UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
INGENIERIA EN FINANZAS Y AUDITORIA, CPA.
TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORIA, CPA.
TEMA:
“ANÁLISIS E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL PARA MEJORAR
EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA CAJA DE AHORRO Y
CRÉDITO DE ASEGURADORA DEL SUR”
AUTORA:
MORALES MORA LIGYI MICHELLE
DIRECTOR DE TESIS:
ING. JAIME ORTEGA PEREIRA
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, LIGYI MICHELLE MORALES MORA, declaro que el presente trabajo de investigación es de mi autoría y que los resultados de esta investigación son auténticos y originales. Como autor, asumo la responsabilidad legal y académica de los contenidos de este trabajo de grado.
INFORME DE APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN
En mi calidad de Director de Trabajo de Titulación presentado por la señorita Ligyi Michelle Morales Mora, previo a la obtención del título de Ingeniera en Finanzas y Auditoria, CPA, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y disposiciones emitidas por la Universidad Tecnológica Equinoccial promedio de la Dirección General de Pregrado para ser sometido a la evaluación por parte del Tribunal examinador que se designe.
En la ciudad de Quito, a los 29 días del mes julio del 2016.
Director
DEDICATORIA
Con amor, a mi familia por acompañarme en todos los escalones de mi
AGRADECIMIENTOS
Quiero dar las gracias al iniciar este documento a mi familia, por apoyarme siempre a lo largo de mi carrera universitaria y, principalmente, por haberme formado como persona. Así mismo, deseo agradecer a la Universidad Tecnológica Equinoccial, a su personal docente, administrativo y de servicios, por su mística de trabajo que aporta al país profesionales de altos valores y capacidad profesional.
FORMULARIO DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO
PROYECTO DE TITULACIÓN
DATOS DE CONTACTO
CÉDULA DE IDENTIDAD: 1723303747
APELLIDO Y NOMBRES: Morales Mora Ligyi Michelle
DIRECCIÓN: Aut. Manuel Córdova Galarza km 10 Conj.
Viña de Pomasqui
EMAIL: [email protected]
TELÉFONO FIJO: 022357723
TELÉFONO MOVIL: 0987057527
DATOS DE LA OBRA
TITULO: Análisis e implementación de un manual
para mejorar el proceso administrativo de la Caja de Ahorro y Crédito de Aseguradora
del Sur
AUTOR O AUTORES: Ligyi Morales
FECHA DE ENTREGA DEL PROYECTO DE TITULACIÓN:
01/08/2016
DIRECTOR DEL PROYECTO DE TITULACIÓN:
Ing. Jaime Ortega
PROGRAMA PREGRADO POSGRADO
RESUMEN: Mínimo 250 palabras A lo largo del presente documento, se realizó un análisis de la estructura y funcionamiento de la Caja de Ahorro y Crédito de los trabajadores de la empresa Aseguradora del Sur, con el fin de detectar problemas y proponer soluciones, especialmente en lo tocante a la captación de los fondos y la colocación de los mismos. A través de un estudio descriptivo, con base en una investigación bibliográfica y de campo en el que se aplicaron herramientas como entrevistas y revisión de documentos internos de la entidad estudiada, se pudo cumplir con tres objetivos específicos planteados: conocer la estructura y funcionamiento actual de la Caja de Ahorro y Crédito; analizar los problemas de control administrativo de la Caja de Ahorros; y, proponer un manual de procedimientos y control para el manejo de la captación y colocación.
para el registro adecuado de los fondos; falta de difusión del nuevo reglamento del fideicomiso; y, que los créditos están definidos pero se encuentran regulados solo parcialmente. Con base en estos resultados, al final del documento se propone un manual de captación y colocación de fondos para la Caja de Ahorro y Crédito estudiada.
PALABRAS CLAVES Caja de Ahorro y Crédito – Manejo
administrativo – Manual de captación y colocación de fondos
ABSTRACT: The following document conducts an
analysis of the structure and operation of the Savings and Credit Fund of the workers of an insurance company, in order to identify problems and propose solutions, especially with regard to gathering of funds and placing those funds in different kinds or credit opperations.
Through a descriptive study based on a literature and field search, tools such as interviews and review of internal documents of the studied institution were applied in order to meet three specific objectives: analyze the current structure and functioning of the Savings and Credit Fund; detect the problems of administrative control of the Savings Fund; and propose a procedures manual for handling and control the gathering and placement of de funds raised.
Trust that currently manages the funds and that the organization is properly regulated in its structure and its operations. With regard to the problems identified, it was found that the mainly concern is the lack of mechanisms for preparation of new authorities of the Savings Fund; the absence of a proper process of invitation to adhere to the fund; lack of training for handling technologies for proper registration of funds; lack of dissemination of the new regulation of the trust; and the credits are defined but are only partially regulated. Based on these results, the last part of the document presents a manual for gathering an place funds is proposed.
KEYWORDS Savings and Credit Fund - Administrative
Management - Manual recruitment and placement of funds.
Se autoriza la publicación de este Proyecto de Titulación en el Repositorio Digital de la Institución.
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MORALES MORA LIGYI MICHELLE
DECLARACIÓN Y AUTORIZACIÓN
Yo, MORALES MORA LIGYI MICHELLE, CI 1723303747 autora del proyecto titulado: Análisis e
implementación de un manual para mejorar el proceso administrativo de la caja de ahorro y crédito de Aseguradora del Sur previo a la obtención del título de INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORIA, CPA en la Universidad Tecnológica Equinoccial.
1. Declaro tener pleno conocimiento de la obligación que tienen las Instituciones de Educación
Superior, de conformidad con el Artículo 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior, de
entregar a la SENESCYT en formato digital una copia del referido trabajo de graduación
para que sea integrado al Sistema Nacional de información de la Educación Superior del
Ecuador para su difusión pública respetando los derechos de autor.
2. Autorizo a la BIBLIOTECA de la Universidad Tecnológica Equinoccial a tener una copia del
referido trabajo de graduación con el propósito de generar un Repositorio que democratice
la información, respetando las políticas de propiedad intelectual vigentes.
