Diseño de un Sistema de Contabilidad General para la Casa Lar, Tienda de Electrodomésticos y Gift Shop
Ana Milagros Suarez
Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra (PUCMM)
INDICE GENERAL Introducción
Definición del Tema Importancia del Tema Delimitación y Alcance Limitación
Objetivos de la Investigación
Metodología
Definición de Términos
CAPITULO I EMPRESA OBJETO 1 Origen, Ubicación y Evolución 1.1 Organización de la Empresa 1.2 Tipo de Empresa
1.3 Objetivos que persigue la Empresa
1.4 Organigrama
1.4.1 Definición de Organigrama
1.4.2 Definición de los Puestos del Organigrama 1.5 Política Administrativa, Contable
CAPITULO II SISTEMA CONTABLE 2. Antecedentes de la Contabilidad 2.1 Conceptos de Contabilidad
2.2 Informaciones contables como medio para la toma de decisiones 2.3 Importancia de la Contabilidad
2.4 Diversas clases de contabilidad 2.4.1Contabilidad Financiera 2.4.2 Contabilidad Administrativa 2.4.3 Contabilidad Fiscal
2.4.4 Contabilidad Económica 2.5 Sistema Contable
2.6 Tipos de Sistema 2.6.1 Sistema Manual 2.6.2 Sistema Mecánico 2.6.3 Sistema Electrónico
2.6.4 Sistema de Contabilidad Administrativa y de Costo 2.7 Objetivos del Sistema de Contabilidad de Costos
2.8 Clasificación de los Costos
2.9 Costos clasificados teniendo en cuenta su naturaleza 2.9.1 Costo por Proceso
2.9.2 Costo por Ordenes Específicas
2.9.3 Costos de Montaje 2.9.4 Costos por Clase
2.10 Los costos clasificados teniendo en cuenta la fecha o método de cálculos 2.10.1 Costos diarios, semanales o mensuales
2.10.2 De acuerdo a la función del negocio 2.10.3 Costos estimados
2.10.4 Costos históricos 2.11 Sistema de Clasificación
2.11.1 Clasificación por grupo 2.11.2 Clasificación por objetivos 2.11.3 Clasificación por funciones 2.11.4 Clasificación por departamento 2.12 Catálogo de Cuentas
2.13 Formularios 2.14 Libros y Registros
2.15 Manual de Procedimientos
CAPITULO III CONTROL INTERNO
3.1 Métodos que deben ser aplicados por la compañía 3.2 Política de Control Interno
3.2.1Tipo de Reporte o Informe 3.3 Importancia del Control Interno 3.4 Objetivo del Control Interno 3.5 Clasificación del Control Interno
3.5.1 El Control Administrativo 3.5.2 Control Financiero
3.6 Aplicación del Control Interno 3.6.1 Control Interno de Efectivo 3.6.2 Desembolso De Efectivo 3.6.3 Control Interno de Caja Chica
3.6.4 Control Interno Documentos y Cuentas por Cobrar 3.6.5 Control Interno de los Inventarios
3.7 Valuación del Inventario 3.8 Control Interno de Activo Fijo 3.9 Control Interno de Nómina
3.10 Control Interno de Cuentas por Pagar 3.11 Control Interno de Compras
3.12 Control Interno de Ingresos
3.12.1 Objetivos del Control Interno de los Ingresos 3.13 Principios del Control Interno
3.14 Control Interno de los derechos de los propietarios
3.15 Control Interno de los Cargos Diferidos y Gastos Anticipados 3.16 Control Interno de los Pasivos Corrientes
3.17 Control Interno de las Inversiones 3.18 Control Interno de los Gastos 3.19 Diseño del Control Interno
CAPITULO IV DISEÑO DEL SISTEMA 4.1 Catálogo de Cuentas
4.2 Libros a Utilizar
4.2.1 Libros de Entradas Originales o Diarios 4.2.2 Libros de Entradas Secundarias Mayores 4.3 Formularios
4.3.1 Diseño
4.3.2 Flujo de documentación 4.4 Informes y Reportes
4.4.1 Informe
4.4.2 Estados Financieros
Recomendaciones y Conclusiones Bibliografía
INTRODUCCION
Hoy en día en Puerto Plata debido al auge que se ha desarrollado en las empresas de venta de electrodomésticos y gift shop, se hace necesario el implementar un sistema de contabilidad eficiente que garanticen el desarrollo y desenvolvimiento de este tipo de negocio.
Las empresas de negocios son de diferentes tipos y abarca gran variedad de operaciones que desde el punto de vista contable se puede definir como un conjunto de activos sometidos a un control común a todos y aplicado para fines de lucro.
Es importante que los informes sean realizados en base a una adecuada organización y que los registros de la empresa puedan tener un adecuado control y no haya escape en ninguna de sus áreas para poder obtener un mejor funcionamiento.
Toda empresa debe tener un sistema contable adecuado que se encargue de resumir en forma concisa y clara según las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados todas las transacciones comerciales que puedan ser comprendido por el personal encargado y cualquier persona pueda obtener de él informaciones oportunas.
Definición del Tema
Teniendo en cuenta que el negocio de electrodoméstico es de gran importancia para embellecer un hogar y que en la actualidad se ha podido observar el auge que ha surgido en el área de Puerto Plata.
Nuestra investigación consiste en el diseño de un sistema de contabilidad para una empresa de este tipo.
Este contará con todos los elementos para los adecuados registros contables, aplicando los principios básicos de contabilidad generalmente aceptado, teniendo en cuenta los conceptos, normas y procedimientos contables existentes, hacer proyecciones que permitan el desarrollo de la empresa.
Importancia y Justificación del Tema
Para realizar un trabajo de investigación científica, el tema debe de reunir características que comenten el mismo. En un tema de interés es importante definir los conceptos que se van a presentar. En nuestro caso el tema de diseño reviste importancia o representa un instrumento para la gerencia, ayuda a la misma y a cualquier persona interesada en el negocio, permitiéndole comprobar la evaluación y objetivos alcanzados por la empresa.
Es el que determina la confiabilidad de los datos contables en cualquier empresa, no importa su naturaleza. Le sirve además para mostrar a la gerencia cuáles son las informaciones necesarias que deba existir dentro de la empresa para obtener resultados excelentes como base apropiada para la toma de decisiones en beneficio de la empresa.
El diseño de un sistema general para una tienda de electrodoméstico y gift shop es importante, ya que viene a contribuir con un sector de la economía, pues le permite clasificar, ordenar las funciones de la empresa, diseñando medios que sirvan para registrar las actividades que sea fuente para coordinar un plan que le ayude a utilizar los recursos con que cuenta obteniendo así mayores beneficios.
Delimitación y Alcance
Nuestro trabajo de investigación se limita al diseño de un sistema de contabilidad adecuado según las normas y los principios de contabilidad generalmente aceptada para la Casa Lar ubicada en la calle John F. Kennedy #15 de Puerto Plata.
Este incluye un catálogo de cuentas, manual de procedimientos, instructivos, libros, formularios necesarios, aplicación de control interno por áreas y la realización de los estados financieros básicos pro-forma.
Objetivos
En todo trabajo de investigación deben prevalecer objetivos definidos ya que estos pautan las reglas a seguir para obtener los propósitos de una investigación.
Objetivo General:
• Diseñar un sistema adecuado para las necesidades de una tienda de electrodomésticos y que sirva además a otra persona que pueda optar por hacer un trabajo de investigación como fuente de obtención de datos.
