UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA.
TEMA: “AUDITORÍA DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TERMINAL TERRESTRE DE LA EMPRESA MUNICIPAL TERMINAL TERRESTRE QUEVEDO”.
NYNA MIREYA CAMPUZANO CARRIEL
DIRECTORA DE TESIS: DRA. MARÍA ANGÉLICA GARCÍA SALAZAR MDE
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DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS
Egresada Nyna Mireya Campuzano Carriel, certifico que soy la legítima autora del documento de la tesis del tema “Auditoría de Gestión en la Administración del Terminal Terrestre de la Empresa Municipal Terminal Terrestre Quevedo”.
El tema anteriormente mencionado, no se encuentra registrado por otros autores, en un trabajo de tesis universitaria o de maestría por la Universidades de la Republica del Ecuador.
Atentamente
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C E R T I F I C A C I Ó N
Certifico que el presente trabajo que lleva por título “Auditoría de Gestión en la Administración del Terminal Terrestre de la Empresa Municipal Terminal Terrestre Quevedo”, que, para aspirar al título de Licenciatura en Contabilidad y Auditoría, fue desarrollado por Nyna Mireya Campuzano Carriel, bajo mi dirección y supervisión, en la Facultad de Ciencias Administrativas; y cumple con las condiciones requeridas por el reglamento de Trabajos de Titulación artículos 18 y 25.
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Dra. María Angélica García Salazar MDE DIRECTORA DEL TRABAJO
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DEDICATORIA
Para mí este trabajo representa, el esfuerzo la dedicación y constancia para lograr obtener este título de Lcda. en Contabilidad y Auditoría, por lo tanto está dedicado con mucho amor a una mujer especial; mi madre, esa mujer fuerte luchadora y perseverante, que siempre estuvo al lado de sus hijos, madre que nunca dio consejos; pero que su modo de vida es un ejemplo para sus hijos y nietos y a mi padre que aun recuerdo sus deseos; “que estudie contabilidad”.
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AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios Todopoderoso que permitirme estar aquí; a los Sres. Profesores de la Universidad Tecnológica Equinoccial por su profesionalismo para impartir sus conocimientos a nosotros los estudiantes. A mi Directora de Tesis la Dra. María Angélica García por su dedicación y asesoramiento para que este trabajo se desarrolle con técnica y en su contenido y de acuerdo a las normas establecidas.
A una persona que fue muy especial en vida, Juan, quien me motivo y apoyo para cumplir este sueño, de estudiar la carrera que me gusta en la Universidad que yo quería y ser una buena profesional.
A mis hermanas y sobrinos por estar a mi lado, acompañándome y hacerme sentir ese calor familiar que toda persona necesita para seguir adelante a pesar de las dificultades que se nos presentan en la vida.
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RESUMEN EJECUTIVO
Toda empresa de cualquier tipo que fuere, ya sea pública o privada de cualquier tipo de actividad que desarrolle, debería someterse al examen especial de una auditoría de gestión para poder determinar la situación real, si está cumpliendo o no con la misión visón y los objetivos para los cuales se constituyo la empresa y tomar decisiones que vayan a lograr un mejor desempeño de la organización.
El capítulo I de este trabajo investigativo está relacionado con el problema de la EMTTQ, comprende el planteamiento del problema, justificación e importancia de realizar la Auditoría a la Gestión de la EMTTQ, además se plantea los objetivos a lograr con la aplicación de la auditoria.
El capítulo II resumen una serie de conceptos teóricos relacionados con los diferentes temas que están direccionando la administración de la empresa y temas teóricos que tienen que ver con el proceso que comprende una auditoría.
El capítulo III comprende el diagnóstico situacional de la empresa para lo cual se investigo el proceso funcional de la empresa, documentos de creación y se realizo el FODA de la empresa.
El capítulo IV comprende la aplicación de auditoría a la gestión de la EMTTQ; examen que se aplico a la gestión de los departamentos comercialización, administración financiera y a la Gerencia General.
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Í N D I C E CONTENIDO
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS .……….…… ii
CERTIFICACIÓN………….……… iii
DEDICATORIA………. iv
AGRADECIMIENTO…..……….………. v
RESUMEN EJECUTIVO..……….. vi
ÍNDICE CONTENIDO…….……… vii
CAPÍTULO I………..1
1. EL PROBLEMA………1
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……… 1
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA……… .4
1.3 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN……… 4
1.4 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA………. 5
1.5 OBJETIVO………..……… 6
1.5.1 OBJETIVO GENERAL………..… 6
1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS……… .6
CAPÍTULO II………..…… 8
2. MARCO TEÓRICO……… 8
2.1. LA AUDITORÍA………. 8
2.1.1 DEFINICIÓN………. 8
ix
2.1.3 NORMAS DE AUDITORÍA……… …………..………. 9
2.2 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA…………..……….. 11
2.2.1 AUDITORÍA EXTERNA……….…………..11
2.2.2 AUDITORÍA INTERNA………..………..11
2.3 AUDITORÍA DE GESTIÓN………. 12
2.3.1 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN……….. 12
2.3.2 ENFOQUE DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN……….. 13
2.3.3 PROPÓSITO GENERAL……… 15
2.3.4 ANTECEDENTES………15
2.3.5 ALCANCE……….19
2.3.6 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN………..……..20
2.3.7 HERRAMIENTAS………..………..22
2.3.8 FASES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN…………...……… 24
2.3.8.1 FASE I ……….. ……….24
2.3.8.2 FASE II……….25
2.3.8.3 FASE III……….…29
2.3.8.4 FASE IV ………32
2.3.8.5 FASE V ………34
2.3.9 COMPONENTES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN………..……...35
2.3.10 PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN………36
2.4 INDICADORES DE GESTIÓN……….…37
2.4.1 CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR UN INDICADOR……….38
2.4.2 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA FORMULACIÓN DE LOS INDICADORES………..39
x
2.4.4 DIMENSIONES A EVALUAR POR MEDIO DE INDICADORES…..42
2.4.5 INDICADORES DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN .43 2.5 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO……….44
2.6 MEDICIÓN DE RIESGO DE AUDITORÍA……… ..…51
2.7 OBTENCIÓN DE HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA……….53
2.8 ANÁLISIS INTERNO………..56
2.8.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO………..56
2.9 ANÁLISIS EXTERNO……….57
2.9.1 INFLUENCIAS MACROECONÓMICAS………..58
2.9.1.1 INCIDENCIA DEL FACTOR POLÍTICO………58
2.9.1.2 INCIDENCIA DEL FACTOR ECONÓMICO………..58
2.9.2 INFLUENCIAS MICROECONÓMICA………59
2.9.2.1 CLIENTES………..59
2.9.2.2 PROVEEDORES………59
2.9.2.3 COMPETENCIA……….60
2.9.2.4 PRECIO………60
CAPÍTULO III………61
3. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL………61
3.1 LA EMPRESA………61
3.1.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA………61
3.1.2 BASE LEGAL DE LA EMPRESA………62
3.1.3 OBJETIVOS DE LA EMPRESA.……….62
3.1.4 RESEÑA HISTÓRICA………..62
xi
3.1.6 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL……… 64
