TEMÁTICA: PRÁCTICAS SEGURAS EN LA OPERACIÓN DE LAS ESTACIONES DE SERVICIO FLUVIALES, MARÍTIMAS Y AUTOMOTRICES

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Texto completo

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TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DEL EQUIPO

CONSULTOR ENCARGADO DE REALIZAR EL ANÁLISIS DE RIESGOS,

ESTABLECIMIENTO DE PROTOCOLOS Y GUIA DE SEGURIDAD QUE

SERVIRÁ COMO MATERIAL DE APOYO PARA CAPACITAR PERSONAL DE

LAS ESTACIONES DE SERVICIO FLUVIALES, MARÍTIMAS Y

AUTOMOTRICES

TEMÁTICA: ¨PRÁCTICAS SEGURAS EN LA OPERACIÓN DE LAS

ESTACIONES DE SERVICIO FLUVIALES, MARÍTIMAS Y AUTOMOTRICES¨

1. JUSTIFICACIÓN 1.1 Antecedentes

El Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM fue creado mediante la Ley 26 de

febrero 9 de 1989 y es un ente de carácter privado, sin ánimo de lucro, con

personería jurídica y recursos de origen mixto, conforme los artículos 6 y 8 de dicha

Ley.

Los fines y propósitos de la destinación de los recursos del Fondo SOLDICOM,

conforme con lo dispuesto en el Artículo 5º de la Ley 26 de 1989, en beneficio de

los distribuidores minoristas de los combustibles líquidos derivados del petróleo, son

los siguientes: (

i

) Velar por su seguridad física y social; (

ii

) Realizar estudios

técnicos sobre el mercado, administración y rentabilidad de la distribución de los

derivados del petróleo: (

iii

) Realizar programas sobre aseguramiento y prevención

de riesgos de su actividad; (

iv

)Prestarles asistencia financiera, educativa, técnica y

administrativa en sus establecimientos de distribución del petróleo y sus derivados;

y (

v

) Darles apoyo para la dotación y adecuación de sus establecimientos, a fin de

que cumplan con el servicio público de manera eficiente.

En abril del año 2016 se presentó un desafortunado accidente en una Estación de

Servicio Fluvial del Municipio de Mitú, en Vaupés. Considerando estos sucesos y

con el fin de evitar la ocurrencia de hechos similares, el Ministerio de Minas a través

de la Dirección de Hidrocarburos solicitó con carácter prioritario al Fondo

SOLDICOM, mediante comunicación con radicado No. 2016034275, llevar a cabo

una acción de formación a nivel nacional con el fin de reforzar, fortalecer y permitir

el empoderamiento del conocimiento sobre las prácticas seguras en el manejo de

combustibles, que cubra actividades de operación y mantenimiento, con énfasis en

aspectos de seguridad industrial en la Estación de Servicio.

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2 OBJETIVOS DEL PROYECTO 2.1 Objetivo General

Elaborar los instrumentos de formación para ser difundidos a través de una actividad formativa en la cual se le presente a los responsables de la operación de las EDS las prácticas seguras en cada una de las actividades desarrolladas en las mismas, realizando la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos y la estandarización de procedimientos y protocolos que incluyan las medidas necesarias para mitigar los riesgos operacionales en la actividad de distribución minorista de combustibles. Estas actividades se desarrollarán a través de una contratación en igualdad de oportunidades por los servicios de consultoría en la temática requerida.

2.2 Objetivos específicos

a) Realizar el análisis de riesgos y vulnerabilidad que aplique a estaciones de servicio de tipo fluvial, automotriz y marítima en la actividad de venta y distribución minorista de combustibles.

b) Identificar las tareas de alto riesgo dentro de las operaciones de una Estación de Servicio -EDS- en la actividad de venta y distribución minorista de combustibles, considerando los procesos desde el descargue de combustible en la EDS hasta el suministro a los vehículos, así como también las actividades operativas rutinarias, no rutinarias y de mantenimiento que estén implícitas en el funcionamiento adecuado de una Estación de Servicio.

c) Definir un marco legal asociado a la aplicación de las prácticas seguras en Estaciones de Servicio de tipo fluvial, marítima y automotriz.

d) Identificar de manera práctica las afectaciones generadas por la ocurrencia de un accidente en una EDS y las consecuencias legales y operativas a partir de un estudio de caso.

e) Establecer medidas para prevenir, controlar, eliminar y/o mitigar los riesgos generados por el desarrollo de las tareas de alto riesgo priorizadas.

f) Establecer protocolos de seguridad para cada tarea de alto riesgo identificada y priorizada en cada tipo de Estación de Servicio (fluvial, automotriz y marítima) que incluyan las medidas de prevención, control, eliminación y/o mitigación asociadas. g) Diseñar y entregar material de apoyo bajo estándares definidos en los presentes

términos que contribuya a la divulgación e implementación de las prácticas seguras establecidas.

