PFGMAP372

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(1)Universidad para la Cooperación Internacional. (UCI).. Propuesta para el Plan de Gestión del Proyecto Montaje de Tubería del Blindaje Ventana-Napoleón del P.H. Pirrís.. Elaborado por: Ing. Raymond McCarthy Ramírez.. Proyecto Final de Graduación presentado como requisito parcial para optar por el Titulo de Master en Administración de Proyectos.. San José, Costa Rica Marzo, 2007..

(2) Universidad para la Cooperación Internacional. (UCI).. Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Master en Administración de Proyectos.. _____________________________ Ing. Mario López Soto. MAP Tutor de Tesis.. _________________________ Ing. Xavier Salas Ceciliano. MAP Lector de Tesis.. _________________________ Lic. Alvaro Castillo Quesada. MAP Lector de Tesis.. ___________________________ Ing. Raymond McCarthy R. Sustentante.. ii.

(3) Dedicatoria.. Hace seis años aproximadamente estaba pensando a quién dedicaría mi tesis para graduarme de Bachiller de Ingeniería, sin que nadie se sintiera molesto por quedar fuera de ella, y Dios me iluminó, se la dediqué a mis padres, pero en especial a mi madre que se había ido al cielo unos años antes de mi graduación. Escribo esto porque en ese entonces manifesté que había sido una de las partes más difíciles de toda la tesis, siendo en esta ocasión diferente, ya que desde que inicie con el desarrollo de la misma lo tengo muy claro. Esta tesis es para ti mi viejo, porque durante toda la vida me has enseñado con el caminar, con el día a día grandes cosas que Dios me ha permitido compartir contigo y sobre todo porque he tenido la oportunidad de estar a tu lado, entre las principales vivir la vida de forma honesta consigo mismo y con las demás personas y orgullosos de lo que somos si lo hemos obtenido con humildad y sin hacer daño a nadie. Además algo por lo cual nunca quisiera perderte, es porque eres la única persona en esta vida que me ama y me cuidaría en las buenas y las malas, y nunca encontraría a un amigo que sea tan sincero y me quiera proteger como tú. Tú a veces lo olvidas, pero te lo recordaré y es que te amo, y eres mi gran amigo. A mi padre Alfredo McCarthy Sandoval.. iii.

(4) Reconocimientos. Quiero en este apartado de la tesis ser justo y no dejar a nadie por fuera, que de una forma u otra me ayudaron en este año y medio de estudio y durante la realización de la PFG, no mecionaré nombres, pero gracias a mis compañeros de maestría, compañeros de trabajo, familia, profesores, ¡muchas gracias!, pero en especial al equipo Director de P.H.Pírris, por brindar el apoyo a que esta maestría se realizará en el proyecto y de ayudar con diferentes aportes los cuales fueron muy valiosos. Para Don Mario López y Álvaro Castillo, dos personas que en el desarrollo de la PFG se han preocupado porque este documento sea lo mejor posible y sirva para aquellas personas que en futuro lo quieran tomar como referencia. Como en todo, siempre hay reconocimientos especiales que uno tiene que escribir con nombres y apellidos, porque estuvieron cerca alentándolo, aconsejándolo o simplemente sintiendo su amor y cariño, a pesar, que el estudio les quitaba un poco de su tiempo, estos últimos son mis hijos Morgan, Michelle y Megan a quien los adoro y amo sobre toda las cosas, mil gracias por como me hicieron sentir en estos meses y en toda mi vida. Un reconocimiento muy grande y sincero a dos personas que lo que escriba aquí, no podría pagarles todo lo que me ayudaron e hicieron por mí, dos personas que llevo en mi corazón, en mi mente siempre, a mi novia y mejor amiga Eilyn Alvarado por todo su esfuerzo y dedicación durante este tiempo ayudándome en la misma elaboración de la tesis, revisando redacción y ortografía, formato, etc, y mi mejor amigo y compañero Carlos Anderson por su amistad, apoyo, sus consejos y su aporte a mi trabajo. Muchas gracias de corazón.. iv.

(5) Índice de contenidos. Dedicatoria. ............................................................................................................. iii Reconocimientos..................................................................................................... iv Índice de contenidos. ............................................................................................... v Índice de Figuras...................................................................................................... x Índice de Cuadros. .................................................................................................. xi Índice de Cuadros. .................................................................................................. xi Lista de Abreviaturas. ............................................................................................ xii Resumen Ejecutivo. .............................................................................................. xiii 1. 2. INTRODUCCIÓN. ............................................................................................ 1 1.1. Antecedentes. ........................................................................................... 1. 1.2. Oportunidad. ............................................................................................. 2. 1.3. Justificación. ............................................................................................. 3. 1.4. Objetivos. .................................................................................................. 3. 1.4.1. Objetivo General. .................................................................................. 3. 1.4.2. Objetivos Específicos. ........................................................................... 3. MARCO TEÓRICO. ......................................................................................... 5 2.1 2.1.1. Ubicación Geográfica. ........................................................................... 5. 2.1.2. Estructura Organizacional de P.H. Pirrís. .............................................. 6. 2.1.3. Definición y Reseña histórica de montaje de tubería en la institución. .. 8. 2.2 3. Marco de Referencia................................................................................. 5. Administración de Proyectos. ................................................................. 10. MARCO METODOLÓGICO. .......................................................................... 26 3.1. Descripción del Método de Investigación................................................ 26. 3.1.1. Tipo de Investigación. ......................................................................... 26. 3.1.2. Fuentes de Información....................................................................... 27. 3.2 3.2.1. Descripción de técnicas, herramientas y software. ................................. 27 Declaración del Alcance. ..................................................................... 27. v.

(6) 3.2.2. Estructura de Desglose de Trabajo. .................................................... 28. 3.2.3. Diccionario de la EDT.......................................................................... 28. 3.2.4. Programa del Proyecto. ....................................................................... 28. 3.2.5. Ruta Crítica. ........................................................................................ 29. 3.2.6. Determinación de Tarifas de Costos de Recursos. ............................. 29. 3.2.7. Suma de Costos. ................................................................................. 29. 3.2.8. Diagrama Organizacional del Proyecto. .............................................. 30. 3.2.9. Matriz de Roles y Responsabilidades. ................................................ 30. 3.2.10. Matriz de Involucrados o Interesados.................................................. 30. 3.2.11. Matriz o Plantilla de Comunicación. .................................................... 30. 3.2.12. Matriz o Plantilla de Reuniones. .......................................................... 31. 3.2.13. Reportes o Estatus del Proyecto. ........................................................ 31. 3.2.14. Matriz de Adquisiciones. ..................................................................... 31. 3.2.15. Mapa de Riesgos. ............................................................................... 32. 3.2.16. Matriz de Administración de Riesgos. ................................................. 32. 3.2.17. Juicio de Expertos. .............................................................................. 32. 3.2.17. Reuniones. .......................................................................................... 33. 3.2.18. Diagrama de Red. ............................................................................... 35. 3.2.19. Matriz de Impacto-Probabilidad. .......................................................... 35. 3.2.20. Trabajo de Campo............................................................................... 35. 3.2.21. Diagrama de Gantt. ............................................................................. 36. 3.2.22. Program Evaluation and Review Technique (PERT)........................... 36. 3.2.23. Microsoft WBS Chart Pro. ................................................................... 37. 3.2.24. Microsoft Word y Excel. ....................................................................... 37. 3.2.25. Paladise Risk. ..................................................................................... 37. 3.2.26. Sistema de Información a Proyectos (SIPP). ...................................... 38. 3.2.27. Normas Internacionales para la fabricación y montaje de tubería. ...... 38. 3.3 4. Procesamiento de la Información. .......................................................... 39. Desarrollo....................................................................................................... 41. vi.

