ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN CASA DE MONEDA DE MÉXICO

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ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

EN CASA DE MONEDA DE MÉXICO

HOJA N°: 1

DE: 2 No. de auditoría: 11/2020

Ente: Casa de Moneda de México Sector: Secretaría de Hacienda y Crédito Público Clave : 6363

Unidad Auditada: Dirección Corporativa de Comercialización. Clave de programa y descripción de auditoría: “3.2.0 Ingresos”.

No. de Oficio 06363/CI/7A00/179/2020.

San Luis Potosí S.L.P., Diciembre 11, 2020.

Mtra. Esther Calvo Domínguez.

Directora Corporativa de Comercialización en Casa de Moneda de México.

Av. Paseo de la Reforma No. 295, 5° Piso, Col. Cuauhtémoc, Del. Cuauhtémoc, C.P. 06500, Ciudad de México, México. P r e s e n t e.-

En relación con la Orden de Auditoría No. 06363/CI/7A00/123/2020 del 05 de Octubre de 2020, con fundamento en lo previsto en la Disposición 21 del ACUERDO por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías, Revisiones y Visitas d e Inspección, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de junio de 2010 y Decreto que lo reforma publicado en el mismo medio de difusión el 16 de junio de 2011 y en los artículos 311 fracciones V y VI del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; 37 fracciones IX y XXIV de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, 62 fracción III de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales; y, 40 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de abril de 2020; se adjunta el Informe de la Auditoría en materia de Ingresos, practicada a la Dirección Corporativa deComercialización.

En el informe adjunto se presenta con detalle las observaciones determinadas, que previamente fueron comentadas y aceptadas por los responsables de su atención y que son las siguientes:

 Contrataciones de personal sin contar con el perfil y experiencia requerida.

 No se programó capacitación para el personal adscrito a la Dirección Corporativa de Comercialización para el ejercicio 2019.

 No se afianzó al personal que maneja valores, de conformidad con el artículo 14 de la Ley de Casa de Moneda de México.

 Procedimientos de la Dirección Corporativa de Comercialización desactualizados.

 Omisión en el seguimiento y control de piezas enviadas a proveedor para transformación como artículos de comercialización.

 Arrendamiento de locales comerciales para CDAC Reforma, que no se utilizan para el objeto que fueron arrendados.

 Inconsistencias en los procedimientos de ventas realizadas en el 2019.

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 Incumplimiento al Manual de Procedimientos CMM-GSC-02: Operación de las tiendas de la Ciudad de México.

 Inventarios físicos trimestrales no realizados.

Al respecto, le solicito girar las instrucciones que considere pertinentes, a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas acordadas conforme a los términos y plazos establecidos con la unidad auditada en las cédulas de observaciones correspondientes. Informo a Usted que a partir de la fecha comprometida para su atención, realizaremos el seguimiento de las observaciones determinadas hasta constatar su solución definitiva.

A T E N T A M E N T E

Sufragio Efectivo. No Reelección. El Titular del Órgano Interno de Control en Casa de Moneda de México.

Luis Alfredo Sánchez Romea

COPIAS.- Mtro. Jorge Andrés Raygoza Echeagaray.- Director General de Casa de Moneda de México. Lic. Ricardo José Daniel M. Ruíz Freyre. - Director Corporativo de Administración.

Lic. Juan Rodríguez Díaz.- Titular del Área de Auditoría Interna, de Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública del Órgano Interno de Control en CMM.

Lic. Raymundo Galván Martínez.- Gerente de Presupuestos e Informes y Encargado para tratar los asuntos de la Subdirección Corporativa de Control Financiero .

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HOJA N°: 1

DE: 24 No. de auditoría: 11/2020

Unidad Auditada: Dirección Corporativa de Comercialización. Clave de programa y descripción de auditoría: “3.2.0 Ingresos”.

Í N D I C E

Hoja

I. Antecedentes de la auditoría.

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II. Objeto y período revisado.

2-4

III. Resultado de los trabajos desarrollados.

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IV. Conclusión.

_5-6

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I. Antecedentes de la auditoría.

En cumplimiento al Programa Anual de Trabajo autorizado para el ejercicio de 2020, el Titular del Órgano Interno de Control en Casa

de Moneda de México, el 05 de octubre de 2020 emitió la orden de auditoría No. 06363/CI/7A00/123/2020, acto que fue debidamente

notificado el 05 de octubre de 2020 a la Mtra. Esther Calvo Domínguez, Directora Corporativa de Comercialización. La auditoría se

efectuó del 05 de octubre al 11 de diciembre del año en curso, se le informa que la coordinación estuvo a cargo del Mtro. Juan

Rodríguez Díaz y como auditores la C.P. María del Socorro Aguilar Silva y C.P. Luz Griselda Pérez García.

