DIsEÑrc DE UN NODELO PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORIIACION GERENCIAL EN LA INDUSTRIA FARI1ACEUTICA
IIARIA ELENA YUSTY HERRERA WALTER TASCON ZULETA
Uniwnidod uionomo de Occidcntc
CALI
CORPORACION UNI VERSITARI A AUTONOIIA DE OCCIDENTE
DI VISTON DE INGENlERIAS
PROGRAI1A DE INGENIERIA INDUSTRIAL
I 993 -l
ffl
rv'
"'SiY.j}$o
I ililllilJ|u|lllulltrlilflullulil ] Sccr¡ón Sibrrotcco|
5¿5r
DISEÑO DE UN I4ODELO PARA EL DESARROLLO DE SISTEIIAS DE
INFORIIACION GERENCIAL EN LA INDUSTRIA FARI1ACEUTICA
I"IAR IA ELENA YUSTY HERRERA WALTER TASCON ZULETA
TrabaJo
de
Grado
presentadocomo
requisito
para
optar
altltulo
de lngeniero lndustrial.Director : JOSE ITAMAR TAIIAYO Z
CALI
CORPORACION, UNI VERSITARI A AUTONOIIA DE OCCIDENTE DIVISION DE INGENIERIAS
PROGRAI1A DE IN6EN IER I A INDUSTR I AL 1 995
7
6f&,
ol
/re
a-,4-,
4
Nota de Aceptación
Aceptado por
el
comité de trabajo degrado,
en
cumplimiento
de
losrequisitos exigidos
por
la CorporaciónUnlversltaria
Autónomade Occidente, para optar
el tÍtulo
deJurado
Junado
Cali, llayo de L993
n
DEDICATORIA
A nuestros Padres
Por siempne en
el
tlempo sonel
apoyo que extremece en Fé, Esperanza y Amor para alcanzar grandes ldeales.Este es
el
fruto,
por
la
gracla de Dlos, de tenerlos a ustedes.AGRADECII-lIENTOS
Al
Ingeniero JOSE lTAflAR TA|IAYO 2., Dlrector de este proyecto,qutén siempre prestó su colaboración para gue se pucÍlera llevar a cabo y culminarlo satisfactorlamente
A
la CompañÍa TECNOQUII'IICAS S"A.A
todas aquellas personas que de una uotra
forma contribuyerona la reallzación de este proyecto.
TABLA DE CONTENIDO
O IMTRODUCCION
I
NARCOCONCEPTUALL
l
TE|IA1.2 DESCRIPCION DEL PROBLEI1A
1,3 JUSTtFtCAC|0N 1.3.1 Teórica 1,5.2 lletodológica 1.3.3 Prmtica 1.4 OBJETIVOS 1.4, 1 General 1.4,2 EspecÍficos 1.5 DELINITACION I .6 NETODOLMIA DESARROLLADA 2 NARCO TEORICO
2,1 HISTORIA DE LA INDUSTRIA FARIIACEUTICA
2.2 RETOS Y OPORTUNIDADES DE LA INDUSTRIA
2.3 PERSPECTIVAS PAM EL FUTURO
pfu. rr1 lJ-r\ o co
*
h-?
(\ ? g kls
t.\ qi A¿ \+.3
I $ +(l) & -.t{--v4 e" q ? .av a c) 2 'a ü G 2 1 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7I
I
15 l3 l5 l6 V2.4 COLOIIBIA Y LA ]NDUSTRIA
3 OENEMLIDADES DE LOS SISTEIIAS 3,
I
ANTECEDENTES HISTORICOS5.2 SISTEIIA
3.3 TEOR]A OTNERAT DE SISTEIIAS
3.4 AMLISIS Y DISEÑO DE SISTEIIAS
5,5 SI$TENAS DE INFORIIACION
3.5. 1 Elementos flsicos de un sistema de lnformmión 3,5,2 Datm e lnformmión
4 SISTEI1AS DE INFORNACION OERENCIAL
4,1 DEFINICION
4,2 EL SISTEIIA DE INFORIIACION GERENCIAL COI1O UN CONCEPTO DE DESARROLLO
4.3 SISTEI1A DE INFORIIACION OERENCIAL Y TO}1A
DE DECISIONES
5 IIODELO DE DESARROLLO INTEOMDO DE UN SISTEI1A DE I NFORIIACION OEREI.ICIAL
5.I
OENEMLIDADES 5.2 FASES DE DESARROLLO 5.2.1 Fase lrPlanemión 5,2.1.I Resultdos 5.2,1.2 Obtonción de Infonmación5.2.1.3 Elabormión y presentmión fr lm resultús
5.2. | .3.
I
0bjetivos del Prq¡ecto, alcance y justificeión 5.2.1.3.2 Diagrama de contexto5,2.1.3.3 Diqrama & descripción funcional 5.2.1.3.4 Rrcurss l6 21 2l 23 23 25 25 27 ?8 30 30 50 5l 53 33 34 34 35 35 37 37 38 38 39 VI
5.2, 1.3.5 Cronograma de mtividdes
5,2. L3.6 Presupuestm inicial
5.2.1,4 Aprobrción & la fase
5.2.2 Fme ll: Análisis del sistema mtuol 5.2.2.1 Resultados
5.2.2.2 Obtención de informmión 5.2.2.3 Anélisis
5.2.2.4 Elabormión y Presentrción de los resultaG 5.2.2.4,1 Diagrama & flujo
5.2.2,4.2 Definlción de Entiffis Exterrm
5.2,2,4,3 Descripción & Prmsoo
5.2,2.4.4 Descnlpción de almroenamiento de datm 5,2.2.4.5 Descripción &l fluJo dB &tos
5.2.2.4,6 Dmcripción @ elementos ó datos
5.2.2.4.7 Reguerimientos de lnformmión 5.2.2.4.8 Rqueri m ientos P rocedi mentales 5,2.2.4.9 Requerlmientos & Control
5.2.5 Fme lll: Diseño l@ico &l nuevo sistema 5,2.5,1 Resultatu
5,2,3.2 0btención de lnformación
5.2.4 Fme lV: Anélisis & alternativa paro el dasarrollo
del sistema 5.2,4.1 Resultdos
5.2,4.2 Elaborrclón de los
result#
5.2.4,2.1 FetibÍlidad técnica5.2.4.2.2 Fmtibl
liffi
operativa40 41 41 43 43 44 47 48 48 54 54 57 5E 59 6l 6l 62 65 ó4 64 65 65 66 66 67
vli
5.?. 4.?.3 Facti bi I idad funcional
5.2.4.2.4 Fmtibi I idad económ ica
5.2.4.2.5 Fmtibilidad frente al cumplimiento de objetlvm
5.2.4,2.6 Fmtibiliffi frente a la obtención de lm
r4uerimientos
5.2.4.3 Presentaclón de los resultados
5,2.5 Fase V: Mo&lo físico &l Nuevo Slstema 5.2.5.1 Rmultaós
5.2.5.2 Elobormión y presentación &
reult#
5.2,5,2.'l flanual de Procedimientm
5.2.5.2.2 llanual & Formm 5.2,5.2,3 Descripción de funciones
5.2.5.2.4. Diseño fr las opciones & las aplicaciones 5,2.5.2.5 Diseño @ la estructura de datos
5,2.5.2.6 Diwño de los programas de computador 5.2,5.2.7 Diseño de entnadas y salidm del sistema 5,2,5,2.8 Diseño de la matriz de rccoso al sistema 5.2.5.2,9 Definfción de controles requeriús
5.2,5.2. 1 0 Manual de informes y manuol & consultm
5.2.6 Fme Vl: Elabonmión de prqramas de computdor 5,2,ó,I Resultdm
5,2.6.2 Elabormión y pre*ntación de los resultados 5.2.6.2,I Programas de computa&r debidamente probffi
5.2.6.2.2 Esprcificaciones de los progromm de computador 5.2.6.2.3 Evaluación de Auditoría sobre funcionamlento
de lm controles 68 68 69 69 70 71 71 71 72 76 80 EO 81 82 83 E4 85 E6 9l 91 9t 9l 92 93
viii
5,2,7 Fosc Vll: Elaboroción del Manual Openativo ül Sistemq 5.2.7.1 ObJetivo
5.2.7.2 Archivo & los llanuales Operativc
5.2,7.3 Formato de escritura
5,2.7.4 lntroducclón al l1ódulo
5.2.7.5 0pclones del Modulo ( llenú prlnclpsl ) 5.2.7.6 Estructura & una opclón ( numeral)
5.2.7,6.1 Opciones intermdim
5,2,7 .6.2 Opciones finales
5.2.8 Fme Vltl: Prueba integr^al del sistema 5,2.8.1 Prácticm de prueba
5.2,8. 1.