3.1.7 ORGANIGRAMA FUNCIONAL………65
3.1.8 ORGANIGRAMA PERSONAL……….70
3.2 MISIÓN……….……….71
3.3 VISIÓN……….…………..71
3.4 OBJETIVOS……….………….71
3.5 POLÍTICAS………...72
3.6 ESTRATEGIAS……….………...72
3.7 PRINCIPIOS Y VALORES……….…….…72
3.8 INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA……….….…..72
3.9 SERVICIOS QUE PRESTA LA EMPRESA……….……73
3.10 DIAGNÓSTICO FODA……….……78
CAPÍTULO IV……….…….80
4. CASO PRÁCTICO; AUDITORÍA DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TERMINAL TERRESTRE DE LA EMTTQ………80
4.1. FASE I PLANIFICACIÓN PRELIMINAR……….82
4.1.1 ORDEN DE TRABAJO………82
4.1.2 CONTRATO DEL SERVICIO……….84
4.1.3 CARTA DE COTIZACIÓN………..86
4.1.4 INFORME DE VISITA PREVIA………..87
4.1.5 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO………91
4.2 FASE II EJECUCIÓN………..93
4.2.1 PROGRAMA DE TRABAJO O DE AUDITORÍA………..93
xii
4.2.3 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO APLICADO A LA
GERENCIA GENERAL……….…96
4.2.4 MATRIZ DE RIESGO………..97
4.2.5 MEDICIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA………..100
4.2.6 PAPELES DE TRABAJO……….…….102
4.2.7 CÉDULAS NARRATIVAS……….113
4.2.8 HOJA DE HALLAZGOS………123
4.3 INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN………134
CAPÍTULO V……….154
5. CONCLUSIONES Y RESULTADOS………154
5.1 CONCLUSIONES………..154
5.2 RECOMENDACIONES……….155
BIBLIOGRAFÍA……….156
1 CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
TEMA: AUDITORÍA DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TERMINAL TERRESTRE DE LA EMPRESA MUNICIPAL TERMINAL TERRESTRE QUEVEDO”.
1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Administración del servicio en la actualidad cuenta con un bajo nivel productivo de las inversiones socioeconómicas, donde se evidencia una administración con enfoque tradicional con trámites burocráticos y un presupuesto reducido en base al cobro de tasas y de los arrendamientos de los locales a las empresas donde venden los boletos de viaje y además de los pequeños negocios que existen.
Sin embargo, en la administración de los servicios a los usuarios del transporte, en la actualidad presenta el síntoma “bajo nivel productivo de las inversiones socioeconómicas”, donde se evidencian las deficiencias en lo relacionado con el sistema de calidad, control financiero contable, ingeniería de la transportación y atención al cliente por los empresarios transportistas, solución que amerita ser investigada en el campo de la Auditoría de Gestión, con el propósito de diseñar una propuesta de mejoramiento integral del conjunto de servicios, con la participación de distintos sectores de servidores y usuarios, para aportar a un mayor desarrollo socioeconómico y de manera especial a la generación de trabajo productivo y empleo.
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desarrollo del transporte, especialmente no se evidencia un enfoque relacionado con el turismo que está ligado a la transportación y el enfoque comercial que complementa a la actividad turística.
De lo anteriormente expuesto se desprende que a las autoridades directivas y ejecutivas les falta visión empresarial competitiva para proyectar la “EMTTQ” hacia las acciones de crecimiento y desarrollo, a través de iniciativas y propuestas que generen la ejecución de programas y proyectos rentables.
La Empresa Municipal Terminal Terrestre de Quevedo “EMTTQ”, es una empresa donde el Presidente del Directorio es el Alcalde de la ciudad de Quevedo, lo que es de vital importancia para apoyar al mayor desarrollo de las diversas empresas de Transporte, que en su mayoría están conformadas por Cooperativas de Transporte.
La finalidad fundamental del Terminal Terrestre, es la prestación de un Servicio de Transporte masivo, parroquial, cantonal e interprovincial, donde por una parte las personas que viajan se benefician de un trato adecuado; y por otro lado los empresarios reciban el pago del pasajero a un precio que aporta margen de contribución controlado por el Estado. Esto implica que en la actualidad existe un marco legal, y políticas de las autoridades, por las cuales se debe realizar la Administración de los servicios de transporte de pasajeros en el Cantón Quevedo y demás cantones.
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expresan insatisfacción por el servicio de transporte de la gran mayoría de las empresas de transporte de pasajero, tanto local como de las que pertenecen a otros cantones o provincia, pero tienen oficina de paso en el Terminal Terrestre de Quevedo.
Los servicios que presta la EMTTQ, para los fines de comercialización, se clasifican en los siguientes grupos:
a) Oficinas y Locales Comerciales
b) Llegada y salida de vehículos de Transporte c) Estacionamiento
d) Confort y seguridad a los Pasajeros
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del terminal. Esto quiere decir la situación de deficiencia del estancamiento de la EMTTQ, por falta de eficiencia en el manejo administrativo que seguirá por mucho tiempo más, por la falta de visión empresarial en el manejo de los mecanismos de planificación, gestión y control de las operaciones gerenciales del terminal terrestre, sin una fiscalización por parte del nivel directivo, por falta de adecuada auditoría de gestión en los procesos administrativos y procesos técnicos.
En síntesis la manera como está estructurada la prestación de servicios al estilo tradicional, de la gerencia del terminal terrestre de esperar y creer que tanto las personas y las unidades de transporte debe utilizar las instalaciones de transporte, porque supuestamente es lo que más les conviene, seguirá presente por largo tiempo, porque para solucionarla se requiere de una visión empresarial del nivel directivo con una unidad de auditoría de gestión que a través de reportes de información relevante para tomar las decisiones correctivas y aplicadas por el nivel ejecutivo gerencial. Los cambios se podrían obtener por acciones empresarial de planificación, gestión y control adecuado coherente con una auditoría de fiscalización integral que obligue al nivel ejecutivo gerencial a la rendición de cuentas a nivel directivo, y este a la comunidad del Cantón Quevedo.
1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Qué factores están provocando la deficiencia en relación a la calidad de servicio, control financiero contable, reingeniería de la transportación y atención a clientes por los empresarios transportistas de la “EMTTQ”.?
1.6 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN
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aportar con un instrumento de supervisión y control estratégico por medio de auditorías de enfoque integral, que permita contar con información relevante para la toma de decisiones y contar con un nivel de mejoramiento en la utilización de los recursos económicos y además formular y ejecutar proyectos de inversión en convenios o alianzas con empresas del sector privado que les permitan lograr el crecimiento y desarrollo en la Terminal Terrestre del Cantón Quevedo. En esta propuesta se incluirá mecanismos para informar y transparentar el manejo de fondos y gastos para que conozcan los usuarios de manera directa por medio de la auditoría de gestión en los reportes al Presidente de la “EMTTQ”.
