Oficina de Documentació i Arxiu
Si el 2007 fou l’any de la reorganització de l’Oficina de Documentació i Arxiu (ODA) i de la identificació de requeriments de les unitats de la UPC en l’àmbit dels arxius i la gestió documental, durant el 2008 el treball portat a terme fonamentalment fou destinat a respondre les necessitats detectades, per tal de facilitar l’enfortiment i progrés dels arxius i d’estendre el sistema de gestió documental arran l’UPC, alhora que per perfilar el model d’organització dels arxius. Així, es van desenvolupar projectes i actuacions en les àrees següents:
Concreció de l’abast dels serveis, difusió i formació Millorar l’organització i gestió dels arxius de la UPC
Configuració del sistema de gestió dels arxius de la UPC. Implicació activa en aquest i altres aspectes en l’assoliment de l’administració electrònica a la UPC
1. Objectius i projectes
Arxiu de rectorat. Es va continuar amb el projecte d’organització i tractament documental de l’arxiu del rectorat, amb les següents actuacions al 2008:
- Identificació i tractament documental d’expedients corresponents a les sèries: “Expedients de les sessions de la Junta/Consell de Govern”, “Expedients de les sessions del Consell de directors i degans de centres docents”, “Expedients de les sessions del Consell directors de departaments “, “Expedients de les sessions del Consell directors d'instituts universitaris”, “Expedients de les sessions de la Comissió permanent del Consell/Junta de Govern”, “Expedients d’eleccions a claustre”, “Reglaments”
La documentació va quedar organitzada en 240 unitats d’instal·lació, que contenen 1.277 expedients i 8.018 documents. A més es van generar 80 capses de còpies i fotocòpies per a l’eliminació i 21 capses sobreres.
- Es va iniciar la digitalització de les sèries: “Expedients de les sessions del Claustre General/Universitari” i “Expedients de les sessions de consell/Junta de Govern”. Aquest treball es va finalitzar a principis de 2009 amb 6.333 documents generats en format TIFF i el mateix número en format PDF, distribuïts en 475x2 directoris i 2,7 Tb d’ocupació en disc
Diferents unitats van sol·licitat dur a terme projectes d’organització d’arxiu, amb l’objectiu de realitzar el tractament arxivístic adient per tal de garantir l’accés a la documentació. A continuació es relaciona la llista dels projectes treballats, tant els dirigits per l’ODA com els coordinats directament amb la unitat:
- Arxiu del Consell Social - Arxiu EPSEB - Arxiu ETSEIB - Arxiu FME - Arxiu SRI - Arxiu ITEMA - Arxiu CTT
En conjunt les actuacions dutes van significar 5.242 caixes involucrades, 11.930 documents catalogats en 10.499 expedients i 42 sèries identificades. Durant el 2008 es van invertir 2.724 hores de treball en l’organització d’aquests arxius.
Les actuacions portades a terme en aquets tipus de projecte foren: - Descripció de la situació inicial
- Identificació de sèries
- Formació en gestió documental i arxiu
- Tria de la documentació: anàlisi dels documents per a decidir la seva disposició
final. En cas d’eliminació, els documents es separaran per a una posterior destrucció homologada. En cas que sigui conservació, els documents es separaran per al seu tractament i arxiu.
- Neteja de documents: treure la pols; extracció d’elements sobrers o nocius per
a la conservació (grapes, clips, gomes elàstiques, fundes de plàstic), etc.
- Formació d’expedients: amb dossiers/carpetes blaus, que contindran
documents guardats en carpetes/camises de paper blanc.
- Ordenació i classificació de la documentació existent mitjançant l’aplicació de
les normes de conservació i eliminació de documents.
- Condicionat dels expedients en capses d’arxiu definitiu (Ref. UNIsystem
96570), posant a cada capsa documentació d’una mateixa sèrie documental i retolant amb llapis cada una amb un número seqüencial.
