UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL Campus Santo Domingo de los tsáchilas
SISTEMA DE EDUACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Tesis previa la obtención del titulo de LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TEMA DE TESIS
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL FISICO Y CONTABLE DE INVENTARIOS DE LA BODEGA DE LA HACIENDA PLANTELSA
Director de tesis LCDO. MANUEL HARO
Estudiante DEICY QUIMBIAMBA
ii 1. INTRODUCCIÓN
La tecnología cada día avanza y se presenta mediante sistemas y equipos más
sofisticados, con la finalidad de satisfacer las necesidades de la empresa con
nuevas funciones y con menos esfuerzos.
Durante los últimos años hemos observado la gran aceptación de la que han
gozado estos sistemas y equipos, en los centros de trabajo, llegando incluso al
punto en que se compran equipos que no se adaptan a los requisitos
tecnológicos de la empresa, sea que se encuentre por debajo o muy por
encima de las necesidades específicas del negocio.
Para no caer en excesos se debe de observar a tiempo la situación tecnológica
de la empresa, planear una auditoría informática al menos una vez al año, en
cada una de las bodegas tal y como se realiza con los resultados financieros de
la compañía; pero no delegar este trabajo exclusivamente a los ingenieros en
sistemas, tomando en cuenta que por las computadoras de las empresas fluye
información que los contadores recopilan, clasifican, capturan, reportan y
analizan, para evaluar el manejo de la misma.
Los sistemas proporcionan la facilidad de obtener y analizar un proceso con
rapidez y eficacia manteniendo un sistema adecuado en cada uno de los
registros contables, para que en el futuro se pueda tomar decisiones para
proporcionar reportes.
Como todo sistema, incluye también un ciclo de retroalimentación a manera de
mecanismo de control, mediante el cual se puede saber si se cumple con las
expectativas y requerimientos de los usuarios.
En toda empresa se cuenta con diversos subsistemas de información, surgidos
de los diferentes departamentos, que conforman el sistema principal.
Bajo estas definiciones se puede clasificar a la contabilidad como un sistema
de información puesto que captura, procesa, almacena y distribuye un tipo de
datos, financieros. Con un nuevo diseño de un sistema contable de inventarios
iv
Una empresa no solo es la suma de componentes basados en técnicas,
procedimientos que abarca conocimientos destinados a la satisfacción del los
seres humanos, con objetivos trazados de acuerdo a la necesidad del medio
global.
Cada negocio esta emprendido con la ayuda de los nuevos avances
tecnológicos lo que le permite alcanzar niveles de exportación y
fundamentarse en volúmenes altos en calidad aún encontrándose en un medio
muy competitivo, porque en la actualidad facilitan la confiabilidad y realidad en
la información existente en cada empresa mediante un sistema contable.
Actualmente cada empresa se destaca por mantener un inventario contable
real e idóneo de acuerdo a la venta destinada, logrando una información
confiable.
Si se analiza existen empresas que se encuentran en esta gran necesidad de
poder adquirir un sistema contable que les proporcione información rápida,
datos definitivos para la toma de decisiones de la gerencia.
Por todo aquello se considera la hacienda Plantelsa como parte primordial del
estudio de investigación y como alternativas para alcanzar las metas y
como consecuencia una información poco confiable en cada uno de los
reportes de inventarios por lo que es necesario se tome medidas correctivas y
la adecuada solución para lograr un mejor desarrollo tanto en sus
procedimientos como en su sistema.
Se puede mencionar que existen muchos motivos que han conllevado a tener
falencias, como principal la falta de un sistema confiable, no contar con
personal capacitado estable y falta de seguridad.
Cada falencia mencionada ha ocasionado graves errores en su información,
despidos del personal y la perdida del gran prestigio como empresa ante el
medio global.
Todo aquello se ha prolongado en una gran necesidad urgente de diseñar un
nuevo sistema que cumpla con las expectativas de la empresa y evitar errores
que existe al momento de realizar reportes de inventarios existentes tanto físico
como contable, porque habido ocasiones en que los dos reportes no coinciden
en su stock de productos.
Este sistema planteado mantendrá un kardex individual de cada producto,
donde se podrá detectar los movimientos dados en sus inventarios.
Con la implementación del sistema se logrará grandes beneficios tanto para la
vi
La finalidad primordial es poder facilitar una herramienta que permita control el
inventario de cada producto existente y agilitar el proceso en cada una de sus
áreas, proporcionando de esta manera reportes confiables veraces y seguros.
Por lo mencionado anteriormente considero que el presente tema de
investigación se realizará tomando en cuenta a los involucrados directos e
indirectos de la empresa, la población existente es la más adecuada porque
me permitirá tomar una muestra considerable para la aplicación en la
investigación.
El sistema diseñado será una guía de mucha ayuda, tomando en cuenta la
A mi Dios, dueño de mi vida, por su infinita sabiduría, amor y misericordia,
quien me ayudó a culminar mis estudios.
A mis padres Luis y Flor quien con sus constantes oraciones me ayudaron
hacer este sueño realidad.
A mis hermanos. Elías, Joel Anita, Ruth, Eduardo, Daniel y Dayana por el
apoyo infinito en los momentos difíciles.
A mi amado esposo Julio Aguirre por su Amor, Paciencia y compañía en todas
las circunstancias de mi vida.
A mi Director de Tesis Manuel Haro por su gran soporte en esta labor.
A mis Maestros quienes supieron compartir sus sabios conocimientos.
A mis compañeros de aula, por el apoyo y experiencias que juntos pasamos.
Y por último a mi gran Amiga Florcita por sus sabios consejos, ánimo y
fuerzas tanto moral como espiritual en los momentos difíciles , para que yo
viii
DEDICATORIA
Quiero dedicarle este trabajo
A Dios quien me regalo la vida y fortaleza para poder culminar este proyecto
de investigación.
A mis Padres por estar ahí cuando más los necesité; en especial a mi madre
quien es y será mi mejor amiga, por su ayuda y constante cooperación.
A mis bellos hermanos quienes compartieron junto a mí, parte de su vida en el
transcurso de esta etapa.
