MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Cadena de
Abastecimiento
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Código
ACA00
1
PRESENTACIÓN
En el presente documento se incluye un manual de procedimientos de los procesos
implicados en el macro proceso Cadena De Abastecimiento de la empresa Archie´s
Colombia
2
CONTENIDO
1. GENERALIDADES
1.1. Introducción
1.2. Estructura interna
1.3. Misión
1.4. Visión
1.5. Visión Corporativa
1.6. Simbología utilizada
1.7. Objetivo del manual
1.8. Justificación del manual
2. MAPA DE PROCESOS GENERAL
3. PROCESOS
3.1. PROCESO COMPRAS
3.1.1. Caracterización
3.1.2. Descripción
3.1.3. Diagrama funciones cruzadas
3.1.4. Diagramas de actividades por procedimiento
3.1.5. Anexos
3.2. PROCESOS PRODUCCIÓN
3.2.1. Caracterización
3.2.2. Descripción
3.2.3. Diagrama funciones cruzadas
3.2.4. Diagramas de actividades por procedimiento
3.2.5. Anexos
3.3. PROCESOS DESPACHOS
3.3.1. Caracterización
3.3.2. Descripción
3.3.3. Diagrama funciones cruzadas
3.3.4. Diagramas de actividades por procedimiento
3.3.5. Anexos
1. GENERALIDADES
Código
ACA00
3
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
1.1. INTRODUCCION
Los procesos y los procedimientos de LA CADENA DE ABASTECIMIENTO, conforman uno de los
elementos principales del desarrollo de las actividades de Archie’s Colombia S.A; por lo cual,
deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente,
por parte de todos los trabajadores permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda de la
mejora continua.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y
Procedimientos, en el cual se define la gestión que agrupa las principales actividades y tareas del
CENTRO DE ACOPIO.
Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para la construcción
por fases del manual referido, soportando cada uno de los procesos específicos, como son:
compras, producción y despachos.
La funcionalidad del manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada,
así como, la información relacionada, sean totalmente claros y específicos atendiendo a los
requerimientos de la norma ISO 9001:2000
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1.2. ESTRUCTURA INTERNA
GERENTE
CADENA DE ABASTECIMIENTO
JEFE DE
COMPRAS PRODUCCIOJEFE DE TRANSPORTJEFE DE
Y JEFE DE DESPACH ASISTENTE DE COMPRAS SUPERVISO R LINEA DE PRODUCCIO N ASISTENTE PRODUCCIO N COORDINAD OR DE DESPACHO CIUDAD ASISTENTE FACTURACIO N AUXILIARES DE BODEGA FLOTA TRANSPOR
1. GENERALIDADES
Código
ACA00
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1.3. MISIÓN
Somos una trattoria de barrio, dedicada a crear recetas nutritivas con una tradición
artesanal para brindarlas a nuestros clientes con cordialidad y orgullo, en un ambiente
acogedor que los haga sentir en casa.
1.4. VISIÓN
Trabajaremos con amor y compromiso para darle a nuestros clientes y amigos lo mejor de
nosotros: familiaridad, vocación de servicio, amistad, fidelidad y sencillez.
1.5. VISIÓN CORPORATIVA
Proyectarnos como una empresa con sólida estructura organizacional, para ofrecer el
entrenamiento y profesionalismo que requiera nuestro recurso humano, y así cumplir nuestra
misión de satisfacer a cada uno de nuestros grupos de interés.
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1.6. SIMBOLOGIA UTILIZADA
Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa gráficamente
la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:
SIMBOLO
NOMBRE
DECRIPCION
INICIO/FINAL
Indicador o fin de inició de un
procedimiento.
ACCION
PROCESO
Representar la ejecución de una o mas
tarea o actividad dentro de un
procedimiento
DECISIÓN
Representa una actividad de decisión o
de conmutación.
CONECTOR
INTERNO
Úsese para representar en un
diagrama de flujo una entrada o una
salida de una parte de un Diagrama de
Flujo a otra dentro de la misma página.
CONECTOR
EXTERNO
Representa el enlace de actividades en
hojas diferentes del procedimiento
DOCUMENTO
Representa cualquier tipo de documento
entre o salga del procedimiento
DIRECCION DE
FLUJO
Conecta símbolos señalando el orden en
que la línea de unión deben realizarse
1. GENERALIDADES
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1.7 OBJETIVO DEL MANUAL
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal brindar fortalecimiento a la cultura
del Autocontrol y mejora continua del centro de acopio de Archie’s Colombia S.A.
Se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método
estándar para ejecutar el trabajo de los departamentos de compras producción y despachos.
En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos está dirigido a todas las personas que
bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas al centro de acopio y se constituye en un
elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar
conjuntamente con el control interno, en la consecución de las metas de desempeño y
rentabilidad, asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.
Este documento describe los procesos, y expone en una secuencia ordenada las principales
operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo.
Contiene además, diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas
operaciones, e incluye las dependencias que intervienen, precisando sus responsabilidades y la
participación de cada cual.
Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, este manual requiere de
revisiones periódicas para su actualización, ya que el propósito a corto plazo es enfocarlo como
documento de calidad; sus modificaciones deben ser sugeridas a la oficina de Calidad para su
análisis, presentación a la instancia correspondiente, aprobación e implementación.
Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal
profesional, técnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido implicará
responsabilidad personal y profesional.
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1.8 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y
del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las
normas, sino que además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los
trabajadores en materia no solo de hacer las cosas bien sino dentro de las practicas definidas en la
organización.
El manual de procesos es una herramienta que permite a la organización integrar una serie de
acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración y mejorar la calidad del servicio
comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.
2. MAPA DE PROCESOS
Código
ACA00
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MAPA DE PROCESOS
En la cadena de abastecimiento de Archie´s Colombia el objetivo principal es el suministro
oportuno y eficaz de insumos y materias primas de calidad a los puntos de venta, para su
posterior manufactura y transformación en productos alimenticios terminados; se evidencia
entonces que las entradas y salidas del proceso sean requerimiento y despacho de materias
primas e insumos desde y hacia los puntos de venta respectivamente.
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PROCESOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO
HERRAMIENTAS
COMPRAS
Descripción de los procedimientos
Caracterización, Diagrama de Flujo
funciones cruzadas, diagramas de
actividades.
PRODUCCIÓN
Descripción de los procedimientos
Caracterización, Diagrama de Flujo
funciones cruzadas, diagramas de
actividades.
DESPACHOS
Descripción de los procedimientos
Caracterización, Diagrama de Flujo
funciones cruzadas, diagramas de
3.1 PROCESO DE COMPRAS
Código ACAC00
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3.1.1. CARACTERIZACIÓN
COMPRAS NOMBRE DEL PROCESO
RESPONSABLE JEFE DE COMPRAS ALCANCE:
Abastecer oportunamente la cadena de suministros de materia prima e insumos. OBJETIVO: Garantizar la disponibilidad de insumos y materia prima que cumpla
con las características organolépticas y fitosanitarias requeridas para la elaboración de las recetas.
CODIGO: ACAC00
o Definir las necesidades de compra. o Seleccionar los posibles proveedores. o Solicitar cotizaciones.
o Solicitar muestras.
o Codificar el Proveedor y Cliente (Nuevo). o Crear la carpeta de contacto.
o Elaborar pedidos.
o Crear Órdenes de Compra (SAP). o Verificar la Factura VS Orden de compra. o Liberar factura.
o Recibir y verificar pedidos de compras Vs factura.
o Ingresar de la factura.
o Reportar e ingresar las Novedades
(
MIGO "DEVOLUCIONES").o Firma de facturas. o Contabilizar las Facturas. o Pagar a Proveedores.
o Verificar órdenes de compra abiertas. o Elaborar Matriz de Evaluación a Proveedores. o Retroalimentar el Proceso.
