REPÚBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DE FINANZAS
SUBSECRETARIA DE PRESUPUESTOS
COORDINACIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
PROYECTO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
DEL SECTOR PÚBLICO
BIRF 7110-EC
Instructivo para la Preparación de Archivos con
información de Nóminas Procesadas
INSTRUCTIVO PARA PREPARACIÓN DE ARCHIVOS CON INFORMACIÓN DE NOMINAS PROCESADAS RUP-DS-036
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Proyecto de Administración Financiera del Sector Público (SIGEF). Ministerio de Economía y Finanzas.
República del Ecuador.
Edición:
Cubierta: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Composición y diagramación: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Estructuración: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Coordinación General: Diego Rueda
Componente: Luis F. Díaz
Autor: Carmen Acurio Hidalgo Fecha: 11/01/2008
INDICE DE
RESUMEN ... 1
DESCRIPCION DEL PROCESO ... 2
PREPARACION DE INFORMACION ... 3
2.1.
CONFIGURACION DEL EQUIPO ... 3
ARCHIVO DE DETALLE POR PARTIDAS ... 6
2.2.
ARCHIVO DE DETALLE DE DESCUENTOS ... 8
2.3.
ARCHIVO DE DETALLE DE FUNCIONARIOS CON LIQUIDO A
PAGAR... 10
CATÁLOGOS DE DESCUENTOS... 13
CONTENIDO
RE
SUMEN
INSTRUCTIVO PARA PREPARACIÓN DE ARCHIVOS CON INFORMACIÓN DE NOMINAS PROCESADAS
El nuevo modelo financiero y funcional del Sistema Integrado de Gestión Financiera e-Sigef prevé la ejecución presupuestaria de forma descentralizada pero manejando un esquema centralizado de Contabilidad (una sola contabilidad del gobierno central) y un esquema centralizado de pagos a través de la Cuenta Corriente Única del Tesoro, aprovechando las ventajas que proporciona la tecnología de Internet, de tal forma que el Ministerio de Economía y Finanzas cuente con una base de información única.
El proceso de Afectación financiera de la Nómina de cada entidad, será a través de la Carga de Archivos a un aplicativo que interactuará directamente con e-Sigef, para proceder a generar el CUR de compromiso y devengado y el posterior pago de la Nómina.
Este instructivo pretende constituirse en una guía para la preparación de la información necesaria de una Nómina procesada (calculada en cualquier otra herramienta), para subirla al aplicativo de recepción de Nóminas y proceder al pago de la misma.
CAPITULO 1
DESCRIPCION DEL PROCESO
Las Instituciones y Unidades Ejecutoras de Gobierno Central realizan el cálculo de sus nóminas en diversas herramientas, de las que tendrán que obtener la información necesaria que se describe en este documento para subir a la aplicación de Recepción de Información de Nóminas Procesadas y desde ésta interactuar con el e-Sigef para generar su CUR de compromiso y devengado con el correspondiente asiento contable para proceder al pago.
La Entidad debe preparar tres archivos con información referente a: • Partidas presupuestarias con los valores totales por partida
• Conceptos de Descuento y Aporte Institucional con los totales por concepto seguido del RUC, Nombre, Banco (código SPI), cuenta, tipo de cuenta y Valor a pagar.
• Detalle de Funcionarios con los valores del líquido a pagar para cada uno con información de Cédula, Nombres y Apellidos, Banco, cuenta, tipo de cuenta, valor de RMU, total de ingresos, valor de aporte patronal y valor de aporte individual. Esta información una vez preparada se procede a cargar en la aplicación diseñada para el efecto.
Desde la aplicación se procederá a generar en forma automática el CUR (comprobante único de registro) de compromiso y devengado respectivo para proceder al pago de la Nómina cargada. Este proceso deberá repetir la Entidad cada vez que desea proceder al pago de una Nómina.
CAPITULO 2
PREPARACION DE INFORMACION
La ejecución del presupuesto de gastos en personal se realizará a través de un CUR de compromiso y devengado con la información que la Nómina genere, y que será subida al aplicativo de Recepción de nóminas procesadas en el formato de archivos que a continuación se describe.
2.1. CONFIGURACION DEL EQUIPO
Previo a realizar la preparación de los archivos de detalle de la nómina, es necesario revisar la configuración del equipo en el que se prepararán dichos archivos, siguiente los pasos que a continuación se describen:
Paso 1: Por el menú inicio de su equipo ejecute la opción Configuración/Panel de Control, tal como se presenta en la figura.
Paso 2: Ejecutada la opción indicada en el equipo se presentan las opciones que se muestran en la figura y de la que hay que elegir la opción correspondiente a: Configuración Regional y de Idioma.
