TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DEL EQUIPO
CONSULTOR ENCARGADO DE REALIZAR EL ANÁLISIS DE RIESGOS,
ESTABLECIMIENTO DE PROTOCOLOS Y GUIA DE SEGURIDAD QUE
SERVIRÁ COMO MATERIAL DE APOYO PARA CAPACITAR PERSONAL DE
LAS ESTACIONES DE SERVICIO FLUVIALES, MARÍTIMAS Y
AUTOMOTRICES
TEMÁTICA: ¨PRÁCTICAS SEGURAS EN LA OPERACIÓN DE LAS
ESTACIONES DE SERVICIO FLUVIALES, MARÍTIMAS Y AUTOMOTRICES¨
1. JUSTIFICACIÓN 1.1 Antecedentes
El Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM fue creado mediante la Ley 26 de
febrero 9 de 1989 y es un ente de carácter privado, sin ánimo de lucro, con
personería jurídica y recursos de origen mixto, conforme los artículos 6 y 8 de dicha
Ley.
Los fines y propósitos de la destinación de los recursos del Fondo SOLDICOM,
conforme con lo dispuesto en el Artículo 5º de la Ley 26 de 1989, en beneficio de
los distribuidores minoristas de los combustibles líquidos derivados del petróleo, son
los siguientes: (
i
) Velar por su seguridad física y social; (
ii
) Realizar estudios
técnicos sobre el mercado, administración y rentabilidad de la distribución de los
derivados del petróleo: (
iii
) Realizar programas sobre aseguramiento y prevención
de riesgos de su actividad; (
iv
)Prestarles asistencia financiera, educativa, técnica y
administrativa en sus establecimientos de distribución del petróleo y sus derivados;
y (
v
) Darles apoyo para la dotación y adecuación de sus establecimientos, a fin de
que cumplan con el servicio público de manera eficiente.
En abril del año 2016 se presentó un desafortunado accidente en una Estación de
Servicio Fluvial del Municipio de Mitú, en Vaupés. Considerando estos sucesos y
con el fin de evitar la ocurrencia de hechos similares, el Ministerio de Minas a través
de la Dirección de Hidrocarburos solicitó con carácter prioritario al Fondo
SOLDICOM, mediante comunicación con radicado No. 2016034275, llevar a cabo
una acción de formación a nivel nacional con el fin de reforzar, fortalecer y permitir
el empoderamiento del conocimiento sobre las prácticas seguras en el manejo de
combustibles, que cubra actividades de operación y mantenimiento, con énfasis en
aspectos de seguridad industrial en la Estación de Servicio.
2 OBJETIVOS DEL PROYECTO 2.1 Objetivo General
Elaborar los instrumentos de formación para ser difundidos a través de una actividad formativa en la cual se le presente a los responsables de la operación de las EDS las prácticas seguras en cada una de las actividades desarrolladas en las mismas, realizando la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos y la estandarización de procedimientos y protocolos que incluyan las medidas necesarias para mitigar los riesgos operacionales en la actividad de distribución minorista de combustibles. Estas actividades se desarrollarán a través de una contratación en igualdad de oportunidades por los servicios de consultoría en la temática requerida.
2.2 Objetivos específicos
a) Realizar el análisis de riesgos y vulnerabilidad que aplique a estaciones de servicio de tipo fluvial, automotriz y marítima en la actividad de venta y distribución minorista de combustibles.
b) Identificar las tareas de alto riesgo dentro de las operaciones de una Estación de Servicio -EDS- en la actividad de venta y distribución minorista de combustibles, considerando los procesos desde el descargue de combustible en la EDS hasta el suministro a los vehículos, así como también las actividades operativas rutinarias, no rutinarias y de mantenimiento que estén implícitas en el funcionamiento adecuado de una Estación de Servicio.
c) Definir un marco legal asociado a la aplicación de las prácticas seguras en Estaciones de Servicio de tipo fluvial, marítima y automotriz.
d) Identificar de manera práctica las afectaciones generadas por la ocurrencia de un accidente en una EDS y las consecuencias legales y operativas a partir de un estudio de caso.
e) Establecer medidas para prevenir, controlar, eliminar y/o mitigar los riesgos generados por el desarrollo de las tareas de alto riesgo priorizadas.
f) Establecer protocolos de seguridad para cada tarea de alto riesgo identificada y priorizada en cada tipo de Estación de Servicio (fluvial, automotriz y marítima) que incluyan las medidas de prevención, control, eliminación y/o mitigación asociadas. g) Diseñar y entregar material de apoyo bajo estándares definidos en los presentes
términos que contribuya a la divulgación e implementación de las prácticas seguras establecidas.
3 ALCANCE
Los términos de referencia planteados en el presente documento tendrán como alcance realizar la identificación y valoración de riesgos asociados a la actividad de distribución minorista de combustible a través de Estaciones de Servicio de tipo fluvial, marítima y automotriz, y a partir de la priorización de tareas de alto riesgo establecer los respectivos protocolos de seguridad asociados a cada procedimiento, los cuales deben tener su vínculo legal vigente y deben ser presentados además en material informativo e ilustrativo (guía) que pueda ser divulgado en las distintas Estaciones de Servicio del país.
El alcance se limita a las actividades propias de la Estación de Servicio, no incluyen las actividades económicas conexas distintas a la distribución de combustibles como: ventas de comida, lavado de autos, monta-llantas, centros de lubricación automotriz, venta de gas natural vehicular, etc. No obstante, no exime de brindar las recomendaciones y obligaciones necesarias en la prevención de riesgos para las EDS frente a estos tipos de negocio.
4 METODOLOGÍA
El Contratista deberá especificar la metodología a utilizar para el cumplimiento de los objetivos establecidos en los presentes términos de referencia que incluyen: la entrega de material informativo e ilustrativo, la consulta para el análisis y valoración del riesgo, priorización de actividades de alto riesgo en las operaciones de las EDS, el establecimiento de las medidas de prevención, mitigación, control y/o eliminación de los mismos, y la elaboración de los protocolos de seguridad para los tres (3) tipos de Estaciones de Servicio (fluvial, marítima y automotriz) compuesto por documentos físicos y digitales.
El Contratista deberá ejecutar las siguientes actividades, describiendo en la propuesta de forma detallada como se dará cumplimiento a cada una de ellas:
a) Levantamiento de los procesos directos y asociados que se relacionen con la actividad de venta y distribución minorista de combustibles a través de una Estación de Servicio fluvial, marítima y automotriz.
b) Realizar el análisis y valoración de riesgos para los tres tipos de Estaciones de Servicio (fluvial, marítima y automotriz), las cuales serán seleccionadas, una de cada tipo, por el contratante.
c) Presentar un modelo de matriz legal que contenga las obligaciones a cargo de las personas jurídicas o naturales propietarias de Estaciones de Servicio fluvial, marítima y automotriz.
d) Priorizar las tareas de alto riesgo dentro de las actividades operacionales de una Estación de Servicio fluvial, marítima y automotriz.
e) Establecer y documentar protocolos de seguridad para la gestión y control de los riesgos para el personal propio y/o en misión que efectúe las tareas de alto riesgo identificadas y priorizadas en EDS automotrices, marítimas y fluviales.
f) Elaborar y entregar en medio digital para impresión, una guía ilustrativa con las prácticas seguras en los tres tipos de Estaciones de Servicio ya mencionados para ser incluidos en la página web del Fondo SOLDICOM y su Administrador como herramienta de consulta para los aportantes.
g) Entregar documentados los siguientes productos:
a. Procesos directos y asociados a la actividad económica de venta y distribución minorista de combustibles desde la operación de descargue de combustible en la EDS hasta el suministro del producto al consumidor final, teniendo en cuenta igualmente actividades de mantenimiento y adecuación de instalaciones y equipos, desarrollados por personal propio y/o en misión. b. Matriz de identificación y valoración de riesgos en una Estación de Servicio de tipo fluvial, marítima y automotriz firmada por un profesional con licencia en Salud Ocupacional.
c. Identificación y priorización de tareas de alto riesgo en las Estaciones de Servicio y que sean realizadas dentro del proceso de distribución minorista de combustibles teniendo en cuenta las actividades desde el descargue de los productos en la EDS hasta el suministro al consumidor final, así como tareas de mantenimiento y acondicionamiento de instalaciones y equipos. d. Medidas de prevención, control, eliminación y/o mitigación de los riesgos
asociados al desarrollo de las tareas priorizadas en el punto anterior. e. Protocolos de seguridad para las tareas identificadas y priorizadas como de
alto riesgo, en donde se den a conocer las prácticas seguras que debe implementar el personal operativo de una EDS de tipo fluvial, marítima y automotriz para la gestión de los riesgos asociados incluyendo los controles administrativos aplicables (Ejemplo: revisión de afiliaciones a seguridad social de contratistas, entre otros).
