MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

(1)

UNIVERSIDAD NACIONAL

“SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO”

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES

RECTORADO

ORGANO DE GOBIERNO Y DIRECCION

Huaraz - Ancash - Perú

2011

(2)

GENERALIDADES FINALIDAD.-

El presente Manual de Organización y Funciones del Rectorado, de la Universidad Nacional “Santiago Antúnez de Mayolo”, tiene por finalidad, precisar su estructura orgánica, líneas de autoridad, responsabilidad, coordinación, funciones a desarrollar en cada una de las Unidades Orgánicas; e instruir al colaborador respecto a los deberes y responsabilidades del cargo que le ha sido asignado.

FUNCIONES GENERALES:

 Convocar y presidir la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y hacer cumplir sus acuerdos.

 Presentar al Consejo Universitario para su aprobación, el Plan Anual de Funcionamiento y Desarrollo de la Universidad, y a la Asamblea Universitaria su Memoria Anual.

 Dirigir la actividad académica de la Universidad y su gestión administrativa, económica y financiera.

 Refrendar el otorgamiento de grados académicos, títulos profesionales y distinciones universitarias conferidos por el Consejo Universitario.

 Cumplir y hacer cumplir la Ley, el Estatuto, los Reglamentos y las disposiciones de la Asamblea Universitaria y del Consejo Universitario.

 Proponer ante la Asamblea y el Consejo Universitario la conformación de las Comisiones Especiales cuando fuera necesario.

 Firmar contratos y convenios aprobados por el Consejo Universitario.  Autorizar los gastos aprobados por el Consejo Universitario.

 Dar a conocer anualmente a la comunidad universitaria el presupuesto institucional.

 Delegar funciones y responsabilidades que estime conveniente para una eficiente gestión universitaria.

 Instaurar mediante resolución el proceso administrativo, disciplinario a todas las autoridades y personal de la Universidad, dependientemente de su régimen laboral o contractual, incluidos profesores y alumnos, así mismo es su prerrogativa determinar el tipo de sanción previo el informe del Tribunal o Comisión respectiva.

 Otras funciones que le otorga la Ley, el Estatuto y otras disposiciones legales.

LÍNEA DE DEPENDENCIA

(3)

I. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

VICE RECTORADO ACADEMICO VICE RECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO RECTORADO ASAMBLEA UNIVERSITARIA ASESOR SECRETARIA

La Estructura Orgánica del Rectorado es la siguiente:

ÓRGANO DE DIRECCION: Jefatura de la Oficina del Rectorado ÓRGANO DE APOYO:  Secretaria  Especialista administrativo  Técnico administrativo ÓRGANO DE ASESORIA:  Asesor

(4)

II. CUADRO ORGANICO DE CARGOS

Nº de

Orden Denominación de la Unidad Orgánica y Cargos Clasificados Total Nº CAP Observaciones

001 Rector 1 01 Docente elegido

002 Asesor II 1 02 Previsto

003 Secretaria V 1 03 Personal administrativo

004 Especialista administrativo II 1 04 Previsto

005 Técnico administrativo II 1 05 Enlace Lima-ANR-CAS

006 Chofer II 1 006 Personal administrativo

007 y 8 Trabajador de Servicios II 2 07 Y 08 Personal administrativo y CAS

TOTAL 8

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS

CARGO: RECTOR

DEPENDENCIA RECTORADO

DENOMINACION DEL CARGO RECTOR

CODIGO Nº DEL CAP FECHA

EMISION ACTUALIZACION

01 2010 19 de Enero del

2011 FUNCIONES ESPECÍFICAS:

a) Presidir la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y hacer cumplir sus acuerdos. b) Planificar, dirigir y proponer normas técnicas del sistema administrativo y académico de la

Universidad

c) Dirigir la actividad académica de la Universidad y su gestión administrativa, económica y financiera.

d) Cumplir y hacer cumplir la Ley Universitaria, el Estatuto, los Reglamentos y las disposiciones de la Asamblea Universitaria y del Consejo Universitario.

e) Proponer ante la Asamblea y el Consejo Universitario la conformación de las Comisiones Especiales cuando fuera necesario.

h) Presentar a la Asamblea Universitaria, la Memoria Anual para su aprobación, en los primeros meses de cada año siguiente al año próximo pasado.

i) Velar por la autonomía de la Universidad y denunciar los actos de su violación interna y externa.

j) Expedir resoluciones de cesantía, jubilación del personal docente y administrativo de la Universidad.

k) Promover el diseño, ejecución e implementación de políticas y estrategias de modernización de la Universidad en coordinación con las Facultades y las Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad.

l) Representar a la UNASAM ante organizaciones nacionales e internacionales con la autorización del Consejo Universitario en la suscripción de convenios que contribuyan al desarrollo, mejoramiento y credibilidad institucional.

m) Refrendar los diplomas de grados académicos y títulos profesionales, así como distinciones universitarias conferidas por el consejo universitario.

(5)

universitaria

g) Autorizar los gastos aprobados por Consejo Universitario.

h) Dar a conocer anualmente a la comunidad universitaria el presupuesto institucional. i) Cumplir otras funciones que le otorga la Ley, el Estatuto y otras disposiciones legales

vigentes, dentro de su competencia.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria.

 Tiene mando sobre el personal docente y administrativo, nombrado y contratado de la UNASAM.

REQUISITOS MINIM0S:

 Ser peruano de nacimiento.

 Tener el grado académico de Doctor o el más alto título profesional, cuando en el país no se otorgue aquel grado académico de su especialidad.

 Ser profesor principal con no menos de 12 años en la docencia universitaria, de los cuales cinco (05) deben ser en la categoría, estos últimos ejercidos en la UNASAM. No es necesario que sea miembro de la Asamblea Universitaria.

CARGO: ASESOR II

DENOMINACION DEL

CARGO Asesor II

EMISION ACTUALIZACION D5-05-064-2 532.1.0.EC2 02 2010 19 de Enero del 2011 FUNCIONES ESPECÍFICAS:

a) Formular alternativas de política en asuntos administrativos ó académicos, relacionados a su especialidad.

b) Apoyar al Rector en la formulación del plan operativo anual.

c) Participar en comisiones y/o reuniones que le indique el Rector, en asuntos altamente especializados de su competencia.

d) Absolver y emitir opinión técnica sobre las consultas formuladas por el Rector en asuntos relacionados con su especialidad.

e) Absolver las consultas formuladas por la Alta Dirección y emitir opinión sobre proyectos, estudios, investigaciones y otros del organismo, relacionados con su especialidad.

f) Participar en la elaboración de la Memoria Anual.

g) Realizar otras funciones que le asigne el Rector en el ámbito de su competencia LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende directamente del Rector. REQUISITOS MINIM0S:

 Título Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con el cargo  Amplia experiencia en labores de Asesoría en Gestión.

