PROYECTO DE RESIDENCIA PROFESIONAL

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PRELIMINARES

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AGRADECIMIENTOS

El presente trabajo agradezco a Dios por ser mi guía y acompañarme en el transcurso de mi vida, brindándome paciencia y sabiduría para culminar con éxito

mis metas propuestas.

A mis padres por ser mi pilar fundamental y haberme apoyado incondicionalmente, pese a las adversidades e inconvenientes que se presentaron.

Agradezco a la M.I.A Elsa María Alor Velázquez quien con su experiencia, conocimiento y motivación me oriento en la investigación.

Agradezco a los todos docentes que con su sabiduría, conocimiento y apoyo, motivaron a desarrollarme como persona y profesional en el Instituto Tecnológico

Superior de la Región Sierra.

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RESUMEN

En el área de Formacion y Desarrollo de Talento de la empresa Experiencias Xcaret Parques S.A.P.I. de C.V. se realizó una investigación basada en la observación del lugar para detectar el problema que tenía y buscar una herramienta que le diera la solución adecuada. Después de un breve estudio del área se localizó el problema y resultó que había mala organización y desorden en los lugares, en general con los documentos, carpetas, hojas y como consecuencia los colaboradores estaban incomodos por el espacio tan pequeños que no se podían mover libremente en sus escritorios lo que impedía que el desempeño y la productividad de ellos no fuera la mejor, porque igual al no tener en orden sus documentos, al momento de buscar el que quería no lo podía encontrar porque no sabía dónde estaban guardados o que la carpeta estaba en otro lugar.

Entonces para dar solución a todos los problemas que tenía el área se propuso utilizar la herramienta de las 5´S que es la que tiene como objetivo clasificar, ordenar y mantener limpio y en general organizar. Entonces para que se pueda ordenar el área que va desde los lugares de los colaboradores hasta el orden de los documentos y carpetas era necesario proponer esta herramienta eficaz que cumple con los estándares para dar la solución adecuada a este problema.

En general, en este proyecto se propuso como se aplicaría cada una de las etapas

en el área de Formación y Desarrollo de Talento y como se solucionaría cada uno de

los problemas que se detectaron pudiendo llegar a la solución de cada uno de ellos,

a continuación se desarrolla esta herramienta como propuesta al área.

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INDICE

CAPITULO I GENERALIDADES DEL PROYECTO ... 7

1.1 INTRODUCCIÓN ... 8

1.2 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN Y DEL PUESTO O ÁREA DEL TRABAJO. ... 9

1.2.1 Datos generales de la empresa: ... 9

1.2.2 Descripción de la empresa. ... 9

1.2.2.1 Parques que tiene la empresa. ... 10

1.2.2.2 Historia del inicio de Xcaret. ... 12

1.2.2.3 Macro localización ... 15

1.2.2.4 Micro localización ... 16

1.2.2.5 Organigrama de la empresa. ... 17

1.2.2.6 Misión... 18

1.2.2.7 Visión. ... 18

1.2.2.8 Valores. ... 18

1.2.3 ÁREA DE FORMACIÓN Y DESARROLLO DE TALENTO ... 19

1.2.3.1 Descripción del área. ... 19

1.2.3.2 Objetivo General del área:... 21

1.2.3.3 Organigrama del área de Formación y Desarrollo de Talento. ... 22

1.3 PROBLEMAS A RESOLVER, PRIORIZÁNDOLOS. ... 23

1.4 OBJETIVOS (GENERAL Y ESPECÍFICOS) ... 24

1.4.1 General: ... 24

1.4.2 Específico: ... 24

1.5 JUSTIFICACIÓN ... 25

CAPITULO II MARCO TEÓRICO ... 26

1.6 MARCO TEÓRICO (FUNDAMENTOS TEÓRICOS). ... 27

1.6.1 Metodología de las 5´S. ... 27

1.6.2 Qué son las 5’S. ... 28

1.6.3 Etapas de las 5´S. ... 29

1.6.4. Beneficios de las 5´S... 32

1.6.5 Lugar de trabajo. ... 33

1.6.6 Espacio de trabajo. ... 33

1.6.7 Espacio adecuado. ... 34

1.6.8 Importancia de la comodidad en el área de trabajo. ... 34

CAPITULO III DESARROLLO ... 36

1.7 PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS. ... 37

1.7.2 La primera etapa de las 5´S es Seiri (Clasificación). ... 37

1.7.3 La segunda etapa de las 5´S: Seiton (Orden). ... 42

1.7.4 La tercera etapa es Seiso (Limpieza). ... 57

1.7.5 La cuarta etapa es Seiketsu (Estandarizar). ... 58

1.7.6 La quinta etapa es Shitsuke (Disciplina y hábito). ... 63

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CAPITULO IV RESULTADO ... 66

RESULTADO DEL PROYECTO ... 67

CAPITULO V CONCLUSIÓN ... 72

CONCLUSIÓN ... 73

RECOMENDACIONES ... 75

CAPITULO VI COMPETENCIAS DESARROLLADAS ... 76

COMPETENCIAS DESARROLLADAS ... 77

CAPITULO VII FUENTES DE INFORMACIÓN ... 78

REFERENCIAS ... 79

ANEXOS ... 80

FOTOS TOMADAS DEL ÁREA DE FORMACION Y DESARROLLO DE TALENTO... 81

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CAPITULO I

GENERALIDADES DEL

PROYECTO

8 1.1 INTRODUCCIÓN

En una organización existen diversos factores que determinan la productividad de los colaboradores, y estos pueden ser de beneficio o simplemente una desventaja en la eficiencia de los colaboradores, es por eso la importancia de una buena organización dentro del área que permite aumentar la calidad, eficiencia y la productividad de los colaboradores. Una herramienta útil para eliminar las deficiencias del área sería, las 5´S que favorece a que la empresa esté en mejora continua, ya que implica facilitar los procesos que se realizan, mejorar la calidad, productividad y un buen ambiente de trabajo que permite el crecimiento de la organización.

La herramienta de las 5´S ayuda a mejorar el área de trabajo, al mismo tiempo que se consigue una mayor satisfacción del colaborador en relación a su ambiente laboral, logrando una mayor productividad y crecimiento del área, asimismo conseguir que la organización sea mucho más competitiva y productiva.

Hoy en día es fundamental que las empresas sean competitivas, por lo que es

importante que sus colaboradores se sientan bien en su lugar de trabajo, ya que si

están satisfechos en su ambiente laboral, su nivel de desempeño aumenta y por lo

tanto la empresa se ve beneficiada.

9 1.2 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN Y DEL

PUESTO O ÁREA DEL TRABAJO.

1.2.1 Datos generales de la empresa:

Nombre: Experiencias Xcaret Parques S.A.P.I. de C.V Giro de la empresa: Servicio y venta

Dirección: Carretera Chetúmal-Puerto Juárez Kilómetro 282, Solidaridad, 77710 Playa del Carmen, Q.R.

1.2.2 Descripción de la empresa.

Experiencias Xcaret es una compañía 100% mexicana, líder en parques naturales y de aventura, en donde se combina el respeto por la naturaleza con el amor por México. Brindamos a cada uno de nuestros visitantes momentos únicos en medio de paisajes espectaculares, complementados con experiencias llenas de la riqueza cultural que distingue a nuestro país.

