Análisis de procesos y diseño de cmi para el seguimiento de estudiantes de la carrera Isac

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(1)UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMPUTARIZADOS. “ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTES DE LA CARRERA ISAC”. AUTOR(ES):. Gordillo Ayala Erick Joel Merel Mejía Omar Enrique. TUTOR: Ing. Johanna Zumba Gamboa, MBA. GUAYAQUIL, AGOSTO 2018.

(2) FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA EN SISTEMAS ADMINSTRATIVOS COMPUTARIZADOS. UNIDAD DE TITULACIÓN. REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN TÍTULO Y SUBTÍTULO:. ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTES DE LA CARRERA ISAC.. AUTOR(ES) (apellidos/nombres): REVISOR(ES)/TUTOR(ES) (apellidos/nombres): INSTITUCIÓN: UNIDAD/FACULTAD: MAESTRÍA/ESPECIALIDAD: GRADO OBTENIDO: FECHA DE PUBLICACIÓN: ÁREAS TEMÁTICAS: PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS:. Gordillo Ayala Erick Merel Mejía Omar Ing. Lugio Román Barrezueta, Msc Ing. Zumba Gamboa Johanna, MBA Universidad de Guayaquil Ciencias Administrativas. 3er Nivel 18 de Agosto del 2018 No. DE PÁGINAS: 81 Sistemas de Información, Tecnología Cuadro de Mando Integral, Procesos, Inteligencia de negocio, Análisis. Balanced Scorecard, processes, Business Intelligence, Analysis. RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): Para realizar nuestro trabajo de tesis hemos qué tenido que investigar sobre las metodologías empleadas en el diseño de un Cuadro de Mando Integral, entre una de ellas se encuentra la metodología desarrollada por el Dr. Robert S. Kaplan y David Norton la cual procura acoplar el control operativo a corto plazo con la visión y la estrategia a largo plazo desde cuatro perspectivas vitales: financiero, clientes, procesos internos, aprendizaje y crecimiento. In order to carry out our thesis work, we had to investigate the methodologies used in the design of a Balanced Scorecard, one of which is the methodology developed by Dr. Robert S. Kaplan and David Norton, which seeks to couple the shortterm operational control with vision and long-term strategy from four vital perspectives: financial, customers, internal processes, learning and growth. ADJUNTO PDF: CONTACTO CON AUTOR/ES:. SI x Teléfono: 0991691498 0987681338. NO E-mail: [email protected] [email protected]. CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN:. Nombre: Ing. César Barrionuevo De La Rosa, MAE Teléfono: 0994696504 E-mail: [email protected]. I.

(3) FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA EN SISTEMAS ADMINSTRATIVOS COMPUTARIZADOS. UNIDAD DE TITULACIÓN Guayaquil, 15 de Agosto del 2018. AB. FRANCISCO CEDEÑO MORAN DIRECTOR (A) DE LA CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMPUTARIZADOS FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL Ciudad.-. De mis consideraciones: Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTES DE LA CARRERA ISAC del (los) estudiante (s) Gordillo Ayala Erick Joel y Merel Mejía Omar Enrique, indicando ha (n) cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:    . El trabajo es el resultado de una investigación. El estudiante demuestra conocimiento profesional integral. El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento. El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.. Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo de titulación con la respectiva calificación. Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de revisión final.. Atentamente,. ______________________________________. Ing. Johanna Zumba Gamboa C.I. 0919922252. II.

(4) FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA EN SISTEMAS ADMINSTRATIVOS COMPUTARIZADOS. UNIDAD DE TITULACIÓN CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD Habiendo sido nombrado Ing. Johanna Zumba Gamboa, tutor del trabajo de titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Gordillo Ayala Erick Joel C.I # 0951031590; Merel Mejía Omar Enrique, C.I # 0923696751, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de Ing. Sistemas Administrativos Computarizados ISAC. Se informa que el trabajo de titulación: “ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTES DE LA CARRERA ISAC”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio (URKUND) quedando el 6% de coincidencia.. https://secure.urkund.com/view/39965215-539416698607#DcYxDsIwEETRu7j+Qp5Zb2LnKogCRYBckCYl4u7wqvcp77NsV1UkZJSoo4GNAyde8Io7HgQhwsQ/jcZCZ9wo53w d8zn3+7E/ylYvNdccrcnWGpnu3x8=. Ing. Johanna Zumba Gamboa C.I. 0919922252. III.

(5) FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA EN SISTEMAS ADMINSTRATIVOS COMPUTARIZADOS. UNIDAD DE TITULACIÓN. LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS Yo, Erick Joel Gordillo Ayala con C.I. No. 0951031590 y Omar Enrique Merel Mejía con C.I. No. 0923696751 certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTES DE LA CARRERA ISAC,” son de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente. Erick Joel Gordillo Ayala CI.No. 0951031590. Omar Enrique Merel Mejía C.I. No. 0923696751. *CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial n. 899 Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.. IV.

(6) FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA EN SISTEMAS ADMINSTRATIVOS COMPUTARIZADOS. UNIDAD DE TITULACIÓN. Guayaquil, 15 de Agosto del 2018. CERTIFICACIÓN DEL TUTOR REVISOR Habiendo sido nombrado ING. LUGIO ROMÁN BARREZUETA tutor del trabajo de titulación ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTES DE LA CARRERA ISAC, certifico que el presente trabajo de titulación, elaborado por GORDILLO AYALA ERICK JOEL con C.I. No. 0951031590 y OMAR ENRIQUE MEREL MEJIA con C.I. No. 0923696751, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de INGENIERO EN SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMPUTARIZADOS , en la FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ha sido REVISADO Y APROBADO en todas sus partes, encontrándose apto para su sustentación.. _______________________________. ING. LUGIO ROMÁN BARREZUETA C.I. No 0914619358. V.

(7) FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA EN SISTEMAS ADMINSTRATIVOS COMPUTARIZADOS. UNIDAD DE TITULACIÓN “ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTES DE LA CARRERA DE ISAC”. Autores: Gordillo Ayala Erick, Merel Mejía Omar. Tutor: Ing. Johanna Zumba Gamboa, MBA. Resumen. Para realizar nuestro trabajo de tesis hemos que tenido que investigar sobre las metodologías empleadas en el diseño de un Cuadro de Mando Integral, entre una de ellas se encuentra la metodología desarrollada por el Dr. Robert S. Kaplan y David Norton la cual procura acoplar el control operativo a corto plazo con la visión y la estrategia a largo plazo desde cuatro perspectivas vitales: financiero, clientes, procesos internos, aprendizaje y crecimiento. En la investigación se tomó como caso de estudio a la carrera de Ingeniería en Sistemas Administrativos Computarizados, para analizar sus procesos para medir su eficiencia académica. Se considera que en la facultad necesita el diseño de un cuadro de mando integral para optimizar tiempos de gestión en el proceso, implementado nuevas estrategias e indicadores de valor para lograr una mejora de los procesos establecidos actualmente con el fin de apoyar la toma de decisiones.. Palabras Claves: Cuadro de Mando Integral, Procesos, Inteligencia de negocio, Análisis.. VI.