(6)

CARGO:SECRETARIA

DENOMINACION DEL CARGO Secretaria V

(Secretaria de Oficina)

EMISION ACTUALIZACION T5-05-675-5 532.1.0.AP5 03 2010 19 de Enero del 2011 FUNCIONES ESPECÍFICAS:

a) Redactar y digitar los documentos administrativos de acuerdo a las normas.

b) Recepcionar, registrar y derivar los expedientes del Rectorado a las instancias que les corresponde según la naturaleza de los mismos.

c) Ejecutar el control y seguimiento de los expedientes de la Jefatura del Rectorado.

d) Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas locales y a larga distancia, cuidando la seguridad y presentación de los aparatos telefónicos.

e) Velar por la conservación y mantenimiento de los enseres del Rectorado.

f) Cumplir otras funciones que le asigne dentro de su competencia. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende jerárquicamente del Rector. REQUISITOS MINIM0S:

 Título Profesional de Secretaria Ejecutiva.

 Capacitación certificada en un idioma extranjero, otorgado por una entidad autorizada y en relaciones públicas o relaciones humanas.

 Amplia experiencia en la conducción de personal.  Amplia experiencia en labores de secretariado bilingüe.

 Conocimientos básicos del sistema operativo Windows, office 2003, 2007 y/o de nuevas versiones, sobre todo de los programas Word, excel y powerpoint.

Alternativa:

 De no poseer Titulo de Secretaria Ejecutiva, poseer carreras afines y con (3) tres años de experiencia en labores de secretariado ejecutiva.

CARGO: ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II

DENOMINACION DEL CARGO Especialista Administrativo II

EMISION ACTUALIZACION P4-05-338-2 532.1.0.ES2 04 2010 19 de Enero del 2011 FUNCIONES ESPECÍFICAS:

a) Supervisar y coordinar la aplicación de los procesos técnicos para la elaboración, suscripción y evaluación de los contratos.

b) Coordinar y conducir la elaboración de normas, procedimientos, reglamentos, directivas y otros de la oficina y de los convenios a realizarse.

c) Dirigir y controlar la programación, ejecución y evaluación de actividades del Plan Operativo de la Oficina.

(7)

d) Analizar y emitir opinión técnica sobre los convenios por firmar con la Universidad.

e) Elaborar las estadísticas de los convenios y contratos firmados por la Universidad y las instituciones locales nacionales y extranjeras.

f) Absolver consultas de carácter técnico del área de su competencia.

g) Recoger información y apoyar en la formulación de normas y procedimientos a desarrollarse.

h) Realizar otras funciones propias por su naturaleza que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:  Depende del Rector.

 Título Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad.  Capacitación especializada en el área.

 Experiencia en labores especializadas del área.

CARGO: TECNICO ADMINISTRATIVO II

DENOMINACION DEL CARGO Técnico Administrativo II

EMISION ACTUALIZACION T4-05-707-2 532.1.0.AP2 05 2010 19 de Enero del 2011 FUNCIONES ESPECÍFICAS:

a) Recoger información y apoyar en la formulación y/o modificación de documentos técnicos. b) Recibir y distribuir documentos y materiales de oficina, así como realizar comisiones. c) Llevar el control de la aplicación de las normas establecidas.

d) Redactar documentos con criterio propio de acuerdo a indicaciones generales. e) Realizar actividades de apoyo administrativo requeridas.

f) Realizar otras funciones que se le asigne en el ámbito de su competencia por su Jefe Inmediato. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende del Rector. REQUISITOS MINIM0S:

 Título no universitario de un centro de estudios superiores relacionados con la especialidad.  Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

 Capacitación en el área.

CARGO: CHOFER II

DENOMINACION DEL CARGO Chofer II

EMISION ACTUALIZACION T3-60-245-2 532.1.0.AP2 06 2010 19 de Enero del 2011 FUNCIONES ESPECÍFICAS: a) Conducir el vehículo a su cargo asumiendo un comportamiento responsable, sobrio,

(8)

b) Efectuar mantenimiento y reparaciones mecánicas complejas y oportunas del vehículo a su cargo.

c) Comprobar todos los días que el vehículo asignado se encuentre en buenas condiciones de funcionamiento y operatividad.

d) Ejecutar las operaciones técnicas propias en la conducción del vehículo a su cargo evitando realizar otras operaciones que distraigan su atención.

e) Portar los documentos de identificación que sustenten su calidad de conductor, el propósito de su viaje y la situación legal del vehículo.

f) Registrar los hechos, experiencias y operaciones realizadas en la bitácora del vehículo a su cargo.

g) Asumir responsablemente, el importe de las multas o papeletas que le impongan las autoridades de tránsito por cometer infracciones a las normas o reglas de tránsito establecidas, con recursos propios.

h) Informar al Rector, cuando el vehículo sufra algún desperfecto que no pueda ser reparado de inmediato.

i) Prestar el servicio inmediato, cuando lo requiera el Rector.

j) Realizar otras funciones que le asigne el Rector, en el ámbito de su competencia. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende directamente del Rector. REQUISITOS MINIM0S:

 Instrucción secundaria completa  Brevete profesional

 Certificado en mecánica y electricidad automotriz.

 Amplia experiencia en la conducción de vehículos motorizados no menor de 2 años.

CARGO: TRABAJADOR DE SERVICIOS II

DENOMINACION DEL CARGO Trabajador de Servicios II

EMISION ACTUALIZACION A2-05-870-2 532.1.0.AP2 07 - 08 2010 19 de Enero del 2011 FUNCIONES ESPECÍFICAS: a) Analizar y clasificar información, así como apoyar la ejecución de procesos técnicos de un

sistema, siguiendo instrucciones generales.

b) Efectuar trámite y/o procesar información de cierta complejidad.

c) Mantener actualizados los registros, fichas y documentos del sistema administrativo, según métodos técnicos.

d) Registrar la entrega de los documentos en un libro de cargos.

e) Puede corresponderle preparar informes de alguna complejidad en el área de su competencia.

f) Distribuir los documentos emitidos por el Rectorado y Vice Rectorados a las diferentes instituciones, empresas y dependencias de la UNASAM, según sea el caso.

g) Efectuar el fotocopiado de los documentos oficiales requeridos por los integrantes de la Alta Dirección.

h) E) Realizar otras funciones que se le asigne, dentro de su competencia. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

(9)

 Depende jerárquicamente del Rector.

 Es responsable ante el Rector por el cumplimiento de sus funciones asignados en el cargo. REQUISITOS MINIM0S:

 Instrucción secundaria completa

 Amplia experiencia en labores variadas de oficina Alternativa

(10)

UNIVERSIDAD NACIONAL

“SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO”

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES

VICE RECTORADO

ADMINISTRATIVO

ORGANO DE GOBIERNO

Huaraz - Ancash - Perú

2011

(11)

El presente Manual de Organización y Funciones del Vice Rectorado Administrativo, de la Universidad Nacional “Santiago Antúnez de Mayolo”, tiene por finalidad, precisar su estructura orgánica, líneas de autoridad, responsabilidad, coordinación, funciones a desarrollar e instruir al colaborador respecto a los deberes y responsabilidades del cargo que le ha sido asignado.

