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Instructive General: CONTROL Y RESGUARDO DE INVENTARIOS DE LA DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD

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セ@ Gobierno de Guatemala

iセ@

Instructive General:

Instructive General:

CONTROL Y RESGUARDO DE INVENTARIOS DE LA DIRECCION

DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD

CONTROL Y RESGUARDO DE INVENTARIOS

ME-1-IGE-DC-CRI-10 Version 03

Hoja: 1 de 28

DE LA DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD (ME-l- IGE-DC-CRI-1 0)

Version 3

Aprobado por: I Cargo: I Fecha I Firma

Licda . Claudia de Del Viceministra de InversiOn

Qt./(; /W 11/ セセセ@

Aguila y Competencia

Revisado por: I Cargo: I Fecha I Firma

Lie. Juan Alberto Hernandez

David Alvarez

I

Rige

a

partir de:

Director

Encargado de lnventarios

0 5 JUN 2012'

(2)

lnstructivo General:

セ@ Gobierno de Guatemala

CONTROL Y RESGUARDO DE INVENTARIOS DE LA DIRECCION

DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD

indice 0 fndice de contenido

1. Objetivo 2. Alcance

3 . Responsabilidades

4. Documentos y datos relacionados 5 Definiciones

6. Procedimiento y/o instrucci6n 7. Flujograma

8. Formularies

ME-1-IGE-DC-CRI-10 Version 03

Hoja: 2 de 28

Hoja 2

3 3 3 3 4

5

17 23

(3)

セ@ Gobierno de Guatemala

1. OBJETIVO:

Instructive General:

CONTROL Y RESGUARDO DE INVENTARIOS DE LA DIRECCION

DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD

ME-1-IGE-DC-CRI-10 Version 03

Hoja: 3 de 28

Normar las operaciones que se realizan en Ia unidad de lnventarios de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad del Ministerio de Econom fa, para el control y resguardo de todos aquellos activos que se adquieren con recursos del Ministerio, bajo cualquiera de los regfmenes de compras, definidos en el procedimiento general de adquisiciones, o son donados par organismos nacionales o internacionales o par proyectos especfficos de cooperaci6n tecnica .

2. ALCANCE:

Aplica a todo activo propiedad del Ministerio de Economfa, asignado a Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Cal idad en cualquiera de sus unidades, de conformidad con el Acuerdo Numero 217-94 de fecha 11 de mayo de 1994, "Reglamento de lnventarios de los bienes muebles de Ia Administraci6n Publica"; Ia circular Numero 008-2005 de fecha 15 de abril del 2005, del Min isterio de Finanzas Publicas; del Decreta 89-2002 "Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Publicos"; y, del Decreta 57-92 "Ley de Contrataciones del Estado" y su Reglamento, contenido en el Acuerdo Gubernativo No. 487-94.

3. RESPONSABILIDADES:

3.1 Es responsabilidad del Director de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Cal idad del Ministerio de Economfa, Ia difusi6n y comprensi6n del presente lnstructivo de General.

3.2 Es Responsabilidad del encargado de Ia unidad de lnventarios Ia aplicaci6n estricta del presente instructivo.

3.3 Es responsabilidad del personal del Ministerio de Economfa que presta sus servicios en Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad cumplir con lo serialado en este instructivo.

3.4 Es responsabilidad del personal del Ministerio de Economfa que presta sus servicios en Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad , dar aviso de cualquier cambia o dario del mobiliario y equ ipo que tenga bajo su custodia .

4. DOCUMENTOS Y DATOS RELACIONADOS:

Codigo Nombre del documento

o

dato

Acuerdo Numero 217-94 de fecha 11 de mayo de 1994, "Reglamento de lnventarios de los bienes Muebles de Ia Administraci6n Publica"

Circular Numero 008-2005 de fecha 15 de abril del 2005, del Ministerio de Finanzas Publicas

Decreta 89-2002 "Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Publicos"

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iセ@ セ@

Gobierno de Guatemala

Forma FIN-02

Forma FIN-01

lnstructivo General: ME-1-IGE-DC-CRI-10 Version 03 CONTROL Y RESGUARDO DE

INVENT ARIOS DE LA DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE LA

CAUDAD

Decreta 35-04 de fecha 5 de abril de 2004

Hoja: 4 de 28

Acuerdo Ministerial Numero 09-2009 "A" de fecha 29/01/2009.

Constancia de lngreso a Almacen y a lnventario

Decreta 57-92 "Ley de Contrataciones del Estado" y su Reglamento, contenido en el Acuerdo Gubernative No. 487-94.

Formulario de Detalle de lnventario por Cuenta

Formulario Resumen de lnventario Tarjeta de Responsabilidad

Libra de lnventarios

Formulario de Movimiento de Mobiliario y Equipo

5. DEFINICIONES:

5.1 lngreso de lnventario: Es el acto oficial de registrar y codificar todos aquellos bienes y equipos, que formaran parte de los activos del Ministerio de Economfa, asignados a Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad .

5.2 Bien fungible: bienes de menos de un aria de vida util.

5.3 Bien no fungible: bienes de mas de un aria de vida util, contemplados como Mobiliario y Equipo.

5.4 lnmuebles: bien que generalmente comprende terrenos.

5.5 Encargado de lnventarios: Persona responsable del control y registro de los bienes fungibles y no fungibles de las unidades que conforman Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad del Ministerio de Economfa.

