CONTENIDO. Descripción. Referencias. Pollticas. Formatos y Anexos. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo

(1)

Proceso: Administración de Recursos Financieros

Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera

Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros

(ARF-AE-P-02)

Descripción Pollticas

CONTENIDO

Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo Referencias Formatos y Anexos

Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento; Cierre contable y emisión de estados financieros f'ágina i de 31

(2)

l. Descripción

Objetivo

Recibir, registrar, procesar y concentrar la información financiera generada de un período de tiempo con el fin de integrar los Estados Financieros.

Específicos

Satisfacer los requerimientos de información contable de la Alta Dirección, los Organismos Fiscalizadores tanto Internos como externos, miembros de la comunidad universitaria y sociedad en general.

Dar cumplimiento a obligaciones de publicación/entrega de información financiera, establecidas en las diversas Leyes.

Alcance

Se aplica a todos los integrantes <;le la Dirección de Contabilidad y áreas que proporcionan

"-información, descritas en el presente procedimiento.

Definiciones

y

terminología

BMS.- Bien, Mueble o Servicio

CFDI.- Comprobante Fiscal Digital por Internet

CIDU.- Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad CONAC.- Consejo Nacional de Armonización Contable

DGESU.- Dirección General de Educación Superior Universitaria DPI.- Dirección de Planeación Institucional

FAR.- Fideicomiso de Ahorro para el Retiro IMSS.- Instituto Mexicano del Seguro Social IPE.- Instituto de Pensiones del Estado ISR.- Impuesto Sobre la Renta

PIFI.- Programa Integral de Fortalecimiento Institucional

Regresar

PROFOCIE.- Programa de Fortalecimiento de la Calidad en Instituciones Educativas SEP.- Secretaria de Educación Pública

SIIU.- Sistema Integral de Información Universitaria TEF.- Transferencia Electrónica de Fondos

Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera

Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros

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11. Políticas

1. El Cierre Contable mensual se deberá realizar una vez finalizados los plazos señalados para el cierre de registros que son notificados vía correo electrónico a las diversas áreas financieras que afectan información contable. Y el Cierre Anual se deberá realizar una vez que hayan concluido todas las actividades descritas en la Circular de Cierre del Ejercicio que se publique en la página de interne! de la Universidad, misma que es consensada entre las Direcciones y áreas que conforman la Secretaría de Administración y Finanzas.

2. Los Estados Financieros se emiten de conformidad con lo establecido en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y con la normatividad emitida por el CONAC.

3.

_{Deberán quedar registrados todos los ajustes detectados en el mes de que se trate y}

lo en su caso los ajustes del cierre anual.

4.

_{Las Pólizas del Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) que se capturen,}

deberán tener su soporte documental y deberán contener nombre y firma del Encargado quien elabora, Jefe quien revisa y Director quien autoriza.

5.

_{Al final del ejercicio contable, los saldos de las cuentas por cobrar originadas por}

anticipos a cuentas de gastos deberán quedar en ceros, salvo excepciones justificadas, movimientos que son aplicados contra la partida de Adeudos UV por la

Dirección de Egresos.

6.

_{Los CFDI's impresos originales por compra o donaciones de mobiliario y equipo}

permanecerán en custodia de la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles.

7. Los documentos originales del PROFOCIE y PIFI excepto mobiliario y equipo se archivan por separado por fondo y proyecto de acuerdo a las cédulas SEP.

8.

_{Continuar con el proceso de cierre sólo si en la revisión que corresponda se}

determina que está correcto, en caso contrario, debe ser devuelto a la fuente para su corrección.

111. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo

3.1 Cierre mensual

3.2 IMSS

Proceso; Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros

(4)

3.3 FAR 3.41PE

3.5 Cuentas por pagar y por cobrar 3.6 Obras en proceso

3.7 Programa

3.1 Cierre Mens ual

Jefe del

de Afectación Contable

Jefe del Departamento de Análisis e

Interpretación de Estados Financieros

del Departamento de Afectación Contable

1. Abre cuentas contables, códigos bancarios

y

fondos en los

catálogos institucionales respectivos, de ser requerido por alguna de las áreas financieras.

2. Revisa todas aquellas pólizas contables elaboradas por los

Analistas de su Departamento, derivadas del registro de gastos

por servicios personales y de las reclasificaciones solicitadas por

la Dirección de Presupuestos, por los mismos conceptos. Asimismo, revisa aquellas pólizas derivadas de saldos de

cuentas colectivas de activo

y

pasivo relacionadas con

descuentos nominales.

3. Pasa al Oficial de Registro

y

Control de Pólizas, aquellas

en el SIIU.

4. Revisa las pólizas contables elaboradas por los Analistas de su Departamento, derivadas de la elaboración de conciliaciones de cuentas bancarias que realizan los analistas encargados (mismas que son efectuadas de acuerdo al procedimiento (ARF-AE-P-03). Asimismo, revisa aquellas pólizas derivadas del

análisis de saldos de cuentas colectivas de activo

y

pasivo, de

movimientos relacionados con determinación de impuestos

federales

y

de reclasificaciones de gasto corriente e inversión

solicitadas por otras áreas financieras.

5. Pasa al Oficial de Registro y Control de Pólizas, aquellas

revisadas, para captura en el SIIU.

6. Envía correo electrónico a todas las áreas de la Dirección

General de Recursos Financieros, a la Dirección de Control de

Bienes Muebles e Inmuebles

y

a la Dirección de Recursos

Materiales, indicando la fecha plazo que tienen para realizar su

cierre de movimientos del mes a cerrar,

y

marcando la fecha de

inicio de cierre contable por parte de la Dirección de

7. Ve que sido

Registros de Movimientos Diarios ientes movimientos contables:

: i i

Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros

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(5)

a) Registro de ISR de fondo de ahorro, premio al decano y

bono

anual, en caso de existir en el mes a cerrar

b) El registro de cierre de nómina quincenal y cancelación de cheques

c) El registro del arqueo mensual de cheques en poder de Caja d) Registro de pagos en exceso

e) Registro de reclasificaciones por descuentos de nómina realizados en otros fondos

f) Registro de reclasificaciones de gastos por servicios personales solicitados por la Dirección de Presupuestos, u otros en caso de existir

8. Notifica al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros cuando los saldos/registros verificados hayan sido satisfactorios.