I
Prueba Unitaria ( prueba de prqramas)5.2.E, L2 Prueba del Sistema
5.2.8. 1,3 Pnuebas especlales del sistema 5,2.9 Fase lX: lmplantación del NuevoSistema 5.2,9,I Result#
5.2.9.2 Elabormión y prmentmión & lm resultffi 5,2,9.2.1 Preparrción preliminar
5.2,9.2.2 Plan de implantación
5.2.9.2.3 Preparolón del entrenamiento 5,2.9,2.4 Entrenamiento
5.2.9.2.5 Preparmión @l seguimiento
5,2, 10 Fase X: Rwisión @ Post-tmplantación 5.2.10.1 Resultarbs
5.2.10.2 Presentaión de los resultatr
93 95 94 94 94 95 96 96 99 99 t0t t0t 101 102 r03 104 r04 104 105 106 r07 r07 108 r08 109 ix
5.2. 1 0.2. 1 Documento úscriptlvo de los ajustes requerifu al sistema
5.2.10.2,2 Drcumento de evidencia de lm
mdificaciones rml izadm
5.2.10.2.3 Acta de entrqa del Sistema al Usuario 5,5 DISEÑO Y ESTRUCTUM DE IIANUALES
5.3,I Dlseño
5.5. L 1 0eneralidafrs para su definición 5.3. 1.2 Tamañoy Volúmen
5.3.1.3 Sistema $ LryJoción 5.5.1,4 Carátula
5,3.1.5 Porta&
5.3,2 Estructura
5.3.2.1 Estructura del manual de Procedimiento S.S,Z.Z Estructura del llanual Operativo Él Sistema 5,3.2,3 Estructura del llanual de Formm
5.3.2.4 Estructura @l Manua'l de Informes 5.3.2.5 Estructura &l Manual de Consultas
5.5.3 llustrmión
6 ¡IANUAL DESCRIPTIVO DE FORI1AS
6.I
INTRODUCCION6,2 CONTENIDO
6.2.1 Formato Sl0-S01 "Di4rama y Análisis ft
Prm"
6.2.2 Formato Sl0-F02 "Ficha Técnica de Papelerfa" 6.2.5 Formato Sl0-M0l "HoJa Contenido del Manualde Prmdimientos"
6.2.4 Formato Sl0-F03 "Descripción ft Funciones"
r09 r09 109 110 r't0
il0
il0
lll
llt
tt2
1t? 1t? r 13 t14 l15il5
I t6 124 124 124 124 128 133 1356.2,5 Formato Sl0-P02 "Control flensual de Prq¿ectos" 6.2.6 Formato Sl0-P05 "Control Diario de Proyectos" 6.2.7 Formato Sl0-P01 "Planemión del Proyrcto" 6.2.8 Formato Sl0-F01 "lnstructivo de Diligencianiento
@ PapelerÍa"
6,2.9 Formato Sl0-F04 "HoJa contenldo &l llanual
Operativo &l Sistema"
6.2.10 Formato Sl0-F05 "Hoja de lndfce, lntroducción y Anexos"
6.2,11 Formato.Están&r 1 "Diseño de lnformes" 6,2.12 Formato Estándan 2 "Diseño de Pantallm"
7 ORGANIZACION FUNCIOML EN UN SISTEIIA DE
INFORNACION OERENCIAL 7.1 DESCRIPCION DE FUNCIONES
8 NE.,IOMHIENTO DE LA CALIDAD DE LA
TECNOLOOIA DE LA INFORNACION
8.1 IIIPULSAR EL SERVICIO Y RECORTAR COSTOS
8.1.1 La Marcha de la Calidad
L l,2 Proceso @l llanejo 6 Calidd en
Tecnolqfm de I nformación
8.1 .2.I llanjeo de Calidad en Opermiones
8,1 .2.2 flanejo de Calidad en el Desarrollo 8,1,3 Nás allá del Primen Pas
CONCLUSI ONES Y RECOII ENDACIONES OLOSARIO BIBLIOGMFIA ANEXOS 138 t41 144 152 154 156 159 162 164 164 192 192 193 196 t96 197 r98 199 X1
SIG - DFO I: SIG - DFO2: S]G - DFOS: SIG - DFO4: srO - DF05: SIG - DFO6: slO - DF07: sl0 - F08 sto - s0l sto - F02 slo - f101 SIG - FO3 sro - P02 sto - P03 sto - P01 SIG- FOl slo - F04 slo - F05 LISIA DE FOR}IATOS
Definición de Entid# Externas Descripcion de Prresos (sistema)
Descripclón 6 Prmos (subsist¡ma) Descripción de Procm ( prmso) Descri pción de P rocesos ( zubproceso)
Descripción de Archivos
Descripción del Flujo & Dotm
Elementos de Datos
Di4ramo y Anélisis de
Prm
Ficha Técnica é PapelerÍa
Hoja Contenido del flanual & Procedimientm
Descri pción tr Funciones
Oontrol flenuml de Prqyectos Control Diario de ProTectos Planerción del Prqfecto
Instructivo de Diligencisniento É Papelerla
HoJa Contenido del llanuol 0peratlvo del Sistema
Hoja
é
lndice, tntroducción y AnexosPfu. 54 55 55 56 56 57 58 60 127 l3r 154 t37 140 143 t4E r53 r55 r58
xli
Esténder' 1; Discñodc lnformcs Estándar 2: Diseño @ Pantallm
161 165
LISTA DE TABLAS
TABLA
l:
Tablade RecursosTABLA 2: Tabla de Pnesupuesto lnicial
TABLA 3: Tabla Plan de lmplantmión de un Nuevo Slstema
Pá9.
