de Entrada cruce directamente con la Registro de Compra se marca (C) dentro de la definición del documento Nota de Entrada.
Para que el registro de compra No Cruce (con ningún documento) se debe marcar N dentro de la definición de documentos.
RECUERDE…
La pregunta OBLIGA CRUCE se activará siempre y cuando el documento esté cruzando con otro. Si la respuesta es afirmativa cada vez que se elabore un registro de compra deberá existir el documento que lo anteceda (una nota de entrada o con un registro de compra)
3. ORDEN DE COMPRA
Ruta: Orden de Compra – Elaboración de Ordenes de Compra
Las órdenes de Compra son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas su efecto es a nivel administrativo, para controlar los diferentes pedidos realizados cada uno de los proveedores.
RECUERDE
En la siguiente opción se debe elegir la Orden de Compra, que debe estar previamente parametrizada por Contabilidad- Definición de Documentos.
Luego solicita la moneda en la cual se digitará el comprobante y la tasa de cambio correspondiente al día. Si es digitada en moneda local, se obvia esta ventana con el ícono
Al ingresar a elaborar la Orden de Compra, el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Orden de compra. Nit: Se debe ingresar el Nit o c.c del tercero al cual se elabora Orden de Compra. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con el ícono o las teclas de función F2 (alfabéticamente) y/o F3 (numéricamente).
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el ícono o la tecla de función F2 permite consultarlos.
Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que esté amarrado al Nit antes digitado.
Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía.
Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero.
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto: se debe colocar el producto que se desea registrar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono , y al activar esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla:
Búsqueda por descripción Búsqueda por producto
Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca
Mostrar todos los productos activos e inactivos
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
Descripción: el sistema trae automáticamente el nombre del producto. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades de producto a solicitar. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario de compra del producto.
Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizó en el momento de la creación del documento.
Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizó en el momento de la creación del documento.
Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el momento de la creación del documento.
Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento de la creación del documento.
Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del documento.
RECUERDE…
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la cotización se debe grabar con la tecla de función F1 o con el icono .
El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el número del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o vista preliminar.
para pasar con la tecla de función F1.
3.1. MANTENIMIENTO DE COMPRAS
Ruta: Órdenes de Compra – Mantenimiento de Ordenes de Compra.
Esta opción se utiliza para modificar o borrar una Orden de Compra que este grabado en el sistema:
Se debe ingresar él número del documento que se desea modificar y digitar Enter. El sistema presenta en forma automática, los productos que se registraron en la Orden de Compra, y preguntará DESEA ANULARLO SI ó NO. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto.
IMPORTANTE….
La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega, lo muestra sin información en el caso de que la Orden de Compra, no este siendo cruzada con otro documento (Nota de Entrada – Registro de Compras).
Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en el documento.
4. NOTA DE ENTRADA
Después de elaborada la orden de compra y aceptada, recibimos nuestra mercancía y procedemos a realizar el ingreso a inventarios a través de la nota de entrada.
IMPORTANTE
Si la empresa define dentro del procedimiento de compras la utilización de los documentos nota de entrada y registro de compra SIEMPRE deberá hacerse de esta forma.
4.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA
Para elaborar una nota de entrada en SIIGO se debe ingresar a la opción de Menú principal – Elabora documentos – Notas – Documentos notas.
Se debe elegir el tipo de entrada a utilizar.
IMPORTANTE
Al realizar el cruce entre la Orden de Compra y la Nota de Entrada y, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Orden de Compra que se cruzará con el presente documento:
En este instante, el sistema permite traer un listado de las Cotizaciones pendientes de cruce con el ícono o con la tecla de función F3.
Para seleccionar la(s) nota(s) de entrada a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección.
Al ingresar a elaborar este documento, el sistema presenta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la entrada.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se va a afectar, con el icono o con las teclas de función F2 ó F3, permite consultar los previamente creados. Nit: Se debe ingresar el Nit del tercero de quien se recibe el producto o mercancía.
Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que este asociado al Nit digitado anteriormente.