PROCEDIMIENTOS
Puntos De Venta. Despachos. Planta de Producción.PROVEEDORES
Solicitud requerimiento de materia prima e insumos Cotizaciones. Orden de Aprobación de compra.ENTRADAS
Puntos De Venta. Despachos. Planta de ProducciónCLIENTES
Lista de pedidos Órdenes de compra Abastecimiento acopio Informesde costos MP Informe de históricos de compras.
Informe deagotadosSALIDAS
Cotizaciones. Formatos de pedido de abastecimiento. Órdenes de compra Formato de devolución a proveedor. Formato evaluación Cotizaciones.FÍSICOS:
Computador,
teléfono,
impresora, instalaciones.
RRHH: Jefe de Compras, Asistente Compras,
Gerente Cadena De Abastecimiento
TECNOLOGICOS: Software
(SAP).
RECURSOS
REGISTROS
Total compras/ Total ventas*100. Numero de pedidos recibidos/ Total de pedidos programados *100INDICADORES
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3.1.2 DESCRIPCION
MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO
PROCESO: COMPRAS
1 Definir las necesidades de compra. ComprasLa definición de las necesidades se da, teniendo en cuenta una serie de parámetros que busca determinar las cantidades y calidad del
producto a suministrar. Jefe de Compras 2 Seleccionar los posibles proveedores. Compras
Se inicia la búsqueda de los posibles proveedores del producto o insumo en mención y se hace un filtro donde es seleccionado mínimo
tres de ellos.
Jefe de Compras
3 Solicitar
cotizaciones. Compras
Se solicita las cotizaciones para su posterior análisis y evaluación de la viabilidad que tiene como próximo proveedor,
Asistente de Compras
4 Solicitar
muestras. Compras
Como último paso para la selección del proveedor, es solicitado a cada uno, muestras para el análisis, de tal forma que cumpla con las
expectativas y comportamiento en la receta al mejor costo.
Asistente de Compras 5 Codificar el Proveedor y Cliente (Nuevo). Contabilidad
Para la creación y codificación del proveedor en el sistema, se debe diligenciar y recopilar una serie de documentos, que son autorizados
por la gerencia general para posteriormente ser llevados al departamento de contabilidad y realizar la Creación en SAP, de igual forma la compañía envía al proveedor los documentos que requiera
para la creación como Nuevo Cliente.
Asistente de Contabilidad
6 Crear carpeta
de contacto. Compras
En esta carpeta esta compilado una serie de registros y certificaciones obligatorias para la comercialización entre cliente-proveedor. Esta
carpeta debe ser actualizada periódicamente.
Asistente de Compras
7 Elaborar
pedidos. Despachos
La elaboración de los pedidos se realiza mediante el diligenciamiento de un formato hecho y digitalizado por el área de despachos que después se envía al departamento de compras para el respectivo
requerimiento a proveedores. Jefe de Despachos 8 Crear Órdenes de Compra (SAP). Compras
Recibidos los formatos digitalizados por el área de despachos y/o producción. Los pedidos u órdenes de pedido, deben realizarse con
una Orden de Compra enviada ya sea, física o digitalizada al proveedor, esto con el fin de garantizar el despacho y la entrega de las
cantidades solicitadas, en los embalajes y presentaciones pactadas en la negociación. Asistente de Compras 9 Verificar la Factura Vs Orden de compra. Compras
Una vez llega el pedido, la factura es remitida al área de compras para verificación, de tal forma que el pedido coincida con la orden de compra, de no ser así, esta diferencia es relacionada en el formato control de pedidos para programar y monitorear la nueva entrega de
faltante.
Asistente de Compras
10 Liberar
factura. Compras
La estrategia de liberación hace referencia a la aprobación del monto de la factura escalado jerárquicamente, con el fin de llevar una supervisión controlada y detallada de las compras. Este filtro está conformado de la siguiente manera: inferior a 1.000.000, responsable
Gerente De La Cadena De Abastecimiento. De 1.000.000 a 3.000.000 responsable Gerente De Producto.
De 3.000.000 a 5.000.000 responsable Chef Corporativo. De 5.000.000 a 10.000.000 responsable Gerente De Asuntos Económicos. De 10.000.000 en adelante, responsable Gerente
General. Gerente De la Cadena de Abastecimiento Gerente de Producto Chef Corporativo Gerente de Asuntos Económicos Gerente General.
3.1 PROCESO DE COMPRAS
Código ACAC00
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MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO
PROCESO: COMPRAS
11 Recibir y verificar pedidos de compras Vs factura. DespachosHecha la de la orden y liberada (si es el caso), se pasa la factura al departamento de Despachos Y Recibo De Mercancía con el número de la
orden de compra, El recibo de mercancía permite controlar las cantidades del producto que se está recibiendo, esta acción se realiza médiate la confrontación del pedido físico Vs la relación de producto en
la factura.
Jefe de trasporte y recibo de mercancía
12 Ingresar la factura. Despachos Una vez hecha la confrontación, se hace el ingreso de la factura en el
sistema SAP. (Actualización Del Stock De Inventario).
Jefe De Trasporte Y Recibo De Mercancía 13 Ingresar y reportar las Novedades (MIGO " Compras
Consiste en el ingreso al sistema SAP las novedades reportadas en el recibo de mercancía, esta actividad se realiza por la transacción MIGO “devoluciones” y es solicitado al proveedor notas crédito o cambio de
factura, según sea el caso.
Jefe de Compras
14 Firma de
facturas. Compras
Todas las facturas antes de ser enviadas al área de contabilidad deben llevar una firma de aprobación, en principio por el Jefe De Trasporte Y Recibo De Mercancía seguido del Jefe De Compras y por ultimo del
Gerente De La Cadena De Abastecimiento.
Jefe de Trasporte y Recibo de Mercancía. Jefe de Compras Gerente De La Cadena De Abastecimiento. 15 Contabilizar
las Facturas. Contabilidad
Las facturas se envían al departamento de contabilidad con sus respectivas novedades; notas crédito o debito (según sea el caso), para la
contabilización y causalidad de las mismas, posteriormente son dirigidas al departamento de tesorería con su respectiva relación de facturas
causadas, donde se programan los pagos.
Asistente de Contabilidad 16 Pagar a Proveedores . Tesorería
El pago se realiza por transferencia electrónica y se le reporta al departamento de cartera del proveedor, con el fin de cruzar cuentas por
pagar; las negociaciones actuales con los proveedores varían, según los productos que abastece, así:
• Productos de Gasto, entre 60 y 90 días de plazo para pago. • Productos de costo, entre 30 y 60 días de plazo para pago.
Jefe de Tesorería 17 Verificar órdenes de compra abiertas. Compras
Esta actividad tiene como propósito controlar todas las ordenes que no tienen ingreso, de esta forma podemos eliminar reprocesos por devoluciones de facturas abiertas, además de evitar la posible pérdida de
una factura. Asistente de Compras 18 Elaborar Evaluación a Proveedores Compras
Periódicamente el área de compras realiza una evaluación de servicio del proveedor, esto con el fin de determinar la calidad en tiempos de entrega, cantidad de devoluciones, agotados, BPM, pedidos completos,
capacidad de reacción ante alguna eventualidad etc.
Asistente de Compras 19 Retroaliment ar el Proceso. Compras - Contabilidad - Tesorería
Semanalmente se realiza una reunión de retroalimentación con todo el equipo de trabajo incluyendo un representante de cada área con que se tiene contacto directo, con el fin de discutir las novedades que se hayan presentado durante la semana. De esta actividad se deja un acta de la
cual la semana siguiente será revisada, para la confrontación de las tareas que fueron asignadas.
