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ÁREA PROYECTOS
EQUIPO DE TRABAJO
PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA Y MEJORA OPERACIONAL
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONSULTORÍA DE DISEÑO, INGENIERÍA BÁSICA, DE DETALLE, ESTUDIOS Y ASESORÍA TÉCNICA PARA SUBESTACIONES DE
ENERGÍA ELÉCTRICA NIVELES DE TENSIÓN 230/115/33/13,2 KV
MANIZALES, NOVIEMBRE 2015
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TABLA DE CONTENIDO
1. CONDICIONES CONTRACTUALES ... 7
1.1 OBJETO ... 7
1.2 ALCANCE ... 7
1.3 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN ... 7
1.3.1 EXPERIENCIA ESPECIFICA. ... 9
1.4 REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA ...10
1.5 VISITA ACLARATORIA ...11
1.6 VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ...11
1.7 INFORMACIÓN GENERAL. ...12
1.7.1 NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD CONTRATANTE. ...12
1.7.2 PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN. ...12
1.7.3 TRANSPARENCIA. ...13
1.7.4 RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO. ...13
1.7.5 PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. ...14
1.8 PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN. ...14
1.8.1 APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. ...14
1.8.2 SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. ...14
1.9 CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. ...15
1.10 CONDICIONES DE LA OFERTA. ...15
1.10.1 REGISTRO Y VERIFICACIÓN ...15
1.10.2 IDIOMA DE LA OFERTA. ...16
1.10.3 VIGENCIA DE LA OFERTA. ...16
1.10.4 DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O CONTRATISTA ...16
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1.10.5 PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN
DEL TERRORISMO ...18
1.10.6 DOCUMENTOS DE LA OFERTA. ...20
1.10.7 VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN...24
1.10.8 CLARIDAD SOBRE LAS OBLIGACIONES. ...24
1.10.9 PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA. ...24
1.10.10 PRECIO ...25
1.10.11 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA. ...27
1.10.12 EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ...28
1.10.13 RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN ...28
1.10.14 OTRAS CONDICIONES ...28
1.10.15 INGENIERÍA CONCEPTUAL ...29
1.11 APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ...29
1.11.1 ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ...29
1.11.2 ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ...30
1.11.3 DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ...31
1.11.4 CLÁUSULA DE RESERVA ...31
1.11.5 EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS ...31
1.11.5.1 DESVIACIONES ...31
1.11.5.2 PRESELECCIÓN ...32
1.11.5.3 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ...32
1.11.5.4 SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD ...33
1.11.5.4.1 EXPERIENCIA COMPLEMENTARIA ...33
1.11.5.4.2 OFERTA ECONÓMICA ...35
1.11.5.5 ORDEN DE ELEGIBILIDAD...36
1.11.5.6 INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS ...37
1.11.5.7 INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES ...38
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1.11.6 ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ...38
1.11.6.1 NEGOCIACIÓN DIRECTA ...38
1.11.6.2 AJUSTE ECONÓMICO ...39
1.12 CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ...39
1.12.1 NATURALEZA DEL CONTRATO ...39
1.12.2 PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO ...39
1.12.3 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ...40
1.12.4 ADICIÓN DE ÍTEMS (ENTREGABLES) NO INCLUIDOS EN EL CONTRATO INICIAL ……….40
1.12.5 ADICIÓN Y PRÓRROGA ...40
1.12.6 DOMICILIO CONTRACTUAL ...40
1.12.7 FONDOS ...41
1.12.8 VALOR DEL CONTRATO ...41
1.12.9 FORMA DE PAGO...41
1.12.10 RETENCIÓN DE PAGOS ...42
1.13 LEGALIDAD DEL SOFTWARE ...43
1.14 GARANTÍAS DEL CONTRATO ...43
1.15 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ...44
1.16 CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ...44
1.17 IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ...45
1.18 DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO ...46
1.19 FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO...48
1.20 RESERVA DE LA INFORMACIÓN ...48
1.21 REQUISITOS DE LA FACTURA ...48
1.22 COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ...49
1.23 COMPENSACIÓN ...49
1.24 INTERVENTORÍA ...49
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1.25 EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ...50
1.26 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ...50
1.27 SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ...55
