UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Sede Santo Domingo
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
Trabajo de Titulación previa a la Obtención del título de:
INGENIERO EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
“GESTIÓN ADMINISTRATIVA-FINANCIERA POR MEDIO DEL CONTROL
INTERNO EN LA UNIDAD EDUCATIVA JAPÓN EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DURANTE EL AÑO 2015”
Estudiante:
JULIAN OSWALDO RUIZ MOLINA
Director del Trabajo de titulación:
DRA. CLEMENCIA CARRERA NARANJO, MBA
“GESTIÓN ADMINISTRATIVA-FINANCIERA POR MEDIO DEL CONTROL INTERNO EN LA UNIDAD EDUCATIVA JAPÓN EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DURANTE EL AÑO 2015”
Dra. Clemencia Carrera Naranjo, MBA
DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
APROBADO
Ing. Daniel Azules Cedeño, Mgs
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
Ing. Jacinto Vera Intriago, MBA
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Ing. Bayron Torres, MsC
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
El contenido del presente trabajo, está bajo la responsabilidad del autor, y no ha sido plagiado.
JULIÁN OSWALDO RUIZ MOLINA CC. 171745928-1 Autor: JULIAN OSWALDO RUIZ MOLINA
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL.
Título del Trabajo: “GESTIÓN ADMINISTRATIVA-FINANCIERA POR
MEDIO DEL CONTROL INTERNO EN LA UNIDAD EDUCATIVA JAPÓN EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DURANTE EL AÑO 2015”
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Sede Santo Domingo
INFORME DE LA DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Santo Domingo, 9 de agosto del 2016
Ingeniero.
Jacinto Vera Intriago, MBA
COORDINADOR DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo de titulación realizado por el señor:
JULIAN OSVALDO RUIZ MOLINA, cuyo título es “GESTIÓN ADMINISTRATIVA-FINANCIERA POR MEDIO DEL CONTROL INTERNO EN LA UNIDAD EDUCATIVA JAPÓN EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DURANTE EL AÑO 2015”, ha sido elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes, el mismo que no ha sido plagiado por el cual autorizo su respectiva presentación.
Particular que informo para fines pertinentes.
Dra. Clemencia Carrera Naranjo, MBA
FORMULARIO DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO TRABAJO DE TITULACIÓN
DATOS DE CONTACTO
CÉDULA DE IDENTIDAD: 1717459281
APELLIDO Y NOMBRES: Julián Oswaldo Ruiz Molina
DIRECCIÓN: Asistencia Municipal # 2
EMAIL: [email protected]
TELÉFONO FIJO: 022-743-965
TELÉFONO MOVIL: 0996526152
DATOS DE LA OBRA
TITULO: “Gestión Administrativa-Financiera por medio del
control interno en la unidad Educativa Japón en la ciudad de santo domingo durante el año 2015”
AUTOR O AUTORES: Julián Osvaldo Ruiz Molina
FECHA DE ENTREGA DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN: Agosto, 2016
DIRECTOR DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN: Dra. Clemencia Carrera Naranjo, MBA
PROGRAMA: PREGRADO X POSGRADO
TITULO POR EL QUE OPTA: Ingeniero en Finanzas y Auditoria, CPA
RESUMEN: En la actualidad las organizaciones necesitan de un
sistema de control interno que permita el correcto manejo y desarrollo de las actividades, tanto administrativa como financieras, es por esta razón que la Unidad Educativa Japón al no contar con un sistema de gestión de control interno adecuado desde su creación, se ha visto en la necesidad de implantarlo, esto le permitirá mejorar las actividades, tales como: Diseñar procedimientos y métodos de control que permita supervisar y evaluar el cumplimiento de las políticas institucionales en todas las fases del control interno, así como también elaborar la documentación soporte para el control de las operaciones financieras, con la finalidad de proporcionar seguridad razonable de los registros contables orientados al departamento de colecturía, diseñar procedimientos de control para las autoridades y personal administrativo a fin de salvaguardar los recursos y logar la eficiencia y eficacia institucional.
Como parte de este trabajo de investigación se ha visto en la necesidad de elaborar un manual de procedimientos, políticas y de funciones, el mismo que contribuirá para el mejor rendimiento, del personal dentro de la institución, también permitirá realizar un seguimiento secuencial de procesos administrativos y operativos, permitiendo segregar funciones de acuerdo al personal dentro de la misma evitando así cometer errores.
mediante las entrevistas aplicadas al Rector y encuestas a los colaboradores del área administrativa – financiera de la institución se obtuvo como resultado datos que sirvieron para la elaboración de la propuesta, en base a las debilidades y amenazas que se presentaron en la institución.
PALABRAS CLAVES: Procedimiento, estratégico, sistémico.
ABSTRACT: Nowadays organizations need an internal control
system that allows the correct management and development activities, both administrative and financial. That is the reason why “Unidad Educativa Japón” by not having an adequate internal management system of control since its creation, there has been the need to implement it, this will allow the school to improve activities such as: Develop procedures and control methods to monitor and evaluate compliance with institutional policies at all stages of internal control, as well as prepare the supporting documentation for the control of financial transactions, in order to provide reasonable assurance of the accounting records oriented department collectorship, design control procedures for the authorities and administrative staff in order to safeguard the resources and attaining efficiency and institutional effectiveness. As part of this research there has been the need to develop a manual of procedures, policies and functions, it will contribute to the better performance of staff within the institution, it will also allow a sequential monitoring administrative processes and operating, allowing segregating functions according to staff within the same avoiding mistakes.
To carry out this work, it was necessary to apply methods that allowed the collection of information regarding internal control, through interviews applied to the Rector and surveys to financial administrative staff area of the institution. As result there were obtained data that seved for the preparation of the proposal which was based on the weaknesses and threats presented in the institution.
KEYWORDS Procedure, strategic, systemic.
Se autoriza la publicación de este Trabajo de Titulación en el Repositorio Digital de la Institución.
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JULIÁN OSWALDO RUIZ MOLINA C.C. 1717459281
Yo, JULIÁN OSWALDO RUIZ MOLINA, C.C. 171745928-1 autor del Trabajo de Titulación titulado: “Gestión administrativa-financiera por medio del control interno en la Unidad Educativa Japón en la ciudad de Santo Domingo durante el año 2015”, previo a la obtención del título de Ingeniero en Finanzas y Auditoria, CPA, en la Universidad Tecnológica Equinoccial Sede Santo Domingo.