(8) FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA EN SISTEMAS ADMINSTRATIVOS COMPUTARIZADOS. UNIDAD DE TITULACIÓN "ANALYSIS OF PROCESSES AND DESIGN OF CMI FOR THE FOLLOW UP OF STUDENTS OF THE CAREER OF ISAC". Author: Gordillo Ayala Erick, Merel Omar Mejia. Advisor: Ing. Johanna Zumba Gamboa, MBA. Abstract. In order to carry out our thesis work, we had to investigate the methodologies used in the design of a Balanced Scorecard, one of which is the methodology developed by Dr. Robert S. Kaplan and David Norton, which seeks to couple the short-term operational control with vision and long-term strategy from four vital perspectives: financial, customers, internal processes, learning and growth. In the research, the career of Engineering in Computerized Administrative Systems was taken as a case study, to analyze their processes to measure their academic efficiency. It is considered that the faculty needs the design of a balanced scorecard to optimize management times in the process, implementing new strategies and value indicators to achieve an improvement of the processes currently established in order to support decision making.. Keywords: Balanced Scorecard, processes, Business Intelligence, Analysis.. VII.

(9) DEDICATORIA Dedico este trabajo en primer lugar a Dios por dame la sabiduría y el entendimiento a lo largo de mi vida universitaria, a mi familia, por haberme dado la oportunidad de poder lograr una meta más en mi vida. A mis padres y a mis hermanos por siempre apoyarme en las metas que me he propuesto, a mi madre Sra. Karina Ayala por ser un pilar y ser la mayor motivación para lograr lo que me propongo, gracias a ellos por su ayuda incondicional.. Gordillo Ayala Erick.

(10) DEDICATORIA Esta tesis se la dedico a Dios quién me guió por el buen camino, darme fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento. A mi Madre la Lic. Narcisa Merel y Abuelo Sr. Enrique Merel por su apoyo, consejos, comprensión, amor y por ayudarme con los recursos necesarios para estudiar. A los esposos Valdivieso Toledo por estar siempre presentes, por brindarme siempre un consejo para poderme cumplir este sueño. Gracias a todas las personas que ayudaron directa o indirectamente en la realización de este proyecto.. Merel Mejía Omar.

(11) AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por su amor incomparable y a toda mi familia por guiarme, motivarme por todo este camino quitando toda piedra de tropiezo en los momentos difíciles de la vida. Todo lo que he logrado en la vida se lo debo a ellos, Gracias Dios, Gracias Mamá y Papá por todo lo que han hecho por mí.. Gordillo Ayala Erick.

(12) AGRADECIMIENTO A mi Madre y Abuelo por haberme forjado como la persona que soy, en la actualidad; muchos de mis logros se los debo a ustedes entre los que incluye este. Me formaron con reglas, me motivaron constantemente para alcanzar mis anhelos.. Merel Mejía Omar.

(13) ÍNDICE GENERAL INDICE DE TABLAS.................................................................................................................... 15 CAPÍTULO 1 ................................................................................................................................... 1 1.. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 1 1.1.. ANTECEDENTES .................................................................................................................. 2. 1.2.. EL PROBLEMA..................................................................................................................... 3. 1.3.. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ........................................................................................ 4. 1.3.1. Sistematización del problema .............................................................................................. 4 1.4.. OBJETIVOS .......................................................................................................................... 5. 1..4.1. Objetivo General ............................................................................................................. 5 1.4.2. Objetivos Específicos........................................................................................................ 5 1.5.. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................... 5. 1.6.. ALCANCE ............................................................................................................................ 6. 1.7.. HIPÓTESIS ........................................................................................................................... 6. CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 7 2.. MARCO TEÓRICO ................................................................................................................ 7. 2.1. ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN............................................................................ 7 2.2. GESTIÓN ACADEMICA ........................................................................................................ 8 2.2.1 Carrera de Ingeniería en Sistemas Administrativos Computarizados .............................. 9 2.2.1.1 Antecedentes Históricos ....................................................................................................... 9 2.2.1.2 Misión, Visión y Objetivos................................................................................................. 10 2.2.1.3 Organigrama ...................................................................................................................... 11 Organigrama General de la Carrera de ISAC ............................................................................ 11 Organigrama Posicional de la Carrera de ISAC ........................................................................ 11 2.2.1.4 Procesos............................................................................................................................... 12 2.3. CUADRO DE MANDO INTEGRAL - CMI ........................................................................ 15 2.3.1 ORÍGENES DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI)....................................... 15 2.3.2. Definición de Cuadro de Mando Integral (CMI) .............................................................. 17 2.3.3. Importancia del CMI .......................................................................................................... 18 2.3.4. Funciones y ventajas Cuadro de Mando Integral (CMI) ................................................ 19 2.3.5. Factores claves para diseñar un Cuadro de Mando Integral (CMI) .............................. 21 2.3.6. Clave para lograr la implementación de una estrategia .................................................. 21 2.3.7. Elaboración de un CMI ....................................................................................................... 23 2.3.8. Descripción de CMI ............................................................................................................ 28 2.4. BASES DE DATOS................................................................................................................ 30 2.5. SQL SERVER ........................................................................................................................ 31.

(14) SQL SERVER MANAGEMENT STUDIO (SSMS) ................................................................... 31 SQL SERVER INTEGRATION SERVICES (SSIS) .................................................................. 32 SQL SERVER REPORTING SERVICES (SSRS) ..................................................................... 32 SQL SERVER ANALYSIS SERVICES (SSAS) ......................................................................... 33 2.6. DEFINICIÓN DE BUSINESS INTELLIGENCE............................................................... 33 2.6.1. DEFINICIÓN DE BUSINESS INTELLIGENCE ........................................................... 33 2.6.2. COMPONENTES DE BUSINESS INTELLIGENCE ..................................................... 34 2.6.2.1. DATAMART ..................................................................................................................... 35 2.6.2.1.1. Beneficios de un DATA MART ................................................................................... 36 2.6.2.2. EXTRACT, TRANSFORM AND LOAD (ETL)............................................................ 36 2.6.2.3. DATAWAREHOUSE ....................................................................................................... 38 2.6.3. HERRAMIENTAS DE BUSINESS INTELLIGENCE ................................................... 39 2.6.3.1. POWER BI ........................................................................................................................ 39 2.6.3.2. TABLEAU ......................................................................................................................... 41 2.6.3.3. QLIK SENSE .................................................................................................................... 42 CARACTERISTICAS DE QLIK SENSE ................................................................................... 43 2.6.4. COMPARATIVO DE HERRAMIENTAS DE BUSINESS INTELLIGENCE ............. 43 CAPÍTULO III ............................................................................................................................... 45 3.. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................... 45. 3.1. TIPO DE ESTUDIO ............................................................................................................... 45 3.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN ................................................................................................. 45 3.2.1 SEGÚN LA NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN ................................................... 46 3.2.2 SEGÚN EL TIEMPO DE REALIZACIÓN ....................................................................... 47 3.2.3 SEGÚN LA NATURALEZA DE LOS OBJETIVOS ........................................................ 47 3.2.4 SEGÚN LOS MEDIOS UTILIZADOS PARA LA OBTENCIÓN DE LOS DATOS .... 47 3.3 MÉTODOS ............................................................................................................................... 47 3.5 INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ............................... 48 3.5.1 ENCUESTA ................................................................................................................... 48 3.5.2. ENTREVISTA.............................................................................................................. 49 3.6 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ......................................................................... 50 3.7.1 REVISÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS. ................................................................... 50 CAPÍTULO IV ............................................................................................................................... 52 4.. PROPUESTA ......................................................................................................................... 52. 4.1 PROPUESTA DE METODOLOGÍA DE DESARROLLO DEL CMI............................... 52 4.1.1. FASE DE PLANIFICACIÓN PREVIA. ...................................................................... 53. 4.1.2. FASE DE DISEÑO: DESARROLLO DEL CONTENIDO ....................................... 53.

