Archivo Arquidiocesano de Mérida
ISSN (Versión impresa): 1316-9173 VENEZUELA
2000
Elizabeth Avendaño Cerrada / Milagros Contreras Dávila
EL XIV CONGRESO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS.“LOS ARCHIVOS DEL NUEVO MILENIUM EN LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN”. SEVILLA, 18 AL 26
DE SEPTIEMBRE DEL 2000
Boletín del Archivo Arquidiocesano de Mérida, enero- diciembre, año/vol. VII, número 020
Archivo Arquidiocesano de Mérida Mérida, Venezuela
pp. 56- 65
Red de Revistas Científicas de América Latina y el Caribe, España y Portugal Universidad Autónoma del Estado de México
EL XIV CONGRESO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS “LOS ARCHIVOS DEL NUEVO MILENIO EN LA
SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN” Sevilla, 18 al 26 de septiembre del 2000 I. RESEÑA
El XIV Congreso Internacional de Archivos se realizó en Sevilla entre el 21 y 26 de septiembre de 2000. La sede, el Palacio de Exposiciones y Congresos de la ciudad, y una visita guiada al bien conocido Archivo General de Indias, muestra buena parte de la tradición archivística y en esta oportunidad puso de manifiesto lo que aún queda por recorrer en este proceso de mundialización de la información.
La problemática nos comprende a todos aunque cada país o región, por los distintos grados de desarrollo, tenga una preocupación particular.
Las tecnologías de información han dado lugar a profundos cambios en el papel que deben cumplir las instituciones de archivos y sus profesionales: coexisten documentos con distintos tipos de soporte y documentos electrónicos de una diversidad de formatos, muchas veces incompatibles; documentos de distintas generaciones y producto de sistemas informáticos exclusivos que obligan a plantear y actualizar un debate antes que la pérdida de información, de interés para la investigación y para los ciudadanos, sea irreparable.
El intercambio de experiencias y la cooperación internacional, como formas para la preservación y difusión de los archivos, cobra cada vez mayor significado e impulsa a profesionales y aficionados a desarrollar nuevos proyectos que contribuyen a enriquecer el Patrimonio Documental. Las jornadas se iniciaron con un Pre-Congreso en el que se trató, especialmente, el acceso a los documentos y la información en estados democráticos y la necesidad de una legislación que lo avale.
El Congreso contaba con distintos tipos de reuniones: Sesiones Plenarias, Agoras y Sesiones Paralelas.
Las ponencias principales de cada Sesión Plenaria fueron exposiciones de cada una de las problemáticas que se abordaron y debatieron acerca de las tareas archivísticas y la sociedad de la información:
Primera Sesión: Gestión y utilización de los archivos electrónicos en el contexto de la mundialización. Magdalena Canellas Anoz (Directora Archivo General de Indias – Sevilla)
Segunda Sesión: La expansión de la archivística como disciplina. Hermann Rumschöttel (Director General de los Archivos del Estado de Baviera – Münich)
Tercera Sesión: El papel de los archivos en la sociedad del ocio. José Bernal Rivas (Prof. de Archivística en la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica – San José)
Recomendaciones:
1. Asegurar el acceso de los auténticos documentos electrónicos, reconociendo que éstos no pueden ser conservados en su formato físico original. 2. Tomar la iniciativa para asegurar la preservación y accesibilidad de los
documentos atendiendo al derecho de igualdad de oportunidades para todos los ciudadanos.
3. Realizar el seguimiento de las cuestiones relativas a los derechos de autor, especialmente de los documentos electrónicos y que el Comité de Asuntos Legales del Consejo Internacional de Archivos proporcione la asistencia técnica necesaria a los profesionales.
4. Favorecer la normalización terminológica y participar en el desarrollo de nuevas normas ISO para los diferentes campos de la práctica archivística a fin de mejorar la gestión de los archivos en concordancia con las técnicas de gestión de calidad.
5. Las instituciones de archivos y las asociaciones de archiveros promuevan el conocimiento y la adhesión a los principios del código deontológico del CIA aprobado por la Asamblea General en su XIII sesión.
