PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA
DE COSMETICOS
FELIPE GONZÁLEZ GONZÁLEZ
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE PROCESOS PRODUCTIVOS INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ 2009
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PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA
DE COSMETICOS
FELIPE GONZÁLEZ GONZÁLEZ
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL
DIRECTOR
LOPE HUGO BARRERO SOLANO INGENIERO INDUSTRIAL
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE PROCESOS PRODUCTIVOS INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ 2009
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ... 6
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 8
3. OBJETIVOS ... 11
3.1 OBJETIVOGENERAL ... 11
3.2 OBJETIVOSESPECÌFICOS ... 11
4. METODOLOGÍA ... 12
5. MARCO TEÓRICO ... 19
5.1 IMPACTODELAINEXACTITUDENINVENTARIO ... 19
5.2 FACTORESQUEAFECTANPRECISIÓNENCANTIDADESDEINVENTARIO ... 21
5.3 PROCESODECONTEOSCÍCLICOSPARACONTROLDEINVENTARIOS ... 22
5.4 TIPOSDEINDICADORESUTILIZADOSPARACÁLCULODEEXACTITUDEN INVENTARIO ... 24
6. RESULTADOS ... 27
6.1 DESCRIPCIÓNGENERALDEPROCESOSDEALMACENAMIENTOYCONTROL DEINVENTARIOS ... 27
6.1.1 Información almacén de materiales ... 27
6.1.2 Materiales de envase y empaque almacenados en la bodega ... 29
6.1.3 Descripción proceso de abastecimiento de materiales a planta de producción ... 31
6.1.4 Descripción proceso de devolución de materiales ... 32
6.1.5 Control de cantidades en inventario y cálculo del indicador de exactitud ... 33
6.2 EVALUACIÓNDEPROCESODECONTROLSOBRECANTIDADESEN INVENTARIO ... 35
6.2.1 Tolerancias para aceptación de diferencias ... 35
6.2.2 Clasificación ABC como herramienta para definir cronograma de conteos ... 37
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6.2.3 Evaluación de medición de exactitud en inventario ... 39
6.2.4 Comparación de indicadores como alternativa para cálculo de exactitud ... 40
6.3 ANÁLISISDEFACTORESQUEAFECTANEXACTITUDENINVENTARIO ... 45
6.3.1 Ajustes en cantidad sobre diferencias identificadas ... 45
6.3.2 Análisis de cantidades de proveedores ... 47
6.3.3 Evaluación de procesos internos ... 49
6.3.4 Análisis global de factores que afectan exactitud en inventario ... 59
7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO ... 61
7.1 EVALUACIÓNDEALTERNATIVASYPROPUESTAPARACÁLCULODE INDICADOR ... 61
7.2 EVALUACIÓNDEALTERNATIVASYPROPUESTAPARAREDUCIRINEXACTITUD ENINVENTARIOS ... 64
7.2.1 Propuestas para reducción de diferencias en proceso de abastecimiento y devolución . 65 7.2.2 Propuestas relacionadas a proceso de ajustes en conteos cíclicos... 69
7.3 EVALUACIÓNFINANCIERADELAPROPUESTA ... 72
7.3.1 Evaluación de impacto de inexactitud en inventario ... 72
7.3.2 Análisis de rentabilidad de las propuestas ... 74
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 77
9. REFERENCIAS ... 78
10. ANEXOS ... 80
10.1FORMATO PARA IDENTIFICACIÓN DE RECHAZOS EN PROCESO DE DESCARTONADO ... 80
10.2ESQUEMA DE MATERIALES ALMACENADOS ... 81
10.3DESCRIPCIÓN DE DIAGRAMA DE OPERACIONES –ABASTECIMIENTO DE MATERIALES A PLANTA DE PRODUCCIÓN ... 83
10.4DIAGRAMAS DE FLUJO DE ABASTECIMIENTO DE MATERIALES A PLANTA DE PRODUCCIÓN ... 84
10.5DIAGRAMA DE RECORRIDO –ABASTECIMIENTO DE MATERIALES A PLANTA ... 87
10.6DESCRIPCIÓN PROCESO DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES A BODEGA ... 88
10.7DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA ... 89
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10.9DIAGRAMA DE DIVISIÓN DE ZONAS SEGÚN REQUERIMIENTOS DE HIGIENE ... 92
10.10 ORDEN DE TRANSPORTE PARA ORDEN DE PRODUCCIÓN ... 93
10.11 IDENTIFICADOR DE LÍNEA PARA ORDEN DE PRODUCCIÓN ... 94
10.12 FORMULARIO DE CONCILIACIÓN PARA ORDEN DE PRODUCCIÓN ACTUAL ... 95
10.13 FORMULARIO DE CONCILIACIÓN PARA ORDEN DE PRODUCCIÓN PROPUESTO ... 96
10.14 APLICATIVO EN EXCEL PARA EVALUACIÓN DE CANTIDADES ENTREGADAS COMO DEVOLUCIÓN ... 97
10.15 FORMATO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE MATERIALES EN DEVOLUCIÓN ... 97
10.16 DIAGRAMA DE OPERACIONES PROPUESTO PARA DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA ... 98
10.17 DIAGRAMA DE RECORRIDO PROPUESTO PARA DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA ... 99
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1. INTRODUCCIÓN
Han surgido varias iniciativas por intentar eliminar los inventarios y el almacenamiento dentro de los procesos de la cadena de abastecimiento; esto es comprensible pues los inventarios están asociados a altos costos y a actividades que no agregan valor a los precios. Sin embargo el flujo de los materiales, que conecta manufactura con el usuario final, no se espera que sea totalmente coordinado como para eliminar por completo dicha actividad (5). Mas aún, el uso de inventarios puede traer beneficios relacionados con el servicio a los clientes, quienes tienden a exigir lotes más pequeños y tiempos de entrega reducidos (7).
La administración y control de los inventarios busca definir un balance óptimo entre el costo y el beneficio asociado a los inventarios.
La eficiencia de las operaciones relacionadas con el almacenamiento y la distribución de materiales sólo se puede alcanzar con un sistema que esté hecho según las necesidades específicas de una empresa (7). La eficiencia de dichas operaciones se mide con diversos indicadores que de ser confiables pueden ayudar en la correcta toma de decisiones. Dentro de estos indicadores se encuentra el porcentaje de ocupación, tiempo de alistamiento de pedidos, retorno total sobre el costo del inventario entre otros. Pero cabe resaltar la importancia de un indicador tan trivial como lo es la exactitud en el registro de inventarios, el cual mide la precisión entre cantidades registradas y cantidades físicas.