(15) 4.1.3. FASE DE PUESTA EN MARCHA: INTEGRACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN 55. 4.2.1. EL CMI DE LA CARRERA ......................................................................................... 56. 4.2 4.2.1. DISEÑO CMI DE LA CARRERA ................................................................................... 57 ELEMENTOS ESTRATÉGICOS ................................................................................ 57. 4.3 INDICADOR DE ESTUDIANTES POR DOCENTE TC .................................................... 60 4.4 TASA DE RETENCIÓN DE ESTUDIANTES ..................................................................... 61 4.5 TASA DE TITULACIÓN DE GRADO ................................................................................. 62 4.6 INDICADOR DE ESTUDIANTES POR PARALELO ........................................................ 64 4.7 PANTALLAS DEL DISEÑO ESTABLECIDO .................................................................... 65 4.8 PRESUPUESTO DE LA IMPLEMENTACIÓN .................................................................. 68 4.9 CONCLUSIONES.................................................................................................................... 69 4.10 RECOMENDACIONES........................................................................................................ 70 BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................ 71 ANEXOS ......................................................................................................................................... 74 ANEXO 1 ENTREVISTA A GESTORES ACADÉMICOS ...................................................................... 74 ANEXO 2 ILUSTRACIONES DE TABLEROS BI.................................................................................. 75.

(16) ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1 Fases metodología del Cuadro de Mando Integral (Fuente: Elaboración propia) ................................................................................................................................. 52 Ilustración 2. Esquema de la metodología del Cuadro de Mando Integral (Fuente: Elaboración propia) ............................................................................................................. 56 Ilustración 3 Fases desarrollo CMI (Fuente: Elaboración propia) ...................................... 57 Ilustración 4. Pantalla de inicio del CMI ............................................................................ 66 Ilustración 5. Pantalla de generación de datos .................................................................... 66 Ilustración 6. Pantalla de indicadores de titulación ............................................................ 66 Ilustración 7. Pantalla de presentación de datos ................................................................. 67 Ilustración 8. Pantalla de índice de relación de estudiantes - materias ............................... 67 Ilustración 9. Pantalla de índice de relación de estudiantes - paralelos .............................. 67 Ilustración 10 Informe de Tasa de Retención ..................................................................... 75 Ilustración 11 Informe de Tasa de Titulación ..................................................................... 75 Ilustración 12 Informe de Estudiantes por Docentes .......................................................... 76 Ilustración 13 Informe Promedio por Estudiantes .............................................................. 76 Ilustración 14 Informe de Estudiantes por Paralelo ............................................................ 77 Ilustración 15 Informe General de Estudiantes ................................................................... 77. INDICE DE TABLAS Tabla 1. Evaluación de precios de plataforma .................................................................... 68.

(17) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. CAPÍTULO 1. 1. INTRODUCCIÓN En la actualidad, la gran competitividad en todos los mercados (empresariales, académicos, laboral, financiero, etc.) hace que las entidades manejen las cosas mejor que su competencia, ya sea en términos de producto, producción, precios y calidad de tal forma que al final cuenten con una ventaja al momento de realizar un negocio y este sea más rentable. La mayoría de las organizaciones se esmeran por mantener una ventaja competitiva, que le de permanencia y éxito a través del tiempo. Se considera que se debe llevar a cabo un buen plan estratégico en el cual queden muy claro y de esta manera logren identificar las ventajas competitivas con la finalidad de alcanzar los objetivos estratégicos en un determinado periodo. En el Ecuador las Instituciones de Educación Superior en el área académica se mantienen en proceso de mejora continua para poder brindar una educación superior de calidad a sus estudiantes y a futuros prospectos, siendo evaluados por su ente rector el CEAACES. El proceso de evaluación de calidad de la educación superior en el Ecuador se segmenta en varios criterios del entorno de aprendizaje de carreras estipulados por el ente rector de las IES. De acuerdo en el artículo 93 de la Ley Orgánica de Educación Superior se establece que, el principio de la calidad consiste en la búsqueda constante y sistemática de la excelencia, la pertinencia, producción óptima, transmisión del conocimiento y desarrollo del pensamiento mediante la autocrítica, la crítica externa y el mejoramiento permanente, y en este sentido.. 1.

(18) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. En el artículo 94 de dicha ley, se determina que la evaluación de la calidad es un proceso básico para determinar las condiciones de la institución, carrera o programa académico, mediante la recopilación sistemática de datos cuantitativos y cualitativos que permitan emitir un juicio o diagnóstico, analizando sus componentes, funciones, procesos, a fin de que sus resultados sirvan para reformar y mejorar su desempeño. Para realizar la investigación se tomó como caso de estudio a la carrera de Ingeniería en Sistemas Administrativos Computarizados (ISAC) de la Universidad de Guayaquil, para analizar sus procesos para medir su eficiencia académica. En este trabajo se estableció como objetivo general diseñar un cuadro de mando integral para el control y seguimiento de los estudiantes de las carrera de ISAC, sin embargo solo se ha considerado una parte de la Gestión y de acuerdo a Robert Kaplan y David Norton quienes desarrollaron el Cuadro de Mando Integral incluye varias perspectivas como son: clientes, financiera, proceso interno, aprendizaje y crecimiento, por lo que este trabajo permitirá dar el avance para que en futuros procesos o investigaciones se incluyan todas las perspectivas indicadas.. 1.1.. ANTECEDENTES. El Cuadro de Mando Integral (CMI), es un procedimiento específicamente desarrollado para llevar a cabo el control de varios procesos, el cual se ha transformado en unos de los sistemas integrales más esenciales para la administración de la eficiencia o desempeño. El Cuadro de Mando Integral tiene como objetivo proporcionar a las compañías componentes para medir su éxito. El CMI es un instrumento de control institucional que permite determinar y monitorizar los propósitos de una entidad y de sus diversos departamentos o unidades. Permite controlar por medio de indicadores, el desempeño de la estrategia desarrollada por 2.

