MANUAL DE USUARIO - IMAGENES

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m Código: XXXXXXX Manual de Usuario Fecha de generación MM-DD-AAAA Última modificación MM-DD-AAAA Versión MM-DD-AAAA

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ISO 9001: 2008

 Historia del Documento

Ver Descripción Cambio Fecha

1 Creación Manual Usuario Imágenes V3 06/03/2015

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ... 3

1. INTRODUCCIÓN ... 7

2. OBJETIVOS ... 7

3. CONCEPTOS BÁSICOS ... 7

4. PARÁMETROS. ... 11

P

ARÁMETROS POR DEFECTO

... 11

SIMBLOME

–

B

LOQUEO

D

E

M

ESES

... 11

Campos En Pantalla ... 11

Requisitos ... 11

Operación ... 12

Salidas ... 12

SIMUSUAR

–

U

SUARIOS

... 12

Campos En Pantalla ... 12

Requisitos ... 12

Operación ... 12

Salidas ... 12

SGNARBOL

12 –

D

EPENDENCIAS

... 13

Campos En Pantalla ... 13

Requisitos ... 13

Operación ... 13

Salidas ... 13

SIMRUSDE

-

R

ELACIÓN

U

SUARIOS

/

D

EPENDENCIA

... 14

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SGNARBOL

13 –

U

BICACIÓN FÍSICA DE DOCUMENTOS

... 15

Campos En Pantalla ... 15

Requisitos ... 15

Operación ... 15

Salidas ... 15

SIMPLANT

-

P

LANTILLAS

... 16

Campos En Pantalla ... 16

Requisitos ... 16

SGNARBOL

47 –

T

IPOS DE DOCUMENTOS

... 17

Campos En Pantalla ... 17

Operación ... 17

SGNTITEM

214–

T

IPOS DE BAJA DE DOCUMENTOS

... 18

Campos En Pantalla ... 18

Requisitos ... 18

Operación ... 18

Salidas ... 18

SGNTITEM

213 –

C

ATEGORÍAS DE DOCUMENTOS

... 18

Campos En Pantalla ... 18

Requisitos ... 18

Operación ... 18

Salidas ... 19

SIMTARED

–

T

ABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

... 19

Campos En Pantalla ... 19

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Operación ... 19

Salidas ... 19

1. TRANSACCIONES ... 20

SIMFORMU

-

F

ORMULARIOS

... 20

Campos En Pantalla ... 20

Requisitos ... 20

Operación ... 21

Salidas ... 21

SIMDOCUM

–

C

ONTROL

D

OCUMENTOS

... 21

Campos En Pantalla ... 21

Requisitos ... 22

Operación ... 22

Salidas ... 22

SIMCPDOC

–

C

ONTROL

D

E

P

RÉSTAMO

D

E

D

OCUMENTOS

... 22

Campos En Pantalla ... 22

Requisitos ... 23

Operación ... 23

Salidas ... 23

2. PROCESOS ... 23

SIMTYBAD

–

T

RASLADO Y BAJA DE DOCUMENTOS

... 23

Campos En Pantalla ... 24

Requisitos ... 24

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1. INTRODUCCIÓN

Por medio de este módulo el usuario administrador del sistema definirá los parámetros generales que servirán de base para el uso del módulo de imágenes. De igual manera, presenta y define cada uno de los campos que conforman las pantallas de los programas del módulo, identificando mediante convenciones la forma de ingresar la información al sistema, la manera como se encuentran agrupados los campos en las pantallas y los diferentes estilos de presentación de la información que el sistema maneja. Además, cuenta con un hipertexto con el cual se relacionan los programas en donde se ingresan los datos que algunos campos requieren como información, básica para los programas de este módulo.

2. OBJETIVOS

 Poder manejar con agilidad y destreza los programas que maneja el módulo de Imágenes del sistema SEVEN.

 Describir las funcionalidades de cada programa de Imágenes, así como también los requisitos y pasos para el buen desempeño del módulo.

