CAPÍTULO 3: ANÁLISIS, INFORMES Y OBJETIVOS
Objetivos
Los objetivos son:
• Usar listas, vistas y gráficos para comprender la información importante de ventas.
• Usar los informes de marketing integrados para revisar el rendimiento de las campañas y compararlas. Cree informes personalizados con el Asistente para informes.
• Crear y administrar objetivos de ventas para usuarios individuales, equipos y organizaciones.
• Analizar la información de marketing con gráficos personales y de sistema.
• Usar los paneles para analizar la información de marketing.
Introducción
Microsoft Dynamics® CRM proporciona las siguientes herramientas para analizar
y notificar la información de marketing:
• Listas, vistas y gráficos: úselas para el análisis específico de información.
• Informes de ventas: Microsoft Dynamics CRM incluye varios informes listos para usar, como el de historial de ventas,
productividad de ventas y previsión de ventas, que le ayudarán a evaluar los esfuerzos de los comerciales.
• Informes personalizados: si necesita informes con información que no está incluida en los informes estándares, puede usar el Asistente para informes para crear informes personalizados.
• Búsqueda avanzada: permite realizar búsquedas complejas y exhaustivas de todo tipo de información, como buscar información en distintos tipos de registros y ver los datos combinados. Puede guardar las búsquedas y sus resultados para usarlos posteriormente. • Exportar a Excel: puede exportar información a Microsoft® Office
Excel® en forma de hojas de cálculo estáticas o dinámicas y como
tablas dinámicas para usar las funciones de Excel para manipular los datos y realizar análisis complejos.
• Gráficos y paneles: Microsoft Dynamics CRM 2011 presenta estas eficaces herramientas para ayudar a las organizaciones a visualizar su información más importante de venta. Los gráficos presentan visualmente la información y extraen la información de una vista específica de un tipo de registro de CRM. Los paneles pueden mostrar uno o más gráficos para varios tipos de registros y combinar información de páginas HTML personalizadas, sitios web externos y otros recursos.
Análisis de la información de marketing con listas, vistas y
gráficos
En Microsoft Dynamics CRM, se pueden usar vistas y gráficos para comprender la información que figura en las listas de datos subyacentes. Todos los tipos de registro, como cuentas, contactos u oportunidades, tienen varias vistas
predefinidas. Una vista determina las columnas y registros que se muestran. Al trabajar con una lista de oportunidades, por ejemplo, un usuario puede
seleccionar una de las siguientes vistas predefinidas de datos:
• Mis oportunidades abiertas: esta es la vista predeterminada y muestra información básica de los registros de oportunidades con el estado "Abierto" asignados al usuario actual.
• Oportunidades abiertas: esta vista muestra información sobre todas las oportunidades abiertas, en lugar de las asignadas al usuario actual.
• Oportunidades logradas: esta vista muestra información acerca de oportunidades con el estado "Lograda", que, en muchas
organizaciones, se usa para indicar una venta cerrada. Los tipos de registro como cuentas, contactos y oportunidades están
preconfigurados con varios gráficos disponibles, que se pueden usar con las vistas disponibles para mejorar la visualización de los datos subyacentes.
Procedimiento: acceso a los gráficos de una lista
Al trabajar con una lista para cualquier tipo de registro, de forma predeterminada, el área de gráficos estará contraída en el lateral derecho de la vista. Siga los pasos que se describen a continuación para ver los gráficos disponibles para un tipo de registro:
1. Haga clic en el botón de contenido adicional situado en el lateral derecho de la lista. (Si está contraído, la información sobre
herramientas será "Haga clic aquí para activar la vista Normal"). Se muestra el área de gráficos.
2. En la pestaña Vista del grupo Gráficos, haga clic en Gráficos. 3. En la lista desplegable, seleccione Superiores. El área Gráfico se
desplaza a la parte superior de la lista.
5. En la lista desplegable, seleccione Derecha. El área Gráfico se desplaza hacia la derecha. En la imagen se muestra un ejemplo.
ILUSTRACIÓN 3.1 CUADRÍCULA DE DATOS DE CUENTA CON EL PANEL GRÁFICO EXPANDIDO
6. Haga clic en el botón de contenido adicional para contraer el área
Gráfico.
Uso conjunto de vistas y gráficos
Puede usar gráficos y vistas conjuntamente para comprender los datos subyacentes.
Por ejemplo, con la vista Cuentas activas seleccionada, puede alternar entre tres gráficos distintos para ver cómo se distribuyen los registros de cuenta en
diferentes dimensiones:
• Cuentas por sector • Cuentas por propietario • Cuentas por zona
Como alternativa, puede aplicar una vista de datos diferente al mismo gráfico. Por ejemplo, con el gráfico Cuentas por sector seleccionado, puede comparar la distribución de sus cuentas por sector con la distribución de todas las cuentas por sector alternando entre dos vistas distintas:
• Mis cuentas activas • Cuentas activas
Considere las siguientes instrucciones para usar gráficos y vistas conjuntamente: • Para ver las diferentes representaciones gráficas de los mismos datos
subyacentes, use la misma vista y seleccione gráficos diferentes. • Para ver una representación gráfica similar de distintos conjuntos de
En la imagen se muestra un ejemplo.
ILUSTRACIÓN 3.2 GRÁFICO CUENTAS POR SECTOR
Demostración: análisis de clientes potenciales con vistas
y gráficos
Siga los pasos que se describen a continuación para analizar clientes potenciales con distintas vistas y gráficos:
1. Haga clic en Marketing en el mapa del sitio y, a continuación, seleccione Clientes potenciales.
2. En la parte superior de la cuadrícula Clientes potenciales, haga clic en la lista desplegable Clientes potenciales y seleccione Clientes
potenciales abiertos. Se mostrará la vista Clientes potenciales abiertos.
3. Si es necesario, haga clic en el botón de contenido adicional para abrir el área Gráfico.
4. Haga clic en la lista desplegable Seleccionar un gráfico en la parte superior del área de gráficos y seleccione Clientes potenciales por
clasificación. Se aplica el gráfico Clientes potenciales por clasificación a la vista seleccionada.
5. En la parte superior de la cuadrícula Clientes potenciales, haga clic en la lista desplegable Clientes potenciales y seleccione Mis
clientes potenciales abiertos. El gráfico Clientes potenciales por clasificación se actualiza automáticamente para reflejar los datos de
la vista seleccionada.
6. Haga clic en la lista desplegable Gráfico y seleccione el gráfico
Clientes potenciales por origen. No se aplica ninguna
visualización diferente a la misma vista subyacente de clientes potenciales abiertos.
7. En la parte superior de la lista Clientes potenciales, haga clic en la lista desplegable Clientes potenciales y seleccione Clientes
potenciales abiertos. El gráfico Clientes potenciales por origen se
actualiza automáticamente para mostrar todos los clientes potenciales abiertos distribuidos entre los valores del campo Origen.
Trabajo con informes
Microsoft Dynamics CRM tiene varios informes disponibles que le ayudarán a analizar la información importante de las campañas de marketing. En esta lección revisará el Informe de rendimiento de la campaña, que se puede usar para proporcionar información detallada sobre el rendimiento de una única campaña de marketing. También puede usar el Asistente para informes para crear informes personalizados. En esta lección aprenderá a crear informes
personalizados y verá una demostración del uso del Asistente para informes para crear un informe personalizado de los clientes potenciales calificados por semana.
Procedimiento: trabajo con el informe de rendimiento de
campaña
Las respuestas de campaña se pueden convertir en oportunidades. Si se cierra como una oportunidad lograda (lo que indica que se lleva a cabo la venta), una oportunidad creada convirtiendo una respuesta de campaña se vinculará directamente a la campaña de marketing de origen y proporcionará el vínculo entre las ventas y el marketing. Microsoft Dynamics CRM contiene un informe integrado, el Informe de rendimiento de la campaña, que se usa para cuantificar el impacto del marketing sobre las ventas, uno de los objetivos importantes del marketing de bucle cerrado.