1. Declaro tener pleno conocimiento de la obligación que tienen las Instituciones de Educación Superior, de conformidad con el Artículo 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior, de entregar a la SENESCYT en formato digital una copia del referido trabajo de graduación para que sea integrado al Sistema Nacional de información de la Educación Superior del Ecuador para su difusión pública respetando los derechos de autor.
2. Autorizo a la BIBLIOTECA de la Universidad Tecnológica Equinoccial a tener una copia del referido trabajo de graduación con el propósito de generar un Repositorio que democratice la información, respetando las políticas de propiedad intelectual vigentes.
Santo Domingo, 18 de agosto de 2016
F: __________________________________________
JULIÁN OSWALDO RUIZ MOLINA C.C. 171745928-1
Santo Domingo, 16 octubre del 2015
Yo, TITO OSWALDO RUIZ MERINO con cédula de ciudadanía N.- 170710208-1 en calidad de Rector de la Unidad Educativa Japón, autorizo a JULIÁN OSWALDO RUIZ MOLINA, realizar la investigación para la elaboración de su trabajo de titulación “GESTIÓN ADMINISTRATIVA-FINANCIERA POR MEDIO DEL CONTROL INTERNO EN LA UNIDAD EDUCATIVA JAPÓN EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DURANTE EL AÑO 2015”, basada en la información proporcionada por la Unidad Educativa.
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DEDI CATORI A
Primeramente a Dios por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado salud, ser el manantial de vida y darme lo necesario para seguir adelante día a día para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor.
A mi madre por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, por la motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero más que nada, por su amor, a mi padre por los ejemplos de perseverancia y constancia que lo caracterizan y que me ha infundado siempre, por el valor mostrado para salir adelante y por su amor. A mis Abuelos por ser siempre los que me llenan de valor para seguirme superando y sobre todo por ese apoyo incondicional que desde que era un retoño me lo han brindado.
A mi Directora por su gran apoyo y motivación para la culminación de nuestros estudios profesionales, por su apoyo ofrecido en este trabajo, por haberme transmitidos los conocimientos obtenidos y haberme llevado pasó a paso en el aprendizaje.
AGRADECI MI ENTO
Quiero agradecer primero a Dios porque me dio la vida y el don de la perseverancia para alcanzar la meta propuesta.
Segundo a mis padres Oswaldo Ruiz, María Molina, a mis abuelos Miguel Molina, Sonia Ibarra y a mi querida Esposa Katherine Rodríguez, que siempre me apoyaron incondicionalmente en la parte moral y económica para poder llegar a ser un profesional de la patria.
Al término del presente trabajo de titulación quiero dejar constancia de mi agradecimiento a la Universidad Tecnológica Equinoccial, a la Facultad de Ciencias Administrativas, especial a la carrera de Ingeniería en Finanzas y Auditoria, por brindarme la oportunidad de formarme académicamente en sus aulas con docentes de calidad que sin recelo alguno imparten sus conocimientos y poder cumplir con la meta de ser profesional y poder servir a la sociedad contribuyendo al desarrollo del Buen Vivir del País.
Mi sincero agradecimiento a la Dra. Clemencia Carrera Naranjo, Directora del Trabajo de titulación por orientarme académicamente para el desarrollo del presente trabajo de investigación, sus indicaciones y juicios oportunos permitieron el cumplimiento de los objetivos planteados y por ende servirán como alternativa de solución a la institución, a la Unidad Educativa Japón.
ÍNDICE DE CONTENIDO
Portada ... ii
Sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal ... ii
Responsabilidad del autor ... ii
Informe de la directora del trabajo de titulación ... iv
Formulario de registro bibliográfico ... ii
Declaración y autorización ... vi
Carta de autorización ... vii
Dedicatoria ... ix
Agradecimiento ... x
Índice de contenido ... xi
Ìndices de tablas ... xiv
Ìndice de figuras ... xv
CAPÍTULO 1 INTRODUCCIÓN 1.1 El problema de investigación ... 1
1.1.1 Problema a investigar ... 1
1.1.2 Objeto de estudio teórico ... 1
1.1.3 Objeto de estudio práctico ... 1
1.1.4 Planteamiento del problema ... 2
1.1.5 Formulación del problema ... 3
1.1.6 Sistematización del problema ... 4
1.1.7 Objetivo General ... 4
1.1.8 Objetivo específicos ... 4
1.1.9 Justificaciones ... 5
1.2 Marco Referencial ... 5
1.2.1 Marco teórico ... 5
1.2.2 Gestión Administrativa ... 6
1.2.3 Gestión Administrativa y Financiera... 7
1.2.5 Control ... 14
1.2.6 El Control Interno ... 16
1.2.7 Control Interno Financiero ... 25
1.2.8 Control Interno Administrativo ... 26
1.2.9 Evaluación del Sistema de Control Interno ... 28
1.2.10 Flujogramas ... 30
1.2.11 COSO I ... 31
1.2.12 COSO II ... 33
CAPITULO 2 METODO 2.1. Metodología General ... 35
2.1.1. Nivel de Estudio de la Investigación ... 35
2.1.2. Modalidad de Investigación. ... 37
2.1.3. Métodos de Investigación ... 37
2.1.4. Población y Muestra ... 39
2.1.5. Instrumentos de Investigación ... 39
2.1.6. Procedimientos de Datos ... 40
2.2. Metodología Técnica Específica ... 41
CAPÍTULO 3 RESULTADOS 3.1. Recolección y tratamiento de datos ... 42
3.2. Entrevista al Rector de la Unidad Educativa Japón. ... 42
3.3. Encuestas al personal del área administrativa - financiera en la Unidad Educativa Japón. ... 44
3.4. Situación Diagnóstica ... 51
3.5. Planificación Estratégica para la Unidad Educativa Japón ... 52
3.6. Análisis de FODA de la Unidad Educativa Japón ... 62
3.6.1. Evaluación del Control Interno del Colegio Japón ... 63
3.8. Gestión administrativa-financiera por medio del control interno ... 65
3.8.1. Actividades de control ... 66
3.8.2. Información y Comunicación ... 67
3.8.3. Monitoreo ... 68
3.9. Procedimientos de Control Interno Financiero ... 69
CAPÌTULO 4 DISCUSIÒN 4.1. Conclusiones ... 96
4.2. Recomendaciones ... 96
Bibliografía...………...97