A mí Adorado esposo Julio por su apoyo y comprensión en esta etapa de mi
Portada………..i
Introducción……….ii
Resumen ejecutivo……….. .iii
Hoja de sustentación y aprobación del Tribunal……….... iv
Hoja de responsabilidad de la autora………..…...v
Informe de aprobación del director de tesis……….…vi
Agradecimiento………..vii
Dedicatoria……….viii
Tabla de Contenido……….. ix
CAPITULO I 1.1 Tema………..2
1.2 Limitación del Estudio...………..2
1.3 Alcance de Trabajo………..2
1.4 Objetivos………3
1.4.1 Objetivo General………. 3
1.4.2 Objetivo Especifico………..3
1.5 Justificación………..4
1.6 Idea a defender………6
1.6.1 Planteamiento de la idea a defender………....6
1.7 Técnicas de Investigación………...6
1.8 Metodología de la Investigación……….7
1.9 Población y Muestra……….…8
x
1.11 Tabulación y graficas de información………..9
CAPITULO II 2 MARCO REFERENCIAL 2.1 Inventario……….10
2.1.1 Métodos de costeos de Inventarios………...12
2.1.1.1 Método Costo Unitario Especifico………...13
2.1.1.2 Costo Promedio………...13
2.1.1.3 Método Primero en Entrar, Primero en Salir – PEPS………..14
2.1.1.4 Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS"………..15
2.1.2 Control y manejo de inventarios………...15
2.2 Sistema……….16
2.2.1 Sistema de Inventario………...17
2.3 Bodega……….17
2.3.1 Objetivo de la Bodega………18
2.3.2 Funciones de una Bodega………18
2.4 Empresa………...19
2.4.1 Tipos de Empresa………...19
2.4.1.2 Desde el punto de vista del tamaño de la Empresa……….21
2.4.1.3 Desde el punto de vista Jurídico………...21
2.4.1.4 Desde el punto de vista de la actividad………..21
2.5 La Contabilidad………..23
2.5.1 Importancia……….23
2.5.2 Definición………..….24
2.5.3 Fundamentos de la contabilidad……….24
2.5.4 Campos especializados en la contabilidad………25
2.5.4.4 Contabilidad de Servicios………...26
2.5.4.5 Contabilidad Bancaria………...27
2.5.4.6 Contabilidad Agropecuaria………..27
2.5.5 Componentes Contables………..27
2.5.5.1 Activo………...28
2.5.5.2 Pasivo………..28
2.5.5.3 Capital………..29
2.6 Productos e Insumos………29
2.7 Proceso………29
2.8 Procedimiento……….30
2.9 Procedimiento de inventario……….31
2.10 Repercusión del manejo de los inventarios en los costos………..32
CAPITULO III 3 SITUACION ACTUAL DE LA BODEGA EN LA HACIENDA PLANTELSA 3.1 Generalidades……….………..33
3.2 Ubicación de la Hacienda Plantelsa………...33
3.2.1 Estructura Departamental…………....34
3.3 Marco General Situacional………...36
3.4 Foda Institucional………..……….36
3.4.1 Fortalezas………..36
3.4.2 Debilidades………37
3.4.3 Oportunidades………..37
3.4.4 Amenazas………..37
3.5 Principales Funciones del personal………...38
xii
3.6.3 Materiales desaparecidos en despachos………45
3.6.4 Faltantes actuales en Bodega………...46
3.6.5 Principales aspectos implicados en faltantes de Bodega……….46
3.7 Diseño o tipo de investigación………..47
3.8 Métodos de investigación….……….47
3.9 Técnicas de investigación……….48
3.10 Población y muestra………..48
3.10.1 Población……….48
3.10.2 Muestra………49
3.10.3 Establecimiento de la muestra……….49
3.11 Análisis e Interpretación de encuestas……….51
CAPITULO IV 4. DISEÑO DE UN SISTEMA FISICO Y CONTABLE APLICADOS A LA BODEGA DE LA HACIENDA PLANTELSA 4.1 Filosofía empresarial………..75
4.1.1 Misión………75
4.1.2 Visión………75
4.2 Objetivos………..76
4.2.1 Objetivo General……….76
4.2.2 Objetivos específicos……….76
4.3 Organigrama estructural de la Empresa Reybanpac………… ……… 77
4.3.1 Organigrama Estructural de la Bodega………. 78
4.3.2 Perfil Profesional del Personal de Bodega………..….79
4.3.3 Método Manejable para el control físico de los inventarios de la bod 79
4.4.3 Proceso de Compras………... 85
4.4.4 Ingreso de la Mercadería al Inventario de la Empresa………87
4.4.5 Opción Ítems Productos………...88
4.4.6 Proceso de Recepción……….……….89
4.4.7 Opción para Ingresar la Factura que emite el proveedor………...91
4.4.8 Opción Ítems Servicios……….92
4.4.9 Opción Ordenes de Compra………....92
4.5 Opción Movimiento de Bodega………93
4.5.1 Transferencias entre bodega………..….93
4.5.2. Detalle de la impresión de un egreso de bodega……..……….…95
4.5.3 Anulación de transferencias entre bodegas……….…..95
4.5.4 Proceso de Devolución de la Mercadería Comprada………...…97
4.6 Ajuste de Mercadería………...…..97
4.7 Consulta de los Movimientos realizados en Bodega………...…..…100
4.8. Opción Catálogos………..………....……...101
4.9 Opción Reportes………101
4.10 Proceso para bajar archivos texto………..……….………..102
CAPITULO V 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 Conclusiones………...120
5.2 Recomendaciones………..121
Bibliografía………..122
1. TEMA
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL FISICO Y CONTABLE DE INVENTARIOS DE LA BODEGA DE LA HACIENDA PLANTELSA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Desde hace varios años se ha venido presentando esta problemática en los inventarios de la bodega de esta hacienda, causas que conllevan a un mal manejo en los inventarios de cada producto.
En los años anteriores se ha tratado de enfatizar para lograr entender el causal de este efecto manejado en el centro de la bodega.
En la actualidad el control físico en los inventarios sigue fuera de las orbitas de un verdadero orden en sus funciones y cumplimientos en la bodega, por todo aquello es necesario presentar un diseño de control en cada uno de sus inventarios.
1.2 LIMITACIONES DEL ESTUDIO
El sistema será establecido bajo los requerimientos de la empresa Plantelsa sucursal Santo Domingo de los Colorados, presenta las dificultades en el departamento de bodega y en el inventario de los productos y mercaderías correspondientes a este proceso.
1.3 ALCANCE DEL TRABAJO
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema de control de inventarios para la hacienda Plantelsa 2008, que proporcione información de todo el proceso de inventarios y de cada uno de los productos que dispone y requiere la empresa y a su vez que permita una toma de decisiones eficiente, eficaz y oportunas a sus administradores.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diagnosticar y analizar los procesos de control de inventarios y bodega aplicados actualmente en la hacienda Plantelsa.
