UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO
DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS
CPA.
TEMA: EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORÍA FINANCIERA AL
COMPONENTE INVENTARIO DE MERCADERÍA E INFORMACIÓN
FINANCIERA EN LA EMPRESA “PROMOCIONES XAVIER” EN LA CIUDAD
DE SANTO DOMINGO, 2016
AUTORA: COBEÑA MENDOZA YNGRI PIERINA
TUTOR: LCDO. HURTADO GUEVARA RICHARD FERNANDO, MBA.
SANTO DOMINGO – ECUADOR
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFCACIÓN:
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por la Señorita Yngri Pierina Cobeña Mendoza, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoria, CPA., Facultad de Sistemas Mercantiles, con el
tema: “EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORÍA FINANCIERA AL
COMPONENTE INVENTARIO DE MERCADERÍA E INFORMACIÓN
FINANCIERA EN LA EMPRESA “PROMOCIONES XAVIER” EN LA
CIUDAD DE SANTO DOMINGO, 2016”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes -UNIANDES-, por lo que apruebo su presentación.
Santo Domingo, mayo del 2018
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Yngri Pierina Cobeña Mendoza, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoria, CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y FINANZAS,
CPA., son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
Santo Domingo, mayo del 2018
Yngri Pierina Cobeña Mendoza CI. 2300426943
DERECHOS DE LA AUTORA
Yo, Yngri Pierina Cobeña Mendoza, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, que en su parte pertinente textual dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La Propiedad Intelectual de Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella;
Santo Domingo, mayo del 2018
Yngri Pierina Cobeña Mendoza CI. 2300426943
CERTIFICACIÓN DE LA LECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Ing. Mónica Elizabeth Benalcázar Paladines, Mgs., en calidad de Lectora del Proyecto de Titulación.
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante Cobeña Mendoza Yngri Pierina sobre el tema “EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORÍA FINANCIERA AL COMPONENTE INVENTARIO DE MERCADERÍA E INFORMACIÓN
FINANCIERA EN LA EMPRESA “PROMOCIONES XAVIER” EN LA CIUDAD
DE SANTO DOMINGO, 2016.”,ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he podido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Regional Autónoma de los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.
Santo Domingo, julio del 2018
RESUMEN
ABSTRACT
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PORTADA
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DE LA AUTORA
CERTIFICACIÓN DE LA LECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
RESUMEN
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN ... 1
Actualidad e importancia ... 1
Problema de investigación ... 4
Formulación del problema ... 5
Objetivos de la investigación ... 5
Objetivo general ... 5
Objetivos específicos ... 5
Idea a defender ... 6
Variables de la investigación. ... 6
CAPÍTULO I ... 7
1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 7
1.1. Antecedentes de la investigación ... 7
1.2. Actualidad del objeto de estudio de investigación. ... 7
1.2.1.1. Contabilidad ... 8
1.2.1.2. Importancia ... 8
1.2.1.3. Auditoría ... 9
1.2.1.4. Principios de auditoría ... 9
1.2.1.5. Objetivos ... 10
1.2.1.6. Tipos de Auditoría ... 11
1.2.1.7. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) ... 13
1.2.1.8. Fases de la auditoría ... 14
1.2.1.9. Examen especial ... 16
1.2.1.10.Objetivo del examen especial ... 17
1.2.1.11.Alcance del examen especial ... 17
1.2.2. Activo ... 18
1.2.2.1. Activo corriente ... 18
1.2.2.2. Inventarios ... 19
1.2.3. Información Financiera ... 21
1.2.3.1. Definición ... 21
1.2.3.2. Objetivos ... 21
1.2.3.3. Finalidad ... 21
1.2.3.4. Análisis Financiero ... 22
1.3. Actualidad del sector donde se desarrolló el proyecto ... 23
CAPÍTULO II ... 24
2. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO ... 24
2.1.1. Paradigma asumido ... 24
2.1.2. Modalidad y tipos de investigación ... 24
2.1.2.1. Modalidad de investigación ... 24
2.1.3. Tipos de investigación ... 24
2.1.3.1. Investigación de campo ... 24
2.1.3.2. Investigación Bibliográfica ... 25
2.1.3.3. Investigación Descriptiva ... 25
2.2. Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos ... 25
2.2.1. Población ... 25
2.2.2. Plan de recolección de la información ... 26
2.2.2.1. Métodos ... 26
2.2.2.2. Técnicas ... 26
2.2.2.3. Instrumentos ... 27
2.3. Resultados del diagnóstico de la situación actual ... 28
2.3.1. Diagnostico que caracterice el problema de investigación formulado ... 28
2.3.1.1. Entrevista al Gerente propietario de Promociones Xavier ... 28
2.3.1.2. Entrevista realizada al contador de Promociones Xavier ... 30
2.3.2. Análisis e interpretación de los resultados ... 32
2.3.2.1. Encuesta al personal operativo Promociones Xavier ... 32
2.3.3. Resumen de las principales insuficiencias ... 34
CAPÍTULO III ... 35
3. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA ... 35
3.1.1. Nombre de la propuesta. ... 35
3.1.2. Objetivos de la propuesta ... 35
3.1.2.1. Objetivo general ... 35
3.1.2.2. Objetivos específicos ... 35
3.1.3. Elementos que la conforman ... 36
3.1.4. Explicación de cómo la propuesta contribuye a solucionar las insuficiencias identificadas en el diagnostico ... 36
3.2. Aplicación práctica de la propuesta ... 37
3.2.1. Planificación ... 37
3.2.1.1. Plan específico ... 38
3.2.1.2. Informe de control interno ... 48
3.2.2. Ejecución ... 50
3.2.2.1. Cédulas de auditoría ... 51
3.2.2.2. Hallazgo ... 54
3.2.3. Comunicación de Resultados ... 56
3.2.3.1. Opinión de Auditoría ... 57
3.2.3.2. Informe estándar de examen especial de auditoría financiera ... 59
3.2.3.3. Flujograma de procesos sugerido ... 62
3.2.3.4. Hoja de Kárdex sugerido ... 63
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES ... 64
BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Población ... 25
Tabla 2. Encuesta al personal operativo de Promociones Xavier ... 32
Tabla 3. Monto de recursos examinados ... 41
Tabla 4. Evaluación del Control Interno ... 44
Tabla 5. Tiempo estimado de la ejecución de trabajo. ... 46
ÍNDICEDE FIGURAS Figura. 1 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) ... 14
Figura. 2 Fase de planificación ... 14
Figura. 3 Fase de ejecución ... 15
Figura. 4 Fase de comunicación de resultados ... 16
Figura. 5 Procesos de la empresa ... 41
Figura. 6 Flujograma de procesos sugerido ... 62
ÍNDICEDE ANEXOS
Anexo 1: Carta de aprobación de perfil de proyecto de investigación
Anexo 2: Carta de la Universidad dirigida a la empresa
Anexo 3: Carta de aceptación de la empresa
Anexo 4: Carta de satisfacción de la empresa
Anexo 5: Registro Único de Contribuyentes
Anexo 6: Balance General 2016
Anexo 7: Estado de Resultados 2016
Anexo 8: Formato de Entrevista al Gerente General
Anexo 9: Formato de Entrevista a la Contadora externa
Anexo 10: Formato de Encuesta
Anexo 11: Cuestionario de Control Interno
Anexo 12: Matriz de nivel de confianza
Anexo 13: Índice de papeles de trabajo
Anexo 14: Reporte de verificación de constatación física - enero 2016
1
INTRODUCCIÓN
Actualidad e importancia
El objetivo cinco del Plan Nacional del Buen Vivir (2017-2021) hace referencia a impulsar la productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistribuida y solidaria, donde se propone la dinamización del mercado laboral a través de tipologías de contratos para sectores que tienen una demanda y dinámica específica, busca cumplir con el mandato de “Planificar el desarrollo nacional, erradicar
la pobreza, promover el desarrollo sustentable y la redistribución equitativa de los recursos y la riqueza, para acceder al buen vivir”, donde se organiza en tres Ejes
Programados y nueve Objetivos Nacionales de Desarrollo, sobre la base de la sustentabilidad ambiental y el desarrollo territorial. (SENPLADES, 2018, pág. 79)
El tema de este proyecto de investigación tiene relación con la inclusión económica y social, la transformación del modo de producción, el fortalecimiento de las finanzas públicas, permitiendo incrementar el saldo de la balanza comercial en relación al Producto Interno Bruto, así mismo aumentar la recaudación de los tributos directos, la regulación del sistema económico y la justicia e igualdad en las condiciones laborales de los ciudadanos.