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 2. 1. Temporización ... 41
Tabla 3. 1. La información contable y administrativa es confiable ... 45
Tabla 3.2. Debilidades de la Institución ... 45
Tabla 3. 3. Existe un manual de procedimientos ... 46
Tabla 3. 4. Inconvenientes en la ejecución administrativa-financiera ... 47
Tabla 3. 5. La institución debe contar con herramienta de control interno ... 48
Tabla 3. 6. Se debe realizar informes para el área de contabilidad ... 50
Tabla 3.7. Diseño de un sistema de gestión administrativa-financiero para un control interno ... 50
Tabla 3. 8. Método de Cuestionario de Control Interno ... 63
Tabla 3.9. Nivel de confianza y riesgo de control ... 64
Tabla 3. 10. Procedimiento de Control Interno Financiero ... 69
Tabla 3.11. Modelo de Comprobante de caja chica ... 72
Tabla 3.12. Cuadro de resumen de fondo de caja Chica ... 73
Tabla 3.13. Arqueo de Caja Chica ... 74
Tabla 3.14. Modelo de Arqueo de caja ... 75
Tabla 3.15. Procedimientos de control interno Bancos ... 77
Tabla 3.16. Modelo de libros Bancos ... 79
Tabla 3.17. Modelo de estado de cuenta ... 80
Tabla 3.18. Procedimiento de control financiero de Conciliación Bancaria ... 81
Tabla 3.19. Modelo de Conciliación Bancaria ... 81
Tabla 3.20. Procedimientos de control interno documentos de respaldo y su archivo ... 83
Tabla 3.21. Promociones y Ascensos ... 86
Tabla 3.22.Capacitación y entrenamiento continuo ... 87
Tabla 3.23. Manejo de Cuentas por Cobrar ... 89
Tabla 3.24. Procedimiento de control administrativo de manejo de cuentas por pagar ... 91
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1.1. Proceso para una Gestión administrativa-financiera ... 6
Figura 1.2.Control Interno Administrativo ... 28
Figura 1.3. Esquema de COSO ... 32
Figura 3 1. La información contable y administrativa es confiable ... 45
Figura 3 2. Debilidades de la Institución ... 46
Figura 3.3. Existe un manual de procedimientos ... 47
Figura 3. 4. Inconvenientes en la ejecución administrativa-financiera ... 47
Figura 3. 5. La institución debe contar con herramienta de control interno ... 49
Figura 3. 6. Se debe realizar informes para el área de contabilidad ... 50
Figura 3. 7. Diseño de un sistema de gestión administrativa-financiero para un control interno ... 51
Figura 3 8. Organigrama Funcional ... 56
Figura 3.9.Manual de Funciones del Rector ... 58
Figura 3 10. Manual de Funciones del Inspector ... 59
Figura 3 11. Manual de Funciones del Contador/a ... 60
Figura 3 12. Manual de Funciones de la Colectora ... 61
Figura 3 13. FODA de la Unidad Educativa Japón ... 62
Figura 3 14. Flujo grama para la creación y manejo de caja chica ... 70
Figura 3 15. Flujograma para el arqueo de caja ... 76
Figura 3 16. Flujo grama para la apertura de cuenta corriente ... 78
Figura 3 17. Flujograma para conciliaciones bancarias ... 83
Figura 3 18. Flujograma para documentación y archivo ... 84
Figura 3 19. Flujograma para promoción y ascensos ... 86
Figura 3 20. Flujograma para la capacitación y entrenamiento continúo ... 88
Figura 3 21. Flujograma de manejo de cuentas por cobrar ... 90
CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN
1.1 El problema de investigación
1.1.1 Problema a investigar
El presente trabajo de investigación a mencionar “Gestión Administrativa-Financiera por medio del control interno en la Unidad Educativa Japón en la ciudad de Santo Domingo durante el año 2015”, tiene una singular importancia porque mediante el desarrollo de procedimientos de control interno permitirá establecer medidas para enmendar las actividades, de tal manera que se alcance la misión para lo cual fue creada, la elaboración de procedimientos y su aplicación incidirá directamente en la gestión realizada por sus Directivos de la Unidad Educativa Japón, consecuentemente en el aprovechamiento del talento humano y recursos financieros.
1.1.2 Objeto de estudio teórico
El estudio teórico se refiere a la inquietud que surge en el presente trabajo para profundizar en uno o varios enfoques teóricos sobre temas como; gestión administrativa y financiera, contabilidad, control, control interno, normas contables, manual y guía de control interno y estudio y evaluación de control interno, entre otros temas que influirán para el desarrollo del presente trabajo de investigación.
1.1.3 Objeto de estudio práctico
1.1.4 Planteamiento del problema
La UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR “JAPÓN”, fue fundada el 5 de mayo de 1997 por el Sr. Oswaldo Ruiz Merino, con la finalidad de romper esquemas tradicionales dentro de la educación de nuestro país, acorde a las exigencias del plan de educación media que propende al desarrollo técnico, científico e integral de las personas.
El propósito es Crear líderes, pro-activos y emprendedores mediante una educación integral, con docentes comprometidos al cambio, impulsando la investigación científica-tecnológica, implantando proyectos innovadores que le permitirán al educando desarrollar sus potenciales, capaz de convertirse en el combustible que genera cambios positivos, con calidad y calidez, para la sociedad y el entorno.
Debido a ello, nuestros objetivos son potenciar todas las capacidades de nuestros educandos, equilibrando las ciencias, tecnológicas, los valores, artes y el deporte; Promover una cultura de paz, respeto, ciencia, e innovación tecnológica; Ofrecer a la comunidad, ciudadanos conscientes de sus derechos, deberes y obligaciones, con sólidos principios democráticos.
Por ello desde, hace 17 años bajo el compromiso del Dr. Oswaldo Ruiz Merino y en conjunto con los lineamientos de la Dirección de Educación se ha ido obteniendo las siguientes resoluciones.
No. 1618 en el año 1997 se autorizó la CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COLEGIO POPULAR PARTICULAR JAPÓN del CICLO BÁSICO con las especialidades MECÁNICA AUTOMOTRIZ, TURISMO, SECRETARIADO, CONTABILIDAD E INFORMÁTICA., con jornada matutina, vespertina y nocturna con el objetivo de que obtengan el TITULO PRACTICO ya en DECIMO AÑO BÁSICA.