RECUERDE…
El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de consulta.
Vendedor: Se digita el código de uno de los vendedores de la compañía. El presente campo es de carácter informativo.
Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.
Búsqueda por descripción Búsqueda por producto
Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por codigo de barras Búsqueda por marca
Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
Centro de costo: Se debe incluir el código de centro de costo a donde se ingresaran los productos.
Nit: Presenta automáticamente con Enter, el Nit anteriormente digitado. OPCION DE INVENTARIO
Producto: El sistema traerá el producto anteriormente digitado.
Bodega: Se debe incluir el código de la bodega a donde ingresaran las respectivas cantidades de producto.
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a dar entrada.
IMPORTANTE….
La Nota de Entrada no se debe valorizar, es decir no se debe colocar ningún valor en la casilla del mismo nombre, ya que el documento que alimenta en valor de compra de los inventarios es el Registro de Compra.
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la nota de entrada debe grabar con la tecla
El sistema traerá automáticamente el número de la nota de entrada si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono
5. REGISTRO DE COMPRAS
Es un documento por medio del cual se registran todas las compras y/o adquisición de productos, bienes o servicios, es decir, la causación de toda transacción comercial como son: compras de materia prima, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc.
El efecto en el inventario depende de la parametrización del documento y del cruce que se haya registrado en su creación.
5.1. ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA 5.1.1. Registro De Compras De Inventarios
La factura o registro de compra es un documento contable en el cual se registra la factura de compra que el proveedor entrega cuando se realiza la transacción comercial de compra de inventarios o causación de gastos.
Para elaborar el registro de compra de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opción Documentos – Registro de compra.
IMPORTANTE
Al realizar el cruce entre Nota de Entrada y Registro de Compra el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Nota de Entrada que se cruzará con el presente documento:
En este instante, el sistema permite traer un listado de las Cotizaciones pendientes de cruce con el ícono o con la tecla de función F3.
Para seleccionar la(s) nota(s) de entrada a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección.
Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de compras. Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero que será afectado en el registro de compras.
RECUERDE…
El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de consulta.
Factura Nro: En el primer recuadro es para incluir algun prefijo que tenga la factura del respectivo proveedor, y en el segundo recuadro se incluira el numero de la respectiva
Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que esté asociado al Nit antes digitado.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se afectará, con el ícono o con la tecla de función F2, permite consultarlos.
Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual se encuentra emitida la respectiva factura de compra por parte de el proveedor. Esta fecha tiene incidencia sobre los informes del Módulo de Cuentas por pagar, ya que al generar el Estado de Cuenta del Proveedor, el sistema presentará la obligación a pagar con este número.
Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con la tecla y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.
Búsqueda por descripción Búsqueda por producto
Búsqueda por referencia de fábrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca
Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
Centro de costo: Se debe incluir el codigo de centro de costo a donde se quiere ingresar el valor de la transaccion de el producto seleccionado.
producto, con consulta.
Nit: El sistema traerá automáticamente el numero y nombre del proveedor el cual ingresamos en el encabezado.
Descripción: El sistema presenta automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso.
Cuadro informativo: Este cuadro traerá automáticamente y de manera informativa el costo promedio unitario del producto seleccionado, el último valor de compra y cuantas cantidades se encuentran en bodegas.
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades de inventario a ingresar.
Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se están ingresando. Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si fue parametrizado en el momento de la creación de el registro de compra.
Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra.
Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra.
Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras.
Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras.
Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje.
El sistema presenta en la parte derecha los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.
RECUERDE…
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Nota de Devolución se debe grabar con la tecla
En la parte inferior de la pantalla se incluirán los descuentos y cargos en donde la base de cálculo será Subtotal o Valor Bruto.
RECUERDE…
Esta opción aplica cuando todos los productos o servicios que se adquieren tengan la misma tarifa de IVA, el mismo porcentaje de Retención y el mismo porcentaje de descuento.
Tipo de documento: Presenta la letra (P) automáticamente, ya que estamos trabajando la factura o Registro de Compras.