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セ@

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iセ@

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Hoja: 5 de 28

6. PROCEDIMIENTO Y/0 INSTRUCCION:

6.1 lngreso de bienes fungibles

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPO

Recibe, del encargado de Ia unidad de almacen , Ia constancia

de lngreso al Almacen y a lnventario, factura original y el 10 minutos despacho del almacen de los bienes detallados en Ia factura .

Rea liza Ia verificaci6n fisica de los bienes adquiridos, 1 hora util izando Ia factura original.

lngresa a Ia base de datos interna Ia descripci6n de los 1 hora bienes adquiridos; para el efecto anota el numero y fecha de

factura , nombre del proveedor, valor del bien , las caracteristicas del articulo (color, marca, serie, modelo) , numero de Ia constancia de ingreso al almacen e inventarios, nombre de Ia persona responsable del bien y otras caracteristicas particulares detectadas durante Ia verificaci6n .

Obtiene de Ia base de datos interna el numero de inventario, 1 hora correspondiente, derivado de Ia naturaleza del bien adquirido

Encargado de Codifica el bien , con el numero de inventarios obtenido de Ia 1 hora lnventarios base de datos interna.

Obtiene de Ia base de datos interna, Ia tarjeta de 1 hora responsabilidad correspondiente.

Solicita al responsable del bien que firme Ia tarjeta de 30 minutos responsabilidad .

Arch iva Ia tarjeta de responsabilidad , firm ada por el 30 minutos responsable del bien adquirido

lngresa Ia descripci6n del articulo, el correlative de Ia 1 hora codificaci6n intern a del bien , al Libra de lnventarios,

autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas.

Se anota en Ia Constancia de Almacen , el numero de folio del 30 minutos libra de inventario donde se registr6 el bien .

Firma y sella Ia Constancia de lngreso al Almacen . 30 minutos

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CAUDAD

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Hoja: 6 de 28

Envfa documentos originales del expediente a las un idades compradoras para continuar con los tramites correspondientes.

Traslada copia de color celeste de Ia Constancia de lngreso, a Ia unidad de Almacen para control y archivo.

30 minutos

30 minutos

Archiva copia amarilla de Ia Constancia de lngreso al 30 minutos Almacen , adjuntando fotocopia del exped iente completo, en el

arch ivo correspondiente a Ia unidad de inventarios.

6.2 lngreso de bienes no fungibles

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPO

Recibe, del encargado de Ia un idad de almacen , Ia

constancia de lngreso al Almacen y a lnventario, factura 10 minutos original y el despacho del almacen de los bienes detallados

en Ia factura .

Realiza Ia verificaci6n ffsica de los bienes adquiridos, 1 hora utilizando Ia factura original.

lngresa a Ia base de datos SICOIN Ia descripci6n de los bienes adquiridos; para el efecto anota el numero y fecha de Ia factura , nombre del proveedor, valor del bien , las

Encargado de caracterfsticas del articulo (color, marca , serie, modelo) , 1 hora lnventarios numero de Ia constancia de ingreso al almacen e inventarios,

nombre de Ia persona responsable del bien y otras caracteri sticas particulares detectadas durante Ia verificaci6n .

Obtiene de Ia base de datos SICOIN el numero de inventario,

1 hora el cual es correlative para todas las instituciones del Estado.

Codifica el bien , con el numero de inventarios obtenido de Ia

1 hora base de datos SICOIN .

Obtiene de Ia base de datos SICOIN , Ia tarjeta de 30 minutos responsabilidad correspondiente .

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セ@

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CALl DAD

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Hoja: 7 de 28

Encargado de lnventarios

Solicita al responsable del bien que firme Ia tarjeta de responsabilidad .

Archiva Ia tarjeta de responsabilidad , firmada por el responsable del bien adquirido .

lngresa Ia descripci6n del articulo, el c6digo del SICOIN concepto del bien adquirido, al Libro de lnventarios, autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas.

Anota en Ia Constancia de Almacen , el numero de folio del libro de inventario donde se registr6 el bien .

Firma y sella Ia Constancia de lngreso al Almacen .

Envia documentos originales del expediente a las unidades compradoras para continuar con los tramites correspondientes.

Traslada copia de color celeste de Ia Constancia de lngreso al Almacen para control y archivo.

Archiva copia amarilla de Ia Constancia de lngreso , adjuntando fotocopia del expediente complete, en el archivo correspondiente a Ia unidad de inventarios.

30 minutos

30 minutos

30 minutos

30 minutos

30 minutos

30 minutos

30 minutos

30 minutos

6.3 INGRESO DE BIENES FUNGIBLES 0 NO FUNGIBLES POR EVENTO DE LICITACION

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPOS

Recibe Constancia de lngreso al Almacen y a lnventario, del 10 minutos encargado de Ia unidad de almacen .

Solicita y recibe de Ia unidad de compras fotocopia de Ia 1 dia factura original , fotocopia del Acuerdo Ministerial de

Encargado de autorizaci6n de Ia compra, contrato y acta de recepci6n . lnventarios

Realiza Ia verificaci6n fisica utilizando Ia factura del bien ,

5 dias acorde a Ia naturaleza del mismo.

lngresa a Ia base de datos SICOIN Ia descripci6n de los 5 dias bienes adquiridos, para el efecto anota el numero y fecha de

factura , nombre del proveedor, valor del bien , las

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CALl DAD

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Hoja: 8 de 28

Encargado de lnventarios

caracteristicas del articulo (color, marca, serie, modele) , numero de Ia constancia de ingreso al almacen e inventarios, nombre de Ia persona responsable del bien y otras caracteristicas particulares detectadas durante Ia verificaci6n.

