Manual del usuario de Live Office SAP BusinessObjects Business Intelligence platform 4.0 Support Package 2

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Manual del usuario de Live Office

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SAP BusinessObjects Business Intelligence platform 4.0 Support Package 2

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Copyright

SAP mencionados aquí, así como sus respectivos logotipos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países. Business Objects y el logotipo de Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius y otros productos y servicios de Business Objects mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects Software Ltd. Business Objects es una empresa de SAP. Sybase y Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere y otros productos y servicios de Sybase mencionados, así como sus logotipos respectivos son marcas comerciales o marcas registradas de Sybase, Inc. Sybase es una empresa de SAP. Todos los demás nombres de productos y servicios mencionados son marcas comerciales de sus respectivas empresas. Los datos de este documento sólo tienen carácter informativo. Las especificaciones de productos en cada país pueden ser diferentes. Estos materiales pueden modificarse sin previo aviso. Estos materiales los proporciona SAP AG y sus empresas afiliadas ("SAP Group") con carácter informativo, sin representación ni garantía de ningún tipo y SAP Group no se hace responsable de los errores u omisiones en dichos materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios de SAP Group son aquellas especificadas en las clausulas expresas de garantía que acompañan a dichos productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo que aparezca en este documento debe interpretarse como garantía adicional.

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Contenido

Acerca de este documento ...7 Capítulo 1

Destinatarios de este documento...7 1.1

Introducción a Live Office...9 Capítulo 2

Acerca del contenido de Live Office...9 2.1

Conceptos de Live Office...9 2.1.1

Tipos de objetos de Live Office ...11 2.1.2

Conectarse a la plataforma de Business Intelligence...12 2.2

Iniciar sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence...12 2.2.1

Para conectar a un CMS diferente...13 2.2.2

Barra de herramientas de Live Office...14 2.3

Para ocultar o mostrar la barra de herramientas de Live Office...16 2.3.1

Menú de cinta de Live Office...16 2.4

Panel de Live Office...18 2.5

Para mostrar u ocultar el panel de Live Office...19 2.5.1

Menú contextual de Live Office...20 2.6

Definición de las opciones de Live Office ...20 2.7

Para establecer las opciones generales...20 2.7.1

Para establecer las opciones de visualización...22 2.7.2

Configurar las opciones de la plataforma de Business Intelligence...24 2.7.3

Definir opciones del panel...25 2.7.4

Cómo trabajar con el contenido de Crystal Reports...27 Capítulo 3

Insertar contenido de Crystal Reports...27 3.1

Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office...27 3.1.1

Asistente de inserción: Elegir documento...28 3.1.2

Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros ...29 3.1.3

Asistente de inserción: Elegir datos...30 3.1.4

Asistente de inserción: Establecer filtros...32 3.1.5

Asistente de inserción: Resumen...33 3.1.6

Modificar el contenido de Crystal Reports...34 3.3

Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office...34 3.3.1

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Modificación de campos ...35 3.3.2

Modificar filtros...35 3.3.3

Acceder a las bases de datos seguras...37 3.4

Para acceder a bases de datos seguras...37 3.4.1

Trabajar con contenido de Web Intelligence...39 Capítulo 4

Insertar contenido de Web Intelligence...39 4.1

Asistente de inserción: Elegir documento...40 4.1.2

Asistente de inserción: Especificar fecha clave...41 4.1.3

Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos...41 4.1.4

Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros...42 4.1.5

Asistente de inserción: Elegir datos...43 4.1.6

Modificación de valores de fecha clave...44 4.2

Agregar más secciones de informe de Web Intelligence...44 4.3

Para agregar secciones de informe del mismo origen...44 4.3.1

Trabajo con consultas...45 Capítulo 5

Insertar consultas...45 5.1

Asistente de inserción: Elegir universo...46 5.1.2

Asistente de inserción: Especificar consulta...47 5.1.3

Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos...57 5.1.4

Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros...58 5.1.5

Modificar consultas...59 5.2

Para modificar la definición de una consulta...59 5.2.1

Para modificar el contexto de una consulta ...60 5.2.2

Modificar los valores de fecha clave en consultas...60 5.2.3

Uso del panel de Live Office...61 Capítulo 6

Descripción de la red de relaciones del panel de Live Office...61 6.1

Buscar en el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence...61 6.2

Uso de los favoritos del panel de Live Office...62 6.3

Para ver favoritos de Live Office...62 6.3.2

Buscar en favoritos de Live Office...63 6.3.3

Para eliminar favoritos de Live Office...63 6.3.4

Para cambiar el nombre de favoritos de Live Office...63 6.3.5

Visualización de objetos relacionados...64 6.4

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Para ver objetos relacionados ...64 6.4.1

Insertar vínculos a documentos...64 6.5

Para insertar vínculos a documentos...65 6.5.1

Insertar documentos como objetos de Live Office ...65 6.5.2

Asociar objetos a actividades de Outlook...66 6.6

Documentos sugeridos...66 6.7

Acceder a documentos sugeridos...66 6.7.1

Obtención de notificaciones...67 6.8

Envío de datos de Excel a SAP BusinessObjects Explorer...69 Capítulo 7

Enviar de datos de Excel a SAP BusinessObjects Explorer...69 7.1

Cómo trabajar con objetos de Live Office...71 Capítulo 8

Actualización de datos usados en objetos...71 8.1

Para actualizar manualmente objetos de Live Office:...71 8.1.1

Configuración de opciones de actualización de datos...72 8.1.2

Modificación de las propiedades de los objetos de Live Office...74 8.2

Para configurar las propiedades de un objeto...74 8.2.1

Conectar a un sistema diferente...76 8.2.2

Modificar la configuración de parámetros y peticiones...77 8.2.3

Publicar archivos en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence...81 8.3

Para publicar documentos de Office 2003...81 8.3.1

Para publicar documentos de Office 2007...81 8.3.2

Para ver documentos publicados en Office 2003:...82 8.3.3

Para ver documentos publicados en Office 2007:...83 8.3.4

Copiar objetos de Live Office...83 8.4

Para copiar objetos de Live Office...84 8.4.1

Copiar y pegar objetos de Live Office desde la plataforma de Business Intelligence...84 8.4.2

Almacenamiento local de los datos de Live Office ...84 8.5

Guardar archivos en una unidad local...85 8.5.1

Apertura local de un documento...85 8.5.2

Eliminar objetos de Live Office...85 8.6

Agregar seguridad a los documentos...86 8.7

Para ocultar datos en los documentos...86 8.7.1

Solución de problemas de Live Office...87 Capítulo 9

Activar el registro de Live Office...87 9.1

Para configurar el inicio de sesión para Live Office...87 9.1.1

Archivos de registro de ejemplo de Live Office ...88 9.1.2

Solución de problemas de los componentes de Live Office...89 9.2

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Falta el menú de Live Office...89 9.2.1

Error en la actualización del objeto...89 9.2.2

Faltan valores de ordenación y filtrado tras la actualización...90 9.2.3

Acceso denegado a universo ...90 9.2.4

Límites de tamaño de objetos de Live Office...91 9.2.5

Referencia...93 Capítulo 10

Compatibilidad con versiones anteriores...93 10.1 Funciones no admitidas...93 10.1.1 Más información...95 Apéndice A Índice 97 Contenido

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Acerca de este documento

Bienvenido al Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live Office. Con Live Office podrá recuperar información empresarial, crear consultas, realizar cálculos y compartir respuestas a preguntas empresariales sin la necesidad de comprender los complejos lenguajes y estructuras de las bases de datos. También podrá incrustar información actualizada de Crystal Reports o de Web Intelligence en los documentos, hojas de cálculo, correos electrónicos y presentaciones de Microsoft® Office. Este manual proporciona información y procedimientos completos que le ayudan a realizar las siguientes tareas empresariales en el entorno de aplicaciones de Microsoft Office:

• Crear consultas e informes de resumen según la información en tiempo real almacenada en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

• Ver, modificar y actualizar consultas y objetos de informes existentes.