Número de Comprobante: Presenta automáticamente el número del tipo de comprobante con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras.
proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro.,tal como aparece en el gráfico:
Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento o cuota a pagar la obligación, en caso de trabajar crédito proveedores.
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con el ícono es posible realizar la consulta. De igual manera el sistema presenta por defecto la que se haya definido en la apertura del proveedor.
Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento, o el sistema la calcula en forma automática con base a la fecha del documento y al parámetro establecido en la Apertura del Tercero, llamado Período de Pago.
Valor: se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto
Se presenta el número de la factura, si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario solicita la digitación del número del consecutivo.
El sistema inmediatamente comenzara a contabilizar el respectivo registro de compras.
Al actualizar el documento, el sistema pregunta si se quiere enviar el documento a impresión o no.
Cuando se desea ignorar la impresión.
Cuando se desea imprimir directamente.
para pasar con la tecla de función F1 o
5.1.2 Como Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras
Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción de Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes y se debe indicar el tipo y número del documento con el cual fue actualizado.
5.2. REGISTRO DE COMPRAS DE OTRAS CAUSACIONES (SERVICIOS)
Para elaborar el registro de compra de un servicio se debe ingresar a la opción Elaboración de documentos – Registro de compra.
Al ingresar a elaborar el registro de compra de causaciones o servicios el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de compras. Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de compras.
RECUERDE
Si el tercero ya está creado, se puede consultar con la tecla de lo contrario, el sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando el numero de Nit o CC del tercero y colocándole los datos principales.
Factura Nro: El primer recuadro es para incluir el prefijo que tenga la factura del proveedor y el segundo para digitar el número de la misma.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos.
Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual viene emitida la factura de compra del proveedor.
CAMPOS DE TRANSACCIONES
Producto: Con la tecla de función F7 se puede cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en caso que no se manejen productos en la empresa.
Nit: Aparecerá automáticamente el número del respectivo Nit que se digitó en el encabezado del documento.
Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre de la cuenta contable. Naturaleza: El sistema solicita si la transacción es débito o crédito.
Porcentaje de Descuento: Permite colocar un porcentaje de descuento, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra.
Valor del descuento: Permite colocar un valor en el descuento, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra.
Porcentaje Cargo: Permite colocar el porcentaje de un cargo, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras.
Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras.
Porcentaje de IVA: Permite colocar el porcentaje del IVA del servicio que se haya adquirido.
Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje.
RECUERDE: Cuando se incluye la cuenta de retención, siempre solicitará la base de cálculo para multiplicarlo por el porcentaje definido en la apertura de cuentas contables, si ésta se definió como R de retención.
RECUERDE: El sistema mostrará los valores totales de los descuentos y los cargos calculados producto por producto, para este caso, en el campo Porcentaje y/o valor del Descuento – Cargo se deben borrar con F9 o el ícono los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter una vez se haya cerrado el cuadro de transacciones con el ícono .
Cuando se elabora una compra de acuerdo al tipo de contribuyente se le harán las respectivas retenciones adicionales exigidas por ley, como son la retención del ICA y la retención del IVA.
Tipo de documento: Aparecerá la letra (P) automáticamente, ya que se está elaborando una factura o registro de compras.
Número de tipo de documento: Aparecerá automáticamente el número de tipo de documento con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Si se desea se podrá incluir el prefijo de la compra con el fin que salga impreso.
Número de documento: Aparecerá automáticamente el número de la factura del proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro.
Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento
Forma de Pago: El sistema traerá automáticamente la que se haya definido en la apertura del proveedor, o se puede escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con
Fecha de Vencimiento: Se debe colocar la fecha de vencimiento de la factura.
Valor: Se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.
Por último, el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
5.2.1. Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras (Servicios)
Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción de Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes y se debe indicar el tipo y número del documento con el cual fue actualizado.
6. COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE
El Comprobante de Egreso es un documento que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, etc.
Afecta directamente los módulos de Proveedores, Presupuesto, Nómina y Contabilidad.