Experiencias Xcaret es una organización cuya trayectoria en la recreación turística sustentable inició en 1990. Constituye el más importante modelo de recreación turística sustentable en México.

Es una empresa mexicana especializada en ofrecer experiencias únicas e inolvidables a sus visitantes, excediendo expectativas a través de productos y servicios de calidad.

Experiencias Xcaret opera los parques más emblemáticos de Cancún y la Riviera

maya: Xcaret, Xel-Há, Xplor, Xplor fuego, Xoximilco, así como el tour Xenotes.

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En Xcaret además se disfrutan diversas opciones culturales que incluyen la danza, la música, la charrería y la majestuosa presentación de Xcaret México espectacular, con más de 300 artistas en escena.

1.2.2.1 Parques que tiene la empresa.

Nuestros parques naturales Xcaret y Xel-Há, los más emblemáticos de México, ofrecen variadas actividades en medio de la jungla, en caletas, ríos y en las aguas cristalinas del mar Caribe.

• Xel-Há

Destaca la variedad de vida submarina, es por ello uno de los lugares más famosos del destino para realizar enhorque.

• Xplor

Ofrece emocionantes aventuras como tirolesas, vehículos anfibios en la selva y balsas en ríos subterráneos. Estas aventuras también pueden realizarse de noche con la opción de Xplor fuego, ideal para los intrépidos y quienes gustan de vivir estas atracciones con mayor intensidad.

• Xoximilco

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Revive la tradición del paseo en trajineras a través de canales, mientras se lleva a cabo una verdadera fiesta mexicana a bordo, con cena degustación de comida típica, bebidas ilimitadas y música en vivo.

• Xenses

Es un parque sin igual, un lugar tan divertido como mágico, tan asombroso como enigmático y tan disparatado como racional. Aquí tú y tus sentidos serán los protagonistas al vivir una experiencia en donde diferentes escenarios rodearán tus sentidos y te llevarán a un mundo fantástico en donde tu percepción será desafiada.

• Xavage

Desafía tus límites, el único lugar en el que tú decides qué tan extremo quieres ser, con las atracciones más desafiantes por tierra, aire y agua. En Xavage podrás dejar atrás la rutina y demostrar de qué estás hecho. Atrévete a liberar tu lado salvaje.

• Circuitos

Xenotes oasis maya es un viaje directo al misticismo de la selva, en el cual se visitan cuatro diferentes tipos de cenotes, con una actividad distinta en cada uno de ellos: rapel, tirolesas, esnórquel y kayak.

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• Excursiones

Nuestros visitantes pueden conocer los vestigios arqueológicos mayas más

importantes de Quintana Roo y Yucatán, como la majestuosa Chichén Itzá y la

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ancestral coba, con traslado desde su hotel a bordo de unidades modernas y seguras, y recorridos con guía bilingüe certificado en las zonas arqueológicas.

A través de la marca Xichén opera excursiones de lujo, con visitas a las zonas arqueológicas de la gran península maya y a la ciudad colonial de Valladolid.

Hoy en día, experiencias Xcaret es el operador de tours y excursiones más importantes de Cancún y la Riviera maya.

1.2.2.2 Historia del inicio de Xcaret.

En 1986, el arquitecto Miguel Quintana Pali, que radicaba en ciudad de México, visitó la Riviera maya, en quintana roo. Encontró un lugar que lo fascinó por su belleza e inigualables atributos naturales: era el “rancho Xcaret”, el antiguo puerto maya de

“polé”, donde adquirió sus primeras cinco hectáreas de tierra.

Al explorar este lugar encontró cenotes, caletas, una increíble red de ríos subterráneos entre las grietas de este fragmentado paraíso terrenal, una completa y abundante colección de flora y fauna de esta región y numerosos vestigios arqueológicos que atestiguaban la rica y próspera cultura prehispánica que habitó el lugar.

Entonces comprendió que su proyecto de construir la casa de sus sueños, como

cualquier arquitecto, estaba rebasado. Entendió que tanta belleza no podía ser de

unos cuantos, y que tenía que compartir esta maravilla con el mundo entero. Es así

como nace la idea de hacer un parque turístico eco arqueológico.

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En 1986 funda la empresa “promotora Xcaret” para dar inicio al proyecto, sumándose a éste, en 1989, sus actuales socios, los hermanos Oscar, marcos y Carlos Constandse Madrazo, que aportaron 60 hectáreas más. A finales de 1990 abrió sus puertas el parque Xcaret que, desde entonces, ha sido muy exitoso.

El éxito de Xcaret está basado en un singular manejo de los recursos naturales de la zona, para proyectar la riqueza de México, incluido su enorme patrimonio cultural e inigualable biodiversidad.

Con el fin de aprovechar la experiencia del desarrollo turístico de “Xcaret”, en 1994 se constituye el “Grupo Xcaret”, el cual recibió la concesión del parque natural Xel- Há.

En 2009, en medio de la crisis financiera mundial y la emergencia sanitaria del virus de la influenza, grupo Xcaret abrió las puertas el parque Xplor, una aventura bajo tierra para toda la familia.

En 2010 grupo Xcaret integró a su nombre la palabra “experiencias” y puso en marcha la división de tours de lujo a las zonas arqueológicas de la gran península maya, bajo la marca Xichén. Se abre “la Casona” de Valladolid, un restaurante especializado en la comida típica yucateca, cuya operación sustenta los tours que transitan por el oriente maya.

En julio de 2013 se pone en marcha el tour Xenotes, oasis maya, con la visita a cuatro diferentes tipos de cenotes en un mismo día, en una singular combinación de misticismo, historia, cultura y actividades extremas.

En diciembre del mismo año abre sus puertas Xoximilco Cancún, un homenaje a la cultura del centro de México y a Xochimilco, patrimonio de la humanidad.

En experiencias Xcaret amamos la cultura y la riqueza natural de nuestro país, es

lo que nos mueve a trabajar día con día, pues estamos convencidos que promoviendo

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el conocimiento y respeto por nuestras tradiciones y recursos naturales a través de

nuestras experiencias, hará posible que prevalezcan a través del tiempo. Hemos

tomado el compromiso de hacer esto realidad y para cumplirlo, basamos nuestras

acciones en los ejes rectores trazados por nuestra misión, visión y valores.

15 1.2.2.3 Macro localización

Imagen 1. Ubicación: Ciudad Playa del Carmen, Municipio de solidaridad del Estado de Quintana Roo.

Fuente:https://www.google.com/maps/d/u/0/viewer?msa=0&mid=1Vy5z9m3lOnH2Ot

5dIEAnqGWV1bQ&ll=20.585275145739313%2C-87.11075757442279&z=14

16 1.2.2.4 Micro localización

Imagen 2. Ubicación: Carretera Chetúmal-Puerto Juárez Kilómetro 282, Solidaridad, 77710 Playa del Carmen, Q.R.

Fuente:https://www.google.com/maps/d/u/0/viewer?msa=0&mid=1Vy5z9m3lOnH2Ot

5dIEAnqGWV1bQ&ll=20.585275145739313%2C-87.11075757442279&z=14

17 1.2.2.5 Organigrama de la empresa.

Imagen 3.

Fuente: obtenida de la empresa.

18 1.2.2.6 Misión.

Garantizar la trascendencia del Grupo Experiencias Xcaret maximizando continuamente nuestro valor a lo largo de esta travesía.