La relación equilibrada entre la sociedad, estado y mercado. Ayuda para que la población pueda producir productos materiales e inmateriales útiles para la vida humana que permiten a la vez alcanzar el Buen Vivir de la población mejorando la economía. Implicando que el ser humano está valorado por encima del capital, pero dicho capital es necesario para la subsistencia y crecimiento económico dentro de una sociedad con ideología capitalista. Teniendo como meta incrementar la tasa de empleo en el país.
2
Según la Agenda zonal 4 de desarrollo objetivo 8: Consolidar el sistema económico, social, solidario de forma sostenible, se enfoca a impulsar la generación de encadenamientos productivos locales, que doten de productos y servicios a la industria estratégica que se ejecuta en la zona, en especial los provenientes del sector artesanal, economía popular y solidaria, la micro, pequeña y mediana empresa, promoviendo las diversas formas de producción comunitaria, asociativa y cooperativa, con acceso a la capacitación, tecnología y servicios financieros, dentro de esta zona abarcan las provincias de Manabí y Santo Domingo de los Tsáchilas teniendo como línea de acción la transformación de la matriz productiva convirtiendo al país en generador y explotador de mayor valor agregado a través del aprovechamiento del conocimiento y el talento humano, con inclusión de nuevos actores sobre la base de una adecuada redistribución y equidad, asegurando de esta manera el Buen Vivir. (SENPLADES, 2018, pág. 117)
En el artículo 11 del Plan Provincial de Desarrollo toma como prioridades estratégicas el desarrollo empresarial, infraestructura de apoyo a la producción, con innovación tecnológica, así también hace referencia a la identidad provincial, interculturalidad, arraigo y sentido de pertenencia. (GAD PROVINCIAL SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, 2018, pág. 6)
De acuerdo al análisis del Valor Agregado Bruto (VAB) Provincial nuestro territorio se identifica principalmente en dos sectores preponderantes; el terciario que corresponde al comercio con el 20,40% y el sector primario a la agricultura, ganadería y pesca con el 20,31%, Actualmente en Santo Domingo la población ocupada por la rama del comercio al por mayor y menor es de un 33.526 personas que equivale a 25,60% según datos del INEC CPV 2010, convirtiéndose en la ciudad con mayor relevancia con relación a sus cantones como un asentamiento humano de jerarquía regional.
3
El escenario probable del Plan de Desarrollo del Cantón Santo Domingo, demuestra que encuentra en una situación periférica en el desarrollo económico nacional, presentado un fuerte potencial de crecimiento económico, el posicionamiento está estrechamente relacionado al corredor bioceánico Manta – Manaos aprovechando su ubicación geoestratégica.
Dentro del (Plan de Desarrollo del GAD municipal de Santo Domingo, 2014), el mismo que no se encuentra actualmente ajustado a los cambios que existen dentro del Plan Nacional del Buen Vivir que el mismo consta con tres ejes de los cuales el que tiene más relación con el tema de este proyecto de investigación es el eje 2 que consiste con lo económico productivo existiendo problemas como es el escaso incentivo tributario y dificultades para acceder a facilidades de crédito (micro finanzas) para lograr financiarse a tasas accesibles dadas por las actuales condiciones de inestabilidad económica en su país y en cantón. (GAD MUNICIPAL SANTO DOMINGO, 2018, pág. 171)
El (Servicio de Rentas Internas) SRI según el Art. 7 de la Ley Orgánica de Trasparencia y Acceso a la Información Pública – LOTAIP literal 4) nos señala las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos. La misma que dentro de la dirección zonal 4 tienen como objetivo coordinar y controlar la ejecución de políticas, normas y procedimientos establecidos, en materia tributaria, jurídica, administrativa y financiera; y retroalimentar a la matriz sobre el avance de gestión técnica-tributaria de las provincias que se encuentran bajo su jurisdicción.
4 Problema de investigación
La ferretería “Promociones Xavier” es una empresa que fue constituida para la venta al
por mayor y menor de los artículos de ferretería ubicada en Santo Domingo de los Tsáchilas, Cantón Santo Domingo en la avenida Quevedo km 3 ½ margen izquierdo, creada el 02 de Febrero del 2011, actualmente reconocida por brindar a sus clientes diversidad en materiales de construcción.
Al dialogar con el propietario de la Empresa manifestó que existe inconsistencia en el movimiento de los inventarios de mercaderías lo que ha ocasionado inconvenientes en el stock de bodega y la comercialización; entre las anormalidades manifestadas tenemos las siguientes:
No realiza constatación física del inventario de las mercaderías por lo que genera la inadecuada rotación de los productos.
No cuenta con registros contables sistematizados, lo que ha generado inconsistencia en la información financiera al momento, haciendo referencia que cuenta con los servicios de un contador externo.
No existe control de los movimientos de inventarios lo que ha generado desconocimiento en la cantidad real de existencias.
No se lleva archivo cronológico de los documentos fuente lo que ha formado inconsistencia documental de las operaciones.
La carencia de control de inventarios ha provocado deterioro, destrucción y pérdida de mercaderías, porque no tiene asignado un responsable para el área.
5 Formulación del problema
¿Cómo mejorar la información financiera a través de la aplicación de un examen especial de auditoría financiera del componente inventarios de mercaderías de la Empresa “Promociones Xavier”, 2016?
Delimitación del Problema
La Ferretería “Promociones Xavier” se encuentra administrada por una persona natural y
se encuentra ubicada en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, en el Cantón Santo Domingo, en la vía Quevedo km 31/2 margen izquierdo lote 23 frente a la Concesionaria Ford. El propietario de la Ferretería es el Señor Xavier Oswaldo Camino Mora. Este contribuyente se encuentra obligado a llevar contabilidad siendo su actividad principal la venta de materiales de construcción.
Objetivos de la investigación
Objetivo general
Aplicar un examen especial de auditoría financiera al componente Inventario de mercadería, para mejorar la información financiera en la empresa “Promociones Xavier”, de la ciudad de Santo Domingo, periodo 2016.