40
4l
r05
LISTA DE DIAORAT1AS
DIAORANA 1: Diqrarna de Contexto
DIAGRA|IA 2: Dtagrama de Descripción Funclonal DIAOMNA 3: Flujo de la lnformación en la entrwista
DtAORAflA 4: Diagroma & FluJo del Slstema X
DlAORAllA 5: Dfagrama de FluJo de'l Subsistema A
D|AORAHA 6: Di4rama & FluJo del Subsltema B
DIAORAMA 7: FluJo del Proceso 0eneral
DIA0RANA E: Diagrama Texto Hoja Conteniü &l flanual fr Prmdimlentos
DIA0RANA 9: Diagnama Elaborrción de Contenldo thl Manual
Descriptivo
6
FormasDlAORAllA l0: llustrmión de llenus & 0pcionm DIA0MNA 1 1: Dlseño de la Estructura de Datos
DIAORANA 12: Diseño de la llatriz de Acceso al Slstema
DIAORAHA 1 3: llodelo & Portada llanual
ó
tnfonmes y OonsultasDlAORAtlA 1 4: flodelo de lndlce llanual de lnformes y Consultas
DIAOMNA l5: Proceso de Prtncipio del ManJm & Caltdd
Pfu. 38 59 45 51 52 53 63 74 7E 81 82, 84 67 87 195 XV
LISTA DE ANEXOS
ANEXO I : Fmtlbllidad Técnica , Opsratlva, Funclona'l y Económlca ANEXO 2; Fm'tibiliffi Frente o lm Objetivc del Prqrecto
ANEX0 5: Factlbilidad Frente a los Requsrlmlentos
ANEX0 4: Ajuste & Requerimientos al Sistema
ANEXO 5: 0rpnigrama de'lAreo de Sistemm
Pfu. 213 216 218 ?'20 222 XVi
RESUHEN
En
el
presente proyectose
diseñóun
modelo para desamollarsistemas
de
informaclón gerencial desdeIa
estructuractón deanállsis
y
evaluaclón estr atégica, parala
ldentif icaclón de lascaracterístlcas, operación, planeaclón, dlseño, admlnlstración y
control de
sistemas actuales
aplicados,hasta
la
manera deimplementar y ejecutar un seguimiento de post-lmplantaclón.
El
modelo pnesentacaracteristicas
de un
slstema
flexlble
integrado usuario-máqulna, que provee Informaclón para apoyar
las
openaciones,la
administracióny
las
funciones de toma dedecisiciones en una onganleactón.
El
desarrollo
de
este
modelose
puedevlsuallzar
como unaextenslón
sustancial
de
los
conceptos
de
investigaciónoperacional
y
las teorias
organlzacionales relaclonadas con laadministración
y la
toma
de
decisiones.
Los
procesos
demejoramiento evidentes
dentro
del
modelo c0ntrlbuyena
labusqueda de
la
evolucióny
desarrollo permanente, por cuanto, lacompenetración
de la
estructura
de Ios
mecanismosintcractuantcs aplican
el
concepto de ef iclencia, rendlmlento yseguridad.
Pana
reallzar
el
pr'oyecto dentro del concepto cle una completa ycornecta
lnvestigación,
se
describen métodos
paralelos
derecolecclón
de
información,
las
fuentes de
análisls
para
losdlagnosticos que Justif ican los procedimientos.
Toda
la
estructura
del
modeloaquf
descrlto
mantiene
unauniformidad en su desarrollo como técnlca paso a paso,
la
cualgar'anti za vna metodologf a sencilla y práctlca para su aplicaclón y
para
un
maneJoeficiente del
modelose
complementacon
ladescnipción de
los
dlseñosy
estructura de manuales, Estos son:de
formas
o
papeleria,
de
procedlmlentos,
de
funclones,operativos, de infor'mes y de consultas,
En genenal este pr-oyecto creó una herramienta de uso gerencial
que
integra
personas, equiposy
procedlmientos que reunen,clasif ican, analizan, evaluan
y
distribuyen información, con lacual se planea, ejecuta
y
contnola eflcientemente enel
desarrollointegrado de sistemas de información.
0.
TNTRODUCCTON"La gran tarea
de
los
gerentes de esteslglo
será hacer que laciencia sea productlva,
lo
mlsmo quela
tarea paralos
gerentesdel siglo
pasadofué
hacer productivoel
trabaJomanual,
Labrecha
entre
el
trabajo
clentfflco
productlvo
hacla
laproductividad
y
el
trabajo cientffico
sin
dlrecciÓn adecuada,probablemente
sea
mucho mayorque
Ia
tremenda dlferenclaexistente
entre
el
trabajo
manualanterlor
y
el
posterior
a
lalntroducción de la administnaclón cientff ica,,.(1 )".
El
clesarrollo de sistemases
una delas
prlmeras apllcacionescomunes
del
trabajo
cientlfico a los
problemasde
la
lndustrlapero en realidad, no
se
sabe como manejarlo con eflcacla.Lasnóminas estructurales (o modelos) proporcionan una gran ayuda a
la
dirección
del
proceso
de
desarrollo
de
sistemas
com0herram lenta gerenct al.
2
Las nóminas
estructurales
(o
modelos) propot'cionan una granayuda
a la
direccién del proceso de desarrollo de slstemas comoherramienta gerencl al.
Aunque
la
teorÍay
la práctica en las áreas funcionalesy
unidadesde negocio de 1as organ'izaciones har ido madurando, la tecnologÍa
de
la
lnformación ha aumentadola
complejldady
la velocidad dela respuesta ante el camblo ambiental.
La planeación estratégica
y
uncontrol
equilibrado son cada vezmás lmportante para ser que
la
dlrección o Gerencia de las Areas Funclonales ó Unldades de Negocfo concuerden con los obJetivos dela
Organización en suconjunto.
La consecuencla deello
es unaconstante demanda de inf orrnaclón mejor y más oportuna por parte
de los
gerentes.
Un enfoque de sistemas parala
adminlstraciónrequiere que dicha demanda sea
satlsfecha por
unslstema
deinf ormación gerenci al.
En un ambiente
competitivo
y
camblante comoel
nuestr0'losgerentes toman decisiones basandose
en
el
pocotlempo
quedisponen
pala asimilar
y
procesarla
informaclón.
El
problemabáslco de esto consiste en determinar que informaclón necesitan,
pueden
asimllar,
ut'illzar
y
cornosumlnlstrarla
en
el
tlempo3
Una organización Con un sistema de informaciÓn gerenclal, bien
diseñado, tendrá una ventaJa competitfva sobre las orgatizaclones
con slstemas defic'ientes o sin ellos.
En
la
elaboración de este modelo se establecieron las activid¿desque
se
deben implementar estratégicamentepara
desarrollars'istemas
{e
lnformación integnados e jnteractuantes, eficientes;mostranclo
su
capacidad, tncidencias
y
necesldades
del planeamiento,análisis,
desarrolloy
control
corno herramientagerencial.
La industria farmacéutlca marca una lrnportante oportunldad Para
el
desarrollo e lmplementaclón de ststemas de lnformacién por nopresentar estructunas rígidas
ni
estandarizadasy sf
divislones internas de subunidades de negocioo
llneas que requieren adaptarsus propias necesidades de adminlstración con un control
total
delos fluJos de información perlódlcas, tanto en lnvestlgaciÓn como
de evaluaclón de desempeños. Pon tener ctlversidad de eventos y
poca penetración
de
estudtos
de desarrollo en sistemas
delnformación,
la
industria
farmacéutica
de
nuestro
entorno,permit'ió compilar todas
las
actividades
estructurales
querequiere
el
modelo dedesarollo
de slstemas de InformaciÓn quelncluyen
la
identiflcación
de
requerimlentosy
la
lnteracciÓnentre
gerentesy
usuarios,la
documentaciÓn de datosy
de
losI.
MARCO CONCEPTUALl.l
TEtlADiseño de un tlodelo para el desarrollo de Sistemas de Información
Gerencial en la industria Fanmacéutica.
1.2
DESCRIPCION DEL PROBLEHASe requiere complementar una estructura contlnua e lnteractuante
de las personas, equfpos
y
procedlmientos diseñados para neunlr,clasif
icar,
analizar, evaluar
y
distribulr
adecuadamentey
atiempo, una
informaclón
exacta para
ser
utilizada
por
losGerentes
en
la
tomande
decisiones, planeación, eJecución ycontrol de
herramientas
especÍficas, necesarias
para
el desempeño eficiente
enel
desarrollo integrado de sistemas de6
t.5
JUST|F|CAC|OiI 1.3.I
TeórlcaEl
estudlo
del
modelo propuesto pretende
normatizar
lasactividades
gerenciales queen
la
industria
farmacéutica
sedesencadenan como
prácticas
discontínuasy
desagregadas deestratéglas, que riñen con un adecuado y efectivo plan estratégico
1.3.2 fletódológica
Para alcanzar
el
propósitodel
estudio, se hlzo uso de recursostécnicos
del
lngenierolndustrial
y
de rnodelos de Slstemas clelnformación
esbozado
en
teorfas
modernas
de
gerenciaestratégica,
Se
desarrollaron
técnicas
como
la
de
observactón directa,estructuración
de
normasy
procedlmientos,recopilación
deinformación
y
análisls bibliográficos
como soportea
conceptosestratégi cos apl lcados.
