UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TRABAJO DE TITULACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE
INGENIERÍA COMERCIAL
TEMA:
CASO PRÁCTICO: PROPUESTA DE MEJORA DE LOS PROCESOS DE LA BODEGA GENERAL DE LA EMPRESA “ALMACENES LA GANGA S.A.”.
AUTORAS:
CASHUG CRUZ MARÍA ELENA MAZA ARMIJOS JULY PAULETTE
TUTORA:
ING. VIZUETA LEÓN SONIA, MGS
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
UNIDAD DE TITULACIÓN
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN TÍTULO Y SUBTÍTULO:
CASO PRÁCTICO: PROPUESTA DE MEJORA DE LOS PROCESOS DE LA BODEGA GENERAL DE LA EMPRESA “ALMACENES LA GANGA S.A.”.
AUTOR(ES) (apellidos/nombres): CASHUG CRUZ MARÍA ELENA MAZA ARMIJOS JULY PAULETTTE REVISOR(ES)/TUTOR(ES)
(apellidos/nombres): ING. VIZUETA LEÓN SONIA, MGS
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
UNIDAD/FACULTAD: FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA/ESPECIALIDAD: ESCUELA DE INGENIERÍA COMERCIAL
GRADO OBTENIDO: TERCERO
FECHA DE PUBLICACIÓN: 2019 No. DE PÁGINAS: 116
ÁREAS TEMÁTICAS: Administración, Organización y métodos PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS: Inventarios, procesos, eficiencia. RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras):
Las empresas generalmente tienden a mejorar sus procesos para incrementar su eficiencia y crear una ventaja en el mercado. La bodega de “Almacenes la Ganga” del norte de la ciudad de Guayaquil, presenta una oportunidad de mejora en los procesos de inventario, debido a la problemática encontrada que demuestra incremento productos defectuosos y perdidos en una manipulación de los inventarios incorrecta de los procesos de bodega en los últimos años. La investigación tiene el objetivo el diseño de un manual de procesos de inventario, para mejorar la manipulación de los productos del área de bodega de la empresa la Ganga S.A. por medio de una metodología descriptiva y explicativa y con enfoque mixto, se recopila la información por medio de la revisión bibliográfica, encuestas y entrevistas para obtener resultados que determinen las estrategias más favorables para la empresa. Siendo el diseño de un manual de procesos la estrategia correctiva más factible para la empresa, se presenta un prototipo de manual acorde a las necesidades de la empresa para disminuir las falencias e incrementar la eficiencia en los resultados operativos relacionados a la manipulación de los inventarios de Almacenes la Ganga S.A.
ADJUNTO PDF: SI NO CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN:
Nombre: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL Teléfono: 04-229-3552
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CERTIFICACIÓN DEL TUTOR DE TESIS
Habiendo sido nombrado ING. VIZUETA LEÓN SONIA, MGS con C.I. 0960398543, tutor del trabajo de titulación certifico que el presente trabajo de titulación “CASO PRÁCTICO: PROPUESTA DE MEJORA DE LOS PROCESOS DE LA BODEGA GENERAL DE LA EMPRESA “ALMACENES LA GANGA S.A.”, ha sido elaborado por CASHUG CRUZ MARÍA ELENA con C.I.: 0953814043 y MAZA ARMIJOS JULY PAULETTTE con C.I.: 0706635364 con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de INGENIERIO COMERCIAL.
____________________________________________ ING. VIZUETA LEÓN SONIA, MGS
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UNIDAD DE TITULACIÓN
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO
COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS
Nosotras, CASHUG CRUZ MARÍA ELENA con C.I.: 0953814043 y MAZA ARMIJOS JULY PAULETTTE con C.I.: 0706635364, certificamos que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “CASO PRÁCTICO: PROPUESTA DE MEJORA DE LOS PROCESOS DE LA BODEGA GENERAL DE LA EMPRESA “ALMACENES LA GANGA S.A.” son de nuestra absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL ART. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizamos el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente
_______________________________________________ CASHUG CRUZ MARÍA ELENA con C.I.: 0953814043
________________________________________________ MAZA ARMIJOS JULY PAULETTTE con C.I.: 0706635364
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CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Se informa que el trabajo de titulación: “CASO PRÁCTICO: PROPUESTA DE MEJORA DE LOS PROCESOS DE LA BODEGA GENERAL DE LA EMPRESA “ALMACENES LA GANGA S.A.”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio (URKUND) quedando el 1% de coincidencia.
______________________________________ ING. VIZUETA LEÓN SONIA, MGS
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Guayaquil, 22 de Febrero del 2019 MGS (E) JORGE CHABUSA VARGAS
DIRECTOR DE CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL Ciudad.-
De mis consideraciones:
Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación “CASO PRÁCTICO: PROPUESTA DE MEJORA DE LOS PROCESOS DE LA BODEGA GENERAL DE LA EMPRESA “ALMACENES LA GANGA S.A.”, de las estudiantes CASHUG CRUZ MARÍA ELENA con C.I.: 0953814043 y MAZA ARMIJOS JULY PAULETTTE con C.I.: 0706635364 indicando han cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo de titulación con la respectiva calificación. Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines pertinentes, que las estudiantes están aptas para continuar con el proceso de revisión final.
Atentamente,
__________________________________ ING. VIZUETA LEÓN SONIA, MGS
TABLA DE CONTENIDO
ÍNDICE DE TABLAS ... X ÍNDICE DE FIGURAS ... XI ÍNDICE DE APÉNDICES ... XII RESUMEN EJECUTIVO ... XIII EXECUTIVE ABSTRATC ... XIV
INTRODUCCION ... 1
Planteamiento del problema ... 3
Formulación del problema... 3
Sistematización del problema ... 3
Justificación ... 4
Justificación Práctica ... 4
Objeto y campo de estudio... 4
Objeto de estudio ... 4
Campo de estudio ... 5
Objetivos ... 5
Objetivo general ... 5
Objetivos específicos ... 6
Hipótesis ... 6
Variable dependiente ... 6
Variable independiente ... 6
Operacionalización de las variables ... 6
CAPÍTULO I ... 8
1. Marco teórico ... 8
1.1. Teorías generales ... 9
1.2. Teorías sustantivas ... 12
1.2.1. Procesos de almacenes La Ganga ... 12
1.2.2. Procesos de inventarios de almacenes La Ganga ... 13
1.2. Marco referencial ... 16
1.3. Marco legal ... 17
1.4. Marco conceptual ... 19
CAPÍTULO II ... 22
2. Marco metodológico ... 22
2.1. Tipo de investigación ... 22
2.2. Enfoque de la investigación ... 22
2.3. Fuentes de información... 23
2.4. Técnicas de recolección de información ... 23
2.6. Población y muestra ... 23
CAPÍTULO III ... 25
3. Resultados de la investigación ... 25
3.1. Resultados de las encuestas ... 25
3.1.1. Análisis general de las encuestas ... 38
3.2. Resultados de las entrevistas ... 39
3.2.1. Análisis general de la entrevista ... 40
3.3. Resumen de los instrumentos utilizados en la investigación ... 42
CAPÍTULO IV ... 43
4. Propuesta ... 43
4.1. Análisis situacional de la empresa ... 44
4.1.1. Estructura organizacional ... 44
4.1.1. Análisis FODA ... 46
4.1.2. Analisis de las estrategias FODA ... 48
4.2.1. Innovación de logotipo ... 49
4.2.2. Plan acumulativo de viajes ... 51
4.2.3. Manual de procesos para el área de bodega ... 52
4.2.4. Mapa de procesos ... 57
4.2.5. Diagrama de flujo de los procesos ... 91
4.3. Aplicación de mejora de la propuesta ... 99
Conclusiones y recomendaciones ... 105
BIBLIOGRAFÍA ... 107