(19) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. la alta jerarquía y la vez puedan tomar decisiones de una manera rápida y adecuada para lograr los objetivos. Se estima que este sistema logra alcanzar las metas y objetivos estratégicos de las compañías. La carrera de ingeniería en sistemas administrativos computarizados de la Universidad de Guayaquil actualmente no cuenta con un sistema que integre un CMI que permita optimizar la gestión del proceso en el seguimiento de los estudiantes de la carrera ISAC. En la actualidad la carrera de ISAC en el proceso de gestión de seguimientos de estudiantes como tasa de retención de estudiantes, tasa de titulación de estudiantes son generados de manera manual realizando reportes y gráficos estadísticos en hojas de cálculos como Excel y Word. Los sistemas informáticos hoy en día ayudan a optimizar de manera simplificada el trabajo, pero a gran diferencia los sistemas de inteligencia de negocios ayudan brindar reportes, gráficos estadísticos y convalidación de información adecuados para una excelente toma de decisión, dicho procesos es necesario en toda organización financiera, educativa, pudiendo acceder a los reportes desde cualquier sistema web.. 1.2.. EL PROBLEMA. La carrera de ISAC de la Universidad de Guayaquil, en la actualidad no cuenta con un diseño de un cuadro de mando integral para poder dar seguimiento a los estudiantes. Los reportes que debe realizar la universidad como tasa de retención de estudiantes, tasa de titulación de estudiantes son generados de forma manual realizando reportes y gráficos estadísticos en hojas de cálculos como Excel y Word.. 3.

(20) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. La problemática surge en la necesidad de agilizar los procesos de la parte académica de la carrera de ISAC de la Universidad de Guayaquil que actualmente no cuentan con un sistema de gestión de eficiencia académica, ya que se tiene una dependencia con la secretaría de la facultad la misma que puede tardar varias semanas en dar respuesta a la petición de los gestores entorpeciendo los tiempos establecidos. Se considera que en la facultad necesita el diseño de un cuadro de mando integral para optimizar tiempos de gestión en el proceso, implementado nuevas estrategias e indicadores de valor para lograr una mejora de los procesos establecidos actualmente con el fin de apoyar la toma de decisiones.. 1.3.. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. ¿Cómo debe ser diseñado un CMI dirigido para la Universidad de Guayaquil, para ser utilizado como herramienta para mejorar los procesos de la carrera ISAC?. 1.3.1. Sistematización del problema . ¿Es útil para la carrera de ingeniería en sistemas administrativos computarizados de la Universidad de Guayaquil implementar sistemas de indicadores y su estructuración bajo herramientas como el CMI?. . ¿De acuerdo con las perspectivas del Cuadro Mando Integral será posible Analizar y mejorar los procesos actuales de la carrera de ingeniería en sistemas administrativos computarizados de la Universidad de Guayaquil?. 4.

(21) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. 1.4.. OBJETIVOS. 1..4.1. Objetivo General Diseñar un cuadro de mando integral para el seguimiento de estudiantes. 1.4.2. Objetivos Específicos  Analizar los procesos de seguimiento actuales de la carrera de ingeniería en sistemas administrativos computarizados de la Universidad de Guayaquil.  Establecer reportes que permitan visualizar los indicadores de eficiencia académica.  Determinar la herramienta para el procesamiento de indicadores.. 1.5.. JUSTIFICACIÓN. Acorde a la Articulación de procesos rectores en educación superior: aprobación y acreditación en los criterios, estándares e indicadores genéricos de evaluación del entorno de aprendizaje de carreras, en la eficiencia académica de los estudiantes se encuentra la tasa de retención y la tasa de titulación. La eficiencia es el grado en el cual un sistema educativo consigue optimizar la relación inversión – resultado en la educación para ello en la carrera de ingeniería en sistemas administrativos computarizados se va a establecer el análisis de procesos y el diseño de un CMI logrando optimizar la gestión de seguimientos de estudiantes mediante una herramienta de inteligencia de negocios para brindar reportes adecuados y simplificar el trabajo con dicha herramienta.. 5.

(22) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. Dentro de la carrera de Ingeniería en Sistemas Administrativos Computarizados se han encontrado varios problemas que están relacionados con la tasa de titulación de pregrado con una cantidad mínima de estudiantes que terminan su pensum académico y no logran conseguir su título de tercer nivel y así otros reportes que se analizan para el seguimiento de los estudiantes egresados. Con el diseño de un CMI se va a obtener un mejor análisis de procesos para el seguimiento de estudiantes, evaluando con los indicadores la tasa actual en cuanto a la retención y titulación de los estudiantes ayudando a optimizar el tiempo de entrega y la efectividad de los mismos para la toma correcta de decisiones en la parte académica de la carrera de Ingeniería en Sistemas Administrativos Computarizados. 1.6.. ALCANCE. La presente investigación estará dirigirá a la carrera de Ingeniería en Sistemas Administrativos Computarizados de la Universidad Guayaquil, pero debido al tiempo de la investigación, se ha seleccionado los procesos de seguimiento a estudiantes con el fin de aportar en el control y seguimiento a los estudiantes para mejor toma de decisiones que ayuden alcanzar la excelencia académica. 1.7.. HIPÓTESIS. El diseño de un CMI incide en la optimización de procesos para el seguimiento de estudiantes dentro de la carrera de ISAC. Variable dependiente: . Optimización de los procesos de seguimiento de estudiantes. Variable independiente: . Diseño de CMI 6.

(23) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. CAPÍTULO II 2.. MARCO TEÓRICO. 2.1. ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN A continuación, se citan investigaciones que han colaborado a crear antecedentes del tema de Análisis de procesos y diseño de CMI para el seguimiento de estudiantes de la carrera ISAC.. Trabajo Investigativo 1 - Calderón (2014) Un informe realizado por (Calderon, 2014), se nombra: “Indicadores de Gestión Académica.”, nos indica que la creación de una política de mejora continua en el servicio prestado, el hacer las cosas basándonos en la mejor evidencia científica, y en última instancia, el lograr la satisfacción del alumno es el objetivo del proyecto, para lo cual será necesario el análisis de los procesos y diseño de un CMI, ya que de estos dependerá el éxito del mismo.. Trabajo Investigativo 2 – Alay & Pizarro (2016) Un informe realizado por (Alay & Pizarro, 2016), se nombra: ““PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL, MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA ACTUAL DE LA CARRERA DE CONTADURÍA. PÚBLICA. AUTORIZADA,. FACULTAD. DE. CIENCIAS. ADMINISTRATIVAS, UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL.”, tiene como mejorar los procesos de gestión de la carrera CPA, ya que esta empieza a tener problemas a nivel académico por la manera de llevar su gestión.. 7.

(24) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. 2.2. GESTIÓN ACADÉMICA “La educación constituye uno de los derechos humanos esenciales, y se la considera como uno de los principales factores para lograr la equidad social y de género, planteándose la necesidad de igualar las oportunidades de educación a través de una cobertura amplia y una calidad pareja que no sea fuente de inequidades de partida. (Romero, 2015). En este sentido la oferta académica que brinda la Universidad de Guayaquil hace posible el milagro de llegar a los diversos rincones del país con formación de calidad y mejorar las condiciones de vida de las personas. La creación de una política de mejora continua en el servicio prestado, el hacer las cosas basándonos en la mejor evidencia científica, y en última instancia, el lograr la satisfacción del alumno es el objetivo del proyecto, para lo cual será necesario el análisis de los procesos y diseño de un CMI, ya que de estos dependerá el éxito del mismo. (Calderon, 2014). Los indicadores formulados son instrumentos de direccionamiento de los esfuerzos de la gestión académica en base a los diferentes procesos que sirven para que la universidad cumpla con su misión.. La implementación y utilización de los indicadores nos permitirán tener un diagnóstico general de cómo se viene desempeñando la gestión académica del seguimiento. 8.