Elaborar un sistema de control de inventarios, aplicado a las necesidades de la empresa y especialmente al departamento de bodega.
1.5 JUSTIFICACION
En la bodega de la Hacienda Plantelsa se han venido suscitando faltantes de productos al momento de realizar el inventario físico - contable de los mismos, y que a su vez forman parte de los registros de compra de la empresa; esta situación se da pese a que la hacienda, cuenta actualmente con un sistema en bodega y con personal bajo el cual recae la responsabilidad de este control.
Es importante acotar que el sistema de inventarios utilizado en Plantelsa, permite un manejo poco eficiente de los productos y mercaderías, puesto que no satisface inmediatamente en el conteo y detalle físico de los mismos, conllevando a su vez a la pérdida de tiempo y recursos para la empresa.
Por lo tanto, las acotaciones anteriores permiten precisar como una necesidad inmediata el diseño de un sistema de procesos más rápido y efectivo, que admita el control de todos y cada uno de los productos y mercaderías que conforman el inventario sistema que a su vez atenúe la toma de decisiones de manera más eficiente y eficaz y sobre todo en función de los requerimientos de este departamento y en general de Plantelsa.
Además, para este sistema, se debe contemplar que la hacienda cuenta con un inventario muy grande de productos e insumos, que satisfacen las necesidades de las diferentes áreas de la misma; por lo que su diseño e implementación debe alcanzar un control eficaz de dichos productos, facilitando a la vez información real sobre la disponibilidad tanto en existencias como en requerimientos de los mismos.
Este estudio, tiene como finalidad obtener un nuevo sistema que determine cada uno de los procesos que se llevan a cabo en una bodega, reduciendo o eliminando situaciones de pérdida de productos, por desfalco o caducidad, y permitiendo a su vez a los administradores una intervención mucho más efectiva, segura y práctica sobre el control de inventarios.
Es decir, con este nuevo diseño de sistema, se pretende que la empresa obtenga como resultados: un mayor rendimiento de su personal, un mejor nivel económico, exclusión de falencias en los procesos, control en bodega y mantenimiento de información veraz, confiable y oportuna; todo esto en el menor tiempo posible y con la mínima cantidad de recursos.
Además, todos estos resultados, posibilitarán ventajas competitivas para la empresa, puesto que con un sistema adecuado, permitirá conocer los pasos a seguir y errores a evitar, conllevando a que la tecnología trabaje adecuadamente para la empresa y no que el personal de Plantelsa sean quienes trabajen para mantener ineficiencia tecnológica.
1.6 IDEA A DEFENDER
La falta de control en cada uno de los procesos y la búsqueda de una alternativa para encontrar una solución a todos los faltantes de insumos, que se generan en la bodega de la hacienda Plantelsa, han ocasionado pérdida de tiempo, bajo rendimiento económico, despidos intempestivos del personal, y en general inestabilidad que afecta a la empresa.
Todo esto permite proponer un nuevo diseño sistematizado donde el control de inventarios tanto físico como contable facilitará la toma de decisiones con eficacia y a su vez se ajuste a los requerimientos empresariales mediante la optimización de recursos, procesos y tiempos.
1.7 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Las técnicas de investigación a utilizar:
Revisión de Literatura.- para complementar la información sobre el tema desarrollado, se utilizó: manuales, libros, diccionarios, estudios de investigación, páginas web, revistas, relacionados con el control de inventarios de bodega.
Encuestas.- Se aplicaron encuestas al personal relacionado con el proceso de inventarios y de bodega.
1.8 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Para desarrollar el presente estudio es necesario aplicar métodos y procedimientos que permitan establecer aspectos lógicos y ordenados que conlleven al logro de los objetivos. Los métodos y técnicas utilizados son:
Observación: Este método, permite una investigación de campo de manera directa, accediendo a la recopilación de información desde el departamento encargado del inventario de los productos y mercaderías de la empresa.
Estadístico: La aplicación de este método sirvió para el análisis del movimiento de bodega y las pérdidas de los productos generadas en este departamento.
Síntesis: Mediante éste método se estructuró la información obtenida, permitiéndonos consolidarla a través de planteamiento de resultados y conclusiones para el presente estudio.
Análisis: Éste método es utilizado en todo el proceso investigativo permitiendo profundizar los aspectos más importantes sobre las deficiencias del sistema de inventarios actual a la vez que nos permitió la identificación y establecimiento de parámetros enfocados a logro de resultados.
1.9 POBLACIÓN Y MUESTRA
1.9.1 Población
Por lo tanto la población o universo de la investigación suma un total de 131 personas, de este total, el 13,75% corresponde a personal de áreas administrativas y el 86,25% a personal de campo.
CUADRO No. 1 PERSONAL DE PLANTELSA
Descripción
total %
131 100
personal administrativo 11 8%
personal técnico de campo 120 92%
.- permanentes 60 50%
.- temporal 36 30%
.- esporádico 24 20%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deicy Quimbiamba
1.9.2 Muestra
Se estima a la muestra el personal vinculado directamente con la administración, manejo y control de bodega e inventarios
1.10 ANALISIS DE DATOS
1.11 TABULACIÓN Y GRÁFICAS DE INFORMACIÓN
CAPITULO II
1 MARCO DE REFERENCIA
En el presente estudio de investigación es necesario enfatizar un marco de referencia sobre aspectos relevantes en el tema propuesto: Sistema de control físico y contable de inventarios de la bodega de Plantelsa.
2.1 INVENTARIO
Desde tiempos antiguos, los egipcios y demás pueblos de la época, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, asegurando la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales - productos e insumos necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento. Es decir, tiene un papel vital dentro de la empresa puesto que permite el funcionamiento acorde y coherente del proceso de producción y/o comercialización de la misma, dando a su vez importancia al desarrollo de sus objetivos.
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización…” (1)
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario final aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados.
Como parte de los inventarios se considera, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
Los objetivos de mantener un inventario según establece Chase y Aquilino, (2000) son los siguientes:
Mantener una independencia en las operaciones permitiendo flexibilidad en las operaciones.
Ajustarse a la variación de la demanda de productos.
Mayor elasticidad en la programación de la producción.
Proveer materia prima como un mecanismo de salvaguardia a la hora de la producción o venta.
Reducir costos al momento de los pedidos de productos e insumos.
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a nivel interno de la empresa.
1
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.
Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción, hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
Tipos de Inventarios
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:
o Inventarios de materia prima
o Inventarios de producción en proceso o Inventarios de productos terminados
2.1.1 Métodos de costeo de inventarios
inventarios son: costo unitario específico, costo promedio ponderado, costo de primeras entradas primeras salidas (PEPS), y costo de últimas entradas primeras salidas (UEPS).