Objetivos específicos
Fundamentar teóricamente la auditoría financiera, examen especial e información financiera y temas relacionados.
Diagnosticar la situación actual de la información financiera del componente inventario de mercaderías con la ayuda de la metodología de la investigación.
6 Idea a defender
Con la aplicación de un examen especial basado en una adecuada planificación de auditoría, ordenado trabajo de campo, que permita en conocimiento de la empresa, para la obtención de evidencia suficiente, oportuna y relevante, que respaldarán los hallazgos de auditoría, los mismos que se describirán en el informe de resultados, lo que permitirá mejorar la información financiera de la ferretería “Promociones Xavier”.
Variables de la investigación.
Variable independiente: Examen especial de auditoria.
Variable dependiente: Información Financiera.
Justificación del tema
Se Justifica técnicamente el trabajo de investigación, ya que en la actualidad en toda empresa se debe realizar auditorías, es de importancia los resultados que generen estas, con la ayuda de instrumentos de auditoría se logrará evidenciar el trabajo de examen especial de manera ordenada y guiada por normativas técnicas.
La presente investigación se justifica de manera económica ya que los costos son asumidos por la investigadora y que estos son menores a los beneficios que se darán al aplicar la propuesta.
7 CAPÍTULO I
1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1.1. Antecedentes de la investigación
Revisando información en el CDIC (Centro de Documentación e Información Científica) de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” no se encontró el
tema examen especial de auditoría financiera al componente inventario de mercadería e información financiera en la empresa “Promociones Xavier” en la ciudad de santo domingo, no obstante, se encuentran temas relacionados tales como:
Examen especial a la cuenta cartera de crédito del año 2012 para determinar las consistencias operacionales en la cooperativa de ahorro y crédito sumak kawsay Ltda. Agencia Santo Domingo de los Tsáchilas. Silva Patzo Miriam Elena (2009). Donde menciona que es de vital importancia promover y fomentar la aplicación constante de examen especial de auditoria con la finalidad de determinar la razonabilidad de los saldos de las cuentas en los estados financieros.
Auditoría financiera aplicada a la junta administradora de agua potable y alcantarillado de la urbanización "el portón", en la ciudad de Santo Domingo, periodo 2008-2009 para establecer la razonabilidad de la información contable. En la cual menciona que se debe realizar una auditoría a los inventarios al menos una vez al año con el fin de que los procedimientos se estén llevando correctamente, y poder tomar correctivos para evitar futuros riesgos. Autor: Cela Castro José Faustino en el año 2010.
1.2. Actualidad del objeto de estudio de investigación.
8
De acuerdo con Montilla y Herrera entre las prácticas más antiguas de la auditoría para evitar desfalcos y fraudes en sus cuentas, exigían que estas fueran llevadas por escribanos independientes, con la evolución de la sociedad las prácticas comerciales como la teoría tributaria se enfocaron en el control y le impusieron un papel social como generador de información económica y confiable, mientras se desarrollaba la contabilidad, la auditoria iba asumiendo avances con el propósito de poder realizar revisiones o comprobaciones.
1.2.1. Principales conceptos de autores
1.2.1.1. Contabilidad
La contabilidad es una técnica que produce sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias, sobre los eventos económicos identificables y cuantificables que realiza una entidad a través de un proceso de captación de las operaciones que cronológicamente mida, clasifique, registre y resuma con claridad. (Moreno Fernández, 2014, pág. 12)
De acuerdo a lo que menciona (Mendoza & Ortiz , 2016, pág. 5), se la ha definido como “el lenguaje de los negocios, debido a que es una actividad de servicio encargada de
identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los usuarios formar juicios y tomar decisiones”.
La contabilidad se define como una actividad encargada del registro, identificación y comunicación de resultados financieros que se han desarrollado en la empresa para el cumplimiento de sus actividades económicas.
1.2.1.2. Importancia
9
La contabilidad en la empresa es muy importante ya que permite registrar de manera ordenada los movimientos económicos, estableciendo sus controles a los recursos para generar reportes.
1.2.1.3. Auditoría
La auditoría es un examen crítico que realiza un profesional independiente de los libros y registros de una entidad, basado en técnicas específicas, con la finalidad de opinar sobre la razonabilidad de la entidad financiera. Permite evaluar si los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera de la entidad y si para su elaboración se cumplió con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. (Montes , Montilla , & Vallejo, Auditoría financiera bajo estándares internacionales, 2016, pág. 34)
“La auditoría surge de la necesidad de dotar la máxima transparencia a la información
económico-financiera que suministra la empresa a todos los usuarios, tanto directos como indirectos” (Rey Pombo, 2013, pág. 515)
La auditoría se define como un proceso sistemático e independiente que se da con la finalidad de evaluar la razonabilidad y permita evidenciar la situación financiera de la Empresa.
1.2.1.4. Principios de auditoría
El auditor deberá mantener siempre la confidencialidad de los datos de los auditados manteniendo siempre una relación de confianza entre ellos en ningún momento podrá difundir datos obtenidos en la realización de sus tareas a terceras personas. Para mantener este secreto profesional será necesaria la implantación de medidas de seguridad que garanticen la protección de la información obtenida en la auditoria. (Chicago , 2014, pág. 32)
La auditoría se rige en su ejercicio y los principios son consustanciales:
Permanencia
Integridad
10
Función preventiva
Independencia y objetividad
Actuación racional
Cobertura racional
Cumplimiento de Normas de auditoría. (De la Peña, 2010, pág. 14)
Los principios de auditoria se definen como las características que debe tener el auditor al realizar este proceso, que requiere confidencialidad y la aplicación de cada principio.
1.2.1.5. Objetivos
La auditoría financiera tiene como objetivo la revisión o evaluación de los estados financieros por una persona distinta de la que preparo la información contable y del usuario de esa información, a fin de establecer la racionalidad de esta. Cuando el auditor da a conocer los resultados de su examen, aumenta la utilidad de la información que el usuario posee. El informe o dictamen que presenta el auditor externo otorga fe pública a la veracidad y confiabilidad de los estados financieros. (Montes , Montilla , & Vallejo, Auditoría financiera bajo estándares internacionales, 2016, pág. 34)
Determinar si la organización tiene una estructura adecuada a su objeto social o razón de ser.
Verificar la existencia de objetivos y planes, y determinar si son coherentes y realistas.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.
Verificar la existencia de métodos y procedimientos adecuados de operación y su eficiencia.
Comprobar la utilización adecuada de los recursos.
Identificar los tipos de manifestaciones erróneos sustanciales que pudieren ocurrir en los estados financieros.
Considerar los factores que incrementan el riesgo de manifestaciones erróneas sustanciales en los estados financieros.
11
El objetivo de la auditoría basicamente es determinar si los elementos que se han contabilizado en la empresa son razonables, obteniendo la evidencias sificientes para determinar la realidad de los mismos y señalar si es posible que la empresa asuma los gastos para su conservación. (Pelazas, 2015, pág. 61)
1.2.1.6. Tipos de Auditoría
1.2.1.6.1. Auditoría Gestión
Es un examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles y medir la calidad de los servicios. (Contraloría General del Estado, 2011, pág. 6)
Es la evaluación multidisciplinaria, independiente, con enfoque de sistemas, del grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una organización, de las relaciones con su entorno, así como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el aprovechamiento de sus recursos. (Maldonado M. K., 2011, pág. 22)
La auditoría de Gestión es un examen que se realiza a la Empresa con la finalidad de evaluar la eficiencia y la eficacia en la utilización de los recursos, permitiendo comprobar si se cumple con los objetivos propuestos.