RECUERDE: Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opción de Contabilidad – Definición de Documentos.
RECUERDE…
SIIGO permite imprimir los documentos bajo un formato estándar, formato minerva y bajo el manejo del generador de documentos para los documentos preimpresos. En el comprobante de egreso la pregunta Pag.com./Minerva? <S/N/M>:
Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (S) El sistema imprimira el comprobante de egreso y el cheque.
Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (N) El sistema unicamente imprimira el comprobante de egreso.
Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (M) El sistema imprimira de acuerdo a los tamaños minerva.
Me despliega la pregunta si quiere imprimir encabezado, se le dira que (S) siempre y cuando se quiera imprimir el encabezado de el comprobante de egreso, caso contrario se le dira que (N).
6.1. ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para la elaboración del comprobante de egreso se debe ingresar a la opcion de Documentos – Giros (Egresos).
Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del comprobante de egreso.
concepto del pago. El sistema presenta por defecto aquella que se tenga definida dentro de la creación del documento, pero si se desea modificar el sistema lo permite.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos.
Cheque: Se debe digitar el número del respectivo cheque con el cual se va a hacer el comprobante de egreso.
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se va a pagar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del comprobante de egreso, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de búsqueda.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.
Además me aparecerá informativamente el saldo que tengo en el banco que estoy moviendo el comprobante de egreso y el valor total que tiene la empresa por pagar al tercero seleccionado para elaborar el comprobante de egreso.
SIIGO en el comprobante de egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
¾ Contabilización Tipo P ¾ Contabilización Tipo O
Contabilización Tipo P: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de la empresa a los proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento, automáticamente digitando la tecla Enter. Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo P solo aplica cuando se tiene el modulo de Cuentas por Pagar.
Al terminar el sistema muestra el mensaje:
RECUERDE…
Con la tecla Escape el sistema permite pasar de una factura a otra, si se desea cancelar algunas facturas o una en especial.
Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del comprobante de egreso contabilizaciones como: pago de intereses de mora, impuestos o retenciones no practicadas en el registro de compra, anticipos a proveedores, cancelación
se desea utilizar con consulta.
Para grabar el documento con el ícono .
El sistema presenta por defecto el número de comprobante de egreso si la numeración se encuentra parametrizada como automática, en caso contrario solicita la digitación del número consecutivo.
6.2. IMPRESIÓN DE CHEQUES
Luego de realizar la contabilización del comprobante, el sistema presenta la opción de imprimir cheques:
Al seleccionar SI, el sistema permite enviar el comprobante a impresión o presentar por vista preliminar:
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento
Al determinar las opciones de impresión, se debe elegir el tipo de cheque que se requiere imprimir. SIIGO presenta las siguientes opciones:
Al elegir el tamaño de cheque, se define el formato de fecha:
Si se imprimirá en formas continuas:
Y se ejecutan los comandos de impresión.
El sistema presenta líneas para comentarios, cuando se necesite grabar y salir de ellas, se hace clic sobre el icono
6.3. MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES
Los anticipos a proveedores son aquellos pagos anticipados que realiza la compañía a los terceros con el fin de adelantar la entrega de alguna mercancía o por exigencia directa del proveedor.
Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los proveedores, la cuenta 133005 debe estar marcada como por Pagar.
Adicionalmente se debe crear una forma de pago de anticipo de proveedores con esta cuenta por Parametrización – Formas de pago.
En el momento de recibir el anticipo a través de un Comprobante de egreso se debe realizar la siguiente contabilización:
¾ Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar:
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso los campos a diligenciar son: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del egreso.
Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedará contabilizada la salida del dinero por concepto del anticipo. Generalmente se coloca la cuenta de Bancos.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a utilizar, con el ícono permite consultar los existentes.
Cheque: Se debe digitar el número de cheque con el cual se girará el egreso. Es importante tener en cuenta, que si la salida de dinero es de la caja o en efectivo se debe colocar un número para que permita seguir elaborando el comprobante de egreso.