La Dirección Corporativa de Comercialización tiene entre otras actividades, planear y proponer a la Dirección General de Casa de

Moneda de México, las estrategias y planes de comercialización alineados con las metas anuales fijadas, para incrementar las ventas;

Verificar y asegurar el buen manejo de los centros de distribución, para generar los incrementos requeridos conforme al plan de la

citada Dirección General y, planear, coordinar e inspeccionar la correcta atención a los clientes, que incida en la satisfacción total de

la clientela y lograr el incremento de ventas.

II. Objeto y período revisado.

II.1. Objeto.

Comprobar que se hayan implementado estrategias que incrementen la venta de productos y servicios que ofrece Casa de Moneda

de México, establecidas por la Dirección Corporativa de Comercialización para las ventas directas y para clientes institucionales

nacionales e internacionales.

II.2. Período revisado.

El alcance de la auditoría, los conceptos evaluados, el período revisado y su proporción porcentual respecto del Universo, se señala

en la tabla siguiente:

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HOJA N°: 3

Total

Concepto

Ingresos Ejercicio

2019 REVISADO

Total de Ingresos por Ventas Nacionales e

Internacionales. $ 538´789,159 $ 506´534,719 PORCENTAJE TOTAL REVISADO 94 %

Con apego a las Normas Generales de Auditoría Pública y aplicando los procedimientos que en cada caso se consideraron

necesarios, se evaluaron en forma selectiva el 94%

de los ingresos generados, mismo que se desarrolló conforme a lo siguiente:

 Se constató la existencia de un presupuesto de ingresos debidamente autorizado por las instancias competentes, que le permitan a la

Entidad cumplir oportunamente con sus programas y alcanzar sus metas.

 Se verificó que las estructuras orgánica y ocupacional de los centros de distribución se encuentren debidamente autorizadas y vigentes,

que el personal cuente con el perfil para desarrollar adecuadamente sus funciones.

 Se verificó que los manuales de políticas y procedimientos sean del conocimiento del personal y se cumplan en todas sus condiciones.

 Se verificó que los mecanismos de control implementados en los sistemas informáticos estén validados por él área de Sistemas; que

permitan reducir el tiempo de operación, márgenes de error y proporcionen información actualizada.

 Se comprobó que los registros y controles establecidos permitan obtener información válida y confiable en forma oportuna y posibiliten el

diagnóstico de la operación.

 Se verificó que se cuente con mecanismos de control que regulen la función de ingresos. Se comprobó que todas las ventas se formalicen

a través de un pedido o contrato.

 Se constató la existencia de mecanismos de control que aseguren que todos los ingresos por anticipos o ventas sean captados, facturados

y registrados oportunamente en la contabilidad de la Entidad.

 Se verificó que todos los descuentos, bonificaciones especiales o ajustes en precio y/o artículos promocionales estén debidamente

autorizados por los niveles competentes y sean registrados oportunamente.

 Se comprobó que en caso de cancelación de adeudos por imposibilidad de cobro, exista un dictamen previo de procedencia de

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 Se verificó que en el procedimiento de entrega de mercancías a los clientes, se cuente con mecanismos adecuados de control.

 Se verificó que se cuenta con archivos de trámite y concentración debidamente clasificados y archivados conforme a la ley en la materia

y en espacios adecuados.

III. Resultado de los trabajos desarrollados.

Como resultado del trabajo desarrollado y del análisis a la documentación y procedimientos proporcionada por el área revisada, se

determinaron once observaciones, como sigue:

- Contrataciones de personal sin contar con el perfil y experiencia requerida.

- No se programó capacitación para el personal adscrito a la Dirección Corporativa de Comercialización para el ejercicio 2019.

- No se afianzó al personal que maneja valores, de conformidad con el artículo 14 de la Ley de Casa de Moneda de México.

- Procedimientos de la Dirección Corporativa de Comercialización desactualizados.

- Omisión en el seguimiento y control de piezas enviadas a proveedor para transformación como artículos de comercialización.

- Arrendamiento de locales comerciales para CDAC Reforma, que no se utilizan para el objeto que fueron arrendados.

- Inconsistencias en los procedimientos de ventas realizadas en el 2019.

- Saldos pendientes en registros contables por falta de control y seguimiento en el registro y facturación de Anticipos de Clientes.

- Incumplimiento al Manual de Procedimientos CMM-GSC-02: Operación de las tiendas de la Ciudad de México.

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HOJA N°: 5

IV. Conclusión.

Como resultado del examen practicado a la documentación proporcionada por las áreas auditadas, se concluye que cumple

satisfactoriamente con su objetivo de establecer estrategias y planes de comercialización que se alinean con las metas anuales

fijadas tendientes a incrementar las ventas.

Sin embargo, se determinaron diez observaciones que evidencian debilidades de supervisión y de control interno, por lo que es

necesario llevar a cabo las siguientes acciones:

 En coordinación con la Subdirección de Recursos Humanos de CMM, proceder a la actualización de los perfiles de puesto con el personal que ocupa el cargo y en lo sucesivo, la selección del personal que ocupará los puestos vacantes se realicen con apego al perfil requerido y registrado en CMM.

