CA C AP P Í Í TU T UL LO O I I
EL E L P PR RO OB BL LE EM MA A
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La ejecución de un proyecto puede ser vista como un proceso que se desarrolla en fases, desde que se concibe la idea hasta que se materializa y se pone en operación el activo o la instalación, y comienza a generar un valor al accionista. En algunos casos, el proyecto podría no llegar a ejecutarse y ser cancelado durante su trayectoria hacia la materialización, porque en algún momento de su desarrollo se pudo determinar que el mismo no genera los beneficios o resultados que se esperan de él.
De allí, se puede inferir que la fase de definición de un proyecto requiere analizar riesgos, precisar el alcance y elaborar el diseño básico, desarrollar en detalles el plan de ejecución, preparar estimado de costos, evaluar el grado de definición del proyecto, establecer guías para el control del mismo y desarrollar el plan de aseguramiento tecnológico para establecer el proceso de contratación y el documento de solicitud de ofertas, preparándose el paquete para la autorización del proyecto o aprobación de fondos. Cabe destacar, que existe un solape entre las fases el cual indica una zona de transición donde normalmente es necesario tomar decisiones.
requiere la consideración de cursos alternos de acción.
En el caso de proyectos, el proceso de toma de decisiones comienza con la generación de documentos que soportan una decisión, los cuales constan del resumen ejecutivo, donde se plasman el propósito y metas del proyecto, objetivos, estrategias consideradas y recomendaciones; análisis comercial de la situación, donde se consideran la evaluación del proyecto en cuanto a rentabilidad, costos de operación, flujo de caja, verificación del alineamiento del proyecto al plan de negocios, desviaciones respecto al plan original; análisis de riesgos, en el cual se identifican los riesgos mediante sensibilidades, cuantificación del mismo, análisis probabilístico y acciones para gerenciar el riesgo.
La evaluación de riesgos es una herramienta de gerencia que le presenta el nivel de decisión, de manera de eliminar la posibilidad de exceder los límites establecidos en cuanto a costo, tiempo de ejecución y factibilidad técnica.
Esta evaluación debe ser cuantitativa y cualitativa, debe además, realizarse a lo largo del proyecto porque dentro de la fase de definición, la evaluación de riesgo juega un papel muy importante dentro de la evaluación definitiva para la aprobación o no del proyecto ya que por medio de ella se puede determinar el riesgo del negocio o la rentabilidad del proyecto, la variabilidad del estimado de costo y tiempo de ejecución.
En cuanto al análisis de la variabilidad del estimado de costo, se tratan de identificar circunstancias que puedan producir variaciones directas, utilizándose en
muchos casos el análisis probabilístico o método de Montecarlo o un método subjetivo (particular y propio), tal como el enfoque de evaluación de la contingencia.
El análisis de la variabilidad en el tiempo de ejecución, enfoca el impacto que tiene la incertidumbre en el cumplimiento con la fecha de terminación del proyecto. Los métodos comúnmente utilizados en la evaluación de riesgos de terminar a tiempo son las técnicas de revisión y evaluación del programa (PERT) y el método de determinación del camino crítico (CPM).
Una fuente de riesgo es la efectividad de la gerencia y administración del proyecto y la identificación del mismo depende principalmente de la experiencia del personal clave del proyecto. Entre los aspectos más importantes que afectan la dimensión del riesgo se pueden mencionar la imprecisión en los estimados de costos y tiempo, lo cual conduce a metas irrealizables e ineficiente planificación, errores, omisiones, juicios pobres, falta de conocimiento en los cuales el personal puede incurrir y la toma de decisiones a tiempo, la pronta respuesta y oportunas decisiones de la gerencia pueden reducir considerablemente los riesgos.
La medición del riesgo del negocio cubre aquellas situaciones en las cuales se trata de determinar los efectos producidos por la incertidumbre en la demanda de un producto, factores del mercado, necesidades del flujo de caja y costos de capital. Para tal fin, existen metodologías que tienen sus ventajas y limitaciones, utilizadas independientemente con base en la conveniencia aplicable a cada situación en particular, tales como: Análisis de Sensibilidad, Evaluación por Escenarios, Simulación de Montecarlo y Arbol de Decisión.
por sus siglas en inglés). Este instrumento permite reducir costos de proyectos, disminuir su variabilidad en términos de costo, cronograma y características de operación, e incrementar la oportunidad de alcanzar las metas propuestas por los mismos, entre otras características.
A su vez, esta herramienta indica la relación directa entre el éxito de un proyecto y el esfuerzo de planeación de preproyecto. Para lograr los objetivos propuestos por el FEL, se requiere que el proceso de planeación se relacione estrechamente con las metas de negocio, entender la complejidad del proceso, adaptado a las necesidades de negocios de la compañía donde se desarrolla, conduciendo el proceso de toma de decisiones requerido para la definición de las características óptimas de un proyecto.
La metodología utilizada actualmente para evaluar los proyectos no es flexible a las distintas posibilidades de ocurrencia que se puedan presentar en los eventos que intervienen dentro de un proyecto cualquiera, y depende en gran parte de los lineamientos emitidos por la gerencia, lo cual genera riesgo e incertidumbre que impide jerarquizar sobre una base real.