(7) 4.1. Ciclo de vida del proyecto. ...................................................................... 41. 4.2. Gestión del Alcance del Proyecto. .......................................................... 43. 4.2.1. Planificación del Alcance..................................................................... 43. 4.2.2. Definición del Alcance. ........................................................................ 43. 4.2.3. Estructura de Desglose de Trabajo. .................................................... 48. 4.2.4. Diccionario de la EDT.......................................................................... 49. 4.3. Plan de Gestión del Tiempo del proyecto. .............................................. 50. 4.3.1. Definición de las actividades. .............................................................. 50. 4.3.2. Secuencia y dependencia de las actividades. ..................................... 51. 4.3.3. Estimación de las duraciones de las actividades. ............................... 52. 4.3.4. Cronograma de Trabajo del Proyecto. ................................................ 53. 4.4. Plan de Gestión de los Costos del Proyecto. .......................................... 54. 4.4.1. Requerimiento de Recursos. ............................................................... 55. 4.4.2. Estimación de los Costos de las Actividades. ..................................... 56. 4.4.3. Presupuesto del Proyecto. .................................................................. 57. 4.5. Plan de Gestión de los Recursos Humanos. .......................................... 58. 4.5.1. Roles y responsabilidades del equipo del proyecto............................. 58. 4.5.2. Roles y responsabilidades del equipo operativo. ................................ 70. 4.5.3. Organización del proyecto. .................................................................. 81. 4.5.4. Análisis de Involucrados...................................................................... 83. 4.5.5. Plan de Gestión del Personal. ............................................................. 85. 4.5.5.1 Adquisición del Personal. .................................................................... 86 4.5.5.2 Horarios de trabajo. ............................................................................. 88 4.5.5.3 Criterios de liberación.......................................................................... 89 4.5.5.4 Reconocimiento o Recompensas. ....................................................... 90 4.6. Plan de Gestión de la Comunicación. ..................................................... 91. 4.6.1. Matriz de Comunicación. ..................................................................... 91. 4.6.2. Matriz de programa de reuniones........................................................ 92. 4.6.3. Definición de la Plantilla para el Reporte de Rendimientos. ................ 92. vii.

(8) 4.7. Plan de Gestión de Riesgos. .................................................................. 93. 4.7.1. Planificación de la Gestión de Riesgos. .............................................. 93. 4.7.2. Identificación de Riesgos. ................................................................... 94. 4.7.3. Análisis Cualitativo. ............................................................................. 97. 4.7.4. Análisis Cuantitativo. ......................................................................... 100. 4.7.5. Plan de Respuesta a los Riesgos...................................................... 104. 4.7.5. Seguimiento y Control de los Riesgos............................................... 106. 4.8. Administración de adquisiciones. .......................................................... 107. 4.8.1. Contrato de Adquisición de fabricación de la tubería. ....................... 107. 4.8.2. Método para el control y monitoreo de las adquisiciones. ................. 108. 4.9. Plan de Gestión de la Calidad. ............................................................. 111. 4.9.1. Gestión de Calidad del Proyecto. ...................................................... 111. 4.9.2. Gestión de Calidad del Producto. ...................................................... 113. 4.10. Administración del Cambio. .................................................................. 113. 4.11. Plan de Cierre del Proyecto. ................................................................. 115. 4.11.1. Cierre Administrativo. ........................................................................ 115. 4.11.2. Cierre Técnico ................................................................................... 117. 4.12. Manejo de lecciones aprendidas. ......................................................... 118. 5. Conclusiones.......................................................................................................... 119. 6. Recomendaciones. ...................................................................................... 124. 7. Bibliografía. .................................................................................................. 127. 8. Anexos. ........................................................................................................ 127. Anexo Nº 1. Acta del Proyecto. ................................................................................... 130 Anexo Nº 2. Enunciado del Proyecto. ......................................................................... 131 Anexo Nº 3. Estructura de Desglose de Trabajo....................................................... 132 Anexo Nº 4. Diagrama de Red. ................................................................................... 133 Anexo Nº 5. Diagrama de Gantt. ................................................................................. 134 Anexo Nº 6. Lista Recurso Humano. .......................................................................... 135 Anexo Nº 7. Lista de Equipo, Maquinaria y Herramienta. ........................................ 136. viii.

(9) Anexo Nº 8. Lista de Materia Prima. ........................................................................... 137 Anexo Nº 8.1 Continuación de Lista de Materia Prima. ........................................... 138 Anexo Nº 9. Muestra de cómo se calculo la cantidad de soldadura para el montaje de tubería. ...................................................................................................................... 139 Anexo Nº 10. Resumen de Costos. (Diagrama Gantt). ............................................ 140 Anexo Nº 11. Matriz de las Comunicaciones del Proyecto. ..................................... 141 Anexo Nº 12. Matriz de Reuniones Programadas. ................................................... 142 Anexo Nº 13. Plantilla de Reporte de Rendimiento. ................................................. 143 Anexo Nº 14. Matriz de Identificación y Priorización de Riesgos. .......................... 144 Anexo Nº 15. Matriz de Respuesta a los Riesgos del Proyecto. ............................ 145 Anexo Nº 16. Plantilla de Informe de Riesgos........................................................... 146 Anexo Nº 17. Contrato de Fabricación de Tubería con el M.E.T. ........................... 147 Anexo Nº 18. Plantilla de Informe de Recibo Conforme de los Tubos. .................. 148 Anexo Nº 19. Método Operativo de Montaje de tubería. ......................................... 149 Anexo Nº 20. Plantilla de Informe de Inspección de la Soldadura. ........................ 150 Anexo Nº 21. Plantilla de Informe de Inspección de la Pintura del Tubo............... 151 Anexo Nº 22. Flujo de Control de Cambio. ................................................................ 152 Anexo Nº 23. Plantilla de Solicitud de Cambio. ......................................................... 153 Anexo Nº 24. Minuta de Aceptación de Cierre de Proyecto. ................................... 154 Anexo Nº 25. Flujo de Proceso de Lecciones Aprendidas. ..................................... 155. ix.

(10) Índice de Figuras. Figura Nº1. Ubicación geográfica del P.H. Pirrís. (ICE, 2006 B). ............................ 5 Figura Nº2. Organigrama del P.H. Pirrís. (ICE, 2006 B).......................................... 6 Figura Nº3. Ciclo de vida del proyecto. (P.M.I., 2004) .......................................... 12 Figura Nº4 Interacción de los Grupos de Procesos en un proyecto. (P.M.I., 2004). .............................................................................................................................. 15 Figura Nº 5. Ciclo de Vida del Proyecto de Montaje de Tubería para el Blindaje del Túnel de Conducción de P.H. Pirrís. ..................................................................... 42 Figura N 6. Estructura de Desglose de Trabajo .................................................... 48 Figura Nº 7. Diccionario de la EDT . ..................................................................... 49 Figura Nº 8. Duraciones de las actividades obtenidas en los trabajos de campos. .............................................................................................................................. 52 .Figura Nº 9. Muestra de la ruta crítica y holguras para el montaje de un tubo. .... 54 Figura Nº 10. Vista parcial de hoja de recursos para el proyecto. ......................... 56 Figura Nº11. Vista de la asignación de recursos para la actividad Soldadura interna. .................................................................................................................. 57 Figura Nº 12. Organigrama del Proyecto .............................................................. 82 Figura Nº 13. Mapa de Involucrados del Proyecto. ............................................... 83 Figura Nº 14. Plantilla de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto. .................. 92 Figura Nº 15. Resultados de la Identificación y categorización de los riesgos. ..... 96 Figura Nº 16. Gráfico de distribución de probabilidades del Proyecto Montaje de Tubería para el Blindaje Ventana-Napoleón. ...................................................... 101 Figura Nº 17. Gráfico de tornado para un ciclo de montaje de tubería. .............. 103 Figura Nº 18. Muestra de reporte de materiales cargada a la OT. ...................... 110 Figura Nº 19. Flujo Parcial para una Solicitud de Cambio................................... 114. x.