• Compartir los resultados con sus compañeros de forma segura a través de la red o Intranet.

1.1 Destinatarios de este documento

Este documento está destinado a los usuarios empresariales de aplicaciones de Microsoft Office que desean trabajar con datos de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence en un entorno de aplicaciones de Microsoft Office. Este documento asume que conoce Microsoft Office Excel, Word, Outlook y PowerPoint, y que tiene algún conocimiento de la Plataforma de BI.

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Introducción a Live Office

SAP® BusinessObjects™ Live Office (Live Office) es un complemento para las aplicaciones de Microsoft Office que ofrece acceso a información actualizada almacenada en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

Con Live Office, puede insertar contenido de Web Intelligence, Crystal Reports o consultas de universo en los documentos de Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel u Outlook). Al insertar un objeto, también se inserta una referencia a la ubicación de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence. Al abrir el documento más tarde con la aplicación Microsoft Office, puede actualizar los objetos y ver los datos actuales en el documento.

Nota:

En esta versión, Live Office no admite SAP Crystal Reports para Enterprise XI 4.0. Además, Live Office admite sólo universos (.UNV) heredados creados con el diseñador de universos y documentos de Web Intelligence creados usando universos heredados. No obstante, los universos creados con el diseñador de información (.UNX) y los documentos de Web Intelligence creados con el diseñador de información no son compatibles con Live Office XI 4.0.

Nota:

Para usar Live Office, debe poder conectarse a la Plataforma de BI y acceder a los datos del sistema. Si no tiene los derechos adecuados para acceder a los datos, póngase en contacto con el administrador del sistema.

2.1 Acerca del contenido de Live Office

Antes de comenzar a trabajar con el contenido de Crystal Reports o Web Intelligence en Live Office, necesitará entender cómo funciona el contenido de Live Office.

Temas relacionados •Conceptos de Live Office

•Tipos de objetos de Live Office

2.1.1 Conceptos de Live Office

Introducción a Live Office

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Para comprender cómo pueden responder los datos de Live Office a sus preguntas empresariales, deberá familiarizarse con los siguientes conceptos clave:

Objetos de informe

Un informe es un documento que usted crea y que contiene información presentada en tablas, diagramas y gráficos. Un objeto de informe suministra los datos del informe. En Live Office, se trabaja con objetos de informe porque están conectados al contenido más reciente almacenado en las bases de datos. Cuando se crea un informe con el diseñador de Crystal Reports o Web Intelligence, su información puede proceder de varias bases de datos. El objeto de informe devuelve datos del origen de datos subyacente, a petición de la base de datos o bien según la opción de actualización elegida.

Instancias de informe

Una instancia de informe es una versión de un objeto de informe que crea la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence cuando los usuarios modifican el documento de origen o programan los informes. Cada instancia contiene datos actuales en el momento de procesar el informe de origen.

En concreto, una instancia de informe es un objeto de informe que contiene datos recuperados de una o varias bases de datos. Normalmente, los objetos de informe están diseñados de manera que los usuarios pueden programar varias instancias con características diferentes. Por ejemplo, si los usuarios ejecutan un objeto de informe que contiene parámetros, pueden programar una instancia que contenga datos de un departamento determinado y programar otra que contenga información sobre otro departamento, aunque ambas instancias procedan del mismo objeto de informe.

Secciones de informe

Las secciones de informe son partes de un informe que se muestran de manera independiente, sin el resto de la página de informe. De forma más precisa, las secciones de informe son objetos que usan hipervínculos para señalar desde un objeto de informe de origen a un objeto de destino de Live Office. Las secciones de informe incluyen objetos como texto o gráficos.

Parámetros

En Crystal Reports, un parámetro es una pregunta que debe responder antes de generar el informe. La información que escribe o el modo como responde, determina la información que se muestra en el informe. Por ejemplo, en un informe del departamento de ventas podría haber un parámetro para solicitar que se elija una región de ventas. Entonces, el informe devuelve los resultados de la región indicada en vez de devolver los resultados de todas las regiones. Los parámetros son similares a las peticiones de Web Intelligence. Los parámetros pueden ser obligatorios u opcionales.

Peticiones de orden

En Web Intelligence, una petición es un filtro dinámico que muestra una pregunta cada vez que se actualizan los datos de un informe. A las peticiones de orden se responde escribiendo o seleccionando los valores de petición de orden que desea ver antes de actualizar los datos. Las peticiones son similares a los parámetros de Crystal Reports. Las peticiones pueden ser obligatorias u opcionales.

Universo

Un universo es una abstracción de una base de datos y presenta datos en términos no técnicos para los usuarios empresariales. Un universo es una colección de objetos de datos que representan la

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información que está disponible en una base de datos. Los usuarios empresariales de Web Intelligence y Crystal Reports se pueden conectar a un universo y ejecutar consultas en la base de datos. Por ejemplo, una base de datos puede contener un universo para datos de ventas y otro para los datos del servicio de atención al cliente. Éstos pueden realizar análisis de datos y crear informes con los objetos del universo, sin ver, ni tener que saber nada sobre las estructuras de datos subyacentes de la base de datos. Los universos los crean los especialistas de diseño de universos.

Contexto

Un contexto de universo indica qué tipo de preguntas empresariales responden los mismos objetos de universo. Por ejemplo, un universo para datos de ventas podría tener un contexto de universo para ventas de almacén, otro para ventas de socio, etc.

Puesto que los contextos pueden compartir objetos que se encuentran en el mismo universo, resulta muy útil especificar un contexto para el universo para así garantizar que su consulta recupera los datos correctos. Por ejemplo, los datos de la cuenta de gastos de un empleado se podrían almacenar en la misma base de datos que los gastos de un producto de márketing. Si elige el contexto de universo correcto se asegurará de que obtiene los datos de gastos apropiados. Por consiguiente, al seleccionar un universo, puede que tenga más de un contexto de universo para elegir.

Nota:

Los contextos los define el administrador del sistema.

2.1.2 Tipos de objetos de Live Office

Live Office es compatible con tres tipos de objetos de datos: Crystal Reports, Web Intelligence y Consultas de universo. En la tabla siguiente se muestra de qué modo Live Office admite campos y partes de informes, como gráficos y texto, para cada tipo de datos.

Nota:

No se admiten los subinformes de Crystal Reports incrustados.