9. Verificará que hayan sido registradas todas las Pólizas de Registros de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) , por los siguientes movimientos contables:

a) Aportación Patronal deIIMSS, o en su defecto, provisión pago de IMSS

b) ISR de Compensaciones (CIS), solicitado por la Coordinación de Integración Salarial vía correo electrónico u oficio

c) Los registros por depósitos bancarios de las cuentas bancarias

d) Verificar razonabilidad de saldos bancos

e) El registro de la reclasificación de saldos bancarios de cuentas que estén asociadas a fondos diversos, de existir f) Los registros de reclasificación de pasivos cancelados en

forma definitiva por la Dirección de Egresos, de ser necesarios

g) Registro de Intereses y comisiones bancarias pendientes h) Registro de IVA acreditable e IVA por pagar

i) Registro de ISR de Servicios Profesionales, Arrendamiento, Extranjeros y Honorarios Asimilados a salarios

j) Registro de traspaso a Inmuebles por obra terminada, en caso de existir

k) Registro de reclasificaciones de gasto corriente y/o de inversión por solicitud realizada por la Dirección de Presupuestos, en caso de existir

1) Registro de cancelación definitiva de pasivos solicitada mediante oficio por la Dirección de Egresos, en caso de existir

m) Que los saldos presentados en balanzas, de cuentas de balance y de resultados, sean razonablemente correctos n) Que no exista un descuadre en Estados Financieros,

generados por asientos pendientes de registros de Activos no circulantes

Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros

(6)

o) Que los saldos de partidas en conciliación bancaria que arrojan de manera previa al cierre las conciliaciones, hayan sido depurados

Si están los registros realizados _ ... _--1

a) Se coordina con los analistas del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros para registrar interfondos-deuda.

Si no están los rec¡¡stros realizados

b) Recaba las pólizas o informes faltantes (si las correcciones a realizar dependen del apoyo de otra área financiera, se les notifica mediante correo electrónico o llamada telefónica, para que

~ _ _ _ _ _ _ _ _ -l-_~re",a",l",ic-:::e~n los ajustes pertinentes), y se continúa el proceso. Jefe del Departamento

de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Analistas del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros

10. Distribuye entre los Analistas del Departamento, los Fondos que tienen interfondos bancarios abiertos, para realizar el registro de Deudas correspondientes.

11. Generan el reporte FWRARFC del Sistema de Información Universitaria (Sil U), para verificar los movimientos presentados en la cuenta contable 1090 Interfondos/Bancos, de los Fondos que les haya tocado revisar.

12. Analizan los movimientos que dan origen al saldo de la cuenta 1090 generada, con la finalidad de realizar las pólizas de Deudas o Transferencias entre fondos, según corresponda.

13. Elaboran Póliza de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) de Transferencia y/o Deuda pertinentes para cada fondo, con el objeto de dejar en ceros la cuenta 1090 Interfondos, por cada fondo determinado.

14. Turnan a su jefe inmediato las pólizas para revisión.

15. Revisa las pólizas contables elaboradas, derivadas del análisis efectuado para generar deudas/transferencias interfondos.

16. Pasa al Oficial de Registro y Control de Pólizas, aquellas revisadas, para captura en el SIIU; y una vez capturadas, revisa la balanza de comprobación, a través del reporte FWRBCFK del SIIU, que los saldos de la cuenta 1090 hayan quedado en ceros en todos los Fondos.

Si están los saldos en ceros

a) Coordina a los analistas del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros para iniciar el registro de compensación de saldos entre Deudas Interfondos

Si no están todos los saldos en ceros

Analistas del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros

b) Se repiten los puntos 10 a 16.

17.Generan el reporte FWRSCDF del SIIU, para verificar los movimientos presentados en las cuentas de Deudas de Activos y Deudas de Pasivos, de los Fondos que les haya

Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros

(7)

tocado revisar.

18. Realizan las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) de compensación de saldos entre la Deuda por cobrar y la Deuda por pagar, cuando ambas cuentas presenten saldo, permaneciendo la que resulte mayor.

19. Firma las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios

(ARF-IG-F-027) Y las turna para revisión

y

firma su Jefe de

Departamento. Jefe del Departamento

de Análisis e 20. Revisa las pólizas contables elaboradas, derivadas del análisis

Interpretación de

efectuado para generar Deudas/transferencias interfondos. Estados Financieros

21. Pasa al Oficial de Registro y Control de Pólizas, aquellas

revisadas, para captura en el SIIU;

y

una vez capturadas,

revisa nuevamente el reporte FWRSCDF del SIIU, para

verificar que no existan Deudas de Activo

y

Pasivo abiertas en

un mismo Fondo. Si no están correctos los saldos de deuda

Se repiten los puntos 16 a) a 19. =:.. _ .

-Si están correctos los saldos de deuda

Oficial de Registro y Control de Pólizas

Jefe del Departamento de Afectación Contable

Espera a que el Oficial de Registro

y

Control de Pólizas le informe

sobre la aplicación del total de pólizas capturadas correspondientes al mes a cerrar.

22. Recibe, en todos los casos, las Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027), para su captura.

23. Asigna número consecutivo de pólizas

y

anota en su relación

el número que le corresponde y procede a la captura en la opción FGAJVCD o FGAJVCQ del SIIU.

24.Lanza el proceso de aplicación FGRACTG del SIIU, si se requiere.

25. Informa al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros cuando las pólizas han quedado totalmente aplicadas.

a) Verifica por última vez que los Estados Financieros se

b)

encuentren cuadrados y con saldos razonablemente correctos. De no ser así, regresa al punto que permita llevar a cabo la corrección,

Notifica mediante correo electrónico a la Dirección

Proceso: Administración de Recursos Financieros

Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera

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(8)

Jefe del Departamento de Afectación Contable Oficial de Registro y Control de pólizas Analistas Responsables de Conciliaciones Bancarias del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Director de Contabilidad Jefe y Analistas del

Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros IMSS Analista encargado de la conciliación del IMSS

Presupuestos que el cierre contable del mes ha concluido, esperando la notificación por parte de esa Dirección, para que sea cerrado de manera definitiva el mes el Sil U.

26. Cierra de manera definitiva el mes en el SI/U, mediante el uso de la forma FTMFSYR, cuando la Dirección de Presupuestos notifica a la Dirección de Contabilidad que ha concluido con el cierre presupuesta/.

27.Apertura el mes siguiente en el SIIU, en la misma forma FTMFSYR, de no haberse abierto previamente.

Notifica mediante correo electrónico a la Dirección de

Contabilidad

y

a la Dirección de Presupuestos que ha quedado

cerrado definitivamente el mes en el SI/U

28. Turna al Director de Contabilidad las pólizas para recabar su firrna de autorización.

29. Verifica firmas

y

si existe alguna incompleta, las recaba.

30. Integra paquete mensual de pólizas "J" con referencia "S"

y

lo

entrega al Asistente del Resguardo de Documentos

Contables.