Por medio de la propuesta Auditoría de Gestión se quiere lograr dinamizar el proceso administrativo gerencial y los procesos técnicos operativos. Analizar el cumplimiento de los objetivos y metas en el marco de la visión de la EMTTQ; medir el nivel de eficacia, eficiencia, economía y efectividad mediante indicadores. Las autoridades podrán implementar un programa de incentivo al personal, premiando el cumplimiento y sancionando la irresponsabilidad de los incumplidos.
La propuesta Auditoría de Gestión en la Administración del Servicio del Terminal Terrestre de la EMTTQ Cantón Quevedo, se establecerá como herramienta de asesoría, fiscalización, consultoría, control y reportes de información que le servirá a los directivos para la toma de decisiones de gran efectividad para que sean ejecutadas por la gerencia para poder lograr el crecimiento y desarrollo de la Empresa.
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El problema anteriormente enunciado afecta a la totalidad de población que hace uso del Terminal Terrestre del Cantón Quevedo por lo que a través investigación del objeto de estudio pretendo a través de la mecanismos como la observación estudiar y analizar el proceso de planificación, ejecución y control de las auditorías realizadas en años anteriores en la Empresa Municipal Terminal Terrestre del Cantón Quevedo.
Buscar buenas opciones para diseñar un modelo de Auditoría de Gestión que permita mejorar la administración de recursos con enfoque empresarial y lograr un mejor servicio al usuario del Terminal Terrestre de Quevedo.
1.5 OBJETIVO
1.5.1 OBJETIVO GENERAL
Proponer a las autoridades de la “EMTTQ” la realización de una Auditoría de Gestión en la Administración del Servicio del Terminal terrestre de la EMTTQ Cantón Quevedo.
1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Desarrollar los contenidos de los complementos de la propuesta Auditoría de Gestión en la Administración del Servicio del Terminal terrestre de la EMTTQ Cantón Quevedo.
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8 CAPÍTULO II 2. MARCO TEÓRICO
2.1. LA AUDITORÍA
2.1.1 DEFINICIÓN
La auditoría es un examen integral o parcial que se realiza a una organización o empresa con el fin de contar con información relevante que nos permita precisar el nivel de desempeño y establecer correctivos o mejoras.
2.1.2 TIPOS DE AUDITORIA
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Las auditorías que generalmente conocemos son:
Auditorías de estados financieros: La auditoría a los estados financieros está relacionada con el balance general, estado de resultado, estado de ganancias retenidas y flujos de efectivo. Tiene que ver con el análisis para determinar si estos estados están acordes con los principios de contabilidad. Quienes requieren de este tipo de auditoría son la gerencia, los inversionistas, los banqueros, los acreedores, los analistas financieros y las instancias gubernamentales.
Auditorías de cumplimiento: Estas auditorías tienen como fin determinar si la información es verificable de acuerdos con los criterios o normas reconocidas como son las leyes, políticas y procedimientos de una entidad. Este tipo de auditorías puede ser requerido por el Servicio de Rentas
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Internas para verificar si la declaración de Impuesto a la Renta de una empresa u organización está de acuerdo a la ley.
Auditorías operacionales: este tipo de auditoría se aplica a una unidad, área o programa de la empresa para determinar el desempeño, la eficiencia que tuvo dicha área en un periodo para determinar si cumplió con las metas fijadas.
2.1.3 NORMAS DE AUDITORÍA
Es importante seguir las normas de auditorías para conservar el cuidado, juicio profesional y prestigio del Auditor a continuación detallamos las siguientes:
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Normas Generales
a) La auditoría debe ser realizada por personas que tengan capacitación técnica adecuada e idoneidad como auditores.
b) En los asuntos relacionados con la labor asignada, los auditores deben mantener una actitud mental de independencia.
c) Debe ejercerse el debido cuidado profesional en la planeación y el desempeño de la auditoría y la preparación del informe.
Normas del Trabajo de Campo
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a) El trabajo deber ser planeado adecuadamente y los asistentes, si existen deben ser supervisados apropiadamente.
b) Para planear y determinar la naturaleza, periodicidad y medida de las pruebas que deben realizar, la auditoría debe obtener una comprensión suficiente del control interno.
c) Debe obtenerse suficiente evidencia competente o valida a través de la inspección, la observación, las indagaciones y las confirmaciones para proporcionar una base razonable que permita dar una opinión adecuada relacionada con los estados financieros bajo auditoría.
Normas de los Informes
a) El informe debe establecer si los estados financieros han sido presentados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
b) El informe debe indicar aquellas circunstancias bajo las cuales dichos principios no han sido observados consistentemente en el periodo actual en relación con el periodo anterior.
c) Debe considerarse si las revelaciones informativas en los estados financieros son razonablemente adecuadas, a menos que en el informe se especifique lo contrario.
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opinión. Cuando no es posible expresar una opinión global, deben establecerse las razones para ello. En todos los casos en los cuales el nombre de un auditor esté asociado con los estados financieros, el informe debe contener una indicación inequívoca clara de la clase de trabajo del auditor, si existe, y del grado de responsabilidad que está aceptado.
2.2 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA3
2.2.1 AUDITORÍA EXTERNA
La auditoría externa es el examen o evaluación que se realiza a una empresa o sistema para emitir un criterio sobre la misma, que es realizado por un profesional que no tiene vínculos laborales con esa empresa u organización.
Esta auditoría tiene mayor validez cuando se pretende publicar los resultados, ya que da mayor autenticidad a la información emitida por un auditor independiente por que le permite al usuario una mayor confiabilidad en relación a esta información.
La auditoría externa debe hacerla un auditor o una firma independiente con capacidad profesional reconocida, que ofrezca información imparcial y experta acerca de los resultados.
2.2.2 AUDITORÍA INTERNA
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La auditoría interna es el examen o evaluación que se realiza a una empresa o sistema que es realizado por un profesional que mantiene vínculos laborales con la empresa, con la finalidad de emitir informes y sugerencias que son utilizados por los miembros de la empresa u organización, para mejoramiento de la misma. Estos informes son internos de la organización y no trascienden a instituciones o personas particulares.
El auditor interno tiene una constante evaluación de las transacciones u operaciones de la empresa y realiza las sugerencias para el mejoramiento de los procesos de control interno para obtener un resultado más eficiente y eficaz.
2.3 AUDITORÍA DE GESTIÓN
2.3.1 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
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Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes.
Constituirán objeto de la auditoría de gestión: el proceso administrativo, las actividades de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y
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Economía en el empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnológicos y de tiempo; y, el cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales.