Jefe de compras Asistente de
Contabilidad Asistente de
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COMPRAS DIAGRAMA FUNCIONES CRUZADASASISTENTE DE COMPRAS
JEFE DE COMPRAS ASISTENTE DE CONTABILIDAD JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION
Fa se * REF. Comerciales * REF. Bancarias * Cotización * Rut * Registro mercantil * Fotoc. cedula del representante legal Formato de codificación de nuevo proveedor Definir las necesidades de compra Seleccionar los posibles proveedores Solicitar cotizaciones ¿Precios y plazos dentro del rango? Formato de pedidos acopio Elaborar pedidos Codificar el Proveedor y Cliente (Nuevo). inicio Solicitar muestras ¿Proveedor seleccionado? SI No Catalogo y lista de precios Hoja de contacto Matriz de evaluación a proveedor. Crear carpeta de contacto. 4 Crear Órdenes de Compra (SAP). 1 1 2 3 5 6 A A 7 Email con pedidos digitalizados. 8 Si No
DIAGRAMA DE FUNCIONES CRUZADAS
ASISTENTE DE COMPRAS
JEFE DE COMPRAS ASISTENTE DE CONTABILIDAD JEFE TRANSPORTE Y RECIBO DE
MERCANCIA JEFE DE TESORERIA
Fa se Factura Orden de compra 1 Factura Relacion Facturas Factura Factura Verificar la Factura Vs Orden de compra. Liberar factura Si Recibir y verificar pedidos de compras Vs factura. Ingresar la factura. Relacion Facturas Facturas Ingresar y reportar Novedades SAP Facturas Firmar facturas Facturas Verificar órdenes de compra abiertas. Contabilizar Facturas Relación de FaCturas causadas Facturas Pagar a Proveedores. Elaborar Matriz de Evaluación a Proveedores Retroalimentar el Proceso. FIN 9 Programar entrega de unidades faltantes. ¿ la factura y la orden concuerdan? No 9 Und. de diferencia 10 B B 11 12 13 ¿Reporta novedades? SI No Nota credito o debito Facturas Solicitar notas crédito o debito 13 14 15 16 17 18 19
3.1 PROCESO DE COMPRAS
Código ACAC00
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1) Definir las necesidades de compra.
INICIO Determinar el tipo de necesidad. Requerir MP e insumos de los puntos de venta. Evaluar producto o receta nueva. Planear el abastecimiento mediante históricos. Buscar posible proveedor FIN
2) Seleccionar posibles proveedores
INICIO
Revisar bases de
datos Buscar vía internet
¿Cumple con los requisitos? Solicitar portafolio de servicios SI Continuar buscando No Evaluar portafolio ¿Conforme? NO Cito a entrevista FIN Seleccionar proveedor 4) Solicitar muestras INICIO Seleccionar posible proveedor Solicitar muestras Enviar a comité de producto Evaluar comportamiento del producto en la receta ¿Satisfactorio? Aprobar proveedor SI Solicitar documentos FIN NO 3) Solicitar cotizaciones INICIO Seleccionar proveedores Cotizar productos Evaluar capacidad Evaluar Costo Evaluar Facilidades de pago Evaluar Caract. productos Consumos proyectados Plazos y medios Normas fitosanitarias < precio > calidad ¿Conforme? NO Solitar muestra SI FIN
5) Codificar proveedor y cliente nuevo INICIO Diligenciar formato de proveedor cliente nuevo Solicitar Documentos Rut Registro mercantil 2 referencias comerciales 2 referencias bancarias Fotocopia de la cedula del representante legal
Cotización de productos solicitados Carta de certificación bancaria para pagos.
Recibir documentos Verificar documentos ¿Aceptados? Codificar nuevo proveedor SAP SI FIN NO
3.1.4 DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES POR PROCEDIMIENTO
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6) Crear carpeta de contacto INICIO Diligenciar hoja de contacto Solicitar certificaciones de funcionamiento mínimas para comercialización de alimentos Marcar carpeta nombre y código de contacto Archivar documentos en carpeta Anexar catalogo y lista de precios actualizada Anexar matriz de evaluación a proveedor FIN 7) Elaborar pedidos INICIO Revisar stock Diligenciar formato de pedidoClasificar los niveles de frecuenncia Diario Semanal Mensual ¿suficiente? NO SI Determinar cantidades y fechas de entrega. Digitalizar formatos
Enviar vía internet pedido a compras FIN 8) Crear ordenes de compra SAP INICIO Recibir formatos de pedidos digitalizados Crear orden de compra Enviar orden de compra a proveedor FIN Programar fechas de entrega 9) Verificar factura vs orden de compra INICIO Recibir factura ¿Hay diferencias? Relacionar diferencias en excel SI Llamar a proveedor NO FIN Confrontar factura vs orden de compra Programar nueva entrega 10) Liberar factura INICIO Verificar monto de factura Entregar al responsable de la liberación Hacer relación de facturas para liberar
Hacer la liberación SAP ME29N
Enviar relación de facturar liberadas a
despachos
FIN
11) Recibir y verificar pedidos de compras vs factura
Recibir Factura INICIO Realizar conteo físico ¿Satisfactorio? Reportar novedades en Factura NO Elaborar Relación de Facturas Ingresar facturas SAP MIGO 101 FIN SI
3.1 PROCESO DE COMPRAS
Código ACAC00
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12)ingresar factura INICIO Confrontar factura Vs orden de compra Recibir factura Coinciden SAP “MIGO” entrada mercancias Ingresar facturas SI Elaborar relación de facturas ingresadas Entregar relación de facturas ingresadas FIN Llamar a proveedor NO Reportar novedades
13)Reporte e ingreso de novedades INICIO Recibir relación de facturas Recibir reporte de novedades Verificar datos Ingresar novedades al sistema SAP MIGO “Devoluciones” ¿Acordes? SI Solicitar notas crédito si es el caso Devolver a despachos NO FIN 14) Firma de facturas INICIO
Recibir pedido con firma del jefe de trasporte y recibo de mercancías
Reportar novedades con firma del jefe de
compras
Verificar facturas
¿Acordes?
Enviar para firma del fefe de la cadena de abastecimiento SI Enviar facturas depto. de contabilidad FIN Devolver a despchos NO 15) Contabilizar facturas INICIO Recibir facturas firmadas
Causar facturas Revisar notas crédito
Cruzar con facturas con novedades Contabilizar facturas Enviar facturas a depto. de tesoreria FIN 16) Pago a proveedores INICIO Recibir facturas contabilizadas
Organizar por fecha de vencimiento
Realizar pago por transferencia
electrónica
Reportar al depto. de cartera del
proveedor
Cruzar cuentas por pagar
FIN
17) Verificar ordenes de compra abiertas
INICIO Ingresar a la transacción ME2l Pedidos por proveedor Filtrar reporte de ordenes de compra al dia Verificar cuales estan abiertas Determinar la causa del no ingreso de la factura FIN Reportar al jefe de recibo de mercancía
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FECHA
18) ELaborar evaluación a proveedores
INICIO Determinar lista de proveedores a evaluar Diligenciar formato de evaluación a proveedores Tabular resultados Retroalimentar con el proveedor Acordar soluciones Evaluar periodicamente Archivar en carpeta FIN 19) Retroalimentación de proceso INICIO Convocar reunion
Leer orden del dia
Revisar acta anterior Verificar Actividades encomendadas Analizar resultados satisfactorios Encomendar nuevas Actividades SI Exponer inconvenientes durante la semana EXPONER SOLUCIONES NO Realizar acta FIN
3.1 PROCESO DE COMPRAS
Código ACAC00
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APROBO
FECHA
3.1.5 ANEXOS
FORMATOS
RESPONSABLES
DILIGENCIO
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1
Formato pedido diario
Jefe de Despachos
Auxiliar de
Compras
Jefe de Compras
2
Formato pedido semanal
Jefe de Despachos
Auxiliar de
Compras
Jefe de Compras
3Formato de registro a
proveedores
Auxiliar de
Compras
Jefe de
Compras
Jefe de Compras
4
Formato evaluación a proveedor
Auxiliar de
Compras
Jefe de
Compras
Jefe de Compras
5
Formato comunicado evaluación
a proveedores
Auxiliar de
Compras
Jefe de
Compras
Jefe de Compras
6
Formato pedido semanal
abarrotes
Jefe de Despachos
Auxiliar de
Compras
Jefe de Compras
7
Formato pedido semanal helado
POPSY
Auxiliar de
Compras
Jefe de
Compras
Jefe de Compras
8
Formato pedido semanal a
proveedor ciudades
Coordinador de
ciudades
Auxiliar de
Compras
Jefe de Compras
9Formato de devolución a
proveedor
Jefe de Recibo de
Mercancía
Auxiliar de
Compras
Jefe de Compras
10
Formato de quejas y reclamos
Proveedor
Jefe de
Compras
Jefe de Compras
11
Formato control de pedidos.