1.28 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ...56
1.29 INDEMNIDAD ...56
1.30 ACCESO DE CHEC A LAS OFICINAS DEL CONTRATISTA ...57
1.31 RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA ...57
1.32 PLANOS ...57
1.33 POLÍTICA AMBIENTAL ...58
1.34 CONTROL DE REGISTROS ...58
1.35 REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ...58
1.36 TERMINACIÓN ...59
2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ...60
2.1 ANTECEDENTES Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROYECTOS. ...60
2.2 VEHÍCULOS. ...69
2.3 PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN E INFORMES MENSUALES O PERIODICOS ……….70
3. FORMULARIOS ... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 3.1 ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACIÓN ...72
3.2 ANEXO 2. INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS ...75
3.3 ANEXO 3. RESUMEN DE LA OFERTA ...76
3.4 ANEXO 4. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE ...77
3.5 ANEXO 5-GRUPO1 OFERTA ECONOMICA ...79
3.6 ANEXO 5A-GRUPO1 LISTADO DE ENTREGABLES ...80
3.7 ANEXO 5-GRUPO2 OFERTA ECONOMICA ...81
3.8 ANEXO 5A-GRUPO2 LISTADO DE ENTREGABLES ...82
3.9 ANEXO 6. ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO……..83
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3.10 ANEXO 7. CRONOGRAMAS DE EJECUCIÓN DE DISEÑOS ...84
3.11 ANEXO 8. ASESORIA TÉCNICA ...85
3.12 ANEXO 9. APARTAMIENTOS ...86
3.13 ANEXO 10. FLUJO DE DESEMBOLSOS...87
3.14 ANEXO 11. CRONOGRAMA CHEC ...88
7 1. CONDICIONES CONTRACTUALES
Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.
1.1 OBJETO
Consultoría de diseño, ingeniería básica, de detalle, estudios y asesoría técnica para subestaciones de energía eléctrica niveles de tensión 230/115/33/13,2 kV
1.2 ALCANCE
Realizar los estudios, ingeniería, diseños civiles (en todas sus etapas, esto es, los iniciales y ajustados o detallados al tener planos aprobados de equipos del fabricante), electromecánicos, estructurales, de control, de automatización, de integración a interfaces / sistemas de control existentes, de telecomunicaciones, de medida, de protecciones y demás correspondientes y necesarios, en todas las etapas de los proyectos (ingeniería básica- primaria, secundaria-, de detalle-primaria, secundaria-, etc.) de subestaciones de energía eléctrica, de tal manera que permitan obtener un diseño conforme con los requerimientos de una subestación de altas especificaciones. Además el contratista, realizará asesoría técnica durante las etapas de ejecución de los proyectos asignados (la ejecución de los proyectos serán contratos independientes a este).
Los diseños, estudios y todas las actividades entregables del diseño deberán desarrollarse conforme con los requerimientos del manual de diseño MA-DI-02-002-112 “MANUAL DE CONDICIONES PARA LA ELABORACIÓN DE DISEÑO E INGENIERIA DE SUBESTACIÓNES, AMPLIACIÓN DE SUBESTACIONES Y CONEXIONES AL STN”.
El contratista realizará los diseños, estudios e ingeniería anunciados y requeridos inicialmente, pero CHEC podrá solicitar bajo pedido y en los plazos que se acuerden, durante el plazo de ejecución del contrato otros diseños, estudios e ingeniera que requiera, cumpliendo con las condiciones técnicas requeridas en estos términos de referencia. En caso de que por este concepto se requiera de costos adicionales, éstos serán convenidos con el interventor, de acuerdo con los precios del mercado.
1.3 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN
Podrán presentar ofertas las personas jurídicas nacionales que cumplan con:
a. El objeto social del oferente debe tener relación con el objeto de esta solicitud pública de ofertas.
b. Que tengan experiencia específica en cada una de las siguientes categorías:
1. Diseño Electromecánicos de subestaciones eléctricas de nivel de tensión 4 o superior (110 kV o superior).
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2. Diseño obras civiles de subestaciones eléctricas de nivel de tensión 4 o superior (110 kV o superior).
3. Diseño de sistemas de automatización de subestaciones (S.A.S de subestaciones), o centros de control regionales o de distribución Local o plantas/centrales de generación y sistemas de control y protección de subestaciones.
La experiencia del oferente debe ser reportada, antes de presentar la oferta, en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC designará una persona que realice la verificación directamente en la herramienta destinada para tal fin.
Para incluir la experiencia en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos.
En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando en la oferta el número de los contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos.