 Proponer al Consejo Universitario las políticas y normas de gestión administrativa para mejorar el funcionamiento de la Universidad.

 Gestionar y evaluar la ejecución de los servicios de bienestar del personal docente, administrativo y estudiantes.

 Cumplir y hacer cumplir las Leyes del Presupuesto y normas que rigen los procedimientos administrativos, económicos y financieros de la Universidad.

 Coordinar con las dependencias correspondientes las actividades de seguridad, control y conservación de los bienes patrimoniales de la Universidad.

 Coordinar y evaluar la elaboración y ejecución de los proyectos de desarrollo físico.

 Otras funciones que le asigne el Rector, el Consejo Universitario, la Asamblea Universitaria, el Estatuto y los reglamentos correspondientes.

(12)

I. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

La Estructura Orgánica del Vice Rectorado Administrativo es la siguiente:

ÓRGANO DE DIRECCION: Jefatura de la Oficina del Vice Rectorado Administrativo ÓRGANO DE APOYO: Secretaria

(13)

II. CUADRO ORGANICO DE CARGOS

Nº de

Orden

Orgánica y Cargos Estructurales Total Nº CAP

Denominación de la Unidad

Observaciones

JEFATURA

1 Vicerrector Administrativo 1 014 Docente elegido

3 Secretaria IV 1 016 Personal administrativo

4 Asistente administrativo II 1 017 Previsto

6 Chofer II 1 018 Personal administrativo CAS

TOTAL 5

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS

CARGO: VICE RECTOR ADMINISTRATIVO

DEPENDENCIA VICE RECTOR ADMINISTRATIVO

DENOMINACION DEL CARGO Vice Rector Administrativo

014 2011 19 de Enero del

a)

Proponer al Consejo Universitario las políticas y normas de gestión administrativa

para mejorar el funcionamiento de la Universidad.

b) Gestionar y evaluar la ejecución de los servicios de bienestar del personal docente,

administrativo y estudiantes.

c) Cumplir y hacer cumplir las Leyes del Presupuesto y normas que rigen los procedimientos

administrativos, económicos y financieros, el Estatuto y los Reglamentos pertinentes relacionados con el manejo económico y financiero de la Universidad.

d) Coordinar con las dependencias correspondientes las actividades de seguridad, control y

conservación de los bienes patrimoniales de la Universidad.

e) Coordinar y evaluar la elaboración y ejecución de los proyectos de desarrollo físico. f) Asesorar al Rector en asuntos de su competencia.

g) Informar al rector sobre el cumplimiento de la política institucional en el ámbito

administrativo.

h) Representar a la Universidad por delegación del Rector.

i) Presidir los Consejos, Comisiones y Comités por encargo del Rector o por mandato legal

expreso.

j) Reemplazar al Rector en casos de vacancia, licencia, ausencia o impedimento

temporal.

k) Presentar al Rector la Memoria Anual para su aprobación, en el primer mes de cada año

siguiente al año próximo pasado.

l) Cumplir otras funciones que le asigne el Rector, el Consejo Universitario, la

Asamblea Universitaria, el Estatuto y los reglamentos correspondientes. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

(14)

 Tiene mando sobre el personal administrativo, nombrado y contratado. REQUISITOS MINIM0S:

 Ser peruano en ejercicio.

 Ser docente principal con no menos de 12 años en la docencia universitaria, de los cuales cinco (05) deben ser en la categoría, estos últimos ejercidos en la UNASAM.

CARGO: ASESOR II

EMISION ACTUALIZACION D5-05-064-2 532.1.0.EC2 015 2011 19 de Enero de 2011 FUNCIONES ESPECÍFICAS:

a) Formular alternativas de política que viabilicen la gestión administrativa y el logro de la visión, misión y los objetivos estratégicos.

b) Participar en la elaboración y evaluación del Plan Operativo Anual del Vice Rectorado Administrativo.

c) Participar en comisiones y/o reuniones relacionadas con la gestión administrativa.

d) Absolver y emitir opinión sobre las consultas formuladas por el Vice Rector Administrativo en asuntos relacionados con la gestión administrativa.

e) Proponer alternativas conducentes a la reducción de los riesgos en el manejo de los sistemas administrativos.

f) Participar en la elaboración de la Memoria Anual de la gestión administrativa para ser elevada al Rector al mes siguiente del término del año lectivo.

g) Cumplir otras funciones que le asigne el Vice Rector Administrativo de la UNASAM. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende del Vice Rector Administrativo.

 Asume línea de coordinación con el personal administrativo, nombrado y contratado. REQUISITOS MINIM0S:

 Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con el cargo.  Amplia experiencia en labores de asesoría en gestión administrativa.

 Capacitación especializada en gestión.

CARGO:SECRETARIA DE OFICINA

DENOMINACION DEL CARGO Secretaria IV

EMISION ACTUALIZACION T5-05-675-5 532.1.0.AP5 16 2011 19 de Enero del 2011

(15)

FUNCIONES ESPECÍFICAS: a) Recepcionar, registrar y tramitar los documentos dirigidos al Vice Rector Administrativo.

b) Organizar y coordinar el apoyo en las audiencias, atenciones, reuniones y certámenes oficiales.

c) Preparar la agenda del Vice Rector Administrativo con la documentación respectiva para su tratamiento correspondiente.

d) Redactar y digitar, con criterio propio los documentos administrativos de acuerdo a indicaciones generales.

e) Sugerir alternativas que viabilicen el tratamiento de documentos que requieran de mayor información para resolverlos adecuadamente.

f) Organizar y ejecutar el control y seguimiento de los expedientes del Vice Rectorado Administrativo, preparando periódicamente los informes de situación.

g) Informar al público, docentes, administrativos y alumnos sobre las consultas que realicen en forma directa, por teléfono y correo electrónico, según como haya decidido el Vice Rector. h) Computarizar y mantener al día el registro de expedientes y el archivo permanente del Vice

Rectorado Administrativo.

i) Efectuar acciones previsoras de conservación y seguridad de los bienes del Vice Rectorado Administrativo.

j) Cumplir otras funciones que le asigne el Vicerrector Administrativo. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende jerárquicamente del Vice Rector Administrativo. REQUISITOS MINIM0S:

 Título de secretaria ejecutiva.

 Amplia experiencia en la conducción de personal  Amplia experiencia en labores de secretariado bilingüe

 Conocimientos básicos del sistema operativo Windows, office 2003, 2007 y/o de nuevas versiones, sobre todo de los programas Word, Excel y PowerPoint.