(25) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. de los estudiantes de la universidad, con el objetivo de consolidar las fortalezas, corregir las debilidades, aprovechar las oportunidades y evitar las amenazas.. Servirá también para ir construyendo una cultura de autoevaluación y de mejoramiento constante, en suma, de una cultura de calidad. No obstante, y luego de la puesta en marcha el diseño de un CIM para el análisis de los procesos, requiere ser supervisado y de acuerdo a ese seguimiento adecuado en los aspectos requeridos. Es decir que el sistema es flexible de acuerdo con los cambios y con los avances de la sociedad, de la educación, y en el ámbito interno.. 2.2.1 Carrera de Ingeniería en Sistemas Administrativos Computarizados 2.2.1.1 Antecedentes Históricos. Fuente especificada no válida. Ante la creciente demanda en el mercado laboral de profesionales que tengan conocimientos en diferentes áreas, relacionadas a la organización empresarial, se tomó la iniciativa de crear una carrera que llene tales expectativas del mercado en aquella época. . . . . . El día 6 de agosto de 1996, se envió el proyecto Académico denominado “CARRERAS EN EL ÁREA INFORMÁTICA”, la cual fue elaborado con toda la información que el Vicerrectorado Académico pidió y estuvieron inmersas las facultades El Ing. Segundo Sánchez es la persona que lideró las reuniones para el proyecto informático desde Planificación Universitaria. El 18 de diciembre de 1998, en reunión de la Comisión Académica de la Universidad de Guayaquil, decidió analizar la propuesta de la carrera terminal “INGENIERÍA EN SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMPUTARIZADOS”, de 5 años de duración, y se encargó a la sub – comisión compuesta por el Sub-decano Ing. Antonio Viteri, Ec. Mariana Torres de Bustamante, que actuó en subrogación de la Sra. Sub-decana de Ciencias Económicas y el delegado estudiantil por Ciencias Matemáticas y Físicas, Orlando Iglesias. El 26 de enero del 1999 se reunió el Consejo Directivo de la Faculta de Ciencias Administrativas y aprobó el informe final respecto a la creación de la carrera “Ingeniería en Sistemas Administrativos Computarizados”, para que sea tratado en la próxima sesión del H. Consejo Universitario. El 30 de abril de 1999, se reunió el H. Consejo Universitario y aprobó por unanimidad el informe favorable N° 03 de la Comisión Académica de la Universidad de Guayaquil, y decidió crear la carrera de pregrado “INGENIERIA EN SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMPUTARIZADOS” El 11 enero del 2007, el Lic. Darío Moreira V. Director Ejecutivo del CONESUP, indica a la Universidad de Guayaquil, que la carrera de pregrado: “INGENIERIA EN SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMPUTARIZADOS”, ha sido ingresado a la base de datos del CONESUP para el registro correspondiente de títulos.. 9.

(26) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. 2.2.1.2 Misión, Visión y Objetivos Fuente especificada no válida. Misión y Visión MISIÓN. Generar, difundir y preservar conocimientos en el campo de los sistemas administrativos computarizados, a través de las funciones de formación, investigación y vinculación con la sociedad, aportando al desarrollo local y emprendimiento socioeconómico sostenible y sustentable, con valores éticos, humanísticos e inclusión social. VISIÓN. Ser una carrera de excelencia posicionada a nivel nacional e internacional, en la formación de profesionales especializados en los sistemas administrativos computarizados y emprendedores líderes, con profesionales de alto nivel académico, científico y tecnológico y una oferta de estudios que responde a las necesidades de la sociedad.. Ilustración 1 Misión y Visión Fuente: Fuente especificada no válida. Objetivos de la Carrera. OBJETIVO GENERAL Introducir al mercado laboral profesionales especializados en Sistemas Administrativos Computarizados, preparados para dirigir con éxito empresas mediante la utilización de la tecnología de la información, cuya actividad o función se oriente a la informática, Administración de Centros de Computación e incluso a la Auditoría de Sistemas Computarizados. OBJETIVOS ESPECÍFICOS      . Capacitar profesionales competitivos con conocimientos consistentes en la administración de sistemas computarizados. Fomentar profesionales con aplicación de la ética u honestidad para que puedan actuar con solvencia dentro del medio empresarial en el que ha de desenvolverse. Desarrollar en el estudiante habilidades y destrezas mediante técnicas activas modernas para su formación teórico – práctica. Dotar al futuro profesional de métodos de inducción y reflexión para que con habilidad transforme, analice y solucione problemas integrando de forma coordinada las diferentes asignaturas de formación técnico – prácticas. Preparar profesionales con conocimientos generales y específicos de la configuración de los sistemas de informática a fin de que los aplique dentro de la administración empresarial de los sistemas de información computarizados. Formar profesionales con habilidades para la dirección, planeación, análisis de diseño y evaluación de sistemas de información.. 10.

(27) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC.   . Profesionales con capacidad de evaluar, adquirir e impartir tecnología de punta, con el propósito de ayudar a las organizaciones a elevar su competitividad ante la globalización de la economía. Con habilidades para la administración de redes de información inter – organizacional e intra – organizacional. Capaces de programar soluciones innovadoras en todas las áreas administrativas de las empresas como son: mercadotecnia, recursos humanos, finanzas y administración de la producción.. Ilustración 2 Objetivos Fuente: Fuente especificada no válida.. 2.2.1.3 Organigrama Organigrama General de la Carrera de ISAC. Ilustración 3 Organigrama de la Carrera de ISAC Fuente: Fuente especificada no válida. Organigrama Posicional de la Carrera de ISAC. 11.

(28) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. Ilustración 4 Organigrama Posicional de la carrera de ISAC Elaborado por: Erick Gordillo y Omar Merel 2.2.1.4 Procesos Para proceder con el levantamiento de los procesos de aprobación y acreditación en los Criterios, estándares e indicadores genéricos de evaluación del entorno de aprendizaje de carreras, en la eficiencia académica de los estudiantes, lo cual corresponde a la tasa de retención y la tasa de titulación estudiantil, se procedió a emplear los métodos de entrevistas al personal a cargo de los indicadores antes mencionados, y así identificar cada uno de los procesos que se llevan a cargo. Tasa de retención estudiantil Este indicador mide la relación de los estudiantes de la carrera que fueron admitidos dos años antes del periodo de evaluación y que se encuentran matriculados a la fecha, esta tasa mide la retención de estudiantes de una misma cohorte. (Ceaaces, 2018). 12.

(29) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. Flujograma de proceso de la tasa de retención estudiantil. Ilustración 5 Flujograma de proceso de retención de estudiantes Elaborado por: Erick Gordillo y Omar Merel. Descripción de proceso tasa de retención estudiantil Este proceso inicia desde vicerrectorado académico como norma reglamentaria del CEAACES sobre los indicadores genéricos de evaluación del entorno de aprendizaje de carreras, en la eficiencia académica de los estudiantes. Al final de cada periodo lectivo el vicerrectorado académico solicita al Gestor de criterios de estudiantes un informe sobre la tasa de retención estudiantil, el Gestor de criterios de estudiantes imprime y llena una solicitud para obtener la información solicitada y esta es entregada a la secretaria académica de la universidad para su respectivo análisis y recopilación de información la cual puede llevar entre una o dos semanas, si la información se encuentra lista, secretaria imprime la información la cual es entregada al gestor de criterios de estudiantes para realizar el. 13.

