Curso. El Control de Gestión Municipal

(1)

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Generalidades

 Dirigido a

 Objetivo

 Índice Temático

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

Dirigido a:

Servidores públicos municipales, académicos, estudiantes y profesionales vinculados con la Administración Pública

(4)



Objetivo:

Orientar a los servidores públicos municipales acerca de la importancia y funcionamiento de la Gestión Municipal.

(5)



Índice Temático

Módulo I. La Gestión Municipal Módulo II. El Control de Gestión

Módulo III. Marco Jurídico de Control de Gestión Módulo IV. El Proceso de Control de Gestión

Módulo V. Tipos de Control

Módulo VI. La Coordinación en el Control de Gestión Glosario

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Módulo I. La Gestión Municipal

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Módulo II. Control de Gestión

a) Características

b) Elementos

c) Instrumentos

d) Órgano responsable

Evaluación

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Módulo III. Marco Jurídico de Control de Gestión

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Módulo IV. El Proceso de Control de Gestión

a) Fijación de patrones de medida

b) Medición de resultados

c) Evaluación y prevención

d) Aplicación de medidas correctivas

Evaluación

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Módulo V. Tipos de Control

a) Control jurídico

b) Control administrativo

c) Control contable

d) Control Físico y financiero

Evaluación

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Módulo VI. La Coordinación en el Control de Gestión

a) Coordinación interna

b) Coordinación externa.

c) Objetivos

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I. La Gestión Municipal

La Gestión Municipal se ocupa de todas aquellas

actividades o funciones del Ayuntamiento y de su aparato administrativo, destinadas a la buena marcha de la

institución; atiende áreas esenciales para el gobierno y el desarrollo global del Municipio. Para ello, el gobierno

municipal necesita de un aparato administrativo eficiente y responsable en la ejecución de las tareas encomendadas al Ayuntamiento para que éste pueda realizar su gestión en forma eficaz y de compromiso social.

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En su sentido estricto, la Gestión Municipal comprende las acciones que realizan las dependencias y organismos

municipales, encaminadas al logro de objetivos y cumplimiento de metas establecidas en los planes y programas de trabajo, mediante la interrelación e integración de los recursos

humanos, materiales y financieros.

Por lo tanto, la Gestión es una actividad importante que desarrolla el Ayuntamiento para atender y resolver las

peticiones y demandas que plantea la población, pues a través de ella se generan y establecen las relaciones de gobierno con la comunidad y con otras instancias administrativas de los

(14)

La Gestión Municipal comprende básicamente las siguientes funciones:

.

 La dirección y ejercicio político - administrativo del quehacer gubernamental, es decir, la conducción de

políticas, programas y proyectos de trabajo, y las estrategias para alcanzar los objetivos propuestos.

 La concertación de los diversos intereses de la

comunidad con el ánimo de garantizar su coherencia y desarrollo, a través de la prestación de los servicios públicos.

 La administración de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos que posee el Municipio.

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La conjugación de estas funciones de la Gestión Municipal podrá lograrse por medio de la ejecución del Plan de

Desarrollo Municipal, en el que se definen los propósitos, objetivos, políticas y estrategias a seguir por los sectores que conforman la comunidad municipal. El plan constituye una herramienta fundamental para ordenar las acciones de autoridades y funcionarios municipales así como de la propia comunidad.

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Para lograr los objetivos de la Gestión, el gobierno municipal deberá cumplir con las siguientes acciones:

 Elaboración de programas de trabajo y directrices claras para el funcionamiento de la Administración Pública Municipal.

 Definición de los límites de responsabilidad de las

autoridades, funcionarios y empleados municipales en sus cargos o puestos.

 Actualización y adecuación oportuna de los sistemas, procedimientos y métodos de trabajo.

 Seguimiento, evaluación y control de los planes, programas y obras municipales.

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Evaluación Módulo I

Instrucciones Preguntas

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El siguiente cuestionario ha sido formulado con el propósito de tener una

evaluación de los conocimientos adquiridos durante la exposición de éste módulo. Se le recomienda resolverlo sin consultar la información expuesta, con la intención de saber cuánto ha aprendido sobre el curso.

El cuestionario consta de 5 preguntas con dos posibles opciones de respuesta. Una vez que usted haya elegido su respuesta, deberá registrarla en el espacio correspondiente para que sea codificada en una hoja de resultados.

Al finalizar el cuestionario, hay una parte en donde usted podrá hacer

observaciones finales sobre el módulo, así como comentarios que desee expresar sobre el tema estudiado.

Al concluir con el cuestionario aparecerá la hoja de respuestas con el resultado de su evaluación.

No existe un tiempo límite para contestar el cuestionario, sin embargo, se sugiere que al hacerlo, lo haga de forma continua.

Por último, existe un espacio en el que usted podrá hacer preguntas que le hayan surgido durante la exposición de este módulo, que le serán resueltas por esta misma vía.

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Preguntas

1. Concepto de Gestión Municipal.

a) La Gestión Municipal comprende las acciones que realizan las dependencias y organismos municipales, encaminadas al logro de objetivos y cumplimiento de metas establecidas en los planes y programas de trabajo.

b) La Gestión Municipal es un órgano especializado que lleva a cabo las tareas de supervisión, evaluación y control de las acciones ejecutadas por las dependencias administrativas, en el cumplimiento de las actividades del gobierno municipal.

(20)

2. ¿Quién se encarga de realizar la Gestión Municipal?

a) Las Dependencias y organismos municipales.

b) El Plan de Desarrollo Municipal.

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3. Principal herramienta de ordenamiento de la Gestión Municipal

a) Manuales de métodos y Procedimientos b) Plan de Desarrollo Municipal.

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4.- El objetivo de la Gestión Municipal es:

a) Elaborar programas de trabajo y directrices claras para el funcionamiento de la administración pública municipal.

b) Atender y resolver las peticiones y demandas que plantea la ciudadanía

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II. Control de Gestión

El Control de Gestión en términos generales se define como la función administrativa que consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con las políticas y objetivos señalados y los principios y estrategias formuladas en un plan previamente

elaborado. Su función constituye un mecanismo de preventivo y correctivo que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, debilidades y errores, para rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir.