Quito, 01 de Agosto del 2016
f:__________________________________________
ÍNDICE GENERAL DE CONTENIDOS
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD ... ii
INFORME DE APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN .... iii
DEDICATORIA ... iv
AGRADECIMIENTOS ... v
FORMULARIO DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO ... vi
DECLARACIÓN Y AUTORIZACIÓN ... x
CARTA DE AUTORIZACIÓN ... xi
ÍNDICE DE TABLAS ... xiv
ÍNDICE DE FIGURAS ... xiv
ÍNDICE DE ANEXOS ... xiv
RESUMEN ... xv
ABSTRACT ... xvi
CAPÍTULO I: PLANTEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN ... 2
1.1 El problema de investigación ... 2
1.1.1 Problema a investigar ... 2
1.1.2 Formulación del Problema ... 2
1.1.3 Sistematización del problema ... 3
1.1.4 Objetivo General ... 3
1.1.5 Objetivos Específicos ... 3
1.1.6 Justificación... 3
1.2 Marco teórico referencial ... 4
1.2.1 Revisión bibliográfica ... 4
1.2.2 Marco conceptual ... 11
CAPÍTULO II: MÉTODO... 13
2.1 Metodología general ... 13
2.1.1 Nivel de estudio... 13
2.1.2 Modalidad de investigación ... 13
2.1.6 Procesamiento de datos ... 16
2.2 Metodología específica ... 16
CAPÍTULO III: RESULTADOS ... 21
3.1 Recolección y tratamiento de datos ... 21
3.2 Presentación y análisis de los resultados ... 23
3.2.1 Estructura y funcionamiento actual de la Caja ... 23
3.2.2 Problemas de control administrativo de la Caja de Ahorro y Crédito ... 31
3.2.3 Insumos y propuesta del manual de procedimientos y control para la Caja de Ahorros ... 35
CAPÍTULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 59
4.1 Conclusiones ... 59
4.2 Recomendaciones ... 60
BIBLIOGRAFÍA ... 62
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Matriz FODA de la Caja de Ahorro y Crédito ... 18
Tabla 2. Detalle de los entrevistados ... 22
Tabla 3. Origen y objetivos de la caja según entrevistados ... 26
Tabla 4. Ingreso de beneficiarios a la Caja y captación de aportes ... 28
Tabla 5. Comparación entre diferentes tipos de crédito que ofrece la Caja a los beneficiarios ... 30
Tabla 6. Detalle sobre los beneficios de la Caja ... 31
Tabla 7. Problemas en la administración de la Caja y el perfil de los directivos ... 34
ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Funciones administrativas ... 7
Figura 2. Estructura orgánica del fideicomiso Caja de Ahorro y Crédito ... 25
Figura 3. Análisis de las figuras de legalización ... 39
Figura 4. Descripción del Funcionamiento del Fideicomiso ... 40
Figura 5. Conformación del Fideicomiso ... 41
ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Modelo de entrevista semiestructurada aplicada ... 65
Anexo 2. Resúmenes de las respuestas a las entrevistas ... 67
Anexo 3. Modelo de formulario de ingreso al Fideicomiso ... 76
Anexo 4. Modelo de Solicitud de Crédito ... 77
RESUMEN
A lo largo del presente documento, se realizó un análisis de la estructura y funcionamiento de la Caja de Ahorro y Crédito de los trabajadores de la empresa Aseguradora del Sur, con el fin de detectar problemas y proponer soluciones, especialmente en lo tocante a la captación de los fondos y la colocación de los mismos.
A través de un estudio descriptivo, con base en una investigación bibliográfica y de campo en el que se aplicaron herramientas como entrevistas y revisión de documentos internos de la entidad estudiada, se pudo cumplir con tres objetivos específicos planteados: conocer la estructura y funcionamiento actual de la Caja de Ahorro y Crédito; analizar los problemas de control administrativo de la Caja de Ahorros; y, proponer un manual de procedimientos y control para el manejo de la captación y colocación.
Como principales conclusiones del trabajo de investigación se determinó que la administración y funcionamiento de la Caja de Ahorros ha tenido un aporte positivo con la creación del Fideicomiso que actualmente administra los fondos y que se encuentra adecuadamente regulada su estructura así como su funcionamiento. En lo referente a los problemas detectados, se encontró que principalmente se refieren a la falta de mecanismos de preparación de nuevas autoridades de la Caja de Ahorro; la no existencia de un proceso adecuado de invitación para adherirse a la caja; falta de capacitación para el manejo de tecnologías para el registro adecuado de los fondos; falta de difusión del nuevo reglamento del fideicomiso; y, que los créditos están definidos pero se encuentran regulados solo parcialmente. Con base en estos resultados, al final del documento se propone un manual de captación y colocación de fondos para la Caja de Ahorro y Crédito estudiada.
ABSTRACT
The following document conducts an analysis of the structure and operation of the Savings and Credit Fund of the workers of an insurance company, in order to identify problems and propose solutions, especially with regard to gathering of funds and placing those funds in different kinds or credit opperations.
Through a descriptive study based on a literature and field search, tools such as interviews and review of internal documents of the studied institution were applied in order to meet three specific objectives: analyze the current structure and functioning of the Savings and Credit Fund; detect the problems of administrative control of the Savings Fund; and propose a procedures manual for handling and control the gathering and placement of de funds raised. As main conclusions of the research it was determined that the administration and operation of the Savings Fund has had a positive contribution by the creation of the Trust that currently manages the funds and that the organization is properly regulated in its structure and its operations. With regard to the problems identified, it was found that the mainly concern is the lack of mechanisms for preparation of new authorities of the Savings Fund; the absence of a proper process of invitation to adhere to the fund; lack of training for handling technologies for proper registration of funds; lack of dissemination of the new regulation of the trust; and the credits are defined but are only partially regulated. Based on these results, the last part of the document presents a manual for gathering an place funds is proposed.
INTRODUCCIÓN
Culturalmente el pueblo ecuatoriano está acostumbrado a recurrir al endeudamiento para adquirir un bien o servicio. La consecuencia de esta costumbre es el encarecimiento de la adquisición, “el lado b” propuesto en el presente trabajo es el ahorro, ahorro que se ve recompensado en el mediano y largo plazos con la conformación de una caja interna administrada por la misma institución y que propende la acumulación de fondos personales con propósitos diversos.
El ahorro es la parte de nuestros ingresos que no destinamos al gasto. Es un porcentaje, mayor o menor dependiendo de nuestra economía doméstica, que reservaremos para posibles necesidades futuras, lo que queda tras pagar las facturas, comida y demás gastos fijos de nuestro día a día.
En la actualidad al ahorro se lo ha considerado como una cultura, y de esta manera se lo aplicó aportando un valor fijo programado para lograr conformar un capital con el fin de dar un beneficio o a su vez sustentar un gasto imprevisto.
La Caja de Ahorro y Crédito en su trayectoria ha ofrecido varios beneficios para cubrir las diferentes necesidades, estos beneficios han ido aumentando según ha transcurrido el tiempo, siempre teniendo como prioridad preservar el talento humano ya que es el recurso más importante con el que cuenta la empresa.
Así como ha crecido la Caja de Ahorros y se han logrado varios objetivos internos, de igual forma se han presentado problemas administrativos, mismos que por falta de gestión y de información no se han solucionado en su mayor parte.
CAPÍTULO I: PLANTEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 El problema de investigación
1.1.1 Problema a investigar
En el transcurso del año 2001 al año 2015 el fondo que ahorra cada empleado ha ido creciendo gradualmente y con ello la caja de ahorros, de tal modo se han presentado problemas de control y administración de la mencionada caja de ahorros.
Observando las falencias presentadas en la caja de ahorros se ha considerado necesario resolver problemas; la recaudación del dinero prestado a los socios de las diferentes empresas, análisis para obtener un mejor control y administración de los aportes y ahorros recibidos de quienes conforman la caja de ahorros.
El proceso de administración y control que ha manejado cada directiva de la Caja de Ahorros en cada año ha sido superficial, ya que se ha prestado el servicio y beneficios pero no se ha establecido de una forma ordenada y concreta. Conociendo esta debilidad y tratando de mejorar la administración y la prestación del servicio la directiva propuso contratar a una persona que esté al frente de la mencionada Caja de Ahorros.
Debido al crecimiento de la empresa y analizando los factores que intervienen en éste proceso se ha investigado ¿Cuál es el seguimiento que se tiene que realizar para que la Caja de Ahorros sea constituida, administrada y controlada para prestar un mejor servicio a quienes está enfocado éste trabajo?
1.1.2 Formulación del Problema
1.1.3 Sistematización del problema
¿Es necesario conocer la estructura y funcionamiento actual de la Caja de Ahorro y Crédito?
¿Se requiere analizar los problemas de control administrativo durante el crecimiento que ha tenido la Caja de Ahorros?
¿Se debe propiciar la creación de un manual de procedimientos y control que permita el correcto uso y manejo de la captación y colocación?
1.1.4 Objetivo General
Diseñar procedimientos administrativos de control contable y financieros de la Caja de Ahorro y Crédito.