Siga los pasos que se describen a continuación para generar un Informe de rendimiento de la campaña:
1. En el área de navegación izquierda, haga clic en Área de trabajo y, a continuación, en Informes.
2. Busque el informe Rendimiento de la campaña en la lista y haga doble clic en él.
3. En la sección Criterios de filtro de informe, haga clic en la tercera columna y en el icono de búsqueda que aparece.
4. Seleccione la campaña de marketing para la que desee ejecutar el informe y haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Ejecutar informe.
6. Use el Visor de informes para examinar el contenido del informe
Rendimiento de la campaña. Sobre todo, examine las secciones Respuesta de campaña y Datos financieros del final del informe.
7. Haga clic en el gráfico de anillos Canal de respuesta para examinar las respuestas de campaña originales. Haga clic en la flecha hacia atrás azul de la barra de herramientas para volver al informe principal.
8. Haga clic en la barra Ingreso de oportunidad real del gráfico Coste
e ingresos para desglosar los registros subyacentes. En esta
ilustración se muestra cómo el marketing de bucle cerrado puede cuantificar el impacto directo del marketing en las ventas.
Creación de informes personalizados con el Asistente
para informes
Los informes creados con el Asistente para creación de informes admiten las siguientes características clave:
• La capacidad de mostrar una tabla de datos, también conocida como datos tabulares. Se trata de una simple lista de registros que cumplen con los criterios del filtro.
• Pre-filtrado, como se explicó en la lección anterior. Esta
característica permite a los usuarios modificar el filtro predefinido de un informe con parámetros opcionales para ajustar el informe a sus necesidades.
• Agrupación, resumen y agregación de datos para permitir a los usuarios agrupar y sumar datos en grupos lógicos. Por ejemplo, puede agrupar las oportunidades por estado y recuperar los ingresos totales por estado.
• Los gráficos permiten a los usuarios representar visualmente los datos con gráficos circulares o gráficos de barras.
Demostración: creación de informes personalizados
En esta demostración, el administrador de marketing quiere un informe que muestre los clientes potenciales calificados por semana. Siga los pasos que se describen a continuación para crear un informe personalizado de clientes potenciales calificados por semana:
1. En el área de navegación izquierda del mapa del sitio, haga clic en
Área de trabajo.
2. Haga clic en Informes.
3. En el grupo Registros, haga clic en Nuevo.
4. En el cuadro de diálogo Informe, haga clic en el botón Asistente
para informes y, a continuación, seleccione Siguiente para iniciar
un informe nuevo.
5. En el campo Nombre del informe, escriba Clientes potenciales
calificados por semana.
6. Seleccione Clientes potenciales en la lista desplegable Tipo de
registro principal.
7. Haga clic en Siguiente.
8. En la sección Criterios de filtro de informe, haga clic en Borrar. 9. Haga clic en la lista desplegable Seleccionar y elija Estado. 10. Presione la tecla TAB dos veces y, a continuación, seleccione el
estado Calificado. A continuación, haga clic en Siguiente. 11. En el paso Campos de diseño, haga clic en Haga clic aquí para
12. En el cuadro de diálogo Agregar agrupación, seleccione Fecha de
modificación en el campo desplegable de columna y Semana en el
campo desplegable Intervalo de tiempo. A continuación, haga clic en Aceptar.
13. Haga clic aquí para agregar una columna. Acepte los valores predeterminados del cuadro de diálogo Agregar columna y, a continuación, haga clic en Aceptar. Haga clic en Siguiente. 14. En el paso Dar formato al informe, acepte el valor predeterminado
de Solo tabla y haga clic en Siguiente.
15. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar. El informe se crea y se puede ejecutar en cualquier momento. Haga clic en
Guardar y cerrar.
Creación y administración de objetivos de marketing
Microsoft Dynamics CRM permite definir objetivos y realizar un seguimiento del progreso de los objetivos de los usuarios, los equipos y la organización. Los objetivos incluyen los componentes siguientes:
• Se define una medida numérica, conocida como métrica del
objetivo, basada en el valor de un campo de un tipo de registro
específico.
• Se especifica un valor concreto de una métrica del objetivo para un período de tiempo determinado. Se conoce como el valor de destino
del objetivo.
• Los objetivos se pueden asignar a usuarios o a equipos. El usuario o el equipo al que se asigna un objetivo se conoce como propietario
del objetivo.
• En el transcurso del período de tiempo definido para un objetivo, los valores Real y En curso se calculan periódicamente. Estos valores calculados se usan para comparar el valor de destino del objetivo con el logro conseguido y el pendiente del período de tiempo. Una vez definidos los objetivos de venta de los usuarios individuales y equipos, habrá varios gráficos de sistema disponibles para destinos de objetivo con valores reales y en curso. Estos gráficos se pueden personalizar para mostrar los destinos de objetivo y el progreso de prácticamente cualquier combinación de usuarios individuales, equipos, períodos de tiempo, líneas de productos, etc.
Introducción a la administración de objetivos
Microsoft Dynamics CRM presenta dos tipos nuevos de registro (métricas de
objetivo y objetivos) que se combinan para proporcionar una forma eficaz y
flexible de realizar un seguimiento del progreso individual, de equipo y de organización respecto al logro de objetivos específicos.
Las métricas de objetivo proporcionan la siguiente información básica: • El tipo de datos en que se define el objetivo. Por ejemplo, una
métrica de objetivo de venta se definirá con frecuencia con el tipo de datos "Dinero". También es posible que un departamento de
marketing tenga una métrica de objetivo definida en términos de número ("Recuento") de nuevos clientes potenciales creados. • El tipo de registro y el campo para los que se especificarán destinos
de objetivos y cuyos valores reales y en curso se seguirán. Se conocen como campos informe. Se puede definir una métrica de objetivo común de marketing para el tipo de registro Cliente
potencial que defina los nuevos clientes potenciales creados durante un período de tiempo como el valor real que se logrará.
Después de definir métricas de objetivo, se crean Objetivos . Los objetivos contienen información más específica que las métricas de objetivo. Se incluye lo siguiente:
• La Métrica de objetivo en que se basa el objetivo.
• El Propietario del objetivo es el usuario o el equipo al que se asigna el objetivo.
• El Período fiscal para el que se crea el objetivo. • El Valor de destino del objetivo del período fiscal.
Establecimiento de objetivos de marketing para la
organización
Cada organización es única y tendrá un conjunto único de objetivos. A menudo se definirán objetivos de venta comunes en términos de Oportunidades logradas y se pueden incluir ejemplos como:
• Objetivos mensuales para ventas cerradas para los representantes de ventas individuales de un equipo de ventas.
• Objetivos de venta mensuales para el equipo de ventas. • Objetivos de venta mensuales para un producto o una línea de
negocio.
En muchas organizaciones, se considera que la función de marketing es anterior en el proceso de ventas a la venta real. Por ejemplo, la generación de clientes
potenciales suele ser un objetivo responsabilidad de los departamentos de
marketing. A su vez, puede que el equipo de ventas deba encargarse de convertir en ventas los clientes potenciales que genere el marketing. El proceso de
definición de objetivos y métricas de objetivos adecuados a la función de marketing de su organización es importante. En contraste con los objetivos de ventas anteriores, los objetivos de marketing comunes pueden incluir ejemplos como los siguientes:
• Objetivos mensuales para el equipo de marketing en términos de número de clientes potenciales creados o convertidos.