Para asegurar que los esfuerzos que se han logrado conjuntar en el Plan de Desarrollo Municipal, se realicen eficaz y

oportunamente se hace indispensable el establecimiento de un proceso de control de Gestión Municipal.

(25)

El Control de Gestión Municipal es un proceso que se

establece en dependencias y organismos de la Administración Pública Municipal con el propósito de vigilar los

procedimientos para el cumplimiento de los planes y

programas de trabajo, para evaluar su ejecución, para detectar desviaciones y proponer medidas correctivas, fortaleciendo con ello la toma de decisiones del Ayuntamiento. Asimismo, permite prevenir errores políticos y administrativos del futuro.

Por lo tanto, el Control de Gestión es fundamentalmente una valiosa herramienta de información y comunicación para la toma de decisiones que se apoya en controles operativos, como son el jurídico, el contable, el administrativo, y los técnicos, financieros y físicos.

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a) Características

Para cumplir con su cometido, el Control de Gestión debe ser:

 Participativo, porque involucra a los diferentes niveles

jerárquicos de la estructura orgánica de las dependencias y organismos de la Administración Pública Municipal.

 Integral, pues presenta en todos los procesos de la

administración: planeación, programación, presupuestación, ejecución, regulación e información para la toma de

decisiones.

 Dinámico, ya que representa un flujo de información

(27)



Cuantitativo, en tanto que verifica el cumplimiento de

metas y la aplicación de recursos en la ejecución de los programas, proyectos o actividades.



Cualitativo, dado que identifica el logro de los objetivos

previamente determinados, así como la eficiencia en los sistemas y procedimientos administrativos.



Total, debida a que abarca todas las actividades

(28)

b) Elementos

La Gestión Municipal abarca un conjunto interrelacionado e integrado de esfuerzos humanos con los recursos materiales y financieros dentro de la estructura de la administración pública. Los elementos que la integran son:

 La dirección política y administrativa.

 Los recursos humanos, materiales y financieros, y

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 La Dirección Política y Administrativa: Recae en el

Presidente Municipal, quien conduce el funcionamiento del gobierno municipal; para ello, ejerce sus facultades jurídicas, administrativas y políticas. Asimismo determina las acciones que deberá realizar el aparato administrativo municipal.

(30)

 Los Recursos Humanos, Materiales y Financieros: Son

los componentes de la Gestión que determinan el

funcionamiento concreto de la Administración Municipal. El elemento humano aporta el trabajo que es indispensable para el logro de los objetivos municipales; los recursos materiales se constituyen por las instalaciones, maquinaria, equipo y

materiales que se utilizan en la realización de actividades cotidianas. La conjunción de los recursos humanos con los materiales permite determinar los recursos financieros a ser utilizados en los planes y programas de trabajo del Municipio. Cabe mencionar que un manejo organizado y eficiente de

estos recursos otorga mayores ventajas para la Gestión de los gobiernos municipales.

(31)

 La Organización Administrativa: Representa el aparato

administrativo de la Gestión Municipal, mismo que comprende las diversas dependencias, organismos,

sistemas y procedimientos administrativos con los que se realiza el quehacer institucional del Ayuntamiento.

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Es importante señalar que la Gestión Municipal tiene como principal objetivo asegurar que las acciones, obras y servicios que se realicen, alcancen los mayores beneficios a la

comunidad.

En la medida en que las demandas de la comunidad sean eficazmente atendidas por el gobierno municipal, la gestión hará posible un eficiente desempeño administrativo del

Ayuntamiento y el gobierno municipal podrá obtener el reconocimiento y apoyo de los habitantes del Municipio.

(33)

c) Instrumentos

El elemento importante del control es la manera o forma de instrumentarlo. El órgano responsable del control deberá establecer los conductos idóneos para hacer efectiva la vigilancia de la gestión municipal, de tal suerte que los métodos, técnicas y procedimientos sean acordes con las necesidades que la Administración Pública requiera.

El establecimiento de instrumentos permiten verificar el desempeño real de las acciones que se proponen en los planes, programas y presupuestos adoptados.

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municipal que en la práctica están vigentes son, el

presupuesto, la fiscalización de obra pública, la auditoria gubernamental, los sistemas de quejas y denuncias, la

responsabilidad del administrador público a través del control patrimonial. A estos instrumentos de control se acompañan diversas técnicas de evaluación tanto

programático-presupuestal como de resultados.

El Control de Gestión se nutre de información que

proporcionan los responsables de las dependencias y

organismos municipales; por esta razón es necesario diseñar un sistema que permita a través del uso de formatos y

procedimientos efectuar el seguimiento, evaluación y control de las actividades programadas y emergentes.

(35)

Los formatos que se utilicen para el Control de Gestión deberán registrar y evaluar la información referente a:

 Nivel de trabajo; ya sea programa, subprograma, proyecto o actividad.

 Órgano responsable de las acciones

 Calendarización y cumplimiento de metas.

 Unidad de medida apropiada para evaluar las acciones.

 Recursos humanos, materiales y financieros utilizados en la ejecución de los programas.

 Avance físico y financiero de las obras, programas, proyectos o actividades.

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d) Órgano Responsable

Para el mejor funcionamiento del Control de Gestión Municipal se requiere de un órgano responsable que

desarrolle las funciones de supervisión, evaluación y control sobre el avance de los programas, proyectos o actividades; el correcto aprovechamiento de los recursos y la aplicación

exacta de las políticas, sistemas y procedimientos administrativos establecidos por las autoridades y

funcionarios municipales.. Es importante que el control tenga referencia funcional en la Administración Municipal, es decir, que exista un área o áreas encargadas de ejercer esta

función, que evite el desenvolvimiento ineficaz e ineficiente de la gestión municipal.

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Este órgano deberá desarrollar su labor de control

preventivo y correctivo con la libertad e imparcialidad que su función requiere, coadyuvando a una Administración Pública Municipal honesta y eficiente de los recursos públicos. En este sentido, es preciso hace énfasis en la detección

oportuna de fallas en los sistemas, en los procedimientos y en la normatividad, proponiendo acciones de solución

prácticas, adecuadas y efectivas, con el propósito de cuidar el patrimonio público y mejorar la eficiencia de los servicios prestados. En particular, la actuación gubernamental debe estar en concordancia con las necesidades de la población, a fin de contribuir a atender los reclamos de la misma sobre las causas y efectos que generen la corrupción.