1.2.2.7 Visión.

Ser únicos en recreación turística sustentable.

1.2.2.8 Valores.

Los valores en los que creemos son:

• Creatividad: Ofrecer experiencias excepcionales, sorprendiendo continuamente a nuestros visitantes, brindándoles las mejores vivencias de sus vacaciones, motivando así su regreso.

• Rentabilidad: Creemos que incrementar el valor de la inversión de nuestros socios es la vía para asegurar una continuidad efectiva.

• Integridad: Creemos en el cumplimiento a toda costa de los compromisos que asumimos y de las promesas que hacemos, y esperamos lo mismo de los demás.

• Congruencia: Creemos en hacer siempre lo que decimos.

• Honestidad: Creemos en la verdad y la transparencia ante todo.

• Espíritu de servicio: Creemos que nuestros visitantes son la razón de nuestra existencia y nos debemos a ellos.

• Compromiso: Creemos que nuestros colaboradores son el motor que nos

impulsa a lograr nuestros propósitos, y que su compromiso y desarrollo son

vitales para el éxito.

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• Equidad: Creemos en la equidad y trabajamos de manera permanente en una relación ganar-ganar con todos nuestros integrantes.

• Responsabilidad social: Amamos nuestro país, es por eso trabajamos constantemente por ser un buen ciudadano empresarial, yendo más allá del cumplimiento de nuestras obligaciones, ayudando a impulsar el desarrollo de nuestra comunidad y de México.

1.2.3 ÁREA DE FORMACIÓN Y DESARROLLO DE TALENTO.

1.2.3.1 Descripción del área.

El área de Formación y Desarrollo de Talento, tiene como función organizar la capacitación de los colaboradores durante todo el año en los diferentes parques con que cuenta la empresa Experiencias Xcaret Parques S.A.P.I. de C.V, el cual, mediante procesos de acción, se concluye con la realización de la formación para el colaborador.

Las formaciones o capacitaciones tienen como objetivo que el colaborador logre desarrollar y obtener más conocimientos, para que sea capaz de desempeñar su función a la perfección y por lo tanto sea más eficiente, aportando calidad a su área y por ende a la empresa.

El proceso de formación son los pasos que se llevan a cabo antes de su realización y durante la capacitación, eso muestra que existe un proceso de cómo se debe hacer.

Proceso de formación:

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1.- Priorización - plan de formación 2.- Carta de acuerdo con el ejecutivo 3.- Cotización - acuerdo con el proveedor 4- Reservación de salas

5.- Cartas compromisos (firmadas) 6- Autorización de la formación

7.- Envío de confirmación de la formación 8.- Solicitud de coffe break

8.- Listas de asistencias 9.- Montaje de la sala

10.- Evaluación de la satisfacción 11.- Recepción del proveedor 12.- Evidencias fotográficas

13.- Administración de la información (evidencias, listas, encuestas) 14.- Reporte de la formación

15.- Elaboración de constancias 16.- Facturación

17.- Reporte mensual

Este es el proceso general que se realiza para llevar a cabo una formación, en el área de Formación y Desarrollo de Talento.

Todos estos son los pasos que los coordinadores realizan en sus diferentes

Unidades de Negocios o áreas, en este caso podrían ser Xplor, Xenses, Xcaret,

Xoximilco, etc. O el área comercial, arte y cultura y conservación.

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Estas capacitaciones se realizan durante todo el año con el único fin de hacer crecer al colaborador en su puesto de trabajo.

Otra de las funciones que realiza el área es llevar el proceso de prácticas internas para colaboradores, esto con el fin de que obtengan habilidades de diferentes departamentos.

De esta forma la empresa otorga la facilidad a los colaboradores de desempeñarse en diferentes áreas y en caso de querer integrarse de manera formal, cuente con las habilidades básicas desarrolladas durante los cuatro meses en que estuvo como practicante.

1.2.3.2 Objetivo General del área:

Generar estrategias y acciones con el objetivo de formar y desarrollar a los

colaboradores e incrementar la productividad y con esto contribuir a la trascendencia

de la empresa Experiencias Xcaret Parques S.A.P.I. de C.V.

22 1.2.3.3 Organigrama del área de Formación y Desarrollo de Talento.

Imagen 4.

Fuente: obtenida del área de formación y desarrollo.

23 1.3 PROBLEMAS A RESOLVER, PRIORIZÁNDOLOS.

1. La falta de espacios en los escritorios de los colaboradores.

2. La inexistencia de un lugar específico para colocar los documentos de cada colaborador.

.

3. Establecer el lugar del colaborador según su cargo.

4. La eliminación de cosas y documentos que ya no son útiles.

24 1.4 OBJETIVOS (GENERAL Y ESPECÍFICOS)

1.4.1 General:

Mediante el conocimiento de la metodología de las 5´S, se pretende implementar en el área de Formación y Desarrollo de Talento, esta herramienta que permite mejorar el lugar de trabajo, logrando así una mayor organización dentro del área.

1.4.2 Específico:

● Clasificar y ordenar el lugar de trabajo.

● Seccionar los lugares de acuerdo a sus cargos, para una mejor localización de los mismos.

● Delimitar el espacio del lugar de cada colaborador, para mayor eficiencia en el

desempeño.

25 1.5 JUSTIFICACIÓN

El lugar de trabajo es donde el colaborador desarrolla sus actividades laborales, por lo que es importante que las condiciones del lugar sean las adecuadas para un mejor desempeño, porque un lugar inapropiado para trabajar causa atrasos en los procesos, es por eso la importancia de solucionar este problema.

En el área de Formación y Desarrollo de Talento, existen ciertos factores que afectan el desempeño y el desarrollo de las actividades, haciendo que sea ineficiente y tardado, afectando de manera significativa el desempeño de los colaboradores.

El mantener un lugar limpio y muy bien organizado facilita los procesos y la eficiencia de los que laboran en ese espacio de trabajo, también es importante que el área de trabajo tenga el espacio suficiente y necesario para cada colaborador, y el lugar donde deba colocar sus documentos, es decir, que tengan su lugar y espacio en el área laboral.

Corregir este problema de orden y limpieza para un mejor ambiente es de suma importancia, aplicar la herramienta de las 5´S para corregir todos estos problemas que es comunes que existen en las áreas de trabajo, usar esta herramienta e implementarlo ayudará a que disminuyan los problemas de mala organización y de espacios insuficientes.

Por ello, se propone utilizar la herramienta de las 5´S en el área a estudiar, porque los problemas que existen en dicha área fueron más acertados al utilizar esta herramienta que es la indicada para solucionar el problema.

Al eliminar estos problemas el área de trabajo se verá beneficiada al área, por lo

que acabaría con la deficiencia y la mala organización que existe con los documentos

que no tienen un lugar específico para cada colaborador, así como no tener

establecido el lugar que debe ocupar cada uno de los colaboradores.

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CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

27 1.6 MARCO TEÓRICO (FUNDAMENTOS TEÓRICOS).