6. Recomendar a las universidades para que impartan cursos de introducción a la archivística especialmente dirigidos a estudiantes de Derecho, Ciencias
de la Administración, Ciencias Sociales y Médicas e Historia y que el CIA desarrolle un modelo para esos cursos.
7. Garantizar el acceso a las bibliotecas de archivos y proporcionar servicios de referencia.
8. Sugerir, a la Comisión para la Administración del Programa del CIA, desarrolle instrumentos para conocer las necesidades básicas de la profesión, establezca un plan para su realización e instituya un organismo dedicado a analizar el papel esencial que desempeña el archivero. 9. Desarrollar un programa que garantice la preservación de archivos de
antiguos regímenes represivos dada su importancia para la consolidación de los sistemas democráticos. El CIA en colaboración con la UNESCO serían los responsables de su elaboración teniendo en cuenta las directrices del estudio que efectuaran en 1995 sobre “la gestión de los Archivos de los Servicios de Seguridad del Estado de antiguos regímenes represivos”. Tomado vía on line: www.santafe.gov.ar/gobierno/archivo/ boletin2000/27-sevilla.htm
II. EL ARCHIVO ARQUIDIOCESANO DE MÉRIDA EN EL XIV CONGRESO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS SEVILLA, 2000
Elizabeth Avendaño Cerrada*
1. Introducción
En el mes de junio del año 2000, el Archivo Arquidiocesano de Mérida recibió una invitación del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España para participar en el XIV Congreso Internacional de Archivos Sevilla-España 2000 - «Los archivos del nuevo milenio en la sociedad de la información» a celebrarse del 18 al 26 de septiembre en el Palacio de Exposiciones y Congresos de la Ciudad de Sevilla. Evento auspiciado por el Consejo Internacional de Archivos -CIA- la UNESCO y el Ministerio de * Ayudante de Investigación del AAM.
Educación, Cultura y Deporte de España.
Gracias a las gestiones realizadas por Mons. Baltazar E. Porras Cardozo, Presidente de la Fundación Archivo Arquidiocesano, la Prof. Ana Hilda Duque y la Br. Elizabeth Avendaño Cerrada, Directora y Ayudante de Investigación del Archivo participaron en tan importante evento.
2. Precongreso
Del 18 al 20 de septiembre se desarrolló el Seminario Precongreso Los retos del acceso a la información, el cual sirvió de marco de referencia a las ponencias centrales del Congreso. El tema central giró en torno al tema: acceso a los archivos públicos y privados en el marco de las legislaciones nacionales e internacionales, teniendo como ponentes a archiveros mexicanos, españoles y colombianos, quienes poseen leyes muy avanzadas sobre la materia con respecto a otros países.
En horas de la tarde, previa invitación de Don Pedro Rubio Merino, Canónigo Archivero de la Catedral de Sevilla, participamos en el Congreso Mundial de Archivos Eclesiásticos reunidos en el marco del Precongreso. La apertura estuvo a cargo del Excmo. Sr. Don Carlos Amigo Vallejo, Arzobispo de Sevilla y del Dr. Helmut Baier, Presidente del Consejo Internacional de Archivos Eclesiásticos ICA/SKR. Durante el 18 y 19 del mes en curso se presentaron varias ponencias que trataron sobre la importancia del acceso de los archivos religiosos y su trascendencia en el nuevo contexto mundial. Cabe mencionar entre las intervenciones: Investigación histórica en archivos eclesiásticos de la Prof. Isabel Montes Romero-Camacho del Departamento de Historia Medieval y Ciencias y Técnicas Historiográficas de la Universidad de Sevilla; Los archivos de la Iglesia católica en España: El Pasado, el presente y el futuro del Dr. Pedro Rubio Merino Canónigo Archivero de la Santa Iglesia Catedral de Sevilla; Los archivos eclesiásticos y el turismo del Dr. Bernd Hey de la Iglesia Protestante de Westphalia; La informatización de los instrumentos de descripción de los archivos eclesiásticos de Doña Isabel González Ferrín, Archivera de la Santa Iglesia Catedral de Sevilla. A partir de las diferentes discusiones se realzó la importancia de los archivos de las casas religiosas y parroquiales.