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El órgano propuesto puede ser la Contraloría Municipal, la Unidad de Planeación, Evaluación y Control, o la Unidad Administrativa, la tendrá las funciones básicas siguientes: 1. Formular y operar el sistema de control y evaluación del gasto público, en relación al presupuesto de egresos, las políticas de trabajo y los programas municipales.

2. Practicar auditorias a las dependencias municipales, previo acuerdo del Presidente Municipal o del Ayuntamiento, con el propósito de verificar el destino y uso de fondos públicos que transfiera o directamente ejerza el Municipio.

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3. Recabar información de los organismos y dependencias administrativas para conocer el grado de avance de los planes y programas a su cargo.

4. Supervisar las adquisiciones que realice el Municipio tanto en cantidad como en calidad, vigilando su economía.

5. Verificar periódicamente el estado físico de las obras públicas municipales realizadas con recursos federales, estatales y municipales.

(40)

6. Identificar desviaciones en el cumplimiento de los planes y programas proponiendo las medidas correctivas.

7. Vigilar el comportamiento de los servidores públicos, en atención a su diligencia, honradez, eficiencia y

desenvolvimiento cotidiano.

8. Apoyar la toma de decisiones de los funcionarios

municipales, mediante informes periódicos sobre el proceso y resultados del control de gestión..

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municipales de la aplicación de las medidas correctivas acordadas.

10. Recopilar, analizar y presentar la información requerida por el presidente municipal.

11. Vigilar el desarrollo de los mecanismos e instancias de coordinación en la materia en que se hayan establecido, tanto con el gobierno del estado como con el Federal.

Cabe mencionar que el tamaño y complejidad del órgano responsable del control de gestión va a estar en función de la capacidad administrativa y de los recursos con que cuente cada Ayuntamiento.

(42)

En caso de que el Ayuntamiento no cuente con los recursos necesarios para el establecimiento y operación de estos

órganos, las funciones de control y de gestión las podrán realizar los siguientes servidores públicos municipales:

 El presidente municipal o secretario del Ayuntamiento, en relación al funcionamiento de las dependencias y organismos municipales.

 El síndico municipal, en cuanto al uso y manejo de los recursos financieros y el control de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Municipio.

(43)

 Los regidores, en cuanto a la atención de sus comisiones y el mejoramiento de los diversos ramos de la administración y los servicios públicos municipales.

 Los titulares de los órganos administrativos, en cuanto al avance de los programas y el cumplimiento de las metas.

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Evaluación Módulo II

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Instrucciones

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Preguntas

1.- ¿Qué es el Control de Gestión?

a) El Control de Gestión sirve para asegurar que los esfuerzos que se han logrado conjuntar en el Plan de Desarrollo

Municipal se hayan cumplido.

b) Aquella función administrativa que consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan previamente

elaborado, con las políticas y con objetivos señalados en el plan y los principios y estrategias formuladas.

(47)

2.-¿Cuáles son los propósitos del Control de Gestión?

a) La concertación de los diversos intereses de la comunidad, la prestación de los servicios públicos y la administración de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos.

b) Vigilar el cumplimiento de los planes y programas de trabajo, evaluar su ejecución, detectar desviaciones y

proponer medidas correctivas, fortaleciendo con ello la toma de decisiones del Ayuntamiento.

(48)

3.- ¿ A qué tipo de controles está sujeta la Gestión Municipal?

a) A los planes y programas de trabajo.

b) Jurídico, contable, administrativo, técnicos, financieros y físicos.

(49)

4.- ¿Qué características debe reunir el Control de Gestión?

a) Participativo, integral, dinámico, cuantitativo, cualitativo, total.

b) Ser una herramienta de información y comunicación para la toma de decisiones.

(50)

5.- ¿Cuáles son los elementos que integran a la Gestión Municipal?

a) La dirección política y administrativa, los recursos humanos, materiales y financieros, y la organización administrativa.

b) Dependencias y organismos de la Administración Pública Municipal.

(51)

6.- ¿Qué es la organización administrativa?

a) Una actividad importante que desarrolla el Ayuntamiento

para atender y resolver las peticiones y demandas que plantea la ciudadanía.

b) Representa el aparato administrativo de la gestión

municipal, mismo que comprende las diversas dependencias, organismos, sistemas y procedimientos administrativos con los que se realiza el quehacer institucional del Ayuntamiento.

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7.- ¿Cuáles son los componentes de la Gestión que determinan el funcionamiento concreto de la

Administración Municipal?

a) Los recursos humanos, materiales y financieros. b) Las tareas de supervisión, evaluación y control.

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Gestión ¿qué deben registrar?

a) Los recursos humanos, materiales y financieros, y la organización administrativa.

b) Nivel de trabajo; ya sea programa, subprograma, proyecto o actividad, órgano responsable de las acciones,

calendarización y cumplimiento de metas, unidad de medida apropiada para evaluar las acciones, recursos humanos,

materiales y financieros utilizados en la ejecución de los programas, y avance físico y financiero de las obras, programas, proyectos, o actividades.

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9.- ¿Cuáles son los posibles órganos responsables de realizar el Control de Gestión en el Municipio?

a) La Dirección Política y Administrativa.

b) La Contraloría Municipal, la Unidad de Planeación, Evaluación y Control, o la Unidad Administrativa.

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10.- ¿Qué servidores públicos pueden ejercer la función de Control de Gestión Municipal?

a) El presidente municipal o secretario del Ayuntamiento, el síndico municipal, los regidores, los titulares de los órganos administrativos.

b) Cualquier servidor público.

