INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA UNIDAD CULHUACÁN
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE OAXACA CENTRO DE EDUCACIÓN CONTINUA OAXACA
SEMINARIO DE TITULACIÓN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
T E S I N A
PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN DEL ALMACÉN DEL CENTRO DE SALUD DE SAN JUAN CHAPULTEPEC, OAXACA
DE JUÁREZ, OAX
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
INGENIERO INDUSTRIAL PRESENTAN:
GARCÍA MARTÍN AELA
SÁNCHEZ MARTÍNEZ MAGDIEL ADALID SANTIAGO ARREORTUA RIGOBERTO
VIGENCIA: DES/ESIME-CUL/5062005/24/09
OAXACA DE JUÁREZ, OAXACA. FEBRERO 2010.
UNIDAD CULHUACAN TESINA
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
INGENIERO INDUSTRIAL POR LA OPCIÓN DE TITULACIÓN SEMINARIO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
DEBERAN DESARROLLAR:
GARCÍA MARTÍN AELA
SÁNCHEZ MARTÍNEZ MAGDIEL ADALID SANTIAGO ARREORTUA RIGOBERTO
“PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN DEL ALMACÉN DEL CENTRO DE SALUD DE SAN JUAN CHAPULTEPEC, OAXACA DE JUÁREZ, OAX.”
CAPITULADO
I. MARCO DE REFERENCIA II. ESTUDIO DEL MERCADO
III. PLANEACION DEL PROYECTO
IV. EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO V. EVALUACIÓN DE RESULTADOS
Oaxaca de Juárez, Oax Febrero 2010 VIGENCIA: DES/ESIME-CUL/5062005/24/09
M. EN C. EDNA CARLA VASCO MENDEZ
Director del Seminario
LIC. JOSE LUIS EMBA Asesor
INDICE
RESUMEN……… 5
INTRODUCCIÓN………. 6
a) PRESENTACIÓN DEL PROYECTO O DETECCIÓN DE NECESIDADES……… 8
b) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……….. 8
c) JUSTIFICACIÓN……….. 9
d) OBJETIVO GENERAL……… 9
e) OBJETIVOS ESPECÍFICOS……….. 10
f) ALCANCE………. 10
g) METAS……….. 10
h) MISIÓN……….. 10
CAPITULO 1 MARCO DE REFERENCIA………... 11
1.1 Antecedentes……… 12
1.2 Gestión de almacenes……… 15
1.2.1 Los procesos del almacén………. 16
1.2.1.1 Principios del almacenaje……….. 16
1.2.1.2 Ciclo del almacenamiento……….. 17
1.2.1.3 Técnicas del picking……… 19
1.2.1.4 Sistema ABC de clasificación de inventarios……….. 20
1.2.2 La redistribución del almacén……… 20
1.2.2.1 Consideraciones para la disposición del área de almacenamiento……….. 20
1.2.2.2 Conocimientos de los factores que modifican la disposición del área de almacenamiento……… 22
1.2.2.3 Principios básicos que se deben seguir en el área de almacenamiento……….. 22
1.2.2.4 La redistribución del almacén de insumos……….. 23
1.2.3 La mejora de procesos………... 23
1.2.3.1 Enfoque del estudio de métodos……….. 24
1.2.3.2 Estudio de tiempos ………. 25
1.2.3.2.1 Tiempos predeterminados………. 25
1.2.3.2.2 Estudio de tiempos con cronómetro………. 25
1.2.4 Justo a tiempo……….. 26
1.2.4.1 Objetivos de la filosofía J.I.T……….. 26
1.2.5 Catalogación………. 28
1.2.5.1 Objetivos de un programa de catalogación………. 28
1.2.5.2 Etapas de la catalogación……….. 28
1.3 Situación actual del almacén de insumos……… 32
1.3.1 Layout……… 33
1.3.2 La familia de artículos………. 35
1.3.3 Procesos de almacén de insumos……… 36
1.3.3.1 Recepción………. 36
1.3.3.2 Almacenamiento……….. 37
1.3.3.3 Habilitado……….. 37
1.3.4 Distribución actual………... 38
1.4 Marco legal………... 44
CAPÍTULO 2 ESTUDIO DE MERCADO 45 2.1 Introducción……….. 46
2.2 Objetivo del estudio………. 46
2.3 Análisis y diseño de la entrevista……….. 47
2.3.1 Universo……… 48
2.3.2 Aplicación de la entrevista………. 48
2.4 Gráfica de resultados……….. 50
2.5 Diagnostico y evaluación de resultados……….. 54
CAPÍTULO 3 PLANEACIÓN DEL PROYECTO………. 55
3.2 Definición y usos……….. 57
3.3 Lista de actividades………. 58
3.4 Matriz de antecedentes……….. 58
3.5 Matriz de secuencia……… 60
3.6 Matriz de tiempos………. 61
3.7 Diagrama de red de actividades……… 61
3.8 Ruta critica del proceso en tiempo estándar………... 63
3.9 Diagrama de Gantt……….. 65
CAPÍTULO 4 EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO 66 4.1 Diseñar una redistribución de artículos en los estantes………… 67
4.1.1 Aporte al objetivo general……….. 68
4.1.2 Clasificación ABC……… 68
4.1.3 Redistribución del almacén……… 70
4.1.3.1 Restricciones……… 70
4.1.3.2 Distribución mejorada del almacén de insumos………. 70
4.1.4 Preservación del producto………. 74
4.1.4.1 Objetivo………. 74
4.1.4.2 Alcance……….. 75
4.1.4.3 Desarrollo……….. 75
4.1.5 Control de los dispositivos de seguimiento y medición…………. 76
4.1.5.1 Objetivo………. 76
4.1.5.2 Alcance……….. 76
4.2 Maximizar la utilización del espacio en los estantes del almacén………. 80
4.2.1 Aporte al objetivo general……….. 81
4.2.2 Estantería para la familia de oficina………. 81
4.2.3 Estantería para la familia de limpieza……….. 82
4.3 Delimitación de áreas………. 84
4.3.1 Aporte al objetivo general……….. 84
4.3.2 Señalización de estantes……… 84
4.4 Rediseñar los formatos utilizados para las entradas y salidas de
insumos……… 86
4.4.1 Aporte al objetivo general……….. 87
4.4.2 Cambio de formatos……… 87
4.5 Estandarización y diseño del catalogo de insumos………... 89
4.5.1 Aporte al objetivo general……….. 89
4.5.2 Instrucciones para catalogar materiales……….. 89
4.6 Realización de la base de datos………... 91
4.7 Capacitación………. 93
4.7.1 Generación del puesto de trabajo………. 93
4.7.2 Propuesta de capacitación………. 95
4.8 Calendarización……… 97
CAPÍTULO 5 EVALUACIÓN DE RESULTADOS……….. 99
5.1 Inversión……… 100
5.2 Consideraciones para la evaluación………. 100
5.2.1 Determinación de la inversión……… 100
5.2.2 Determinación de los ingresos……….. 102
5.3 Beneficios……….. 104
CONCLUSIONES………. 105
GLOSARIO……… 109
BIBLIOGRAFÍA Y PAGINAS WEB……… 113
ANEXOS……… 115
RESUMEN
Actualmente, las necesidades de mejora continua en optimización de almacenes y la mayor disponibilidad de sistemas informáticos, están haciendo que muchas empresas inviertan en técnicas de almacenamiento y manipulación de productos. Esta inquietud también ha llegado a los Centros de Salud, los cuales se ven afectados en sus insumos y servicios por falta de un control eficiente de entradas y salidas de artículos en el Almacén.