- Catalogació dels d’expedients i documents a una plataforma intermitja
(usualment un full de càlcul)
- Eliminació homologada dels documents acumulats durant el procés
- Transferència de documentació als espais seleccionats per a l’arxiu definitiu
- Migració de dades a l’aplicació de gestió dels documents d’arxiu de la UPC
Sèries identificades i descrites. Tant com en el procés d’implementació dels projectes d’arxiu duts a terme, com en diferents assessories puntuals realitzades, es van identificar, diferents tipus d’expedients (sèries) que les unitats de la UPC generaven (o generen). Es va crear una fitxa descriptiva de més de 60 sèries detectades.
Proposta d’organització dels arxius de la UPC. Durant l’any 2008 es van realitzar visites al 80% de les unitats dels serveis generals, per tal conèixer el sistema de gestió documental i d’arxiu del servei visitat i, al mateix temps, fer una presentació dels projectes en curs. Amb aquesta informació i la recollida el 2007 sobre els centres docents, durant aquest any s’està treballant la proposta d’organització dels arxius.
Posada en marxa de la nova web de l’ODA. Durant el primer quadrimestre del 2008 es va configurar i implementar, mitjançant la utilitat GenWeb, la nova web dels arxius, com un espai de difusió, formació i participació en gestió documental i arxiu a la UPC. Des de el mes de maig de 2008 va està accessible a l’adreça: http://www.upc.edu/arxiu
terme per l’oficina en aquest projecte durant l’any passat destaca la participació en els grups de treball creats i coordinats pel Servei de Desenvolupament Organitzatiu (SDO), per portar a terme el disseny dels processos que donen lloc a unes prestacions seleccionades, en suport electrònic. En concret durant l’any 2008 es va començar la definició electrònica de les prestacions:
- Registre de documents
- Sistema central d'adquisicions de material fungible
- Sistema central adquisició material fungible/Portal Compres
2. Serveis
Pel que fa als serveis d’accés a la documentació cal destacar les 6 operacions de consulta in situ, amb un total de 17 caixes consultades i 17 expedients. També són 17 les còpies realitzades (fotocòpies en paper o documents escanejats), on es van veure implicades 217 caixes i 443 expedients. Les unitats van demanar 22 incorporacions de documents, que han suposat tractar 620 caixes i 814 documents incorporats als dipòsits gestionats per l’ODA. Es van dur a terme 200 operacions de préstec, en referència a 506 caixes i un total de 813 expedients prestats. Durant l’any 2008 es van tancar 31 recuperacions d’expedients, amb 70 caixes implicades i un número de 81 expedients recuperats. En darrer lloc, es van retornar 938 expedients en 212 operacions i amb un total de 545 caixes implicades.
S’han realitzat 6 transferències de documentació des de les unitats de la UPC que representen 368 noves caixes noves als dipòsits , ordenades i classificades al programa “Arxiu ODA”. Aquestes transferències han suposat un total de 1.071 documents/expedients catalogats.
Per últim, s’ha donat d’alta al gestor de documents d’arxiu i els s’ha configurat el PC a 168 usuaris.
3. Formació d’usuaris i difusió
S’han assessorat usuaris de diferents unitats en 81 ocasions, ja sigui presencialment, via telefònica, o per correu..
Han rebut formació 66 usuaris en un total de 22 sessions formatives, que equivalen a 44 hores
Durant l’any 2008 la pàgina web d’arxius http://www.upc.edu/arxiu ha rebut un total de 12.612 visites i han accedit 1.180 visitants.
4. Col·laboració
externa
XIV Jornadas de la Conferencia de Archiveros de Universidades (CAU), Universitat Jaume I, Castellón de la Plana, 4 al 6 de junio de 2008. Col·laboració en diferents grups de treball i presentació de la següent ponència:
Calderón, Francisca; Gener, David. Un espacio de difusión, formación y participación: nueva web de los archivos de la UPC [en línia]. 2008. [Consulta: 4 Novembre 2009]. Presentació a les XIV Jornadas de la Conferencia de Archiveros de Universidades, Universitat Jaume I, Castellón de la Plana, 4 al 6 de junio de 2008. Disponible a:
<https://www.upc.edu/arxiu/sobre_arxiu/publicacions/WebArchivoUPC-JornadesCAU2008.pdf>
Participació en comissió e-administració de l’ACUP (Associació Catalana d’universitats Públiques). Aquesta comissió va néixer el maig de 2008 amb els objectius generals següents:
1. Coordinar iniciatives comuns
2. Establir relacions de les universitats amb organismes que ofereixen eines (CatCert, CESCA, etc)
3. Coordinar sol·licituds amb altres organismes que poden aportar finançament (Generalitat, etc.)
Està organitzada en diferents grups de treball, dels quals l’ODA participa en: - e-digitalització, e-impressió i e-arxiu
5. Dades
estadístiques
Dades estadístiques ODA 2008
Taula 1: Serveis d'arxiu
A. Consultes
2007 2008
Consultes rebudes 11 6
Capses utilitzades per a respondre les consultes 104 17 Documents utilitzats per a respondre les consultes 91 17
B. Còpies
2007 2008
Vegades que s'han demanat documents fotocopiats /
escanejats 11 17
Capses que s'han manipulat per a gestionar les còpies 87 217
Documents fotocopiats / escanejats 213 443
C. Préstec
2007 2008
Préstec de documents sol·licitats per les unitats 212 200 Capses que s'han manipulat per al préstec de
documents 887 506
Documents prestats a les unitats 876 813
D. Retorns
2007 2008
Retorns (devolucions) realitzats per les unitats 168 212 Capses que s'han manipulat per a gestionar el retorn 316 545 Documents retornats per les unitats 155 938
E. Recuperacions
2007 2008
Vegades que les unitats han recuperat -reactivat-
expedients 17 31
Capses utilitzades en els processos de recuperació 31 70 Expedients recuperats -reactivats- per les unitats 31 81
F. Transferències
2007 2008
Transferències rebudes als dipòsits 15 6
Capses transferides 1.652 368
Documents inventariats en les transferències 3.848 1.071
G. Incorporacions
2007 2008
Vegades que s'han incorporat documents en
expedients ja custodiats a l'arxiu 10 22
Capses que s'han manipulat per a gestionar les
incorporacions 320 620
Documents incorporats en expedients ja custodiats a
H. Eliminacions 2007 2008 Processos d'eliminació 1 0 Capses eliminades 200 0 I. Assessories 2007 2008
Assessoraments realitzats a les unitats 20 81
J. Projectes
2007 2008
Número de projectes d'arxiu d'unitat 7
Número de capses implicades en els projectes d'arxiu
d'unitats 1.520
Número de sèries tractades en els projectes d'arxiu
d'unitats 21
Número d'expedients catalogats en els projectes d'arxiu
d'unitats 10.499
Número de documents catalogats en els projectes
d'arxiu d'unitats 11.930
Total d'hores emprades en els projectes d'arxiu
d'unitats 2.657
K. Projectes d'arxiu digital
2007 2008
Número de projectes d'arxiu digital 1
Número de documents digitalitzats 6.332
Número d'expedients digitalitzats 475
Gb en suport digital 2.769
Taula 2: Formació i difusió
2007 2008
Sessions de formació a usuaris, individuals i en grup 12 22 Assistents a sessions de formació d'usuaris 30 66
Hores de formació d'usuaris 9 44
Taula 3: Sistema de gestió de
documents
2007 2008
Documents carregats a l'SGD 36.434 39.123
Documents pendents de validar o en edició a l'SGD 2.625 12.072
Usuaris actius a l'SGD 133 168
Taula 4: Infraestructures i ocupació
A. Dipòsits
2007 2008
Dipòsits gestionats per l'ODA durant el 2008 4 Superfície total dels dipòsits en metres quadrats 534
2007 2008
Metres lineals prestatgeries 3.541
Metres lineals compactes 3.281
Metres lineals prestatgeria oberta 930
Metres lineals prestatgeries ocupats 2.649
Metres lineals compactes ocupats 2.389
Metres lineals prestatgeria oberta ocupats 260
