FACULTAD DE JURISPRUDENCIA
CARRERA DERECHO
PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE ABOGADO DE LOS TRIBUNALES Y JUZGADOS DE
LA REPÚBLICA
TEMA: PROTOCOLO DE MANEJO ARCHIVÍSTICO EN LA UNIDAD JUDICIAL CIVIL DE LA CIUDAD DE BABAHOYO
AUTOR: JOSHUE ANTONIO RIVAS MORA
TUTORA: ABG. PATTY ELIZABETH DEL POZO FRANCO, MST.
AMBATO - ECUADOR
2019
APROBACION DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACION
CERTIFICACION:
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente trabajo de Titulación realizado por el señor JOSHUE ANTONIO RIVAS MORA, estudiante de la Carrera de Derecho, Facultad de Jurisprudencia, con el tema: “PROTOCOLO DE MANEJO ARCHIVÍSTICO EN LA UNIDAD JUDICIAL CIVIL DE LA CIUDAD DE BABAHOYO”, ha sido prolijamente revisado y cumple con Todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes UNIANDES, por lo que apruebo su presentación.
Babahoyo, septiembre del 2019
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, JOSHUE ANTONIO RIVAS MORA, estudiante de la carrera de derecho, Facultad de Jurisprudencia, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de ABOGADO DE LOS TRIBUNALES DE LA REPÚBLICA, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
Babahoyo, septiembre del 2019
JOSHUE ANTONIO RIVAS MORA C.C. 120504180-1
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo; Abg. Vanessa Alexandra Henriquez Palma, Msc. En calidad de Lectora del Proyecto de Titulación
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por el estudiante Sixto Genaro Andrade Coello, sobre el tema “PROTOCOLO DE MANEJO ARCHIVÍSTICO EN LA UNIDAD JUDICIAL CIVIL DE LA CIUDAD DE BABAHOYO” ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he podido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.
Babahoyo, septiembre del 2019.
DERECHOS DE AUTOR
Yo, JOSHUE ANTONIO RIVAS MORA; declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de Ia UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella;
Babahoyo, Septiembre de 2019.
JOSHUE ANTONIO RIVAS MORA C.C. 120504180-1
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a Dios de manera principal por ser el conductor de mi vida, y prodigarme de salud, y bienestar.
A mi madre que desde el cielo me cuida y es mi Ángel protector en la tierra.
Le dedico este trabajo a mi familia por haber apoyado siempre mi carrera universitaria.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios porque sin el nada es posible, a mi querida Universidad por haberme incluido en sus aulas y darme la oportunidad para ser un profesional proactivo, capaz, formado con visión humanística y en condiciones de incorporarme al mundo laboral.
Agradezco a mi madre en la tierra, Tía Lcda. Alemania Mora Ordoñez por jamás soltar mi mano, por creer en mí, por enseñarme que no existen límites para soñar y que los sueños se cumplen.
A la Ingeniera Diana Jibaja, el Arquitecto Luis Fernando Jibaja Mora, la Arquitecta Janeth Villa, Abogada Bella Alexandra Jibaja Mora, quienes siempre han estado pendiente de mi crecimiento y desarrollo.
A todos mis maestros por su paciencia y entrega en el curso de mi carrera profesional.
A mis amigos compañeros de la Unidad Judicial Civil de Babahoyo, por haberme dado la oportunidad de aprender algo de esta noble profesión. Gracias a todos.