Secciones de informe Campos

Tipo de contenido de Live Office Sí Sí Crystal Reports Sí No disponible Web Intelligence No disponible Sí Consulta de universo

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2.2 Conectarse a la plataforma de Business Intelligence

Para usar Live Office para acceder a los datos corporativos, debe conectarse al repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence en el que están almacenados los documentos. Al intentar buscar, agregar, ver, modificar o publicar objetos de Live Office desde una aplicación de Microsoft Office, si no ha iniciado sesión en la Plataforma de BI, se le solicitará que lo haga. Puede configurar Live Office para que se conecte a la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence automáticamente cada vez que se cargue Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook o Word. Live Office admite el inicio de sesión único (SSO) en la Plataforma de BI. Si está habilitado el SSO, cuando los usuarios soliciten datos de informe, Live Office usa las credenciales de inicio de sesión de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence para acceder al origen de datos, en lugar de solicitar otro inicio de sesión.

2.2.1 Iniciar sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence

Puede introducir la información de inicio de sesión para conectarse al Sistema de administración central (CMS) de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence una vez o seleccionar opciones adicionales para iniciar sesión automáticamente con dichas credenciales cada vez que se abra la aplicación de Microsoft Office.

1. Abra una aplicación de Microsoft Office.

2. En el menú de cinta de Live Office, haga clic en LiveOffice > Opciones de la aplicación.

3. En el cuadro de diálogo "Opciones", seleccione la ficha BI platform e introduzca la siguiente información:

Descripción Opción

Si desea que Live Office se conecte automáticamente a la Plata-forma de BI cuando se inicie la aplicación de Microsoft Office, seleccione esta opción.

Usar criterios de inicio de se-sión especificados

Introduzca el nombre de inicio de sesión de la Plataforma de BI.

Nombre del usuario

Introduzca la contraseña de la Plataforma de BI.

Contraseña

Introduzca o verifique la ubicación del servidor del servicio Web de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence al que desea conectarse. Por ejemplo, http://businessob jects02:8080/dswsbobje/services/session

Dirección URL de servicio Web Introducción a Live Office

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Introduzca o compruebe el Sistema de administración central (CMS) al que desea conectarse. Por ejemplo, businessob jects01

Sistema

Seleccione el método usado para comprobar las credenciales de inicio de sesión.

Método de autentificación

Cuando esté habilitado, Live Office usa estas credenciales de inicio de sesión para conectarse al origen de datos cuando el usuario solicite datos del informe, en lugar de necesitar otro inicio de sesión. Para obtener más información acerca del SSO, con-sulte elManual del administrador de la plataforma SAP Busines-sObjects Business Intelligence disponible en SAP Help Portal.

Habilitar inicio de sesión único de Active Directory

4. Haga clic en Conectar.

Puede hacer clic en Conectar, tanto si la opción Usar el criterio de inicio de sesión especificado esté seleccionado o no.

Live Office se conecta a la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence mediante la configuración especificada. Si está seleccionado Usar criterios de inicio de sesión especificados, al iniciar la aplicación de Microsoft Office asociada, Live Office se conectará a la Plataforma de BI con esta información.

2.2.2 Para conectar a un CMS diferente

Si los objetos de Live Office a los que necesita acceder están almacenados en un repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence distinto al que está conectado actualmente, puede cambiar la dirección URL de servicio Web y la configuración del sistema para iniciar sesión en el Sistema de administración central (CMS) necesario.

1. En el menú Live Office, haga clic en Opciones. Se mostrará el cuadro de diálogo "Opciones".

2. Haga clic en la ficha Plataforma de BI.

3. Edite los campos Sistema y Dirección URL de servicio Web de manera que apunte al Sistema de administración central correcto (CMS).

Por ejemplo, si el documento de Web Intelligence que desea insertar está en un CMS llamado businessobjects01, la dirección URL de servicio Web debería ser la siguiente:

http://businessobjects01:8080/dswsbobje/services/Session

Temas relacionados

•Publicar archivos en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence

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•Para ver documentos publicados en Office 2003:

2.3 Barra de herramientas de Live Office

En las aplicaciones de Microsoft Office 2003, la barra de herramientas de SAP BusinessObjects Live Office está disponible en Microsoft Excel, PowerPoint, Word y Outlook. En Outlook, proporciona acceso rápido a algunos de los comandos más frecuentes para crear y modificar objetos de Live Office en estos programas, así como para ejecutar consultas en el repositorio de la plataforma SAP

BusinessObjects Business Intelligence.

La barra de herramientas contiene los siguientes botones:

Descripción Botón

Insertar contenido de Crystal Reports

Para obtener más información sobre los objetos que puede insertar, consulteInsertar contenido de Crystal Reports.

Insertar contenido de Web Intelligence

Para obtener información sobre las opciones que puede usar, consulte

Insertar consultas de universos

Insertar consultas

Abrir desde la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence Abre los documentos de Microsoft Office (Excel, Word, o PowerPoint) desde el explorador del repositorio y permite seleccionar documentos publicados, informes de Crystal o documentos de Web Intelligence para su inserción. ConsultePara ver documentos publicados en Offi-ce 2003:yPara ver documentos publicados en Office 2007:.

Guardar en repositorio

Publicar archivos en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

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Guardar como nuevo en repositorio

Actualizar todos los objetos

Actualiza los datos de todos los objetos del documento con respecto a sus informes de origen.

Abrir propiedades para todos los objetos

Abre el cuadro de diálogo de propiedades del objeto, de forma que pueda definir las propiedades.

Opciones de abrir

Abre el cuadro de diálogo "Opciones", de forma que pueda configurar los valores de Live Office.

Ir al objeto

Le permite acceder a cualquier objeto de Live Office del documento.

Sólo Microsoft Excel. Explorar selección de Excel

Actualiza la selección actual en Microsoft Excel a SAP BusinessOb-jects Explorer de forma que pueda explorar más los datos.

Sólo Microsoft Excel. Explorar hoja de Excel

Actualiza la hoja de cálculo de Excel a SAP BusinessObjects Explorer de forma que pueda explorar más los datos.

Ayuda

Muestra la ayuda en pantalla de Live Office.

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2.3.1 Para ocultar o mostrar la barra de herramientas de Live Office

• Haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas y seleccione SAP BusinessObjects Live Office.

También puede mostrar u ocultar la barra de herramientas desplazándose a Ver > Barras de

herramientas.

La barra de herramientas aparecerá o desaparecerá.

2.4 Menú de cinta de Live Office

En las aplicaciones de Microsoft Office 2007, el menú de cinta de SAP BusinessObjects Live Office está disponible en Word, Excel, PowerPoint y Outlook para ayudarle a crear y modificar los informes o ejecutar consultas para responder a sus preguntas empresariales.

La barra de herramientas contiene los siguientes botones:

Insertar contenido de Crystal Reports

Para obtener más información sobre los objetos que puede insertar, consulteInsertar contenido de Crystal Reports.

Insertar contenido de Web Intelligence.

Insertar consultas de universos

Insertar consultas.

Ir al objeto

Le permite acceder a cualquier objeto de Live Office del documento.

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Modificar objeto

Modifique el objeto insertando o eliminando filas y columnas, eliminado objetos o agregando más datos del mismo origen de informe.

Actualizar objeto

Actualiza los datos para los objetos seleccionados en relación con los informes de origen.

Actualiza los datos de todos los objetos del documento con respecto a sus informes de origen.