A diferencia de la auditoría financiera, el resultado de la fiscalización mediante la auditoría de Gestión no implica la emisión de una opinión profesional, sino la elaboración de un informe amplio con los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes.
En síntesis, la Auditoría de Gestión constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento y desarrollo de la empresa, porque permite que se revele en qué áreas se requiere de un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar para mejorar deficiencias, como superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de cada proceso y, sobre todo, análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.
2.3.2 ENFOQUE DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
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Sostiene que los trabajos de auditoría en sus diferentes acepciones son tantos y tan variados que solo es posible estudiar los más significativos y los más difundidos para establecer un punto de partida. El tema de la Auditoría de Gestión o Administrativa, es innegable por su aportación y la preocupación por abordarla por diferentes enfoques, por lo cual, podemos esperar que la generación de obras en torno a la Auditoría, continuara acrecentándose. La definición de este autor establece: La auditoría administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
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De lo anterior se desprende que la auditoría administrativa o de gestión, se origina como una necesidad de evaluar el comportamiento integral de una organización, asociada en particular con los aspectos de control. De hecho, muchos de los pensadores más sobresalientes la han incluido en sus obras lo que se ha traducido en que actualmente se la considere una herramienta fundamental para las organizaciones.
La Auditoría Administrativa o de Gestión, puede ser definida como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejoramiento. A partir de este enfoque, se puede definir los objetivos para enmarcarla, siendo los más representativos los de supervisión, de control, productividad, organización, servicio, calidad, cambio, aprendizaje y para la toma de decisiones.
El alcance de una Auditoría de esta naturaleza, abarca la totalidad de una organización, como su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. De esta manera se toma en cuenta sus características particulares en cuanto a estilo de administración, ámbito de operación, número de empleados, sistemas de información y comunicación, en el nivel de desempeño, entre otros aspectos.
En síntesis, uno de los procesos más importantes en la labor de una Auditoría de Gestión, es el desarrollo de oportunidades de mejoramiento de las principales actividades que ejecuta una entidad u organización. Esta Auditoría puede ser considerada una herramienta idónea para examinar el desempeño de una organización y detectar oportunidades de mejoramiento. En su ejecución permite visualizar una organización en su conjunto, considerando sus características particulares y campo de trabajo, lo que le convierte en un factor estratégico para el cambio.
15 2.3.3 PROPÓSITO GENERAL
6La Auditoría de Gestión tiene como propósito evaluar la eficiencia y eficacia
con que se manejan los recursos de la empresa u organización, en forma integral y contar con informes relevantes que nos permita establecer correctivos para obtener oportunidades de mejora en la empresa u organización.
2.3.4 ANTECEDENTES
7Sostiene que el término “auditoría” mencionado por Khandwalla, no es solo
una interpretación, sino que es consecuente con otros logros que se produjeron en el transcurso de las investigaciones de otros autores, como Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886, quienes realizaron valiosas contribuciones a la eficiencia operativa, al uso de los organigramas y al estudio de la administración por medio de procesos científicos y técnicos. El común denominador entre estos teóricos, es que forman parte de la corriente denominada “Administración Sistemática”, cuyo principal enfoque se centra en el diseño de procedimientos y procesos para lograr una buena coordinación operativa, en el manejo adecuado del personal e inventarios, y un estricto control organizacional.
En 1935, James O. McKinsey sentó las bases para lo que él llamo “auditoría administrativa”, la cual consistía en “una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable”. En el enfoque estratégico, puede considerarse “auditoría de gestión”, por las razones antes expuestas.
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Manual de Auditoría de Gestión Contraloría General de Estado P.37
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En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar una organización a través de una auditoría. Es importante señalar que Terry propone cuatro procedimientos para llevar a cabo esta evaluación.
1.- Apreciación de conjunto: análisis de la estructura para determinar si cumple con las condiciones de eficacia requeridas.
2.- Apreciación informal: Efectuar preguntas para descubrir posibilidades de mejoramiento.
3.- Apreciación por comparación: Comparar la estructura orgánica de la empresa con las de otras similares o competidoras.
4.- Enfoque ideal: Imaginar una estructura ideal y compararla con la estructura bajo revisión, anotando las mejoras que pueden hacerse.
El punto 3 coincide con la idea central de lo que ahora se conoce como benchmarking, Terry insiste sobre este punto y lo denomina “Controles Generales de Auditoría Administrativa”, pues señala que “la confrontación periódica de la planeación organización, ejecución y control administrativo de una compañía, con lo que se podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa”.
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En este mismo año, A.G. Larke publica Autoauditoría para pequeñas compañías; en este documento Larke plantea como deben visualizar y aplicar la auditoría las compañías pequeñas, para que esta se constituya en un elemento de decisión valioso acerca de su comportamiento. De esta manera, de las diversas aportaciones, surgen los inicios de un enfoque que se aproxime a lo que en la actualidad se entiende por auditoría de gestión.
En 1958 Alfred Klein y Nathan Grabinsky aborda “las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla”
En 1962 William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría administrativa.
En 1965 Edward F. Norbeck establece la diferencia entre Auditoría administrativa y auditoría financiera.
En 1975 Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollaron un marco metodológico para instrumentar la auditoría de las operaciones que realiza la empresa.
En 1989 Joaquín Rodríguez Valencia analiza ya aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa y establece ya la diferencia con otros tipos de auditoría incluyendo el procedimiento para llevarlos a cabo.
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En 1994 Jack Fleitman establece conceptos fundamentales de la evaluación, pasos y metodología para la aplicación, diseño y aplicación de cuestionarios y cedulas en la auditoría administrativa.
Las primeras auditorías tenían como objetivo descubrir desfalcos y si las personas que manejaban los recursos económicos, estaban actuando responsablemente.
Luego surge la necesidad de medir los logros de la empresa en un periodo y de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeño y productividad. Las primeras auditorías fueron revisiones a los registros, hoy se busca información para juzgar la calidad administrativa.
De lo anteriormente expuesto, se desprende que la auditoría de gestión tuvo su origen en la fiscalización y control sistemático de la Auditoría en los modelos tradicionales, donde se hacía referencia a los índices para medir la eficiencia, economía y efectividad de los resultados realizados respecto a lo planeado, que se puede obtener en lapsos de tiempo. Sin embargo, el manejo de una auditoría sistemática implica altos costos fijos en su ejecución, con lo cual no se hace viable desde el punto de vista económico. Sin embargo, la auditoría de gestión, es viable desde el punto de vista técnico y económico porque es de costos similares a las auditorías tradicionales, ya sea financiera u operativa.