• Objetivos mensuales para el número de clientes potenciales nuevos creados con ciertas características, como clientes potenciales muy interesados o clientes potenciales que responden a una campaña de correo electrónico.
• Objetivos mensuales para el número de registros para seminarios de marketing u otros eventos.
Procedimiento: creación de un equipo de marketing
En Microsoft Dynamics CRM, la mayoría de tipos de registro (objetivos incluidos) se pueden asignar a usuarios o a equipos. Dado que muchas organizaciones cuentan con un equipo de marketing responsable de objetivos compartidos, la capacidad de asignar un objetivo a un equipo puede resultar útil. Siga los pasos que se describen a continuación para crear un equipo al que se puedan asignar objetivos de marketing:
1. Haga clic en Configuración en el mapa del sitio y, a continuación, seleccione Administración.
2. En la página Administración, haga clic en Equipos.
3. En la pestaña Equipos, en el grupo Registros, haga clic en Nuevo. 4. Escriba "marketing" en el campo obligatorio Nombre del equipo. 5. Especifique el nombre del usuario correspondiente en el campo
Administrador. Para muchas organizaciones, el usuario
correspondiente será el administrador de marketing. La imagen muestra un ejemplo de registro de equipo guardado.
6. En la pestaña Equipo, grupo Guardar, haga clic en Guardar y
cerrar.
Definición de métricas de objetivo de marketing
Los ejemplos que se muestran presentan un escenario típico de marketing en que se definen los objetivos y métricas del equipo de marketing en términos de registros de clientes potenciales.
Antes de definir objetivos, es necesario definir métricas de objetivo. Este proceso consta de dos pasos.
En el paso 1, proporcione la siguiente información:
• Proporcione un nombre para la métrica de objetivo en el campo de texto obligatorio Nombre.
• En el campo Tipo de métrica, seleccione Recuento o Importe. Para definir un objetivo para el número de clientes potenciales creados en un período, seleccione Recuento.
• Si se selecciona Importe como tipo de métrica, el campo Tipo de
datos de importe es obligatorio y puede tener uno de tres valores
posibles: Dinero, Decimal o Entero.
En el paso 2, se definen los campos informe en un proceso de tres pasos que se describe en el tema siguiente.
Definición de campos informe para métricas de objetivo
Los campos informe definen los campos y tipos de registro para los que se definen destinos y para los que se realiza el seguimiento de valores reales y en curso. La mayoría de métricas de objetivo tienen dos campos informe: uno que define cómo se realiza el seguimiento de los valores reales y otro que define el seguimiento de los valores en curso.
Definir cada campo informe es un proceso de tres pasos.
En el paso 1, especifique el tipo de campo informe. Los tres tipos posibles son: Real, En curso y Personalizado. Los tipos más usados son Real y En curso. En el paso 2, seleccione el Tipo de registro de origen.
• Si el Tipo de métrica (especificado previamente) es Importe, también debe especificar el Campo de origen para el que debe definirse un objetivo. En este caso, la lista desplegable Campo de
origen solo mostrará campos del tipo de registro seleccionado con el
• Si el Tipo de métrica se ha definido como Recuento, no verá la lista desplegable Campo de origen, ya que no será necesaria para obtener un recuento del número de registros. Por ejemplo, si desea definir un campo de informe de recuento para el tipo de registro Cliente potencial, la lista desplegable Campo de origen no aparecerá. También debe especificar el valor de Estado que define el campo de informe. Por ejemplo, para definir un campo de informe En curso para clientes
potenciales, el campo Estado del tipo de registro de origen puede tener el valor Abierto.
En el paso 3, debe especificar el campo de fecha usado para definir cuándo cambia un valor de En curso a Real. Para un campo de informe En curso para clientes potenciales, el valor adecuado del campo de fecha será, probablemente, "Fecha de creación".
Demostración: creación de una métrica de objetivo para
clientes potenciales calificados
Escenario: Adventure Works desea establecer objetivos para el número de
clientes potenciales que se crea cada mes, así como para el número de clientes potenciales calificados durante el mes. Estos objetivos mensuales de nuevos clientes potenciales y clientes potenciales calificados se asigna al departamento de marketing. Sin embargo, a medida que se crean registros de clientes
potenciales, algunos se asignarán a los usuarios y otros, directamente al equipo de marketing. Adventure Works desea incluir todos los registros de clientes potenciales, independientemente de a quién se asignen, en sus cálculos de progreso y seguimiento de objetivos.
Siga los pasos que se describen a continuación para crear una métrica del objetivo adecuada para objetivos que miden el número de clientes potenciales calificados de un mes:
1. Haga clic en Ventas en el mapa del sitio y, a continuación, en
Métricas de objetivo.
2. En la pestaña Métricas de objetivo, en el grupo Registros, haga clic en Nuevo. Se abre el formulario Métrica de objetivo.
3. En la sección Paso 1, escriba "Clientes potenciales calificados" en el campo Nombre.
4. Seleccione Recuento en el campo Tipo de métrica.
5. En la pestaña Métrica de objetivo, en el grupo Guardar, haga clic en Guardar.
6. Haga clic dentro de la cuadrícula en la pestaña Campo informe del formulario. Aparecerá la pestaña contextual Campos informe. 7. En la pestaña Campo informe, en el grupo Registros, haga clic en
Agregar nuevo campo informe.
8. En la sección Paso 1, haga clic en la lista desplegable Campo
9. En la sección Paso 2, haga clic en la lista desplegable Tipo de
registro de origen y seleccione Cliente potencial.
10. En la sección Paso 2, haga clic en la lista desplegable Estado del
tipo de registro de origen y seleccione Calificado.
11. En la sección Paso 3, acepte el valor predeterminado de Cliente
potencial en la lista desplegable Tipo de registro y seleccione Fecha de modificación en la lista desplegable Campo de fecha.
12. En la pestaña Campo informe, en el grupo Guardar, haga clic en
Guardar y cerrar.
13. Haga clic dentro de la cuadrícula en la pestaña Campo informe del formulario. Aparecerá la pestaña contextual Campos informe. 14. En la pestaña Campo informe, en el grupo Registros, haga clic en
Agregar nuevo campo informe.
15. En la sección Paso 1, haga clic en la lista desplegable Campo
informe y seleccione En curso (entero).
16. En la sección Paso 2, haga clic en la lista desplegable Tipo de
registro de origen y seleccione Cliente potencial.
17. En la sección Paso 2, haga clic en la lista desplegable Estado del
tipo de registro de origen y seleccione Abierto.
18. En la sección Paso 3, acepte el valor predeterminado de Cliente
potencial en la lista desplegable Tipo de registro y seleccione Fecha de creación en la lista desplegable Campo de fecha.
19. En la pestaña Campo informe, en el grupo Guardar, haga clic en
Guardar y cerrar.
20. Haga clic en General y, a continuación, en Guardar y cerrar para guardar y cerrar el formulario.
Procedimiento: configuración del ejercicio
Los objetivos de Microsoft Dynamics CRM siempre se establecen con referencia a un período de tiempo específico. Puede ser un período fiscal o un período personalizado. Para usar períodos fiscales, es necesario configurarlos. Siga los pasos que se describen a continuación para configurar el ejercicio:
1. Haga clic en Configuración en el mapa del sitio y, a continuación, seleccione Administración de empresas en la sección Empresa. 2. En la página Administración de empresas, haga clic en
Configuración de año fiscal. Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de ejercicio.