Alternativa:

 De no poseer titulo de secretaria ejecutiva, poseer carreras afines y con (3) tres años de experiencia en labores de secretariado ejecutivo.

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO II

DENOMINACION DEL CARGO Asistente Administrativo II

EMISION ACTUALIZACION T4-05-707-2 532.1.0.AP2 17 2011 19 de Enero del 2011 FUNCIONES ESPECÍFICAS: a) Analizar normas técnicas y proponer la mejora de procedimientos.

b) Estudiar y emitir opinión técnica sobre expedientes utilizados. c) Analizar e interpretar cuadros, diagramas y otros similares.

d) Coordinar y ejecutar programas y actividades de la especialidad, siguiendo instrucciones generales.

(16)

f) Realizar otras funciones propias por su naturaleza que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:  Depende del Vice Rector Administrativo. REQUISITOS MINIM0S:

 Grado académico de Bachiller y/o Titulo de Instituto Superior Tecnológico.  Capacitación especializada en el área.

CARGO: CHOFER II

EMISION ACTUALIZACION T3-60-245-2 532.1.0.AP2 18 2011 19 de Enero del 2011 FUNCIONES ESPECÍFICAS: a) Revisar el buen estado de los sistemas de dirección, suspensión, refrigeración, combustión

y lubricación del vehículo a su cargo, antes, durante y después de los viajes efectuados. b) Verificar el buen estado de las llantas, batería, frenos y otros accesorios del vehículo a su

cargo, antes, durante y después de los viajes realizados.

c) Ejecutar las operaciones técnicas propias en la conducción del vehículo a su cargo evitando realizar otras operaciones que distraigan su atención.

d) Portar los documentos de identificación que sustenten su calidad de conductor, el propósito de su viaje y la situación legal del vehículo.

e) Conducir el vehículo a su cargo asumiendo un comportamiento responsable, sobrio, correcto y de buen trato a las personas que transporta.

f) Registrar los hechos, experiencias y operaciones realizadas en la bitácora del vehículo a su cargo.

g) Informar a su jefe inmediato, cuando el vehículo sufra algún desperfecto que no pueda ser reparado de inmediato.

h) Evitar sobrepasar la carga máxima de peso establecida para el vehículo; así como la cantidad de personas permitida

i) Cumplir otras funciones que le asigne el Vicerrector Administrativo, según el caso.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende del Vicerrector Administrativo. REQUISITOS MINIM0S:

 Licencia de conducir expedido por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones.  Amplia experiencia en operaciones técnicas de conducción de vehículos.

(17)

(18)

UNIVERSIDAD NACIONAL

“SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO”

OFICINA GENERAL DE SECRETARIA GENERAL

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES

VICE RECTORADO

ACADÉMICO

ORGANO DE GOBIERNO

Huaraz - Ancash - Perú

2011

(19)

2

Manual de Organización y Funciones del Vice Rectorado Académico

GENERALIDADES

FINALIDAD.-

El presente Manual de Organización y Funciones del Vice Rectorado Académico, de la Universidad Nacional “Santiago Antúnez de Mayolo”, tiene por finalidad, precisar su estructura orgánica, líneas de autoridad, responsabilidad, coordinación, funciones a desarrollar e instruir al colaborador respecto a los deberes y responsabilidades del cargo que le ha sido asignado.

FUNCIONES GENERALES:

 Proponer al Consejo Universitario los lineamientos de política de desarrollo académico, de investigación, proyección social y extensión universitaria, para su aprobación e inclusión en el Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo.

 Proponer al Consejo Universitario los Proyectos y directivas metodológicas de producción, aplicaron, evaluación y actualización del Plan Académico de la Institución.

 Proponer al Consejo Universitario políticas de desarrollo docente de acuerdo a las necesidades académicas, de investigación y proyección social.

 Coordinar y evaluar los currículos de las carreras profesionales, maestrías y doctorados y la aplicación mediante el sistema integrado de gestión académica.

 Coordinar, y evaluar la ejecución de los servicios de apoyo académico, de editorial y museo.

 Coordinar y evaluar la ejecución y financiamiento con recursos internos y de cooperación técnica los programas y proyectos de la investigación científica, tecnológica y humanística.

 Coordinar y evaluar la ejecución de los programas de proyección social y las actividades de extensión universitaria.

 Promover la participación de la Universidad en actividades de desarrollo social, educativo y cultural.  Otras funciones que le asigne el Rector, el Consejo Universitario, la Asamblea Universitaria, el Estatuto y

los reglamentos correspondientes.

(20)

3

I. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

La Estructura Orgánica del Vice Rectorado Académico es la siguiente:

ÓRGANO DE DIRECCION: Jefatura de la Oficina del Vice Rectorado Académico ÓRGANO DE APOYO: Secretaria

(21)

4

II. CUADRO ORGANICO DE CARGOS

Nº de

Orden

Orgánica y Cargos Estructurales Total Nº CAP

Denominación de la Unidad

Observaciones

JEFATURA

001 Vicerrector Académico 1 09 Docente elegido

003 Secretaria IV 1 11 Personal administrativo

004 Asistente administrativo II 1 12 Previsto

006 Chofer II 1 13 Personal administrativo

TOTAL 5

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS

CARGO: VICE RECTOR ACADEMICO

DEPENDENCIA

VICE RECTOR ACADEMICO

DENOMINACION DEL CARGO

Vice Rector Académico

09 2011 19 de Enero de

a) Proponer al Consejo Universitario los lineamientos de política de desarrollo académico, de investigación, proyección social y extensión universitaria, para su aprobación e inclusión en el Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo.

b) Proponer al Consejo Universitario los proyectos y directivas metodológicas de producción, aplicación, evaluación y actualización del Plan Académico de la Institución.

c) Proponer al Consejo Universitario políticas de desarrollo docente de acuerdo a las necesidades académicas, de investigación y proyección social.

d) Coordinar y evaluar los currículos de las carreras profesionales, maestrías y doctorados y la aplicación mediante el sistema integrado de gestión académica.

e) Coordinar, y evaluar la ejecución de los servicios de apoyo académico, de editorial y museo.

f) Coordinar y evaluar la ejecución y financiamiento con recursos internos y de cooperación técnica los programas y proyectos de la investigación científica, tecnológica y humanística.

g) Coordinar y evaluar la ejecución de los programas de proyección social y las actividades de extensión universitaria.

h) Promover la participación de la Universidad en actividades de desarrollo social, educativo y cultural. i) Someter a consideración del rector los planes, programas y proyectos relacionados al sistema

académico.

j) Asesorar al Rector en asuntos de su competencia.

k) Informar al rector sobre el cumplimiento de la política institucional en el ámbito académico.