Auxiliar de
Compras
Auxiliar de
Compras
Jefe de Compras
12
Acta de reunión
Jefe de compras
Gerente
Cadena
Abastecimiento
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REVISO
APROBO
FECHA
3.2.1. CARACTERIZACIÓN
3.2.1. CARACTERIZACION
PRODUCCION NOMBRE DEL PROCESO
RESPONSABLE JEFE DE PRODUCCIÓN – JEFE DE PRODUCTO ALCANCE: Recibir y procesar materias primas e insumos, para entregar productos semielaborados.
OBJETIVO: Abastecer oportunamente las bodegas de almacenamiento de los producto semielaborado, para su posterior entrega a los puntos de venta.
CODIGO: ACAP00
o
Revisar stock de Inventario.
o
Programar la producción.
o
Requerir Materia Prima
E Insumos.
o
Recibir, verificar y distribuir el pedido.
o
Producción En Línea.
o
Crear orden provisional.
o
Entregar el producto semielaborado.
o
Notificar la orden de provisional o de
fabricación
o
Realizar Inventarios Semanales.
o
Tabular Registros.
o
Retroalimentar el proceso.
ACTIVIDADES
Bodegas de almacenamientoPROVEEDORES
Solicitud de abastecimiento de producto semielaborado (bodegas). Programación de la producción.ENTRADAS
Bodegas de almacenamiento Puntos de venta.CLIENTES
Abastecimiento bodegas y puntos de venta. Ordenes de producción. Informes estadísticos para producir. Informes de cantidades producidas por producto.SALIDAS
Reporte de stock de inventario. Orden de producción Registro de las Hojade vida de los productos diarios. Registros de limpieza de instalaciones y equipos Registros de BPM.
FÍSICOS: Maquinaria y equipos, instalaciones (planta de producción), insumos computador
RRHH: Jefe de producción, Jefe de producto, Asistente De Producción, Auxiliares de producción, Gerente Cadena De Abastecimiento
TECNOLOGICOS: Software (SAP).
RECURSOS
REGISTROS
Número de devoluciones/ Total procesado*100INDICADORES
3.2 PROCESO DE PRODUCCIÓN
Código ACAP00
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
3.2.2.
DESCRIPCION
MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO
PROCESO: PRODUCCIÓN
1 Revisar stock
de inventario. Producción
Como primera medida para la programación de la producción se debe revisar el stock de inventario de los productos semielaborado en las
bodegas de almacenamiento.
Jefe de Producción
2 Programar la
producción. Producción
Teniendo en cuenta el stock de inventario, además del análisis de los datos estadísticos por producto semielaborado, se elabora la programación de la producción para los productos que presentan un
stock bajo. Jefe de Producción 3 Requerir materia prima e insumos. Producción
Una vez definido la programación de los procesos, es indispensable elaborar la orden de requerimientos de materia prima e insumos para
el desarrollo de los mismos. Absolutamente todos los pedidos son requeridos al departamento de Despachos.
Asistente de Producción 4 Recibir, verificar y distribuir el pedido.
Producción Una vez el pedido está listo, se realiza la recepción del mismo donde
es verificado y distribuido encada área de la línea de producción.
Asistente de Producción
5 Producción en
línea. Producción
En esta etapa y después de que cada área esta abastecida con los insumos que fueron requeridos, se inicia el procesamiento y trasformación de estos en producto semielaborado. Solo después de
terminado tal procesamiento el responsable diligencia un formato denominado como “hoja de vida Proceso De Producción Del Producto
Auxiliares de Producción
6 Crear orden
provisional. Producción
En el sistema SAP, se digitaliza el proceso del producto semielaborado con las cantidades totales porcionadas. Los datos que se utilizan son
los presentados en la hoja de vida ya diligenciada, datos que nos permite diferenciar entre: 1. Material discreto, donde la cantidad por
bache no es fija entre uno y otro, además de estar sujeto a modificaciones por mermas o rendimientos, factores determinantes para la creación de la orden. 2. Material repetitivo, es aquel donde las
cantidades siempre son las mismas, son fijas.
Asistente de Producción 7 Entregar el producto semielaborado . Producción y Despachos
En La entrega del producto siempre debe haber un representante del área de Producción y uno del área de Despachos Y Recibo De Mercancía, allí son entregados el producto semielaborado en cantidades y características ya predeterminadas para cada producto
(embalaje, fechas de vencimiento, ubicación en los cuartos fríos “congelado o refrigerado”) etc.
Asistente de Producción Auxiliar de Bodega 8 Notificar la orden de provisional o de fabricación. Producción
Una vez, hecha la entrega física del producto a las bodegas de almacenamiento, el paso a seguir es la notificación de la orden provisional de fabricación o actualización del stock de inventario en el
sistema SAP. Asistente de Producción 9 Realizar inventarios semanales Producción
Semanalmente cada área de producción realiza un inventario físico, de todos los insumos y materias primas utilizadas para el procesamiento, los datos son confrontados con el stock de inventario en SAP, para el efecto de monitorear posibles faltantes y sobrantes.
Auxiliares de
Producción - Asistente de
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO
PROCESO: PRODUCCION
10 Tabular
registros. Producción
Periódicamente el Jefe de Producción hace una tabulación de todos los registros que se diligencian a diario en la planta de producción, de
esta forma se obtienen datos estadísticos que permiten tomar acciones correctivas y/o preventivas según sea el caso.
Jefe de Producción
11 Retroalimenta
r el proceso. Producción
Semanal el Jefe de Producción hace una reunión con el equipo de trabajo, donde se discuten todas las novedades que se presentaron en
el trascurso de la semana y se retroalimenta las actividades asignadas en la reunión anterior.
Jefe de
Producción - Jefe de producto
3.2 PROCESO DE PRODUCCIÒN
Código ACAP00
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
PRODUCCION ASISTENTE DE PRODUCCION
JEFE DE PRODUCCION AUXILIARES DE BODEGA JEFE DE PRODUCTO AUXILIARES DE PRODUCCION
Fa se Pedido de traslado Revisar stock de inventario Pedido de traslado Programar la producción inicio Programar la producción Procedimiento Asociado Requerir materia prima e insumos Pedido de traslado Recibir solicitud materia prima e insumos Recibir, verificar y distribuir el pedido. Hoja de vida de producto Producción en línea. Hoja de vida de producto Orden provisional de fabricación Crear orden provisional 1 1 2 3 3 4 ¿Recibido a satisfacción? Si A No A 5 6 PRODUCCION ASISTENTE DE PRODUCCION
JEFE DE PRODUCCION AUXILIARES DE BODEGA JEFE DE PRODUCTO AUXILIARES DE PRODUCCION
Fa se 1 Orden provisional de fabricacion Entregar el producto semielaborado. Orden provisional de fabricacion Recibir el producto semielaborado. Orden provisional de fabricacion Orden de producción Notificar la orden de producción Tabular registros. Retroalimentar el proceso. FIN Retroalimentar el proceso. Procedimiento Asociado Realizar inventarios semanales Realizar inventarios semanales Procedimiento Asociado 7 7 8 9 11 10
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
1) Revisar stock de inventario.