La experiencia mínima requerida se entiende cumplida conforme a lo indicado en el numeral 1.3.1 EXPERIENCIA ESPECIFICA.
c. El oferente debe tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra inscrito o con inscripción vigente, la oferta será rechazada.
d. Haber asistido a la reunión mencionada en el numeral 1.4 REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA.
e. Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida en el numeral 1.6 VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.
f. En concordancia con lo establecido en la Resolución CREG 097 de 2008, y debido a la obligación de CHEC del cumplimiento de los estándares de calidad en la distribución de energía eléctrica, el oferente, debe contar con certificado de aseguramiento o de gestión del sistema de la calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008, otorgado por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe tener relación con la naturaleza de las actividades de esta contratación y debe estar vigente a la fecha límite de entrega de ofertas, en caso contrario, la oferta será eliminada. El oferente a quien se le acepte la oferta deberá mantenerlo vigente durante la ejecución del contrato.
9 g. El proponente deberá presentar oferta para todos los grupos y los ítems de cada grupos, es decir, cada grupo debe presentarse completo so pena de rechazo de la misma y no se admiten propuestas alternativas.
Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto, tampoco celebrar contrato con CHEC, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva y personas que se encuentren incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas.
No se admiten consorcios o uniones temporales, empresas de trabajo asociado, asociaciones de profesionales, cooperativas, ni propuestas alternativas.
1.3.1 EXPERIENCIA ESPECIFICA.
La experiencia especifica mínima a certificar debe ser de tres (3) proyectos terminados en Latinoamérica, para cada una de las tres categorías relacionadas como experiencia a certificar indicadas en el numeral 1.3 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN literal b y que hayan sido ejecutadas para o con destino a empresas de servicios públicos de generación o transmisión o distribución de energía y cuya fecha de contratación se encuentre comprendida dentro de los diez (10) años anteriores, contados hasta la fecha de cierre de la presente solicitud pública de ofertas, esto para los numerales 1, 2 y 3 del literal b, del numeral 1.3 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN (como mínimo tres (3) certificados para el numeral 1, mínimo tres (3) certificados para el numeral 2 y mínimo tres (3) certificados para el numeral 3, para un total 9 certificados).
La experiencia a certificar deberá ser de diseños para proyectos de subestaciones y que incluyan ingeniería básica y/o de detalle, esto aplica también para la experiencia complementaria a presentar según el numeral 1.11.5.4.1 EXPERIENCIA COMPLEMENTARIA. No se aceptará como experiencia calificable los proyectos que solo certifiquen preingenieria o ingeniería conceptual de subestaciones, tampoco los proyectos que solo incluyan diseños de líneas de transmisión sin sus respectivas bahías de subestación y tampoco se aceptará experiencia en contratos de solo estudios eléctricos sin que estos incluyan diseños de subestaciones.
Los certificados de contratos que incluyan varias de las categorías que se evalúan, se tendrán en cuenta en todas las categorías que aplique.
La experiencia presentada por el oferente, adquirida en contratos ejecutados en uniones temporales o consorcios, solo será aceptada si el porcentaje de participación del oferente en dicha unión temporal o consorcio es igual o mayor al 30%. Lo anterior debe soportarse con la acreditación respectiva que permita conocer la participación directa de acuerdo con la categoría de la experiencia que desea someter a evaluación.
CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada.
10 Los documentos soporte para evaluar la anterior experiencia deberán estar actualizados al momento de la presentación de la oferta, en el Registro de proveedores y contratistas del Grupo EPM.
1.4 REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA
Para que la oferta sea tenida en cuenta, el oferente deberá asistir a la reunión obligatoria dispuesta por CHEC. La reunión se llevará a cabo día miércoles 25 de noviembre de 2015, a las 02:00 p.m., el sitio de reunión será en la Sala Esmeralda, ubicada en el Bloque 1, piso 1, Estación Uribe, Manizales.
La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión, con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la reunión. La constancia de asistencia deberá ser entregada con la oferta.
El representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la reunión obligatoria a persona diferente al representante legal, será subsanable, en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. En todo caso, el delegado debe informar la razón social de la persona jurídica que representará en la reunión.
Se recomienda que la persona que asista en representación de cada participante tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar en la reunión.
Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo oferente.
Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la realización de la reunión, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo.