Paso 3: Seleccionada la opción de Configuración Regional, elegir la viñeta correspondiente a opciones regionales y luego el botón Personalizar, tal como se muestra en la figura:
Paso 4: En la opción Personalizar, se presenta el detalle de la configuración del equipo tal como se muestra en la figura:
Realizados los cambios indicados en la figura se aceptan los mismos y se puede proceder a preparar los archivos que a continuación se describen.
ARCHIVO DE DETALLE POR PARTIDAS
La aplicación para la recepción de información de la Nómina, contará con opciones que desde el eSIGEF obtendrán la información de las partidas presupuestarias de gastos en personal tanto para gastos corrientes como para gastos de inversión según consten en el presupuesto de cada Entidad con su respectiva disponibilidad Presupuestaria para comprometer, desde aquí la entidad tendrá la posibilidad de bajar a archivo Excel los códigos presupuestarios que conforman la partida para sobre ésta información digitar los valores totales por cada partida que conste en la nómina que se va ha devengar.
Para las Entidades que tienen Sistemas que manejan la relación presupuestaria para conceptos de ingreso y aporte podrán obtener la información directamente del sistema como es el caso de aquellas entidades que manejan el Subsistema de Nómina del Sigef Institucional.
Un ejemplo del formato del archivo de Detalle de Partidas se presenta en el gráfico siguiente.
DETALLE DE PARTIDAS
El archivo consta de los siguientes campos:
Cam
po
Nombre Campo
Descripción
Tipo de
Dato
Longi
tud
Valor
Ejem.
1 EJERCICIO Ejercicio Fiscal Vigente Numérico 4 2008
2 ENTIDAD Código Presupuestario de
la Entidad. Numérico 3 140
3 U_EJECUTORA Código Presupuestario de
la Unidad Ejecutora. Numérico 4 9999
4 U_DESCONCENTRAD
A Código Presupuestario de la Unidad Desconcentrada. Numérico 4 0
5 PROGRAMA Código del Programa Caracter 2 1
6 SUBPROGRAMA Código del Subprograma Numérico 2 0
7 PROYECTO Código del Proyecto Numérico 3 0
8 ACTIVIDAD Código de la Actividad Numérico 3 1
9 OBRA No manejado siempre
tendrá el valor 0
Numérico 3 0
10 CLASIFICADOR Código del Clasificador Numérico 6 510101
11 GEOGRAFICO Código de ámbito
geográfico Numérico 4 0
12 FUENTE Código de la Fuente de
Financiamiento Numérico 3 1
13 ORGANISMO Código del Organismo
Financiador de un Proyecto Numérico 4 0
14 CORRELATIVO Código secuencial de
Proyecto Numérico 4 0
15 E_RECEPTORA No manejado siempre
tendrá el valor de 0 Numérico 6 0
16 MONTO Valor total de la Partida
presupuestaria Numérico con dos decimales 15 4487.01
17 NÚMERO DE
PERÍODO Número de período de la Nómina al que
corresponde el archivo
Numérico 2 1
Los valores de los campos del 1 al 15 corresponden a los códigos de las partidas de gastos en personal que la entidad tenga aprobada en su presupuesto para el ejercicio fiscal 2008.
2.2. ARCHIVO DE DETALLE DE DESCUENTOS
La entidad deberá preparar un archivo con la información de detalle de descuentos en base al catálogo por ella definida según la Tabla. 3 – 2 que se describe en el Anexo Catálogo de Descuentos que se presenta a este instructivo.
Un ejemplo con el formato del archivo de detalle de descuentos se muestra en la siguiente figura.
DETALLE DE DESCUENTOS Y APORTES
El archivo consta de los siguientes campos:
Cam
po Nombre Campo Descripción Tipo de Dato Longitud Valor Ejem.
1 EJERCICIO Ejercicio Fiscal Vigente Numérico 4 2008
2 ENTIDAD Código Presupuestario de
la Entidad Numérico 3 140
3 UNIDAD EJECUTORA Código Presupuestario de
la Unidad Ejecutora Numérico 4 9999 4 UNIDAD
DESCONCENTRADA Código Presupuestario de la Unidad Desconcentrada Numérico 4 0
5 CODIGO DESCUENTO Código del descuento
correspondiente al Catálogo de Descuentos por Entidad.
Ref. Anexo
Numérico 4 15
Cam
po Nombre Campo Descripción Tipo de Dato Longitud Valor Ejem.
del descuento
9 CODIGO BANCO Código SPI del Banco del
beneficiario Anexo..