(11) Índice de Cuadros. Cuadro Nº1. Datos de metros de tubería instalada en proyectos hidroeléctricos en la institución. ........................................................................................................... 9 Cuadro Nº 2 Correspondencia de los Procesos de Dirección de Proyectos a los Grupos de Procesos y a las Áreas de Conocimiento, según (P.M.I., 2004) ......... 16 Cuadro Nº3. Resumen de aplicación de la Técnica Juicio de Experto. ................. 33 Cuadro Nº4. Resumen de aplicación de la Técnica de Reuniones. ...................... 34 Cuadro Nº5. Resumen de aplicación de la Herramienta Diagrama de Gannt. ...... 36 Cuadro Nº 6. Listado de Actividades requeridas para el montaje de tubería para el blindaje. ................................................................................................................. 51 Cuadro Nº 7. Técnicas o métodos a utilizar para la gestión de los involucrados del proyecto. ............................................................................................................... 85 Cuadro Nº 8. Horario Oficial de Trabajo. ............................................................... 89 Cuadro Nº 9. Fechas de Liberación de Personal. ................................................. 90 Cuadro Nº 10. Columnas a llenar en la Matriz de Registro de Riesgos obtenidos de la Identificación y Categorización .......................................................................... 96 Cuadro Nº 11. Matriz de Probabilidad. .................................................................. 97 Cuadro Nº 12. Matriz de Impacto de un Riesgo sobre los Objetivos del Proyecto. 98 Cuadro Nº 13. Matriz Px I...................................................................................... 99 Cuadro Nº 14. Columnas a llenar en la Matriz de Registro de Riesgo obtenidos del Análisis cualitativo y su código de colores. ........................................................... 99 Cuadro Nº 15. Estrategias Para los Riesgos o Eventos. ..................................... 105 Cuadro Nº 16. Descripción de las Órdenes de Trabajo (OT) para el Proyecto. .. 109 Cuadro Nº 17. Factores Críticos de Éxito de Calidad del Proyecto. .................... 112. xi.

(12) Lista de Abreviaturas.. ICE. Instituto Costarricense de Electricidad.. UEN-PySA. Unidad Estratégica de Negocios y Proyectos Asociados.. M.E.T. Unidad de Maquinaria, Equipo y Talleres.. PMBOK. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos.. PMI. Project Management Institute.. P.H. Pirrís. Proyecto Hidroeléctrico Pirrís.. EDT. Estructura de Desglose de Trabajo.. PERT. Program Evaluation and Review Technique.. PFG. Proyecto Final de Graduación.. SIPP. Sistema de Información para Proyectos.. FTP. File Transfer Protocol (Protocolo de transferencia de archivos).. xii.

(13) Resumen Ejecutivo. El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), fue creado por el Decreto - Ley No.449 del 8 de abril de 1949, como una institución autónoma, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Está dotado de plena autonomía e independencia administrativa, técnica y financiera, y le corresponde, por medio de sus empresas, desarrollar, ejecutar, producir y comercializar todo tipo de servicios públicos de electricidad y telecomunicaciones, así como servicios complementarios. (I.C.E., 2006, A). El ICE, por medio del Sector Eléctrico, tiene como objetivo principal desarrollar, de manera sostenible, las fuentes productoras de energía existentes en el país y prestar el respectivo servicio. (ICE., 2006, A). En la explotación de los recursos hídricos del país, la institución tiene gran experiencia, adquirida por medio de la construcción de 14 proyectos hidroeléctricos, distribuidos en todo el territorio nacional, para los que ha utilizado diversos medios de conducción del agua que va desde el embalse hasta la casa de máquinas, entre los que destaca la fabricación e instalación de tuberías. En la rama de fabricación e instalación de tubería, como parte de mecanismos de conducción de agua, la institución tiene acumulados 27 050 metros de tubería de diversos diámetros, espesores y materiales. Toda esta experiencia a lo largo del tiempo, ha generado gran cúmulo de experiencia en las personas que han participado en las obras, pero para la institución como activo no ha quedado ningún documento de respaldo para futuros proyectos. Hasta la fecha no existe un centro de información en la institución, donde el personal asignado a obras de este tipo, pueda apoyarse en planes anteriores y por supuesto en lecciones aprendidas, generadas en proyectos pasados. Por tal razón, la Dirección de P.H. Pirrís, con la aprobación de la Unidad Estratégica de Negocios y Proyectos Asociados del Sector Eléctrico del ICE, ha solicitado la elaboración de planes de proyecto, bajo la metodología del PMBOK (P.M.I., 2004) para sus entregables y sub-entregables principales. Sustentados en lo anterior, el objetivo general del presente PFG es, elaborar un documento que integre las nueve áreas de conocimiento establecidas por el PMBOK (P.M.I., 2004), y así desarrollar un Plan de Gestión de Proyecto para el montaje de 350 metros de tubería de acero de alta resistencia, que se utilizarán en el Blindaje del Túnel de Conducción, cumpliendo con las especificaciones técnicas de diseño y con las necesidades de tiempo, costo y calidad del P.H. Pirrís.. xiii.

(14) El objetivo específico es desarrollar todos los planes subsidiarios que se requieren para lograr la integración de un Plan de Gestión de Proyecto, bajo la metodología del PMBOK (P.M.I., 2004) y que a su vez, este documento pase a formar parte de los activos de la organización para futuros proyectos y generaciones de personal. Para poder elaborar este plan se han tomado en consideración aspectos teóricos de la Administración de Proyectos, documentos técnicos de administración y de fabricación e instalación de tubería; así como el juicio de expertos que laboran dentro de la institución, políticas institucionales, organigrama del proyecto, aspectos de la cultura organizacional, y gran número de herramientas informáticas presentes en el P.H. Pirrís, entre otros; aplicados a los procesos de planificación establecidos en las nueve áreas de conocimiento determinadas por el PMI, 2004. Con el desarrollo de la Propuesta para el Plan de Gestión del Proyecto Montaje de Tubería del Blindaje Ventana-Napoleón, se logró cumplir con el objetivo general y específicos planteados en el Proyecto Final de Graduación, pero uno de los logros más significativos, fue observar el apoyo por parte de las jefaturas funcionales a propuestas, que en ocasiones anteriores e incluso en proyectos que se encontraban en ejecución eran desechadas sin importar que estas eran en beneficio de la obra. Como conclusión, del porqué esta diferencia, está el desarrollar un plan bajo la metodología del PMI, que ayude a obtener una propuesta completa, concreta, concisa y con un sin numero de detalles, con el fin de minimizar las posibilidades de fracaso en una obra, y que tanto el director y su equipo de proyecto, como el patrocinador, se sientan respaldados con un documento que aporta y no solamente queda plasmado en un informe tipo propuesta con omisión de mucha información, que hoy en día las grandes empresas y altos ejecutivos requieren para la toma de decisiones. Con la aprobación de cada Plan de Gestión de las nueve áreas de conocimiento por parte de las jefaturas funcionales como recursos humanos, planeamiento y control (presupuesto), jefatura constructiva (patrocinador), jefatura de servicios técnicos y jefatura de control de calidad, se logró obtener un compromiso de colaboración, y la participación de los involucrados para que este proyecto concluya en un plazo de ejecución de 10 meses con un costo de $ 2 080 638, y una posibilidad del 95% de cumplir con lo requerido por el P.H. Pirrís para iniciar funciones en el 2010.. xiv.