Dicho indicador puede parecer sencillo de controlar; sin embargo a medida que aumenta el volumen y variedad de materiales almacenados en una bodega, la complejidad en su administración crece de manera exponencial (5). El flujo continuo de materiales ya sea por recibo, despachos, rechazos, devoluciones u otros procedimientos aumenta el riesgo de presentar diferencia en el inventario. Todos los movimientos físicos y lógicos deben ser coordinados para lograr tener un registro confiable de las cantidades.
Tener baja exactitud en inventarios trae consecuencias muy desfavorables; por ejemplo, si un artículo es demandado y por falta de material no se puede cubrir dicha solicitud, se incurre en diversos costos; existen casos en que el cliente
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prefiere esperar a que su pedido sea cubierto, lo cual puede implicar descuentos por entrega tardía, costos adicionales por administración, manejo de materiales y transporte. Por otro lado el cliente puede preferir recurrir a la competencia, por lo tanto la contribución de la venta se pierde; sea cual sea el caso, existe una mala imagen hacia el cliente, afectando las ventas en el largo plazo (2). Existen otros problemas que surgen por baja exactitud en inventarios; por ejemplo la cantidad registrada puede ser inferior a la que se tiene físicamente, lo cual puede resultar en compras adicionales de material que realmente no se necesita. En general los costos derivados por una baja exactitud en el inventario se consideran costos de oportunidad los cuales son complicados de estimar.
La precisión en el registro de inventarios está directamente relacionada con el sistema de almacenamiento que se utilice dentro de la bodega. Para definir el sistema a utilizar, se evalúan otras variables como productividad, optimización de espacio, facilidad de instalación y costo entre otros; sin embargo no existe una regla general aplicable para lograr estos objetivos; se tienen diferentes necesidades debido a los patrones de pedido de los clientes, demanda de productos y unidad de manejo entre otra gran diversidad de factores. Desafortunadamente por falta de conocimiento, falta de herramientas y/o falta de tiempo, muchos proyectos de reingeniería y organización de almacenes se inician sin comprender la raíz de los problemas y sin explorar las verdaderas oportunidades de mejora (5); esto aumenta el interés por investigar este campo y así aportar de manera significativa en los resultados logísticos de una empresa.
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa está dedicada a la producción y comercialización de cosméticos. Sus marcas se encuentran en países como Colombia, Argentina, Chile, México, Perú, Venezuela y Ecuador, entre otros. Se tienen aproximadamente 2800 referencias de productos que incluyen colonias, esmaltes, cremas, labiales, talcos, shampoos y pestañinas para mencionar unos pocos. En la elaboración de estos artículos se necesitan materiales como tapas, frascos, etiquetas, válvulas, celofán, bases, charolas, brochas y otra gran cantidad sumando hoy un total de 9127 códigos.
Dichos materiales han presentado problemas en su exactitud en inventario por más de 3 años, tiempo en el cual no se ha podido identificar la raíz del problema1. Los problemas operacionales que se presentan además de los ajustes monetarios que se han hecho sobre el inventario, ponen en evidencia la situación que se está presentando. En el último año se han llegado a tener casos en que 759 de 3849 códigos contados presentan diferencia por fuera de la tolerancia, esto equivale a una exactitud del 79,34 % (Tabla 1). Los ajustes realizados sobre el inventario en un año han superado los $200 millones de pesos, situación crítica que afecta los resultados de la empresa.
Tabla 1 – Exactitud en Registro de Inventarios la empresa 2008
Periodo (2008) Aciertos Errores % de Exactitud
Febrero 1453 278 83,94%
Marzo 2664 645 80,51%
Abril 3054 795 79,34%
1 Palomino, L (2008, 23 Junio), entrevistado por González, F., Bogotá.
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En la empresa, las razones por las que se presenta diferencia en inventario son muchas y muy diversas. Por ejemplo, el proveedor puede enviar cantidades erradas, las personas encargadas de alistar los materiales para las órdenes de producción pueden contar incorrectamente; también los errores de exactitud pueden ocurrir cuando los rechazos de los materiales durante la producción no se reportan o cuando las devoluciones de material se identifican con un código erróneo. Las causas son varias, sin embargo es razonable pensar que existe un motivo o algunos motivos principales detrás de estos problemas que generan tanta diferencia en el inventario de dichos materiales.
Se han hecho varios intentos por eliminar las diferencias presentadas; por ejemplo, el personal encargado de alistar el material para órdenes de producción se ha separado en grupos según el artículo que se maneja, pensando en familiarizar al personal con un único tipo de materiales y reduciendo el número de responsables directos. También se han hecho auditorías de los procesos y proveedores; inclusive se han definido diferentes métodos para calcular el indicador. Todas estas acciones pueden entregar resultados favorables; sin embargo, el problema ha persistido y hay incertidumbre sobre la efectividad de los resultados de los últimos cambios realizados al proceso de administración de inventarios en la empresa.
Cabe resaltar que la forma como se está calculando el indicador de exactitud en inventario tiene poca credibilidad entre algunos de los empleados de la empresa; a finales de 2008 se reportaron porcentajes superiores a 99%; sin embargo, los problemas operacionales como paros en las líneas de producción causados por la inexactitud en inventario se presentaban frecuentemente. Se citan a continuación algunos comentarios hechos por parte del personal involucrado en el almacén de materiales:
“El indicador ERI no muestra la realidad de la exactitud en inventario, es una medida que se puede manipular para arrojar resultados favorables”
Jorge Molano – Supervisor de Cíclicos
“Es imposible que el indicador muestre niveles de 98% o 99%, si fuera cierto, no tendríamos tantos paros en producción por falta de materiales”
Mario Quintero – Supervisor Logístico
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“Ese indicador realmente debe estar cerca al 80%, eso según los problemas que encuentro diariamente en el almacén”
Juan Deivy Castro – Supervisor Almacén de Materiales
“Me gustaría que en este trabajo de grado, usted (Felipe González) nos ayudará a definir una forma adecuada para medir la exactitud en inventario”
Leonardo Palomino – Jefe de Almacenes
Esto deja en evidencia que la medición de la exactitud esta errada y por lo tanto es preciso considerar estas observaciones en la realización del presente trabajo.
¿Cómo eliminar los problemas que se presentan por una baja exactitud en el inventario? Por medio de un estudio sistemático y profundo de todos los factores que influyen en la inexactitud de los inventarios en la empresa, este estudio pretende aportar significativamente para evitar dicha situación. Además, basado en los hallazgos, se realizará una evaluación de posibles alternativas de solución para los problemas encontrados, estableciendo así una propuesta de mejoramiento teniendo en cuenta todas las características de la empresa.