(22)

5

Manual de Organización y Funciones del Vice Rectorado Académico m) Representar a la Universidad por delegación del Rector.

n) Presidir los Consejos, comisiones y comités por encargo del Rector o por mandato legal expreso. o) Reemplazar al rector en casos de vacancia, licencia, ausencia o impedimento temporal.

p) Presentar al rector la memoria anual para su aprobación, en el primer mes de cada año siguiente al año próximo pasado.

q) Cumplir otras funciones que le asigne el Rector, el Consejo Universitario, la Asamblea Universitaria, el Estatuto y el Reglamento General.

 Depende del Rector, Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria según los casos.  Tiene mando sobre el personal docente, nombrado y contratado.

 Es responsable de la gestión académica de la UNASAM. REQUISITOS MINIM0S:

 Ser peruano en ejercicio.

 Ser profesor principal con no menos de 12 años en la docencia universitaria, de los cuales cinco (05) deben ser en la categoría, estos últimos ejercidos en la UNASAM.

CARGO

:

ASESOR II

DEPENDENCIA

VICE RECTOR ACADEMICO

EMISION ACTUALIZACION D5-05-064-2 532.1.0.EC2 010 2011 19 de Enero de 2011 FUNCIONES ESPECÍFICAS:

a) Formular alternativas de política que viabilicen la gestión administrativa y el logro de la visión, misión y los objetivos estratégicos.

b) Participar en la elaboración y evaluación del Plan Operativo Anual del Vice Rectorado Académico. c) Participar en comisiones y/o reuniones relacionadas con la gestión administrativa.

d) Absolver y emitir opinión sobre las consultas formuladas por el Vice Rector Académico en asuntos relacionados con la gestión académica.

e) Proponer alternativas conducentes a la reducción de los riesgos en el manejo de los sistemas académicos.

f) Participar en la elaboración de la memoria anual de la gestión académica para ser elevada al Rector al mes siguiente del término del año lectivo.

g) Cumplir otras funciones que le asigne el Vice Rector Académico de la UNASAM. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

(23)

6

Manual de Organización y Funciones del Vice Rectorado Académico REQUISITOS MINIM0S:

 Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con el cargo.  Amplia experiencia en labores de asesoría en gestión académica.

 Capacitación especializada en gestión.

CARGO:

SECRETARIA DE OFICINA

DEPENDENCIA

VICE RECTOR ACADEMICO

DENOMINACION DEL CARGO Secretaria IV

EMISION ACTUALIZACION T5-05-675-5 532.1.0.AP5 011 2011 19 de Enero del 2011

FUNCIONES ESPECÍFICAS: a) Redactar y digitar los documentos administrativos de acuerdo a la normas de administración pública.

b) Recepcionar, registrar y derivar los expedientes del Vice Rectorado Académico a las instancias que les corresponde según la naturaleza de los mismos.

c) Ejecutar el control y seguimiento de los expedientes de la Jefatura del Vice Rectorado Académico. d) Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas locales y a larga distancia.

e) Velar por la conservación y mantenimiento de los enseres del Vice Rectorado Académico. f) Cumplir otras funciones que le asigne dentro de su competencia.

 Depende jerárquicamente del Vice Rector Académico. REQUISITOS MINIM0S:

 Título de secretaria ejecutiva.

 Amplia experiencia en la conducción de personal  Amplia experiencia en labores de secretariado bilingüe

 Conocimientos básicos del sistema operativo Windows, office 2003, 2007 y/o de nuevas versiones, sobre todo de los programas Word, excel y powerpoint.

Alternativa:

 De no poseer titulo de secretaria ejecutiva, poseer carreras afines y con (3) tres años de experiencia en labores de secretariado ejecutiva.

(24)

7 CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO II

DEPENDENCIA

VICE RECTOR ACADEMICO

DENOMINACION DEL CARGO Asistente Administrativo II

EMISION ACTUALIZACION T4-05-707-2 532.1.0.AP2 012 2011

19 de Enero del

2011

FUNCIONES ESPECÍFICAS: a) Analizar normas técnicas y proponer la mejora de procedimientos.

b) Estudiar y emitir opinión técnica sobre expedientes utilizados. c) Analizar e interpretar cuadros, diagramas y otros similares.

d) Coordinar y ejecutar programas y actividades de la especialidad, siguiendo instrucciones generales. e) Conducir Comisiones y/o reuniones sobre asuntos de su especialidad.

f) Realizar otras funciones propias por su naturaleza que le sean asignadas por su Jefe inmediato. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende del Vice Rector Académico.

 Es responsable de la ejecución y coordinación de actividades especializadas de apoyo al Vice Rector Académico.

 Grado académico de Bachiller o Titulo de Instituto Superior Tecnológico.  Capacitación especializada en el área.

CARGO: CHOFER II

DEPENDENCIA

VICE RECTOR ACADEMICO

EMISION ACTUALIZACION T3-60-245-2 532.1.0.AP2 013 2011

19 de Enero de

2011

FUNCIONES ESPECÍFICAS: a) Revisar el buen estado de los sistemas de dirección, suspensión, refrigeración, combustión y

lubricación del vehículo a su cargo, antes, durante y después de los viajes efectuados.

b) Verificar el buen estado de las llantas, batería, frenos y otros accesorios del vehículo a su cargo, antes, durante y después de los viajes realizados.

c) Ejecutar las operaciones técnicas propias en la conducción del vehículo a su cargo evitando realizar otras operaciones que distraigan su atención.

d) Portar los documentos de identificación que sustenten su calidad de conductor, el propósito de su viaje y la situación legal del vehículo.

(25)

8

Manual de Organización y Funciones del Vice Rectorado Académico buen trato a las personas que transporta.

f) Registrar los hechos, experiencias y operaciones realizadas en la bitácora del vehículo a su cargo. g) Informar a su jefe inmediato, cuando el vehículo sufra algún desperfecto que no pueda ser reparado

de inmediato.

h) Evitar sobrepasar la carga máxima de peso establecida para el vehículo; así como la cantidad de personas permitida

i) Cumplir otras funciones que le asigne el Vicerrector Académico, dentro de su competencia.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende del Vicerrector Académico.

 Es responsable del correcto manejo del vehículo a su cargo en el traslado del Vicerrector Académico u otras personas autorizadas.

 Licencia de conducir expedido por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones.  Amplia experiencia en operaciones técnicas de conducción de vehículos.

(26)

UNIVERSIDAD NACIONAL

“SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO”

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES

OFICINA DE

SECRETARIA GENERAL

ORGANO DE APOYO

Huarás - Ancash - Perú

2010

(27)

El presente Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaria General, de la Universidad Nacional “Santiago Antúnez de Mayolo”, tiene por finalidad, precisar su estructura orgánica, líneas de autoridad, responsabilidad, coordinación, funciones a desarrollar en cada una de las Unidades Orgánicas; e instruir al trabajador respecto a los deberes y responsabilidades del cargo que le ha sido asignado.

 Formular y efectuar el control de calidad de los proyectos de Resolución de los Órganos de Gobierno de los Órganos de Gobierno y Autoridades de la Universidad.