(15) 1. INTRODUCCIÓN.. 1.1. Antecedentes.. El Proyecto Hidroeléctrico Pirrís está localizado en la cuenca del río Pirrís (Vertiente del Pacífico), en las cercanías de las ciudades de San Marcos de Tarrazú y San Pablo de León Cortés, pertenecientes a la Provincia de San José. La Casa de Máquinas se ubica en las cercanías del caserío de Bijagual (distrito de La Legua) de Aserrí. Tendrá instalada una potencia de 128 MW y su generación media anual será de 560 GWh. Consiste en una presa de Concreto Compactado con Rodillo (CCR) de 113 m de alto, la cual formará un embalse útil de 30 hm³, proporcionando capacidad. de. regulación. mensual,. la. conducción. subterránea. será. aproximadamente de 11 Km, lo que permitirá aprovechar una caída bruta de 874 metros. La casa de máquinas albergará dos unidades Pelton de 64 MW cada una. La línea de transmisión, de 72 Km y 230 kV, conectará la nueva planta con el centro de carga metropolitano. (ICE, 2006, B). La conducción comprende un túnel de 10523 m, con zonas revestidas de concreto y otras con blindaje, cuyos diámetros oscilan de 3.4 m a 2.3 m. La longitud blindada es de 2155, de los cuales se determinó que 655 m se realizarán por vía administrativa y consisten en una tubería de acero de alta resistencia, con espesores que oscilan desde los 28 mm a 30 mm; los restantes 1500 m se ejecutarán por contratación externa. La parte final de la tubería es conocida como Tubería de Presión, tiene una longitud de 803 m, incluyendo 340 m dentro de galería. Su diámetro es de 2.3 m y 2.0 m, luego del bifurcador es de 1.3 m. El túnel de conducción es una obra que se encuentra a cargo del Área de Construcción del P.H. Pirrís. (ICE, 2006, B).. 1.

(16) 1.2. Oportunidad.. En el Instituto Costarricense de Electricidad, específicamente en la Unidad Estratégica de Negocios-Proyectos Asociados (UEN-PySA), se han fabricado e instalado tuberías de acero en forma altamente especializada, tanto por el equipo, como por el personal que participa en su desarrollo. A la fecha se han construido 46.500 metros de tubería para energía geotérmica y 27 050 metros de tubería para energía hidroeléctrica. La institución se encuentra en la capacidad de fabricar e instalar tuberías de diferentes grosores, lo cual es significativo, debido a que empresas competidoras o compradoras deben adquirirlas fuera del país y requieren personal de la institución o del extranjero para su respectivo montaje. A pesar de esta ventaja estratégica con que cuenta la organización debido a la experiencia adquirida hasta la fecha, no existe ningún documento que forme parte de los activos, el cual pueda considerarse como un verdadero Plan de Gestión de Proyecto. Algunos documentos o informes existentes sobre fabricación y montaje de tubería se centralizan en tiempo, costos y en cumplir con especificaciones técnicas de calidad, pero la información contenida en estos informes es muy global y no es suficiente para ayudar a elaborar un nuevo Plan de Gestión de Proyecto para otra tubería, ya que en ninguna parte se encuentra información del control y seguimiento, controles de cambio y lecciones aprendidas, entre otros. Durante muchos años la rotación del personal en proyectos del ICE fue muy baja, por lo que esta falta de información no representaba un problema, ya que tradicionalmente un profesional terminaba su obra en un proyecto y pasaba al siguiente con la misma responsabilidad. Por esta razón, el objetivo del presente PFG está enfocado en el desarrollo de un Plan de Gestión de Proyecto para el Montaje de Tubería del Blindaje VentanaNapoleón del P.H. Pirrís, el cual será utilizado en el Área de Construcción del proyecto durante la ejecución, control y cierre de la obra.. 2.

(17) 1.3. Justificación.. Será el primer documento basado en los estándares de Project Management Institute, descritos en el PMBOK (PMI, 2004), aplicados a una obra de montaje de tubería en proyectos hidroeléctricos de la organización, no sólo tomando en cuenta la planeación, gestiones de tiempo, costo y calidad, sino que se incluirán otras gestiones como la comunicación, recursos humanos, riesgos, adquisiciones, integradas en un único documento que a su vez le permita al encargado llevar al éxito la obra. 1.4. Objetivos.. 1.4.1 Objetivo General. Elaborar un documento que integre las nueve áreas de conocimiento establecidas por el PMI, para el desarrollo de un Plan de Gestión de Proyecto que tiene como finalidad el montaje de 380 metros de tubería de acero de alta resistencia para el blindaje del túnel de conducción del P.H. Pirrís, cumpliendo con las especificaciones técnicas de diseño en un periodo de 10 meses y con un costo no mayor a $ 2 080 638. 1.4.2 Objetivos Específicos. ¾ Desarrollar el Plan de Gestión del Alcance. ¾ Desarrollar el Cronograma y Presupuesto del Proyecto. ¾ Desarrollar el Plan de Gestión de los Recursos Humanos y la Comunicación. ¾ Desarrollar el Plan de Gestión de los Riesgos. ¾ Desarrollar el Plan de Calidad. ¾ Desarrollar la metodología para garantizar un procesamiento acertado de los cambios y de las lecciones aprendidas que el proyecto produzca.. 3.

(18) ¾ Presentar ante el Director y el Equipo del P. H. Pirrís el plan de Gestión de Proyecto desarrollado, para que lo consideren como un excelente activo de la organización en futuros proyectos.. 4.

(19) 2. MARCO TEÓRICO.. 2.1. Marco de Referencia. 2.1.1 Ubicación Geográfica.. El Proyecto Hidroeléctrico Pirrís se ubica entre San Carlos de Tarrazú, distrito tercero del cantón quinto (Tarrazú) y Bijagüal de Aserrí, distrito quinto (La Legua) del cantón sexto de la provincia de San José y aprovecha las aguas del río Pirrís. En la figura Nº1 se muestra la ubicación geográfica.. Figura Nº1. Ubicación geográfica del P.H. Pirrís. (ICE, 2006 B). El Proyecto Hidroeléctrico Pirrís forma parte del plan nacional estratégico del Instituto Costarricense de Electricidad, con el objetivo de generar energía y de esta manera cubrir la demanda que tiene el país.. 5.

(20) 2.1.2 Estructura Organizacional de P.H. Pirrís. El Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, se desarrolla bajo una estructura organizacional de tipo funcional, desde sus inicios, hasta la fecha. En la Figura Nº2 se muestra el organigrama proyecto.. Director del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís Ing. Oscar Luis Vega. Planeamiento y Control Ing. Warner Flores. Jefatura USAM Sr. Jorvin Rojas. Seguridad Ocupacional Tec. Ariana López G.. Control de Calidad Ing. Aber Rivera. Relaciones con la Comunidad Tec. Carlos Arrieta Q.. Gestión del Sistema Ing. Sandy Mora Orozco. Coordinación Control de Calidad Tec. Yanner B. Manejo Integral de la Cuenca Ing. Luis Melendez M.. Contratos Ing. Irene Zúñiga Luna. Jefatura Administración P. H. Pirrís Lic. Alvaro Castillo. Inspección Calidad Monestel. Jefatura de Construcción Ing. Eduardo Mora Bermúdez. Obra Subterránea Túnel 1 Ing. Ricardo Guevara. Jefatura Setec Ing. Álvaro Bolaños. Jefatura Taller Estructuras Ing. Willy Romero. Jefatura Maquinaria Ing. Carlos L. Anderson. Jefatura Ingeniería Ing Juan Arias. Gestión Ambiental Biol. Jorge Rosales B.. Inspección Calidad Ronny. Obra Subterranea Túnel 2 Ing. Diego Campos. Transportes Tec. Alex Royo Montaje de Tubería Ing. Raymond McCarthy. Capataz Montaje Tec. Daniel Garita. Figura Nº2. Organigrama del P.H. Pirrís. (ICE, 2006 B). 6. Con formato: Italiano (Italia).