1.1.5 Objetivos Específicos
Conocer la estructura y funcionamiento actual de la Caja de Ahorro y Crédito Analizar los problemas de control administrativo de la Caja de Ahorros Proponer un manual de procedimientos y control para el manejo de la
captación y colocación
1.1.6 Justificación
Cuando se realizó la investigación del surgimiento que ha tenido la Caja de Ahorro y Crédito se puede decir que es necesario realizar cambios e implementar soluciones a los distintos problemas que tiene, observando que sigue creciendo como empresa en lo que se refiere a la prestación del servicio y a los beneficios que la misma ofrece a los socios.
Por éste motivo es que se decidió realizar un manual que contenga las instrucciones para así obtener un mejor control y administración en el que se indique los pasos a seguir, logrando de esta manera mejorar el servicio y beneficios planteados para los socios.
El aporte que tendrá la creación del mencionado manual de procedimientos es de vital importancia ya que en él se especificarán las actividades que se tienen que realizar y así obtener la confianza de cada cuenta ahorrista en lo que se refiere al manejo de los fondos, las inversiones o prestaciones que se realizan en el mes o en el año.
Con la regularización de procedimientos para la administración de la Caja de Ahorros los socios contarán con un mejor sistema de requerimientos y gestión en respuesta eficiente en todo lo que se refiere a los beneficios establecidos y de esta manera proporcionar un servicio de alta calidad.
1.2 Marco teórico referencial
1.2.1 Revisión bibliográfica
Procesos
Según el autor Mejía García (2006) “toda empresa es un conjunto de procesos que de manera concatenada comienzan y terminan con el cliente” (pág. 3), es frecuente encontrar en empresas de servicios, trabajadores que realizan satisfactoriamente su labor; sin embargo, no comprenden ni se preocupan de cómo su trabajo repercute en mayor o menor nivel en la consecución de los objetivos de la empresa.
“todas las actividades o eventos buscan un objetivo y el conjunto interrelación de los mismos es lo que se conoce como proceso” (Mejía García, 2006, pág. 5)
Una actividad humana importante que permite realizar acciones en conjunto para conseguir los objetivos del grupo es sin duda la administración y dada su importancia se analiza información relevante que sirve de apoyo para la presente investigación.
Definición de Administración
Definir esta actividad humana es algo complejo de tal manera que se revisa la bibliografía para tener énfasis en distintos elementos de esta materia, identificando algunos de ellos:
“Administrar (del latín administrare), significa etimológicamente servir. En este sentido, puede definirse la administración como la acción de servir a otro, de cuidar los bienes de otro. Por extensión, administrar significa encargarse y cuidar de los asuntos de uno mismo. Cuidar y manejar los propios bienes y recursos (Ramirez Cardona, 2007) .
Bustos Farías, (2003) señala en su obra que “didácticamente se puede pensar que es un proceso formado por las funciones de planeación, organización, integración de recursos, dirección y control. Es una actividad que se aplica a cualquier tipo de organizaciones, públicas, privadas, lucrativos o de beneficencia pública. Es aplicable por los administradores de todos los niveles organizaciones ejecutivos, gerentes, supervisores, en general todos aquellos que tienen bajo su mando recursos y personas para lograr ciertas metas”. (pág. 113).
Características de la Administración
Según lo señala Reyes Ponce (2004), la administración goza de ciertas características, las mismas que se señalan a continuación:
medios. La Administración se da por lo mismo en el estado, en el ejercicio, en la empresa, en una sociedad religiosa, etc. y los elementos esenciales en todas esas clases de Administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales.
Su especificidad: aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta (empresa, funciones económicas, contables, productivas), el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ver un magnifico ingeniero de producción (como técnico en esta especialidad) y un pésimo administrador. Cuanto más grande sea el organismo social, la función más importante de un jefe es la administración, y disminuye la importancia de sus funciones técnicas.
Su unidad temporal: aunque se distingan etapas, fases y elementos de los fenómenos administrativo, este es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.
Su unidad jerárquica: todos cuantos tiene carácter de jefes en un organismo social participan, en distintos grados y modalidades de la misma administración.
Funciones Administrativas
“A principios del siglo pasado Henri Fayol, trató de identificar los elementos de la administración y los descompuso en cinco grupos diferentes de operaciones: Previsión, Organización, Mando, Coordinación y Control. Estos elementos fueron sintetizados más tarde por la bibliografía y hoy se conoce como las funciones básicas de la Administración: Planificación, Organización, Dirección y Control” (Boland, Carro, & Stancatti, 2007).
dirección a su vez, consume gran parte del tiempo de los supervisores de primera línea. La diferencia en cuanto al tiempo destinado al control varia solo ligeramente entre los administradores de los diversos niveles” (Koontz & Heinz, 1998).
Figura 1. Funciones administrativas
Fuente: Fundamentos de la Administraciòn, Chiavenato Idalberto, 2011
La administración tiene como objetivo “ayudar a la organización a hacer el mejor uso de los recursos para conseguir sus metas. ¿Cómo consiguen los gerentes este objetivo? Realizando las cuatro funciones gerenciales más importantes: planear, organizar, dirigir y controlar” (Jones R. & George M., 2010).
Planear, según el mismo autor mencionado, “es un proceso que usan los administradores para identificar y seleccionar las metas y los cursos de acción apropiados. Los tres pasos del proceso de planeación son:
Decidir que metas perseguirá la organización
Decidir que cursos de acción se emprenderán para alcanzar esas metas,
Decidir cómo distribuir los recursos de la organización para conseguir esas metas” (Jones R. & George M., 2010).
Con una buena planificación podemos tener una organización eficiente con un Talento Humano empoderado de las actividades, permitiendo al administrador tener una clara prospectiva de la empresa.
Organizar: “Es un proceso con el que los gerentes establecen una estructura de relaciones
laborales, de modo que los miembros de la organización interactúen y cooperen para alcanzar las metas que estas tenga” (Jones R. & George M., 2010).
“Es la estructura de la organización donde intervienen elementos fundamentales para la asignación de funciones y delimitación de responsabilidades mediante cargos, con el fin de logros de los objetivos”. (Hurtado Cuartas, 2008).
Dirigir: “Consiste en ejecutar lo planeado a través del recurso humano; es el que debe ser liderado, a través de una eficiente administración que conduzca al logro de lo propuesto” (Hurtado Cuartas, 2008).
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales”. (Stoner & Freeman, 1996).
Controlar: “Al controlar, los gerentes evalúan en qué medida la organización consigue sus metas y propone acciones correctivas para mejorar el desempeño según las deficiencias que tenga la misma, de este modo se logrará tener un mejor desempeño.
“El resultado del proceso de control es la capacidad para medir el desempeño con exactitud y regular la eficiencia y la eficacia de la organización. Para ejercer el control, los administradores deben decidir que metas serán medidas. Luego tienen que diseñar sistemas de información y control que les den los datos que necesitan para evaluar el desempeño, esto es, determinar hasta qué grado se ha alcanzado las metas” (C.P.M.F. Aida Gpe Ortiz Castillon Sept. 2012).
De esta manera Fayol fue quien agrupó las funciones de los gerentes, puntualizó la estructura y los procesos formales necesarios para el adecuado desempeño de las tareas importantes, definió que para que los individuos trabajen bien en conjunto, necesitan una definición clara de lo que deben lograr y de la forma en que sus tareas ayudan a alcanzar las metas organizacionales.