1.5.3 Práctica
Con
el
desarrollo de esta herramienta se busca ofrecer un aporte7
acuerdo
con
los
objetivos
planteados,la
investlgaciÓny
laaplicaclón de
los
resultados,permitlrán
ldentificar
de maneraeficiente las
áreas claves de resultadotanto
en
los
sisternasfuncionales como en unidades de negocio, conducentes
al
aumentode la calidad, rendlmlento y segurldad en los proyectos.
I.4
OB.JETIVOS1.4.1 General
Diseñar un modelo para
el
desarrollo de Slstemas de lnformaciónGerencial en la industria Farmacéutlca.
1.4.2 EspecÍf icos
flostrar
la
capacidad funclonalde
los sistemm
de
inforrnactÓnlntegrados e interactuantes,
Presentar estructuralmente
las
lncldenclas
cualftativas
ycuant'itatlvas del planeamlento de un proyecto como slstema de
información,
Diseñar una Herramienta que gufe
en
la
estructuraciÓn deprocedimientos estratégicos para la elaboraclÓn de un sistema
lnformación,
los
I
Elaborar una metodologla específ ica necesarla para
el
desempeño ef iciente en el desarrollo integrado de sistemas de información.I.5
DELIilITACIONEl
dlseño
de
este
modelotuvo en
cuenta
todo
el
entorno admlnistrativoy
operatlvo que lnteractúa con los procedlmientosy
normas sistematizadas 'o no, que dentro de ula organizaCiÓn seplantean.
El modelo tiene una estructura organizada en etapas que contendrá
inicialmente
la
importancla delos
sistemas de lnformaclón, sucapacidad
funclonal,
estnuctura
y
eflclencla,
como
entornoteór'ico. Posteriormente profundiza
en
cada unade
las
faseslógicas
necesarias para
el
desarrollo
de un
slstema
deinformación, desde un punto de
vista
estratégicoy
funcional,incluyendo las descrlpclones práctlcas para
el
dlseño de manualestanto operativos como de formas.
I
.6
TIETODOLOGI A DESARRCILLADAEl estudio reallzado en este proyecto contempló basicamente una
estructuración
de análisis
y
evaluaclónestratéglca,
para
la9
drseño, administraclÓn
y
control de los slstemas cle lnformacién,aplicados en varias compañÍas farmacéuticas de la regiÓn.
La metodologfa utilizada maneJó la asociación entre las varlables
de
áreas claves
de
resultado
con
la
calidad,
efectlvldad,rendimiento
y
seguridad ofrecldas por modelos de aplicaciÓn enproyectos de ÍnformaciÓn de estas empresas,
Fué importante
el
aprovechamientodel
rnaneJoestratégico
deprocesos de meJoramiento que estas compañfas están ap'licando
como búsqueda
de
la
evoluciÓnY
desarrollo
pefmanente, pgrcuanto,
la
compenetraCiÓncon
la
f ilosoffa
de revaluar
los mecanismosimpulsores
hacia
el
éxlto,
ofrecfa
el
momentoproplclo y eficaz para el estudio.
Én
el
proceso metodológtcose utilizÓ
una
comblnaclÓn deherramlentas
o
métodos inductivos que eJecutan una secuenclaestructurada para
el
análisls
y
dlagnÓstlco de problemas, suscausas,
medldascorrectivas, resultados,
estandarizaciÓn ydesarrollo de modelos.
Este esquema estructurado maneJÓ como principales herramlentas
las
matrlces
de requerimientosválldos,
\a
torrnenta de ideas,matrlz
de selección de problemas, diagramaS cle fluJo de proceso, diagrama causa-efecto, diagrama de pareto y plan de acclÓn.uninnidoo vrutroolo do (}tddont¡ Sctción libliofcco
10
I1ETODO DE INVESTIGACION Y DESARROLLO
Para alcanzar una corregta
y
completa lnvestigación se utlllzaronmétodos paralelos de recolección
de
la
informaclÓn preliminar;fuente
de
análisis
para
el
dlagnÓsticoque
Justfficaria
eldesarrollo de este proyecto, La columna central gue soportÓ estos
métodos
fué
la
entrevista
personaltipo
abi,erta-estructurada ylos complementos fueron la observaclén directa
y
la inspecciÓn dereglstros.
Estas técntcas de recolecclón de inforrnación se apllcaron a todos
los
elementos organlzaclonales responsables clelas
unidades denegoclos, áres funclonales
y
unidadesde
servlcio,
Tarnblén atodos aquellos usuarios del slstema actual de informaciÓn.
La
información obtenlda
fué
canalizada
baJo
esquemaSconceptuales derivados de
los
análtsise
lnterpretación en toclaslas empresas lnvestigadas, de
tal
forma que comespondfera a unabase metodológica identlficable y generallzada.
Las
entnevistas
permltieron relacionar
el
proyecto
con
laspersonas encargadas
de
las
tomas
de
decislones, planeaciÓn,eJecución
y
control de herramientas especfflcasy
necesarlas enel
desempeñode un
sistema
de
informaciÓn, conocer
las prinClpales caracterlstlcas, opiniones, polftlcas
y
descrlpciones de las actlvldades.lt
La observación directa
facilltÓ
conocer como se llevan a cabo losprocesos, c0m0 se maneJan
los
documentosy
si
se eJecutan lospasos especificados en los procedimientos.
La inspección de registros argumentÓ como los manuales escrltos
que documentan o describen las operaclones para los procesos de
datos existentes
(o
sistemasde
informaclÓn), mantfenen Unarelación
directa
con
los
gerentes
Y
empleados,
susrequerlmientos, restriccÍones y caracterfstlcas de dlseño.
Una
vez
comptladala
informaciÓn obteniday
con baseen
losanális1S
de
las
necesldadesy
reguerimientosválldos de
loSgerentes
y
usuarioS,se
maneJaronlas
herramientas
antesmencionadas con
las
quese identificaron las
causas raices delproblema de informacién.
Apoyados,
tanto en
estudlos btbliográficos
especlallzados endesarnollo
y
análisis
de
slstemasde
informaclÓn, cornoen
laexperimentación
de
modelos
actuales,
se
realizÓ
la
másimportante confrontaclón
teórica
que indujoa la
alternatlva
dediseñar un modelo eStructurado
de
desamollo desistemas
deinformaclón gerenci al.
Las caracterfsticas
básicas organlzativas
de Ias
compañfas12
cgmún,
c0n
la
cual
Se
proyectÓun
esquema estructuradointeractuante
gue
garántizaba
metodológicamente,
I aconceptualización
práctica
y
eficiente
deun
nuevo modelo dedesarrollo para
los
proyectos de lnfgrmaciÓn. Este esquema pasÓfinalmente
por
el
estudio
o
procesode
confirmaclÓnde
lasmedidas correctivas, cuidando de aJustarlo
a la
reducciÓn de las2.
f,tARCO TEORICO2.1
HISTORIA DE LA INDUSTRIA FARTIACEUTICASi
bien
es
clerto
que, desde
I803
hasta
nuestros
dfas,
laespecialidad farmacéutica
ha
revolucionado
la
profesiÓn,transformando
los
stock Y. por su prodlgloso desamollo, a hechode
la
industrla farmacéutica una de las actlvldades esenclales delmundo moderno,
la
especialldad farmacéutlcaexlstfa
ya
desdeantlguo baJo
e'l
nombre de "remedlosecreto".