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3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Presentar una propuesta de mejoramiento dentro del almacén de materiales de la empresa de cosméticos para reducir los costos derivados de las diferencias en inventario de material de envase y empaque.
3.2 OBJETIVOS ESPECÌFICOS
1. Evaluar si los indicadores utilizados por la empresa para medir la exactitud en el inventario reflejan la realidad de la situación.
2. Proponer mejoras en la forma de calcular los indicadores, según el resultado de dicha evaluación, facilitando así la toma de decisiones.
3. Identificar los factores que determinan la diferencia en inventario y el aporte individual de cada factor a dicha diferencia.
4. Evaluar alternativas para dar solución al problema definiendo la acción más apropiada.
5. Realizar el análisis costo-beneficio de la propuesta.
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4. METODOLOGÍA
Para lograr el cumplimiento de los objetivos se realizaron varias fases que se resumen en la Figura 1.
Figura 1 – Esquemático de las actividades asociadas a este proyecto.
Explorar y describir procesos que afectan
inventario Identificar y describir
metodología de control de inventarios Analizar materiales
almacenados
Analizar factores que afectan exactitud en
inventario Identificar el aporte de
cada factor a la diferencia en
inventario
Evaluar metodología de cálculo de
indicador Seleccionar alternativa
de solución para medición de exactitud
Seleccionar alternativa de solución para reducción de diferencias
en inventario
Realizar análisis costo-beneficio 2
1
3
4 5
1
2
3
4
5
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 1
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 2
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 3
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 4
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 5
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A continuación se explica cada una de las actividades que se realizaron en las fases presentadas
1. Analizar materiales almacenados y bodega de almacenamiento
1.1 Se recolectaron todos los códigos de materiales almacenados en el almacén de materiales, estos se separaron según su bodega de almacenamiento. La información se obtuvo por medio del sistema SAP utilizado en la empresa.
1.2 Tomando los materiales almacenados en la bodega principal, para cada componente se identificaron las siguientes variables: Clasificación ABC por costo en inventario, unidades en inventario a Febrero de 2009, costo unitario, grupo de alistamiento de material asignado, unidades por ubicación en estantería, proveedor, tolerancia de diferencia, movimientos físicos entre Septiembre 2008 y Febrero de 2009, ajustes positivos y negativos entre Enero de 2005 y Febrero de 2009.
1.3 Por medio de entrevistas y observación directa sobre 20 personas de la bodega de almacenamiento, se identificaron las herramientas, formularios y equipos utilizados para manejar los materiales dentro del almacén.
2 Identificar y describir metodología de control de inventarios
2.1 Utilizando el sistema de gestión documental de la empresa se seleccionaron los procesos correspondientes a las operaciones dentro del almacén de materiales.
2.2 Realizando una entrevista a Jorge Molano, Supervisor de cíclicos y a Andrés Ardila, Analista de Contraloría de Operaciones, se describió el proceso de control sobre cantidades en inventario además del tipo de indicador utilizado para medir la exactitud en inventario.
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3 Explorar y describir procesos que afectan inventario
3.1 Se presentó la información sobre procesos alistamiento de material para órdenes de producción y devoluciones. Para esto se utilizó el sistema de gestión documental. Estos procesos se representaron por medio de diagramas de operaciones, diagramas de recorrido y diagramas de flujo.
3.2 A través de observación directa y entrevistas del personal involucrado, se identificaron los entes responsables del inventario incluyendo los supervisores del almacén, los encargados de alistar el material para órdenes de producción, los funcionario de recibo de materiales, los operarios de abastecimiento de componentes y los digitadores encargados de las transacciones en el sistema.
4 Evaluar metodología de cálculo de indicador
4.1 Se entrevistaron a los directivos incluyendo a Alcides Quintero, Jefe de Almacén de Materiales y a Leonardo Palomino, Jefe de almacenes, para conocer la forma como se utiliza el indicador calculado por la compañía.
4.2 Se tomaron las tolerancias asignadas para cada componente y se identificó la cantidad de unidades y la cantidad monetaria que se acepta por componente. De esta forma se identificó el impacto de la tolerancia para la medición de exactitud en inventario.
4.3 Los movimientos físicos de cada componente se recolectaron entre Septiembre de 2008 y Febrero de 2009 para realizar la clasificación ABC por movimiento. Se utilizaron los porcentajes 70, 20 y 10 respectivamente. Se realizó una matriz de comparación entre la clasificación por costo en inventario y la clasificación por movimiento.
4.4 Se realizó un seguimiento a 100 conteos solicitados el día 10 de Enero de 2009 y se identificó la cantidad de conteos aceptados por parte del Supervisor de cíclicos.
4.5 Para 3 muestras diferentes de ajustes realizados sobre el inventario entre Enero y Febrero de 2009 se calcularon los indicadores de exactitud
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en unidades neta, exactitud en dólares neta, exactitud en unidades absoluta, exactitud de conteos y exactitud de códigos variando tolerancias. De esta forma se identificó la información que aporta cada indicador acerca de la exactitud en inventario.
5 Analizar factores que afectan exactitud en inventario
5.1 Para 2452 materiales que tuvieron ajustes positivos y ajustes negativos, se calculó la cantidad neta por código y se realizó un histograma según el resultado.
5.2 Se identificó el tiempo que para corregir una cantidad mal ajustada. Para esto se tomaron las fechas de cada uno de los ajustes y se calculó el tiempo transcurrido.
5.3 Se tomaron los materiales que presentaban mayor cantidad de diferencias y se identificaron los proveedores respectivos. El 40% de estos materiales correspondía a 17 proveedores. De estos proveedores se tomo la información de verificaciones en cantidad entre Enero de 2007 y Noviembre de 2008.
5.3.1 Se calculó la cantidad entregada real contra la cantidad reportada de cada proveedor.
5.3.2 Se calculó el porcentaje de entregas con cantidades faltantes y el porcentaje de entregas con cantidades sobrantes. De esta forma se identificaron proveedores críticos.
5.4 Se tomaron todos los movimientos físicos de los materiales entre Septiembre de 2008 y Febrero de 2009 y se identificaron los tipos de movimientos físicos de mayor relevancia dentro del almacén de materiales. Para esto se utilizó un diagrama de Pareto.
5.5 Se analizó el proceso de alistamiento y fraccionamiento de 1300 aplicadores cuando estaban ubicadas en el primer nivel y cuando estaban ubicadas en niveles superiores.