19 2.3.5 ALCANCE
8La auditoría de gestión cubre el área de influencia que comprende la
totalidad de una organización o empresa, en lo correspondiente a: su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación
incluye aspectos tales como:
Naturaleza jurídica
Criterios de funcionamiento Estilo de administración Proceso administrativo Sector de actividad Ámbito de operación Número de empleados Relaciones de coordinación Desarrollo tecnológico
Sistemas de comunicación e información Nivel de desempeño
Trato a clientes internos y externos Entorno
Productos y/o servicios Sistemas de calidad
La Auditoría de Gestión se puede aplicar en todo tipo de organización productiva, ya sea pública, privada o social. Por su extensión y complejidad, es necesario entender como está ordenada la empresa para responder a las
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demandas de servicios de los directivos y usuarios del servicio, sobre todo, para conocer de qué manera se articulan, lo cual obliga a precisar su fisonomía, área de influencia y dimensión.
De lo anterior se deduce que la Auditoría de Gestión nace como una necesidad de evaluar el comportamiento de la empresa, asociada en particular con los aspectos de control que a lo largo de la historia han tenido una importancia singular, de ahí que sean tantas y tan variadas las contribuciones a su campo de estudio. De hecho muchos pensadores la han incluido en sus obras, por lo que actualmente se la considera una herramienta fundamental para las organizaciones altamente productivas.
El alcance de una auditoría de gestión abarca la totalidad de la empresa, como su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. En el proceso investigativo tomar en cuenta sus características particulares en cuanto a estilo de administración, ámbito de operación, número de empleados, sistemas de información, comunicación y nivel de desempeño, entre otros.
En síntesis la auditoría de gestión es producto de una necesidad que ha venido tomando forma a lo largo de la historia de la administración de las organizaciones o empresas, porque se le considera una herramienta idónea para examinar el desempeño de una organización y detectar oportunidades de mejoramiento. Su ejecución le permite visualizar a una organización en su conjunto de manera integral, considerando sus características particulares y campo de trabajo, lo que la convierte en un factor estratégico para el cambio organizacional y competitivo.
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Entre los objetivos más sobresalientes para lograr el propósito de la organización o empresa se mencionan:
De organización
La auditoría apoya la determinación de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio
La auditoría de gestión puede constatar de qué manera la organización o empresa, está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
De productividad
Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De calidad
La auditoría de gestión tiende a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
De control
La auditoría de gestión tiene el poder de evaluar los esfuerzos orientados en la aplicación del comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos, como son normas de cumplimiento.
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22 De cambio
La auditoría de gestión puede ser un instrumento de ayuda, que hace más permeable y receptiva a la organización o empresa, a los cambios de transformación e innovación de los procesos en la mejor utilización de los recursos.
De aprendizaje
La auditoría de gestión puede transformarse en un mecanismo de aprendizaje institucional, para que la organización o empresa asimile sus experiencias y convertirlas en oportunidades de mejoramiento.
De toma de decisiones
La auditoría de gestión puede permitir la puesta en práctica de los instrumentos de soporte al proceso de gestión de la organización o empresa, para conseguir resultados sólidos en el cumplimiento de los objetivos y metas planeadas.
2.3.7 HERRAMIENTAS
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Las Herramientas de la Auditoría de Gestión son:
Equipo de Auditores: de acuerdo a la naturaleza de la empresa, es necesario contar con un equipo con experiencia, conocimientos y con responsabilidad profesional que garantice que la información sea real y oportuna.
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Riesgos de la Auditoría de Gestión: es necesario tener identificados los riesgos de la empresa; y por actividades, realizar un análisis de los riesgos cuyo proceso incluye utilizar cuestionarios matrices combinaciones, etc.
Programas y procedimientos: Tenemos que contar con un listado de procedimientos que debemos seguir y las actividades que realizamos en cada uno de los aspectos de la gestión realizada.
Muestreo de la Auditoría de Gestión: nos permite determinar una muestra representativa que nos permita concluir sobre un hallazgo en un universo de operación. Tiene como objetivo obtener evidencias sobre el cumplimiento y procedimientos establecidos en la empresa y sobre la veracidad de operaciones de registro y control.
Evidencias suficientes y competentes: Son los elementos de prueba que obtiene el Equipo Auditor sobre los parámetros examinados, las mismas que deber ser suficientes ya que son el respaldo del examen de auditoría.
Técnicas utilizadas: las técnicas utilizadas pueden ser de diferentes clases como por ejemplo físicas, testimoniales, documentales o analítica.
Papeles de trabajo: Es el conjunto de cedulas y documentos elaborados por el auditor, producto de la aplicación de las técnicas y procedimientos de la auditoria. Es la evidencia del trabajo realizado y de los resultados de la auditoría.
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2.3.8 FASES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
11Las Fases de la Auditoría de gestión son:
2.3.7.1 FASE I
Conocimiento Preliminar
Es la visita de observación a la entidad u organización, revisión de archivos, papeles de trabajo. Determinar indicadores, detectar el FODA, evaluación de estructura de control interno, conocer de misión, visión, objetivos y estrategia de la Empresa.
El conocimiento preliminar tiene como finalidad, obtener la información general de la empresa, sobre las actividades que realiza, para identificar de manera general cuales son las condiciones de la misma para poder realizar la auditoría de gestión, cumpliendo las normas establecidas para el efecto.
La planificación preliminar se inicia con la orden de trabajo, además estableciendo una guía para una visita previa donde vamos a obtener la información sobre la empresa.
En síntesis el Director de Auditoría designa el supervisor y jefe de equipo y dispone la visita preliminar; el supervisor y jefe de equipo realizan la visita preliminar para observar actividades, operaciones y funcionamiento; el supervisor y Jefe de equipo revisan el archivo permanente y corriente de papeles de trabajo; el supervisor y jefe de equipo obtienen información y documentación de la entidad; el supervisor y jefe de equipo determinan y evalúan la misión, visión, objetivos y metas; el supervisor y jefe de equipo detecta riesgos y debilidades, fortalezas y amenazas; el supervisor y jefe de
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equipo determina los componentes a examinarse así como el tipo de auditores y otros profesionales que integrarían el equipo multidisciplinario; el supervisor y jefe de equipo determina los parámetros e indicadores de gestión; el supervisor y jefe de equipo determina los objetivos y estrategia general de la auditoría; el director de la auditora emite la orden de trabajo.
2.3.7.2 FASE II 12
Planificación
En la planificación se define que estrategias se van a seguir en el trabajo de campo. Tiende a lograr una eficiente utilización de los recursos y a que se cumpla con las metas y objetivos definidos en la auditoría. Se basa en la utilización de la información obtenida en el conocimiento preliminar.
En la planificación se evalúa el control interno para con esta información evaluar y calificar los riesgos de la auditoría y se definen los procedimientos de auditoría que se aplicaran a cada componente en la fase de ejecución mediante los programas respectivos.
Un Programa de Auditoría de Gestión, es un listado de procedimientos a seguir respecto de las actividades a realizarse, en los aspectos problemáticos existentes de los sistemas de gestión relacionados por la administración de la empresa, los controles contra los criterios de auditoría, y para recopilar evidencias que respalden las observaciones en el trabajo de auditoría.
a) Las técnicas del programa de auditoría: se refieren a los métodos utilizados por el auditor, para recolectar evidencias. Incluyen entre otros, la revisión de la documentación, entrevistas, diseño y aplicación de cuestionarios, análisis de datos y la observación física.