Frecuentementetenlan lugar ensayos en
los hospitales,
Algunos inventores denemedios secretos
recibian
pensiones,otros
Vefanprohibir
laventa de sus productos.
En Francia una
ley de
1803 prohibiÓla
venta de todo "remediosecreto", en l8O5 se suavisÓ
el
rigor a los preparadosy
remediosautorizados por las escuelas
y
sociedades de medlctna destgnaclasa\
efecto.
En
1826 Se crearonlos
prlmeros laboratorios
decontrol
de medicamentosy
lá
verdaderaexlstencla legal
a
la14
El comercio de los remedios secretos siguiÓ prosperando, en Vano
se censuró
a
los especieros Ya
los
herbolarlos gue actuaban de"botlcarlos
clandestinos",
a
los
destilaclores,
merceros,perfumlstás
que
vendÍan
"remedios
compuestos".
Lasprohibiclones repetfan,
los
negociosy
los
farmacéuticos,al
n0poder eliminar
a los
preparactoreso
tmportadoresy
deposltariosde remedios secretos, decldleron hacerles
la
cgmpetencia. Dadala
situación por toda
Europa,tuvo lugar
el
prlmer
congresointernacional
profesional
de
farmacéuticas
de toda
Europa.Naturalmente,
este
congreso condenÓlos
remedios secretos,estableciendo
el
principlo
absolutode
queno podia
ni
debfaexist'lr
ningún medicamento secreto en mediclnanl
en farmacia,5e propuso prohibir a los farmacéuticos y a cualquier otra persona
anunciar medicamentos 0 sus propiedades; prohlbirles a
ellos
asícomo
a
cualquiei
otra
personaimportar
y
vender remedlossecretos. Todo esto resultó ineflcaz corno se podla esperar.
Pasaron varias asambleas
y
congresos pot' todo Europa, hasta queen 1897 se admitió que en todos los palses, unas leyes especiales
prescriban
la
indicacióndel
nombrey
dela
dosls de todas lassustancias
que entran
en
la
composlciÓndel
medi camentoexplotado como especlalldad sobre las
etlguetas.
La especlalldadse halla deftnlda
asl:
"se considera especlaliüad a todo productol5
deStinado a ser dispensado
a
los farmacéuticosy a
las personasgue tengan derecho a eJercer la farmacia".
Los primergs tiempos de
la
ciencia qulmica,el ritmo
cada vezmás rápldo de los descubrimientos desde los prlmeros alcaloldes
y el
nacimlento delas
fábricas de productoS qulr¡tcos permltlanatrlbuir
a
la
granquimica
orgánlca 1a responsabilidael cle lai ndustrl a f armacéuti ca,
Aparecieron ppco
a
pocolos
primeros, propl?mente llamados,farmacéuticos industriales como: Dausse, fabricador industrlal de
1a
quinina
y
fundadonde
la
primera
fábrlca de
extractosfarmacéuticos
en
Paris.
Y
Dorvauet, creadorde
la
farmactacentral de los farmacéuticos para compra
y
producciÓn lndustrialde alcaloides, anestésicos,pildoras y grageas.
2.2
RETOS Y OPORTUNIDADES DE LA IT.IDUSTRIADia a dla surgen nuevos retos y oportunidades para los fabrlcantes de productos farmacéutlcos en todo
el
munctoy
nuestro pai5 noestá ajeno a
éstos.
Entre otros retosy
oportunldades de nuestromedio se pueden cltar:
El creclmlento lndustrial.
16
.
llayor
rivalidad directa
entre compañias con base en dlstintospaises
y
un posible incremento en la concentraciÓn dela
industrlaen el nlvel mundial.
.
Creciente importancia de nuevas tecnologÍas, especialmente laingenierÍa genética, como fuente de nuevos productos'
,
La necestdad de hacerfuertes
inversiones en lnvestigaciÓn ydesarrol lo.
, El Índice de aumento de médicos en ejerclcio.
,
lncremento
de
la
automed'icaciÓny,
en
general,
mayorparticipación de los pacientes en la elecciÓn de las teraptas.
AI
sumar estos factoresy
otros camblos esperados,la
industrlaenf
renta
Continuamente cambios en
la
reglamentaclén,
I atecnologfa,
la
economíay
la
demografia.
Espor esto
que lasempresas están concedlendo más importancla
a
eStratéglas quedestaquen
tanto
el
mercadeo
y la
producclÓn
como
lainvestlgaq'ión, a f in de propender por una solldez y un buen futuro.
2.3
PERSPECTIVAS PARA EL FUTUROLos expertos en
la
lndustrla farmacéutlca prevén un crecimientomás lento en la próxima década frente a la anter'ior, los productos
nuevos
de
importancla, que habfan alentadola
expanslÓnde
laindustria
durante
tres
décadas,serfan
cada
vez
menos Y17
reducido
conduclrá
a
una
competenciamás'intensa
en
laparticipación
de mercados,y
tal
vez
a
la
consolldaciénde
laindustria por
medlo de fusionesy
adquisiclones. Las tasas decrecimiento
previstas
varÍan
considerablementeentte
lasdiversas categorlas
terapéutlcas.
Se espera quelos
productospara
el
tratamiento de enfermedadeS cardlovascularesy
para elreumatismo
tengan Índices
de
crecimiento
por
arriba
delpromedio, también
los
deIa enteritis,
la
malarla,
la
lepra, elcólera
y
las enfermedades originadas por carenclas nutriclonales, Es obvio quelas
tasas reales de crecimiento dependerán de laforma en que los productores farmacéutlcos de
éxlto
desarrollennuevos productos quimicos seguros y efectlvos,
Durante
los
próximos años
se
espera
que
haya desamollosimportantes
de
nuevastecnologías,
incluyendola
lngenieriPgenética, el ultrasonldo, el rayo laser y los aparatos electrÓnicos.
Las compañlas farmacéutlcas revelan la tendencla de tener mejor informado
a
los pacientes acerca del cuidado dela
salud.
Ya seencuentran creclmfentos lmportantes
en
la
venta de
aparatoscaceros para tomar
la
presión sanguinea o para efectuar pruebasde embarazo o diabetes. Muchas compañfas están actuando en estg
tipo
de promoción directa, esto podrfa incrementar los riesgos de responsabilidad del producto, más allá de sus ya altos niveles.18
2.4
COI-OTIBIA Y LA INDUSTRIAEl
paÍs
noha
sido
ajenoa
las
transformacionesy
derroteros mundlales clela industrla.
El hecho de no contar con numerosascompañías tnvestigadoras nacionales
y
de
tener
acentUadas muchasy
grandes compañfaS multinacionales, hacen queel
medloevoluciOne
con
las
tendenclas lnternaclonalesy
la
compra eletecnología
e
lnformaciÓnal
alcance de las compañlas nacionalespnomueven gnandes retos competltivos de la lndustrla
Dentro
deI
sector
manufacturero
naci onal, la
lndustr'lafarmacéutlCa se clasif ica dentro de
las
ramas que contrlbuyen ala producción de bienes de consumo no duradero. La fabricaciÓn de
productos farmacéuticos
y
medlcamentos se ubica dentro de Iaagrupacién
industrial
de
"fabricaciÓnde
productos gufmicosdlversos".