1.2.1.6.2. Auditoría de cumplimiento
“Es la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas,
económicas y de otra índole de una entidad, para establecer que dichas operaciones se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias, y de procedimientos que le son aplicables” (Blanco Luna, 2012, pág. 362)
“La auditoría de cumplimiento persigue determinar en qué medida la entidad auditada ha
12
La auditoría de cumplimiento se basa en la verificación y comprobación del cumplimiento de las leyes y reglamentos conforme a las Normas legales vigentes.
1.2.1.6.3. Auditoría de Control Interno
A tal efecto es preciso distinguirse entre el estudio destinado a evaluar y mejorar el sistema de control interno de una entidad, realizado por el auditor en su calidad de experto y en virtud de mandato específico, del estudio y evaluación de control interno que se realiza en el contexto de una auditoría, que es lo que se referirán las normas técnicas de auditoría. La implantación y mantenimiento de los sistemas de control interno corresponde a la empresa, que tendrá que supervisarlos para ver que siguen funcionando por los cauces previstos, y modificándolos de acuerdo a las circunstancias cambiantes como son nuevas normas legales o nuevos cambios en la actividad empresarial. (Pelazas, 2015, pág. 33)
La verificación de quienes realizan las operaciones de autorización y control del registro contable, y segregación de funciones respecto a los departamentos de contabilidad y de tesorería. Comprobarán el sistema de pluralidad de firmas que puedan existir en la autorización de un préstamo. La revisión de políticas de endeudamiento de la empresa a través del conociendo de los procedimientos en el momento del endeudamiento mediante el control de documentos y de personas que interviene en el proceso. (Manso, 2015, pág. 77)
La auditoría de control interno se la define como un proceso, un medio y no un fin en sí mismo, con el fin de verificar la eficiencia y la eficacia de las operaciones, suficiencia y confiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
1.2.1.6.4. Auditoría Financiera
13
estados financieros elaborados por la organización. (Montes, Montilla , & Vallejo, Auditoría Financiera bajo estándares internacionales, 2016, pág. 41)
Es aquella actividad consistente en la comprobación y examen de las cuentas anuales y otros estados financieros y contables con objetivo de poder emitir opinión sobre su fiabilidad y razonabilidad. El informe de auditoría independiente de cuentas anuales sobre si las mismas presentan la imagen fiel del patrimonio, de los resultados y de la posición financiera. (Gutiérrez, 2011, pág. 8)
La auditoría Financiera consiste en el examen y la evaluación de las cuentas y los estados financieros con el objetivo de emitir una opinión sobre su razonabilidad y fiabilidad.
1.2.1.7. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA)
NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS NORMAS GENERALES O PERSONALES
Entrenamiento y capacidad profesional
La Auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento técnico y pericia como Auditor".
Independencia "En todos los asuntos relacionados con la Auditoría, el auditor debe mantener independencia de criterio".
Cuidado o esmero profesional
"Debe ejercerse el esmero profesional en la ejecución de la auditoría y en la preparación del dictamen".
NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO Planeamiento y
Supervisión
"La auditoría debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los asistentes del auditor, si los hay, debe ser debidamente supervisado".
Estudio y Evaluación del Control Interno
"Debe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control interno (de la empresa cuyos estados financieros se encuentra sujetos a auditoría como
base para establecer el
grado de confianza que merece…"
Evidencia Suficiente y Competente
"Debe obtenerse evidencia competente y suficiente, mediante la inspección, observación, indagación y confirmación para proveer una base razonable que permita la expresión de una opinión sobre los estados financieros sujetos a la auditoría.
NORMAS DE PREPARACIÓN DEL INFORME Aplicación de los
PCGA
El dictamen debe expresar si los estados financieros están presentados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados".
Consistencia
14
Revelación Suficiente La tercera norma relativa a la información del auditor a diferencia de los nueve restantes es una norma de excepción, pues no es obligatoria su inclusión en el informe del Auditor.
Opinión del Auditor El dictamen debe contener la expresión de una opinión sobre los estados financieros tomados en su integridad, o la aseveración de que no puede expresarse una opinión.
Figura. 1 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA)
Fuente: (http://www.eafit.edu.co/escuelas/administracion/consultorio-contable/Documents, s.f.) Elaborado por: Yngri Pierina Cobeña Mendoza
1.2.1.8. Fases de la auditoría
1.2.1.8.1. Preparación de la Auditoria
La preparación de la Auditoría – Llamada en ocasiones pre – auditoría, fase preliminar o auditoría previa con documentos – Constituye el pilar de todo el proceso.
Figura. 2 Fase de planificación
Fuente: (Fernández , Iglesias, Laneza, & Fernández , 2010, pág. 124) Elaborado por: Yngri Pierina Cobeña Mendoza
1.2.1.8.2. Ejecución
EJECUCIÓN PAPELES DE
TRABAJO
Es el conjunto de cédulas y documentos elaborados por el auditor durante el
curso del examen, desde la planificación preliminar, la planificación específica
y la ejecución de la auditoría, sirven para evidenciar el trabajo realizado por los
auditores y respaldar sus opiniones en los hallazgos, las conclusiones y
recomendaciones presentadas en los informes. •Objetivo
•Alcance
•Elementos a auditar
Análisis de necesidades
•Auditor jefe •Equipo auditor •Técnicos especialitas
Selección del equipo auditor
•Documentos
Recogida y estudio de la documentación
•Procedimientos
•Cuestionarios de chequeo •Guía de actuación
Programa de auditoría
•Cronograma •Interlocutores
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INDICADORES Es una herramienta que entrega una información cuantitativa respecto del logro o resultado, se debe establecer directrices estratégicas para la medición y definir
los objetivos de los procesos.
HALLAZGOS El hallazgo en la auditoría tiene el sentido de obtención y síntesis de información específica sobre una operación, actividad, proyecto y que los
resultados sean de interés para los funcionarios de la entidad auditada. La
evidencia de los hallazgos de auditoría deberá ser evaluada en términos de
suficiencia, importancia, confiabilidad y eficacia.
Figura. 3 Fase de ejecución
Fuente: (http://www.contraloria.gob.ec, s.f.) Elaborado por: Yngri Pierina Cobeña Mendoza
1.2.1.8.3. Comunicación de resultados
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS INFORME DE AUDITORIA REQUISITOS Y
CUALIDADES DEL INFORME
La preparación y presentación del informe de auditoría, reunirá las
características que faciliten los usuarios su comprensión y promuevan la
efectiva aplicación de las acciones correctivas, las cualidades son: a)
Utilidad y oportunidad b) Objetividad y perspectiva c) Concisión d)
Precisión y razonabilidad e) Respaldo adecuado f) Tono constructivo g)
Importancia del contenido h) claridad.
RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DEL
INFORME
La responsabilidad corresponde al jefe de equipo y supervisor compartida
con todos los miembros de auditoría, que han intervenido en las
actividades, proyectos y operaciones, funciones, componentes y se
desarrollará durante el proceso de auditoría hasta llegar a la consideración
de la autoridad superior, para lograr que la revisión del informe de auditoría
sea efectiva y propenda a la preparación de un documento de alta calidad,
se establece dos niveles de revisión en este proceso: a)Revisión por el
supervisor responsable b) Control de calidad.
CRITERIO PARA ORDENAR LOS
RESULTADOS
Los resultados de la auditoría y la información relevante disponible en la
entidad auditada son diferentes por lo tanto es posible ordenarla y
presentarla de varias maneras atendiendo las siguientes consideraciones:
a) Importancia de los resultados b) Partirá de los componentes, ciclos,
sistemas o hallazgos generales para llegar a los específicos c) Seguirá el
16
principales actividades sustantivas y adjetivas. e)Combinará los criterios
expuestos
COMENTARIOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Comentario: Es la descripción narrativa de los hallazgos o aspectos
trascendentales encontrados durante su examen, debiendo contener en
forma lógica y clara los asuntos de importancia. Conclusiones: Son juicios
profesionales del auditor basados en los hallazgos luego de evaluar sus
atributos y de obtener la opinión de la entidad. Recomendaciones: Son
sugerencias positivas para dar soluciones prácticas a los problemas o
deficiencias encontradas con la finalidad de mejorar las operaciones o
actividades de la entidad.
Figura. 4 Fase de comunicación de resultados
Fuente: (http://www.eafit.edu.co/escuelas/administracion/consultorio-contable/Documents, s.f.) Elaborado por: Yngri Pierina Cobeña Mendoza
1.2.1.9. Examen especial
El examen especial es una auditoria de alcance limitado que puede comprender la revisión y análisis de una parte de las operaciones efectuadas por la entidad, con el objeto de verificar el adecuado manejo de los recursos públicos, así como el cumplimiento de la normativa legal y otras normas reglamentarias aplicables. (Fonseca, 2011, pág. 277)
El examen especial es una auditoría de alcance limitado que puede comprender la revisión y análisis de una parte de las operaciones efectuadas por la entidad, con el objetivo de verificar el adecuado manejo de los recursos públicos, así como el cumplimiento de la normativa legal y otras normas financieras, operativos y de cumplimiento o, restringirse solo a uno de ellos, dentro de un área o asunto específico.
Por tanto, el examen especial puede enfocarse, entre otros, en los siguientes aspectos:
Manejo financiero de recurso por una entidad durante un período en relación a la normativa legal y reglamento aplicables.
Cumplimiento de la ejecución del presupuesto en relación a la normativa legal y reglamentos.
Cumplimiento de la normativa legal en relación a donaciones.
Cumplimiento de la normativa legal en los procesos de licitación para contratación de obras o adquisición de bienes y servicio.
17
Denuncias. (Dávila, 2010, pág. 277)
El examen especial comprende la revisión y el análisis del área que va a auditar, con el objetivo de verificar que los procesos y actividades que se llevan a cabo sean de acuerdo a lo estipulado en la Normas Financieras.
1.2.1.10. Objetivo del examen especial
Su objetivo es evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos públicos, así como el desempeño de los servicios y funcionarios de Estado, respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la legislación por presupuestal o por la entidad que haya aprobado el programa o la inversión correspondiente. (Jirón, 2009, pág. 54)
1.2.1.11. Alcance del examen especial
Una limitación al alcance del examen se presenta cuando el auditor se encuentra imposibilitado de aplicar los procedimientos requeridos por las normas de auditoría general aceptadas o por las normas internacionales de auditoría.
En determinados casos el auditor puede tener la posibilidad de aplicar métodos alternativos de auditoría para obtener evidencia suficiente y competente que, de acuerdo con su criterio profesional, considera necesario para satisfacer acerca de la razonabilidad de una o varias cuentas de los estados financieros.
Una limitación al alcance del examen en términos prácticos implica una imposibilidad de realizar el trabajo que ha previsto el auditor y puede originarse, principalmente, por las siguientes razones:
Restricciones impuestas por la compañía
Circunstancias que están fuera del control de la compañía o del auditor y que determina su imposibilidad de obtener evidencia suficiente y apropiada
18 1.2.2. Activo
El Activo muestra el conjunto de bienes y derechos que la empresa posee en un determinado momento expresado en unidades monetarias. También representa la utilización que la empresa ha dado en este momento a sus recursos. Los elementos que forman el Activo, tal como se ha dicho en el párrafo anterior, se clasifican siguiendo el criterio de ordenación de a mayor a menor grado de liquidez. Así por ejemplo la máxima liquidez lo tiene el dinero depositado en banco. En cambio las partidas de terrenos y edificios tienen un bajo grado de liquidez ya que, dentro del contexto de actividades de la empresa, se considera que tienen un carácter de permanencia casi ilimitada. (Rajadell, Trullas , & Simo, 2014, pág. 26)
El Activo compone la estructura económica de la empresa, representando los elementos patrimoniales que sean los bienes o derechos económicos a favor de la empresa. Comprende las cuentas: Caja, Bancos, Mercaderías, terrenos y bienes naturales, Construcciones, maquinarias, mobiliarios, equipos para proceso de información. (Omeñaca García, 2016)
El activo identifica a todos los bienes y derechos económicos que tiene la empresa y con los que puede realizar su actividad económica.
1.2.2.1. Activo corriente
Los elementos patrimoniales que se integran en el activo corriente o circulante son los bienes y derechos que permiten a la empresa la realización de su actividad principal. El activo circulante se convierte en plazos cortos en dinero, mediante su venta o cobro, se puede hacer la clasificación en función del grado de disponibilidad del mismo. (Fernández , y otros, 2012, pág. 17)
El activo corriente comprenderá:
19
Activo Exigible: Comprende valores que se convertirán en dinero en breve plazo y créditos que no producen directamente rendimientos, sino que entraron en negocio en virtud de las transacciones mercantiles.
Activo Realizable: Cuentas materiales y personales destinadas a transformarse en mercancías o servicios como consecuencia de la marcha normal de la empresa. A corto plazo y a Largo plazo. (Soldevida, Oliveras, & Bagur, 2010)
El activo corriente hace referencia a los bienes y derechos que permiten a la empresa realizar su actividad económica.
1.2.2.2. Inventarios
El término de inventarios parece reservado a los contratos de compra y venta de mercancías, productos terminados, productos en proceso, materias primas y materiales, sin que esto sea un obstáculo para considerar otros términos que tienen relativa importancia, así como el llamado libro auxiliar de inventarios, donde se engloban todos los valores efectivo y equivalentes a efectivo, cartera, propiedades, lo mismo que las obligaciones y el patrimonio. (Fierro Martínez & Fierro Celis, 2015, pág. 225)
Se entiende por inventarios a las existencias de artículos, bienes y/o productos que posee la empresa para su destinación a la venta o hacen parte de una cadena de transferencia en el caso de las empresas industriales. En definitiva se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio, están en el proceso de producción para futura venta, han de consumirse corrientemente para la producción de mercancías o servicios que se van a tener disponibles para la venta. (Granados , Latorre, & Ramirez , 2003, pág. 63)
20 1.2.2.2.1. Clases de inventarios
Mercancías no fabricadas por la empresa.
