DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI
A. Influencias de la Organización
A.1. Sistemas de organización
A.2. Estructura de la organización
B. Áreas a Gestionar
B.1. Procesos de gestión
B.2. Mapa de procesos
B.3. Personas
B.4. Tecnología
C. Elementos de la Gestión
C.1. Identificación de factores de riesgo
C.2. Factores de exito
INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN
Sistemas de Organización
Organizaciones basadas en proyectos • Facilitan la dirección de proyectos
• Las que obtienen sus ingresos de la ejecución de proyectos
• Las que han adoptado la dirección de proyectos
Organizaciones no basadas en proyectos • Pueden dificultar la dirección de proyectos
Estructura de la organización
• Funcional
• Matricial (Débil , Equilibrada y Fuerte)
Director
Ejecutivo
Director
Funcional
Col.
Col.
Col.
Director
Funcional
Col.
Col.
Col.
Director
Funcional
Col.
Col.
Col.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN –
Organización Funcional
Coordinación del Proyecto
Director
Ejecutivo
Director
Funcional
Col.
Col.
Col.
Director
Funcional
Col.
Col.
Col.
Director
Funcional
Col.
Col.
Col.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN –
Organización Matricial Débil
Coordinación del Proyecto
Director
Ejecutivo
Director de
Proyecto
Col.
Col.
Col.
Director de
Proyecto
Col.
Col.
Col.
Director de
Proyecto
Col.
Col.
Col.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN –
Organización por Proyecto
Coordinación del Proyecto
AREAS A GESTIONAR:
¿Como?
PROCESOS PROCESOS
PERSONAS
AREAS A GESTIONAR -
Procesos
Evitar siempre el "reinventar la rueda", tanto en métodos como en herramientas sino tenemos experiencia o conocimiento será necesario asesorarse, pero no es recomendable "la improvisación". Analizadas las características del proyecto, los principales procesos a considerar son casi siempre:
• Como se va a gestionar el cambio organizativo
• Como validamos el cumplimiento de expectativas de nuestro "cliente" • Como vamos a gestionar los riesgos del proyecto
• Como vamos a planificar (definición y seguimiento semanal) • Cual será el EDT (WBS) del proyecto.
• Como se van a gestionar los costos, no sólo directos, sino también los indirectos (puesto de trabajo, recursos administrativos, bonus/malus proveedor, garantías, formación,)
PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Para que un proyecto tenga éxito, el equipo de proyecto debe:
• Seleccionar los procesos apropiados
• Para cumplir con los objetivos del proyecto
• Usar un enfoque definido
• Para adaptar las especificaciones del producto y los planes
• Para que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto
• Cumplir con los requisitos
• Para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados
• Equilibrar las demandas concurrentes
• De alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos
PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS II
El Director del Proyecto siempre es responsable• en colaboración con el equipo de proyecto,
• de determinar qué procesos son apropiados,
• y el grado de rigor apropiado para cada proceso,
• para cualquier proyecto dado
Los procesos de la Dirección del Proyecto se organizan en cinco grandes grupos:
• Iniciación
• Planificación
• Ejecución
• Control
PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS III
Procesos de Iniciación Procesos de Planificació n Procesos de Control Procesos de Ejecución Procesos de CierreLas flechas representan
flujos de información
Los Grupos de Procesos no son fases del proyecto
MAPA DE PROCESOS GESTIÓN –
Interrelación Grupo Procesos
AREAS A GESTIONAR -
Personas
La ambigua definición de roles y responsabilidades, tanto a nivel interno del equipo de trabajo, como del equipo de usuarios/clientes finales, es una de las principales causas de proyectos fracasados, aunque aflora de manera indirecta (mala valoración, pruebas
defectuosas, expectativas no cumplidas, )
Una buena gestión del proyecto ha de permitir definir, y mantener:
• Responsabilidades a nivel de cliente/usuario final:
•¿Van a haber resistencias al cambio, o simplemente boicoteadores? •¿Quien define los requisitos es quien va a usar el producto?
•¿Existen recursos humanos de parte del cliente/organización para abordar el proyecto? • Responsabilidades y funciones del equipo de trabajo:
•Saber determinar el nivel de compromiso con el proyecto con relación a la criticidad del rol de cada persona
AREAS A GESTIONAR -
Tecnología
Tal vez los aspectos tecnológicos sean los más directamente gestionables por parte del Jefe de Proyectos. De todas maneras, no perder de vista el impacto en:
•
Procesos: Riesgos tecnológicos, impacto en ciclo de vida del software, costes/ahorros,… • Personas: Formación usuarios finales / no disponibilidad de técnicos capacitadosLa tecnología no sólo debe contemplarse como un elemento a aplicar en el producto objeto del proyecto, sino sobre todo, en la mejora de la productividad del propio proyecto, tanto a corto como a medio plazo:
• Gestión documental ??? • Herramientas CASE ???
• Planificadores/Simuladores ???
• Herramientas gestión configuración ??? • eLearning ???
ELEMENTOS DE LA GESTIÓN :
Identificación Factores de Éxito
Razones para el éxito de los Proyectos
Importancia para elÉxito
Buena Planificación
Claridad de las especificaciones técnicas
Uso de un sistema de comunicaciones formal, comunicaciones internas efectivas, comunicaciones externas efectivas
Claras responsabilidades de los miembros del equipo Control de la Planificación
Utilización de Consultores Control Presupuestario
Claridad de los objetivos del proyecto Personal bien cualificado
Toma de decisiones sin dilación
Estrategia de contrato bien desarrollada Trabajo en equipo efectivo
Adecuada integración de hardware, software y personas Viabilidad Económica
Liderazgo Efectivo
Apoyo de la Alta Dirección
Efectiva Gestión de los Conflictos
PARA CADA PROYECTO SE IDENTIFICARAN LOS 4 O 5 FACTORES CRÍTICOS PARA EL
ÉXITO DE PROYECTO, Y CENTRAR LA EXCELENCIA DE LA GESTIÓN EN LOS
ELEMENTOS DE LA GESTIÓN :
Identificación Factores de Éxito
Razones para el Éxito de los Proyectos
Obtener la involucración del Cliente
Seguir metodologías definidas como Métrica (Son OBLIGADOS unos requerimientos y criterios de aceptación claros y bien definidos)
Tener un enfoque hacia el equipo, buenas comunicaciones y continuidad en el personal Utilizar asesores expertos
Utilizar un sistema de control de proyectos
Determinar un enfoque para el proyecto (Orientado a Fechas o a Entregables) Utilizar un mecanismo de revisión de proyectos establecido y Disciplinado Utilizar una gestión de proyecto con dedicación 'full time’
En el siguiente cuadro se presentan aquellos factores más habituales que
bien gestionados facilitan el éxito del proyecto:
MAPA DE PROCESOS GESTIÓN
PERFIL PROFECIONAL :
Director o Jefe de Proyecto
Un Director o Jefe de Proyectos, ¿Nace o se Hace?
• No puede iniciarse un Proyecto sin la asignación formal, y la cesión de
autorizaciones correspondientes, de un Director o Jefe de Proyecto, y sin la
comunicación a todos los "stakeholders“ (interesados) de dicha asignación. Este es un elemento clave del Project Charter
• A de ser un profesional con la experiencia y conocimientos suficientes
relacionados con el resultado esperado del proyecto, con la experiencia y los conocimientos de gestión de proyectos necesarios para el proyecto al que se le asigna, y sobre todo, con una alta capacidad de comunicación/persuasión tanto oral como escrita y siempre ajustada al mensaje y al receptor del mismo