Uno de los principales problemas a los que se enfrentan los almacenes de los Centros de Salud, es la pérdida de tiempo en la gestión y búsqueda de artículos, provocando situaciones negativas como la espera y una mala atención, trayendo como consecuencia, inconformidad de las diferentes áreas que lo utilizan y es reflejado en la atención a los pacientes.
Este inconveniente y la necesidad de mejora continua en la optimización de almacenes, han hecho que aparezcan las técnicas para el control de inventarios.
El Sistema ABC para la clasificación de Inventarios apoyado de una base de datos eficiente y actualizada facilitará el trabajo del almacenista en la búsqueda de los insumos requeridos, reduciendo los tiempos no productivos y la falta o el acumulamiento de material, logrando con esto la satisfacción de los usuarios
El presente estudio desarrolla el sistema ABC para la clasificación de inventarios, una base de datos y un perfil de puesto aplicado al almacén de insumos del Centro de Salud de San Juan Chapultepec, con una rotación de artículos media- baja.
Este trabajo tiene como finalidad, proponer nuevas soluciones para conseguir la optimización de un sistema de almacenamiento.
INTRODUCCIÓN
La presente tesis está basada en la Administración de Proyectos y propone una metodología en la cual se establecen las bases para mejorar los procesos del almacén de insumos del Centro de Salud de San Juan Chapultepec, Oaxaca.
A continuación en los incisos de la “a)” la “f)” se describen los aspectos generales del trabajo, la descripción del proceso actual, se plantea el objetivo general y los específicos, sustentando cual es la importancia y los motivos que llevan a realizar este estudio.
En el capítulo 1, se desarrolla el marco de referencia donde se mencionan aspectos principales del Centro de Salud como son: Antecedentes, servicios que brinda, población a la que atiende, localización geográfica, estructura organizacional, la distribución actual del almacén y toda la información necesaria sobre técnicas y herramientas de procesos para el control de almacén.
En el capítulo 2, Se explica la importancia y el objetivo del estudio de mercado. Se efectúan entrevistas y se comprende las necesidades del usuario respecto a las características del servicio que desea. Es evidente que durante esta etapa de desarrollo, la interacción con el usuario es obligatoria, ya que él y las personas que harán uso de los insumos son los que conocen realmente las situaciones que pueden presentarse durante su manejo. Se analizan los resultados y se llegan a conclusiones fundamentales para la mejora.
En el capítulo 3, se planea la ejecución del proyecto mediante la técnica de ruta crítica.
En el capítulo 4, se desarrolla y aplica el conjunto de técnicas y actividades que suponen la realización adecuada del proyecto.
Se espera alcanzar una adecuada distribución con lo cual se logrará mejor comodidad, aprovechamiento del espacio, reducción de tiempo, mejor transporte de materiales, mayor seguridad, flexibilidad, mayor calidad, orden y limpieza durante el almacenamiento de los insumos.
En el capítulo 5 se lleva a cavo la evaluación de resultados mediante un informe en el cual están especificados los costos y los beneficios generados en la realización del proyecto.
a) PRESENTACIÓN DEL PROYECTO O DETECCIÓN DE NECESIDADES
La finalidad es proponer un sistema de información que lleve el registro del inventario, al tiempo, que permita controlar y registrar la entrada y salida de artículos de una forma eficiente y ágil.
Por medio de un Sistema de Mejora Continua se pretende innovar en el proceso de registro de entradas y salidas de almacén, permitiendo generar un ambiente de trabajo más acorde a las condiciones de rapidez que se vive dentro del ambiente de trabajo.
b) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Centro de Salud de San Juan Chapultepec cuenta con un área de Almacén donde se procesan todos los pedidos de materiales, suministros y demás artículos empleados para el desenvolvimiento de sus funciones.
En el Almacén se lleva el registro y control del inventario, pero este control se lleva manualmente, registrando las salidas en requisiciones de papel en donde los insumos son solicitados sin un orden especifico, las entradas son registradas con las notas de remisión que entregan los proveedores sin alusión a la factura a la cual corresponden. Motivo por el cual se esta generando perdida de información y tiempo.
Creando costos por compra innecesaria de insumos y perdidas por caducidad de los mismos.
Tomando lo anterior, no se cuenta con un sistema ágil, preciso y eficiente para presentar informes de consumo o conocimiento de cualquier índole frente a la entrada y salida de artículos en el Almacén.
c) JUSTIFICACIÓN
Con el estudio a realizar se pretende hacer más eficiente el funcionamiento de los procesos y actividades del almacén, así como el aprovechamiento de los recursos con los que cuenta.
El Sistema de Información permitirá el registro de artículos en el inventario del área de Almacén, clasificándolo por líneas o áreas de quienes lo emplean. Se obtendrá una distribución óptima de los insumos, se agilizará la localización visual y así se evitará perdida de material por sustracción o caducidad y se disminuirá los costos por duplicidad.
El sistema permitirá un control exacto preciso y actualizado de las entradas y salidas de un artículo en especial.
El sistema procesará de manera inmediata los reportes requeridos con el fin de agilizar los procesos y establecer requerimientos mínimos en tiempo y eficacia.
Beneficios:
Optimización de recursos de almacenamiento y reducción de costos de mano de obra
Exactitud y visibilidad del inventario en almacenes
Incremento en el nivel de servicio
Incremento en la productividad
d) OBJETIVO GENERAL
Diseñar una metodología para optimizar los procesos de entradas y salidas del almacén del centro de salud de san Juan Chapultepec, a través de un rediseño de área e implementación de una base de datos de control de insumos, con la finalidad de proporcionar una eficiente y oportuna atención al proceso de distribución de artículos.
e) OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diseñar una distribución de los artículos en los estantes.
Contar con una base veraz y oportuna a cerca de los movimientos de las salidas de bienes e insumos del almacén hacia las diferentes áreas aplicativas.