Para las firmas oferentes que ya asistieron a la reunión aclaratoria obligatoria celebrada el 05 de octubre 2015, a las 09:00 a.m., en las oficinas de CHEC, Estación Uribe, Manizales, para el proceso de solicitud de ofertas para “LA CONSULTORÍA DE DISEÑO, INGENIERÍA BÁSICA, DE DETALLE, ESTUDIOS Y ASESORÍA TÉCNICA PARA SUBESTACIONES DE ENERGÍA ELÉCTRICA NIVELES DE TENSIÓN 230/115/33/13,2 KV”, no es requisito obligatorio asistir a esta nueva reunión, por lo tanto se les aceptará incluir en su oferta el certificado de la reunión del 05 de octubre 2015.
Los posibles oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el posible oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
La no asistencia a la reunión, es causal de rechazo de la oferta.
11 1.5 VISITA ACLARATORIA
Se realizará una visita de carácter NO obligatoria a las subestaciones: la Esmeralda CHEC, La Hermosa y La Enea el día jueves 26 de noviembre de 2015 (único día) y a la subestación Manzanares al día siguiente viernes 27 de noviembre de 2015 (único día), se realizará una observación general de las subestaciones objeto de estudio. Podrán asistir los posibles proponentes que hayan asistido a la reunión. Los asistentes deberán portar todos los elementos de seguridad requeridos, lo mismo que afiliación vigente a EPS y ARL.
El transporte, alimentación y demás requerimientos será por cuenta del oferente.
El lugar de encuentro será en las instalaciones de CHEC en la Estación Uribe a las 6:30 AM horas. Quien no indique su interés de asistencia, no podrá asistir a la visita, debido a que, los tramites de acceso con los procesos de operación y seguridad de CHEC se deben realizar antes de la visita.
En todo caso, el interesado, antes de presentar su oferta, deberá investigar e informarse, completamente, de todas las circunstancias del entorno y de la zona de influencia directa de la ejecución de las actividades objeto del contrato de consultoría, condiciones de acceso, de transporte, disponibilidad de oficinas y del personal requerido para la ejecución de las actividades, y todos los demás aspectos que de acuerdo con la ubicación puedan influir en la consultoría, tales como la situación de orden público, la disponibilidad y costo de la mano de obra. El hecho de que los proponentes no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo los cuales serán ejecutadas las actividades de consultoría, no se considerará como excusa válida para posteriores reclamaciones. Se reitera que la visita a los sitios donde se realizaran las actividades objeto de la consultoría y los costos y riesgos asociados a ésta, correrán por cuenta de los interesados.
Las respuestas a las inquietudes que surjan por parte de los interesados durante la reunión y/o visita al sitio que no se incluyan mediante adendas al términos de referencia no se consideran incluidas en el mismo.
1.6 VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de SEISCIENTOS CUARENTA Y CUATRO MIL TRECIENTOS CINCUENTA PESOS ($ 644.350 ) los cuales deberán consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT. 890.800.128-6 en la cuenta corriente número 7055010833-9 de BANCOLOMBIA estipulando el NIT de quien consigna.
Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Equipo Cadena de Suministro ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Germán Augusto Osorio Ospina, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto, en cuyo caso se debe adjuntar a la oferta copia de la consignación. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico [email protected]
El pago permite al oferente la presentación de la oferta.
12 NOTA: Quien se haya presentado al proceso publicado el 28 de septiembre de 2015 cuyo objeto fue la CONSULTORÍA DE DISEÑO, INGENIERÍA BÁSICA, DE DETALLE, ESTUDIOS Y ASESORÍA TÉCNICA PARA SUBESTACIONES DE ENERGÍA ELÉCTRICA NIVELES DE TENSIÓN 230/115/33/13,2 KV y haya realizado el pago de los términos de referencia respectivos, NO deberá realizar el pago de términos nuevamente, para la participación de este proceso; siempre y cuando no se haya solicitado la devolución del dinero, pero, deberá presentar en su oferta el recibo del pago del proceso anterior.
1.7 INFORMACIÓN GENERAL.
1.7.1 NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD CONTRATANTE.
La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.
sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico.
1.7.2 PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN.
Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general.
Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa.
El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:
Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.
Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.
Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.
Sostenibilidad
Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:
El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.
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El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.
La protección y recuperación del medio ambiente.
La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.
El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.
El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás.
1.7.3 TRANSPARENCIA.
CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432
La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra.
1.7.4 RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO.
El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan.
En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC.
El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.
14 1.7.5 PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008.
El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma.
Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.
CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009.
Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.
1.8 PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN.
1.8.1 APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.
Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día jueves 03 de diciembre de 2015, así, podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC.