Mercancías en tránsito.
Materias primas.
Suministros.
Productos en proceso.
Productos terminados.
Mercancías en consignación.
Subproductos, residuos y materiales recuperados.
Repuestos de menor cuantía consumidos durante el ejercicio. (Fierro Martínez & Fierro Celis, 2015, pág. 234)
1.2.2.2.2. Sistemas de contabilización de inventarios
Existen dos sistemas de inventarios, los cuales permiten determinar los gastos o costos de las mercancías vendidas, materias primas, materiales o suministros vendidos, para la confección del estado de resultados del ejercicio contable:
Sistema de Inventario periódico: Toda actividad económica debe elaborar un inventario inicial, con el fin de determinar el total de las existencias de mercancías o materias primas, para dar inicio a las actividades de la producción, comercialización o servicios.
Sistema de inventario permanente: Es obligatorio para todas las sociedades que deben presentar las declaraciones tributarias firmadas por contador o revisor fiscal; no requiere inventario inicial ni final, porque permanentemente se lleva el control. (Fierro Martínez & Fierro Celis, 2015, pág. 253 y 257)
El sistema más utilizado en el manejo de inventarios es el permanente ya que permite llevar un control adecuado.
21
cualquier momento las verdaderas existencias de mercancía para la venta. (Granados , Latorre, & Ramirez , 2003, pág. 64 y 71)
1.2.3. Información Financiera
1.2.3.1. Definición
Los estados financieros son herramientas o medios que utilizan las empresas, para presentar su situación financiera a una fecha determinada, y presentan las diferentes actividades que realiza una empresa para obtener flujo de efectivo (entradas y salidas). (Rodriguez D. , s.f.)
1.2.3.2. Objetivos
Según las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC 34) consiste en establecer las bases para la presentación de los estados financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad de ejercicios anteriores, como con los de otras entidades diferentes. Para alcanzar dicho objetivo, la Norma establece, en primer lugar, requisitos generales para la presentación de los estados financieros y, a continuación, ofrece directrices para determinar su estructura, a la vez que fija los requisitos mínimos sobre su contenido. Tanto el reconocimiento, como la valoración y la información a revelar sobre determinadas transacciones y otros eventos, se abordan en otras Normas e Interpretaciones. (http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/nic01.pdf, s.f.)
1.2.3.3. Finalidad
22
económicas. Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que se les han confiado. Para cumplir este objetivo, los estados financieros suministrarán información acerca de los siguientes elementos de la entidad:
NIC 1: (a) activos; (b) pasivos; (c) patrimonio neto; (d) gastos e ingresos, en los que se incluyen las pérdidas y ganancias; (e) otros cambios en el patrimonio neto; y (f) flujos de efectivo.
Esta información ayudará a los usuarios el entendimiento de los estados financieros y permitirá tomar decisiones económicas.
(http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/nic01.pdf, s.f.)
1.2.3.4. Análisis Financiero
Se puede decir que el análisis financiero de una organización es el examen, comparación distinción y síntesis de las condiciones, elementos, propiedades y características financieras de las mismas. El análisis financiero con un enfoque integral, es la expresión total y completa del análisis financiero, es decir, es un estudio profundo de una organización. (García, 2015)
1.2.3.4.1. Análisis Financiero Vertical
El método de análisis vertical consiste en expresar en porcentajes las cifras de un estado financiero. Éste tipo de análisis se aplica generalmente al balance general y al estado de resultados y se lo conoce también como análisis de porcientos integrales. Sin embargo, la aplicación de éste método se puede hacer también en otros estados financieros.
Debe aplicarse siempre en varios ejercicios con el fin de evaluar el comportamiento de las diferentes cuentas en cada uno de los periodos y es de gran utilidad para la toma de decisiones de la empresa. (Bogdaski, Santana, & Portillo, 2014)
1.2.3.4.2. Análisis Financiero Horizontal
23
negativos y también identificar si los cambios que se han presentado merecen o no importancia para poder darles la atención pertinente.
El análisis horizontal nos ayuda a identificar comportamientos de las diferentes cuentas o partidas que se presentan en los estados financieros. Es también conocido como análisis de tendencias ya que nos indica la tendencia que llevan las diferentes cuentas de los estados financieros que se estén evaluando o analizando, en los diferentes periodos de tiempo. Nos sirve como herramienta para poder determinar el crecimiento o decrecimiento de las diferentes partidas, con el fin de tener una pauta para la toma de decisiones. (Bogdaski, Santana, & Portillo, 2014)
1.3. Actualidad del sector donde se desarrolló el proyecto
La auditoría es un proceso que estudia, descubre, identifica y evalúa la información, basándose en el examen de los registros, documentos y evidencias que sustentan los estados financieros y así verificar la completa y fidedigna información sea de una empresa pública o privada, siendo este control interno o externo.
La información financiera es considerada como el conjunto de normas, pronunciamientos y conceptos que se producen de los movimientos transaccionales, surgen de la necesidad de reflejar información, brindar a los usuarios las herramientas necesarias para el análisis y la interpretación de los estados financieros, permitiéndoles conocer sobre el desempeño financiero de la organización. Dentro de los activos corrientes se encuentra el inventario de mercaderías constituido por el registro documental de los bienes que pertenecen a una empresa para ser comercializados, mantener un control, orden y valoración efectiva de las existencias, con el fin de establecer mínimos y máximos de inventarios.
24 CAPÍTULO II
2. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO
2.1. Paradigma y tipo de Investigación
2.1.1. Paradigma asumido
La investigación tiene una mayor tendencia en el paradigma cuantitativo, esto se debe al objeto de estudio de auditoría financiera, que es la parte fundamental en la propuesta y está compuesta por valores numéricos, que se ven reflejados en los estados financieros y a su vez en ellos se procedió a realizar los debidos análisis financieros para conocer de manera más detallada como se encuentra la empresa.
2.1.2. Modalidad y tipos de investigación
2.1.2.1. Modalidad de investigación
La modalidad de investigación asumida es de paradigma mixto, cuantitativo, cualitativo con tendencia cuantitativa. Es cualitativa debido a que en el desarrollo del trabajo se detallaron hechos, situaciones, problemas evidentes en la empresa, en sí se emitieron diferentes criterios de la información recopilada resultante de los actores en la administración de la empresa. Es modalidad cuantitativa porque se empleó al visualizar datos numéricos provenientes de la tabulación de encuesta y calificación en la matriz de riesgo, cálculos de comprobación en las sumatorias y los resultados que fueron numéricos.
2.1.3. Tipos de investigación
2.1.3.1. Investigación de campo
25 2.1.3.2. Investigación Bibliográfica
La investigación bibliográfica se la utilizó para registrar conceptos y definiciones de autores en la Fundamentación Teórica del trabajo investigativo.
2.1.3.3. Investigación Descriptiva
Identificó en sus particularidades, situaciones y procesos en la entrevista preliminar y encuestas, las cuales sirvieron para analizar los porcentajes obtenidos y determinar posibles soluciones a las diversas problemáticas generadas por el mal manejo económico de la empresa.
2.2. Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos
Se verificó los problemas de la empresa expuestos con anterioridad, sustentados en los resultados de las técnicas e instrumentos aplicados al personal que colabora en la empresa, logrando justificar la problemática.