Diseñar un catalogo de insumos.
f) ALCANCE
El proyecto llevará a cabo el diseño de un sistema de entradas y salidas de insumos dentro del almacén del Centro de Salud de San Juan Chapultepec, Oaxaca.
g) METAS
Proporcionar al almacén un sistema optimizado en 2 meses para que le permita desempeñar sus funciones, ahorrando tiempos y procesos tediosos.
h) MISIÓN
Proporcionar las herramientas adecuadas para optimizar los procesos del almacén, a través de la eficiencia, disponibilidad, calidad y mejora del servicio, manteniendo el compromiso, responsabilidad y bienestar de todo el equipo de trabajo involucrado.
CAPÍTULO 1. MARCO DE REFERENCIA
1.1 Antecedentes
Fecha en que se fundó el Centro de Salud de San Juan Chapultepec
De acuerdo a los datos obtenidos por habitantes de la Agencia Municipal de San Juan Chapultepec, el Centro de Salud tuvo su origen hace aproximadamente 22 años; encontrándose dicha unidad provisionalmente en las instalaciones de la Agencia Municipal, posteriormente con apoyo de las autoridades y de los pobladores se llevó a cabo una construcción en la calle el Calvario S/N “Barrio la Cu evita” a la que fue traspasado el modulo de salud en el mes de Febrero del año 2004 consolidándose así como una unidad de primer nivel de dos núcleos básicos.
En los primeros años de su fundación la unidad contaba solamente con los servicios de medicina y enfermería, sin embargo ahora cuenta con 3 consultorios médicos, los cuales reciben consulta en los tres turnos disponibles (Matutino, Vespertino y Nocturno), Enfermería ( 3 turnos), Vacunación (2 turnos), un consultorio Dental (2 turnos), un área de Hospitalización con dos camas, un consultorio de servicio Psicológico (un turno), una Farmacia, un área de Administración y Dirección, un área de promoción a la salud, una cocineta y 4 baños (uno en el área de hospitalización, uno exclusivo para el personal de la unidad, uno en el consultorio 2 (antes residencia medica) y uno para los usuarios).
Servicios
Respecto a los principales servicios que proporciona el Centro de Salud de San Juan Chapultepec, se encuentran los siguientes:
Planificación Familiar
Atención del embarazo, parto y puerperio.
Vigilancia de la nutrición y crecimiento infantil
Inmunizaciones (Vacunación)
Saneamiento básico a nivel familiar.
Manejo de los casos de diarrea (EDAS)
Tratamiento antiparasitario a las familias.
Manejo de infecciones respiratorias agudas (IRAS)
Prevención y control de tuberculosis pulmonar
Prevención y control de Hipertensión y Diabetes.
Participación ciudadana para el autocontrol de la salud
Prevención y detección de CACU (Cáncer Cérvico Uterino)
Prevención y detección del Cáncer de Mama.
Estimulación temprana.
Tratamientos odontológicos básicos.
Programa de vivienda saludable.
Organigrama actual del Centro de Salud de San Juan Chapultepec. Ver grafico 1, para más detalles ver Anexo 1.
Universo
La cantidad total del universo de trabajo es de 9987 habitantes, la cual se encuentra distribuida territorialmente como se observa en la tabla 1.
Lugar Número de Habitantes
Barrio del coquito: 1627
Barrio de la cuevita: 866
Santa Anita parte Alta: 706
Santa Anita parte Baja: 393
Santa Anita parte Media 1031
Barrio el Rosario parte Alta 158
Barrio el Rosario parte Baja 569
Barrio del Progreso parte Alta 285
Barrio del Progreso parte Baja 738
Fracc. Lomas de San Juan 837
Fracc. Leonardo Rodríguez Alcaine 1° parte 187 Fracc. Leonardo Rodríguez Alcaine 2° parte 121
Col. Las peñas 576
Col. Damnificados 48
Col. California 361
Col. Del Valle 632
Col. Vicente Suárez 852
Tabla 1.- distribución territorial del universo atendido
1.2 Gestión de Almacenes
Según García Cantú1, el almacén es un lugar espacialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger, y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción de servicios que se realizan en el Centro de Salud.
1 GARCIA Cantú, Alfonso. Capítulo I. En: Almacenes, planeación, organización y control. México, Editorial Trillas, 1996. Pp. 18-19.
1.2.1 Los procesos del almacén
Todo el almacén se rige por procesos universales de entrada y salida, no importando el rubro al que pertenezca la empresa ni los materiales que se manejen.
A continuación descubriremos los principios y procesos por los que se rige un almacén:
1.2.1.1 Principios del almacenaje
A la hora de gestionar un almacén, se debe tener presente una serie de principios básicos que garanticen un óptimo funcionamiento del mismo:
a) Coordinación
El almacén es un área de la empresa. En este sentido, la función del almacenaje debe estar coordinada con las funciones de abastecimiento, producción y distribución, entre otras, adoptando los principios de la logística integral. El almacén de insumos de esta tesis tiene como clientes internos a las áreas de: archivo clínico, farmacia, psicología, limpieza, vigilancia, promoción a la salud, odontología, enfermería, consultorios y dirección.
b) Equilibrio
Un almacén debe cuidar dos aspectos primordiales: el nivel d e servicio y el nivel de inventario.
El espacio empleado: es el espacio físico disponible para almacenar los productos y este debe ser aprovechado al máximo, de tal forma que la relación entre productos almacenados y el espacio empleado sea aprovechada al máximo.
Las manipulaciones: los recorridos y movimientos, tanto de personas como de productos, deberán ser simplificados y reducidos. Esto ayudará a eliminar, o por lo menos reducir, operaciones que no aportan valor agregado pero sí mucho costo.
Los riesgos: relacionado con evitar accidentes tanto para el personal como para los productos e instalaciones.
Este principio de almacenaje fue tomado como base para desarrollar el estudio de redistribución del almacén de insumos.
c) Flexibilidad
En el momento de diseñar un almacén se debe tener en cuenta las posibles necesidades de evolución que vaya a tener un futuro, para así poder adaptarlo a las nuevas situaciones que puedan surgir.
1.2.1.2 Ciclo del almacenamiento
Se refiere a las actividades que necesariamente deben realizarse en el funcionamiento de todo almacén.
Estas actividades constituyen los deberes que tiene el almacén, para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la organización a la cual pertenece. Estos deberes constituyen también las funciones de los elementos que generalmente forman el almacén.
- Recepción
Constituyen el primer paso del ciclo de almacenamiento y es el acto de tomar posesión física de los bienes adquiridos por la empresa.
Siendo su principal función: la verificación de la exactitud que se recibe.
- Almacenamiento
Es el segundo paso del ciclo y consiste en el internamiento y acondicionamiento de los materiales, ordenándolos adecuadamente de modo que facilite la rápida preparación y despacho de los pedidos del cliente o usuario .
Siendo su principal función: la conservación de los materiales.
- Entrega o Habilitado
Es el tercer paso el ciclo y consiste en atender los requerimientos de los usuarios, encargándose de la distribución física o entrega de las mercaderías solicitadas, convenientemente embaladas y augurándose que la cantidad y calidad de los artículos o materiales, sean adecuadas.