(30) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. respectivo informe, una vez culminado y realizado el informe es entregado al Director de la carrera para su aprobación y envió al vicerrectorado académico, el tiempo transcurrido desde la solicitud por parte de vicerrectorado académico y el Gestor de criterios de estudiantes es de aproximadamente 3 a 4 semanas. Tasa de titulación estudiantil Este indicador mide la eficiencia de las cohortes de estudiantes que han cumplido sus plazos académicos y normativos para titularse. (Ceaaces, 2018) Flujograma de proceso tasa de titulación estudiantil. Ilustración 6 Flujograma de proceso de la tasa de titulación Elaborado por: Erick Gordillo y Omar Merel. Descripción de proceso tasa de titulación estudiantil Este proceso inicia desde vicerrectorado académico como norma reglamentaria del CEAACES sobre los indicadores genéricos de evaluación del entorno de aprendizaje de carreras, en la eficiencia académica de los estudiantes. Al inicio y final de cada periodo lectivo el vicerrectorado académico solicita al Gestor de criterios de estudiantes un informe sobre la tasa de titulación estudiantil, el Gestor de titulación imprime y llena una solicitud. 14.

(31) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. para obtener la información solicitada y esta es entregada a la secretaria académica de la universidad para su respectivo análisis y recopilación de información la cual puede llevar a tardar hasta un mes, es decir, una semana más después que termina el proceso de matriculación, si la información se encuentra lista, secretaria imprime la información la cual es entregada al gestor de titulación para realizar el respectivo informe, una vez culminado y realizado el informe es entregado al Director de la carrera para su aprobación y envió al vicerrectorado académico, el tiempo transcurrido desde la solicitud por parte de vicerrectorado académico y el Gestor titulación es de aproximadamente 5 a 6 semanas.. 2.3. CUADRO DE MANDO INTEGRAL - CMI 2.3.1 ORÍGENES DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI) Los narradores de la gestión como el escritor Alfred Chandler indican que los orígenes del cuadro de mando integral se logran ver en la aparición de la complicada organización, sobre todo durante el siglo XIX en los Estados Unidos. Nuevas influencias consiguen incluir el trabajo fundador de General Electric en la medición del desempeño en el período de 1950 en los trabajos elaborados por los ingenieros de procesos que innovaron la imagen de tableau de bord, en Francia que, interpretado de forma literal, esto tendría como significado tablero de mandos o cuadro de herramientas; o exclusivamente “bord” como “panel" de las medidas de rendimiento.. Mediante la época de los 70, principalmente en Francia se empezó a manejar el denominado Tablero de Mando, un instrumento de gestión que contenía en un documento diversos tipos de ratios que permitan controlar los indicadores de la parte. 15.

(32) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. financiera de una organización, este procedimiento ha ido progresando hasta combinar los aspectos financieros y no financieros que permiten controlar varios métodos del negocio. (Gutierrez, 2014, pág. 3) El primer cuadrante de mando integral, fue establecido por Schneiderman fue uno de los consultores independiente en la gestión de procedimientos, en el año de 1987 en Analog Devices, una sociedad de semiconductores de tamaño medio. Schneiderman se involucró en un artículo de investigación no concernientes en 1990 de consultoría de gestión en Estados Unidos, conducido por el Dr. Robert S. Kaplan junto con David Norton; a través de ese análisis se representó su trabajo en el cuadro de mando. Se estima que los autores Kaplan y Norton concluyen con la investigación del desarrollo del cuadro de mando integral en el año de 1992, que se anunció por primera vez en un documento publicado en Harvard Business Review. La investigación de Kaplan y Norton no era solo el primer documento sobre el tema publicado en el año de 1992 pero fue un triunfo y fue apresuradamente seguido por una segunda publicación en el periodo de 1993 pero en el año 1994 fue notificado el libro de cuadro mando integral. En estos capítulos y en el primer libro se expandió considerablemente el conocimiento de la definición de mando integral, pero tal vez equivocadamente se han llevado los créditos Kaplan y Norton, siendo vistos como los autores. Si bien la terminología de mando fue establecida por Schneiderman, las ramas de la improvisación en la administración como una acción que se efectúa en práctica y literatura de gestión.. 16.

(33) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. Se considera, que ninguna de estas autoridades está relacionada claramente con representaciones originales de mando por los autores Schneiderman, Maisel o Kaplan & Norton. 2.3.2. Definición de Cuadro de Mando Integral (CMI) El CMI, de acuerdo a la definición de los autores (Kaplan & Norton, 2010, pág. 41) es la identificación en una estructura relacionado, de la estrategia competitiva mediante objetivos visiblemente vinculados entre sí, proporcionados con los indicadores de desempeño, enlazados al cumplimiento de unos compromisos más conocidos como (metas) establecidos y protegidos por un conjunto de decisiones o proyectos.. El Cuadro de Mando Integral es una herramienta o procedimiento de gestión que proporciona la implantación de la estrategia de una organización de una manera eficiente, ya que suministra el marco, la estructura y la expresión conveniente para informar y transformar la misión y la estrategia en objetivos e indicadores constituidos en cuatro perspectivas que son: finanzas, clientes, procesos internos y formación y crecimiento, que aprueban que se forme un proceso continuo de modo que la visión se vuelva explícita, compartida que las personas puedan canalizar sus energías hacia el logro de la misma.. Este modelo de gestión administrativa que transforma la visión de una organización en objetivos vinculados, acciones que toleren dichos objetivos y estos son proporcionados mediante de indicadores y unidos a unos procedimientos de acción 17.

(34) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. que admiten alinear posibles desviaciones de la conducta de la entidad por medio de un sistema coherente de componentes como los mapas estratégicos, la retribución de recursos y la valoración del desempeño.. 2.3.3. Importancia del CMI La importancia de la metodología es que no se ajusta directamente a una perspectiva, sino que se toma en cuenta toda paralelamente, identificando las relaciones entre ellas. Se determina que de esta manera es viable establecer un vínculo causa - efecto que acceda tomar las decisiones necesarias para cada fase. Teniendo en cuenta como se conectan los objetivos de las diversas perspectivas, los efectos de los indicadores que se van logrando sucesivamente que permiten visualizar si hay que hacer arreglos en la cadena, iniciativas o palancas de valor, para certificar que se desempeñen las metas a fases superiores de la secuencia.. De esta forma se fortalecen los departamentos de recursos humanos, tecnológicos, de información y culturales, en la dirección requerida por los procesos, y estos se distribuyen con las perspectivas de clientes y con el tiempo será la base para lograr los resultados financieros que certifiquen el beneficio de la visión. (Gutierrez, 2014). Importancia de un CMI: . Es una técnica para llevar el control de las actividades de una. organización en términos de su visión y estrategia.. 18.