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III. Marco Jurídico del Control de Gestión

El marco jurídico del Control de Gestión se refiere al conjunto de disposiciones legales, reglamentarias y administrativas que dan apoyo, fundamento, certeza y

seguridad a las acciones que emprenda la Administración Pública en materia de control, para que sean consideradas dentro de un estado de derecho, ya que como señala la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en su articulo 16,“ todo acto de autoridad deberá provenir de la

autoridad competente que funde y motive la causa legal del procedimiento”; además de que las disposiciones jurídicas

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Las disposiciones legales y administrativas que

fundamentan y legitiman la gestión municipal y su control son las leyes, reglamentos y disposiciones de carácter general y específico, que tienen por objeto hacer que el

servicio público se desarrolle eficientemente, cuidando que los servidores públicos se conduzcan con honradez, lealtad, imparcialidad, economía y eficacia, para lo cual se estipulan las obligaciones administrativas y políticas que debe

observar todo servidor público frente a la sociedad y trate a las instancias.

(59)

Dentro del marco jurídico para el Control de la Gestión Municipal podemos señalar las siguientes:

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos: Art. 16, señala el principio de legalidad, es decir, que toda

acción administrativa debe tener respaldo jurídico.

Art. 25, hace alusión a que la rectoría del Desarrollo Nacional

corresponde al Estado, mismo que planeará, conducirá, coordinará, y orientará la actividad económica nacional,

teniendo al sector público a su cargo las áreas estratégicas que se señalan en el art. 28 de la misma Constitución,

pudiendo, asimismo, participar por sí o con los sectores social y privado en el impulso y organización de las áreas prioritarias de desarrollo.

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Art. 26, faculta al Estado para organizar un sistema de

Planeación Democrática del Desarrollo Nacional, que tendrá como objetivos de la planeación los fines del proyecto nacional que se contienen en la misma Constitución.

Art. 115, dispone que los municipios estarán investidos de

personalidad jurídica propia y manejarán su patrimonio conforme a la ley. Asimismo señala que los ayuntamientos

poseerán facultades para expedir los bandos de policía y buen gobierno y los reglamentos, circulares y disposiciones

administrativas de observancia general dentro de sus respectivas jurisdicciones. También establece que los

municipios administrarán libremente su hacienda y podrán celebrar convenios con el Estado.

(61)

 Constitución Política Estatal. Señala, en el título relativo

al municipio libre, que el Estado tiene como base de su

división territorial y de su organización política y administrativa el municipio libre; asimismo dentro de este título se

desarrollan preceptos del art.115 de la Constitución Federal, donde se destacan las bases de elección, integración y

funcionamiento de los Ayuntamientos, la facultad reglamentaria de los mismos y la de formular planes

municipales de desarrollo, así como la facultad de celebrar convenios con el gobierno del estado para coordinarse en diversas materias de desarrollo y Control Gubernamental

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 Ley de Planeación Estatal. Es el instrumento de ámbito

local, en el que se establece un conjunto de normas y principios conforme a los cuales se llevará a cabo el Plan Estatal de

Desarrollo y los Planes Municipales de Desarrollo, así como la obligación de la participación popular en la planeación y las bases para la integración y funcionamiento del Sistema Estatal de Planeación Democrática. Esta ley sienta las bases para que cada sector administrativo actúe en consecuencia a los

propósitos del plan y que el gasto público sea orientado en congruencia con los objetivos del desarrollo. De igual manera, indica la vigencia del Plan de Desarrollo Estatal y Planes de Desarrollo Municipal, que deberán estar en congruencia con el Plan Nacional de Desarrollo.

(63)

 Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal.

Regula la estructura y funcionamiento del Poder Ejecutivo Local, señalando la manera en que se ejercerá y conducirá este poder, así como sus órganos integrantes. Asimismo, previene las competencias de las dependencias en el

despacho de los asuntos que le corresponden al Poder Ejecutivo.

 Ley Orgánica Municipal. Establece la organización

territorial interna del municipio y las condiciones, normas y principios básicos para su desarrollo; también trata sobre la prestación de servicios públicos, y señala las dependencias municipales y su esfera de competencia.

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 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos de los Estados y Municipios. Esta ley define a los sujetos

de responsabilidades en el ámbito local y el municipal, considerando como tales a quienes ostentan un empleo, cargo o comisión en la Administración Pública Municipal. Tiene por objeto hacer que el servicio público se desarrolle eficientemente, cuidando que los servidores públicos se

conduzcan con honradez, lealtad, imparcialidad, economía y eficacia, para lo cual se estipulan las obligaciones políticas y administrativas y se plantean las sanciones y procedimientos administrativos por incumplimiento.

(65)

 Ley de Hacienda Municipal. Es el instrumento más

importante para que los municipios puedan administrar responsablemente su hacienda; contiene un conjunto de

disposiciones jurídicas que identifican los conceptos y fuentes de ingresos propios de los municipios y señala a las

autoridades fiscales, estableciendo las obligaciones y facultades de éstas.

En materia de control esta ley es importante en razón de que el conjunto de operaciones relativas a la hacienda municipal se ejecuten con transparencia y estén respaldadas en las disposiciones legales que aseguren su validez.

(66)

 Ley de Ingresos del Municipio. Contiene las disposiciones

legales que determinan y regulan las fuentes, conceptos y montos de ingreso que tiene derecho a recaudar el municipio durante un año.

Esta ley es importante para el control, pues con ella es posible identificar el monto de los recursos con que podrá disponer el municipio. Además, es necesario establecer parámetros,

estándares comparativos relacionado, por un lado, la cantidad de recursos financieros que pueden obtenerse y por otro, las acciones con que éstos pueden cumplirse.

(67)

 Presupuesto de Egresos Municipales. Este

instrumento administrativo es el mecanismo operativo más importante para ejercer el control del gasto público y de aquellas personas que lo aplican. El presupuesto de

egresos son los recursos disponibles con los que cuenta el municipio para cumplir con sus metas y objetivos

representados en los planes y programas municipales. Se elabora de conformidad con la orientación de la política económica que formula el municipio y en atención a los objetivos, políticas y prioridades que se contemplan en el Plan de Desarrollo Municipal.

(68)

 Plan Municipal de Desarrollo. En el Plan de Desarrollo

Municipal, se definen los propósitos, objetivos, políticas y estrategias a seguir para el ejercicio de la Gestión Municipal. El plan constituye una herramienta fundamental para ordenar las acciones de autoridades y funcionarios municipales así como de la propia comunidad.