Estableció 14 principios administrativos para que los administradores los aplicarán pero con la debida capacitación formal para hacerlo: división del trabajo, autoridad, disciplina, unidad de mando, unidad de dirección, subordinación de los intereses individuales a los intereses generales, remuneración, centralización, cadena de mando, orden, equidad, estabilidad y permanencia del personal, iniciativa y espíritu de grupo. (Hellriegel, Jackson, & Slocum Jr, 2002, pág. 52)
Se puede concluir con lo que menciona Jones & George (2010), “El tema principal de la administración es ayudar a las organizaciones a hacer el mejor uso de los recursos para conseguir sus metas; y como, consiguen este objetivo, realizando las cinco funciones básicas de la administración”.
Importancia de las cajas de ahorro
En el aspecto financiero, constituye un elemento esencial a la hora de garantizar el desarrollo de una actividad financiera en condiciones competitivas, en el aspecto social, el papel de las cajas de ahorro no resulta menos importante. Las cajas se ocupan de evitar la exclusión social y de fomentar el desarrollo económico y el progreso social de sus comunidades de origen. (Torres Grijalva, 2011, pág. 97)
Características principales de las Cajas de Ahorro
Según señala Parra & Sarmiento (2011), entre las principales características que una caja de ahorro citan a las siguientes:
Las cajas de ahorro se constituyen bajo la forma jurídica de fundaciones de naturaleza privada con finalidad social, lo que la diferencia de los bancos que son sociedades anónimas.
Actúan bajo criterios mercantiles pero un porcentaje significativo de sus beneficios revierten en su obra social.
Las cajas tienen prohibido acudir a los mercados de capitales para aumentar sus recursos propios.
Las cajas tienen una fuerte implantación local, que se deriva en parte de la participación de las corporaciones locales en sus órganos de administración.
Organización de las cajas de ahorro
El Art. 102 de la Ley de Economía Popular y Solidaria señala que “Las cajas solidarias, cajas de ahorro y banco comunales, no son sujetos de supervisión, sino de acompañamiento. Tendrán su propia estructura de gobierno, administración, representación, control social y rendición de cuentas. Remitirán anualmente al Instituto la información sobre sus operaciones, no obstante lo cual, éste podrá verificar su funcionamiento y efectuar sugerencias para superar las deficiencias funcionales que detectare”.
Podemos añadir mencionando que la creación de una Caja de Ahorro es implantar una iniciativa que permita a cada socio obtener beneficios y cubrir sus necesidades según su grado de requerimiento. En la empresa la Caja de Ahorros ha sido para cada funcionario un apoyo para crecer y consolidarse con bienes materiales con los que hoy en día respaldan su hogar.
1.2.2 Marco conceptual
Administración Estratégica.- es un conjunto de decisiones y acciones administrativas que determinan el rendimiento a largo plazo de una corporación. (David, 2007 )
Ahorro.- De acuerdo a lo mencionado por Rozo (2008) “el ahorro es la diferencia entre el ingreso disponible y el consumo efectuado por una familia. El ahorro debe ser entendido como aquella parte que las familias no asignan inmediatamente a su gasto, y marginan una cantidad de dinero para ser gastado o invertido en busca de una solución a un problema o con el criterio de adquirir un bien o servicio” (p. 131)
Estrategias financieras.- Son las estrategias que permiten concretar y ejecutar los proyectos estratégicos. Son el cómo lograr y hacer realidad cada objetivo financiero y cada proyecto estratégico”. (Serna Gomez, 2006)
Crédito: La creación de poder de compra con el propósito de transferirlo al empresario para acceder a bienes. El crédito permite al empresario generar crecimiento en su actividad productiva, dentro de la lógica capitalista de propiedad privada y división del trabajo, ampliando el flujo circular y pagando la deuda una vez que sus productos lleguen al mercado” (Mideros, 2010, pág. 24)
Eficiencia.- significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados. (Chiavenato, 2011)
Procedimientos.- “comprende la serie de instructivos o manuales de organización, administrativos, o de contabilidad; estos van a depender de la existencia o no de los sistemas contables pues cada uno de los procedimientos debe estar claros y van en base a los elementos de la organización.” (Perdomo Moreno, 2000)
Procesos.- “se refiere a un grupo organizado de tareas relacionadas y actividades que trabajan de manera conjunta para transformar las entradas en salidas” (Daft, 2007)
Evaluación de los riesgos.- “consiste en la identificación y el análisis de los riesgos
relevantes para la consecución de los objetivos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.” (Estupiñan Gaitán, 2006)
Actividades de control.- “las actividades de control son las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.” (Estupiñan Gaitán, 2006)
Estructura administrativa.- “comprende los organigramas, la definición de procesos, el
CAPÍTULO II: MÉTODO
2.1 Metodología general
2.1.1 Nivel de estudio
Debido a las características de la presente investigación, se plantea la aplicación de un estudio de tipo descriptivo. El nivel descriptivo, según lo plantea Bernal (2010), permite obtener información y presentarla de manera organizada de tal manera que permita comprender las características del problema de estudio y proponer vías de solución. El estudio descriptivo que se desarrolla en este documento busca establecer los elementos relacionados con el proceso administrativo de la Caja de Ahorro y Crédito, incluida evidencia acerca del control interno y el manejo financiero; de tal manera que se cuente con información suficiente, pertinente y oportuna para la propuesta de un manual que atienda y promueva la solución de los problemas descritos.
2.1.2 Modalidad de investigación
En primera instancia, la investigación presenta una modalidad bibliográfica debido a que se nutrió principalmente del análisis de bibliografía relacionada con el tema y con documentos internos de la Caja de Ahorro y Crédito. A través de esta modalidad, se pudo recopilar información tanto para la sustentación teórica y conceptual del estudio, así como la caracterización de la Caja de Ahorro y Crédito, objeto de estudio, y la información financiera y de control interno de la misma, elementos básicos para el logro de los objetivos propuestos.
Por último, el presente trabajo también propone un manual para mejorar el proceso administrativo de la Caja de Ahorro y Crédito que sea viable en su implementación; en tal virtud, el estudio también posee características de una modalidad de proyecto de desarrollo para la Caja.
2.1.3 Métodos de investigación
La investigación aplica el método inductivo–deductivo y el método analítico–sintético. Se consideró que ambos métodos complejos aportarían de manera significativa al logro de los objetivos de la investigación. A continuación se describen ambos métodos y cómo fueron utilizados en el estudio:
En primer lugar, el método inductivo-deductivo responde a una secuencia de procesos lógicos de inducción y de deducción. La inducción es el acto racional de plantear conclusiones generales a partir de hechos particulares; por otra parte, la deducción implica la utilización lógica de conocimientos generales aceptados como verdaderos a situaciones particulares (Bernal C. , 2010).
En el presente estudio, la inducción fue utilizada con el fin de utilizar la revisión del manejo financiero, el control interno, la organización y otros elementos de la entidad estudiada con el fin de establecer conclusiones generales sobre la gestión de dicha Caja. Por su parte, la deducción se utiliza al aplicar la teoría relacionada con las funciones de la administración y la gestión y características de las cajas de ahorro al caso particular de la Caja de Ahorro y Crédito.
El método analítico – sintético, al igual que el anterior, también es una secuencia de procesos lógicos y empíricos: el análisis y la síntesis. El análisis es la descomposición de un todo para el estudio de sus partes constitutivas mientras que la síntesis permite la recomposición de las partes para el estudio de la totalidad (Bernal C. , 2010).
2.1.4 Población y muestra
Para la realización del estudio de campo, se considera como población a la totalidad de socios de la Caja de Ahorro y Crédito, cuyo número asciende a 250 personas, según datos proporcionados por la Caja.