Sólo Microsoft Excel. Explorar selección de Excel

Actualiza la selección actual en Microsoft Excel a SAP BusinessOb-jects Explorer de forma que pueda explorar más los datos.

Sólo Microsoft Excel. Explorar hoja de Excel

Actualiza la hoja de cálculo de Excel a SAP BusinessObjects Explorer de forma que pueda explorar más los datos.

Tomar instantánea

Guardar en repositorio

Guardar como nuevo en repositorio

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Abrir desde repositorio

Abre el Explorador de repositorio y permite seleccionar documentos publicados, informes de Crystal o documentos de Web Intelligence para insertarlos. ConsultePara ver documentos publicados en Offi-ce 2003:yPara ver documentos publicados en Office 2007:.

Abrir propiedades de objeto

Abre el cuadro de diálogo de propiedades del objeto, de forma que pueda definir las propiedades.

Actualiza los datos de todos los objetos del documento con respecto a sus informes de origen. Para obtener más información, consulte "Refreshing Live Office content".

Abrir Opciones de la aplicación

Abre el cuadro de diálogo "Opciones", de forma que pueda configurar los valores de Live Office.

Ver objeto en explorador Web

Ayuda

Muestra la ayuda en pantalla de Live Office.

Acerca de Live Office

2.5 Panel de Live Office

En Microsoft Outlook, Live Office ayuda a mejorar la productividad recopilando, organizando y procesando el comportamiento anterior del usuario, y formando una red de relaciones entre el contenido del correo electrónico, la actividad empresarial, las personas y los documentos. Basándose en esta red, Live Office puede sugerir contenido relevante cuando el usuario abre o redacta un mensaje de

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correo electrónico. El usuario puede administrar la red de relaciones y ver el contenido sugerido a través del panel de Live Office.

Nota:

El panel de Live Office no está disponible en Microsoft Word, Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint. El panel de Live Office permite a los usuarios realizar búsquedas en el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence e insertar documentos en mensajes de correo electrónico. Además, en el panel de Live Office, el usuario puede agregar documentos a una lista de favoritos para acceder a ellos con mayor facilidad en el futuro, asociar documentos con mensajes de correo electrónico para formar la red de relaciones en Live Office y ver una lista de los documentos sugeridos en base a la red a relaciones existentes.

Cuando se abre un mensaje de correo electrónico en Microsoft Outlook, el panel de Live Office aparece a la derecha de la ventana del mensaje de correo electrónico.

Nota:

Puede configurar las opciones de Live Office para que el panel de Live Office no aparezca

automáticamente al abrir un mensaje. Si el panel de Live Office no está visible al abrir una ventana de un mensaje de correo electrónico, puede abrir el panel desde el menú Live Office haciendo clic en

Mostrar/Ocultar panel de Live Office. Temas relacionados

•Uso del panel de Live Office

2.5.1 Para mostrar u ocultar el panel de Live Office

De forma predeterminada, al abrir o redactar un mensaje de correo electrónico, aparecerá el panel de Live Office a la derecha de la ventana de mensajes. Si oculta el panel para un mensaje, Live Office conservará ese ajuste para todos los mensajes hasta que decida volver a mostrar el panel.

Nota:

Si se oculta el panel de Live Office, puede definir las opciones del panel de Live Office para que sigan mostrando el panel o para que muestren un mensaje al abrir un mensaje de correo electrónico que contenga objetos asociados o sugeridos. Para obtener más información, consulteDefinir opciones del panel.

1. Si el panel de Live Office está visible, realice una de las siguientes acciones para ocultarlo:

• En la barra de encabezado del "panel de Live Office", haga clic en el botón Cerrar ventana.

• En el menú Live Office, haga clic en Mostrar/ocultar el panel de Live Office.

2. Si el panel de Live Office está oculto, en el menú Live Office, haga clic en Mostrar/ocultar panel

de Live Office. Introducción a Live Office

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2.6 Menú contextual de Live Office

Para mayor comodidad, Live Office proporciona un menú contextual para trabajar con los objetos de Live Office. Al hacer clic con el botón derecho en un objeto de Live Office en un documento de Microsoft Office, se abre el menú contextual. Para realizar una tarea de la lista, haga clic en cualquier elemento disponible.

Al configurar Live Office, puede configurar el menú contextual para mostrar sólo las opciones de Live Office, las opciones de Live Office y las opciones de Microsoft, o sólo las opciones de Microsoft y excluir las opciones de Live Office. Para obtener más información acerca de la configuración del menú contextual, consultePara establecer las opciones generales.

2.7 Definición de las opciones de Live Office

Puede configurar varias opciones que controlan cómo Live Office se conecta a la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence y el aspecto de Live Office y cómo funciona en cada aplicación de Microsoft Office. Para Microsoft Outlook, también puede configurar las opciones del panel de Live Office.

Cuando se definen las opciones de Live Office, estos valores se aplican sólo a la aplicación de Microsoft que esté usando en ese momento. Este comportamiento le permite definir diferentes opciones de Live Office para Word, Excel, PowerPoint y Outlook.

El cuadro de diálogo "Opciones" cuenta con cuatro fichas:

• General: para definir las opciones generales de los menús de acceso directo, actualizar opciones,

peticiones y mensajes.

• Ver: para definir opciones relacionadas con el formato que van a adoptar los objetos de Live Office

en la aplicación Microsoft.

• Panel: para definir opciones del panel de Live Office en Microsoft Outlook.

• Plataforma de BI: para configurar las opciones de conexión con la plataforma SAP BusinessObjects

Business Intelligence.

2.7.1 Para establecer las opciones generales

1. Abra la aplicación de Microsoft Office.

2. Haga clic en Live Office > Opciones de la aplicación.

3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha General y establezca las siguientes opciones:

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El menú contextual se abre al hacer clic con el botón dere-cho en un objeto de Live Office en un documento de Micro-soft Office. Seleccione una opción para definir cómo debe aparecer el menú contextual en el producto Office:

• Reemplazar menú de <aplicación>: las opciones de

la aplicación (Word, Excel, PowerPoint) no están dispo-nibles en el menú contextual.

• Agregar a menú de <aplicación>: en el menú

contex-tual están disponibles las opciones de Excel y de Live Office.

• Usar sólo el menú de <aplicación>: las opciones de

Live Office no están disponibles en el menú contextual.

Menú contextual

Sólo Microsoft Excel.

Si una celda contiene datos de Live Office, al intentar intro-ducir otros datos en la celda se muestra una advertencia.

Preguntar antes de sobrescribir celdas de Live Office

Cuando un objeto de Live Office está enlazado a una celda y cambia el enlace de celda, el objeto se actualiza automá-ticamente.

Actualizar objeto de Live Office cuando cambie la celda de enlace

Al abrir un documento de Microsoft Office, los objetos de Live Office insertados en el documento se actualizan con los datos actuales en la Plataforma de BI.

Actualizar objeto de Live Office al abrir documento

Si selecciona esta opción, al copiar un objeto de Live Office en una aplicación de Microsoft Office se mantiene la conec-tividad del servidor.

Si va a distribuir documentos con objetos de Live Office in-crustados y le preocupa el acceso a los datos y la seguri-dad, puede desconectar la conectividad de la Plataforma de BI con los objetos incrustados en aplicaciones de Office. Desmarque esta opción para desconectar objetos copiados desde los datos de la Plataforma de BI.