31. U na vez cerrado el mes, entregan a su jefe inmediato las conciliaciones bancarias elaboradas para su revisión.

32. Revisa las conciliaciones de todas las cuentas bancarias que

elaboran los analistas encargados (mismas que son

elaboradas de acuerdo al procedimiento (ARF-AE-P-03). 33. Autoriza las conciliaciones bancarias.

Al cierre de cada Bimestre, Trirnestre o Semestre, según corresponda, se realiza lo siguiente

34. Recibe de la Asistente de la Dirección a través del formato

Registro

y

Control de Correspondencia (ARF-AE-F-08) copia

de los com¡:lI'obantes de pago al IMSS efectuados por la

Proceso: Administración de Recursos Finanderos Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros

(9)

Jefe de Departamento

de Análisis e

Interpretación de

Estados Financieros

DGRH.

35. Imprime reportes FGRGL TA SIIU.

36.Elabora cédula de integración de pagos al IMSS (ARF-AE-F-02) comparativa en donde detalla descuentos al empleado,

aportación UV

y

pago.

37. Determina diferencias.

38. Elabora Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) de ajuste cuando se requiere.

39. Integra un expediente IMSS

y

tuma al Jefe del Departamento

de Análisis e Interpretación de Estados Financieros, para su

revisión y firmas de autorización.

40. Recibe Pólizas de Registro de Movimientos Diarios

(ARF-IG-F-027), revisa, firma

y

tuma a analista encargado de captura de

pólizas.

41. Recibe expediente IMSS para su revisión y firma y turna al

f-=-;-;;;~~~~~~~+~~-,D~ire':'.c-::t",o,-r.:::d.::e....:C:..:o:.:n=tabilidad para recabar firma de autorización.

FAR

Analista Responsable de Conciliaciones Bancarias, encargado de la Conciliación del FAR Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros

42. Recibe de la Asistente de la Dirección a través del formato

Registro

y

Control de Correspondencia (ARF-AE-F-08) copia

de los oficios que contienen el Reporte Resumen del cálculo de intereses del FAR.

43. Consulta datos en SIIU para localizar número de pólizas referentes a FAR e imprime póliza contable de referencia en la opción FWRPOLl del SIIU.

44. Detalla en Cédula de Integración de las' Aportaciones al Fideicomiso de Ahorro para el Retiro.

45. Integra expediente FAR y turna al Jefe del Departamento de

Análisis e Interpretación de Estados Financieros, para su

revisión y firmas de autorización.

46. De ser necesarias, recibe Pólizas de Registro de Movimientos

Diarios (ARF-IG-F-027), revisa, firma

y

lurna a analista

----~~~~~~---L~~~~~---~--,;:Prc:-occ:-:e'c:-:o."'A'7dm::c;o"';'=tr''''d"'óoC':d;:Ce O"CRecc"C:C""'o,"'F"',,,ccoc"',ec-ro-, ---'

Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros Página 9 de 31

(10)

IPE Analista encargado de la conciliación dellPE Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros

encargado de captura de pólizas.

47. Recibe expediente FAR para su revisión

y

firma

y

turna al

Director de Contabilidad para recabar firma de autorización.

--48. Recibe del Analista de Validación de Registro de Ingresos copias de recibos de aportaciones aIIPE.

49.lmprime reportes FWRARFC, del SIIU de las cuentas

relacionadas con IPE (Descuentos en nómina IPE,

Aportaciones IPE y Gastos IPE).

50.

Imprime Balanzas de comprobación del mes, con la opción

FWRBCFK

y

FWRBCOK del SIIU.

51. Detalla en Cédula Analítica de Integración de Pagos al IPE (ARF-AE-F-06) para auditoría externa.

52. Verifica que coíncidan las cuentas de gasto

y

pasivo por

aportación patronal; si existen diferencias las comenta con el Jefe del Departamento de Análisis e Integración de Estados Financieros.

53. En caso de ser necesario, se consulta expediente de "IPE

PAGOS" del archivo temporal de la Dirección de Contabilidad que contiene los oficios dirigidos al IPE informando sobre los montos de cuotas y aportaciones quincenales a cargo de la Universidad.

54. Integra expedientes con la información obtenida en los puntos

51 al 55

y

turna al Jefe del Departamento de Análisis de

Estados Financieros, para su revisión

y

firma.

55.

Recibe Pólizas de Registro de Movimientos Diarios

(ARF-IG-F-027), revisa, firma

y

turna al Oficial de Registro

y

Control de Pólizas.

56. Recibe expediente IPE para su revisión

y

firma

y

turna al Director de Contabilidad para recabar firma de autorización. CUENTAS

PAGAR Y

POR Analista Responsable de Conciliaciones Bancarias y Especialista del

POR Cumplimiento de Obligaciones Fiscales, encargados de la integración de

Proceso; Administración de Recursos Financieros

Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros Página r O de 37

(11)

-COBRAR "---Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros OBRAS EN PROCESO Analistas encargados del análisis de la cuenta de Obra en proceso

cuentas col~c;ti.vas de Activo y Pasiv o

57. Integran, de manera trime stral, los saldos de las partidas de pagar en Excel haciendo uso del caso de la cuenta de "Cuentas por mediante el reporte FWRASCP), los gregados por antigüedad de saldos. nviadas a su jefe inmediato para cuentas por cobrar y por

reporte FWRARFC (en el Pagar en General [2001]", saldos se presentan desa Las integraciones son e revisión.

58. Elabora Pólizas de Registr o de Movimientos Diarios (ARF-IG-e r(ARF-IG-equi(ARF-IG-er(ARF-IG-e.

F-027) de ajuste cuando s

59. Entrega pólizas realizad as al Jefe de Departamento de Análisis e interpretación de Estados Financieros para @visión

as, reciben Pólizas de Registro de -IG-F-027), revisan, firman y turnan trol de Pólizas

60. Reciben, de ser necesari Movimientos Diarios (ARF a Oficial de Registro Y.. Con

61. Turna CD para la Cont integraciones de las cuent contable de cada trimestre

62. Genera el reporte de resu

ralo ría General, que contiene las as por cobrar y por pagar, al cierre

cuenta (FWRARFC) de

men de registro contable por fondo y anera previa en formato PDF y/o m

Excel, del SIIU.

63. Concilia los movimientos registro contable por fond

con el reporte de resumen de

o y cuenta (FWRPDTP) del SIIU resupuestal y el activo no circulante ceso sean iguales) para identificar (conciliando que el gasto p

contable, de Obra en Pro

movimientos pendientes de registro.

64. Elabora Póliza de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-n difere(ARF-IG-F-ncias.

027) en caso de que exista 65. Turna Póliza de Registro

027) al Jefe del Departam

de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-ento de Análisis e Interpretación de

(12)

Jefe de Departamento de Análisis e

Estados Financieros para su revisión.