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b) Los procedimientos del programa de auditoría: se refiere a los pasos de acción que desarrolla el auditor, para comprender la actividad o el área investigada, en la recopilación de las evidencias de auditoría que permitan respaldar una observación o hallazgo. Los procedimientos permiten confirmar o discutir un hallazgo, observación o recomendación a la administración de la entidad.
La preparación del programa de Auditoría de Gestión: la etapa de planificación del trabajo de auditoría finaliza con la preparación y aprobación de los programas de auditoría detallados por el auditor. La preparación del programa de auditoría de gestión, tiene la finalidad de establecer la conexión entre los objetivos y los procedimientos que seguirá en la fase de ejecución o trabajo de campo.
La preparación del programa, es un esquema secuencial y lógico, pero que permite ser modificado y que además facilita el seguimiento y supervisión de las labores. Los programas de auditoría, son las líneas o guías de acción durante la fase de la ejecución del trabajo de auditoría. Los programas de auditoría contienen los procedimientos detallados de una auditoría por costos de la recopilación efectiva de evidencias.
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Una guía para obtener evidencia competente, relevante y suficiente, durante la fase de la ejecución de la auditoría de una manera efectiva.
Un marco de trabajo para asignar las tareas, entre los miembros del equipo de auditoría.
Un medio de transferencia de conocimientos al personal nuevo.
Una base para documentar el trabajo realizado y el ejercicio de la debida precaución en los informes.
Contenidos del programa de auditoría de gestión: los elementos de mayor importancia de un programa de auditoría de gestión, las aplicaciones del trabajo de campo, son los que se detallan a continuación:
Nombre de la entidad: se refiere al proyecto, programa, sector, proceso, operación o dependencia sobre la cual se realiza el programa..
Objetivo de auditoría: el objetivo de auditoría para el cual el programa está diseñado; se refiere a que se pueden hacer diferentes programas para diferentes objetivos.
Los criterios de la auditoría: los criterios de la auditoría para el objetivo establecido, deben ser previamente investigados.
Los tipos de evidencias requeridas: se debe saber que se va a buscar, a través de la aplicación de las técnicas y procedimientos que se programaron.
Las fuentes probables de la evidencia: indican los libros, personas, dependencias o lugares donde se recopilara la evidencia.
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del nombre del auditor y fecha en la cual se prevé la aplicación del procedimiento.
Este conjunto de elementos y componentes descritos, conforman los términos “las técnicas de auditoría” y “los procedimientos de auditoría”. En la actualidad, las personas que desarrollan los programas de auditoría deben tener una idea clara de cómo las técnicas de la auditoría son utilizadas en el trabajo de campo y de cuándo deben ser utilizadas. Este conocimiento es importante para desarrollar programas eficaces de auditoría.
El programa de auditoría es importante para asegurar que los medios y técnicas de recolección de evidencia, concuerden con cada criterio establecido, siguiendo el orden sistemático, así como para considerar el costo de recoger la evidencia y asegurarse que solo sean aplicados procedimientos rentables, datos informativos necesarios para determinar el presupuesto de costos.
En el diseño de un programa de auditoría de gestión, se pueden diseñar otros documentos o esquemas matrices para ser utilizados por el auditor o equipo de auditores en su ejecución.
29 2.3.7.3 FASE III
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EJECUCIÓN
Es en la ejecución que comprende la aplicación del programa de auditoría, preparación de papeles de trabajo, hojas resumen, hallazgos por componente, definición estructura del informe, papeles de Trabajo.
El desarrollo de un programa de auditoría: las personas responsables de desarrollar el programa de auditoría de gestión, deben asegurarse, que estén disponibles los medios enumerados contra cada estándar que utilicen en la recolección de evidencias, el director de auditoría, también debe considerar el costo económico de recoger evidencias, para asegurarse que sean utilizados solo procedimientos que justifiquen el uso de recursos monetarios.
Los objetivos y los criterios de auditoría serán probados con los Programas de Auditorías, el cual incluye procedimientos y técnicas como las siguientes:
La observación física (puede incluir fotografías, audio y videos) La entrevista a los involucrados
Los cuestionarios o encuestas de aplicación El análisis de información
En el desarrollo de un programa de auditoría de gestión es importante que los procedimientos consideren los siguientes aspectos:
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Que cuenten con los objetivos y criterios de auditoría; que permitan que la evidencia relevante sea recopilada en casos que maximice el impacto del trabajo de auditoría.
Establecimiento claro que incluya lo suficiente y que detalle los aspectos de manera importante para ser leídos y entendidos fácilmente por quienes realizan el trabajo de auditoría.
Organizar los procedimientos de manera lógica, que permita que el examen de auditoría pueda conducirse en lo posible con eficacia y eficiencia.
Formar un método eficiente de recolección de evidencias suficientes y fundamentadas en pruebas adecuadas.
Considerar cualquier trabajo o investigación relacionado con el asunto de auditoría.
Los programas de auditoría de gestión, necesitaran ser personalizados para cada trabajo de auditoría. Los factores que deben ser considerados cuando se desarrollan los programas, deben incluir:
La complejidad y tamaño La dispersión geográfica Procedimientos detallados
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La complejidad y tamaño: los programas de auditoría, por lo general aumentan el tamaño y complejidad, razón por la que los procedimientos deben ser detallados, los cuestionarios simplificados. Es importante, una revisión detallada y simplificada para evitar incrementos en el tamaño del trabajo de auditoría.
La dispersión geográfica: la dispersión y localización de los sitios a ser visitados afectaran el programa de auditoría.
Procedimientos detallados: se pueden requerir y asegurar la consistencia, cuando diferentes personas están realizando la misma auditoría en diversas localizaciones.
El ambiente de la auditoría de gestión: la receptividad de la gerencia a ser auditada, por lo general es la primera auditoría del área y la sensibilidad en la organización afectará la manera en la cual se desarrollan y se aplican los procedimientos.
Estos cuatro factores, deben coordinarse por el equipo de auditoría con el propósito de realizar las tareas de manera integral y crear condiciones favorables en la realización del desempeño para cada uno de los integrantes o auditores en la ejecución del programa específico.
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constituyen las entradas claves de un Programa de Auditoría. Al mismo tiempo el Programa de Auditoría, debería ser detallado antes de proceder a recolectar evidencias, de tal manera que el proceso de recolección de evidencias, sea eficiente y eficaz. Sin embargo, se debe recordar que todos los estados son repetitivos. En otras palabras, se tendría que tener que revisar parcialmente o modificar los objetivos, alcances y criterios de auditorías, mientras se desarrolle el Programa de Auditoría, para adaptar el programa enfocado a la realidad de la entidad. Finalmente, se debe revisar los programas de auditoría después de comenzar la fase de ejecución, cuando se detecta que ciertas fuentes de la evidencia, indicada en las técnicas de las auditorías sugeridas en los programas, resulten ser inadecuadas.
