PROCESO DE GESTIÓN DE LA CONVOCATORIA ESPECÍFICA DE MOVILIDAD ERASMUS

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MSGIQ- URL-FT-D3/04 Versión 04 Estado del proceso: Implementado 13/1/2014 Pág. 1 de 6

DELIMITACIÓN DEL PROCESO

Este proceso contempla la forma en que se coordina desde los servicios centrales de la URL los trámites que requiere el estudio y adjudicación de las plazas contempladas en los Acuerdos Bilaterales subscritos entre la URL y otras Universidades y establecer la sistemática a aplicar en la gestión y revisión del programa de movilidad de los estudiantes recibidos en la URL desde cualquier universidad a través del programa ERASMUS.

El alcance de este proceso se inicia con la publicación de la convocatoria anual y termina con el envío/recepción de las calificaciones de los alumnos acogidos a la movilidad.

GRUPO DE INTERÉS A QUIEN VA DIRIGIDO

Los destinatarios principales del proceso de presentación de solicitudes, su correspondiente estudio y final adjudicación de plazas de movilidad, son los alumnos propios de la URL que soliciten realizar parte de sus estudios en otra universidad europea, así como los alumnos que, procedentes de otras universidades, quieren continuar sus estudios en esta Universidad. También son destinatarios del proceso los Coordinadores del programa ERASMUS de la URL y los Centros de las Universidades de destino.

ÓRGANOS DE GESTIÓN Y GRUPOS DE INTERÉS IMPLICADOS Vicerrectorado de

Relaciones Internacionales y Estudiantes de la URL

Propietario del proceso. Gestión y revisión transversal a toda la Universidad del programa de movilidad ERASMUS.

Coordinadores de los Centros

Gestión y revisión específica del Centro del programa de movilidad ERASMUS

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MSGIQ- URL-FT-D3/04 Versión 04 Estado del proceso: Implementado 13/1/2014 Pág. 2 de 6 Estudiantes enviados: Acciones Período de ejecución Unidad de ejecución Acciones encaminadas a informar los estudiantes sobre las

universidades / empresas a les que pueden ir de intercambio, incluyendo sesiones informativas.

enero/febrero (anual)

Facultad

Firma de los Bilateral Agreements antes de marzo

(anual)

Facultad y Rectorado URL Proceso de adjudicación de las plazas de intercambio: puede

incluir la entrega de carta de motivación, méritos académicos, conocimientos lingüísticos, realización de entrevistas, etc.

marzo (anual) Facultad

Comunicación al rectorado de la previsión de movilidad del curso.

marzo (anual) Facultad

Notificación a la OAPEE de la previsión de movilidad y envío de la solicitud de fondos para la movilidad.

marzo (anual) Rectorado

URL Tramitación de las confirmaciones de las plazas de

intercambio y anuncio a cada facultad de destino.

mayo/junio (anual)

Facultad Tramitación de la documentación académica a la universidad

de destino:

 Learning agreement (Anexo I) para obtener las firmas

 Transcript of records (expediente académico antes de efectuar la movilidad).

Tramitación de la documentación de prácticas a la empresa de destino:

 Training agreement para obtener las firmas

junio (anual) Facultad y

Rectorado URL

Envío al rectorado del listado de los estudiantes

seleccionados, según el cuadro elaborado por el rectorado, incluyendo el Learning Agreement y el Training Agreement convenientemente firmados por todas las partes.

junio (anual) Facultad

Envío al Rectorado de las solicitudes de los cursos EILC de los estudiantes que hagan el curso durante los meses de julio, agosto y septiembre del (anual).

mayo (anual) Facultad y

Rectorado URL Envío de las solicitudes de becas EILC a las instituciones

organizadoras de los cursos.

mayo (anual) Rectorado

URL

Tramitación becas MOBINT-AGAUR. junio (anual) Facultad y

Rectorado URL Envío al rectorado de la copia de todos los acuerdos

bilaterales firmados.

junio (anual) Facultad

Preparación y entrega de la documentación administrativa a los estudiantes del primer semestre:

 Convenio financiero entre el estudiante y la

junio/julio (anual)

Rectorado URL

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universidad (Anexo V.1.a) / Work Placement Agreement (Anexo V.1.b)

 Formulario de Informe del estudiante (Anexo

III)

 Impreso de certificado de estancia a rellenar por la universidad / empresa de destino (Anexo II).