(69)

 Bando de Policía y Buen Gobierno. Es un instrumento

jurídico formulado por el Ayuntamiento, en el cual se

establecen y regulan la organización política y las obligaciones y derechos de ciudadanos y vecinos, así como de la

competencia de la autoridad municipal en el mantenimiento de la armonía y seguridad pública.

(70)

 Reglamento Interior del Ayuntamiento. Este reglamento

regula el funcionamiento del Ayuntamiento y de su órgano colegiado deliberante; establece y regula la composición y estructura del mismo y define las funciones y obligaciones de sus miembros.

Este ordenamiento es de utilidad en materia de control

cuando el Municipio no disponga de un órgano encargado de ejercer las funciones de esta actividad.

(71)

 Reglamento Interno de la Administración Pública Municipal. Norma en lo específico las funciones de los

órganos que conforman la Administración Pública Municipal, señalando su estructura y las bases para el funcionamiento de los sistemas de administración de los recursos financieros,

(72)

Es conveniente advertir que un análisis de los sistemas administrativos de Control y seguimiento de la Gestión

Municipal resulta complejo y profundo, ya que involucra las relaciones de los tres órdenes de gobierno, así como las actividades orientadas hacia dentro del Ayuntamiento y, por otra parte, las que se orientan a reglamentar la vida

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Evaluación Módulo III

(74)

Instrucciones

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Preguntas

1.- ¿Qué constituye al Marco Jurídico para el Control de Gestión?

a) A un conjunto de leyes, reglamentos y disposiciones de carácter general y específico.

b) Controles Jurídicos, contables, administrativos, técnicos, financieros y físicos.

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2.- ¿ Por qué es importante el Marco Jurídico en la Gestión Municipal?

a) Porque dan apoyo, fundamento; certeza y seguridad a las acciones que emprenda la Administración Pública.

b) Porque involucra a los diferentes niveles jerárquicos de la estructura orgánica de las dependencias y organismos de la Administración Pública Municipal.

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3.- ¿Qué fundamenta el Marco Jurídico en el Control de Gestión ?

a) La concertación de los diversos intereses de la comunidad. b) Las acciones del Control son consideradas dentro de un estado de derecho, ya que todo acto de autoridad deberá

provenir de autoridad competente que funde y motive la causa legal del procedimiento.

(78)

4.- ¿Qué Marco Jurídico se considera General para el Control de Gestión Municipal?

a) La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Constitución Política Estatal, la Ley de Planeación Estatal, y la Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal.

b) La Constitución Política Estatal, el Presupuesto de Egresos Municipales, el Reglamento Interior del Ayuntamiento, y la Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal.

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5.- ¿Cuál es el Marco Jurídico específico para el Control de Gestión Municipal?

a) Ley de Hacienda Municipal, Ley de Ingresos del Municipio, Reglamento Interior del Ayuntamiento,

b) Plan Estatal de Desarrollo, Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, y Constitución Política Estatal

(80)

(81)

IV. El Proceso de Control de Gestión

Como anteriormente lo hemos señalado, el Control es una

función inherente a la Gestión Municipal, pues con éste es posible no sólo vigilar los procesos y la ejecución de las acciones, sino también, hace coincidente el plan originalmente trazado con el desempeño general de la administración municipal.

El proceso de Control de Gestión es entendido en la actualidad como un sistema donde concurren armónicamente diversos

elementos interrelacionados, por medio del cuál se verifican las acciones emprendidas, los resultados obtenidos, y se generan ciertos productos de utilidad para otras funciones de la

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El Control de Gestión como actividad permanente dentro de la administración municipal se desarrolla a través de varias fases o etapas, que son:

a) Fijación de patrones de medida b) Medición de resultados

c) Evaluación y prevención

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a) Fijación de patrones de medida

Representa la etapa inicial del Control de Gestión y consiste en el establecimiento de patrones de medida, que servirán como punto de referencia entre lo programado y lo realizado. Para tales efectos los patrones de medida se clasifican en 4 grandes grupos: programático-presupuestales, financieros, administrativos y operativos, lo que permite la consolidación global de la información, es decir, de toda la Administración Pública municipal; y se determinan 4 tipos: de eficiencia, eficacia, productividad e impacto, todos ellos orientados a

evaluar objetivamente las principales áreas estratégicas de la Administración Pública Municipal en términos de resultados.

(84)

El patrón representa las metas establecidas mediante la

planeación. La fijación de estos parámetros es importante por cuanto que éstos marcan los criterios de eficiencia y eficacia que regirán para evaluar la gestión municipal y detectar

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Presupuéstales: En el proceso de control, permite

precisar el grado de avance físico-financiero de los programas y principales metas, y en su caso, definir y efectuar ajustes correspondientes en metas y recursos.

a.2) Patrones de Medida Financieros: Mediante su

utilización se puede obtener sistemática y estructuralmente información cuantitativa en unidades monetarias y en

términos porcentuales que permitan evaluar si la Gestión Municipal mantiene una adecuada estructura de tipo

financiero y de inversión para el desarrollo de proyectos, y si cuentan con capital de trabajo y con la liquidez

necesarios para su operación, aspectos que permitirán desarrollar e integrar planes de operación, expansión y rentabilidad.

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determinar el rendimiento de los recursos humanos,

materiales y técnicos, en cuanto a evaluar su capacidad

técnica en la consecución de una meta o en la ejecución de tareas. Estos paramentos conjuntamente con los

programáticos definen los niveles de productividad alcanzados.

a.4) Patrones de Medida Operativos: Con su utilización se

pretende dimensionar o cuantificar valores cualitativos, como es la calidad y pertinencia de los bienes y servicios, mediante el establecimiento de los recursos materiales de los diferentes procesos productivos y áreas de servicios, y su incidencia y efecto producido en el entorno socio-económico.

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Esta es una de las fases más características del Control de Gestión. Consiste en comparar los resultados reales

obtenidos por la Administración Municipal con los objetivos y metas que estaban previstas. La información que se recabe en esta etapa debe ser clara, precisa, oportuna y completa. En esta etapa se analiza la eficacia y congruencia alcanzada en el logro de los objetivos y metas previamente

establecidos. El análisis de la eficacia se obtendrá revisando que efectivamente se alcanzaron las metas establecidas en el tiempo, lugar, cantidad y calidad requeridos. La

congruencia se determinará al examinar la relación lógica que existe entre el logro de metas y los objetivos de los programas y el avance del ejercicio presupuestario.