1. No 30 del 2013 se autoriza al cambio de denominación AL COLEGIO PARTICULAR “JAPÓN” POR UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR “JAPÓN”.
2. No. 077-2013 se nos autoriza el permiso de funcionamiento del bachillerato general unificado
2.1. Técnico de servicios especialidad de aplicaciones informáticas en jornada matutina 2.2.Técnico industrial especialidad de Electromecánica Automotriz.
A breves rasgos se analizó a la unidad educativa Japón, la situación actual en la parte administrativa y financiera, en la que se determinó que no cuenta con un control interno de las actividades que se realizan en dicha institución, durante toda sus trayectoria no ha realizado un cambio estratégico que brinde transparencia en lo que es generar información financiera y administrativa, incluso la empresa cuenta con un sistema contable que es ineficiente, fácil de manipular la información y alteración de información, no cuenta con un manual de control interno, tanto en la parte administrativa y financiera.
Si no se diseña una gestión administrativa y financiera por medio del control interno en la unidad educativa Japón, el problema de obtener información oportuna y veras, como en una gestión financiera transparente, seguirá siendo un problema para la institución.
Aplicando el diseño de gestión administrativo y financiero por medio del control interno se podrá obtener una apropiada estructura administrativa y financiera con personal calificado, para que todas las actividades sean transparentes y registradas, y tanto al área administrativa y financiera, cuente con un manual de control interno.
1.1.5 Formulación del problema
1.1.6 Sistematización del problema
• ¿Será necesario hacer un análisis interno en la unidad educativa Japón?
• ¿Por qué es importante el control interno en la unidad educativa Japón?
• ¿Cuáles son las causas de no tener disponible la información administrativa y financiera en la unidad educativa Japón?
• ¿Será necesario hacer un diseño de gestión administrativa y financiera para mejorar el control interno?
• ¿En qué medida ayudara la presente investigación en el diseño de la gestiona administrativa y financiera en la unidad educativa Japón?
1.1.7 Objetivo General
Diseñar un sistema de Gestión Administrativa-Financiera por medio del control interno, para contribuir al mejoramiento en la Unidad Educativa Japón en la ciudad de Santo Domingo durante el año 2015.
1.1.8 Objetivo específicos
• Considerar el plan estratégico de la unidad educativa Japón, utilizando el análisis situacional, para conocer las fortalezas y debilidades así como oportunidades y amenazas de su entorno.
• Comprender la importancia de contar con un diseño de gestión administrativa y financiera por medio del control interno.
• Estipular las causas de no contar con un sistema de gestión para generar información precisa, clara y veraz, en la unidad educativa Japón.
• Diseñar un sistema de gestión administrativa-financiera por medio de control interno para resguardar los recursos.
1.1.9 Justificaciones
En la actualidad las exigencias de la evolución de la ciencia y la tecnología como herramienta en la capacitación y actualización personal en tipo de gestión administrativa financiera, sin embargo es necesario plantear nuevas formas de control interno. Vista la realidad en la que se desenvuelve la unidad educativa Japón, al no contar con las herramientas adecuadas de control administrativo e financiero, para alcanzar los fines y propósitos, cumplir los objetivos y metas, al tener bajo su responsabilidad el crecimiento de la unidad educativa que enmendara la administración, con el fin de dar alternativas de solución a los problemas en el manejo de manipulación de información, al libre acceso datos económicos, alteración de datos y un sistema contable deficiente
Por lo destacado justifica, plantear un diseño gestión administrativo y financiero por medio del Control Interno, que apoye la Gestión Administrativa - Financiera, para la unidad educativa, de esta manera generar información oportuna, precisa y veraz, tomando en cuenta la calidad humana de sus colaboradores, por ende su empleo es factible porque permite una correcta toma de decisiones, el cumplimiento de responsabilidades dentro del campo financiero y fundamentalmente la posibilidad de una auditoría de fácil manejo.
1.2 Marco Referencial
1.2.1 Marco teórico
1.2.2 Gestión Administrativa
“Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que cumplan eficientemente con las actividades, las funciones básicas de la administración son: planeación, organización, ejecución y control, encaminadas al cumplimiento de objetivos que fueron previamente establecidos. La administración consta de cuatro funciones fundamentales, la primera de ellas es la planeación que se encarga de determinar los objetivos y cursos de acción que van a seguirse; la segunda de ellas es la organización, encargada de la distribución del trabajo entre los miembros del grupo; otra de las funciones de la administración es la ejecución de las tareas asignadas con voluntad y entusiasmo por parte del grupo, y por último el control de las actividades, de conformidad con los planes trazados por la empresa, para así poder redefinir, sin que se cometieren riesgos o irregularidades”. (Mantilla B. Samuel Alberto, 2010)
Se evidencia entonces la importancia que encierra el hecho de que se desarrolle todo un sistema de conocimientos sobre el sector, se profundicen estudios e investigaciones que permitan sentar las bases teóricas que sustenten el perfeccionamiento de los elementos que conforman esta rama imprescindible y garanticen la calidad de su práctica y obtención de mejores resultados.
Desde mi punto de vista es necesario que se evalúen todas las actividades administrativas, financieras y contables que se desarrollan en la institución educativa Japón, esto con el fin de corregir las posibles desviaciones o errores incurridos por el personal que labora en la entidad.
1.2.2.1 . Categorías Fundamentales
Figura 1.1. Proceso para una Gestión administrativa-financiera
Fuente: Investigación Propia
Elaborado por: Julián Ruiz/2016
Gestion administrativa y
financiera
Contabilidad Control
Control Interno Unidad Educativa
1.2.3 Gestión Administrativa y Financiera
La modernización de las instituciones implica la transformación de la Gestión Administrativa y Financiera así como cambios en las relaciones internas y con el entorno. Es necesario flexibilizar las estructuras, hacerlas más livianas y promover esquemas que aseguren mayor compromiso de todas las dependencias de la institución, agilizando los procesos internos. (Lilian, 2008)
Definición
Según, (LEONARD, 2001) La Gestión Administrativa y Financiera “Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.”
"La gestión administrativa y financiera en la dirección se necesita fortalecer los mecanismos de supervisión y evaluación, elevar el control sobre todos los recursos debemos ser capaces de detectar cuando una empresa está en proceso, cuando está estancada o cuando progresa, y evaluar cada año a cada empresa y calificarla en correspondencia." (Canales financieros/articulos, 2011)
1.2.3.1 . Gestión Administrativa
La Gestión Administrativa es uno de los temas más importantes a la hora de tener un negocio ya que de ella va depender el éxito o fracaso de la empresa.