Precaución:

Cuando los objetos están desconectados no pueden esta-blecer una conexión mediante Live Office y la información del objeto no se actualiza.

Copiar y pegar con conectividad de Live Office

De forma predeterminada, están habilitados todos los mensajes de advertencia predeterminados.

Cuadro de mensaje Introducción a Live Office

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2.7.2 Para establecer las opciones de visualización

1. Abra la aplicación de Microsoft Office.

3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Ver y defina las siguientes opciones:

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Seleccione esta opción para incluir la configuración de formato del informe (fuente, color, etc) cuando se insertan los datos del informe en Live Office. Si no se selecciona esta opción, sólo se insertan los datos del informe.

Insertar sección del informe con formato del informe

Cuando los objetos del Campo de Crystal Reports tienen filtros, seleccione esta opción para mostrar los filtros como comentarios en el encabezado de la columna para los datos de campo de la hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Mostrar filtros como comentarios

Sólo Microsoft Word y Outlook.

Al seleccionar esta opción, se abre un cuadro de diálogo de advertencia para informar a los usuarios que se ha seleccionado una operación grande o que consume mucho tiempo. Los usuarios también reci-ben la opción de reducir el impacto del rendimiento limitando la cantidad de datos recuperados para la operación.

Avisar al usuario cuando se produzca una operación que pueda requerir mucho tiempo

Defina los mensajes de error predeterminados y las cadenas que aparecerán en las celdas de su docu-mento cuando no haya datos disponibles. Introduzca un valor predeterminado en los siguientes campos:

• Ningún dato: introduzca el valor que se usará

cuando la celda no tenga datos. El valor prede-terminado está en blanco.

• Error de datos: introduzca el valor que se usará

cuando la celda contenga un error. El valor pre-determinado es #DataError.

• Ocultar datos: introduzca el valor que se usará

cuando los datos de la celda estén ocultos. El valor predeterminado es #Concealed.

Valores de celda predeterminados

Seleccione una de las siguientes opciones para es-pecificar la información que se mostrará para los objetos insertados:

• Nombre de campo • Descripción del campo • Ambos

Encabezado de columna Introducción a Live Office

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2.7.3 Configurar las opciones de la plataforma de Business Intelligence

1. Abra el producto Microsoft Office para el que desee definir las opciones de Live Office.

2. Haga clic en Live Office > Opciones.

3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Plataforma de BI y configure las siguientes opciones:

Seleccione esta opción para permitir el inicio de sesión automático en la ubicación especificada.

Usar criterios de inicio de sesión especifi-cados

Escriba el nombre de usuario que se usará para iniciar sesión en el repositorio.

Nombre de usuario

Escriba la contraseña que se usará para iniciar sesión en el repositorio.

Contraseña

Escriba la dirección web del servidor de servicios web al que accederá el repositorio. Use el siguiente formato: http://hostlocal:puerto/nom

breaplcweb/servicios

Donde hostlocal es el nombre del sistema,

puertoes el número de puerto y nombreaplcweb es el nombre de la aplicación web que se ha confi-gurado para el servicio web.

URL de servicios Web

Introduzca el nombre del sistema o host local.

Sistema

El método de autenticación usado por el servicio web. Al introducir la dirección URL de los servicios Web, se agregan las opciones disponibles en el servidor especificado a la lista.

Autenticación Introducción a Live Office

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Si el inicio de sesión único (SSO) está configurado en la Plataforma de BI, seleccione esta opción para permitir el SSO para Live Office. Si está habilitado el SSO, cuando los usuarios soliciten datos de in-forme, Live Office usa las credenciales de inicio de sesión de la Plataforma de BI para acceder al ori-gen de datos, en lugar de solicitar otro inicio de sesión.

Habilitar el inicio de sesión único del Active Directory de Windows

La dirección URL de OpenDocument proporciona una forma estándar de abrir documentos e informes que se han publicado en la Plataforma de BI. Para ver objetos en un explorador Web, especifique la dirección URL de OpenDocument definida en la Plataforma de BI.

Si el sistema usa un proxy inverso, especifique su dirección URL. Por ejemplo, http://ServidorProx

yInverso:PuertoServidorProxyInverso/Pla

taformaLanzamientoProxy /opendoc/openDo-cument.jsp

Donde ServidorProxyInverso es el servidor proxy inverso, PuertoServidorProxyInverso es el puerto de escucha del proxy inverso y Plata

formaLanzamientoProxyes la ruta virtual para la Plataforma de lanzamiento de BI.

Especificar la dirección URL para abrir el documento para ver el objeto en el explora-dor Web

El valor de configuración regional de visualización afecta al formato de presentación de datos de tipo fecha, hora y número para objetos de Live Office.

Nota:

El valor de configuración regional de visualización no está disponible en los objetos de campo de Crystal Reports.

Seleccionar la configuración regional de visualización preferida

2.7.4 Definir opciones del panel

1. Abra el producto Microsoft Office para el que desee definir las opciones de Live Office.

3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Panel y defina las opciones siguientes:

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Especifique el número de días que deben conservar-se las asociaciones entre objetos y mensajes. Haga clic en Eliminar para eliminar asociaciones más an-tiguas que el número de días especificado.

Asociación: elimina las asociaciones más antiguas que el número de días especifi-cado.

Establece el número de elementos que aparecerán en una sola página del panel de resultados de la búsqueda.

Buscar: Muestra este número de resulta-dos de búsqueda en cada página.

Si el panel de Live Office está cerrado cuando selec-cione un mensaje de correo electrónico, Live Office puede notificarle si el mensaje contiene objetos inser-tados, asociados o sugeridos. Según el lugar de Outlook donde seleccione el mensaje, Live Office puede abrir el panel de Live Office o visualizar una alerta de escritorio. Para habilitar notificaciones, se-leccione una o las dos opciones siguientes:

• En la ventana de mensaje de correo electróni-co, abra el panel de Live Office

• En la lista de mensajes y el panel de lectura, se muestra una alerta de escritorio

Notificación

Si ha exportado anteriormente los datos de Live Offi-ce, incluyendo los favoritos y asociaciones, puede importarlos en el panel de Live Office.

Nota:

Importar datos de usuario sustituye los datos de usuario de Live Office actuales. Se pierden las aso-ciaciones existentes que no se encuentran en el ar-chivo importado y las asociaciones importadas para los mensajes de correo electrónico que no se encuen-tran en la bandeja de entrada actual. Los favoritos de Live Office se fusionan, pero los objetos con conflictos se sobrescriben con los datos importados.

Importar datos de usuario en el panel de Live Office

Puede exportar los datos de usuario de Live Office, incluyendo los favoritos y las asociaciones, como una copia de seguridad. Si debe volver a instalar o invertir los datos a una versión anterior, puede impor-tar los datos de usuario exportados con el botón

Im-portar. Exportar datos de usuario desde el panel

de Live Office Introducción a Live Office

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Cómo trabajar con el contenido de Crystal Reports

Con Live Office, puede beneficiarse de la potencia, comodidad y fiabilidad de las funciones de Crystal Reports desde las aplicaciones de Microsoft Office que usa diariamente para tomar mejores decisiones empresariales. Simplemente seleccionando o haciendo clic, puede supervisar fácilmente las tendencias de ventas regionales o analizar las cifras de ventas trimestrales desde Microsoft Office Excel, Word, Outlook o PowerPoint, y compartir dicho análisis con sus colegas para tomar decisiones con más fundamento.