Se ha considerado que la información de fuentes primarias más pertinente provendrá de autoridades actuales y pasadas que han estado a cargo de la Caja con el fin de aplicar la herramienta de entrevista semi estructurada. Esta entrevista, al tratarse de una herramienta cualitativa, no requiere de la identificación del tamaño ni de la selección de una muestra representativa.
Se establece la necesidad de aplicar la entrevista al menos a cuatro autoridades (tanto actuales como pasadas) de la Caja de Ahorro y Crédito con el fin de que la herramienta presente un adecuado nivel de contrastación y objetividad.
2.1.5 Selección de instrumentos de investigación
Con el fin de seleccionar los instrumentos óptimos para la investigación, se consideraron en primer lugar las fuentes de información a ser utilizadas. Como se mencionó, el estudio se fundamenta en fuentes primarias y secundarias.
Como fuentes primarias se consideraron documentos oficiales de la Caja de Ahorro y Crédito tales como registros internos y documentos contables, y las opiniones de autoridades de la caja. En cambio, las fuentes secundarias están conformadas por bibliografía relacionada con el tema.
Con base en la determinación de las fuentes, se considera oportuno el uso de los siguientes instrumentos de investigación:
- Entrevistas estructuradas: al recolectar datos sobre la gestión interna de la Caja, se solicitó información documental a las personas que se encuentran a cargo de las actividades de la entidad y se les planteó preguntas acordes a los documentos entregados. Los resultados de las entrevistas, en caso de ser pertinentes para la comprensión, se registran junto con los datos documentales proporcionados.
2.1.6 Procesamiento de datos
Los datos recopilados con los instrumentos descritos en el apartado anterior, fueron organizados y analizados de manera lógica, siguiendo la estructura de contenidos sugerida por la Universidad Tecnológica Equinoccial y las exigencias propias de la investigación. Los datos cualitativos tales como caracterización, descripciones, detalles de la organización de la Caja, el análisis de los datos y la formulación de conclusiones y recomendaciones se presentan de manera narrativa, para lo que se utilizó un programa de procesamiento de textos (Microsoft Word 2010); en cambio, en lo que respecta a datos cuantitativos tales como información financiera de la entidad se presentan a través de tablas y gráficos de pastel (en caso de porcentajes) o de barras (en caso de frecuencias absolutas). Estos datos fueron generados por medio de un software de hojas de cálculo (Microsoft Excel 2010).
2.2 Metodología específica
Objetivo específico 1:
Conocer la estructura y funcionamiento actual de la Caja de Ahorro y Crédito.
Metodología técnica específica 1:
De manera adicional, las primeras preguntas planteadas a las autoridades de la Caja a través de la entrevista ofrecieron información adicional y de contraste acerca del funcionamiento de la Caja de Ahorro y Crédito. El desarrollo de la metodología específica para el objetivo número 1 involucró el uso de procesos lógicos y empíricos de análisis y de inducción con el fin de obtener las conclusiones parciales primarias para, posteriormente, fundamentar el desarrollo de nuevos procesos con el cumplimiento de los demás objetivos específicos. En lo que respecta a los instrumentos utilizados en la metodología específica 1, fueron utilizados registros documentales y las respuestas de las entrevistas que fueron ofrecidas por los participantes del estudio.
Por último, al contar con la información levantada tanto de los registros de la Caja como de la entrevista, se procedió a analizar de dicha información, a organizarla, tabularla y presentarla en la primera sección del capítulo III del presente documento, mientras que el análisis y la contrastación de resultados se presenta en la segunda parte del mencionado capítulo.
Cabe indicar, finalmente, que este análisis sirve como fundamento para el logro del objetivo específico número 2, cuya metodología específica se describe a continuación.
Objetivo específico 2:
Analizar los problemas de control administrativo durante la existencia de la Caja de Ahorros.
Metodología técnica especifica 2:
actual; de manera adicional, se obtuvo evidencia sobre dichos problemas con las entrevistas aplicadas.
Con los datos recopilados, además de información bibliográfica pertinente, se fundamentó la elaboración de una matriz de factores internos y externos (FODA) que afectan de manera sustancial a la administración de la Caja. La mencionada matriz organiza, en cuatro cuadrantes, los factores internos (fortalezas y debilidades) y los externos (oportunidades y amenazas) que pueden afectar a la Caja. Tras una investigación preliminar, se pudieron determinar los siguientes factores internos y externos que afectan a la Caja de Ahorro:
Tabla 1. Matriz FODA de la Caja de Ahorro y Crédito
Factores internos Factores externos
F ac tore s posi ti vos Fortalezas
1. Experiencia en la gestión de recursos 2. Disponibilidad de recursos y liquidez 3. Compromiso de los socios
4. Interés de las autoridades para una gestión más técnica y eficiente
Oportunidades
1. Marco político favorece economía popular y solidaria
2. Interés social por el ahorro 3. Incremento de acceso a TICs y
mejoramiento de las comunicaciones
F ac tore s ne g ati vos Debilidades
1. Falta de un manual de administración y sistemas de control de la caja 2. Procesos internos poco claros y no
estandarizados
3. Reducido nivel de conocimiento de los socios sobre las actividades de la Caja
Amenazas
1. Situación económica nacional inestable 2. Marco legal estricto en lo referente a
cajas de ahorro
3. Entidades financieras y cooperativas que ofrecen iguales servicios que la Caja.
Elaborado por: la autora
La matriz FODA presentada, fue puesta a consideración de autoridades de la Caja de Ahorro con el fin de complementarla, corregirla y, finalmente, ponderarla considerando las esferas de probabilidad e impacto. Esta ponderación se presenta en el capítulo III del presente documento.
presentan en el primer apartado del capítulo III mientras que el análisis de dichos resultados y la presentación de la matriz FODA se muestran en el segundo apartado de dicho capítulo.
Con base en los resultados del análisis, se cuenta con información suficiente, oportuna y pertinente para el logro del objetivo 3 cuya metodología se explica en el siguiente apartado.
Objetivo específico 3:
Proponer un manual de procedimientos y control para el manejo de la captación y colocación.
Metodología técnica especifica 3:
Con base en la matriz FODA descrita en el apartado anterior, se procedió a generar una matriz de estrategias, también denominada matriz DAFO con el fin de establecer un conjunto de acciones que puede realizar la Caja de Ahorro y Crédito para mejorar su situación diagnosticada.
Una matriz DAFO muestra un cruce entre los factores internos y externos con el fin de proponer acciones tendientes a utilizar las fortalezas para aprovechar las oportunidades (estrategias FO) y para reducir las posibles amenazas que enfrenta la Caja (estrategias FA); de la misma manera, se proponen acciones para superar las debilidades de la entidad aprovechando las oportunidades (estrategias DO) y para evitar las amenazas (estrategias DA).
La metodología técnica del objetivo específico 3 exigió el uso de procesos de análisis-síntesis y de inducción-deducción. Los instrumentos de investigación utilizados fueron registros bibliográficos y de los resultados parciales de los objetivos 1 y 2.
La determinación de estrategias y selección de acciones óptimas se presentan en el capítulo III de este documento. Estos resultados sirven como elemento central para el diseño del manual para mejorar el proceso administrativo de la Caja de Ahorro y Crédito que corresponde al objetivo específico 3, cuya metodología técnica específica se describe en el siguiente aparatado.