3. CONCEPTOS BÁSICOS

SEVEN e-business: es un sistema compuesto por pantallas, las cuales muestran el contenido de un programa en forma amigable para el usuario. Por medio de éstas, el usuario podrá ver e ingresar los datos que cada uno de estos programas requieren para cumplir con su funcionalidad. A continuación se presenta un ejemplo de las pantallas que el sistema maneja: Esta pantalla muestra el contenido del programa SGNPEDISD del mòdulo de Generales (esta pantalla es un ejemplo de la visualización de pantallas del sistema). En la parte superior de esta pantalla se presenta la carpeta que agrupa la información que el programa requiere para cumplir con su funcionalidad, y en la parte inferior se muestran las carpetas requeridas para la parametrización de la información. Esta pantalla contiene una serie de campos y paneles los cuales a su vez agrupan otros datos. Mediante esta estructura de árbol serán presentadas las

pantallas asociadas al módulo en este manual. Así mismo, este diagrama presenta mediante convenciones la forma de ingresar los datos en el sistema. A continuación se describe el significado de cada una las convenciones que podemos encontrar en el transcurso del proceso de visualización de los diferentes módulos y programas:

Detalles

Encabezado:

Funcionalidad del

programa

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Programa: Identifica el código del programa en mención.

Carpeta: Identifica que la información que se encuentra en el siguiente nivel de información, pertenece a la carpeta en

mención y que en la pantalla del sistema los campos que se mencionen estarán agrupados gráficamente por medio de una carpeta.

Panel: Identifica que la información que se encuentra a continuación en el siguiente nivel de información, pertenece al

panel en mención y que en la pantalla del sistema los campos que se mencionen estarán agrupados gráficamente por medio de un panel. (Ver Manual de navegación en el sistema: Paneles)

Campo abierto: Identifica que la información asociada a este icono tendrá que ser digitada por el usuario para

ingresarla a la base de datos del sistema.

Lupa: Identifica que la información asociada a este icono ya está almacenada en la base de datos del sistema y que fue

ingresada por el programa entre paréntesis que se encuentra a continuación de este icono.

Selección excluyente: Identifica que existen varias opciones predefinidas para escoger la información a ingresar en este

campo y que cada una es excluyente, es decir, solo se podrá escoger una.

Opción excluyente: Identifica cada una de las opciones predefinidas para la selección excluyente.

Grilla: Identifica que la información asociada a este icono se ve en pantalla en formato de tabla y debe ser digitada por el

usuario para ingresarla a la base de datos del sistema.

Grilla de Consulta: Identifica que la información asociada a este icono se ve en pantalla en formato de tabla a manera de consulta y que ésta ya fue ingresada en la base de datos del sistema anteriormente.

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Campo de búsqueda por QBE: Identifica que para estos campos existe una información asociada que debe ser traída

mediante consulta por el QBE.

Elipsis: Identifica que la información asociada a este icono se ve en pantalla en formato de tabla, y existe una

información asociada que debe ser traída haciendo clic sobre éste.

Combo Box: Identifica que para estos campos existe una información predefinida que debe ser traída haciendo clic sobre

éste.

Reportes: Permite visualizar en forma de reporte la información requerida de acuerdo a unos parámetros de búsqueda

definidos.

Ayudas: corresponde a un archivo anexo facilitador presentando una ayuda de ingreso de información al programa.

Link de abreviatura: En el detalle se observa código y nombre de producto, área, proyecto, entre otros, este link permite ocultar los campos de nombre y solo visualizar los de códigos.

Links de navegación: permite realizar búsqueda de uno a uno de los registros, el primero o el último.

Link de borrado: Elimina el registro que se haya ingresado tanto en el encabezado como en el detalle.

Link de modificación: Le indica al programa que se va a realizar una modificación a los datos ingresados.

Link guardar: Le indica al programa guardar lo que se ha registrado, para evitar la pérdida de información.