(88)

c) Evaluación y prevención

Consiste en el estudio crítico de los resultados obtenidos contra lo esperado; en esta etapa se evalúa cuantitativa y cualitativamente el avance y cumplimiento de los programas; asimismo se analizan las causas de las desviaciones en los planes y programas de trabajo y se proponen alternativas de solución. La evaluación es un elemento importante en la

planeación porque permite conocer la medida y el modo en que se han alcanzado los objetivos, con lo que es factible la identificación y calificación de incongruencias, desviaciones, incumplimientos y diferencias en el desenvolvimiento y en los resultados de las acciones ejecutadas. .

(89)

La evaluación puede concebirse como parte de un proceso permanente que se realiza en todas las etapas de gestión municipal y permite una adecuada toma de decisiones

acoplada a los objetivos originales. Asimismo permite

concebir medidas de prevención que servirán para evitar posibles errores en el futuro.

(90)

d) Aplicación de medidas correctivas

Son los ajustes que se deberán hacer a los procesos administrativos así como a los planes y programas que

desarrollan las unidades administrativas del Ayuntamiento, de conformidad con las desviaciones e ineficiencias observadas en la etapa de evaluación, con el fin de mejorar y actualizar los procesos y los programas a partir de los nuevos

lineamientos y objetivos.

En esta etapa es muy importante la toma de decisiones, ya que de ello dependerán el logro de los objetivos y el

(91)

Evaluación Módulo IV

(92)

Instrucciones

(93)

Preguntas

1.-¿ Qué se entiende por proceso de Control de Gestión?

a) Un sistema donde concurren armónicamente diversos elementos interrelacionados, por medio del cuál se verifican las acciones emprendidas, los resultados obtenidos, y se

generan ciertos productos de utilidad para otras funciones de la Administración Municipal.

b) Una actividad importante que desarrolla el Ayuntamiento para atender y resolver las peticiones y demandas que

plantea la ciudadanía.

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2.- ¿En qué consiste la fijación de patrones de medida?

a) Realizar las tareas de supervisión, evaluación y control. b) Fijar puntos de referencia entre lo programado y lo

realizado, éstos marcan los criterios de eficiencia y eficacia que regirán para evaluar la Gestión Municipal y detectar

desviaciones por incumplimiento de compromisos contraidos.

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3.-¿En qué consiste la medición de resultados?

a) Es el procedimiento que consiste en comparar los

resultados reales obtenidos por la Administración Municipal con los objetivos y metas que estaban previstas.

b) Es el procedimiento que consiste en recabar información de los organismos y dependencias administrativas, para conocer el grado de avance de los planes y programas a su cargo.

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4.- ¿ Para qué sirve el proceso de Evaluación?

a) Permite conocer la medida y el modo en que se han alcanzado los objetivos, con lo que es factible la identificación y calificación de incongruencias, desviaciones, incumplimientos y diferencias en el desenvolvimiento y en los resultados de las acciones ejecutadas. b) Marca los criterios de eficiencia y eficacia que regirán para evaluar la Gestión Municipal y detectar desviaciones por

incumplimiento de compromisos contraídos.

(97)

5 .- ¿ Qué es la aplicación de medidas correctivas?

a) Es el proceso donde analizan las causas de las desviaciones en los planes y programas de trabajo.

b) Son los ajustes que se deberán hacer a los planes y

programas que desarrollan las unidades administrativas del Ayuntamiento, de conformidad con las desviaciones

observadas en la etapa de evaluación, para actualizar los programas a partir de los nuevos lineamientos y objetivos.

(98)

(99)

V. Tipos de Control

Todo sistema de control debe atender a puntos de especial atención, de manera que se asegure que la operación se está realizando conforme a lo planeado; y que a través de ellos pueda controlar los procedimientos, rendimientos y el desempeño de las atribuciones y funciones de cada área operativa específica.

(100)

El Control de Gestión municipal se apoya en controles operativos tales como:

 Control Jurídico

 Control administrativo

 Control contable

(101)

a) Control Jurídico

Este control se orienta a establecer una serie de mecanismos que aseguren la congruencia y efectividad en las acciones, consiste en la comprobación de la observancia o

inobservancia de las leyes, convenios, los reglamentos, los planes de desarrollo, los manuales de organización, y

disposiciones jurídicas que se aplican a los procesos políticos y administrativos.

(102)

Desde luego puede considerarse al conjunto de leyes que regulan la Gestión Municipal, como instrumentos que forman parte de este tipo de controles.

Corresponde a este control la vigilancia que las autoridades municipales llevan a cabo para asegurar la correcta

aplicación de las leyes y disposiciones reglamentarias en la Gestión Municipal.

(103)

b) Control Administrativo

Este tipo de control se encamina a la formulación y

establecimiento de procesos y procedimientos en cada función administrativa, de tal forma que permitan asegurar un desempeño conciso, técnicamente adecuado y conforme a los objetivos,

políticas y estrategias consideradas. Este tipo de control permite que la estructura de la Administración Pública Municipal sea

congruente con los planes de desarrollo y prioridades que éste considera. También identifica y evalúa los problemas relativos a la eficiencia dentro los sistemas y procesos administrativos. Verifica que todos los trabajos y tareas se ejecuten con los métodos y

procedimientos administrativos establecidos. Este control lo realizan los funcionarios responsables de las diversas

(104)

c) Control Contable

Está encaminado a la verificación de métodos y

procedimientos que rigen para registrar los movimientos de activos, de pasivos o de capital y operaciones financieras de acuerdo con los sistemas de contabilidad establecidos, así como la inspección permanente de las cuentas públicas municipales, estructura, mecanismos de evaluación y

relaciones con el manejo de fondos, valores y patrimonio, con la finalidad de determinar si la información que se produce es confiable, oportuna y útil.