(21) El Proyecto Hidroeléctrico Pirrís se encuentra en la mitad de su fase de ejecución, la cual incluye entregables que se ejecutarán tanto por vía administrativa, como por contratación externa. La Dirección General del P.H. Pirrís ha estado dando un importante impulso, desde hace más de dos años, en la aplicación de las mejores prácticas de la Administración de Proyectos, de acuerdo con el PMBOK (P.M.I., 2004). En este esfuerzo se ha podido vencer la mayor parte de la resistencia interna, y se ha ganado bastante espacio, logrando sensibilizar a las diferentes jefaturas sobre los beneficios de esta metodología. A lo externo del proyecto la situación es algo diferente, pues no se está promoviendo esto entre todos los proyectos. El presente PFG conteniendo el Plan de Gestión de Proyecto, tiene como uno de sus objetivos primordiales, ser un elemento adicional que ayude a la dirección del P.H. Pirrís a consolidar lo alcanzado, así como a la misma UEN-PySA en la búsqueda de este cambio cultural. El cambio cultural como cualquiera de este tipo es lento, pero se podría definir el progreso, como una matricial débil, ya que se siguen observando muchas características y comportamientos típicos de una organización funcional y algunos jefes de áreas ven a los directores de un sub-proyecto, más como un coordinador que un director. Pero se empieza a observar que dentro de la planificación de una obra, deben existir elementos como la EDT, una definición de alcance, objetivos, restricciones y supuestos; además de la utilización de algunas herramientas de software ( Project, Chart Pro, Visio, @ Risk, etc.) que ayuden en la planificación de las mismas.. 7.

(22) 2.1.3 Definición y Reseña histórica de montaje de tubería en la institución. 2.1.3.1. Definición de tubería para la conducción de agua.. Una tubería es, un conducto por el cual se traslada agua desde el embalse (sitio de presa) hasta el centro de generación de electricidad (casa máquinas). Según sean las características y condiciones de instalación de la tubería, estas se pueden clasificar en tuberías expuestas o enterradas. La tubería expuesta es, una tubería que no requiere de ningún recubrimiento o relleno (concreto, tierra, etc.) para su funcionamiento y se pueden observar a simple vista. La tubería enterrada, es una tubería que requiere ser recubierta para su normal funcionamiento. Las características de la tubería y el tipo de recubrimiento dependerán de las determinaciones de diseño. Entre los elementos que se utilizan en el análisis se encuentran las condiciones topográficas (cobertura de terreno) y geológicas (tipo de minerales y fallas tectónicas) que existen en el terreno por donde pasa el túnel de conducción de agua. Dentro de este tipo de tubería se encuentran los blindajes. El Proyecto Hidroeléctrico Pirrís posee un túnel de conducción cuya longitud es de 10.508,56 metros, para conectar el embalse con la casa de máquinas. En este túnel existe 2157 metros, donde las condiciones de terreno ameritan la colocación de un blindaje. Por tal razón se instalará una tubería de acero de alta resistencia y de un relleno de concreto de alta calidad. La ubicación de estos blindajes será en aquellas zonas donde la presión del agua es sumamente alta y la capacidad de soporte del suelo no representa un elemento de peso que permita asegurar que puede soportar todas las cargas internas durante la conducción del agua.. 8.

(23) 2.1.3.2. Reseña histórica.. Luego de realizar una serie de consultas en los departamentos relacionados con la ejecución de proyectos hidroeléctricos dentro de la institución, se definió que no existe un banco de datos oficial de información acerca de la experiencia en montaje de tuberías. Se recurrió a solicitar información al personal que cuenta con más años de experiencia en este tipo de trabajos, con lo cual se establece el siguiente cuadro: Cuadro Nº1. Datos de metros de tubería instalada en proyectos hidroeléctricos en la institución. Nombre del proyecto. Metros. de. tubería Periodo de. instalada. del proyecto. P.H. Arenal. 2500. 1977. P.H. Corobici. 5000. 1980. P.H. Sandillal. 350. 1989-1990. P.H. Electriona. 1200. 1990. P.H. Belén. 800. 1990. P.H. Ventana Garita. 5500. 1989. P.H. Toro 1. 2000. 1990. P.H. Toro 2. 2000. 1993. P.H. Angostura. 2000. 1999-2000. P.H. Peñas Blancas. 2050. 2002. P.H. Cariblanco. 3650. 2006. Ejecución. “Tec. Manual Solís Ch., Instalación de tubería en el ICE, MET, 8 de agosto de 2006, comunicación personal”. 9.

(24) Cabe mencionar, que existen algunos documentos relacionados con estas obras en manos de personal, algunos de los cuales laboran hasta la fecha en la institución, pero lamentablemente muchos de esos se dan por extraviados. En la institución, a pesar de tanta experiencia no se ha recopilado nunca en un documento las lecciones aprendidas, con el objetivo de que éstas se encuentren a disposición de la organización como un activo valioso. Esta falta de información puede volver el proyecto inestable, debido a que la carencia de la misma puede llevar a una planificación deficiente. Por tal razón, se desea realizar un documento que consolide la planificación del mismo y las lecciones aprendidas, para que ayuden en futuros proyectos a disminuir la inestabilidad por una mala documentación que desencadene una deficiente planificación. 2.2. Administración de Proyectos.. La Dirección del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, ha tomado la decisión de apoyar el desarrollo de un Plan de Gestión de Proyecto para el Montaje de Tubería, con énfasis en el Blindaje Ventana-Napoleón del Túnel de Conducción, como un elemento de apoyo para ir logrando el cambio cultural necesario y de esta forma una organización orientada a proyectos, además de brindar un documento al director, en el cual pueda apoyarse y obtener mejores resultados, durante la ejecución de la obra; minimizando los riesgos de atrasos, consecuencia de una mala planificación, y así evitar que esta obra con tan poca holgura se convierta en ruta crítica. Este plan debe desarrollarse con la metodología propuesta por el Project Management Institute (PMI, 2004), en el cual se definen las nueve áreas de conocimiento que deben aplicarse en la elaboración de un Plan de Gestión de Proyecto.. 10.

(25) Es importante definir un proyecto como: “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.” (PMI, 2004). Para complementar la anterior definición, el mismo texto determina tres características principales que cumplen los proyectos: ¾ Temporal: Cada proyecto tiene un inicio y un final definido; el fin del mismo se da cuando los objetivos son alcanzados, o porque no exista la necesidad de ejecutarlo y éste sea cancelado. El carácter de temporal es aplicable al proyecto, pero no a su producto, servicio o resultado creado, el cual tiene un carácter de duradero. ¾ Productos, servicios o resultados únicos: Un proyecto crea productos entregables únicos. Productos entregables son productos, servicios o resultados. El concepto de unicidad quiere decir, que cada producto entregable tiene características, que lo hacen diferente de los demás, esta diferencia pude ser desde la ubicación, forma, circunstancias como clima, mano de obra, etc. ¾ Elaboración gradual: Significa que el proyecto se va desarrollando en pasos y va aumentando igualmente, es decir, las actividades se van desarrollando gradualmente, conforme avanza el proyecto en cada una de sus fases. Otra definición de proyecto: “es un conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto o servicio único.” (Chamoun, 2005). Considerando ambos conceptos, se afirma que, el montaje de la tubería para el túnel de conducción del P.H. Pírris, se debe considerar como un proyecto en el. 11.

(26) cual se puede aplicar la metodología del PMBOK (P.M.I., 2004) y desarrollar un Plan de Gestión de Proyecto. La metodología del PMBOK (P.M.I., 2004), es un subconjunto de los fundamentos de la Dirección de Proyectos más amplios, y que comprende: ¾ Ciclo de vida del proyecto: Para una mayor facilidad en la gestión del desarrollo del proyecto, los directores de éstos o la misma organización, pueden dividir los proyectos en fases; el conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. Las fases pueden traslaparse, subdividirse o reagruparse, y estas por lo general están definidas por algún entregable o transferencia de información técnica. El ciclo de vida se puede dividir en tres fases: inicial, intermedia y final, donde el nivel de costo y de persona es bajo al inicio, alcanza su nivel máximo en la fase intermedia y baja hasta cero en su conclusión. En la Figura Nº3 Ciclo de vida del proyecto.. Figura Nº3. Ciclo de vida del proyecto. (P.M.I., 2004). 12.