Link borrado: Permite cancelar la información que se ha ingresado al programa.

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Link anulación: Anula el registro del programa puede estar aplicado o inconsistente.

Link contable: Permite observar el movimiento contable del documento, debe estar en estado aplicado y que contabiliza

para observar el movimiento.

Link de reversión: Da orden al programa de revertir el documento aplicado, pero se desactiva con color gris cuando el

documento ya tiene transacciones posteriores.

Link de favoritos: En el momento de

seleccionar el link, permite agregar el programa a favoritos en el menú de SEVEN, como lo indica la imagen.

Link de historial:

Despliega los 10 últimos programas consultados recientemente, al seleccionar alguno del listado el sistema abrirá el programa automáticamente.

Link herramientas: Despliega una serie de ayudas como calculadora,

contar filas cuando se activa la grilla e indica el número de registros, sumar los valores de las columnas (aplica restricciones conforme la presentación de la información), entre otras funcionalidades, las cuales se restringen conforme al manejo de información base en el sistema.

Link búsqueda:

Permite realizar una

búsqueda rápida dentro del programa de transacciones dentro de

un rango de fechas y un usuario específico, en el momento de finalizar la

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4. PARÁMETROS.

Los parámetros son los datos que reciben las funciones y que utilizan para realizar las operaciones de la función. Una función puede recibir cualquier número de parámetros, incluso ninguno. A la hora de definir la función, en la cabecera, se definen los parámetros que va a recibir.

Los parámetros tienen validez durante la ejecución de la función, es decir, tienen un ámbito local a la función donde se están recibiendo. Cuando la función se termina, los parámetros dejan de existir.

Parámetros por defecto

Podemos definir valores por defecto para los parámetros. Los valores por defecto sirven para que los parámetros contengan un dato predefinido, con el que se inicializarán si no se le pasa ningún valor en la llamada de la función. Los valores por defecto se definen asignando un dato al parámetro al declararlo en la función.

SIMBLOME – Bloqueo De Meses

La opción se utiliza para permitir el ingreso de movimiento o no durante un mes determinado. Cuando el estado es bloqueado no permite ni el ingreso ni el movimiento de imágenes para ese mes.

Ruta: SEVEN – Gestión Administrativa – Control Documental – Bloqueo De Meses

Campos En Pantalla

Año: Se valida el año que se desea bloquear.

Mes: Se valida el mes al cual se le va a ejecutar el bloqueo.

Estado: En este campo se escoge la opción que deseemos para el mes determinado anteriormente. Bloqueado: Define si el mes que se selecciona estará bloqueado

No Bloqueado: Define si el mes que se selecciona no estará bloqueado

Requisitos

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Operación

Se selecciona el año y el mes que se quiere registrar y se marca la opción para permitir el ingreso de movimiento o no durante un mes determinado, bloqueado no permite el ingreso de movimiento para ese mes y No Bloqueado permite el ingreso de movimiento

Salidas

Permitir movimientospara los meses que se definan como No bloqueado.

SIMUSUAR – Usuarios

Indicar cuales son los usuarios que van a manejar el módulo de imágenes.

Ruta: SEVEN – Gestión Administrativa – Control Documental – Usuarios de Imágenes

Usuario: Identifica el código y nombre del usuario al que se le va a dar permiso para manejar imágenes Tipo: Determina el tipo de usuario de imágenes

No Asociado Al Módulo Imágenes: Indica que el usuario no esta autorizado para utilizar el módulo de imágenes.

Común: Indica que es un usuario común del módulo de imágenes.

Administrador: Es aquel que administra todos los recursos del módulo de imágenes.

Requisitos

Usuarios creados en el módulo de Seguridad y Control de Acceso.

Operación

A través de QBE se selecciona el usuario a crear y con el mouse se ubica en el tipo dándole el atributo que corresponda y por último guardar.

La funcionalidad de tipo de usuario es la siguiente:

• No asociado al módulo de imágenes: Quiere decir que a este usuario no se le va a enviar correspondencia desde este módulo.

