ACTA N DE FEBRERO DEL 2018

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Tel. (506) 2527 8516 Fax: (506) 2253 8066 Apdo. 59-2015 Registro Público / E-mail: [email protected] 200 Norte de la Hyundai, Edificio SIGMA, 3er. Piso, San Pedro de Montes de Oca, San José, Costa Rica

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JUNTADIRECTIVA PRESIDENTA

MSC.ALEJANDRA MORA MORA

PRESIDENTA EJECUTIVA

MINISTRA DE LA CONDICIÓN DE LA MUJER

VICEPRESIDENTA

LICDA.EDDA QUIRÓS RODRÍGUEZ

REPRESENTANTE DEL MINISTERIO DE SALUD

SECRETARIA

MSC.NANCY MARÍN ESPINOZA

REPRESENTANTE DEL MINISTERIO DE TRABAJO

Y SEGURIDAD SOCIAL

MSC.FLOR ELIETH UMAÑA FERNÁNDEZ

REPRESENTANTE DEL INSTITUTO NACIONAL

DE APRENDIZAJE

LICDA.CAROLINA CARMONA QUIRÓS

REPRESENTANTE DEL INSTITUTO MIXTO

DE AYUDA SOCIAL

MSC.TERESITA RAMELLINI CENTELLA

REPRESENTANTE DE ORGANIZACIONES DE MUJERES

LIC.LUIS PABLO ZÚÑIGA MORALES

REPRESENTANTE DEL MINISTERIO DE

EDUCACIÓN PÚBLICA

ACTA NÚMERO DOS-DOS MIL DIECIOCHO DE LA SESIÓN ORDINARIA CELEBRADA POR LA JUNTA

DIRECTIVA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES EL DÍA DOCE DE FEBRERO DEL AÑO DOS

MIL DIECIOCHO, LA CUAL DIO INICIO A LAS

DIECISIETE HORAS CON VEINTICUATRO MINUTOS, CON LA PRESENCIA DE LA MSC. ALEJANDRA MORA MORA, QUIEN PRESIDE Y LAS DIRECTORAS EDDA QUIRÓS RODRÍGUEZ; NANCY MARÍN ESPINOZA, TERESITA RAMELLINI CENTELLA Y FLOR UMAÑA FERNÁNDEZ.

AUSENTES CON JUSTIFICACIÓN: LA DIRECTORA CAROLINA CARMONA QUIRÓS Y EL DIRECTOR LUIS PABLO ZÚÑIGA MORALES.

AGENDA CAPÍTULO I LECTURA Y APROBACIÓN DE LA AGENDA

CAPÍTULO II LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR

1. Aprobación del Acta N° 01-2018 correspondiente a la Sesión Ordinaria celebrada el día 22 de enero del 2018. CAPÍTULO III ASUNTOS DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA

1. Informe presentado por la Ministra Alejandra Mora sobre su participación en la Conferencia Internacional “Mujeres

protagonizando la economía, la inversión más rentable para el desarrollo sostenible”, organizada por la OIT, que tuvo lugar los días 29 y 30 de enero del 2018 en Ciudad de Panamá, Panamá.

2. Autorización a la Ministra Alejandra Mora a participar en el evento de celebración de los 90 años de la CIM; en la Sesión Especial del Consejo Permanente de la Organización de los Estados Americanos; en la Tercera Sesión del Comité Directivo de la CIM y en la Segunda Conferencia Extraordinaria de Estados Parte del Mecanismo de Seguimiento de la Convención de Belém Do Pará (MESECVI), que tendrán lugar en Washington D.C., del 20 al 22 de febrero del 2018.

CAPÍTULO IV ASUNTOS DE LA JUNTA DIRECTIVA

1. Nombramiento de la Secretaria de la Junta Directiva, en virtud de que dicho puesto era ocupado por la Directora

Ana Gabriela González Solís, quien fue sustituida a partir del 01 de enero del 2018 por la Directora Flor Elieth Umaña Fernández, como Delegada Titular en representación del Instituto Nacional de Aprendizaje ante este Órgano Directivo.

2. Oficio INAMU-DGAE-ADR-FM-022-2018 de fecha 12 de febrero del 2018 suscrito por Lauren Palma Rojas, Encargada

de la Unidad Ejecutora de FOMUJERES, en que presenta el Cronograma de Cumplimiento y recapitulación del proceso

de la Auditoría de Carácter Especial realizada por la Contraloría General de la República, sobre la Gestión del Fondo de Fomento de Actividades Productivas y de Organización de las Mujeres -FOMUJERES-, según el Informe DFOE-SOC-IF-025-2017, presentado con oficio N° 16535/DFOE-SOC-1499 de fecha 21 de diciembre del 2017 suscrito

por el Lic. Manuel Corrales Umaña, Gerente de Área de Fiscalización de Servicios Sociales del Ente Contralor.

3. Oficio INAMU-PE-UPI-006-2018 de fecha 07 de febrero del 2018 signado por Ana Victoria Naranjo, Jefa de la Unidad

de Planificación Institucional, en que remite el Informe de Autoevaluación Anual del Control Interno 2017-2018, que incluye el Plan de Acción de Mejoras de Autoevaluación de Control Interno -PAM- 2017-2018, que recoge acciones

pendientes de ejecución de períodos anteriores, además de las derivadas del período 2017.

4. Oficio INAMU-PE-UPI-008-2018 de fecha 09 de febrero del 2018 de la señora Ana Victoria Naranjo, Jefa de la Unidad

de Planificación Institucional, en que remite el Informe del Índice de Gestión Institucional 2017 INAMU, a ser presentado ante la Contraloría General de la República.

5. Oficio INAMU-PE-UPI-005-2018 de fecha 01 de febrero del 2018 suscrito por Ana Victoria Naranjo, Jefa de la Unidad

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período económico 2017, que condensa un análisis del comportamiento de las principales variables e indicadores

del Programa Técnico y del Programa Administrativo.

6. Revisión y aprobación de los Estados Financieros y Auxiliares del INAMU al 31 de diciembre del 2017. Oficio DAF-048- 02-2018 de fecha 12 de febrero del 2018, suscrito por la Directora Administrativa Financiera señora Juanita Grant.

7. Oficio DAF-049-02-2018 fechado 09 de febrero del 2018, que remite por parte de la Dirección Administrativa y

Financiera, el Informe Anual de la Evaluación Presupuestaria de la Gestión Física y Financiera al 31 de diciembre del 2017.

8. Oficio FMI-01-2018 suscrito por la señora Ana Felicia Torres Redondo Coordinadora del Foro de Mujeres del INAMU,

fechado 05 de febrero del 2018, mediante el cual se solicita autorización para la Convocatoria de la Asamblea

General Ordinaria N° 01-2018 del Foro de Mujeres del INAMU para el viernes 09 de marzo del año en curso en las

instalaciones del INAMU.

9. Oficio UIN-0026-02-2018 de fecha 09 de febrero del 2018 suscrito por la señora Ingrid Trejos, Jefa de la Unidad de

Informática, que remite el Informe de Avance sobre el Sistema de Seguimiento y Cumplimiento de Acuerdos de

Junta Directiva (SISECA), en atención al Acuerdo N° 6 de la Sesión N° 26-2017, en referencia al oficio UIN-155-12-2017. 10. Oficios presentados por la Auditora Interna señora Ema Rebeca Alfaro:

 INAMU-JD-AI-248-2017 de 05 de diciembre del 2017, con el que la Auditoría Interna brinda Asesoría a la Junta Directiva, sobre los posible riesgo en que estaría incurriendo el INAMU al realizar la contención del gasto.

 INAMU-JD-AI-001-2018 de 08 de enero del 2018, que adjunta el Informe Anual de Labores de Auditoría Interna del 2017.  INAMU-JD-AI-025-2018 de 31 de enero del 2018, que presenta solicitud de vacaciones de la Auditora Interna Ema

Rebeca Alfaro, por el período comprendido del 21 de marzo al 13 de abril del año en curso y autorización para el nombramiento de la funcionaria Maureen Rojas en su sustitución.