Nit: Si ya esta creado el tercero al cual se va a pagar, se puede consultar con la tecla o se puede crear directamente en la elaboración del comprobante de egreso, digitando el número de identificación del tercero y colocándole los datos principales.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.
proveedores), colocándole el valor correspondiente al anticipo.
El sistema traerá automáticamente el número del Comprobante de egreso si la numeración esta parametrizada como automática, de lo contrario solicita el número de consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono .
6.4. EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS
Para cruzar el anticipo en le registro de compras se debe realizar la elaboración de la factura por la opción de Documentos – Registro de compras.
Después de elaborar el registro de compra y de realizar los respectivos registros (cuentas y/o productos), en la ventana Vencimientos, se debe ubicar el cursor en la opción de Tipo:
Con la tecla de función F9 o el sistema abrirá una ventana con la lista de los comprobantes de egreso con los cuales se han contabilizado los anticipos al Proveedor. Con Enter o doble clic se elige el anticipo correspondiente, ubicándose sobre el Egreso que se desea asociar al Registro de Compra que se está elaborando:
Y se termina el proceso de digitación del Registro de Compra.
Para verificar la contabilización del anticipo, se debe ingresar a Contabilidad - Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes y llamar el registro de compras.
7. NOTA DEBITO
Uno de los documentos utilizados en el proceso de Compras es la Nota Débito, un documento contable utilizado para registrar diferentes registros que afecten las cuentas por pagar, impuestos, inventarios; adicionalmente descuentos no registrados en la compra, y hacer las devoluciones de facturas.
Para la elaboración de la Nota Débito se debe ingresar a la opción de Documentos - Notas – Documentos Notas – Nota Débito.
¾ CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Debito
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o permite consultarlos
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Debito. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Debito, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado
Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar
¾ CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto o Cuenta: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de barras) o Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o permite consultarlos y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.
Búsqueda por descripción Búsqueda por producto
Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca
Mostrar todos los productos activos e inactivos
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta) o . Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales
Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite consulta . Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales
Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta contable
Debito/Credito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento
Datos Generales: Esta opción se genera solamente si la cuenta que se está utilizando en su creación tiene detalle de por cobrar o por pagar.
En esta opción se debe colocar el número de la factura o registro de compra que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de documento (P), número del tipo (001), número de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los
NOTA: Los campos de bodega y cantidad únicamente solicita siempre y cuando no se esta afectando una cuenta contable, si no un producto
Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento en el caso que se este utilizando un producto. Con la tecla de función F2 (permite consulta) o con el ícono .
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades que se afecten en la Nota Débito siempre y cuando se este utilizando un producto.
RECUERDE…
Al terminar de ingresar la información de cada una de las cuentas o de los productos de la nota crédito se debe grabar con la tecla de función f1 o con el ícono .
El sistema traerá automáticamente el número de la nota debito si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono
7.1. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO
Para verificar la contabilización de la Nota Débito, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes
Se debe indicar el tipo del documento (D) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Debito.
TALLER
PROCESO DE COMPRAS
SIIGO VENDEDOR
WINDOWS
TALLER
TALLER PORTAL DE CLIENTES SOLICITUDES VIA WEB
2. PORTAL DE CLIENTES – SOLICITUDES VIA WEB
Al ingresar al Portal de Clientes encontrara diferentes opciones entre ellas Solicitudes Vía Web, la cual le permite tener acceso para realizar las siguientes requisiciones:
SERVICIOS
51 – Solicitud de Servicios Vía Web: esta opción la podrá utilizar en caso de requerir: • Soporte telefónico: Se hace esta solicitud cuando se presenta algún inconveniente
con el programa, como problemas ejecutando un proceso, dudas sobre parametrización, problemas de ingreso, y deseen que un asesor les devuelva la llamada para colaborarles.