1.6.1 Metodología de las 5´S.

El método de las 5´S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples. Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5´S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan, tales como, empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones. (Almonte, 2011)

Esta técnica de gestión japonesa nació durante la Segunda Guerra Mundial como un movimiento de mejora de la calidad, productividad y competitividad de la organización. Basada en cinco principios simples, tiene por objetivo eliminar los obstáculos que impidan una producción eficiente. (P., 2012)

Las 5`S son una herramienta mundialmente conocida gracias al impacto y cambio que generan tanto en las empresas como en las personas que las desarrollan. Se centran en potenciar el aprendizaje de las personas que trabajan en las organizaciones gracias a su simplicidad y agilidad por realizar pequeños cambios y mejoras con el fin de experimentar y aprender con ellas. As 5`S son una herramienta que no requiere grandes inversiones, altos cargos, ni de complicados conocimientos.

De este modo, no se excluye a nadie, ofreciendo a todas personas y organizaciones,

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la posibilidad y oportunidad de beneficiarse y crecer con ellas. Cualquier oficina, industria, centro público, empresa de servicio u hogar son idóneos para aplicar las 5`S. (Jaume Adalvert, 2016)

1.6.2 Qué son las 5’S.

Las 5S están compuesta por las fases que intervienen durante el proceso de implementación del proyecto y cada fase se define con una palabra japonesa iniciada por la letra S.

La 1ª es Seiri e implica seleccionar; separando los elementos necesarios de los innecesarios.

La 2ª, Seiton, permite ordenar los elementos necesarios en el lugar de trabajo.

La 3ªS es Seiso y significa limpiar y sanear el entorno para anticiparse a los problemas.

La 4ªS, es Seiketsu y permite estandarizar las normas generadas por los equipos.

Y la 5ªS, Shitsuke, dinamiza las auditorias de seguimiento y consolida el hábito de la Mejora Continua. (Jaume Adalvert, 2016)

Las fases de implementación de las 5´S se dividen en dos fases.

La primera fase son las Eses Operativas: 1ª Seiri, 2ª Seiton y 3ª fase Seiso.

La segunda fase son las Eses Funcionales: 4ª Seiketsu y 5ª Shitsuke.

Como se muestra en el recuadro siguiente:

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Imagen 5.

Fuente: recuperada del libro: 5´S para la mejora continua hacer más con menos.

Las 5´S tiene por objetivo realizar cambios agiles y rápidos, con una visión a largo plazo, en la que participan activamente todas las personas de la organización para idear e implementar sus mejoras. Es determinante la implicación y la participación de todos los niveles de la organización, sobre todo de la dirección y gerencia. (Jaume Adalvert, 2016)

1.6.3 Etapas de las 5´S.

• Seiri (Clasificación).

Separar lo que es necesario de lo que no lo es y tirar lo que es inútil.

El propósito de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los

elementos que no son necesarios para las operaciones de mantenimiento o de

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oficinas cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar, transferir o eliminar.

(Rodríguez, s.f.)

• Seiton (Orden).

Colocar lo necesario en un lugar fácilmente accesible.

Pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde puedan encontrarse fácilmente para su uso y nuevamente retornarlas al correspondiente sitio. En la oficina facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el control visual de las carpetas y la eliminación de la pérdida de tiempo de acceso a la información. El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. (Rodríguez, s.f.)

• Seiso (Limpieza).

Seiso se traduce como Limpieza pero es más que limpiar.

Consiste en combatir las fuentes de suciedad de forma tal que desaparezcan las causas que producen el deterioro o el mal hábitat de trabajo.

Limpiar significa que se deben hallar en óptimas condiciones de uso: máquinas, equipos, herramientas, documentos, mesas de trabajo, armarios, estanterías, tableros, escritorios, suelos, paredes, áreas peatonales, ventanas, etc., ya que está comprobado que tanto la limpieza como el orden están relacionados con la habilidad de realizar las tareas con destreza y calidad. (Pro Optim, 2017)

• Seiketsu (Estandarizar).

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Conocida como Seiketsu y cuya traducción podría ser Limpieza Estandarizada o simplemente Estandarización.

Consiste básicamente en aplicar, replicar y mantener lo que se ha venido desarrollando hasta ahora. Más que una actividad es una condición o estado permanente.

El fundamento de la Limpieza Estandarizada es lograr que las fuentes de suciedad desaparezcan. Esto se logra aplicando diariamente cada una de las “S” y yendo más allá de la mera limpieza. Habíamos visto que limpieza es inspección. Limpieza estandarizada es prevención.

Para asegurar un adecuado desarrollo del Seiketsu, se requiere verificar el mantenimiento cotidiano de las condiciones a través de seguimientos sistemáticos.

No sólo es necesario implementar las actividades de Organización, Orden y Limpieza, sino también chequear la efectividad de las decisiones tomadas para ver si contribuyen o no al objetivo de cero suciedad. (Verzini, 2006)

• Shitsuke (Disciplina y hábito).

Shitsuke no consiste en implementar nuevas actividades sino en mantener las anteriores.

Habiéndolas incorporado en las tareas cotidianas que podemos decir que ya son parte de nuestra manera de trabajar. Por eso lo traducimos como hábito.

Consiste en tener el hábito de implementar permanente y correctamente los

procedimientos apropiados. Podremos obtener los beneficios alcanzados con las

primeras “S” en un largo período de tiempo si se logra crear un ambiente de respeto

a las normas y estándares establecidos. (Pro Optim, 2017)

32 1.6.4. Beneficios de las 5´S

• Clasificación u organización (Seiri).

Liberación de espacio en plantas y oficinas, reducción de los tiempos de acceso al material o a otros elementos de trabajo, eliminación de productos deteriorados, facilitación del control visual en materias primas que se van agotando y que se requieren para un proceso, stocks de repuestos, información, planos y elementos de producción, entre otros. (P., 2012)

• Orden (Seiton).

Acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo, eliminación de pérdidas por errores, materias primas en stock, y mayor cumplimiento de las órdenes de trabajo. (P., 2012)

• Limpieza (Seiso).

Reduce el potencial riesgo de accidentes, mejora el bienestar físico y mental del trabajador, incrementa la vida útil de los equipos al evitar su deterioro por contaminación y suciedad, disminuye los despilfarros de materiales y energía debido a la eliminación de fugas y escapes, así como mejora la calidad del producto. (P., 2012)

• Estandarización (Seiketsu)

Estabiliza las mejoras alcanzadas replicándolas en otras áreas, evita daños en la

salud del trabajador y del consumidor; mejora la imagen interna y externa de la

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empresa, eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal con su trabajo. (P., 2012)

• Disciplina (shitsuke)

Mantiene lo logrado y da viabilidad al proceso con una filosofía de mejora continua;

aumenta considerablemente la rentabilidad del negocio, reduciendo el reproceso, las pérdidas, los atrasos y los accidentes laborales. (P., 2012)

1.6.5 Lugar de trabajo.

Según el Real Decreto de 486/1997, de 14 de Abril. El concepto de lugares de trabajo nos dice:

Se entenderá por “lugares de trabajo” el área del centro de trabajo, edificadas o no, en las que los trabajadores deban permanecer o a las que puedan acceder en razón de su trabajo. (Sociales, 1997)

1.6.6 Espacio de trabajo.

“El espacio de trabajo contribuye al bienestar y satisfacción de los empleados,

mejora la productividad y disminuye la rotación o el absentismo”, asegura Sonia de

Mier, directora de Marketing y Comunicación de Great Place To Work España. (Oliver,

2016)

34 1.6.7 Espacio adecuado.

Sentirse cómodo en el trabajo es fundamental para la salud mental del trabajador;

y los trabajadores que están felices van a ser mucho más productivos que los que no.