Obtiene de Ia base de datos SICOIN el numero de inventario, el cual es correlative para todas las instituciones del Estado.

Codifica el bien , con el numero de inventarios obtenido de Ia base de datos SICOIN .

Obtiene de Ia base de datos SICOIN , Ia tarjeta de responsabilidad correspondiente.

Solicita al responsable del bien que firme Ia tarjeta de responsabilidad .

Archiva Ia tarjeta de responsabilidad , firmada por el responsable del bien adquirido.

lngresa Ia descripci6n del articulo , el c6digo del SICOIN concepto del bien adquirido, al Libra de lnventarios, autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas.

Se aneta en Ia Constancia de Almacen , el numero de folio del libra de inventario donde se registr6 el bien .

Firma y sella Ia Constancia de lngreso al Almacen.

Envfa documentos originales del expediente a las unidades compradoras para continuar con los tramites correspondientes.

Traslada copia de color celeste de Ia Constancia de lngreso al almacen al Almacen para control y archive.

Archiva copia amarilla de Ia Constancia de lngreso al Almacen , adjuntando fotocopia del expediente complete, en el archive correspondiente a Ia unidad de inventarios.

2 dias

5 dias

2 dias

1 dias

1 dia

2 dias

1 dia

30 minutes

1 horas

30 minutes

30 minutes

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iセ@ セ@

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Gobierno de Guotemolo

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6.4 . Movimientos de traslado de mobiliario y equipo

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPOS

Solicita por media de formulario de Movimiento de mobiliario y

equipo, a Ia unidad de lnventarios, el traslado de los bienes; 1 dia Responsable del

indicando a que persona se le asignarc'm . El formulario debera mobiliario y equipo

estar firmado por Ia persona responsable de lo descrito en el traslado y por Ia persona que recibe el bien .

Verifica las tarjetas de responsabilidad de las personas

involucradas en el movimiento. 1 hora

Verifica fisicamente el bien . 1 hora

Firma el documento del traslado. 30 minutos

Encargado de lnventarios

Actualiza las tarjetas de responsabilidad . 1 hora Solicita firm as en Ia tarjeta de responsabilidad por los

interesados 30 minutos

Archiva las tarjetas de responsabilidad firmadas . 10 minutos

6 .5 Salidas de Mobiliario y Equipo de las lnstalaciones del Centro Nacional de Metrologia.

RESPONSABLE

Funcionario

responsable del bien

PROCEDIMIENTO

Todos aquellos bienes que deban salir fisicamente del Edificio del Centro Nacional de Metrologia del Ministerio de Economia, deberan llenar los respectivos formularies de autorizaci6n de salida , con las siguientes firmas :

• Por el lnteresado,

• Autorizaci6n Jefe lnmediato,

• Verificaci6n inventarios,

• El responsable de seguridad .

En el caso de salida del mobiliario y equipo, en forma definitiva, ademas del formulario de autorizaci6n de salida, se debera adjuntar Ia nota de autorizaci6n firmada por el Director de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad, o de quien haga sus veces.

TIEMPOS 1 dia

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6.6 lnforme anual de Activos Fijos de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad del Ministerio de Economia.

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPOS

Encargado de En los primeros trece dias del mes de Enero, de acuerdo al lnventarios programa de cierre emitido por Ia Direcci6n de Contabilidad del Estado y en cumplimiento del Articulo 29 del Decreta 35- 04, se debe reportar el informe General de Activos Fijos del

Min isterio de Economia, asignados a Ia Direcci6n del 3 dias Sistema Nacional de Ia Calidad , al 31 de Diciembre de cada

ario , el cual es firmado y sellado por Ia persona responsable de inventarios, y para ello debe de llenarse el formulario FIN- 01 y FIN-02 los cuales se encuentran en el SICOIN .

Encargado de Anal iza el informe institucional , firma y sella .

1 dia lnventarios

Director Recibe y analiza ellnforme, lo firma y sella . 1 dia

Encargado de Traslada Ia informacion al Ministerio de Finanzas Publicas, a

lnventarios Ia Direcci6n de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado. 1 dia

MINFIN , Direcci6n de Recibe el informe para su conocimiento y efecto, acorde a sus Contabilidad del procedimientos.

Estado y Bienes del 1 dia

Estado

6.7 Bajas de bienes no fungibles por mal estado.

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPOS

Encargado de ldentifica los bienes no fungibles en mal estado. Suscribe

lnventarios acta donde se hace constar Ia situaci6n de los bienes y, 2 dias solicita a Secretaria General del Ministerio de Economia, el

tramite de aprobaci6n de Ia resoluci6n min isterial.

Secretaria General De acuerdo a Ia solicitud de inventarios de Ia Direcci6n del

del Ministerio de Sistema Nacional de Ia Calidad del Ministerio de Economia , 5 dias Economia elabora Ia resoluci6n y solicita firma del Despacho Superior

Despacho Superior Firma y sella del Ministro y Viceministro que refrenda Ia

3 dias resoluci6n correspondiente.

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iセ@ iiAii

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Secretaria General del Ministerio de Economia Encargado de lnventarios

Direccion de Bienes del Estado

Delegacion de Ia Contraloria General de Cuentas ubicada en el Ministerio de Finanzas Publicas Contraloria General de Cuentas y Direccion de Bienes del Estado( MINFIN) Encargado de lnventarios

Encargado de lnventarios Encargado de lnventarios Contabilidad del Estado

Encargado de lnventarios

Recibe Ia resolucion y notifica al encargado de inventarios de Ia Direccion del Sistema Nacional de Ia Calidad del Ministerio de Economia .