5.6 Se calculó la distancia total recorrida, el tiempo que transcurría para acceder al material, el tiempo para fraccionar material y el tiempo para
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regresar cantidad a ubicación. De esta forma se estimó el costo total para alistar el material según el nivel de ubicación
5.7 Se analizó el proceso de descartonado de frasco de vidrio. Se solicitó a los funcionaros de descartonado el diligenciamiento del formato del Anexo 11.1 con el fin de identificar la cantidad de rechazos de frasco por orden de producción.
5.8 En cuanto al proceso de devoluciones se identificaron 5 materiales luego de ser devueltos por sistema y se calculó el tiempo transcurrido para ser regresados al almacén.
5.9 Junto con los abastecedores de materiales a línea de producción, se elaboró un listado de los inconvenientes presentados durante el proceso de devolución.
5.10 Un estudio de tiempos se realizó sobre la conciliación de órdenes de producción, definiendo así el tiempo transcurrido para realizar los cálculos correspondientes.
5.11 Por medio de una muestra aleatoria de 230 conciliaciones de órdenes de producción, se compararon las cantidades entre devolución física y devolución teórica para cada componente y se identificó la cantidad de ajustes positivos y ajustes negativos.
5.12 Se realizó conteo de 89 entregas de devolución por parte del personal de líneas de producción y se calculó la exactitud de conteos, la exactitud en unidades neta y la exactitud en unidades absoluta.
5.13 Se realizó un estudio de un componente de alta rotación en 4 órdenes de producción consecutivas y se calcularon las diferencias en devolución física y devolución teórica.
6 Identificar el aporte de cada factor a la diferencia en inventario
6.1 En conjunto con Leonardo Palomino, el 17 de Abril de 2009 se establecieron los parámetros para definir los aspectos críticos de las diferencias en inventario. Estos parámetros se ponderaron según el impacto sobre la inexactitud en inventario.
6.1.1 Utilizando una matriz de priorización se calculó el aporte de cada factor a la inexactitud en inventario.
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7 Seleccionar alternativa de solución para medición de exactitud
7.1 Por medio de una investigación exploratoria de diferentes metodologías de medición de exactitud, se identificaron alternativas posibles para realizar medición.
7.2 Se utiliza información de análisis de tipos de indicadores realizada previamente para establecer los indicadores a utilizar para la empresa.
7.3 En conjunto con el personal administrativo del almacén y Leonardo Palomino, se establecen indicadores de mayor relevancia según los objetivos de la empresa.
8 Seleccionar alternativa de solución para reducción de diferencias en inventario
8.1 Utilizando los diagramas operaciones, flujo y recorrido para cada proceso del almacén, se realizó una lista de alternativas de solución a los problemas identificados.
8.2 Se establecieron los criterios de selección en conjunto con la jefatura del almacén, utilizando esta información se elaboró una matriz de priorización para seleccionar las alternativas más apropiadas de solución.
9 Realizar análisis costo-beneficio de la propuesta
9.1 Para las órdenes que se fabricaron entre Febrero y Marzo de 2009, se tomaron las órdenes que se detuvieron por motivos de inexactitud en inventario, se calculó el tiempo transcurrido y según la tarifa de la línea de producción correspondiente se calculó el costo del paro presentado.
9.2 Entre Noviembre 10 y Diciembre 10 de 2008 se identificaron los materiales obsoletos enviados a destrucción. El costo estimado para cada tipo de material se identificó por medio de SAP para definir el monto llevado a destrucción durante el mes de estudio.
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9.3 Se identificaron y se calcularon los costos de llevar a cabo el proceso de conteos cíclicos.
9.4 Según las propuestas definidas, se identificó la inversión requerida, los costos se establecieron por medio de información suministrada por Alcides Quintero, Jefe del Almacén de Materiales.
9.5 Se definieron los puntos en que se espera reducción de costos y por medio de esto se definió el ahorro mensual para la compañía.
9.6 Utilizando un diagrama de flujo se plantearon los ingresos y egresos del proyecto presentado como propuesta. Finalmente se calculó el valor presente neto y la tasa interna de retorno para el proyecto presentado.
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5. MARCO TEÓRICO
Para el desarrollo del presente trabajo se realizó una investigación en 3 temas específicos que permiten mayor claridad sobre los problemas, a continuación se muestra la información relevante.
5.1 IMPACTO DE LA INEXACTITUD EN INVENTARIO
Las diferencias en cantidad presentadas en inventario deben corregirse por medio de ajustes contables, dependiendo de si el inventario de mercancías proveniente del conteo es mayor o menor que el saldo en libros de contabilidad. En el primer caso se origina un sobrante, en el segundo, un faltante. Cualquiera que sea el caso, deben tomarse acciones conducentes a esclarecer las causas de la diferencia y a definir políticas para calificar el monto de la diferencia como considerable o no (17).
En el caso de faltantes, si éstos se explican por errores al determinar el costo de ventas y la diferencia es poco relevante, el faltante se corrige mediante el siguiente asiento, al 31 de diciembre (Tabla 2):
Tabla 2 - Asiento contable para corregir cantidades faltantes cuando la diferencia es poco relevante
Débito Crédito
Diciembre 31 Costo de ventas Mercancías
$5,000
$5,000
En el caso contrario, si el monto del faltante es considerable y la empresa no tiene suscritas pólizas de seguros para proteger sus inventarios, la diferencia debe llevarse a Gastos diversos – Faltantes en inventarios, por medio del siguiente asiento (Tabla 3)
Tabla 3 - Asiento contable para corregir cantidades faltantes cuando la diferencia es relevante y la empresa no tiene suscritas pólizas de seguros para proteger inventarios.
Débito Crédito
Diciembre 31 Gastos operacionales – Faltantes de inventarios Mercancías
$5,000
$5,000
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Si la compañía tiene suscritas pólizas de seguros que cubran el total del faltante, en lugar de debitar la cuenta Gastos se cargaría a Reclamaciones – A compañías aseguradoras. Si la póliza no cubre el monto total faltante, se debitarían respectivamente las cuentas Gastos diversos – Faltantes en inventarios, por la parte no cubierta y reclamaciones – A compañías aseguradoras, por la parte que cubre la compañía de seguros y el crédito se llevaría a la cuenta Mercancías. Si el faltante lo tiene que cubrir el trabajador responsable de su custodia, se debitaría la cuenta Cuentas por cobrar a trabajadores.