1.8.2 SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.
Los términos de referencia podrán consultarse en el Área de Proyectos de CHEC, Estación Uribe Manizales y aclarar todas las inquietudes con el Ingeniero Julián Fernando Ruíz Aristizábal, en horario de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m. al teléfono (6)8899000 extensión 1358 o a través del correo electrónico [email protected]
Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.
15 CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas.
Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales.
1.9 CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.
El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día jueves 03 de diciembre de 2015 a las 15:00 en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y dos (2) copias, además de una (1) copia en medio magnético en cada una de las ofertas (original y copias).
CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas.
CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
1.10 CONDICIONES DE LA OFERTA.
1.10.1 REGISTRO Y VERIFICACIÓN
Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas.
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en 1.3 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN.
16 Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable, siempre y cuando esté inscrito y vigente).
En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud.
Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso.
Los oferentes, una vez inscritos en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente.
El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es [email protected], teléfono 4445656, Medellín.
1.10.2 IDIOMA DE LA OFERTA.
La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.
1.10.3 VIGENCIA DE LA OFERTA.
La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación.
En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.
1.10.4 DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O CONTRATISTA
Con la presentación de la oferta, se entiende presentada bajo la gravedad de juramento la siguiente declaración, que se entenderá incorporada al contrato en el evento de ser aceptada su oferta:
1. Que los ingresos o bienes del oferente o contratista no provienen de ninguna actividad ilícita contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione o modifique. En consecuencia declara que sus ingresos o bienes están ligados al
17 desarrollo normal de actividades lícitas propias de su objeto social en el caso de personas jurídicas o del ejercicio de su profesión u oficio en el caso de ser persona natural.
2. Que el oferente o contratista no ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a la realización o financiamiento de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, o a favor de personas relacionadas con dichas actividades.
3. Que los recursos o bienes objeto del contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo modifique, adicione o sustituya.
4. Que en la ejecución del contrato, el contratista se abstendrá de tener vínculos con terceros que se conozca por cualquier medio estén vinculados a actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, fraude o corrupción.
5. Que el contratista cumple con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), fraude o corrupción que le resulten aplicables, teniendo implementados las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control al lavado de activos o financiación del terrorismo, prevención del fraude y corrupción que se derivan de dichas disposiciones legales.
6. Que ni el oferente o contratista ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y miembros de Junta Directiva, se encuentran en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (Lista OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-), estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes y podrá dar por terminada cualquier relación contractual si verifica que alguna de tales personas figuran en dichas listas.
7. Que no existe en contra del oferente o contratista ni de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni de sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, ni de sus Revisores Fiscales o Auditores Externos, una sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o que se encuentren vinculados a investigaciones penales por delitos dolosos, estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes en bases de datos y en informaciones públicas nacionales o internacionales y podrá dar por terminada cualquier relación comercial si verifica que contra alguna de tales personas existen investigaciones o procesos o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan dejar a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional.
18 8. El oferente o contratista se obliga a indemnizar a CHEC por todos los perjuicios
probados que le llegare a causar por el incumplimiento de esta declaración.
1.10.5 PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
Los oferentes declaran que tanto los recursos que serán utilizados en la ejecución de las actividades que comprenderán el objeto de esta contratación, así como sus ingresos, provienen de actividades y fuentes lícitas y se comprometen a no utilizar a CHEC ni al contrato como vehículo para dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos en actividades ilícitas.
El oferente o contratista se obliga a reportar a CHEC la inclusión de su nombre, razón o denominación social, el de los empleados asignados al desarrollo del objeto del contrato, el de sus asociados, sus administradores o cualquier aportante de recursos bajo cualquier título, en listas de riesgo delictivo administradas por Naciones, Organizaciones o entidades nacionales o internacionales.
El contratista se obliga a entregar a CHEC la información veraz y verificable que esta última les exija para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como a actualizar los datos suministrados mínimo una vez al año.
De la misma forma, el oferente o contratista deberá informar a CHEC del inicio de cualquier proceso penal, sin importar si se encuentra en etapa de investigación o juicio, que lleve a cabo la autoridad competente en donde sea parte del proceso, así como cualquier citación que le realice dicha autoridad para que comparezca dentro de una investigación o proceso penal, sin importar en la calidad que sea citado.
CHEC se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las listas asociadas al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la
“Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” para lo cual se harán las consultas que en tal sentido correspondan.
CHEC declara que dentro del proceso de contratación ha actuado con buena fe exenta de culpa, que cumplió con las obligaciones establecidas en la normatividad que le aplica relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como con los procedimientos internos establecidos en esta materia. En consecuencia, CHEC en la suscripción del contrato obra con la máxima diligencia establecida en la normatividad aplicable y sus procedimientos internos relacionados con esta materia.