Con Live Office, tiene la tranquilidad de saber que los datos a los que accede para tomar decisiones empresariales son fiables, recientes y se pueden actualizar fácilmente a petición desde la base de datos. La exactitud de los datos ya no es ninguna preocupación.

Con el "Asistente de inserción de Live Office", puede insertar partes o campos de un informe de Crystal Reports en los documentos de Microsoft Office.

Nota:

En esta versión, Live Office no admite SAP Crystal Reports para Enterprise XI 4.0.

3.1 Insertar contenido de Crystal Reports

Se puede agregar el contenido de Crystal Reports desde el menú de Live Office o desde la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos iniciar el "asistente de inserción de Live Office" que le indicará cómo elegir un informe, seleccionar objetos de datos de Crystal Reports e insertar dichos objetos en las aplicaciones de Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook o Word como objetos de Live Office.

3.1.1 Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office

1. Abra un documento de Microsoft Office y coloque el cursor donde desee insertar el objeto de Live Office.

2. Haga clic en Live Office > Insertar > Contenido de Crystal Reports.

Sugerencia:

En Microsoft Excel, también puede iniciar el asistente desde Insertar > Contenido de Crystal

Reports.

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Se abre el "Asistente de inserción de Live Office". Si todavía no ha iniciado sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence, se le solicitará que lo haga.

La primera página del "Asistente de inserción de Live Office" se abre para guiarle a través del proceso de inserción de un objeto de Crystal Reports.

•Iniciar sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence

3.1.2 Asistente de inserción: Elegir documento

La página "Elegir documento" muestra el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence para que pueda navegar por el informe que desea usar. Muestra todos los objetos de Crystal Reports a los que puede acceder, incluidos los informes que se encuentran en las publicaciones. Para insertar una instancia de informe en Live Office, esta debe estar almacenada en el repositorio de la Plataforma de BI. Las instancias que se envían directamente a una bandeja de entrada de BI no se almacenan en el repositorio y no se pueden insertar en Live Office.

Sugerencia:

También puede usar la funcionalidad de búsqueda para buscar por título, palabras claves, contenido o todos los campos a fin de localizar un informe específico rápidamente. Si está realizando la importación de contenido a un correo electrónico en Microsoft Outlook, el cuadro de diálogo de búsqueda realizará de forma predeterminada una búsqueda de contenido según la línea de asunto del correo electrónico.

Nota:

Si selecciona un informe seguro que requiere un inicio de sesión con la base de datos, se le solicitará que introduzca las credenciales de inicio de sesión de base de datos. ConsulteAcceder a las bases de datos seguras.

3.1.2.1 Para buscar documentos en el repositorio

1. En la página "Seleccionar documento" del asistente de inserción, lleve a cabo una de las siguientes acciones para navegar hasta el archivo que desee usar:

•

Para cambiar de la vista de árbol a una lista de carpetas, haga clic en el botón Carpeta ( ).

• Para cambiar de la vista de árbol a una lista de categorías, haga clic en el botón Categoría

( ).

• Para ver los informes que contiene una publicación, en la lista de carpetas, haga doble clic en la instancia de la publicación.

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• Para actualizar la lista de los objetos disponibles en el repositorio, haga clic en el botón Actualizar

( ).

• Para buscar un informe concreto, introduzca en la barra de herramientas el campo que desea buscar en el cuadro Buscar, escriba el término de búsqueda en el cuadro Buscar y haga doble clic en el botón "Buscar".

• Para ordenar la lista de los informes disponibles en los resultados de búsqueda, haga clic en el encabezado de la columna en la que desee basar la ordenación.

• Para ver una lista de informes sugeridos en Microsoft Outlook, expanda la carpeta Sugeridos.

Sugerencia:

Los elementos que se incluyen en la carpeta Sugeridos se basan en el asunto que se indica para el mensaje.

• Para buscar un informe que ha creado o modificado recientemente en Live Office, expanda la carpeta "Recientes".

2. Seleccione un informe y haga clic en Siguiente.

Si el informe seleccionado contiene parámetros, se abrirá la página "Especificar valores de parámetros". De lo contrario, se abrirá la página "Elegir datos".

3.1.3 Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros

La página "Especificar valores de parámetros" se abre cuando el informe seleccionado contiene parámetros.

Nota:

Si el informe seleccionado no contiene parámetros, sáltese este paso y vaya aAsistente de inserción: Elegir datos.

La página "Especificar valores de parámetro" le permite especificar los parámetros a usar en el informe. Los parámetros definidos para un informe pueden ser obligatorios u opcionales. Para los parámetros obligatorios, debe definir los valores antes de continuar. Los valores de los parámetros opcionales se pueden definir más adelante.

Los parámetros se pueden usar para llenar las listas de selección dinámicas. Por ejemplo, un objeto de informe llamado “Actividades por ubicación” que un jefe de ventas use para supervisar la actividad de ventas regionales, podría tener un parámetro llamado “Seleccionar región” con una lista de valores que contuviera “Este” y “Oeste”.

Después de insertar el informe como un objeto de Live Office, puede enlazar la lista de valores de parámetro a celdas concretas de la hoja de cálculo de Microsoft Office Excel para poder actualizar de manera más sencilla. Para obtener información acerca del enlace de parámetros y la modificación de los valores de parámetros, consulteModificar la configuración de parámetros y peticiones.

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3.1.3.1 Para especificar valores de parámetro

1. En la página "Especificar valores de parámetro", para cada parámetro definido, seleccione el valor de parámetro de la lista correspondiente.

2. Haga clic en Siguiente. Se abre la página "Elegir datos".

3.1.4 Asistente de inserción: Elegir datos

La página "Elegir datos" del asistente para la inserción le permite seleccionar las partes o campos del informe a incluir en el objeto de Live Office.

Nota:

El cuadro de diálogo "Seleccionar campos" no aparece si ha elegido seleccionar partes de un informe de Crystal.

De forma predeterminada, esta página muestra las partes del informe. Para cambiar entre la vista de las partes y la vista de los campos, haga clic en los botones Cambiar a campos y Cambiar a partes. La vista de partes incluye una barra de herramientas con las siguientes opciones:

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El botón Parámetros muestra el panel Parámetros in-teractivos. Puede ajustar los valores de los parámetros en las listas debajo de cada parámetro. Después de configurar los valores de los parámetros, haga clic en

Aplicar. Nota:

Esta opción no está disponible si el informe no contie-ne parámetros predefinidos o en la vista de campos. El botón Mostrar/ocultar el árbol de grupos permite cambiar las vistas del documento. Por ejemplo, en un informe de ventas trimestral, los datos se pueden agrupar y clasificar por persona de ventas y por pro-ducto, y puede cambiar entre cada vista.

Las flechas de navegación le permiten moverse entre las páginas de un informe.

El botón Buscar le permite buscar las cadenas de texto de un informe, como el nombre de la persona de ventas.

El botón Ampliación le permite seleccionar los factores de ampliación o de zoom de una página para el infor-me.

