Seis pasos para una evaluación de consejo efectiva
Asegurando la mejora continua del Consejo de Administración
Autor
Luis A. Carrero
Nunca en la historia moderna había sido tan complicado ejercer las funciones de consejero.
Cada día que pasa, los Consejos de Administración siguen experimentando presión y vigilancia de las partes interesadas (stakeholders) que buscan mayor efectividad en el logro de los distintos objetivos. Algunos aspectos relevantes en los que los stakeholders buscan mayor efectividad son: acciones para combatir los impactos de la pandemia o crisis, cambios relacionados con la sucesión, cambios en la estrategia y modelo de negocios, iniciativas de sustentabilidad y diversidad, así como otros temas relacionados con la admi- nistración de riesgos, transformación digital, ciberseguridad, entre muchos otros. Conforme el Consejo se enfrenta a estos retos, toma mayor importancia realizar un proceso de evaluación del desempeño del Consejo en conjunto, de los consejeros en su carácter individual y de los comités del consejo.
Esta es la oportunidad para evaluar la capacidad y preparación del Consejo para enfrentarse a las necesidades que traerá el mundo post Covid-19.
Introducción
• Permite al Consejo y a la Administración identificar las brechas entre el desempeño actual y el desempeño esperado
• Ayuda a asegurarse del cumplimiento de requeri- mientos autoimpuestos por el Consejo en su regla- mento
• Facilita la decisión de selección y reelección de directores en base a resultados
¿Por qué es importante la evaluación del desempeño del Consejo?
La evaluación del Consejo se refiere al proceso que tiene como finalidad el ayudar a mejorar la efectividad del Consejo, asegurar su transparencia, exigir la responsabilidad ante resultados, entre otros. Así mismo, las evaluaciones son importantes ya que permiten brindar seguridad del compromiso del Consejo por la mejora continua frente a los accionistas y otras partes interesadas.
La idea de evaluar al Consejo de Administración no es un tema nuevo como resultado de la pandemia, si no es un proceso ya requerido para compañías públicas en varios países, enfocándose primordialmente en aquellas que cotizan en mercados de valores. En el caso de México, no existe una obligación formal que solicite a las empresas realizar la evaluación, sin embargo, en Growth & Profit Consulting (GPC) consideramos que los beneficios adquiridos son muchos por lo que promovemos su aplicación de forma anual. Entre los beneficios de llevar a cabo un proceso formal de evaluación, se encuentran:
Un proceso de evaluación bien diseñado y ejecutado brindará información real a los involucrados sobre cómo opera el Consejo y cómo los consejeros interactúan entre sí. Una evaluación completa deberá incluir aspectos cuantitativos y cualita- tivos, proporcionando hallazgos que contribuyan al desarrollo de un plan de acción concreto. El objetivo es dar seguimiento a las mejoras que se identifiquen y así evitar que sea un mero ejercicio para cumplir con un requisito autoimpuesto que no aporte valor ni al Consejo ni a la organización.
Proceso para realizar la evaluación del Consejo
Ante la poca guía sobre las mejores prácticas para realizar evaluaciones de Consejo, el problema estriba en que las compañías en ocasiones no saben cómo implementar de mejor manera la autoevaluación del Consejo. En GPC promovemos un proceso que contenga por lo menos los siguientes 6 pasos:
• Ayuda a identificar las características, habilidades y pericia necesarias en los miembros del Consejo
• Optimiza el desempeño del Consejo
Definir el objetivo de la evaluación
Delimitar quiénes estarán sujetos al proceso de
evaluación
Definir al líder del proceso en el Consejo y al responsable
de su ejecución
Establecer la metodología que se utilizará 1
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6 Evaluar y revisar resultados y desarrollar un plan de acciones
Implementar plan de acción y monitorear avances
Paso 1: Definir el objetivo de la Evaluación
Para lograr el éxito del proceso de evaluación es importante asegurar que se tienen los objetivos claros y definidos.
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Paso 2: Delimitar quiénes estarán sujetos al proceso de evaluación
El siguiente paso es delimitar quiénes estarán sujetos al proceso de evaluación y si se involucrará a todos los miembros del Consejo y los de la Administración que interactúan con el Consejo.
Sin ser una lista completa, se podrá notar que existen variedad de objetivos que se pueden lograr mediante un proceso adecuado de evaluación. Consideramos que, para el éxito del proceso, debe existir un acuerdo común de los objetivos que se quieren lograr al finalizar la evaluación y que estos den pauta para que se realice el proceso enfocado a los objetivos planteados.