Suscribe el Acta en el libro correspondiente, autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas, Ia cual es firmada por el Director y el encargado de lnventarios realizando las anotaciones correspondientes, en donde indica que los bienes se encuentran en proceso de baja y traslada el expediente a Ia Direccion de Bienes del Estado.

Recibe , revisa el expediente y procede a emitir Ia resolucion y Ia traslada a Ia Delegacion de Ia Contraloria General de Cuentas, ubicada en el edificio del Ministerio de Finanzas Publicas.

Recibe Ia resolucion y nombra a un auditor gubernamental para que, juntamente con Ia Direccion de Bienes del Estado , realicen Ia revision de los bienes, asignados a Ia Direccion del Sistema Nacional de Ia Calidad del Ministerio de Economia, que se encuentran en mal estado.

Realizan Ia revision correspondiente y emiten Ia resolucion en donde indican que se proceda a incinerar, destruir los bienes o clasificarlos para venta de chatarra

AI recibir Ia notificacion se procede a Ia baja fisica de los bienes no fungibles y los opera en el Libro de lnventarios, autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas.

Solicita en el SICOIN - WEB en el modulo de inventarios, solicitud de baja de los bienes no fungibles .

Sol icita Ia aprobacion a Contabi lidad del Estado para baja de bienes no fungibles

Aprueba lo solicitado.

Procede a Ia baja para Ia finalizacion del proceso.

2 dias

2 dias

5 dias

5 dias

3 dias

1 dia

2 dias

3 dias

1 dia

1 dias

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6.8 Baja de bienes fungibles

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPOS

Verifica fisicamente los bienes fungibles en mal estado, por 1 dia uso u obsolescencia , que evidencie Ia culminaci6n de Ia vida

util del bien fungible .

Se suscribe acta donde se hace constar Ia baja de los bienes 1 dia Encargado de fungibles indicando el estado en que se encuentran.

lnventarios

Destrucci6n total de los bienes, dejando constancia en punta 1 dia de acta .

Actualiza las tarjetas de responsabilidad , solicitando las 2 dias firmas de los funcionarios que tenian asignados los bienes

dados de baja.

6.9 lngreso de donaciones, que se reciben en Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia calidad del Ministerio de Economia.

Para el caso de donaciones por organismos nacionales o internacionales o por proyectos especificos de cooperaci6n tecnica en cualquiera de sus unidades y actividades, se sigue el procedimiento siguiente:

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPOS

Encargado del El funcionario encargado del proyecto nacional o internacional 10 minutos proyecto de prestamo o donaci6n , debe trasladar a Ia unidad de

inventarios, copia o fotocopia del convenio suscrito.

Encargado de Analiza Ia clausula del Convenio en donde indica el destino 1 dias lnventarios de los bienes.

Direcci6n De acuerdo al Convenio, al terminarse dicho programa o 2 dias proyecto, los bienes disponibles de ben registrarse en el

inventario del Ministerio de Economia , asignados a Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad .

Direcci6n Conform a Ia comisi6n de recepci6n , integrada por el 1 dia encargado de lnventarios, funcionario asignado por Ia

Direcci6n y Coordinador del Proyecto , en cumplimiento del Acuerdo Ministerial Numero 09-2009 "A" de fecha 29/01/2009.

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セ@

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Comisi6n de recepci6n Encargado de inventarios

Encargado de lnventarios Min isterio de Finanzas Publicas

La Comisi6n procede a suscribir acta en donde se reciben los bienes.

Recibe el acta de recepci6n de los bienes

Anexa los documentos debidamente firmados al expediente.

Solicita resoluci6n de Ia Direcci6n de Bienes del Estado del MIN FIN

Recibe solicitud de resoluci6n , analiza y emite Ia resoluci6n .

Encargado de Recibe Ia Resoluci6n y procede a ingresar los bienes al Libra lnventarios de lnventarios, autorizado por Ia contralorfa General de

Cuentas y traslada a Ia Direcci6n .

Direcci6n Recibe Ia Resoluci6n y elabora nota de envfo del expediente completo, firma y sella , reproduce dos capias para archivo correspondiente y traslada a Ia Direcci6n de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas.

MINFIN/Direcci6n de Reciben el expediente y emiten Ia resoluci6n correspondiente Bienes del Estado en donde aprueban el ingreso de los bienes al lnventario del Min isterio de Economfa , que forman parte de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad ;

1 dfa

1 dfa

1 dfa

5 dfas

2 dfas

1 dfa

5 dfas

MINFIN/Direcci6n de Notifica a Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad del 1 dfa Bienes del Estado

Coordinador del Proyecto

Ministerio de Economfa y al Coordinador del proyecto.

• Anexa Ia resoluci6n al expediente para completar el traslado de bienes.

• Para el caso de los valores o precios a adjudicarseles a dichos bienes, cuando no hubiese factura de compra, debera organizarse una comisi6n valuadora, quienes defin iran el precio aproximado de los mismos acorde al mercado nacional o internacional.

2 dfas

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Hoja: 14 de 28

6.10 Caso de Perdidas de Bienes.

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPOS

Responsable del Debera presentar Ia denuncia ante el Ministerio Publico. 1 dfa bien Elabora nota a su jefe inmediato informando de Ia perdida del

bien , anexando Ia denuncia del Ministerio Publico.