• Visita Virtual Dexon: Este tipo de soporte se solicita cuando se han conectado por MODEM o Internet con el service center de Siigo y no han recibido respuesta por parte de nuestros asesores para poder resolver los inconvenientes que se presenten con la información o ejecutando procesos,
• Visita Presencial: Se hace esta solicitud cuando se requiera la presencia física del asesor de servicios en su empresa por que después de agotar recursos como el portal de clientes (preguntas frecuentes), soporte telefónico, conexión Dexon, con los cuales no se pudo solucionar los inconvenientes.
156 – Actualización de mis Datos: Esta opción le permite estar renovando los datos generales de su compañía.
173 – Reporte Programas Especiales: Le permite hacer una solicitud en caso de que su empresa requiere de algún tipo de desarrollo especial y/o desee reportar algún inconveniente cuando usted ya adquirió un programa especial.
174 – Sugerencias / Mejoramiento Siigo: Cuando usted considere necesario realizar una sugerencia sobre el funcionamiento del programa, una mejora ejecutando algún proceso nos lo puede hacer saber a través de este requerimiento.
inscribirse para presentar la certificación ya sea de Operador, Administrador o Implementador del programa.
192 – Inscripción Certificación Sucursales: Cuando usted es usuario del programa en otra ciudad y ya a tomado el curso, puede inscribirse para presentar la certificación ya sea de Operador, Administrador o Implementador del programa.
193 – Inscripción Capacitación Bogota: Si usted ya consulto la programación de los cursos de capacitación y monitorias puede inscribirse a estos a través de esta solicitud. Al realizar esta Inscripción no implica la Separación del Cupo. Se debe consultar de nuevo esta solicitud para verificar.
194 – Inscripción Capacitación Sucursal: Cuando usted es usuario del programa en otra ciudad y ya consulto la programación de los cursos de capacitación y monitorias puede inscribirse a estos a través de esta solicitud.
Al realizar esta Inscripción no implica la Separación del Cupo. Se debe consultar de nuevo esta solicitud para verificar.
• VENTAS
61 – Solicitud Inform..de productos: Cuando usted desee saber sobre el portafolio de nuestros productos , podrá hacer ésta solicitud y el área comercial le dará la respuesta. 1. Ingresar al portal de clientes con la clave ya asignada a cada usuario.
3. Posteriormente elegir la opción 51 – Solicitud de Servicios Vía Web.
4. Indicar al usuario que debe dar clic en el icono de búsqueda de contacto y debe seleccionar su nombre o en su defecto el de algún contacto ya registrado en el portal.
5. En el campo de descripción el asesor debe recordar al usuario que allí debe mencionar brevemente el inconveniente que se le esta presentando, para el ejemplo del taller debe digitar “Demo Ingreso al Portal de Clientes – Nombre del Asesor”
6. El asesor debe recordar al usuario que en el campo de descripción deberá Digitar detalladamente el inconveniente e indicar el tipo de soporte que esta requiriendo, para el taller debe colocar “Demo Ingreso al Portal de Clientes – Nombre del Asesor y nombre del contacto”.
Preguntas Frecuentas
En el portal de clientes ingresar a la opción de preguntas frecuentes o FAQ y realizar la consulta ya sea por tema o modulo de las siguientes preguntas.
Tema :
1. ¿Cómo se definen los cruces de documentos en el proceso de compras?
2. ¿Cómo se maneja el anticipo de proveedores.?
3. ¿Cómo hacer mantenimiento de ordenes de compra que nunca fueron ingresadas ni facturadas?
1. Ordenes de Compras / Elaboración Ordenes de Compras / Como se modifica o anula una orden de compra?
2. Cuentas por Pagar / Informes / Como generar un listado de edades de proveedores?
Con el fin de optimizar los procesos, poder generar informes en forma rapida y veraz y tener un control eficiente y eficaz en todas las operaciones comerciales de la compañía, por medio de este proceso se tendran todas las herramientas necesarias para registrar toda transaccion comercial con los proveedores de la empresa.