RESUMEN
ABSTRACT
ÍNDICE
PORTADA
APROBACION DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACION CERTIFICACIÓN DE AUTENTICIDAD
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DERECHOS DE AUTOR
DEDICATORIA AGRADECIMIENTO RESUMEN
ABSTRACT ÍNDICE
INTRODUCCIÓN……….. 1
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN……….. 1
Descripción de la actualidad internacional y nacional con respecto al tema propuesto………. 2
Formulación del problema a investigar……….. 3
JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD ACTUALIDAD E IMPORTANCIA. 3 Descripción de la actualidad internacional y nacional con respecto al tema propuesto………... 4
Importancia del tema a desarrollar para el desarrollo socioeconómico del cantón y la provincia……… 4
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN……… 5
Objetivo General………. 5
Objetivos Específicos……… 5
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA CONCEPTUAL……….. 6
DOCUMENTOS JUDICIALES……… 6
Antecedentes históricos a lo largo de la historia……… 6
Documentos públicos y privados……….. 7
LA MODERNIZACION DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES EN EL ECUADOR Que es el Protocolo archivístico de la función judicial……… 9
GESTION DOCUMENTAL……….………… 11
METODOLOGÍA………. 12
Fuentes de información……… 12
TIPO DE INVESTIGACIÓN……… 12
POBLACIÓN Y MUESTRA INCLUIDA EN EL ESTUDIO………12
MÉTODOS EMPLEADOS……… 14
Esquematización de las fuentes de información………. 16
PROPUESTA………..29
NOMBRE DE LA PROPUESTA………...29
OBJETIVOS……….29
ELEMENTOS QUE LA CONFORMAN………29
EXPLICACION DE COMO LA PROPUESTA CONTRIBUYE A SOLUCIONAR LAS INSUFICIENCIAS IDENTIFICADAS EN EL DIAGNOSTICO………...30
CONCLUSIONES………...32 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
1 INTRODUCCIÓN
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
El presente trabajo de investigación nace de la necesidad de implementar un protocolo de procedimiento para el manejo archivístico que permita la organización, conservación y acceso a la información de los procesos activos y en trámite de manera directa, a través de los secretarios de la Unidad Judicial Civil de Babahoyo.
Con este protocolo se busca que el secretario de las Unidades Judiciales sea el custodio permanente de los procesos, los que en la actualidad, pasan por una serie de filtros hasta llegar al despacho del juzgador y ser proveídos de manera rápida y oportuna.
Estos filtros se manejan en base a la resolución N° 2014 emitida por el Pleno del Consejo de la Judicatura denominada “Protocolo Genérico de Manejo documental y archivístico para las Unidades Judiciales”, desconociendo las disposiciones emitidas por el Reglamento General para arreglos y Procesos de actuaciones Judiciales, actualmente en vigencia.
Las disposiciones contenidas en el Reglamento General para arreglos y Procesos de actuaciones Judiciales establecen que es facultad de los secretarios y secretarias custodiar los procesos judiciales, y que serán civil, penal y administrativamente responsables por su pérdida y alteración indebida, de igual forma se establece que el secretario será quien reciba los escritos presentados por los sujetos procesales y los incorporará de manera cronológica al proceso para ser puesto al despacho de forma inmediata al juzgador.
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sistema SATJE verificar la existencia física del expediente, incorporarlo al proceso, foliarlo, y realizar el FORMULARIO F1 para enviarlo a través del mismo al secretario de la unidad judicial, quien una vez que revisa el proceso que haya subido completo y cronológicamente arreglado lo ponga al despacho del juzgador para que este derive el miso al Ayudante Judicial quien es el encargo de realizar los proyectos de providencia que serán revisados nuevamente por el juzgador para su aprobación o corrección.
Desde ese análisis es necesario establecer un mecanismo más eficaz para la diligencia de los procesos, de tal forma que se respete el principio de celeridad procesal, toda vez que en la actualidad existen procesos que tardan de entre 48 a 72 horas en ser puestos al conocimiento del juez sustanciador de la causa, lo que general sin lugar a dudas un retardo injustificado en los despachos de los procesos judiciales.
Descripción de la actualidad internacional y nacional con respecto al tema propuesto.
El presente trabajo investigativo tiene connotación nacional e internacional, los procesos de archivos judiciales se aplican no solo a nivel del País sino que es aplicado en todos los sistemas de administración de justicia del mundo
Es necesario determinar que los procesos judiciales no solo deben existir electrónicamente sino que más allá de la utilización de mecanismos modernos estos deben existir físicamente como constancias de los actos procesales que se han desarrollado a lo largo de la historia.
3 Formulación del problema a investigar
Con el antecedente expuesto se puede establecer que la tramitación de los archivos a través de un protocolo, que no es otra cosa sino el cumplimiento de un proceso burocrático, atenta contra el principio de celeridad procesal y economía procesal, consagrados en el artículo 169 de la Constitución de la República (2008) que se encuentra en plena vigencia, hecho que afecta la prosecución de los trámites judiciales de manera eficiente, expedita y eficaz. ¿Cómo incide la aplicación del protocolo archivístico actual del Consejo de la Judicatura ejecutado por los gestores de archivo de la Unidad Judicial Civil con sede en el cantón Babahoyo en el principio de celeridad?
JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD ACTUALIDAD E IMPORTANCIA
Dentro del ámbito de sus atribuciones las Unidades Judiciales del Ecuador deben cumplir con un protocolo en el manejo de sus archivos a nivel Nacional, en acatamiento a lo que dispone dicho documento que refiere que jueces, secretarios, ayudantes judiciales, coordinadores de archivo y coordinadores de unidades judiciales, son los responsables y corresponsables en la organización de documentos y archivos, en ejercicio de las competencias previstas en la ley, reglamentos y demás resoluciones expedidas por el Pleno del Consejo de la Judicatura. Dicho protocolo no permite el manejo directo de los procesos por parte de los Secretarios de la Unidades Judiciales, es así que en la Unidad Judicial Civil con sede en el Cantón Babahoyo, se ha podido evidenciar retrasos en la tramitación de los procesos debido a que los mismos deben pasar varios filtros a través de formularios hasta llegar al despacho del Juez o a las manos de los profesionales del derecho que desean tener conocimiento de causa debido a que la custodia exclusiva de los procesos solo le corresponde a los Gestores de Archivo.
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el principio de celeridad procesal ya que en la práctica no se aprecia que los actuarios de los despachos sean realizados de manera eficiente, directa y rápida, lo que afecta a la debida diligencia establecida en la Constitución de la República (2008).
Descripción de la actualidad internacional y nacional con respecto al tema propuesto.
Como ya se ha anotado en líneas anteriores la temática planteada tiene relevancia nacional e internacional, existen tratadistas, historiadores e investigadores que han estudiado los archivos a lo largo de la historia, y no solo a nivel judicial, sino en todo tipo de administración pública o privada.
Desde esta concepción, nos encontramos que en los países de Europa, como en España, el sistema judicial se maneja con un Archivo Histórico de Protocolos Judiciales, donde existen subsistemas de archivos generales en toda la administración pública incluyendo la administración de justicia.
El interés que los Estados le otorgan a la protección de los archivos y documentos es sin duda materia de estudio, pero es precisamente ese interés el que ha permitido analizar de manera profunda que los protocolos de manejo documental y archivo en la administración de justicia ecuatoriana, a pesar que han permitido una mejor organización de los mismos genera retardos en la tramitación de los procesos judiciales, por lo que se ha creído necesario, analizar su estructura y manejo.
Importancia del tema a desarrollar para el desarrollo socioeconómico del cantón y la provincia.
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El plan nacional del buen vivir establece que el Estado debe determinar políticas que permitan establecer un enfoque innovador al ser humano a través de una nueva métrica o perspectiva de vida que permita en todo el sistema de administración pública, incluido el sistema de justicia; mecanismos de administración en los que se incluya:
Diversificación productiva y seguridad económica Acceso universal a bienes superiores
Equidad social Participación social Diversidad cultural Sustentabilidad
Esto sin duda implica que a través de la administración pública exista un desarrollo socioeconómico.
Cuando hablamos de un trámite judicial expedito, diligente, célere, sin duda se trata de ahorro a las finanzas del Estado, en cuanto a que si un proceso es tramitado a menor tiempo, sin duda el estado ahorra tiempo y dinero, que se ve reflejado en acciones positivas para toda la comunidad, tanto a nivel regional como cantonal.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General:
Diseñar un protocolo de procedimiento para el manejo archivístico que permita la organización, conservación y acceso a la información de los procesos activos y en trámite de manera directa, a través de los secretarios de la Unidad Judicial Civil de Babahoyo.
Objetivos Específicos:
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establecido en el Código Orgánico General de Procesos en torno a la custodia de los procesos judiciales.
Diligenciar el cumplimiento del protocolo archivístico, sin que se afecte a
la debida diligencia en los procesos judiciales.
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FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA CONCEPTUAL
DOCUMENTOS JUDICIALES
Se determinan documentos judiciales a toda resolución, sentencia, autos y providencias emitidas por jueces y juezas de la jurisdicción contenciosa y ordinaria; así como a todas las piezas procesales como citaciones, comisiones, deprecatorios, extractos, notificaciones, así como cualquier forma documentada vía judicial.