Para la elaboración del manual, se consideró su división en los siguientes contenidos: generalidades (con base en la evidencia encontrada y los resultados previos, se plantean objetivos del manual, justificación, y usuarios a los que está dirigido); procesos propuestos (según las estrategias definidas en la ponderación previa); y, sistemas de control interno que garanticen el cumplimiento efectivo de los procesos propuestos (que incluye señalamiento de responsables, indicadores cualitativos y cuantitativos, metas y cronograma de implementación).
Para el desarrollo del manual, se utilizó primordialmente el método sintético a través del cual se recogieron y articularon las estrategias definidas previamente para solucionar los problemas de la Caja. Los instrumentos en los que se sustenta el desarrollo del manual fueron los registros de factores internos y externos, además de la selección de estrategias óptimas.
El manual propuesto representa el producto final a ser entregado tanto para la evaluación de la Universidad Tecnológica Equinoccial como parte del trabajo final de titulación conforme lo establece la legislación vigente (Ley Orgánica de Educación Superior, 2010) pero también para ser puesto a consideración de la Caja de Ahorro y Crédito.
CAPÍTULO III: RESULTADOS
3.1 Recolección y tratamiento de datos
El estudio bibliográfico y documental se desarrolló en el transcurso del año 2016 mientras que el estudio de campo, a través de observación directa y la aplicación de entrevistas se realizó en mayo del mismo año. La recolección de datos se realizó siguiendo los lineamientos metodológicos anotados en el capítulo anterior.
Como se mencionó en capítulos anteriores, los objetivos específicos perseguidos por el presente estudio son: 1) conocer la estructura y funcionamiento actual de la Caja de Ahorro y Crédito; 2) analizar los problemas de control administrativo de la Caja de Ahorros; y, 3) proponer un manual de procedimientos y control para el manejo de la captación y colocación . En el presente capítulo, se presenta el proceso de recolección de datos y los resultados obtenidos con respecto a los dos primeros objetivos específicos planteados, de igual manera la propuesta del manual de procedimientos, que se fundamenta en los resultados de los dos primeros objetivos.
Con respecto al primer objetivo (conocer la estructura y funcionamiento actual de la Caja de Ahorro y Crédito), se procedió a revisar dos documentos básicos: el reglamento interno de la Caja de Ahorro y Crédito de la Cooperativa Aseguradora del Sur C.A. siendo su última modificación en el 2012 y el Reglamento del Fideicomiso Asegsur publicado en el mes de enero de 2016. Así mismo, varias preguntas del cuestionario abierto de entrevista también sirvieron como insumos para consultar acerca de la estructura y funcionamiento de la Caja de Ahorro y Crédito.
En lo referente al segundo objetivo específico planteado (analizar los problemas de control administrativo de la Caja de Ahorros), se procedió a revisar los documentos señalados previamente así como las respuestas de las entrevistas planteadas. Esto permitió identificar problemas en los procesos de captación de fondos y colocación de créditos; estos problemas luego fueron evaluados en su nivel de impacto en las operaciones de la Caja de Ahorro y Crédito.
y se coteja con lo señalado tanto en el reglamento interno de la Cooperativa como el reglamento vigente del Fideicomiso.
Para el tratamiento de los datos de fuentes documentales, se procedió a identificar los artículos y párrafos referentes a cada uno de los objetivos planteados, a transcribirlos y luego a analizarlos y compararlos con el fin de identificar sus coincidencias, discrepancias, potencialidades, problemas y posibles soluciones derivadas de los propios reglamentos.
Las entrevistas, por otro lado, se aplicaron a las personas que se detallan en la Tabla que se muestra a continuación:
Tabla 2. Detalle de los entrevistados
No. Nombre Cargo
1 Ana Lucía Solórzano Presidenta de la Caja de Ahorro 2 Carla Tejada Idrobo Ex - Presidenta de la Caja de Ahorro 3 Freddy Alianza Chasi Contralor de la Caja de Ahorro
4 Cecilia Jijón Ex - Vicepresidenta de la Caja de Ahorro Fuente: investigación de campo
Elaborado por: la autora
Las entrevistas estructuradas y los resúmenes de las respuestas aportadas por los participantes se pueden observar en el Anexo 2 del presente documento.
Para la presentación y análisis de los resultados de las entrevistas, al tratarse de un instrumento de tipo cualitativo, se procedió a un análisis narrativo y a la presentación de comparaciones entre las respuestas a través de tablas y cuadros sinópticos adecuados para la finalidad.
las dimensiones principales que se plantearon en el marco teórico del presente estudio en el capítulo I.
3.2 Presentación y análisis de los resultados
Como se describió previamente, la presentación y análisis de los resultados del estudio se dividen de acuerdo a los objetivos específicos planteados para la investigación: 1) conocer la estructura y funcionamiento actual de la Caja de Ahorro y Crédito; 2) analizar los problemas de control administrativo de la Caja de Ahorros; y, 3) proponer un manual de procedimientos y control para el manejo de la captación y colocación. Por esta razón, el presente apartado se divide en tres partes, de acuerdo a los objetivos específicos mencionados.
3.2.1 Estructura y funcionamiento actual de la Caja
Con relación a la estructura y organización de la Caja de Ahorro y Crédito, el anterior reglamento que estuvo determinado desde la creación de la Caja de Ahorros, siendo su última modificación en el año2012 y que permaneció vigente hasta inicios de 2016 no ofrece mucha información y apenas se limita a establecer los objetivos y la definición de dicha caja en los siguientes términos (Reglamento de la Caja de Ahorro y Crédito de la Aseguradora del Sur, 2012):
OBJETO.- La Caja de Ahorro y Crédito se estructura con el objeto de otorgar prestaciones que permitan a sus ahorristas satisfacer en cualquier momento. DEFINICIÓN.- Las Caja de Ahorro y Crédito es una organización que tiene
cajas de crédito, según las definiciones anotadas en el marco teórico, de este trabajo como el incentivo al ahorro por parte de los socios.
Con el fin de dar un mejor servicio a los socios y cumplir con regulaciones y un trabajo más técnico, desde 2015 se conformó un fideicomiso que actualmente administra a la caja de ahorros. En el reglamento del fideicomiso, cuya primera versión se publicó en el mes de enero de 2016 se da mayor información sobre su objeto, estructura y definición:
El Fideicomiso ASEGSUR es un ente jurídico creado y constituido por los colaboradores de Aseguradora del Sur, quienes libre y voluntariamente han decidido desarrollar el presente esquema, con la finalidad de impulsar el ahorro y facilitar el crédito, así como también, generar beneficios en función de sus necesidades (Reglamento del Fideicomiso ASEGSUR, 2016).
En esta segunda etapa, con la administración a través de un beneficio, se observa que ya se considera al ahorro y a “otros beneficios” como justificación de la creación y existencia de la caja de ahorro, lo que se ajusta de mejor manera a las consideraciones teóricas expuestas previamente.
El fideicomiso está administrado por un administrador y una directiva conformada por un Presidente, un Contralor, un Secretario y tres vocales principales quienes deben ser colaboradores de Aseguradora del Sur y beneficiarios del Fideicomiso. Esta directiva tiene una duración de un período de tres años (inicialmente contados a partir de la fecha de constitución del Fideicomiso; posteriormente, a partir del acto de posesión de directiva); una misma directiva puede ser reelegida hasta un período más.
Son atribuciones de la Directiva (Reglamento del Fideicomiso ASEGSUR, 2016): Elaborar los reglamentos y proponer las reformas necesarias para el
funcionamiento del Fideicomiso
Aceptar o no legados, donaciones o servicios que se ofrecieren. Aprobar créditos especiales para los beneficiarios.
Nombrar al Administrador del Fideicomiso. Acordar el pago para el personal administrativo.