Encargado lnventarios

Encargado de lnventarios Encargado de lnventarios

de Solicita apoyo al departamento de inventarios de Ia Subgerencia Financiera del Edificio Central para que sea conformada una comisi6n oficial en Ia que deben participar delegados de Auditorfa lnterna del Ministerio de Economfa, Asesorfa Jurfdica del Ministerio de Economfa, encargado de lnventarios de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad del Ministerio de Economfa.

Elabora proyecto de acta para firmas de los participantes en Ia comisi6n oficial.

Conforma el expediente con toda Ia documentaci6n necesaria y trasladada a Ia Secretarfa General.

Secretarfa General Recibe expediente y elabora providencia de envfo a Ia Contralorfa General de Cuentas para que emita el dictamen correspondiente.

Contra Ioria General Cuentas Contra Ioria General Cuentas

Recibe expediente para Ia emisi6n del dictamen y envfa a Ia de unidad de lnventarios de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de

Ia Calidad del Ministerio de Economfa .

Dictamina Ia baja del bien perdido y autoriza el ingreso al de inventario sobre Ia reposici6n del bien y si se optare por el pago , el dinero debera ser depositado en Ia cuenta de fondo comun , gobierno central , para lo cual debe acompariar fotocopia de Ia boleta de deposito.

En el caso que Ia Contralorfa General de Cuentas, dictamine Ia reposici6n del bien , este debera de ser de identicas caracterfsticas al anterior o de mejor calidad del original.

En el caso de reposici6n de bienes, el responsable debera presentar factura contable a nombre del responsable , quien debera endosarla a nombre del Ministerio de Economfa.

1 dfa

1 dfa

1 d fa

3 dfas

5 dfas

5 dfas

(15)

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Hoja: 15 de 28

Contraloria General Cuentas Encargado de lnventarios

Em ite el dictamen definitive segun lo pracedente y traslada a de Ia unidad de lnventarios de Ia Direccion del Sistema Nacional

de Ia Calidad del Min isterio de Economia

Recibe el expediente y de acuerdo al dictamen de Ia Contralorfa General de Cuentas, procede a notificar lo resuelto al responsable del bien y solicita el cumplimiento de dicha resolucion

1. Notifica a Ia Direccion de Bienes del Estado lo actuado por instrucciones de Ia Contralorfa General de Cuentas.

2. Registra Ia baja del bien perdido en el libra de inventarios, autorizado por Ia Contralorfa General de Cuentas

3. lngresa al Libra de lnventarios, autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas, Ia reposicion del bien .

6.11 Baja por Traslados o Donaciones

5 dfas

2 dfas

2 horas

2 horas

1 dfa

Este praceso puede contemplarse por dos fases diferentes: Por traslados o donaciones a otras dependencias o instituciones del estado, por ejemplo casas internos como Edificio Central del Ministerio de Economfa, Direccion de Atencion al Consumidor, Registros y Microempresa y/o externos como escuelas , municipalidades, entre otros.

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPOS

Parte lnteresada de Hace Ia solicitud de traslado y/o donacion al Vicedespacho 1 dia los bienes de Inversion y competencia .

Vicedespacho de Recibe solicitud , autoriza el traslado y/o donacion y envfa a 5 dfas Inversion y Ia unidad de inventarios de Ia Direccion del Sistema Nacional

Competencia . de Ia Calidad del Ministerio de Economfa .

Encargado de Con Ia solicitud de Ia parte interesada y autorizada por el 2 dias I nventarios Vice-Despacho, integra el listado de los bienes disponibles,

Forma el expediente y solicita a Secreta ria General Ia Resolucion Ministerial.

Secretarfa General Recibe el expediente y realiza los tramites de emision de Ia 5 dias Resolucion Ministerial sabre Ia baja por traslado y/o donacion

de los bienes fungibles y Ia traslada al unidad de inventarios de Ia Direccion del Sistema Nacional de Ia Calidad

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I Instructive General:

iセ@ セ@

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INVENT ARIOS DE LA DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE LA

CAUDAD

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Hoja: 16 de 28

Encargado de I nventarios Parte lnteresada

Encargado de lnventarios

Contabilidad del Estado

Encargado de lnventarios

Suscribe el Acta de Entrega de los bienes a Ia Dependencia interesada solicitante.

Firma el Acta de Entrega de los bienes , en las oficinas de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad del Ministerio de Economia .

Con el Acta firmada por Ia parte interesada solicita a Ia Direcci6n Bienes del Estado Ia Resoluci6n de Baja y se traslada a Contabilidad del Estado del MINFIN .

Ya aprobada Ia baja de los bienes fungible por traslado y/o donaci6n, se autoriza al area de lnventarios Ia baja en el sistema SICOIN WEB de lnventarios.

Precede a Ia baja del SICOIN de lnventarios el fungible solicitado .