2.1.1.1 Método Costo Unitario Específico
Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.
2.1.1.2 Costo Promedio
Tal y como su nombre lo indica la forma de determinar es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de artículos adquiridos o producidos.
El costo de los artículos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final.
FECHA ENTRADA SALIDA EXISTENCIA
CAN V.U V.T CAN V.U V.T CAN V.U V.T
02-Feb 50 100 5000 50 100 5000
06-Feb 30 120 3600 30 12 3600
Inventario
Inicial
80 108 8600
12-Feb 60 108 6450 20 108 2150 Inventario Final
Los costos determinados por el método de promedio ponderados son afectados por las compras, al principio del periodo; así como al final del mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario será menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario excederá al costo corriente.
Según este método las salidas y existencias se valoran en función del costo promedio acumulativo considerando la cantidad y costo correspondiente.
2.1.1.3 Método Primero en Entrar, Primero en Salir – PEPS.
Este método conocido también como el método "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él. Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una evaluación del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario está integrado por las compras más recientes y esta valorizado a los costos también más recientes, la valorización sigue entonces la tendencia del mercado.
Método PEPS o FIFO
Las siglas significan primeras entradas, primeras salidas
FECHA ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
CAN V.U V.TOT CANT V.U V.TOT CAN V.U V.T
01/02/2009 50 100 5000 50 100 5000 INV INICIAL
05/02/2009 30 120 3600 30 120 3600
80 8600
12/02/2009 60 100 6000 -60 100 6100 INV FINAL
20 120 2400
2.1.1.4 Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS"
El método U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedará estimado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada artículo en el momento que se dio la misma.
FECHA ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA
CAN V.U V.TOT CANT V.U V.TOT CAN V.U V.T
01/02/2009 50 100 5000 50 100 5000
INV
INICIAL
05/02/2009 30 120 3600 30 120 3600
80 8600
12/02/2009 60 100 6000 -30 120 3600
-30 100 2000 INV FINAL
20 100 2000
2.1.2 Control y manejo de inventarios
El control y manejo sobre los inventarios es importante, porque éstos son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización o producción. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos para este efecto incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal capacitado y directamente relacionado con el proceso.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado.
Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.
2.2 SISTEMA
Un Sistema es: “La colección de operaciones y procesos que controlan y llevan a cabo una actividad” (2)
2.2.1 Sistema de inventario.
2
Un sistema de control de inventarios, es por consiguiente el conjunto de operaciones, técnicas y esfuerzos con el fin de verificar la existencia de mercaderías, así como las variaciones que en ésta se produzcan.
El sistema de inventarios permite el manejo secuencial de los bienes considerados dentro de la empresa como parte de sus procesos productivos. Además permite identificar con claridad las necesidades- requerimientos, que tiene la misma así como las existencias del departamento de bodega.
2.3 BODEGA
“Una bodega es un área o depósito temporal de las mercaderías que allí se guardan”(3).
Implica un proceso que se inicia al concretarse una compra o pedido de bienes con el proveedor, para luego pasar a ser parte de la empresa o comprador, a través del departamento de bodega en donde estos bienes son manejados cautelosamente y custodiados hasta ser utilizados en los procesos productivos o de comercialización de la empresa. Además una bodega incurre en costos, en espacio y tiempos que muchas veces no son optimizados en su totalidad por lo que su implementación siempre es tema de muchos cuestionamientos.
3
GRAFICO Nº1
PROCESO DE BODEGA
Fuente: Investigación Científica Elaboración: Deicy Quimbiamba
2.3.1 Objetivos de la bodega
Una bodega tiene los siguientes objetivos: Tener registros establecidos (Sistemas) Procedimientos de ingreso y salida Métodos de distribución
Conocimientos técnicos
Conocimientos de Prevención de riesgos y Seguridad Industrial Conciencia de la responsabilidad del trabajo
Maximizar e luso por metro cuadrado de espacio de almacén
2.3.2 Funciones de una bodega
Recibir para custodiar y proteger los materiales
Proporcionar materiales y suministros mediante formularios (Entrada y Salida Bodega, Factura, Guía de Despacho)
Llevar los registros necesarios
Controlar los materiales fabricados
Mantener la bodega limpia y ordenada.
Destinar los espacios dependiendo de las tareas a realizar.
2.4 EMPRESA
Se la puede definir como un grupo u organización integrada por el capital y el trabajo dedicados a realizar actividades industriales, comerciales o de prestación de servicios. Es una base en un lugar determinado porque viene hacer una fuente de trabajo para muchas familias.
Empresa es un término maximizado en la economía porque abarca todo lo relacionado con el negocio u economía del país.
2.4.1 Tipo de empresas
institucional denominada empresa, se puede afirmar que éstas se diferencian unas de otras por su número de integrantes, o por la actividad que desarrolle o por el monto o capital de trabajo, en sí resulta impredecible analizar las diferentes clases de empresas existentes en nuestro medio. Sin embargo para enfocar la clasificación de empresas más difundida se analiza las siguientes:
CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS
-Extractivas
-Servicios
-Sector Económica -Comercial
-Agropecuaria
-Industrial
-Por su Tamaño -Grandes
-Medianas
-Pequeñas
Clasificación
De las Empresas - Por el Origen del -Públicas
Capital -Privadas
-Mixtas
-Por la explotación y -Multinacional
Conformación de su capital -Grupos Económicos
-Por el pago de Impuestos -Persona Natural
-Persona Jurídica
Por la Función Social - Con Ánimo de lucro
2.4.1.2 Desde el punto de vista del tamaño de la empresa
Empresas grandes
Pequeñas
Medianas
2.4.1.3 Desde el punto de vista jurídico
Empresario individual
Persona física que actúa por sí misma o por representantes
Empresario social
Asociación o agrupación de personas: los socios puedes ser dos o más persona jurídicas.
2.4.1.4 Desde el punto de vista de la actividad
Las empresas de acuerdo a la actividad que realizan o desarrollan se dividen en grupos que a continuación se detalla:
La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes o productos mediante la transformación y/o extracción de materia prima. Estas empresas se suelen subdividir en:
Primarias.- Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales sean estos renovables o no. dentro de este grupo de empresas están las mineras, pesqueras, petroleras, madereras.