Para cada objetivo o componente, se debe desarrollar un programa de auditoría y para cada línea de consulta. Esto significa, que el programa de auditoría incluye sub programas para cada hallazgo específico en el área que debe ser auditada la entidad.
En síntesis el equipo multidisciplinario aplica los programas que incluyen pruebas y procedimientos; el equipo multidisciplinario elabora papeles de trabajo que contienen evidencias suficientes, competentes y pertinentes; el jefe de equipo y supervisor elabora y revisa hojas resumen de hallazgos; significativos por cada componente; el jefe de equipo y supervisor redacta y revisa los comentarios, conclusiones y recomendaciones; el supervisor y jefe de equipo comunica los resultados a los funcionarios de la entidad; el supervisor y jefe de equipo define la estructura del informe de auditoría.
2.3.7.4 FASE IV
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Una vez concluido el proceso de la evaluación de las respectivas áreas de la empresa y analizados los hallazgos, hay que proceder a la elaboración de de los informes y comunicación de resultados encontrados. Esta es la etapa más difícil, ya que hay que cuidar que la información llegue en forma clara y precisa para que haya una comprensión mutua entre las partes.
El informe de auditoría debe contener los resultados obtenidos en cada área objeto de la revisión, el tiempo que duro la información, el alcance de los recursos utilizados y los métodos que fueron utilizados.
El informe de auditoría debe incorporar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de la auditoría. En relación a los hallazgos también hay que hacer constar con qué frecuencia se presentan, la cantidad de transacción que se reviso, en relación a la actividad de la empresa.
Los hallazgos que consten en el informe deben estar respaldados por evidencia competente y relevante y documentada en los respectivos papeles de trabajo.
Los resultados, conclusiones y recomendaciones deberán contener una visión imparcial de los hechos, fácil comprensión apegados a las normas de calidad y acorde con el objeto y prioridades establecidas.
Previo a la presentación definitiva del informe de auditoría, se debe revisarlo partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que se realizaron en la operación.
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Luego de estructurar el informe, el supervisor y jefe de equipo se reúne con el equipo multidisciplinario, para revisar el contenido del informe, para poder determinar si existe algún aspecto susceptible o duda en algún componente y proceder a realizar los respectivos ajustes y clarificar las dudas. Una vez clarificadas las dudas se procederá a presentar el informe al subdirector para su revisión y luego el director de auditoría previa revisión suscribe el informe. luego planificación y evaluación institucional realizan un control de calidad para qué director de auditoría remite el informe a la empresa auditada.
Para la presentación del informe el responsable de la auditoría se puede apoyar en equipos de cómputo, láminas o material audiovisual, etc.
Resumiendo el supervisor y jefe de equipo elabora el borrador, síntesis y memorando de antecedentes; el subdirector revisa el informe; el director revisa el informe y autoriza realización de conferencia final; supervisor y jefe de equipo convoca a involucrados a la lectura del borrador del informe; el equipo multidisciplinario realiza conferencia final con funcionarios y relacionados; el supervisor y jefe de equipo recepta puntos de vista y documentación de funcionarios y terceros relacionados; supervisor y jefe de equipo redacta el informe final, síntesis y memorando de antecedentes; subdirector revisa el informe, síntesis y memorando de antecedentes; el director de auditoría previa revisión suscribe el informe; la dirección de planificación y evaluación institucional realiza el control de calidad del informe, síntesis y memo de antecedentes; controlador y subcontrolador aprueban el informe; el director de auditoría remite el informe a la entidad auditada y el informe, síntesis y memorando de antecedentes a la dirección de responsabilidades:
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Los auditores deben realizar seguimiento a las recomendaciones con el propósito de:
Comprobar hasta qué punto la empresa recepto las recomendaciones presentadas en el informe y realiza las correcciones al termino de la auditoria.
Determinar responsabilidades por daños materiales y perjuicio económico y comprobación de su resarcimiento.
El director de Auditoría solicita a los auditores externos realicen seguimiento de la auditoría; el auditor asignado recaba de la administración la opinión sobre los hallazgos conclusiones y recomendaciones y la entrega del informe que se realizo; el auditor y los funcionarios de la empresa establecen un cronograma de aplicación de recomendaciones y correctivos; el auditor asignado, recepta de la entidad auditada la documentación que evidencia las medidas correctivas tomadas y del cumplimiento de las recomendaciones y evalúa sus resultados dejando constancia en papeles de trabajo; el auditor designado prepara el informe y entrega al director de auditoría; el auditor designado archiva en papeles de trabajo resultado de seguimiento;
2.3.8 COMPONENTES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
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La auditoría de gestión contiene una serie de componentes en cada una de sus fases, que nos permite tener el conocimiento sobre la propuesta en estudio. Si halábamos de los componentes del control interno se consideran un conjunto de normas que son utilizados para evaluar el control interno y determinar su efectividad. En la actualidad se reconocen cinco componentes relacionados entre sí del control interno son:
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Manual de Auditoría de Gestión Contraloría General de Estado P.240-241 16
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Ambiente de control interno que tiene que ver con el personal de la entidad y su entorno.
Valoración del sistema de riesgo: que tiene ver con los riesgos que enfrente la empresa en el desarrollo de su actividad.
Las actividades de control que son las políticas que tienden a asegurar que se cumplan las directrices de la empresa.
La información y comunicación que permita a la gente llevar a cabo su responsabilidad
Las actividades de monitoreo y supervisión: que representan el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo que permita reaccionar en forma dinámica.
2.3.9 PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
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Sostiene que la aplicación de la auditoría de gestión en la empresa puede tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de la estructura orgánica, naturaleza de los productos y servicios, nivel de desempeño, delegación de autoridad, el objeto, el capital. Cualquiera que sea el esquema organizacional, la auditoría deberá seguir la ejecución en el orden siguiente: planeación, instrumentación, examen, informe y seguimiento.
De lo anterior, se deduce que la metodología indicada es adecuada, con lo cual se debe ejecutar el proceso completo, realizando las tareas por el equipo auditor en cada etapa, desde la investigación preliminar, hasta la elaboración del informe final y el seguimiento. Sin embargo, en la empresa privada o pública, el proceso de Auditoría de Gestión en su realización debe ajustarse a las disposiciones legales en cada caso.
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En síntesis, la ejecución de la Auditoría de Gestión en la empresa, deberá seguir las pautas consideradas de la sede central, pero tomando en cuenta la interdependencia de interrelación de coordinación con las unidades operativas descentralizadas.