Las partes acuerdan que CHEC podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente una o varias de las situaciones que a continuación se estipulan, sin que por este hecho esté obligada a indemnizar algún tipo de perjuicio al contratista:
19 1. Cuando el contratista no diere cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la prevención y control al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo que le sean aplicables.
2. Cuando el contratista o algunos de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, figuren en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), en las listas de la OFAC Banco Mundial, Grupo BID – Banco Interamericano de Desarrollo – y/o en las listas nacionales o internacionales.
3. Cuando exista en contra del contratista o de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, de sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o se encuentren vinculados a investigaciones o procesos penales por delitos dolosos, o exista información pública con respecto a tales personas que pueda poner a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional.
4. Cuando se presenten elementos que puedan representar para CHEC riesgos reputacionales, legales, operativos o de contagio relacionados con el lavado de activos o la financiación del terrorismo.
5. Cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones del contratista, la licitud de sus recursos o que el contratista ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a dichas actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas.
6. Cuando se presenten yerros, inconsistencias, discrepancias o falsedades en la documentación e información aportada por el contratista en la ejecución del contrato.
7. Cuando el contratista, sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron involucradas en prácticas fraudulentas, corruptas, colusorias, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas anticorrupción del Grupo BID.
8. Cuando cualquier activo objeto del contrato sea objeto de una medida de extinción de dominio y sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad que haga sus veces no tenga el control o no le haya sido nombrado un depositario directo.
20 1.10.6 DOCUMENTOS DE LA OFERTA.
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.3.1 EXPERIENCIA ESPECIFICA.
Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados y/o en medio magnético, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables.
El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.
El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal.
El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta.
La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta.
Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación:
a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto.
(Subsanable siempre y cuando sea presentada, a excepción de la firma).
b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).
c) Garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).
d) Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente, el cual podrá descargarse de la página www.procuraduria.gov.co (Subsanable)..
21 e) Certificado de antecedentes fiscales del oferente, el cual podrá descargarse de la
página www.contraloriagen.gov.co (Subsanable).
f) Paz y Salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002. (Subsanable).
g) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de acuerdo con lo establecido Ver numeral 1.6 “Valor de los Términos de Referencia”
(Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas)
h) Constancia de asistencia a la reunión aclaratoria obligatoria de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.4 “Reunión aclaratoria obligatoria”. (Subsanable, siempre y cuando haya asistido a la reunión aclaratoria)
i) Documento de autorización de asistencia a la reunión obligatoria, en caso tal que no se haya sido aportado el día de la reunión. (Subsanable)
j) Presentación del formato de resumen de oferta. (Subsanable). ANEXO 3 Ver numeral 3.3 “Resumen de la Oferta”.
k) Presentación del formato del Anexo 4 de la experiencia específica del proponente conforme lo solicitado en el numeral 1.3.1 “EXPERIENCIA ESPECIFICA. de la presente solicitud pública de ofertas. Esta experiencia deberá estar actualizada en el Registro de proveedores y contratistas del Grupo EPM, al momento de la presentación de la oferta.
(Subsanable, siempre y cuando la experiencia haya sido adquirida antes de la fecha de cierre de la presente solicitud publica de ofertas). ANEXO 4 Ver numeral 3.4
“Experiencia Especifica del Proponente”.
l) Oferta económica Grupo 1, para lo cual el oferente debe presentar completamente diligenciados los cuatro (4) formularios del Anexo 5-Grupo1. (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos). Ver numeral 3.5 ANEXO 5-Grupo1 Oferta Económica Grupo1.
m) Listado de entregables Grupo1, para lo cual el oferente debe presentar completamente diligenciados los tres (3) formularios del Anexo 5A-Grupo1. (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos). Ver numeral 3.6 ANEXO 5A-Grupo1 Listado de Entregables.
n) Oferta económica Grupo2, para lo cual el oferente debe presentar completamente diligenciados los cuatro (4) formularios del Anexo 5-Grupo2. (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos). Ver numeral 3.7 ANEXO 5-Grupo2 Oferta Económica Grupo2.
o) Listado de entregables Grupo2, para lo cual el oferente debe presentar completamente diligenciados los cuatro (4) formularios del Anexo 5A-Grupo2. (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos). Ver numeral 3.8 ANEXO 5A-Grupo2 Listado de Entregables.