Carácter 15 75600064
10 CUENTA Número de Cuenta del
Beneficiario Carácter 15 3077659004
11 TIPO_CUENTA Tipo de Cuenta (Corriente
o Ahorros). Valores: 1 Cuenta corriente. 2 Cuenta de Ahorros. Numérico 1 2
12 VALOR Monto del descuento Numérico
con dos decimales
15 7866.06
13 NÚMERO PERIODO Número de período de la
Nómina al que
corresponde el archivo
Numérico 2 1
Para las Entidades que tienen Sistemas que manejan un catálogo para conceptos de descuento y aporte podrán obtener la información directamente del sistema como es el caso de aquellas entidades que manejan el Subsistema de Nómina del Sigef Institucional pero manteniendo la misma codificación de estos conceptos a la que se hace referencia en el Anexo Catálogos de Descuentos
2.3. ARCHIVO DE DETALLE DE FUNCIONARIOS CON LIQUIDO A PAGAR
El detalle de funcionarios incluidos en la Nómina es requerido por el proceso de carga para realizar ciertas validaciones contra los datos del Distributivo de Remuneraciones Mensuales Unificadas y/o Sueldos Básicos y para proceder a realizar la transferencia de los valores correspondientes al líquido a pagar a cada funcionario de la Entidad.
Un ejemplo con el formato del archivo de detalle de Funcionarios se muestra en la siguiente figura.
DETALLE DE FUNCIONARIOS
El archivo consta de los siguientes campos:
Cam
po Nombre Campo Descripción Tipo de Dato Longi-tud Valor Ejem.
1 EJERCICIO Ejercicio Fiscal Vigente Numérico 4 2008
2 ENTIDAD Código Presupuestario
de la Entidad Numérico 3 140
3 UNIDAD EJECUTORA Código Presupuestario
de la Unidad Ejecutora Numérico 4 9999 4 UNIDAD
DESCONCENTRADA Código Presupuestario de la Unidad
Desconcentrada
Numérico 4 0
5 CEDULA/PASAPORTE Número de Cédula o
Pasaporte del empleado Caractér 15 1703887487
6 NOMBRE Y APELLIDOS Nombres y Apellidos de
los funcionarios Carácter 100 Suárez González Rosa Helena
Cam
po Nombre Campo Descripción Tipo de Dato Longi-tud Valor Ejem.
2 Ahorros
9 CUENTA Número de la cuenta
bancaria Carácter 15 1015205444
10 LIQUIDO A PAGAR Valor correspondiente al
líquido a pagar a funcionarios Numérico con dos decimales 15 250 11 RMU/SUELDO O
SALARIO BASICO Valor correspondiente a la RMU, Sueldo o Salario Básico con el que se calculó la nómina que se está cargando.
Numérico con dos decimales
15 418
12 TOTAL INGRESOS Valor correspondiente al
total de ingresos del funcionario Numérico con dos decimales 15 690.51 13 APORTE PATRONAL al
IESS Valor correspondiente al aporte patronal del
funcionario Numérico con dos decimales 15 33.50 14 FONDOS DE RESERVA al IESS Valor correspondiente al aporte por Fondo de Reserva al IESS Numérico con dos decimales 15 18 15 CESANTIA PATRONAL al
IESS Valor correspondiente al aporte por Cesantía
Patronal al IESS Numérico con dos decimales 15 39 16 JUBILACION PATRONAL
al IESS Valor correspondiente al aporte por Jubilación
Patronal al IESS Numérico con dos decimales 15 45 17 APORTE INDIVIDUAL al
IESS Valor correspondiente al aporte individual del
funcionario Numérico con dos decimales 15 56 18 CESANTIA INDIVIDUAL
al IESS Valor correspondiente al descuento por cesantía
de cada funcionario Numérico con dos decimales 15 12 19 JUBILACION
INDIVIDUAL al IESS Valor correspondiente al descuento por Jubilación de cada funcionario Numérico con dos decimales 15 24 20 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS al IESS Valor correspondiente al descuento por préstamos quirografarios al IESS Numérico con dos decimales 15 0 21 PRESTAMOS
HIPOTECARIOS al IESS Valor correspondiente al descuento por préstamos hipotecarios al IESS Numérico con dos decimales 15 0
22 RUC PATRONAL Número de RUC del
patrono con el que el funcionario está
Para las Entidades que tienen Sistemas de los que actualmente obtienen la información del líquido a pagar a los funcionarios para el SPI, pueden usar el mismo proceso ya que la información de base de este archivo es similar, adicionalmente se requiere del ejercicio fiscal, los códigos de la entidad, unidad ejecutora y unidad desconcentrada y los valores correspondientes a Valor de RMU, Total de ingresos, Valor del Aporte patronal, valor del aporte para fondos de reserva, valor de aporte patronal para la Cesantía, Valor del aporte patronal para la Jubilación, Valor del descuento para Aporte individual, Valor del descuento para Aporte Individual del Fondo de Cesantía, Valor del descuento para aporte individual de la Jubilación, Valor del Descuento de Préstamos Quirografarios, Valor del Descuento por Préstamos Hipotecarios y número del periodo de la nómina a la que corresponde el archivo.