VERIFICACION DE CRUCE DE DOCUMENTOS
Elaboración De Orden de Compra - Nota De Entrada – Cruce – Factura De Compra
Para hacer posible el cruce de la Nota de Entrada con el Registro de Compra se debe ingresar a Contabilidad - Definición de Documentos – Parámetros de Documentos:
Elegir P - Compras
En la opción Cruce o. Cmpra/n.Ent./No cruza/o.Activos(C/E/N/M), debe digitarse la letra: E
Obliga el cruce: SI
Por la misma ruta Contabilidad - Definición de Documentos – Parámetros de Documentos, elegir E- N. Entrada
En la opción Cruce ord.Compra/No cruza, hacer clic.:
Repasar parámetros y salir de la definición del documento. ELABORACION DE LA ORDEN DE COMPRA
Para la elaboración de la Nota de Entrada se debe ingresar a la opción de Ordenes de Compra - Elaboración de Ordenes de Compra
CAMPOS GENERALES :
Fecha: 2007/01/28 Nit: 899952123 F2 consulta
Fra Nro. 001 – 962356
Nombre: KADELL INTERNATIONAL LTDA
Centro de Costo: 0001 F2 consulta
Fecha: 2007/01/28 CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la informacion de la tabla, adquirir los siguientes productos: Producto Cent.
Costo Bodega Cant Valor. Unit Porc Desc Porc Ret MARMITA REYNOLDS 10 LTS 0001 0001 150 unit $200000 5% 3.5% OLLA A PRESION IMUSA 5000 C.C. 0001 0001 250 unit $100000 3.5% RECUERDE
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla de función F1 o con el ícono de bandera
IMPORTANTE
El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la información de la tabla, registrar entrada de los siguientes productos (con F2 consulta los productos):
Producto C. Costo Bod Cant Bod Deb/Cred CALIZA MINERAL REF 3030 0001 0001 50 KG 0001 D
ELABORACION DE LA NOTA DE ENTRADA
Para la elaboración de la Nota de Entrada se debe ingresar a la opción de Documentos- Notas – Documentos Notas
Se debe elegir el documento de Nota de Entrada Tipo (E) DIGITAR LOS SIGUENTES CAMPOS GENERALES: FECHA 10/Enero/2007
NIT: 852741934 F2 Consulta
CENTRO DE COSTO 0001 F2 Consulta
NOMBRE CALIZA Y COMPONENTES LTDA. El programa lo muestra VENDEDOR 0001 F2 Consulta
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la información de la tabla, registrar entrada de los siguientes productos (con F2 consulta los productos):
Producto C. Costo Bod Cant Bod Deb/Cred CALIZA MINERAL REF 3030 0001 0001 50 KG 0001 D
RECUERDE …
Los valores en la Nota de Entrada se deben dejar en ceros a dejar en ceros con el fin que serán cargados con la factura de compra. Para esto digite la tecla F9 o el ícono en la opción de valor por cada uno de los productos.
IMPORTANTE
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Nota de Entrada se debe grabar con la tecla de función F1 o con el ícono de bandera
Finalmente guardar el documento
VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE ENTRADA
Para verificar la contabilización de la Nota de Entrada, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes
Se debe indicar el tipo del documento (E) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Entrada.
INFORMES DE NOTAS DE ENTRADA
Los siguientes son informes de las Notas de Entrada: Inventarios-Control de Cruces Notas de Entrada
Pendiente por Producto (pantalla): Este informe compara las cantidades ingresadas con las Compradas.
Para consultar el producto con la tecla de función F2 y llamar el producto Marmita Reynolds 10 Lts.
Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (escape)
Inventarios-Control de Cruces Notas de Entrada - Pendiente por Proveedor (pantalla): el presente informe muestra las cantidades Ingresadas comparando con lo Facturado discriminado por proveedor.
Se debe escoger el tercero con la tecla de función F2 consulta la empresa Caliza y Componentes Ltda.
ENTRADA
Para elabora la factura de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos – Registro de compras
Se debe elegir el tipo de factura a utilizar, seleccione P - 001
Al ingresar a elaborar el Registro de Compra el sistema pregunta la Nota de Entrada, con F3 permite consultar las Notas pendientes por cruzar
Se debe escoger la Nota de Entrada que se desea cruzar y digitar la tecla de función F1 o la opción Fin de Selección
Llame el número de nota de entrada acabada de realizar. Fecha: 20/01/2007 se digita Enter
Repasar los datos de la Nota de Entrada y coloque los valores que desee.