De igual manera dentro del grupo de las primarias están las empresas ganaderas y las empresas agrícolas. En el primer caso se dedican a la explotación ganadera y en el segundo a productos agrícolas. Dentro de ésta última la producción puede estar dirigida al cultivo de diferentes productos como son las frutas: piña, papaya, naranjas, maracuyá, etc.; o cultivos de ciclo corto como el maíz, maní, arroz, yuca, o por último a cultivos perennes como el cacao, el café. En estas empresas generan la materia prima como producto final listo para el consumo o como producto intermedio para su transformación.
Secundarias.- Son empresas que transforman las materias primas en productos terminados y pueden ser de dos tipos: industriales o comerciales.
Dentro de las comerciales están todas aquellas que son intermediarias entre el productor y el consumidor; su función primordial es la compra – venta de productos terminados. Estas se clasifican en Mayoristas; minoristas o detallistas y en comisionistas.
De servicio.- Son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden o no tener fines lucrativos. Dentro de este grupo están: las de transporte, las de turismo, las de servicios profesionales, los seguros, de encomiendas, entre otras.
2.5 LA CONTABILIDAD
2.5.1 Importancia
La contabilidad es una actividad de prestación de servicios y constituye un instrumento de los negocios como medio para facilitar información financiera de las empresas.
Las innovaciones en la práctica y los avances tecnológicos en cada negocio, amerita dar a la contabilidad un concepto más adecuado que se ajusten a la confiabilidad y realidad de la información existente en una empresa.
Se puede comprobar que en cada una de las empresas están utilizando sus sistemas de procedimiento automático de datos, es decir si en alguna materia ha funcionado una aplicación al computador ha sido la Contabilidad.
2.5.2 Definición
Es el lenguaje de los negocios basadas en las condiciones actuales o esenciales, para alcanzar el éxito de los mismos. Además se puede mencionar que es una técnica auxiliar de la Economía de Empresas, cuyo objetivo es satisfacer las necesidades de información y de control a un costo mínimo, ayudando así a que las empresas logren mayores utilidades.
La contabilidad se define como el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos financieros, así logrando desarrollarse como una ciencia que determina las leyes que regulan las cuentas relativas sean públicas o privadas.
También se la puede llamar como coordinación de libros adecuados afectados todos a una empresa mercantil con el objeto de conocer la situación de dicha empresa determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados.
2.5.3 Fundamentos de la Contabilidad
información confiable y significativa, relativa a las transacciones y a los acontecimientos que son al menos en parte de índole financiera ,requeridos para la administración y la operación de una empresa y preparación de informes que deben rendirse para cumplir con las responsabilidades derivadas. La posición profesional en que se encuentra colocada la contabilidad justifica que se coordine el conjunto de conocimientos, con las funciones de la contabilidad y la información resalta la necesidad de planear y controlar, abarca los fines internos.
2.5.4 Campos especializados en la Contabilidad
La Contabilidad es única en sus principios y múltiple en sus aplicaciones; en la actualidad se determinan campos especializados en está área de acuerdo al objeto que cumplen en cada caso, de tal manera que existen varias clases que intervienen en esta rama.
2.5.4.1 Contabilidad General
Se aplica a las empresas comerciales que se encargan de comprar y vender bienes, en este tipo de empresas es necesario establecer un control permanente de mercaderías, en modo que se conozca al momento la existencia real de todos los ítems que integra el inventario.
2.5.4.2 Contabilidad de Costos
Tiene por objeto registrar los costes de los factores de la producción, es decir la materia prima, mano de obra y gastos de fabricación, son aplicadas a empresas industriales.
Además se requiere de un sistema especial, relacionada con la determinación del costo de cada uno de los artículos elaborados y parte de la contabilidad general con el fin de llegar a determinar el costo unitario de producción.
2.5.4.3 Contabilidad Gubernamental
Es aquella que sirve para registrar, clasificar, resumir e interpretar las operaciones de los organismos o instituciones gubernamentales, partiendo del presupuesto nacional.
2.5.4.4 Contabilidad de Servicios
Son aplicadas a empresas que ofrecen servicios como parte de sus transacciones, en cada una de ellas es necesario calcular el costo de operación, así como el costo del servicio y el costo del trasporte.
2.5.4.5 Contabilidad Bancaria
Es aplicada en el sistema bancario en función del plan de cuentas que proporciona la Superintendencia de Bancos, es decir el contador debe ajustarse estrictamente a este plan de cuentas.
Si desea incluir alguna cuenta en especial debe pedir autorización a la Superintendencia de Bancos.
2.5.4.6 Contabilidad Agropecuaria
Es una rama de la contabilidad de costos, aquí es importante conocer el costo de un quintal de maíz, un kilogramo de carne vacuno en pié, cada finca o hacienda tiene su organización contable para obtener resultados satisfactorios.
2.5.5 Componentes contables
Es el origen de la ecuación contable porque es la formula fundamental en la que se basa la contabilidad para desarrollarse técnicamente en un sistema para controlar los negocios.
La ecuación de contabilidad, o ecuación contable, es uno de los conceptos
fundamentales en contabilidad, siendo la base sobre la que se sustenta el sistema contable por partida doble.
2.5.5.1 Activo
“Un activo, es el conjunto de bienes, valores y derechos que posee una empresa, y dichos bienes tienen un valor económico expresado en términos monetarios”. (4)
“Agrupa los elementos patrimoniales que significan bienes y derechos.”(5)
Es la propiedad de Empresa o ente mercantil, son los créditos o valores a favor de la Empresa.
2.5.5.2 Pasivo
“Agrupa los elementos que significan para la empresa deudas u obligaciones pendientes de pago. También denominado “fuente de financiación ajena, porque representan los recursos financieros aportados por terceros ajenos a la empresa” (6)
Se puede entender como pasivo al conjunto de deudas y obligaciones hacia terceras personas o empresas.
4
El ABC de la Contabilidad - Funes Orellana, Juan - Edic. 2003.
5 Contabilidad General – Juan Aguirre – Edic. 2002 - pag. 39
2.5.5.3 Capital
“Está formado por los elementos que recogen el valor de los fondos que aporta el empresario a la empresa, así como los beneficios generados por la misma, y permanecen en el seno de la empresa para aumentar su potencialidad”. (7).
El Patrimonio representa la inversión efectuada por el propietario o socios de la empresa u organización y la evolución del mismo, se refleja a través del resultado neto obtenido de las operaciones que aumentan o disminuyen el capital inicial, y representa en todo momento la diferencia entre el activo y el pasivo.
2.6 PRODUCTOS E INSUMOS
Son todos aquellos bienes o mercancías utilizadas para ejecutar los procesos de comercialización o producción, realizados por una empresa o persona.