Dada la importancia de estrechar lazos de trabajo con los diferentes archiveros latinoamericanos reunidos en Sevilla, tomó la palabra la Prof.
Ana Hilda Duque para dar a conocer el trabajo que se realiza en el archivo a su cargo y los eventuales vínculos de cooperación e intercambios. En el marco del Congreso Mundial de Archivos Eclesiásticos se organizaron diferentes visitas a los repositorios documentales eclesiásticos de Sevilla como una manera de intercambiar ideas y experiencias en el campo de la Archivística. En tal sentido se visitaron los archivos: Convento de Santa Inés, de la Parroquia de San Pedro y del Arzobispado de Sevilla. Durante esos días la Prof. Ana Hilda Duque mantuvo tres entrevistas de trabajo: una con Don Laureano Rodríguez, Archivero del Monasterio de Santa Inés y Profesor de la Universidad de Sevilla; otra con Don Manuel Tallafigo, Profesor de Paleografía y Diplomática y Responsable del Postgrado en Archivística de la Universidad de Sevilla y con Doña Guadalupe Moreno, Secretaria Ejecutiva del Programa de Ayuda al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos -ADAI-.
3. Congreso:
Las actividades realizadas durante el congreso quedan reseñadas en otro de los artículos de este Boletín. Remarcamos la participación que tuvimos en la reunión de la Asociación Latinoamericana de Archivos -ALA-, que se dividió en dos sesiones en las que se discutió la situación de los archivos latinoamericanos y la facilidad de presentar proyectos de cooperación y ayuda a través del ALA y su vinculación con la Organización Mundial de Archivos. De igual manera se recordaron las cuotas de inscripción, y las ayudas que puede conceder la ONU a través de la UNESCO. También se presentó el informe correspondiente al año 2000 y las cuentas por parte de la presidenta y tesorera (a cargo de Costa Rica a través del Archivo General de la Nación de ese país). Se presentó para su votación la página web de la Asociación y la nueva imagen institucional para el próximo año.
4. Otras actividades:
4.1. Visita al Archivo General de Indias: La visita al Archivo General de Indias permitió conocer el funcionamiento del archivo y el uso de la informática en el quehacer archivístico. Con respecto a lo último conocimos el servicio
al usuario a través del manejo del computador; en este campo el Archivo facilita al investigador el documento digitalizado y la impresión si el investigador lo solicita. También se conoció la Base de Datos que usa el Archivo para introducir nuevos investigadores y prestar el servicio de consulta. Este sistema tiene la finalidad de agilizar la consulta y facilitar el trabajo del archivista.
4.2. Visita a la Exposición Jesucristo y el emperador cristiano: la exposición nos permitió conocer los diferentes montajes que se realizan para una exposición, los juegos de luces indirectas y la presentación de los objetos a exponer. Sobre todo conocimos las normas que deben cumplir los usuarios y los diferentes objetos alegóricos recuerdos de la exposición (lápices, lapiceros, borradores, folletos, reglas, marca libros y afiches). Lo importante de estos objetos es que su venta permite recuperar los costos de la exposición y mantener los espacios.
4.3. Visita al Monasterio de la Cartuja: La exposición permanente del Monasterio de la Cartuja es un fiel reflejo de lo que se puede hacer para mantener las obras pictóricas en su sitio y hacer de ellas un atractivo para el visitante.
4.4. Visita a las Instalaciones del Instituto de Patrimonio de España: Se conocieron los diferentes departamentos con los que cuenta la Institución y en donde dictan los talleres de restauración de piezas textiles, pictóricas, obras de papel, cerámica, etc. Se pudo evidenciar la labor que cumple la Institución y las diferentes oportunidades de beca con las que cuenta. Oportunidad que servirá de base para la búsqueda de becas tanto para el Archivo como para el Museo Arquidiocesano.
5. Conclusiones
El haber participado en el XIV CONGRESO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS SEVILLA 2000 - ESPAÑA. « LOS ARCHIVOS DEL NUEVO MILENIO EN LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN» nos permitió considerar lo siguiente:
1. Los instrumentos de descripción archivística que elaboramos en nuestro archivo están a la par de los elaborados por otros países, lo que evidencia
la calidad del trabajo que realizamos en el campo de la información archivística.
2. El proceso de informatización y digitalización documental que adelantamos se adapta perfectamente a las corrientes internacionales que sobre el tema se imponen en otras latitudes.
3. Se evidencia la necesidad de entrenar cada día más personal para la labor archivística, dada la diferencia entre el archivista y el investigador que presta su servicio al usuario.
4. Las normas sobre el acceso a la investigación se adaptan a los planteamientos realizados durante el precongreso y congreso, haciéndose énfasis en que cada institución privada debe elaborar sus normas propias. 5. El fichaje y la catalogación que realizamos sobre nuestros fondos documentales se adaptan a las normas internacionales sobre la materia. 6. El proceso de digitalización que llevamos a cabo en el AAM se adjunta a
la normativa propuesta en el Congreso.
7. Las Bases de Datos que usamos son compatibles a nivel de campos operativos con otros archivos.
8. Con relación al patrimonio existente en nuestro Museo, se hace necesario: 8.1. Entrenar personal en la restauración de obras textiles y en la restauración
de cerámica y las obras pictóricas.
9. Haber tenido la oportunidad de conocer otra cultura y otra forma de custodiar y mantener el patrimonio regional, nacional y de la humanidad nos insta a buscar la manera de defender aún más la riqueza documental y artística que custodiamos.
III. RESUMEN DEL EVENTO Y SU IMPORTANCIA PARA LOS ARCHIVOS MERIDEÑOS
Milagros Contreras Dávila*
Del 21 al 26 de septiembre del 2000 se realizó en Sevilla el XVI Congreso Internacional de Archivos promovido por el Consejo Internacional de Archivos (UNESCO) y el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España. Su organización correspondió a la subdirección de Archivos Estatales de este Ministerio.
El lema Los Archivos del Nuevo Milenio en la Sociedad de la Información convocó en esta hermosa ciudad a 3.500 archiveros nacionales y regionales de 140 países, siendo, por lo tanto, la más importante reunión internacional de estos profesionales de la información. Como afirmaba el Presidente José María Aznar, realizar este Congreso en Sevilla no era solo un gesto de cortesía, pues se sabe que su Archivo General de Indias fue el primero en su género creado en Europa (en 1785), donde se conservan millones de documentos relacionados con la historia de España, América y Filipinas. El propósito del Congreso fue analizar, en primera instancia y a propósito de la globalización, la influencia de las nuevas tecnologías en la difusión, conservación y desarrollo de los archivos, con el objeto de fomentar, entre otros, las vinculaciones entre archiveros e investigadores de todo el mundo. Compartir experiencias en el campo de la cooperación internacional para mejorar el funcionamiento de estos centros y unificar criterios sobre procedimientos archivísticos, fue un aprendizaje que contribuirá a mejorar el servicio que los mismos deben prestar a la sociedad y a la cultura.
Luego de la inauguración del evento con la presencia del Rey de España, de representantes del Consejo Internacional de Archivos y del Ministerio mencionado, abrió las sesiones plenarias la Directora del Archivo General, Doña Magdalena Callenas Anoz, con la ponencia “Gestión y utilización de los archivos electrónicos en el contexto de la mundialización”. Con estos temas afines también participaron en esa primera sesión representantes de Estados Unidos, Sudamérica, Italia y Canadá. En la Segunda y sobre los
archivos de las transiciones políticas y la colaboración no gubernamental y el desarrollo de los archivos, disertaron archiveros de Portugal y Nigeria. Muy interesantes resultaron las ponencias referidas a la Archivística, sus revisiones como disciplina historiográfica y las tituladas Hacia un modelo de formación y La presencia de los archivos en el ordenamiento jurídico representadas por investigadores de Alemania, China, Brasil, Austria y España. En la tercera sesión plenaria se presentó entre otros, el trabajo Papel de los archivos en la Sociedad del ocio, seguido de algunas propuestas de marketing, formación de usuarios e inventario de estrategias, con la intervención de archiveros de Costa Rica, Holanda, Dakar, Singapur y Rusia.