2.2.1. Población
La población de la empresa está estructurada de la siguiente manera:
Tabla 1. Población
POBLACIÓN
COLABORADORES Nº
Gerente 1
Contador Externo 1
Secretaria Facturadora 1
Bodeguero 1
Despachador 2
TOTALES 6
Fuente: Ferretería Promociones Xavier Elaborado por: Yngri Cobeña
26 2.2.2. Plan de recolección de la información
2.2.2.1. Métodos
2.2.2.1.1. Método inductivo – deductivo
Se utilizó este método para determinar las causas y efectos que se desprendieron de la situación problémica detectada en la empresa, motivo de estudio y relacionar con las posibles soluciones.
2.2.2.1.2. Método Analítico Sintético
En el análisis se observó y examinó los hechos particulares y el trabajo con los datos. El método sintético implicó la unión de elementos que formaron el problema. Esto utilizamos para determinar la problemática y las conclusiones y recomendaciones respectivamente.
2.2.2.1.3. Método Histórico Lógico
Lo lógico y lo histórico se complementó vinculando mutuamente la información, se logró descubrir las leyes fundamentales de los fenómenos, el método lógico se basó en los datos que proporcionó el método histórico, de manera que no constituyó un simple razonamiento especulativo. De igual modo lo histórico no se limitó solo a la simple descripción de los hechos, sino también se descubrió la lógica objetiva del desarrollo histórico del objeto de investigación. Esto ayudó con la revisión de la información financiera de años anteriores.
2.2.2.2. Técnicas
2.2.2.2.1. Observación
27 2.2.2.2.2. Entrevista
Esta técnica se utilizó para recabar información directa del Gerente de la empresa, así como datos específicos del movimiento económico financiero a la contadora externa para afianzar la problemática.
2.2.2.2.3. Encuesta
Esta técnica de recolección de información en donde se procedió a interrogar de manera escrita a la secretaria facturadora, bodeguero y despachador y se obtuvo la información necesaria para la investigación.
2.2.2.2.4. Análisis Documental
Permitió pasar los documentos primarios a un documento secundario como lo son las hojas de trabajo, de manera exacta y ordenada.
2.2.2.3. Instrumentos
2.2.2.3.1. Guía de entrevistas
Como la entrevista tiene características dinámicas y flexibles el cuestionario guía para la entrevista presentó una estructura estática y controlada.
2.2.2.3.2. Guía de observación
Este documento permitió encausar la acción de observar ciertos fenómenos, esta guía se estructuró a través de columnas que favorecieron la organización de los datos recogidos.
2.2.2.3.3. Cuestionario de encuesta
28
2.3. Resultados del diagnóstico de la situación actual
2.3.1. Diagnostico que caracterice el problema de investigación formulado
2.3.1.1. Entrevista al Gerente propietario de Promociones Xavier
Pregunta N° 1: ¿En quién recae la responsabilidad del manejo de la mercadería en
la empresa?
La responsabilidad recae en el encargado de bodega quien es el responsable de la mercadería almacenada.
Pregunta N° 2: ¿Existe un manual de procedimiento que establezcan las actividades
de las personas que laboran en su empresa?
Parcialmente, porque a las personas se les da actividades de acuerdo a la necesidad, pero no está definido por escrito sus funciones.
Pregunta N° 3: ¿Quién realiza el registro de entrada y salida de materiales de
bodega?
La señorita secretaria facturadora verifica que el pedido haya llegado en la cantidad correcta y con las características solicitadas, para que posteriormente el bodeguero ingrese la mercadería a bodega.
Pregunta N° 4: ¿Alguna vez se ha realizado una Auditoría a la empresa?
No, se ha realizado anteriormente ninguna auditoría.
Pregunta N° 5: ¿Ha tenido inconvenientes con la información financiera de la
empresa?
29
Pregunta N° 6: ¿Cuenta con políticas establecidas para el control de materiales?
Se cuenta con un reglamento interno, pero exactamente con políticas no.
Pregunta N° 7: ¿Ha realizado constataciones físicas periódicas en la empresa?
A decir verdad, no hemos realizado constataciones físicas de los materiales ya que confío en lo que cuento al recibir y despachar materiales.
Pregunta N° 8: ¿Posee registros de los productos con mayor rotación en la empresa?
No, aún no he establecido ese registro, pero consideraré esa idea ya que si cuento con esos productos de mayor rotación.
Pregunta N° 9: ¿Se realiza el análisis de los estados financieros?
La verdad no, entrego toda la información al mes a la señora contadora y ella se encarga de todo.
Pregunta N° 10: ¿Posee alguna proyección de movimientos de existencias?
Si, en el mes de diciembre se compra materiales para temporada de invierno y en el mes de mayo se llena la bodega de materiales para verano ya que esto genera más utilidad al comprar los materiales antes de la temporada ya que suben los precios de los productos.
Pregunta N° 11: ¿Se realiza una planificación de mercadería para cumplir con las
obligaciones operativas?
Si, se organiza las compras de mercadería para abastecer la demanda de los productos surtidos.
Pregunta N° 12: ¿Existen alianzas estratégicas con otras ferreterías?, ¿para qué?
30
Pregunta N° 13: ¿Cómo considera la relación que existe entre sus colaboradores de
trabajo?
La relación que se tiene con el personal es muy buena, mi grupo de trabajo es muy colaborador y entregado a sus funciones, constantemente se les da incentivos para mejorar y hacemos reuniones para dialogar acerca de nuestras actividades y siempre en busca de cómo mejorar o aportar con ideas nuevas para la empresa.
Pregunta N° 14: ¿De qué manera establecen el pecio de venta al público de la
mercadería?
El precio de venta depende mucho de la marca ya que en realidad no me preocupo por la competencia que es mucha, a decir verdad, considero que una buena atención y buena mercadería mantiene y atrae clientes, el precio de venta se calcula con un 30% de recargo al costo de compras.
Pregunta N° 15: ¿Permite realizar un examen especial de auditoría financiera al
componente inventario de mercaderías?
Si la verdad tengo la curiosidad de verificar como esta mi empresa con su mercadería y si en realidad estoy ganando, además estoy seguro que beneficiara a mi empresa hasta para tomar nuevas medidas.
2.3.1.2. Entrevista realizada al contador de Promociones Xavier
Pregunta N° 1: ¿Cuál es la actividad que realiza la empresa Promociones Xavier?
La empresa se dedica a la compra y venta de materiales de construcción.
Pregunta N° 2: ¿Cuenta con políticas para el manejo de registros de materiales de
la empresa?
31
Pregunta N° 3: ¿Mantiene actualizada la información financiera de la empresa?
En realidad, realizo las declaraciones a tiempo mas no tengo los estados financieros listos, en caso me solicite el gerente los realizaría al momento.
Pregunta N° 4: ¿Considera importante estar informada de los movimientos
económicos de su cliente?
Si ya que de alguna manera puedo colaborar en lo que me necesiten y si estoy informada de toda su actividad económica es más rápido realizar mi trabajo y que sea efectivo.
Pregunta N° 5: ¿Tiene establecido el costo real de los materiales existentes en esta
empresa?
La verdad no ya que nunca se ha realizado una constatación física, me baso en la información que consta en los documentos.