2.4 INDICADORES DE GESTIÓN
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Sostiene que el uso de indicadores en la auditoría de gestión cumple con el objeto de establecer parámetros para evaluar los resultados de la gestión de una organización o empresa, en un marco de referencia que permita valorar los resultados.
Los indicadores expresan una relación cuantitativa entre dos cantidades de un mismo proceso o procesos diferentes que permiten obtener un valor porcentual del cual pueden derivarse rangos de evaluación aplicables a una organización o empresa. Por sus características, tales como el ser relevantes, factibles de medir e interpretar y verificables, son útiles para apoyar los procesos de toma de decisiones.
En este sentido, aporta elementos sustanciales para promover el mejoramiento continuo de los procesos, productos y servicios; así como el empleo puntual de sus recursos, a la vez que abre la posibilidad de instrumentar los cambios necesarios para lograr el efectivo cumplimiento de su objetivo.
En virtud de lo anterior, se deduce que un indicador es un punto en una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema operativo dentro de un contexto de interpretación, donde se
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establece una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o a medir un resultado realizados sobre lo esperado.
Los indicadores por si solos no son relevantes, adquieren importancia cuando se les compara con otros de la misma naturaleza. A través de un indicador se pretende caracterizar el éxito o la efectividad de un sistema programa u organización, sirviendo como una medida aproximada de algún componente o de la relación entre componentes.
Un sistema de indicadores permite medir la ejecución de un plan de actividades con respecto a lo planeado y hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios, con lo que se puede llegar a conclusiones. Puede medir el desempeño de un individuo, de un sistema y sus niveles, de una organización, las características del contexto, el costo y la calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relación con necesidades específicas.
Los indicadores son de primer orden si corresponden a razones numéricas entre dos o más variables. El indicador es de segundo orden, si está subordinado a un segundo indicador. Es conveniente contar con varios indicadores para garantizar la exactitud de la medición, sin modificar la síntesis de la información que conllevan.
En general, por cada aspecto de la actividad que se está evaluando, es recomendable definir un máximo de 15 a 20 indicadores, para sea útil y manejable la información del sistema de evaluación.
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Para que los indicadores sean efectivos, deben reunir las siguientes características:
Ser relevante o útil para la toma de decisiones Factible de medir
Conducir fácilmente información de una parte o de otra Ser altamente discriminativo
Verificable
Libre de sesgo estadístico o personal Aceptado por la organización
Justificable en relación a su costo-beneficio Fácil de interpretar
Utilizable con otros indicadores
Tener precisión matemática en los indicadores cuantitativos Precisión conceptual en los indicadores cualitativos
2.4.2 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA FORMULACIÓN DE LOS INDICADORES 20
1. Es necesario definir el objetivo que se pretende alcanzar
2. Se deben considerar acciones para llevar a cabo su instrumentación por el personal normativo y operativo, tomando en cuenta los factores que faciliten su empleo.
3. Deben enfocarse preferentemente hacia la medición de resultados y no hacia la descripción de procesos o actividades intermedias.
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Franklin Enrique Benjamín Fincowsky. Auditoría Administrativa.PP..95 .(2001)
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4. Deben ser acordados mediamente un proceso participativo en el que las personas que intervienen son tanto sujetos como objetos de evaluación, a fin de mejorar conjuntamente la gestión de la organización.
5. Se formulan mediante el método deductivo, se implementan por el método inductivo, y se validan a través del establecimiento de estándares de comportamiento de las partes del proceso que se están midiendo.
6. Se recomienda designar a un responsable, encargado de validarlos, verificarlos y de aplicar acciones inmediatas para evitar una desviación negativa, así como de preparar el concentrado de información de los mismos.
2.4.3 NIVELES DE APLICACIÓN DE LOS INDICADORES
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Por su nivel de aplicación, los indicadores se dividen en: Estratégicos
De gestión De servicio
Indicadores estratégicos Permiten identificar:
La contribución al logro de los objetivos estratégicos en relación con la misión de la unidad responsable
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Actividades
Programas especiales
Proyectos organizacionales y de inversión
Indicadores de gestión
Informan sobre procesos y funciones clave. Se utilizan en el proceso administrativo para:
Controlar las operaciones
Prevenir e identificar desviaciones que impiden el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Determinar los costos unitarios por áreas y programas en la elaboración y ejecución.
Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones.
Indicadores de servicio
Miden el nivel de la calidad con que se generan los productos y servicios, en función de estándares, así como del grado de satisfacción de clientes y proveedores.
Se utiliza para:
42 Elevar la calidad de atención a clientes
Permiten identificar
El nivel de desempeño o cumplimiento de los estándares de servicio El grado de satisfacción o calidad que percibe el cliente sobre el
producto o servicio recibido.
2.4.4 DIMENSIONES A EVALUAR POR MEDIO DE INDICADORES
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Para que los indicadores puedan evaluar la dimensión de las acciones, deben posibilitar la medición de:
Impacto
Mide el cumplimiento de los objetivos Cuantifica valores y efectos en clientes Mide el desarrollo de los procesos
.Cobertura
Informa sobre el alcance de las acciones
Eficiencia
Mide los costos unitarios y la productividad
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Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, para obtener productos y servicios al menor costo y en el menor tiempo posible.
Calidad
Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes.
Cuantifica la satisfacción del cliente
2.4.5 INDICADORES DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
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Los indicadores son utilizados por los auditores en el trabajo de las organizaciones o empresa para apoyar la evaluación cuantitativa de los hallazgos que durante una auditoría de gestión se obtienen, y que sirven para determinar las relaciones y tendencias de los hechos. Está claro que su adecuada utilización se subordina al correcto conocimiento de su significado y alcance.
Para poder ubicarlos en función de su campo de aplicación y utilización se
clasifican en indicadores de:
Rentabilidad Liquidez
Financiamiento Ventas
Producción Abastecimiento Fuerza laboral 23
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En cada caso, los indicadores se presentan en un formato que incluye la numeración consecutiva, el nombre u objeto del indicador y la fórmula para su aplicación. De esta manera, su consulta y uso puede efectuarse en forma accesible.
2.5 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
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El auditor deberá contar con el conocimiento y comprensión de la base legal, los planes, la organización, los sistemas de trabajo normales y sistemas computarizados que tiene la EMTTQ y establecer el grado de confiabilidad del control interno de las áreas que va a auditar, para planificar la auditoría, con el fin de poder determinar el alcance de los procedimientos a aplicar y preparar el informe de los resultados de dicha evaluación y poner en conocimiento de los administradores de la empresa auditada.
Los auditores al evaluar el control interno pueden hacerlo con cuestionarios, descripciones narrativas, diagramas de flujo, según lo requiera o a su vez hacerlo en forma combinada para documentar y evidenciar este trabajo.
La documentación que utilice el auditor depende del proceso de la auditoría y de la forma que se quiera presentar la información obtenida, además del criterio del auditor.
Algunos de los métodos generales que se pueden utilizar para evaluar el control interno son:
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