• Administrador: Quiere decir que tiene todos los permisos sobre el modulo y puede consultar los documentos de todos los usuarios.

• Común: Este usuario solo puede consultar sus documentos.

Salidas

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SGNARBOL 12 – Dependencias

Permite crear el maestro de dependencias de acuerdo ala estructura jerárquica que se defina para la empresa.

Ruta: SEVEN – Gestión Administrativa – Control Documental – Parámetros – Dependencias

Carpeta Información Adicional

Código: Es el identificador de una dependencia.

Nombre: Determina el nombre o descripción que se le asigna a una dependencia. Nivel: determina el consecutivo con el cual se identificará el nivel.

Padre: Identifica el código y nombre del nivel superior que se está creando.

Código anterior: Éste campo se refiere (de existir) a una codificación que la empresa haya utilizado antes de implementar Seven ERP.

Admite Movimiento: Sirve para seleccionar si la dependencia va a permitir movimiento sobre el nivel que esté creado. Sí

No

Estado: Sirve para seleccionar si la dependencia estará en estado Activo o Inactivo. Activo

Inactivo

Requisitos

Tipos de árbol - Creados previamente en la tabla GN_TARBO. Definición de Niveles de árbol.

Operación

En los campos Código, Nombre, Nivel y Padre, debe ubicarse según el caso e ir digitando la información necesaria y en los campos Admite Movimiento y Estado debe seleccionar las requeridas con el mouse, por último, guarde la información.

Salidas

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SIMRUSDE - Relación Usuarios / Dependencia

En este programa se establece el permiso de trabajo de cada usuario en cada una de las dependencias.

Ruta: SEVEN - Imágenes – Parámetros - Relación Usuarios / Dependencias.

Usuario: Identifica el código y nombre de usuario al que se le va a asignar la dependencia.

Dependencias No Autorizadas: Este campo sirve para seleccionar todas aquellas dependencias que no están autorizadas para un grupo determinado.

Dependencias Autorizadas: En este campo se seleccionan las dependencias que están autorizadas para un grupo determinado.

De NO autorizada a estado autorizada la plantilla seleccionada Pasar TODAS las plantillas seleccionadas a autorizadas De autorizada a estado NO autorizada la plantilla

Pasar TODAS las plantillas seleccionadas a NO autorizadas Revertir cualquier operación

Requisitos

Usuarios Dependencias

Operación

Consulte el código o nombre del usuario a parametrizar, seleccione mediante los botones de desplazamiento de los ítems las dependencias autorizadas para el usuario seleccionado, por ultimo guarde la información.

Salidas

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SGNARBOL 13 – Ubicación física de documentos

Permite crear el maestro de Ubicaciones físicas de documentos de acuerdo a la estructura jerárquica que se defina para la empresa. Ruta: SEVEN – Gestión Administrativa – Control Documental – Parámetros – Ubicación física de documentos

Código: Es el identificador de una Ubicación físicas de documentos.

Nombre: Determina el nombre o descripción que se le asigna a una Ubicación. Nivel: determina el consecutivo con el cual se identificará el nivel.

Admite Movimiento: Sirve para seleccionar si la Ubicación va a permitir movimiento sobre el nivel que esté creado. Sí

No

Estado: Sirve para seleccionar si la Ubicación estará en estado Activo o Inactivo. Activo

Inactivo

Requisitos

Operación

Salidas

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SIMPLANT - Plantillas

Definir los diferentes tipos de plantillas que se van a utilizar

Ruta: SEVEN – Gestión Administrativa – Control Documental – Parámetros - Plantillas

Consecutivo: Este Número es consecutivo y lo genera el sistema.

Descripción: Digitar el nombre de la plantilla que se va a crear. Y se graba la información. Detalle

Consecutivo: Este Número es consecutivo y lo genera el sistema.

Descripción: Digitar el nombre de la plantilla que se va a crear. Y se graba la información.

Requisitos

Ninguno.