66. Recibe vía electrónica del el Jefe de Análisis e Interpretación de Estados Financieros o de la asistente de la Dirección, los oficios de autorización de recursos y avisos de conclusión de obra de la Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento.

67. Integra expediente con los oficios recibidos.

68. Genera e imprime el reporte de resumen de registro contable por fondo y cuenta (FWRARFC) del SIIU al cierre del mes contable (auxiliar definitivo).

69. Elabora cédula de integración de la cuenta 1520 obra en proceso (activo no circulante) a nivel de dependencia, fondo, clave programática y número de obra en forma mensual y acumulada.

70. Envía cédula de integración de Obras en Proceso a la Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento cada cierre del trimestre, siempre y cuando se hayan recibido oficios de terminación de obra, con el objeto de que esa Dirección informe cuáles obras están concluidas tanto técnica como financieramente.

71. Establece fecha, vía correo electrónico, para que se lleve a

cabo una reunión con la Dirección de Proyectos,

Construcciones y Mantenimiento y la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles, cuya finalidad es determinar y acordar si procede la capitalización a edificios, de las obras terminadas de acuerdo a los oficios enviados previamente.

Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros Página 12 de 37

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72. Elabora, con el apoyo de los analistas del Departamento, una minuta que desglose las obras que están debidamente terminadas para capitalización, de conformidad a los acuerdos tomados.

Analista Responsable de Conciliaciones Bancarias, encargados del análisis de la cuenta de Obra en proceso

73. Elaboran pólizas de movimientos diarios (ARF-IG-F-027) de traspasos de obras en proceso a las cuentas de edificios con los oficios de terminación, auxiliar contable de gastos y la minuta firmada.

_ _ . _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .L-_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ~

PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS (PROFOCIE)

Analista Responsable

de Informes

PIFI/PROFOCIE

74. Genera el reporte FWRPDTP en formato .PDF y en .XLSX, del inicio del ejercicio a un periodo determinado a comprobar (se actualizara conforme se avance en el gasto ejercido) para identificar las afectaciones registradas por la Dirección de Egresos y Dirección de Recursos Materiales del gasto ejercido en el fondo PROFOCIE.

75. Elabora papel de trabajo denominado "Control de folios PROFOCIE" a partir del archivo .xLSX generado en el punto anterior; mismo que debe incluir: partida, folio, fecha, concepto e importe y posteriormente agregar las columnas de status y número consecutivo; se actualizará constantemente y en forma acumulada para utilizar durante todo el proceso de captura, lo que permitirá llevar el control de afectaciones

_

... -.. --~---'---.• _ . _

-Proceso: Administración de Recursos Financieros

Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros

(14)

registradas de gasto ejercido.

76. Recibe del Analista de Validación del Registro de Gastos, las afectaciones originales con sus respectivos comprobantes del gasto ejercido y registrado en el Sil U por la Dirección de Egresos.

77. Recibe del Analista de Validación del Registro de Gastos, el reporte FWRFCOM con el listado de los folios de pago que detalla el número del mismo, el proyecto, la actividad y el importe a comprobar; adjuntando como soporte, los CFDI's originales del gasto ejercido; a excepción de los folios generados por concepto de pago directo, que contendrán adicionalmente, la afectación presupuestal original; y registrado en el SIIU por la Dirección de Recursos Materiales. 78.Actualiza papel de trabajo mencionado en el punto 78 de

forma diaria, semanal, quincenal o mensual (de acuerdo a como se requiera) para llevar el control de folios entregados y pendientes de recibir por parte del Analista de Validación del Registro de Gastos.

79. Ingresa al sistema e·PIFI plataforma de captura en línea de la SEP, en la sección "seguimiento financiero· módulo reportes -opción consultar BMS", para validar que los proyectos y BMS asignados en las afectaciones se encuentren en su correspondiente clave de recurso en el catálogo de recursos PROFOCIE autorizados y se cumplan las politicas establecidas para la aplicación de los recursos, en caso de que se encuentren situaciones de discrepancia de proyecto, concepto e importe, se aclarara con los encargados de los proyectos en la Dirección de Planeación Institucional (DPI).

Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: AnáHsis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros Página 14de37

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80.Genera el reporte FWRCIMP en formato .PDF y en .xLSX del inicio del ejercicio a comprobar a un periodo determinado (se actualizará conforme se avance en el gasto ejercido) para identificar los pagos efectuados a las afectaciones del gasto en el fondo PROFOCIE.

81. Elabora papel de trabajo denominado "cheques y transferencias del gasto PROFOCIE" a partir del archivo .xLSX generado en el punto anterior, mismo que debe incluir: Folio, fecha, concepto, importe, número de cheque, fecha de pago, en dicho papel de trabajo se relacionan los números de cheques o transferencias electrónicas bancarias por recabar en el ejercicio y dicho papel de trabajo se actualizará durante el proceso de captura.

82. Recaba del Analista de Validación del Registro Electrónico de Pagos, los archivos digitales o copias de los pagos con cheque o transferencia electrónica bancaria, y se marcan como entregados en papel de trabajo generado en el punto anterior.

83. Digitaliza de manera independientemente cada uno de los cheques o transferencias recibidos en copia, y asigna el nombre del programa PROFOCIE, año y número de cheque y/o transferencia, para su identificación.

84.Adjunta en una carpeta digital todos los archivos digitalizados de transferencias electrónicas bancarias o cheques efectuados.

85. Captura en el sistema e-PIFI (plataforma de captura en línea de la SEP), en la sección "seguimiento financiero - módulo

Proceso: Administración de Recursos Financieros -Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros

(16)

comprobaciones - opción nueva factura", cada una de los CFDI's impresos, recibos de honorarios o recibos simples de las comprobaciones del gasto efectuado en el SIIU, agregando los detalles del proyecto afectado como la clave del recurso asignado (BMS) de acuerdo al rubro de Servicios, Honorarios, Bienes muebles y Acervo bibliográfico.

86. Escribe a cada una de los CFDl's impresos, recibos de honorarios o recibos simples, el número asignado en la captura por el sistema e-PIFI; nombre del programa PROFOCIE, año y número de consecutivo asignado en captura, para identificar el gasto comprobado en el sistema. 87.Archiva en carpetas la documentación original de las

comprobaciones en orden del consecutivo emitido por el sistema e-PIFI para su control y resguardo.

88. Digitaliza independientemente cada uno de los comprobantes del gasto que suman la comprobación en el sistema, asignando el nombre del programa PROFOCIE, año y número de consecutivo.