22 p) Organigrama propuesto para la ejecución del contrato, asociando Personal técnico propuesto. (subsanable).Ver numeral 3.9 ANEXO 6 “Organigrama Propuesto para la Ejecución del Contrato”.
q) Cronogramas de ejecución de los diseños. El contratista debe presentar los cronogramas alineados con los tiempos indicados en los cronogramas entregados por CHEC. (Subsanable). ANEXO 7 Ver numeral 3.10 “Cronogramas de Ejecución de Diseño”.
r) Presentación del formulario COSTOS POR INSPECCIÓN Y PRUEBAS, incluido en el numeral 3.11 “Asesoría Técnica”. (subsanable)
s) Flujo de desembolsos mes (subsanable). El oferente deberá presentar el flujo de desembolsos mensuales por la ejecución de los diseños de subestaciones. El mismo deberá ajustarse al tiempo de ejecución de los trabajos como se indica en 1.12.3 “Plazo de Ejecución del Contrato” y al ANEXO 10 Ver numeral 3.13 “Flujo de Desembolsos”.
t) El oferente deberá presentar en su oferta, el análisis de precios unitarios (APU) para cada uno de los entregables del Grupo1 y del Grupo 2. En dicho análisis unitarios se debe sustentar el valor ofertado de cada entregable; la presentación del análisis de precios unitarios será en formato libre (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos). El análisis de precios unitarios debe contener entre otros los siguientes conceptos:
Mano de obra (personal)
Materiales, herramientas, equipos etc.
Gastos de administración.
Honorarios.
También el oferente deberá entregar el análisis de precios unitarios (APU) que soporte el valor de hora de asesoría técnica por especialidad solicitadas en los ítem 3 de los
archivos ANEXO_5_Grupo1_Oferta_Economica.xls y
ANEXO_5_Grupo2_Oferta_Economica.xls (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos).
u) Listado de Adendas y Aclaraciones, (subsanable).
v) Certificado de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001 versión 2008, el alcance del certificado debe tener relación con la naturaleza de las actividades de esta contratación y debe estar vigente a la fecha límite de entrega de ofertas. Dicho certificado deberá mantenerse vigente durante toda la ejecución del contrato.
(Subsanable, siempre y cuando se haya obtenido la certificación antes de la presentación de la oferta).
w) Medio magnético, conteniendo la oferta técnica y económica, con sus soportes, usando formatos en PDF y sus respetivas versiones editables en Word, y Excel para la oferta económica y análisis de precios unitarios, además de Project para los cronogramas.
(Subsanable).
23 El oferente deberá incluir como mínimo el siguiente conteniendo (subsanable):
Oferta escaneada o ensamblada en documento pdf. Debe contener fiel copia de la oferta entregada en físico.
Anexo 2 Ver numeral 3.2 “Incumplimiento en la Ejecución de Contratos”. Debe entregarse editable en Excel.
Anexo 4 Ver numeral 3.4 “Experiencia Especifica del Proponente”. Debe entregarse editables en Excel.
Anexo 5-Grupo1 Ver numeral Ver numeral 3.5 ANEXO 5-Grupo1 Oferta Económica Grupo1. Debe entregarse editables en Excel.
Anexo 5A-Grupo1 Ver numeral 3.6 ANEXO 5A-Grupo1 Listado de Entregables.
Debe entregarse editables en Excel.
Anexo 5-Grupo2 Ver numeral 3.7 ANEXO 5-Grupo2 Oferta Económica Grupo2.
Debe entregarse editables en Excel.
Anexo 5A-Grupo2 Ver numeral 3.8 ANEXO 5A-Grupo2 Listado de Entregables.
Debe entregarse editables en Excel.
Anexo 7 Ver numeral 3.10 “Cronogramas de Ejecución de Diseños”.
Cronogramas. Debe entregarse editables en MS-Project.
Anexo 8 Ver numeral 3.11 “Asesoría Técnica y/o Recurso de Apoyo”. Debe entregarse editable en Excel.
Análisis de precios unitarios (formato libre) de los listados de entregables. Debe entregarse editable en Excel.
Organigrama.
x) Formato de apartamientos (desviaciones). En caso de existir apartamientos de las especificaciones técnicas, o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado
“APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por lo tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. (En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo)
y) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto.
(Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas o sanciones, la oferta será rechazada).
En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le
24 señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.
1.10.7 VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser rechazada.
En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental.
