Universidad del Valle
Informe para la
Revisión por la
Dirección N° 04
7 de mayo de 2012
Certificado N° SC 7267-1 Certificado N° SC 7267-2 Certificado N° SC 7267-3 Certificado N° GP 190-1Revisión por la Dirección
N° 04
Contenido
1. Seguimiento al entendimiento de la Política de Calidad
2. Seguimiento al cumplimiento con los Objetivos de Calidad
3. Seguimiento a los Resultados de las Auditorías Internas y Externas
4. Retroalimentación del Usuario: Encuesta de Clima Organizacional, Encuesta de Satisfacción de Usuario Externo e Informe sobre Autoevaluación del Control.
5. Resultados de la Encuesta de Autoevaluación (Estilo de Dirección)
6. Seguimiento al Programa de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias
7. Desempeño de los Procesos
8. Conformidad del Servicio
9. Revisión del Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
10. Revisión del estado de los compromisos adquiridos en la revisión por la dirección anterior
11. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad
12. Recomendaciones para la Mejora
13. Revisión de la Gestión de Riesgos
14. Conclusiones de la revisión por la Dirección
Seguimiento a Acciones de la
Auditoría Externa
Hallazgo
Clasific
ación
Resumen de Avance
Riesgos Mayor Hallazgo cerrado.
Frente al ejercicio de autoevaluación realizada en diciembre de 2011 se encontró el escaso conocimiento de los funcionarios sobre el tema. En una escala de 1.0 a 5.0 se obtuvo un puntaje de 2.9 en el criterio deficiente.
ACPM´S Mayor Hallazgo cerrado
Mejorar el análisis de los problemas, indicadores, demás en la identificación de causas reales.
Servicio no
Conforme
Mayor Hallazgo cerrado con observaciones
Modificar el procedimiento de captura de las dificultades de los docentes con el fin de lograr el objetivo y aplicable a cada Facultad, Instituto Académico y Sede Regional.
Auditorías Internas de Calidad
Mayor Hallazgo Cerrado
CAMBIO QUE PUEDE AFECTAR EL SISTEMA No participación.
Seguimiento a Acciones de la
Auditoría Externa
Hallazgo
Clasifica
ción
Resumen de Avance
Revisión por la DirecciónMayor Hallazgo Cerrado
Realización de la revisión por la dirección el 7 de mayo de 2012 Seguimiento
a los indicadores
Menor Hallazgo Cerrado
Seguimiento y rediseño de indicadores de gestión. Incluye el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento para el seguimiento a los indicadores.
Control de Registros
Menor Hallazgo cerrado con observaciones
Falta mayor control sobre el uso de los registros Aplicación de las tablas de retención documental. Infraestruct
ura
Menor Hallazgo cerrado
Revisión de planes de mantenimiento y obras Calibración
en
Laboratorios
Menor Hallazgo cerrado con observaciones
frente al cumplimiento del plan de mantenimiento y calibración en laboratorios.
Seguimiento a Acciones de la
Auditoría Externa
Hallazgo
Clasificación
Resumen de Avance
Habilidades en selección
Menor Pendiente por cerrar.
Observación de la aprobación e implementación Reevaluación
de
proveedores
Menor Hallazgo cerrado
Pendiente seguimiento de cumplimiento de los informes que entrega la Sección de Restaurante Universitario por parte de la OPDI frente a las cafeterías satélites.
Pendiente verificación de la realización de re-evaluaciones a proveedores en cumplimiento del procedimiento.
Contenidos de los programas
Menor Hallazgo cerrado
Verificación a través de auditorías internas de calidad
NUEVOS HALLAZGOS
1. No se evidenció la implementación del mecanismo de reporte de no conformes denominado Registro de Dificultades en las Actividades Académicas, F-01-MP-13-01-01, V-02-2010, en el proceso Formación para el primer semestre de 2011 en la sede Palmira y Zarzal.
Seguimiento a Acciones de la
Auditoría Externa
Hallazgo
Clasificación
Resumen de Avance
NUEVOS HALLAZGOS2. No se evidenció la identificación, valoración y controles de los riesgos relacionados con el subproceso Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias en el proceso Comunicación Institucional.
3. No se evidenció el reporte al proceso Planeación Institucional sobre el avance en el tratamiento de los riesgos en 24 de las 50 dependencias cuya fecha límite fue el 9 de julio de 2011.
4. No se identifican claramente las causas de los problemas, por ende las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora no son eficaces en la solución de los problemas.