3 ALCANCE

Los términos de referencia planteados en el presente documento tendrán como alcance realizar la identificación y valoración de riesgos asociados a la actividad de distribución minorista de combustible a través de Estaciones de Servicio de tipo fluvial, marítima y automotriz, y a partir de la priorización de tareas de alto riesgo establecer los respectivos protocolos de seguridad asociados a cada procedimiento, los cuales deben tener su vínculo legal vigente y deben ser presentados además en material informativo e ilustrativo (guía) que pueda ser divulgado en las distintas Estaciones de Servicio del país.

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El alcance se limita a las actividades propias de la Estación de Servicio, no incluyen las actividades económicas conexas distintas a la distribución de combustibles como: ventas de comida, lavado de autos, monta-llantas, centros de lubricación automotriz, venta de gas natural vehicular, etc. No obstante, no exime de brindar las recomendaciones y obligaciones necesarias en la prevención de riesgos para las EDS frente a estos tipos de negocio.

4 METODOLOGÍA

El Contratista deberá especificar la metodología a utilizar para el cumplimiento de los objetivos establecidos en los presentes términos de referencia que incluyen: la entrega de material informativo e ilustrativo, la consulta para el análisis y valoración del riesgo, priorización de actividades de alto riesgo en las operaciones de las EDS, el establecimiento de las medidas de prevención, mitigación, control y/o eliminación de los mismos, y la elaboración de los protocolos de seguridad para los tres (3) tipos de Estaciones de Servicio (fluvial, marítima y automotriz) compuesto por documentos físicos y digitales.

El Contratista deberá ejecutar las siguientes actividades, describiendo en la propuesta de forma detallada como se dará cumplimiento a cada una de ellas:

a) Levantamiento de los procesos directos y asociados que se relacionen con la actividad de venta y distribución minorista de combustibles a través de una Estación de Servicio fluvial, marítima y automotriz.

b) Realizar el análisis y valoración de riesgos para los tres tipos de Estaciones de Servicio (fluvial, marítima y automotriz), las cuales serán seleccionadas, una de cada tipo, por el contratante.

c) Presentar un modelo de matriz legal que contenga las obligaciones a cargo de las personas jurídicas o naturales propietarias de Estaciones de Servicio fluvial, marítima y automotriz.

d) Priorizar las tareas de alto riesgo dentro de las actividades operacionales de una Estación de Servicio fluvial, marítima y automotriz.

e) Establecer y documentar protocolos de seguridad para la gestión y control de los riesgos para el personal propio y/o en misión que efectúe las tareas de alto riesgo identificadas y priorizadas en EDS automotrices, marítimas y fluviales.

f) Elaborar y entregar en medio digital para impresión, una guía ilustrativa con las prácticas seguras en los tres tipos de Estaciones de Servicio ya mencionados para ser incluidos en la página web del Fondo SOLDICOM y su Administrador como herramienta de consulta para los aportantes.

g) Entregar documentados los siguientes productos:

a. Procesos directos y asociados a la actividad económica de venta y distribución minorista de combustibles desde la operación de descargue de combustible en la EDS hasta el suministro del producto al consumidor final, teniendo en cuenta igualmente actividades de mantenimiento y adecuación de instalaciones y equipos, desarrollados por personal propio y/o en misión. b. Matriz de identificación y valoración de riesgos en una Estación de Servicio de tipo fluvial, marítima y automotriz firmada por un profesional con licencia en Salud Ocupacional.