Si el saldo en libros es menos que el inventario de mercancías resultante de la toma física, se origina un sobrante en inventarios. Igual que en el caso anterior, deben buscarse sus causas y proceder a los ajustes contable. Si se trata de sobrantes de valor reducido, estos se corrigen a través del siguiente ajuste al 31 de Diciembre (Tabla 4)
Tabla 4 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia no es relevante
Débito Crédito
Diciembre 31 Mercancías
Costo de Ventas
$5,000
$5,000
En caso contrario, si el monto del sobrante es considerable, la diferencia se corrige mediante el siguiente registro contable (Tabla 5).
Tabla 5 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia es relevante.
Débito Crédito Diciembre
31
Mercancías
Ingresos no operacionales – Sobrantes de inventarios
$5,000
$5,000
Los ajustes contables representan la forma como se deben corregir las diferencias en los libros de contabilidad de la compañía; lo cual afecta el valor que se tiene en inventario, sin embargo, los impactos de la inexactitud no se ven reflejados únicamente en estos ajustes. Otros factores que se deben tener en cuenta son los efectos sobre el servicio al cliente, el tiempo requerido para buscar material perdido, la destrucción de material por motivos de inexactitud y el costo de llevar a cabo un proceso de control en unidades. Estos últimos inconvenientes son más relevantes que el hecho de tener que realizar ajustes monetarios y se miden dependiendo de la operación que afecten dentro de la empresa (2).
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5.2 FACTORES QUE AFECTAN PRECISIÓN EN CANTIDADES DE INVENTARIO
Entender la naturaleza de los errores cometidos por las personas, los cuales generan diferencias en inventario, es indispensable para aplicar las soluciones apropiadas. Existen dos tipos de errores; los que ocurren por falta de conocimiento y los que ocurren por falta de atención (13).
Ejemplos de errores causados por falta de conocimiento:
Errores cometidos por los empleados que no tienen conocimiento sobre la conversión de unidades de medida causando conteos errados.
Cuando un empleado no se da cuenta que el material que está manejando realmente es un estuche de varias unidades.
Errores cometidos por un operario que no sabe cómo manejar la báscula de conteo.
Ejemplos de errores causados por falta de atención:
Tomar el artículo que no corresponde.
Tomar una cantidad diferente a la solicitada.
Olvidar realizar una transacción en el sistema en cuanto a movimientos de materiales.
Realizar una transacción dos veces.
Transponer números de una cantidad o de un código.
Los errores que se presentan por falta de conocimiento de los empleados son generalmente más fáciles de prevenir que los que ocurren por falta de atención. La capacitación de los funcionarios o cambios en los procedimientos como la forma en que se identifican los productos puede ayudar a resolver los problemas de falta de conocimiento.
Por otro lado los errores por falta de atención son difíciles de explicar; los trabajadores conocen la tarea que deben hacer pero simplemente no se ejecuta correctamente. El improbable que se logren eliminar del todo estos errores, sin embargo se pueden reducir significativamente con el rediseño de procesos, capacitaciones e implementación de nuevas tecnologías como códigos de barras.
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El comportamiento de la mente humana puede ayudar a explicar el por qué de estos errores de falta de atención. Una persona que realiza una tarea puede prestar mucha atención las primeras veces que realiza la actividad, sin embargo luego de que la tarea se vuelve repetitiva, los movimientos se vuelven “mecánicos” y la atención se reduce (13).
Hasta el momento se ha realizado un estudio de cómo ocurren los errores, sin embargo cabe resaltar los diferentes factores que se pueden mejorar con el fin de generar menos diferencias en inventario. Realizar una evaluación de los procesos es una metodología para identificar factores que afectan la exactitud en inventario;
cabe resaltar que al realizar un estudio de estas características se debe tener en cuenta que la precisión en inventario no es el factor más relevante al momento de analizar los procesos, es por esto que se debe considerar el servicio al cliente, productividad, calidad, capacidad, seguridad industrial y objetivos financieros de la organización. (3)
Otro factor que puede ser relevante es el hecho de que los proveedores no entreguen cantidades correctas de materia prima, lo cual puede afectar el inventario desde antes de generar operaciones internas en los almacenes. Un aspecto relevante es el hecho de llevar a cabo un proceso de conteos cíclicos lo cual puede ser tanto favorable como perjudicial al momento de realizar ajustes sobre las cantidades (7).
5.3 PROCESO DE CONTEOS CÍCLICOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS
El proceso de realizar conteos cíclicos tiene dos objetivos principales; alcanzar la excelencia en el nivel de servicio y optimizar la efectividad de los procesos internos de la empresa. Los objetivos específicos incluyen la identificación de problemas en los proceso con el fin de enfocar de manera más precisa los intentos por mejorar;
por otro lado se corrigen las cantidades que se encuentren con diferencia con el fin de evitar que estas variaciones afecten las operaciones. (13)
Varias compañías evalúan la exactitud en registro de inventarios utilizando medidas financieras como por ejemplo ajustes monetarios realizados sobre el inventario, lo cual es el costo de los inventarios faltantes o sobrantes. Sin embargo esta medida puede ocultar la realidad sobre el impacto de la inexactitud en inventarios, ya que se
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calcula con el valor de la moneda en el momento del ajuste. Financieramente se puede encontrar que la diferencia es aceptable mientras que a nivel de cantidades puede existir una inexactitud significativa.
Sin embargo cabe resaltar las características que se deben cumplir para definir un artículo como “acertado”. Además de la cantidad se debe verificar el código, ubicación y lote en caso de tenerlo. Existen situaciones en que la verificación abarca el precio del artículo, las unidades por caja y la descripción entre otros. Al momento de analizar los errores en registro de inventarios, es clave medir y rastrear todo tipo de errores con el fin de realizar un diagnostico adecuado y prevenir futuras equivocaciones.
Para llevar un control sobre los inventarios es recomendable realizar un conteo de las unidades periódicamente. Varias empresas utilizan conteos cíclicos, sin embargo existen diferentes metodologías para esto:
Conteo cíclico aleatorio: Se toma una muestra aleatoria de todas las referencias que se tienen dentro del almacén. Para este método, se pueden utilizar técnicas para asegurar que todas las referencias tengan la misma probabilidad de ser seleccionadas. Existen diferentes posibilidades de realizar la clasificación para los conteos.
Conteo por ubicaciones: Se selecciona un área de la bodega y se cuentan los artículos que se encuentren en dicho sector.
Conteo en base a clasificación ABC: Las referencias se separan en categorías utilizando un análisis de Pareto. El número de conteos en el año depende del la categoría en que se encuentre el artículo. La clasificación se puede hacer en base al costo, frecuencia de uso, criticidad del artículo u otras características.