(35) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. . Facilita a los gerentes administrativos una visión global del. cumplimiento del negocio, en relación a sus fortalezas, debilidades y el desempeño de sus objetivos estratégicos. . Ayuda a llevar el control de las medidas previsoras o correctoras que. accedan un progreso cualitativa y cuantitativa de la acción de una unidad de trabajo estimada.. . Muestra constantemente cuándo la organización y sus trabajadores. logran los resultados específicos por el plan estratégico.. . Contribuye con la organización a formular los objetivos y metas. necesarias para llevar a cabo la estrategia. Esto quiere decir, estimular la creatividad y la creación.. 2.3.4. Funciones y ventajas Cuadro de Mando Integral (CMI). Funciones principales de un CMI: . Diseñar mapa estratégico de la compañía.. . Determinar responsables por objetivos e indicadores.. . Realizar informes y gráficos.. . Permite observar el Cuadro de Mando Integral.. . Entrega de Informes (Vía Email). 19.

(36) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. . Simular escenarios.. Existen diversos beneficios para una compañía al elaborar un CMI, se tomarán en cuenta los más importantes:. . Herramienta potencial e innovador para la proyección y el control de gestión.. . Patrocina un punto de vista global de la compañía, concentrando mediciones cualitativas.. . Envió de información de modo resumida.. . Totalmente flexible y configurable a los requerimientos de la compañía.. . Permite gestionar a nivel operativo y estratégico.. . Ofrece documentos y estudio de acción.. . Es un instrumento ventajoso para la comunicación y motivación de una compañía.. . Ayuda a determinar los indicadores estratégicos de todas las fases de la compañía.. . Brinda a la gestión una representación gráfica y detallada de las perspectivas del negocio.. . La sistemática proporciona la comunicación y cumplimiento de los objetivos de la organización en todas las fases de una entidad.. . Permite ir estudiando y analizando las estrategias.. . Ayuda a disminuir la cantidad de información que se consiga lograr de los procedimientos de información, ya que, de ellos, se extrae lo esencial.. 20.

(37) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. 2.3.5. Factores claves para diseñar un Cuadro de Mando Integral (CMI). Se toman en cuenta diversos aspectos o componentes relevantes que hay que estimar a la hora de diseñar e implantar un Cuadro de Mando Integral en una empresa. No solamente es tratar de diseñar el CMI con sus respectivos objetivos e indicadores, sino que se encuentra factores estratégicos y de gestión que hay que tomar en cuenta para una correcta planeación de éste. (Schafer, 2006). La denominación que se le dé a las perspectivas que compone el cuadro de mando integral, tiene que corresponder con los requerimientos reales de la organización. Es por esto que a continuación se detallan varios factores básicos que son permitidos antes de llevar a cabo el diseño del BSC.. 2.3.6. Clave para lograr la implementación de una estrategia Al momento de implementar cierta estrategia es muy esencial incluir al departamento de recursos humanos. Tomando en cuenta al alto mando hasta el último empleado, corresponden a estar involucrados y alineados con la misma. Para esto se tiene que capacitar a los empleados para poder conseguir la puesta en marcha anhelada. (Castro, 2014). 21.

(38) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. Es de suma importancia dejar muy claro la visión, valores y estrategia a todo el personal de la institución, para que cada trabajador sea capaz de concebir cuál es su papel dentro de la organización, los resultados esperados y su contribución para el beneficio de la estrategia, de esta manera actuarán en modo proactiva y no reactiva. El rol del alto mando, Consejo o Personal a cargo es calcular la efectividad de la implementación de la estrategia manipulando varios aspectos financieros (outcome measures o indicadores de resultados) como indicadores de actuación futura (Performance Drivers) para poder tomar decisiones en tiempo real.. El CIM se considera que es una herramienta que permite a que esto se pueda efectuar, consintiendo que la organización aumente la rentabilidad, optime la calidad de vida de su medio ambiente, se perfeccionen procesos internos tanto en corto como en el largo plazo, induciendo un aumento en su valor agregado. (Gutierrez, 2014). Estrategia Competitiva. La determinación de una estrategia competitiva se fundamenta en la comprensión que la institución posee de sí misma, del futuro y de su medio ambiente (mercado al cual corresponde). “El modo más reconocido de exponer la estrategia es escritor por él autor (Carbonell Alfonso, 2013)., él estable que es viable agrupar las estrategias en tres factores”: 1.. Liderazgo general en costos. 2.. Diferenciación. 22.

(39) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. 3.. Enfoque o alta segmentación. 2.3.7. Elaboración de un CMI. De acuerdo con los autores Kaplan y Norton terminaron el más popular de los modelos del Cuadro de Mando Integral y el que más aprobación ha tenido en la actualidad. Se le estimula la autoridad más representativa a nivel mundial en elemento de control de gestión. Este sistema procura acoplar el control operativo a corto plazo con la visión y la estrategia a largo plazo desde cuatro perspectivas vitales: financiero, clientes, procesos internos, aprendizaje y crecimiento.. Ilustración 7 Cuadro de Mando Integral Fuente: (Kaplan & Norton, 2010). 23.

(40) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. Se considera que en toda institución debe de existir una visión y una estrategia explícita en función de las cuatro perspectivas y para cada una de ellas se manifiestan propósitos estratégicos, indicadores, metas específicas y planes de acción.. La visión en un determinado punto se vuelve explícita y compartida, se notifica en términos de propósitos e incentivos que se emplean para centralizar el trabajo, determinar recursos y establecer metas. De la búsqueda resulta el aprendizaje que a su vez nos lleva a un nuevo análisis de la visión estratégica. Este procedimiento de aprendizaje acentúa la vinculación que existe entre los diferentes indicadores. Tienen que ser rentable para la perspectiva de los clientes corresponden a ser fieles. Se asumen que deben de ser fieles, suministrándoles de un óptimo servicio. Para alcanzar un buen servicio se requiere de procesos convenientes y que realicen su buen funcionamiento.. Perspectiva Financiera. Los aspectos financieros son estimados como el efecto de las operaciones que se hayan desarrollado en la compañía con anterioridad. De este modo con la ayuda del cuadro de mando se bosqueja que el sistema financiero de la compañía no es más que el resultado que se consigue de los modelos tomados en las perspectivas anteriores. Estos propósitos financieros se utilizarán para el enfoque para los objetivos en las sucesivas perspectivas y partiendo por los objetivos financieros a largo plazo se desplegarán de una sucesión de funciones a efectuar en los clientes, procesos y aprendizaje.. (Andrade,. 2012) 24.