Conteo físico Visualizar stock de inventario INICIO SAP MB52 FIN 2) Programar la producción. Analizar datos estadísticos Asignar el responsable de la manufactura Precisar el número de baches a realizar Fijar la fecha de elaboración INICIO FIN
3) Requerir materia prima e insumos.
Revisar stock de MP en la línea de
producción.
Realizar pedido manual por cada área de la línea.
Consolidar todos los pedidos en “pedido de traslado” Entregar el documento al área de despachos INICIO SAP ME21N FIN
4) Recibir, verificar y distribuir el pedido
INICIO
Puntear productos y cantidades despachadas.
Verificar las fechas de vencimiento. Verificar propiedades organolépticas de los productos. Distribuir pedido en la línea de producción.
Ingresar del pedido
FIN SAP MIGO 101 5) Producción en línea. INICIO Transformar MP e insumos en producto semielaborado Diligenciar el formato “hoja de vida” Pocionar en el gramaje y empaque determinado FIN
6) Crear orden provisional.
INICIO Determinar orden entre material discreto o material repetitivo. Crear orden de fabricación (Discreto) Crear Orden Provisional (Repetitivo) Imprimir órdenes provisionales y de fabricación FIN SAP MD11 SAP CO01
3.2 PROCESO DE PRODUCCIÓN
Código ACAP00
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
7) Entregar el producto semielaborado INICIO Conteo físico de quien entrega, quien recibe Reportar las novedades. Firmar a satisfacción ambas aéreas. Entregar copia de las ordenes. FIN
8) Notificar la orden Provisional o de fabricación. INICIO
Recibir firmada las ordenes a satisfacción Notificar la orden de fabricación (Discreto) Notificar la orden provisional (Repetitivo) FIN SAP MF42N SAP CO11N
9) Realizar inventarios semanales
INICIO
Realizar el conteo físico de todos los insumos y MP en la línea de producción.
Confrontar el stock físico contra el stock
en SAP. Revisar diferencias (sobrantes o faltantes). FIN SAP MB52 Corregir diferencias. 10) Tabular registros. INICIO Compilar registros
Tabular los datos.
Analizar los datos allí diligenciados. Tomar acciones correctivas y/o preventivas. FIN 11) Retroalimentar el proceso. INICIO Reunir el equipo de trabajo.
Revisar las tareas y actividades asignadas en la reunión anterior. Retroalimentar el desarrollo de las actividades realizadas. Discutir problemas y novedades presentados en la semana actual. Buscar posibles soluciones (lluvia de ideas).
Asignar tareas. Elaborar un acta.
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
3.2.5. ANEXOS
FORMATOS
RESPONSABLES
DILIGENCIO
REVISO
APROBO
1
Formato auditoria diaria de
limpieza al cierre producción
Asistente de
Producción
Jefe de producto
Jefe de
producción
2
Formato control diario de
órdenes de producción
Asistente de
Producción
Jefe de
producción
Jefe de
producción
3
Formato pedido diario abarrotes
Asistente de
Producción
Jefe de producto
jefe de
producción
4
Formato pedido diario cuartos
fríos
Asistente de
Producción
Jefe de
producción
Jefe de
producción
5
Formato pedido semanal aseo y
empaque
Auxiliar de
producción
Asistente de
Producción
Jefe de
producción
6
Formato control de BPM
Auxiliar de
producción
Asistente de
Producción
Jefe de
producción
7
Formato hoja de vida producto
terminado
Auxiliar de
producción
Asistente de
Producción
Jefe de
producción
8Formato programación de la
producción
Asistente de
Producción
Jefe de producto
Jefe de
producción
9
Acta de reunión
Asistente de
Producción
Asistente de
3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE
MERCANCÍA
Código ACAD00
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
3.3.1. CARACTERIZACION
DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA NOMBRE DEL PROCESO
RESPONSABLE JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION – JEFE DE TRASPORTE Y
RECIBO DE MERCACIA ALCANCERecibir, almacenar y entregar
materias primas, insumos y productos semielaborados OBJETIVO: Garantizar la disponibilidad de insumos y materia prima que cumpla
con las características organolépticas y fitosanitarias requeridas para la elaboración de las recetas.
CODIGO: ACAD00
o Definir las necesidades de compra.
o Revisar existencias.
o Revisar Informe de consumos.
o Solicitar a producción el producto semielaborado.
o Recibir y verificar los pedidos entregados por
producción.
o Registrar entrada de mercancía entregada por
producción.
o Almacenar.
o Programar Pedidos a proveedores.
o Recibir y verificar los pedidos entregados por
proveedores.
o Registrar entrada de mercancía de proveedores.
o Imprimir los pedidos de traslado (Requerimientos
Puntos De Venta). Bogotá y Regionales.
o Alistar.
o Despachar o entregar de mercancía Imprimir los
pedidos de traslado (Requerimientos Puntos De Venta). Bogotá
o Recibir Trasportar y entregar materias primas e
insumos.
o Recibir las devoluciones y novedades escritas.
o Facturación interna.
o Verificar Ítems de Factura Abiertos.
o Retroalimentar el proceso.
PROCEDIMIENTOS
Planta de producción. Proveedores externosPROVEEDORES
Requerimiento de abastecimiento (puntos de venta). MP e insumos.
Pedidos de traslado dematerial.ENTRADAS
Puntos deventa. Planta de producción. CLIENTES
Reporte de abastecimiento puntos de venta y producción. Reporte tiempos de salidas y recorridos de carros. Registro de novedades e inconformidades. Informe de salidas de mercancía por producto.SALIDAS
Pedidos de traslados. Formatos de devoluciones. Registro de entrada de mercancía. Registros de temperaturas y recorridos. Reporte agotados.FÍSICOS: Instalaciones (bodegas de almacenamiento), insumos y producto semielaborado, computador, flota trasportadora
RRHH: Jefe De Despachos Y Facturación, Jefe De Trasporte Y Recibo De Mercancía, Asistente De Facturación, Auxiliares de Bodega, Gerente Cadena De Abastecimiento
TECNOLOGICOS: Software (SAP).
RECURSOS
REGISTROS
Numero devoluciones/ Total despachado*100. Numero productos abastecidos/Total productos requeridos*100 Numero de entregas a tiempo/Total de entregas*100INDICADORES
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
3.3.2 DESCRIPCION
MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO
PROCESO: DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
1 Revisar
existencias. Despachos
Periódicamente las bodegas realizan un conteo físico de la mercancía allí almacenada VS el inventario visualizado en el sistema SAP. Una vez realizado este procedimiento las diferencias son buscadas y corregidas con el fin que el inventario físico coincida con el sistema SAP.
Jefe de Despachos y Facturación 2 Revisar Informe de consumos. Despachos
Este informe, permite que mediante un historial de consumos en un periodo de tiempo, se pueda determinar un pronóstico de la cantidad de productos o insumos a programar. En el sistema SAP, se puede visualizar la cantidad despachada de un producto "x", como también, sus informes dejan ver las compras realizadas.
Jefe de Despachos y Facturación 3 Solicitar a producción el producto semielaborad o. Despachos
Esta actividad específicamente se refiere a la solicitud de abastecimiento en bodega de todos los productos que la planta de producción procesa, para el posterior alistamiento y despacho de los mismos a los puntos de venta. Jefe de Despachos y Facturación 4 Recibir y verificar los pedidos entregados por producción. Despachos - Producción
En el caso de la planta de producción el procedimiento que se tiene es similar que con el de recibo a proveedores, conteo físico confrontado con la "orden de fabricación" u "orden provisional", esta actividad se realiza en presencia de un representante de cada área producción y despachos, quien entrega y quien recibe respectivamente.
Hecho el paso anterior el encargado de producción (quien entrega), hace la respectiva notificación de la orden firmada a satisfacción, de esta manera el sistema actualiza automáticamente el stock de inventario.