Operación

Para ingresar el nombre de la plantilla ubíquese en el campo Descripción y digítelo, el número de consecutivo será generado automáticamente. Luego guarde la información ingresada en el encabezado para poder diligenciar el detalle.

Debe asignar el consecutivo y luego la descripción en el detalle de acuerdo con el requerimiento.

Salidas

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SGNARBOL 47 – Tipos de documentos

Permite crear el maestro de Tipos de documentos de acuerdo a la estructura jerárquica que se defina para la empresa.

Ruta: SEVEN – Gestión Administrativa – Control Documental – Parámetros – Tipos de documentos

Código: Es el identificador de un Tipo de documentos.

Nombre: Determina el nombre o descripción que se le asigna a un Tipo de documento. Nivel: determina el consecutivo con el cual se identificará el nivel.

Admite Movimiento: Sirve para seleccionar si el Tipo de documento va a permitir movimiento sobre el nivel que esté creado. Sí

No

Estado: Sirve para seleccionar si el Tipo de documento estará en estado Activo o Inactivo. Activo

Inactivo

Requisitos

Operación

Salidas

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SGNTITEM 214– Tipos de baja de documentos

Definir los diferentes tipos de baja de documentos que se manejarán según la tabla de retención documental.

Ruta: SEVEN – Gestión Administrativa – Control Documental – Parámetros – Tipos de baja de documentos.

Código: Consecutivo que identifica el Tipo de baja. Nombre: Nombre del Tipo de baja.

Descripción: Breve descripción del Tipo de baja.

Requisitos

Ninguno.

Operación

Para ingresar el tipo de baja primero debe ubicarse en el ingresar el Nombre en el campo correspondiente y la descripción de la misma manera y luego guardar el registro, el código será generado automáticamente.

Salidas

Tipos de baja para Tabla de retención documental.

SGNTITEM 213 – Categorías de documentos

Definir las diferentes Categorías de documentos que se manejarán según la tabla de retención documental.

Ruta: SEVEN – Gestión Administrativa – Control Documental – Parámetros – Categorías de documentos.

Código: Consecutivo que identifica la Categoría. Nombre: Nombre de la Categoría.

Descripción: Breve descripción de la Categoría.

Requisitos

Ninguno.

Operación

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Salidas

Categorías de documentos para Tabla de retención documental.

SIMTARED – Tabla de retención documental

Definir la tabla de retención documental.

Ruta: SEVEN – Gestión Administrativa – Control Documental – Parámetros – Tablas de retención documental.

Tipo de documento: Corresponde al parámetro de tipo de documento Tipo de baja: Corresponde al parámetro de tipo de baja.

Categoría: Corresponde al parámetro de categoría

Nombre de categoría: Nombre de la categoría relacionada. Vida útil: Dato que define la vida útil del documento en días.

Requisitos

Tipos de documentos Tipos de baja

Categorías de documentos

Operación

Si conoce el tipo de documento y/o el tipo de baja digítelos, de lo contrario elíjalos a través del ícono lupa. Luego guarde la información ingresada en el encabezado para poder diligenciar el detalle.

Debe asignar la categoría y luego la vida útil en el detalle de acuerdo con el requerimiento. El nombre de la categoría será diligenciado automáticamente.

Salidas

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1. TRANSACCIONES

SIMFORMU - Formularios

Generar la información requerida para enviar la correspondencia.

Ruta: SEVEN – Imágenes – Transacciones - Formularios

Plantilla: Tipo de plantilla con la cual se va a generar la correspondencia.

Fecha: En la que se está ingresando la correspondencia, el formato de esta fecha es día /mes / año. Número de Registro: Consecutivo con el que se identifica la correspondencia.

Asunto: Asunto de la correspondencia a enviar.

Para: Usuario para quien va dirigida la correspondencia.

Ubicación Física: Indica el lugar físico donde esta ubicada la dependencia. Estado: Indica si el correo electrónico ha sido enviado.