Estos conteos cíclicos pueden llegar a ser muy efectivos; un estudio realizado por Harry Meyer, publicado en Production and Inventory Management Journal, mostró que la exactitud en registro de inventarios paso de 65% a 95% luego de implementar los conteos cíclicos. Esto representó un ahorro de $330.000 dólares anuales, comparando los conteos cíclicos con un único conteo anual de todos los inventarios.
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5.4 TIPOS DE INDICADORES UTILIZADOS PARA CÁLCULO DE EXACTITUD EN INVENTARIO
Para que un proceso de medición se considere correcto se deben cumplir ciertas características, por un lado debe ser una metodología que facilite el control sobre los procesos, también debe ser un incentivo para implementar cambios enfocados a mejorar las operaciones y debe ser utilizado para llevar una documentación de los resultados de los cambios (3). Los indicadores utilizados en la medición pueden afectar estas condiciones mencionadas, en la Tabla 6 se muestran los tipos de indicadores utilizados para medir la exactitud en inventario.
Tabla 6 – Comparación de tipos de indicadores opcionales para determinar la exactitud en registro de inventarios
Nombre
Ecuación Descripción Comentarios Adicionales
Códigos acertados
Es el indicador utilizado actualmente por la empresa. Se evalúa la cantidad de materiales que tienen la cantidad correcta en inventario.
Se enfoca en que la cantidad total de cada código esté correcta. Sin embargo, si un material esta en 2 ubicaciones y una ubicación tiene sobrante y la otra tiene faltante (compensando una cantidad con la otra) el total del material puede estar correcto pero no estaría correcto si se mira cada ubicación de forma independiente.
Conteos acertados
En este caso un conteo se refiere a la combinación código-ubicación, o en otras palabras, cada línea en la hoja de conteo.
Se calcula el porcentaje de conteos acertados.
Las tolerancias definidas para las diferencias deben ser establecidas luego de un análisis detallado; de no ser así este indicador reflejaría resultados alejados de la realidad en exactitud.
Exactitud en unidades neta
Compara la variación neta en unidades con la cantidad esperada. Por ejemplo, si para el código XYZ se esperaban encontrar 100 unidades y se encontraron 95; para el código RST se suponía que debería haber 100 y se hallaron 104 las varianzas serían de -5 y +4 por lo que la variación neta sería de -1. Esto resulta en 99.5% de exactitud (199/200)
Este indicador puede resultar muy elevado ya que las diferencias positivas se cancelarían con las negativas. Es por esto que no se considera una forma acertada de medir la exactitud. Sin embargo, es útil para definir la tendencia de la diferencia. Por ejemplo, si la exactitud se mantiene negativa puede significar que existan problemas en el reporte de rechazos en producción o que existan robos de materiales en la bodega.
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Exactitud en dólares neta
La exactitud en dólares neta se calcula de forma similar a la exactitud en unidades neta, sólo que se compara monetariamente (Unidades X Costo Unitario). Si para el ejemplo anterior se aplicara un costo unitario de $10 a XYZ y de $5 a RST, esto resultaría en una diferencia neta de -$30, por lo que la exactitud sería de 98% (1470/1500).
Desde una perspectiva contable, este indicador es apropiado ya que muestra la exactitud total del valor en inventario. Una diferencia pequeña de un material costoso se puede compensar con una diferencia grande de un material poco costoso.
Exactitud en unidades absoluta
Este indicador, a diferencia del de exactitud en unidades neta, es que no tiene en cuenta el signo (+/-) de la diferencia. Por ejemplo, si para el material XYZ se tiene una diferencia de -5 y para el material ABC se tiene una diferencia de +4, la diferencia absoluta es de 9, por lo tanto la exactitud es de 95.5% (191/200)
Como se puede ver, este indicador es más efectivo para ilustrar la exactitud operacional, tomando ambas diferencias como un error y no cancelando las diferencias positivas con las negativas.
Exactitud en dólares absoluta
Es utilizado de forma similar al caso anterior pero en dólares. Por ejemplo si el costo unitario del material XYZ es de $10 dólares y para el material ABC es de $5, se tendría una diferencia de $70 dólares sobre $1500, lo cual representaría una exactitud de 95.3%.
Este indicador muestra todas las diferencias absolutas de forma monetaria, no es muy representativo desde un punto de vista contable ya que no indica perdida ni ganancia.
6. RESULTADOS
6.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROCESOS DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS
En este capítulo se pretende dar claridad al lector sobre los procesos dentro del almacén de materiales. Se cubren aspectos generales sobre las bodegas de almacenamiento y los materiales que se manejan; luego se explican los procesos de mayor relevancia y al final se describe la metodología actual para el control de cantidades en inventario. Esta sección es informativa y pretende facilitar la compresión del análisis realizado en capítulos posteriores.
6.1.1 Información almacén de materiales
El almacenamiento está repartido en un almacén principal ubicado en Tocancipá y dos almacenes externos, uno ubicado en el Km 32 vía Tocancipá (Autonorte) y el otro ubicado en Funza. Del total de materiales que se manejan, la bodega de Tocancipá tiene 99%, Autonorte 6% y Funza el 2%2 (Existen varios códigos que están ubicados en más de una bodega). Como se puede ver, la bodega de Tocancipá representa el punto más importante para realizar el análisis en el presente trabajo. A continuación se dará información sobre este centro de almacenamiento.
El almacén de materiales está constituido por 40 estanterías, de las cuales el 75 % son utilizadas para ubicar materiales de envase y empaque; las 4 restantes se utilizan para almacenar materia prima ya sean químicos y aditivos utilizados en la fabricación de los cosméticos. En total se cuenta con más de 13 505 ubicaciones para estibas de tamaño estándar. Las estanterías son de profundidad sencilla y contienen 6 niveles de altura. Se cuenta con 4 puntos de digitación, 2 para el recibo e ingreso de los materiales y 2 para el abastecimiento a las planta de manufactura.
2 Información vigente al 12 Febrero de 2009
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Un esquema sencillo de la bodega, se muestra en la Figura 3.
Figura 3 - Distribución General Almacén de Materiales ubicado en Tocancipá Cundinamarca – Vista Superior
Para el manejo de las estibas, se cuenta con diferentes tipos de maquinaria; 5 estibadores hidráulicos utilizados principalmente para el recibo e ingreso de los componentes. Para la ubicación y extracción de estibas completas en las estanterías se utilizan 3 trilaterales. En cuanto a la operación de fraccionamiento o alistamiento de cajas y unidades sueltas se cuenta con 3 stockpickers. En la operación de abastecimiento a la planta de manufactura se manejan 3 montacargas sencillos.
