Revisó: Administrador de las sedes UIS Bucarica y Guatiguará
PRÉSTAMO O ALQUILER DE SALONES SEDE BUCARICA Y GUATIGUARÁ
OBJETIVO
NORMATIVIDAD
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
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ALCANCE
Definir los lineamientos necesarios para el desarrollo de las tareas de alquiler o préstamo de salones.
Aplica a todos los Usuarios que soliciten el servicio de: Alquiler ó préstamo de salones.
·
Usuario: Persona destinataria de algún servicio.·
Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultados.·
Autorización: Acto o documento a través del cual se permite a una persona realizar aquello que solicita, siempre ycuando cumpla con los requisitos exigidos por el ente encargado para tal fin.
·
No Aplica
Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Febrero 13 de 2008
administración de la sede Bucarica según corresponda, respecto a la reserva y pago del servicio de salones, tal como lo estipula el manual para la utilización de espacios físicos en la UIS Bucarica. MRF.07.
·
La administración de la sede Bucarica y la coordinación de la sede Guatiguará se reserva el derecho de autorizar el préstamo o alquiler de salones, de acuerdo con el tipo de evento que se desea realizar, como por ejemplo el alquiler de salones para ser utilzazos en proselitismo político para campañas electorales.·
Los usuarios de los salones deberán proveer su propia ornamentación si el evento lo requiere.·
Los usuarios que requieren utilizar ornamentación en sus actividades, deberán cuidar de no utilizar elementos que puedan deteriorar el aspecto de la infraestructura del salón.·
Se debe respetar los horarios de entrega de los salones y de retiro de la implementación utilizada en el evento.·
La administración de la sede Bucarica y la coordinación de la sede Guatiguará no se hace cargo de la ornamentación utilizada en eventos que no haya sido retirada de la sede en los horarios establecidos para ello, así mismo el usuario debe responder con una multa por infringir este horario.·
La administración de la sede Bucarica hará discriminación de precio para el alquiler de salones de acuerdo al tipo de evento a realizar, ya sea esteDIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Actividad Decisión Procesamiento en S.F. o
intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página
Inicio/Fin Documento
PRÉSTAMO O ALQUILER DE SALONES SEDE BUCARICA Y GUATIGUARÁ
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Usuario
2. Revisa la solicitud presentada de acuerdo al tipo de evento a realizarse.
INICIO
1. Solicitud del servicio 1. Realiza la solicitud de alquiler ó préstamo de salón
indicando fecha, hora, capacidad requerida y tipo de evento.
Profesional
Profesional
FIN
3. Comunica al usuario la negación de su solicitud explicando las razones. Formato de solicitud de espacios físicos 2. Revisa la solicitud presentada Aceptación de la solicitud? 3. Comunicación de rechazo a la solicitud No Si Formato de solicitud de espacios físicos (FRF.27) 4. Revisión de espacios disponibles 1 1
4. Revisa que exista disponibilidad de salones de acuerdo al
REFERENCIA
Usuario
6. Reserva del salón
Factura 1
Hay disponibilidad?
Profesional 5. Si existe disponibilidad de salones, comunica al usuario la
aprobación de su solicitud.
5. Aprueba la solicitud presentada
Si
No
6. Realiza la reservación del salón a la Administración o Coordinación de la sede, a partir de la cual se genera la factura por el costo del alquiler y proporciona al usuario el reglamento de uso del salón.
Manual de uso del salón
1 Pág.3 La solicitud corresponde a un alquiler? 2 Pág.5 Si No Formato de tarifas a eventos (FRF.36) Manual para la utilización de espacios físicos en la UIS
2
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Actividad Decisión Procesamiento en S.F. o
intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página
Inicio/Fin Documento
PRÉSTAMO O ALQUILER DE SALONES SEDE BUCARICA Y GUATIGUARÁ
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Vigilante 12. Informa sobre la culminación del evento al encargado del
mismo.
12. Informa sobre la culminación del evento
Profesional
10. Verifica en el sistema financiero de la Universidad, que se haya hecho efectiva la transferencia.
9. Reporta a tesorería el ingreso del dinero para que sea abonado al fondo de la sede correspondiente.
Profesional
11. Presenta a la Administración o Coordinación de la sede una relación con los elementos que se van a utilizar en el evento para verificar su ingreso y retiro de la sede.
Usuario
9. Reporta a tesorería del ingreso para su registro
11. Presenta relación de los elementos a utilizar
en el evento
Usuario 7. Realiza la consignación por el costo del alquiler y bajo las
condiciones del reglamento para la utilización de espacios y envía una copia a la administración o Coordinación de la sede.
7. Realiza consignación del costo de alquiler
Copia de la consignación 3 2 10. Confirma transferencia de fondos Formato seguimiento a la agenda de salones (FRF.38)
8. Registra todas las características del pago
Profesional 8. Registra todas las características del pago para llevar el
3
REFERENCIA
14. En caso de presentarse novedades, esta es registrada en el formato de reporte de novedades, e informada a la Administración o Coordinación de la sede.
Existen novedades? 14. Registra la novedad y la reporta FIN No Si
Vigilante Formato de reporte de novedades (FRF.30) 13. Revisa el estado en que se entrega el salón.
13. Revisa el estado del
salón Vigilante
Formato de solicitud de espacios físicos
CONTROL DE CAMBIOS
PRÉSTAMO O ALQUILER DE SALONES SEDE BUCARICA Y GUATIGUARÁ
01 Creación del Documento
VERSIÓN APROBACIÓNFECHA DE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
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Febrero 13 de 2008
02 Reemplazo del reglamento para la utilización de espacios físicos por el manual para la utilización de espacios dentro de los documentos de referencia. 03 Inclusión del formato FRF.27 en la verificación de entrega del salón.
Abril 11 de 2008 Noviembre 05 de