(27) ¾ Grupo de Procesos de Dirección de Proyectos: Es la manera en que el PMBOK (P.M.I., 2004), agrupa el conjunto de procesos, que sirven de guía para la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección de proyectos durante su ejecución. Existen cinco grupos de procesos de proyectos que tienen dependencias claras y la misma secuencia para cada uno. Están conformados por un conjunto de procesos, los. cuales. tienen. entradas. y. salidas,. que. interactúan. entre. sí,. convirtiéndose la salida de uno, en la entrada del otro. Los cinco grupos de procesos son: o Grupo de Procesos de Iniciación: Conjunto de procesos que se llevan a cabo, con el fin de autorizar y definir el alcance preliminar de un proyecto o de una nueva fase. Algunas entradas de este grupo, se obtienen de procesos propios de la organización, del programa o el portafolio, y las salidas son: Acta de Proyecto (Charter) y el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar. (Ver en el Anexo Nº1 el Acta de Proyecto y Nº2 El Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar). o Grupo de Procesos de Planificación: Conjunto de procesos realizados que identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el costo y planifican las actividades que se realizarán dentro del mismo, es decir, desarrollan el Plan de Gestión de Proyecto. Este grupo de procesos de planificación, ayudan al equipo de dirección a obtener información de varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza. A medida que se obtenga mayor o nueva información, se pueden provocar cambios significativos durante el ciclo de vida del proyecto, surgiendo la necesidad de reiterar uno o más procesos de planificación, de la misma manera como se caracteriza un proyecto, elaborando el plan de gestión. 13.

(28) en forma gradual y progresiva, conociéndose como planificación gradual, en otras palabras, esto quiere decir que la planificación es un proceso repetitivo y continúo. o Grupo de Procesos de Ejecución: Conjunto de procesos realizados o ejecutados para complementar el trabajo definido en el Plan de Gestión de Proyecto a fin de cumplir con los requisitos. Significa, poner en marcha los planes diseñados en el anterior grupo de procesos, lo que implica la coordinación de personas y recursos de forma integrada, para realizar la ejecución correcta del plan de gestión del proyecto, logrando los objetivos definidos en el enunciado del alcance. o Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: Conjunto de procesos realizados para medir y supervisar la ejecución de los proyectos; esto es básicamente, comparar lo real o ejecutado contra lo planificado previamente, si existen desviaciones, se deben aplicar medidas correctivas, es decir, una planificación adicional, la cual debe realizarse y documentarse en forma ordenada. Todas las medidas correctivas que se tomen, deben estar siempre enfocadas a cumplir los objetivos del proyecto. o Grupos de Procesos de Cierre: Conjunto de procesos realizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o una fase y es la formalización de la aceptación del producto, servicio o resultado por parte del cliente. Este grupo de procesos tiene como salidas: cierre contractual y administrativo del proyecto, generación de documentos con los resultados finales, archivos, cambios, directorios, evaluaciones, lecciones aprendidas, etc.. 14.

(29) Los grupos de procesos de dirección de proyectos, son actividades superpuestas, que se producen con distintos niveles de intensidad a lo largo del mismo. Los grupos de procesos, no son fases del proyecto, más bien estos interactúan dentro de las fases en que se divide este y pueden entrecruzarse entre las fases. En la Figura Nº4 Interacción de los Grupos de Procesos en un proyecto.. Figura Nº4 Interacción de los Grupos de Procesos en un proyecto. (P.M.I., 2004).. Dentro de los diferentes grupos de procesos, se agrupan las diferentes áreas de conocimiento. Para entender mejor la correspondencia entre los grupos de procesos,áreas de conocimiento y diferentes procesos se representa en el siguiente cuadro.. 15.

(30) Cuadro Nº 2 Correspondencia de los Procesos de Dirección de Proyectos a los Grupos de Procesos y a las Áreas de Conocimiento, según (P.M.I., 2004). ¾ Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos: La metodología descrita en la Guía del PMBOK (P.M.I., 2004), define que existen nueve áreas de conocimiento y que dentro de ellas existen 44 procesos (como se observa en el cuadro Nº 2). Es importante mencionar que “es el equipo de dirección de proyecto, el responsable de determinar cuales procesos de las. 16.

(31) diferentes áreas de conocimiento, son apropiados para cada proyecto determinado”. (P.M.I., 2004). A continuación se presenta un resumen de las nueve áreas de conocimiento establecidas en el PMBOK (P.M.I., 2004): o Gestión del Alcance del Proyecto: El objetivo principal de los procesos que incluye esta área, es asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el requerido, para completarlo en forma satisfactoria y exitosa. (P.M.I., 2004). La entrada principal de esta área es el Acta de Proyecto (Charter). Las salidas importantes de esta área son: Declaración del Alcance, Estructura de Desglose de Trabajo y el Diccionario de la EDT. o Gestión del Tiempo del Proyecto: El objetivo principal de los procesos que incluye esta área, es lograr la conclusión del proyecto a tiempo. (P.M.I., 2004). Esta gestión es considerada como una de las funciones de especial importancia en la administración de proyectos, pues es aquí donde se da la integración a lo largo del tiempo, de los recursos y de los trabajos requeridos para producir los diferentes productos entregables del proyecto. Otros objetivos adicionales que se pueden mencionar como parte de la gestión del tiempo son: obtener un flujo continuo de trabajo, evitar confusiones y. 17.

(32) malos entendidos entre los miembros del equipo, obtener el conocimiento previo de las fechas importantes. para las. actividades claves del proyecto, nivelar y asignar apropiadamente los recursos, establecer parámetros de medición de desempeño, entre otros. (Chamoun, 2005). Las entradas principales de esta área son: Declaración del Alcance, Estructura de Desglose de Trabajo y el Diccionario de la EDT. La salida principal de esta área es: Programa del Proyecto y su ruta crítica. o Gestión de Costos del Proyecto: El objetivo principal de los procesos que incluye esta área, es determinar los costos de los recursos necesarios para complementar las actividades del cronograma dentro del presupuesto aprobado. (P.M.I., 2004). Las entradas principales de esta área son: Declaración del Alcance, Estructura de Desglose de Trabajo, Diccionario de la EDT, Cronograma del Proyecto, Plan de Recursos Humanos y Registro o Matriz de Riesgos. (Chamoun, 2005). Las salidas importantes de esta área son: Estimación de Costos y Preparación del Presupuesto. o Gestión de Calidad del Proyecto: El objetivo principal de los procesos que incluye esta área es, determinar las políticas, los objetivos y las responsabilidades relativas a la calidad, de modo. 18.

(33) que el proyecto satisfaga, las necesidades por las cuales se emprendió. (P.M.I., 2004). La planificación de la calidad, es el proceso donde se identifican las normas de calidad relevantes de los entregables del proyecto y se determina cómo satisfacerlas. Es importante establecer claramente los diferentes criterios de aceptación, para cumplir con los requerimientos de calidad establecidos desde el Acta del Proyecto y del Enunciado del Alcance. (P.M.I., 2004). Aseguramiento y Control de la Calidad, es el proceso a través del cual se asegura la realización de todos los procesos necesarios para cumplir requisitos relativos a la calidad y supervisar los resultados específicos de estos procesos, determinando si cumplen con las normas de calidad e identificar los modos de eliminar las causas de rendimientos insatisfactorios. (P.M.I., 2004). Se deben tomar en cuenta, tanto la calidad del producto, como la gestión del proyecto; para determinar la calidad de la gestión lo medimos en función del apego al Plan de Gestión de Proyecto. Un buen administrador de proyectos, debe garantizar que todo su equipo y personal participante, esté enfocado en el proceso de mejoramiento continuo, porque así se ejecutarán las actividades cada vez con mayor rapidez y mejor calidad, realizando ajustes en el momento oportuno. Para todo proyecto es más económico la prevención que la inspección.. 19.