El uniforme utilizado por los funcionarios incluye overol, botas, casco y cofia. Las ilustraciones respectivas se muestran a continuación (Figuras 4 a 8)
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6.1.2 Materiales de envase y empaque almacenados en la bodega
La exactitud en inventario es medida para todo tipo de componentes, este trabajo abarca los materiales de envase y empaque (MEE), los cuales ocupan más del 75%
del espacio en el almacén. A Febrero de 2009, en MEE se tienen más de 8308 códigos, $ 58,729 millones de pesos en inventario y 282 millones de unidades.
Las operaciones y la forma como se manejan los materiales pueden afectar directamente sobre la exactitud en inventario. Es por esto que se deben conocer los
Figura 4 – Uniforme utilizado dentro de la bodega de almacenamiento.
Figura 5 – Tilateral para extracción y ubicación de estibas
Figura 6 – Montacargas para abastecimiento a planta de producción.
Figura 8 – Estibador hidráulico utilizado en recibo de materiales por parte de los proveedores.
Figura 7 – Stockpicker para alistamiento de materiales y manejo de cajas sueltas.
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materiales almacenados; de esta forma se podrá tener mayor claridad de cómo se manipulan los materiales además de la razón de ser de los sistemas de almacenamiento implementados actualmente. En el Anexo 11.2 se presentan diagramas de los tipos de componentes almacenados.
La planta está dividida en 3 grandes procesos de manufactura.
1. Hidroalcoholes (Fragancias, Esmaltes) 2. Emulsiones y Shampoo
3. Talcos y Maquillaje
Según esta división, el almacén de materiales realizaba el alistamiento (fraccionamiento) en grupos de personal separados de la misma forma. Con esta metodología, todos los grupos debían abastecer todo tipo de materiales. (Por ejemplo: Las tapas eran necesarias en todos los procesos). A partir de Mayo de 2008, la jefatura del almacén decidió dividir los grupos por tipo de materiales y no por procesos. Esta clasificación quedó de la siguiente forma:
Tabla 7 – Información sobre la división por grupos de fraccionamiento según el tipo de componente. Se presenta la referencia asociada a cada tipo de material.
Grupos Tipos de Materiales Asignados Referencias
Grupo 1 Aplicadores, bases, brochas, charolas, estuches, motas. AP, BA, BR, CH, ES, MO
Grupo 2 Bolsas, cajas, interiores, celofán, sachets. BL, CJ, IN, OPP, SA
Grupo 3 Frascos, potes, probadores FR, PO, PR
Grupo 4 Collarines, hombreras, Anti actuadores, Válvulas, sobre tapas, tapas, tapa + vástago, tapones, tubos
CR, HO, HQ, PM, ST, TA, TA+VA, TN, TT
Grupo 5 Etiquetas, folletos, termo encogibles ET, FO, TE
Corrugados Avisperos, cajas corrugadas AVISP, CAJA
CORR
Además de esta división, se están definiendo áreas específicas de almacenamiento según los grupos; de esta forma se disminuye el desplazamiento de cada grupo por
31
la bodega, reduciendo el tiempo de alistamiento y por lo tanto mejorando la productividad.
6.1.3 Descripción proceso de abastecimiento de materiales a planta de producción
El objetivo de este procedimiento es entregar las cantidades de materiales en la cantidad correcta y en el momento correcto; es la razón principal por la que existe el almacén de materiales. Para facilitar la comprensión de este proceso se presenta en la Figura 9 el diagrama de operaciones respectivo; en el Anexo 11.3 se describe cada una de las actividades de forma detallada.
Figura 9 Diagrama de operaciones de proceso de abastecimiento de materiales a planta de producción.
2 1
3 4
5
8 1
7
15
16 15 10
11
13 2
12
Generar programa de
producción
Consumir materiales en
sistema
Armar documentos de
orden Bajar materiales
de ubicación Bajar materiales
de ubicación
Fraccionar cantidad solicitada Fraccionar cantidad
solicitada
¿Material es Frasco de vidrio?
¿Marcado Necesario?
Marcar Material
Consumir cantidades adicionaes Unificar
componentes
Descartonar frasco de
vidrio
Unificar componentes
Inspeccionar orden completa
Envolver en plástico Si
No
Si
No Alistamiento
materiales secundarios
Alistamiento materiales
primarios
Abastecimiento de orden de
producción
6 Introducir en bolsas plásticas
17 Entregar
materiales
2 Verificar código 1
de material
Verificar código de material
17 3
Operación física
Operación en sistema
Toma de decisión Inspección
3 9
14 Diligenciar documentos
Diligenciar documentos
Operación e inspección simultaneas
32
6.1.4 Descripción proceso de devolución de materiales
Una vez los componentes se han utilizado en la planta de producción sobran unidades que deben ser regresadas a la bodega. Estas unidades podrán ser utilizadas posteriormente. En la Figura 10 se presenta el diagrama de operaciones del proceso de devolución de materiales a planta de producción; el Anexo 11.6 describe de forma detallada cada una de las actividades.
Figura 10 – Diagrama de operaciones del proceso de devolución de materiales de envase y empaque al almacén de materiales.
2 1
3
5
Despejar línea de producción
Contar rechazo y desechar
Contar e identificar material sobrante
Devolver lógicamente
materiales
Unificar y verificar componentes
devueltos
Encartonar material primario Devolución
materiales primarios
Devolución de materiales
11
Trasladar lógicamente material a ubicación
11
3
Operación física
Operación en sistema
Inspección
Envasado de materiales - Almacén de Materiales Devolución de materiales de envase y empaque a bodega
1 Inspeccionar y encartonar material sobrante 7
6
8
2
Despejar línea de producción
Contar rechazo y desechar
Contar e identificar material sobrante
Inspeccionar condiciones de material sobrante
1
3
9
10
Identificar material con ubicación en
bodega
4 Conciliar orden de
producción
Operación e inspección simultaneas
3
33
6.1.5 Control de cantidades en inventario y cálculo del indicador de exactitud Para el control de las cantidades que se tienen en inventario se utiliza el proceso de conteos cíclicos. Éste tiene dos objetivos específicos: Identificar problemas en las operaciones internas y corregir las cantidades de los materiales en el sistema. A continuación se explicará la forma en que se llevan a cabo los conteos cíclicos actualmente.