f. Matriz legal asociada al desarrollo de las prácticas seguras establecidas en los protocolos previamente formulados.
g. Guía para implementación de las prácticas seguras establecidas en cada tarea de alto riesgo identificada para los tres (3) tipos de EDS (fluvial, marítima y automotriz); éste documento debe ser ilustrativo, didáctico y práctico, (la diagramación y diseño será realizada por el contratante; el contratista deberá aportar la información a incluir en la guía como lo es glosario de términos, protocolo de seguridad, y aquellos que considere pertinentes acorde a los productos obtenidos en el estudio).
h. Proyección de un estudio de caso en donde se identifiquen las afectaciones generadas a partir de la ocurrencia de un accidente en Estaciones de Servicio, estableciendo las consecuencias legales y operativas del hecho. (El estudio puede ser realizado en cualquiera de los tres tipos de EDS a visitar)
h) La entrega debe ser realizada por el contratista dos (2) días antes del plazo máximo establecido, para ser revisado y valorado por el equipo designado por el contratante.
5
PERFIL DEL CONTRATISTA:
El contratista debe contar con mínimo los siguientes requisitos:
5.1 Empresa legalmente constituida o persona natural que evidencie como mínimo
dos (2) años de antigüedad en el campo comercial y que dentro de su objeto
social incluya las actividades de consultoría de ingeniería.
5.2 La empresa o proponente persona natural debe tener a su disposición como
mínimo dos (2) consultores cada uno con experiencia certificada de mínimo
dos (2) años en consultoría y al menos un (1) consultor con formación
especializada en Seguridad y salud en el trabajo, serán exigibles las hojas de
vida del equipo de consultores que sea partícipe del proyecto.
Perfil de los consultores:
a) Formación Académica: Ingeniero ambiental, Industrial, de producción,
mecánica, química, o afines, con estudios de postgrado en Seguridad
Industrial y Salud en el Trabajo.
b) Experiencia laboral de mínimo 2 años.
c) Experiencia específica de mínimo 1 año como consultor en Salud y
Seguridad en el trabajo, y con conocimiento de las actividades y
operaciones de las Estaciones de Servicio.
d) Habilidades: Objetividad, empatía, liderazgo, comunicación verbal y escrita
y excelente presentación personal.
6
CONDICIONES CONTRACTUALES
6.1
Oferta económica: El proponente debe presentar una cotización indicando
el monto total del servicio.
6.2
Presupuesto asignado: Se ha determinado un monto de $ 36.000.000
(treinta y seis millones de pesos Mcte) para la ejecución de las actividades.
Ver Anexo 1: Presupuesto.
6.3
Forma de Pago: Se manejará un anticipo del 30% a la firma del Acta de
Inicio y comprobante de pago de póliza de cumplimiento
(Ver Anexo 2)
, el
cual debe ser invertido en el proyecto objeto de los presentes términos de
referencia, y el 70% restante al finalizar la ejecución del proyecto y haber
cumplido con el 100% de los entregables mencionados en el numeral 4,
literal f, el pago se hará efectivo una vez el equipo evaluador designado por
el contratante realice la respectiva acta de cierre.
6.4
Plazo: La ejecución del proyecto es de 20 días calendario a partir de la fecha
de firma del acta de inicio.
6.5
Supervisión del contrato: El contrato será supervisado por el comité
designado por Fendipetroleo Nacional como Administrador del Fondo
SOLDICOM, velando por el cumplimiento de los estándares de calidad y
cronogramas de trabajo.
6.6
Cotizaciones: Las cotizaciones deben presentarse con membrete de la
empresa (si aplica), donde incluya dirección, teléfono fijo, correo
electrónico, persona de contacto, además de estar firmadas y selladas.
Adicionalmente, deben remitir la siguiente documentación:
Personas jurídicas
Cámara de Comercio no mayor a 30 días.
Registro Único Tributario - RUT- actualizado.
Certificación Bancaria no mayor a 3 meses de expedición.