 Verificar y procesar la expedición de Grados y Títulos.

 Llevar las actas de sesiones de Asamblea Universitaria y Consejo Universitario.  Administrar el Archivo Central de la Universidad.

 Organizar la recepción y tramitación de la documentación dirigida a la Universidad.  Otras funciones que le asigne el rectorado, dentro de su competencia.

LÍNEA DE DEPENDENCIA Depende directamente del rectorado.

(28)

I. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ÓRGANO

SECRETARIA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA UNIDAD DE GRADOS Y TÍTULOS UNIDAD DE RESOLUCIONES Y ACTAS RECTORADO OFICINA DE SECRETARIA GENERAL

La Estructura Orgánica de la Oficina de Secretaria General es la siguiente:

ÓRGANO DE DIRECCION : Jefatura de la Oficina de Secretaria General

ÓRGANOS DE LINEA : - Unidad de Administración Documentaria. -Unidad de Resoluciones y Actas.

- Unidad de Grados y Títulos

(29)

II. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS Nº DE

ORDEN DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA TOTAL Nº CAP OBSV.

JEFATURA

001 Secretario General

(Director de Sistema Administrativo III) 01 054 Docente 002

Secretaria (Secretaria IV) 01 055

Personal administrativo UNIDAD ORGANICA DE ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTARIA 003 Jefe de la UAD

(Director de Sistema Administrativo II)

01 056

Personal administrativo

directivo

004 Técnico en archivos III 01 057 Previsto

005 Técnico en Archivos II 01 058 Personal

administrativo UNIDAD ORGANICA DE RESOLUCIONES Y

ACTAS

006 Jefe De la URYA

(Director de Sistema Administrativo II) 01 059

Personal administrativo directivo 007 Especialista en Resoluciones II 01 060 Personal _{administrativo-}

CAS

008 Secretaria (Secretaria III) 01 061 Personal _{administrativo} 009 Técnico en Digitación y Archivo II 01 062 Personal _{administrativo -}

CAS UNIDAD ORGANICA DE GRADOS Y TITULOS

010 Jefe de la UGYT

(Director de Sistema Administrativo II) 01 063

Personal administrativo directivo 011 _{Técnico Administrativo} 01 064 Personal _{administrativo}

(30)

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS CARGO: SECRETARIO GENERAL

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO:

a) Organizar la recepción y trámite de la documentación dirigida a la Universidad.

b) Ejecutar los acuerdos del Consejo Universitario, traduciendo en resoluciones y directivas del Rectorado.

c) Elaborar los formatos de proyectos de resoluciones rectorales y vice rectorales, en cumplimiento a los acuerdos tomados por el órgano de gobierno.

d) Redactar, registrar y distribuir las resoluciones rectorales, vice rectorales y las directivas del rectorado a todas las dependencias de la Universidad.

e) Coordinar y preparar la agenda de las reuniones de Asamblea y Consejo Universitario

f) Elaborar las actas de sesiones del Consejo y de la Asamblea Universitaria, responsabilizarse de que el libro de actas se mantenga actualizado y debidamente firmado; autentificar los libros de actas de los demás órganos de la Universidad.

g) Dirigir, coordinar y supervisar los grados y títulos otorgados por la Universidad.

h) Refrendar los títulos, grados, diplomas y certificados de estudios expedidos por la Universidad, conjuntamente con el rector, el decano y el interesado según sea el caso.

i) Autenticar y legalizar las copias de documentos oficiales de la Universidad

j) Uniformizar, normar y mejorar los sistemas y procedimientos en lo relacionado con el trámite documentario.

k) Formular y proponer el proyecto del plan de trabajo y de las unidades orgánicas a su cargo. l) Proponer la capacitación y perfeccionamiento de todo el personal a su cargo teniendo en cuenta

las necesidades del servicio y las expectativas personales.

m) Elaborar y presentar el informe al rectorado para la formulación de la memoria de la Universidad, señalando las acciones ejecutadas, su implicancia en el desarrollo integral y el logro de objetivos institucionales.

n) Formular y evaluar el Plan de Operativo Institucional anual de su oficina.

o) Realizar otras funciones que le asigne el Rectorado en el ámbito de su competencia. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende jerárquicamente del Rectorado.

 Ejerce autoridad ante los cargos asignados a la Secretaria General. REQUISITOS MINIM0S:

 Ser un docente a dedicación exclusiva o profesional administrativo. Observación:

 Es designado por el Consejo Universitario a propuesta del Rector.

DEPENDENCIA JEFATURA

DENOMINACION DEL CARGO Director de Sistema Administrativo II

(Secretario General)

CODIGO _{DEL CAP}Nº _EMISIONFECHA DE _{ACTUALIZACION}

D4-05-295-2

(31)

CARGO: SECRETARIA DE OFICINA

a) Redactar y digitar los documentos administrativos de acuerdo a la normas de administración pública.

b) Recepcionar, registrar y derivar los expedientes de la OSG a las instancias que les corresponde según la naturaleza de los mismos.

c) Ejecutar el control y seguimiento de los expedientes de la Jefatura de la OSG.

d) Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas locales y a larga distancia, cuidando la seguridad y presentación de los aparatos telefónicos.

e) Velar por la conservación y mantenimiento de los enseres de la OSG.

f) Cumplir otras funciones que le asigne el Jefe de la OSG, dentro de su competencia. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende jerárquicamente del Secretario General. REQUISITOS MINIM0S:

 Titulo de secretaria ejecutiva.  Capacitación certificada

 Experiencia en la conducción del personal

 Conocimientos básicos del sistema operativo Windows, office 2003, 2007 y/o de nuevas versiones, sobre todo de los programas word, excel y powerpoint.

Alternativa:

 De no tener titulo de secretaria ejecutiva, poseer carreras afines y con (3) tres años de experiencia en la ejecución de acciones de apoyo secretarial.

UNIDAD ORGÁNICA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA (UAD)

La unidad de administración documentaria, es la encargada de organizar la recepción y trámite documentario, y administrar el archivo central.