2 dias

1 dia

1 dia

3 dias

1 dia

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lnstructivo General: ME-l- IGE-DC-CRI-10 Version 03

liiMii

Gobierno de Guatemala

iセ@

CONTROL Y RESGUARDO DE

INVENTARIOS DE LA DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE LA

CAUDAD

Hoja: 17 de 28

7. Flujograma

7.1 lngreso de Bienes Fungibles

lnicio

Encargado de lnventarios

Recibe, del encargado de Ia unidad de almacen , Ia constancia de lngreso al Almacen y a lnventario, factura original y el despacho del almacen de los

bienes detallados en Ia factura

Encargado de lnventarios Realiza Ia verificaci6n fisica de los bienes

adquiridos, utilizando Ia factura original

Encargado de lnventarios

lngresa a Ia base de datos interna Ia descripci6n de los bienes adquiridos; para el efecto anota el numero

y fecha de factura , nombre del proveedor, valor del bien , las caracteristicas del articulo (color, marca, serie, modelo), numero de Ia constancfa de ingreso

al almacen e inventarios, nombre de Ia persona responsable del bien y otras caracteristicas particulares detectadas durante Ia verificaci6n

Encargado de lnventarios

Obtiene de Ia base de datos interna el numero de inventario, correspondiente, derivado de Ia

naturaleza del bien adquirido

Encargado de lnventarios

Codifica el bien , con el numero de inventarios obtenido de Ia base de datos interna

Encargado de lnventarios

Obtiene de Ia base de datos interna , Ia tarjeta de responsabilidad correspondiente

Encargado de lnventarios Solicita al responsable del bien que firme Ia

tarjeta de responsabilidad

A

A

Encargado de lnventarios Archiva Ia tarjeta de responsabilidad ,

firmada por el responsable del bien adquirido

Encargado de lnventarios lngresa Ia descripci6n del articulo , el correlative de Ia codificaci6n interna del bien , al Libro de lnventarios , autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas

Encargado de lnventarios Se a nota en Ia Constancia de Almacen , el numero de folio dellibro de inventario donde

se registr6 el bien

Encargado de lnventarios Firma y sella Ia Constancia de lngreso al

Almacen

Encargado de lnventarios Envia documentos originales del expediente

a las unidades compradoras para continuar con los tramites correspondientes

Encargado de lnventarios Traslada copia de color celeste de Ia Constancia de lngreso, a Ia unidad de

Almacen para control y archivo

Encargado de lnventarios Archiva copia amarilla de Ia Constancia de lngreso al Almacen, adjuntando fotocopia del

expediente complete , en el archivo correspondiente a Ia unidad de inventarios

Fin

(18)

Instructive General: ME-l- IGE-DC-CRI-1 0 Version 03

セ@ Gobierno de Guatemala

iセ@

CONTROL Y RESGUARDO DE

INVENTARIOS DE LA DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE LA

CAUDAD

Hoja: 18 de 28

7.2 lngreso de Bienes no Fungibles

lnicio

Encargado de lnventarios

Recibe, del encargado de Ia unidad de almacen , Ia constancia de lngreso al Almacen y a lnventario, factura original y el despacho del almacen de los

bienes detallados en Ia factura

Encargado de lnventarios

Realiza Ia verificaci6n fisica de los bienes adquiridos , utilizando Ia factura original

Encargado de lnventarios

lngresa a Ia base de datos SICOIN Ia descripci6n de los bienes adquiridos ; para el efecto anota el numero y fecha de factura , nombre del proveedor, valor del bien , las caracteristicas del articulo (color, marca , serie,

modelo) , numero de Ia constancia de ingreso al almacen e inventarios, nombre de Ia persona

responsable del bien y otras caracteristicas particulares detectadas durante Ia verificaci6n

Encargado de lnventarios

Obtiene de Ia base de datos SICOIN el numero de inventario, correspondiente, derivado de Ia naturaleza

del bien adquirido

Encargado de lnventarios

Codifica el bien, con el numero de inventarios obtenido de Ia base de datos interna

Encargado de lnventarios Obtiene de Ia base de SICOIN , Ia tarjeta de

responsabilidad correspondiente

Encargado de lnventarios

Solicita al responsable del bien que firme Ia tarjeta de responsabilidad

A

A

Encargado de lnventarios

Archiva Ia tarjeta de responsabilidad , firmada por el responsable del bien adquirido

Encargado de lnventarios

lngresa Ia descripci6n del articulo, el c6digo del SICOIN concepto del bien adquirido, al Libro de

lnventarios, autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas

Encargado de lnventarios

Anota en Ia Constancia de Almacen , el numero de folio del libro de inventario donde se registr6

el bien

Encargado de lnventarios Firma y sella Ia Constancia de lngreso al

Almacen

Encargado de lnventarios Envia documentos originales del expediente

a las unidades cornpradoras para continuar con los tramites correspondientes

Encargado de lnventarios Traslada copia de color celeste de Ia Constancia de lngreso, a Ia unidad de

Almacen para control y archivo

Encargado de lnventarios Archiva copia amarilla de Ia Constancia de lngreso al Almacen, adjuntando fotocopia del

expediente completo, en el archivo correspondiente a Ia unidad de inventarios

Fin

(19)

Instructive General: ME-1-IGE-DC-CRI-10 Version 03

iiAii

Gobierno de Guatemala

iセ@

CONTROL Y RESGUARDO DE

INVENTARIOS DE LA DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE LA

CAUDAD

Hoja: 19 de 28

7.3 lngreso de bienes fungibles o no fungibles par evento de licitaci6n

lnicio

Encargado de lnventarios

Recibe Constancia de lngreso al Almacen y a lnventario, del encargado de Ia unidad de almacen

Encargado de lnventarios

Solicita y recibe de Ia unidad de compras fotocopia de Ia factura original, fotocopia del Acuerdo Ministerial de

autorizaci6n de Ia compra, contrato y acta de recepci6n

Encargado de lnventarios

Realiza Ia verificaci6n fisica de los bienes adquiridos , utilizando Ia factura original