La industria en Colombia comprende a más cle 300 empresas
y
unnúmero bastante
inferlor
de plantas de producclÓn. fluchas deéstas Son en realldad representaciones, agenctas cornerclalés, Un
alto porcentaje de las compañias son cle orlgen extranJero
y
en elpaf
s
se
hallan
representadasen
buena medtclalos
grandesfabrlcantes mundiales de 1a quÍmlca farmacéutlca. La mayorfa cle
l9
comercializaciÓn de los
tres
tipos bÉ¡sicos de prodUctos guimicosfarmacéuticos ó éticos, populares y veterinarlos.
Las patentes de invenciÓn, la tecnolagía de producctÓn,
el
elevadocosto de
la
comercializaciény
el
tamaño deplanta
constltuyenlas
princlpales barrerasal
lngreso de nuevos productores en elsector de los productos farmacéuticos.
LaS principales variables que hacen de
la
industria farmacéuticanacional
en
cada
compañia,una
organizaciÓn lnteresante,altamente competitiva y muy versátil son:
-
la misrna industria y su contexto econémlco y polfttco.-
las implementaciones estratégicas de mercadeo.-
las polftlcas de áreas funcionales.-
origen y extenslén geográflca de cobertura-
la diversidad y cantldad de mercados.-
las líneas de productos.-
la distrlbución y servicio.-
polfticas de precios,-
promocion y publicldad.-
€ffipaques, -. marcas,-
sistemas de fabricacién.-
investlgacién y desarollo.2A
-
registro de productos.-
recursos humanos.3
GENERALIDADES DE LOS 5ISTEMASE1 enfoque
de
sistemas
es
una
filosoffa
que
se
empleaampltamente en la actualidad para
dlriglr
la estructuraclÓn globalde
las
activldadesdel
procesamlento de datoS, lndlspensablespara
satisfacer
las
necesidades
de
lnformaclÓn
en
lasorganizaclones modernas. Tamblén es una manera de conceblr una
estructura
que coordlna
de
manera
eflcaz
y
optlma,
lasactlvldades y openaciones dentro de una organlzaclón Ó slstema.
3.
I
ANTECEDENTES HISTORICOSDesde
tos
intcios dela
civilizaclón,
la
humanlclacl ha necesltadoinformación como una ayuda en
la
lucha porla
supervivencia, asÍ como los intentos para admintstrar Ias organizaciones,La revolución
industrial
transformÓlas
economfas mercantiles yagrícolas
del
mundo occidentalen
economlasindustriales,
Latransición de
la
producciÓnfamillar
y
artesanala la
producciÓnlndustrial dló origen al sistema de producclÓn. La fabrlca reunlÓ a
22
con
el
propósito
de
producir
bienes.
C0nforme avanzaba larevolución
industrial,
la
automatlzaciÓnfué
creciendo aun rnáslos factores de la producciÓn,
La
era
delos
slstemas naciÓ enla
seguncla Ouen'a fl'undial, laproducción anual de
miles
de avlones cle guerra por üna economlaque anteS habfa producido apenas unos cuantos cientos,
fué
unaautentlca revoluclón en
la
adrninlstración.El
descubrimlento dela bomba atómica constituyÓ un esfuerzo integnal de clentfflcos y
laboratorios
del
mundo. Hicleronsu
aparlciÓnlos
slstemas devlas aéreas, de carreteras, de defensa y rlel seguro social.
En las últimas décadas del siglo XX hemos aslstido
al
naclmlentode
los
sistemas
mundtales
como
el
cle
las
ernpresasmultinacionales que
trascienden
las
fronteras
polfticas
Yeconómicas.
Las organlzaclones moder'nas estáln orientadas
a la
tecnologia yempiezan
a
modificar
sus caracterlstlcas
a ritmo
acelerado,Entre los hechos que han repercutldo en las organizaclones desde
el punto de vista de tnformaclón se pueden menclonar entre otros:
Los
progresosen
las
telecomunlcaclones comolas
flbras
opticas,
los
satélites,
las
redes
Y
basesde
datos
a
nivel23
-
La
aparición,
transformaciÓn
Y
prollferaciÓn
de
lasmlcrocomputadoras.
-
Las microcomputadoras en la oflcina conectadas a grandesmacrocomputadoras, a extensas bases de datos y entre sf.
-
Las computadoras consideradas como pensadores analiticos.-
Laser que reglstran lnformaciÓn en dlscos de memorla.A
medlda gue aumentanla
cantldady
la
veloclcfacl conque lainformación se pone
al
servicio delos
gerentes,el
fluJo de élla debeser
cadavez
másselectivo.
Los
modernosy
refinadossistemas
de
informacién suministran
informaclén
generadainternamente y en el ambiente.
3.2
SrSTEtlAUn sistema es un grupo ordenado de elementos con lntegriclacl,
totalidacl
y
un1ficación de partes para lograr un funclonamtentooptimo de interacción gue buscan alguna meta o metas comunes.
3.3
TEORIA GEMRAL DE SISTEHASLos Slstemas son de hecho, todo
lo
que rodeaal
ser humano; poreJemplo,
se
sienten
sensacionesflslcas
originadas
por
uncompleJo slstema nervloso, un conJunto de partes que incluye al
24
debajo de
la plel,
que trabajan conjuntarnente para hacersentlr
calor,
frfo,
comezón,etc.
El hombre se comUnlCa por medlo dellenguaJe, que es un slstema altamente clesarrollarlo de palabras y
simbolos que tienen signlf lcado;
vive
de acuerdo con un slstemaeConómico en
el
cual
los bienesy
Sefviclos se lntercamblan porotros
de
valor
comparabley
por
rnedio
de
lOs cuales
lospartictpafrtes de este lntercamblo se beneflclan.
Una organlzación es un
sistema.
Sus partes tlenen nombres comornercadeo, pfoducclÓn,
ventas,
lnvestigaClÓn, contabflidad,personal
etc.
Estos componentes trabajan Juntos para crear unautilidad a la compañfa. Cada uno de estaS partes es un slstema en
sÍ
mlsmo.
EI
departamento de mercadeo,por
eJemplo puedeconsistir
en
investigaciÓn,
posicionamlentOs,
promociÓn,publlcldad, ventas, etc.
El
objetlvo
de un sistemaes
la
razÓn desu existencla.
Paracumpllr sus propósitos, los sistemas interactuan con sus medios
ambientes, es decir, cualquier cantldad que se sltúa fuera de los
lfmltes del
slstema.
Lasfronteras
separanal
sistema
de sumeclio amblente.
Los slstemas se pueden presentar como ablertos o cgrrados, los
25
y
producensalidas,
los
segundosn0
interactúan
con
Susalrededores.
3,4
ANALISIS Y DISEM DE SISTEMASDe manera máS comÚn, un anállsis y diseño de slstemas 9e refiere
al
proceso de anallzary
evaluar una situación en un sistema, conla
intensión
de mejorarla
mediante nuevos procedlmientos y métodos.Anállsis
de sistemases
el
proceso quesirve
pararecopllar
einterpretar
los
hechos, diagnosticar problemasy
utillzar
estoshechos a
fin
de meJorar el slstema.El
dlseño de slstemas esel
proceso de planeaclÓn de un nuevosistema
dentro
de
la
organizaciÓn
para
reemplazar
0 complementar al existente.3.5
SISTE¡TAS DE INFOM1ACIONLos slstemas de informaclén son corno cualquier
otro
sistemadentro
de
una
empregaen
cuanto
que tienen
propÓsitos einteractúan con
otros
componentes dela
cornpañfa. La tarea delos
sistemasde
lnfOrmaciÓnconsiste
en pro6esarla
entrada,26
información, informes
y
otras
salidas.
Los sistemas
cfeinformación
están
lntegradospor
subslstemas que incluyen elhandware, software
y
almacenamlento de datos para los archlvosy bases de datos.