 Realizar la detección anual de necesidades de capacitación para el personal activo del área y su gestión con el área de Recursos Humanos en los términos establecidos en el procedimiento de capacitación, a fin de que sea integrada al Programa Anual de Capacitación de la Entidad.

 A fin de cumplir con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley de Casa de Moneda de México, se solicite a la Dirección Corporativa de Administración, la contratación de una fianza para el personal que maneja valores en la Dirección Corporativa de Comercialización, u otra garantía eficaz, en los términos y modalidades requeridos por la Entidad; y en lo subsecuente, anualmente solicitar la fianza a que hace mención el artículo 14 de la Ley de Casa de Moneda de México.

 Se proceda a revisar, actualizar y emitir los procedimientos necesarios para el funcionamiento de la Dirección Corporativa de Comercialización, los que deberán contener información sobre las políticas y funciones de sus unidades administrativas, así como sobre los sistemas de comunicación y coordinación y los principales procedimientos administrativos que se establezcan. Asimismo, se implementen y ejecuten indicadores de seguimiento, medición y análisis de los procesos que evidencien el cumplimiento y eficiencia de las metas y objetivos previstos para la consecución de los objetivos estratégicos de la Dirección Corporativa de Comercialización, alineándose a los objetivos Institucionales.

 Se proceda a la recuperación de las 646 piezas restantes que se encuentran en poder del proveedor para su transformación como artículos de comercialización, .procediendo a su debido registro y/o control y posterior comercialización; lo anterior a fin de salvaguardar los intereses de la Entidad.

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 Definir la situación operativa de la tienda Reforma y realizar las gestiones procedentes a fin de evitar se siga incurriendo en gastos innecesarios para la Entidad; y en lo subsecuente, analizar de manera oportuna las acciones a desarrollar ante posibles contingencias salvaguardando los intereses de la Entidad.

 El área auditada deberá firmar las órdenes de venta emitidas durante el ejercicio 2019, por parte de la persona facultada para ello, que en este caso es el Gerente de Ventas Institucionales; recabar la evidencia documental del pago cubierto a la Entidad por el costo derivado del error en la emisión y acuñación de orden de venta CN190557 y su devolución de 18 piezas en plata 999 con costo de $ 1,500.00, según consta en oficio GVI/013/19 de fecha 21/06/2019; en coordinación con la Gerencia de Contabilidad, aclarar el pedido pendiente de entrega y/o entrega extemporánea, según orden de venta CN190818. En lo subsecuente, se deberá llevar a cabo lo siguiente: Las órdenes de venta deberán ser firmadas por parte de la persona facultada para ello, que en este caso es el Gerente de Ventas Institucionales; cuando los clientes paguen de manera oportuna las piezas ordenadas y entregadas, se deberá emitir la factura correspondiente, evitando registrar el depósito como “otros ingresos”; la emisión de órdenes de venta “confirmadas” deberán contar con la firma de aceptación del cliente, previo a su envío al área de Producción; dejar evidencia documental de los pagos cubiertos a la Entidad por el costo derivado de errores en la emisión y acuñación de órdenes de venta; la emisión de facturas deberá efectuarse a la brevedad en apego a las políticas 15 y 16 del procedimiento CMM-GSC-01: Comercialización de Monedas para Exportación y Medallas Conmemorativas; claúsula 2 de la Orden de Venta y la regla 2.7.1.35 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente; realizar de manera oportuna la captura de información en el sistema QAD, a fin de evitar tener registrados pedidos pendientes de entrega y/o entregas extemporáneas.

 En coordinación con la Gerencia de Contabilidad, proceder al análisis, conciliación y registro contable de los saldos por anticipos de clientes conforme a los términos establecidos en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y el Procedimiento CMM-GSC-01: Comercialización de Monedas para Exportación y Medallas Conmemorativas; y en lo subsecuente, se proceda a verificar los saldos en registros contables de forma periódica a fin de mantener Estados Financieros confiables y oportunos para la toma de decisiones.

 Apegarse a lo estipulado en el Manual de Procedimientos en cuanto a lo mencionado en la actividad 7.2.3 “venta y cobro de productos en tiendas”; asimismo, invariablemente se deben integrar los expedientes con la información a que hace referencia el artículo 17, numeral 6 de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, en relación a lo siguiente: “cuando un cliente pague más de 64,883.00 en cualquier forma de pago y en una sola exhibición, los vendedores tienen la obligación de solicitarle al cliente el llenado de cuestionario con datos personales, y o empresariales según corresponda y abrir expediente por cada uno de ellos, y se vigilara por seis meses que el cliente no rebase la cantidad de 129,363.00 en efectivo”.

 Apegarse a lo establecido en el Manual de Procedimientos de operación de las tiendas, en cuanto a la toma de inventarios físicos con la periodicidad y forma establecidas, a fin de que se minimice o eliminen diferencias y en su caso, sean investigadas y corregidas de manera oportuna.

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