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c. Identificación y priorización de tareas de alto riesgo en las Estaciones de Servicio y que sean realizadas dentro del proceso de distribución minorista de combustibles teniendo en cuenta las actividades desde el descargue de los productos en la EDS hasta el suministro al consumidor final, así como tareas de mantenimiento y acondicionamiento de instalaciones y equipos. d. Medidas de prevención, control, eliminación y/o mitigación de los riesgos

asociados al desarrollo de las tareas priorizadas en el punto anterior. e. Protocolos de seguridad para las tareas identificadas y priorizadas como de

alto riesgo, en donde se den a conocer las prácticas seguras que debe implementar el personal operativo de una EDS de tipo fluvial, marítima y automotriz para la gestión de los riesgos asociados incluyendo los controles administrativos aplicables (Ejemplo: revisión de afiliaciones a seguridad social de contratistas, entre otros).

f. Matriz legal asociada al desarrollo de las prácticas seguras establecidas en los protocolos previamente formulados.

g. Guía para implementación de las prácticas seguras establecidas en cada tarea de alto riesgo identificada para los tres (3) tipos de EDS (fluvial, marítima y automotriz); éste documento debe ser ilustrativo, didáctico y práctico, (la diagramación y diseño será realizada por el contratante; el contratista deberá aportar la información a incluir en la guía como lo es glosario de términos, protocolo de seguridad, y aquellos que considere pertinentes acorde a los productos obtenidos en el estudio).

h. Proyección de un estudio de caso en donde se identifiquen las afectaciones generadas a partir de la ocurrencia de un accidente en Estaciones de Servicio, estableciendo las consecuencias legales y operativas del hecho. (El estudio puede ser realizado en cualquiera de los tres tipos de EDS a visitar)

h) La entrega debe ser realizada por el contratista dos (2) días antes del plazo máximo establecido, para ser revisado y valorado por el equipo designado por el contratante.

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PERFIL DEL CONTRATISTA:

El contratista debe contar con mínimo los siguientes requisitos:

5.1 Empresa legalmente constituida o persona natural que evidencie como mínimo

dos (2) años de antigüedad en el campo comercial y que dentro de su objeto

social incluya las actividades de consultoría de ingeniería.

5.2 La empresa o proponente persona natural debe tener a su disposición como

mínimo dos (2) consultores cada uno con experiencia certificada de mínimo

dos (2) años en consultoría y al menos un (1) consultor con formación

especializada en Seguridad y salud en el trabajo, serán exigibles las hojas de

vida del equipo de consultores que sea partícipe del proyecto.

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Perfil de los consultores:

a) Formación Académica: Ingeniero ambiental, Industrial, de producción,

mecánica, química, o afines, con estudios de postgrado en Seguridad

Industrial y Salud en el Trabajo.

b) Experiencia laboral de mínimo 2 años.

c) Experiencia específica de mínimo 1 año como consultor en Salud y

Seguridad en el trabajo, y con conocimiento de las actividades y

operaciones de las Estaciones de Servicio.

d) Habilidades: Objetividad, empatía, liderazgo, comunicación verbal y escrita

y excelente presentación personal.

6

CONDICIONES CONTRACTUALES

6.1

Oferta económica: El proponente debe presentar una cotización indicando

el monto total del servicio.

6.2

Presupuesto asignado: Se ha determinado un monto de $ 36.000.000

(treinta y seis millones de pesos Mcte) para la ejecución de las actividades.

Ver Anexo 1: Presupuesto.

6.3

Forma de Pago: Se manejará un anticipo del 30% a la firma del Acta de

Inicio y comprobante de pago de póliza de cumplimiento

(Ver Anexo 2)

, el

cual debe ser invertido en el proyecto objeto de los presentes términos de

referencia, y el 70% restante al finalizar la ejecución del proyecto y haber

cumplido con el 100% de los entregables mencionados en el numeral 4,

literal f, el pago se hará efectivo una vez el equipo evaluador designado por

el contratante realice la respectiva acta de cierre.

6.4

Plazo: La ejecución del proyecto es de 20 días calendario a partir de la fecha

de firma del acta de inicio.

6.5

Supervisión del contrato: El contrato será supervisado por el comité

designado por Fendipetroleo Nacional como Administrador del Fondo

SOLDICOM, velando por el cumplimiento de los estándares de calidad y

cronogramas de trabajo.

6.6

Cotizaciones: Las cotizaciones deben presentarse con membrete de la

empresa (si aplica), donde incluya dirección, teléfono fijo, correo

electrónico, persona de contacto, además de estar firmadas y selladas.

Adicionalmente, deben remitir la siguiente documentación:

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Personas jurídicas

Cámara de Comercio no mayor a 30 días.