Se
encuentra entonces guelos
sistemas
de
informaciÓn Soninstrumentos propios de toda organizaciÓn en cuanto se encargan
de informar
parala
toma
de
decislones acercade
todas
lasvariables
y
sus cambios; representanel
estado de la organlzaciÓntanto
interno como su relaciÓn conel
medioexterno.
Todas lasorganizaclones cuentan
con
Unau
otra
clase de
Slstema Cleinformación QUe, según
se
Supone,satisface
las
necesldadesinformales
y
dlsminuye la probabllldaef de que lleguen a adoptarsedeclsione5
incorrectas,
Sin embargo, muchos slstemas n0 puedenproporcionar
lnformaciÓn
adecuadapara
tomar
declsionesestrategicas
y,
hastacierto
punto, declsionestáctlcas.
Para latoma de decisiones estratéglcas es lmperatlvo dlseñar ststemas
de tnformación que puedan captar
las
realldades, exterlores, esdecir,
la actitud
dela
competencla,las
tendencias econÓmicas,sociales
y
polÍticas,
la
sltuaclÓn enlos
paises extranJeros, los avances tecnológicos, etc.y
de comunicar esta infOrmacién a laspersonas a quienes corresponde tomar esas decfsiones.
En un sistema de información formal interesa solo
la
informaciónmodo este slstema nO incluye
los
rumores, laS viaS Secretaslas comunicaciones personales de carácter lnformal.
Tomando en cuenta
la
diversldarl de necesldades,el
slstema deinformación debe diseñarse de manera que satlsfaga
a
todos losniveles
cletoma de
decisiones.
En muChaS empresáS, mUChaSdeclslones estratégicas
y
tácttcas se
toman guianÚosepor
la'intuición,
la
heurfstica
y
la
lnterpretaciÓn,más
quepor
lainformación pertinente proporcionada por
el
slstemaformal,
Laimplantactén de un ttpo estratégico de informaciÓn, procesada por
el
sistema probarásu utilldad
para quienes debentolnar
estaclase de declslones.
3.5.1 Elementos f lslcos de un slstema de tnform¿cÉn.
Los
componentesflsicos
regueridos
para
un
slstema
deinformaclón en las organlzaciones son:
-
Equipos:se
refiere
al
slstema de computaciÓnflsico
y
a
losdi spos'itlvos asoclados,
El
equlpo debe proveer clnco funcionesprlnclpales:
Entradaacceso,
salidas,
almacenamientosecundario
para
datosprografilÍrs, procesador y comunlcaclones,
I
27
nl
o v
28
Software:
térmlno
general que se dáa las
instrucclones quedirigen la operación del equipo.
-
Base de datos: contiene todos los datos que utlltza el software.Procedimientos:
son
componentesffsicos
en
razón
de
queexisten en una
forma
ffsica
tal
como un manual0
un
llbro
delnstrucciones.
-
Personal de operación: operadores del computador, analistas desistemas,
programadores,personal
de
preparaciónde
datos,adminlstradores
de datos,
administraciónde
los
sisternas delnformaclón, etc.
3.5.2 Datos e lnformaclón.
Los clatos son hechos aislados
y
en bruto, los cuales sltuados enun contexto signlf
lcatlvo
mediante unao varlas
operaclones deprocedimlento, permiten obtener deducclones relaclonadas con la
evaluación e identiflcación de personas, eventos
y
obJetos. Comodefiniclón
útil
de
información para propósitosdel
slstema
deinformación se puede decir: es un dato que ha sido procesaclo en
una
forma
signlflcatlva
para un receptory
su
valor es real
operclblclo, actualmente
o
en
acclones prospectlvaso
en
lasinf ormaci én formación de futuras,
de
una decistón experiencia que 29específica
comoel
valor de
laafecta
las
decisionesy
acclonesUnivcnidod úronomo ü 0aidcnlc Scctión lib';otco
4.
SISTETIAS DE ]NFORHACION GERENCIAL4.1
DEFINICIONEs
un
conJunto
extenso
y
coordinado
de
subslstemas
deinformación
que están
racionalmente lntegrados
y
quetransforman los datos en lnformación en una varledad de formas
para
meJorar
la
productividad conforme
a
los
estilos
ycaracterfsticas de
los
administradores con base encriterlos
clecalidad
establecidos,
que s0n
el
tiempo,
\a
relevancla,
laprecisión,
la
retr-oallmentacióny
la
disponlbllidad selectiva delos datos.
4.2
EL
S I STEI1ADE
I NFOR}1ACION
oERENCIAL
COHO UNCONCEPTO DE DESARROLLO.
5e
pensó que conla
aparlción delos
slstemas de información gerenciales se tenÍa un sistema único altamente integrado con elque
se
lograrfa
el
procesamientoconjunto para todas
lasfunciones de la organización. También se cuestlonó
si
era posible3t
computador para apoyar la planeación gerencial
y
las funclones detoma de decisiones, especialmente para
la
planeación estratégica,(1)
Por
e]
avancedel
tiempo
se
demostró queel
conceptode
unsistema único, altamente integrado, era clemasiarlo complejo para poner en marcha. El concepto de sistema de lnformaclón gerencial
es
ahorael
de una federaciónde
subsistemas, desamollado eimplementado de acuerdo con las necesidades, cle
tal
manera quec0nforme un plan conJunto de estandares y procedfmlentos para el
sisterna. Asf
en
lugar de un slstema de informaclón gerencialsimple
y
global, una empresa puedetener
varlos
slstemas deinformación,
los
cualesestán
al
servicio de las
necesidadesadmf nistratlvas en dlferentes formas,
4.3
SI STEMADE
INFOR|-TACION
GERENCIALY
TOfIA
DEDECISIONES
El
sistema
de
información
gerencial
cumple
dos
funcloñesrespecto a la torna de decistones.
(l)John Dearden,'t'tis is a mirage", HarwardBr.¡siness Fttyiew, Janrry - Fcbnrrny 1g72, pp' 90-99 y el artlculo 'tlyth of Real - tims tlanagerncnt tnforrnatfón', Harward Business Review, flay -,.hrnc 1966, pp. 125-152,
32
Prlmero, ayuda
a
los
gerentes
a
reallzar
esa
acilvldad
suministrándoles
la
información necesariay
solucionando lospreblemas de optimización p?ra ofreqerleg una
gufa.
segundo, realiza tlpos repetitivos de declsiones en los cuales el proceso dedee isién permanece eonstante BerO la entrada eambiA.
La calidad de
la
lnformación consiltuye unfact$
central
en elslstema
de
lnformacióngerencial,
ta
callclacf puede medlrsemedlante factores como lncerteza" oportunldad. raplde¿. clarldad*
grado
de
detalle,
exactituql.precislón, conclslór\
pertinencla.actualldad e integridad.
El
objetlvo del
slstema de
lnforrnaclón gerenclalconslste
enproporclQnar inf0rmaclón conforme
a
las
exigenctrasde
costQ"beneflcios
y
objetivos
establecldospara
esosfactores de
la5.
MODELO DE DESARRCILLO INTEGRADO DE I.|N SISTE}IA DE I'NFOR¡IACION GERENC I AL5.I
GENERALIDADESLa aproximaclóno abstracción de la realldad concentrada en alguna
parte o caracterfsticas fundamentales de un obJeto o strstema se
puede denominar como mode
lo.
Los
modelos nunca podránrepresentar
todos
los
aspectosde
la
realidad
debidoa
lasinnumerables y camblantes caracterfstlcas del mundo
real
que vaa ser representado. En otras palabras, los modelos incorporan las
variables
relevantes
y
a
menudosolo
aquellasque
lnfluyendinectamente en la decisión.