Para (ROBBINS, 2006) la administración es la "Coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas"
web “la gestión es definida como el conjunto de actividades de dirección y administración de una empresa.” (Apuntes para una buena administracion, 2009)
(HARRISON O. , 1995) Señala que “La Gestión Administrativa es el conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar”
(TERRY, 1999, pág. 9) explica que “La administración es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar, ejecutar y controlar, la actividad desempeñada para determinar y lograr objetivos manifestados mediante el uso de seres humanos y de otros recursos”
Existen cuatro elementos importantes que están relacionados con la gestión administrativa, sin ellos es imposible hablar de gestión administrativa, estos son:
• Planeación
• Organización
• Ejecución
• Control
Planeación.- Planificar implica que los gerentes piensan con atención en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica. Los planes presentan los Objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Son la guía para que la organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos.
Organización.- Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.
Control.- Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas. El gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización que la conducen hacia las metas establecidas.
1.2.3.1.1 Importancia de la Gestión Administrativa
La tarea de construir una sociedad económicamente mejor; normas sociales mejoradas y un gobierno más eficaz, para tener un plan del buen vivir, es el reto de la gestión administrativa moderna. En situaciones complejas, donde se requiera un gran acopio de recursos materiales y humanos para llevar a cabo empresas de gran magnitud la administración ocupa una importancia primordial para la realización de los objetivos.
1.2.3.1.2 Objetivo de la Administración
Un objetivo administrativo es una meta que se fija, que requiere de un campo de acción definido y que sugiera la orientación para los esfuerzos de un dirigente, en esta definición hay cuatro elementos que son:
• Meta
• Campo de acción
• Definición de la Acción
• Orientación
Estos cuatro elementos son muy importantes para llegar a los resultados deseados; la falta de objetivos hace que la administración sea innecesariamente difícil, si es que se puede hablar en rigor de administración; así que, los objetivos básicos son un prerrequisito para determinar cualquier curso de acción y deben ser definidos con claridad para que los comprendan todos los miembros de la empresa.
1.2.3.2 Gestión Financiera
medios financieros necesarios a la actividad de dicha organización. Así, la función financiera integra todas las tareas relacionadas con el logro, utilización y control de recursos financieros.
Definición
Se denomina Gestión Financiera (o gestión de movimiento de fondos) a todos los procesos que consisten en conseguir, mantener y utilizar dinero, sea físico (billetes y monedas) o a través de otros instrumentos, como cheques y tarjetas de crédito. La Gestión Financiera es la que convierte a la visión y misión en operaciones monetarias. (Marisol, 2008)
La Gestión Financiera no se puede entender separada de la Gestión de la Administración y menos de la gestión económica. Ello porque lo financiero es prácticamente el soporte que valida la lógica en lo empresarial o de negocio. La Gestión Financiera es un proceso que involucra los ingresos y egresos atribuibles a la realización del manejo racional del dinero, y en consecuencia la rentabilidad (financiera) generada por él mismo.
Según la página web, define que “la gestión financiera se encarga de la administración y control de los recursos financieros, siendo esta área el punto de contacto sobre la obtención y aplicación de los recursos financieros” (universidadabierta., 2003)
El profesor francés (DILALLEN, 1996), realizada en (1966) “La Gestión Financiera de una empresa puede ser definida, en principio, de una manera sencilla: es la función que tiene como finalidad esencial asegurar en forma regular a la empresa los fondos necesarios para su equipamiento racional y su explotación normal” (pág.11).
1.2.3.2.1 Objetivo de la Gestión Financiera
La Gestión Financiera integra:
• La consecución de financiación según su forma más beneficiosa (teniendo en cuenta los costos, plazos y otras condiciones contractuales, las condiciones fiscales y la estructura financiera de la empresa).
• La aplicación juiciosa de los recursos financieros, incluyendo los excedentes de tesorería (de manera a obtener una estructura financiera equilibrada y adecuados niveles de eficiencia y rentabilidad).
• El análisis financiero (incluyendo bien la recolección, el estudio de información de manera a obtener respuestas seguras sobre la situación financiera de la empresa)
• El análisis con respecto a la viabilidad económica y financiera de las inversiones.
1.2.4 Contabilidad
La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.
Definición
La contabilidad se encarga de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.
Según (BOTERMAUPI, 1991, pág. 123) “La contabilidad es un sistema que mide las actividades de negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar decisiones”
Según la página web define a la Contabilidad como: “el arte de interpretar, medir y escribir la actividad económica” (monografias.com, 2003)
1.2.4.1 Objetivo
Su principal objetivo de la Contabilidad, es dar a conocer el Estado Financiero de una empresa en un tiempo contable, que este puede ser de un mes, dos meses, o un año, la información brindada por la contabilidad le ayudaran a los inversionistas para la toma de decisiones.
1.2.4.2 Importancia
La Contabilidad es de gran importancia porque desarrolla y comunica información financiera y los resultados obtenidos durante el ciclo contable, facilitando la planificación, toma de decisiones y el control de las operaciones, además su importancia radica en la necesidad de llevar un control de las negociaciones comerciales y financieras, para lograr producción y así aprovechar su patrimonio.
1.2.4.3 Finalidad
La finalidad de la Contabilidad es la de suministrar información de la situación financiera económica de la empresa y de los resultados obtenidos durante un periodo determinado, lo cual es necesario para conocer el patrimonio y ejercer un control sobre ellas.
1.2.4.4 Principios de Contabilidad
Los Principios Contables se refieren a conceptos básicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior. Su misión es la de establecer delimitaciones en los entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera.
Entre los principios de Contabilidad tenemos:
Entidad.- la empresa debidamente conformada, ya como persona natural o jurídica, constituye la entidad o actividad económica responsable de los resultados contables.
Transacción.- Es un elemento vital de la empresa y constituye para la contabilidad la base del registro contable, las relaciones de intercambio que realiza la empresa enmarcadas en el campo comercial dan origen a las transacciones, la suma ordenada de las transacciones y clasificadas por su naturaleza originan los estados financieros de la empresa.
Cuantificación.- Las transacciones que realiza la empresa deben ser medidas en términos monetarios, facilitando el registro contable y la obtención de resultados que requiera la empresa de la contabilidad.