(105)

d) Control Físico y Financiero

Este control pretende establecer un seguimiento detallado del avance físico de las obras que se están ejecutando y de la forma en que se está ejerciendo el presupuesto en

relación con el autorizado, con el objeto de que posibles anomalías puedan ser corregidas antes de que se formen obstáculos mayores. Asimismo, se trata de ir evaluando a

corto plazo el alcance de las metas y el logro de los objetivos con relación al ejercicio presupuestario. También comprueba las operaciones, registros, informes y estados financieros del municipio correspondientes a determinado periodo, la

determinación de las disposiciones legales, de las políticas y de otras normas aplicables.

(106)

Evaluación Módulo V

(107)

Instrucciones

(108)

Preguntas

1.- ¿En qué tipo de controles se apoya la Gestión Municipal?

a) Plan de Desarrollo Municipal y manuales de procedimientos.

b) Jurídicos, administrativos, contables, físico y financieros.

(109)

2.- Los instrumentos del control jurídico son:

a) Leyes, reglamentos, los planes de desarrollo, los manuales de organización.

b) Fijación de Patrones de Medida, Medición de Resultados, Evaluación, Aplicación de Medidas Correctivas.

(110)

3.- ¿Para qué sirve el Control Jurídico?

a) Permite conocer la medida y el modo en que se han alcanzado los objetivos.

b) Para asegurar la correcta aplicación de las leyes y disposiciones reglamentarias en la Gestión Municipal.

(111)

4.- ¿En qué consiste el Control Administrativo?

a) En verificar que todos los trabajos y tareas administrativas se ejecuten con los métodos y procedimientos

administrativos establecidos.

b) En la administración de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos que posee el Municipio.

(112)

5.- ¿Por qué es importante el control administrativo?

a) Porque dan apoyo, fundamento; certeza y seguridad a las acciones que emprenda la Administración Pública.

b) Porque permite asegurar un desempeño conciso,

técnicamente adecuado y conforme a los objetivos, políticas y estrategias consideradas. Verifica que todos los trabajos y tareas se ejecuten con los métodos y procedimientos

administrativos establecidos.

(113)

a) La verificación de métodos y procedimientos que rigen para registrar los movimientos de activos, pasivos o de capital y de operaciones financieras de acuerdo con los sistemas de

contabilidad establecidos, así como la inspección permanente de las cuentas públicas municipales, estructura, mecanismos de

evaluación y relaciones con el manejo de fondos, valores y patrimonio.

b) Este tipo de control se encamina a la formulación y

establecimiento de procesos y procedimientos en cada función administrativa. Este tipo de control permite que la estructura de la Administración Pública Municipal sea congruente con los planes de desarrollo y prioridades que éste considera.

(114)

(115)

VI. Coordinación en el Control de Gestión

La coordinación es un “proceso de integración de acciones

administrativas de una o de varias instituciones orgánicas, se expresa por medio de mecanismos o instancias, que

contienen instrumentos a través de los cuales se

operacionalizan los primeros, conformando una sola unidad de acción, con objetivos únicos claros, con metas

perfectamente señaladas y con compromisos mutuos obligatorios” (Colegio de Manuales de Administración

Municipal y Organización Municipal. Manual de Control de Gestión Municipal. Coedición INAP-Banco Nacional de

(116)

La Administración Municipal no se desenvuelve sólo dentro de sus propios territorios, sino que su existencia depende por un lado, de su enlace con el Gobierno Federal y Estatal. “el

municipio se mueve y salvaguarda su existencia dentro de una permanente relación Estado- municipio, no

encontrándose en ningún momento centralizado, sino siempre existiendo y actuando dentro del mismo Estado,

sometido de alguna manera a él en virtud del régimen político y administrativo de descentralización.” ( J. Faya Viesca. El

federalismo Mexicano, INAP, México.); y por otro, lado de la

manera en que esté internamente coordinado para el Control de la Gestión Municipal.

(117)

importante ya que muchos de ellos manejan y ejercen recursos federales y estatales, además de los propios, y es por medio de los mecanismos de coordinación como se pueden controlar los mismos. Además la coordinación intergubernamental permite contar con apoyos federales y estatales, en la elaboración de informes, prácticas de auditorias, supervisiones a la obra pública, evaluaciones y proposición de medidas preventivas y correctivas.

Para el mejor funcionamiento del Control de Gestión, el Presidente Municipal o en su caso el órgano responsable, deberá establecer los mecanismos de coordinación tanto internos como externos de la Administración Pública

(118)

a) Coordinación Interna

Es aquella que se establece con las dependencias, organismos y autoridades auxiliares del Ayuntamiento para unificar criterios, dar coherencia al seguimiento físico y presupuestal, evaluar

resultados, proponer medidas correctivas y proporcionar la

asesoría e información necesaria sobre el cumplimiento de los programas y actividades del gobierno municipal.

(119)

b) Coordinación Externa

La coordinación hacia el exterior se manifiesta con diversas instancias:

 Con las dependencias y organismos del gobierno estatal y federal, en cuanto al seguimiento y evaluación del

cumplimiento de obras públicas municipales financiadas con recursos estatales o federales.

 Con la población, para atender las sugerencias y

propuestas que presente la ciudadanía sobre la realización de obras de prestación de servicios o bien, en contra de aquellas acciones de servidores públicos que lesionen los intereses colectivos.

(120)

c) Objetivos

Los objetivos de la coordinación en el Control de Gestión Municipal son:

 Ajustar los controles internos y de evaluación a las del gobierno estatal.

 Mejorar la elaboración, ejecución y evaluación del presupuesto de egresos municipales.

 Controlar y evaluar conjuntamente las acciones de carácter

concurrente.

 Vigilar el desempeño de la Administración Pública.

(121)

Para llevar a cabo los objetivos se necesitan las siguientes acciones:

 Adecuar el marco normativo y reglamentario a las

necesidades de comunicación y colaboración en control y evaluación.

 Establecer mecanismos e instrumentos que cuenten con los requisitos técnicos y administrativos que los hagan ser

operables, efectivos, controlables y flexibles para que puedan ser modificados sin que pierdan consistencia.

 Definir, siempre que sea posible, metas y objetivos, claros de conformidad con los instrumentos y mecanismos que se establezcan, sin contravenir otras instancias de coordinación y colaboración que se estén aplicando.