89.Genera archivo .xLSX utilizando el programa de Access de Microsoft, que combina los papeles de trabajo mencionados en los puntos 78 y 84, para ligar los campos de número de folio de la afectación, número de consecutivo del sistema e-PIFI yel número de cheque o transferencia, mismo que servirá de referencia para unir los archivos digitales de la comprobación y su pago efectuado.

90.Combina los archivos digitales de la comprobación de los gastos con

efectuado,

la transferencia electrónica bancaria o cheque basándose en su correspondiente número

Página J 6 de 37

I

.,

i

I

:1 ,1

i

(17)

r---,---~--~--~----~--~--~~--~~~ consecutivo asignado en la captura de la afectación presupuestal en el en el módulo financiero del sistema e-PIFI. 91. Carga o sube los archivos digitales de cada una de las

comprobaciones, en su respectivo número de captura en el sistema e-PIFI, en la sección "seguimiento financiero - módulo comprobaciones opción, resumen".

92. Registra mensualmente en el sistema e-PIFI en el módulo "Fideicomisos" los movimientos por ingresos recibidos, retiros,

intereses financieros

y

comisiones bancarias, reflejados en el

subcontrato del fideicomiso.

93. Digitaliza mensualmente el estado de cuenta del subcontrato del fideicomiso; con el nombre del programa PROFOCIE, año, número de cuenta bancaria y mes correspondiente.

94. Carga o sube mensualmente el archivo digital del estado de cuenta del subcontrato del fideicomiso en el sistema e-PIFI en el módulo "Fideicomisos".

95.Genera trimestralmente los reportes en formato .XLSX emitidos por el sistema e-PIFI, se da formato en tamaño de hoja

y

el tamaño de la letra, de los siguientes reportes:

a. Conceptos de gastos ejercidos

y

comprobados.

b. Reporte Detalle General de Facturas. c. Reporte por BMS.

d. Situación Programática de Metas. e. Reporte por Acciones.

Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros Página 17 de 31

(18)

f. Reporte de Estado de Cuenta. g. Reporte de Facturas.

96.lmprime los reportes emitidos por el sistema e-PIFI e integra las carpetas del informe financiero trimestral con copia de los estados de cuenta del subcontrato para la entrega del informe en forma impresa en la DGESU.

97. Turna a la Dirección de Contabilidad para visto bueno de los Reportes que integran el Informe Financiero trimestral o final. 98. Respalda en CD los reportes electrónicos en formato .xLSX

emitidos por el sistema e-PIFI, así como los archivos digitales de las comprobaciones capturadas en el punto no. 15 y los archivos digitalizados del fideicomiso punto no. 20.

99. Envía a la Dirección de Planeación Institucional (DPI) carpetas con el informe financiero trimestral para recabar las firmas de visto bueno del responsable del proyecto y del rector, en los reportes generados del sistema e-PIFI para su posterior entrega a la SEP en la Ciudad de México en la Dirección General de Educación Superior Universitaria.

100. Mantiene en custodia y resguardo las carpetas que

contienen la documentación original de las comprobaciones; así como los estados de cuenta bancarios del fideicomiso en sus respectivas conciliaciones.

101. Recibe de la DPI el oficio de dictamen y anexos de

observación de la DGESU, con la revisión a la comprobación financiera enviada trimestral y/o final del PROFOCIE.

a) Si no existen observaciones o correcciones se pasa al punto

(19)

112.

102. Genera e imprime el reporte de observaciones emitido por el sistema e-PIFI en formato .xLSX para realizar papel de trabajo y atender cada una de las observaciones e identificar el área que debe atender dicha observación.

103. Analiza y realiza las correcciones en el sistema e-PIFI de las observaciones financieras correspondientes a la Dirección de contabilidad.

104. Turna a la Dirección de Planeación concentrado por área o dependencia de las observaciones que se necesite solicitar el apoyo en la recopilación de la información solicitada y/o justificación de la comprobación.

105. Recibe archivos electrónicos del soporte docurnental y/o justificación de las observaciones para solventar el dictamen

recibido por la DGESU.

106. Analiza y realiza las correcciones en el sistema e-PIFI de las observaciones financieras correspondientes a las áreas o dependencias de los proyectos observados.

107. Copia en CD los archivos recibidos con las solventaciones a las observaciones para envió a la DGESU. 108. Turna a la Dirección de Planeación, CD con los archivos

de las solventaciones a las observaciones para su entrega a la SEP en la Ciudad de México en la Dirección General de Educación Superior Universitaria.

109. Recibe oficio de dictamen:

L -_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ~ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ . _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ . _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

(20)

a) Si existen observaciones o correcciones regresa al punto 105

110. Recibe oficio de liberación otorgado por la SEP a través

de la DPI

111. Genera el reporte FWRPDTP en formato .PDF

y

en

.XLSX de las partidas correspondientes al gasto de inversión, para identificar las afectaciones de bienes muebles de las que se deben extraer los CFDI's impresos de activo no circulante.

112. Elabora papel de trabajo con el listado de los CFDI's

impresos de activo no circulante

y

archiva en carpetas.

113. Devuelve mediante oficio, el listado

y

las carpetas con

los CFDI's impresos de activo no circulante a la Dirección de

Control de Bienes Muebles e Inmuebles,

y

se resguarda oficio

de acuse en el archivo de la Dirección de Contabilidad.

Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros F'ágina 20 de 37

(21)

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO AL PROFESORADO (PROMEP)

y

PROGRAMA PARA EL DESARROLLO PROFESIONAL DOCENTE (PRODEP)

Analista Responsable de Conciliaciones Bancarias, encargado del Programas Específico PROMEP/PRODEP

114. Envía periódicamente a la Dirección General de Desarrollo Académico e Innovación Educativa escaneo de Transferencia Electrónica de Fondos

y

Reporte de Pago de Proveedores por TEF de los documentos tramitados con cargo a los fondos de los programas en cuestión; de manera extraordinaria,

y

previa solicitud mediante oficio o correo electrónico, se envía también Afectación Presupuestal! Orden de Pago

y

Pedido.

115. Elabora Reporte del fideicomiso PROMEP

y

de los subcontratos de PRODEP con base al formato PFPN-2002!04 establecido por la DGESU

y

de manera trimestral, anexando los estados de cuenta bancarios originales.

116. Turna a Jefe de Análisis e Interpretación de Estados Financieros

y

Director de Contabilidad para revisión del Informe.

117. Recaba la firma de la Contraloría General, Dirección General de Desarrollo Académico e Innovación Educativa

y

Rectoría para la entrega del Reporte a la DGESU.