•Para seleccionar secciones como el conjunto de datos

•Para seleccionar campos como conjunto de datos

3.1.4.1 Para seleccionar secciones como el conjunto de datos

1. Elija las opciones que prefiera para ver los datos del informe:

•

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar parámetros interactivos para ajustar los valores de parámetros en el panel Parámetros interactivos. Use la lista desplegable situada debajo de cada parámetro del panel para ajustar el valor. Después de haber terminado las selecciones de valor de parámetro, haga clic en Aplicar.

Nota:

El icono Mostrar/ocultar parámetros interactivos no aparecerá si el informe no contiene parámetros predefinidos o si hace clic en Cambiar a campos.

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•

Haga clic en el botón Mostrar/ocultar el árbol de grupos para cambiar la vista del documento. Por ejemplo, en un informe de ventas trimestral, los datos se podrían agrupar y ordenar por vendedor y producto en una vista en árbol de documentos para un rápido acceso.

• Haga clic en las flechas que apuntan hacia la izquierda o la derecha en la barra de herramientas para desplazarse a una página particular de un informe.

• Seleccione el icono Buscar para buscar en cadenas de texto particulares del informe, por ejemplo el nombre de un vendedor.

• Elija una ampliación de página o un factor de zoom para el informe en la lista desplegable para lograr una visualización óptima.

2. En la página Seleccionar datos, si está seleccionada la vista Campos, haga clic en el botón Cambiar

a partes.

3. En el "visor de documentos", seleccione las secciones de informe u objetos que desee incluir. Por ejemplo, para un informe de ventas trimestral, podría incluir el nombre del vendedor, su clase de producto y sus ventas totales por trimestre.

Sugerencia:

Para seleccionar varias partes del informe, pulse CTRL + Clic.

4. Cuando termine de definir los datos del informe, haga clic en Siguiente. Se abre la página "Resumen".

3.1.4.2 Para seleccionar campos como conjunto de datos

1. En la página "Seleccionar datos", si está seleccionada la vista Partes, haga clic en el botón Cambiar

a campos.

2. En la lista "Campos disponibles", haga clic en el campo que desee incluir en el objeto de informe y, a continuación, haga clic en la flecha derecha (>) para moverlo a la lista "Campos seleccionados".

3. Use las flechas arriba y abajo a la derecha de la lista "Campos disponibles" para cambiar el orden de los campos incluidos, según sea necesario.

4. Haga clic en Siguiente.

Se abre la página "Configurar filtros".

3.1.5 Asistente de inserción: Establecer filtros

Si ha insertado los datos como campos, la página "Configurar filtros" se abre en el Asistente para la inserción, de modo que puede aplicar los filtros a los campos incluidos en el objeto de Live Office para

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restringir la cantidad de datos del informe. Los filtros restringen los datos del informe, incluso si los campos no aparecen en el documento.

Nota:

En Microsoft PowerPoint, el objeto de Live Office sólo puede mostrar 50 filas y 50 columnas de datos. Si inserta una vista de informe con más datos, éstos se truncan. Puede reducir el número de campos que muestra el objeto de informe o agregar filtros para reducir los datos hasta el límite de 50 filas y 50 columnas.

3.1.5.1 Para filtrar los datos

1. En la página Configurar filtros, seleccione el campo que desea filtrar.

2. Seleccione un operador adecuado en la lista Operadores de la derecha.

Existen diferentes tipos de operadores entre los que puede elegir. Puede calificar el operador aún más con valores de las listas Valor. Las opciones que se muestran dependen del operador seleccionado.

Nota:

• Si desea filtrar valores nulos, puede usar los operadores es nulo y no es nulo en combinación con otros operadores. El operador no es igual que también filtra valores nulos.

• Live Office no puede recuperar los valores calculados desde la base de datos subyacente.

3. Seleccione un valor de la lista de valores para el operador elegido y haga clic en Agregar filtro. El filtro y valor aplicable aparecerán bajo el campo al que se aplican. El filtro se guarda como un comentario o marcador en el campo que lo contiene.

4. Haga clic en Siguiente. Se abre la página "Resumen".

3.1.6 Asistente de inserción: Resumen

La página "Resumen" del Asistente de inserción muestra el nombre del objeto, el número de objetos seleccionados y la ruta de los objetos. Si lo desea, puede introducir un nombre distinto para el objeto de Live Office.

Para finalizar el proceso e insertar el objeto, haga clic en Finalizar.

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3.2 Agregar más objetos del mismo origen de datos

Puede agregar rápida y fácilmente objetos adicionales del mismo origen de datos en su documento de Live Office.

Nota:

La información de esta sección no se aplica a los objetos de Live Office incrustado en un correo electrónico recibido.

1. Seleccione el objeto de Live Office de origen

2. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en Nuevo objeto del mismo

informe.

El informe de origen se volverá a abrir en el Asistente de inserción de Live Office.

3. Seleccione las secciones de informe adicionales que desee agregar e insértelas mediante el Asistente de inserción Live Office.

Sugerencia:

Puede seleccionar varias secciones de informe del mismo tipo usando ALT + clic. Por ejemplo, podría seleccionar todos los países de un informe de ventas e insertarlos como un conjunto de filas en el documento de Microsoft Office.

3.3 Modificar el contenido de Crystal Reports

Existen muchas funciones en SAP BusinessObjects Live Office (Live Office) que permiten modificar fácilmente los objetos de Crystal Reports existentes.

•Cómo trabajar con objetos de Live Office

3.3.1 Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office

Los objetos de Live Office insertados como tablas se componen de filas y columnas. Puede insertar columnas o filas y agregar su propio contenido personalizado al objeto. El contenido personalizado se mantendrá cuando se actualicen los datos del objeto.

1. Vaya al objeto de Live Office.

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2. Seleccione la celda, fila o columna adyacente al lugar donde se insertará la nueva fila o columna.

3. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en Insertar fila o Insertar

columna.

Se insertará una fila arriba, o bien una columna a la izquierda de la celda seleccionada. Repita estos pasos hasta insertar el número deseado de filas o de columnas. Una vez insertada la primera fila o columna, el menú de Live Office activará Quitar fila o Quitar columna.

Para quitar una fila o columna que se haya agregado, deberá seleccionar al menos una celda de la fila o columna. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en Quitar fila o

Quitar columna.

3.3.2 Modificación de campos

Puede agregar o quitar campos de un objeto de informe basado en un documento o instancia de documento de Crystal Reports.

3.3.2.1 Para agregar o quitar campos

1. Haga clic en una celda del objeto de Live Office.

2. Haga clic en LiveOffice > Modificar > Agregar/Quitar campos

3. En el Asistente de inserción de Live Office, haga clic en la ficha Elegir datos.

4. Proceda de la siguiente manera:

• Para agregar un campo, en la lista "Campos disponibles", haga clic en el campo y muévalo hacia la lista "Campos seleccionados".

• Para quitar un campo, en la lista "Campos seleccionados", haga clic en el campo y muévalo hacia la lista "Campos disponibles".

• Para cambiar el orden de los campos, en la lista "Campos seleccionados", seleccione el campo y use las flechas arriba y abajo para moverlo dentro de la lista.