Morell. (2014), indica que los documentos judiciales además de las sentencias, autos, providencias, mandamientos y testimonios en general, es toda aquella jurisprudencia emitida y que pasa a ser ley cuando es precedente y vinculante. En otras palabras los documentos judiciales son la constancia de los procesos en el mundo, es el idioma que habla a los sujetos procesales y a los administradores de justicia.
Antecedentes históricos a lo largo de la historia.
Los archivos son originarios de la época romana, el término archivo proviene del latín archivum; según su concepción el archivo se encarga de la tramitación custodia y determinación de un conjunto de documentos fuera cual sea su especie determinando fecha y soporte material.
Los primeros archivos provienen de los imperios esta era una herramienta de control de la población así como de la riqueza del según Miguel Ángel Fernández el estudio de los archivos y la documentología es tan antiguo como la organización social
Los documentos a través de la historia eran o tenían acceso restringido estos de acuerdo a lo que se determina en múltiples textos solamente podían utilizarlos sus productores y aquellos oficiales que los administraban con autorización previa.
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un archivo Provincial, que no era de uso o dominio público; toda la información era reservada y privada.
Dentro de los primeros archivos se registraban actos como por ejemplo; las actas matrimoniales, transacciones particulares, registros de propiedades, recibos, trámites inherentes a los imperios, a los reinados a la corona.
Con la Revolución Francesa los archivos pasan de ser privados, a ser de dominio público, y se aperturaron documentos que lego fueron utilizados por investigadores, científicos e historiadores que han podido colaborar con las varias incógnitas sobre ciencia, filosofía, religión, que a lo largo de la historia han servido para el desarrollo de la sociedad.
Documentos públicos y privados
Existen varios tipos de documentos en el sistema de administración, los documentos públicos y los documentos privados; por regla general los documentos públicos son aquellos que se realizan ante autoridad competente los documentos privados son aquellos que se realizan entre particulares.
Cómo se puede definir a los documentos públicos de los documentos privados; los documentos públicos de acuerdo al ordenamiento civil vigente en nuestra legislación ecuatoriana son otorgados por funcionarios públicos en ejercicio pleno de su cargo o con intervención de autoridad competente, los documentos públicos son aquellos que deben ser reconocidos legalmente por un funcionario que da fe pública; por ejemplo los notarios, quiénes dentro de su competencia y de acuerdo a las cláusulas establecidas en el documento y a las formalidades de ley aprueban la legalidad del referido instrumento; estos pueden ser utilizados como medios probatorios, los documentos públicos no tienen necesidad de mediar reconocimiento de las partes ya que al haber sido otorgados por autoridad competente tienen valor pleno; los documentos privados por su parte carecen de valor probatorio y estos deben ser reconocidos por las partes intervinientes.
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“Art. 205.- Documento público. Es el autorizado con las
solemnidades legales. Si es otorgado ante notario e incorporado en un protocolo o registro público, se llamará escritura pública. Se considerarán también instrumentos públicos los mensajes de datos otorgados, conferidos, autorizados o expedidos por y ante autoridad competente y firmados electrónicamente.” ASAMBLEA. (2015)
Esta definición deja clara la conceptualización antes dicha, para que un documento tenga el carácter de público es necesario que cumpla las solemnidades que solo la ley da derecho, consecuentemente es necesario que sea otorgado por autoridad competente para ser considerada como instrumento público.
El mismo cuerpo normativo establece a que se denomina documento privado;
“Art. 216.- Documento privado. Es el que ha sido realizado por
personas particulares, sin la intervención de funcionario público alguno, o con éstos, en asuntos que no son de su empleo” ASAMBLEA. (2015)
Es un documento in solemne que no requiere formalidad alguna, es realizado por personas privadas o particulares, de uso privado, estos documentos no requieren ser protocolizados y son de dominio de quien lo ostenta.
LA MODERNIZACION DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES EN EL ECUADOR
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trabajo en equipo, mejora en el funcionamiento de las unidades, utilización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (tic), indicadores, etc. Desde ahí que la gestión documental con la utilización actual de nuevas tecnologías ha dado un giro rotundo, en el que en algunos casos yo no es solamente físico a través de un expediente, libro, cuerpo, folio, sino que es también electrónico.