VALIDACiÓN DE TALONES DE CHEQUES DE LAS CUENTAS DE GASTOS

--._---,---.--.---~---._---Analista Responsable de Conciliaciones Bancarias, responsable de la validación de talones

118. Recibe del Responsable de trárnites ante Instituciones Bancarias de la Dirección de Egresos, los sobres que contienen los talones de cheques originales de pago a proveedores, junto con el reporte denominado FWRCIMP (Reporte de Pagos) del SIIU.

Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Oerre contable y emisión de estados financieros

(22)

de cheque de gastos

119. Verifica que estén incluidos todos los cheques mostrados en el reporte FWRCIMP del SIIU, ordenados por número de cheque y que tengan la marca (/) de enviados por el Responsable de trámites ante Instituciones Bancarias. 120. Elabora relaciones en Excel que detallan: fecha de

entregado, número de sobre (s) y número de caja, cuando hay rangos consecutivos se indica de qué número a qué número de cheque se presenta, y en caso contrario se relacionan de manera individual para facilitar la búsqueda cuando se requiere.

121. Consulta la fecha de entrega en el reporte FWRCIMP, cuando se reciben talones fuera de relación impresa y, se anexa al paquete correspondiente; si ya se envió la caja al CIDU o al archivo de la Dirección de Contabilidad, el talón de cheque se relaciona en el día en que fue entregado a Contabilidad físicamente.

122. Elabora tarjeta en la cual se desglosa la relación de talones de cheques con el número de caja y los días de emisión de talones que comprende cada una.

123. Turna tarjeta a la Asistente de la Dirección para recabar firma del Director y coordinar la entrega al Asistente del Resguardo de Documentos Contables.

124. Envía las cajas que contienen las pólizas cheque, junto con el expediente con original y copia de las tarjetas y las relaciones elaboradas para que el Asistente del Resguardo de Documentos Contables verifique y firme de recibido.

125. Recibe original firmado por el Asistente del Resguardo

1 - -_ _ _ _ _ . _ _ _ _ _

Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros Página 22 de 37

(23)

CONTROL DE VALES

Asistente de Control de Vales

de Documentos Contables.

126. Atiende solicitudes del Departamento de Caja de la Dirección de Egresos, referentes a copias de talones de cheque con firma de recibido.

127. Recibe de los Analistas de Validación del Registro de Gastos, los vales originales de anticipos a cuentas de Gastos, Deudores Diversos, Anticipo a Proveedores

y

Constructores, con reporte FWRMTIP del SIIU, cada vez que terminan su revisión del paquete diario.

128. Verifica que los vales según reporte FWRMTIP sean los mismos que recibe físicamente.

129. Revisa que los vales estén debidamente requisitados

y

firmados, de no ser así, completa requisitos.

130. Ordena en forma alfabética

y

archiva en carpetas los vales por empleado, proveedor, constructor o deudor.

131. Entrega con sello, cada vez que se comprueba un vale

y

sea requerido por el Analista de Validación del Registro de Gastos o por Analista de Validación de Registro de Ingresos (si se trata de un reintegro), el vale original sellado como comprobado o cancelado en su caso, mediante Relación de Vales Comprobados (ARF-IG-F-086) según reporte FGIENCD del SIIU, para anexarlo a la póliza contable "J" (si se trata de una comprobación) o "H" (si se trata de un reintegro) o bien "A" (si se canceló el cheque) que le corresponda. En la opción FGIENCD del SIIU se detallan todas las comprobaciones

(24)

parciales

y

totales. Así como los de ejercicios anteriores. 132. Proporciona copias e información referente a los vales,

previa autorización del Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros o del Director de Contabilidad, para atender requerimientos de dependencias universitarias u organismos fiscalizadores.

133. Depura al cierre anual los vales que tiene bajo custodia,

y

entrega al Asistente del Resguardo de Documentos Contables, aquellos que han sido comprobados en su totalidad

y

que están pendientes de anexar a las pólizas de la última comprobación.

134. Archiva en carpetas la relación de folios formato FWRMTIP

y

la relación de vales comprobados (ARF-IG-F-086)

ATENCiÓN A AUDITORíAS, REVISIONES YIO REQUERIMIENTOS DE INFORMACiÓN FINANCIERA CONTABLE

Jefe del Departamento 135. Atiende los requerimientos de información de las de Análisis e _diferentes _Dependencias _{Universitarias}

_y

_Órganos

Interpretación de _{Fiscal izadores.} Estados Financieros

136. Supervisa las actividades del Archivo de la Dirección de Contabilidad.

137. Coordina los envíos de paquetes al Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad (CIDU). Asistente de la Dirección

' - -_ _ _ _ _ _ _ ---L _ _ _ ... _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ . _ _ _ _ - - '

'Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera

(25)

138. Elabora los oficios de contestación a requerimientos. Director de Contabilidad

139. Atiende

y

autoriza la

diversas Dependencias

Fiscalizadores.

entrega de información a las

Universitarias u Órganos

140. Atiende

y

autoriza las actividades del Archivo de la

Dirección.

f '

-TRÁMITE DE REPOSICiÓN DE CHEQUES POR DAÑO, EXTRAVío O VENCIMIENTO (DE EXISTIR)

---.---.---~---~ Analista Responsable de Conciliaciones Bancarias, encargado de la validación de cheques solicitados para reposición

141. Recibe de la Secretaria Ejecutiva a través del

formato de Control de Correspondencia (ARF-AE-F-08) oficio de Solicitud del Interesado o de la Dirección de Personal de la reposición del cheque.

142. Verifica la causa de solicitud de reposición de cheque:

a. Si la causa es por daño o vencimiento y, de ser así, valida que la solicitud tenga anexo el cheque original; consulta archivos de conciliación bancaria para verificar si el cheque se encuentra aún en circulación.

b. Si la causa es por extravio, se debe anexar a la Solicitud, el reporte de Bloqueo de Cheques que emite el Banco (mismo que es entregado por el Departamento

de Caja de la Dirección de Egresos),

y

consulta

archivos de conciliación bancaria para verificar si el cheque se encuentra aún en circulación

143. Solicita al Asistente de recepción

y

control de nómina, si

(26)

CIERRE ANUAL

el cheque se encuentra ya cobrado, copia de la nómina del cheque a reponer para cotejar firma del solicitante y se informa con oficio al interesado.

144. Solicita al Asistente de recepción y control de nómina, si no está cobrado, copia de la nómina del cheque a reponer para cotejar firma del solicitante y se procede a requisitar el Formato de Reposición de Cheques (ARF-IG-F-084) que firma el Director de Contabilidad y se envía a la Dirección de Egresos para reposición

145. Abre en el SIIU el ejercicio presupuestal siguiente, en caso de no estar abierto, mediante la opción FTMFSYR del Sil U, para que la Dirección de Presupuestos esté en posibilidad de hacer la carga del presupuesto de operación del año siguiente.