(41) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. Los objetivos financieros están totalmente vinculados con los objetivos e indicadores con todas las demás perspectivas del cuadro de mando es decir con la estrategia de la empresa. Cada una de las medidas seleccionadas debería formar parte de un eslabón de relaciones causa efecto, que culmina en la mejora de la actuación financiera.. Perspectiva del Cliente. Para conseguir el desempeño financiero que una entidad anhela, es primordial que tenga clientes leales y satisfechos, con ese propósito en este aspecto se rigen las vinculaciones con los clientes y las posibilidades que estos mismos contienen. También, con esta perspectiva hay que tener en cuenta los primordiales factores que forman costos para los clientes, para lograr así centralizarse en los sistemas que para ellos son más significativos y que más los satisfacen.. (Andrade, 2012). La comprensión de los clientes y de los procedimientos que más valor forman es muy fundamental para conseguirlo en la perspectiva financiera y de esta forma sea próspero. Sin el análisis de las particularidades del mercado al que está encaminada la organización no logrará existir un progreso sostenible en la perspectiva financiera, ya que en gran disposición el triunfo financiero procede del aumento de los ingresos, contexto que es la consecuencia de que los clientes están satisfechos con el producto o servicio brindado.. 25.

(42) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. Perspectiva del Proceso Interno.. Teniendo en cuenta el mercado al que se orienta la compañía y la satisfacción de los aspectos de los mismos y de la sociedad, se representan en esta perspectiva los sistemas claves de la identidad, en los cuales corresponden a trabajar para conseguir que los productos o servicios se acomoden a los requerimientos de los clientes, reconociendo los procesos encaminados a ejecutar la misión y los procedimientos de apoyo y determinando los objetivos concretos que certifiquen esta satisfacción.. “La satisfacción de los clientes por tanto descansa en que la compañía desenvuelva una fase de eficiencia general que se visualiza en la calidad de los procedimientos que la compañía desarrolle”. (Alay & Pizarro, 2016). Perspectiva de formación y Crecimiento. Este aspecto es considerado como uno de los motores promotor de las anteriores perspectivas del cuadro de mando integral y destella los conocimientos y destrezas que la compañía tiene tanto para desarrollar sus productos como para transformarse e instruirse. En esta cuadrante por lo general se alcanza el aprendizaje y el desarrollo de la institución contribuyan a las perspectivas. Se reconoce la infraestructura que la compañía debe edificar para establecer una mejora y una evolución a largo plazo. La alineación y crecimiento de una institución provienen de tres fuentes primordiales que son: las personas, los métodos y los procedimientos.. (Alay & Pizarro, 2016). 26.

(43) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. Se considera que estos objetivos financieros, de clientes y de procesos internos que conlleva un cuadro de mando integral manifestaran grandes vacíos entre las capacidades existentes en cada uno de los elementos, las técnicas y procedimientos; al mismo lapso revelaran los requerimientos para conseguir una actuación que figure un gran adelanto. Para llenar estos espacios en blanco, las compañías tendrán que involucrarse en la recalificación de los trabajadores, potenciar los métodos y tecnología y sistematizar los procedimientos y rutinas de la institución.. La perspectiva de formación (o aprendizaje) y crecimiento admite que la institución certifique su capacidad de transformación a largo plazo, un requerimiento antepuesto para una preexistencia perpetua. Dado que la comprensión es cada vez más un bien perecedero, será muy significativo concluir cuáles son las capacidades primordiales que la compañía corresponda a plantar como base de su futuro progreso. Como resultado de esta decisión estratégica, la institución tendrá que establecer el modo de conseguir ese conocimiento que equivalentemente requerirá en espacios sobres las cuales, ya han decidido que no estarán como competencias elementales.. Indicadores Se puede decir que los indicadores son los instrumentales que se manipulan para calcular si se están cumpliendo con los objetivos estratégicos y están orientados hacia la implementación exitosa de la estrategia. Los indicadores son régimen estándares que se. 27.

(44) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. emplean para valorar y notificar los resultados conseguidos en comparación con los esperados. (Delgado, 2015). En el CMI se encuentran dos tipos de indicadores que son: Los indicadores pasados (lag indicators) que simbolizan los resultados de operaciones tomadas anticipadamente se toma como ejemplo, el volumen de ventas, y los indicadores futuros (lead indicators) que son régimen que promueven los efectos alcanzados en los indicadores pasados se toma como ejemplo, el volumen de ofertas presentadas, la cartera de pedidos en firme, etc.). Los indicadores en sí mismos no son lo que más se toma en cuenta. La particularidad del CMI es el procedimiento y la disputa de dichos indicadores, antes, durante y después de la investigación.. Como se establecen los indicadores Un indicador es una comparación entre dos o más tipos de datos, sirven para establecer una medida cuantitativa o una observación cualitativa, esta comparación arroja un valor o un criterio que tiene significado para quien lo analice. (Oficina Internacional del Trabajo, 2014) A continuación, mostramos cómo establecer un indicador, en este caso tomaremos de ejemplos la tasa de estudiantes matriculados, en donde comparamos el total de estudiantes aprobados sobre el total de estudiantes matriculados, obteniendo de esta manera una tasa porcentual que nos permite analizar el criterio del indicador. 𝑇𝑎𝑠𝑎 𝑑𝑒 𝑒𝑠𝑡𝑢𝑑𝑖𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑎𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑑𝑜𝑠 =. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑠𝑡𝑢𝑑𝑖𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑎𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑑𝑜𝑠 ∗ 100 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑠𝑡𝑢𝑑𝑖𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑚𝑎𝑡𝑟𝑖𝑐𝑢𝑙𝑎𝑑𝑜𝑠. 2.3.8. Descripción de CMI. 28.

(45) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC. Ilustración 8 Descripción cuadro de Manga Integral Fuente: (Delgado, 2015).  Posee la función fundamental de traducir la visión y la estrategia de la institución, en un vinculado de indicadores que comuniquen de la obtención de los objetivos..  El CMI es un instrumento de gran importancia para determinar de modo coherente a los individuos del plan estratégico, y de esta manera ayudar a alcanzar los objetivos estratégicos de la compañía..  Congrega objetivos, indicadores e iniciativas que están relacionados con cuatros perspectivas que son: financiera, clientes, procesos internos e innovación y aprendizaje. 29.

(46) ANÁLISIS DE PROCESOS Y DISEÑO DE UN CMI PARA EL SEGUIMIENTO DE ESTUDIANTE DE LA CARRERA ISAC.  Se determina qué es lo que se pretende alcanzar y cómo se va a calcular; los propósitos que nos proporcionarán las claves que establezcan las transformaciones en la institución, así como las iniciativas estratégicas que son las funciones que conduciran los cambios indagados.. 2.4. BASES DE DATOS Los autores (Silberschatz A. Korth H. & Sudarshan, 2006) indican que: Un sistema gestor de bases de datos (SGBD) consiste en una colección de datos interrelacionados y un conjunto de programas para acceder a dichos datos. La colección de datos, normalmente denominada base de datos, contiene información relevante para una empresa. El objetivo principal de un SGBD es proporcionar una forma de almacenar y recuperar la información de una base de datos de manera que sea tanto práctica como eficiente. Los sistemas de bases de datos se diseñan para gestionar grandes cantidades de información. (Vera & Rodriguez, 2016) Al hablar de Base de Datos nos referimos a una herramienta con la cual se puede recopilar y tener una mejor organización de información, en una base de datos podemos almacenar toda clase de información. La mayoría de bases de datos comienzan siendo una lista poco ordenada en un programa de procesamiento de texto y en otros casos en un Excel.. Bases de datos es un almacén que nos permite guardar grandes cantidades de datos de manera ordenada para luego manipularlos fácilmente.. 30.