5. Haga clic en Aceptar.

•Para seleccionar campos como conjunto de datos

3.3.3 Modificar filtros

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Puede agregar, modificar y quitar filtros del documento. Puede aplicar filtros a cualquier campo, excepto en los campos calculados en el documento de Crystal Report de origen, aunque no se muestre el campo.

3.3.3.1 Para agregar o modificar un filtro

1. Haga clic en cualquier celda del informe que desea modificar.

2. Haga clic con el botón derecho en Live Office > Configuración de filtros > Agregar o modificar.

3. En la página "Configuración de filtros", haga clic en un campo.

4. Si está modificando un filtro existente, seleccione el filtro.

5. Seleccione un operador adecuado en la lista Operadores de la derecha.

Existen diferentes tipos de operadores entre los que puede elegir. Puede delimitar el operador usando las listas de valores. Las opciones que se muestran dependen del operador seleccionado. Si desea filtrar valores nulos, puede usar los operadores "es NULL" y "no es NULL" en combinación con otros operadores. El operador "no es igual que" también filtra valores nulos.

Nota:

Si asigna formato a celdas individuales de un objeto de informe y a continuación cambia los filtros, las celdas formateadas podrían desaparecer.

6. Haga clic en Agregar filtro para agregar el filtro al campo. El filtro aparece bajo el campo donde se aplica.

7. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

3.3.3.2 Para quitar un filtro

1. Seleccione una celda del documento que contiene el filtro que desea quitar.

2. Haga clic en LiveOffice > Modificar > Configuración de filtros > Agregar o modificar

3. En la página "Configuración de filtros", seleccione el filtro que desee eliminar.

4. Haga clic en Quitar filtro y haga clic en Aceptar.

3.3.3.3 Elegir valores de campo específicos como parámetros de filtro

Cómo trabajar con el contenido de Crystal Reports

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Para estrechar los datos incluidos en un informe, puede centrarse en un conjunto concreto de valores de campo o filtrarlo. Por ejemplo, si los datos del informe contienen información sobre una gama de bicicletas, podría tener tres campos con la siguiente información: tamaño, color y precio. Las bicicletas podría fabricarse en cuatro colores: rojo, negro, azul y verde. Si desea que el informe muestre el tamaño y el precio sólo de las bicicletas negras, podría usar el ajuste "Centrarse en filtro de valor" para devolver únicamente esta información. Además, puede usar "Excluir valor" para excluir valores específicos.

3.3.3.3.1 Para centrarse en un valor de campo

1. Haga clic en la celda que contiene el valor de campo que desea incluir como filtro.

2. Haga clic en Live Office > Modificar > Configuración de filtros > Centrarse en valor. El informe incluye sólo los datos que pertenecen al filtro seleccionado.

3.3.3.3.2 Para excluir un valor de campo

1. Haga clic en la celda que contiene el valor que desea excluir.

2. Haga clic en LiveOffice > Modificar > Configuración de filtro > Excluir valor. Las filas para ese campo que contienen el valor seleccionado se eliminarán del informe.

Nota:

Para restablecer la vista predeterminada, elimine el filtro.

Temas relacionados •Para quitar un filtro

3.4 Acceder a las bases de datos seguras

Por razones de seguridad, el administrador del sistema puede que haya protegido mediante contraseña ciertos documentos y repositorios de Crystal Reports. Al acceder o actualizar dichos documentos o repositorios se le solicitará que escriba las credenciales de inicio de sesión de la base de datos.

3.4.1 Para acceder a bases de datos seguras

1. Inicie sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

2. Haga clic en LiveOffice > Insertar contenido de Crystal Reports. Se inicia el Asistente de inserción de Live Office.

3. En la página "Elegir documento", desplácese a un documento seguro que requiera credenciales de inicio de sesión de base de datos.

4. Cuando se le solicite, introduzca las credenciales de inicio de sesión.

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Trabajar con contenido de Web Intelligence

SAP BusinessObjects Web Intelligence proporciona acceso a la información comercial por las intranets y extranets para crear consultas ad hoc y usar Web Intelligence.

Con Live Office, puede compilar, analizar y manipular datos de Web Intelligence “en directo”, desde documentos de Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook y Word y usar estos datos para adoptar decisiones colaborativas.

4.1 Insertar contenido de Web Intelligence

Se puede agregar contenido de Web Intelligence desde el menú de Live Office o a través de la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos inician el "asistente de inserción de Live Office" que le indicará cómo elegir un informe, seleccionar objetos de datos de Web Intelligence e insertar dichos objetos en las aplicaciones de Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook o Word como objetos de Live Office.

4.1.1 Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office

1. Abra un documento de Microsoft Office y coloque el cursor donde desee insertar el objeto de Live Office.

2. Seleccione Live Office > Insertar > Contenido de Web Intelligence.

Nota:

En Microsoft Excel, Word y PowerPoint también puede iniciar el asistente desde Insertar >

Contenido de Web Intelligence.

Se abre el "Asistente de inserción de Live Office". Si todavía no ha iniciado sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence, se le solicitará que lo haga.

La primera página del "Asistente de inserción de Live Office" se abre para guiarle a través del proceso de inserción de un objeto de Web Intelligence.

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4.1.2 Asistente de inserción: Elegir documento

La página "Elegir documento" muestra el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence para que pueda navegar por el informe que desea usar. Muestra todos los documentos de Web Intelligence a los que puede acceder.

Para insertar una instancia de informe en Live Office, esta debe estar almacenada en el repositorio de la Plataforma de BI. Las instancias que se envían directamente a una bandeja de entrada de BI no se almacenan en el repositorio y no se pueden insertar en Live Office.

Sugerencia:

También puede usar la funcionalidad de búsqueda para buscar por título, palabras claves, contenido o todos los campos a fin de localizar un informe específico rápidamente. Si está realizando la importación de contenido a un correo electrónico en Microsoft Outlook, el cuadro de diálogo de búsqueda realizará de forma predeterminada una búsqueda de contenido según la línea de asunto del correo electrónico.

4.1.2.1 Para buscar documentos en el repositorio

1. En la página "Seleccionar documento" del asistente de inserción, lleve a cabo una de las siguientes acciones para navegar hasta el archivo que desee usar:

•

Para cambiar de la vista de árbol a una lista de carpetas, haga clic en el botón Carpeta ( ).

• Para cambiar de la vista de árbol a una lista de categorías, haga clic en el botón Categoría

( ).

• Para ver los informes que contiene una publicación, en la lista de carpetas, haga doble clic en la instancia de la publicación.

• Para actualizar la lista de los objetos disponibles en el repositorio, haga clic en el botón Actualizar

( ).

• Para buscar un informe concreto, introduzca en la barra de herramientas el campo que desea buscar en el cuadro Buscar, escriba el término de búsqueda en el cuadro Buscar y haga doble clic en el botón "Buscar".

• Para ordenar la lista de los informes disponibles en los resultados de búsqueda, haga clic en el encabezado de la columna en la que desee basar la ordenación.

• Para ver una lista de informes sugeridos en Microsoft Outlook, expanda la carpeta Sugeridos.

Sugerencia:

Los elementos que se incluyen en la carpeta Sugeridos se basan en el asunto que se indica para el mensaje.

• Para buscar un informe que ha creado o modificado recientemente en Live Office, expanda la carpeta "Recientes".