Registro Único Tributario - RUT- actualizado.

Certificación Bancaria no mayor a 3 meses de expedición.

Copia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

Estados Financieros último periodo contable.

Mínimo tres (3) referencias y/o certificaciones que consten la

experiencia comercial y en consultoría en Seguridad Industrial.

Referencias y/o certificaciones de actividades realizadas como

consultor en Estaciones de Servicio. (No excluyente al momento

de recepción de la propuesta).

Hojas de vida con soportes del equipo consultor que participará en

el proyecto.

Personas naturales

Registro Único Tributario - RUT- actualizado.

Certificación Bancaria no mayor a 3 meses de expedición.

Copia de la cédula de ciudadanía.

Hoja de vida actualizada del contratista y el equipo consultor.

Copia Declaración de Renta del último año (Si aplica).

Mínimo tres (3) referencias y/o certificaciones que consten la

experiencia comercial y en consultoría en Seguridad Industrial.

Referencias y/o certificaciones de actividades realizadas como

consultor en Estaciones de Servicio. (No excluyente al momento

de recepción de la propuesta)

7 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

El comité de evaluación de propuestas estará conformado por:

 El representante legal del Administrador del fondo SOLDICOM.

 La Dirección Financiera y Administrativa del Administrador del fondo SOLDICOM.  Dos miembros de junta directiva del fondo SOLDICOM.

 Subdirección de formación del fondo SOLDICOM.

El comité de evaluación de propuestas realizará la evaluación y selección de las

ofertas presentadas en los plazos establecidos. Para ello se tendrán en cuenta los

siguientes criterios, con una calificación cuantitativa en un rango de cero a diez

puntos siendo cero el puntaje más bajo:

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Tabla 1. Criterios ponderados de evaluación y selección

CRITERIO PESO PONDERADO VALORACION PUNTAJE

Experiencia en consultoría 35% 2-3 años 5 pts. Más de 3 años a 4 años 7 pts. Más de 4 años 10 pts. Conocimiento en procesos operativos en Estaciones de Servicio. 35% Presenta certificaciones de relaciones comerciales con EDS en temas de seguridad industrial.

10 pts.

No presenta certificaciones de relaciones comerciales con EDS en temas de seguridad industrial.

0 pts.

Propuesta económica 30%

90% del valor asignado a

contratación 10 pts. 100 - 110% por encima del

valor asignado 7 pts. Mayor a 110% 3 pts.

8 RESPONSABILIDADES DEL CONTRATANTE

Como contratante el Fondo SOLDICOM a través de su Administrador se hace

responsable de las siguientes actividades:

a) Seleccionar tres (3) estaciones de servicio (una de cada tipo) para realizar el análisis de riesgos y vulnerabilidad y sobre las cuales el contratista realizará las actividades objeto del presente documento.

b) Apoyar en la coordinación de la visita del consultor(es) a una estación de servicio de cada tipo (automotriz, fluvial y marítima), para el levantamiento de la información pertinente en la identificación y valoración de riesgos.

c) Realizar la supervisión de las actividades del contrato y cronograma de trabajo, así como el cumplimiento de la metodología establecida por el contratista para el desarrollo del proyecto.

d) Conformar el comité evaluador de los productos entregados por el contratista y conceptuar sobre el cumplimiento de las actividades.

(8)

9 CONFIDENCIALIDAD

La información contenida en estos términos de referencia es confidencial. Así mismo, el Administrador del Fondo SOLDICOM se compromete a salvaguardar y manejar en total confidencialidad la información que con ocasión de la presente propuesta se genere y maneje. Por lo tanto, la información aquí contenida no debe ser copiada o entregada a terceras personas o utilizada con un propósito diferente al de la evaluación de la misma. Los candidatos seleccionados aceptan que la ejecución del contrato que se celebre como resultado de la elección de su propuesta, será desarrollado bajo los parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciban directa o indirectamente de su contratante, el administrador, o de aquella información a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de selección, contratación u otros trámites, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato que se celebre, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados.