 INAMU-JD-AI-026-2018 que adjunta el Informe INAMU-JD-AI-Inf-002-2018 de fecha 01 de febrero del 2018, en que la Auditora Interna señora Ema Rebeca Alfaro presenta el Informe sobre el Avance de las Medidas de

Mejoramiento de la Auditoría Interna 2017. CORRESPONDENCIA

1. Solicitud planteada en correo electrónico de 28 de enero del 2018 suscrito por la estudiante Lena Rojas Segura, quien

cursa la Licenciatura de Trabajo Social en la Universidad Latina, para que se le brinde apoyo económico para asistir a la 62ª. Sesión de la Comisión de la Condición Jurídica y Social de la Mujer (CSW 62) en Nueva York.

CAPÍTULO V ASUNTOS VARIOS

CAPÍTULO I LECTURA Y APROBACIÓN DE LA AGENDA

La Presidenta Alejandra Mora procede a dar lectura a la Agenda, con el consiguiente acuerdo:

ACUERDO NÚMERO UNO SE ACUERDA

1. APROBAR LA AGENDA PARA LA SESIÓN ORDINARIA NÚMERO DOS-DOS MIL DIECIOCHO. SE APRUEBA POR UNANIMIDAD.

CAPÍTULO II LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR

1. Aprobación del Acta de la Sesión Ordinaria N° 01-2018 celebrada el 22 de enero del 2018.

Una vez que la Presidenta Alejandra Mora somete a consideración el Acta indicada, se acuerda:

ACUERDO NÚMERO DOS SE ACUERDA

1. APROBAR EL ACTA NÚMERO UNO-DOS MIL DIECIOCHO CORRESPONDIENTE A LA SESIÓN ORDINARIA

CELEBRADA EL DÍA VEINTIDÓS DE ENERO DEL DOS MIL DIECIOCHO, SIN MODIFICACIÓN ALGUNA.

SE APRUEBA POR UNANIMIDAD.

CAPÍTULO III ASUNTOS DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA

1. Presentación de informe verbal de la Ministra Alejandra Mora sobre su participación en la Conferencia

Internacional “Mujeres protagonizando la economía, la inversión más rentable para el desarrollo sostenible”, organizada por la OIT, que tuvo lugar los días 29 y 30 de enero del 2018 en Ciudad de Panamá, Panamá.

Se da por conocido el informe de participación en el evento indicado, rendido verbalmente por la señora Ministra Alejandra Mora Mora.

2. Autorización a la Ministra Alejandra Mora a participar en el evento de celebración de los 90 años de la CIM; en la Sesión Especial del Consejo Permanente de la Organización de los Estados Americanos; en la Tercera Sesión del Comité Directivo de la CIM y en la Segunda Conferencia Extraordinaria de Estados Parte del Mecanismo de Seguimiento de la Convención de Belém Do Pará (MESECVI), actividades que

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Tel. (506) 2527 8516 Fax: (506) 2253 8066 Apdo. 59-2015 Registro Público / E-mail: [email protected] 200 Norte de la Hyundai, Edificio SIGMA, 3er. Piso, San Pedro de Montes de Oca, San José, Costa Rica Una vez conocida la solicitud, se acuerda:

ACUERDO NÚMERO TRES CONSIDERANDO QUE

1. Que en nota del 16 de enero del 2018, la señora Carmen Moreno, Secretaria Ejecutiva de la Comisión

Interamericana de Mujeres; trasladó invitación a la Ministra de la Condición de la Mujer Alejandra Mora Mora, para asistir a los 90 años de la CIM en la sesión especial del Consejo Permanente de la Organización

de los Estados Americanos, en la Tercera Sesión del Comité Directivos de la CIM y en Conferencia de Estados Parte de Belem do Pará, en Washington D.C., del 20 al 22 de febrero de 2018.

2. Los 90 años de la CIM ofrecen una oportunidad para hacer un balance sobre los logros, y para identificar

los desafíos que persisten para el pleno disfrute de los derechos de las mujeres, así como para afinar las

prioridades que la CIM ha establecido como base de su trabajo para los próximos años. En este contexto y con miras a reafirmar y fortalecer el compromiso de los Estados con los derechos humanos de las mujeres y la igualdad de género, el Comité Directivo de la CIM, conformado por varias Ministras de la región, en su Segunda Sesión Ordinaria celebrada el 7 y 8 de septiembre de 2017 en Lima (Perú) acordó solicitar a la Secretaría Ejecutiva que haga las gestiones necesarias para la celebración de un evento público de conmemoración del 90º aniversario de la CIM que se realizará el martes 20 de febrero del 2018 en una Sesión Especial del Consejo Permanente de la Organización de los Estados Americanos en Washington, D.C. En el marco del 90 aniversario de la CIM se realizará, en Washington DC, la Tercera

Sesión del su Comité Directivo el día 20 de febrero de 2018.

3. Desde su creación en 1928, durante la Sexta Conferencia Internacional Americana celebrada en La

Habana, Cuba, la CIM ha liderado en la lucha por la igualdad de las mujeres en la región y se ha convertido en el único foro político hemisférico de reflexión y debate sobre políticas públicas para promover los derechos de las mujeres y la igualdad de género.

4. Durante estos años el trabajo de la CIM se ha desarrollado en tres áreas fundamentales: 1) Promover la

adopción de acuerdos interamericanos para el reconocimiento y la promoción de los derechos de las mujeres; 2). Otorgar cooperación técnica a los Estados Miembros de la OEA para que estos acuerdos se traduzcan en políticas públicas y programas sobre los derechos de las mujeres y la igualdad de género y 3). Institucionalizar el enfoque de igualdad de género y derechos humanos en el trabajo de la OEA.

5. Mediante notas de los días 17 y 22 de enero del presente año, el gobierno de Costa Rica fue invitado a

participar en la Segunda Conferencia Extraordinaria de Estados Parte del Mecanismo de Seguimiento de la Convención de Belém do Pará (MESECVI) el día 21 de febrero del 2018.

6. La celebración de una Conferencia Extraordinaria acordada en la Séptima Conferencia de los

Estados Parte lleva a cabo en la Ciudad de Panamá, Panamá, con el objetivo de concluir trabajos de los Estados Parte en elaboración de Plan Estratégico para el Mecanismo, y supondrá una oportunidad para dar a conocer los avances de MESECVI en el análisis de la implementación de la Convención.

7. Este evento está dirigido a las Autoridades Nacionales Competentes de MESECVI, por lo que en su calidad

de Ministra de la Condición de la Mujer y Presidenta Ejecutiva del Instituto Nacional de las Mujeres, la señora Alejandra Mora Mora representará al Gobierno de Costa Rica en dicha Conferencia.

8. Que los costos de participación de la señora Alejandra Mora, quien sale de Costa Rica el 19 de

febrero y regresa al país el 22 de febrero del 2018, serán cubiertos por: La OEA el boleto aéreo, alojamiento, y traslados. A continuación tabla con gastos asumidos por el Instituto Nacional de las Mujeres de Costa Rica:

CONCEPTO MONTO EN US$

Desayuno (4 días / US$29.04 por día) 116.16

Almuerzo (4 días / US$43.56 por día) 174.24

Cena (4 días / US$43.56 por día) 174.24

Gastos menores (4 días / US$29.04 por día) 116.16

TOTAL US$580.80

POR TANTO, SE ACUERDA

1. OTORGAR EL CORRESPONDIENTE PERMISO A LA PRESIDENTA EJECUTIVA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, SEÑORA

ALEJANDRA MORA MORA, DEL 19 DE FEBRERO DE 2018 AL 22 DE FEBRERO DEL MISMO AÑO, PARA QUE PARTICIPE EN LA

CELEBRACIÓN DE LOS 90 AÑOS DE LA CIM, EN LA SESIÓN ESPECIAL DEL CONSEJO PERMANENTE DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS, EN LA TERCERA SESIÓN DEL COMITÉ DIRECTIVOS DE LA CIM Y EN LA SEGUNDA CONFERENCIA

EXTRAORDINARIA DE ESTADOS PARTE DEL MECANISMO DE SEGUIMIENTO DE LA CONVENCIÓN DE BELÉM DO PARÁ (MESECVI), ACTIVIDADES QUE TENDRÁN LUGAR EN WASHINGTON D.C., DEL 20 AL 22 DE FEBRERO DE 2018.