(122)

 Planear, establecer una organización, siempre que sea necesario y se cuente con los recursos para ello, que tenga como propósito programar actividades, detectar necesidades y observar el desempeño de los mecanismos de

coordinación.

 Capacitar al personal y actualizarlo permanentemente en materias y áreas que se relacionan con los fines propuestos.

 Dotar a las áreas del Municipio que tengan relación con

asuntos y prácticas en cuanto a coordinación de acciones, de la jerarquía y de la autoridad que requieran.

(123)

Evaluación Módulo VI

(124)

Instrucciones

(125)

Preguntas

1.- ¿ Cuál es el concepto de coordinación?

a) Consiste en comparar los resultados reales obtenidos por la Administración Municipal con los objetivos y metas que estaban previstas.

b) Proceso de integración de acciones administrativas de una o de varias instituciones orgánicas.

(126)

2.- ¿Qué es la Coordinación en el Control de Gestión?

a) Una actividad importante que desarrolla el Ayuntamiento para atender y resolver las peticiones y demandas que

plantea la ciudadanía.

b) La ordenación de varios participantes que se han integrado en un proyecto común, cumpliendo con las

funciones orientadas a un mismo objetivo y dando lugar a una serie de mecanismos e instrumentos de los que derivan políticas y tareas coordinadas.

(127)

3.- ¿ Dentro del Control de Gestión Municipal qué tipo de coordinaciones se deben dar?

a) Entre el Presidente Municipal y el órgano de control b) Interna y Externa.

(128)

4.- ¿ Qué organismos intervienen en la Coordinación Interna?

a) Las dependencias, organismos y autoridades auxiliares del Ayuntamiento.

b) Las dependencias y organismos del gobierno estatal y federal.

(129)

5.- ¿Para qué sirve la Coordinación Interna?

a) Para verificar las acciones emprendidas y los resultados obtenidos, en funciones de la Administración Municipal.

b) Para unificar criterios, dar coherencia al seguimiento físico y presupuestal, evaluar resultados, proponer medidas correctivas y proporcionar la asesoría e información necesaria sobre el

cumplimiento de los programas y actividades del gobierno municipal.

(130)

6.- ¿Qué organismos intervienen en la Coordinación Externa?

a) Las dependencias, los organismos del gobierno estatal y federal, y la población.

b) El Municipio y la población.

(131)

(132)

Glosario

Administración Pública Municipal: Es el aparato administrativo de la

organización municipal responsable de organizar y asegurar el bienestar social; tiene como objeto atender las necesidades sociales a través de la prestación de servicios y de una actividad dinámica, organizada, autónoma e ininterrumpida.

Administracion Publica (Gestion Publica, Sector Gubernamental, Sector Publico): Conjunto de funciones desempeñadas por órganos de la Federación,

de los Estados y Municipios, cuya finalidad es satisfacer las necesidades generales de la población en cuanto a servicios públicos.

También es definida como el conjunto ordenado y sistematizado de instituciones gubernamentales que aplican políticas, normas, técnicas, sistemas y

procedimientos a través de los cuales se racionalizan los recursos para producir bienes y servicios que demanda la sociedad en cumplimiento a las atribuciones que las Constitución Federal y las Estatales confieren al Gobierno Federal,

(133)

aprovechamiento de los recursos materiales, humanos, financieros y técnicos de una organización hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales.

 Catálogo de Actividades del Sector Público Federal:

Instrumento técnico de apoyo a la programación-presupuestación que integra en un listado todas y cada una de las actividades funcionales y programáticas de las dependencias y entidades del Sector Público Federal.

 Catalogo de Categorias Programaticas de la Administracion Pública Federal: Instrumento técnico, auxiliar del proceso de

programación y presupuestación, en el cual se consignan las categorías y elementos que conforman la Estructura.

(134)

Publico Federal: Es un instrumento que auxilia al proceso de

programación-presupuestación al señalar quienes son las entidades ejecutoras y responsables de las actividades del Sector Público

Federal; presenta a dichas entidades con su clave correspondiente en los siguientes grupos:

• Poderes de la Unión

• Administración Pública Central

• Órganos administrativos desconcentrados

• Organismos públicos federales

• Entidades paraestatales de control presupuestario directo

• Entidades paraestatales de control presupuestario indirecto

(135)

 Control: Es un proceso administrativo que vigila y regula los

procesos y procedimientos y los resultados pasados y presentes del ejercicio de lo recursos, así mismo, es una herramienta de medida preventiva y correctiva cuyo fin es lograr el mejoramiento de los procesos (eficiencia, eficacia, economía y racionalidad) para la aplicación de los recursos y la salvaguarda de los intereses de la comunidad.

 Economía: Rama de las ciencias sociales que estudia las

relaciones de producción, distribución y consumo de los bienes y servicios. Estudio de la forma en que las sociedades deciden qué producir, cómo y para quién.

(136)

 Eficacia: Es la relación costo-beneficio que se obtiene como

resultado de la relación entre economía y eficacia.

 Efectividad: Se interpreta como el adecuado logro de metas y

objetivos.

 Empresas Públicas. Organismos y/o empresas

descentralizados dependientes del Estado dedicados a la

producción de bienes y servicios para la venta en el mercado y cuyas operaciones económicas y financieras se encuentran

incluidas en el Presupuesto de Egresos de la Federación (control directo) o sólo las relativas a las transferencias de recursos que reciben para apoyar su funcionamiento (control indirecto), su

propósito fundamental no es el lucro sino la obtención de objetivos sociales o económicos.

(137)

 Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado

de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la

determinación de las desviaciones y la adopción de medidas

correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas. Se aplica ex ante (antes de), concomitante

(durante), y ex post (después de) de las actividades desarrolladas. En la planeación es el conjunto de actividades, que permiten valorar cuantitativa y cualitativamente los resultados de la ejecución del Plan Nacional de Desarrollo y los Programas de Mediano Plazo en un

lapso determinado, así como el funcionamiento del propio Sistema Nacional de Planeación. El periodo normal para llevar a cabo una evaluación es de un año después de la aplicación de cada Programa Operativo Anual.