Continuidad.-Es un factor fundamental para el desarrollo de la actividad contable, una empresa continuara sin cambios significativos de sus actividades propios a manos que haya un factor negativo preponderante que impida la continuidad y termine con la empresa.
Periodicidad.- Es la práctica contable actual y ajustándose a las necesidades de la empresa en función interna o externa, determinara los periodos sucesivos de tiempo para la liquidación de los resultados de la contabilidad.
1.2.4.5 Clasificación
De manera que, al adecuarse a esas necesidades y satisfacerlas, la contabilidad adopta una serie de facetas, tipos de información o de contabilidad, entre las cuales tenemos las siguientes:
• Contabilidad Financiera
• Contabilidad Administrativa
• Contabilidad de Costos
• Contabilidad Fiscal
• Contabilidad Gubernamental
• Contabilidad Financiera
Los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados nos señalan que la Contabilidad Financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.
• Contabilidad Administrativa
Está orientada a los aspectos Administrativos de la empresa y sus informes no trascenderán la compañía, o sea, su uso es estrictamente interno y serán utilizados por los administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la entidad, metas u objetivos preestablecidos por la gerencia o dirección de la empresa; estos informes permitirán comparar el pasado de la empresa (cómo era), con el presente (cómo es) y mediante la aplicación de herramientas o elementos de control, prever y planear el futuro (cómo será) de la entidad.
Nota. Estas dos contabilidades se tomaran en cuenta para el presente trabajo de investigación, para una gestión administrativa-financiera por medio del control interno en la unidad educativa Japón.
1.2.5 Control
El Control es primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Definición
Según la página web: el control puede definirse como: “el proceso de regular actividades que aseguren que se estén cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa” (monografias./control-interno., 2009)
(FAYOL, Control Interno, 2000, pág. 62) El control “Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos, tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos”.
1.2.5.1 Elementos del Control
El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de los siguientes elementos:
• Establecimiento de Estándares
Es la primera etapa del Control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:
• Estándares de Cantidad
Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas.
Estándares de Calidad.- Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto.
Estándares de Tiempo.- Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.
• Evaluación del Desempeño.- Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
• Comparación del Desempeño con el Estándar Establecido.- Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
• Acción Correctiva.- Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.
1.2.5.2 Objetivos de Control
• Dotar a la Institución de directrices que relacionen las formulaciones estratégicas y la gestión de operaciones de una manera económica, eficiente y eficaz.
• Definir, medidas de tratamiento de los riesgos en cada proceso.
• Establecer mecanismos para evaluar la gestión, resultados y desempeño de los funcionarios en cada proceso.
• Generar instrumento integrador de los lineamientos, forma de operar de la Institución y la coordinación de acciones
• Definir, medidas de tratamiento de los riesgos en cada proceso
1.2.5.3 Importancia del Control
El Control es de vital importancia dado que:
• Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se enlacen los planes exitosamente.
• Se aplica a todo a las cosas, a las personas, y a los actos.
• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
• Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas.
El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la Alta Dirección de una organización y que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa.
Definición
El Sistema de Control Interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables. Es importante mencionar que el control es un plan en donde se preverán todas las medidas administrativas dentro de la entidad para el logro de los objetivos.
Dentro de las categorías tenemos:
• Seguridad de la información financiera.
• Efectividad y eficiencia de las operaciones.
• Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
El Control Interno tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa, el Control Interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.
(POCH A. , CONTROL INTERNO, 1998, pág. 17) Expresa "El control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos."
evaluación y el mejoramiento continuo, permitiendo la autoprotección de los recursos, para garantizar una función administrativa transparente”.
1.2.6.1 Objetivos del Control Interno
El Sistema de Control Interno tiene como finalidad coadyuvar con la Institución en el cumplimiento de los siguientes objetivos:
• Lograr eficiencia, efectividad y eficacia de las operaciones.
• Obtener confiabilidad y oportunidad de la información.
• Cumplir con leyes, reglamentos, disposiciones administrativas y otras regulaciones aplicables.
Según la página web: (wikipedia.org, 2011) lo define como: "Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización"
Desde el punto de vista los objetivos del Control Interno son fundamentales para las actividades de la Unidad Educativa Japón, con el fin de mejorar la prestación de los servicios, bajo las administraciones modernas y eficientes con finanzas bien sustentadas.
1.2.6.2 Necesidad e Importancia del Control Interno
El Control Interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y eficacia en el trabajo de las entidades. La importancia de tener un buen Sistema de Control Interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos.
1.2.6.3 Estructura del Control Interno
El proceso de control se estructura bajo las siguientes condiciones:
• Un término de comparación, que puede ser un presupuesto, un programa, una norma, un estándar o un objetivo.
• Un hecho real, el cual se compara con la condición o término de referencia.
• Una desviación, que surge como resultado de la comparación de los dos puntos anteriores.
• Un análisis, de causas las cuales han dado origen a la desviación entre el hecho real y la condición ideal o término de referencia.
• Toma de acciones correctivas, es decir las decisiones que se han de tomar y las acciones que se han de desarrollar para corregir la desviación.
Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñare implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. (www.auditool.org/blog/control-interno/290-el-informe-coso-i-y-ii)
1.2.6.4 Elementos del Control Interno
• Definición de objetivos y metas, tanto generales como específicas, además de la formulación de planes operativos que resulten necesarios.
• Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.
• Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.
• Delimitación precisa de la autoridad y niveles de responsabilidad.
• Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
• Dirección y administración del personal, de acuerdo con un adecuado sistema de evaluación.
• Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno.
El Control Interno es un tema amplio que debido a esto abarca todos los aspectos de la organización, se ha considerado algunos elementos indispensables para la evaluación del control, para determinar cómo se está llevando a cabo en su interior de la Unidad Educativa Japón.
1.2.6.5 Características del Control Interno
Se entiende por caracteres de control interno las notas que lo definen en su esencia y justifican su existencia:
Instrumentabilidad.- Es un medio utilizado para la consecución de un fin, no un fin de sí mismo. Está pensado para facilitar el logro de los objetivos.
Es un proceso interactivo multidireccional que forma parte de los procesos de gestión básicos de planificación, organización y dirección, y está integrado a ellos. Constituye un instrumento útil para la gestión, pero no un sustituto de ésta.
