Proceso de planeación escolar en las coordinaciones

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1. PROPÓSITO

Contar con una oferta educativa que permita satisfacer la demanda de cursos de los

alumnos y asignar y distribuir profesores a cada curso de acuerdo a las políticas

establecidas por la institución.

2. ALCANCE

Las actividades descritas se plantean solo para los períodos de primavera y otoño y se

apoyan en los procesos previstos por la Subdirección de Servicios Escolares (SSE) para la

planeación escolar. No incluye las actividades de planeación de verano ya que es un

proceso diferente.

3. REFERENCIAS

Reglamento de inscripciones a estudios de licenciatura

Pronóstico de grupos de servicios escolares (SIPLE)

Proceso de planeación escolar (SSE)

Proceso de asignación de profesores

Calendario escolar

Ruta sugerida

Plan de estudios

4. POLÍTICAS

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5. MAPA O FLUJO DE PROCESO

Proceso de planeación escolar en las coordinaciones

Asistente Administrativo(a) Coordinador de

Programa Educativo Subdirección de Servicios Escolares Coordinador Docente Coordinador de UAB

Analizar pronóstico de cursos de Servicios Escolares y gestionar ajustes Proceso de planeación escolar Distribuir documento de planeación escolar entre los Coordinadores Docentes Revisar la oferta de cursos y dialogar con el CPE la necesidad de cambios Reportar cambios necesarios Validar los cambios

solicitados y notificar la resolución a las solicitudes Validar cambios propuestos y notificarlos

Verificar en el ADG que las asignaciones de horarios, salones, liberación de materias y cupos sea correcta y enviar reporte

con la oferta a los CD

Proceso de asignación de profesores Determinar los requerimientos de profesores para los cursos Validar selección de profesores ¿Autorizar? No Validar selección de profesores ¿Autorizar? Si No Si Enviar reporte de profesores para su registro Realizar captura de profesores en el sistema ADG Acompañar al alumno en inscripciones Proceso de cierre de inscripciones Revisar lista de grupos a cerrar y distribuirla a los CD y CPE Analizar lista y validarla u objetarla Analizar lista y validarla u objetarla Reporte de profesores Reporte SIPLE Enviar argumentos para no cerrar grupos Determinar grupos a cerrar y enviar reporte definitivo Distribuir lista definitiva de grupos a cerrar a los CPE y CD Reporte de profesores Revisar lista definitiva y hacer modificaciones necesarias Cambios propuestos Reporte SIPLE actualizado Semana 11,12 y 13 Semana antes de inicio de clases Semana 14-16 Semana 8 Proceso para re asignación de profesores Acompañar al alumno en inscripciones después de grupos cerrados Cierre de la planeación escolar 1er. Semana de clases

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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Fase 01 Reunión con Servicios escolares para realizar la planeación

a. La Subdirección de Servicios Escolares (SSE) envía al coordinador de programa educativo (CPE) una invitación para participar en la construcción de la oferta educativa del siguiente periodo. b. El coordinador se reúne con SSE en donde analiza el pronóstico sugerido por la corrida del

Sistema de planeación escolar (SIPLE) y gestiona los ajustes a la oferta educativa a partir de las necesidades detectadas.

Fase 02 Distribución y revisión de la oferta educativa

a. La SSE pone a disposición del coordinador de programa y el asistente administrativo de cada departamento la oferta educativa acordada a través de un sitio de colaboración.

b. El asistente administrativo distribuye el documento de planeación escolar entre los coordinadores docentes.

c. Los coordinadores docentes revisan la oferta de cursos y dialogan con el CPE sobre la oferta y la necesidad de cambios o ajustes.

d. El asistente administrativo reporta los cambios necesarios a servicios escolares, servicios escolares valida los cambios solicitados y notifica la resolución a las solicitudes.

Fase 03 Verificación de la oferta en el ADG

El asistente administrativo verifica en el ADG que las asignaciones de horarios, salones y cupos sean correctas. Se asegura que la liberación de materias para otros programas educativos sea la adecuada y realiza correciones de ser necesario.

Fase 04 Determinar necesidad de profesores

a. El asistente administrativo envía el reporte de la oferta de cursos con las modificaciones solicitadas a los coodinadores docentes quienes determinan los requerimientos de profesores para los cursos y realizan la asignación de profesores en las semanas 11,12 y 13 del período escolar de acuerdo al Proceso de asignación de profesores, que deberá ser validado por el coordinador de programa y el coordinador de UAB.

b. Los coordinadores docentes envían el reporte de profesores asignados al asistente administrativo, para que realice la captura de profesores correspondientes a los grupos en las semanas 14 a la 16.

Fase 05 Acompañamiento en inscripciones

El coordinador de programa realiza la labor de acompañamiento a estudiantes durante inscripciones.

Fase 06 Revisión de lista de grupos cerrados

a. El asistente administrativo recibe el listado de grupos a cerrar enviado por servicios escolares y lo envía a los CPE y CD.

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lista y -en su caso- envían la justificación al asistente administrativo con las razones por las que no deben cerrarse ciertos grupos.

c. El asistente administrativo envía la justificación a servicios escolares.

d. SSE analiza las justificaciones, determina los grupos definitivos a cerrar y envía la lista definitiva al asistente.

e. El asistente envía la lista a los CD Y CPE para su conocimiento.

Fase 07 Actualización de la asignación de profesores

Los coordinadores docentes revisan la lista definitiva y hacen los cambios necesarios de asignación de profesores a los cursos.

Fase 08 Cierre de la planeación escolar

a. El coordinador de programa acompaña a los estudiantes en el período de inscripciones para grupos cerrados.

b. SSE realiza el proceso de cierre de la planeación escolar en la primera semana de clases.

7. RESPONSABILIDADES

 Coordinador de Programa Educativo:

Realizar la planificación de la demanda de los cursos y emitir opinión sobre

profesores y cierre de grupos. Acompañar a los estudiantes en las inscripciones

 Coordinador de UAB:

Coordinar y validar el proceso de asignación de profesores.

 Servicios escolares:

Coordinar el

proceso de planeación escolar.

 Asistente administrativo:

Asistir las tareas de monitoreo, registro y captura de solicitudes de inscripciones.

 Coordinadores docentes:

Revisar la oferta de cursos y efectuar el proceso de asignación de profesores,

planificación de salones, laboratorios y otros espacios y recursos.

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Pronóstico del SIPLE.

Las necesidades detectadas por los coordinadores de programa educativo.

9. SALIDAS

Oferta educativa para el período escolar en curso con profesores asignados

10. REGISTROS

Código del

registro Nombre del registro

Tiempo que se conserva Lugar en que se conserva Responsable de conservarlo

Oferta académica Sitio de servicios

escolares Subdirección de Servicios Escolares Lista de grupos cerrados Sitio de servicios escolares Subdirección de Servicios Escolares

11. CRITERIOS DE ÉXITO

N/A

12. MÉTRICAS

N/A

13. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

CPE- Coordinador de Programa Educativo

CUAB- Coordinador de unidad académica básica

SIPLE- Sistema de planeación escolar

ADG- Administrador de Grupos

SSE-Subdirección de Servicios Escolares

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No. Rev.: A Fecha: 05 de febrero 2014 Elaboró: Alejandra Martín / Victoria Torres

Revisó: Sylvia Vázquez Aprobó: Gisél Hernández Chávez