Siendo su principal función: la rapidez de ejecución, para cumplir los plazos solicitados.
En este tercer paso Anaya Tejero2, mencionan que se deben distinguir tres fases:
I.Fase 1: Picking
Representa todo el proceso inherente a la localización física del artículo hasta su traslado al área de preparación de pedidos.
II.Fase 2: Preparación de pedidos
2 ANAYA Tejero, Julio Juan. Organización y gestión de Almacenes. En: Logística Integral, la gestión
Comprende lo relacionado a la clasificación de los artículos por pedido, el empaquetado, etiquetado, control y según sea el caso su paletización.
III.Fase 3: Expedición
Supone en nuestro caso la confirmación de la salida del producto de almacén.
En esta tesis el tercer ciclo de almacenamiento adopta el nombre de
“Habilitado”, dado que este es el nombre que utilizan en el Centro de Salud.
1.2.1.3 Técnicas del Picking
Al analizar los procesos del Picking nos encontramos con los siguientes pasos que tienen que realizar el operario en el almacén:
1. Traslado a la estantería correspondiente para localizar físicamente producto.
2. Reconocimiento del artículo, ya sea físicamente o a través de un código identificativo o nomenclatura.
3. En caso de que no haya suficientes existencias, tendrá que proceder a una anotación en el documento picking.
4. Extracción y punteo de la cantidad retirada.
5. Traslado al próximo punto de recepción para repetir la operación.
6. Transporte de los artículos a la zona de preparación de pedidos.
7. Descarga de mercancía.
8. Regreso con el equipo al lugar de origen.
Se puede distinguir dos grandes grupos de procesos de picking.
Picking “in situ”, basado en el principio de que el hombre se mueve hacia la mercancía.
Estaciones de Picking, basados en que la mercancía se mueve hacia el hombre.
1.2.1.4 Sistema ABC de clasificación de inventarios
Para la determinación de los Artículos más representativos, se utilizó el Sistema ABC de Clasificación de Inventarios. El cuál se basa en la cantidad de pedidos anual (Artículo unitario x número de pedidos) para clasificar cada artículo de su inventario, donde se hallará que una pequeña cantidad de artículos, representa una gran cantidad de salidas en insumos.
1.2.2 La redistribución del almacén
Para realizar una redistribución del almacén exitosa primero debemos entender los conceptos usados para una distribución, al montar el almacén por primera vez.
1.2.2.1 Consideraciones para la disposición del área de almacenamiento
1) Análisis del artículo
Tamaño del artículo: largo, ancho y alto
Peso del artículo
Número de unidades que habrán que almacenar a un mismo tiempo, por lote económico de compra o de producción.
Recipiente o envase que contiene el artículo.
Clase de estantería, casilleros o bastidores necesarios.
Métodos de almacenamiento o apilamiento.
Métodos para manipular el material.
Riesgos especiales de accidente.
Frecuencia con que se pide el artículo.
Sistema empleado para controlar la calidad.
Área total = Espacio útil de almacenamiento + área de pasillos y servicios
Gráfico 2.- Cálculo del área total del almacén
Gráfico 3.- Porcentaje de ocupación de los pasillos
Porcentaje = Área de pasillos y servicios X 100 / Área Total 2) Objetivos de la planeación
Facilidad de localización de los materiales almacenados, cuando se necesiten.
Flexibilidad de la disposición del área de almacenamiento; es decir, ésta deberá estructurarse de manera que puedan introducirse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional.
Disposición del área de almacenamiento de forma que facilite el control de los materiales. Véase Gráfico 2.
El área ocupada por los pasillos con respecto de la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación. Véase Gráfico 3.
3) Dimensiones de los espacios de almacenamiento
Afectan la relación entre el área de los pasillos y la del almacenamiento.
Afectan la flexibilidad de la disposición del almacenamiento.
4) Pasillos
El pasillo principal debe correr a lo largo del área de almacenamiento.
Los pasillos transversales, perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de grandes artículos.
Punto de recepción en su extremo del pasillo principal y punto de distribución en el otro.
Ha de considerarse que el almacén de insumos comparte su espacio de almacenaje con artículos de limpieza.
1.2.2.2 Conocimientos de los factores que modifican la disposición del área de almacenamiento.
1. La dificultad en el transporte. Los artículos que necesiten aparatos, mano de obra o cuidados especiales para su transporte deben moverse lo menos posible.
2. La necesidad de emplear aparatos especiales para la entrega. Los líquidos que hayan de medirse, los artículos que tengan que pesarse, tienen derecho preferente a ocupar los espacios de almacenamiento continuos a los aparatos de medición.
3. La frecuencia de las solicitudes. Para las partidas que se solicitan con frecuencia y en cantidades pequeñas, la distancia desde el área de entrega a la estantería en que se almacenan debe ser más corta que para los artículos que se retiran menos a menudo o en grandes cantidades. Este principio es también aplicable a la altura a la cual se almacenan las partidas y a su ubicación en el almacenamiento sobre el suelo.
4. La distancia entre las áreas del almacén.
1.2.2.3 Principios básicos que se deben seguir en el área de almacenamiento
1. Lo primero que entra debe ser lo primero que sale.
2. Colocar los artículos de mayor demanda más a la mano. Sistema ABC de
3. Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión para estropearla.
4. Prohibir la entrada al área de almacenamiento a personal extraño a él.
Solamente personal autorizado para inventario u otra razón podría entrar.
5. Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación autorizada.
6. Llevar registros de existencia al día.
7. Eliminar papeleo superfluo.
8. Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena.
9. El área ocupada por el pasillo respecto de la totalidad del área de almacenamiento debe representar un porcentaje tan bajo como permitan las condiciones de operación.
1.2.2.4 La redistribución del almacén de insumos
Una vez estudiado el proceso para realizar una distribución, y después de analizar los problemas de almacén, se puede plantear la redistribución del almacén de manera más eficiente. Esta redistribución tiene que tomar en cuenta los principios de mayor rotación, mayor número de pedidos y mínimo recorrido. Para realizar esto es necesario hacer un análisis ABC, para determinar los artículos con un mayor número de pedidos, este análisis debe tener un sustento basado en una cronología histórica de por lo menos un año.
1.2.3 La mejora de procesos
Según la Oficina Internacional del Trabajo3. Para realizar la mejora de procesos es necesario tomar en cuenta lo siguiente:
3 KANAWATY, George. Introducción al estudio del trabajo. En: Registrar, examinar e idear.
Suiza, Editorial Oficina de Publicaciones de la OIT, 1998.
1.2.3.1 Enfoque del estudio de métodos
El estudio de métodos es el registro y examen crítico sistemático de los modos de realizar actividades, con el fin de efectuar mejoras.
El estudio de métodos consiste en 8 etapas o pasos:
1. Seleccionar el trabajo que se ha de estudiar y definir sus límites.
2. Registrar por observación directa los hechos relevantes relacionados con este trabajo y recolectar de fuentes apropiadas todos los datos adicionales que sean necesarios.