Responsabilidad.- Todo el personal de una organización participa y tiene responsabilidades sobre el Control Interno (aunque pueda variar su alcance), cualquiera sea su jerarquía o posición, y todos deben interesarse en que el sistema sean lo más eficaz posible para asegurar que la gestión se esté desarrollando por el camino previsto.
El personal es responsable de diseñar, implementar, monitorear y mantener el control. Las personas, en cada nivel de la organización, implantan y ejecutan los mecanismos de control. Por ello, el personal que es responsable de lograr los objetivos debe también ser responsable de la eficacia del control que respalda el logro de esos objetivos.
1.2.6.6 Alcance
1.2.6.7 Limitación del Control Interno
El concepto razonable está relacionado con el reconocimiento explícito de la existencia de limitaciones inherentes del control interno.
Ningún Sistema de Control Interno puede garantizar su cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de:
• Costo beneficio.
• El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.
• La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
• Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder.
• La actividad de control dependiente de la separación de funciones, pueden ser burladas por colusión entre empleados, es decir ponerse de acuerdo para dañar a terceros.
• En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultados de las interpretaciones erróneas de instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción y fatiga.
1.2.6.8 Componentes del Control Interno
Las Normas Técnicas de Control Interno constituyen el marco básico aplicable con carácter obligatorio, a los órganos, instituciones, entidades, sociedades y empresas del sector público y sus servidores. (degerencia.com/control_interno, 2008)
En las Normas Técnicas de Control tenemos:
Valoración de Riesgos.- Deben identificarse y analizarse los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, de tal forma que se disponga de una base para administrarlos.
Actividades de Control.- Se deben establecer y ejecutar Actividades de Control, para contribuir a la administración de los riesgos en la consecución de los objetivos de la Entidad.
Las actividades de Control Interno deben establecerse de manera integrada a cada proceso institucional. Deben establecer por medio de documento, las políticas y procedimientos que definan claramente la autoridad y la responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la Institución.
Información y Comunicación.-La Información deberá ser registrada y Comunicada a la Máxima Autoridad y a otros dentro de la Entidad, en la forma y oportunidad que les permita cumplir con sus responsabilidades, incluyendo las relacionadas con el Control Interno. Las Instituciones deben diseñar los procesos que le permitan identificar, registrar y recuperar la información, de eventos internos y externos, que requieran. Cada Institución deberá asegurar que la información que procesa es confiable, oportuna, suficiente y pertinente.
Monitoreo.- Se debe evaluar el desempeño del Control Interno en el tiempo y asegurar que los hallazgos de auditoría y otras revisiones sean atendidos correcta y oportunamente.
Los resultados de las actividades de monitoreo del sistema de control interno, deben ser comunicados a la máxima autoridad y a los niveles gerenciales y de jefatura, según corresponda.
1.2.6.9 Normas Generales
Las Normas Generales de Control Interno, comprenden las normas que promueven la existencia de un Control Interno sólido y efectivo en las entidades públicas, cuya implementación constituye responsabilidad de los niveles de dirección y gerencia en éstas.
Actitud hacia el Control Interno.- Se refiere a la competencia, técnica honestidad y esmero que cada empleado debe poner en el cumplimiento de sus funciones.
Control Interno Previo.- Toda entidad establecerá mecanismos y procedimientos para analizar las actividades y operaciones proyectadas a realizar.
Control Interno Concurrente.- Esta norma consiste en aplicar los mecanismos y procedimientos de supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones, con el objeto de asegurar el logro de los resultados.
Control Interno Posterior.- La máxima autoridad de cada entidad y organismo, con asesoría de la unidad de auditoria Interna, establecerá los mecanismos para evaluar periódicamente la ejecución de las operaciones.
Auditoria Interna.-La unidad de Auditoria Interna dependerá directamente de la máxima autoridad de la institución y será la encargada de realizar el control posterior de las operaciones.
Formularios y Documentos.-Estos documentos deben ser pre numerados en imprenta, contendrá la información, ejemplares necesarios y su archivo.
Documentación de Respaldo y su Archivo.-Las copias de los documentos que respaldan y justifican las operaciones de una entidad, podrán ser destruidas, transcurridas 5 años, mientras que sus originales se guardaran en archivo pasivo por el lapso de 25 años.
Sistema de Registro.- Toda entidad incluida el sector privado se encuentra en la obligación de llevar registros contables, de cada una de las operaciones de la entidad.
1.2.6.10 Clasificación del Control Interno
Generales.-No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan con la información contable.
Específicos.-Se relacionan con la información contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están desde el origen de la información hasta los saldos finales.
contenido de las mismas, estados financieros, registros y submayores, documentos para captar la información, etcétera.
Control Interno Administrativo.- También destinado a salvaguardar los recursos institucionales, son esencialmente los controles que se establecen y funcionan independientemente de la contabilidad.
1.2.6.11 Control interno de la Empresa
La dirección empresarial trata de asegurarse el cumplimiento de los objetivos fijados a las diferentes unidades organizativas (departamentos, divisiones, secciones, etc.), así como de la correcta utilización de los recursos asignados.
El control de estas unidades organizativas puede hacerse de formas diversas dependiendo, principalmente, del carácter más o menos centralizado de la organización (grado de autonomía que las unidades organizativas tengan para tomar decisiones) y del sistema informativo disponible (cantidad, calidad y disponibilidad de la información para el control).
A partir de estas bases, pueden identificarse cinco modelos fundamentales de Control Interno empresarial:
Centros de Costes.- En el modelo de centro de costes, la unidad organizativa asume la responsabilidad del uso adecuado de los recursos, es decir, de los costes en los que incurre, no teniendo responsabilidad en las decisiones sobre niveles de producción ni sobre calidad de los productos.
Centros de Beneficios.- En el modelo de centros de beneficios, el grado de autonomía de las unidades organizativas es superior al de los modelos anteriores ya que existe responsabilidad tanto sobre los costes o consumo de recursos como sobre los ingresos de la actividad desarrollada. La unidad tiene por objetivo, en consecuencia, la maximización de alguna medida del beneficio contable de la misma.
1.2.6.12 Manual o Guía del Control Interno
La empresa en el momento de implementar el Sistema de Control Interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. El manual de procedimientos es un componente del sistema de Control Interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el Sistema de Control Interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.
Estos manuales, se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por la ley. (Mantilla B. Samuel Alberto C. I., 2010)
1.2.7 Control Interno Financiero
1.2.7.1 Contable
Comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a salvaguardar los activos y la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable. El control contable debe:
• Proporcionar información veraz y oportuna.
• Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.
• Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones.
• Establecer responsabilidades en las operaciones.
• Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.
• El sistema de contabilidad debe sustentarse en los principios de contabilidad generalmente aceptados, normas de contabilidad gubernamental que comprenden:
• Catálogo de cuentas
• Manual de aplicación de cuentas
1.2.7.2 Objetivos del control interno contable
• Verificar la exactitud de las transacciones desde su inicio hasta la conclusión como: compras, ventas, costos, existencias, etc.
• Las fases del control interno contable desde su autorización, ejecución, anotación, y contabilización.
• Permite reflejar la auténtica distribución de responsabilidades y líneas de autoridad. Las obligaciones de un conjunto de empleados deben estar atribuidas de tal forma que uno o varios de estos empleados, actuando individualmente, comprueben el trabajo de los otros. • Establecer una clara y bien planteada organización y que cada uno de sus miembros tenga
un conocimiento apropiado de su función.
1.2.8 Control Interno Administrativo
“Es aquel que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables, se relaciona directamente con el plan de organización, métodos y procedimientos que ayudan a los directivos a lograr la eficiencia operacional y el cumplimiento de las políticas de la institución. (Sector, 2009)
El control administrativo está orientado al cumplimiento de objetivos y metas, lográndolo con eficiencia y responsabilidad en los servidores públicos que realizan acciones dentro de las instituciones, que inicia desde el Incorporación del Talento Humano, la clasificación de puestos, evaluación, rotación del personal, capacitaciones, actuación y honestidad, asistencia e información actualizada.
1.2.8.1 Importancia
Crear mejor calidad.-Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. “La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. El proceso de control permite que el gerente controle el desempeño de los empleados.
1.2.8.2 Objetivos
• Proteger los bienes organizacionales contra robos o mala utilización, mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoría y división de responsabilidades.
• Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadístico de calidad y sistemas de incentivos.
• Medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de evaluación de desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia y registros.
• Alcanzar los objetivos de la empresa, puesto que ayudan a definir el propósito apropiado y la dirección del comportamiento de los individuos para conseguir los resultados deseados.
1.2.8.3 Finalidad
• Medir la actividad desarrollada.
• Procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijado.
• Mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.
1.2.8.4 Tipo de Control Interno Administrativo
Figura 1.2.Control Interno Administrativo
Fuente: www.romelia.comli.com
Elaborado por: Julián Ruiz/2016
1.2.9 Evaluación del Sistema de Control Interno
Definición
Es el conjunto de acciones que permite la modernización institucional pública o privada mediante la aplicación de normas garantizando la gestión administrativa, buscando crear una
En funcion de los Recursos
• contar con una excelente calidad en recuros humanos, materiales y capital
.
En funcion de la Actividad
• Vigila las operaciones de funcionamientos descriptivos del trabajo y las politicas.
En funcion de los Resultados
cultura organizacional que vincula el deseo de superación individual en beneficio propio, de la organización y de la sociedad para lograr el manejo eficiente, eficaz de recursos.
1.2.9.1 Métodos de Evaluación.
Muestreo estadístico
Proceso en el cual se revisan altos volúmenes de documentos, para ello es necesario programar pruebas de carácter selectivo, con la finalidad de extraer conclusiones sobre la confiabilidad de sus operaciones.
Características:
• La muestra debe ser representativa.
• El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control interno.
• El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una deducción adecuada.
• Método de cuestionario.-Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, construirá procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.
• Método narrativo.-Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
Ventajas del método:
• Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
• Permite una visión panorámica de las operaciones de la entidad.
• Identifica desviaciones de procedimientos que sobran o que faltan
• Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros.
1.2.10 Flujogramas
Definición
Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
Características
• Sintético: Debe quedar resumido en una hoja para que sea práctico. • Simbolizado: La simbología adecuada evita anotaciones excesivas.
• Visible: Nos permite observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.
Se usa para:
• Entender un proceso e identificar las oportunidades de mejora.
• Diseñar un nuevo proceso, incorporando las mejoras (situación deseada).
• Facilitar la comunicación entre las personas involucradas en el mismo proceso.
1.2.11 COSO I
Con el informe COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS), de 1992, se modificaron los principales conceptos del Control Interno dándole a este una mayor amplitud.
El Control Interno se define entonces como un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.
La seguridad a la que aspira solo es la razonable, en tanto siempre existirá el limitante del costo en que se incurre por el control, que debe estar en concordancia con el beneficio que aporta; y, además, siempre se corre el riesgo de que las personas se asocien para cometer fraudes.
Se modifican, también, las categorías de los objetivos a los que está orientado este proceso, de una orientación meramente contable, el Control Interno pretende ahora garantizar:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones.
• Confiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
• Salvaguardia de los recursos.
A través de la implantación de 5 componentes que son:
• Ambiente de control (Marca el comportamiento en una organización. Tiene influencia directa en el nivel de concientización del personal respecto al control).
• Evaluación de riesgos (Mecanismos para identificar y evaluar riesgos para alcanzar los objetivos de trabajo, incluyendo los riesgos particulares asociados con el cambio.)
• Información y comunicación (Sistemas que permiten que el personal de la entidad capte e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones.)
• Supervisión (Evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante para determinar si éste está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.)
El informe COSO plantea una estructura de control de la siguiente forma:
Figura 1.3. Esquema de COSO
Fuente: Esquema de COSO
Elaborado por: Julia Ruiz/2016
Las empresas trazarán objetivos anuales encaminados a la eficiencia y eficacia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento de las leyes y la salvaguarda de los recursos que mantiene.
Identificarán y evaluarán los riesgos que pongan en peligro la consecución de estos objetivos; trazarán actividades de control para minimizar el impacto de estos riesgos; y activarán sistemas de supervisión para evaluar la calidad de este proceso. Todo lo anterior, con
Información y Comunicación
Objetivos de trabajo para el
año
Evaluación de los Riesgos (Eventos que ponen riesgos los objetivos trazados
Actividades de Control (Acciones, normas y procedimientos para afrontar los riesgos identificados Supervisión y Monitoreo (Evaluar la calidad del Control interno en el tiempo
Para Garantizar
• Operaciones Eficientes y Eficaces
• Confiabilidad de la Información Contable
• Cumplimiento de las leyes y las normas