 Condiciones Generales

 Carta del Estudiante Erasmus.

 Seguro complementario

Preparación del Transcript of records (expediente académico antes de efectuar la movilidad) de los estudiantes del primer semestre.

julio/ septiembre (anual)

Facultad

Envío a la OAPEE de las solicitudes de ayudas especiales para los estudiantes con minusvalías.

Abril y

diciembre(anual)

Facultad y Rectorado URL Entrega de la documentación académica y asesoramiento al

estudiante para su estancia en la universidad de destino: alojamiento, seguro médico, matrícula, etc.

marzo/ septiembre (anual)

Facultad

Envío al Rectorado de les solicitudes de los cursos EILC de los estudiantes que marchan a partir de enero (anual).

octubre (anual) Facultad y

Rectorado URL Envío a la OAPEE de la relación de alumnos que han hecho

un curso EILC durante los meses de verano.

octubre (anual) Rectorado

URL Notificación al rectorado de cualquier incidencia, baja o alta

de los estudiantes del primer semestre.

noviembre (anual)

Facultad y Rectorado URL Seguimiento y asesoramiento del estudiante durante su

estancia.

durante la estancia

tutor y Facultad Tramitación de la documentación académica a la universidad

de destino:

Learning agreement (Anexo I) para obtener las firmas.  Transcript of records (expediente académico

antes de efectuar la movilidad).

Tramitación de la documentación de prácticas a la empresa de destino:

 Training agreement per obtener las firmas.

octubre / noviembre (anual) Facultad y Rectorado URL

Envío al rectorado del listado de los estudiantes seleccionados del segundo semestre, según el cuadro elaborado por el rectorado incluyendo el Learning Agreement y el Training Agreement convenientemente firmado por todas las partes.

noviembre (anual)

Facultad

Preparación y entrega de la documentación administrativa a los estudiantes del segundo semestre:

 Convenio financiero entre el estudiante y la universidad (Anexo V.1.a) / Work Placement Agreement (Anexo V.1.b)

III)

 Impreso de certificado de estancia a rellenar

noviembre a enero(anual)

Rectorado URL

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por la universidad / empresa de destino (Anexo II).

 Condiciones Especiales

 Carta del Estudiante Erasmus.

 Seguro complementario

Preparación del Transcript of records (expediente académico antes de efectuar la movilidad) de los estudiantes del segundo semestre.

noviembre/ diciembre (anual)

Facultad

Primer pago de la beca Erasmus a los estudiantes del primer semestre.

diciembre (anual) Rectorado URL Notificación al rectorado de cualquier incidencia, baja o alta

de los estudiantes del segundo semestre.

febrero (anual) Facultad y

Rectorado URL Notificación al Rectorado de la movilidad real de estudiantes

del curso (anual).

marzo-abril (anual)

Facultad Notificación a la OAPEE de la movilidad real de estudiantes

del curso (anual).

abril (anual) Rectorado

URL Primer pago de la beca para los estudiantes que marchan el

segundo semestre.

URL Recogida del Transcript of records (expediente académico

recibo de la Universidad de destino después de efectuar la movilidad) y elaboración de la Proof of academic recognition (otorgada por la facultad, incluyendo una traducción al inglés) respecto a los estudiantes del primer semestre. Esta documentación es necesaria para validar la estancia.

febrero/marzo (anual)

Facultad

Recogida de los documentos administrativos de los estudiantes del primer semestre:

III)

febrero/marzo (anual)

Rectorado URL

Envío a la OAPEE de la relación de los alumnos que han hecho un curso EILC durante los meses de enero y febrero.