Auxiliar de Bodega - Asistente de Producción 5 Registrar entrada de mercancía de producción.
En este procedimiento es diligenciado un formato para el ingreso del producto semielaborado entregados por el área de producción a las bodegas de almacenaje. Posteriormente es digitalizado.
Auxiliar de Bodega
6 Almacenar. Despachos
Hecha la recepción del pedido el paso a seguir es el almacenamiento del mismo, para tal procedimiento se tiene en cuenta el método de rotación de mercancía PEPS, luego, el producto es almacenado de acuerdo a la ubicación que previamente le fue asignado dentro de cada bodega.
Auxiliar de Bodega 7 Programar Pedidos a proveedores. Despachos
Con el informe de inventario actualizado y después de analizado el informe de consumos se procede a la programación de pedidos para el abastecimiento. En esta etapa es indispensable programar los tiempos de reposición, además de tener en cuenta la vida útil del producto, esto último influye notablemente en las cantidades y frecuencias a programar. Todos los pedidos diarios, semanales, y mensuales son digitalizados y enviados vía internet al departamento de compras, con el fin de evitar modificaciones o perdida de los formatos manuales, además de agilizar el proceso a la hora de la creación de la orden de pedido.
Jefe de Despachos y Facturación 8 Recibir y verificar los pedidos entregados por proveedores. Despachos
Una vez el departamento de compras hace la entrega de la factura con la orden de compra, el mecanismo actual de recibo de mercancías permite la recepción y verificación de los pedidos de proveedores en cantidades y características propias de cada producto, luego es almacenado.
Jefe de Trasportes y
Recibo de Mercancía
3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE
MERCANCÍA
Código ACAD00
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO
PROCESO: DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
9 Registrar entrada de mercancía de proveedores. Despachos
El diligenciamiento de este formato se hace a medida que se recibe la mercancía, esto con el fin de darle trazabilidad a los productos desde el momento del ingreso al acopio o bodegas de almacenaje. Tiene como datos fundamentales Lote, Proveedor, Descripción, Fecha de Vencimiento, Fecha de Ingreso, Características Organolépticas, etc.
Jefe de Trasportes y Recibo de Mercancía - Auxiliares de Bodega 10 Imprimir los pedidos de traslado (Requerimien tos Puntos De Venta). Bogotá y Regionales. Despachos
Los pedidos de traslado son solicitudes de los puntos de venta registrados en SAP, para posteriormente ser impresos. En el caso de Bogotá el tiempo estimado para el montaje e impresión del pedido es con un día de anterioridad, sujeto también al cronograma de entregas de Acopio a los Puntos de Venta, todo esto para efectos de alistamiento.
Las regionales tienen una periodicidad de 10 días entre un pedido y otro. Este pedido se realiza con dos días de anterioridad al despacho para su impresión y entrega a los encargados del alistamiento. Aquí están incluidos los productos denominados de diario y de saboy, carga congelada y seca, respectivamente. Existe otra clase de requerimiento como es el denominado Pedido a Proveedores, este es elaborado e impreso con una semana de anterioridad, el consolidado es enviado al proveedor vía Email
Auxiliar de Bodega - Coordinador De
Ciudades
11 Alistar. Despachos
El alistamiento es el procedimiento de colocar los productos descritos en el Pedido De Traslado a canastillas de acopio, para su posterior despacho. Para este procedimiento existe dos turnos el primero de 6:00 a.m. a 3:00 p.m. y el segundo de 2:00 p.m. a 10:00 p.m. Auxiliar de Bodega 12 Despachar o entregar de mercancía. Despachos
Este procedimiento tiene como propósito la entrega de los productos e insumos uno a uno a la flota trasportadora, punteándolos, de tal forma que la descripción y cantidades listas concuerden con las despachadas en los pedidos de traslado. Una vez culminado la entrega de mercancías física a la flota trasportadora y firmado cada documento a satisfacción, estos son entregados al área de facturación para el respectivo traslado a cada punto en el sistema SAP. Jefe de Trasportes y Recibo de Mercancía - Jefe de Despachos y Facturación Coordinador de Ciudades 13 Recibir Trasportar y entregar materias primas e insumos. Logística y trasporte
Luego de la recepción del pedido, la flota trasportadora da inicio al recorrido por cada uno de los putos de venta, allí se debe entregar los productos e insumos en igualdad de condiciones, tal cual como le fue entregado por el área despachos, además debe exigir el diligenciamiento del formato de novedades con firma y sello del gerente del punto de venta. Flota Trasportadora 14 Recibir las devoluciones y novedades escritas. Despachos
Al término del recorrido cada ruta entrega al centro de acopio las devoluciones de producto acompañadas del formato diligenciado de novedades escritas. Estos formatos son entregados en el área de despachos junto con la mercancía que fue devuelta (si es el caso) y con el visto bueno por parte del jefe de trasporte y recibo de mercancías, estos son llevados al área de facturación donde se notificará al punto de venta vía electrónica y telefónica de presentarse alguna inconsistencia, entre lo que fue devuelto y lo que quedo en Stock en tránsito.
Jefe de Trasportes y
Recibo de Mercancía
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
MACROPROCESO: CADENADE ABASTECIMIENTO
PROCESO: DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
15 Facturación
interna. Facturación
El área de facturación interna es el encargado de actualizar los inventarios mediante una serie de movimientos de salida y/o traslado de mercancía en
el sistema SAP; los movimientos de salida más frecuentes de esta área son: 1. Consumo Interno. Los consumos son imputados directamente a la
cuenta de gasto. 2. Pedidos de Traslado. Trasladar de forma virtual las cantidades y los productos solicitados al denominado Stock En Transito o Bodega Virtual. 3. Traslado entre almacenes. 4. Bajas. Las bajas de inventario, son imputadas al centro de costo específico de donde fue generada la baja. 5. Facturación SD. Es toda salida de mercancía donde se realiza una factura de venta a empleados y/o externos.
La revisión de stock en tránsito consiste en la verificación de productos sin ingreso en los puntos a nivel nacional, estos son confrontados con un formato de novedades diligenciado por el punto en el momento de la recepción de la mercancía. Cada punto lo debe diligenciar sin excepción y dado el caso que no tenga novedades debe colocar “sin novedad”, con firma y sello del gerente de punto.
Asistente de facturación 16 Verificar Ítems de Factura Abiertos.
Despachos Diariamente el jefe de recibo de mercancía realiza un barrido en el sistema
de todas las facturas ingresadas en el día, verificando que no existan ítems sin ingreso, evitando un reproceso.
Jefe de Trasportes y Recibo de Mercancía 17 Retroaliment ar el proceso. Despachos
Semanal el Jefe de Despachos hace una reunión con el equipo de trabajo consolidando todas las novedades que surgen durante el transcurso de la semana, buscando determinar la raíz del problema y aportando posibles soluciones. Para dar seguimiento de las tareas que fueron asignadas como solución, se genera un acta donde serán evaluados los progresos. Actividad realizada en el siguiente encuentro.