~---_._---~

Jefe del Departamento de Análisis

Interpretación Estados Financieros

e

de

146. Establece con la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles, la fecha para que ellos concluyan con sus registros contables correspondientes al mes de Diciembre del ejercicio que se va a cerrar.

147. Verifica con la Dirección de Egresos que las cuentas 1231-1239 Anticipo a cuenta de gastos queden con saldos en cero o, en su defecto, exista soporte documental para que permanezca con un saldo contable esto se realiza una vez que la Dirección de Egresos informe que terminó de aplicar a cuentas de gastos los anticipos.

148. Genera los compromisos abiertos en la opción FWROPNE del SIIU al 31 de diciembre del ejercicio que se cierra y turna rnediante correo electrónico la información a las Direcciones de Recursos Materiales, Egresos y Presupuestos, _ . _ ' _ . _

-Proceso; Administración de Recursos Financieros

(27)

a fin de que realicen su validación correspondiente sobre los compromisos a rolar al año siguiente:

a. Compromisos generales b. Órdenes de compra c. Requisiciones d. Contratos e. Mano de Obra f. Todos

149. Genera el reporte definitivo FWROPNE del SIIU al 31 de diciembre del ejercicio que se cierra

y

lo respalda en el equipo, lo anterior con posterioridad a la conclusión de los registros de la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles,

y

dados los vistos buenos sobre los saldos a rolar por las Direcciones de Recursos Materiales, Egresos

y

Presupuestos.

150. Valida que los Estados Financieros se encuentren cuadrados.

151. Notifica mediante correo electrónico a las Direcciones que afectan registros contables en el SIIU, la fecha en la cual se llevará a cabo el rolado de compromisos presupuestales

y

el traspaso de saldos de balance de un ejercicio a otro. Esto con la finalidad de que en la fecha

y

hora indicada, no se capture ninguna póliza en el SIIU.

152. El día

y

hora establecidos para el rolado

y

traspaso de saldos:

---Proceso: Administración de Recursos Financieros

(28)

A. Genera y guarda en formatos Excel y PDF, las balanzas de comprobación de cuentas de balance, al 31 de diciembre del ejercicio a cerrar, utilizando la opción FWRBCFK del SIIU, y se integra a la carpeta electrónica del cierre del año. B. Programa, en la opción FGAYRLM del SIIU, el pase de las

Cuentas de Mayor al nuevo Ejercicio, dando los parámetros establecidos: En año, se teclea el del ejercicio a cerrar

actual, después se teclea BALCDDO y el número

consecutivo anual del ejercicio siguiente; en fecha Programada, la fecha en que se elabora esta actividad. En Pasar compromisos/Inicio Núm. Doc, se teclean PPTDOO_ y el número consecutivo anual.

C. Entra a la opción FGRGLRL del SIIU, que es el proceso que pasa los saldos de las Cuentas qe Balance al nuevo año fiscal, en parámetros aparece señalado 01 Report Mode y en valores se teclea la letra "A" que se refiere al "Modo Auditoria", se envía y guarda en formato TXT y Excel, para validar contra las balanzas de comprobación generadas al 31 de diciembre del ejercicio que se cierra, en Excel.

De estar correcta la conciliación de saldos, se teclea en valores la letra "U" que se refiere al "Modo Update", se envra y guarda en formato TXT y Excella información para validar contra el archivo de Excel de Modo Auditarla.

D. Entra a la opción FGRENRL del SIIU, que es el proceso que pasa los compromisos abiertos al nuevo año fiscal, envía y guarda. Se guarda el reporte en formato TXT para validar la información que debe coincidir con el reporte mencionado en el punto 5 de cierre contable anual.

E. Entra a la opción FGRTRNI del SIIU, que es el proceso de

(29)

interfase que genera el documento de compromisos abiertos que se pasan al nuevo año fiscal, se envía y se guarda. Imprime las pantallas y las almacena en la carpeta electrónica del cierre.

F. Entra en la opción FGRTRNR del SIIU, que se utiliza para validar los errores captura los parámetros establecidos, envía y guarda.

a) Si salen errores se corrigen con una póliza en la opción FGAJVCD del SIIU y luego se imprime.

G. Entra en FWIAPPD del SIIU para validar si hay documentos pendientes de aplicar. Se imprime pantalla para darle seguimiento.

H. Envía proceso en la opción FGRACTG del SIIU que es el proceso de aplicación contable.

153. Genera nuevamente el reporte FWROPNE del SIIU, y turna rnediante correo electrónico la información a las Direcciones de Recursos Materiales, Egresos y Presupuestos, para notificar los saldos de compromisos presupuestales rolados de un ejercicio fiscal a otro.

154. Genera y guarda en formatos Excel y PDF, las balanzas de comprobación al 1 de enero del año nuevo, para validación de saldos iniciales contra saldos finales de diciembre del año a cerrar, esto utilizando la opción FWRBCFK del Sil U, Y se integra a la carpeta electrónica de cierre del ejercicio.

155. Elabora para el nuevo ejercicio fiscal (mes de enero del siguiente año) Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) para traspaso de los saldos que muestra la

(30)

Director de Contabilidad

cuenta 4120 Resultado del Ejercicio, a la cuenta 4141 Exceso de ingresos

si

egresos del Ejercicio anterior, y a su vez ésta última a la cuenta 4142 Exceso de ingresos

si

egresos de Ejercicios anteriores Acumulado, en cada fondo.

156. Una vez realizados los puntos 1 a 11 anteriores, se podrá, en caso necesario, seguir afectando el ejercicio anterior y el nuevo, antes de cerrar definitivamente el ejercicio anterior auditado.

157. Notifica mediante correo electrónico a las Áreas que afectan registros contables en el SIIU, la fecha de inicio de cierre contable del mes de Diciembre y definitivo del año a cerrar, una vez que hayan concluido todas las actividades descritas en la Circular de Cierre del Ejercicio que se publique en la página de internet de la Universidad, misma que es consensada entre las Direcciones y áreas que conforman la Secretaria de Administración y Finanzas.

158. Verifica concluido con Aplicar.

con la Dirección de Ingresos que hayan la depuración de la cuenta 5249 Ingresos por

159. Realiza los pasos del 1 al 26 del cierre mensual.

160. Acuerda con los Auditores Externos la fecha de cierre contable definitivo del ejercicio presupuestal.

161. Notifica al Jefe de Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros y al Jefe de Afectación Contable sobre la fecha de cierre acordada

162. Notifica mediante correo electrónico a la Dirección de Presupuestos que el cierre contable del mes ha concluido, esperando la notificación por parte de esa Dirección, referente

Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros Página 30 de 37

(31)

al cierre definitivo presupuestal.