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 o con el ícono consulta y verifique que se proveedores nacionales.
Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento
Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2007/02/20 Valor: se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento
El sistema presenta por defecto el número de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo
VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA FACTURA POR LA ENTRADA DE COMPROBANTES.
Llamar la factura que acabo de elaborar por la ruta Contabilidad – Entrada de Comprobantes
ELABORACION DE REGISTRO DE COMPRA DE INVENTARIOS.
Para elaborar el registro de compras de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos – Registro de Compra
Se debe elegir el tipo de compra a utilizar, seleccionaremos la P - 001
Al ingresar a elaborar el registro de compras el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES :
Fecha: 2007/01/28 Nit: 899952123 F2 consulta
Fra Nro. 001 – 962356
Nombre: KADELL INTERNATIONAL LTDA
Centro de Costo: 0001 F2 consulta
Fecha: 2007/01/28 CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la informacion de la tabla, adquirir los siguientes productos: Producto Cent.
Costo
Bodega Cant Valor. Unit
Porc Desc Porc Ret MARMITA REYNOLDS 10 LTS 0001 0001 150 unit $200000 5% 3.5% OLLA A PRESION IMUSA 5000 C.C. 0001 0001 250 unit $100000 3.5%
RECUERDE
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla de función F1 o con el ícono de bandera
IMPORTANTE
El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta y se tomara proveedores nacionales.
Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento 1.
Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2007/02/28 Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento. $1.000.000 Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema presenta el número de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario solicita el consecutivo.
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedira un comentario, para pasar con la tecla de funcion F1
Digitar en el comentario que esta factura es de pago obligatorio a KADELL INTERNATIONAL LTDA.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla y la enviaremos a vista preliminar.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA
Para verificar la contabilizacion de una factura, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes
Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la factura
Llame el número de la factura que acabo de grabar.
Despues de analizar este documento se debe colocar la opcion de Ignorar ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para la elaboracion del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la opcion de Documentos – Comprobante de Egreso – Cheque
Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES:
Fecha: 2007/01/31
Cuenta: 1110050100 Bancos
Centro de Costo: 0001 F2- Consulta
Cheque: 111520
Nit: 852741934 F2- Consulta
Nombre: CALIZA Y COMPONENTES LTDA.
SIIGO en el Comprobante de Egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
• Contabilización Tipo O
Contabilización Tipo P: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por pagar por parte de la empresa a los respectivos proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automáticamente digitando la tecla Enter.
IMPORTANTE
Con la tecla de función F9 el sistema permite pasar de una factura a otra , ya que en la mayoría de ocasiones no se cancelan todas las facturas
Debemos cancelar la factura anteriormente elaborada.
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para verificar la contabilizacion del comprobante de egreso, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes
Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el comprobante de egreso. Debemos llamar el egreso anteriormente contabilizado.
Despues de analizar este documento se debe colocar la opcion de Ignorar ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRA DE SERVICIOS
Para elabora el registro de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos – Registro de Compras
Se debe elegir el tipo de factura a utilizar Seleccionaremos el documento P – 002
CAMPOS GENERALES :
Fecha: 2004/01/20
Nit: 852123789 F2 consulta
Fra Nro. 001 – 1025
Nombre: ASESORIAS TRIBUTARIAS LTDA.
Centro de Costo: 0001 F2 consulta
Fecha: 2007/01/20 CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la tecla de funcion F7 , permite cambiar de producto a cuenta contable
CUENTA CENT. COST VLR TOTAL VR.BASE RETENCION
5135150000 0001 $2.000.000
2365250300 $ 220.000 $2.000.000 $220.000
NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LAS CUENTAS LA FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA
EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS CUENTA POR CUENTA Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta
Escoger la forma de pago proveedores nacionales.
Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento
