Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Carrera de Administración
Trabajo de Grado – Segundo Semestre 2020
Trabajo de grado en la modalidad de
Proyecto Líder
(Trabajo correlacionado con la Práctica Profesional)
IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTA DE BUSINESS INTELLIGENCE PARA AUTOMATIZAR EL SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
EN EL ÁREA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS DE FOGAFIN
Nicol Dayana Rivera Bohórquez (a) [email protected] Iván Fernando Suárez Illidge (b) [email protected] (a) Estudiante de Administración
(b) Profesor Docente Monitor de Taller de Grado, Departamento de Administración Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá, Colombia
Abstract (Versión en inglés)
This document will present the implementation of a business intelligence solution in Fogafín's planning and projects area.
Company in charge of protecting the savings of citizens deposited in banks, financial corporations or official financial entities.
This solution aims to automate the preparation of strategic plan reports. The goal of this solution is to automate the preparation of strategic plan reporting. And in this way reduce operational tasks that involve large amounts of time and generate human errors. With that goal, the research question is the following: How to design and implement a Business Intelligence tool that automates the preparation of strategic plan reports that include key KPIs that facilitate the monitoring of projects?
The project is carried out based on the Kimball methodology, since it allows to simplify the complexity of building a business intelligence solution in an organization. The results indicate a significant improvement in the process, by automating the time to prepare the report by using advanced filters within the Power BI business intelligence tool.
Keywords: Business Intelligence, organizational planning, KPI.
Resumen (Versión en español)
En este documento, se presentará la implementación de una solución de inteligencia de negocios en el área de planeación y proyectos de Fogafín. Entidad encargada de proteger los ahorros de los ciudadanos depositados en bancos, corporaciones financieras o entidades financieras oficiales. Dicha solución tiene como objetivo automatizar la elaboración de informes de plan estratégico. Para reducir las tareas operativas que implican grandes cantidades de tiempo y conllevan a errores humanos. Con este fin, la pregunta de investigación es la siguiente: ¿Cómo diseñar e implementar una herramienta de Business Intelligence que automatice la elaboración de informes de plan estratégico en el que se incluyan KPIs claves que faciliten el seguimiento de los proyectos?
El proyecto, se realiza con base a la metodología Kimball, pues esta permite simplificar la complejidad de construir una solución de inteligencia de negocios en una organización. Los resultados indican una mejora significativa en el proceso mencionado, al automatizar el tiempo de elaboración del informe al hacer uso de filtros avanzados dentro de la herramienta de inteligencia de negocios Power BI.
Palabras Claves: Inteligencia de negocios, planeación organizacional, indicadores de medición.
1. Dimensión de la Entidad
Fondo de Garantías de Instituciones Financiera (FOGAFÍN)
El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, FOGAFÍN es una autoridad financiera de carácter único. Es decir, que no tiene una entidad o compañía que se considere como competencia directa. Hace parte de la Red de Seguridad del Sistema Financiero colombiano, conformada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Banco de la República y la Superintendencia Financiera de Colombia.
El principal objetivo de Fogafín (2020) es proteger los ahorros de los ciudadanos depositados en bancos, corporaciones financieras, compañías de financiamiento, sociedades especializadas en depósitos electrónicos (SEDPES) que, por obligación, están inscritos en Fogafín. De esta manera, las personas que tienen cuentas activas en alguna de estas entidades pueden tener tranquilidad de que sus ahorros están seguros y respaldados por Fogafín.
Este respaldo se da a través del Seguro de Depósitos, con el cual se garantiza a los depositantes la devolución parcial o total de su dinero hasta por 50 millones de pesos por persona y por entidad en caso de que la entidad inscrita en Fogafín entre en liquidación. Dicho de otra forma, los ciudadanos recibirán la devolución de su dinero ahorrado hasta por 50 millones de pesos en caso de que la entidad donde tienen depositado su dinero entre en liquidación.
Ahora bien, en cuanto al Seguro de las diversas entidades financieras. Fogafín aplica de ser necesario, diferentes operaciones de apoyo a sus entidades inscritas para reducir o minimizar los efectos adversos de situaciones de crisis en el sistema Financiero; administra el Seguro de Depósitos y lo paga a los ahorradores de una entidad inscrita en caso de que la misma entre en liquidación; así mismo, realiza seguimiento a las entidades financieras en toma de posesión y en liquidación.
En ese orden de ideas, el papel que juega dentro de la actividad económica del país es velar por la estabilidad y tranquilidad en el sistema financiero. Siendo este último un pilar fundamental para la sociedad, Fogafín realiza su aporte en la robustez y el fortalecimiento de la economía del país. Al mismo tiempo que promueve el ahorro e inversión de los ciudadanos al generar en ellos confianza y seguridad. En resumen, Fogafín contribuye al desarrollo de la sociedad.
Por otro lado, con respecto al tamaño de Fogafín. Al clasificarse como una entidad o entidad financiera de carácter único, se puede decir que es la más grande en el país. En términos de ingresos y utilidades, de acuerdo con Fogafín (2020) a junio de 2020 los ingresos
de Fogafín han incrementado en un 86% a comparación del mismo mes en 2019. De igual forma, siguiendo la misma tendencia, las utilidades netas han aumentado en 106% en comparación al año inmediatamente anterior.
2. Dimensión del área de práctica
El departamento de planeación y proyectos de Fogafín (PLP) se encarga de dos macro tareas principales. En primer lugar, es el responsable de realizar la planeación corporativa, coordinando la elaboración, el seguimiento y el reporte del cumplimiento de los distintos planes institucionales e interinstitucionales. Y, en segundo lugar, maneja el ciclo presupuestal, garantizando la correcta elaboración, ejecución, control y monitoreo del presupuesto del Fondo.
En ese orden de ideas, en cuanto a la planeación estratégica. El departamento de planeación y proyectos lidera el Plan Estratégico. Cuyo objetivo, es establecer iniciativas estratégicas que fortalezcan el fondo. Y de esta manera, le permitan tener bases sólidas para enfrentar posibles coyunturas en el sistema financiero a través de sus recursos monetarios, humanos, tecnológicos e institucionales. Logrando de esta forma, minimizar los efectos nocivos en los ahorradores colombianos. Por lo cual, los proyectos enmarcados para el Plan Estratégico 2016-2020, se sustentan en cuatro pilares:
1. Mecanismos de Resolución.
2. Seguro de Depósitos.
3. Gestión de la Reserva.
4. Gestión Integral de Garantías Liquidaciones y Activos Adquiridos – GLAA Ahora bien, en cuanto al seguimiento del Plan Estratégico. Se realiza un monitoreo del avance por medio de la presentación a la Junta Directiva del registro de los proyectos frente a los objetivos trazados mensualmente. Dicho seguimiento, se realiza por medio de la herramienta Project Online, con el propósito de prever desviaciones en los proyectos y de esta manera generar acciones preventivas. En este punto, es importante resaltar que dichos informes se realizan de manera manual, lo cual conlleva una dedicación de tiempo importante y la posibilidad de cometer errores humanos.
De igual manera, respecto al ciclo presupuestal. De acuerdo con las políticas establecidas, la elaboración presupuestal se realiza y aprueba de manera anual por la Junta Directiva. Y es responsabilidad del Departamento de Planeación y Presupuesto, velar por la correcta ejecución del presupuesto del Fondo Administrador. El Comité de Presupuesto
realizará el seguimiento y control mensual de la ejecución del presupuesto. Es importante resaltar, que el presupuesto de gastos se divide en tres tipos:
● Gastos controlables: Son todos aquellos gastos sobre los cuales el Fondo tiene total discrecionalidad y, por lo tanto, fija metas de crecimiento de acuerdo con criterios específicos predeterminados.
● Gastos no controlables: Son aquellos cuya constitución tiene origen en un mandato legal. Es decir, gastos no discrecionales sujetos a una variable mensual.
● Contingencias del PSD: Se refieren a todos aquellos recursos que tienen como propósito cubrir los gastos de operación, logísticos y demás, asociados al Pago del Seguro de Depósitos en relación con la atención de los depositantes en el evento de la liquidación de una entidad financiera inscrita al Fondo o de la implementación logística de una Operación de Apoyo.
Ahora bien, en cuanto a la posición del área de planeación y proyectos (PLP) en la organización, esta hace parte de la subdirección corporativa (Ver Figura 1). Es importante resaltar, que el departamento se relaciona en igual medida con las distintas áreas de la organización. Puesto que tanto el seguimiento de plan estratégico como el del presupuesto anual requiere la comunicación con el responsable designado de las distintas áreas de Fogafín.
De igual forma, en cuanto a la estructura interna del área se compone de tres cargos permanentes: un jefe de planeación y proyectos y dos especialistas en planeación y proyectos.
(Ver Figura 2)
Figura 1. Organigrama Fogafín.
Fuente: Fogafín.
Figura 2. Estructura organizacional y funciones área PLP Fuente: Fogafín
Por otra parte, es importante destacar que Fogafín tiene un tipo de estructura jerárquica piramidal o vertical. Por lo tanto, se infiere que esta diseñada para la eficiencia y al mismo tiempo para brindar altos estándares de calidad. Esto se debe a que permite que exista una mayor especialización en la toma de decisiones. Sin embargo, hay que destacar que hay ciertas desventajas en este tipo de estructuras. Pues no son tan dinámicas e imponen rigidez.
3. Diagnóstico del área
En cuanto al estado actual del área y la organización, se realizó un diagnóstico por medio de un análisis DOFA. Este, enfocado principalmente en el área de planeación y proyecto, teniendo en cuenta la temática en la que se centrará el proyecto.
Figura 3. Matriz DOFA Fuente: Elaboración propia.
A partir de la matriz DOFA se puede analizar que Fogafín tiene múltiples fortalezas.
Las más importantes a resaltar en este punto son aquellas que ayudan a transformar las principales debilidades del área en fortalezas. Sin embargo, antes de esto, es de vital importancia identificar aquellas debilidades que tiene el área. En ese orden de ideas, se puede identificar que la mayor debilidad del área recae en el tiempo que conlleva la elaboración de los informes de presupuesto y planeación estratégica. Ya que el desarrollo de estos tarda en promedio 5 días, es decir una semana al mes.
La principal razón de esta debilidad es que dichos informes se realizan de manera manual por los especialistas del área. Lo cual además de implicar una inversión de tiempo cuantiosa, da pie a errores humanos que conllevan a la utilización de más tiempo para su posterior corrección. De esta manera, se puede concluir que la principal debilidad del área de PLP radica en los tiempos de elaboración de informes manuales y las complicaciones que genera elaborarlos a mano.
Sin embargo, en ese orden de ideas es importante resaltar que algunas de sus fortalezas pueden generar un impacto positivo en dicha debilidad. Principalmente el acceso a cursos y herramientas ofimáticas. Pues al hacer uso de estos programas educativos y herramientas
tecnológicas se pueden optimizar las tareas, disminuyendo los tiempos de operación y eliminando los errores humanos.
En cuanto a las amenazas externas actuales a las cuales se enfrenta la organización se relacionan directamente con la situación mundial actual. Pues la pandemia pospone la creación del nuevo plan estratégico (2021 – 2024). Dicho retraso se debe principalmente a la incertidumbre financiera futura, generada por la recesión global y el deterioro en las condiciones financieras.
En ese orden de ideas, la pandemia actual también implica una señal de alerta para una futura crisis económica. Por lo cual, existe la posibilidad de que el Fondo de Garantías Financieras tenga que actuar por medio de su Seguro de Depósitos en caso de que alguna entidad financiera entre en liquidación.
Por otra parte, otra amenaza importante a resaltar es el desconocimiento de la ciudadanía acerca de Fogafín. Pues al desconocer el papel de esta en la economía, también desconocen la función de la entidad en sus ahorros y cuentas con instituciones financieras. De esa manera, en caso de que alguna entidad entre en liquidación los asegurados no contarán con la tranquilidad de que sus ahorros están asegurados por hasta 50 millones de pesos.
Ahora bien, en este punto es importante resaltar que, aunque la situación mundial actual afecta de múltiples maneras a Fogafín. La entidad puede ver un panorama con una visión estratégica enfocada en superar todas las consecuencias negativas generadas por la pandemia. De manera tal que el nuevo plan estratégico se centre en subsanar dichas consecuencias.
4. Planteamiento del Problema
Teniendo en cuenta las principales debilidades del área de PLP, las cuales se resumen en que el tiempo de elaboración de informes de plan estratégico y presupuesto es cuantioso.
Puntualmente, en promedio el tiempo usado son 30 horas semanales al mes, al año se invertirán 360 horas. Esto, debido principalmente a que su elaboración es manual, lo cual implica posibles errores humanos que posteriormente deben ser corregidos, incrementando aún más el tiempo de elaboración.
En otras palabras, se evidencia que, en este caso, predominan actividades operativas.
Lo cual reduce el tiempo dedicado a actividades estratégicas, que se centren en el análisis de la información presentada en dichos informes. Y en ese orden de ideas, reduzcan el tiempo para enfocar la toma de decisiones hacia un enfoque táctico que mejore la situación actual de la empresa en cuanto a presupuesto o plan estratégico.
Desde el punto de vista académico, la innovación y mejora en este tipo de procesos resulta beneficioso desde distintas perspectivas para la empresa. De hecho, de acuerdo con Blando (2012). las empresas que buscan la mejora de procesos operativos obtienen mejores resultados en términos de costes, tiempo y calidad.
En ese orden de ideas, las empresas deberían perseguir innovaciones de tipo incremental en sus procesos, pues con estas logran crear un valor añadido a un proceso existente, esto al añadirle una mejora al mismo. En este caso, teniendo en cuenta la debilidad en la elaboración de informes de plan estratégico, un proceso de tipo operativo. El objetivo que se busca alcanzar debe dirigirse hacia la implementación de alguna innovación incremental que agregue un valor añadido al área.
De esta manera, desde un punto de vista empresarial. Para Fogafín la implementación de una innovación incremental como una herramienta de Business Intelligence que automatice la elaboración de informes de este tipo y reduzca el proceso operativo que conlleva actualmente su elaboración. Además de agregar un valor añadido a este proceso, significa una mejora en tiempo de elaboración, al igual que en la calidad de los datos teniendo en cuenta que reduciría los errores humanos que implica la elaboración manual del informe.
De esta manera, teniendo en cuenta el panorama anteriormente planteado. Es de vital importancia para el área de planeación y proyectos de Fogafín desarrollar un plan con el cual se enfoque la organización hacia una visión más estratégica. De manera tal, que los esfuerzos de las distintas áreas se dirijan hacia la consecución de objetivos estratégicos organizacionales. Y, por lo tanto, la organización en sus distintas áreas se fortalezca para brindar más seguridad para los ciudadanos asegurados y la economía general de la nación.
4.1. Pregunta de investigación
¿Cómo diseñar e implementar una herramienta de Business Intelligence que automatice la elaboración de informes de plan estratégico en el que se incluyan KPIs claves que faciliten el seguimiento de los proyectos?
5. Antecedentes
En primer lugar, es importante resaltar que la principal debilidad del área de PLP radica en los tiempos de elaboración de informes manuales y las complicaciones que genera elaborarlos a mano.
Esto debido a que la elaboración de informes de plan estratégico y presupuesto tardan aproximadamente de 4 a 5 días, es decir, una semana en ser elaborados por las especialistas de planeación y proyectos. Tiempo considerablemente amplio teniendo en cuenta que la información presente en dichos informes se estandariza en cierta medida de mes a mes. En otros términos, la elaboración de los informes tarda aproximadamente 30 horas mensuales, es decir en promedio 360 horas al año.
En este punto, es importante destacar que el área de planeación y proyectos en Fogafín se ha formado por medio de capacitaciones impartidas por el área de tecnología en las principales herramientas ofimáticas usadas en la organización: Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Teams y Microsoft Power BI. Sin embargo, aún no se obtiene el máximo provecho de dichas herramientas en el área.
Ahora bien, en cuanto a la manera en que otras organizaciones en la actualidad manejan procesos como este. De acuerdo con La Vanguardia (2020), a partir de la adopción de las nuevas tecnologías, el volumen de datos manejados por las compañías se ha incrementado excesivamente. De esta manera, junto al avance tecnológico la necesidad de procesar, gestionar y analizar datos ha aparecido.
En ese orden de ideas, conceptos como inteligencia de negocio o “Business Intelligence (BI)” han tomado cada vez más relevancia.
BI refers to the selection, incorporation, analysis, and presentation of business information technology, applications and practices technology, applications, and practices. BI systems are basically a data drive decision support system. Often BI is used interchangeably with brief articles, reporting and review methods and the executive and review methods and the executive information system. (Zafary, 2020, p. 70)
Para ejemplificar, de acuerdo con Canales Sectoriales (2020), empresas como Pabilex, una empresa española de transporte de paquetes, se han apoyado en herramientas de Business Intelligence y Big Data. Esto, con el objetivo de elevar el nivel de exigencia de la calidad de sus datos, tanto en fiabilidad como en rapidez. Como resultado de esta implementación, han logrado obtener métricas e indicadores visuales con los cuales han reducido aún más sus tiempos de integración de los sistemas. Todo esto, gracias al salto que han dado de los métodos tradicionales a los que ofrece actualmente el mercado.
De esta manera, tomando como base la consideración de la inteligencia de negocios como un soporte para la toma de decisiones basado en el uso de la información. Y adicionalmente, el caso práctico de Pabilex y los resultados positivos que trajo para la empresa el uso de herramientas de inteligencias de negocios y Big Data. Se puede concluir que el uso de herramientas de inteligencia de negocios trae múltiples beneficios a las compañías. Principalmente el incremento de la efectividad en el desarrollo de tareas
operativas, la toma de decisiones y como consecuencia la consecución de los objetivos organizacionales y el incremento en las utilidades producidas.
Adicionalmente, como ejemplo práctico, y desde un punto de vista empresarial amplio. Coca Cola Bottling Company, la mayor embotelladora de una de las multinacionales más importantes en el mundo. De acuerdo con Tableau (2020), logró maximizar su eficiencia operativa al implementar una herramienta de BI como reemplazo del proceso manual para la generación de informes. De hecho, “gracias a la plataforma de BI, el equipo automatizó los procesos manuales de generación de informes y logró ahorrar más de 260 horas al año, es decir, más de seis semanas de 40 horas laborables” (Tableau, 2020).
Sumado a esto, de acuerdo con Tableau (2020) gracias a la implementación de la plataforma de BI, Coca cola logró promover la colaboración entre los distintos departamentos.
Al igual que los analistas y miembros de la organización se centraron en la elaboración de estrategias globales e implementación de innovaciones globales a largo plazo. Es decir, se enfocaron en el análisis táctico de la situación, en lugar de centrarse en la tarea manual de investigación y generación de informes.
Con todo lo anterior, teniendo en cuenta los resultados obtenidos en los casos analizados. Se concluye que tras la implementación de herramientas o plataformas de Business Intelligence la empresa se ve directamente beneficiada. Viendo resultados directos desde distintas áreas que aportan y añaden valor a la organización. Tales como: la consecución de objetivos organizacionales, el incremento en las utilidades, el incremento en la colaboración, el enfoque en el análisis táctico y de manera especialmente importante, la mejora en términos de tiempo al reducirse en las actividades operativas.
6. Justificación
De acuerdo con la academia, el estar al tanto de la información necesaria en el momento correcto es de vital importancia a la hora de tomar decisiones estratégicas. En ese orden de ideas, al facilitar la obtención de datos relevantes por medio de herramientas de inteligencia de negocios y Big Data.
Se deja espacio para realizar un análisis táctico que dé como resultado decisiones justificadas enfocadas a los objetivos estratégicos de la organización. En ese orden de ideas:
“Receiving correct information at the correct time is the basis of successful decisions and survival of the organization. Successful BI provides the proper information to the proper people throughout the organization to boost strategic and tactical decisions” (Li, Shue, 2008).
Ahora bien, haciendo referencia al mundo empresarial. El beneficio más importante del uso de sistemas de Business Intelligence es que está incrementando la efectividad en la toma de decisiones. De hecho, se ha popularizado en el mundo empresarial debido a que esta
“puede ayudar a las organizaciones a aprovechar al máximo decisiones efectivas en el momento más efectivo mediante la integración y el análisis de datos con sistemas de apoyo a la toma de decisiones” (Gabriel,Cabau & Rinciog, 2014).
De esta manera, la importancia de este proyecto se centra en la adopción de herramientas de inteligencia de negocios en los informes de plan estratégico y presupuesto.
Esto con la finalidad de incrementar la eficacia en el área de PLP y aumentar el tiempo en el que se hace énfasis en el análisis táctico y estratégico. Al mismo tiempo que se toman decisiones que impulsan a toda la organización hacia los objetivos estratégicos.
Sumado a lo anterior, desde un punto de vista personal, considero importante la consecución de este objetivo debido a que añadiría valor a el área de PLP. Debido a que, el producto terminado representaría un cambio innovador en un proceso operativo que impactaría de manera positiva a Fogafín. Pues al implementar la herramienta de Business Intelligence, el seguimiento a los proyectos se facilita para los encargados del área de PLP y podrían enfocarse en el análisis de la situación de estos y de esta manera tomar decisiones oportunas que encaminan los proyectos en caso de que ocurran desvíos o ocurran imprevistos con alguna de las actividades de los mismos.
De igual manera, permitiría incrementar la colaboración entre las distintos líderes de proyecto, pues estos podrían acceder a la misma información y realizar el mismo análisis mencionado anteriormente. Adicionalmente, es importante resaltar que todo lo anterior es posible gracias a la reducción en el tiempo de elaboración del informe, el cual se logra con la automatización de este por medio de la herramienta de BI.
7. Revisión de la Literatura
El uso de herramientas de Business Intelligence se ha incrementado y popularizado en las empresas que se han adaptado a los beneficios que presenta el avance tecnológico actual.
De hecho, de acuerdo con Chen et al. (2012) la inteligencia de negocios es uno de los temas que ha presentado un desarrollo más apresurado. Esto principalmente por los beneficios que les ofrece a las organizaciones, de hecho,
“The most important benefit of using BI systems is increasing the effectiveness increment in decision making. The main objective of BI is converting data to knowledge for the improvement of decision making. The most important tools of BI include data storage, extraction, transmission, load, online analysis process, data mining, and reporting” (Ngai and et al. 2011).
En cuanto a la importancia de la inteligencia de negocios, de acuerdo con Daft, R (2011) los sistemas más complejos basados en la computadora permiten a los gerentes disponer de herramientas para mejorar el desempeño de los departamentos y de la organización como un todo. En otras palabras, ayudan a los gerentes a controlar la organización y a tomar decisiones importantes. De hecho, de acuerdo con Pall y Ogan (2018) una gran parte de organizaciones implementan herramientas o tecnologías de BI con el objetivo de apoyar la presentación de informes y mejorar la toma de decisiones. De igual forma, para reforzar la idea principal, “BI can help organizations to make the most effective decisions at the most effective time through integrating and analyzing data with decision support systems” (Muntean, Gabriel, Cabau & Rinciog, 2014)
En ese orden de ideas, Daft, R (2011) presenta diversos sistemas que proporcionan datos relevantes tanto a la gerencia como a los niveles inferior y medio de reportes e información que apoyen la toma de decisiones. En estos se incluyen sistemas de información gerencial, sistemas de apoyo a las decisiones y sistemas de reporte de la información. Dichos sistemas “mejoran el desempeño de la organización utilizando la tecnología de la información para una mejor toma de decisiones” (Daft, R, 2011)
En ese orden de ideas, Avhadi y Khayyam (2018) argumentan que hacer uso de esta tecnología tiene una reducción directa de las tareas operativas y como consecuencia tiene un impacto en el funcionamiento y las capacidades estratégicas de la empresa. De la misma manera, Torres et al. (2018) argumentan que el uso de este tipo de herramientas mejora el desempeño funcional en las organizaciones y conducen a una mejora en el rendimiento de estas.
Como conclusión, de acuerdo con Farzaneh Z., (2020). El principal objetivo que se persigue al implementar herramientas de negocio es convertir datos en conocimiento relevante que proporcione información para hacer más eficiente la toma de decisiones. Y en ese orden de ideas, la elección de la herramienta de inteligencias de negocios a usar por una compañía específica es de vital importancia para obtener la información necesaria para la toma de decisiones.
7.1. Implementación de herramienta de Business Intelligence
Es importante destacar el hecho de que existen diversos tipos de herramientas de Business Intelligence. De acuerdo con Tovar (2017) este tipo de herramientas funcionan como un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS), pues se enfocan en el análisis de datos de una organización. Se caracterizan principalmente
“por manejar informes dinámicos, flexibles e interactivos; sin requerir conocimientos técnicos; hay una alta rapidez en el tiempo de respuesta, ya que la base de datos suele ser un
datawarehouse corporativo o un datamart; está integrado entre todos los departamentos de la compañía; ofreciendo disponibilidad de información histórica” (Tovar, 2017, p. 10)
En ese orden de ideas, la selección de la herramienta de Business Intelligence es un proceso importante a tener en cuenta, “la clave es tratar de identificar la funcionalidad que la organización necesita y, a continuación, tratar de escoger el software que más se acople a las necesidades de la organización y que los diferentes proveedores de software ofrecen”
(Villamizar, 2010)
Algunas de las características específicas de las herramientas de Business Intelligence suelen variar de una a otra. Como, por ejemplo, la capacidad para compartir información con otros usuarios, transformación de datos, filtros avanzados, creación de medias, interfaz, precio, entre otras especificaciones. Sin embargo, la esencia y el funcionamiento central suele funcionar de la misma manera para la mayoría de las herramientas de Business Intelligence para crear reportes.
El proceso y la complejidad de implementación suele variar según la herramienta de BI seleccionada. Sin embargo, se puede decir que el proceso que comparte se resume en tres pasos grandes, los cuales se describen brevemente a continuación:
1. En primer lugar, la transformación de datos y la conexión con una base de datos que alimentará la herramienta. Dependiendo de la herramienta pueden conectarse múltiples archivos y pueden ser compatibles con diversos formatos de archivo (Excel, web, SQL server, texto, CSV).
2. En segundo lugar, después de realizar la conexión del archivo origen de datos se modela o transforma la información de acuerdo con lo requerido por la herramienta. Este suele ser uno de los pasos con mayor complejidad debido a que cada herramienta maneja un modelo distinto. Del cual dependerá que la información visualizada posteriormente en los reportes sea la correcta.
3. En tercer lugar, se realiza la construcción del cuadro de mando (equivalente a una diapositiva). Este, permite visualizar la información según lo requerido por la organización y sus principales componentes para su adecuado funcionamiento son los filtros avanzados. Finalmente, se da formato o diseño al cuadro de mando.
Finalmente, es importante resaltar que todas las herramientas de Business Intelligence son creadas y usadas con el objetivo de que sean un sistema de apoyo para la toma de decisiones. Pues después de ser implementadas, los encargados no tienen que modificar sus reportes de manera recurrente. Pueden aprovechar los beneficios de la herramienta para enfocarse en el análisis de las situaciones que detecten como fuera de lo común, concentrarse
en detectar patrones y encargarse de establecer estrategias que mejoren el rendimiento de la organización. Todo, a partir de la información correcta, en el momento indicado.
8. Objetivos
8.1 Objetivo general.
Usar e implementar una herramienta de Business Intelligence que automatice la elaboración de informes de plan estratégico en el que se incluyan KPIs claves que faciliten el seguimiento de los proyectos.
8.1 Objetivos específicos.
● Identificar y establecer la herramienta de Business Intelligence que mejor se adapte a los requerimientos del área para la elaboración de la presentación del seguimiento al plan estratégico de Fogafín.
● Identificar y determinar las variables e indicadores claves que faciliten el seguimiento al plan estratégico y apoyen la dirección y la toma de decisiones.
● Usar la herramienta de Business Intelligence y programar la interfaz virtual de la herramienta de Business Intelligence con la que se reducirá el tiempo empleado para la elaboración de informes de plan estratégico.
9. Metodología
Para el desarrollo de este proyecto que tiene como objetivo diseñar e implementar una herramienta de Business Intelligence que automatice la elaboración de informes de plan estratégico en el que se incluyan KPIs claves que faciliten el seguimiento de los proyectos, se ha seleccionado la metodología Kimball, una metodología de tipo deductivo, debido a que se enfoca de lo general a lo específico al pretender reducir los requerimientos y necesidades puntuales de la organización a partir de la gran oferta de herramientas de Business Intelligence en el mercado.
Esta metodología se usa principalmente en el diseño de almacenes de datos, definidos como “una colección de datos orientada a un determinado ámbito (empresa, organización,
etc.), integrado, no volátil y variable en el tiempo, que ayuda a la toma de decisiones en la entidad en la que se utiliza (Rivadera, 2019).
Al estar los almacenes de datos, diseñados para favorecer el análisis y la divulgación eficiente de datos. Y la metodología de Kimball al ayudar a simplificar la complejidad de construir una solución de Business Intelligence. Es la más apropiada para dar respuesta a la pregunta de investigación y cumplir con el objetivo general del proyecto.
De acuerdo con Castillo (2018), esta metodología se basa en lo que para Kimball se denomina Ciclo de Vida Dimensional del Negocio
Figura 4. Business Dimensional Lifecycle – Metodología de Kimball Fuente: La metodología de Kimball (Rivadera, 2010)
Esta metodología, se basa en cuatro principios básicos o etapas. Los cuales se desarrollan a continuación teniendo como base el objetivo general del proyecto:
1. Centrarse en el negocio: En primer lugar, para hacer la elección correcta de la herramienta de Business Intelligence a implementar en Fogafín es de vital importancia identificar los requerimientos en el área de PLP, y en el fondo en general. De tal manera, las actividades del objetivo específico #1 se enfocan principalmente en el reconocimiento de los requerimientos del área con el propósito de seleccionar la herramienta de Business Intelligence que mejor se adecue a estos.
2. Construir una infraestructura de información adecuada: En segundo lugar, para garantizar la calidad de la información presentada por medio de la herramienta de BI seleccionada con base a los requerimientos del área. Es necesario diseñar una base de información única, integrada, fácil de usar y de de alto rendimiento. Por tal motivo, el objetivo específico #2 se centra en identificar y establecer la información a presentar en el informe de plan estratégico por medio de un proceso de minería de datos.
3. Realizar entregas en incrementos significativos: En tercer lugar, como parte del objetivo específico #2 es importante crear el almacén de datos que es la base para empezar a construir el informe de plan estratégico por medio de la herramienta de Business Intelligence seleccionada. De manera que la actividad central en esta etapa es organizar la información construida en la etapa anterior en un único archivo que alimentara la herramienta de BI.
4. Ofrecer la solución completa : Para finalizar, esta etapa es la que entrega mayor valor al usuario final. En este caso, al área de planeación y proyectos y a Fogafín en general. Pues es el establecimiento final de la herramienta, en este caso, una para informes y análisis avanzados. En ese orden de ideas, el objetivo específico #3 se centra en diseñar y programar la herramienta de Business Intelligence seleccionada con el almacén de datos sólido construido en la etapa previa.
Finalmente, es importante resaltar que de acuerdo con la metodología Kimball después de la implementación se sugieren pasos de crecimiento y mantenimiento. De manera que, estos harán parte de las recomendaciones finales en el proyecto, puesto que son actividades que se deben realizar a largo plazo tras la puesta en marcha de la herramienta.
10. Cronograma de Actividades
A continuación, se presenta el cronograma para la ejecución del proyecto:
Figura 5. Cronograma de actividades.
Fuente: Elaboración propia.
11. Desarrollo de las actividades - Resultados
Identificación de la herramienta de Business Intelligence a implementar.
Para el cumplimiento de este objetivo, se realizó en primer lugar la búsqueda de herramientas de Business Intelligence que se acoplaran a los requerimientos del área para la elaboración del informe de plan estratégico. Dichos requerimientos se establecieron como resultado de la entrevista a los actuales encargados de elaborar el informe de plan estratégico de manera manual. De esta manera la selección de las posibles herramientas se realizó a partir de estos requerimientos, las principales características requeridas además de la adecuada construcción del reporte se resumen en un manejo de software de baja a media complejidad y la capacidad de colaborar y compartir información con otros miembros de la organización.
Para la búsqueda de herramientas de BI se realizó un proceso de benchmarking funcional. Con el objetivo de seleccionar como principales referentes aquellas herramientas de BI enfocadas en la presentación de informes y visualización de datos que se destacan de manera considerable en el mercado. Las mejores herramientas de Business Intelligence del mercado para reportes encontradas se listan a continuación:
1. Tableau Software.
2. Qlik View Sense.
3. Microsoft Power BI.
A partir de esta búsqueda se realizó un análisis comparativo con el fin de establecer los principales beneficios que aportan. La comparación se hizo teniendo en cuenta las principales características evaluadas en la evaluación de herramientas de analítica visual de BI en un estudio de investigación académica realizado por Salazar Cardona & Angarita en 2017.
Dicha comparación se presenta a continuación:
Figura 6. Comparación Microsoft Power BI, Qlik View Sense y Tableau.
Fuente: Elaboración propia.
A partir del comparativo realizado y los datos e información recolectada. Y después de la consulta y aprobación de la herramienta Microsoft Power BI por parte del departamento de planeación y proyectos de Fogafín y del departamento de tecnologías de información. Se estableció que la mejor herramienta a implementar teniendo en cuenta los requerimientos establecidos inicialmente, es Microsoft Power BI.
Ahora bien, el siguiente paso tras la selección de la herramienta de Business Intelligence a implementar se centraba en el aprendizaje y la exploración de la misma. En ese orden de ideas, se realizó una investigación completa en cuanto al funcionamiento de Power BI y los principales aspectos a tener en cuenta para la elaboración del informe de plan
estratégico. El resultado de la investigación y el manejo de la herramienta se resumen a continuación:
Microsoft Power BI
En resumen, Power BI es la solución de Business Intelligence de Microsoft que
“permite unir diferentes fuentes de datos (más de 65), modelizar y analizar datos para después, presentarlos a través de paneles e informes; que puedan ser consultarlos de una manera muy fácil, atractiva e intuitiva” (Microsoft Power BI, 2020)
Esta herramienta, permite crear sofisticados informes interactivos con análisis de objetos visuales, al alcance y de forma gratuita. De acuerdo con Microsoft Power BI las principales ventajas de la herramienta son:
● Conectar datos, sin importar su origen. Incluyendo orígenes locales o basados en la nube, como: Dynamics 365, Salesforce, Azure SQL DB, Excel y SharePoint.
● Preparar y modelar los datos con facilidad. Transformándose, integrándose y enriqueciéndose según sea necesario.
● Ofrecer análisis avanzados con la familiaridad de Office, analizando en profundidad los datos y encontrando patrones que, de otra forma, se pasarían por alto y que conducen a la obtención de conocimientos prácticos.
● Profundizar en los conocimientos de los datos con análisis aumentados basados en Inteligencia Artificial. Explorando los datos, buscando patrones automáticamente, comprendiendo el significado de los datos y pronosticando eventos futuros para impulsar los resultados de la empresa.
● Crear informes interactivos personalizados, con visualizaciones de datos interactivas. Diseñando el informe con herramientas de creación de temas, formato y diseño.
● Presentar los informes a los colaboradores en cualquier parte.
Proporcionando análisis visuales a los usuarios que lo necesiten. Creando informes optimizados para dispositivos móviles para que los colaboradores los consulten durante sus desplazamientos o publicándose desde Power BI
Desktop en la nube o localmente, al igual que Incorporando informes creados en Power BI Desktop en aplicaciones o sitios web existentes.
● Facilita la toma de decisiones, al trabajar de forma conjunta y con facilidad en los mismos datos. Los colaboradores de la organización pueden tomar rápidamente decisiones controladas por datos que impulsan a tomar acciones estratégicas.
Los componentes básicos de Power BI, se dividen en bloques de construcción básicos.
Estos, se describen brevemente a continuación:
●Visualizaciones: Representación visual de datos, como un gráfico, un mapa codificado por colores u otras cosas interesantes que se pueden crear para representar los datos visualmente.
●Conjuntos de datos: Colección de datos que Power BI usa para crear las visualizaciones. Pueden ser un conjunto de datos simple que se base en una sola tabla de un libro de trabajo de Microsoft Excel o una combinación de muchas fuentes diferentes, que se pueden filtrar y combinar para proporcionar una colección única de datos (un conjunto de datos) para su uso en Power BI.
●Informes: Es una colección de visualizaciones que aparecen juntas en una o más páginas. Los informes permiten recopilar y organizar las visualizaciones en una página (o más).
●Cuadros de mando: Es una colección de elementos visuales de una sola página que se puede compartir con otros. A menudo, es un grupo seleccionado de elementos visuales que brindan una visión rápida de los datos o la historia que está tratando de presentar.
●Losas: Es una visualización única en un informe o un panel. Es una caja rectangular que contiene una imagen individual.
En resumen, Microsoft Power BI es la herramienta de Business Intelligence seleccionada para la automatización de la elaboración de informes de plan estratégico. A grandes rasgos, esta aplicación funciona por medio de un conjunto de datos bien establecido con el cual se pueden elaborar visualizaciones que funcionan a través de filtros.
Determinación de la data y KPIs nuevos a implementar.
Información y data actual
En primer lugar, con la finalidad de identificar y establecer la información y data necesaria para alimentar la herramienta de BI teniendo en cuenta el seguimiento del plan estratégico actual. Se realizó una revisión de los últimos informes elaborados, los cuales se encuentran en formato Power Point.
De esta manera se concluyó que el contenido de estos se estandariza, siendo los temas centrales: (1) los avances generales en el plan estratégico, (2) los avances de los proyectos y (3) el seguimiento a indicadores de gestión.
Ahora bien, a continuación, se detallará la información y data presentada en cada uno de los contenidos temáticos mencionados anteriormente:
Figura 7. Información y datos usados en la elaboración del informe plan estratégico Fuente: Elaboración propia
Nuevos indicadores y KPIs
Ahora bien, con el objetivo de añadir valor al informe de plan estratégico se realizó una búsqueda para identificar nuevas formas de presentar indicadores o KPIs que aportarán al correcto seguimiento y gestión de proyectos. Pues de acuerdo con Montero (2016) el uso de indicadores en los programas de proyectos de PMI resulta relevante la gestión del beneficio, resaltando que se debe enfocar en lo necesario para el reporte del desempeño.
En ese orden de ideas, el aspecto de interés principal en este proyecto es proponer KPIs o indicadores clave de gestión de proyectos que apoyen la toma de decisiones en Fogafín. De esta forma, se han seleccionado los tipos de métricas de desempeño o KPIs que mejor se adaptan a los vacíos actuales en el seguimiento de proyectos en el plan estratégico de Fogafín. Los indicadores seleccionados con base a Hill (2018) son: alcance y seguimiento del cronograma en tiempos.
En adición, con la finalidad de que se presentará la información necesaria para el seguimiento y análisis de los indicadores, se definió la información complementaria que acompañaría los KPIs tomando como referencia a Kendall & Rollins (2003). Dicha información se describe a continuación:
● Definición: Pequeña descripción de la métrica y su uso previsto, así como qué datos del proyecto van a ser usados para medir.
● Unidad de medida: Tipos de datos que van a ser obtenidos con el indicador.
● Frecuencia: Frecuencia en la medida y marco temporal de la medida.
● Responsable: Persona o personas responsables de conducir la medida.
● Usuarios: Persona o personas que son los usuarios de las mediciones.
Ahora bien, a continuación, se presentan los KPIs propuestos al área de planeación y proyectos para fortalecer el seguimiento al plan estratégico de Fogafín. Estos indicadores se centran en determinar las variaciones de cronograma y el alcance de los proyectos. Es importante resaltar que los principales responsables de realizar el seguimiento a la medición son los especialistas de PLP. Sin embargo, el acceso a dicho seguimiento se ofrece a los colaboradores de la organización que participan en los proyectos del plan estratégico.
*UM: Unidad de medida
Figura 8. Indicadores gestión de proyectos Fuente: Montero (2016)
Minería de datos
Finalmente, para realizar el proceso de minería de datos, es decir el proceso para detectar información de conjuntos grandes de datos, de la manera más automática posible. Se utilizó la actual base de datos utilizada por el área de PLP para la elaboración de informes. En este caso, el archivo de Project Web App, es decir, la aplicación de Microsoft Project
compatible para realizar consultas y actualizarse de manera online. De esta manera, se determinó que la configuración de origen de datos para la herramienta Power BI sería este archivo ubicado en un servidor en línea. En otras palabras, el archivo de Project con el que el área realiza el seguimiento de los proyectos del plan estratégico actualmente.
De esta manera, el paso siguiente a implementar fue realizar una tabla de homologación de campos en la que se identificará la ubicación de los distintos datos identificados anteriormente en la figura 9. Dicho rastreo se realizaría en el archivo de Microsoft Project y en las tablas ubicadas en la herramienta Power BI. La ubicación de esta data era de suma importancia debido a que a partir de esta se haría la construcción del reporte de plan estratégico y el modelo de la información en la herramienta.
Figura 9. Tabla de homologación de campos para Power BI Fuente: Elaboración propia, en conjunto con especialistas de PLP.
Diseño final del informe en herramienta Power BI
Ahora bien, para el cumplimiento del último objetivo, se usó la herramienta Power BI para crear y diseñar los reportes correspondientes al plan estratégico de Fogafín. Este proceso se realizó haciendo uso en su mayor parte, del conocimiento empírico adquirido a medida que se exploraba la herramienta. De igual manera, debido a la complejidad en la elaboración de algunas visualizaciones para el reporte, se trabajó en conjunto con los distintos miembros del área de PLP.
Es importante resaltar que el diseño de los cuadros de mando elaborados en la herramienta de Power BI se hicieron tomando como referencia el modo de presentación actual del informe de plan estratégico. En ese orden de ideas, la apariencia de ambas resulta en la medida de lo posible igual. Esto, con el objetivo de que la presentación del reporte de plan estratégico por medio de la herramienta de Power BI no resultara ajeno al que se realiza actualmente.
En las figuras 10, 11 y 12 se puede evidenciar el producto final entregado al área de PLP en un archivo de Power BI. Los 3 cuadros de mando son el resultado de la elaboración del informe de plan estratégico haciendo uso de la herramienta de Business Intelligence. Con la cual se automatizará la elaboración del informe.
Figura 10. Cuadro de mando 1 - Avances generales Plan Estratégico Fuente: Elaboración propia.
Figura 11. Cuadro de mando 2 - Avances de los proyectos.
Fuente: Elaboración propia.
Figura 12. Cuadro de mando 3 - Avances de los proyectos.
Fuente: Elaboración propia.
En este punto, es importante explicar la manera en la que la herramienta de Power BI automatizará el informe de plan estratégico y como se hará uso de esta. En primer lugar, la automatización funciona con el diseño base del cuadro de mando, el cual puede ser configurado por medio de filtros y de esta manera visualizar correctamente la información a presentar en la junta. Más claramente, los principales filtros usados se resumen de esta manera:
● Fecha: Este filtro permite seleccionar la fecha en la que se realiza el corte de los proyectos y la presentación de seguimiento al plan estratégico. También se puede seleccionar un rango de fechas determinado a evaluar.
● Tipo de proyecto: Este filtro permite seleccionar si los proyectos que se quieren visualizar son de carácter operativo o estratégico.
● Proyecto: Este filtro permite seleccionar el proyecto específico que se desea visualizar.
Anteriormente, se tenía que hacer una diapositiva con cada proyecto. Este filtro elimina este proceso puesto que modifica los datos a presentar dependiendo del proyecto.
● Líder: Este filtro permite visualizar los proyectos de acuerdo con el líder encargado.
También les permite a estos filtrar los proyectos de los cuales están encargados.
Ahora bien, después de diseñada e implementada la herramienta. Se realizó la comparación de la información presentada en la herramienta Power BI y los últimos informes del plan estratégico realizados de manera manual. Esto, con la finalidad de asegurarse que la información presentada fuera la correcta. En caso de no ser así, se realizaron los ajustes correspondientes hasta asegurar la calidad del archivo. Puntualmente, se ajustó la información que correspondía a la información correspondiente al plan estratégico del año 2021.
Posteriormente, se realizó la comparación en eficiencia de tiempo entre la elaboración de manera manual que se llevaba a cabo anteriormente, versus el reporte automatizado en Power BI. Los resultados de esta comparación se resumen en una evidente reducción de tiempo debido a la automatización, que solo requiere el correcto uso de los filtros y no la elaboración completa del mismo, diapositiva a diapositiva o dato a dato por un analista encargado. En términos de tiempo, se redujo el tiempo de elaboración de aproximadamente 30 horas semanales al mes a un proceso automático que requiere en promedio 15 minutos para su actualización y adecuación.
Finalmente, para la validación del archivo resultante tras la implementación y diseño del reporte en la herramienta Power BI. Se presentó el resultado final ante los principales
encargados de realizar el seguimiento del proyecto en el área. En resumen, los comentarios frente al archivo, la interfaz y el funcionamiento fueron positivos.
De igual manera, resaltaron la importancia de empezar a utilizar la herramienta para la presentación de informes. Y el cambio e impacto que tenía en el área la creación del reporte usando BI, destacando que se reducía significativamente el tiempo que anteriormente se invertía en la elaboración, lo cual les permitía enfocarse en actividades de carácter estratégico.
De igual manera, realizaron retroalimentación de información que debía ser agregada o modificada dentro de los cuadros de mando. Recomendaciones que se implementaron tras la implementación. Frente a los nuevos indicadores propuestos para el seguimiento y la gestión de los proyectos, se indicó que se someterán a evaluación para definir si se usarían como parte del reporte o seguimiento del plan estratégico.
12. Conclusiones
● Durante la realización del proyecto, los comentarios, sugerencias, opiniones y apoyo de los distintos miembros del área. Permitieron identificar correctamente las necesidades para la construcción del reporte, al igual que las posibles problemáticas o falencias en el archivo y las oportunidades de mejora. Todo esto aportó para que el resultado final lograra completar y alcanzar el objetivo general propuesto inicialmente.
● Tras superar las dificultades que conlleva la elaboración del informe, como el
desconocimiento en el manejo del software de la herramienta Power BI y la solución a inconvenientes que se iban presentando durante el proceso. Puede afirmarse que la calidad del archivo resultante supera las expectativas tanto personales como del área de PLP. Esto debido a la calidad del informe final en términos de visualización e
información, en otras palabras, la claridad en los datos presentados y la organización visual de los cuadros de mando.
● Como resultado de la implementación del informe de plan estratégico en Power BI, para el seguimiento de los proyectos de la organización, se puede mencionar de manera general que la herramienta de Business Intelligence cumplió con su propósito inicial. Es decir, automatizó en la medida de lo posible la elaboración del informe. Para ser puntual, redujo el tiempo de elaboración de 30 horas semanales al mes a menos de 15 minutos, aplicando los filtros correspondientes.
● Los indicadores de seguimiento o KPI propuestos tras la evaluación correspondiente de acuerdo con los procesos establecidos en la organización. Pueden llegar a ser de utilidad
en el seguimiento de los proyectos del plan estratégico. Brindando información clave que permita tomar decisiones estratégicas a tiempo.
13. Recomendaciones
A partir del producto final entregado, es decir la automatización del informe de plan estratégico con sus respectivos tableros de control en funcionamiento en la aplicación Power BI. Incluyendo, la propuesta de nuevos indicadores KPIs que aportan información de valor para realizar el seguimiento a los distintos proyectos.
Se plantea al área de planeación y proyectos distintas recomendaciones en pro de culminar las últimas etapas de la metodología Kimball con la que se desarrolló este proyecto.
En las que se incluye el crecimiento y mantenimiento de la herramienta de BI implementada, en este caso del informe de Power BI de plan estratégico. Para ello, se presentan en primer lugar algunas recomendaciones generales para el éxito del informe en Power BI a partir de un referente académico que estudió como abordar un proyecto de Business Intelligence en una empresa u organización. Y, en segundo lugar, recomendaciones puntuales para el correcto funcionamiento del informe de Power BI final.
De acuerdo con Villamizar (2010), para potencializar el éxito en la implementación de una herramienta de Business Intelligence se deben tener en cuenta algunas recomendaciones.
A continuación, se presentan las que aplican para Fogafín.
● La cultura empresarial cumple un papel relevante en el éxito y aprovechamiento de la herramienta de BI. Para fomentar la colaboración en los distintos colaboradores es importante trabajar con los altos ejecutivos, en este caso, la dirección y los encargados de los distintos proyectos. Esto, con el propósito de fomentar un entorno basado en los hechos que facilite la toma de decisiones gracias al acceso oportuno a la información.
● Aprovechar las facilidades de visualización de la herramienta con la finalidad de presentar de manera efectiva los datos. Y de esta manera, comunicar asertivamente información clave y relevante para tomar decisiones. En otras palabras, hacer uso de los diferentes tipos de visualización que maneja Power BI para aumentar la calidad de los reportes.
● Promover el uso de la herramienta de BI en los responsables de los proyectos de plan estratégico y los colaboradores de Fogafín en general. Haciendo uso de medios de comunicación internos con el objetivo de resaltar la importancia y los beneficios que trae para el departamento y la organización en general el seguimiento oportuno de indicadores y la obtención de información en el momento oportuno.
Adicionalmente, se realizan las siguientes recomendaciones para el correcto funcionamiento del informe de plan estratégico en Power BI:
●Es clave que un especialista en planeación y proyectos encargado del seguimiento al plan estratégico y que conozca el conjunto de datos que proporciona la información a Power BI, colabore y monitoree constantemente el funcionamiento del tablero de control, se recomienda que esta revisión se haga antes de la presentación de plan estratégico a comité.
●La actualización constante y la calidad de la información de la base de datos es clave para el correcto funcionamiento del informe. De esa manera, es importante monitorear y verificar la información con frecuencia.
●Se sugiere validar y ajustar los nuevos indicadores o KPIs propuestos tras un mes de implementación y tras ser llevado el reporte al comité. Con el objetivo de realizar los cambios o ajustes correspondientes.
●La implementación de la herramienta de Power BI por medio del
departamento de planeación y proyectos, se convierte en un referente para que los distintos departamentos de Fogafín puedan implementar una herramienta de Business Intelligence que pueda reducir tiempo en la obtención de información precisa que mejore la toma de decisiones y permita establecer planes de acción de manera oportuna.
Finalmente, con el objetivo de hacer uso de los KPIs propuestos, tras la evaluación y posible aprobación de estos. Se sugiere crear un cuadro de mando en el cual se visualicen en el archivo de Power BI. Esto, haciendo uso de medidas y filtros similares a los de los demás cuadros de mando creados, como por ejemplo tipo de proyecto, líder o fechas clave.
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15. Aval Final