3. Examinar de forma crítica el modo en que se realiza en trabajo, su propósito, el lugar en que se realiza, la secuencia en que se lleva a cabo y los métodos utilizados.
4. Establecer el método más práctico, económico y eficaz, mediante los aportes de las personas involucradas.
5. Evaluar las diferentes opciones para establecer un nuevo método comparando la relación costo-eficacia entre el nuevo método y el actual.
6. Definir el nuevo método de forma clara y presentarlo a todas las personas a quienes pueda concernir (dirección y trabajadores).
7. Formar a todas las personas que han de utilizar el nuevo método.
8. Controlar la aplicación del nuevo método e implantar procedimientos adecuados para evitar una vuelta al uso del método anterior.
Estas ocho etapas constituyen el desarrollo lógico que el especialista del estudio de métodos debe seguir normalmente.
Con este estudio se puede trabajar de manera sistemática y lograr mejoras sustanciales en los procesos de la empresa.
1.2.3.2 Estudio de tiempos
Según Hodson(2001), el estudio de tiempos es el procedimiento utilizado para medir el tiempo requerido por un trabajador calificado quien trabajando a un nivel normal de desempeño realiza una tarea conforme a un método especificado. En la práctica, el estudio de tiempos incluye, por lo general, el estudio de métodos. Además, sostiene que los expertos tienen que observar los métodos mientras realizan el estudio de tiempos buscando oportunidades de mejoramiento.
1.2.3.2.1 Tiempos predeterminados
Los tiempos predeterminados, son una reunión de tiempos estándares válidos asignados a movimientos fundamentales y grupos de movimientos que no pueden ser evaluados de forma precisa con los procedimientos ordinarios para estudio de tiempos con cronómetro. Éstos son el resultado de estudiar una gran muestra de operaciones diversificadas con un dispositivo de medición de tiempo, como una cámara de cine o de video grabación capaz de medir lapsos muy pequeños de tiempo (Wygant 2003). Entre los más comunes están: MTM (Methods Time Measurement), MOST (Maynard Operation CULCyT/ /Noviembre–Diciembre, 2005 Año 2, No 119 Sequence Tecnique, WORK FACTOR entre otros.
1.2.3.2.2 Estudio de tiempos con cronómetro
Niebel, afirma que el equipo mínimo requerido para llevar a acabo un estudio de tiempos comprende básicamente un cronómetro, un tablero o paleta y una calculadora. Sin embargo, la utilización de herramientas más sofisticadas como las máquinas registradoras de tiempo, las cámaras de video y cinematográficas en combinación con equipo y programas computacionales, se emplean con éxito manteniendo algunas ventajas con respecto al cronómetro.
1.2.4 Justo a tiempo
El sistema de producción J.I.T. se desarrolló inicialmente por la empresa japonesa Toyota Motor Corporation y ha sido adoptado por numerosas empresas a partir de la década de los 70, ya que constituye un método racional de fabricación, cuyo fin primordial es la eliminación drástica de los costos mediante la supresión de todos los elementos innecesarios en el proceso de producción y la adopción de una filosofía cimentada básicamente en un proceso continuo de mejora, pudiendo decirse que es la respuesta japonesa a la planeación de requerimientos de materiales.
1.2.4.1 Objetivos de la filosofía J.I.T.
I. Atacar los problemas fundamentales
Cuando aparecen los problemas, debemos enfrentarnos a ellos y resolverlos directamente, sin tomar decisiones que traten de posponerlos o encubrirlos.
II. Eliminar despilfarros
El segundo objetivo del J.I.T. se puede expresar como la eliminación de todo lo que no añada valor al producto desde el punto de vista del cliente.
III. Hacer las cosas bien a la primera
IV. Autonomía de funciones
Conseguir que el operario asuma la responsabilidad de controlar el proceso que lleve a cabo las medidas correctivas que sean necesarias, proporcionándole unas pautas que debe intentar alcanzar.
El almacenamiento de las existencias es otro ejemplo de actividad ineficiente.
El costo real del inventario tiene dos vertientes: Costos directos en términos de capital y gastos de almacén y riesgo de que las existencias se vuelvan obsoletas.
VI. Las exigencias ocultan los problemas
Elimina todas las actividades que no añadan valor al producto, reduce los costos, mejora la calidad, reduce los plazos de fabricación y aumenta el nivel de servicio a los clientes. Indirectamente, por su puesto, también puede aumentar las ventas.
VII. Búsqueda de la simplicidad
El J.I.T. insiste en la búsqueda de la simplicidad, basándose en el hecho de que es muy probable que los enfoques simples impliquen una gestión más eficaz.
VIII. Flujo de material
En este aspecto lo que se pretende es eliminar las rutas complejas y buscar líneas de flujo más directas, si es posible, unidireccionales.
El mejor método para conseguir un flujo simple de materiales en un Centro de Servicios es agrupar todos los productos en familias, utilizando las ideas que hay detrás de la tecnología de grupos y reorganizando los procesos, de modo que cada familia de productos se fabriquen en una línea de flujo.
De esta forma los elementos de cada familia de productos pueden pasar de un proceso a otro más fácilmente, ya que los procesos están situados en forma adyacente. Probablemente se reducirá así la cantidad de productos en curso y el plazo de fabricación.
1.2.5 Catalogación
Es el proceso por medio del cual se identifican las existencias de una entidad, refiriéndolas a normas o estándares determinados de antemano, para clasificarlas de acuerdo con su naturaleza o uso y asignarles un símbolo o código que las represente, consiguiendo mediante este proceso la simplificación de las exigencias.
1.2.5.1 Objetivos de un programa de Catalogación
a. Ayudar, mediante la catalogación, en la solución de situaciones que encierran ineficiencia y costos excesivos para la empresa, demostrando a los directivos y trabajadores en general la causa de esas situaciones.
b. Obtener la colaboración del personal y de los usuarios en general, mediante la reunión de información y su difusión en el Centro de Salud, sobre problemas materiales, los que irán acompañados de sugerencias para solucionarlos.
c. Revisar los procedimientos y prácticas relacionados con los materiales, para mejorar las ventajas que se obtengan en su aplicación.
d. Difundir los resultados de la catalogación, conforme se presentaron, cuantificándolos, para mostrar los ahorros que se obtengan.
1.2.5.2 Etapas de la Catalogación
El proceso que hay que seguir para la catalogación consta de cuatro etapas:
1. Normalización
El objetivo principal, consiste en proporcionar criterios para juzgar y mediante comparación, seleccionar los materiales que deben emplearse y los insumos que
Los criterios que hay que establecer, en relación con los insumos, se refiere a marcas, denominaciones, características. Propiedades físicas o químicas, usos, acabado, embalaje, inspección o control a la que deben someterse los artículos, dimensiones, etc., los cuales permiten hacer las comparaciones y proceder a separar aquellos materiales que no concuerden con los criterios establecidos.