Seguimiento a Acciones de la
Auditoría Interna
•
De acuerdo con los hallazgos encontrados los requisitos de la
NTCGP1000:2009 que más se incumplen son los siguientes:
– Requisito 4.2.4 Control de los Registros – Requisito 4.2.3 Control de Documentos
– Requisito 6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia – Requisito 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
– Requisito 8.4 Análisis de Datos
•
Igualmente, frente a la clase de hallazgos son más repetitivos los
siguientes:
– Falencias en la implementación, control y seguimiento de Indicadores – Falencias en la planificación de los procesos
– No hay Registros
– Falta Control sobre los Registros
– No hay despliegue de la Metodología de Riesgos
– No se realizan Análisis de Datos de las diferente fuentes
•
Estos datos son indicadores del comportamiento del Sistema de
Gestión de Calidad y la forma de planear las acciones a emprender.
Encuesta de Autoevaluación
2009
2010
2011
3,0
3,3
3,5
DEFICIENTE
ACEPTABLE
SATISFACTORIO
La participación en la encuesta del año 2011 fue muy baja
• ESTILO DE DIRECCION
VALOR DESCRIPCIÓN ESTILO DE DIRECCIÓN
0 No sabe -1 No se cumple
2 Se cumple insatisfactoriamente
3 Se cumple aceptablemente Autoritario Benévolo 4 Se cumple en alto grado Consultivo 5 Se cumple plenamente Participativo
Autoritario Cohercitivo
TABLA DE CALIFICACIÓN
2009
2010
2011
3.0
3,6
3,9
La participación en la encuesta del año 2011 fue muy baja
• CLIMA ORGANIZACIONAL
2009
2010
2011
7,3
7,6
6,1
ACEPTABLE
ACEPTABLE
REGULAR
La participación en la encuesta del año 2011 fue muy baja
• Retroalimentación por parte del Jefe a los subalternos
• No existe reconocimiento a su trabajo ni por su jefe ni sus
compañeros, por falta de tiempo y por qué no saben lo que usted hace.
• También es importante destacar que algunos colaboradores
desconocen el plan de compensación que existe en la Universidad.
Satisfacción de Usuario Externo
Usuarios Año 2010 Año 2011
Estudiantes PUNTAJE 46.7% CRITERIO Satisfactorio PUNTAJE 47.8% CRITERIO Satisfactorio
En general la población estudiantil se encuentra insatisfecha con el mantenimiento y la limpieza de los baños de su Facultad, Sede o Instituto.
En general la población estudiantil se encuentra insatisfecha con la infraestructura es decir con el estado de los salones edificios, zonas de estudio, canchas, zonas verdes, laboratorios etc., en cuanto al mantenimiento y la limpieza en las Facultades, Sedes o Institutos. En cuanto a infraestructura se encontraron niveles de insatisfacción a disponibilidad de mesas, sillas e instalaciones eléctricas para estudiar en horarios diferentes a los de clase. En cuanto a la comunicación no parecen convenientes los mecanismos de comunicación para la difusión de la información ni los medios utilizados para divulgar dicha información.
Docentes PUNTAJE 45.8% CRITERIO Satisfactorio PUNTAJE 35.7% CRITERIO Satisfactorio
En cuanto a infraestructura se encontraron niveles de insatisfacción asociados a la cantidad, la velocidad y la confiabilidad de los computadores en las facultades, sedes o Institutos, la disponibilidad del software especializado en las áreas de interés y la velocidad del internet. También se sugiere establecer acciones para mejorar la infraestructura y el equipamiento de las aulas, (TV, retroproyector, multimedia, tableros, cortinas, asientos etc.).
Se encontraron altos niveles de insatisfacción en el mantenimiento de los baños, la limpieza de las sedes, de las zonas verdes y espacios libres. También los docentes se encuentran insatisfechos con la seguridad contra robos y asaltos en la Universidad.
En general la población docente se encuentra insatisfecha con cumplimiento, la disponibilidad de los implementos de trabajo y la infraestructura de su Facultad, Sede o Instituto. Por ejemplo están insatisfechos con la cantidad, la velocidad y la confiabilidad de los computadores en las Facultades, Sedes o Institutos, la disponibilidad del software especializado en las áreas de interés y la velocidad del internet. También se sugiere establecer acciones para mejorar la infraestructura de las y el equipamiento de las aulas, (TV, retroproyector, multimedia, tableros, cortinas, asientos etc.).
Egresados PUNTAJE 51.9% CRITERIO Satisfactorio PUNTAJE 49.3% CRITERIO Satisfactorio
Se debe trabajar en la comunicación en cuanto a la información que le suministra la Universidad a los egresados sobre becas, convenios internacionales, congresos y cursos.