URL Notificación al rectorado de cualquier incidencia, baja o alta

de los estudiantes del curso (anual) que no se hay comunicado con anterioridad.

mayo (anual) Facultad y

Rectorado URL

Segundo pago de la beca a todos los estudiantes Erasmus. septiembre

(anual)

Rectorado URL Pago de los fondos complementarios del Ministerio a los

estudiantes del curso.

septiembre (anual)

Rectorado URL Recogida del Transcript of records (expediente académico

recibido de la Universidad de destino después de efectuar la movilidad) y elaboración de la Proof of academic recognition (otorgada por la facultad, incluyendo una traducción al inglés) respecte a los estudiantes del segundo semestre. Esta documentación es necesaria para validar la estancia.

junio/julio (anual)

Facultad

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estudiantes del segundo semestre:

III)

(anual) URL

Envío del informe final del curso (anual) al Organismo Autónomo de Programas Educativos Europeos

noviembre (anual)

Rectorado URL

Estudiantes Recibidos (acciones gestionadas desde el centro receptor) 1. Recepción de los datos del alumno enviadas por la universidad de origen.

2. Petición al Coordinador Erasmus del centro extranjero, información sobre las clases a las cuales el estudiante quiere asistir. (Formulario de Estancias).

3. Apertura del expediente con las señas personales y de la estancia. 4. Gestión del alojamiento.

5. Recepción desde la universidad de origen de la información sobre los objetivos, cursos y prácticas que debe realizar el estudiante.

6. Planificación de la estancia por parte del profesor de los cursos y actividades docentes a seguir por parte del estudiante (lugares de docencia, horarios del curso, clases, personas de contacto y responsables).

7. Selección y negociación de las estancias, centros, y profesores de referencia más idóneas para acoger estudiantes extranjeros.

8. Autorización de las estancias a realizar al centro (condición indispensable para la aceptación de la movilidad).

9. Gestiones de visitas a otras centros de prácticas (si procede).

10. Notificación a la universidad de origen, del día de acogida, persona, lugar y hora del encuentro.

11. Compromiso de aceptación de la planificación de la estancia por parte de la universidad de origen.

12. Confirmación del alojamiento.

13. Recibimiento del estudiante: informaciones sobre el alojamiento, visita a la escuela, matriculación, acceso informático, etc.

14. Preparación y entrega de la documentación sobre la universidad y el material del centro para los estudiantes extranjeros (pe. Mochila, mapas, folletines, ...)

15. Entrevista informativa con los estudiantes sobre la planificación de la estancia, cursos a seguir, lugares de las estancias, horarios, personas de contacto y responsables).

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16. Firma del Convenio de las estancias, del código de conducta y de los criterios de evaluación.

17. Apoyo lingüístico: clases de español/catalán para extranjeros.

18. Seguimiento y supervisión de la estudiante extranjero al centre de acogida.

19. Gestiones de la traducción del Dossier de Evaluación en lengua inglesa/francesa/ castellana para el Centre de origen.

20. Recogida y entrega de las evaluaciones de las estancias al Coordinador/a de RR.I.I. 21. Certificación de la estancia y evaluación final del estudiante.

SEGUIMIENTO, MEDICIÓN Y MEJORA DEL PROCESO

Dentro del proceso de revisión anual del Sistema de Gestión de la Calidad se incluirá la revisión del desarrollo de este programa de movilidad, evaluado como se han desarrollado y si han existido incidencias.

El Centro, revisará el funcionamiento del programa de movilidad. DIFUSIÓN A LOS GRUPOS DE INTERÉS Y RENDICIÓN DE CUENTAS

La Universitat Ramon Llull pone a disposición de toda la comunidad universitaria toda la información referente a los diferentes programas de becas que se ofrecen en el apartado destinado a las Relaciones Internacionales del espacio Web de la URL1 . En este apartado se detallan los pasos a seguir por los interesados en formar parte de los diferentes programas de movilidad; asimismo se pone a su disposición todas las solicitudes y formularios correspondientes para facilitar al máximo la realización de los trámites de cada programa. De igual forma, toda la secuencia de acciones establecidas así como las mejoras o cambios en este proceso serán difundidos a los grupos de interés implicados mediante la continua comunicación y las reuniones periódicas con los responsables de la movilidad en los Centros.

DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO Normativa

Convocatoria Nacional de Propuestas en el marco del Aprendizaje Permanente Documentos generados

Modelo Acuerdo Bilateral

Documentación académica y administrativa Solicitud

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