Al inicio del año, el área de costos envía un cronograma de conteos que debe ser cumplido por el personal del almacén de materiales. Este cronograma es recibido por el Supervisor de Cíclicos, persona encargada de administrar el proceso en la bodega. El cronograma básicamente muestra el listado total de códigos que se tienen en inventario indicando su respectiva clasificación A, B ó C basado en el costo total en inventario. Los códigos A, B y C deben ser contados 3, 2 y 1 veces en el año respectivamente. Se deben completar 12,795 conteos en todo el año, lo cual se estima en 57 conteos por día hábil.
A partir de esta información, el Supervisor de Cíclicos clasifica los materiales según la bodega donde esté almacenado (Tocancipá, Autonorte ó Funza) e identifica dichos materiales según el grupo que fraccionar el material. A partir de esto genera los listados diarios de conteo para cada grupo de la forma como se puede ver en la Figura 11.
Figura 11 – Hoja de conteo entregada por parte del supervisor de cíclicos a los grupos de fraccionamiento. Cada grupo cuenta una hoja diariamente.
Cabe resaltar que se muestra un inventario disponible, de salida y total. El total es todo el inventario de material, independiente donde se encuentre; el inventario de
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salida es inventario que está a punto de ser trasladado o ya se trasladó. El inventario disponible es la resta entre el inventario total y el inventario de salida.
Esta información es suministrada, ya que el personal encargado del conteo debe tener presente estos movimientos para realizar la respectiva búsqueda. Al final existe una columna de “CONTEO” para ingresar el total de unidades encontradas.
En un día normal de trabajo se solicita el conteo de 100 códigos, (20 códigos por grupo de fraccionamiento); sin embargo no todas las diferencias encontradas son ajustadas en el sistema; es decir que la hoja de conteo no siempre se aprueba. En muchos casos se requiere hacer una revisión de la cantidad contada o realizar un seguimiento detallado de los movimientos que ha tenido el material para definir si la diferencia reportada en la hoja de conteo efectivamente existe. Para esto, el Supervisor de Cíclicos es apoyado por un grupo de personas dedicadas exclusivamente a los conteos de los materiales los cuales verifican el conteo, revisan ubicaciones por donde ha pasado el material, revisan los puntos de devoluciones entre otros lugares donde pueda estar perdido el material. Si la diferencia persiste, el Supervisor de Cíclicos debe hacer un análisis y definir la razón por la que existe diferencia; luego se ajusta la cantidad real en el sistema.
El paso siguiente es calcular el indicador de exactitud de registro en inventario (ERI), el cual es equivalente al indicador de códigos acertados (ver marco teórico).
Si en el mes de Febrero se contaran 1200 códigos de los cuales 1160 resultaran correctos en cantidad, el ERI para ese mes sería de 96.7%. Cabe resaltar que para aceptar un conteo como acertado se tiene un porcentaje de tolerancia definido según el tipo de material. En la seccion siguiente se explica el proceso de definicion de tolerancias.
Para resumir el proceso de conteos cíclicos, se muestra a continuación un diagrama de bloques de las actividades realizadas (Figura 12).
Figura 12 – Resumen proceso estándar de conteos cíclicos en la empresa.
Clasificar materiales por
ABC
Contar inventario físicamente
Recontar materiales con
diferencia
Analizar diferencias
Aprobación de hojas de conteo y cálculo
de indicadores
35
6.2 EVALUACIÓN DE PROCESO DE CONTROL SOBRE CANTIDADES EN INVENTARIO
En este capítulo se pretende analizar el proceso de control sobre cantidades en inventario. Se identifican puntos de mejora para el proceso actual; además, se evalúan diferentes tipos de indicadores utilizando datos de la compañía. El resultado de este análisis se utilizará para definir la metodología más apropiada de medición.
6.2.1 Tolerancias para aceptación de diferencias
Las tolerancias están definidas para aceptar cierto nivel de diferencia en inventario para los materiales. Éstas están establecidas según 22 categorías las cuales se muestran en la Tabla 4. Los materiales con mayor aceptación de diferencia son las etiquetas, folletos, Sillers, Blisters, Termos, Celofán y Bolsas; los que menos aceptan diferencia son los potes de vidrio, estuches, frascos plásticos, potes plásticos y rollos de sachets. Para asignar la tolerancia, se tuvieron en cuenta las unidades por caja; es decir que si el material se consideraba complicado de contar, su tolerancia aumentaba.3
3 La Noire, L. (2009, 10 de Marzo), Analista de Base de Datos, entrevista telefónica Perú-Bogotá.
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Tabla 8 - Tolerancias en Cantidades para los materiales según categoría.
Categoría Texto Categoría Tolerancia
30 ENV-ETIQ/FOLLETOS 4.00
31 ENV-SL/BLSTR/TE/CELF 4.00
46 ENV-BOLSAS 4.00
3 ENV-TAPAS/COLLARIN 3.00
4 ENV-SOBRETAPAS 3.00
6 ENV-TUBOS 3.00
20 ENV-INTERIORES 3.00
40 ENV-CHAROLAS 3.00
41 ENV-LAINAS 3.00
42 ENV-HILOS/SOGUILLA 3.00
21 ENV-CJAS/TARJETAS 2.50
12 ENV-FCO VIDRIO MTA 2.00
43 ENV-APLICADORES 2.00
44 ENV-BROCHAS 2.00
45 ENV-MOTAS 2.00
50 ENV-VALVULAS 2.00
10 ENV-FCO DE VIDRIO 1.50
1 ENV-FCOS PLASTICOS 1.00
2 ENV-POTES PLASTICO 1.00
32 ENV-ROLLO SACHETS 1.00
5 ENV-ESTUCHES 0.50
11 ENV-POTE DE VIDRIO 0.00
Definir una tolerancia es necesario; por ejemplo si se están contando unidades a granel como el caso de las charolas, identificar una diferencia de una unidad en 10,000 se debe considerar como un error aceptable; sin embargo definir el nivel de tolerancia no es una tarea sencilla. Si se tiene un material que tiene 3% de tolerancia, y para una ubicación que debería contener 400 unidades se encontraron 410, el conteo se considera acertado (2.5% de diferencia – 10 unidades). Sin embargo si la ubicación debía contener 300 unidades pero se contaron 310, el conteo es errado (3.3 % de error – 10 unidades). Como se puede ver, en ambos conteos están sobrando 10 unidades, pero uno es acertado y el otro errado. Otro inconveniente al momento de definir las tolerancias es el hecho de que un porcentaje pequeño puede representar desde $10,000 hasta $2’000,000 de pesos dependiendo de las unidades en inventario. Estas consideraciones se deben tener en cuenta ya que afectan la forma como se mide el inventario.