Se debe trabajar en la comunicación ya que en los servicios de los subprocesos evaluados se encontró que la característica de insatisfacción más repetida es la comunicación, al parecer no son oportunos los medios que utiliza la oficina de Extensión para comunicar información acerca de los programas de emprendimiento y apoyo a la inserción laboral, tampoco conocen los servicios de intermediación laboral que ofrece el Programa Institucional de Egresados y no es fácil de acceso sobre becas, convenios internacionales, congresos y diplomados. Rta 2010: 1.002 Rta 2011: 317 Rta 2010: 150 Rta 2011: 29 Rta 2010: 764 Rta 2011: 1.502
Quejas, Reclamos y Sugerencias
TIPO PQRS CANTIDAD PORCENTAJE
QUEJAS 72 22% RECLAMOS 140 43% SUGERENCIAS 91 28% DERECHOS DE PETICIÓN 12 4% COMENTARIOS POSITIVOS 11 3% TOTAL 326 100%
TIPO DE USUARIO CANTIDAD PORCENTAJE
Estudiante 215 66% Anónimo 57 17% Profesor 13 4% Empleado Administrativo 9 3% Jubilado 4 1% Egresado 6 2% Contratista 1 0% Particular 21 6% TOTAL 326 100%
Conformidad del Servicio 2011
• El número total de profesores participantes fueron 168 en
el nivel central y 295 en las Sedes Regionales.
• Manifiesta queja de los docentes sobre programación de
actividades por fuera de su carga académica (daca, opdi,
etc.)
• La mayor dificultad, la flexibilidad académica
• Continua espacios no adecuados:
• Salones con problemas de aseo
• Oficinas de docentes sin aseo
• Salones sin condiciones físicas para utilizar las ayudas
audiovisuales
Plan de
Trabajo
Año 2011
Compromisos Responsable Observación Ejecutado
1.
Divulgar y
Socializar
La nueva versión de la Política de Calidad
Área de Calidad y Mejoramiento Se realizó material de divulgación y se entregó a cada unidad. X 2. Plantear
acciones correctivas, preventivas o de mejora como resultado del análisis a los resultados del seguimiento a los objetivos de calidad Responsables de Procesos y Subprocesos Se estableció que en los Consejos de Facultad / Instituto Académico se realice análisis de los resultados y se generen acciones. X 3. Plantear
Acciones frente a la compensación e incentivos como resultado de la encuesta de clima organizacional Vicerrectoría Administrativa PENDIENTE 04 /0 4/ 12 Plantear
Acciones frente a la comunicación de los servicios que ofrece la Universidad a los diferentes usuarios como resultado de la encuesta de satisfacción de usuarios
Responsables de Procesos y Subprocesos La Vicerrectoría de Bienestar Universitario ha generado diferentes folletos con el fin de comunicar sus servicios
X
5. Plantear
Acciones frente al despliegue del modelo MITIGAR en las unidades de las Facultades, Institutos Académicos y Sedes Regionales
OPDI
Decanaturas y Direcciones
La OPDI a través del Área de Análisis está liderando el nuevo Plan de Mitigar 2012 – 2015.
X
6. Llevar
Un seguimiento más minucioso del cumplimiento de los indicadores tanto del Plan de Acción como de los indicadores de gestión
OPDI
Vicerrectores
Ídem acción frente a los objetivos de calidad.
Plan de
Trabajo
Año 2011
7. Presenta r
A las Facultades, Institutos Académicos y Sedes Regionales los diferentes proyectos que frente a adecuación de espacios se están realizando y se tienen proyectados realizar. Igualmente estudiar los casos particulares frente a la adecuación de salones
OPDI Vicerrectoría Administrativa DABS Área de Registro Académico
La OPDI a través del Área de Planeación Física a socializado en diferentes órganos los proyectos de adecuación
existentes.
X
8. Estudiar
En detalle los convenios o contratos de prácticas de aprendizaje de acuerdo con las últimas disposiciones del SENA
Oficina Jurídica Dirección de Extensión Resultados presentados por la Vicerrectoría Académica X 9. Realizar
un plan para el empalme, entrenamiento y sensibilización del nuevo equipo directivo y acciones de seguimiento al cumplimiento de sus funciones dentro del Sistema de Gestión Integral de Calidad – GICUV -.
OPDI
Proceso electoral del Rector, continuación del Dr. Iván Enrique Ramos.
X
10
. Plantear
Un proyecto de sistematización del Sistema de Gestión Integral de Calidad OPDI
Se han recibido ofertas de software con plataforma libre.
X
11 .
Constitui r
Los equipos de trabajo en Regionalización con el fin de estandarizar procedimientos
Dirección de Regionalización Está pendiente la constitución del Comité Administrativo y los comités conformados anteriormente no han seguido operando. 12 . Asignar
Apoyo de monitores a cada Facultad, Instituto Académico y Sede Regional
Vicerrectoría Académica Asignación a cargo de la Vicerrectoría Académica. X