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2. AUTORIZAR DE CONFORMIDAD CON EL REGLAMENTO DE GASTOS DE VIAJE PARA FUNCIONARIOS PÚBLICOS DE CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA, LOS GASTOS MENORES Y DE ALIMENTACIÓN EN QUE INCURRA LA PRESIDENTA EJECUTIVA, POR UN MONTO TOTAL DE QUINIENTOS OCHENTA DÓLARES CON OCHENTA CENTAVOS DE DÓLAR (US$580.80).

3. QUE, OCHO DÍAS LUEGO DE SU RETORNO AL PAÍS, SE PRESENTE INFORME DE PARTICIPACIÓN ANTE LA JUNTA DIRECTIVA.

4. QUE LOS DOCUMENTOS E IMPRESOS QUE LE SEAN PROPORCIONADOS DURANTE LA ACTIVIDAD DEBEN DE CONSIGNARSE

EN EL INFORME Y ENTREGARSE AL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DEL INAMU. SE APRUEBA POR UNANIMIDAD.

ACUERDO FIRME.

CAPÍTULO IV ASUNTOS DE LA JUNTA DIRECTIVA

1. Designación de la persona que ocupará el puesto Directivo de Secretaria de la Junta Directiva por el resto

del período constitucional, en virtud de que la señora Ana Gabriela González Solís fue sustituida a partir del 01 de enero del 2018 por la señora Flor Elieth Umaña Fernández, como Delegada Titular en representación

del Instituto Nacional de Aprendizaje ante este Órgano Colegiado.

Una vez hechas las consideraciones correspondientes, se procede a tomar el siguiente acuerdo:

ACUERDO NÚMERO CUATRO CONSIDERANDO

1. Lo estipulado en la Ley de Creación del Instituto Nacional de las Mujeres N° 7801, en su apartado

correspondiente a las Suplencias en la Junta Directiva, y en virtud de que el puesto Directivo de Secretaria de dicho Órgano Colegiado era desempeñado por la señora Ana Gabriela González Solís, quien fue sustituida a partir del 01 de enero del 2018 por la señora Flor Elieth Umaña Fernández, como Delegada Titular en representación del Instituto Nacional de Aprendizaje ante este Órgano Directivo.

SE ACUERDA

1. DESIGNAR EN EL PUESTO DIRECTIVO DE SECRETARIA DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS

MUJERES, A LA SEÑORA NANCY MARÍN ESPINOZA, QUIEN ES LA REPRESENTANTE TITULAR DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL EN SU CONDICIÓN DE VICEMINISTRA DE TRABAJO.

2. QUE LA VIGENCIA DE DICHO NOMBRAMIENTO SERÁ DEL 12 DE FEBRERO DEL 2018, HASTA POR EL PERÍODO

CONSTITUCIONAL EN QUE FINALIZA LA ADMINISTRACIÓN SOLÍS RIVERA, EL DÍA 08 DE MAYO DEL 2018. SE APRUEBA POR UNANIMIDAD.

ACUERDO FIRME.

Se abstiene de emitir su voto la señora Directora Nancy Marín Espinoza, por razones obvias de su nombramiento.

2. Oficio INAMU-DGAE-ADR-FM-022-2018 de fecha 12 de febrero del 2018 suscrito por Lauren Palma Rojas,

Encargada de la Unidad Ejecutora de FOMUJERES, en que presenta el Cronograma de Cumplimiento

y recapitulación del proceso de la Auditoría de Carácter Especial realizada por la Contraloría General de la República, sobre la Gestión del Fondo de Fomento de Actividades Productivas y de Organización de las Mujeres -FOMUJERES-, según el Informe DFOE-SOC-IF-025-2017, presentado con oficio N° 16535/ DFOE-SOC-1499 de fecha 21 de diciembre del 2017 suscrito por el Lic. Manuel Corrales Umaña, Gerente

de Área de Fiscalización de Servicios Sociales del Ente Contralor.

Se autoriza el ingreso de las señoras María Esther Vargas, Encargada del Equipo Desarrollador y Lauren Palma, Coordinadora de la Unidad Ejecutora de FOMUJERES, quienes ingresan al ser las diecisiete horas con cuarenta y siete minutos.

Las señoras María Esther Vargas y Lauren Palma proceden a desglosar el cronograma de las acciones propuestas, para dar atención a las reflexiones de la Contraloría General de la República, a partir de la

detección de debilidades en el Programa de FOMUJERES, como aspectos a considerar en cumplimiento de las disposiciones emanadas de la Auditoría de Carácter Especial realizada a la gestión de este Programa

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Tel. (506) 2527 8516 Fax: (506) 2253 8066 Apdo. 59-2015 Registro Público / E-mail: [email protected] 200 Norte de la Hyundai, Edificio SIGMA, 3er. Piso, San Pedro de Montes de Oca, San José, Costa Rica DISPOSICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA REFERENTE A LA AUDITORÍA DE

CARÁCTER ESPECIAL REALIZADA AL PROGRAMA DE FOMUJERES

CRITERIO DISPOSICIÓN

REFLEXIONES DE LA CONTRALORÍA A PARTIR DE LA DETECCIÓN DE LA DEBILIDAD,

COMO ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES

ACCIONES TIPO DE ACCIÓN

ARTÍCULO DEL

REGLAMENTO OPERATIVO

A MODIFICAR

Las acciones de mejora que se generen producto de la presente auditoría se convierten en un elemento de valor agregado para que el INAMU oriente sus actividades de control hacia aspectos prioritarios y al fortalecimiento de los procesos asociados con la ejecución de los recursos del fondo.

Reglamento Operativo Valorar por parte de la Junta Directiva acerca de los cambios en el Reglamento Operativo de FOMUJERES

Reflexiones de carácter toma de decisión y responsabilidad.

Propuesta enviada por la Asesoría Legal, a la Junta Directiva para la aprobación de los cambios efectuados a partir de las disposiciones.

Reglamento Operativo Varios

Reglamento Operativo Elaborar una propuesta de ajustes concretos al Reglamento Operativo de FOMUJERES acorde con el procedimiento definido por la Unidad Ejecutora de FOMUJERES y remitirlo a la Junta Directiva del INAMU Reflexiones derivadas de la responsabilidad técnica de modificación a procedimientos y de las competencias de la Asesoría Legal.

Propuesta elaborada,

consensuada y aprobada entre las

Partes. Propuesta Visualizar las Unidades Regionales, ampliar Artículo 4. Conceptos: Perfil de beneficiaria, acceso a financiamiento, viabilidad, empoderamiento empresarial, datos, viabilidad técnica. Artículo 7: Modificar fórmula para incluir variables: N° de funcionarias por Unidad Regional y Unidad Ejecutora, horas trabajo por expediente y presupuestaria Artículo 16. Veracidad de la información y admisibilida d de los proyectos Definir e implementar mecanismos de control vinculados con la veracidad de la información suministrada por las postulantes de los proyectos.

Reflexiones desde el informe: 1. No se verifica veracidad de la

información, en la subproceso de admisibilidad parte de la selección

de proyectos. 2. Falta de procedimientos

formalmente establecidos para

verificar los datos aportados. 3. Debilidades en la revisión de los

requisitos, y dejan de lado los

requisitos de admisibilidad. 4. Si los datos no son auténticos, se

debe excluir el proyecto, según

normativa. 5. Aplicación de la subsanación,

artículo 23. 6. Como parte de las medidas de control interno se debe proporcionar seguridad en la confiabilidad y oportunidad de la

El subproceso de viabilidad después del subproceso de admisibilidad) comprende las siguientes etapas: a. Clasificación del empoderamiento empresarial a cada uno de los proyectos admisibles, b. Verificación de datos, c. Viabilidad Técnica. A partir de las disposiciones de la Contraloría, se incluye la etapa de verificación de datos: Las etapas a y b son incluidas en esta nueva definición, y se mejora sustancialmente la viabilidad técnica. En la etapa de "Veracidad de la información" ,se incluye la visita como método para corroborar la información aportada por la postulante, esta

Metodología (Incorporar las visitas

previas a la viabilidad de proyectos como un medio de verificación técnica.) Reglamento

(incorporación de un capítulo o un articulado que explicite la etapa de verificación de datos.

Instrumentos para la visita:

instrumento deberá indicar que se visitó, arrojar indicadores que evidencien que el proyecto se encuentra en marcha y generando ingresos, el espacio físico y las direcciones con que cuenta además de la verificación de la información que la postulante incluyó en el formulario presentado.

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información. 7. La declaración jurada no resulta

suficiente para asegurar la veracidad de la información. 8. La visita previa permitiría

establecer si el proyecto cuenta con las condiciones necesarias para que pueda ser desarrollado y además permite verificar en el campo la ubicación de éste, se hace hincapié

que los proyectos no son visitados. 9. Las situaciones inciden en que los

proyectos financiados no se desarrollen exitosamente y potencian el riesgo de que no se cuente con información necesaria para realizar el cobro si incumplen.

visita se guiará por un instrumento de recolección de datos, que brindará la Unidad Ejecutora a las Unidades Regionales, con su respectivo instructivo de aplicación. Esto se realizará una vez finalizado la etapa de clasificación denominada "Empoderamiento Empresarial".

Reglamento (se debe ampliar este artículo denominado Inicio del proceso de selección y darle más relevancia a la verificación de datos.) Revisión de Artículo 30 de Reglamento Operativo, para analizar si se mantiene o no, dado que la subsanación nunca ha sido una práctica, es poco aplicable de cara a los recursos.

Artículo 28 y 30 Viabilidad Técnica Definir procedimiento a seguir para realizar la viabilidad técnica de un proyecto, el cual debe incluir como mínimo la asignación clara de los responsables y las funciones que le corresponde a cada uno y remitirlo a la Unidad de Asesoría Legal para incluirlo como parte del Reglamento Operativo.

Reflexiones del Informe: 1.La Unidad Ejecutora lo que realiza

es la admisibilidad del proyecto. 2. Se indica que esta viabilidad es

insumo para el análisis técnico de

los Órganos. 3. En los expedientes no se

encuentra un documento que respalde la revisión y el análisis efectuado de cada proyecto por

parte del Órgano Seleccionador. 4. Se encontraron anotaciones

sobre cambios, sin justificaciones ni el nombre de quien las realiza. 5. Al no existir este documento, se desconoce si realizan una recomendación desde un criterio experto.

6. La normativa y los procesos no están claros en lo relativo a la valoración que debe hacerse de la viabilidad. No está claro el concepto, ni el proceso que conlleva

este análisis 7. Falta de acompañamiento y

asesoría del INAMU en la etapa de formulación del proyecto, para ver

si es viable o no. 8. Riesgo alto de financiar proyectos

que no sean exitosos.

Revisión y corrección de concepto y procedimiento y responsables en la aplicación de la viabilidad: Actualmente la

Unidad Ejecutora aplica una herramienta que revisa y valora la información a partir del formulario entregado por cada una de las participantes, en el que se incluye aspectos de género, objetivos del proyecto, aspectos financieros, de mercado e impacto empresarial y ambiental que tiene por objetivo presentar un diagnóstico que permita clasificar el proyecto según su desarrollo y situación actual, esta herramienta se va a replantear, incluyendo una categorización denominada: empoderamiento empresarial, que junto a las fichas de especificaciones técnicas de la actividad productiva, con las visitas previas y llamadas telefónicas (en este último caso para niveles de empoderamiento alto) serán insumos para los órganos seleccionadores, responsables de emitir criterio para recomendar los proyectos.

Metodología: Incorporar las visitas

previas para corroborar el proyecto, para verificar datos.

Incorporar el cambio de

Reglamento: incorporar un capítulo

sobre el proceso de viabilidad que comprenda la definición, el proceso general que abarca la

categorización del

empoderamiento empresarial, la visita previa y la viabilidad técnica.

Instrumentos: Se plantean para

cada una de las fases anteriores.

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Órganos Seleccionadores

Mejora en el instrumento de los Órganos Seleccionadores: En

cuanto a las debilidades referente a los Órganos Seleccionadores, la CGR, no visualizó el instrumento que actualmente cada Órgano aplica en el momento de las sesiones y donde queda plasmado el criterio experto de la recomendación o no recomendación así como los cambios en el presupuesto asignados por cada uno de los proyectos estudiados y que se encuentra en el expediente respectivo, por tanto esta debilidad señalada por la CGR, se puede subsanar mediante una mejora en este instrumento donde se visualice el criterio técnico de medición utilizado por el Órgano según cada caso

Instrumento de viabilidad técnica y de recomendación de Órganos Seleccionadores. Acompañamien to y asesoría en la formulación de los proyectos

Se determinó que no presentan liquidaciones de recursos o parcial. 2. Contrato que en incumplimiento de un procedimiento ordinario para cobro de daños y prejuicios, no tomado acción en incumplimientos, por la falta del protocolo. 3. El INAMU tenía conocimiento de incumplimientos. 4. A octubre del 2017, después de 3 años de entrega del primer fondo se analiza 243 expedientes 2014 por Asesoría Legal.

Diseñar una estrategia de acompañamiento previo a la definición del proyecto que

abarque temas de género y empresariedad que culmine con la entrega de un plan de inversión.

Metodología: En conjunto con las

Unidades Regionales una estrategia de captura de posibles beneficiarias del FONDO. Reglamento: Incorporar dentro del Reglamento Operativo un capítulo que amarre la estrategia de empresariedad de la Institución y la captura de beneficiarias para poder brindar esta asesoría.

Capítulo 4

Instrumento de viabilidad técnica y de recomendación de Órganos Seleccionadores. Incumplimie ntos Realizar un análisis integral de los contratos formalizados por el FOMUJERES del período 2014-2016 con el fin de determinar posibles incumplimiento s, y definir e implementar acciones sobre dichos incumplimiento

En octubre del 2017 la Junta Directiva del INAMU aprobó el Protocolo de Incumplimiento para ser aplicado a los proyectos que presentaron

incumplimientos en los procesos de liquidaciones y en el desarrollo de sus proyectos, por lo que en enero del 2018 se inició con el proceso de notificaciones a proyectos que incumplieron durante la Convocatoria 2014, acción que subsana la debilidad señalada por la Contraloría, se va a presentar una análisis integrar de los incumplimientos, así como un cronograma de aplicación del proceso total 2014-2015-2016.

Metodología: Aplicación del

proceso de incumplimientos según lo normado

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Seguimiento Revisar, ajustar e implementar los mecanismos de control existentes y vinculados con la actividad de seguimiento, para los proyectos que se seleccionen a futuro y que deberán ajustarse a las posibilidades con que cuenta el Instituto, sin afectar el alcance de este seguimiento.

1. El INAMU no cuenta con una estrategia para realizar las visitas in situ, como parte de la supervisión y dar el acompañamiento en la ejecución del proyecto. 2. No se da un acompañamiento personalizado posterior a la entrega del dinero, como apoyo durante la ejecución de proyectos.

Diseñar la estrategia de seguimiento que debe considerar

a todas las mujeres beneficiadas en cada Concurso, para esto es necesario analizar el volumen de proyectos que se pueden beneficiar por Concurso de cara a los recursos humanos y materiales con que se cuentan para realizar un adecuado seguimiento tal como lo solicita la CGR. Según lo indica el Artículo 31 del Reglamento Operativo.

Metodología e instrumentos:

Elaborar según la estrategia actual, un manual del proceso de seguimiento, estandarizado, las partes responsables y los instrumentos: Para la captura de información a utilizar. Instrumentos con una fórmula matemática que indique según el límite presupuestario y los recursos humanos por año, cuantos proyectos se le pueden brindar el acompañamiento recomendado. Informe final del proyecto Definir e implementar acciones concretas, en cuanto a la no presentación del informe final del proyecto por parte de las beneficiarias de los recursos del Fondo, tanto para los que no se han presentado como para los que se deberán presentar para futuros proyectos.

1. El INAMU desconoce sí el dinero entregado a las mujeres para sus proyectos ha generado una mejora en su calidad de vida y en su autonomía económica que constituye el objetivo del

FOMUJERES. 2. A pesar de que han pasado tres años desde que se entregó el dinero del primer Concurso, no se han recibido los informes finales de evaluación por parte de las beneficiarias de los proyectos

Para cumplir con esta disposición se va a contar con la

colaboración del Voluntariado del Banco Nacional que durante dos años nos ha venido brindado apoyo, hemos contado con casi mil voluntarios que nos han apoyado en ciertas partes del proceso, como lo son la admisibilidad, viabilidad y digitación de expedientes. Para este año se coordinó con el Departamento de

Responsabilidad Social del BN, y van a brindar asesoría a la Unidad Ejecutora de FOMUJERES, para la elaboración del

instrumento de informe final, validación del mismo, programa informático para la captura de información, apoyo en la aplicación del instrumento y las bases de datos consolidadas. Iniciamos este proceso el día 06 de febrero DEL 2018

Instrumentos: Formato de informe

final del proyecto.

La Directora Flor Umaña hace la acotación sobre la importancia de articular las acciones interinstitucionales, en atención a las mujeres en condiciones de pobreza y de pobreza extrema. Indica que así tal cual lo requiere la Contraloría General de la República, se debe tener cuidado con el manejo de los indicadores y criterios que priven la selección de los proyectos productivos, así como al momento de hacer los cambios

reglamentarios o las observaciones técnicas, esto con el fin de evitar el convertir el proyecto en un embudo que se excluyan las mujeres a las que están dirigidos estas propuestas. Asimismo la Directora Flor Umaña enfatiza la importancia de la intervención en la apertura de las referencias.

Por su parte la Directora Edda Quirós señala la importancia de crear un módulo común a todos los procesos del Programa FOMUJERES, que tenga la funcionalidad de inducción sobre el Proyecto, su

funcionamiento y propósito, que a su vez pueda ser presentado ante instituciones como el IMAS, INA, MEP, entre otras.

La Directora Teresita Ramellini señala la importancia de que el Comité Coordinador del Foro de Mujeres del INAMU tenga acceso al Informe de la Contraloría General sobre la auditoría de carácter especial a la gestión del Programa FOMUJERES, en virtud de que hay límites que trascienden al INAMU, por lo que considera de que técnicamente debe ser analizado por esta Instancia, para la toma de decisiones sanas al respecto.

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Tel. (506) 2527 8516 Fax: (506) 2253 8066 Apdo. 59-2015 Registro Público / E-mail: [email protected] 200 Norte de la Hyundai, Edificio SIGMA, 3er. Piso, San Pedro de Montes de Oca, San José, Costa Rica Una vez hechos los análisis correspondientes, se procede a tomar el siguiente acuerdo:

ACUERDO NÚMERO CINCO CONSIDERANDO

1. Que según Acuerdo N° 5 de la Sesión Ordinaria N° 01-2018 celebrada el 22 de enero del 2018, se solicita

a la Unidad Ejecutora de FOMUJERES, una planificación de todas las acciones y recomendaciones que tienen como fecha límite abril del 2018, excepto aquellas que por razones técnica sea imposible de realizar,

con la finalidad de reforzar la identidad del Fondo FOMUJERES, en términos de los objetivos que se persiguen.

2. Que la Unidad Ejecutora de FOMUJERES ha establecido un Cronograma de Trabajo de acuerdo a las

disposiciones emitidas en el Informe N° DFOE-SOC-IF-25-2017 de la Contraloría General de la República, sobre los resultados de la Auditoría de carácter especial efectuada a la gestión de FOMUJERES.

3. Que dicho Cronograma responde a la meta de cumplir con las modificaciones requeridas en el Reglamento

Operativo, según cada una de las disposiciones y recomendaciones emitidas y la fecha propuesta por la Junta Directiva.

4. La reflexión y análisis sobre los resultados de la auditoría de carácter especial. SE ACUERDA

1. APROBAR EL CRONOGRAMA DE TRABAJO PRESENTADO POR LA UNIDAD EJECUTORA DEL FONDO DE FOMENTO DE

ACTIVIDADES PRODUCTIVAS Y DE ORGANIZACIÓN DE LAS MUJERES -FOMUJERES-, Y ESPERAR LA PROPUESTA DE REGLAMENTO PARA SER DISCUTIDA EN EL MES DE MARZO DEL 2018.

2. ENCARGAR A LA UNIDAD EJECUTORA DE FOMUJERES, LA PREPARACIÓN DE LAS CARTAS DE ENTENDIMIENTO A SUSCRIBIR

CON LAS INSTITUCIONES QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO QUE LLEVA A CABO ESTE FONDO NO REEMBOLSABLE, CON EL OBJETIVO DE BRINDAR APOYO EN EL SEGUIMIENTO A LOS DISTINTOS PROYECTOS.

3. COMISIONAR A LA PRESIDENCIA EJECUTIVA A REMITIR AL COMITÉ COORDINADOR DEL FORO DE MUJERES DEL INAMU, LAS

RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, EN SU INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL REALIZADA A LA GESTIÓN DEL PROGRAMA FOMUJERES, A FIN DE QUE SE PRESENTEN OBSERVACIONES POR PARTE DE ESTA INSTANCIA, DADO EL PROCESO DE DESARROLLO Y PLANIFICACIÓN DEL

CUMPLIMIENTO DE DICHO FONDO.

Se agradece a las señoras María Esther Vargas y Lauren Palma su presentación sobre el Programa FOMUJERES, quienes se retiran al ser las dieciocho horas con cincuenta y cuatro minutos.

Se autoriza a las señoras Juanita Grant y Ana Victoria Naranjo su ingreso a las diecinueve horas con cuatro minutos.

3. Oficio INAMU-PE-UPI-006-2018 de fecha 07 de febrero del 2018 signado por Ana Victoria Naranjo, Jefa de la Unidad de Planificación Institucional, en que remite el Informe de Autoevaluación Anual del

Control Interno 2017-2018, que incluye el Plan de Acción de Mejoras de Autoevaluación de Control Interno -PAM- 2017-2018, que recoge acciones pendientes de ejecución de períodos anteriores, además

de las derivadas del período 2017.

La señora Ana Victoria Naranjo manifiesta que el Informe Final de Autoevaluación de Control Interno 2017-2018 presentado, incluye el Plan de Acción de Mejora -PAM 2017-2018-, que recoge acciones pendientes

de ejecución de períodos anteriores, además de las acciones derivadas del último ejercicio llevado a cabo a fines del 2017. Indica que dicho proceso se diseña meses atrás bajo la supervisión de la Comisión de Control Interno del INAMU, consta de dos instrumentos para la recolección de información, confeccionados

específicamente uno para el Programa Administrativo y otro para el Programa Técnico. En el caso del Programa Administrativo, se tomó como guía el Índice de Gestión Institucional del Sector Público de la Contraloría General de la República y con base en ellos se autoevaluó “La gestión administrativa institucional global”, tomando en cuentas los temas o secciones:

 Contratación Administrativa  Planificación

 Gestión financiero-contable  Control interno institucional  Presupuesto

 Tecnologías de la Información  Servicio a las personas usuarias

 Recursos Humanos

En relación con el Programa Técnico, la Comisión Ejecutiva de Control Interno y SEVRI (CECI-SEVRI), ha seleccionado cuatro productos institucionales:

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 Atención directa a mujeres y promoción de los derechos humanos de las mujeres en violencia, empresariedad y orientación e información de derechos

 Capacitación a mujeres en su diversidad

 Asistencia técnica y capacitación en género al funcionario público

 Promoción y difusión del conocimiento especializado en género y derechos de las mujeres

La señora Ana Victoria Naranjo hace un desglose de cada uno de los indicadores presentados en el Informe Final y señala que con base en la información expuesta, las siguientes son las conclusiones generales:

 Tanto el personal del Programa Administrativo, como el del Programa Técnico, obtuvo un 66% cada uno de respuestas positivas, colocando a ambos Programas en el mismo nivel de cumplimiento, en el que refiere al conocimiento y aplicación de las variables consultadas para los cinco componentes de Control Interno en su quehacer diario.

 Existe un porcentaje de menos del 20% del personal administrativo y técnico que respondieron no aplicar ni conocer las variables consultadas, de los cinco componentes de Control Interno en su quehacer diario.  Un 7% y un 19% del personal administrativo y técnico respectivamente, indicaron que las preguntas

aplicadas no les correspondía o no eran de su competencia de acuerdo a sus funciones. Al respecto, es necesario analizar si la intención de las respuestas es porque efectivamente dentro de los procesos que tienen asignados no aplica (especialmente al personal técnico), o bien si por desconocimiento, falta de inducción o definición de las metodologías tampoco implica. Por todo lo anterior, se concluye en que la respuesta “No Aplica”, puede resultar muy subjetiva para ciertos casos, y por ende la

interpretación de los resultados se pueden ver afectados.

 Para las respuestas “Parcial” o “No Responde” (N/R), el resultado obtenido puede mantener en un margen mínimo que no puede causar un impacto relevante en la interpretación general de los resultados.

 Se hace necesario el análisis a profundidad de lo siguiente:

¤ Preguntas elaboradas: Son preguntas con respuestas cerradas predecibles.

¤ Respuestas dadas: Especialmente aquellas donde se indica “No aplica” o “Parcial”, ya que su interpretación puede ser muy subjetiva.

¤ Respuestas dadas versus resultados obtenidos en el IGI (en el caso del Programa Administrativo), y en la gestión de los productos institucionales (en el caso del Programa Técnico).

 La divulgación del presente informe a la Administración Activa del INAMU, facilitará a la identificación y análisis de los riesgos institucionales que se encuentran vigentes.

PLAN

DE

ACCIÓN

DE

MEJORA

DEL

SISTEMA

DE

CONTROL

INTERNO

2017-2018

HALLAZGOS O PROBLEMAS DETECTADOS MEDIDAS DE MEJORA 2017-2018 FECHA MÁXIMA DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE FINAL RECURSOS NECESARIOS

El 33% del personal INAMU desconoce o conoce de forma parcial, el proceso interno sobre la Contratación Administrativa (normativa interna, roles y responsabilidades).

El 19% del personal técnico INAMU, no utiliza ni difunde, o lo hace de forma parcial en su quehacer diario, las temáticas relacionadas a los Derechos Humanos, Diversidad, Ética y Valores.

1. Capacitar al menos al 25 % personal profesional del Programa Técnico y Administrativo del INAMU en proceso y normativa de la Contratación Administrativa

(preferiblemente de manera virtual).

Octubre 2018 Recursos Humanos Informáticos, Humanos y de apoyo legal 2. A partir del año 2018, y cada año de manera continua, el

100% del personal de nuevo ingreso, debe recibir un curso de inducción, modalidad aprovechamiento que incluya los siguientes temas: perspectiva de género, procesos administrativos, presupuestos, ética y valores; antes de la aprobación del período de prueba.

Diciembre 2018 Recursos Humanos Recursos Humanos

3. Incluir en Plan de Capacitación institucional de la CCAD, acciones de actualización sobre derechos humanos de las mujeres, igualdad sustantiva entre mujeres y hombres, no discriminación y gerencia social para cada Programa institucional.

I Semestre

2018 DGAE

Recursos Humanos

4. Nuevo Código de Ética del INAMU aprobado. 2018 Comisión

de Valores

Humanos, materiales, virtuales e impresos

(11)

Tel. (506) 2527 8516 Fax: (506) 2253 8066 Apdo. 59-2015 Registro Público / E-mail: [email protected] 200 Norte de la Hyundai, Edificio SIGMA, 3er. Piso, San Pedro de Montes de Oca, San José, Costa Rica El 39% del personal administrativo

desconoce los estudios, procesos, que realiza la Auditoría Interna.

5. Divulgar al personal INAMU sobre los servicios y herramientas que tiene a disposición la Auditoría Interna, y sobre la información que debe brindar a la

Administración Activa. Diciembre 2018 Auditoría Interna Informática, Recursos Humanos El 11% del personal administrativo

desconoce si se consideran los diferentes tipos de indicadores en los planes institucionales del INAMU, se recomienda informar a todo el personal al respecto.

6. Ejecutar una estrategia de información acerca de los indicadores que están presentes tanto en el POI como en el PEI, en la cual incluya una explicación de cada uno, con su respectivo ejemplo.

I Semestre

2018 UPI

Recursos Humanos

El 22% del personal administrativo indican que la publicación y actualización de las Actas de la Junta Directiva y los atestados académicos y de experiencia de puestos gerenciales y políticos, no se hace de forma mensual o se realiza de manera parcial.

7. Publicación y actualización mensual en la Página Web del INAMU de las Actas de Junta Directiva.

Mensual a partir de enero 2018 Secretaría Junta Directiva Tecnológicos 8. Actualización en el Sitio Web del INAMU de los

atestados académicos y de experiencia de: a. Presidenta Ejecutiva

b. Director (a) Administrativo Financiero c. Director (a) General Áreas Estratégicas.

Marzo 2018 Comisión de Datos Abiertos Humanos

El 25% del personal administrativo respondió que no conocen, o saben de forma parcial, si se han

oficializado la gestión, lineamientos y políticas sobre calidad y

tecnologías de información (TI)

9. Ejecutar un plan de divulgación sobre las políticas de TI

para los y las usuarias internas y externas. Diciembre 2018

Unidad

Informática Tecnológicos

El 21% del personal técnico, desconoce o sabe de forma parcial, los mecanismos o estrategias del INAMU para dar seguimiento a la información que divulga y publica en cada dependencia.

10. Aprobar y divulgar el proceso de producción y difusión

de materiales en materia de género. I Semestre

2018 UPI

Humanos, materiales e

impresos El 21% del personal técnico,

desconoce si se almacenan en algún registro consolidado o bases de datos, los procesos de las capacitaciones que se brindan.

11. Actualizar cada año, un registro consolidado de capacitaciones que ejecutan en cada Área (sus temas, materiales disponibles y su población meta), y ponerlo en el sitio corporativo INAMU para conocimiento del personal

Marzo

2018 UPI Tecnológicos

EL 50% del personal técnico no tiene conocimiento sobre la existencia y aplicación de

mecanismos de seguimiento dentro de los procesos relacionados a los productos institucionales (medición de impactos, acciones de

supervisión, análisis de resultados, estrategias de seguimiento).

12. Emitir informes semestrales de las evaluaciones periódicas de todos los servicios de atención directa en violencia, en la Delegación de la Mujer y todas las Sedes Regionales, de modo que se pueda identificar la calidad del servicio.

Julio y Diciembre

2018

AVIO Humanos

13. Emitir informes semestrales sobre las evaluaciones periódicas de todos los servicios de asistencia técnica en materia de género y violencia al funcionariado pública, de modo que se identifiquen y mejoren las estrategias o modelos de intervención.

Julio y Diciembre

2018

DGAE Humanos

Un importante porcentaje del personal administrativo (73%) responde que no se encuentra sensibilizado (38%) o no sabe (35%), acerca de los valores institucionales del INAMU.

14. Ejecutar un plan de sensibilización para la apropiación de los valores institucionales e ideas rectoras, de modo que se fortalezca y fomente un ambiente organizacional motivado por dichos valores, desde lo más estructural hasta lo más cotidiano. I Semestre 2017 Comisión de Valores Capital Humano

Más de la mitad del personal administrativo no interesado, no tiene conocimiento o no ha sido informado debidamente de las

15. Facilitar talleres para la identificación, análisis, priorización, administración y mitigación de los riesgos institucionales y por desastres debido a fenómenos climatológicos. Agosto 2017 Comisión Gestión de Riesgos Comisión Capital Humano Recursos materiales

(12)

Tel. (506) 2527 8516 Fax: (506) 2253 8066 Apdo. 59-2015 Registro Público / E-mail: [email protected] 200 Norte de la Hyundai, Edificio SIGMA, 3er. Piso, San Pedro de Montes de Oca, San José, Costa Rica acciones (informes, controles,

auditorías, mecanismo), que el INAMU tiene para identificar, evaluar y administrar eventos que ponen en riesgo, el cumplimiento de objetivos institucionales. Menos de la mitad del personal técnico afirma que priorizan los riesgos para su respectiva administ.