Pregunta N° 6: ¿Ha planteado la idea de realizar constataciones físicas al gerente de
la empresa?
No en realidad no ya que me limito a hacer mi trabajo como contadora externa es decir registro la información que el gerente me entrega mes a mes.
Pregunta N° 7: ¿Posee registros de los ítems de la empresa?
No porque el registro lo realizo por facturas no por producto.
Pregunta N° 8: ¿Usted realiza análisis de los estados financieros de la empresa?
No ya que nunca el gerente me lo ha solicitado.
Pregunta N° 9: ¿Sabe si se ha realizado constatación de inventarios en la empresa?
32
Pregunta N° 10: ¿Considera importante que la empresa contrate un contador de
planta?
La verdad si, ya que la empresa requiere de más control, es una empresa muy productiva, pero para poder crecer más necesita de organización.
Pregunta N° 11: ¿Se siente usted capacitada para ocupar el cargo de contadora
interna o de planta?
Si estoy en condiciones de ocupar ese cargo porque me siento capacitada para desarrollar mis conocimientos.
Pregunta N° 12: ¿Facilitaría información necesaria para el desarrollo del examen
especial de auditoría financiera al componente inventario de mercaderías?
Si con todo el gusto del mundo siempre y cuando beneficie a mi cliente y a la empresa.
2.3.2. Análisis e interpretación de los resultados
2.3.2.1. Encuesta al personal operativo Promociones Xavier
Tabla 2. Encuesta al personal operativo de Promociones Xavier
N° PREGUNTAS
FRECUENCIA ABSOLUTA
FRECUENCIA
RELATIVA INTERPRETACIÓN
SI NO SI NO
1
¿Conoce usted si existe un manual de funciones y procedimientos en el área financiera de la empresa?
0 4 0% 100%
La totalidad de las personas encuestadas manifiestan que no existe un manual de funciones.
2
¿Tiene conocimiento de su
participación en los
procesos de la empresa? 3 1 75% 25%
La gran mayoría de los encuestados conocen de su participación en la empresa.
3
¿Supervisan su trabajo realizado en la semana?
3 1 75% 25%
Los encuestados
manifiestan que el Gerente supervisa el trabajo que realizan.
4
¿Realizan constataciones físicas de los materiales?
0 4 0% 100%
Los encuestados exponen
que ellos no realizan
constataciones físicas.
5
¿Es suficiente el personal con el que cuenta la empresa para el control de materiales?
4 0 100% 0%
33
6
¿Realizan un análisis de los productos de mayor
rotación? 0 4 0% 100%
Los encuestados
manifiestan que no realizan ese análisis en la empresa.
7
¿Existen registro de
pérdidas de materiales?
3 1 75% 25%
Los encuestados
manifiestan que no pero el bodeguero indica que el sí reporta cuando un producto falta.
8
¿Realizan la planificación
para la compra de
materiales?
4 0 100% 0%
Los encuestados indican que si ya que ellos observan que
un producto falta y
comunican al gerente para que solicite el pedido.
9
¿Se tiene suficiente
materiales en bodega?
4 0 100% 0%
Los involucrados
manifiestan que si ya que todo lo solicitado por los clientes es despachado con facilidad.
10
¿Cuenta con la
información actualizada
de los materiales?
3 1 75% 25%
Los involucrados indican que si ya que ellos están
presentes cuando los
proveedores llegan al local.
11
¿Ha recibido alguna
capacitación por parte de la empresa en lo que se refiere a control interno?
4 0 100% 0%
Los encuestados
manifiestan que si reciben capacitaciones por parte de la empresa en busca de mejoras.
12
¿Considera que el
ambiente de control es el adecuado?
2 2 50% 50%
La opinión de los
encuestados está dividida con respecto al control.
13
¿Existen mecanismos de control para identificar
inventarios obsoletos,
dañados o de lento
movimiento?
0 4 0% 100%
La totalidad de los
encuestados expresan que no hay ese control.
14
¿Los inventarios son
supervisados por personal
del departamento de
contabilidad?
0 4 0% 100%
La totalidad del personal
indica que contabilidad
desconoce acerca de los inventarios.
15
¿Existe personal que se encargue específicamente del área de ventas?
3 1 75% 25%
La mayoría de los
encuestados expresan que el gerente y la secretaria son los encargados de ventas.
16
¿Ha escuchado reclamos de algún tipo por parte de los clientes?
1 3 25% 75%
La gran mayoría de los encuestados manifiesta que no han tenido reclamos de los clientes.
17
¿Otorgaría facilidades
necesarias para realizar
una auditoría? 4 0 100% 0%
La totalidad de las encuestas indican que están prestos para colaborar.
34
2.3.3. Resumen de las principales insuficiencias
Según la entrevista y encuestas realizadas al gerente propietario, contadora y personal de la Ferretería Promociones Xavier se ha llegado a la conclusión de que la idea a defender se verifica por las siguientes razones:
En la entrevista el Gerente manifestó en la primera pregunta que existe una persona encargada para el control de la mercadería que se recibe, en la pregunta dos expresó que no existe un manual de procedimientos que establezcan las actividades del personal más bien el delega las funciones acorde a su necesidad, indicó también en la pregunta tres que los únicos encargados del registro de entradas y salidas de la mercadería son él y la señorita secretaria facturadora, en la quinta pregunta me dio a conocer que tiene inconvenientes cuando solicita la información financiera a su contadora ya que llega muy tarde la información, en la pregunta siete y ocho indica que no realiza inventarios de su mercadería y además que no cuenta con un registro delos productos de mayor rotación.
La contadora de la empresa indicó como resultado total de toda la entrevista que ella se limita a realizar sus funciones como son, hacer sus declaraciones mensuales y en caso le solicite el gerente algún documento o estado financiero lo elabora y se lo entrega, quedando fuera de responsabilidad con la empresa con respecto a los inventarios o al funcionamiento de la misma, se identifica como contadora externa.
El análisis de los resultados obtenidos en las encuestas demuestra que en la tercera, cuarta y quinta pregunta con una opinión mayoritaria de los colaboradores afirman que no existe un control de inventarios, capacitación de control interno y no están determinadas las políticas de manejo de inventarios lo que genera dificultades al no contar con herramientas indispensables como los manuales contables, mismos que sirven de guía para el registro de la información oportuna de la mercadería existente.
35 CAPÍTULO III
3. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA
3.1. Propuesta de solución
3.1.1. Nombre de la propuesta.
Aplicación de un examen especial de auditoría financiera al componente inventario de mercadería periodo 2016 de la empresa “Promociones Xavier” de la ciudad de Santo Domingo, para mejorar la información financiera de la empresa.
3.1.2. Objetivos de la propuesta
3.1.2.1. Objetivo general
Realizar un examen especial de auditoría financiera al componente inventario de mercadería para el mejoramiento de la información financiera en la empresa Promociones Xavier de la ciudad de Santo Domingo, del periodo 2016.
3.1.2.2. Objetivos específicos
Establecer una adecuada planificación de auditoría que permita conocer el nivel de confianza y riesgo, permita la evaluación del control interno de los procesos de la empresa.
Revisar los documentos y hojas de trabajo para determinar los hallazgos de auditoria basados en la evidencia suficiente, pertinente y relevante.