1.10.8 CLARIDAD SOBRE LAS OBLIGACIONES.
Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta.
Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.
1.10.9 PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA.
Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación.
La oferta presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y dos (2) copias, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:
“OFERTA PARA LA CONSULTORÍA DE DISEÑO, INGENIERÍA BÁSICA, DE DETALLE, ESTUDIOS Y ASESORÍA TÉCNICA PARA SUBESTACIONES DE ENERGÍA
ELÉCTRICA NIVELES DE TENSIÓN 230/115/33/13,2 KV”
Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original.
Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y las copias, prevalecerá el de la oferta original.
El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.
25 La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:
a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.10.6 DOCUMENTOS DE LA OFERTA.
b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC.
No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares 1.10.10 PRECIO
Los oferentes deben presentar la oferta en pesos colombianos no reajustables, por lo tanto el oferente deberá tener en cuenta la vigencia del contrato y los respectivos cambios de año para la fijación de sus precios a ofertar. Si se cotizan precios reajustables la oferta será eliminada.
Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulado en estos términos de referencia, incluyendo el costo y/o pago de los productos entregables del diseño, los estudios e ingeniería debidamente realizados, de las garantías que se estipulan en el contrato, pago en la totalidad de las obligaciones salariales y prestacionales sociales, transporte, equipos de oficina, de computo, gastos de manutención para los recursos en la zona del proyecto si se requieren, levantamiento de información en campo requerida para la ejecución del contrato, pago al profesional o especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo con experiencia y licencia en salud ocupacional vigente, pago de la totalidad de impuestos y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos y demás conceptos que se requieran para cumplir cabalmente con las obligaciones y requisitos de estos términos de referencia.
Se deberá ofertar todos los ítems incluidos en el ANEXO 5A-Grupo1 Listado de Entregables y ANEXO 5A-Grupo2 Listado de Entregables, para cada uno de los ítems solicitados, los valores ofertados deberán incluir todos los costos inherentes a la ejecución de la actividad a contratar.
El Proponente deberá justificar los valores ofertados en el ANEXO 5A-Grupo1 Listado de Entregables y ANEXO 5A-Grupo2 Listado de Entregables, con sus respectivos análisis de precios unitarios. Los análisis de precios unitarios (en formato libre) deberán tener en cuenta el cumplimiento de la legislación y regulación colombiana, cumpliendo las regulaciones del Código Sustantivo del Trabajo y normas que lo complementen, en particular las relacionadas con el pago de salario y las prestaciones sociales. Además verificar que los trabajadores tengan la debida afiliación al Sistema General de Pensiones y Seguridad Social en salud establecidos en la Ley 100 de 1993 sobre Seguridad Social Integral, auxilio de transporte cuando aplique, fondo de solidaridad si aplica, y demás conceptos.
26 El oferente también deberá presentar la tabla incluida en el numeral 3.11 “Asesoría Técnica”, de estos términos de referencia, donde se relacionan las actividades de costos por inspección y pruebas. En caso que CHEC requiera realizarlas se efectuará el pago de esos servicios bajo la modalidad de reconocimiento de costos más pago de honorarios, conforme los precios propuestos por el contratista en su oferta. Estos valores no serán objeto de evaluación de la oferta y tampoco se cancelarán sin que CHEC lo solicite. No es obligación de CHEC hacer uso de las actividades por inspección y pruebas referenciadas en la tabla.
El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el alea normal de ejecución del contrato y/o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio.
Los gastos indirectos se pagarán como una suma fija globalizada y de acuerdo con el porcentaje fijado en la propuesta y aceptado por CHEC.
Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad y/o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto cada proponente al estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta, todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de la obra, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.
La solicitud de ofertas está conformada por dos (2) grupos cada uno está conformado por dos (2) ítems, los cuales se indican a continuación:
GRUPO 1
- Ítem 1 – Proyecto Enea.
- Ítem 2 – Proyecto Manzanares.
GRUPO 2
- Ítem 1 – Proyecto Esmeralda.
- Ítem 2 – Proyecto Hermosa.
El oferente deberá ofertar los dos grupos completos, esto es, todos los ítems que conforman cada grupo; ofertas incompletas serán rechazadas.
Los precios unitarios serán fijos durante la ejecución del contrato.
27 1.10.11 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA.
El oferente deberá presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales, así mismo podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448.
El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros.
El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6.
La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.
Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos:
- No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta.
- No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.
- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC.
- La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó.
- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.
En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.
La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.