En la actualidad los procesos archivísticos son la base principal de la gestión administrativa y judicial, es el modo organizativo de tramitación de los procesos sin que por su falta exista extravío de procesos o alteraciones que perjudiquen a las partes.
Que es el Protocolo archivístico de la función judicial
El protocolo genérico de manejo documental y archivístico para las unidades judiciales emitido por el Consejo de la Judicatura es un instrumento de Guía y Operaciones para el manejo documental y archivísticos de las Unidades Judiciales del País en todas las materias, este protocolo tiene como objetivo principal el adecuado manejo de los documentos y archivos de las Unidades Judiciales a través de la descripción de los procesos y actividades, para brindar un servicio judicial eficaz, oportuno y eficientes.
En la práctica este protocolo permite que los procesos pasen varios filtros previos a llegar a conocimiento del juzgador para su proveimiento, las demandas, denuncias y escritos ingresan a través del Técnico de Ventanillas, quien en el día realiza dos cortes, luego dicha documentación es ingresada al archivo a través de los gestores de archivo quienes son los encargados de organizar ordenadamente los documentos ingresados, ara luego a través de un formulario F1 remitirlos al secretario, quien hace el análisis del proceso y verifica si el mismos debe ser o no puesto en conocimiento del juzgador.
Como aparece este hecho que no es más que un trámite engorroso, genera retardo el cual es hasta injustificado según lo establece el Código Orgánico de la Función Judicial que determina “ Art. 20.- PRINCIPIO DE CELERIDAD.- La
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resolución de la causa, como en la ejecución de lo decidido. Por lo tanto, en todas las materias, una vez iniciado un proceso, las juezas y jueces están obligados a proseguir el trámite dentro de los términos legales, sin esperar petición de parte, salvo los casos en que la ley disponga lo contrario. El retardo injustificado en la administración de justicia, imputable a las juezas, jueces y demás servidoras y servidores de la Función Judicial y auxiliares de la justicia, será sancionado de conformidad con la ley.” ASAMBLEA. (2009).
Es entonces responsabilidad de la administración de justicia es aplicar este principio y su no aplicación es susceptible de sanción.
Los Usuarios internos y externos en el manejo del archivo
Los usuarios internos son lo servidores judiciales, jueces, secretarios, ayudantes judiciales, gestores de archivos técnicos de ventanilla, este engranaje de personal, están estrechamente ligado con el protocolo genérico de manejo documental y archivístico para las unidades judiciales.
Los usuarios externos son aquellas personas que hacen uso del sistema de administración de justicia y que acuden a las Unidades Judiciales a fin de obtener una respuesta frente al reclamo o vulneración de un derecho.
Los servidores judiciales denominados técnicos de ventanilla judicial, deberán recibir de manera cortés al usuario externo, verificando que este sea uno de los sujetos procesales o que sea abogado patrocinador, o en libre ejercicio de la profesión según el caso.
Este debe verificar que la causa se haya ingresada en el Sistema De Administración de Trámites Judiciales del Ecuador, luego de este proceso de búsqueda le pertenece al responsable de archivo de la Unidad Judicial, ubicar y entregar la causa física al técnico de ventanilla, este será el encargado de entregar los documentos a quien los haya requerido para su revisión.
12 GESTION DOCUMENTAL
El sistema de gestión documental dentro de la administración de justicia es el área responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo, además de esto es el conjunto de procedimientos y operaciones técnicas referentes a la producción, tramitación, uso, evaluación y archivado de documentos institucionales producidos y recibidos por las instituciones del Poder Judicial en el ejercicio de sus actividades, independientemente del soporte en que la información está registrada.
13 METODOLOGÍA.
La metodología de la presente investigación es la descriptiva ya que a través de esta se logrará identificar de forma directa a través de sus actores el problema a investigarse.
La técnica de recolección de datos e informaciones es la encuesta y la entrevista que se aplicará a: Abogados en libre ejercicio defensores públicos del área social, personal que labora en las dependencias judiciales.
Fuentes de información:
Primarias:
1.- Encuestas realizadas a personas
2.- Entrevistas realizadas a personas de la administración de justicia.