Control Interno DAF DGAE

Es necesario fortalecer el trabajo entre las Áreas y Unidades institucionales por medio de una gestión integral, para dar asistencia técnica en transversalización de género a las instituciones públicas y sus personas funcionarias.

16. Vincular estratégicamente la asistencia técnica de calidad y homologada con la normativa y política pública en género vigentes. Esto es:

* analizar y elaborar una estrategia institucional (junio del 2017);

* homologar e integrar conceptos y elementos básicos del servicio de asistencia técnica en género entre las Áreas (agosto 2017).

2017 DGAE

PIEG

Capital Humano

La mitad del personal del programa administrativo no tiene el

conocimiento suficiente sobre la información que ha sido

comunicada o divulgada desde las diferentes secciones consultadas.

17. Desarrollar acciones de divulgación dirigidas a las instituciones públicas (y hacia nuestro personal), acerca de la utilidad de la Página Web del INAMU.

I Semestre 2017 Prensa Comité Sitio Web DAF Recurso económico Horas de mantenimiento

18. Realizar 3 jornadas dedicadas a que las Áreas compartan metodologías. Set 2017 I jornada cada trimestre DGAE Coordinad. de Áreas Capital Humano

20. Difundir los procedimientos para brindar asesoramiento técnico y dar capacitaciones.

I Semestre

2017 UPI Capital Humano

21. Capacitar a las jefaturas en relación a los alcances técnicos jurídicos de la Ley 9097.

I Semestre 2017 Contraloría de Servicios CCAD Capital Humano

22. Elaborar una base de datos institucional de todas aquellas personas clave y contactos de las instituciones públicas. I Semestre 2017 DGAE Coordinado ra Área y Jefaturas Regionales Capital Humano Recursos materiales

Únicamente un 20% del personal técnico consultado indicaron saber acerca de los procesos relacionados a la Contratación Administrativa.

23. Iniciar el proceso de adquisición de un sistema integrado de gestión administrativa financiera que permita a todas las personas funcionarias realizar los trámites en línea. II Semestre 2017 Unidad de Informática DAF y Áreas a cargo Capital Humano Recursos materiales

Un 65% del personal técnico respondieron de forma negativa ante la consulta sobre la existencia de un Código de Ética del INAMU.

24. Que la Administración Activa elabore un Código de Ética que incorpore lo relativo a principios vinculados con la producción y difusión de información especializada en género. Establecer normas básicas de conducta

relacionadas con la ética funcionaria durante el desarrollo de las actividades de producción y difusión de

información. Mayo 2016 Comisión de Valores y Ética Capital Humano

Un 65% del personal técnico respondieron de forma negativa ante la consulta sobre la existencia de un Manual de Procedimientos en relación a la producción y difusión de la información.

25. Elaborar un Manual de Procedimientos en relación a la producción y difusión de la información que integre los lineamientos existentes. Junio 2016 DGAE AEI UPI

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Tel. (506) 2527 8516 Fax: (506) 2253 8066 Apdo. 59-2015 Registro Público / E-mail: [email protected] 200 Norte de la Hyundai, Edificio SIGMA, 3er. Piso, San Pedro de Montes de Oca, San José, Costa Rica Un 25% del personal considera que

el componente de información y comunicación se cumple de forma parcial.

26. Establecer mecanismos para socializar los resultados de las actividades vinculadas con la producción y divulgación de la información especializada en género.

Abril

2016 DGAE

Tiempo socialización Cronograma

27. Formular y oficializar una Guía Institucional que contenga los requisitos y el perfil necesario para que las personas puedan aceptar/recibir los servicios del INAMU.

Enseguida se consulta por parte de la Presidenta Alejandra Mora, si puede considerarse algún mecanismo que pueda conglomerar todas las acciones de mejora y las recomendaciones, de manera que pueda hacerse una apuesta estratégica e identificarse las que son puntuales y las estructurales.

La señora Ana Victoria Naranjo explica que la intención de la autoevaluación no es hacer reformas estructurales, sino mejoras al sistema de control interno, en cuanto al mecanismo de sistematización y gestión en el quehacer institucional y estas reformas deberían ser simples y ejecutarse en el semestre siguiente. Indica que podría tomarse como una recomendación de la Unidad de Planificación, el que se ejecuten tres

acciones sustantivas, y hacer protocolos institucionales, tanto para los cuatro procesos técnicos como para los cuatro administrativos principales.

La Directora Nancy Marín indica que le surge una duda, en cuanto a los hallazgos y a las autopercepciones, en la contradicción en los resultados, específicamente de quienes salen menor autoevaluados, en su labor de atención y servicio a las mujeres; y los que tienen una menor autoevaluación, que brindan capacitación a las mujeres. Considera la señora Marín que es importante determinar qué hace la diferencia en cuanto al

resultado tan disímil, siendo que el público meta al cual se prestan los servicios es similar; por lo que se requeriría una estandarización de procesos.

La señora Ana Victoria Naranjo explica que la percepción desde la planificación podría considerar como una de las razones, que los servicios institucionales de atención directa que están protocolizados son: atención a las mujeres víctimas de violencia; el otorgamiento del Programa FOMUJERES y el brindar información y orientación; a diferencia de los procesos de capacitación, que son libres.

La Directora Flor Umaña indica que hace su intervención desde la experiencia adquirida en el INA con los

procesos de control interno, tanto en autoevaluación como en riesgo, bajo un sistema automatizado que brinda un seguimiento y proyecta los resultados de la sumatoria de todas las acciones de control interno, según las directrices institucionales emitidas al respecto. Hace referencia al informe presentado en esta ocasión, considerando que las conclusiones y recomendaciones emanadas del mismo, son el resultado de las

percepciones de los funcionarios, no así de la evaluación del control interno.

La Directora Teresita Ramellini por su parte considera que este es un esfuerzo intenso, que presenta asimismo resultados preocupantes vinculados a algunos aspectos; en los que se podría percibir un elemento discordante entre lo técnico y lo administrativo que debe trabajarse más.

No existe un protocolo de acciones mínimas que garantice que toda la institución involucrada en las actividades de producción y difusión del conocimiento lo haga de manera similar y se reduzcan así la incertidumbre y los riesgos asociados.

28. Elaborar un diagnóstico de necesidades de

capacitación del personal en las Unidades Regionales para mejorar la calidad de la capacitación impartida e integrarla en el Plan de Capacitación anual de la CCAD y en el POI del año siguiente. ADRE CCAD RRHH Tiempo Cronograma: Diagnóstico I semestre 2017 para incluir en Plan de Capacit.

29. Emitir una política institucional sobre seguimiento y evaluación de todos los procesos de capacitación que se lleven a cabo, con el fin de implementar medidas correctivas que reduzcan el riesgo en los aspectos logísticos y técnicos y procure la calidad de los eventos. 30. Elaborar un Reporte anual por Área y Unidad Regional sobre la capacitación realizada que contenga ventajas, desventajas, estadísticas de ejecución y recomendaciones.

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A su parecer debe construirse un puente que permita que la Institución mejore y que haga que las cosas que se refieren más al desempeño administrativo, tengan un peso más grande en el personal que desarrolla esa parte; y de igual manera lo que tiene más fuerza en los aspectos técnicos, que sea el personal técnico en el que recaiga más responsabilidad de cumplimiento; de manera que se resuelva lo concerniente a la especificidad de cada Área y se denote en la dinámica de avance.

La Directora Nancy Marín manifiesta coincidir con muchas de los hallazgos y recomendaciones señaladas en el Informe presentado, que en algún momento fueron señaladas asimismo por la Auditoría Externa realizada al INAMU en el 2017, y que puede intuirse desde la perspectiva de esta Junta Directiva, que son de orden urgente de subsanar, tal el caso de tecnologías de información.

Una vez hechos los análisis correspondientes, se procede a tomar el siguiente acuerdo:

ACUERDO NÚMERO SEIS CONSIDERANDO

1. El Informe de Autoevaluación Anual del Sistema de Control Interno del Instituto Nacional de las Mujeres

2017-2018, presentado por la señora Ana Victoria Naranjo, Jefa de la Unidad de Planificación Institucional, mediante oficio INAMU-PE-UPI-006-2018 de fecha 07 de febrero del 2018.