Un producto o insumo se caracteriza por ser un componente base que da paso a un proceso sea este para la venta o elaboración de un producto final.
2.7 PROCESO
“Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas) los transforma, generando un output (resultado).
7
Las actividades de cualquier organización pueden ser concebidas como integrantes de un proceso determinado. De esta manera, cuando un cliente entra en un comercio para efectuar una compra, cuando se solicita una línea telefónica, un certificado de empadronamiento, o la inscripción de una patente en el registro correspondiente, se están activando procesos cuyos resultados deberán ir encaminados a satisfacer una demanda”.(8)
Desde este punto de vista, una organización cualquiera puede ser considerada como un sistema de procesos, más o menos relacionados entre sí, en los que buena parte de las actividades serán generados por personal interno y cuyos resultados irán frecuentemente dirigidos hacia clientes también internos. Un proceso puede ser realizado por una sola persona, o dentro de un mismo departamento. Sin embargo, los más complejos fluyen en la organización a través de diferentes áreas funcionales y departamentos, que se implican en aquél en mayor o menor medida.
2.8 PROCEDIMIENTO
Los procedimientos es la integración de varias acciones o actividades secuenciales a seguir, en donde se incluye diferentes recursos, áreas, departamentos y/o recursos.
El establecimiento de un procedimiento permite concretar una necesidad o requerimiento de una persona o empresa. Para llevarlo a cabo regularmente se lo adapta a un documento por escrito llamado manual.
8
El manual de procedimientos “es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa”.(9)
2.9 El Procedimiento de Inventarios consta de :
Actividades previas para realizarse Definición de recursos
Toma de Inventario Físico Proceso de conteo físico
Presentación de la información
Plan de atención de llamadas durante el inventario
Una vez finalizado el inventario total y el conteo físico se imprimirá un resumen con el resultado final del inventario que será enviado inmediatamente a las personas involucradas.
Es importante revisar los errores presentados por parte del digitador al momento de ingresar la mercadería, porque pueden existir falencias por esta parte al momento de realizar el conteo físico comparando con el reporte impreso del sistema contable.
9
2.10 Repercusión del manejo de los inventarios en los costos
Las diferencias pueden cargarse al costo del producto: Comparemos los siguientes:
Sube el precio: Puede bajar la demanda
CAPITULO III
3. SITUACION ACTUAL DE LA BODEGA EN LA HACIENDA PLANTELSA
3.1 Generalidades
La Hacienda Plantelsa de derecho privado, se creó para satisfacer las necesidades del consumidor de esta manera ofreciendo una mejor producción de piña en el sector, brindado apoyo a multitud de familias proporcionándoles un empleo digno y honrado.
Actualmente Plantelsa ha impulsado el cultivo de piña, puesto que ésta ha conquistado el mercado nacional y en gran medida el internacional. Su promoción en el Ecuador y en otros países del mundo, ha tomado cada vez mayor importancia por lo que este producto es considerado dentro de la balanza comercial de productos no tradicionales del país.
Para alcanzar estos logros, la hacienda, ha diversificado su presentación como mecanismo de consumo y demanda y segmentado el mercado para su posicionamiento, logrando ubicar este producto con gran esfuerzo y trabajo organizacional, bajo las exigencias del consumidor.
3.2 Ubicación de la Hacienda Plantelsa
niveles de exportación fundamentada en los volúmenes y en la calidad de los productos.
ASIS
APLI ASIS.ADMINST BODEGA DIGITADOR ASIS OFICINA
PRODUCCI GERENTE
K OFIC 1 OFIC 2 OFIC 3 OFIC 4
52 PARQUEADERO
VIA
QUEVED
ENTRADA PRINCIPAL
3.2.1 Estructura departamental
Entendiéndose a la estructura departamental como la división de departamentos, cargos y funciones en una empresa formalmente organizada, con la finalidad de “…generar una estructura que ofrezca las mejores condiciones para la contribución eficaz del desempeño individual, tanto presente como futuro, a las metas grupales” (10), Plantelsa cuenta con una estructura, que abarca las condiciones necesarias para su funcionamiento.
10
ESTRUCTURA DEPARTAMENTAL DE PLATELSA –MATRIZ.
El organigrama departamental de Plantelsa sucursal Santo Domingo de los Colorados, está integrado por personal que representa las diferentes funciones y departamentos de la Hacienda, constituido por el gerente zonal, las superintendencias, personal administrativo, contable y de bodega.
ESTRUCTURA DEPARTAMENTAL DE PLATELSA –
3.2 Marco General Situacional
Cuenta aproximadamente con dieciséis oficinas del personal administrativo que labora normalmente, cuenta con una sola planta lo que proporciona agilidad y seguridad con los demás departamentos
3.3 FODA Institucional
Son procesos desarrollados para el bienestar de la empresa, brindando una
trasformación y elaboración de nuevas técnicas en la organización, dan a conocer cada punto importante, sea de los privilegios que goza o para conocer las
necesidades de la empresa.
3.4.1 Fortalezas
Es una de las mejores empresas en nuestro país en la comercialización de piña, brindando a la colectividad un producto garantizado y de buena calidad
Cuenta con un personal altamente capacitado, en cada una de sus áreas.
Ha logrado mantener un prestigio empresarial dentro de las demás compañías tanto en la calidad y seguridad.
Experiencia en el departamento administrativo en la hacienda Plantelsa
Terreno adecuado para continuar con el desarrollo de la producción de piña
Excelente relación empresarial con sus proveedores y consumidores.
3.4.2 Debilidades
-Falta de un sistema computarizado confiable en el área de bodega
-Falta de revisión en datos ya digitados
- La falta de procesos de seguridad
3.4.3 Oportunidades
-Demanda de otros mercados extranjeros
- Ampliación de la demanda de producción de piña
- Mercado abierto en algunas partes del país
- Ofertas de empresa extranjeras para alianzas estratégicas
- Entorno productivo emprendedor y en crecimiento
- Falta minimizar el impacto negativo en el medio ambiente
-Asegurar una actitud responsable hacia la salud y seguridad de los trabajadores
-Falta de incentivos y bonificaciones a los trabajadores
3.5 Principales Funciones del personal
Del Gerente
Administrar la empresa Plantelsa sucursal Santo Domingo.
Controlar, manejar y supervisar el recurso humano, financiero y patrimonial de la empresa.
Realizar la comercialización del producto
Aprobar las compras generales (químicos, fertilizantes, ferretería y mantenimiento)
Controlar las diferentes áreas y departamentos de trabajo.