10 CRONOGRAMA DE CONTRATACIÓN

Tabla 2. Cronograma de contratación

Actividad Fecha Medio Responsable

Publicación de Términos

09 de septiembre de 2016

Web Fondo SOLDICOM y su Administrador FENDIPETRÓLEO Nacional, correos a asociaciones gremiales. Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional Recibo de observaciones por parte de interesados 12 y 13 de septiembre de 2016 Correo electrónico: administrativa@fendipetroleo.com presidencia@fendipetroleo.com Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional Resolución de observaciones 14 de septiembre de 2016

Web Fondo SOLDICOM y su Administrador FENDIPETRÓLEO Nacional Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional Publicación de Términos de referencia final 15 de septiembre 2016

Web Fondo SOLDICOM y su Administrador FENDIPETRÓLEO Nacional Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional Entrega de propuestas en sobre sellado. 16 al 21 de septiembre de 2016.

Sede del Administrador del Fondo SOLDICOM FENDIPETRÓLEO Nacional (Carrera 18 No. 78 – 40 Oficina 402. Bogotá – Colombia)

Proponentes interesados Apertura de sobres y evaluación de propuestas 26 de septiembre 2016

Sede del Administrador Fondo SOLDICOM

(Carrera 18 No. 78 – 40 Oficina 402. Bogotá – Colombia)

Comité de evaluación y selección.

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Selección y publicación de contratista.

27 de septiembre de 2016

Web Fondo SOLDICOM y su Administrador FENDIPETRÓLEO Nacional Comité de evaluación y selección. Notificación al contratista seleccionado. 27 de septiembre de 2016 Carta de notificación al proponente elegido. Se remitirá en medio electrónico y físico.

Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional Legalización de contrato 28 y 29 de septiembre de 2016

Sede del Administrador del Fondo SOLDICOM FENDIPETRÓLEO Nacional (Carrera 18 No. 78 – 40 Oficina 402. Bogotá – Colombia) responsable: Rep. Legal del administrador del fondo y Rep. Legal del fondo

Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional Firma de Acta de Inicio 30 de septiembre de 2016

Oficinas del Administrador del Fondo SOLDICOM FENDIPETRÓLEO Nacional (Carrera 18 No. 78 – 40 Oficina 402. Bogotá – Colombia) Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional

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ANEXO 1.

PRESUPUESTO

COSTOS ASUMIDOS POR EL CONTRATISTA

 Este costo está calculado en las tarifas máximas establecidas por el Administrador del Fondo SOLDICOM incluyendo impuestos.

 El presupuesto discriminado que se presenta en la Tabla 4 del presente documento, es el asignado para el contratista, en donde éste debe asumir los siguientes costos:  Valor de honorarios de consultores con la formación requerida para el

desarrollo del proyecto.

 Costo de material entregable (Matrices, guía digital).

 Costos de logística (Desplazamientos del consultor (es) a las EDS para levantamiento de información).

Tabla 4. Discriminación de costos del contratista

CONCEPTO CANTIDAD MÁXIMA UNIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL Honorarios consultores 5 Personas $ 3.000.000 $ 15.000.000 Desplazamiento EDS Marítima (Pasaje aéreo Costa Atlántica)

5 Personas $ 300.000 $ 1.500.000 Desplazamiento EDS

Fluvial (Pasaje aéreo Amazonia) 5 Personas $ 400.000 $ 2.000.000 Desplazamiento EDS Automotriz (Lugar de ubicación del contratista) 5 Personas $ 100.000 $ 500.000 Hospedaje en sitio de

EDS marítima y fluvial 10 Noche $ 100.000

$ 5.000.000 (por cinco personas)

Transportes internos Global Día $ 30.000 $ 3.000.000

Manutención 20 Día $ 30.000 $ 3.000.000

Administración, Imprevistos y Utilidades 6.000.000

TOTAL COSTOS DEL CONTRATISTA $ 36.000.000

Nota: El contratista no deberá presentar los soportes de gastos relacionados, el pago se realizará contra productos entregados y acorde al aval dado por el comité evaluador designado por el contratante.

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ANEXO 2.

PAGO DE ANTICIPO

El valor correspondiente al 30% de anticipo será cancelado según sea persona

jurídica o natural así:

Tabla 5. Pago de anticipos

VALOR TOTAL DEL PROYECTO CON IMPUESTOS $ 36.000.000

Persona Jurídica

VALOR DEL PROYECTO SIN IVA $ 31.034.483 VALOR ANTICIPO $ 9.310.345

Persona Natural

VALOR DEL PROYECTO $ 36.000.000* VALOR ANTICIPO $ 10.800.000

* Para persona natural serán aplicadas las retenciones de ley en el pago del 70%

restante.

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