3. Especifique una fecha en el campo Fecha de inicio o seleccione una en el control de calendario Fecha de inicio.
4. Seleccione un valor apropiado, como Mensual o Trimestral en la lista desplegable Plantilla de período fiscal.
5. También puede seleccionar los valores adecuados en los campos de la sección ¿Cómo mostrar? del cuadro de diálogo.
Nota: en Microsoft Dynamics CRM 4.0, la configuración del año fiscal solo se
podía definir una vez y no podía cambiarse. Microsoft Dynamics CRM 2011 permite modificar la configuración del ejercicio en cualquier momento.
Definición de objetivos
Después de crear métricas de objetivo y configurar ejercicios, se pueden crear objetivos. Los objetivos siempre se definen en relación con una métrica de objetivo existente. Se pueden definir muchos objetivos diferentes a partir de la misma métrica de objetivo.
Por ejemplo, su organización puede tener una métrica de objetivo llamada "Ingresos de ventas" basada en la información del tipo de registro Oportunidad. A continuación, puede crear varios objetivos basados en esa métrica de objetivo, como, por ejemplo:
• Objetivos mensuales de ventas totales asignados a miembros individuales del equipo de ventas.
• Objetivos mensuales de ventas totales asignados directamente al equipo de ventas.
• Objetivos mensuales de subconjuntos de ventas, como productos específicos, líneas de producto o tipos de oportunidad. Los objetivos más específicos como estos se pueden asignar a usuarios individuales o equipos.
Los objetivos contienen la siguiente información:
• La Métrica de objetivo en que se basa el objetivo.
• El Propietario del objetivo es el usuario o el equipo al que se asigna el objetivo.
• El Período fiscal para el que se crea el objetivo. • El Valor de destino del objetivo del período fiscal.
Criterios de objetivo y consultas de informe
Al definir un registro de objetivo, los campos de la sección Criterios de objetivos del formulario determinan la asignación de importes reales y en curso al objetivo. A continuación se incluye su descripción:
• Resumir solo desde objetivos secundarios. Si los únicos valores que contribuyen a los cálculos de informe son registros secundarios, seleccione Sí. En caso contrario, seleccione No.
• Conjunto de registros para informe. Si los únicos valores que contribuyen a los cálculos de informe pertenecen al propietario del objetivo, seleccione Propiedad del propietario del objetivo. En caso contrario, seleccione Todos.
• Si se seleccionó Todos para Conjunto de registros para informe, debe seleccionar "Consultas de informe" para los objetivos reales y en curso.
Si la opción Propiedad del propietario del objetivo está seleccionada, el sistema resumirá automáticamente todos los registros que pertenezcan al
propietario del objetivo y que contribuyan. Si la opción Todos está seleccionada, es necesario definir un criterio distinto al del propietario para determinar los registros que se resumirán.
Un buen ejemplo de cuándo se necesitan Consultas de informe es el escenario de marketing de este curso. Dado que el objetivo se debe asignar al equipo de marketing o debe ser de su propiedad, la selección de Propiedad del propietario
del objetivo del campo Conjunto de registros para informe resultará en
registros de cliente potencial asociados directamente al equipo de marketing incluido en los cálculos de objetivos. Dado que el escenario requiere que se incluyan todos los registros de clientes potenciales, la opción Todos resulta adecuada y es necesario especificar Consultas de informe.
Para entender cómo funcionan las consultas de informe, tenga en cuenta los siguientes puntos:
• La métrica de objetivo especifica cómo se asignan los valores de
estado de un mapa de registros con los valores reales o en curso de
un objetivo.
• Los campos Período de tiempo del registro Objetivo especifican cómo determinan los campos de fecha de un registro el período de tiempo que se debe considerar para los valores reales o en curso. • Los campos Criterios de objetivos del registro de objetivo permiten
especificar el resto de información sobre los registros que deben contribuir a los valores reales y en curso.
A continuación se incluyen dos ejemplos que ilustran este importante concepto: • Para un objetivo global de todos los clientes potenciales creados
dentro de un período de tiempo, resulta adecuada una consulta de informe sin restricciones. Esto se debe a que la métrica de objetivo se usa para filtrar registros por valor de estado, mientras que los campos de período de tiempo del objetivo se usan para filtrar registros por período de tiempo. En la imagen se muestra un ejemplo.
ILUSTRACIÓN 3.4 CREACIÓN DE CONSULTAS DE INFORME
• Para obtener un objetivo más definido de clientes potenciales muy interesados creados en un período de tiempo, se usaría una consulta de informe para filtrar los registros de cliente potencial que no cumplan los criterios de "muy interesado" del campo de clasificación de cliente potencial.
Demostración: creación de consultas de informes para
clientes potenciales calificados
Escenario: El departamento de marketing de Adventure Works ha creado una
métrica de objetivo, "Clientes potenciales calificados" que se usará para crear objetivos mensuales para clientes calificados. Dado que se realizará un seguimiento de los objetivos de todos los clientes potenciales,
independientemente de a quién estén asignados, es necesario definir una consulta de informe para usarla en el objetivo. A continuación, esta consulta de informe se usará como Consulta de informe al crear el registro Objetivo para los clientes potenciales calificados del mes.
Siga los pasos que se describen a continuación para crear una consulta de informe de clientes potenciales calificados:
1. En el mapa del sitio, haga clic en Ventas y, a continuación, en
Consultas de informe.
2. En la pestaña Consultas de informe, en el grupo Registros, haga clic en Nuevo.
3. Escriba "Todos los clientes potenciales" en el campo Nombre y seleccione Cliente potencial en la lista desplegable Tipo de
entidad.
4. En la pestaña Consulta de informe, en el grupo Guardar, haga clic en Guardar. Aparecerá una nueva sección denominada Consulta en el formulario. Se trata de un control especializado de Búsqueda avanzada con el tipo de registro de cliente potencial seleccionado automáticamente.
5. Dado que esta consulta de informe se usa para determinar los
registros que deben contribuir a un objetivo completo, no debe filtrar
ningún registro. Haga clic en Ver registros para confirmar que, al no
especificar nada en la sección de consulta, la consulta de informe devolverá todos los registros de clientes potenciales. A continuación, haga clic en Volver a la consulta.
6. En la pestaña Consulta de informe, en el grupo Guardar, haga clic en Guardar y cerrar.
Demostración: creación de un objetivo de clientes
potenciales calificados para el equipo de marketing
Escenario: el departamento de marketing ha creado una métrica de objetivo para
clientes potenciales calificados y una consulta de informe para que se incluyan todos los registros de clientes potenciales. Ahora están listos para crear
Objetivos. En esta demostración se muestra la forma de crear un objetivo para un
número de destino de clientes potenciales calificados en un período de tiempo. Usa la Métrica de objetivo y las Consultas de informe creadas en la
demostración anterior y asigna el objetivo al equipo de marketing.
Siga los pasos que se describen a continuación para crear un objetivo de clientes potenciales calificados para el equipo de marketing:
1. Haga clic en Ventas en el mapa del sitio y, a continuación, en
Objetivos.
2. En la pestaña Objetivos, en el grupo Registros, haga clic en Nuevo. Se abre el formulario Objetivo.
3. En la sección General, escriba "Clientes potenciales calificados de
abril" en el campo Nombre.
4. En el campo Propietario de objetivo, escriba "Marketing" y, a continuación, desplácese con la tecla TAB hasta el campo siguiente. 5. En el campo Métrica de objetivo, escriba "Clientes potenciales
6. En la sección Período de tiempo, acepte el valor predeterminado de
Período fiscal del campo Tipo de período de objetivos y seleccione
los valores adecuados en los campos Período fiscal y Año fiscal. 7. En la pestaña Objetivo, en el grupo Guardar, haga clic en
Guardar.
8. En la sección Destinos, escriba "50" en el campo Destino (entero). 9. En la sección Criterios de objetivos, seleccione Todos en el campo
Conjunto de registros para informe.