Copia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
Estados Financieros último periodo contable.
Mínimo tres (3) referencias y/o certificaciones que consten la
experiencia comercial y en consultoría en Seguridad Industrial.
Referencias y/o certificaciones de actividades realizadas como
consultor en Estaciones de Servicio. (No excluyente al momento
de recepción de la propuesta).
Hojas de vida con soportes del equipo consultor que participará en
el proyecto.
Personas naturales
Registro Único Tributario - RUT- actualizado.
Certificación Bancaria no mayor a 3 meses de expedición.
Copia de la cédula de ciudadanía.
Hoja de vida actualizada del contratista y el equipo consultor.
Copia Declaración de Renta del último año (Si aplica).
Mínimo tres (3) referencias y/o certificaciones que consten la
experiencia comercial y en consultoría en Seguridad Industrial.
Referencias y/o certificaciones de actividades realizadas como
consultor en Estaciones de Servicio. (No excluyente al momento
de recepción de la propuesta)
7 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
El comité de evaluación de propuestas estará conformado por:
El representante legal del Administrador del fondo SOLDICOM. La Dirección Financiera y Administrativa del Administrador del fondo SOLDICOM. Dos miembros de junta directiva del fondo SOLDICOM.
Subdirección de formación del fondo SOLDICOM.
El comité de evaluación de propuestas realizará la evaluación y selección de las
ofertas presentadas en los plazos establecidos. Para ello se tendrán en cuenta los
siguientes criterios, con una calificación cuantitativa en un rango de cero a diez
puntos siendo cero el puntaje más bajo:
Tabla 1. Criterios ponderados de evaluación y selección
CRITERIO PESO PONDERADO VALORACION PUNTAJE
Experiencia en consultoría 35% 2-3 años 5 pts. Más de 3 años a 4 años 7 pts. Más de 4 años 10 pts. Conocimiento en procesos operativos en Estaciones de Servicio. 35% Presenta certificaciones de relaciones comerciales con EDS en temas de seguridad industrial.
10 pts.
No presenta certificaciones de relaciones comerciales con EDS en temas de seguridad industrial.
0 pts.
Propuesta económica 30%
90% del valor asignado a
contratación 10 pts. 100 - 110% por encima del
valor asignado 7 pts. Mayor a 110% 3 pts.
8 RESPONSABILIDADES DEL CONTRATANTE
Como contratante el Fondo SOLDICOM a través de su Administrador se hace
responsable de las siguientes actividades:
a) Seleccionar tres (3) estaciones de servicio (una de cada tipo) para realizar el análisis de riesgos y vulnerabilidad y sobre las cuales el contratista realizará las actividades objeto del presente documento.
b) Apoyar en la coordinación de la visita del consultor(es) a una estación de servicio de cada tipo (automotriz, fluvial y marítima), para el levantamiento de la información pertinente en la identificación y valoración de riesgos.
c) Realizar la supervisión de las actividades del contrato y cronograma de trabajo, así como el cumplimiento de la metodología establecida por el contratista para el desarrollo del proyecto.
d) Conformar el comité evaluador de los productos entregados por el contratista y conceptuar sobre el cumplimiento de las actividades.
9 CONFIDENCIALIDAD
La información contenida en estos términos de referencia es confidencial. Así mismo, el Administrador del Fondo SOLDICOM se compromete a salvaguardar y manejar en total confidencialidad la información que con ocasión de la presente propuesta se genere y maneje. Por lo tanto, la información aquí contenida no debe ser copiada o entregada a terceras personas o utilizada con un propósito diferente al de la evaluación de la misma. Los candidatos seleccionados aceptan que la ejecución del contrato que se celebre como resultado de la elección de su propuesta, será desarrollado bajo los parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciban directa o indirectamente de su contratante, el administrador, o de aquella información a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de selección, contratación u otros trámites, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato que se celebre, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados.