Coordinar actividades con el personal
De los Superintendentes
Superintendente Agrícola
Coordinar la siembra, manejo fitosanitario, desoje, riego y monitoreo del cultivo.
Vigilar las actividades realizadas por el personal a su cargo
Coordinar con gerencia, el departamento administrativo y de bodega la dotación de productos e insumos
Superintendente de Pos-cosecha
Controlar la cosecha, maduración y empaque.
Coordinar la entrega del producto
Supervisar al personal bajo su cargo
Del personal Administrativo
Llevar el control de los recursos de la empresa
Receptar, elaborar, registrar y archivar la documentación que se emite o recibe en la hacienda.
Apoyar la gestión del Gerente
Controlar el personal de bodega, secretaría, mensajería y guardianía.
Del personal de Mantenimiento
Supervisar el buen funcionamiento de la maquinaria de la empresa
Reparar y dar mantenimiento a cada una de las máquinas.
Del personal de Bodega
Controlar y manejar el inventario físico y contable
Receptar los productos
Despachar la mercadería
Mantener el kárdex al día
Almacenar los productos en función a su clasificación
Supervisar al ayudante de bodega y al digitador
Coordinar con producción el pedido de productos
Registra los productos en el sistema
Sacar informes
De Seguridad
Velar por la seguridad de la empresa
Apoyar en el resguardo de los bienes de la empresa
A su vez el manejo de estos recursos se da bajo un escenario sistemático y consecuente, donde imperan los conocimientos y la tecnología. Pues para el mejor desarrollo de cada proceso, actividad, función, existe un registro y control como elementos claves que permiten implementar de forma organizada la variada gama de funciones ejecutadas en la hacienda. En sí, los sistemas, registros, procesos, procedimientos, van de la mano con el objetivo de la empresa: producir y comercializar productos de calidad.
Una de estas funciones que involucra recursos y procesos, es el manejo de inventarios de los productos e insumos que conforman la base para la producción. Esta función que abarca a los inventarios es una de las principales del departamento de bodega.
El manejo de inventarios involucra actividades que van desde el pedido de los productos o insumos hasta la entrega o distribución de los mismos y que además es un proceso en el que intervienen varios departamentos y funcionarios de la hacienda, también es cierto que para realizar un mejor detalle y obtener información efectiva y real de estos productos, es necesario centrar la atención en el departamento de bodega que es donde la mayoría de estos productos reposan y por lo tanto requiere mayor resguardo y control.
3.6 LA BODEGA
Cada uno de estos empleados tiene su respectiva responsabilidad sobre la custodia de los productos de bodega así como la responsabilidad de responder por sus funciones a su jefe superior y éste al departamento de Asistencia de Administración y Asistencia de Producción de manera directa. Estos grados escalonados de autoridad son de vital importancia para determinar las falencias o errores cometidos a lo largo del manejo de bodega así como las posibles alternativas de solución a los mimos, involucrando a cada uno de los funcionarios directamente relacionados con este departamento.
3.6.1 Materiales existentes en bodega
Teniendo claro que el departamento de bodega es el que se encarga de manejar, controlar y distribuir los insumos que en él ingresan, es primordial mencionar la diversidad de productos que se manejan en la empresa tomando en consideración sus diferentes características, composición, variedad, cantidad, calidad, duración de productos que son requeridos por el proceso productivo de la hacienda, así como las herramientas y equipos utilizados para este mismo efecto.
JEFE DE BODEGA
DIGITADOR
De acuerdo a la información proporcionada por Plantelsa, la variedad de productos – insumos – herramientas y equipos manejada en bodega, responde a una sub-clasificación estructura por la hacienda con el objetivo de facilitar su control, la misma que se divide de la siguiente manera:
Insumos Agroquímicos Repuestos
Fertilizantes e insecticidas Productos de riego
Herramientas y equipos.
CLASIFICACIÓN DEL INVENTARIO DE BODEGA
3.6.2 Faltantes de materiales físicos en bodega
Retomando el fundamento de este estudio, el inventario es el proceso de mayor trascendencia dentro de una empresa, al igual que el departamento de bodega, recordemos que es aquí donde se resguardan los materiales, insumos o herramientas que darán cabida a la producción o en su defecto a la comercialización de bienes y/o servicios.
Agroquímicos
- Fertilizantes - Insecticidas - Abonos - Nematóceras - Control de
plagas y enfermedades - Mantenimiento producto I N V E N T A R I O Insumos - - lubricantes - pinturas - material de
empaque Ferretería - guantes - limpieza - otros
- de vehículo - de oficina - de equipos y
herramientas - limpieza
Repuestos Herramientas
y equipos
- de fertilización - de limpieza - de oficina - de fumigación - de riego
Fertilizantes e insecticidas
- Fungicidas - Nematicidas - Insecticidas - Bactericidas - Herbicidas - Fijador - Fertilizantes
inicial
Las dificultades que se presenten en este proceso afectarán directamente en la ejecución del objetivo de la empresa. Siendo así, es necesario investigar cuáles son y qué solución posible es recomendable aplicar.
En Plantelsa, el faltante de productos e insumos es una de las mayores dificultades que viene afectando el buen desarrollo de la empresa. Dentro de las diferentes categorías, las que más tienen esta dificultad son: los insumos, los productos agroquímicos y los fertilizantes e insecticidas.
De acuerdo a datos de la empresa en el último trimestre del año 2008 la pérdida de estos productos en valores absolutos sobrepasa los 1500 USD aproximadamente, valor que para la empresa significa pérdida de tiempo, recursos y dinero.
Otro de los problemas que se suscitan en este departamento es el registro de los productos dentro del sistema de inventario que cuenta la bodega. Esta actividad realizada por el digitador, ha generado grandes diferencias entre el valor y la cantidad real de los mismos y el valor y cantidad registrada en este sistema.
3.6.3 Materiales desaparecidos en despacho
Adicionalmente a lo anterior, los productos muchas veces se los despacha con anomalías, alterando la cantidad solicitada cuando esta se somete principalmente a un proceso de pesaje.
3.6.4 Faltantes actuales en bodega
Existe un listado de productos que en el departamento de bodega no constan o han desaparecido físicamente, entre los principales tenemos:
Insumos como productos de limpieza y de ferretería. Fertilizantes e insecticidas como la llamada Jaiba.
Herramientas y equipos como las boquillas de aguilón para aplicar fertilizantes y los tubos que se utilizan para los canales de riego.