En este sentido, la gerencia de proyectos es un trabajo en equipo, debe evitar seguir lineamientos directrices verticales, extendiéndose a través de toda la estructura de la organización, en especial de los sujetos participantes en las distintas etapas de la elaboración de un proyecto, y sobre todo, en la fase de definición, que conjunta las etapas previas de visualización y conceptualización y, por tanto, requiere el
conocimiento específico de cada uno de los procedimientos de estas etapas, que permite una toma de decisión más apegada a la realidad y con mayores posibilidades de presencia de alternativas de solución a los problemas que pueden presentarse durante la etapa de definición.
Todo lo expuesto anteriormente, motiva a visualizar una oportunidad de mejora en el análisis de riesgos y toma de decisiones, considerando los elementos que soportan las decisiones, lo cual permitirá mantener la alineación del proyecto con los objetivos del plan de negocios, identificar riesgos con respecto al plan, prever posibles contingencias y recomendar la continuación o cancelación del mismo.
Mediante el análisis de los resultados de los indicadores de gestión y estudio de nuevos enfoques tecnológicos en el ámbito internacional en el proceso de toma de decisiones de un proyecto, se permitiría seleccionar y proponer un modelo que mejor se adapte al análisis y toma de decisiones en la fase de definición de un proyecto desarrollado en PDVSA Occidente, a fin de garantizar la completación de proyectos en forma exitosa, cumpliendo con los objetivos y metas establecidas por la Corporación.
1.1. Formulación del problema
¿Cuáles elementos conformarían un modelo de toma de decisión en la fase de definición de un proyecto en la industria petrolera?
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
2.1. Objetivo general
2.2. Objetivos específicos
1. Diagnosticar los procesos de análisis de toma de decisiones en la fase de definición de un proyecto en la industria petrolera.
2. Identificar los elementos de la matriz que soporta la toma de decisión en la fase de definición de proyectos.
3. Determinar los parámetros utilizados en la toma de decisiones en la fase de definición de un proyecto.
4. Diseñar un modelo de toma de decisiones en la fase de definición de un proyecto de la industria pretrolera.
3. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION
La industria petrolera constituye el sector más importante de la economía nacional, ya que de la misma proviene la mayoría de los ingresos del Estado.
La actividad de exploración y producción es pilar fundamental en la cual se sustenta, debiendo ser muy cuidadosa al momento de desarrollar sus proyectos debido al alto costo e impacto involucrado.
Todas las decisiones tomadas tienen influencia en eventos futuros, por lo que se generarán consecuencias o secuelas. Es común atribuir a factores externos las desviaciones en los proyectos, por lo que se hace necesario determinar tanto las
desviaciones, sus efectos, así como las acciones correctivas realizadas para minimizarlos, utilizando para ello los informes de resultados.
Uno de los aspectos que destacan dentro del proceso de ejecución de proyectos es el modelo de análisis y toma de decisiones mediante el cual se evalúa el grado de definición de un proyecto para ser incorporado al plan de negocios y al presupuesto, así como también la completación de cada una de las fases del mismo, a fin de asegurar la factibilidad de seguir o no con el desarrollo óptimo del proceso de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Corporación, mínimo gasto y alto beneficio.
Esta investigación propone un modelo que guíe el proceso de toma de decisiones en forma óptima maximizando su nivel de eficacia y rapidez considerando la situación actual en la actividad petrolera del país y permite estudiar nuevos enfoques y criterios a fin de compararlos con los existentes y tomar las mejores prácticas para adaptarlas a la metodología actualmente utilizada.
De este modo, se permitirá proponer un modelo que optimice el proceso de toma de decisiones en la fase de definición de un proyecto, a fin de lograr la ejecución de proyectos exitosos que cumplan con los lineamientos establecidos en cuanto a costos, calidad, seguridad y protección del ambiente, con el uso de alta tecnología, mediante la definición de nuevas estrategias en desarrollo de proyectos para cumplir el plan de negocios y optimizar el uso del capital.
Por ello, desde el punto de vista teórico se contará con un modelo que parte de la confrontación de los procesos utilizados para la toma de decisiones en la fase de
propuesta teórica sobre la toma de decisiones en la etapa de definición de proyectos del área en estudio.
Desde el punto de vista práctico, se trata de resolver el problema de aplicar procedimientos que pudieran resultar no confiables a la hora de reducir incertidumbre en la toma de decisiones, por no estar adaptados a las condiciones económicas, financieras, políticas y legales de la región, impidiendo elegir las alternativas correctas en la etapa de definición de proyectos.
Por último, desde el punto de vista metodológico, el diseño de un instrumento para la recolección de datos, permitirá contar con una herramienta validada en su contenido y confiable, para recolectar información sobre la toma de decisiones en la fase de definición de proyectos, y los resultados obtenidos de la aplicación de la misma, puede ser utilizada en investigaciones futuras sobre la materia.
4. DELIMITACION DE LA INVESTIGACION
El marco espacial de esta investigación es Petróleos de Venezuela, PDVSA de Occidente, específicamente el Grupo de Definición de Proyectos de la Gerencia de Diseño y Construcción. Ésta se encuentra ubicada en Maracaibo, Estado Zulia.
El período de desarrollo de la investigación se encuentra comprendido entre diciembre de 2000 y enero de 2002.
Por último, en cuanto a la delimitación teórica, se ubica el presente estudio en el área de gerencia de proyectos industriales, específicamente, en la toma de decisiones en la fase de definición de proyectos.
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