(34) “Entregar. calidad. es. una. de. las. responsabilidades. más. importantes del gerente del proyecto y tener en mente que la calidad nunca es negociable” (Chamoun, 2005). o Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: El objetivo principal de los procesos que incluye esta área, es organizar y dirigir al equipo de proyecto. Aquí se deben establecer los roles y responsabilidades, relaciones de informe, líneas de mando para la resolución de conflictos, perfil del personal requerido desde el administrativo, técnico y operativo, forma de contratación, horarios. de. trabajo,. capacitaciones,. recompensas. o. reconocimientos conforme el avance y hasta los criterios de liberación. (P.M.I., 2004). La entrada principal de esta área es: requisitos de recursos de las actividades para determinar las necesidades de recursos humanos para el proyecto. Como complemento a la entrada principal, se tienen los Factores Ambientales de la Empresa y Activos de los Procesos de la Organización. (P.M.I., 2004). Las. salidas. Organizacional. importantes del. de. Proyecto,. esta. área. son:. la. Matriz. de. Diagrama Roles. y. Responsabilidades y la Matriz de Involucrados o Interesados en el Proyecto. o Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: El objetivo principal de los procesos que incluye esta área, es lograr una efectiva comunicación entre los involucrados, proporcionando los enlaces importantes entre las personas y la información, asegurando la. 20.

(35) oportuna. generación,. recolección,. distribución,. archivo. o. almacenamiento y destino final de la información del proyecto. (P.M.I., 2004).. Importante definir el contenido, frecuencia y. canales de comunicación por donde circule en forma efectiva, ya que la información es básica para la toma de decisiones y por ende es vital para el éxito del proyecto. La entrada principal de esta área es el Enunciado del Alcance del Proyecto (asunciones o restricciones). Las salidas importantes de esta área son: Matriz o Plantilla de Comunicación, Matriz o Plantilla de Reuniones, Reportes o Estatus del proyecto. (Chamoun, 2005). o Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: El objetivo principal de los procesos que incluye esta área, son las adquisiciones de bienes y servicios externos a la organización, necesarios para realizar los trabajos requeridos y así complementar el proyecto. También incluye la administración de contratos y su respectivo cierre. (P.M.I., 2004). Las entradas principales de esta área son: Declaración del Alcance, Estructura de Desglose de Trabajo, Diccionario de la EDT, Cronograma del Proyecto, Registro o Matriz de Riesgos, Estimación de Costos, entre otros. (P.M.I., 2004). Las salidas importantes de esta área son: Matriz de Adquisiciones y los Contratos que se requieran para la ejecución del proyecto. (Chamoun, 2005). Además se establece algún método que permita al Director y su equipo de proyecto la optimización del uso de los bienes y servicios adquiridos.. 21.

(36) o Gestión de los Riesgos del Proyecto: Los objetivos de los procesos que incluye esta área son: identificación y análisis de riesgos, respuestas a ellos, y seguimiento y control de riesgos de un proyecto; todos estos procesos se actualizan durante la ejecución del mismo.. Una correcta gestión de los riesgos,. aumenta la probabilidad y el impacto de los eventos positivos (oportunidades) y disminuye la probabilidad y el impacto de los eventos negativos. (P.M.I., 2004). Para reforzar la importancia de la gestión de riesgos Chamoun (Chamoun, 2005) escribe: “La esencia de la administración del riesgo esta en prever continuamente posibles problemas para llevar a cabo acciones a tiempo, en vez de improvisar y buscar soluciones tardías”. Las entradas principales de esta área son: Declaración del Alcance, Estructura de Desglose de Trabajo, Diccionario de la EDT, Cronograma del Proyecto, Registro o Matriz de Riesgos, Estimación de Costos, entre otros. (P.M.I., 2004). Las salidas importantes de esta área son: Mapa de Riesgos, Matriz de Administración de Riesgos. (Chamoun, 2005). o Gestión de la Integración del Proyecto: Los objetivos de los procesos que incluye esta área son: unificación, consolidación, articulación y acciones de integración de los distintos procesos y actividades de la dirección de proyecto dentro de los grupos de procesos. (P.M.I., 2004).. 22.

(37) La integración es importante, porque permite una estructura ordenada,. completa,. de. las. áreas. de. conocimiento. de. administración de proyectos, ayudando al director y su equipo de proyecto en la toma de decisiones sobre donde concentrar recursos y esfuerzos cada día, siempre buscando cumplir con los objetivos y satisfaciendo las expectativas del cliente. La integración comprende, el desarrollo del plan gestión de proyecto, Sistema de Control de Cambios y las Lecciones Aprendidas. (Chamoun, 2005). El Plan de Gestión de Proyecto, es un documento que contiene los diferentes criterios de las nueve áreas de conocimiento, para ser usado como una guía en la ejecución y el control del proyecto, facilita la comunicación efectiva entre involucrados y establece los criterios para medir el desempeño del proyecto. (Chamoun, 2005). El Sistema de Control de Cambios, permite al director y su equipo de proyecto establecer la forma en cómo responderán y manejarán los cambios del mismo. Entre los objetivos principales que se tienen, al establecer un buen sistema de control de cambios podemos mencionar los siguientes: . Que los cambios añadan valor al proyecto.. . Lograr la autorización tanto de los cambios como de sus impactos en tiempo, costo, calidad y alcance.. . Actualizar todos los documentos correspondientes.. 23.

(38) El gerente de proyecto y su equipo, deben asegurarse de que el sistema se aplique formalmente y con disciplina durante todo el proyecto. (Chamoun, 2005). Las Lecciones Aprendidas, permiten al equipo aprender de los logros como de los errores, buscando un mejor desempeño en futuros. proyectos.. documentación. de. Para las. la. organización,. lecciones,. les. una. permite. buena que. los. conocimientos generados por la experiencia pasen a ser parte integral de la organización y no solo queden en las personas participantes.. Las. lecciones. aprendidas. por. lo. general. documentan problemas, pero es importante documentar los aciertos en cada hito importante de un proyecto. Los documentos de lecciones aprendidas, deben contener aspectos como: situación, consecuencias, evaluaciones, qué se haría diferente en la planeación con el conocimiento que se tiene ahora, como se resolvió el problema. (Chamoun, 2005). o Cierre del Proyecto: El objetivo de establecer como un entregable el cierre del proyecto, es realizar una entrega profesional, este cierre incluye un cierre contractual y uno administrativo. El Cierre Contractual significa, concluir los acuerdos legales si existen, se incluyen documentos como: garantías, fianzas, manuales, comunicados, que se generan de un contrato. El objetivo del Cierre Administrativo, es facilitar referencias posteriores a la información del proyecto, como el desarrollo de futuros proyectos, se incluyen documentos como: el presupuesto. 24.

(39) y programa finales, índice de archivos generados, reporte de cambios, directorio de participantes y lecciones aprendidas, entre otros documentos.. 25.

(40) 3. MARCO METODOLÓGICO.. El marco metodológico muestra la ruta que se utilizará para el desarrollo del Plan de Gestión de Proyecto. Es una descripción y análisis de los procedimientos, técnicas y herramientas que se utilizarán para la ejecución del trabajo propuesto. 3.1. Descripción del Método de Investigación.. Este proyecto se basa en el Método Analítico-Sintético, que consiste en descomponer en elementos un todo, para analizarlos por separado (análisis) y unifica lo analizado en forma individual para convertirlo en un conjunto. (Jurado, 2002). 3.1.1 Tipo de Investigación. La investigación que se realizará será de tipo mixta, ya que consistirá en una recopilación y tratamiento de datos, que se conjuntan de la investigación documental con la de campo. De la investigación documental, se obtendrán datos existentes en libros (teorías, tópicos, etc.) que se utilizarán como base para el desarrollo del trabajo, se basará gran parte en el PMBOK (P.M.I., 2004). De la investigación de campo, se recopilará información de rendimientos, problemas, métodos operativos, lecciones aprendidas, que se están generando en el Proyecto Hidroeléctrico Cariblanco, esta recopilación se realizará por medio de visitas periódicas con duraciones no menores a una semana de trabajo.. 26.