Secundarias:
1.- Información de toda la bibliografía descrita en la investigación realizada. 2.- Páginas de Internet.
TIPO DE INVESTIGACIÓN
La presente investigación es de diseño no experimental y su tipo es descriptiva, se trata de una investigación documental tomando como base fuentes bibliográficas tales como: documentos, textos, resoluciones, códigos, y más fuentes de información que permitieron realizar un análisis crítico desde el inicio; en la que se observará la aplicación de los protocolos archivísticos y sistema de gestión documental en la Unidad Judicial con sede en el cantón Babahoyo.
POBLACIÓN Y MUESTRA INCLUIDA EN EL ESTUDIO
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los abogados en libre ejercicio profesional, defensores públicos, y personal judicial.
Muestra.- En la investigación a desarrollar, la población a utilizar en la investigación es finita determinada en 1000 personas, porque abarca la localidad Cantonal, aunque su incidencia podría ser nacional, ya que el sistema archivístico se encuentra en el sistema judicial nacional. La muestra de estudio corresponde a las denominadas muestras probabilísticas, a los intervinientes de la investigación. Se determina el tamaño de la muestra utilizando la siguiente fórmula que tiene en cuenta, la desviación estándar, la probabilidad de éxito y de fracaso, el margen de error y el margen de confianza de la investigación:
Fórmula a utilizar
n= N
(E)² * (N-1)+1
En donde:
n= Tamaño de la muestra
N= Tamaño de la población
15 Aplicación
𝑛 = 1000
(0.1)2∗ (1000 − 1) + 1
𝑛 = 1000 (0.01 ∗ 0999 + 1)
𝑛 = 1000 0.99 + 1
n= 100
Tamaño de la Población 100 encuestados
MÉTODOS EMPLEADOS
Descriptivo
Se utilizará para identificar de forma certera, real y concreta el problema a investigarse, así como para establecer la delimitación del problema propuesto. Lo que permite sin duda poder determinar los problemas y las idea a defender lateadas en el caso a investigarse.
Inductivo y Deductivo
Se utilizará para realizar el análisis y síntesis del problema planteado y la investigación estará sujeta a todo un universo de recopilación de datos y demás informaciones, para poder alcanzar los objetivos propuestos.
Analítico
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trabajo archivístico y su organización y la celeridad en los procesos, debido a los trámites en el manejo de expedientes judiciales.
Sintético
En el tema propuesto se realizará un resumen de los diferentes aspectos que se involucran e interrelacionan, como al tratar del principio de celeridad, mínima intervención, principio de inmediación, que van acordes al desarrollo de la problemática planeada.
Histórico - lógico
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Esquematización de las fuentes de información
ENCUESTA
1.- ¿Conoce usted qué es un archivo judicial?
Los usuarios externos y encuestados mayoritariamente han indicado en un 80% conocer los que es un Archivo Judicial, saben que los procesos reposan en los archivos de cada Unidad Judicial, el 20 % indican desconocer sobre los archivos judiciales, por lo que se recomienda brindar mas asesoría e información acerca del tema.
80 20
PREGUNTA 1
SI
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2.- ¿Ha sido usted usuario del sistema de justicia?
El 95% de los encuestados han sido usuarios externos del sistema de administración de justicia, en su mayoría en la Unidad Judicial Civil, usuarios que indican utilizar la herramienta del archivo judicial al momento de revisar los procesos dentro de alguna causa que se ventila.
95 5
PREGUNTA 2
SI
19
3.- ¿Sabe usted bajo la guarda de que personal judicial se encuentran los procesos en la Unidad Judicial Civil de Babahoyo?
La cifra de desconocimiento es preocupante, saben que existe una oficina de archivo judicial pero desconocer quien custodia los documentos, entre los encuestados además se ha conocido casos de personas que han perdido los documentos en un proceso o en lo que no se ha manipulado de manera correcta los procesos judiciales.
25
75
PREGUNTA 3
SI
20
4.- ¿Considera que dentro de la tramitación de los juicios, el trámite de ingreso de escritos es muy lento?
La respuesta afirmativa del 80% de los encuestados refieren que en ocasiones deben esperar horas para ingresar un escrito en el Satje, y que este hecho no es precisamente por la cantidad de usuarios sino por las propias fallas del sistema o de la gestión protocolaria.