Pendiente: Indica que el correo aun no ha sido enviado Enviado: Indica que el correo ya fue enviado

Estado Documento: Indica si el documento está vigente

Activo: El documento está activo y vigente.

Obsoleto: El documento ha terminado su vida útil. Consecutivo de imagen: Consecutivo de la imagen anexa al formulario.

Tipo de documento: Establece el tipo de documento que corresponde a la correspondencia. Categoría: Define la categoría del documento.

Detalle

Registro: Número consecutivo del registro, lo genera el sistema automáticamente. Concepto: Información que carga en el detalle del documento.

Descripción: Esta información es digitada por el usuario, de la correspondencia que va a enviar.

Requisitos

Plantillas Usuarios

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Ubicación física

Operación

Ubíquese y digite la información de cada uno de los campos.

Salidas

Registro de documentos en el sistema con su imagen respectiva.

SIMDOCUM – Control Documentos

Programa para la consulta de los documentos

Ruta: SEVEN – Imágenes – Transacciones

Datos Correspondencia

Tipo de Documento: el tipo de documento que corresponde a la correspondencia. Caso:

Fecha Radica: Día, mes y año de la radicación del documento. Nº Radicado: consecutivo asignado,

Remitente: Contenido: Recibido Vía: Prioridad: Alta Media Baja

Ubicación Física: Indica el lugar físico donde esta ubicada la dependencia. Remitido a:

Oficio Nº:

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Seguimiento Correspondencia

Fecha Seguimiento: Día, mes y año Asunto: Responsable: Comentario: Requisitos Formularios Operación

Ubíquese y consulte la información.

Salidas

Consulta del registro de documentos en el sistema.

SIMCPDOC – Control De Préstamo De Documentos

Generar la información requerida para enviar la correspondencia.

Ruta: SEVEN – Imágenes – Transacciones - Formularios

Carpeta Datos Básicos

Tipo de Operación: Código y nombre del tipo de operación que identifica la gestión Numero: Consecutivo del tipo de operación

Fecha de Préstamo: Día, mes y año de cuando se presta el documento Hora de Préstamo: Esta será la hora cuando se grave la información Descripción: Comentario sobre el préstamo del documento

Tercero: Código y nombre de la persona a quien se hace préstamo del documento Sucursal: Código y nombre de la sucursal donde se hace préstamo del documento Entrega Fecha: Fecha en que debe entregar el documento

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Entrega Fecha Real: Fecha en que entrega el documento después de la fecha acordada Hora Entrega: Hora de recibido

Estado

Préstamo Devuelto

Número de Registro: Consecutivo con el que se identifica la correspondencia Plantilla: Tipo de plantilla con la cual se va a genero la correspondencia. Asunto: Asunto de la correspondencia a enviar.

Observaciones: Campo para ingresar observaciones y comentarios. Devolución: Es el ícono que actualiza los campos de entrega real. Carpeta Datos Adicionales

Proyecto: Código y nombre del proyecto a quien se presto el documento Área: Código y nombre del área a quien se presto el documento

Centro de Costo: Código y nombre del Centro de Costo a quien se presto el documento

Requisitos Tipo de operación Tercero Sucursal Documento – Formulario Operación

Si tiene la información correspondiente a plantilla, para y ubicación física digítela, de lo contrario, selecciónela por medio del icono de lupa de cada campo. Digite también el asunto y seleccione la fecha y grabe el registro.

Salidas

Registro de seguimiento al préstamo de documentos 2. PROCESOS

SIMTYBAD – Traslado y baja de documentos

Trasladar o dar de baja un documento teniendo en cuenta las tablas de retención documental.

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Fecha de proceso: En la que se está procesando la información, el formato de esta fecha es día /mes / año.

Requisitos

Formularios - documentos Tabla de retención documental

Operación

Seleccione la fecha de proceso a través del cuadro combinado y luego de clic sobre procesar. En el caso que haya inconsistencias, revíselas.

Salidas

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