Para las entidades que no manejan todos los conceptos que se están solicitando con el IESS, simplemente deberán incluir el valor de 0 en la columna del archivo correspondiente.
Es importante recalcar que la veracidad de los datos es de exclusiva responsabilidad de la entidad que procesa la nómina y carga la información para realizar la afectación financiera y el posterior pago de la Nómina con todos los detalles solicitados para el IESS.
Las entidades que trabajan con Nómina de Sigef Institucional, deberán seguir trabajando con el sistema de acuerdo a las modificaciones realizadas en el mismo. Estas entidades no tendrán que hacer ninguna preparación de archivos, sino que los datos serán trasladados directamente desde el Sigef Institucional.
CAPITULO 3
Catálogos de Descuentos
Los conceptos de descuentos y retenciones que se incluyen en un CUR de ejecución de gastos, son tomados de un Catálogo Contable del e-Sigef, en el que se han considerado los descuentos y retenciones de Ley en primera Instancia y un descuento general denominado Otros descuentos de terceros, con los que todas las entidades deberán generar el CUR de compromiso y devengado de la nómina.
Debido a que las entidades manejan una variedad de descuentos en sus nóminas, se ha diseñado en el sistema la posibilidad de realizar una parametrización de los descuentos que maneja en su nómina asociados a los Descuentos del Catálogo Contable.
Este proceso lo deberá realizar la entidad por una sola vez como un paso previo a realizar la carga de información de la Nómina, y consistirá en relacionar cada descuento que la entidad maneje en su nómina con un descuento del catálogo contable de Descuentos y Retenciones.
Catálogo Contable de Descuentos y Retenciones
DEDUCCION DESCRIPCION
805 APORTE PATRONAL IESS
810 APORTE INDIVIDUAL IESS
815 DEVOLUCION DE PRESTAMOS HIPOTECARIOS IESS 816 DEVOLUCION DE PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS IESS 820 APORTE PATRONAL FONDO DE CESANTIA IESS 825 APORTE PERSONAL FONDO DE CESANTIA IESS 826 APORTE PATRONAL JUBILACION IESS
827 APORTE PERSONAL JUBILACION IESS
828 APORTES ISSFA
829 APORTES ISSPOL
830 IMP. A LA RENTA EN RELACION DE DEPENDENCIA
835 RETENCIONES JUDICIALES
840 OTROS DESCUENTOS PARA TERCEROS 845 RECUPERACION DE ANTICIPOS TIPO A 850 RECUPERACION DE ANTICIPOS TIPO B 855 DESCUENTOS POR MULTAS Y SANCIONES 860 APORTE PATRONAL CESANTIA PRIVADA 865 APORTE PERSONAL CESANTIA PRIVADA 870 OTROS DESCUENTOS POR RECUPERAR 875 APORTE INDIVIDUAL JUBILACION PRIVADA 880 APORTE PATRONAL JUBILACION PRIVADA 885 RECUPERACION DE VALORES PAGADOS EN MAS
Catálogo de Descuentos y Aportes de la Nómina de la Entidad XXXX
CODIGO DESCRIPCION
TIPO
1 CASPMEC Descuento
2 MULTAS Y/O SANCIONES Descuento 3 COOPERATIVA ENTIDAD XXX Descuento
4 ASOCIACION XXX Descuento 5 CONDUCTORES ASOCIADOS MEC Descuento
6 ANSEDE Descuento
7 CLUB ADMINISTRATIVO Descuento 8 RETENCION JUDICIAL Descuento
9 APORTE PERSONAL IESS Descuento
10 PTMOS IESS Descuento 11 APORTE PATRONAL IESS Aporte Institucional 12 COMISARIATO XXXX Descuento
13 FONDO DE CESANTIA (FCME) Aporte Institucional 14 PTMOS (FCME) Descuento
15 APROMEC Descuento
16 CONDUCTORES ASOCIADOS XXXX Descuento
17 CLUB FINANCIERO Descuento
Tabla 3 - 2
Relación entre Catálogo de Descuentos de Nómina y Catálogo Contable de Descuentos y Retenciones.
CODIGO DESCRIPCION DEDUCCION
1 CASPMEC 840
2 MULTAS Y/O SANCIONES 855
3 COOPERATIVA ENTIDAD XXX 840 4 ASOCIACION XXX 840
5 CONDUCTORES ASOCIADOS MEC 840
6 ANSEDE 840
7 CLUB ADMINISTRATIVO 840
8 RETENCION JUDICIAL 835
9 APORTE PERSONAL IESS 810
10 PTMOS IESS 815
11 APORTE PATRONAL IESS 805
12 COMISARIATO XXXX 840
13 FONDO DE CESANTIA (FCME) 860
14 PTMOS (FCME) 840
15 APROMEC 840
16 CONDUCTORES ASOCIADOS MEC 840
17 CLUB FINANCIERO 840