80 20
PREGUNTA 4
SI
21
5.- ¿Una vez presentado un requerimiento judicial, el despacho es rápido o lento?
En ocasiones diligente y en otras lento, no en todas las unidades judiciales se atiende de la misma forma, en la Unidad Judicial Civil se ha observado algo de retraso en los procedimientos escritos y según el gestor, hay procesos que tardan más de tres días en ser puestos en conocimiento del juzgador para su proveimiento.
80 20
PREGUNTA 5
SI
22
6.- ¿Cree usted que el sistema de justicia debe implementar un protocolo para tramitar de manera más ágiles los juicios en sustanciación?
El 85% está de acuerdo en que el sistema de manejo de protocolos de archivos debe ser revisado, ya que es necesario que los procesos judiciales avancen de forma ágil para que las respuestas de la justicia sea inmediata.
85 15
PREGUNTA 6
SI
23
7.- ¿Considera usted que en la actualidad los procesos judiciales tienen una organización documental?
Si se encuentra una organización documental moderna, sin embargo aún existen falencias en el sistema, el 72% de la población así lo reconoce, el hecho no están en la organización sino en la cadena de trámites previos que debe pasar el proceso hasta llegar al despacho del juez, que en definitiva es quien resuelve.
72 28
PREGUNTA 7
SI
24
8.- ¿Sabe usted si la gestión documental actual en el manejo de los procesos judiciales ha evitado las pérdidas de los procesos?
Refieren que el manejo actual es más cuidadoso, el 88% de los encuestados determinan que si existe cuidado de los procesos, pero aún no se ha podido evidenciar la existencia física de varios procesos desaparecidos a través de los años.
12
88
PREGUNTA 8
SI
25
9.- ¿Conoce usted que es la reposición de un proceso?
El 55% de los encuestados manifiestan desconocer que la reposición, hecho que ha permitido explicar acerca de esta figura jurídica que permite la recuperación de la documentación judicial en caso de pérdida o deterioro.
45
55
PREGUNTA 9
SI
26
10.- ¿Sabe usted cual es el trámite para poder reponer un proceso judicial?
El trámite de reposición es poco a nada conocido, no se ha evidenciado en los archivos casos al respecto,
10
90
PREGUNTA 10
SI
27 TABLA DE CONTENIDOS
N° ITEM SI NO TOTAL
1 ¿Conoce usted qué es un archivo judicial?
80% 20% 100%
2 ¿Ha sido usted usuario del sistema de justicia?
95% 5% 100%
3 ¿Sabe usted bajo la guarda de que personal judicial se encuentran los procesos en la Unidad Judicial Civil de Babahoyo?
25% 75% 100%
4 ¿Considera que dentro de la tramitación de los juicios, el trámite de
ingreso de escritos es muy lento?
80% 20% 100%
5 ¿Una vez presentado un requerimiento judicial, el despacho es rápido o lento?
80% 20% 100%
6 ¿Cree usted que el sistema de justicia debe
implementar un protocolo para tramitar de manera más ágiles los juicios en sustanciación?
85% 15% 100%
7 ¿Considera usted que en la actualidad los procesos judiciales tienen una
28 organización documental?
8 ¿Sabe usted si la gestión documental actual en el manejo de los procesos judiciales ha evitado las pérdidas de los procesos?
12% 88% 100%
9 ¿Conoce usted que es la reposición de un proceso?
45% 55% 100%
10 ¿Sabe usted cual es el trámite para poder reponer un proceso judicial?
29 PROPUESTA
NOMBRE DE LA PROPUESTA:
PROTOCOLO DE PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO ARCHIVÍSTICO EN LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y ACCESO A LA INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS ACTIVOS Y EN TRÁMITE DE LA UNIDAD JUDICIAL CIVIL
DE BABAHOYO OBJETIVOS:
Crear el protocolo de procedimiento para el manejo archivístico que permita la organización, conservación y acceso a la información de los procesos activos y en trámite de manera directa, a través de los secretarios y secretarias, para evitar retrasos en la sustanciación de los procesos que se encuentran en trámite en la Unidad Judicial Civil de Babahoyo
ELEMENTOS QUE LA CONFORMAN
Constitución de la República del Ecuador Código Orgánico de la Función Judicial Código Orgánico General de Procesos
Ley Orgánica reformatoria al Código Orgánico General de Procesos Protocolo genérico de manejo documental y archivístico para las
unidades judiciales
El “PROTOCOLO DE PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO ARCHIVÍSTICO EN LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
DE LOS PROCESOS ACTIVOS Y EN TRÁMITE DE LA UNIDAD JUDICIAL CIVIL DE BABAHOYO” establecerá la siguiente normativa.
