1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN
Definir las actividades del procedimiento manejo de prensa, referente a divulgar ante los diferentes medios de comunicación las políticas, programas, proyectos de la SNR.
El procedimiento se desarrolla en la Superintendencia de Notariado y Registro, nivel central y en las oficinas de registro
Los clientes del procedimiento son entes externos, ciudadanía y medios de comunicación.
1.1 ALCANCE:
Inicia: Con la atención de los periodistas o medios de comunicación y con los boletines de prensa, convocar a los medios de comunicación para rueda de prensa.
¿Qué hace?: Atender a los medios de comunicación para la ejecución de la rueda de prensa. Elaborar los boletines y comunicados de prensa y remitirlos al Ministerio de Interior y de Justicia y los diferentes medios de comunicación.
Termina: Seguimiento a la Publicación de los comunicados y boletines de prensa en los diferentes medios.
2. RESPONSABLES:
2.1 Responsable estratégico: Coordinadora del Grupo de Divulgación 2.2 Responsable operativo: Grupo de Divulgacion
3. Definiciones:
Medio de comunicación: Es la forma y estilo de dar a conocer una información. Comunicado de prensa: Es el medio de publicar una noticia.
Monitoreo de prensa: Consiste en hacerle el seguimiento a una noticia. Fuentes de información: Lugar donde se origina la noticia.
3.1. PHVA
Planear: Planear la atención a los medios de comunicación y los temas a tratar y los mecanismos de comunicación.
Hacer: Atender a los medios de comunicación para la ejecución de la rueda de prensa. Elaborar los boletines y comunicados de prensa y remitirlos al Ministerio de Interior y de Justicia y los diferentes medios de comunicación.
Verificar: A través del monitoreo de las publicaciones en los medios de comunicación. Verificar la atención de los periodistas.
Actuar: Generar estrategias para mejorar la comunicación externa en los diferentes medios.
4. Descripción de actividades del procedimiento, se establecen los link con los formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas
Actividades de valor agregado Actividades Imprimir y Divulgar Descripción de actividades:
1. Imprimir la información publicada en los medios de comunicación acerca de la SNR u oficinas de Registro. 2. Subir al Despacho la información publicada en los medios de
comunicación.
3. Colocar en cartelera la información que ha sido publicada en los medios de comunicación.
4. Hace relaciones públicas con los medios de comunicación para acceder a publicaciones
Responsable: Coordinadora del Grupo de Divulgación, Profesional Universitario y Auxiliar Administrativo.
Conocimiento: Lo estipulado en el Manual de Funciones.
Recursos esenciales: Computadores, Fotocopiadora, Duplicadora, Outlook, Internet.
Normatividad: Decreto 412 de 2007, Resolución 1434 de marzo de 2009.
Herramientas de control: Monitoreo Constante de noticias, llamadas telefónicas a los periodista, reporte de fax y de correos
electrónicos.
Frecuencia: Cada vez que la ocasión amerite.
Tecnología (M.A.S): Computador, fax, teléfono, internet.
Atención a los
periodistas Descripción de actividades:
1. Atender y analizar la solicitud hecha por el periodista. 2. Informar al Superintendente de la solicitud.
3. Seguir instrucciones del Superintendente.
4. Buscar fuentes de información si es necesario para entregar al periodista.
5. Informar hora y fecha de la entrevista indicada por el Superintendente.
6. Acompañar al Superintendente o al funcionario delegado a la entrevista concedida.
Responsable: Coordinadora del Grupo de Divulgación Conocimiento: Lo estipulado en el Manual de Funciones.
Recursos esenciales: Computadores, Outlook, Internet, cámara fotográfica, grabadora digital, micrófono.
Normatividad: Decreto 412 de 2007, Resolución 1434 de marzo de 2009.
Herramientas de control: Llamadas telefónicas a los periodistas, reporte de fax y correos electrónicos.
Frecuencia: mínimo cada 3 y 6 meses
Tecnología (M.A.S):): Manual y sistematizada.
Rueda de
prensa 1. Convocar a los medios de comunicación por medio de correo electrónico y se confirma por teléfono
2. Proyectar comunicado y material a entregar y se presenta
al Superintendente para la validación
3. Realizar la rueda de prensa y se entrega material.
4. Hacer seguimiento a los medios de comunicación la
publicación de la rueda de prensa.
Responsable: Coordinadora del Grupo de Divulgación
Conocimiento: Manejo de prensa, ( comunicación informativa) Recursos esenciales: Computadores, Outlook, Internet, cámara fotográfica, grabadora digital, micrófono.
Normatividad: Decreto 412 de 2007, Resolución 1434 de marzo de 2009
Herramientas de control: Llamadas telefónicas a los periodistas, reporte de fax, correos electrónicos y publicaciones. Frecuencia: Cuando se requiera
Tecnología (M.A.S):): Manual y sistematizada
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 51. Documentos asociados
Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad.
Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 169.
Decreto 1599 de 2005 “Modelo Estándar de control interno.
Decreto 1537 de 2001. Roles de las Oficinas de control Interno.
Plan estratégico Institucional: Política de calidad, focos estratégicos, visión, misión y valores. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009 Norma MECI 1000:2005 6. NOTAS DE CAMBIO.
Versión Naturaleza de Cambio
Versión 01 Se ajustan nuevamente los procesos según
requerimientos de la pre auditoria para formar un solo proceso
7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades)
Elaboró:
Claudia López, Felipe
Solano, Yurley Díaz
Revisó:
Julia Beatriz Gutiérrez
Aprobó:
Julia Beatriz Gutiérrez
Fecha: 11 de marzo de 2010 Fecha: 11 de marzo de 2010 Fecha: 11 de marzo de 2010