Encargado de lnventarios

lngresa a Ia base de datos SICOIN Ia descripci6n de los bienes adquiridos; para el efecto anoia el ntimero y fecha de factura , nombre del proveedor, valor del bien .

las caracteristicas del articulo (color, marca , serie , modelo), ntimero de Ia constancia de ingreso al

almacen e inventarios, nombre de Ia persona responsable del bien y otras caracteristicas particulares

detectadas durante Ia verificaci6n

Encargado de lnventarios

Obtiene de Ia base de datos SICOIN el ntimero de inventario, el cual es correlative para todas las

instituciones del Estado

Encargado de lnventarios

Codifica el bien, con el ntimero de inventarios obtenido de Ia base de datos SICOIN

Encargado de lnventarios Obtiene de Ia base de SICOIN , Ia tarjeta de

responsabilidad correspondiente

Encargado de lnventarios

Solicita al responsable del bien que firme Ia tarjeta de responsabilidad

A

A

Encargado de lnventarios

Archiva Ia tarjeta de responsabilidad , firmada par el responsable del bien adquirido

Encargado de lnventarios

lngresa Ia descripci6n del articulo , el c6digo del SICOIN concepto del bien adquirido, al Libra de

lnventarios, autorizado par Ia Contraloria General de Cuentas

Encargado de lnventarios

Anoia en Ia Constancia de Almacen, el ntimero de folio del libra de inventario donde se registr6

el bien

Encargado de lnventarios Firma y sella Ia Constancia de lngreso al

Almacen

Encargado de lnventarios

Envia documentos originales del expediente a las unidades compradoras para continuar con

los tramites correspondientes

Encargado de lnventarios Traslada copia de color celeste de Ia Constancia de lngreso, a Ia unidad de Almacen

para control y archive

Encargado de lnventarios Archiva copia amarilla de Ia Constancia de lngreso al Almacen , adjuntando fotocopia del

expediente complete, en el archive correspondiente a Ia unidad de inventarios

Fin

(20)

ltJ Gobierno de Guatemala セ@

lnstructivo General:

CONTROL Y RESGUARDO DE INVENT ARIOS DE LA DIRECCION

DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD

7.4 Movimientos de traslado de mobiliario y equipo

lnicio

Responsable del Bien

Solicita por media de formulario de Movimiento de mobiliario y equipo, a Ia unidad de lnventarios, el traslado de los bienes; indicando a que persona

se le asignaran . El formulario debera estar firmado por Ia persona responsable de lo descrito en el traslado

y por Ia persona que recibe el bien

Responsable del Bien

Verifica las tarjetas de responsabilidad de las personas involucradas en el movimiento

Encargado de lnventarios Verifica fis icamente el bien

Encargado de lnventarios Firma el documento del traslado

Encargado de lnventarios Actual iza las tarjetas de responsabilidad

Encargado de lnventarios Solicita firmas en Ia tarjeta de responsabilidad por los interesados

Encargado de lnventarios Archiva las tarjetas de responsabilidad

firm ad as

1

Fin

ME-l- IGE-DC-CRI-10 Version 03

Hoja: 20 de 28

(21)

lnstructivo General: ME-1-IGE-DC-CRI-10 Version 03

iセ@ セ@

Gobierno de Guatemala

CONTROL Y RESGUARDO DE INVENT ARIOS DE LA DIRECCION

DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD

Hoja: 21 de 28

7.5 Bajas de bienes no fungibles por mal estado

lnicio

Encargado de lnventarios

ldentifica los Bienes y suscribe Acta detallando el estado de los Bienes

Encargado de lnventarios Solicita a Secretaria General resolucion ministerial para baja de Bienes en mal estado

Secretaria General

Elabora resolucion y traslada al Despacho Superior para firma correspondiente

Despacho Superior

Firma y sella Ia resolucion y traslada a Secretaria General

Secretaria General

Recibe resolucion firmada y sellada y notifica al encargado de lnventarios de Ia Direccion del

Sistema Nacional de Ia Calidad

Encargado de lnventarios

Suscribe Acta, firma y solicita firma del Directory traslada a Ia Direccion de Bienes del Estado

Direccion de Bines del Estado Revisa expediente, emile resolucion correspondiente y traslada a Ia Delegacion de La

Contraloria General de Cuentas del MINFIN

A

Delegacion Contraloria Recibe expediente y nombra auditor gubernamental para verificacion de los bines en

mal estado (Revision en conjunto con Ia Direccion de Bi nes del Estado)

Delegacion Contraloria y Bienes del Estado Realizan revision y emiten resolucion para

incinerar o destruocion de los bienes

Encargado de lnventarios

Envia los bienes a donde corresponda para su destruccion

Encargado de lnventarios Recibe notificacion de baja de los Bienes y

opera en el libra de lnventarios

Encargado de lnventarios

Solicita Ia baja y aprobacion de los Bines en el SICOIN-WEB a Ia Contabilidad del Estado

Contabilidad del Estado

Aprueba Ia baja de los Bienes solicitados de baja

Encargado de lnventarios Realiza Ia baja correspondiente

Fin

(22)

lnstructivo General: ME-1-IGE-DC-CRI-10 Version 03

セ@

Gobierno de Guatemala

iセ@

CONTROL Y RESGUARDO DE

INVENT ARIOS DE LA DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE LA

CAUDAD

Hoja: 22 de 28

7.6 Caso de perdidas de bienes no fungibles

Responsable del Bien

Presentar denuncia ante el Ministerio Publico

Responsable del Bien

Presenta por medio escrito al jefe inmediato Ia perdida del bien , anexando denuncia del MP

Encargado de lnventarios Solicita apoyo a las unidades correspondientes, para Ia formaci6n de Ia

comisi6n respectiva

Encargado de lnventarios Elabora proyecto de Acta, Conforma expediente con Ia documentaci6n necesaria y

traslada a Secretaria General

Secretaria General

Recibe expediente y elabora providencia de envio y traslada a Ia Contraloria General de

Cuentas

Contraloria General de Cuentas Emile dictamen con lo procedente a Ia resoluci6n (reposici6n y/o pago del Bien) y traslada y notifica a Ia Direcci6n del Sistema

Nacional de Ia Calidad

A

p A G 0 E N E F E

c

Tl

v

0

..