2. Identificación
El objetivo consiste en precisar las características primarias y particulares de cada artículo, en relación con las generales, de manera de asegurar su naturaleza específica y las diferencias con otros materiales del mismo grupo; al mismo tiempo se determinará la denominación que le corresponde o aquella con la que se le conoce en el Centro de Salud. Si el artículo fuese conocido por varias denominaciones, se elegirá aquella con la cual se le designará en la entidad, haciendo notar o escribiendo las otras denominaciones con que puede buscarse el insumo, para evitar futuros errores.
Muchas veces a causa de la exigencia de variedades innecesarias en los almacenes, se encuentra la mala descripción de la denominación del material, y en el uso de otros nombres o marcas, ya que existen artículos a los que se les designa por 2 o 3 nombres diferentes. Esta es la razón por la cual debe escogerse el nombre que se empleará en el insumo.
En esta etapa es conveniente y necesario que los especialistas de cada área o dependencia del Centro de Salud, colaboren con los elementos de logística que tienen a su cargo la labor de identificación, podrán ayudar y acelerar la labor de identificar los materiales usados por ellos.
3. Clasificación
El objetivo principal consiste en el ordenamiento sistemático de todas las existencias similares e identificadas, de acuerdo a sus características comunes, su uso y su naturaleza y su separación por clases, según sus diferencias fundamentales. La clasificación es necesaria para ordenar los materiales, mostrando el significado de la información que se desea proporcionar, teniendo en cuenta la cantidad de detalles que se considere conviene incluir y el costo que justifique la información.
Al efectuar la clasificación se deben analizar las descripciones y las características consideradas en la identificación, de manera de lograr un buen balance entre la cantidad de detalles que se han incluido en la denominación y descripción del artículo y el costo que la incorporación de dichos detalles en el catálogo demandaría; así se establecería si este valor encontrado justifica información que se quiere proporcionar o si es mejor modificar los detalles reduciéndolos.
La tarea de clasificar los materiales se efectúa sobre listados de descripción, producto de la identificación, las cuales se juntan según la naturaleza de los materiales, como primera tarea, prescindiendo del origen, uso final o cualquier otra agrupación, en razón de que el mismo artículo puede aparecer en más de una de las clasificaciones posteriores. De esta manera se prevé la posibilidad de duplicidades y se está en condiciones de detectarlas. Una vez reunidas en el listado por naturaleza del material, se analizan las características significativas y se elige una para iniciar el ordenamiento de cada agrupación e informar las clases que incluiría toda la variedad de artículos existentes, separados por diferencias fundamentales. La separación por estas diferencias que se ha mencionado, permite la subdivisión de cada clase en niveles de clasificación más bajos como secciones, grupos, etc. Los materiales que no tengan significación para la empresa serán separados en un agrupamiento especial para ver que se hace con ellos.
La clasificación de los materiales, efectuada minuciosamente, presenta las siguientes ventajas:
El ordenamiento en función de una de las características fundamentales facilita la detección de los duplicados o similares.
Se evita la inclusión de materiales duplicados.
Permite que en cada clase exista un lugar para cada artículo, en función de sus características fundamentales.
Se controla la posterior inclusión de nuevos materiales y siempre se tiene presente el reemplazo que existe en el almacén.
Facilita la agrupación de artículos mezclados que no son suficientemente importantes para justificar las clases separadas.
Da lugar a trabajos preliminares que facilitan la clasificación final.
El tiempo final empleado por estos trabajos preliminares, se justifica por los mejores resultados que se consiguen y la posibilidad de dar así fluidez en el acopio de datos y en las operaciones.
4. Codificación
La etapa final de la catalogación consiste en asignar números, letras u otros símbolos, de manera de distinguir cada artículo por las características que le pertenecen. Asignar un símbolo o código a cada material permite diferenciarlo de los demás y evita la duplicidad o el aumento de variedades.
En el proceso de catalogar materiales, la codificación sigue a la clasificación y constituye una labor ardua para la cual se debe estar preparado, es decir, haber definido el número de elementos que tendrá el código y como estarán representados en él las clases, ordenamiento de ítems; de igual manera. Haber establecido tablas de equivalencias para ordenamiento alfabético o numérico y haber preparado todas las instrucciones que ayudarán a la codificación y posibilitarán la reducción del tiempo en la asignación de los códigos.
4.1 Tipos de códigos a emplear
Símbolos numéricos y Alfabéticos: El código puede utilizar números, letras o la combinación de ambos, sin embargo existe una preferencia por los números, originada en la mayor facilidad con que los equipos de procesamiento de datos trabajan con este tipo de datos.
Símbolos alfanuméricos: Se puede abarcar más clasificaciones con una sola posición, ya que si se utilizan todas la letras se dispondrá de 26 símbolos alfabéticos; en cambio si se usan números, solo s tendrán disponibles 10 números.
Símbolos numéricos: permite indicar la posición relativa de los símbolos y establecer el número de artículos existentes entre dos símbolos y establecer el número de artículos existentes entre dos símbolos. Así se tiene que no es muy clara la diferencia entre F y P, mientras entre 06 y 16 se puede determinar con facilidad el número de los artículos que los separa.
4.2 Elementos que forman el código
Se recomienda que el código este formado por 4 cifras.
Se recomienda un dígito para la familia, tres para el artículo.
1.3 Situación actual del almacén de Insumos.
La principal función del almacén de insumos del centro de salud de San Juan Chapultepec es recepcionar, almacenar y habilitar los insumos en un tiempo adecuado, en la cantidad y calidad óptima
Se le llama insumos a los materiales necesarios para la realización del trabajo en cada área de influencia del centro de salud.
Actualmente el almacén del Centro de Salud no cuenta con personal especifico ni especializado en dicha área, es dirigido por la Administradora dentro de alguna de sus funciones y cuenta con el apoyo de una persona para la recopilación de documentación y entrega de insumos a las áreas que lo soliciten; en ausencia de esta persona lo sustituye algún empleado de otra área.
El personal del Centro de Salud toman un tiempo para realizar el trabajo del almacén.
1.3.1 Layout
El almacén de insumos cuenta con cinco estantes, una zona habilitada y un solo paso. Véase tabla 2 y gráficos 4, 5 y 6
N° Descripción 1 Estante 1 2 Estante 2 3 Estante 3 4 Estante 4 5 Estante 5
ZH1 Zona Habilitada 1
P1 Paso 1
Tabla 2.- Ubicación en los estantes.
Gráfico 4.- Layout del área de almacén.
Gráfico 5.- Vista frontal del almacén de insumos.