10 CRONOGRAMA DE CONTRATACIÓN
Tabla 2. Cronograma de contratación
Actividad Fecha Medio Responsable
Publicación de Términos
09 de septiembre de 2016
Web Fondo SOLDICOM y su Administrador FENDIPETRÓLEO Nacional, correos a asociaciones gremiales. Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional Recibo de observaciones por parte de interesados 12 y 13 de septiembre de 2016 Correo electrónico: administrativa@fendipetroleo.com presidencia@fendipetroleo.com Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional Resolución de observaciones 14 de septiembre de 2016
Web Fondo SOLDICOM y su Administrador FENDIPETRÓLEO Nacional Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional Publicación de Términos de referencia final 15 de septiembre 2016
Web Fondo SOLDICOM y su Administrador FENDIPETRÓLEO Nacional Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional Entrega de propuestas en sobre sellado. 16 al 21 de septiembre de 2016.
Sede del Administrador del Fondo SOLDICOM FENDIPETRÓLEO Nacional (Carrera 18 No. 78 – 40 Oficina 402. Bogotá – Colombia)
Proponentes interesados Apertura de sobres y evaluación de propuestas 26 de septiembre 2016
Sede del Administrador Fondo SOLDICOM
(Carrera 18 No. 78 – 40 Oficina 402. Bogotá – Colombia)
Comité de evaluación y selección.
Selección y publicación de contratista.
27 de septiembre de 2016
Web Fondo SOLDICOM y su Administrador FENDIPETRÓLEO Nacional Comité de evaluación y selección. Notificación al contratista seleccionado. 27 de septiembre de 2016 Carta de notificación al proponente elegido. Se remitirá en medio electrónico y físico.
Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional Legalización de contrato 28 y 29 de septiembre de 2016
Sede del Administrador del Fondo SOLDICOM FENDIPETRÓLEO Nacional (Carrera 18 No. 78 – 40 Oficina 402. Bogotá – Colombia) responsable: Rep. Legal del administrador del fondo y Rep. Legal del fondo
Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional Firma de Acta de Inicio 30 de septiembre de 2016
Oficinas del Administrador del Fondo SOLDICOM FENDIPETRÓLEO Nacional (Carrera 18 No. 78 – 40 Oficina 402. Bogotá – Colombia) Presidencia Ejecutiva y Dirección Administrativa del Administrador FENDIPETROLEO Nacional
ANEXO 1.
PRESUPUESTO
COSTOS ASUMIDOS POR EL CONTRATISTA
Este costo está calculado en las tarifas máximas establecidas por el Administrador del Fondo SOLDICOM incluyendo impuestos.
El presupuesto discriminado que se presenta en la Tabla 4 del presente documento, es el asignado para el contratista, en donde éste debe asumir los siguientes costos: Valor de honorarios de consultores con la formación requerida para el
desarrollo del proyecto.
Costo de material entregable (Matrices, guía digital).
Costos de logística (Desplazamientos del consultor (es) a las EDS para levantamiento de información).
Tabla 4. Discriminación de costos del contratista
CONCEPTO CANTIDAD MÁXIMA UNIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL Honorarios consultores 5 Personas $ 3.000.000 $ 15.000.000 Desplazamiento EDS Marítima (Pasaje aéreo Costa Atlántica)
5 Personas $ 300.000 $ 1.500.000 Desplazamiento EDS
Fluvial (Pasaje aéreo Amazonia) 5 Personas $ 400.000 $ 2.000.000 Desplazamiento EDS Automotriz (Lugar de ubicación del contratista) 5 Personas $ 100.000 $ 500.000 Hospedaje en sitio de
EDS marítima y fluvial 10 Noche $ 100.000
$ 5.000.000 (por cinco personas)
Transportes internos Global Día $ 30.000 $ 3.000.000
Manutención 20 Día $ 30.000 $ 3.000.000
Administración, Imprevistos y Utilidades 6.000.000
TOTAL COSTOS DEL CONTRATISTA $ 36.000.000
Nota: El contratista no deberá presentar los soportes de gastos relacionados, el pago se realizará contra productos entregados y acorde al aval dado por el comité evaluador designado por el contratante.
ANEXO 2.
PAGO DE ANTICIPO
El valor correspondiente al 30% de anticipo será cancelado según sea persona
jurídica o natural así:
Tabla 5. Pago de anticipos
VALOR TOTAL DEL PROYECTO CON IMPUESTOS $ 36.000.000
Persona Jurídica
VALOR DEL PROYECTO SIN IVA $ 31.034.483 VALOR ANTICIPO $ 9.310.345
Persona Natural
VALOR DEL PROYECTO $ 36.000.000* VALOR ANTICIPO $ 10.800.000