2. Lo establecido en dicho Informe referido al Plan de Acción de Mejoras del Sistema de Control Interno

-PAM 2017-2018-, que recoge adicionalmente las acciones previstas del año 2017, que aún están en marcha.

3. Lo establecido en la Ley de Control Interno sobre las responsabilidades de las Titulares Subordinadas

y de la Administración Activa.

4. La naturaleza de la autopercepción que encierra el Informe de Autoevaluación del Sistema de Control

Interno, una vez analizado y revisado en esta Sesión.

SE ACUERDA

1. INDICAR A LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y COMISIÓN EJECUTIVA DE CONTROL INTERNO, SE

PROCEDA A VALORAR EL INFORME DE AUTOEVALUACIÓN ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INAMU 2017-2018, A LA LUZ DEL ANÁLISIS Y CONSIDERACIONES HECHAS POR ESTA JUNTA DIRECTIVA EN LA PRESENTE SESIÓN.

4. Oficio INAMU-PE-UPI-008-2018 de fecha 09 de febrero del 2018 de la señora Ana Victoria Naranjo, Jefa de la Unidad de Planificación Institucional, en que remite el Informe del Índice de Gestión Institucional

2017 INAMU, a ser presentado ante la Contraloría General de la República.

La señora Ana Victoria Naranjo explica que el Índice de Gestión Institucional -IGI- 2017 INAMU, conforme a los lineamientos oficiales, propone una valoración de la gestión administrativa institucional, fundamentalmente por parte de la Contraloría General de la República.

La Directora Nancy Marín manifiesta preocupación en cuanto a los resultados generales del IGI 2017, específicamente en el apartado de “Ética y prevención de la corrupción”, lo referente a Tecnologías de

Información, en se consigna un puntaje de 100,0, cuando existe un hallazgo de la Auditoría Externa que señala que hay usuarios institucionales que ya están en desuso y sin embargo permanecen con el perfil activo de acceso, lo cual es un riesgo para la Institución.

Una vez esbozadas las consultas y hechas las consideraciones pertinentes, se procede a tomar el acuerdo:

ACUERDO NÚMERO SIETE CONSIDERANDO

1. La revisión del oficio INAMU-PE-UPI-008-2018 de fecha 09 de febrero del 2018 de la señora Ana Victoria

Naranjo, Jefa de la Unidad de Planificación Institucional, con el que hace entrega del Informe Final sobre el Índice de Gestión Institucional 2017 INAMU -IGI-2017-, cuestionario bajo el cual se valora la gestión especialmente administrativa, por parte de la Contraloría General de la República cada año.

2. Lo establecido mediante oficio N° DFOE-ST-0091 (15985) emitido por la Contraloría General de la

República, sobre las fechas de presentación oficial de dicho Informe ante el Ente Contralor.

3. La amplia exposición de los objetivos estratégicos de la Institución, como ejes de sus Programas Técnico

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SE ACUERDA

1. APROBAR EL DOCUMENTO QUE CONTIENE EL INFORME FINAL SOBRE EL ÍNDICE DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL SECTOR

PÚBLICO 2017 -IGI-2017- PARA EL CASO DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, CONFORME A LOS ATESTADOS PRESENTADOS POR LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL, MEDIANTE OFICIO INAMU-PE-UPI-008-2018 DE FECHA 09 DE FEBRERO DEL 2018.

2. DEJAR CONSTANCIA DEL SIGNIFICATIVO AUMENTO EN EL PUNTAJE GLOBAL DEL NIVEL DE CUMPLIMIENTO EN EL ÍNDICE DE

GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL 2017 EN EL INAMU, EL CUAL SE CONSIGNA EN UN RESULTADO GENERAL DE 86.1, UNA VEZ HECHAS LAS VALORACIONES RESPECTIVAS A CADA UNO DE LOS ÍTEMS CORRESPONDIENTES.

3.. AUTORIZAR A LA PRESIDENCIA EJECUTIVA DEL INAMU, A PROCEDER CON LA REMISIÓN DE DICHO INFORME A LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA, DEL DOCUMENTO APROBADO POR LA JUNTA DIRECTIVA, EN CUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS PREVIAMENTE ESTABLECIDOS POR EL ENTE CONTRALOR.

SE APRUEBA POR UNANIMIDAD.

ACUERDO FIRME.

5. Oficio DAF-049-02-2018 fechado 09 de febrero del 2018, que remite por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, el Informe Anual de la Evaluación Presupuestaria de la Gestión Física y Financiera al 31 de

diciembre del 2017.

6. Oficio INAMU-PE-UPI-005-2018 de fecha 01 de febrero del 2018 suscrito por Ana Victoria Naranjo, Jefa de la Unidad de Planificación Institucional, en que remite el Informe Anual de la Ejecución Programática

y Presupuestaria del período económico 2017, que condensa un análisis del comportamiento de las

principales variables e indicadores del Programa Técnico y del Programa Administrativo.

La señora Juanita Grant expone lo concerniente al Informe Anual de la Evaluación Presupuestaria de la Gestión Física y Financiera al 31 de diciembre del 2017. Indica la señora Directora que el consolidado institucional al final del período 2017 muestra una ejecución presupuestaria total del 55.14%, según el análisis por rubro y por partida presupuestaria.

Revisado el documento anterior, se acuerda:

ACUERDO NÚMERO OCHO CONSIDERANDO

1. El cumplimiento a las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público emitidas por la Contraloría General de la

República, en cuanto al suministro de la información sobre los resultados de la Evaluación Presupuestaria a la Gestión Física y Financiera correspondiente al período 2017 de la estructura del POI 2017.

2. Los atestados presentados en el oficio DAF-049-02-2018 de fecha 09 de febrero del 2018, suscrito por la

señora Juanita Grant Rojas, Directora Administrativa Financiera, sobre los resultados de la Evaluación Presupuestaria, referida a la Gestión Física y Financiera en el Instituto Nacional de las Mujeres, al 31 de diciembre del 2017.

3. Los atestados presentados en el oficio INAMU-PE-UPI-005-2018, signado por la señora Ana Victoria Naranjo,

Jefa de la Unidad de Planificación Institucional, sobre el Informe Anual de la Evaluación de la Estructura del POI.

4. La presentación y análisis de los resultados de la evaluación presupuestaria, referida a la gestión física y

financiera correspondiente al 31 de diciembre del 2017 por la Directora Administrativa Financiera y explicación presentada por la señora Ana Victoria Naranjo, Jefa de la Unidad de Planificación sobre la

evaluación de la Estructura del POI 2017.

SE ACUERDA

1. APROBAR CONFORME A LOS ATESTADOS PRESENTADOS POR LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA, LOS RESULTADOS

DE LA EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA REFERIDA A LA GESTIÓN FÍSICA Y FINANCIERA EN EL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, CORRESPONDIENTE AL PERÍODO ECONÓMICO DOS MIL DIECISIETE.

2. APROBAR CONFORME A LOS ATESTADOS PRESENTADOS POR LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL, LOS RESULTADOS

DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL, CORRESPONDIENTE AL PERÍODO ECONÓMICO DOS MIL DIECISIETE.

3. DAR POR ENTENDIDO QUE ESTE INFORME REFLEJA UNA EJECUCIÓN PRESPUESTARIA AL TREINTA Y UNO DE DICIEMBRE DEL

DOS MIL DIECISIETE, POR UN MONTO DE ONCE MIL SETECIENTOS CINCUENTA Y TRES MILLONES, CUATROCIENTOS OCHENTA MIL SETECIENTOS SESENTA Y OCHO COLONES CON CERO CÉNTIMOS (₡11.753.480.768,00).

4. QUE DEBE RESALTARSE QUE LA PARTIDA DE BIENES DURADEROS TIENE ASIGNADO UN MONTO PRESUPUESTARIO DE SEIS

MIL OCHOCIENTOS DIECIOCHO MILLONES DE COLONES (₡6.818.000.000,00), QUE SI BIEN NO ESTÁN GASTADOS ESTÁN