Otros temas relacionados con la contribución archivística a la gestión de calidad en el sector público y privado, la terminología correspondiente y la normalización como instrumento profesional en el contexto de las tradiciones nacionales, fueron expuestos por profesionales de Australia, China, Francia y Hungría.
Del mismo modo, debo señalar nuestra participación en ese Congreso. Tal como lo hice en el momento de la exposición, quisiera agradecer nuevamente y desde nuestro país al Comité Organizador del mismo por la invitación que hizo a la directora del Archivo General del Estado Mérida a participar como ponente por Venezuela. Entendimos esta referencia como un reconocimiento a los trabajadores de este organismo, que desde hace algunos años luchan por rescatar el patrimonio documental de la región andina. Me correspondió presentar, entonces, la ponencia Presente y futuro de la realidad archivística iberoamericana (organización, procesos de privatización, impacto de los desastres naturales, etc.). En la misma se dio cuenta del grado de desarrollo de los archivos latinoamericanos de acuerdo con indicadores muy precisos. Ubicamos en primer grupo a México, Costa Rica, Cuba y Colombia. En el segundo, a Argentina, Perú, Chile, Bolivia y otros. Y en el último grupo, muy a pesar nuestro, a Venezuela, junto a los países centroamericanos, que han perdido gran volúmenes de documentación por la desidia de los gobiernos, de las universidades y de la ciudadanía. Esta última por desconocer que los archivos constituyen una pieza esencial del patrimonio cultural.
Entre otros aspectos, también se hizo una reflexión en torno a la pérdida de la memoria hitórica de muchos países iberoamericanos como consecuencia
de los desastres naturales terremotos, huracanes, mareaje y fuertes lluvias con las consecuentes inundaciones, tal como ocurrió con el Archivo del Concejo Municipal del Estado Vargas en diciembre de 1999, que, según lo que pude observar meses después, buena parte se hubiera podido salvar si a tiempo algún organismo oficial hubiera tenido la voluntad de inspeccionar el sitio de la tragedia con este fin. Se señalaron las dificultades que por la misma causa hoy confrontan los registros subalternos de esta zona, la extensión de la Universidad Simón Bolívar del litoral, algunas parroquias eclesiásticas y organismos públicos y privados de la región, por la lamentable pérdida, en su mayoría, de sus documentos administrativos e históricos. Todos conocemos las nefastas consecuencias de la inundaciones y terremotos en Centroamérica y otros países latinoamericanos, que han provocado la destrucción de millones de documentos, testimonio de la vida de sus pueblos. Por otra parte se hizo la advertencia sobre la pérdida de la documentación valiosa en la mayoría de estos países con motivo de la privatización y liquidación de bienes y servicios públicos. Para enfrentar esta situación hasta donde sea posible, se hicieron propuestas muy concretas al Banco Mundial, al Banco Interamericano de Desarrollo. A los gobiernos y universidades latinoamericanas, al Consejo Internacional de Archivos y a la Asociación Latinoamericana de Archiveros.
Aunque resulte un poco vanidoso, debo señalar que este trabajo fue incluido en el grupo de las mejores ponencias presentadas en este Congreso, por el tema y por la novedad de las propuestas. Creo que ayudó mucho a seguridad y la convicción que me acompañaron en su presentación. Participaron en el mismo panel los directores de los Archivos de Brasil, Costa Rica y México y el Director del Archivo de la Cancillería del Uruguay, representantes del Banco Mundial y de la subdirección de Archivos Estatales de España. Se debe destacar la participación de los directivos de la Fundación Histórica Tavera sobre la situación de los archivos latinoamericanos y el manual de instrucciones para salvar archivos afectados por desastres naturales. En ágoras y actividades paralelas, especialistas de otros países trataron temas de interés, que incluyeron la presentación de obras y proyectos archivísticos, además de la sesiones de la Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos. Felicitaciones al comité organizador presidido por Dña. Asunción de Navascués, funcionaria del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España. Corresponde a este país la presidencia de ese presente período. El próximo Congreso se celebrará en Viena en el año 2004.