10. En el campo Consulta de informe: datos reales, seleccione la consulta de informe Todos los clientes potenciales .
11. En el campo Consulta de informe: en curso, seleccione la consulta de informe Todos los clientes potenciales.
12. En la pestaña Objetivo, en el grupo Guardar, haga clic en Guardar
y cerrar.
Registros participantes y nuevo cálculo de objetivos
Los registros que resumen los campos Real y En curso de un registro de objetivo se denominan "registros participantes". Se determinan mediante una combinación de la métrica de objetivo, el objetivo en sí y cualquier consulta de informe usada en el objetivo. Después de crear un objetivo, es posible que desee comprobar que funciona como esperaba especificando y modificando algunos datos de prueba y examinando el impacto de los registros participantes del objetivo después de calcularlo.
En la imagen se muestra un ejemplo de formulario de objetivo con el valor Real
(entero) seleccionado en la sección Registros participantes.
ILUSTRACIÓN 3.5 REGISTROS PARTICIPANTES PARA CLIENTES POTENCIALES CALIFICADOS
El procedimiento siguiente muestra cómo comprobar su comprensión de los registros que se resumen en un objetivo y el nuevo cálculo de trabajos para registros de objetivo.
Procedimiento: especificación de los datos de prueba y
recálculo de objetivos
Después de crear registros de objetivo, debe comprobar que funcionan como esperaba. Siga los pasos que se describen a continuación para examinar los registros subyacentes que se resumen en los campos Real y En curso y para reforzar la comprensión del funcionamiento del recálculo de objetivos:
1. En el mapa del sitio, haga clic en Ventas y, a continuación, en
Objetivos.
2. Seleccione un registro de objetivo y abra su formulario. 3. Haga clic en Objetivos en la sección Información del área de
navegación de la izquierda para comprobar el valor de destino del objetivo.
4. En la sección de navegación Registros participantes, haga clic en
En curso (entero). Estos son los registros de clientes potenciales que
actualmente contribuyen al campo calculado En curso. 5. Abra uno de los recursos En curso y cambie su estado al valor
especificado para el campo Real. A continuación, cierre el formulario de clientes potenciales.
6. En la pestaña Objetivo, en el grupo Acciones, haga clic en
Recalcular y, a continuación, en Aceptar para confirmar.
7. Desplácese hasta la sección Real del formulario. El valor del campo
Real ha aumentado en uno y el del campo En curso ha disminuido
en uno.
8. Haga clic en Real en la sección Registros participantes. Compruebe que el registro cambiado aparece.
9. En la pestaña Objetivos, en el grupo Guardar, haga clic en
Guardar y cerrar.
Descripción de los gráficos de objetivos
Existen varios gráficos disponibles de forma predeterminada en el panel de gráfico del tipo de registro de objetivo. Entre estos se incluyen:
• Progreso de objetivo (Recuento) y Progreso de objetivo (Dinero) • Porcentaje logrado
• Valores de destino y reales (Recuento) actuales y Valores de destino y reales (Dinero) actuales
Los gráficos de "Recuento" solo son válidos para objetivos basados en una métrica de objetivo del tipo Recuento. Del mismo modo, los gráficos de "Dinero" solo son válidos para objetivos basados en una métrica de objetivo del tipo Dinero. Esto significa que, al ver un gráfico, debe seleccionar o crear una vista que solo incluya objetivos basados en el tipo de métrica adecuado para el gráfico seleccionado.
En general, los gráficos de objetivos son más complejos que otros, ya que muestran varios puntos de datos para cada registro en la vista seleccionada. Por ejemplo, el gráfico de progreso de objetivo (Recuento) para objetivos de clientes potenciales calificados desarrollado muestra estos cuatro puntos de datos:
a. El recuento de clientes potenciales calificados se muestra como la barra verde Real.
b. El recuento de clientes potenciales abiertos se muestra como la barra gris En curso superior a la barra Real.
c. El valor Destino se muestra como el icono de círculo azul "destino".
d. El pequeño triángulo negro es el valor del destino actual. El valor de destino actual es el valor que debe haber alcanzado a día de hoy para satisfacer el "destino" del período de tiempo. Por ejemplo, si el valor de destino para clientes potenciales
calificados de enero es 31 y la fecha actual es el 23, valor de destino actual se calcula como 23.
ILUSTRACIÓN 3.6 GRÁFICO DE PROGRESO DE OBJETIVO (RECUENTO) CON UN OBJETIVO APROPIADO SELECCIONADO
Creación de gráficos
Microsoft Dynamics CRM tiene dos tipos de gráficos: personales y de sistema. Estos gráficos tienen las siguientes características:
• Cualquier usuario puede crear un Gráfico personal que, de forma predeterminada, solo está visible para el usuario que lo creó. Los gráficos personales se pueden compartir con otros usuarios o equipos.
• Un Gráfico de sistema está visible para todos los usuarios y algunos tipos de registros (como las cuentas, oportunidades y clientes
potenciales) incluyen gráficos de sistema preconfigurados. Solo pueden crear un nuevo gráfico de sistema los usuarios con suficientes privilegios de seguridad.
Demostración: creación de gráficos personales para
clientes potenciales
Escenario: la administradora de marketing de Adventure Works Cycles desea
crear un gráfico personalizado de los clientes potenciales creados por semana y ponerlo a disposición de todos los usuarios. Quiere empezar por crear un gráfico personal disponible solo para ella y, después de confirmar que cumple con los requisitos de la organización, ponerlo a disposición de todos los usuarios. Siga los pasos que se describen a continuación para crear un gráfico personal para clientes potenciales:
1. Haga clic en Ventas en el mapa del sitio y, a continuación, en
Clientes potenciales.
2. En la pestaña Gráficos, haga clic Nuevo gráfico. Aparecerá el
Diseñador de gráficos.
3. Escriba "Clientes potenciales creados por semana" en el cuadro de texto de la parte superior del Diseñador de gráficos.
4. En la lista desplegable Entradas de leyenda (serie), seleccione
Nombre. Acepte el valor predeterminado de Recuento: Todos en la
lista desplegable de la derecha.
5. En la lista desplegable Etiquetas de eje horizontal (categoría), seleccione Fecha de creación.
6. En el campo desplegable de la derecha, seleccione Semana. 7. Tenga en cuenta que el tipo de gráfico predeterminado es un gráfico
de columnas. En la pestaña Diseño de herramientas de gráfico, en el grupo Guardar, haga clic en Guardar y cerrar.
Creación de gráficos de sistema
De forma predeterminada, los gráficos de sistema de Microsoft Dynamics CRM están visibles para todos los usuarios. Sin embargo, solo pueden crearlos los usuarios que dispongan de los privilegios necesarios. De forma predeterminada, los usuarios con los siguientes roles de seguridad pueden crear gráficos de sistema:
• Administrador del sistema y Personalizador del sistema • Director general
• Vicepresidente de ventas, Vicepresidente de marketing • Jefe de representante de servicio al cliente, Jefe de ventas,
Administrador de marketing
Los gráficos de sistema se pueden crear mediante la personalización de la entidad subyacente, como clientes potenciales, y la adición de un gráfico a la entidad. Si ha creado un gráfico personal y desea ponerlo a disposición de otros usuarios como gráfico del sistema, también puede exportar la definición de gráfico personal como archivo XML e importarlo al personalizar la entidad.
La siguiente demostración muestra cómo volver a usar el archivo de definición XML del gráfico personal de esta forma para crear un gráfico de sistema para clientes potenciales exportando e importando un archivo de definición de gráficos creado previamente.
Demostración: creación de un gráfico de sistema
exportando e importando un archivo de definición de
gráfico
Escenario: la administradora de marketing ha creado un gráfico personal para
clientes potenciales y quiere ponerlo a disposición de otros usuarios. No dispone de privilegios de seguridad para crear gráficos de sistema, por lo que comparte el gráfico con el administrador del sistema, que sí puede crearlos. En lugar de volver a crear el gráfico, el administrador del sistema exporta el gráfico a un archivo XML y, a continuación, lo importa para crear el gráfico del sistema. Siga los pasos que se describen a continuación para exportar un gráfico personal e importarlo para crear un gráfico de sistema:
1. Haga clic en Ventas en el mapa del sitio y, a continuación, en
Clientes potenciales.
2. Expanda el área del gráfico y seleccione Clientes potenciales
creados por semana en la lista desplegable Gráficos.
3. En la pestaña Gráficos, haga clic en Exportar gráfico.
4. Haga clic en Guardar en el cuadro de diálogo Descarga de archivos y, a continuación, guarde el archivo XML en un archivo de disco local. Acepte el nombre de archivo predeterminado.
5. Haga clic en la pestaña Personalizar y, en el grupo Personalizar, seleccione Personalizar entidades.
6. En la entidad Cliente potencial expandida, haga clic en Gráficos. 7. Haga clic en el menú desplegable Más acciones y en Importar
gráfico.
8. Haga clic en Examinar en el cuadro de diálogo Importar gráfico. 9. En el cuadro de diálogo Seleccionar el archivo que se va a cargar,
examine el archivo de disco guardado en el paso 4, selecciónelo y haga clic en Abierto.
10. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Importar. 11. Después de importar el gráfico, haga clic en Cerrar.
12. Haga clic en Publicar todas las personalizaciones.
13. Cuando desaparezca el cuadro de diálogo de progreso Publicación
de las personalizaciones..., cierre la ventana Solución: solución predeterminada .
14. Presione F5 para actualizar la ventana de Internet Explorer. En el panel de gráfico de clientes potenciales, observe que, ahora, el gráfico Clientes potenciales creados por semana está disponible como gráfico de sistema para clientes potenciales.
Práctica 3.1: Creación de gráficos personales para citas
Durante esta práctica, creará un gráfico personal para mostrar las citas por mes.
Escenario
Los administradores de ventas y marketing de Adventure Works Cycles creen que uno de los indicadores clave de la capacidad de los representantes de ventas para alcanzar sus objetivos de ventas es el número de citas que programan y atienden. De forma predeterminada, no hay gráficos disponibles para el tipo de registro de cita, de modo que la administración pide a los miembros del equipo de ventas que creen sus propios gráficos personales para visualizar las citas por mes.
Ejercicios de nivel avanzado
Especifique varios registros nuevos de cita y, a continuación, cree un nuevo gráfico para el tipo de registro Cita. Use el Diseñador de gráficos para crear un gráfico de barras, con el campo Asunto como serie y Hora de inicio como categoría. Use Mes para agrupar el campo Hora de inicio.
Ejercicios de nivel intermedio
a. Cree varios registros de cita para comprobar que el gráfico funciona como se espera.
b. Desplácese hasta la cuadrícula de datos de actividades del Área
de trabajo y seleccione la vista Todas las citas.
c. En la pestaña Gráficos, haga clic en Nuevo gráfico para abrir el
Diseñador de gráficos.
d. Asigne el nombre "Citas por mes" al gráfico, seleccione el campo Asunto en la lista desplegable Serie y seleccione el campo Hora de inicio en la lista desplegable Categoría. e. A continuación, agrupe el campo Hora de inicio por Mes.
Ejercicios de nivel básico
Realice los siguientes pasos para completar esta práctica:
1. En el mapa del sitio, haga clic en Área de trabajo y, a continuación, en Actividades.
2. En el grupo Nuevo, haga clic en Cita.
3. En el campo Asunto, escriba Prueba1 y, a continuación, haga clic en
Guardar y nuevo.
4. En el campo Asunto, escriba Prueba2 y, a continuación, haga clic en
Guardar y nuevo. Si aparece el cuadro de diálogo Alertas de programación, haga clic en Omitir y guardar.
5. En el campo Asunto, escriba Prueba3 y, a continuación, haga clic en
6. Haga clic en la lista desplegable Actividades y, a continuación, seleccione Cita.
7. Haga clic en Todas las citas.
8. Haga clic en la pestaña Gráficos y, a continuación, en Nuevo
gráfico.
9. En el Diseñador de gráficos, escriba "Citas por mes" en el campo
Nombre.
10. En la sección Entradas de leyenda (serie), haga clic en la lista
Seleccionar campo y, a continuación, seleccione el campo Tema.
11. En la sección Etiquetas de eje horizontal (categoría), haga clic en la lista Seleccionar campo y, a continuación, seleccione el campo
Hora de inicio.
12. En la siguiente columna, seleccione Mes.
13. En la pestaña Diseño de herramientas de gráfico, haga clic en
Guardar y cerrar. El nuevo gráfico personal se muestra en el panel
Personalización y trabajo con paneles
Los paneles son una característica nueva y eficaz que permite ver de un vistazo la información más importante que necesita para tomar decisiones empresariales clave.
Los paneles son páginas web que contienen varias secciones que pueden mostrar uno de varios componentes, como gráficos y listas. Además de los gráficos y las listas, los paneles pueden incluir los componentes siguientes:
• Recursos web, que pueden incluir páginas HTML personalizadas. Por ejemplo, podría incluir una página HTML personalizada con información de una aplicación externa, como un sistema ERP. • IFrames se puede usar para integrar páginas web externas en un panel. Por ejemplo, podría mostrar un mapa de Bing en IFrame y pasar datos de codificación geográfica dinámicamente para que presente un mapa de sus cuentas por ubicación.
La incorporación de recursos web e IFrames en paneles está fuera del ámbito de este curso. Puede encontrar más información sobre el tema en el curso titulado
Personalización y configuración de Microsoft Dynamics CRM 2011.
Paneles personales y de sistema
Los paneles se presentan en la sección Paneles del Área de trabajo. Microsoft Dynamics CRM tiene dos tipos de paneles (personales y de sistema) con las siguientes características:
• Cualquier usuario puede crear un panel personal y, de forma predeterminada, solo está visible para el usuario que lo creó. Estos paneles se pueden compartir con otros usuarios o equipos.
• Un panel de sistema es visible para todos los usuarios y existen varios paneles de sistema preconfigurados y disponibles de forma predeterminada. Solo los usuarios que dispongan de los privilegios de seguridad necesarios podrán crear paneles de sistema nuevos. Los siguientes paneles de sistema preconfigurados resultan especialmente útiles para la administración de ventas:
• El panel de actividad de ventas presenta información visual sobre las oportunidades de venta del usuario actual, los objetivos y los clientes potenciales.
• El panel de rendimiento de ventas presenta visualizaciones
similares de oportunidades de venta, objetivos y clientes potenciales, pero amplía el análisis para incluir información de los registros propiedad de otros usuarios, no solo del usuario actual.
Trabajo con paneles
Los paneles pueden presentar una variedad de visualizaciones prácticamente ilimitadas de la información importante de ventas, como listas o gráficos, datos de cualquier tipo de registro, registros que posee o pertenecen a miembros de su equipo o a usuarios de su organización.
Además de ver información, puede usar paneles para interactuar con los registros subyacentes. Por ejemplo, los gráficos de panel contienen un grupo de controles en la esquina superior derecha, que se pueden usar después de seleccionar un gráfico haciendo clic en él.
• Haga clic en el botón Ampliar el gráfico para expandir el tamaño del gráfico seleccionado a toda la página.
• Haga clic en el botón Ver registros usados para generar el gráfico para abrir una ventana nueva que muestre la vista de lista del registro subyacente junto con el gráfico.
• Desglose el gráfico situando el cursor sobre un elemento de datos del gráfico y haciendo clic en él.
La siguiente demostración muestra algunos usos productivos de estas técnicas con el Panel de marketing, uno de los paneles de sistema disponible de forma predeterminada en Microsoft Dynamics CRM.
NOTA: la visualización de información sobre gráficos y paneles depende de las
vistas predeterminadas desde las que los gráficos extraen los datos para mostrarlos. Si un gráfico no muestra los datos que desea ver, a menudo es porque se ha seleccionado una vista que no contiene datos apropiados. La siguiente demostración muestra un ejemplo y cómo puede usar fácilmente las características interactivas de gráficos y paneles para solucionar situaciones como esta.
Demostración: trabajo con el panel de marketing
Escenario: varios usuarios han informado a la administradora de marketing de
Adventure Works Cycles de que no aparece ningún dato en el panel de
marketing. Se da cuenta de que se debe a que las vistas subyacentes a los gráficos del panel están filtradas para incluir solo información de campañas de marketing dentro del ejercicio actual. También sabe que el ejercicio en que se incluye una campaña de marketing viene determinado por los valores especificados en los campos Fecha de inicio propuesta y Fecha de finalización propuesta del formulario de campaña. Decide usar el panel de marketing para ayudar a actualizar la información para que las campañas adecuadas se reflejen en el panel.
Siga los pasos que se describen a continuación para interactuar con un panel de marketing:
1. Haga clic en Área de trabajo en el mapa del sitio y, a continuación, en Paneles.
2. Haga clic en la lista desplegable Panel y, a continuación, seleccione
Panel de marketing.
3. Haga clic en el gráfico Combinación de tipo de campaña para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en el botón Ver registros en el área superior derecha del gráfico. Se abrirá una ventana con los datos subyacentes presentados en una vista de lista con el área
Gráfico ampliada. Tenga en cuenta que la vista seleccionada es
"Todas las campañas del ejercicio actual".
4. En la lista desplegable, seleccione la vista Todas las campañas y
plantillas de campaña.
5. Haga clic en la primera campaña de la lista para abrir su formulario y actualice los campos Fecha de inicio propuesta y Fecha de
finalización propuesta para incluir la campaña en el ejercicio
actual. A continuación, haga clic en Guardar y cerrar.
6. Repita el paso 5 para todos los registros de campaña apropiados y, a continuación, cierre la cuadrícula de datos.
7. Si es necesario, haga clic en el botón Actualizar todo del gráfico de panel. Observe que el gráfico Combinación de tipo de campaña ahora refleja la información actualizada.
Creación de paneles personalizados y trabajo
Puede crear fácilmente paneles personalizados para presentar visualizaciones de la información que necesita, o necesitan los miembros de su equipo u
organización, para trabajar. Antes de crear un panel personalizado, considere el tipo de información que se mostrará, sus destinatarios y las visualizaciones más adecuadas de los datos subyacentes. A continuación se describen algunos de los elementos más importantes que se deben considerar al crear paneles
personalizados:
• Cuanto más alto en la organización se encuentren los
destinatarios, más amplio deberá ser el resumen de los datos subyacentes. Por ejemplo, un panel creado para la junta directiva
puede contener conceptos como el historial de y la previsión de ventas. Otro creado para jefes de departamento puede contener información de ventas más detallada desglosada por departamento o línea de negocio. Un panel más detallado se podría usar en las reuniones del equipo de ventas semanales, con información como las oportunidades abiertas de cada comercial, oportunidades por fase de canalización, etc.
• Antes de crear paneles nuevos, familiarícese con los
preconfigurados. Algunos de los gráficos existentes podrían sugerir
ciertos tipos de información de cuya captura puede beneficiarse su organización. Ejemplos de esto son las fases de ventas usadas en el gráfico de Canalización de ventas y los valores usados para distribuir clientes potenciales, como Clasificación y Origen.
• Antes de crear un panel de sistema, cree un panel personal. Demasiados paneles de sistema pueden crear una experiencia de usuario confusa. Dado que, de forma predeterminada, los paneles personales solo están visibles para el usuario que los creó, suponen una buena forma de validar y obtener comentarios de paneles antes de exponerlos a todos los usuarios.
Procedimiento: creación de paneles personales
Siga los pasos que se describen a continuación para crear un panel personal: 1. Haga clic en Área de trabajo en el mapa del sitio y, a continuación,
en la sección Mi trabajo, haga clic en Paneles.
2. En la pestaña Paneles, en el grupo Administrar paneles, haga clic en Nuevo. Podrá ver el cuadro de diálogo Seleccione diseños de
panel.
ILUSTRACIÓN 3.7 USO DEL CUADRO DE DIÁLOGO SELECCIONE DISEÑOS DE PANEL
3. En el cuadro de diálogo Diseño de paneles, seleccione uno de los diseños disponibles, como Panel normal de 3 columnas o Panel
normal de 2 columnas y, a continuación, haga clic en Crear.
4. Especifique un valor adecuado en el campo de texto "Especifique el nombre del panel" y haga clic en Guardar.
5. Haga clic en una sección del área Sección para seleccionarla. 6. En la pestaña Panel, en la sección Insertar, haga clic en Gráfico. 7. Seleccione la entidad que contiene los datos del gráfico en la lista
desplegable Tipo de registro.
8. Seleccione la vista adecuada en la lista desplegable Vista. 9. Seleccione el gráfico en la lista desplegable Gráfico y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
10. Seleccione una sección diferente y, a continuación, repita los pasos de 6 a 9 tantas veces como sea necesario.
Creación de paneles de sistema
Los paneles de sistema son uno de los componentes que conforman una
solución completa. Otros componentes de una única solución incluyen entidades, conjuntos de opciones, recursos web y flujos de trabajo.
De forma predeterminada, solo los usuarios con los roles de seguridad
Personalizador del sistema o Administrador del sistema pueden crear y
publicar paneles de sistema. De forma predeterminada, al publicar un panel de sistema, está disponible para que lo vean todos los usuarios.
Resumen
Microsoft Dynamics CRM contiene muchas características que permiten analizar e informar sobre la eficacia de los esfuerzos de marketing de la organización. La administración de objetivos permite establecer objetivos para métricas clave y realizar un seguimiento de los valores en curso y reales de los objetivos.
Los gráficos y los paneles se combinan para proporcionar eficaces capacidades de visualización para todos los tipos de registros de Microsoft Dynamics CRM. Cualquier usuario puede crear gráficos y paneles personales, pero, para crear gráficos y paneles de sistema, es necesario disponer de suficientes privilegios de seguridad e implementarlos en todos los usuarios o en determinados grupos.
Práctica 3.2: Administración de objetivos
A lo largo de esta práctica, creará un objetivo para Alan Jackson para el primer trimestre de este ejercicio. El objetivo de Alan será completar 50 llamadas telefónicas cada trimestre.
Escenario
Una de las métricas clave que usan las ventas y el marketing de Adventure Works es el número de llamadas telefónicas completadas. La administradora de marketing quiere crear un destino de 50 llamadas por trimestre y realizar su seguimiento en Microsoft Dynamics CRM
Ejercicios de nivel avanzado
Use las instrucciones proporcionadas para crear un objetivo de 50 llamadas telefónicas completadas para Alan Jackson para un período trimestral.
Ejercicios de nivel intermedio
1. Cree un nuevo registro de objetivo denominado "Llamadas telefónicas del 1T de Alan Jackson". Defina a Alan Jackson como propietario del objetivo.
2. Báselo en una nueva métrica de objetivo que cree desde dentro del formulario de objetivo. Asigne el nombre "Número total de llamadas telefónicas" a la métrica de objetivo y defina el campo de tipo de métrica como "Recuento".