Conocer y aprobar los estados financieros anuales producto de la información contable.
Dictar las medidas administrativas necesarias para mejorar la gestión del Fideicomiso.
Fijar las tasas de interés activa y pasiva, la activa en enero de cada año o cuando sea necesario y la pasiva una vez conocidos los resultados de cada ejercicio. Fijar la tasa administrativa por gestión del fideicomiso.
Según el reglamento del fideicomiso, la estructura de esta organización es la que se presenta en la Figura 1 a continuación:
Junta general de beneficiarios
Presidente
Administrador de fideicomiso
Contralor Secretario Vocales
Figura 2. Estructura orgánica del fideicomiso Caja de Ahorro y Crédito
Fuente: (Reglamento del Fideicomiso ASEGSUR, 2016) Elaborada por: la autora
instrucciones y guía del presidente. El Contralor tiene por función realizar los análisis financieros de la gestión del fideicomiso, además de supervisar la contabilidad y responsabilidades tributarias. El Secretario es un beneficiario, quién tiene como responsabilidad documentar las decisiones de la Directiva. Finalmente, es responsabilidad del resto de miembros de la directiva, participar en las decisiones de la gestión e inversión de valores del Fideicomiso, así como velar por los intereses de los beneficiarios (Reglamento del Fideicomiso ASEGSUR, 2016).
Los resultados de la investigación documental se contrastaron con los del estudio de campo con el fin de comprobar la información recopilada. En la Tabla 3 se muestra una comparación de las respuestas ofrecidas por los entrevistados respecto del origen y los objetivos de la Caja:
Tabla 3. Origen y objetivos de la caja según entrevistados
Entrevistado Origen de la caja Objetivos de la caja
Ana Lucía Solórzano La caja de ahorros fue fundada hace 15 años por colaboradores de Aseguradora
Brindar prestaciones de créditos y beneficios. Generar cultura de ahorro
Carla Tejada Idrobo La Caja inició como fondo de ahorro voluntario para cubrir necesidades de colaboradores de Aseguradora del Sur y empresas del grupo a través de pequeñas prestaciones para situaciones emergentes y de corto plazo.
Incentivar al ahorro con una filosofía de reserva a corto y mediano plazo, préstamos a sus socios, realizar alianzas con proveedores para conseguir beneficios para socios, educar en economía doméstica.
Freddy Alianza Chasi Hace 16 años un grupo de colaboradores formó la caja de ahorros para fomentar el ahorro entre los miembros de la compañía
Fomentar el ahorro entre sus beneficiaros y dar alternativas de crédito a bajo costo; ofrecer convenios con proveedores para obtener productos a precios menores al mercado en general Cecilia Jijón Una iniciativa grupal para tener
una herramienta de ahorro y crédito más accesible además de servicios como compras de artículos de gama hogareña a precios más bajos
Ahorrar y dar crédito
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: la autora
Una vez que se ha establecido el origen y estructura de la Caja de Ahorro y Crédito, es importante comprender su funcionamiento, tanto para la captación de sus fondos como para la colocación de créditos para los socios.
El reglamento de la Caja de Crédito anterior a la formación del fideicomiso establecía, entre los procedimientos de captación, que el fondo se aprovisionaría de los aportes de los socios, con un monto básico de ahorro mensual en valores de 15, 20, 25 y 30 dólares, según capacidad de ahorro de los socios, quienes estaban en capacidad de modificar su contribución mensual en el momento que consideraran.
Cabe anotar que el reglamento señalado (de 2012) no especificaba la forma de integrar nuevos socios a la caja, lo que sí se encuentra normado en el vigente, junto con algunos cambios en relación con el reglamento anterior que son importantes de anotar. En primer lugar, el monto de aportación actualmente asciende a 20 dólares en su nivel más bajo y se determina que niveles de aportación superiores dependen enteramente de ahorrista, sin valores fijos.
En lo referente a los mecanismos para el ingreso de nuevos aportantes a la caja, el reglamento vigente del fideicomiso establece que el Fideicomiso está integrado por los colaboradores activos de la compañía quienes entreguen voluntariamente el aporte y/o ahorro mensual señalado previamente. Para ser beneficiario, es necesario tener un contrato fijo o indefinido con la compañía, es decir, es necesario haber cumplido el período de prueba que usualmente es de 90 días; sin embargo, queda a discreción de la Directiva el ingreso de un nuevo beneficiario aunque no cumpla con lo anteriormente indicado. Una vez inscrito, el beneficiario no podrá desvincularse del fideicomiso, salvo aprobación de la directiva y en casos especiales. El beneficiario aportará mensualmente el valor definido en el formulario de inscripción; el valor total del aporte es un capital ahorrado que se devuelve al término del contrato laboral del beneficiario (Reglamento del Fideicomiso ASEGSUR, 2016).
Tabla 4. Ingreso de beneficiarios a la Caja y captación de aportes
Entrevistado Ingreso de socios Captación de aportes
Ana Lucía Solórzano Cuando el colaborador pasa el período de prueba, puede inscribirse en la caja de ahorros con una solicitud que registra aportes y ahorros
Los aportes y ahorros se realizan de manera mensual y son retenidos del valor del sueldo. El aporte mínimo es de 15 dólares y el ahorro según la cantidad que desea el socio.
Carla Tejada Idrobo El proceso empezaba con una explicación de los beneficios de la Caja, seguido por el llenado de la hoja de inscripción para proceder a los descuentos por rol
La Caja de ahorros recibe aporte fijo que va desde $15 hasta $30. Este aporte es obligatorio hasta la salida del colaborador de la empresa. El aporte voluntario puede ser cualquier monto y puede ser retirado en cualquier momento. Los aportes son descontados del rol de pagos.
Freddy Alianza Chasi El Fideicomiso está integrado por los trabajadores de la compañía y quienes entreguen voluntariamente el aporte (fijo) y/o ahorro mensual (variable). El beneficiario aportará mensualmente el valor definido en el formulario de inscripción.
El valor del aporte es definido por cada beneficiario en el momento de la inscripción, según su disponibilidad de fondos, pero el aporte puede ser modificado con un correo electrónico al Administrador del Fideicomiso
Cecilia Jijón Se realiza una charla informativa de las ventajas de pertenecer a la Caja y se presenta un formulario que debe llenarse y firmarse para el enrolamiento
Los aportes son mensuales desde 10 a 30 dólares y se descuenta por medio del rol de pagos
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: la autora
En lo que se refiere a los aportes, es notorio que existen discrepancias entre los montos que se dan como aporte, lo que muestra que lo establecido en el reglamento del fideicomiso todavía no ha sido difundido adecuadamente entre todos los miembros de la entidad.
Finalmente, en lo referente a los beneficios que obtienen los socios de la Caja, el principal de ellos es el acceso a créditos; aunque se mencionan otros como la obtención de descuentos con proveedores que mantengan convenios con la caja y la compra a esos proveedores mediante crédito otorgado por la caja. Así mismo, un beneficio interesante de anotar es la entrega al cónyuge y demás sobrevivientes de un miembro de la caja que haya fallecido de un valor del 2% de los salarios de todos los aportantes. Como otro beneficio se anota la posibilidad de ahorro de los aportes que se entrega con la desvinculación del participante de la empresa (Reglamento de la Caja de Ahorro y Crédito de la Aseguradora del Sur, 2012).
Los beneficios anotados en el párrafo anterior se mantienen con la creación del fideicomiso en 2015-2016, a lo que se suma un beneficio por maternidad (de 100 dólares). En lo que respecta a los préstamos otorgados por la Caja, se establecen los siguientes mecanismos: crédito ordinario, préstamos emergentes, préstamo preciso, y crédito por exposición.