DISPOSICIONES GENERALES
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ARTÍCULO 2.- AMPLICACIÓN: Será aplicado por los secretarios y secretarias de la Unidad Judicial Civil con sede en el Cantón Babahoyo, Provincia de Los Ríos, en todos los procesos de sustanciación a su cargo sin perjuicio de las demás disposiciones establecidas en el Código Orgánico de la Función Judicial.
ARTÍCULO 3.- EJECUCION: El secretario o secretaria de la Unidad Judicial Civil con sede en el Cantón Babahoyo, verificará que la documentación ingresada por el usuario de la administración de justicia, se encuentre completa y con todos los documentos habilitantes según el caso, previa verificación en el sistema SATJE, la documentación deberá estar firmada por el profesional del derecho sustentada con su respectiva credencial, deberá constar el número del proceso, casilla judicial y electrónica; casillero y correo electrónico, de los documentos aparejados deberá quedar constancia sobre su autenticidad.
El presente protocolo solo ejecutará acciones inherentes a los ingresos de escritos y demandadas, en lo demás se estará a lo dispuesto en las leyes procedimentales de acuerdo a cada materia.
El presente protocolo entrará en vigencia desde su emisión sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
Dra. María del Carmen Maldonado Sánchez PRESIDENTA DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA
EXPLICACIÓN DE CÓMO LA PROPUESTA CONTRIBUYE A SOLUCIONAR LAS INSUFICIENCIAS IDENTIFICADAS EN EL DIAGNÓSTICO
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secretarías de las Unidades Judiciales, esto en aplicación de los principios rectores de la administración de justicia, consagrados en el Código Orgánico de la Función Judicial.
Con la presente propuesta se cumplirá de manera permanente con aplicar a través de la sustanciación de los procesos los siguientes principios:
Celeridad Dispositivo Inmediación Concentración
Servicio a la comunidad Acceso a la justicia
Obligatoriedad de administrar justicia
32 CONCLUSIONES:
Los protocolos archivísticos en el sistema de Justicia del Ecuador se encuentran establecidos desde el año 2015, manteniendo un cambio en el sistema de manejo documental de los procesos judiciales en todas las unidades judiciales del Ecuador.
Los departamentos de archivo de las Unidades Judiciales, y en especial de la de estudio Unidad Judicial Civil con sede en Babahoyo, en cumplimento al protocolo genérico de manejo documental y archivístico para las unidades judiciales emitido por el Consejo de la Judicatura, han convertido el servicio de justicia en un procedimiento burocrático y tedioso, en cuanto que los trámites deben pasar una serie de filtros hasta ser atendidos de manera oportuna.
La creación de un PROTOCOLO DE PROCEDIMIENTO PARA EL
MANEJO ARCHIVÍSTICO EN LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y ACCESO A LA INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS ACTIVOS Y EN TRÁMITE DE LA UNIDAD JUDICIAL CIVIL DE BABAHOYO, que tramitará oportunamente los requerimientos peticionados por los usuarios descongestionará las causas represados, por lo que sin duda es una propuesta aplicable según la investigación propuesta.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Asamblea Constituyente, (2008). Constitución de la República del Ecuador. Asamblea Nacional, (2009) Código Orgánico de la Función Judicial
Asamblea Nacional, (2014) Código Orgánico de la niñez y adolescencia. Asamblea Nacional, (2014) Código Orgánico Integral Penal
Asamblea Nacional, (2015). Código Orgánico General de Procesos.
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ANEXOS IMAGEN 1
INGRESO AL SISTEMA DE DIGITALIZACION DE ESCRITOS
Datos personales
Nombres y apellidos: JOSHUE ANTONIO RIVAS MORA Cédula: 120504180-1
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