3. Para los atributos de resumen de tipo de métrica, use los valores siguientes:
a. En la lista desplegable Entidad de origen, seleccione "Llamada de teléfono".
b. En el Estado de tipo de registro de origen, elija "Completado". c. En el Estado del tipo de registro de origen, seleccione "Listo". d. En la lista desplegable Campo de fecha, seleccione "Fin real". 4. Guarde el registro de métrica de objetivo y, a continuación,
selecciónelo como métrica del nuevo objetivo. Seleccione un "período personalizado" para el objetivo del 1/1/2011 al 31/3/2011. Especifique 50 como valor de destino para el nuevo objetivo y, a continuación, guarde el objetivo.
Ejercicios de nivel básico
Realice los siguientes pasos para completar esta práctica:
1. En el mapa del sitio, vaya a Ventas, haga clic en Objetivos y elija
Nuevo.
2. En el campo Nombre, escriba "Llamadas telefónicas del 1T de Alan Jackson".
3. Haga clic en el botón de búsqueda del campo Propietario del
objetivo y seleccione "Alan Jackson". A continuación, haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en el botón de búsqueda Métrica del objetivo.
5. En la ventana de búsqueda, haga clic en el botón Nuevo para crear una nueva métrica del objetivo.
6. En la ventana Métrica del objetivo, escriba "Valor total de llamadas telefónicas" en el campo Nombre.
7. Defina el Tipo de métrica como "Recuento". Haga clic en Guardar. 8. Una vez guardado, haga clic en la cuadrícula Campo informe. 9. En la cinta de campos informe de herramientas de lista, haga clic
en Agregar nuevo campo informe.
10. En el formulario Campo informe, defina el Campo informe como "Real (entero)".
11. En la lista desplegable Tipo de registro de origen , elija "Llamada de teléfono".
12. En el Estado de tipo de registro de origen, elija "Completado". 13. En el Estado del tipo de registro de origen, elija "Listo". 14. En la lista desplegable Campo de fecha, elija "Fin real". 15. Haga clic en Guardar y cerrar.
16. Cuando la interfaz vuelva al formulario Métrica del objetivo, haga clic en la pestaña Métrica del objetivo y, a continuación, en
Guardar y cerrar.
17. Cuando la interfaz vuelva al formulario Búsqueda de métrica del
objetivo, haga clic en Aceptar.
18. En la sección Período de tiempo, seleccione Período personalizado para el campo Tipo de período de objetivos.
19. Escriba "31/3/2011" en el campo A.
20. En el campo Destino (entero), escriba "50". 21. Haga clic en Guardar y cerrar.
Evaluación de conocimientos
Listas, vistas y gráficos
1. ¿Cuál de las siguientes son características de listas, vistas y gráficos? ( ) Los gráficos se deben actualizar manualmente para reflejar los datos
de la vista asociada.
( ) Cuando se aplica un filtro a una vista, tiene la opción de actualizar el gráfico.
( ) Al desglosar en un gráfico, filtra implícitamente el conjunto de datos. ( ) Cuando se crea un gráfico a partir de una vista de lista, es un gráfico
personal.
2. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre gráficos y paneles son ciertas? (Seleccione todas las respuestas válidas)
( ) Cada usuario individual debe crear gráficos y paneles.
( ) Los gráficos y paneles se pueden crear como objetos "personales" o de "sistema".
( ) Solo los administradores del sistema pueden crear gráficos. En cambio, cualquier usuario puede crear paneles.
( ) La mayoría de los usuarios puede crear gráficos y paneles personales. 3. Un administrador de sistema quiere implementar un gráfico para que todos
los usuarios puedan verlo. ¿Qué procedimientos son los adecuados para hacerlo?
( ) Importe un gráfico de Excel y publíquelo.
( ) Cree y guarde un gráfico personal, expórtelo e impórtelo como gráfico del sistema.
( ) Personalice el sistema y cree un gráfico de sistema.
( ) Cree un informe personalizado con el Asistente para informes e incluya una de las opciones de "tablas y gráficos".
4. Ordene los pasos siguientes para crear objetivos para un departamento de marketing
Paso:
_____: Definir los objetivos que son responsabilidad del departamento de marketing en términos de tipos de registro de Dynamics CRM
_____: Crear métricas de objetivo para registros como clientes potenciales, respuestas a campañas o de otro tipo
_____: Volver a calcular los campos de informe reales y en curso _____: Definir objetivos para períodos de tiempo específicos
5. Asigne los términos siguientes a las características que los describan mejor: _____ 1. Período de tiempo _____ 2. En curso (Dinero) _____ 3. Destino _____ 4. Métrica del objetivo _____ 5. Objetivo
a. Un campo calculado almacenado en un registro de objetivo.
b. Un campo de entrada de datos almacenado en un registro de objetivo.
c. Especifica el tipo de registro para el que se define un objetivo y cómo sus valores de estado se resumen en valores en curso y reales.
d. Especifica el propietario de un objetivo, el período de tiempo y la métrica de objetivo subyacente.
e. Se define al crear el objetivo. Puede ser un período fiscal o un período personalizado.
Interacción rápida: Lecciones aprendidas
Dedique unos momentos a escribir tres conceptos principales que haya aprendido en este capítulo
1.
2.
Soluciones
Evaluación de conocimientos
1. ¿Cuál de las siguientes son características de listas, vistas y gráficos? ( ) Los gráficos se deben actualizar manualmente para reflejar los datos
de la vista asociada.
(√) Cuando se aplica un filtro a una vista, tiene la opción de actualizar el gráfico.
(√) Al desglosar en un gráfico, filtra implícitamente el conjunto de datos. (√) Cuando se crea un gráfico a partir de una vista de lista, es un gráfico
personal.
2. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre gráficos y paneles son ciertas? (Seleccione todas las respuestas válidas)
( ) Cada usuario individual debe crear gráficos y paneles.
(√) Los gráficos y paneles se pueden crear como objetos "personales" o de "sistema".
( ) Solo los administradores del sistema pueden crear gráficos. En cambio, cualquier usuario puede crear paneles.
(√) La mayoría de los usuarios puede crear gráficos y paneles personales. 3. Un administrador de sistema quiere implementar un gráfico para que todos
los usuarios puedan verlo. ¿Qué procedimientos son los adecuados para hacerlo?
( ) Importe un gráfico de Excel y publíquelo.
(√) Cree y guarde un gráfico personal, expórtelo e impórtelo como gráfico del sistema.
(√) Personalice el sistema y cree un gráfico de sistema.
(√) Cree un informe personalizado con el Asistente para informes e incluya una de las opciones de "tablas y gráficos".
4. Ordene los pasos siguientes para crear objetivos para un departamento de marketing
Paso:
1 : Definir los objetivos que son responsabilidad del departamento de marketing en términos de tipos de registro de Dynamics CRM
2 : Crear métricas de objetivo para registros como clientes potenciales, respuestas a campañas o de otro tipo
4 : Volver a calcular los campos de informe reales y en curso 3 : Definir objetivos para períodos de tiempo específicos
5. Asigne los términos siguientes a las características que los describan mejor: e 1. Período de tiempo a 2. En curso (Dinero) b 3. Destino c 4. Métrica del objetivo d 5. Objetivo
a. Un campo calculado almacenado en un registro de objetivo.
b. Un campo de entrada de datos almacenado en un registro de objetivo.
c. Especifica el tipo de registro para el que se define un objetivo y cómo sus valores de estado se resumen en valores en curso y reales.
d. Especifica el propietario de un objetivo, el período de tiempo y la métrica de objetivo subyacente.
e. Se define al crear el objetivo. Puede ser un período fiscal o un período personalizado.