EXiste
multltud
detipos
del"lodelos.
En general,los
llodelospueden
servir
paradeflnir
o describir
cosas como un llodelo deStstema de Informaclón Gerencial; ayudan a hacer
el
análisis deun sistema; especlf ican las relaciones
y
procesos; presentan unasituación en términos simbólicos que se manlpulan para obtener
3.+
Los llodelos ofrecen dos ventajas muy importantes que guarclan
estrecha relaclón entre
sÍ
pero gue no sonidéntlcos.
La prlmera,es
el
ahorro enla
representaclóny
enla
búsqueda. Asf,
es másbarato representar
un
sistema
de
informaclón gerenctal
queconstruir
uno,
Segundo,los
Hodelos nos permltenanalizar
yexpenlmentar
sltuaclones
tan
compleJasen
una forma
queresultarla
lmposiblesl
reprodujéramosel
slstemay
su amblentereal,
5.2
FASES DE DESARIIOLLOA
partir
de este momento se dedicaráel
contenicüc de este rnodeloa
descrlbirel
desamollo de un slstema de información Gerenclalde
una
manera
estructural
y
estratéglca,
con
base
enlnvestigaclón
y
evaluaclónde
las
diferentes alternativas
dedesarrollo de
sistemas.
Detal
manera queel
modelo prspuestointerprete
las
generalidades, necesldades
y
estructuras
lndispensables de la lndustrla Farmacéutica en cuestlón.
5.2.
I
Fasel:
Planeaclón.Por
la
compleJidadque
presentaun
Slsternade
InformaciónGerenclal
se
neceslta
de un plan
conJunto pararealizar
losdesarrollos lnlctales
y
los cambfosposterlores.
El Plán descrlbe55
obj
etivos tanto
generales como
especf ficos, los
recuisos, cronograma, responsables y pre$upuesto inlclal.Es fundamental tener en cuenta Wra
la
Planeación, que los Planesestratéglcos
de
la
organizaciín deberánser
la
basedel
Planestratégico del Sistema de lnformaclón Gerenctal,
5.2.
t.l
Resultados.Al
flnallzar
\a fase de Planeacion se deben obtener los slgulenteselementos de resultado.
-
Objetivos del Proyecto, Alcance y Justlf lcaclón-
Diagrama de Contexto-
Diagrama de Descripción Funcional-
Recursos-
Cronograma de Actlvldades-
Presupuesto iniclal5.2.1.2 Obtención de informaclón.
Este proceso debe
inicjarse
conla
orientaciónal
Analfsta
del1étodos
y
Procedimientospara
la
obtenciéncorrecta
de
lalnformaclón,
al
Aslstente
del
Gérentede
lnformaciénpará
el36
desde
el
lnlcio del
proyecto
de
las
basesde
Control.
Estaonientación la debe
dirigir
el
Gerente cle Fletodosy
Procedmientoscon base en Ia solicitud presentada por
el
Gerente de Información,autorizada por el Gestor.
El
Gerentede
lnformaciónsumlnistra
la
informacién sobre elSistema
y
susolicitud
parael
conocimiento general del Analistade
f1étodosy
Procedfmientosy
Asistente
del
Gerente
deInf ormación. Esta información va encaminada a dar claridad sobre
la
conformación generaldel
Slstema, los obJetivos del serviclo,los
obJetivos
del
Sistema
de
lnformación,
los
problemas oinconvenientes que están motivando
la
sollcitud,
y
la
deflnlclónclara de los nequerimientos.
El
Analista
de
Métodos
y
Procedimlentos
procede
aldiligenciamiento del Formato
S¡6-P0l
'Planeaclón del Proyecto".St existe
alguna cluda dettp0
procedimental debe consultar alGerente de Métodos
y
Pnocedimlentos;si
la
dudaes de
fndolegeneral, como: estructura, objetivos, polfticas, normas, etc. deben
consultar al Gerente de lnformación.
Cuando
el
formato
Sl6-P0l
ha sidototalmente
dillgenciado sepresenta
al
Gerente de l1étodos y Procedimlentos para su revisióny
orlentación haciala
elaboracióny
presentaclónftnal
de los37 5.2. 1.3 Elaboración y present¡cion de los resultad$s.
Los
resultados
se
obtendrán
con
base
sn
los
formatospredlseñados, Ios cuales tendrán ldentiflcadas cada una de sus
partes como un ánea numérica. En esta fase se
utillza el
formato SIG-pOl "Planeación del Proyecto". Sus instrucciones de maneJo aparecen en el manual descrlpttvo de formatos.5.2.1.3.1
ObJettvos
del
Proyecto, Alcance
VJustlf
lcaclén.-
Objetivos del Servicio: se encuentra en las áreas 4 y 5.-
ObJetlvos del Slstema de lnformación: en las áreas 6 yL
-
Generalidades: áreas2,3
y 9-
Alcances del Proyecto: área I 5.-
Justificación del Froyecto: se deflne en tármtnos de la solucióna
los problemas planteaclos enel
área II
y
enel
fortalecimi,entode las variables que contribuyen a la obtención de los obJettvos en
lasáreas5yB.
3E
5.2.1.3.2 Diagrama de Contexto.
Se debe elaborar este diagrama con base en
el
áreal0
cfel f ormatoSIG-POl
y
en función dela
relación existente entreel
sistema ylas entidades que le envian y/o reciben información.
El Dlagrama de Contexto no es más que
la
representaclón gráf icade
las
relacionesde
información
del
sistema
obJetocon
suentorno (agentes externos).
ENTIDAD I ENTIDAD 2
E?*
F2 F3 F44
Ftt 0 ENTÍDAD 6stsTEtlA
X -- EI{TBAD 5 F6t't+
?
Fe b ENTIDAD 5 EHTIDAD 4Diagrama 1 - Diagrama de contgxto
5.2.1.3.3 Dlagrama de Descripclón Funcional.
Este
diagramaconsiste
enprocesos
o
actividades quesubslstemas interactuantes
la
descripción detallada
dese
desarrollan en cada uno deen
el
sistema
principal,
Paralos
los
elaboración se debe tomar del Formato 5lG-PO1, asÍ:
Slstema
Subsistema
I
---proceso
l. I---proceso
1.2---Subsistema
2---proceso
2.1---Subsistema
3---proceso
3.I
---subproceso 3, l. I ---subproceso 3. 1.2---proceso
3.2---Subsistema
4---Subslstema
5---Diagrama 2 - Diagrama de descripción funcional.
3e
información de las áreas
4,5,7,8
y
101
l.l
l.l.l
1,1,2 1.2 |.2.1 1.5 r.5.1 1.5.1.1 1.3,1.2 1.3.2 1,4 1.5 5.2.1.5.4 Recursos.Este resultado se elabora utilizando las áreas 17, 18, 19 y 20 del
formato SIG-P0l de la s'iguiente manera:
¡0 . r:f)mo de ()ccidcnl¡
40
Tabla l: Tabla de rccursos
5.2. 1.5.5 Cronograrna de Actlvldades.
Para
la
elabonacióndel
Cronogramade
Actlvidades
se
debeutillzar'la
lnformación del punto anterlor yel área2l
del tormatoSIG-P01
,
organizandosu
presentación
con
los
slguientesf ormatos:
SIG-PO2 Control llensual de Proyectos 516-P03 Control Diarlo de Proyectos
En
el
pnlr:nerose controla
el
cumpllmlento@ las
Fases clelProyecto
y
enel
segundo los resultados correspondlentesa
cada fase.Las lnstrucci,ones sobre
el
maneJo de estos formatos aparecen enel manual descriptivo de Formatos.
FASE RESTJLTADOS RESPO¡'.TSABLES