Jefe de Despachos y Facturación - Jefe de Trasportes y Recibo de Mercancía
3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE
MERCANCÍA
Código ACAD00
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
JEFE DE PRODUCCION
JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION AUXILIARES DE BODEGA JEFE DECOMPRAS JEFE TRANSPORTE Y RECIBO DE MERCANCIA
Fa se factura Orden de compra. factura Orden de pedido. Orden requerimiento Prod. Semi. Revisar existencias Revisar Informe de consumos. Solicitar producto semielaboado Orden requerimiento Prod. Semi. Recibir solicitud de producto ¿Stock suficiente? Verificar existencias Producir en linea No Si Orden provisional de fabricación. Recibir producto semielaborado Orden de pedido. Programar Pedidos a proveedores. Recibir solicitud de productos a proveedores Almacenar factua Recibir,verificar pedidos de proveedores Formato recibo de mercancía Registrar entrada de mercancía de proveedores Orden provisional de fabricación. Formato recibo de mercancía Registrar entrada de mercancía Producción. 1 inicio A A 1 2 3 7 8 9 ¿Mercancía recibida a satisfacción? Si Reportar novedades en la factura No 4 5 6 B B ¿Mercancía recibida a satisfacción? Si Reportar novedades en la orden provisional No C C 3 3 7
DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
AUXILIARES DE BODEGA
JEFE DE DESPACHOS Y FACTURACION JEFE TRANSPORTE Y RECIBO DE
MERCANCIA ASISTENTE DE FACTURACION LOGISTICA Y TRANSPORTE
Fa se Acta Pedido de traslado Formato Novedades y devoluciones 1 No de contabilizacion Pedido de traslado Pedido de traslado Imprimir los pedidos
de traslado Pedido de traslado Alistar Despachar materias primas e insumos Despachar materias primas e insumos Formato Novedades y devoluciones Pedido de traslado Facturacion interna entregar entregar Recibir Trasportar y entregar materias primas e insumos Retroalimentar el proceso. FIN 10 11 12 12 15 D 13 Formato Novedades y devoluciones Recibir, devoluciones y novedades escritas 14 entregar E E 17 Verificar Ítems de Factura Abiertos. 16 Procedimiento Asociado D
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
1) Revisar Existencias
INICIO
CONTEO FISICO INVENTARIO VIRTUAL VISUALIZAR
REVISAR DIDERENCIAS ¿Hay diferencias? ACTUALIZAR STOCK SI SAP “MB52 FIN
2) Revisar Informe de consumos
Visualizar informe salida mercancia INICIO Visualizar compras realizadas Analizar Información Realizar pronostico FIN SAP “ME2L” SAP MB51
3) Solicitar producto Semielaborado
inicio Verificar existencias ¿Hay suficientes? NO fin Solicitar producto semielaborado Almacenar en bodegas SI
4) Recibir y verificar pedidos entregados por producción
INICIO
Recibir productos
Realizar conteo
fisico Verificar rotulado
Revisar fechas de vencimiento ¿Satisfactorios? Almacenar en bodega Reportar novedades NO Firma satisfacción “Orden PROV. de fabricación” Devolver a produccion FIN SI 5) Registrar entrada de mercancía producción Diligenciar formato de entrada de mercancia archivar INICIO FIN Digitalizar
3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE
MERCANCÍA
Código ACAD00
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
6) Almacenar INICIO Recibir productos Transpasar productos a canastillas Ingresar a cuartos fríos
Ingresar Abarrotes Ingresar a menaje
Rotar mediante método PEPS FIN Ingresar a Empaque Ingresar a Fruver 7) Programar pedidos a proveedores Determinar Producto INICIO Visualizar Pronostico Programar cantidades y tiempos de reposicion Digitalizar pedido
Enviar pedido a depto. Compras
FIN
8) Recibir y verificar los pedidos entregados por proveedores.
Recibir Factura INICIO ¿Satisfactorio? Reportar novedades en Factura NO Ingresar facturas SAP MIGO 101 FIN Verificar cantidades vs factura Verificar fechas de vencimiento Realizar conteo físico SI Elaborar relación de facturas 9) 9) Registrar entrada de mercancía de proveedores INICIO Diligenciar formato de entrada de mercancias Digitalizar registros Archivar FIN
10) Imprimir pedidos de traslado
INICIO
Visualizar pedidos SAP ME9F
Imprimir 2 copias
Anexar el impreso pedido a proveedores
Entregar los impresos a cada uno
de los respónsales para alistamiento FIN ¿Pedido de regionales? NO SI 11) Alistar INICIO Recibir pedidos de traslado Verificar Cantidades por producto Colocar productos en canastillas Apilar canastillas por pedido ¿Hay suficientes? Enviar Novedades a compras o producción No Registrar cantidad y peso despachado
Marcar los pedidos
FIN SI
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
12) Despachar mercancíaINICIO
Recibir pedidos de traslado con registro de
alistamiento Confrontar cantidades ¿Coinciden? Verficar fechas de vencimiento y rotulado Verificar empaque y caracteristicas fisicas SI Devolver a bodega NO ¿Adecuados? Entregar productos a la logística SI NO Solicitar firma de pedidos aceptados Entregar pedidos firmados a facturación FIN
13)Trasportar y entregar materias primas e insumos
INICIO Realizar cargue de productos Entregar punto a punto ¿Hay devoluciones? SI Diligenciar Formato de novedades Entregar formato y productos devueltos a despachos FIN NO Hacer entrega punteada por producto
14) Recibirlas las devoluciones y novedades escritas
INICIO Revisar formato de novedades y producto devuelto Verificar Cantidades y Motivo devolucion ¿De acuerdo?
Dar Visto Bueno SI Generar cobro NO Entregar formato al área de facturacion FIN Flota trasportadora SAP SD Punto de venta SAP
MB1B 301
3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE
MERCANCÍA
Código ACAD00
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
15) Facturación Interna
Bajar informe stock en transito SAP MB5T Confrontar informe con novedades escritas Hacer devolución de producto FIN INICO Recibir pedidos de traslado diligenciados Realizar salida mercancia Entre almacenes MB1B 311 Directo MB1B301 Cuenta de gasto MB1A 201 Stock en transito MB1B 351 y/o MIGO TRASLADO Recibir Formato de novedades SAP MB1B 352 ¿es responsabilidad Trasporte? Si Facturar a flota trasportadora Identificar la responsabilidad de la devolución ¿es responsabilidad del P.V? Enviar email P.V. informando producto para su ingreso Si Email No Factura SD ventas ¿es responsabilidad Acopio? Hacer devolución de producto SAP MB1B 352 Si No No FIN FIN
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
16) Verificar ítems de factura abiertos INICIO
Filtrar Reporte de
facturas ingresadas SAP “ME2L”
Verificar ítems abiertos o sin
ingreso
¿Existen? SI Bucar causa
Ingresar items NO FIN 17) Retroalimentación de proceso INICIO Convocar reunion
Leer orden del dia Revisar acta anterior Verificar Actividades encomendadas Analizar resultados ¿Satisfactorios? Encomendar nuevas Actividades SI Exponer inconvenientes durante la semana EXPONER SOLUCIONES NO Realizar acta FIN
3.3. PROCESO DE DESPACHOS Y RECIBO DE
MERCANCÍA
Código ACAD00
ELABORO
REVISO
APROBO
FECHA
3.3.5 ANEXOS
FORMATOS
RESPONSABLES
DILIGENCIÒ
REVISÒ
APROBÒ
1
Formato de inspección y
recibo de productos
perecederos.