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Operacionalización de las Variables de la Hipótesis ... 7
Tabla 2 Rotación del personal de la bodega de Almacenes “La Ganga” ... 25
Tabla 3 Frecuencia de capacitación del personal de la bodega “La Ganga” ... 26
Tabla 4 Socialización de manuales de la bodega “La Ganga” ... 27
Tabla 5 Rotación de línea blanca de Almacenes “La Ganga” ... 28
Tabla 6 Rotación de línea café de Almacenes “La Ganga” ... 29
Tabla 7 Rotación de línea tecnológica de Almacenes “La Ganga” ... 30
Tabla 8 Procesos de mercadería de Almacenes “La Ganga” ... 31
Tabla 9 Supervisión de los procesos de mercadería de Almacenes “La Ganga” .... 32
Tabla 10 Actividades de mayor tiempo en bodega de Almacenes “La Ganga” ... 33
Tabla 11 Mayor inconveniente en bodega de Almacenes “La Ganga” ... 34
Tabla 12 Frecuencia de inconvenientes en bodega de Almacenes “La Ganga” ... 35
Tabla 13 Mejorar los procesos actuales de bodega de Almacenes “La Ganga” ... 36
Tabla 14 Beneficio en la bodega de Almacenes “La Ganga” ... 37
Tabla 15 Matriz FODA de Almacenes “La Ganga” ... 46
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Modo de ejecución del proceso ... 9
Figura 2 Herramienta de diagrama de flujo ... 10
Figura 3 Procesos de entrada y salida de mercadería a bodega ... 14
Figura 4 Rotación del personal de la bodega de Almacenes “La Ganga” ... 25
Figura 5 Frecuencia de capacitación del personal de la bodega “La Ganga” ... 26
Figura 6 Socialización de manuales de la bodega “La Ganga” ... 27
Figura 7 Rotación de línea blanca de Almacenes “La Ganga” ... 28
Figura 8 Rotación de línea café de Almacenes “La Ganga” ... 29
Figura 9 Rotación de línea tecnológica de Almacenes “La Ganga” ... 30
Figura 10 Proceso de mercadería de Almacenes “La Ganga” ... 31
Figura 11 Supervisión de los procesos de mercadería de Almacenes “La Ganga” .. 32
Figura 12 Actividades de mayor tiempo en bodega de Almacenes “La Ganga” ... 33
Figura 13 Mayor inconveniente en bodega de Almacenes “La Ganga” ... 34
Figura 14 Frecuencia de inconvenientes en bodega de Almacenes “La Ganga” ... 35
Figura 15 Mejorar los procesos actuales de bodega de Almacenes “La Ganga” ... 36
Figura 16 Beneficio en la bodega de Almacenes “La Ganga” ... 37
Figura 17 Organigrama de Almacenes “La Ganga” ... 45
Figura 18 Logotipo actual de Almacenes “La Ganga” ... 50
ÍNDICE DE APÉNDICES
Apéndice A Carta de aceptación de la empresa ... 110
Apéndice B Modelo de entrevista ... 111
Apéndice C Modelo de encuesta ... 112
Apéndice D Simbología de diagrama de flujo ... 115
RESUMEN EJECUTIVO
Las empresas generalmente tienden a mejorar sus procesos para incrementar su eficiencia y crear una ventaja en el mercado. La bodega de “Almacenes la Ganga” del norte de la ciudad de Guayaquil, presenta una oportunidad de mejora en los procesos de inventario, debido a la problemática encontrada que demuestra incremento productos defectuosos y perdidos en una manipulación de los inventarios incorrecta de los procesos de bodega en los últimos años. La investigación tiene el objetivo el diseño de un manual de procesos de inventario, para mejorar la manipulación de los productos del área de bodega de la empresa la Ganga S.A. por medio de una metodología descriptiva y explicativa y con enfoque mixto, se recopila la información por medio de la revisión bibliográfica, encuestas y entrevistas para obtener resultados que determinen las estrategias más favorables para la empresa. Siendo el diseño de un manual de procesos la
estrategia correctiva más factible para la empresa, se presenta un prototipo de manual acorde a las necesidades de la empresa para disminuir las falencias e
incrementar la eficiencia en los resultados operativos relacionados a la manipulación de los inventarios de Almacenes la Ganga S.A.
EXECUTIVE ABSTRATC
Companies generally tend to improve their processes to increase their efficiency and create an advantage in the market. The warehouse of "Almacenes la Ganga" in the north of the city of Guayaquil, presents an opportunity for improvement in the inventory processes, due to the problems encountered that show an increase in defective and lost products in an incorrect inventory manipulation of the processes of cellar in recent years. The objective of the research is to design an inventory process manual to improve the handling of products in the warehouse area of Ganga S.A. Through a descriptive and explanatory methodology and with a mixed
approach, information is collected through bibliographic review, surveys and interviews to obtain results that determine the most favorable strategies for the company. Being the design of a process manual the most feasible corrective
strategy for the company, a manual prototype is presented according to the needs of the company to reduce the shortcomings and increase the efficiency in the operative results related to the manipulation of the inventories of Almacenes la Ganga SA
INTRODUCCION
La gestión de inventarios es una herramienta sistemática que utilizan las empresas para obtener un mejor rendimiento y efectividad en los movimientos y registros del inventario existente en la bodega de la empresa.
Es fundamental en la administración de las empresas, permitiendo organizar, controlar y dirigir correctamente las actividades con respecto a la disponibilidad, conteo, ubicación, cronología y almacenamiento de las existencias.
Como menciona Guerrero (2010) en su libro “Inventarios, manejo y control”, la gestión de inventarios debe ser acompañado por una serie de políticas y
procedimientos que permitan el correcto monitoreo de las existencias.
El incorrecto manejo de la bodega de una empresa al momento de adquirir mercadería en cantidad y tiempo no establecido, puede generar un aumento de costos y disminución de efectividad y beneficios para le empresa. Esto provoca un mayor esfuerzo de los trabajadores por una ganancia de menor percepción.
El presente proyecto se enfoca en mejorar los procesos de bodega de la empresa “Almacenes La Ganga”, cuya actividad es la comercialización de productos electrodomésticos de diferentes marcas en el país. La empresa cuenta con más de 130 locales a nivel nacional, sin embargo, el presente estudio se centra en la bodega de almacenamiento de la ciudad de Guayaquil, ubicada en el parque industrial California, en el norte de la ciudad.
Aunque la empresa maneje una operatividad aceptable, la propuesta del proyecto es brindar una oportunidad de mejora en los procesos de la bodega, para ello se establecen objetivos que permitan guiar el planteamiento, enfoque y
Mejorar el control interno, las funciones del personal, y la manipulación de los productos, en consecuencia obtendrían un efecto de mayor rendimiento y ahorro de tiempo y costos en los procesos involucrados, para lo cual se presta el conocimiento teórico y práctico obtenido en el proceso de formación profesional de las autoras.
La investigación está relacionada con los objetivos propuestos y se divide en 2dos partes esenciales:
La primera parte está compuesta por el planteamiento del problema, la justificación del mismo y el desarrollo de los objetivos del proyecto.
La segunda parte conlleva el desarrollo de la investigación y está dividido en cuatro capítulos para un mejor enfoque y conocimiento:
El primer capítulo, establece las teorías generales y sustantivas que sostienen la investigación mediante autores y trabajos realizados.
El segundo capítulo, plantea la metodología de la investigación utilizada para dar pauta a los resultados del estudio.
Planteamiento del problema
El estudio se centra en una de las bodegas de la empresa Almacenes La Ganga S.A, ubicada detrás del Parque California, al norte de la ciudad de Guayaquil. El problema se encuentra en la falta de orientación para que los empleados desarrollen una correcta manipulación de los productos dentro del almacén de la empresa.
Las causas del problema se derivan de la inexistencia de un manual de procesos de inventarios que permita el brindar la orientación y el conocimiento de la correcta manipulación de las existencias, así como las doctrinas que debe mantener el empleado dentro del área de trabajo.
Las consecuencias del problema son la ineficiencia productiva del área de estudio; el almacén de la empresa registra inventarios dañados, perdidos o incompletos (en el caso de ser un producto de varias piezas). A su vez, presenta costos elevados por el mantenimiento de los inventarios y tiempos extensos en los procesos de manipulación o búsqueda de los mismos.
Formulación del problema
¿Por medio de una mejora de procesos en la bodega de Almacenes la Ganga se podrán disminuir los costos y tiempos de las actividades en el área de bodega?
Sistematización del problema
¿Cuáles son las bases teóricas que fortalecerán la investigación?
¿Qué metodología es la indicada para desarrollar la investigación y medir sus resultados?
Justificación
El principal motivo del proyecto es brindar a la empresa “Almacenes la Ganga S.A.”, la oportunidad de disminuir la pérdida de sus productos debido a la incorrecta manipulación de los mismos; así mismo disminuir el tiempo de sus procesos y la posible pérdida monetaria.
Justificación Práctica
Según Bernal (2010, pág. 106) se considera justificación práctica en una investigación cuando se propone la resolución de un problema, o contribuir con el desarrollo de la solución mediante una o varias estrategias que se pueden aplicar. Dentro del campo de las ciencias económicas y administrativas, las investigaciones presentan una descripción y análisis práctico por medio de estrategias que ayudan o contribuyen a la solución de un problema real.
La investigación es de carácter práctico, porque se va a llevar a cabo una mejora de procesos para la correcta manipulación de los inventarios en área de bodega de la empresa Almacenes la Ganga. Esto ayudara a los procesos a orientar a los empleados para desempeñar la correcta manipulación de los inventarios disminuyendo los índices de productos perdidos, averiados o incompletos. La aplicación de esta idea trae consigo el beneficio para la empresa, debido a que reduce los costos producidos por el mantenimiento de los inventarios y optimiza la actividad operativa reduciendo tiempo de procesos.
Objeto y campo de estudio
Objeto de estudio
El fenómeno de estudio son los procesos de la gestión de inventarios dentro del departamento de bodega de la empresa Almacenes la Ganga, investigando como influye en el desempeño colectivo de la organización los procesos originados en bodega. Identificar las situaciones a mejorar y brindar el conocimiento necesario para ejecutar dichas mejoras.
El espacio de estudio se encuentra en la bodega de la empresa, ubicada detrás del parque industrial California de la ciudad de Guayaquil.
El periodo de estudio se encuentra alrededor del tiempo de elaboración del proyecto presente, es decir, de noviembre a febrero.
Campo de estudio
Habiendo determinado el objeto de estudio se presenta la evaluación del entorno a investigar a continuación. Según Bernal (2010), el campo de estudio es el área de conocimiento sobre el cual se desarrolla el fenómeno de investigación.
El campo de estudio de la investigación se centra en el conocimiento administrativo de los inventarios. El desarrollo de la investigación indaga el marco institucional de la empresa en la búsqueda y comprensión del funcionamiento de la organización; se explora el entorno laboral del área de bodega para conocer los índices de rotación, el conocimiento actual de los colaboradores y la comunicación; por último, se analizan los procesos de manipulación de los inventarios para
determinar los tiempos, costos y falencias que conllevan.
Objetivos
Objetivo general
Objetivos específicos
Definir las teorías generales y sustantivas que intervienen en la investigación que permita sustentar y desarrollar la misma.
Identificar la metodología indicada para obtener resultados que permitan conocer las estrategias más factibles a aplicar.
Diseñar un modelo de manual de procesos para el adecuado manejo de los inventarios en el departamento de bodega de la empresa Almacenes “La Ganga”.
Hipótesis
La propuesta de una mejora de procesos de inventarios contribuirá a la disminución de costos y tiempo de actividades dentro del área de bodega.
Variable dependiente
Disminución de costos y tiempo dentro del área de bodega.
Variable independiente
Mejora de procesos de inventarios
Operacionalización de las variables
Tabla 1Operacionalización de las Variables de la Hipótesis
HIPÓTESIS GENERAL VARIABLES DIMENSIONES O CATEGORÍAS INDICADORES MEDIO DE VERIFICACIÓN
La propuesta de una mejora de procesos de inventarios contribuirá a la disminución de costos y tiempo de actividades dentro del área de bodega.
Variable Independiente
Mejora de procesos de inventarios
Es identificado como el cambio efectivo de los procesos encargados de verificación y comparación de las existencias reales y registro de valores en un año comercial.
- Nivel del coste de inventarios.
- La eficiencia del personal de bodega.
Disminución de costos y tiempo dentro del área de bodega
Considera la reacción positiva a la mejora de los procesos en cuanto ahorro de dinero en inventario y al tiempo de respuesta del personal encargado de la bodega.
Manejo de inventario
Productividad
- Rotación de los inventarios. - Manejo de los
inventarios
CAPÍTULO I
1. Marco teórico
Mejora de procesos
Sánchez (2016) se refiere a la mejora de procesos como una de las bases esenciales llevadas a cabo en las organizaciones para la obtención de efectividad en las técnicas, métodos y conocimientos manejados basado según los principios de la Calidad Total.
Harrington (2015), por su parte, menciona que mejorar un proceso dentro de las empresas es aquello que acarrea un cambio parcial o total del mismo con el objetivo de hacerlo más adaptable y eficiente para la consecución de los objetivos organizacionales.
Figuerola (2016) explica que la mejora de procesos se vuelve una estrategia notable para toda empresa en cuanto ésta se ve obligada a participar en un clima de alta competencia, pues es esto lo que le permitirá generar un mayor grado de
diferenciación y por lo tanto refuerza al cumplimiento de objetivos tales como la generación de aumento de participación en el mercado y una superior rentabilidad en el tiempo.
Tomando en consideración a los autores mencionados con anterioridad, quienes acuerdan que la mejora de procesos es una estrategia de gestión
empresarial que tiene como finalidad aumentar la efectividad de los procesos para que estos promuevan la consecución de los objetivos de la organización, se
1.1. Teorías generales
1.1.1. Procesos organizacionales
Se denomina proceso organizacional a toda secuencia repetitiva de toma de decisiones o actividades que pueden ser ejecutadas en un área o departamento de la empresa para la consecución de un fin. Estos procesos cuentan con tres partes esenciales, quienes son las responsables de que toda entrada se convierta en una salida: el interviniente (una o un conjunto de personas), el recurso por medio del cual se ejecutarán las actividades y el destinatario que se identifica como el lugar concreto de ejecución del proceso, (Sánchez, 2016).
Esta suma de entradas, intervinientes, recursos y destinatarios engloba aspectos de importancia que fomentan el logro del resultado deseado o también llamado salida, agregando a su vez, una clara diferenciación empresarial durante el proceso: el valor añadido, lo que genera el punto de partida hacia el incremento de competitividad, productividad, rentabilidad y efectividad para la organización.
Figura 1 Modo de ejecución del proceso
Nota: tomado de Figuerola (2016), Mejora de procesos.
ENTRADAS
PROCESO
SALIDAS
Todos los procesos se encargan de estudiar la manera en que el servicio ha sido diseñado, en el cómo es gestionado y cómo pueden ser mejoradas las
acciones del mismo, apoyándose en las normas y políticas de la empresa y logrando satisfacer completamente las necesidades de operacionalización, de los clientes internos y externos, así como de cualquier otro grupo de interés añadido por los administradores, (Paredes, 2014).
El personal de la empresa al estar implicado directamente en la ejecución de los procesos debe tener la total certeza de que aquello que se está llevando a cabo es la manera correcta de realizar el trabajo, para ello, deben comprometerse en identificar la validez de las entradas, siendo estas: documentación, la necesidad de consultar sobre información, la puesta en marcha de una maquinaría, etc.
Aportando con lo antes mencionado, los procesos, siendo herramientas de ejecución de las actividades operacionales de toda empresa, tienen la obligación de ser fácilmente descifrables para el usuario, puesto que si una actividad no es
ejecutada como en el proceso es indicado, se corre el riesgo de estropear otros procesos y disminuir la productividad, es así, que estos procesos pueden ser esquematizados mediante diagramas de flujo facilitando su interacción y manejo.
Figura 2 Herramienta de diagrama de flujo
Nota: tomado de Sánchez (2016), Gestión y mejora de procesos.
La manera correcta para describir un proceso y que pueda ser plasmado en un diagrama de flujo, de acuerdo a Sánchez (2016), es referirse a todos aquellos aspectos que lo componen minuciosamente, de manera que el resultado final sea el más efectivo posible. Aun así, los procesos pueden sufrir falencias una vez que se ha ejecutado cambios de importancia en las actividades de la empresa, como pueden ser nuevas adquisidores de maquinaria, cambio de administración, el aumento de niveles de producción, etc.
Es en estos momentos críticos en los que toda empresa se ve en la
necesidad de aplicar el ciclo de mejora PDCA (Plan, Do, Check, Act, por sus siglas en inglés) que contribuya con la adaptación de los procesos a los cambios:
Plan: Planificar qué es lo que se va a mejorar a exactitud y la forma en
que se piensa hacerlo.
Do: Ejecutar lo que se ha planificado.
Check: Comprobar que el nuevo proceso cumple con las expectativas
de efectividad en las actividades.
Act: Actualizar la documentación, datos, archivos de los procesos con la mejora efectuada.
Tal como mencionan Jeston & Nelis (2013) existen dos tipos de mejora de procesos. Estas pueden ser:
Las mejoras estructurales, las cuales son desarrolladas en la
Las mejoras dentro del funcionamiento, que son aquellas que buscan optimizar la manera en que un proceso es ejecutado intentando que se vuelva más efectivo, como, por ejemplo, el aumento de un porcentaje de producción, la disminución de un porcentaje de desechos
industriales, etc., la cual es establecida por medio de sistemas de datos, sugerencias o experimentos.
Para que estas mejoras sean compatibles con la organización, es necesario la implementación de una gestión por procesos, donde el talento humano que conforma la organización deberá comprometerse e invertir tiempo en lograr mejoras en áreas como:
Liderazgo en la administración, Considerando que es importante que los jefes sean cómplices en el logro de mejores resultados.
Participación del personal en la creación de equipos de trabajo con toda la capacidad de gestionar y mejorar los procesos.
Formación continua del personal.
1.2. Teorías sustantivas
1.2.1. Procesos de almacenes La Ganga
Almacenes La Ganga entres sus procesos organizacionales tiene la siguiente disposición de políticas generales para el manejo de su activo fijo:
ambientes computacionales facilitan el normal desarrollo de las actividades cotidianas.
El registro contable de los activos fijos se hará atendiendo el valor nominal, incurrido por la empresa Almacenes LA GANGA al momento de su adquisición.
En las sucursales o agencias el jefe de almacén es el responsables de la custodia, conservación y uso adecuado de los activos fijos
entregados en su poder.
Los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumos, deberán ser identificados con su código y nombre para cual se deberá realizar tarjetas de identificación que serán ubicadas en un lugar visible.
El gerente departamental jefe de área es el responsables de la
custodia, conservación y uso adecuado de los activos fijos entregados en su poder.
1.2.2. Procesos de inventarios de almacenes La Ganga
Proceso de solicitud de mercadería
El bodeguero determina la necesidad de solicitar el producto, cuando no existan inventarios en bodega o en almacenes.
El jefe de almacén ingresa el pedido solicitado al sistema virtual para tener registro histórico.
La bodega central autoriza el despacho de la mercadería y se aprueba en el sistema solicitado.
Proceso de ingreso de mercadería
El bodeguero recepta los inventarios con su respectivo comprobando de ingreso y verificación virtual en el sistema.
Se analiza el espacio de descarga para verificar que exista el espacio adecuado para ubicar la mercadería.
Los inventarios se transportan al lugar correspondiente.
Se descarga y revisa las condiciones de entrega de los inventarios para comprobar que coinciden con los registros y si no existen productos defectuosos.
Figura 3 Procesos de entrada y salida de mercadería a bodega
Registro mensual de la mercadería
Delegar a un encargado para el conteo.
Realizar el conteo de los productos.
Verificar que las fechas y actividades sean iguales los movimientos ocurridos durante el mes.
Verificar el precio o variación de precios de los productos.
Concluir el reporte mensual.
Registro anual de la mercadería
El 2 de enero de cada año se realiza el conteo físico de los inventarios hasta el mediodía.
El jefe de la bodega central a cargo delega funciones al personal del área para agilitar el conteo y funciones dentro del conteo.
El jefe de almacén y vendedores también deben realizar el conteo de los productos en bodega y en exhibición.
Los responsables realizar un informe y reportan a los administradores el resultado del conteo.
Se realiza una verificación del sistema para corroborar que no se han encontrado desperfectos durante el conteo.
La información presentada permite conocer superficialmente las actividades y procesos organizacionales relacionados a la gestión de inventarios, la cual se
generaliza y no se permite conocer los procedimientos específicos para optimizar las tareas. Un conteo no sistematizado permite que los costos se disparen
1.2. Marco referencial
En el trabajo titulado: “Propuesta de un sistema de gestión de inventarios para la empresa FEMARPE Cía. Ltda.”, el autor Loja (2015), determinó la necesidad de un registro específico y actualizado de los inventarios de la empresa, además de no contar con un método de inventario acto para los productos como por ejemplo la numeración, la ubicación, código, etc. En este caso el método ABC debía ser el referente de mayor certeza para implementar en la empresa. Mediante la
observación directa y la entrevista a los administradores, se identificó la problemática lo cual pudo definir la gestión de inventarios que se llevaba era empírica y desordenada. La propuesta de la autora fue la implementación del
sistema de inventarios ABC y un registro mediante un software de mayor capacidad para los registros de inventarios.
En la investigación de Armijos (2016) titulada “Control Interno de la Cuenta Inventario del Comercial CAYRO de la ciudad de Machala”, se identificó la carencia de un registro físico y virtual desconociendo la rotación de los productos y los productos de mayor adquisición por los clientes. El estudio se realizó mediante una investigación de campo por medio de entrevistas y cuestionarios. El autor propone políticas de inventario y la actualización de los registros en sistemas virtuales y respaldos en físico para el manejo de la mercadería. Además de la capacitación constante de los empleados para que puedan realizar un manejo contable adecuado de las existencias.
Los autores Villota & Veny (2012) en su trabajo de investigación “Diseño de un sistema de control de gestión para la planificación y control de inventarios aplicando una mejora de los procesos de mercadería a una importadora de
favorable para el almacenamiento de las existencias, no posee una medición y evaluación formal del inventario, lo que ocasiona pérdidas de tiempo y recursos monetarios. A través de la observación directa y encuestas se diseña una mejora de procesos de inventarios, el cual es de mucha ayuda al momento de clasificar la mercadería permitiendo un mejor desempeño dentro de la organización.
De acuerdo con la revisión empírica, podemos considerar que la mejora de procesos es una estrategia que permite una correcta gestión de las actividades empresariales para optimizar recursos y tiempo. En cuanto a la gestión de procesos relacionados con el inventario, los referentes anteriormente mencionados permiten la comprensión del estudio para desarrollar mejores procesos que pueden
incrementar la eficiencia del manejo de inventarios. Para Almacenes La Ganga, incorporar una mejora de procesos en su área de bodega es necesaria para reducir el creciente índice de costos de los últimos años y mejorar el tiempo entre las distintas actividades relacionadas a las existencias.
1.3. Marco legal
Constitución de la República del Ecuador
Según laConstitución del Ecuador (2008):
Artículo 66, Numeral 15: los ciudadanos y ciudadanas tienen el derecho de desarrollar actividades económicas, de manera individual o colectiva, bajo
responsabilidad y cumplimiento de las normativas del Estado.
Artículo 278, numeral 2: el Estado reconoce a los ciudadanos y ciudadanas el derecho de producción, intercambio y consumo de bienes o servicios con
Ley de Compañías
Según la Ley de Compañías (2013):
Artículo 2: las empresas en el Ecuador, estarán sujetas a la vigilancia y control de una entidad reguladora, la superintendencia de compañías.
Código de Comercio
Según el Código de comercio (2012):
Artículo 1: las empresas establecidas en el Ecuador, están sujetas a
reglamentos del código de comercio ecuatoriano, la ejecución de cualquier actividad comercial debe regirse a la ley comercial y leyes de mayor rango dentro de los parámetros constitucionales.
Normas ISO 9001:2000
Según las normas ISO 9001 (2013):
La norma ISO 9001 especifica los requisitos para aplicar un eficiente sistema de gestión de calidad. Toda organización necesita incrementar la capacidad de laborar a través de mejoras continuas, cumpliendo los objetivos de la organización en relación al cumplimiento de los clientes y las metas corporativas. El resultado de un proceso debe ser aplicable a la eficiencia certificable y ejecutable.
Normas Internacionales de Contabilidad
Según las Norma Internacional de Contabilidad (2016) indican que:
Sección 28.- El costo de los inventarios puede no ser recuperable en caso de que los mismos estén dañados, si han devenido parcial o totalmente obsoletos, o bien si sus precios de mercado han caído. Asimismo, el costo de los inventarios puede no ser recuperable si los costos estimados para su terminación o su venta han aumentado (p. 6).
1.4. Marco conceptual
A continuación, se presentan los conceptos de palabras clave que fortalecen el contenido del proyecto y sustentan la importancia de un correcto funcionamiento del área de bodega.
Inventarios: según Chiavenato (2012), son las existencias físicas sean
productos, bienes muebles, equipos, etc., que cumplen la función de ser
intercambiado por dinero para la empresa, su utilización y administración depende de las tendencias del mercado y la empresa.
Gestión de inventarios: según Chiavenato (2012), es la doctrina
administrativa de controlar, dirigir y evaluar las operaciones existentes en el área de bodega con respecto a las existencias que posee una empresa.
Para Salcedo (2015), es una herramienta que brinda el conocimiento de la cantidad, calidad y detalle de las existencias para determinar estrategias de mejora o mantener la optimización de procesos y trabajo.
Control de inventarios: según Bastidas (2010), es el manejo estratégico de
Auditoria de inventario: según Jiménez (2015), es el control que permite a las empresas analizar y evaluar los procesos relacionados al inventario.
Estrategia de inventario: según Salcedo (2015), es la idealización del
proceso por el cual se tiende a mejorar y optimizar un determinado proceso de las existencias para: equilibrar la demanda del producto en el mercado, equilibrar costos de compra, mantenimiento y pérdidas, y ahorrar recursos.
Optimización de inventario: según Salcedo (2015), define la optimización
como la maximización de la eficiencia en los procesos de inventario tales como la rotación, mantenimiento y ubicación física de los mismos.
Costo de los inventarios: según Jiménez (2015), son los costos de
adquisición, transformación, mantenimiento y pérdidas registrados en los procesos de existencias de una empresa.
Almacenaje: según Lagos, (2011) son procesos logísticos cuyo objetivo es
que las existencias se mantengan en un tiempo determinado sin perder calidad para brindarlo al cliente.
Bodega: según Chiavenato (2012), es el espacio físico que posee una
empresa donde se ejecutan las operaciones relacionadas a las existencias como las entradas, salidas, inspección, entre otras actividades.
Eficiencia operativa: según Armijos (2016), es la práctica empresarial que
encierra procesos y desempeño colectivo con el objetivo de brindar calidad de bienes o servicios para obtener una ventaja competitiva entre las empresas y en el mercado.
Doctrina: según Menoscal & Ramírez (2018), es el conjunto de ideas y
doctrina son las 5S japonesas cuyos principios permiten mejorar la calidad de procesos desde el individuo hasta la organización a nivel empresarial.
Cultura organizacional: según Moraga (2015) engloba el desarrollo de
normas, procesos, disciplina, ideales y metas que integra a los miembros que operan en una empresa.
Plan de Mejora: Según las normas ISO (2015) son acciones integradas cuyo
objetivo es guiar a las empresas a optimizar sus procesos y obtener resultados eficientes, a través de la planificación, la comprobación, los ajustes y la
CAPÍTULO II
2. Marco metodológico
La metodología de la investigación proveerá de las herramientas necesarias para desarrollar correctamente el estudio.
2.1. Tipo de investigación
La presente investigación que se origina dentro de las instalaciones de la empresa “La Ganga” muestra un tipo de investigación:
Descriptivo y explicativo: dado que se tiene como objetivo narrar el
fenómeno de estudio desde la perspectiva cotidiana del personal que labora en la bodega de la empresa “La Ganga”; describiendo la
situación actual con respecto al manejo de los productos de inventario, a la vez que se pretende explicar las causas y las consecuencias halladas que dan pie a la problemática de estudio; los resultados descritos son útiles para sustentar el desarrollo de la propuesta de la investigación.
2.2. Enfoque de la investigación
La presente investigación tiene un enfoque de características mixtas debido a la utilización de las siguientes herramientas cualitativas y cuantitativas:
La utilización de entrevistas al encargado administrativo de la bodega principal de la empresa, lo que permitirá el conocimiento de los
La utilización de encuestas al personal que labora en la bodega del almacén, lo que permitirá el conocimiento de los procesos actuales de bodega desde el punto de vista operativo, además esta herramienta investigativa lo convierte en un proceso cuantitativo medido por tabulaciones y análisis estadístico.
2.3. Fuentes de información
La presente investigación sustenta su información de una base primaria, es decir directamente de los encuestados y entrevistados del departamento de bodega de la empresa Almacenes “La Ganga”. Dicha información al ser original y del
epicentro del problema de estudio permite una mejor comprensión de la situación existente y la obtención de resultados aptos para la sustentación del estudio en el desarrollo de la solución a proponer.
2.4. Técnicas de recolección de información
El instrumento de investigación es el cuestionario de preguntas cerradas en las encuestas para cuantificar de mejor manera el resultado obtenido; y preguntas abiertas para las entrevistas. Como herramientas de recolección de datos tenemos:
La encuesta hacia el personal operativo de bodega de La Ganga
La entrevistas hacia los administradores del área de estudio.
2.6. Población y muestra
Dentro de la bodega principal de almacenes La Ganga S.A. laboran 80 empleados, la división dentro del área es la siguiente:
60 trabajadores pasan en rutas
o Línea blanca (electrodomésticos: cocina, nevera, licuadora, lavadora, batidora, entre otros).
o Línea café (equipos de sonido, televisores, reproductor de DVD, entre otros).
o Línea digital o tecnológica (computadoras, laptops, teléfonos celulares, entre otros).
Para las encuestas la población serán las personas que pertenecen al área operativa. La entrevista se realizará al jefe o gerente del departamento de bodega respectivamente, con lo que se tomarán como la unidad de análisis intervinientes para estas herramientas de recolección de datos.
Debido a la accesibilidad y proximidad de los encuestados pertinentes al presente estudio de los procesos de manejo de inventarios de Almacenes “La Ganga”, además de la cantidad de individuos totales en el área de bodega, se optó por realizar un muestreo no probabilístico por conveniencia para los investigadores del presente estudio, lo que permitirá recopilar la información necesaria para
CAPÍTULO III
3. Resultados de la investigación
3.1. Resultados de las encuestas
1.- ¿Cuánto tiempo lleva laborando dentro de la empresa?
Tabla 2Rotación del personal de la bodega de Almacenes “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje Válido Menos de 3
meses
9 22,5
Entre 3 y 6 meses 13 32,5
Mayor a 1 año 18 45,0
Total 40 100,0
Figura 4 Rotación del personal de la bodega de Almacenes “La Ganga”
Como se observa en la figura 4, la bodega de almacenes “La Ganga” cuenta con un personal mayormente con más de un año laborando en un 45%, el 32,5% de sus empleados constan laborando entre 3 y 6 meses, mientras que solo 22,5% de ellos tienen menos de 3 meses. Se puede verificar que la rotación del personal es media baja a rotación baja.
22%
33% 45%
2.- ¿Cada que tiempo recibe usted capacitaciones para incrementar la eficiencia de su trabajo?
Tabla 3Frecuencia de capacitación del personal de la bodega “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje
Válido Período Anual 26 65,0
Período semestral
9 22,5
Período trimestral 5 12,5
Total 40 100,0
Figura 5 Frecuencia de capacitación del personal de la bodega “La Ganga”
Se puede analizar que el personal dentro de bodega recibe en su mayoría una capacitación anual con un 65% de afirmación, mientras que 22,5% de ellos aseguran una frecuencia semestral para las capacitaciones, por último, solo 12,5% de ellos reciben capacitaciones trimestrales. Se puede argumentar que dichas eventualidades se pueden deber al tiempo que tienen los empleados laborando por lo que existe una variedad de respuestas en cuanto a la frecuencia de las
capacitaciones al personal de bodega.
65% 22%
13%
3.- ¿Existe una socialización de los manuales de procesos de inventarios en el departamento de bodegas?
Tabla 4Socialización de manuales de la bodega “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje
Válido Sí 4 10,0
No 36 90,0
Total 40 100,0
Figura 6 Socialización de manuales de la bodega “La Ganga”
De los 40 empleados tomados para encuestar, 90% de ellos dan una respuesta negativa sobre la socialización de los manuales de procesos en el área de bodega. Se puede deducir que el problema de piezas extraviadas e
inconformidad con los clientes se debe al desconocimiento parcial de la guía a los procesos que se llevan a cabo en el área de bodega.
10%
90%
4.- ¿Cuál es el nivel de rotación de los inventarios de línea blanca?
Tabla 5Rotación de línea blanca de Almacenes “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje
Válido Alta 31 77,5
Media 6 15,0
Baja 3 7,5
Total 40 100,0
Figura 7 Rotación de línea blanca de Almacenes “La Ganga”
Entre los productos que cuenta la empresa para su comercialización, la línea blanca, compuesta por electrodomésticos tiene una rotación alta en un 77,5% siendo los artículos que más comercializa la empresa “La Ganga”. La demanda de clientes por esta línea, podría llevar a los empleados a maniobrar incorrectamente ciertos artículos que constan de más de una pieza, y sería el origen de la
inconformidad de sus clientes y las quejas frecuentes.
77% 15%
8%
5.- ¿Cuál es el nivel de rotación de los inventarios de línea café?
Tabla 6Rotación de línea café de Almacenes “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje
Válido Alta 22 55,0
Media 14 35,0
Baja 4 10,0
Total 40 100,0
Figura 8 Rotación de línea café de Almacenes “La Ganga”
Almacenes “La ganga”, además comercializa productos de línea café, tales como: equipos de sonido, televisores, productos de audio y video en general; los cuales tienen una demanda media alta. Según los datos de las encuestas su rotación se confirma como alta en un 55% mientras que también se tiene una opinión de una rotación media en un 35%.
55% 35%
10%
6.- ¿Cuál es el nivel de rotación de los inventarios de línea tecnológica?
Tabla 7Rotación de línea tecnológica de Almacenes “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje
Válido Alta 16 40,0
Media 18 45,0
Baja 6 15,0
Total 40 100,0
Figura 9 Rotación de línea tecnológica de Almacenes “La Ganga”
Almacenes “La Ganga”, en su línea tecnológica presenta una rotación media en un 45%, sin embargo, se registra un promedio alto en un 40%; significando que estaos productos que comercializa tiene una salida aceptable y una demanda considerable.
40%
45%
15%
7.- ¿De qué manera los procesos de solicitud, ingreso, colocación, registro y salida de mercadería se llevan a cabo?
Tabla 8Procesos de mercadería de Almacenes “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje
Válido Basándose al manual de procesos
13 32,5
De forma empírica 27 67,5
Total 40 100,0
Figura 10 Proceso de mercadería de Almacenes “La Ganga”
En la figura 10, se puede apreciar que el 32,50% de los encuestados afirmaron que los procesos actuales se manejan mediante una guía o manual existente en la empresa, lo cual es un porcentaje de organización muy bajo para unos procesos muy extensos y controlados. El 67,50% de los colaboradores del área de bodega afirman que estos procesos se los realiza de forma empírica.
32%
68%
8.- ¿Cómo se supervisa los procesos de inventarios en el área de bodega?
Tabla 9Supervisión de los procesos de mercadería de Almacenes “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje
Válido Bajo tutela del administrador
23 57,5
Bajo tutela del manual de proceso
17 42,5
Total 40 100,0
Figura 11 Supervisión de los procesos de mercadería de Almacenes “La Ganga”
Consecuente a la pregunta anteriormente planteada, la supervisión de los procesos del departamento de bodega de la empresa “La Ganga”, se realiza bajo el control del administrador encargado, siendo su afirmación en un 57,5%. Mientras que un 42,5% de los encuestados aseguran que se rigen bajo las directrices de un manual de funciones, sin embargo, se aprecia que el control de los empleados está disperso en los diferentes medios pudiendo ser un problema de guía o instrucción para sus actividades diarias.
57% 43%
9.- ¿Qué actividades del manejo de inventarios consume más tiempo?
Tabla 10Actividades de mayor tiempo en bodega de Almacenes “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje
Válido Solicitud de mercadería 8 20,0
Ingreso de mercadería 5 12,5
Almacenamiento de
mercadería
24 60,0
Salida de mercadería 3 7,5
Total 40 100,0
Figura 12 Actividades de mayor tiempo en bodega de Almacenes “La Ganga”
Para los encuestados del área de bodega de la empresa, el proceso que mayor tiempo lleva es el de almacenamiento y por lo tanto control y monitoreo de la mercadería, representando un 60%. Esto puede explicarse como la falta de
orientación o una guía ausente en el departamento, con lo cual se recurre a consumir mayor tiempo del estimado.
20%
12%
60%
8%
10.- ¿Cuál es el mayor inconveniente dentro del área de bodega relacionada al manejo de los inventarios?
Tabla 11Mayor inconveniente en bodega de Almacenes “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje Válido Registro de altos índices por
pérdidas de los inventarios
21 52,5
Registro de elevados índices de costos por mantenimiento
6 15,0
Inconformidad de los clientes por productos defectuosos o incompletos
13 32,5
Total 40 100,0
Figura 13 Mayor inconveniente en bodega de Almacenes “La Ganga”
Entre los principales problemas encontrados en la empresa, el registro de pérdidas físicas en el área de bodega representa un 52,5%, mientras que los productos defectuosos reclamados por los clientes representan un 32,5%, por último, los elevados costos representan un 15%. Mediante este análisis se puede determinar la necesidad de una mejora en el área.
52%
15% 33%
Registro de altos índices por pérdidas de los inventarios Registro de levados índices de costos por mantenimiento
11.- ¿Cada qué tiempo se reportan estos inconvenientes?
Tabla 12Frecuencia de inconvenientes en bodega de Almacenes “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje
Válido Semanalmente 26 65,0
Mensualmente 14 35,0
Total 40 100,0
Figura 14 Frecuencia de inconvenientes en bodega de Almacenes “La Ganga”
Como se presenta en la figura 14, los reportes de inconvenientes en la bodega de la empresa se registran semanalmente en un 65%, mientras que los problemas mensuales se registran en un 35%. Este análisis puede verificar que hay que realizar mejoras en los procesos de manejo de mercaderías para disminuir el índice de problemas que se llevan a cabo dentro del área.
65% 35%
12.- ¿Cree usted que se pueda mejorar los procesos sobre el actual manejo de inventarios en el área de bodega?
Tabla 13Mejorar los procesos actuales de bodega de Almacenes “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje
Válido Sí 33 82,5
No 7 17,5
Total 40 100,0
Figura 15 Mejorar los procesos actuales de bodega de Almacenes “La Ganga”
Con respecto a la mejora de procesos actuales de la bodega de la empresa, el 82,5% de los encuestados están de acuerdo con que se deba corregir las
falencias existentes para mejorar la eficiencia laboral relacionada con el manejo de los inventarios.
82% 18%
13.- ¿De qué forma cree usted que beneficia al departamento de bodega la aplicación de una mejora de procesos sobre el manejo de los inventarios?
Tabla 14Beneficio en la bodega de Almacenes “La Ganga”
Frecuencia Porcentaje
Válido Disminuye los costos de inventarios
9 22,5
Optimiza el tiempo de procesos
6 15,0
Permite ambas opciones
25 62,5
Total 40 100,0
Figura 16 Beneficio en la bodega de Almacenes “La Ganga”
Con respecto al beneficio que se puede obtener al mejorar los procesos actuales para el manejo de los inventarios, el personal operativo está de acuerdo que esta acción traerá como resultado optimizar el tiempo entre procesos y reducir los costos ocasionados por los inventarios.
22%
15% 63%
3.1.1. Análisis general de las encuestas
Considerando los resultados obtenidos en la investigación por medio de las encuestas, se pueden destacar motivos de importancia que impulsan la ejecución de una estrategia de mejora de procesos para el área de bodega de Almacenes “La Ganga”, tales como la razón de que no se lleva a cabo una socialización completa al personal de los manuales de procesos de dicha área, lo que ocasiona, en su
mayoría de tiempo, que al ser una compañía con una alta rotación de inventarios en todas sus líneas de productos, los empleados de bodega trabajen bajo procesos empíricos ocasionando un aumento en los reportes por pérdida de piezas de productos y el reclamo de clientes por mercadería defectuosa e incompletas. Se obtuvo como resultado que dichos reportes entran a la base de datos de bodega semanalmente por lo que es evidente que es un problema que no cesa, sino que se mantiene presente a lo largo de todo el periodo comercial de la empresa.
Así mismo, se puede evidenciar que pese a que Almacenes “La Ganga” cuenta con una rotación de personal baja y que pese a que se elaboran con poco frecuencia programas de capacitación, esto no es suficiente para que se puedan ejecutar las actividades de bodega correctamente ya que no cuentan con un proceso formal del cual poder guiarse y se apoyan en la supervisión del administrador que muchas veces cambia los procesos de acuerdo a su
consideración, tardándose más de lo debido en las actividades, sobre todo en el proceso correspondiente de almacenamiento de mercadería.
3.2. Resultados de las entrevistas
A continuación se presenta la entrevista realizada al administrador de la bodega de Almacenes “La Ganga”:
1.- ¿Conoce usted si los niveles de ingreso de mercadería de la bodega
de la empresa se han incrementado o disminuido?
Naturalmente los ingresos de productos incrementan debido a la enorme demanda que tiene la empresa, por lo tanto al igual que incrementa el ingreso el bodega también lo hace el ingreso neto de la empresa. Se está trabajando por tener la menor cantidad de productos en stock para evitar costos innecesarios.
2.- ¿Considera usted que los costos totales de inventario se han
incrementado o disminuido?
Considerando que en los últimos años se han registrado inconvenientes procedentes del manejo de inventarios, tales como productos defectuosos o quejas por parte del usuario consumidor, se ha tenido una elevación de los costos por reposición de estas pérdidas físicas y mantenimiento de los productos en stock por no ser aptos para el consumo.
3.- ¿Ha existido inconvenientes por el desempeño del personal
operativo dentro del área de bodega?
Los colaboradores en el área trabajan normalmente, sin embargo, el nuevo personal no había tenido una experiencia previa al manejo dentro de este
4.- ¿Existe un manual de procesos para el manejo de los inventarios
dentro del área de bodega?
Efectivamente dentro del departamento de bodega de la empresa debe de existir un manual, el cual sirve para instruir a los empleados antiguos y nuevos sobre las normativas, reglamentos y modo de ejecución de los procesos que se trabajan en este lugar.
5.- ¿Considera usted que la socialización del manual de procesos se
realiza correctamente?
Creo que el manual de procesos se ha socializado de manera correcta para cada colaborador de la empresa porque no es una información privada o
confidencial que no deba ser compartida. De no ser así, me daría en la tarea de rectificar este problema y llegar a una solución concreta.
6.- ¿Cree usted que el actual manual de procesos para el manejo de los
inventarios puede incrementar su eficiencia mediante una mejora?
Se ha sugerido en varias ocasiones la necesidad de una corrección o mejora para incrementar la eficiencia, sin embargo, no se ha llegado a ejecutar o concretar algo para realizarlo. Si desean brindar un modelo o prototipo de manual de procesos con mejorar incorporadas sería aceptable y se tomaría en consideración para
discutirlo con el gerente general y verificar si se ejecuta para su realización total.
3.2.1. Análisis general de la entrevista
los ingresos por ventas se mantienen crecientes en el mercado; esto representa una fortaleza de la empresa al tener un reconocimiento corporativo muy destacable, por lo que puede implementar estrategias que le permitan corregir las falencias internas y externas con respecto a su actividad general. Retomando el problema general de la bodega de “La Ganga”, se puede evidenciar que la manipulación de los
inventarios no es la adecuada, los empleados no se basan en un manual que por lo descrito no tiene una socialización adecuada, a consecuencia de ello sus costos tanto por pérdidas de piezas, productos defectuosos o dañados y mantenimiento de la mercadería, se han incrementado progresivamente; dicho inconveniente no se ha tomado con mucha relevancia debido al alto índice de ingresos percibidos.
Los productos comercializados por la empresa presentan una rápida ejecución de procesos, según los resultados obtenidos; esto puede ser un claro causante de la incorrecta revisión y control de la mercadería, el motivo es que al realizarse un procedimiento para ahorrar tiempo, se descuida la detallada revisión de documentos, estado físico del producto, entre otros factores que puede indicar las características cualitativas del inventario determinado.
Desde la perspectiva administrativa, los inventarios se manejan con
3.3. Resumen de los instrumentos utilizados en la investigación
La investigación realizada por un instrumento de cuestionario de preguntas a través de las técnicas de encuesta y entrevista al personal de Almacenes “La
Ganga” demostró lo siguiente:
1.- La marca corporativa de la empresa tiene una posición y reconocimiento destacable a pesar de la insatisfacción de ciertos clientes que han reportado
productos en mal estado físico o incompleto; la empresa sigue obteniendo ingresos destacables que le permite establecerse en la mente de los consumidores.
2.- La comunicación en el departamento de bodega tiene falencias por
corregir, entre las causantes de esta conclusión se encuentran: la poca socialización de los manuales de proceso y la poca atención de los administradores a los
procesos desarrollados por los operadores.
3.- Los procesos actuales no permiten establecer un claro y continuo lineamiento para conocer las directrices exactas sobre la manipulación de los inventarios en sus distintas etapas: ingreso, egreso, mantenimiento, entre otros. Dichos motivos realzan la necesidad de mejora y fortalecen la idea de propuesta para desarrollar un manual de procesos funcional en el área de bodega.
CAPÍTULO IV
4. Propuesta
Tema
Diseñar un modelo de manual de procesos para el adecuado manejo de los inventarios en el departamento de bodega de “Almacenes La Ganga S.A.”
Objetivo general
Diseñar un manual de procesos para el manejo de los inventarios dentro del área de bodega de la empresa La Ganga, para disminuir los índices de ineficiencia, los costos ocasionados por el manejo inadecuado de mercadería y brindar al cliente una mejor perspectiva del servicio y productos adquiridos.
Objetivos específicos
Realizar un análisis situacional para determinar las estrategias que se deben aplicar para mejorar los procesos de bodega.
Diseñar el modelo de manual de procesos que se ajuste a las necesidades obtenidas en los resultados de la investigación.
Presentar el costo de oportunidad que implica el desarrollo del manual de procesos para el departamento de bodega.
Alcance
La propuesta cumple un plan de acción para la ejecución de la estrategia dentro de la bodega de Almacenes La Ganga S.A para que los colaboradores del área puedan desarrollar un trabajo con mayor nivel de eficiencia.
4.1. Análisis situacional de la empresa
4.1.1. Estructura organizacional
Misión
Ser una empresa que lidere el mercado en base a la comercialización de electrodomésticos en confianza con los clientes externos e internos con una responsabilidad social brindando precios bajos y garantía.
Visión
Ser la opción de compra de mayor relevancia de los clientes y llegar a cada hogar en el país como marca corporativa “La Ganga”.
Valores corporativos
Lealtad
Eficiencia
Trabajo en equipo
Responsabilidad social y ambiental
Organigrama
Figura 17 Organigrama de Almacenes “La Ganga”
4.1.1. Análisis FODA
Tabla 15Matriz FODA de Almacenes “La Ganga”
FACTORES
Inadecuado control de los procesos de manejo de inventario.
Personal operativo con bajo nivel de capacitación en las actividades corporativas.
OPORTUNIDADES
Crecimiento de la demanda y fidelización de los clientes.
Adquirir nueva tecnología
ESTRATEGIA OFENSIVA F – O
Almacenes “La Ganga puede atacar al mercado desarrollando una estrategia de
marketing presentando una innovación
del logotipo para incrementar el reconocimiento de la marca corporativa, debido a que tiene la solidez financiera para realizar una campaña de marketing y adquirir herramientas tecnológicas que le permitan un mejor desarrollo de las mismas para obtener un mayor crecimiento de clientes en el mercado.
ESTRATEGIA DEFENSIVA D – O
Debido a que Almacenes “La Ganga” tiene un manejo de inventarios no cumple las expectativas de eficiencia de la empresa, además de no contar con un personal totalmente capacitado, puede realizar una
estrategia de mejora de procesos tanto en
el manejo de inventarios como en distintas áreas que le permitan tener un mejor
AMENAZAS
Pérdida de mercado por una competencia con alto nivel de eficiencia en sus procesos.
Baja percepción del cliente hacia la empresa por insatisfacción de los productos adquiridos.
ESTRATEGIA DE ADAPTACIÓN F – A
Los factores externos negativos que presenta “Almacenes “La Ganga” indican que la demanda actual se ven afectados por el nivel de atención percibida y la satisfacción de productos que muchas veces no cumplen sus expectativas, por lo que se puede aplicar una estrategia
de diferenciación añadiendo un valor
agregado a las actividades que realiza para tener una mejor percepción del mercado con respecto a la empresa.
ESTRATEGIA CORRECTIVA D – A
4.1.2. Analisis de las estrategias FODA
El análisis del FODA determinó la necesidad de la empresa Almacenes “La Ganga” de realizar las siguientes estrategias:
Estrategia ofensiva (F-O)
Almacenes “La Ganga” tiene la oportunidad de aplicar una estrategia de marketing mediante una innovación de su logotipo corporativo para obtener una mayor apreciación de los clientes. La intención es diseñar un nuevo modelo sin perder la marca distintiva de los colores corporativos originales.
Estrategia de adaptación (D-O)
Almacenes “La Ganga” puede implementar una estrategia para diferenciarse de la competencia mediante la adaptación de un plan acumulativo de puntos en compras para sus clientes; la fidelidad del cliente se compensaría por medio de viajes al extranjero. Esta estrategia no es común de este tipo de empresas por lo tanto tiene un alto grado de innovación y diferenciación.
Estrategia defensiva (F-A) y Estrategia correctiva (D-A)
El análisis FODA indicó que la estrategia defensiva y correctiva está
4.2. Desarrollo de la propuesta para la empresa
Una vez planteada la situación actual de la empresa en cuanto al desarrollo de las estrategias obtenidas del FODA, se presentan las siguientes ideas para aplicar a Almacenes “La Ganga”.
4.2.1. Innovación de logotipo
El actual logotipo de la empresa Almacenes “La Ganga” no ha tenido cambios o alteraciones desde el inicio de sus actividades. Las actividades relacionadas a la apreciación de imagen empresarial se derivan de las estrategias de marketing, a pesar de que la empresa tiene un amplio contenido publicitario y promocional no ve necesario innovar su logotipo actual.
Diseño: originalmente como comercializadora de electrodomésticos su diseño es claro y muestra ser una empresa económica para los
consumidores, actualmente cuenta con productos diversificados y una amplia gama de líneas por lo que se podría adecuar a sus actividades actuales de comercio.
Colores: el azul representa ser una empresa segura para el
consumidor, mientras que el amarillo indica ser una empresa cálida y familiar; esto ha permitido que las personas sientan sus productos útiles para sus hogares.
Slogan: precios de bahía con garantía, desde sus inicios ha optado por una publicidad de precios bajos a comparación del mercado; aunque hoy en día es una de las empresas con precios elevados a