Tabla 5. Comparación entre diferentes tipos de crédito que ofrece la Caja a los beneficiarios
Crédito Montos Plazo Tasa anual Requisitos
Ordinario Máximo 10.000 dólares. Depende de aportaciones:
De $15 a $3.000: 5 veces lo ahorrado
De $3.001 a $5.000:2 veces De $5.001 a $10.000: 1.5 veces lo ahorrado
De $10.001 en adelante: 1 vez lo ahorrado
Según monto: De $ 0 a $ 1.000,00: máximo 12 meses De $ 1.000,01 a $ 2.000,00: 18 meses De $ 2.000,01 a $ 3.000,00: 24 meses De $ 3.000,01 a en adelante: 36 meses
9,33% Tener por lo menos seis aportaciones
No tener otro préstamo ordinario vigente (se podrá solicitar una reliquidación de valores para solicitar un nuevo préstamo si se ha cancelado más del 80% del valor del préstamo vigente).
Para préstamo de más de $5.000,00, se requiere de un garante con igual o mayor salario que el solicitante.
Presentar una solicitud de crédito a la administración.
Aprobada la solicitud, se deposita el monto tras 5 días hábiles en la cuenta bancaria registrada del beneficiario
Emergente Máximo $ 200 4 meses máximo 9,33% En situaciones de calamidad doméstica o necesidad inminente calificadas por la dirección.
Presentar una solicitud de crédito a la administración.
Aprobada la solicitud, se deposita el monto tras 2 días hábiles en la cuenta bancaria registrada del beneficiario
Preciso Máximo 40% del salario 4 meses máximo 9,33% Se trata de un anticipo de salario
Se podrá solicitar únicamente dos veces por año No tener otro préstamo por anticipo de sueldo vigente Presentar una solicitud de crédito a la administración.
Aprobada la solicitud, se deposita el monto tras 5 días hábiles en la cuenta bancaria registrada del beneficiario
Exposición De acuerdo con a los préstamos que mantenga vigentes, así como la capacidad de pago y el nivel de endeudamiento del socio
De $ 0 a $ 150,00: 1 a 3 meses
De $ 151,00 a $ 500,00: 3 a 6 meses
De $ 501,00 a $ 1.000,00: 6 a 9 meses
Mayor a 1.000,00: 15 meses
9,33% Se solicita en exposiciones presenciales o en compras a proveedores designados
Se debe solicitar a la dirección durante la exposición o por correo electrónico
El tiempo de negociación será de 5 a 7 días hábiles según el proveedor
Las entrevistas mostraron resultados consecuentes con los del estudio documental en lo que respecta a los beneficios de la Caja para sus aportantes; además, la investigación de campo reveló datos interesantes sobre la cantidad de socios que hacen uso de los beneficios y en qué medida. En la Tabla 6 se muestran los principales resultados derivados de las entrevistas acerca de los beneficios de la Caja:
Tabla 6. Detalle sobre los beneficios de la Caja
Entrevistado Porcentaje de socios que acceden a los beneficios
Criterio sobre montos promedio de créditos Ana Lucía Solórzano Aproximadamente el 70% de los
socios
Emergentes $150 Ordinarios $1000 Carla Tejada Idrobo El 100% de los socios acceden a
préstamos en la Caja de ahorros
Los socios acceden a préstamos de diferentes montos según el tipo de préstamo y según el valor de las aportaciones
Freddy Alianza Chasi El 90% 1,800.00 dólares
Cecilia Jijón Los socios que tengan aportaciones de más de 6 meses tienen derecho a préstamos emergentes que son créditos inmediatos de hasta 150 dólares
Hay dos clases de créditos el emergente 150 dólares y el ordinario que es del 2,5 por ciento del valor aportado
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: la autora
Como se puede observar, existen criterios diversos acerca de los beneficiarios de los créditos y los montos promedio a los que acceden. En virtud de ello, se procedió a realizar una revisión a través de observación directa con documentación de la Caja, tras lo que se confirmó lo expuesto por el contralor del fideicomiso, el señor Freddy Alianza, de que aproximadamente el 90% de los miembros de la caja han tenido o tienen créditos con la Caja en la actualidad, y el monto promedio de los créditos otorgados es de $1.800.
3.2.2 Problemas de control administrativo de la Caja de Ahorro y Crédito
lo revelaron los estudios bibliográficos y de campo, un mejor acatamiento a criterios técnicos y legales de la Caja de Ahorros.
Otro aspecto importante de anotar es que la estructura orgánica del fideicomiso es participativa (a través de votación universal por listas entre los beneficiarios de la Caja) y con el apoyo de un administrador del fideicomiso.
No obstante, de lo anotado, cabe destacar que no se han establecido mecanismos de preparación, inducción o capacitación de las autoridades recién posicionadas; tampoco existe un manual para cada cargo, además del reglamento del fideicomiso que se diseñó apenas a inicios del año en curso (2016). El mencionado reglamento señala que las autoridades salientes deberán proporcionar la información contable y administrativa a la nueva directiva, pero no especifica el mecanismo ni los documentos base para la transición. Todo lo anotado puede ocasionar ineficiencia, en particular durante los primeros meses de gestión de las nuevas autoridades.
En lo que respecta a la captación de fondos, elemento central del presente estudio, la investigación reveló que no existe un proceso adecuado de invitación a nuevos trabajadores a adherirse a la caja. Apenas uno de los entrevistados indicó que se realiza una charla de información pero podría ser un proceso más organizado y persuasivo, con el fin de contar con más participantes y, naturalmente, con mayores montos de aportes mensuales y de ahorros.
Por otro lado, si bien la captación de los aportes se realiza de manera automática a través de un convenio que firman los beneficiarios autorizando la retención del monto del salario; los ahorros, al ser voluntarios y no existir una regulación que indique cantidades fijas, pueden llevar a errores si no se cuenta con un adecuado sistema de registro informático. Cabe destacar que la creación del fideicomiso involucró un mejoramiento en estos procesos pero, al ser de reciente creación, se considera oportuno un control permanente de estos registros y de su adecuada gestión; para esto, el primer paso sería una labor de comunicación y difusión de los cambios desarrollados por el fideicomiso, así como el involucramiento de todos los socios y beneficiarios.
normado, en el reglamento actual del fideicomiso. No obstante, cabe mencionar que en el reglamento vigente se incorporó un bono por maternidad que no estaba mencionado previamente; a pesar de ello, este beneficio solo tiene como requisito que se tengan al menos tres aportaciones y no se especifican documentos a presentar o si se requiere de alguna solicitud particular.
Ahora bien, el principal beneficio que da la Caja y al que accede casi la totalidad de los miembros es el de brindar créditos. De lo encontrado en el estudio documental y de campo se desprenden algunos puntos a considerar para el mejoramiento de los procesos de colocación de los créditos.
El crédito ordinario, que tiene mayores montos, está normado en lo que se refiere a montos, plazos, tasas y requisitos; no obstante, no determina los documentos a entregar (tanto sobre el beneficiario como sobre el garante) o que el fideicomiso debe mantener para el control del pago del crédito.
El crédito emergente, en el reglamento del fideicomiso, adolece de una exposición clara de la documentación a entregar y el plazo estipulado (dos días laborales) puede ser excesivo debido a que se trata de un préstamo por situaciones de emergencia. A esto se suma que no se reglamentan los documentos a presentar ni el proceso de manera clara para los beneficiarios, lo que puede llevar a un inadecuado registro de los créditos otorgados.