Jefe de trasporte y
recibo de mercancía
Jefe de trasporte y
recibo de
mercancía
2
Formato control y limpieza
de vehículos
Jefe de trasporte y
recibo de mercancía
Jefe de trasporte y
recibo de
mercancía
3
Formato control de BPM
Jefe de despachos
Jefe de despachos
4
Formato de novedades y
devoluciones de puntos de
venta
Punto de Venta
Asistente de
Facturación
Jefe de
trasporte y
recibo de
mercancía
5Formato de evaluación a
trasportadores
Punto de venta
Jefe de despachos
y facturación
Jefe de
trasporte y
recibo de
mercancía
6Formato control de
inventario periódico
Asistente de
Facturación
Jefe de despachos
y facturación
Jefe de
despachos y
facturación
7
Formato de remisión salida
de mercancía
Auxiliar de bodega
Jefe de despachos
y facturación
Punto de venta
8
Formato acta de bajas
Asistente de
Facturación
Jefe de despachos
y facturación
Jefe de
despachos y
facturación
9Formato relación de
facturas
Jefe de trasporte y
recibo de mercancía
Jefe de Compras
Jefe de Compras
10
Acta de reunión
Jefe de despachos
Jefe de trasporte y
recibo de
mercancía
Jefe de
despachos
ANEXOS
FORMATOS COMPRAS
FORMATOS PRODUCCIÓN
FORMATOS DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA
LISTADO MAESTRO DE FORMATOS
FORMATOS PROCESO PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD
Formato pedido diario COMPRAS Elaborar pedidos Diligenciar formato
Formato pedido semanal COMPRAS Elaborar pedidos Diligenciar formato
Formato pedido semanal abarrotes COMPRAS Elaborar pedidos Diligenciar formato
Formato pedido semanal helado POPSY COMPRAS Elaborar pedidos Diligenciar formato
Formato pedido semanal a proveedor ciudades COMPRAS Elaborar pedidos Diligenciar formato
Formato control de pedidos. COMPRAS Verificar la Factura Vs
Orden de compra. Relacionar diferencias
Formato de registro a proveedores COMPRAS Cear carpeta de contacto Diligenciar hoja de
contacto
Formato evaluación a proveedor COMPRAS Elaborar Evaluación a
Proveedores
Diligenciar formato de evaluación de
proveedores
Formato comunicado evaluaciòn a proveedores COMPRAS Elaborar Evaluación a
Proveedores
Retroalimentar con el proveedor
Formato de devolución a proveedor COMPRAS
Recibir y verificar pedidos de compras Vs
factura
Reportar novedades
Formato de quejas y reclamos COMPRAS Elaborar Evaluación a
Proveedores
Retroalimentar con el proveedor
Acta de reunión COMPRAS Retroalimentar el
Proceso. Realizar acta
LISTA DE FORMATOS
Retroalimentar el proceso, definir actividades y responsabilidades y si es necesario alicar correctivos
Recolectar de datos para el requerimiento de materias primas e insumos. "productos no perecederos
con buena vida util"
Verificar cantidades facturadas vs cantidades pedidas y garantizar el
Medir el servicio ue presta cada proveedor.
Informar al proveedor el estado de su servicio ante la empresa. " Dar
Registrarla informacion de los productos no conformes sea por su
estado calidad o cantidad no Recibir informacion del proveedor respecto a las actividades que tiene
OBJETIVO
Recolectar datos para el requerimiento de materias primas e
insumos." Productos perecederos" Recolectar datos para el requerimiento de materias primas e
insumos. "productos perecederos con buena vida util"
Recolectar datos para el requerimiento de materias primas e
insumos. Para puntos de venta " Productos perecederos"
Recolectar datos para el requerimiento de materias primas e
insumos para ciudades. "productos perecederos con buena vida util"
Poseer informacion necesaria de los proveedores
Código ACAC01 KG KG KG LT UN UN KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG UN KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG UN UN PAN DE CHOCOLATE bolsa x 18 und UN
QUESO RICOTTA KG QUESO MOZZ.BLOQUE KG KG KG KG KG H Y H GOURM ET DA RWIN YOUSET A VENDA ÑO FLOR A LB A ROJA S
FORMATO DE PEDIDO DIARIO
CANTIDAD ENTREGA DESFRESCURA DESFRESCURA DESFRESCURA DESFRESCURA CONGRUP O CONGRUP O DESFRESCURA DESFRESCURA CA RTEX CA RTEX CA SA IB A ÑEZ CENTURION DESFRESCURA DESFRESCURA DOUGLA S DUP ERLY IA NINI CENTURION CENTURION CITRIX CITRIX CONGRUP O CONGRUP O CONSORCIO NA P OLES DESFRESCURA PROVEEDOR ELABORO
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A VELLA NEDA CA RTEX CA RTEX AGRODEX A GROLOGISTICA A GROLOGISTICA A LQUERIA B ROWNIES Y CHOCOLA TES CA RTEX DESCRIPCION PEPINILOS X 12 UND SALSA BBQ X 3,79 GR TOCINETA PROSESADA QUESO MANCHEGO
QUESO EXPRESO BELLAVITANO QUESO MANCHEGO
QUESO ROSMERY OLIVE BELLAVITANO MANDARINA NARANJA MOSTAZA X 12 UND LIMON MERMELADA DE AGRAZ MANDARINA NARANJA AJI PIMIENTO BROCOLI PROSESADO
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A VELLA NEDA INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A VELLA NEDA INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A VELLA NEDA INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A VELLA NEDA
EMPANADA MEDIANA MERMELADA DE FRESA SALSA DE MORA - FRESA
DUP ERLY DUP ERLY
FERNA NDO GONZA LES
H Y H GOURM ET
28/02/2013
LECHUGA MIX CESAR LECHUGA MIX GENERAL LECHUGA RUGULA PAPA RAPI PAPA PEPERONI U.M. PULPA DE MELON ESPARRAGOS TORTILLAS DE MAIZ PULPA DE MANGO TOMATE CHERRY ALBAHACA PEPERONI TOMATE CHONTO TOMATE LARGA VIDA CREMA DE LECHE X 6 X 1,1 LT BROWNIES
CASCOS DE PAPA BOLSA X 6 MAIZ TIERNO
SALSA DE TOMATE X 12 HUEVOS
PULPA DE GUANABANA PULPA DE FRESA PAQ X 2,1 KL PULPA DE LULO IA NINI 2/28/2013 14:16 FECHA APROBO REVISO
LB KG KG LT LT LT KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG UN UN UN UN KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG KG DA RWIN YOUSET A VENDA ÑO
REVISO
APROBO
FECHA2/28/2013 14:19 SALAMI
SALCHICHA TERNERA COCTEL ENGLIS MIFFINS TRADICIONA JAMON DE CERDO
SHA P ELII QUESO TILSI
SHA P ELII QUESO CHEDDAR * 500 GRS
SHA P ELII QUESO PROVOLONE X 450 GRS
CHAMPIÑON
QUESO MOZAR. RALL. X 2000 GRA
SHA P ELII QUESO PROBVOLONE TAJADO X 500
SETA S SHA P ELII SALSA DE AREQUIPE COGOTE MOLIDO LA CTO LIFE LEDESA LEVA P A N M C P A SCO SA NTIA GO RESTREP O SA NTILLA NA SA UCES LA RECETA LA CTO LIFE LA RECETA P A CIFIC ALBAHACA LA RECETA LA RECETA LA RECETA LA RECETA LA RECETA LA RECETA LA RECETA LA RECETA LA RECETA LA CTEOS CA NA IM A LA RECETA
INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A VELLA NEDA INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A VELLA NEDA INDUSTRIA S A LIM ENTICIA S A VELLA NEDA
LA RECETA LA RECETA LA RECETA LA RECETA LA RECETA LA RECETA LA RECETA LA RECETA
ELABORO
SUNRISE VILLA SECA VILLA SECA VILLA SECA QUESO CLINEJA PULPA DE PERSONAL PULPA DE PIÑA ZUMO DE MARACUYAQUESO DOBLE CREMA x 3000 QUESO FONDUE
QUESO GRUYERE QUESO MANCHEGO
SALCHICHA LLANERA TOCINETA X 2,5 KL
YOGURTH FRESA FINES *180
YOGURTH NATURAL fines x 180 KUMIS QUESO BONCHIS
ANCHOAS X 750 GR QUESO CREMA PASCO
SALCHICHA AMERICANA SUPER PERRO QUESO TILSIT FINAS HIERBAS
MANTEQUILLA ALPINA QUESO AZUL
LECHE EN ENTERA SIX PACK
QUESO MOZZARELA AGUA X 300 GRA QUESO MOZZRELA BOCONCCINI 300 GR SALSA DE CHOCOLATE
LEVADURA
PAPA EXTRA DELGADA QUESO PARM. RALLADO x 500 QUESO PARMES BLOQ QUESO PECORINO BLOQUE QUESO TILSIT AHUMADO CREMA DE LECHE X 1,1