En GPC consideramos que la evaluación debería considerar los tres enfoques: el Consejo en su totalidad, los consejeros de manera individual y los comités del Consejo, ya que es la manera más completa y la que mayor valor le podría brindar al Consejo y a los consejeros, así como a la Administración de la entidad.
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Los objetivos pueden ser varios, entre los que se incluyen:
• Evaluar las aportaciones del Consejo y el cumplimiento de los objetivos planteados
• Evaluar la adecuada composición del Consejo incluyendo aspectos de diversidad, pericia y experiencia necesaria
• Entender cuanta efectividad y calidad se obtiene del proceso de discusión
• Establecer estrategias de sucesión del Consejo
• Evaluar el cumplimiento de las responsabilidades de los distintos comités creados
• Conocer el relacionamiento entre los miembros del Consejo, así como con la Administración
• Determinar la efectividad y eficiencia del liderazgo del Consejo
• Conocer aspectos de rotación de miembros del Consejo, así como en los comités que participan
• Tener información sobre aspectos puntuales que esté enfrentando la organización
• Estudiar la experiencia de juntas virtuales y su comparativa con juntas físicas para identificar qué aspectos hay que mejorar y mantener
Para este paso, existen varios enfoques tales como:
• Evaluación del Consejo – brinda una perspectiva del desempeño, así como las aportaciones y las áreas de mejora del Consejo
• Evaluación individual a los consejeros – brinda información sobre las aportaciones individuales de cada consejero y el valor que aporta al Consejo conforme a su experiencia y pericia.
• Evaluación de los comités del Consejo – proporciona mayor visibilidad sobre el desempeño de los comités cuando se compara con los objetivos preestablecidos para cada comité. Así mismo, identifica cuál es el pensamiento estratégico, liderazgo, participación en las juntas, la comunicación con la Administración, entre otros.
Paso 3: Definir al líder del proceso en el Consejo y al responsable de su ejecución
Paso 4: Establecer la metodología que se utilizará
Otro aspecto importante es la metodología a utilizar. Existen distintas metodologías que pueden ser utilizadas de manera individual o en conjunto.
Todas las metodologías tienen ventajas y desventajas por lo que no existe una perfecta, sin embargo, la metodología más utilizada son los cuestionarios y encuestas gracias a su ventaja práctica en el tiempo de aplicación y medición de resultados.
Al utilizar cuestionarios y encuestas, se recomienda evitar preguntas complejas y cuestionarios muy extensos, así como acompañar la metodología de una calificación numérica para poder tener información cuantitativa, medible y comparable en el tiempo. En caso de optar por la aplicación de cuestionarios y encuestas, es muy importante actualizarlos al inicio del proceso para asegurarse que estos reflejen la actualidad del Consejo e incluir avances y recomendaciones surgidas durante el proceso del año anterior
El involucramiento y liderazgo del Consejo es fundamental en el proceso de diseño e implementación de la evaluación. Usualmente el proceso es dirigido por el presidente del Consejo de Administración más no necesariamente es quien lo realiza en su totalidad. El líder puede apoyarse de una firma externa o de alguno de los comités que conforman el Consejo como el Comité de Prácticas Societarias, o el Comité de Compensaciones, según sea el caso. Para el éxito del proceso, se debe mantener informado en todo momento al líder, compartiendo el estatus y las situaciones que se estén enfrentando que no hayan sido previstas inicialmente.
En adición a lo anterior, es de suma importancia tomar en consideración los aspectos logísticos para ejecutar el proceso, ya que en ocasiones muchas de las personas involucradas tienen una agenda complicada o pueden encontrarse físicamente en otras localidades geográficas.
Esto definitivamente pudiera afectar la agilidad del proceso de evaluación.
Algunas de las metodologías más comunes son:
• Cuestionarios o encuestas
• Entrevistas individuales realizadas por miembros del Consejo y / o una firma externa
• Sesiones grupales
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Paso 5: Evaluar y revisar resultados y desarrollar un plan de acción
Cada día es más común el uso de un tercero para realizar y facilitar el proceso de evaluación. Una firma externa puede realizar una serie de servicios como: diseño del cuestionario, realizar entrevistas, realizar la recopilación de los resultados, informar los resultados y lo más importante, asegurarse de la implementación de las acciones o mejoras en el funcionamiento del Consejo. Uno de los beneficios en el uso de una firma externa es el incremento en la objetividad del proceso y sus resultados.
Paso 6: Implementación del plan de acción y monitoreo del avance
Para realmente obtener el mayor beneficio del proceso, es sumamente importante la implementación y el seguimiento de los planes de acción. Dicho plan debe responder para cada iniciativa las preguntas “qué, quién y cuándo” definiendo los objetivos, responsables y tiempos. Al momento de establecer el objetivo recomendamos delimitar el alcance. Los responsables de las iniciativas pueden ser miembros del consejo o personas dentro de la administración que apoyen al funciona- miento de este. Para los tiempos, recomendamos establecer hitos que permitan monitorear el avance de cada iniciativa. Una mejor práctica es mantener al Consejo enterado del avance del proceso de implementación.
Se espera que esta actividad forme parte de la agenda del Consejo y se realice de manera constante en las juntas, dedicándole el tiempo adecuado para tan importante asunto.
Otra pregunta importante es ¿cuándo realizar el proceso de evaluación? Aun y cuando la preferencia en muchas organiza- ciones es a final del año, la realidad es que el proceso se puede realizar a través del año.
Una vez realizada la evaluación, tomarse el tiempo para analizar y entender los resultados es crítico para el éxito del proceso.
Tras analizar los resultados, estos deben comunicarse al líder para que se presenten al Consejo de Administración. Conforme a los resultados obtenidos, el Consejo podrá identificar cuáles son las brechas entre lo que quisiera ser y en dónde está actual- mente. Una vez se entienda adecuadamente los resultados el líder deberá realizar un plan de acción que contenga pasos concretos para cada una de las sugerencias o mejoras, así como fechas y responsables para la ejecución de las acciones.
La pregunta es: ¿Cuándo utilizar los servicios de una firma externa? Recomendamos optar por esta opción cuando se cumple cualquiera de las siguientes circunstancias:
• No se obtienen resultados esperados con un evaluador interno
• El Consejo es de reciente creación o ha experimentado cambios significativos en su composición
• Se requiere una nueva y objetiva perspectiva en la composición del Consejo y en su actuación
• La organización y el Consejo están experimentando problemas o alguna crisis
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Sobre el autor Luis A. Carrero
Socio en Growth & Profit Consulting, CMDX Telefono- 5540990980
Correo - [email protected].
www.gpcmx.com
Conclusiones
Tal y como hemos establecido, existe una constante presión sobre el Consejo por parte de los accionistas y los “stakeholders”.
La manera en que el Consejo puede reaccionar ante estas presiones es teniendo un proceso de evaluación efectivo.
El proceso de evaluación exitoso contribuirá a tener un proceso de vigilancia robusto al igual que un proceso de mejora continua para el Consejo y los consejeros.
Consideramos que una cultura de mejora continua del Consejo brindará innumerables beneficios en el corto, mediano y largo plazo entre los que se encuentran:
• Mejoras al proceso de orientación “on boarding” para los nuevos consejeros
• Cambios en la estructura del Consejo, así como su composición en número y en experiencia, diversidad y pericia requerida para afrontar los nuevos retos
• Mejoras al formato de las juntas, así como en los tiempos y formas de los materiales disponibles a los consejeros
• Mejor distribución del tiempo para dedicarle a temas importantes como: aspectos de estrategia, tendencias, administración de riesgos y otros asuntos claves entre los que se pudieran encontrar ciberseguridad, transformación digital, sucesión, cultura organizacional, remuneración del personal, diversidad, etc.
• Mejor comunicación en el Consejo
El proceso de evaluación del consejo no es una receta de cocina, aunque tiene ingredientes similares. Esto es así ya que dependerá de la situación actual en el que se encuentre cada consejo, así como los objetivos que se establezcan al inicio del proceso.
En el Anexo incluimos un ejemplo de un cuestionario para brindarles un ejemplo de punto de partida sin dejar de externar la importancia de adecuarlo a las circunstancias y objetivos de cada Consejo.
Ilustrativo
Anexo: Cuestionario Ejemplo para evaluación del Consejo
El cuestionario presentado a continuación no es exhaustivo. Incluye preguntas clave que pueden ser utilizadas o adecuadas en el proceso de evaluación de un Consejo específico de acuerdo con sus necesidades y las circunstancias de la empresa en cuestión.
El cuestionario está dividido en siete secciones: Composición del Consejo, Responsabilidades del Consejo, Cultura y comu- nicación, Agenda e información, Desempeño general y Preguntas abiertas. Se cuenta con un total de 27 preguntas de opción múltiple y 8 preguntas abiertas.
Instrucciones: A continuación, encontrará una serie de preguntas que permitirán evaluar distintos aspectos del Consejo. Para responder, por favor marque la alternativa que más se ajuste a lo que usted piensa. Para las preguntas de opción múltiple, utilice una escala del 1 al 4 donde:
1= totalmente en desacuerdo, 2= En desacuerdo, 3= de acuerdo, 4= totalmente de acuerdo.
No existen respuestas correctas o incorrectas, por favor responda con sinceridad.
Composición del Consejo
1. Los miembros del Consejo aportan diversidad de conocimiento, experiencia y habilidades de acuerdo con la complejidad de EMPRESA y coinciden con su misión o propposito, objetivos estratégicos y el entorno en que opera
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
2. El Consejo aborda planes de sucesión del Consejo constantemente mediante un proceso estandarizado de estandarizado de reclutamiento y nominación de nuevos consejeros
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
3. Existe un proceso formal de inducción a los consejeros de reciente incorporación
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
Responsabilidades del Consejo
4. El Consejo ha cuestionado y aprobado la estrategia del negocio permitiendo establecer la dirección de la planeación estratégica a largo plazo
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
5. El Consejo ha apoyado a la Administración a la resolución de problemas en tiempo y forma
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
6. El Consejo ha identificado los principales riesgos de la empresa, así como promovido la implementación de acciones para reducirlos
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
7. El Consejo ha medido, retroalimentado y dado seguimiento al desempeño de la administración y, en especial, del Director General
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
8. El Consejo muestra responsabilidad y compromiso de las decisiones ante acciomistas
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
Ilustrativo Ilustrativo
Cultura, comunicación y dinámica
9. El Liderazgo del Consejo fomenta y facilita el cumplimiento de las responsabilidades del Conseio
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
10. Consideras que el nivel de interacción del Consejo es suficiente dentro de las reuniones
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
11. Todos los miembros del Consejo aportan ideas de manera constructiva y por medio del debate sano sin un miembro predominante
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
12. La experiencia de juntas virtuales has sido una grata y eficiente
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
Agenda e información
13. Se sigue un proceso o metodología estandarizada que permite llevar a cabo las reuniones con facilidad
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
14. La agenda de las sesiones refleja los objetivos y el plan estratégico de la empresa, así como problemas y oportunidades críticas
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
15. La información presentada contiene todo lo que requiere el Consejo para asegurar la toma de decisiones efectiva además de ser presentada de forma óptima (concisa, correcta, resaltando riesgos, detallada...)
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
16. El consejo recibe la información con suficiente tiempo de anticipación para leerla, entenderla y prepararse para la sesión
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
17. Las minutas de la reunión han sido elaboradas en tiempo y forma
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
Desempeño general
18. El Consejo entiende el negocio de la Organización en su totalidad: industria, operación, riesgos desafíos y oportunidades
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
19. El Consejo entiende su rol y sus responsabilidades y sabe diferenciarlos con el rol de la administración
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
20. El Consejo dedica suficiente tiempo a la empresa en el año
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
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Ilustrativo Ilustrativo
Desempeño personal / autoevaluación de consejero
21. Como miembro del consejo, dedico a mi función el tiempo y atención necesaria, asistiendo a las sesiones y analizando el material de soporte con detenimiento
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
22. Me mantengo informado sobre noticias relevantes y tendencias en la industria, que ayude a robustecer mis opiniones ante el consejo
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
23. Considero que mis opiniones han sido factores guía para la toma de decisiones y ejecución de acciones concretas dentro de la compañia
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
24. Considero que mi perfil y experiencia han enriquecido la discusión y ayudado en el desempeño del consejo
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
25. He apoyado a la compañia en el desempeño de actividades fuera de mis responsabilidades como consejero
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
26. Mis opiniones y posturas son claras, concisas y objetivas
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
27. Doy continuidad a mis opiniones y recomendaciones, independientemente de que sean tema de agendas futuras del consejo
En desacuerdo 1 2 3 4 De acuerdo
Ilustrativo
Preguntas abiertas
1. ¿Cómo evaluarías la contribución general del Consejo? (Baja, media, alta o excelente; explica tu respuesta)
2. ¿Cómo consideras que se puede asegurar que las iniciativas del Consejo sean ejecutadas en la operación?
3. ¿Cuál fue la mayor contribución del Consejo durante el último año?
4. ¿Cuáles son las mayores oportunidades para aumentar efectividad del Consejo?
5. ¿Qué cambios te gustaría ver en la calidad de la información proporcionada al Consejo?
6. En base a lo respondido en este cuestionario y dadas las circunstancias, ¿cuál consideras que debe ser la siguiente etapa en la evolución del Consejo?
7. ¿Cuál es la mezcla que consideras más apropiada para la realización de juntas de consejo entre virtuales y presenciales?
8. Comentarios adicionales
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