2,67
1,19 2,83
1,640,89
Zona de Almacenamiento 1
ZH1
2
5
4
3
P1
A.C
1,71 Zona de Recepción
y de Entrega
0,3
0,4 0,31
0,4
0,40,81
Gráfico 6.- Vista de los estantes 3 y 4 de almacenamiento
1.3.2 La familia de artículos
El Centro de Salud de San Juan Chapultepec posee distintas áreas a las cuales se les distribuyen los insumos; por tanto, estos se catalogan por familias como se muestra en la tabla 3.
N° Familias 1 Enfermería
2 Artículos de Oficina
3 Dental
4 Limpieza y conservación
Tabla 3.- Familia de Artículos
1.3.3 Procesos del Almacén de Insumos
El almacén de insumos del Centro de Salud de San Juan Chapultepec se divide en tres procesos principales: Recepción, Almacenamiento y Habilitado (entrega de insumos a las áreas correspondientes). Los cuales se desarrollan en horarios distintos dentro de la jornada de trabajo, cuando el personal cuenta con el tiempo para realizar estas actividades, recordando que no hay personal específico para dicha área. Véase anexo 2.
1.3.3.1 Recepción
1. Objetivo
Recepcionar los insumos, controlando cantidades recibidas y que se encuentren de acuerdo a lo solicitado.
2. Formato y/o reportes utilizados
Nota de salida o de remisión por parte del proveedor.
3. Descripción del proceso
El proceso se inicia con la recepción de la guía de remisión o la nota de salida del proveedor.
La guía de remisión es revisada, con el fin de comprobar que esta se encuentre asociada a una factura.
Si no contiene una factura asociada o se encuentra alguna discrepancia, es informado a la administradora la cual decidirá si aprueba o no el ingreso.
De tener una factura asociada o en el caso de que la administradora apruebe el ingreso, se procederá con el conteo físico, para comprobar que las cantidades que reflejan en la guía de remisión estén correctas con lo físico.
1.3.3.2 Almacenamiento
1. Objetivo
Identificar y almacenar los insumos recibidos, manteniendo el orden de estos.
2. Formato y/o Reportes utilizados
Ninguno
3. Descripción de Proceso
Inicialmente el material es clasificado por área.
Una vez identificado el material es almacenado físicamente.
1.3.3.3 Habilitado
1. Objetivo
Proporcionar los insumos requeridos de acuerdo a la requisición de cada área.
2. Formato y/o Reportes Utilizados
Requisición de suministros
3. Descripción de Proceso
Cada área solicita los insumos con el formato de requisición de suministros. Véase gráfico 42 (capitulo 4).
Dicha orden es revisada, para comprobar si se encuentra con stock disponible.
De no contarse con stock, se quedara como pendiente de atención y se comunica a la administradora, para agilizar su llegada.
Los insumos serán entregados a las áreas correspondientes.
1.3.4 Distribución Actual
Para los fines de estudio se enumeró el almacén en cinco estantes y un área habilitada (ver gráfico 4). Como se observa en la tabla 4, se indica que sólo el 63%
del volumen total es aprovechado.
Estante Vol m3 Total
Vol m3
Ocupado %
1 1.92 1.38 72%
2 1.57 1.26 80.60%
3 0.96 0.7 73.30%
4 0.79 0.71 90%
5 0.79 0.63 81%
ZH1 2.56 0.74 29%
Total 8.59 5.42 63%
Tabla 4.- Volumen aprovechado en almacén
Los artículos no cuentan con una ubicación fija, es decir que no hay espacios fijos para un tipo de insumo. Esto se verifica claramente con la variedad de insumos que se encuentran dispersos entre los estantes.
A continuación se da a conocer la ubicación de los insumos en los estantes:
1. Estante 1
El estante 1 esta compuesto por cuatro volados de tablaroca en los cuales se almacenan artículos de las cuatro familias, actualmente se encuentra en un 72% del volumen de ocupación total. Ver Grafico 7.
Gráfico 7.- Distribución actual de artículos del estante 1.
E 067
E 107 E 106 E 024 E 029 E 073 E 027 E 066 O 099 O 011
E 108 E 004 E 025 E 030 E 073 E 028 E 032 O 103
E 109 E 005 E 026 E 076 E 024 E 029 E 048 O 105
E 110 E 006 E 027 E 118 E 025 E 030 E 074 O 076 O 008
E 105 E 007 E 028 E 118 E 026 E 028 E 115 E 120 O 077 O 009
O 084 O 003 O 019 O 043 O 112 O 061
O 062 O 020 O 044 O 073 O 018
O 063 O 046 O 113 O 028 O 060
O 064 O 015 O 031 O 007 O 089 O 013
O 045 O 024 O 016 O 053 O 025 O 014 O 109 O 012
D043 D051 D009 D014 D069 D002 O 110 O 026
D042 D058 D008 D015 O 111
D050 D060 D071 D011 O 108
D047 D037 D054 D024 D049 D025 D028 O 058 O 032
D064 D022 D055 D038 D006 D026 D032 O 059 O 033
D041 O 052 O 051
O 034 O 049
O 036 O 066
D069 O 108 O 081 O 050
D040 D068 O 107 O 039 O 067 D001
O 047
O 038
O 040 F O RM A TO S
DIV E RS O S O 027
D044
D045
L037
D023
D057
D063
D062 E 116
D066
O 102
D048 D004 D065
D007 E 118
O 075
O 085 O 057
O 017
O 006
O 082
O 005
O 098
O 096
IN S T R U M E N T A L E N F E R M E R IA ZO NA DE A LM A CE NA M IE NTO 1
A
B
C E 010
E 121
D010 O 115 O 116
O 041 F O RM A TO S DIV E RS O S
IN S T R U M E N T A L D E N T A L
D
E
F E 071
E 070 E 068 E 069
E 002
E 001
E 076
D017 D018 D065 E 012 O 039 E 011 E 016
2. Estante 2
El estante 2 esta compuesto por hojas de triplay sujetadas por ángulos, lo cual limita el peso que puede cargar cada nivel. En este estante se almacenan artículos de las familias de enfermería y limpieza, en la actualidad solo se encuentra ocupado el 80.6% del volumen total. Ver grafico 8.
3. Estante 3
En este estante se encuentran predominantemente la ropería (sabanas, cobijas, campos de tela y batas) se guardan en bolsas y no tienen un etiquetado en particular, en algunas ocasiones solo se les pone el nombre con un plumón permanente, con el tiempo tiende a borrarse y es la causa de no mantener un orden en los estantes puesto que no hay ningún lugar definido ni apropiado para guardarlas. Ver Grafico 9.
Tiene una ocupación del 73.3% del volumen total.
Gráfico 8.- Distribución actual de artículos del estante 2.