CARGO: JEFE DE LA UAD

DEPENDENCIA JEFATURA

DENOMINACION DEL CARGO Secretaria de Oficina

( Secretaria IV)

T4-05-675-4

532.7.0.AP4 055 2011 15 de Diciembre de 2011

DEPENDENCIA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN _DOCUMENTARIA

DENOMINACION DEL CARGO Director de Sistema Administrativo II

( Jefe de la UAD)

CODIGO _{DEL CAP}Nº _{EMISION ACTUALIZACION}FECHA DE

D3-05-295-2

(32)

a) Programar y dirigir las actividades de recepción, verificación, registro, y clasificación de los documentos.

b) Organizar y ejecutar el trámite documentario de recepción y derivación de los expedientes registrados.

c) Organizar y supervisar las resoluciones con sus antecedentes en el archivo central. d) Organizar y ejecutar la distribución y envío de los documentos producidos por la

administración central dirigida al exterior.

e) Dirigir oportunamente la distribución de toda la correspondencia recepcionada a nivel de Universidad.

f) Informar a los usuarios sobre el estado de la documentación presentada.

g) Supervisar la correcta administración del trámite documentario y archivo a nivel de la Universidad.

h) Supervisar las acciones de custodia y seguridad de los documentos oficiales en el archivo central de la Universidad.

i) Coordinar el trámite de la documentación para la autentificación y legalización de los documentos emitidos por la Universidad, con el Secretario General.

j) Coordinar la notificación de las resoluciones correspondientes.

k) Dirigir los procedimientos técnicos en archivo, en concordancia con los criterios actuales en dichos procedimientos.

l) Evaluar la ejecución de las actividades administrativas de la unidad a su cargo, para un adecuado funcionamiento del mismo.

m) Realizar otras funciones que le asigne el Secretario General, en el ámbito de su competencia.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:  Depende jerárquicamente del Secretario General. REQUISITOS MINIM0S:

 Título profesional preferentemente relacionado con las labores del cargo.  Experiencia en la ejecución de acciones de trámite documentario y archivo  Capacitación en tópicos de administración documentaria y archivo

 Experiencia en conducción de personal.

CARGO: TECNICO EN ARCHIVO III

a) Organizar, clasificar, rotular fondos documentales así como codificar los documentos.

b) Participar en acciones de custodia, conservación y seguridad de los documentos oficiales en el archivo central de la universidad.

c) Mantener los documentos archivados en perfecto estado.

d) Participar en la selección de documentos para el reviso y transferencia de fondos documentales. e) Orientar al usuario sobre los servicios que brinda el archivo y absolver consultas.

DENOMINACION DEL CARGO Técnico en Archivo II

T4-05-730-3

(33)

f) Participar en la recolección de información relacionada con la actividad archivística. g) Otorgar copias de documentos del archivo previa autorización.

h) Formular informes estadísticos del registro de investigadores. i) Controlar la entrada y salida de los documentos del archivo.

j) Realizar otras funciones que le asigne el Jefe de la UAD en el ámbito de su competencia. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende jerárquicamente del Jefe de la UAD. REQUISITOS MINIM0S:

 Instrucción secundaria completa.  Capacitación técnica en archivo

 Experiencia en labores variadas de archivo.

 Conocimientos básicos del sistema operativo Windows, office 2003, 2007 y/o de nuevas versiones, sobre todo de los programas word, excel y powerpoint.

Alternativa:

Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. CARGO: TECNICO EN ARCHIVO I

a) Archivar la documentación variada según los sistemas de archivo. b) Llevar el registro diario de la documentación correspondiente.

c) Controlar activamente la salida, ingreso y devolución de los documentos correspondientes. d) Preparar informes sustenta torios sobre los procedimientos del tramite documentario.

e) Orientar y absolver consultas al público, sobre la situación de los documentos que se tramitan en la oficina.

f) Ejecutar acciones de apoyo a otras dependencias en materia de trámite documentario.

g) Coordinar y verificar la conservación de fondos documentales, ambientales, equipos y mobiliario.

h) Participar en la depuración preliminar de fondos documentarios.

i) Realizar otras funciones que le asigne el Jefe de la UAD en el ámbito de su competencia. j) Recepcionar, registrar y tramitar documentos a las diferentes dependencias.

k) Efectuar anotaciones en los registros de expedientes y las firmas de recepción en los cuadernos de cargo.

l) Efectuar la distribución y envió de documentos producidos por la administración central y por la oficina de enlace en Lima.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:  Depende del Jefe de la UAD.

 Egresado de instituto superior o universidad.  Capacitación técnica en archivo.

 Experiencia en labores variadas de archivo.

 Conocimientos básicos del sistema operativo Word, excel y powerpoint.

DENOMINACION DEL CARGO Técnico en Archivo I

T3-05-730-2

(34)

Alternativa:

Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. UNIDAD ORGÁNICA DE RESOLUCIONES Y ACTAS

(URYA)

La Unidad de Resoluciones y Actas, es la encargada de proyectar las resoluciones de la Alta Dirección y llevar las actas de sesiones de la Asamblea y Consejo Universitario.

CARGO: JEFE DE LA URYA

a) Formular los proyectos de resolución de los órganos de gobierno y autoridades de la Universidad.

b) Controlar la calidad de los proyectos de resolución de los órganos de Gobierno y autoridades de la Universidad.

c) Organizar y ejecutar el registro de control de las resoluciones proyectadas.

d) Organizar el archivo de los documentos tratados en las sesiones de la Asamblea Universitaria y Consejo Universitario.

e) Revisar y participar en la elaboración de los proyectos de las resoluciones rectorales y vice rectorales en función a los acuerdos adoptados por el órgano de gobierno de la Universidad. f) Organizar el registro de emisión de resoluciones, en función a su naturaleza y requerimientos de

la Universidad.

g) Velar por el óptimo estado del archivo de las resoluciones y actas.

h) Distribuir a los proyectistas los acuerdos de Consejo Universitario y Asamblea Universitaria para la formulación de las resoluciones respectivas.

i) Proponer la anulación de las resoluciones no anotadas en el registro correspondiente.

j) Velar para que los proyectos de resolución contengan los acuerdos adoptados por el órgano de gobierno de la Universidad.

k) Supervisar la actualización del archivo permanente de normas, actas de sesiones del Consejo Universitario, Asamblea Universitaria y otros documentos técnicos y legales utilizados en la sustentación de los proyectos de resolución.

l) Apoyar en asuntos de elaboración de resoluciones y redacción de actas.

m) Realizar otras funciones que le asigne el Secretario General en el ámbito de su competencia. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende jerárquicamente del Secretario General.

 Es responsable del cumplimiento de las funciones y objetivos de la oficina.  Ejerce autoridad sobre los cargos asignados.

 Título profesional universitario relacionado con el área.

 Amplia experiencia en elaboración de resoluciones y redacción de actas.  Capacitación especializada en formulación de resoluciones.

DEPENDENCIA UNIDAD DE RESOLUCIONES Y ACTAS

DENOMINACION DEL CARGO Director de sistema Administrativo II

( Jefe de laURYA)

D4-05-295-2

(35)

Alternativa:

Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. CARGO: ESPECIALISTA EN RESOLUCIONES

a) Elaborar los proyectos de resoluciones rectorales y vice rectorales, en función a los acuerdos adoptados por el órgano de gobierno de la Universidad

b) Realizar el registro de emisión de resoluciones en función a su naturaleza y requerimientos, previa coordinación con el Jefe de la Unidad.

c) Absolver consultas relacionados con la elaboración de proyectos de resoluciones.

d) Brindar asesoramiento en el ámbito de resoluciones.

e) Ejecutar la actualización del archivo permanente de normas, actas, documentos técnicos y legales utilizados en la sustentación de los proyectos de resolución.

f) Realizar otras funciones que le asigne el Jefe de la URYA, en el ámbito de su competencia. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende jerárquicamente del Jefe de la URYA. REQUISITOS MINIM0S:

 Título Profesional universitario que incluya estudios relacionado con las labores del cargo.  Experiencia en la formulación, elaboración y evaluación de proyectos de resolución y redacción de

actas.