Si bien lograr que los empleados se sientan conformes depende de una serie de factores, el lugar físico de trabajo incide de manera considerable. (Andorra, 2015)

El grado de conformidad que sienten los trabajadores hacia la empresa para la que trabajan depende de una serie de factores, como la remuneración, los beneficios, la flexibilidad, la posibilidad de crecimiento y demás; pero además de estos elementos, la felicidad de los trabajadores también pasa en gran parte por cuan confortable sea el lugar en el que trabajan. (Andorra, 2015)

1.6.8 Importancia de la comodidad en el área de trabajo.

El director del Departamento de Psicología Organizacional de la Universidad Adolfo Ibáñez de Chile, Ignacio Fernández dice “un lugar de trabajo con buena infraestructura no motiva, pero su ausencia, un mal lugar de trabajo, desmotiva y genera estrés y malestar en los trabajadores”, confirmando que por sí solo el lugar no va a ser determinante para que el trabajador se sienta o no conforme, pero que sin duda va a estarlo más en un espacio que presente características positivas. (Andorra, 2015)

Espacios seguros, sanos, higiénicos, confortables y originales pueden hacer a

gran parte de la felicidad del trabajador. El espacio físico juega un papel muy

importante, ya que estar durante horas en un lugar que presente diversos malestares

puede provocar desmotivación y estrés. El director del Departamento de Psicología

Organizacional de la Universidad Adolfo Ibáñez de Chile, Ignacio Fernández, asegura

que si el trabajador se encuentra en un lugar donde no está a gusto “afectará a la

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empresa de cuatro modos directos: un mal desempeño en el cargo, escaso servicio al cliente, baja excelencia operacional y ausencia de innovación”. (Andorra, 2015)

La comodidad y la distribución del espacio son fundamentales en el rendimiento de los empleados al momento de trabajar, o al menos eso parece reflejar el estudio global llevado a cabo por CBRE, que reveló que el bienestar toma protagonismo y es una pieza fundamental de las oficinas del siglo XXI. (infobae, 2017)

Es que el espacio de trabajo estará diseñado para conseguir los objetivos

estratégicos de las empresas, para obtener el mejor rendimiento de los profesionales

y mejorar su bienestar. También se aprecia una tendencia hacia una economía

colaborativa para compartir recursos humanos y físicos entre distintas empresas

eliminando así excesos de espacio y fomentando la creatividad. (infobae, 2017)

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CAPITULO III

DESARROLLO

37 1.7 PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

REALIZADAS.

Se desarrolla en este apartado la propuesta de la herramienta de las 5´S en el área de Formación y Desarrollo de Talento de la empresa Experiencias Xcaret Parques S.A.P.I. de C.V. de acuerdo a los objetivos específicos propuestos, mediante los cuales se logrará el objetivo general.

Se propone establecer un orden a las cosas, incluyendo los lugares de los colaboradores, así como la ubicación del lugar de cada uno de ellos, el cual se desarrollará paso a paso para lograr una buena organización en el área donde se aplicará ésta propuesta de la herramienta de las 5´S.

A continuación se desarrolla cada una de las etapas de las 5´S en su propuesta de aplicación en el área.

1.7.2 La primera etapa de las 5´S es Seiri (Clasificación).

Separar lo que es necesario de lo que no lo es y tirar lo que es inútil.

Para eliminar todos los elementos innecesarios tales como papel, pedazos de hojas, pos-tic, carpetas, listas de asistencias y todo lo que pueda acumularse en el espacio de trabajo, es necesario ir eliminando todo eso para tener un espacio libre de cosas innecesarias que solo obstaculizan y reducen la eficiencia del desempeño del colaborador.

Como propuesta de cómo se va a aplicar esta primera etapa se hará el siguiente

procedimiento para poder tomar la decisión de acción para comenzar a desechar lo

que es útil o inútil en el área de trabajo.

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En el área de Formación y Desarrollo de Talento lo que más se genera es acumulamiento de hojas, papel, listas de asistencia y pos-tic, que son los que comúnmente se generan en los escritorios de los colaboradores ya que por el proceso que se realiza en el área son los que se acumulan en los lugares de cada colaborador reduciendo el espacio para poder trabajar cómodamente.

Por eso la importancia de tener un plan de procedimiento para poder ir eliminando esos papeles y hojas que no sabemos si en realidad sirve o no y que solo ocupa un lugar en el escritorio.

Se observa que los escritorios de los colaboradores tienen muchos papeles tirados por cualquier parte y no se sabe cuáles de ellos son útiles y cuáles no, por lo que se hará un diagrama de flujo que mostrará el proceso que se debe de seguir para tomar una decisión de eliminar o no los papeles de los escritorios.

En el siguiente diagrama que se muestra a continuación representa los pasos que se seguirá para la eliminación de papeles, carpetas, listas de asistencia, etc.

Imagen 6. Diagrama de flujo elaborado.

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En la imagen anterior se muestra un proceso de flujo de acción para eliminar los elementos sobrantes en los lugares del colaborador, pero en específico son hojas, pedazos de papel o pos-tic que son los que comúnmente se genera en el área.

El proceso de acción para retirar estos desechos de los lugares de trabajo del colaborador es identificar los desechos que no tiene ninguna utilidad para estar ocupando lugar en las mesas

Imagen. Elaborado.

Ahora la descripción del diagrama que se mostró en la imagen anterior.

Como primera pregunta que se debe hacer ante todo debe ser:

¿El escritorio tiene acumulamiento de cosas como papeles, carpetas, listas de asistencias, pedazos de papel y pos-tic?

Después de eso se responde Sí o No.

Si la respuesta es No, entonces no se hace ninguna acción al respecto.

Pero si la respuesta es Sí y hay acumulamiento, se debe identificar qué tipo de elementos son los que están acumulados, ya sean papeles, hojas, listas de asistencias, carpetas, etc.

Una vez que se haya identificado el tipo de elemento, se hace la siguiente pregunta

¿sirve?

Si la respuesta es No, entonces se da el paso a la eliminación y se colocan directo al bote de basura.

Pero si la respuesta es Sí y aun es útil, se colocan en el escritorio para que después se le un orden de donde deban ser colocados.

Este es el proceso que se debe de seguir para poder ir eliminando el acumulamiento

de papeles y cosas en el escritorio.

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Ahora cual es el criterio que debe de tener para poder decidir si es o no útil los papeles que están acumulados, en base a que se tomara esa decisión. Es importante tener bien claro este punto porque de ahí se tomara la decisión.

Para que una hoja o cualquier tipo de papel puedan ser descartado como útil es necesario evaluar su contenido para poder desecharlo o en su caso dejarlo.

Se eliminan todos los papeles que estén:

En mal estado y con fecha vencida.

Estén rotos sin un pedazo de la hoja.

Que estén ya como bolitas para la basura.

Que su contenido ya no sea útil para el colaborador.

Hojas rayadas o pintadas, manchadas.

Hojas de impresiones que salieron mal.

Pos-tic que ya se hayan usado.

Pedazos de papel.

Papeles inservibles por su condición de deterioro con contenido vencido.

Ahora los papeles que sirven todavía tienen que estar:

En buena condición y con contenido vigente.

Que los datos que tenga sea importante y útil.

Con base a esto se puede separar los papeles que necesitamos y los que debemos eliminar.

Ahora también otros tipos cosas que se acumulan en el escritorio por ejemplo las

carpetas de papel son otro de los que es necesario eliminar o guardar para utilizarlo.

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Por lo que también se tomara una base para decidir, entonces para que una carpeta sea desechada debe estar:

El material en mal estado (manchado, rayado, pintado, etc.) Sin un pedazo de la carpeta.

Sucio o demasiado viejo.

Ahora las carpetas que si sirven deben de estar.

El material en buen estado (limpio) sin ninguna mancha, pintura o ralladura.

La carpeta completa y limpia.

Esta es la manera como decidir qué hacer con la carpeta que está en el escritorio, con base a esto se tomara la decisión de separar las carpetas que sirven y las que ya no lo son.

Por último otro tipo de elemento que se acumula en el escritorio son listas de asistencia de formaciones que se dieron, y como saber si sirven o no esas listas.

Entonces también es necesario tener un criterio de cómo poder evaluar.

En este caso las listas pasan a ser desechadas después de haber pagado al proveedor (que dio la formación) y emitido la factura.

Entonces para que se deseche una lista tiene que tener una factura de pago.

Mientras no se tenga esa factura es imposible tirar alguna lista. Eso indica que si no se ha emitido factura de pago al proveedor esa lista de asistencia aún sigue siendo útil.

Después de saber cuándo se debe desechar o no una lista de asistencia, ahora hay

otra cosa importante que debe ser tomado en cuenta. Cuando una lista de asistencia

ya ha sido desechada no pasa rápidamente a la basura o que se destruye

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inmediatamente, sino que pasa por otro tipo de desecho, en este caso pasan a ser archivados.

Y se archivan de la siguiente forma:

Listas que llevan 3 meses después de haberse emitido la factura se archivan en la bodega de manera que estén a la mano y se les llama nuevo archivo.

Listas que llevan un año después de su factura se colocan en un lugar estratégico pero que no está a la mano y a esto se le llama medio archivo.

Y las listas que llevan más de 3 años de haberse emitido su factura, se le llama archivo muerto por lo que se retira de la bodega y se desecha por completo y definitivamente.

Como se ha mencionado todos los desechos de papel y carpetas se eliminan inmediatamente, solo en el caso de las listas que se mantienen durante tres años en la bodega para tener un respaldo y tener información cuando se requiera, pero pasando esos años se desechan totalmente.

Todos los papeles, carpetas, hojas, listas de asistencias, etc, que si sirven se dejan en el escritorio para que después sean colocados en su lugar correspondiente, pero eso será la segunda etapa de la herramienta las 5´S donde se ordenara lo que se ha dejado como necesario y útil.

1.7.3 La segunda etapa de las 5´S: Seiton (Orden).

Colocar lo necesario en un lugar fácilmente accesible.

Pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde puedan encontrarse

fácilmente para su uso y nuevamente retornarlas al correspondiente sitio. En la oficina

facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el control visual de las

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carpetas y la eliminación de la pérdida de tiempo de acceso a la información. El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. (Rodríguez, s.f.).

En la segunda etapa se refiere a ordenar las cosas, es decir, después de retirar todo lo que sea inútil y dejar lo útil, se busca un lugar adecuado para cada documento, hoja, papel, lista y carpeta, con el fin de colocarlos en un lugar que sea fácil el acceso y que se encuentre respectivamente ordenado.

El beneficio del orden, es que facilita encontrar cualquier documento rápidamente y evita las búsquedas que trae consigo pérdidas de tiempo, también beneficia en cuanto al control visual para detectar fácilmente donde se encuentran lo que se busca.

Para aplicar esta etapa al área donde se propone, es necesario que se haya dejado solo los documentos, hojas y listas importantes que sean utilizados por los colaboradores, después de eso se comienza a ordenar cada uno de los documentos que han quedado. Para comenzar a ordenarlos es necesario buscar un lugar a donde colocarlos, y eso implica que cada colaborador tenga cerca sus papeles no en otro lugar que no le pertenezca.

Para comenzar a ordenar todos los papeles que han quedado en el escritorio se

deberá de colocar en una carpeta con aros (se utilizan comúnmente en las oficinas)

cada papel o documento para integrarse a su respectiva carpeta a donde pertenece,

por lo que es necesario que todo documento tenga una carpeta especial para su

resguardo. Entonces todo documento y hoja debe tener una carpeta donde esté ese

tipo de documento, es necesario tener una carpeta para cada tipo de documento o

papel que existe, ninguna hoja o documento debe quedar sin carpeta.

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Imagen 7. Foto

En la imagen anterior se muestra una carpeta de aros donde se colocaran los papeles y documentos que estén en el escritorio según el tipo de documento que sea será puesto en la carpeta destinada para eso.

Ahora las carpetas de papel que están limpias se colocaran en los revisteros en el escritorio al alcance del colaborador para que cuando se necesito pueda tomarse rápidamente.

Imagen 8. Foto.

Estos revisteros establecerán un orden con las carpetas porque es pequeño y no necesita tanto espacio, y adecuado para dejar las carpetas ahí.

Las listas de asistencias se colocaran en una carpeta especial donde se llevaron

todos esos tipos de formaciones. Teniendo así orden de donde se encuentran cuando

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se desee buscar. Tener un lugar de todas las listas facilita su búsqueda y ordena evitando tenerlas revueltas.

Imagen 9. Foto.

Las listas de igual forma se guardarán en una carpeta como se muestra en la imagen.

Después de haber ordenado los documentos, carpetas, listas, papeles que quedaron en el escritorio del colaborador, es necesario también ordenar las carpetas que contienen esos documentos y colocarlos en un espacio que no moleste en el escritorio a la hora de trabajar.

Por eso se colocaran en cada lugar del colaborador un estante propio donde pondrán todas esas carpetas, estos estantes estarán divididas en dos partes, la parte de arriba y la parte de abajo, como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen 10. Foto.

El estante estará colocada en la parte superior de cada lugar del colaborador, esto

para facilitar a la hora que deseen tomar cualquier carpeta que necesiten así no le

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molestara en su escritorio, sino que estará arriba donde no obstaculice nada ya que se encontrara el estante en un lugar estratégico y cómodo para el colaborador.

Ahora para que se coloque cada carpeta en el estante se deberá tener en cuenta lo siguiente, como encontrar una manera fácil y útil para poder ordenarlos en el estante.

Se ordenara de la siguiente manera.

Por el nombre de las carpetas, es decir, ordenarlo alfabéticamente por el nombre de las carpetas. Y así se tendrá una mejor ubicación de las carpetas y será muy fácil su búsqueda.

El tener ordenado tanto agiliza la busque como tiene una mejor presentación en cuanto a la vista.

Entonces para colocarlos en el estante que está dividido en dos partes, se comenzara a colocarlos en la parte de debajo primeramente y de izquierda a derecha seguidamente se pasaría a la parte da arriba de igual manera de izquierda a derecha, dependiendo del número de carpetas con la misma inicial de letra va a depender el espacio que tendrá cada una de ellas.

Se ordenará de la parte de abajo para arriba porque sería más fácil el acceso a las

carpetas ya que es más común utilizar las primeras letras del alfabeto.

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Imagen 11. Foto.

En la imagen anterior se muestra como sería la forma de colocar las carpetas dentro del estante para ordenar cada uno en su lugar correspondiente.

Para poder colocarlos en el estante de manera ordenada, también se tendrá que tener un orden en cuanto a las portadas y lomos de las carpetas, por eso se va estandarizar los lomos de las carpetas para que estén uniformes las presentaciones de las carpetas y solamente se les modifique el titulo despendiendo del nombre al que se quiera archivar la carpeta.

En la siguiente imagen se muestra que estas carpetas deben de estandarizarse sus

lomos y portada.

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Imagen 12. Foto.

Esto ayuda a poder visualizar de manera rápida ya que tendrá la misma imagen de portada pero con el título distinto.

Es importante que todas las carpetas tengan nombre porque en base a ello se podrá identificar de entre las demás carpetas.

Después de haber ordenado los documentos, papeles que son útiles y ser colocados en su carpeta respectiva y esa carpeta colocada en el estante de manera ordenada, todo esto siguiendo un proceso de cómo hacerlo y en base a que se ordenará.

Ahora también es necesario ordenar de igual forma los lugares de cada colaborador ya que también se encuentra en desorden y todos están pegados unos con otros porque no tienen establecido donde es su lugar y su escritorio.

Con este punto de ordenar los lugares de trabajo se estaría aplicando la propuesta de seccionar los lugares de acuerdo a sus cargos para una mejor localización de los mismos, por eso se seccionará el área.

Entonces la imagen que se muestra a continuación es del área y sus espacios con

los que cuenta un croquis general de como es el área.

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Croquis del área de Formación y Desarrollo de Talento.

Imagen 13. Croquis elaborado.

Este croquis muestra cómo están los espacios del área y en general como están ubicados los escritorios.

Ahora se mostrará una imagen de la propuesta de como dividir el área en sub área

según los puestos que existen dentro del área.

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Imagen 14. Croquis elaborado.

En esta imagen se muestra cómo se dividirá el área de acuerdo a los puestos, como primero podemos ver que está el área de la gerencia, área de jefatura y por último el área de coordinación (junto con practicantes). Esta muestra del croquis muestra cómo debería quedar dividido el área de Formacion y Desarrollo de Talento logrando un mayor orden y ubicación de los puestos.

En cuanto al sub área de gerencia no hay ningún problema de espacios ya que es un lugar solo para ese puesto.

Pero el área de jefatura se debe de organizar dentro del mismo como se muestra en

la siguiente imagen.

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Imagen 15. Croquis elaborado.

Como el área tampoco tiene orden se propone ordenarlo de la siguiente manera:

En la parte derecha estará ocupando ese lugar el puesto de Encargado de Formación y Desarrollo.

En la parte de abajo estará la primera (1) Jefatura de Formación y Desarrollo.

En la parte izquierda está la segunda (2) Jefatura de Formación y Desarrollo.

Y en la parte de arriba esta la tercera (3) Jefatura de Formación y Desarrollo.

En el área que se ha establecido como área de jefatura, se asignan los lugares como se ve en la imagen, un lugar por cada puesto.

En el lado derecho se encontraría el puesto de Encargado de Formacion y Desarrollo (Janette Araceli Reyes Juarez).

En el lado inferior estaría el puesto de Jefatura de Formación y Desarrollo (1) (Luisa

Andrea Rivera Cruz).

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En el lado izquierdo se encontraría la otra Jefatura de Formación Y Desarrollo (2) (Limber Sánchez Ramírez).

En el lado superior está la última Jefatura de Formación y Desarrollo (3) (Junior Emiliano Gutiérrez Magaña).

De esta manera quedaría la propuesta para esta área de Jefatura, ampliando más el espacio de los colaboradores en sus mesas de trabajo y más comodidad para trabajar.

Después de haber propuesto el orden del área Jefatura, por consiguiente se dará orden al área de coordinación.

Y la imagen se muestra a continuación.

Imagen 16. Croquis elaborado.

En el área existen 9 coordinaciones por lo que se ordenará de la siguiente manera

como se muestra en la imagen.

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El en área de Coordinaciones, se establecen los lugares de los puestos que deben de ocupar según el cargo que tiene el colaborador. La propuesta de la asignación de lugares por puesto, se estableció de la siguiente forma, como se describe a continuación.

En total son nueve coordinaciones las que hay dentro del área.

La primera coordinación (1) Mónica Bello García.

La segunda coordinación (2) Enmanuel Alexander Frías Cisneros.

La tercera coordinación (3) Juan Ramírez Flores.

La cuarta coordinación (4) Claudia Nicte Ha Vizzuett Medina.

La quinta coordinación (5) Karla Denisse Ramírez Villeda.

La sexta coordinación (6) Ilse Beatriz Vázquez Vázquez Flores.

La séptima coordinación (7) Ivan del Jesús Jiménez García.

La octava coordinación (8) Zoe del Carmen Soto Valencia.

La novena coordinación (9) Laura Beatriz Zaragoza Delgado.

Esta son los lugares de los colaboradores que se van a establecer en el área, ahora aparte de los colaboradores existen también los practicantes que realizan su residencia profesional y ellos también necesitan un espacio donde trabajar, por lo que es necesario fijar los espacios de los practicantes.

Los lugares para los practicantes se encuentran en la imagen propuesta a

continuación.

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Imagen 17. Croquis elaborado.

Los lugares de los practicantes ya establecidos, se encontrara de la siguiente manera como se vio en la imagen anterior, todos los practicantes estarán ubicados en los lugares donde se encuentran los cajones, al igual que en la mesa redonda que está en medio.

En la mesa de trabajo que está en el lado izquierdo, está un cajón donde se guardan

cosas de los coordinadores. Por lo que ese espacio tendría otro uso, es decir, cambiar

esos cajones y poner otra mesa de trabajo para los practicantes que sería mejor

aprovechado. Y los cajones se pondrían en la parte de arriba pegado a la pared y así

no estorbaría de ninguna manera.

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Imagen 18. Foto

En la imagen 7, se propone que los cajones que se cambien por una mesa de trabajo para los practicantes y esos cajones se colocarían en la parte superior de la pared, facilitando el uso de ese espacio.

Habilitar ese espacio que ocupa los cajones cambiándolo por una mesa de trabajo, ampliaría los espacios y habría más espacios para lugares de practicantes y no haya problemas al acomodarlos.

Ya que los practicantes cumplen una función importante en el área como apoyo para las coordinaciones. Es por eso que también deben de tener un espacio cómodo para trabajar.

Después de haber seccionado los lugares de cada colaborador de acuerdo a sus

puestos y ubicados en el área al que corresponden, se ha llegado a los objetivos

específicos que fue establecer el lugar de cada uno de ellos, logrando ampliar el

espacio, la comodidad y el desempeño al trabajar, al estar ordenado tanto los

documentos como los lugares de cada colaborador, hará que el trabajo sea más

eficiente y rápido en cuanto los procedimientos que se realicen.

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Otro de los problemas que también existe en el área es que la mesa redonda donde se propone colocar a los practicantes no tiene contacto de corriente para cargar las computadoras, por lo que es un problema ya que los cables están en el suelo cruzados, causando peligro de que algún colaborador o practicante se tropiecen y pueda lastimarse.

Por eso se propone que se coloquen contactos debajo de la mesa redonda para evitar que los cables estén tirados en el suelo como un peligro para el colaborador.

Imagen 19. Foto.

El contacto se colocaría debajo de la mesa redonda y así ya no tendrían por qué cruzarse los cables.

Imagen 20. Foto.

En la imagen se ve que debajo de la mesa redonda no hay donde conectar las

computadoras que se usan para trabajar, y es necesario que se coloquen contactos

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para evitar que los cables estén tirados y provocar accidentes. Por eso la importancia de que haya contacto porque ahí seria el lugar de trabajo de los practicantes.

Una vez que tenemos ordenado tanto los documentos, papeles y los lugares de los colaboradores se pasará a la siguiente etapa.

1.7.4 La tercera etapa es Seiso (Limpieza).

Se traduce como Limpieza pero es más que limpiar.

Consiste en combatir las fuentes de suciedad de forma tal que desaparezcan las causas que producen el deterioro o el mal hábitat de trabajo.

Limpiar significa que se deben hallar en óptimas condiciones de uso: máquinas, equipos, herramientas, documentos, mesas de trabajo, armarios, estanterías, tableros, escritorios, suelos, paredes, áreas peatonales, ventanas, etc., ya que está comprobado que tanto la limpieza como el orden están relacionados con la habilidad de realizar las tareas con destreza y calidad. (Pro Optim, 2017).

Para mantener limpio el escritorio del colaborador y en general el área, se propone establecer un plan de acción para que se mantenga limpio el escritorio.

Este plan de acción se hará todos los días.

Se propone tener un bote pequeño de basura en el escritorio, para ir colocando ahí las pequeñas basuras que se genere durante el día y ya cuando el bote este lleno se lleva a vaciar a los contenedores de basura que se encuentran fuera de la oficina. Lo que evitaría que el colaborador este saliendo para tirar pequeñas basuras. Y a la vez controlar que esas basuras se vayan a otro lado o al escritorio del otro colaborador.

Ese bote pequeño ayudaría a mantener controlado la basura. Por lo que cada uno de

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los colaboradores deberá tener este bote pequeño en su escritorio correspondiente que le ayudara a mantener limpio su espacio.

Imagen 21.

Esta imagen muestra el tipo de bote que deben de tener cada colaborador para que pueda colocar ahí sus pedazos de papel y pequeñas basuras.

Entonces el procedimiento que se seguirá en esto es:

Colocar las basuras en el bote pequeño.

Una vez lleno el bote se llevara a vaciar a los contenedores de basura más grandes.

Este proceso repetitivo durante el día.

Otro punto seria que los vasos y botellas de agua que ya estén vacías deben de retirarse de igual forma para los contenedores de basura que se encuentran fuera de la oficina.

Estos dos sencillos procedimientos que realice el colaborador en su escritorio ayudaran a mantener un ambiente limpio y saludable para la vista del área.

1.7.5 La cuarta etapa es Seiketsu (Estandarizar).

Conocida como Seiketsu y cuya traducción podría ser Limpieza Estandarizada o

simplemente Estandarización.

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Para asegurar un adecuado desarrollo del Seiketsu, se requiere verificar el mantenimiento cotidiano de las condiciones a través de seguimientos sistemáticos.

No sólo es necesario implementar las actividades de Organización, Orden y Limpieza, sino también chequear la efectividad de las decisiones tomadas para ver si contribuyen o no al objetivo de cero suciedad. (Verzini, 2006)

Clasificación de papeles

El lugar del colaborador debe estar despejado y libre de cosas que no estorben o reduzcan el espacio sin ser necesarios tenerlos ahí en el escritorio. Por ejemplo que haya documentos que no sean útiles y sin embargo estén ahí acumulados.

Por eso se necesita despejar espacio separando lo que en realidad es útil para el colaborador y desechando lo que no le sirve.

Imagen 22. Elaborado.

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Para saber que se ha eliminado lo que no sirve es necesario que se evalúe mediante un formato de verificación que indicará si se realizó correctamente.

Imagen 23. Elaborado.

Este formato ayudará a saber si en verdad el colaborador ha clasificado los papeles que estaban en su lugar de trabajo y que solo haya quedado los que en verdad necesite.

Orden de los documentos y carpetas

Para mantener ordenado los documentos y papeles es necesario que los

colaboradores tengan en cuenta lo que deben de realizar.

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Imagen 24. Elaborado.

Esta imagen les recuerda qué debe hacer el colaborador para mantener ordenado sus papeles y documentos, evitando el acumulamiento de papeles y carpetas en el escritorio, teniendo solo afuera lo que esté utilizando. Por otro motivo no tendrían por qué estar afuera de su lugar.

Para evaluar si se está realizando el ordenamiento de los documentos y carpetas en sus lugares correspondientes, se tiene el siguiente formato para verificación.

Imagen 25. Elaborado.

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Este es el formato con el que se evaluará el lugar del colaborador para verificar si en realidad está cumpliendo con el orden de sus documentos, carpetas, papeles, listas de asistencias y todo se encuentra en su lugar correspondiente, solo que se esté utilizando puede estar afuera de su lugar. Esto ayudara a controlar el orden en el lugar del colaborador.

Limpieza del escritorio.

Para poder tener un escritorio limpio y mantenerlo es necesario colocar un cartel donde se especifique lo que cada colaborador debe realizar durante sus horas laborales para que tenga limpio su escritorio.

Imagen 26. Elaborado.

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En la imagen anterior se muestra un cartel donde dice lo que debe hacer cada colaborador con respecto a la limpieza de su escritorio. De esta manera estaría dando seguimiento a la limpieza.

Después de eso se debe de verificar que en realidad se esté siguiendo la limpieza del escritorio.

Por lo que se hace un check-list para verificar.

Imagen 27. Elaborada.

Por medio de formato se podrá saber si en realidad el colaborador realizó la limpieza correspondiente de su escritorio.

Si lo hizo entonces no habrá ningún problema, pero si no lo ha realizado y al final del check-list sí requiere de limpieza, entonces tendrá que hacerlo porque el formato le ha indicado que es necesario realizarlo.

De esta manera se estaría verificando que la regla se cumpla todos los días.

1.7.6 La quinta etapa es Shitsuke (Disciplina y hábito).

Shitsuke no consiste en implementar nuevas actividades sino en mantener las anteriores.

Habiéndolas incorporado en las tareas cotidianas que podemos decir que ya son

parte de nuestra manera de trabajar. Por eso lo traducimos como hábito.

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Consiste en tener el hábito de implementar permanente y correctamente los procedimientos apropiados. Podremos obtener los beneficios alcanzados con las primeras “S” en un largo período de tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estándares establecidos. (Pro Optim, 2017).

En esta última etapa se busca el cumplimiento de los estándares y procedimientos establecidos en las etapas anteriores de manera que sean cumplidos inconscientemente por parte de los colaboradores para mantener el orden y la limpieza como parte de la cultura de ellos sin que sientan que lo hacen por obligación sino que lo vean como una necesidad de trabajar en un ambiente cómodo y adecuado.

Y para lograr que el colaborador tenga ese compromiso de hacerlo sin necesidad de que le digan que lo haga es necesario que se estimule en el cumplimiento de su actividad de mantener en orden y limpio su espacio de trabajo.

Para lograr estimular al colaborador se colocara carteles en su espacio de trabajo ya sea acerca de las 5´s, frases o lemas que motive al colaborador.

Por ejemplo la imagen que se muestra a continuación.