E 112 E 113 E 114 E 124
E 127 E 125
E 031 E 079 E 047
E 101 E 080
E 102 E 099 E 081
E 103 E 100 E 045
E 101 E 102 E 046
L047
L047 L014 L014
L014
L015 L026 L029
L019
L030 INS TRUM E NTA L DE B A JA
A RCHIV O M UE RTO
L018 E 098
L046
L014 L024 L020
L032
L041 D
E ZO NA DE A LM A CE NA M IE NTO 2
E 051 E 054 E 054
E 050
E 041
L037
L022
A
B
C
E 050 E 050 E 050 E 050
E 089 E 089
E 063
E 126
E 123 E 122
E 059 E 034
E 033
E 058 E 058
E 126
E 058 E 050
E 122
E 061
4. Estante 4
El estante cuatro es un anaquel metálico de cuatro columnas, cuenta con 3 niveles metálicos, y al igual que el estante 3 predomina la ropería y también los artículos de limpieza. Ver grafico 10.
Tiene una ocupación del 90% del volumen de ocupación total.
Gráfico 10.- Distribución actual de artículos del estante 4.
Gráfico 9.- Distribución actual de artículos del estante 3.
L023 L031 E 039 E 015 E 016 E 111 E 111
A
B
C E 023
E 022
E 038 E 038 E 038 E 089
E 111
L012 L045 ZO NA DE A LM A CE NA M IE NTO 3
E 089 E 090 E 090
INS TRUM E NTA L E NF E RM E RIA E Q UIP O DE
B A JA A RCHIV O M UE RTO
E 089 L028
L028 L028 L028 L028 L028
L001
E 089 E 089 E 089 E 089
D ZO NA DE A LM A CE NA M IE NTO 4
E 013 E 013 E 013 E 013 E 013 E 013 A
B
C
E 039 E 039 E 039 E 043 E 043 E 043
5. Estante 5
Al igual que el estante 4 es un anaquel metálico; sin embargo en su mayoría esta ocupado por material de limpieza. El material se almacena en el empaque del proveedor, esta manera de almacenar, con el tiempo tiende a ser la causa de las pérdidas de etiquetas y de no mantener un orden en los estantes puesto que no hay un lugar definido ni apropiado para guardarlas. Ver Grafico 11.
Además podemos observar que las toallitas interdobladas (Sanitas) ocupan gran espacio en los estantes y no se guardan en recipientes adecuados para conservarlas.
Tiene una ocupación del 81% del volumen total.
Gráfico 11.- Distribución actual de artículos del estante 5 L004
L005 L006
L007 L011
L008 L010 L006
ZO NA DE A LM A CE NA M IE NTO 5
L009
L027 L027
L036
A
B
C
D
E
L044 L044 L044 D074
E Q UIP O DE B A JA L036
O 082
D073
L040 L044
L008
D073 L040
6. zona Habilitada 1
La zona habilitada es un espacio entre el estante 1 y el estante 5 en la cual se almacenan en su mayoría artículos de oficina (papelería). No cuenta con niveles para poder almacenar un mayor numero de articulos; por lo tanto se encuentra ocupada en un 29% del volumen total. Ver Grafico 12.
Gráfico 12.- Distribución actual de artículos de la zona habilitada 1.
7. Pasillo 1
Aunque esta área debe ser utilizada para maniobras, es asignada para el mismo almacenamiento de varios productos, que por falta de espacio o áreas designadas para su almacenamiento terminan en el suelo del pasillo. Ver grafico 13.
Gráfico 13.- Distribución actual de artículos del pasillo 1.
E 101 E 102
E 100 E 103
E 099 E 075
E 098 E 086
A RCHIV O M UE RTO
E 091 E 092 E 093 E 094 E 096 E 097 A RCHIV O M UE RTO
L039 O 090
H E R R A M IE N T A S
O 091
E 071 E 070
E 069 E 068
E 083
E 003
E 047
E 119
O 047 O 048 L039
L044
E 056
L023
E 008 E 009
L036
L043
L019
E 087
E 089
E 021
E 067 P A S ILLO 1
RE CE TA RIO S S E G URO
P O P ULA R L033 INS TRUM E NTA L
E NF E RM E RIA
L030
L031 L002
L025
L034
L035
E 017 E 018 E 019 O 035
O 035
O 084 IN S T R U M E N T A L
E N F E R M E R IA
O 071 O 067
O 070 O 071
O 068
O 097 O 083
En conclusión, se puede decir que el almacenamiento es aleatorio y no hay criterios para mantener el orden. Además se mezclan los insumos con los artículos de oficina, limpieza y dental.
También podemos observar que dentro del almacén se encuentran resguardados varios artículos los cuales no son insumos de uso corriente, como el archivo muerto, recetarios de seguro popular, instrumental de enfermería y dental, así como los instrumentales dados de baja, los cuales consumen una gran parte del espacio dentro del almacén.
1.4. MARCO LEGAL
Posiblemente el marco legal sea un tema que presente una situación especial en los proyectos, en ésta ocasión, después de una búsqueda exhaustiva en instituciones directamente relacionadas con el control de almacenes de la Secretaría Salud y en fuentes de estudio, no se encontró una normatividad legal que se apegara directamente a éste.
Se encontró un Manual de procedimientos para almacenes del Seguro Popular 2007 la cual no es aplicable, debido a que fue realizada para almacenes estatales los cuales cuentan con una gran cantidad de medicamentos, instrumentales, muebles para hospitales, por tanto no está enfocada a los pequeños almacenes de centros de salud. Razón por la cual se recomienda la elaboración de una norma o manual con lineamientos específicos que rijan a los Centros de Salud en Oaxaca o en su defecto al de San Juan Chapultepec.
Para el perfil del puesto propuesto, aplica el Contrato Individual por parte de los Servicios de Salud Oaxaca, en sus diferentes clausulas:
Artículos 25, 35, 37, 53, 68, 80, 134 y 135 de La Ley Federal del Trabajo
CAPÍTULO 2. ESTUDIO DE MERCADO
2.1 Introducción
El primer paso a seguir durante la optimización de un almacén, es el comprender todas las posibles las necesidades del usuario respecto a las características del servicio que se desea. Es evidente que durante esta etapa de desarrollo, la interacción con el usuario es obligatoria, ya que él y las personas que harán uso de los insumos son los que comprenden realmente las situaciones que pueden presentarse durante su manejo.
La base del Centro de Salud, es el servicio que otorga a los usuarios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte del mismo. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, y será un factor determinante para conocer al final del periodo contable, el estado de la situación económica del Centro de Salud.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están para el servicio, es decir, toda aquella mercancía que es adquirida para el abastecimiento del almacén, valorada al costo de adquisición para las actividades de servicio.
2.2 Objetivo del estudio
La actividad más habitual de inventarios es la de proveer un resumen de las existencias valorizadas según el criterio contable de cada empresa.
Para nuestro caso de estudio el objetivo de la entrevista diseñada principalmente es para identificar un panorama general del proceso actual. Trabajamos conjuntamente para satisfacer sus necesidades y desarrollar una propuesta de trabajo que permita al Centro de Salud optimizar sus recursos y desarrollar un inventario a su medida. Lo