Jefe del Depa rtamento

163.

Realiza el reg istro, en caso de existir algún ajuste

de Análisis e _contable, _{propuesto por el} _{Despacho externo, previo}

Interpretación de _{conocimiento de la Dirección de Presupuestos (por si impacta}

Estados Financieros

en ellos el registro

y

también requirieran ajustar).

164.

Notifica al Jefe de Afectación Contable, que es

procedente el cierre definitivo del mes

y

año en el sistema.

165. Marca en la opción FTMFSYR del SIIU los parámetros

Jefe del Departamento _{necesarios para cerrar el mes de diciembre}

_y

_{luego el año.}

de Afectación Contable Esto es hasta cerrar el ejercicio definitivamente

EMISiÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y REPORTES

-Proceso: Administración de Recursos Financieros

(32)

Oficial de Registro y

Control de Pólizas

166. Procesa, imprime y guarda en formato PDF, los siguientes Estados Financieros Consolidados

y

por Fondos del

SIIU. • FWRKESF • FWRKEAC • FWRKEVH • FWRKEAA • FWREDEP • FWRKCSF • FWRKEFE • FWRBCOK • FWRBCFK • FWRCMIK • FWRRMIK

167. Perfora e integra en una carpeta, en forma progresiva por número de fondo (Consolidado, Fondo 111, Fondo 112, etc.).

168. Integra 2 juegos de Estados Financieros impresos y entrega al Director de Contabilidad para firma.

169. Imprime todos los Reportes que soliciten las diversas dependencias universitarias.

170. Integra cada mes, paquete de Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) capturadas.

171. Verifica que Movimientos Diarios firmas.

todas las Pólizas de Registro de (ARF-IG-F-027) ya capturadas, lleven

172. Turna el paquete de pólizas contables registradas en contabilidad por mes, al Asistente del Resguardo de Documentos Contables; previa actualización del reporte de pólizas consecutivo en el cual recaba firma de recibido.

(33)

Asistente de la Dirección

Analista Responsable de Conciliaciones Bancarias, encargado de la elaboración de Notas a los Estados Financieros

mensuales

173. Apoya en la impresión de todo tipo de reportes.

174. Basándose en los requerimientos del cierre anual del año anterior, genera oficios para las diferentes dependencias de la Universidad, con la finalidad de recabar información financiera al cierre del ejercicio para integrar las Notas de cierre anual de los Estados Financieros.

175.

Elabora las notas mensuales de los Estados

Financieros.

176.

Pasa la Notas a revisión al Jefe de Departamento de

Análisis e Interpretación de Estados Financieros.

Jefe del Departamento de Análisis e Interpretación de Estados Financieros

177. En caso de ser Notas a los Estados Financieros mensuales:

a. Revisa Notas a los Estados Financieros.

b. Turna a la Asistente de la Dirección, para que sean integradas a las carpetas irnpresas de Estados Financieros y firma del Director de Contabilidad.

178. En caso de ser Notas a los Estados Financieros anuales:

a. Recibe de la Asistente de la Dirección la inforrnación finanCiera de cierre proporcionada por las diferentes áreas de la Universidad.

b. Solicita a sus analistas encargados de integración de

' - - - _ . _ _ _ _ _ _ - - - ' _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ • __ .. _ _ _ _ ...J

(34)

Director Contabilidad Asistente Dirección de de la

_

.. _ - - - ' 179. 180.

saldos de cuentas colectivas, sus integraciones por antigüedad de saldos, para revisarlas y ser agregadas a las Notas a los Estados Financieros.

c. Informa a la Asistente de la Dirección, en caso de requerir información adicional, para la elaboración de las Notas, para que se realice la solicitud formal al área correspondiente.

d. Elabora documento en Word con las Notas a los Estados Financieros del ejercicio, de acuerdo a lo establecido en la Ley General de Contabilidad Gubemamental.

e. Turna a revisión al Director de Contabilidad.

f. Una vez dado el visto bueno por parte del Director, entrega vía correo electrónico a los Auditores del Despacho externo.

Revisa Notas a los Estados Financieros anuales

Imprirne y archiva las notas a los Estados Financieros en las carpetas, así como anexos a los mísmos.

181. Elabora e imprime el oficio de entrega de los Estados Financieros a las siguientes dependencias universitarias: • Original en el cual se recaban las firmas del Director General

Financiero, el Secretario de Administración y Finanzas y el Director de Contabilidad. y copias controladas:

1. Contraloría General.

2. Dirección de Presupuestos. (disco) 3. Dirección de Ingresos. (disco) 4. Dirección de Contabilidad.

(35)

Director Contabilidad

IV. Referencias

SIN de 5. Auditoría Externa

1. Firma una Carpeta de Estados Financieros.

Nota: Esta carpeta se envía al Director de Recursos Financieros para firma y posteriormente al Secretario de Administración y Finanzas para el mismo fin. Una vez que se tienen las tres firmas la carpeta se devuelve a la Dirección de Contabilidad para su resguardo.

Regresar

Ley General de Contabilidad Gubernamental, en la versión aplicable vigente.

Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, en la versión aplicable vigente.

Norma ISO 9000, fundamentos y vocabulario, en la versión aplicable vigente Norma ISO 9001 Requisitos, en la versión aplicable vigente.

Ley Orgánica de la Universidad Veracruzana. Estatuto General de la Universidad Veracruzana.

Reglamento de Ingresos y Egresos de la Universidad Veracruzana. Formato de Póliza de Registro de Movimientos Diarios (ARF-IG-F-027) Procedimiento de Conciliaciones Bancarias (ARF-AE-P-03)

Registro y Control de Correspondencia (ARF-AE-F-08)

J

~----~

Regresar

Proceso: Administración de RecursQs Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera

(36)

V. Formatos

1 ARF-IG-F-084 Formato de Reposición de Cheques

2 ARF-IG-F-086 Relación de Vales Comprobados

3

Cédula de Integración Pagos IMSS

4 ARF-AE-F-06 Cédula de Integración pagos IPE

5

ARF-AE-F-08 Registro y Control de Correspondencia

6 Póliza de Registro de Movimientos Diarios

Histórico de revisiones

(37)

1 Abril de 2008 Todo

Todo

Se da de baja el procedimiento

sustituye completamente por

documento.

Se da de baja el procedimiento

sustituye completamente por

documento. anterior y se el presente anterior y se el presente Regresar

Firmas de autorización

Mu

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de Lo,mr" _lidad

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Director General de Recursos Financieros

17/Mayo/17 17 Mayo/17

Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análísis y Evaluación Financiera Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros