Facturación electrónica
Daniel Sánchez Martínez ([email protected])
Universidad de Murcia 13 de Mayo de 2010
Índice
• Definiciones
• Motivación
• Impresión de facturas
• Tipos de facturación
• Escenarios
• Interoperabilidad
• Formatos
• Digitalización certificada
Definiciones
• La facturación electrónica consiste en la
transmisión de las facturas o documentos
análogos entre emisor y receptor por medios
electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos
(de un ordenador a otro), firmados digitalmente
con certificados cualificados, con la misma validez
legal que las facturas emitidas en papel.
• Una factura electrónica es el documento tributario
generado por medios informáticos en formato
electrónico, que reemplaza al documento físico en
papel, pero que conserva su mismo valor legal
con unas condiciones de seguridad no
observadas en la factura en papel.
Definiciones
• ¿En qué consiste?
– Creación de la factura en formato electrónico.
– Firma digital de la factura.
– Envío telemático del documento firmado.
– Conservación en soporte digital.
– Puesta a disposición de la Administración cuando
se requiera.
Motivación
• ¿Qué beneficios se obtienen?
– Recorte de gastos para la empresa.
• 3 euros/factura emitida.
– Agilidad en la tramitación.
• Sin desplazamientos físicos ni esperas.
– Ahorro de espacio.
• Archivado digital.
– Procedimiento seguro firma electrónica.
• Autenticidad • Integridad • No repudio
– Interoperabilidad.
Requerimientos
• Emisor
– Tener el consentimiento previo del receptor.
– Garantizar la autenticidad del origen y la integridad
de las facturas, mediante el uso de la firma
electrónica.
– Almacenar copia de las facturas. Este requisito no es
necesario si se puede reconstruir una factura a partir
de la información guardada en la base de datos de la
empresa (matriz).
– Las facturas almacenadas deben contener
determinados elementos que faciliten su búsqueda,
visualización e impresión en caso de inspección
Requerimientos
• Receptor
– Disponer del software necesario para la
validación de la firma electrónica.
– Almacenar las facturas recibidas digitalmente
(factura y firma) en su formato original.
– Las facturas almacenadas deben contener
elementos que faciliten su búsqueda,
visualización e impresión en caso de
Marco legal
•
Orden PRE/2971/2007:
Expedición de facturas
por medios electrónicos cuando el destinatario de
las mismas sea la AGE).
•
Resolución de 24 de octubre de 2007,
de la
AEAT, Procedimiento para la homologación de
software de digitalización Certificada.
•
Orden EHA/962/2007,
Facturación telemática y
conservación electrónica de facturas.
•
Ley 56/2007
, Medidas de Impulso de la Sociedad
Marco legal
• Autorización del cliente (art. 164 Ley
37/1992)
– Es necesario el consentimiento expreso, por
cualquier medio.
– En cualquier momento puede anular el
consentimiento. El proveedor debe respetar esta
decisión.
– El destinatario debe estar de acuerdo en los
formatos.
• Otros aspectos a tener en cuenta:
– Las fotocopias legalizadas de las facturas no son
justificantes válidos para los gastos deducibles o
cuotas soportadas del IVA.
Marco legal
• ¿Cómo asegurar la autenticidad e integridad en la eFactura?
– Usando una firma electrónica reconocida.
– Empleando sistemas de intercambio de datos (EDI).
– Otros sistemas: requiere autorización de la D.G. del Dpto. de Inspección Financiera y Tributaria.
• Obligación de expedir facturas:
– Se podrá realizar en papel o en soporte electrónico. – Se tiene que consignar en el libro de registro.
– Adecuada conservación.
– El medio de expedición no condiciona el medio por el que deban remitirse.
– Se pueden expedir por el cliente o un tercero (art. 164.2 Ley IVA):
• Deberá existir acuerdo previo.
• Debe garantizarse la aceptación por el sujeto obligado a la expedición. • Se emplea el certificado de quien la expide.
Marco legal
• ¿Cuándo debe expedirse? (art. 9 Reglamento de facturación):
– Con carácter general, en el momento de realizarse la operación. – Si el destinatario es un empresario o profesional, dentro del mes
siguiente al de la operación.
– En todo caso antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación del impuesto.
• Validez del certificado de la firma:
– Si está caducado o revocado en el momento de la expedición de la factura:
• No se considerarán válidamente remitidas. • No se considerarán recibidas.
– El software del expedidor debe comprobar la validez antes de la firma.
– El software del destinatario debe verificar que el certificado no está caducado ni revocado.
– Se recomienda el uso de formatos de larga duración XadES y CAdES.
Marco legal
• No existe un formato único de eFactura ni de firma electrónica. El empleado en la AGE es “Facturae”. • Remisión por medios electrónicos:
– Transmisión o puesta a disposición del destinatario: – Medios:
• Teléfono. • Radio.
• Medios ópticos. • Medios magnéticos.
• Obligación de conservar copia o matriz de la factura emitida:
– Con carácter general en el soporte en el que fueron expedidas y recibidas.
– Matriz: Conjunto estructurado de datos, tablas, bases de datos o sistemas de ficheros que contienen los datos de la factura, junto a las aplicaciones que permitan al expedidor generar la factura.
Marco legal
• Obligación de garantizar la legibilidad y el
acceso completo:
– Legibilidad: Se deberá disponer de la función de
exportación de datos a formatos que sean
accesibles en el momento de la comprobación.
– Acceso completo: Debe posibilitar:
• Consulta en línea que permita la visualización de los datos.
• Búsqueda selectiva por los datos que conforman el libro de registro.
• Copia o descarga en línea en los formatos originales. • Impresión en papel.
Factura electrónica
Visualizadores de facturas
+
Datos factura XML Visualizador PARTICULAR Visualización particular Visualizador+
Marco legal
Transformación de digital a papel
• Contemplado en la Orden EHA 962/2007.
• Para facturas originales en soporte
electrónico firmadas o cualquier sistema
homologado por la AEAT.
• En la impresión hay que incluir dos marcas
de autenticación, mediante códigos PDF-417:
– Datos de la factura.
– La firma que se aplicó a la factura.
– Si la firma está embebida en el fichero de la
factura, bastará con una sola marca gráfica que
incluya los datos de ambos.
Marco legal
Transformación de digital a papel
• Características de las marcas gráficas:
– Deben permitir la lectura para la generación de los ficheros originales.
– Las marcas se tienen que poner siempre en la misma coordenada absoluta respecto del ángulo superior
izquierdo.
– Procedimiento Macro PDF-417.
• Otra alternativa la ofrece el art. 6.5 de la Orden
(servicios ofrecidos por un tercero):
– Aplicación que gestione el repositorio de facturas.
– Código de autenticación de cada documento. Con este código se permitirá el acceso al documento.
Impresión de facturas
• MACRO PDF-417 (Portable Data File 417)
– Etiquetas de códigos de barras apiladas en 2D.– Permiten la reconstrucción exacta del documento original a partir de la marca impresa.
– Recogida en Resolución 2/2003 de 14 de febrero previa solicitud a la AEAT:
• Código PDF-417 de la factura en sí misma. • Código PDF-417 de su firma electrónica.
Impresión de facturas
+
Datos de la factura en formato Facturae, pdf, doc, xls….
Firma electrónica reconocida
Tipos de facturación
• Facturación normal
– Cada actor dispone de soluciones de eFactura propias, e integradas en sus sistemas de gestión.
– Más adecuado para grandes empresas e instituciones.
• Autofacturación
– El cliente envía la eFactura al proveedor.
– Es necesario un acuerdo previo entre las partes. – Proceso inverso al habitual.
– Grandes clientes que lideran todos los procesos comerciales.
• Facturación por terceros
– Tercero que actúa por nombre y cuenta del obligado.
– Externalización de tareas relacionadas con la facturación. – Modo de incorporación más sencilla para PYMES.
Autofacturación
• Requisitos:
– Acuerdo documentado por escrito y previo entre el
empresario o profesional que realiza las operaciones y
el destinatario.
– Cada factura deberá ser objeto de aceptación por quien
realiza la operación.
– El destinatario de las operaciones deberá remitir una
copia al que las realizó (transmisión o puesta a
disposición por medio de equipos electrónicos).
– Deberá ser aceptada en 15 días desde la recepción.
Las rechazadas de forma expresa, se tendrán por no
expedidas.
– Serán expedidas en nombre y por cuenta de quien haya
realizado las operaciones.
Autofacturación
• El obligado a la expedición de la factura
será el responsable del cumplimiento de
las obligaciones.
• La autofacturación electrónica es la
emitida y firmada electrónicamente por el
cliente, en nombre del proveedor.
• Regulado en el art. 5 del R.D. 1496/2003,
de 28 de noviembre.
Escenarios
• Dentro de la tipología de facturación normal,
encontramos diferentes escenarios en
función de los perfiles empresariales:
– Redes de valor añadido (EDI)
• Soluciones basadas en el uso de EDI y en sistemas centralizados.
– Entornos web centralizados
• Evolución del anterior en base a servicios web.
– ERP to ERP
• Modelo abierto de emisión y recepción de facturas desde aplicaciones comerciales de gestión.
Escenarios
• Redes de valor añadido
– Basado en el anterior marco fiscal.
– No siempre se usa firma electrónica.
– Requiere estaciones EDI en emisor y receptor.
– Puede requerir la custodia de un tercero para obtener
una validez legal.
– Se emplea en grandes sectores que ya disponían de
este tipo de estaciones.
Escenarios
• Entornos web centralizados
– Facilitan a los proveedores enviar las facturas en un formato que entiende el receptor.
– El receptor debe asumir el desarrollo.
– En muchos casos implica reintroducción de datos y duplicidad de facturas.
Escenarios
• ERP to ERP
– Modelo abierto de emisión y recepción entre
distintos perfiles de clientes.
Interoperabilidad
• Fundamental asegurar la compatibilidad de
formatos
automatización de la introducción
de datos por el receptor.
– Adopción de estándares XML.
– Integración en aplicaciones de gestión o ERPs.
– Integración en soluciones de firma electrónica.
Formatos
•
UBL XML Invoice
– Lenguaje de definición de datos
OASIS Universal Bussiness Language
• Basado en XML.
• Define tipos de datos y estructuras para distintos
modelos de documentos comerciales a través de
esquemas XSD.
• Tipo propio para facturas
Invoice.
– Versiones
• Release 2.0
Octubre de 2006.
Formatos
•
Facturae
– Promovido inicialmente por AEAT
• Denominación original CCI-AEAT– Asumido ahora por MITyC y MEC conjuntamente.
• Facturae 3.1– 5 grandes bloques
• Datos generales• Identificación de emisor y receptor • Datos comunes de facturas
• Detalle de facturas
• Datos de firma electrónica
Formatos
•
Facturae
– Política de firma electrónica
• Trabaja con
XAdES 1.2.2. – 1.3.2
.
• Formato de firma electrónica avanzada básico
(
XAdES
– EPES
).
• Formato de firma electrónica avanzada con
información de validación (
XAdES
– XL
).
– Se realiza al menos 24 horas después de la fecha del sello de tiempo.
Recursos disponibles
•
http://www.facturae.es/
– Web oficial del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.
– Promueve el formato Facturae.
– Sección de descargas con utilidades y aplicaciones.
• Trabajo práctico a realizar:
– Generación de una factura de prueba en formato
Facturae.
– Firma de una factura con la política de firma Facturae. – Comprensión de sus campos.
– Visualización e impresión.
Marco legal
Transformación de papel a digital
• Regulado en el art. 7 de la Orden EHA/962/2007 y
Resolución de 24 de octubre de 2007.
• Es necesario el empleo en el proceso de un
software homologado por la AEAT.
• Convierte la imagen de un documento en papel en
una imagen digital codificada.
• Producida la digitalización, se puede destruir el
original, sin perjuicio de las obligaciones en otros
ámbitos.
• Se puede aplicar la digitalización certificada al
archivo histórico.
Marco legal
Transformación de papel a digital
• Requisitos:
– El proceso se puede hacer por el obligado tributario o por un tercero.
– La imagen tiene que ser fiel e íntegra de cada documento y firmada electrónicamente.
– Tiene que existir un plan de gestión de calidad.
– Las imágenes se tienen que organizar en una base de datos documental. En la BD se tienen que registrar todos los campos exigibles en la llevanza de libros de registro de facturas.
– La BD se tiene que firmar al cierre de cada período de liquidación.
– La BD tiene que permitir el acceso completo y sin demora a: la firma electrónica, sello de tiempo, metadatos,
referencia identificativa del software de digitalización y versión.
Referencias
• Universal Business Language (UBL).
http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_ab
brev=ubl
• Facturae.
http://www.factura.es/
• Portal de la factura electróina.
http://efactura.cecarm.com/
Daniel Sánchez Martínez ([email protected])
Universidad de Murcia 13 de Mayo de 2010