Objetivos Específicos:
• Diseñar un sistema de contabilidad para la “Casa Lar” tienda de electrodomésticos.
• Implementar métodos y procedimientos que permiten un adecuado control sobre los activos de la compañía.
• Realizar el registro de las transacciones utilizando el mínimo de procedimiento que sean requeridos para permitir un adecuado control sobre las operaciones de la compañía.
• Mejorar la información proporcionada por el sistema, en calidad, oportunidad y presentación.
• Diseñar el control de todas las operaciones que se realicen en la compañía, desde la iniciación del ciclo contable con todos los documentos hasta la presentación de los mismos en los estados financieros.
• Producir informes sobre la situación financiera y los resultados operativos de la compañía, con la periodicidad que requiera la administración para la toma de decisiones y dentro de los plazos mínimos que se establezcan.
• Elaborar un sistema de información operativo y financiero que suministre los datos necesarios que sirvan a los directores para la toma de decisiones en la administración de las
actividades de la compañía.
Metodología
Para realizar cualquier tipo de investigación es necesario implementar métodos que nos permitan desarrollar el trabajo de forma razonable. Además aplicar procedimientos ordenados para establecer los hechos y lograr alcanzar los objetivos.
En este trabajo se utiliza el método deductivo, el cual va de lo general a lo particular, parte de datos generales que son valederos para deducir por medio de varias suposiciones, o sea, parte de verdades establecidas como principios para aplicar a casos individuales y comprobar su validez.
Los instrumentos para llevar a cabo la investigación son:
• Fuentes bibliográficas, “libros, revistas, folletos” y consultas a profesionales capacitados con el tema a tratar.
• En la parte práctica acudiremos en busca de datos directamente a la empresa la cual nos hemos delimitados.
3 Definición de Términos
Los términos serán definidos dentro del contenido de la investigación cuando fuere necesario.
CAPITULO I. EMPRESA OBJETO 1. Origen, Ubicación y Evolución
Las empresas Pablo T. Brugal, S.A. con su tienda “CASA LAR” que en latín significa Hogar, su nombre surge hace 25 años de una promoción que hizo el publicista Camilo Carrau para la televisión dominicana, este nombre fue adoptado por su negocio por ser las siglas una coincidencia con el nombre de uno de sus propietarios Lourdes Altagracia
Rosario.
Esta tienda se encuentra ubicada en la calle John F. Kennedy #15 de la ciudad de Puerto Plata.
En sus inicios comenzó siendo los representantes de la Coca-Cola y Tropigás. Con la afloración del turismo de barco a nuestro puerto empezaron a incursionar con la venta de regalos y sourveniles colocando una mesa en la calzada con algunos adornos llamativos para captar la atención de los pasajeros que nos visitaban, así surge la nueva modalidad de la “Casa Lar” que tiene todas las variedades de artículos para adornar y amueblar un hogar, al paso del tiempo el ímpetu vanguardista de sus dueños y la necesidad imperante que tenía el pueblo puertoplateño de una tienda que cubriera todas las expectativas de una de Santo Domingo donde se vendiera adornos finos y buenos para su hogar, hacen una remodelación al negocio y se crea un Departamento de esta variedad de adornos dominicanos y extranjeros.
1.1 Organización de la Empresa
La razón principal para la organización de una empresa, es que cada miembro conozca cuáles son sus responsabilidades en el cargo que desempeña.
La Asamblea General de esta empresa está compuesta por un total de ocho (8) miembros.
Para mostrar la organizaci6n o estructura de una empresa se usa el organigrama, el cual nos da una idea de los niveles de autoridad, ámbitos de control y la dependencia de un departamento a otro.
1.2 Tipo de Empresa
La Casa Lar es una sociedad anónima formada por acciones con responsabilidad circunscrita al capital que esta representa.
Sociedad Anónima “es un ente artificial, invisible e intangible, que sólo existe cuando se contempla a la luz de la ley; esto significa que es un ente jurídico con personalidad diferente a la de su propietario”. 11
1 (1) Pyle,White, Larson. “Fundamento y Principios de Contabilidad. 5ta. Edición. 1986.
Tiene a la fecha 2,500 acciones a 100 C/U suscrita y pagada. Son sus socios:
- Pablo T. Brugal 1,800 acciones - Lourdes de Brugal 400 acciones - Paul Brugal 100 acciones - Lila Guerra de Brugal 80 acciones - Lourdes de Imbert 70 acciones - Egilieta de Brugal 20 acciones - Rafael Enrique Guerra Hart 20 acciones - Gabriel Imbert Pimentel 10 acciones
1.3 Objetivos que persigue la empresa
Desde su inicio la empresa Pablo T. Brugal, S.A. ha querido contribuir al desarrollo del sector comercial dentro del área de Gift Shop, electrodomésticos y adornos para el hogar dentro del área de Puerto Plata. Busca con la expansión de este negocio a todo el ámbito de Puerto Plata y zonas aledañas para alcanzar sus objetivos empresariales.
1.4 Organigrama
1.4.1 Organigrama
“Es un instrumento donde se ubican las estructuras de organizaciones de todos los departamentos que hay dentro de la empresa. En él queda claramente establecido quienes son los responsables de las diferentes funciones y actividades que se desarrollan en la empresa”. (2)2
Cuando se va a establecer la organización estructural de los empleados de una empresa, deben tomarse en cuenta las siguientes consideraciones:
1- Debe establecer líneas definidas de autoridad y responsabilidad.
2- Tomar medidas para agrupar al trabajo que requiera especialidad y para que realice división del trabajo adecuado en función de las necesidades y capacidad del personal.
3- Considerar la capacidad y habilidad especializada del personal existente y disponible para utilizar al máximo.
En el organigrama se presentan los encargados departamentales de acuerdo a la función que éstos desempeñen en la empresa dándole a cada uno su grado de autoridad en la ejecución del mismo.
El organigrama de la Casa Lar está compuesto por:
1- Junta de accionistas
2 Cadera, José María. “Diccionario de Contabilidad”. Pirámide. 1980.
2- Presidente – Administrador 3- Encargado de personal 4- Contabilidad
5- Auxiliar contabilidad 6- Supervisor de ventas 7- Encargado de compras 8- Auxiliar de Compras 9- Encargado de limpieza 10- Vendedores
11- Mensajero
1.4.2 Definición de los puestos
Junta de accionistas:
Este organismo está formado por varios miembros elegidos por la junta general de accionistas en una asamblea ordinaria.
Está integrado por un presidente, un vicepresidente, un tesorero, un secretario y varios vocales, es decir, por el número de miembros que estatutariamente ha determinado la asamblea.
Las funciones de este organismo consisten en fijar o establecer la política administrativa a seguir por la tienda de electrodomésticos Casa Lar.
El consejo de administración delega su política administrativa al presidente.
Este organismo deberá reunirse tantas veces como sea necesario con una convocatoria previa del presidente o administrador para conocer y deliberar sobre cualquier proyecto económico de envergadura o de vital importancia.
Presidente o administrador:
Al presidente se le otorga poderes extraordinarios para actuar en nombre de la empresa y para hacer o autorizar todos los actos y operaciones de dirección y administración, relativos a sus objetivos y a la conservación de su patrimonio social.
La presentación y supervisión de todas las actividades dentro de la empresa son funciones del presidente, este está en la obligación de presentar en la junta de accionistas, que se celebrará cada vez que sea oportuno, un informe detallado sobre como se ha desarrollado la administración de la compañía, además debe rendirle cuentas sobre todas las decisiones que se tomaron.
Es el responsable ante el consejo de administración de la correcta ejecución de la política y procedimientos establecidos, como el desenvolvimiento general del negocio.
Desempeña funciones, tales como:
• Conseguir que se logren los objetivos esperados de los productos que vende.
• Tomar decisiones acertadas y adecuadas.
• Aplicar técnicas y procedimientos relacionados para lograr las alternativas más
• Adecuadas que conlleven a la consecuencia de los objetivos.
• Poner en práctica las normas administrativas formuladas por el consejo de Accionistas.
• Combinar el trabajo de los empleados y obreros con el fin de lograr los objetivos trazados y todas aquellas funciones que los estatutos le confieren.
Contabilidad:
Es el encargado de organizar, registrar, clasificar todas las operaciones financieras de la empresa en forma, control, procedimientos, etc.
Prepara y presenta además los estados financieros de la empresa con los cuales toman decisiones los ejecutivos principales.
También establecen, coordinan y mantienen un control absoluto sobre el activo, pasivo, capital, gastos, entradas de diario, etc., de acuerdo con las políticas establecidas por la administración como un plan integrado de control operacional.
Auxiliar de contabilidad:
Es o son las personas que se ocupan de hacer el o los trabajos contables, como son:
1- Conciliación bancaria 2- Entradas de diario
3- Registros contables en los libros 4- Preparar la nómina
Además, preparar los estados financieros luego que los trabajos que él ha realizado hayan sido verificados y aprobados por el Contador que será su jefe inmediato en su departamento.
Encargado de personal:
El encargado de personal dirige este departamento y es quien se encarga de velar por el buen funcionamiento del personal, procurando que todas las personas que trabajen para la empresa sean personas con buenos modales, honestos y capaces de realizar las tareas que se les ha designado.
El departamento de personal tiene una línea de empleados fijos y móviles.
Todo empleado que llegue a la empresa es sometido a una entrevista directa para arrojar datos que son importantes para el departamento, además se encarga de determinar en forma sistemática la provisión y demanda de empleados que una compañía tendrá.
Puede además planear las labores de reclutamiento, selección, capacitación de personal, mantiene e incrementa una base de datos eficiente, ya que la necesidad de información y la manera óptima de poner en práctica las políticas de personal dependen de los aspectos específicos del carácter de la compañía.
Supervisor de ventas:
Es la persona encargada de vigilar que los vendedores estén pendientes de sus ventas, que los tramos estén bien surtidos de las mercancías que haya en existencia, que los vendedores le brinden a los clientes calidad y confianza en el momento de realizar una venta, que el cliente quede complacido de que está llevando una mercancía excelente al mejor precio del mercado obteniendo del vendedor una descripción apropiada del producto que está comprando
Vendedores:
Estos son los encargados, dentro de la actividad de la tienda, de ofrecerles mercancías a los clientes, deben brindarles a los extranjeros y a los dominicanos que nos visitan la historia de las piezas arqueológicas: ámbar, coral negro, larimar, etc.
Para que el cliente conozca lo que va a llevar debe incentivar a las personas para que nos compren las mercancías que le ofertamos.
Mensajero:
Es quien se encarga de distribuir la correspondencia que haya en la compañía a sus respectivos escritorios y fuera a sus lugares correspondientes, debe hacer los depósitos bancarios.
Limpieza:
Se encarga de hacer el aseo dentro de la empresa, tiene además que brindar café a los empleados y las personas que nos visitan.
1.5 Política Administrativa, Contable
En las empresas de ciertos movimientos, con un personal más o menos numerosos en el departamento de contabilidad probablemente con sucursales, etc., conviene formular un catalogo de cuentas que contenga las necesidades que la casa requiera.
Se desglosarán todas las cuentas que se necesite dentro del catálogo, aunque se supone que no debe hacerse un desglose de estas cuentas, porque esto debe formar parte de la preparación técnica del contador, sin embargo, se debe saber que toda práctica tiene su regla.
No es necesario solo el catálogo, sino que se debe crear un excelente sistema contable, para esto el método que utilizaremos de inventario es el perpetuo, se creará una reserva legal para cuentas malas y utilizaremos el método de depreciación de línea recta.
Se debe obtener de la Dirección General de Impuestos Internos la debida autorización para crear la provisión de las cuentas incobrables.
Para utilizar el método de línea recta en el registro de la depreciación o en su defecto, utilizaremos lo que estipula el Código Tributario en la Ley 11-92.
CAPITULO II. SISTEMAS CONTABLES 2. Antecedentes de la Contabilidad
En la edad media, el hombre se vio en la necesidad de implementar métodos que le sirvierán para controlar y administrar el comercio para lograr hacerlo evolucionar productivamente.
Al pasar el tiempo los comerciantes se vieron en la necesidad de obtener registros de sus transacciones comerciales, deudas, impuestos y para ello utilizaban sistema de registro rudimentario.
Con el tiempo estas técnicas de registros mejoraron y se desarrollaron sistema sencillo de teneduría de libros.
El crecimiento de la contabilidad es uno de los fenómenos más sobresalientes del siglo XX.
En Estados Unidos de América este crecimiento ha sido especialmente acentuado.
Después de lentos progresos en los primeros años, posteriores a 1900, el número de persona dedicada a la contabilidad comenzó a crecer rápidamente.
Del año 1900 a 1950 el número de Contadores Públicos aproximadamente se duplicó, obteniendo un aumento numérico mucho mayor que el alcanzado por las profesiones más antiguas como la medicina y la abogacía.
Con su contribución al desarrollo del proceso económico la contabilidad corresponde con sus deberes con la revolución industrial que le dio nacimiento como medio de independiente en las relaciones económicas.
La historia de la contabilidad independiente está formada de conceptos aislados a pesar de los muchos años transcurrido desde su nacimiento, la contabilidad se encontraba todavía en la infancia. En los Estados Unidos de América había solamente 245 individuos que habían adquirido el derecho de llamarse contadores públicos de acuerdo con las leyes estatales en aquel entonces promulgadas. De ellos 92 se habían inscrito como miembros de una organización profesional la Asociación Americana de Contadores Públicos.
2.1 Conceptos de Contabilidad
“La contabilidad es el arte de registrar y sintetizar las transacciones de un negocio y de interpretar sus efectos sobre los asuntos y las actividades de una entidad económica”. 33
La contabilidad ha sido llamada el lenguaje de los negocios y ha recibido su máximo desarrollo en este tiempo, sin embargo, la contabilidad no se limita a los negocios, sino que es
3 Du-Tilly, Roberto; Ramos, Daniel. “Contabilidad Contemporánea Teoría y Elemento”. México, 1979.
aplicable a cualquier entidad que exista en nuestra sociedad económica.
La contabilidad se apega a registrar cada una de las operaciones mercantiles que realiza la unidad económica, conforme a su precio histórico, tal y como se le exige a la historia, al presentarse el fenómeno inflacionario, particularmente, el financiero, motivo que la unidad de medida de valor, no tiene un valor intrínseco, sino un ideal.
2.2 Informaciones contables como medio para la toma de decisiones
La toma de decisión requiere la selección radical de un curso de acción que le ayude a solucionar un problema, pero algunas personas consideran que el estado de confusión, la incertidumbre o el caos en una situación obviamente no existe ningún problema y no surgirá la necesidad de tomar una decisión. Por lo tanto, es evidente que deben satisfacer ciertas condiciones antes de que podamos decir que un individuo está actuando en forma racional.
Debe tratar de alcanzar alguna meta que no puede lograrse sin una acción positiva, además tener una dura comprensión de los cursos a través de las metas que pueden alcanzarse bajo la limitación existente, obtener la información y las alternativas a la luz de la meta buscada, y finalmente debe tener el deseo de ser positivo a través de la selección de alternativas que permitan alcanzar la meta en mejor forma.
Nadie puede tomar decisiones basándose en el pasado. Las decisiones deben operar hacia el futuro, además es muy difícil conocer todas las alternativas que pueden conducir al logro de una meta.
2.3 Importancia de la Contabilidad
Radica en la exactitud de los registros de todas las operaciones que tengan un carácter financiero y que además le permitieron a los inversionistas, funcionarios y cualquier persona interesado obtener datos contables y que estos sean herramientas que puedan ser utilizado en determinado momento para conocer la situación real de la empresa en la toma correcta de decisiones.
La contabilidad constituye una actividad de prestación de servicio cuya función es proporcionar información cuantitativa acerca de las entidades económicas.
La información principal es de naturaleza financiera y tiene como fin ser útil para las tomas de decisiones de carácter económico.
El propietario de un negocio, gerente, abogado, banquero o cualquier otra persona que quiera utilizar la información contable de forma efectiva, deberá conocer someramente cómo se reunieron las cifras, deberá comprender las limitaciones de la información y el grado en que ésta se basa en estimación, más que en mediciones precisas; y comprender plenamente los conceptos contables.
El Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados (AICPA). Define la
contabilidad como “el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en término de dinero, las operaciones y hecho que son cuando menos en parte de carácter financiero y de interpretar sus resultados”. 44
2.4 Diversas clases de Contabilidad 2.4.1 Contabilidad Financiera
Es el sistema de información que expresa en término cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como cierto acontecimiento económico que le afectan, con el fin de proporcionar informaciones útiles y seguras a usuarios externos a la organización. Determina el esfuerzo para proporcionar los fondos que necesita la empresa para lograr las metas deseadas tiene que velar porque se le de la debida utilización a esos fondos en las actividades del negocio.
La contabilidad financiera está organizada para producir informaciones para usuarios externos a la administración, dichos usuarios pueden ser accionistas, proveedores, instituciones bancarias, acreedores diversos, empleados, clientes, organismos reguladores y del gobierno, genera además información de eventos transcurrido en el pasado, por ello se dice que es esencialmente histórica.
Está regulada por pronunciamiento emitidos por la comisión de principios de contabilidad del Instituto de Contadores Públicos Mexicanos.
2.4.2 Contabilidad Administrativa
Es un sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones administrativas internas de planeación y control, así como a la toma de decisiones.
La gerencia puede planificar determinando las necesidades de desarrollo técnico comercial o de ampliación de la empresa para lograr su objetivo.
Está organizada para producir informaciones para usuarios internos, está además enfocada hacia el futuro.
Regula las necesidades y preferencias de los administradores de cada entidad económica.
Además, la contabilidad es un medio para brindar informaciones en relación a las actividades financieras realizadas por una persona o por una organización pública o privada.
2.4.3 Contabilidad Fiscal
Sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto a un usuario específico, “El fisco”.
4 Finney, Harry A. y Miller, Herbert E. “Curso de Contabilidad Intermedia”.
2.4.4 Contabilidad Económica
Se aplica dentro de los de contabilidad como fuera de ellos, en la empresa se manifiesta en las actividades internas y en la relación con otras personas.
2.5 Sistema Contable
La realización de cualquier sistema depende en gran manera de la forma substancial de la profundidad y habilidad con que se efectúa la investigación.
La definición de sistema contable tiene diferente vertiente porque algunos hacen hincapié sobre los aspectos administrativos, otros le dan mayor importancia al control del área del manejo, otro sobre el control de los formatos contables y el flujo de informaciones necesarias.
Cecil Gillerpie define sistema como “Es una red de procedimientos íntimamente ligados entre sí, que se integran al esquema general de la empresa, para desarrollar cualquiera de las actividades más importantes”. 5
2.6 Tipos de Sistema
Existen diferentes tipos de sistema contable que sirven para realizar los registros de las operaciones contables dentro de la empresa, el método a utilizar dentro de cualquier empresa depende de la actividad que la misma realice.
Los sistemas más conocidos son:
• Sistema Manual
• Sistema Mecánico
• Sistema Electrónico 2.6.1 Sistema Manual
En este sistema los planes básicos de registros son:
• Registrar los documentos en el libro o los libros diarios y pase de los asientos a los libros auxiliares en forma manual. Los libros pueden ser:
a) Diseñados e impresos especialmente para la compañía.
b) Impresos para uso general.
• Efectuar los registros de los documentos directamente al libro auxiliar obteniendo al mismo tiempo del libro diario mediante copia al carbón. Esto puede hacerse:
a) En forma manual utilizando tablero de registros simultáneos.
b) Clasificar o archivar, en lugar de efectuar asientos en los libros.
5 Gillespie, Cecil. “Sistema de Contabilidad, Procedimientos y Métodos”. México, 1era. Edición. 1979
2.6.2 Sistema Mecánico
La invención de máquinas que pudieran ahorrar tiempo en la realización de trabajo contable que ayudaran a efectuar automáticamente las sumas y calcular los saldos que le permita ahorrar trabajo al contador porque una empresa con muchas transacciones no podría realizar un registro manualmente porque le sería muy costoso y le ocuparía mucho tiempo.
El registro contable mediante la utilización de maquinaria se inició el uso de las máquinas sumadoras, cajas registradoras y las calculadoras de escritorio que fueron máquinas que aceleraron el procesamiento de los datos y reducen el gasto y las posibilidades de errores.
2.6.3 Sistema Electrónico
Hoy en día se utilizan gran variedad de aparatos que operan mediante la regulación del flujo de haces de electrones al vacío como la computadora electrónica, máquinas eléctricas de contabilidad que se diseñaron alguna para realizar una sola o varias actividades.
La computadora es una máquina electrónica que realiza cálculos a altas velocidades, con gran precisión y exactitud que además posee una especie de memoria que le permite recordar una serie de instrucciones y datos suministrados por la persona que lo programa a través de un medio de comunicación con la máquina. Es una de las máquinas electrónicas más utilizadas porque sirve para procesar los datos con una procesadora electrónica con transitores que son capaces de sumar, restar, dividir y multiplicar en segundo, sin error con una secuencia fija de acuerdo con las instrucciones almacenadas en sus diskettes.
La gran mayoría de los usuarios de computadoras las utilizan como herramientas para el manejo financiero o simplemente burocrático:
a) Facturas.
b) Cuentas Corrientes.
c) Estadísticas Comerciales.
d) Manejo de Nómina, etc., siendo los bancos su mayor usuario. Ya que es común que un banco tenga una red de terminales en todas las sucursales de una región, con lo que las transacciones realizadas en ellas quedan registradas al instante y la sede central controla la evolución de sus sucursales.
En las sociedades la posesión de una gran cantidad de información representa un instrumento de poder por consiguiente es de vital importancia tener acceso rápido y completo de éstas, de aquí radica el que los adelantos tecnológicos le brinden facilidades en el manejo de las informaciones par obtener el máximo beneficio.
2.6.4 Sistema de Contabilidad Administrativa y de Costos
Hoy en día, se hace necesario la implementación de decisiones administrativas inteligentes en algunas organizaciones. Dentro de estas decisiones por su grado de importancia se destaca la relacionada con la planificación y el control de los costos pues mediante ellas
pueden lograrse un mejor aprovechamiento de los recursos productivos, casi siempre escaso en economía y en desarrollo.
Una excelente decisión depende fundamentalmente de la calidad y oportunidad que se utilice en la información y del conocimiento que se posea sobre sus posibilidades y limitaciones.
El propósito de la contabilidad de costo es proveer a los administradores de la información necesaria y además dotarlo de los conocimientos imprescindible para el uso adecuado a interpretación correcta de los datos.
La contabilidad de costo es una fase ampliada de la contabilidad general que, proporciona en un tiempo más corto los datos concernientes a los costos de producir o vender cada artículo o de suministrar un servicio en particular.
Los sistemas de contabilidad de costos están formados por una serie de formularios, diarios, mayores, asientos e informes administrativos integrados dentro de una serie de procedimientos de tal manera que los costos unitarios puedan ser determinados rápidamente y ser usados para adaptarse a las decisiones de la empresa.
2.7 Objetivos de Sistema de Contabilidad de Costo
Es la determinación de los costos unitarios para fabricar varios productos, suministrar un servicio o distribuir determinados artículos.
En la contabilidad de costo el contralor se preocupa por los aspectos humanos del sistema y por sus aspectos técnicos.
1- Encargarse de la planeación y control de las operaciones de rutina.
2- Tomar decisiones poco habituales, fijación de políticas y planeación de largo plazo.
3- Crear evaluación de inventario y cálculos de utilidades.
2.8 Clasificación de los Costos
1- La fecha o método de cálculo.
2- La función del negocio de que se trata.
3- La naturaleza de las operaciones de fabricación.
4- Los aspectos económicos involucrados.
5- Las clases de negocios que se refiere.
2.9 Costos clasificados teniendo en cuenta su naturaleza 2.9.1 Costo por Proceso
“Son utilizados por la empresa sobre una base más o menos contínua o regular donde incluye renglones de la producción.” 6
6 Muiner, John J. W. “Contabilidad de Costos, Principio y Práctica”. 1963
2.9.2 Costo por Ordenes Específicas
Son los materiales, la mano de obra, carga fabril indispensable para solicitar una orden o lotes específicos de determinados servicios.
2.9.3 Costos de Montaje
Es una rama de los costos de órdenes específicas que la utilizan las empresas que fabrican o compran piezas terminadas para ser usadas en la terminación o instalación de un artículo.
2.9.4 Costo por Clase
Son una derivación de los costos por órdenes específicas en las cuales, un determinado número de órdenes puede ser combinado en un solo ciclo de producción.
2.10 Los Costos clasificados teniendo en cuenta la fecha o método de cálculo 2.10.1 Costos Diarios, Semanales o Mensuales
Son trabajos contínuos que se realizan en un solo período.
2.10.2 De acuerdo a la función del negocio
Pueden ser clasificados funcionalmente dependiendo de su utilidad como costos de producción o fabricación, costos de distribución “como su nombre lo indica llevar los productos al mercado a su venta”, costos generales, administrativos y financieros.
2.10.3 Costos Estimados
Pueden ser por orden específica, por procesos, por montaje, éstos se determinan antes de comenzar la operación.
2.10.4 Costos Históricos
Estos se utilizan por órdenes específicas, por proceso, por montaje o de clase, que son de fácil acceso tiempo después de completa la operación
2.11 Sistema de Clasificación
Las cuentas pueden clasificarse de acuerdo con los siguientes pasos:
1- Por grupos.
2- Por objetivos.
3- Por funciones.
4- Por departamento.
2.11.1 Clasificación por grupo
A. Las Cuentas Balance: Esta se subdivide en activo, pasivo y capital.
B. Las Cuentas de Resultados: Son las que se subdividen en cuenta de utilidades y de gastos.
2.11.2 Clasificación por Objetivos
Tiene que ver con los objetivos de cada una de las cuentas, ésta llevan el título del objeto o finalidad que desempeña. Ej.: documento por cobrar, cuentas por cobrar, etc.
2.11.3 Clasificación por Funciones
Aquí las cuentas que se desempeñan en el negocio se utilizan con el fin de establecer responsabilidades.
2.11.4 Clasificación por Departamentos
Su objeto es determinar responsabilidades, departamentales, las cuentas se agrupan dentro del departamento que se originan.
2.12 Catálogo de Cuentas
El catálogo de cuentas comprende una relación completa de las cuentas del mayor general y de sub-cuentas auxiliares de acuerdo a un esquema lógico de codificaciones numérica que se ordenan sistemáticamente y que son aplicadas a un negocio determinado en el transcurso de sus actividades.
Estas agrupaciones son presentadas en el catálogo de cuentas, están identificadas por codificaciones asignadas a cada una de ellas, lo cual tiene la finalidad no solo de identificarlas, sino también de abreviar el proceso de codificación de los documentos que presenten cualquier transacción dentro de las operaciones normales de la compañía.
El código de identificación de cada cuenta puede estar formado por número, letras o una combinación de ambas.
A ésta se le asignará el primer número a los grupos principales de cuentas, las cuales significan la clasificación más importante en los estados financieros. El segundo número indica las cuentas de acuerdo a la función que realiza en los estados financieros. El tercero indica el número de orden; el cuarto, quinto dígito antecedido por el punto se utiliza para proveer una clasificación secundaria la cual identifica una cuenta específica.
1- Cuentas de Activos 2- Cuentas de Pasivos
3- Cuentas de Capital
4- Cuentas Distribución y Resumen 5- Cuentas de Ingresos
6- Cuentas de Costos 7- Cuentas de Gastos
2.13 Formularios
Es donde se recolectan todas las transacciones contables, son los documentos que tienen los datos relativos a las operaciones de la Casa Lar. Estos documentos son los que introducen los datos en el procedimiento contable.
Son importantes porque dan la evidencia de que las transacciones suministradas son las pruebas de lo que intervino en la operación, siendo la base para registrar las operaciones en el diario.
Para que le sean de gran utilidad en el ejercicio efectivo del control de las actividades que le son asignadas les proponemos los siguientes formularios:
2.14 Libros y Registros
Los libros de contabilidad son las herramientas básicas de la teneduría de libros, en su forma más pura para la toma de decisiones.
Los libros contables sirven para registrar en ellos todas las transacciones contenidas en los comprobantes que se han originado en las operaciones diarias de la empresa.
El ciclo de contabilidad registra en su proceso informaciones contables, los libros de anotaciones originales (diario), los libros de entrada secundaria (mayores). Verifica que los pases a las cuentas auxiliares obtengan el mismo resultado que su control, se ocupa además de realizar la hoja de trabajo, preparar los estados financieros, los ajustes que sean necesario sin excederse y al finalizar el ciclo contable se realizará el cierre de las cuentas nominales, ingresos y gastos y finalmente se realizará la balanza de comprobación.
2.15 Manual de Procedimientos
Indica la acción precisa a seguir para lograr obtener el registro correcto de las operaciones contables de todo el personal. Ayuda a la mejor comprensión de los formularios, cuentas y procedimientos utilizados en el sistema contable.
Es la guía que le sirve de pauta para la comprensión de cómo llevarse a cabo las transacciones y actividades que se presenten en el sistema.
Otra de las razones para elaborar un instructivo de cuentas es que sirve para que el personal nuevo conozca las características de la contabilidad existente en la empresa.
En negocio grande, el manual de procedimiento que contiene el catálogo de cuentas debe distribuirse a los empleados de oficina, ejecutivo que forman parte en la preparación, codificación, aprobación de los documentos contables.
CAPITULO III. CONTROL INTERNO
Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organización con el fin de proteger sus recursos contra despilfarros, fraude e ineficiencia, asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales, asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la compañía, evaluar el nivel de rendimiento en los diferentes departamentos de divisiones de la compañía.
El control interno “es una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa. Comprende el plan de organización y de todos los métodos y medidas coordinadas adoptados dentro de una empresa para cuidar sus bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables y promover la eficiencia operante”.7
El boletín del Instituto Americano de Contadores define el control interno “como un elemento contable por el cual se puede obtener la comprobación de cifras a través de la intervención de varias personas que lleguen independientemente al mismo resultado”.
La implantación y seguimiento del control interno es propio de la dirección del negocio, pues de esta manera cumple su objetivo. En un sistema de contabilidad, el control interno es la herramienta que sirve para proteger los activos de una empresa y se aplica en todos los niveles de ésta, desde la organización del negocio hasta la más simple de sus operaciones.
3.1 Métodos que deben ser aplicados por la compañía
1.- Proteger sus activos.
2.- Evitar que se incurra indebidamente en los pasivos.
3.- Cerciorarse si ha habido una cohesión a la política que tenga establecida la compañía.
4.- Asegurarse de la exactitud y la confiabilidad de todas las informaciones financieras y de operación.
3.2 Política de Control Interno
Proporciona una protección adecuada para los activos propiedad de la compañía, además la verificación y la revisión que son esenciales para el buen funcionamiento de un sistema de control interno, reducen la posibilidad de que los errores o intento fraudulentos queden sin ser descubiertos por un período prolongado, lo cual permitirá a la administración depositar mayor confianza en la veracidad de las informaciones que le son suministradas.
Para facilitar la toma de decisiones y el mejor funcionamiento de la empresa, recomendamos la elaboración y presentación a la administración de los informes y reportes.
3.2.1 Tipo de Reporte o Informe
Periodicidad 1- Reporte de ingresos disponibilidad de efectivo Diario
2- Estado de Situación (activo, pasivo y patrimonio) Mensual
3- Estado de Resultado Mensual
4- Detalle de Gastos Operativos por departamento Mensual
7 Johnson, Charles B; Melg, Walter. “Contabilidad la base para Decisiones Gerenciales”. Editorial Mogran, 1981.
5- Presupuesto financiero y operativo, incluyendo flujo de efectivo Anual
Los informes financieros a prepararse mensualmente han de compararse con las metas presupuestales con la finalidad de orientar a la administración sobre las desviaciones y/o variaciones que surjan como consecuencia de factores internos y externos de la compañía, así como cambios generales que se producen en el contexto económico.
Estas medidas permitirán a la administración aplicar los correctivos correspondientes.
3.3 Importancia del Control Interno
El control interno es una función de la gerencia que le permite a negocios organizados donde las operaciones han aumentado en complejidad y las transacciones se han multiplicado, obtener datos verídicos basados en los objetivos de conservación del activo, eliminación de los errores y determinación de los ingresos.
Su propósito fundamental es disminuir los riesgos de errores e irregularidades. Mientras más personas forman parte de la iniciación, ejecución, contabilización y control de una transacción, existe más probabilidad de que ésta sea verdadera y esté bien contabilizado.
3.4 Objetivo del Control Interno
Entre el control interno y la contabilidad existe una relación muy estrecha, ya que ofrece seguridad y evita las pérdidas a largo plazo.
Su objetivo primordial es dar validez a la implementación de controles tales como:
2 Garantizar la obtención de información correcta, segura, completa y oportuna para el buen desarrollo de la empresa.
3 Obtener eficiencia de las operaciones siendo uno de los objetivos más importantes el control interno.
4 Constatar la exactitud de los datos que arroja su contabilidad.
5 Proteger los activos de la empresa, que no sean utilizados si no hay necesidad.
3.5 Clasificación del Control Interno
El control interno de una empresa es adecuado y pone en práctica una serie de elementos que son los que dan razón de ser al mismo. Este se clasifica en Control Administrativo y Control Financiero.
3.5.1 Control Administrativo
Normalmente se refiere a actividades que no se pueden considerar como de naturaleza financiera, ejemplo de esto es la política que puede aplicar una compañía en relación con sus agentes de ventas en los viajes que realicen asignándole que elaboren y envíen a la casa matriz un informe de las visitas, cobros, órdenes de pedidos y rechazos que han obtenido en sus viajes.
3.5.2 Control Financiero
Se refiere como su nombre lo dice a la actividad financiera que cumple con la separación de funciones del personal que maneja el efectivo con el personal que contabilice las operaciones con el efectivo. Además es un sistema en que la responsabilidad de quien maneja los activos y el trabajo de una persona sea comprobado por un tercero.
3.6 Aplicación del Control Interno
La gerencia de una compañía, luego de haber fijado sus objetivos y logrado establecer su organización, tiene la necesidad de implementar medidas de control que le permitan realizar una adecuada vigilancia sobre el desarrollo de las operaciones.
La aplicación del control interno ayuda de forma definitiva a la empresa, ya que estos le suministran a los ejecutivos seguridad y confianza en la aplicación de las políticas, procedimientos y planes adecuados.
El control interno es importante porque compara, discute y critica el plan de organización contable. Sirve para prevenir hechos futuros o detectar acciones pasadas o actuales.
3.6.1 Control Interno de Efectivo
El efectivo puede definirse como instrumento negociable o como poder adquisitivo negociable que son usado y acepto como dinero, incluye: monedas, cheques, giros bancarios, depósitos a la vista, cuenta de ahorros, tarjetas de crédito. El control del efectivo se lleva a cabo de acuerdo con las siguientes medidas:
El recibir el dinero en el negocio estará a cargo de un cajero asignado para esta actividad;
ningún otro empleado puede tener acceso a la caja. El cajero depende del departamento de contabilidad; para obtener un control de las entradas de efectivo se utilizan comprobantes de ingresos pre-enumerados y se deben utilizar con su continuidad.
El empleado que recibe los ingresos debe firmar las copias de los recibos, los cuales deben ser retenidos por el cajero para el cuadre al final del día.
Otras de las pruebas del dinero recibido son las cintas de las máquinas registradoras, facturas que comprueban las ventas hechas y que puedan garantizar el que se haya facturado correctamente.
Los pagos recibidos por correos deben ser chequeados y listados por el administrador antes de ser entregados al cajero. Esta lista debe indicar: fecha, pagos recibidos y cantidades.
Esta lista se debe enviar inmediatamente a contabilidad.
Se debe tener un control absoluto de los ingresos, éstos se deben depositar intactos lo más rápido posible; los depósitos los debe realizar otra persona que no sea el cajero.
3.6.2 Desembolso de Efectivo
Los fraudes en los desembolsos ocurren normalmente en los gastos de caja chica, por tanto, debe exigírsele una comprobación satisfactoria para aprobar cualquier desembolso en efectivo.
Debe existir una separación entre la aprobación de las facturas y la contabilización de los valores a pagar. Todos los desembolsos deben ser hechos mediante cheques, los cuales están pre-enumerados; deberá utilizarse una protectora de cheques. Las erogaciones de poco monto son la excepción porque su pago se debe hacer mediante caja chica. Los cheques no deben ser al portador, sino a nombre del beneficiario, avalado por su factura.
En el banco habrá dos firmas registradas para el pago de los cheques. Los comprobantes para pago deberán ser aprobados por el administrador.
En toda organización de negocios todas las entradas y salidas de efectivo deberán centralizarse. El efectivo recibido deberá depositarse en forma íntegra.
Los pagos por ningún motivo se harán del efectivo recibido, sino más bien deberán hacerse con cheque a cargo de una cuenta bancaria o con fondos específicos. Se deben girar instrucciones a los bancos, por escrito que solo acepten los cheques y demás equivalente de efectivo para abono a cuenta.
3.6.3 Control Interno de Caja Chica
Para evitar la realización de cheques por cantidades ínfimas, se establece un fondo de caja chica, la responsabilidad de ésta estará a cargo de una persona en particular. Todas las erogaciones emitidas deberán estar amparadas por su comprobante con enumeración, se realizará arqueo sorpresivo y cualquier faltante será responsabilidad del cajero. El fondo será de RD$2,000.00.
El reembolso se solicitará en un formulario anexo cuando se está agotando el fondo.
Las pólizas de caja chica deben escribirse siempre con tinta, deben además estar firmada por el cajero, por el receptor, tienen que además estar autorizado por una tercera persona.
Estas pólizas deben cancelarse después de pagada por una persona que no se el cajero, antes que éste nueva vez tenga acceso a ellos.
3.6.4 Control Interno de los Documentos y Cuentas por Cobrar
El estudio y evaluación del control interno es indispensable en la verificación de los documentos y cuentas por cobrar, pues es la base para determinar los procedimientos de auditoría que conducirán al logro de los objetivos, en relación con la verificación de la autenticidad de los documentos y cuentas por cobrar, la organización interna debe ser adecuada para controlar debidamente la obtención, el manejo y la custodia de la evidencia documental que
respalda cada deuda.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se inicia con la aceptación de un pedido de un cliente y la respectiva elaboración de la orden de venta, o bien con la aprobación del crédito que se haya de otorgar.
Para que exista verdaderamente un buen control interno de esta cuenta debemos decir que se cuenta con su debida autorización, además que exista:
a) Segregación de funciones para de esta manera dividir responsabilidades.
b) La separación de las funciones de ventas del servicio con respecto a la contabilización.
c) Que exista una separación relativa entre la recepción del efectivo y contabilidad.
d) Un buen control sobre la cancelación de cuentas incobrables. Cuando los cobros se realizan por un cobrador debe hacerse un listado de las facturas entregadas a éste diariamente. El mensajero deberá entregar el dinero cobrado y las facturas pendientes de pago. Este reporte deberá ser enviado con la lista anterior a contabilidad, para su contabilización.
e) La elaboración de la orden de venta.
f) La aprobación del crédito.
g) La entrega de la mercancía que se haya vendido.
h) La facturación a la clientela.
i) La verificación de las facturas.
j) La afectación de la cuenta de control, cliente.
k) El cobro de las cuentas o la contabilización del efectivo recibido y el depósito del efectivo al banco.
3.6.5 Control Interno de los Inventarios
Un adecuado control de los inventarios está directamente relacionado con las compras, con la manufactura y con la contabilización de los productos terminados.
Los inventarios deberán ser controlados en forma debida, deberán existir requisiciones que amparen las salidas, en los artículos se les deberá dar el destino apropiado.
Los inventarios finales deberán ser bien controlados; se deben contar, se debe determinar su precio correcto y su totalización.
El renglón más importante de control interno es sin duda el inventario porque muchas irregularidades cometidas apropiándose de efectivo han pretendido ser cubiertas falsificando operaciones correspondientes a los inventarios.
Para que exista un control interno adecuado hay que analizar tres operaciones que son compras, consumo y mantenimiento de las mercancías. Además:
a) Se debe tener centralizadas las compras por departamento.
b) Analizar la calidad y cantidad de mercancías compradas mediante la especialización de un departamento para este fin.
c) Autorización de la compra y análisis de consumo de inventario.
d) Control de la existencia de la mercancía existente mediante el recurso del inventario perpetuo.
3.7 Valuación del Inventario
Los inventarios se pueden valuar:
1- Al Costo:
a) Costo Específico, el cual es el precio neto de adquisición.
b) Costo Derivado, empleando métodos tales como UEPS último en entrar primero en salir; PEPS primero en entrar primero en salir; Promedio Ponderado, Costo Estandar o Inventario básico.
2- Al Precio del Mercado:
a) Costo de Reposición a la fecha del balance general
3- Al Costo o al Precio de Mercado, el más bajo de los dos:
Este criterio de valuación podrá aplicarse a cada una de las unidades o bien a los totales de las diferentes clases de inventarios, escogiendo aquel criterio que permita obtener una utilidad más correcta.
3.8 Control Interno de Activo Fijo
El control interno es de suma importancia para todos los activos en especial a los activos fijos, ya que su objetivo primordial es el de obtener una máxima eficiencia de operación del efectivo invertido en esos activos.
Existirá un excelente control interno de los activos cuando:
1 Los activos fijos sólo se podrán adquirir cuando estén aprobados por la persona autorizada.
2 Se debe tener un control físico de éstos.
3 Se debe establecer una cuenta control para cada activo fijo reparado o amparado por un mayor auxiliar que contendrá el detalle.
4 Efectuar inventario de éstos al final del ejercicio contable.
5 Todos los retiros y ventas de activos fijos deberán ser autorizados, debiendo comunicarse tales hechos al departamento de contabilidad.
6 Los activos fijos pequeños y fácilmente transferibles, deberán estar bajo el control del menor número posible de persona.
3.9 Control Interno de Nómina
En ésta se pretende verificar que el tiempo que se paga sea el que verdaderamente el empleado ha trabajado a la compañía.
Los pagos de nóminas se hacen indiferente el que se realicen o efectúen con cheque o efectivo, aunque el pago con cheque es preferible pues el pago en efectivo ofrece desventajas por
ejemplo “es más fácil que los pagos no reclamado se los apropien”.
La nómina o la información de su monto va a la sección de cuenta por pagar donde se prepara el comprobante correspondiente. Se prepara en cheque o en efectivo, si es en cheque, se preparan éstos y se enviarán junto con la nómina al encargado de pagar; si es en efectivo, se prepara un cheque por el total a pagar a nombre del encargado, el cual determinará por las cantidades individuales, sus necesidades de billetes y sus denominaciones y de monedas.
3.10 Control Interno de Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar deberán ser amparadas con las facturas originales recibidas por los proveedores. Estas luego se analizan para comprobar si hay que hacer correcciones o no de las facturas, se inspeccionan en lo referente a nombres, fechas, cantidades, precios, multiplicaciones, sumas, totales, aprobación.
Los cargos a las cuentas de proveedores podrán referirse a pagos que se hagan a favor de ellos por conceptos de devoluciones y rebajas sobre ventas.
El procedimiento de registro por cuenta por pagar se crea una cuenta auxiliar para el acreedor, mostrando la factura, los pagos y en algunas ocasiones el saldo que va venciendo. Se debe comparar el saldo que envían los proveedores con la cuenta por pagar para detectar si existen pasivos no registrados.
3.11 Control Interno de Compras
Es fundamental para tener un control interno eficiente de la compra que ésta estén separada del departamento que lo recibe, de su contabilización y de sus pagos. Todas las compras que realiza una empresa deben cumplir con los siguientes requisitos:
1- La solicitud debe ser hecha en algún departamento o en el departamento de compras.
2- Envío de orden de compra al proveedor.
3- La recepción de las mercancías o servicios.
4- La aprobación de la factura.
Una persona encargada de compra deberá poseer amplias facultades en la colocación de órdenes de compras relacionadas con los activos. Una vez que las órdenes hayan sido debidamente autorizadas en su origen y aprobada, el siguiente paso es obtener control absoluto de la compra. Esto se logra si la persona que solicita el artículo envía su pedido, deberá además enviar una requisición autorizada a la persona encargada de hacer las compras.
El número de copias depende de la política de la empresa, el original se envía al proveedor, el encargado de compra retiene una copia y otra para contabilidad.
3.12 Control Interno de Ingresos
Para que exista un adecuado control interno de los ingresos se deberá hacer comprobaciones selectivas de los totales del diario de ventas de acuerdo con un plan preestablecido de comprobación los totales deberán compararse con los cargos que se hayan efectuado a las cuentas por cobrar.
El efectivo recibido en la Casa Lar se deriva de diversas operaciones:
1- Ingresos por Ventas en el Gift Shop.
2- Ingresos por Venta de Motores y Carros.
3- Ingresos por Venta de Electrodomésticos.
Las ventas realizadas en el día se hace un reporte al final de la tarde con el cuadre del día, este dinero se deposita al próximo día laborable. Este reporte es enviado a contabilidad con copia a la administración.
3.12.1 Objetivos del Control Interno de los Ingresos
1- Cerciorarse que se contabilicen las ventas del período en cuanto al importe de ella y al cliente.
2- Comparar los precios unitarios que aparecen en las facturas de ventas con los precios de lista.
3- Comprobar que el efectivo proveniente de las ventas de contado haya sido depositado en el banco.
3.13 Principios del Control Interno
Los principios de contabilidad generalmente aceptados incorporan el consenso en un momento particular en cuanto a cómo deben ser registrado los recursos económicos y las obligaciones como activos o pasivos, qué cambios deben registrarse en ellos, cuándo registrarlo, cómo medir los activos.
1- Debe fijarse la responsabilidad: Si no existe una delimitación exacta de ésta el control sería ineficiencia.
2- La contabilidad y las operaciones deben estar separados. “Un empleado no debe ocupar un puesto en que tenga control de la contabilidad y al mismo tiempo, control de las operaciones que ocasionan asiento en la contabilidad”. 8
3- Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una transacción comercial.
4- Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud, con objeto de tener la seguridad de que las operaciones y la contabilidad se lleven en forma exacta.
5- Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar siempre por escrito.
6- Siempre que sea posible se deberá utilizar equipo mecánico o electrónico, los cuales contendrán los mecanismos necesarios para comprobar las correcciones realizadas en su
8 Horngren, Charles T.; Harrison, Walter T. “Contabilidad”. 1991.
operación o manejo.
7- Deberá existir si es posible una rotación de los empleados en sus puestos, exigiéndose que las personas encargadas de puestos claves tomen sus vacaciones.
8- Los trabajadores deberán estar afianzados, esto es con la finalidad de proteger al patrón y desalentar a cualquier empleado que se vea tentado a cometer fraude.
3.14 Control Interno de los Derechos de los Propietarios
1- Se mantiene debido control de la transferencia de acciones.
2- Existe un debido registro de cada accionista.
3- Es diferente el que firma y expide los certificados al que los registra.
4- Existe una debida autoridad delegada por el Consejo Directivo para la emisión de certificado de acciones y que estos estén pre-foliados.
3.15 Control Interno de los Cargos Diferidos y Gastos Anticipados
Los pagos anticipados a corto plazo generalmente representan gastos por servicios y accesorios que no se han consumido a la fecha del balance, pero que se considera que lo será dentro de unos cuantos períodos contables. Los cargos diferidos que se convertirán en gastos en un período de tiempo superior al ciclo normal de operaciones.
1- Existe una debida contabilización u amortización de los cargos diferidos a largo plazo de acuerdo con los PCGA y las decisiones de la alta gerencia respecto al período de amortización.
2- Reversa periódicamente el programa de seguros para determinar si está vigente o si es adecuado.
3- Existe un control exacto sobre la amortización de gastos anticipados a corto plazo, tales como, renta, seguro, etc., revisando periódicamente las partidas, debidamente amparadas, para determinar si están vigentes y cerciorarse si el saldo de ellos es correcto.
4- Realizar cédulas analíticas al final del período para determinar si hay alguna cantidad sin amortizar.
5- Confirmar los desembolsos realizados en esta cuenta para cerciorarse si están amparados por documentos.
3.16 Control Interno de los Pasivos Corrientes
Son aquellos que están supuestos a ser cancelados dentro de un período no mayor de un año dentro del ciclo de operaciones de una empresa.
• Para contraer pasivos a corto plazo, éstos deben ser autorizados por el Presidente o Administrador.
• Revisar periódicamente la contabilidad de los pasivos para evitar hacer pagos no autorizados.
• Las correcciones se hacen en el momento que sea detectado la irregularidad.
• La cancelación de pasivo deben estar debidamente autorizados.
• Hacer corte de documento de compras para determinar los pasivos del período que cierra y
por ende las compras e inventarios.
3.17 Control Interno de las Inversiones
Las inversiones deben efectuarse y liquidarse únicamente mediante autorización de personas facultadas debiendo examinar el auditor los comprobantes correspondientes.
1 Una adecuada separación de las responsabilidades para la custodia de valores.
2 Los valores se registran a nombre del propietario y son controlados y salvaguardados debidamente en una caja de seguridad.
3 Las compras y ventas de inversiones son debidamente autorizadas y en ningún caso dicha responsabilidad puede recaer sobre una sola persona.
4 Se realizan arqueos periódicamente de valores por personal ajeno tanto al control como al registro de las inversiones.
3.18 Control Interno de los Gastos
Uno de los aspectos principales para el control interno de los gastos en su autorización inicial y algunos aspectos básicos de control referentes a la aprobación de su pago, que fue tratada en la sección correspondiente del efectivo y cuentas por pagar y a su registro adecuado.
Dentro del control interno de los gastos se encuentra el control de las nóminas, luz, agua, teléfonos, reparación, mantenimiento, diversos, etc.
3.19 Diseño del Control Interno
Al diseñar un sistema de control interno el personal debe quedar segregado de acuerdo con sus funciones de diferentes formas:
1- Los que ordenan o autorizan las transacciones.
2- Los que ejecutan las transacciones.
3- Los que son responsables del resultado de las transacciones.
CAPITULO IV. DISEÑO DEL SISTEMA
4.1 Catálogo de Cuentas
La clasificación para las cuentas del catálogo será de la siguiente forma:
1- Cuentas de Activos 2- Cuentas de Pasivos 3- Cuentas de Capital
4- Cuentas de Ingresos y Resumen 5- Cuentas de Costos
6- Cuentas de Gastos
Control Auxiliar
11 Activos
111 Efectivo en Caja y Bancos
01 Caja Chica
02 Banco de Reservas – Casa Lar 03 Banco de Reservas – Apolo Motors 04 Banco del Comercio – Casa Lar 05 Banco del Comercio – Apolo Motors
06 Banco Nova Scotia
07 Depósito preaviso y cesantía
08 Depósito plan de pensión y jubilación
09 Cheques devueltos
10 Transferencias bancarias
112 Documentos y Cuentas por Cobrar 01 Efectos eléctricos
02 Vehículos de motor
03 Agencias
112-0 Reservas para cuentas malas
112-00 Documentos y Cuentas por Cobrar Descontado
113 Cuentas por Cobrar a Funcionarios y Empleados
01 Funcionarios
02 Accionistas
03 Empleados
114 Inventario
01 Efectos eléctricos y del hogar