Es importante acotar que los productos que mayor nivel de pérdida han generado a la empresa por su desaparición física son los que tienen regularmente mayor costo y facilidad de ocultamiento.
3.6.5 Principales aspectos implicados en faltantes de bodega
Sistema de inventario con falencias, puesto que éste no proporciona información real, actualizada e inmediata de los productos, insumos, equipos, y herramientas, con que cuenta la empresa.
Descoordinación parcial y en muchos cados total entre los diferentes departamentos o funcionarios que tienen a cargo el manejo y control del inventario e inclusive entre diferentes jerarquías.
Poco seguimiento a los faltantes de bodega.
No existe el establecimiento de normas, políticas y procedimientos que regulen y den solución a este problema.
3.7 DISEÑO O TIPO DE INVESTIGACIÓN
Para el desarrollo del presente trabajo de investigación se requiere información de la bodega, su contenido, procesos aplicados actualmente así como el personal vinculado con este departamento. Esta información nos permitirá determinar las particularidades a incluirse en el nuevo diseño de sistema de inventarios de bodega. Sistema con el cual se prevé contrarrestar los faltantes de este departamento.
Para la aplicación de la investigación contamos con información secundaria y primaria, entre las que referimos a Plantelsa y el personal que conforma la sucursal de Santo Domingo. Además de la información y documentos vinculados al tema central de estudio, proveniente de internet y de fuentes bibliográficas, entre otros. En la recopilación y análisis de la información se emplean diversos métodos y técnicas que se detallan a continuación:
3.8 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN.
del departamento de bodega y así determinar el establecimiento de un sistema que permita un mejor control físico y contable de inventarios de bodega.
3.9 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN.
Encuestas.- Esta técnica fue aplicada al personal directamente relacionado con los procesos de inventarios y bodega de la sucursal. Técnica a través de la cual se enfocó principalmente temas como: sus funciones, procesos, requerimientos. El contenido de estas encuestas se encuentra en el (ANEXO 02)
Entrevistas.- dirigida hacia el Administrador de la hacienda quien conoce cada uno de los movimientos de la misma así como sus recursos y personal.
3.10 POBLACIÓN Y MUESTRA DE LA INVESTIGACION
3.10.1 Población
Al aplicar la técnica de investigación, es indispensable definir la población o el universo al que nos regiremos para la obtención de la información.
3.10.2 Muestra
Si entendemos que “la muestra comprende el estudio de una parte de los elementos de una población.” (11). Entonces debemos definir hacia que segmento de la población nos dirigimos y a cuántos de los elementos que comprende esa población se aplicará la técnica en esta ocasión.
3.10.3 Establecimiento de la muestra
Bajo estos parámetros y tomando en consideración que el personal que forma parte de la hacienda Plantelsa está conformado por 11 funcionarios administrativos y 120 técnicos de campo de los cuales el 50% es permanente mientras que el 30% es temporal y el 20% esporádico, los mismos que están vinculados con tareas específicas de siembra, producción, cosecha y comercialización de los cultivos que maneja la hacienda. Por lo tanto la población o universo de la investigación suma un total de 131 personas, de este total, el 13,75% corresponde a personal de áreas administrativas y el 86,25% a personal de campo.
Para determinar la muestra poblacional, es necesario utilizar métodos estadísticos con los cuales se obtiene el número de personas al que se aplica las técnicas de investigación.
Sin embargo, en el presente estudio se ha considerado factible determinar a la muestra como el total de la población o universo, es decir las 131 personas. Esto con la finalidad de obtener información mucho más relevante y real sobre el tema en análisis.
11
3.11 Análisis e Interpretación de Encuestas.
La encuesta que fue aplicada a las 131 personas que laboran en Plantelsa, fue analizada bajo una perspectiva estadística y objetiva, proporcionando los siguientes resultados:
ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL DE PLANTELSA
- SUCURSAL SANTO DOMINGO DE LOS COLORADOS -
1. Sabe Ud. si la empresa tiene un sistema de control de inventarios?
Cuadro (3)
EMPRESA CUENTA CON SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS
ALTERNATIVAS RESPUESTAS %
si 105 80%
no 26 20%
Total 131 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deicy Quimbiamba
Grafico (2)
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Deicy Quimbiamba
80% 20%
EMPRESA CUENTA CON SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
si
Análisis
2. Conoce los procedimientos del manejo de inventarios?
Cuadro (4)
CONOCIMIENTOS SOBRE
PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE
INVENTARIOS
ALTERNATIVAS RESPUESTAS %
si 40 31%
no 91 69%
Total 131 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deicy Quimbiamba
Gráfico (3)
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Deicy Quimbiamba
31%
69%
CONOCIMIENTO SOBRE PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INVENTARIOS
si
Análisis
La entrega de los productos se realiza de manera ágil y oportuna?
grafico (5)
LA ENTREGA DE PRODUCTOS ES ÁGIL Y
OPORTUNA
ALTERNATIVAS RESPUESTAS %
si 27 21%
no 104 79%
Total 131 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deicy Cumbiamba
Gráfico (4)
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Deicy Quimbiamba
21%
79%
ENTREGA DE PRODUCTOS
si
Análisis
3. a empresa ha tenido problemas en el despacho de productos?
Cuadro (6)
PROBLEMAS CON DESPACHO DE
PRODUCTOS
ALTERNATIVAS RESPUESTAS %
si 97 74%
no 34 26%
Total 131 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deicy Quimbiamba
Gráfico (5)
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Deicy Quimbiamba
74% 26%
PROBLEMAS CON EL DESPACHO DE PRODUCTOS
si
Análisis
Las compras de productos siguen un proceso técnico de adquisiciones?
cuadro (7)
EXISTE UN PROCESO TECNICO DE
ADQUISICION DE PRODUCTOS
ALTERNATIVAS RESPUESTAS %
si 83 62%
no 51 38%
Total 134 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deicy Quimbiamba
Gráfico (6)
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Deicy Quimbiamba
62% 38%
EXISTE UN PROCESO DE ADQUISICIÓN
si
Análisis
4. Existe personal responsable en adquisición y despacho de productos?
Cuadro (8)
PERSONAL RESPONSABLE EN
ADQUISICIÓN Y DESPACHO DE
PRODUCTOS
ALTERNATIVAS RESPUESTAS %
si 109 83%
no 22 17%
Total 131 100%
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deicy Quimbiamba
Gráfico (7)
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Deicy Quimbiamba
83% 17%
PERSONAL RESPONSABLE EN ADQUISICION Y DESPACHO DE PRODUCTOS
si
Análisis