A

Encargado de lnventarios Registra Ia baja

del bien en el libro de lnventarios correspondiente

/

s

I

Encargado de lnventarios lngresa allibro de lnventarios correspondiente Ia reposici6n del bien

Encargado de lnventarios Notifica a Ia Direcci6n de Bienes del Estado lo actuado por instrucciones de Ia

Contraloria General de Cuentas

..

Fin

(23)

iセ@ セ@

Gobierno de Guatemala

8 Formu laries

lnstructivo General:

CONTROL Y RESGUARDO DE INVENT ARIOS DE LA DIRECCION

DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD

8.1 . Tarjeta de responsabilidad de bienes fungibles

Direcci6n del Sistema

セ@

acional de Ia Calidad Ministerio de Economia

IJNIOAO DF. JNVF.NTARIOS

TARJETA DE RES PONSA BILIDAD

DE BIENES FUNGIBLES

ME-1-IGE-DC-CRI-10 Version 03 Hoja: 23 de 28

nセ@ 8

00001

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(24)

iセ@ セ@

Gobierno de Guatemala

Instructive General:

CONTROL Y RESGUARDO DE INVENT ARIOS DE LA DIRECCION

DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD

ME-1-IGE-DC-CRI-10 Version 03

Hoja: 24 de 28

8.2. Tarjeta de responsabilidad de bienes de actives fijos

Direccion del Sistema Nacional de Ia Calidad )1 inisterio de Economia

UN lOA D OF: I NVENTA RI OS TA R.JETA DE RESPONSABILI DAD

DE BI ENES DE ACT I VOS FIJOS

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(25)

セ@

Gobierno de Guatemala 8.3. Libra de aetas

lnstructivo General:

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DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD

ME-1-IGE-DC-CRI-10 Version 03

Hoja: 25 de 28

Direccion del Sistema Nacional de Ia Calidad Ministerio de Economia

G UATEMALA , C. A.

UN ID AD DE INVENTARIOS

I .IBRO DE ACTA S nセ@ 00001

(26)

iセ@ セ@

Gobierno de Guatemala

Instructive General:

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DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD

ME-l- IGE-DC-CRI-10 Version 03

Hoja: 26 de 28

8.4. Libra de inventarios de bienes fung ibles

Bセセ」@ セ@

Dire ccion del Siste ma Nacional de Ia Calidad Ministcrio de Economia

G ATEMALA. C. A.

UN lOA D D E INV EN T A RIO S LIBRO D E I NV E N TARIOS

D E BI ENES F UNG IBL ES

nセ@

00001

セエNtcrャaooセlaccヲャャGwNセgeGierBBMoe c iNeヲゥャNNsNUZセrᆪsゥャNセ エN oGゥャヲ セ@ ooGoooHャセ@ セャZエANNNNキセGoo@ O£M."iT.\Gj.L · nエhojasmaaeャエNbrodeiiGゥGekャarioエdヲbiehuaingiFles jeセ@ .._, PPQ NQNQNQQセ@ OOOS. .. SEP<£

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(27)

iセ@ セ@

Gobierno de Guatemala

lnstructivo General:

CONTROL Y RESGUARDO DE INVENTARIOS DE LA DIRECCION

DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD

ME-l- IGE-DC-CRI-10 Version 03 Hoja: 27 de 28

8.5 . Libra de inventarios de bienes de activos fijos

Dire ccion del Si s t e ma N acional de Ia C alidad M ini s t e rio de Economia

UN ID A D D E I NVENT A RIO S L IRRO O E I NVENTA RIOS D E BI ENES D E A C T I V O S F I .JOS

N!! 00001

BGt crzNiL{IHャゥ^oal|サNdi iセ\F GᆪG\MNNN⦅jャZ セャ」ャTsshaihfエゥZsoiN|NicNッZZエゥMNNN@ NNッN」イNッZャセ@ ZxNoNZocNMGIᄋMGxセGエ」ョエHI@ '.6-UXOt"(4':l.ltf,I/IJMI· totltOJASI'o\fUELUIROOEIJtVEflfTAIIIICSiDEM.NUAC.TIVOS DQ GBBセaNMャゥ・@ lllll;.i'11 Sf9.2i

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(28)

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Gobierno de Guatemala

lnstructivo General:

CONTROL Y RESGUARDO DE INVENTARIOS DE LA DIRECCION

DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD

8.6 Constancia de ingreso de almacen y a inventario

DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE CAUDAD MINISTERIO DE ECONOMIA

ME-l- IGE-DC-CRI-10 Version 03

Hoja: 28 de 28

CONSTANC I A DE I NG RESO A ALMACEN Y A I NVENT A RlO

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Referencias

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