(41) 3.1.2 Fuentes de Información. Entre las fuentes de información con que se cuenta para este trabajo son: ¾ Fuentes Primarias: esto porque la forma para obtener información como antecedentes del tema, se obtendrán de personas con experiencia y esta información no se encuentra archivada en ningún medio o documento. ¾ Fuentes documentales: esto porque se utilizarán textos originales, como libros de administración de proyectos entre los que se pueden mencionar el PMBOK (P.M.I., 2004), Administración Profesional de Proyectos, La Guía (Chamoun, 2004), entre otros. 3.2. Descripción de técnicas, herramientas y software.. Las diferentes salidas que se generan en cada área de conocimiento de la metodología del PMBOK (P.M.I., 2004), se deben considerar como una herramienta ya que la(s) salida(s) de un área puede ser la entrada de otra. A continuación se detallan aquellas salidas de las diferentes áreas de conocimiento, que a lo largo del desarrollo de un plan de gestión del proyecto se convierten en herramientas importantes para la elaboración o desarrollo de las otras áreas de conocimiento: 3.2.1 Declaración del Alcance. La Declaración del Alcance, es donde se detallan claramente los entregables principales y se definen los trabajos o actividades necesarias para el logro de los mismos. Para lograr lo anterior, es indispensable definir requisitos, límites, restricciones y los criterios de aceptación de los entregables. En proyectos. 27.

(42) complejos o de gran tamaño, el equipo de proyecto puede descomponer los entregables principales en sub-entregables o entregables parciales. (Chamoun, 2005). 3.2.2 Estructura de Desglose de Trabajo. La Estructura de Desglose de Trabajo es una estructura donde se desglosan o descomponen los entregables principales o sub-entregables, esta llega hasta el nivel de control deseado por el director y equipo del proyecto, por lo general la descomposición de cada elemento se llega hasta donde se pueda programar, costear y asignar a una persona en específico como responsable. Todo lo que no incluye la estructura, estará fuera del alcance del proyecto. La EDT es la columna vertebral del proyecto, ya que de ella se parte para la estimación de costos para el presupuesto, el desarrollo del programa, la distribución de roles y funciones, la evaluación de riegos, etc. (Chamoun, 2005). 3.2.3 Diccionario de la EDT. Se desarrolla en paralelo con la EDT., el diccionario es un documento que describe cada componente, esta descripción puede contener una breve definición del alcance de cada componente, responsable, fechas de inicio y finalización, recursos, una estimación de costos, requisitos de calidad y técnicos para facilitar el rendimiento de trabajo, etc. (P.M.I., 2004). 3.2.4 Programa del Proyecto. El Programa de Proyecto, es un desglose de los entregables de la EDT en términos de actividades, donde se incluye la interrelación entre ellas y su secuencia a lo largo de la duración del proyecto. Permite conocer la fecha inicial y final del proyecto, de las fases, de los entregables o las actividades. La forma más. 28.

(43) común que hay para representar el programa de proyecto es por medio del Diagrama de Gantt, que es una representación gráfica de las actividades a través del tiempo. Es muy útil para el proceso de control y la toma de decisiones. (Chamoun, 2005). 3.2.5 Ruta Crítica. Es una representación gráfica del conjunto de actividades que determinan el camino (ruta) más larga para terminar el proyecto. Si alguna de estas actividades se retrasa X cantidad de días, el proyecto se atrasará esa misma cantidad. A las actividades que conforman la ruta crítica se les conoce como actividades críticas. (Chamoun, 2005). 3.2.6 Determinación de Tarifas de Costos de Recursos. Es una estimación muy aproximada de los costos de los recursos (costo de personal por hora o mensual, y el costo del material a granel) necesarios para complementar las actividades del proyecto. (P.M.I., 2004). 3.2.7 Suma de Costos. Las estimaciones de los costos de las actividades del cronograma, se suman por cada actividad individual o paquetes de trabajo de la EDT, hasta niveles superiores de los componentes de la EDT, y finalmente todo el proyecto, a fin de establecer la línea base de costo. (P.M.I., 2004).. 29.

(44) 3.2.8 Diagrama Organizacional del Proyecto. Es una representación gráfica donde se define la línea de autoridad, la dependencia organizacional y la toma de decisiones, esta debe desarrollarse durante el desarrollo del plan y ser actualizado a lo largo del proyecto si fuese necesario. (Chamoun, 2005). 3.2.9 Matriz de Roles y Responsabilidades. Es una tabla donde se confirma con los involucrados claves dónde se necesita la aplicación de sus conocimientos y habilidades, además refuerza que cada componente de la EDT., tiene un responsable asignado. (Chamoun, 2005). 3.2.10 Matriz de Involucrados o Interesados. Es una tabla que permite al director y su equipo de proyecto poder identificar y clasificar a las personas u organizaciones con intereses, que pueden verse afectados en la ejecución o conclusión del proyecto. Los involucrados o interesados tienen niveles de responsabilidad y autoridad variables al participar en un proyecto, y este puede variar a lo largo del mismo. Pueden haber involucrados o interesados positivos o negativos para el proyecto, ambos deben ser considerados en el análisis por parte del director y su equipo de proyecto. No siempre la identificación de estos es fácil, y aún es más difícil la labor de gestionar todas las expectativas de estos. (P.M.I., 2004). 3.2.11 Matriz o Plantilla de Comunicación. Es una tabla o documento que permite mantener informado a los involucrados y asegurar una efectiva comunicación, puede contener la siguiente información:. 30.

(45) quién necesita la información, tipo de información que requiere, cuándo la necesita, como se le entregará y muy importante el responsable de transmitirla. (Chamoun, 2005). 3.2.12 Matriz o Plantilla de Reuniones. Es una tabla o documento que permite tener una visión gráfica completa de las reuniones que se realizaran a lo largo de todo el proyecto, desde su inicio hasta la finalización del mismo. (Chamoun, 2005). Los propósitos principales de estas reuniones pueden ser: informar, identificar problemas y sus posibles soluciones, se analizarán los reportes de avance, tendencias, oportunidades, entre otros. (Gido-Clements, 2003). 3.2.13 Reportes o Estatus del Proyecto. Son documentos que permitirán informar en forma periódica a los involucrados claves y al mismo patrocinador, el desempeño del proyecto y debe presentar recomendaciones sobre tendencias y serán un insumo para las reuniones de seguimiento estipuladas. (Chamoun, 2005). 3.2.14 Matriz de Adquisiciones. Es una tabla que permite definir, como será contratado externamente cada paquete de trabajo, que por razones estratégicas la organización determina que no ejecutará, la información que debe contener es paquete de contratación, esquema de contratación, tipo de contrato, relación contractual, etc. (Chamoun, 2005).. 31.

(46) 3.2.15 Mapa de Riesgos. Es una tabla que permite identificar, analizar cualitativa y cuantitativamente los riesgos, definiendo las amenazas que debemos controlar y cuales oportunidades se deben aprovechar. (Chamoun, 2005). 3.2.16 Matriz de Administración de Riesgos. Es una tabla o plantilla donde se desarrollan las respuestas y se asignan los responsables para el manejo de las mismas, se puede indicar los detonantes que indicarán a cada responsable que debe ejecutar la respuesta. (Chamoun, 2005). A continuación se detallan otras técnicas y herramientas complementarias que se utilizan para la elaboración de las anteriores: 3.2.17 Juicio de Expertos. Con la aplicación de esta técnica, se quiere obtener una opinión, recomendación, basada sobre la experiencia en un área aplicación, área de conocimiento, en cierta disciplina, industria, etc. Esta experiencia puede ser proporcionada por un grupo o una persona, que pueden estar dentro de la misma organización, consultores o interesados. (P.M.I, 2004). Se realizarán conversaciones con personas dentro de la organización, que tienen educación en administración de proyectos (con grado de maestría), profesionales en diversos campos y con personal técnico en el montaje de tubería, que cuenta con varios años de experiencia en esta labor. En el siguiente cuadro se muestra para cuales entregables se utilizará esta técnica:. 32.