 Capacitación con relación a las labores del cargo Alternativa:

Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. CARGO: SECRETARIA

a)

Redactar y digitar los documentos administrativos de acuerdo a la normas de

administración pública.

b)

Recepcionar, registrar y derivar los expedientes de la URYA a las instancias que les

corresponde según la naturaleza de los mismos.

DENOMINACION DEL CARGO Especialista en Resoluciones II

532.7.2.ES2 ₀₆₀ ₂₀₁₁ 15 de Diciembre

de 2011

DENOMINACION DEL CARGO Secretaria III

T3-05-675-3

(36)

c)

Ejecutar el control y seguimiento de los expedientes de la Jefatura de la URYA.

d)

Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas locales y a larga distancia, cuidando la

seguridad y presentación de los aparatos telefónicos.

e)

Velar por la conservación y mantenimiento de los enseres de la URYA.

f)

Cumplir otras funciones que le asigne el Jefe de la URYA, dentro de su competencia.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:  Depende jerárquicamente del Jefe de la URYA.

 Es responsable del apoyo secretarial al Jefe de la URYA. REQUISITOS MINIM0S:

 Titulo profesional de secretaria ejecutiva.

 Capacitación certificada otorgado por una entidad autorizada.  Experiencia en la conducción del personal

 Conocimientos básicos del sistema operativo Windows, sobre todo de los programas word, excel y powerpoint en todas las versiones.

Alternativa:

 De no tener titulo secretarial ni de secretaria ejecutiva, poseer certificado de estudios y con experiencia mínima de un año.

CARGO: TECNICO EN DIGITACIÓN Y ARCHIVO

a) Participar en la selección de documentos para expurgo y transferencia de fondos documentales. b) Orientar al usuario sobre los servicios que brinda el archivo y absolver consultas.

c) Participar en la recolección de información relacionada con las actividades archivísticas.

d) Llenar los datos en las resoluciones y actas, proveídos de acuerdo a modelos pre establecidos en el sistema de cómputo u otros.

e) Informar y hacer seguimiento la documentación que ingresa y sale.

f) Digitar en cuadros, gráficos, resúmenes y otros documentos correspondientes. g) Realizar otras funciones que se le asigne en el ámbito de su competencia. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende jerárquicamente del Jefe de la URYA. REQUISITOS MINIM0S:

 Título profesional relacionado con las labores del cargo.  Capacitación técnica en digitación y/o archivo.

 Experiencia en labores variadas en digitación y/o archivo. Alternativa:

Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. UNIDAD ORGÁNICA DE GRADOS Y TITULOS

DENOMINACION DEL CARGO Técnico en Digitación y Archivo II

532.7.2.AP2 ₀₆₂ ₂₀₁₁ 15 de Diciembre

(37)

(UGYT)

La Unidad de Grados y Títulos, es la encargada de verificar y procesar la expedición de grados y títulos. Su sigla es UGYT.

CARGO: JEFE DE LA UGYT

a) Programar y dirigir las actividades del caligrafiado de los diplomas de grados, títulos y otros que otorga la Universidad.

b) Organizar y evaluar el proceso de verificación de los requisitos de los expedientes de otorgamiento de grados y títulos.

c) Disponer el calígrafo de los diplomas de grado y titulo aprobados y efectuar el registro en los libros correspondientes con las firmas de ley.

d) Organizar y mantener actualizado el archivo de los grados y títulos conferidos por los órganos de gobierno de la Universidad conforme a sus competencias.

e) Emitir informes sobre la autenticidad de los grados y títulos conferidos por la Universidad. f) Procesar información estadística sobre los grados y títulos conferidos por la Universidad.

g) Disponer del caligrafiado de los diplomas de grado y título aprobados y efectuar el registro en los libros correspondientes con las firmas de ley.

h) Orientar a los funcionarios de la administración central y facultades en asuntos de grados que otorga la Universidad.

i) Asesorar y orientar a los estudiantes en asuntos de requisitos a presentar para la obtención del grado y/o título de la Universidad.

j) Supervisar la actualización en los libros de registro de los grados y títulos que otorga la Universidad.

k) Coordinar la formulación de constancias de los grados y/o títulos que se encuentran asentados en los libros de registros.

l) Comprobar y emitir informes sobre la autenticidad de los grados y títulos conferidos por la Universidad.

m) Verificar los documentos sustentatorios para la expedición de duplicados de grados y títulos. n) Revisar y verificar la conformidad de los créditos exigidos por las escuelas académico profesional

en los certificados de estudios de pre y postgrado y demás requisitos establecidos por los mismos. o) Verificar la información nominal de graduados, titulados y duplicado de los mismos, en el sistema de registro nacional de grados académicos y títulos profesionales de la Asamblea Nacional de Rectores.

p) Realizar otras funciones que le asigne el Secretario General en el ámbito de su competencia. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende jerárquicamente del Secretario General. REQUISITOS MINIM0S:

 Título profesional relacionado con las labores del cargo.

 Amplia experiencia en conocimiento del sistema académico universitario  Capacitación en la normatividad del sistema universitario.

DEPENDENCIA UNIDAD DE GRADOS Y TÍTULOS

DENOMINACION DEL CARGO Director de sistema Administrativo II ( Jefe de la UGYT )

D4-05-295-2

(38)

Alternativa:

Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. CARGO: TÉCNICO ADMINISTRATIVO II

a) Emitir opinión técnica sobre expedientes de graduados y titulados.

b) Coordinar y ejecutar programas y actividades de la especialidad siguiendo instrucciones generales.

c) Participar de comisiones y/o reuniones sobre asuntos de la especialidad.

d) Participar en la elaboración de la memoria anual de la Oficina General de Secretaría General para ser elevada al Rector en el primer mes de cada año siguiente al año próximo pasado

e) Realizar otras funciones propias por su naturaleza que le sean asignadas por su jefe inmediato. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

 Depende jerárquicamente del jefe de la Unidad de grados y títulos REQUISITOS MINIM0S:

 Título no universitario relacionados con la especialidad.  Experiencia en labores técnicas de la especialidad. Alternativa:

 Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el área.  Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

 Alguna capacitación en el área.

DEPENDENCIA UNIDAD DE GRADOS Y TÍTULOS

DENOMINACION DEL CARGO Técnico Administrativo

(Asistente Administrativo II)

P2-05-066-2

(39)