PROCEDIMIENTO INTEGRADO
PARA LA REALIZACIÓN DE
AUDITORIAS INTERNAS
Realizado por Revisado por Aprobado por
Fco. Javier Martí Bosch Comité Dirección Fco. Javier Martí Bosch Director de SLCMA de SLCMA Director de SLCMA
ÍNDICE
1.- OBJETO
2.- ALCANCE
3.- REFERENCIAS
4.- GENERAL
5.- REALIZACIÓN
5.1.-Planificación de las auditorías
5.2.-Preparación
5.3.- Realización de la auditoría
5.4.- Informe de auditoría
5.5.- Informe de No Conformidad de Auditoria.
5.6.- Acciones Correctivas.
5.7.- Registros.
6.- INSPECCIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
7.- ANEXOS
1 OBJETO
Este Procedimiento tiene por objeto definir el proceso a seguir para la realización de las Auditorías Internas del Sistema Integrado de Gestión de CONSTRUCCIONES LUJAN, S.A.
2 ALCANCE
Este documento es de aplicación a cualquier Auditoría Interna del Sistema Integrado de Gestión que se realiza en la empresa.
3 REFERENCIAS
∗ Norma UNE-EN-ISO-9001:2008.
∗ Norma UNE-EN ISO-14.001:2004.
∗ Norma OHSAS 18001:2007
∗ Manual Integrado.
4 GENERAL
Las Auditorías Internas son una herramienta imprescindible para conocer si el Sistema Integrado de Gestión es adecuado y si se implanta de acuerdo con lo definido.
Las Auditorías Internas se realizan de acuerdo con el Plan Anual de Auditorías Internas establecido por el Director del Departamento de Seguridad Laboral, Calidad, Medio Ambiente y Desarrollo Tecnológico (DSLCMA+dTEC), que contempla los siguientes mínimos:
• al menos, se realiza una auditoría al año, por Departamento y Área de Gestión.
• En el caso de las obras, cada una es auditada según el Programa específico para cada una de ellas, indicado en el Plan de Aplicación del Sistema Integrado de Gestión a la Obra (PGO). Se realizarán generalmente con carácter semestral y en obras inferiores a seis meses será realizada una, o bien cuando se considere que es necesario llevarlas a cabo, por ejemplo, cuando:
o Se hayan producido cambios significativos en el Sistema Integrado de
Gestión.
o Se sospeche o se tenga la certeza que el nivel del Sistema Integrado de
Gestión está comprometido.
o Se deba verificar la implantación de acciones correctivas. o Se solicite por alguno de los responsables de la obra
Podrán programarse, auditorías de alcance limitado, coincidiendo con la necesidad de verificar cambios producidos en el seno de alguna área de gestión o departamento de la empresa, o se considere necesaria su celebración para verificar el estado de implantación de acciones correctivas o por las peculiaridades de proyecto o ejecución de alguna obra que precisen garantizar el cumplimiento y nivel del Sistema Integrado de Gestión así como por no haberse producido cambios significativos o coincidencias con las auditorias externas.
La responsabilidad de realizar las Auditorías Internas es de el Director de SLCMA+dTEC, que organizará los recursos del departamento para la ejecución de las auditorías, excepto las propias que las llevará a cabo por una entidad externa.
El Director de SLCMA+dTEC podrá plantear al CDSLCMA la posibilidad de organizar equipos de auditores, entre los miembros de la organización, para la realización de auditorías de áreas, departamentos u obras de la misma. Dichos equipos deberán
elegirse de tal manera que ninguno de sus miembros esté adscrito a tal área, departamento u obra. El CSDLCMA votará la idoneidad del equipo propuesto o planteará las modificaciones a la propuesta antes de votarla afirmativamente.
Si la auditoría afectase a toda la organización o gran parte de esta y se opta por la elección de equipo auditor entre los miembros de la empresa para llevarla a cabo, el informe de auditoría incluirá obligatoriamente un anexo en el que se registrarán qué miembros del equipo se centran en cada estructura claramente identificable así como las NC y/u observaciones que éstos generan, para garantizar en todo momento la imparcialidad del equipo auditor.
Las Auditorias Internas tienen un carácter eminentemente práctico y los objetivos fundamentales son:
• Comprobar la adecuación e implantación del Sistema Integrado de Gestión
• Verificar el cumplimiento de las acciones correctivas.
• Estimar las posibles mejoras del área, departamento u obra auditada y del propio Sistema de Gestión
En materia de prevención de riesgos laborales, se realizarán, además de auditorías programadas, INSPECCIONES DE SEGURIDAD.
Estas inspecciones se ejecutarán por personal cualificado del personal del DSLCMA+dTEC pudiendo tomar parte en las mismas técnicos del Servicio de Prevención Ajeno, o terceros autorizados por la Empresa o reconocidos por la Ley como Técnicos de Asistencia técnica a la empresa, a la Dirección de las Obras, miembros de la Dirección de las obras o Delegados de Prevención.
De estas INSPECCIONES se generarán INFORMES según Instrucción Técnica que detallará el alcance, las responsabilidades y las consecuencias, así como la publicación y divulgación del Informe de Inspección.
Las deficiencias detectadas en el INFORME DE INSPECCIÓN podrán tener su traslado como No conformidades, No conformidades con informe o incluso dar origen a Acciones Correctivas.
5 REALIZACIÓN
5.1 Planificación de las auditorías
Al comienzo de cada año, el Director de DSLCMA+dTEC preparará y comunicará a los responsables de cada departamento y área de gestión, el “Plan de Auditorías Internas Orientativo del Sistema” que cubre todas las actividades incluidas en dicho Sistema, utilizando para ello el medio de difusión que se considere mas conveniente y operativo.
En dicho Plan Orientativo, aparecerán las auditorías previstas para los departamentos con fechas aproximadas, las cuales serán concretadas de manera definitiva con la debida antelación con los responsables de departamentos y áreas de gestión.
Las Auditorías de Obras, puesto que no se pueden prever desde principio de año, podrán NO aparecer en el listado donde se encuentren las auditorias de Departamentos, ya que son procesos con variaciones muy grandes.
Para este caso “auditorías de obras”, las fechas aparecerán reflejadas siempre en el propio PGO de cada una de las obras. En este caso, las fechas serán recordadas a los J.O. de manera electrónica, en soporte papel, incluso verbalmente con carácter normal.
Cuando dicho “Plan de Auditorías Internas orientativo” sea modificado (por diversas causas) no será necesario realizar una nueva edición de tal plan de auditorias. Dichas variaciones se comunicarán mediante nota interna o circular interna.
5.2 Preparación
El Director de DSLCMA+dTEC, prepara previamente a la realización de la auditoría una relación de las actividades y aspectos de las mismas a evaluar. La base para la auditoría interna es el Manual Integrado, los Procedimientos y demás documentación aplicable. Una visión general del contenido se incluye en el Anexo nº 1 de este documento.
Se informará previamente a los responsables de los departamentos a auditar de la naturaleza de las verificaciones a realizar.
5.3 Realización de la auditoría
Estas verificaciones tendrán el siguiente carácter:
a) Revisión de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
b) Examen de los registros y evidencias documentales que demuestren el cumplimiento del Sistema.
c) Reexamen de elementos ya inspeccionados y aceptados.
d) Supervisión directa de procesos de ejecución, ensayo, almacenamiento, etc. frente a los requisitos y métodos determinados en la documentación de aplicación.
Hay que tener en cuenta que:
a) Se deben examinar y evaluar solamente evidencias objetivas, evitando impresiones subjetivas y conclusiones no contrastadas.
b) En caso de detectar una posible deficiencia se investigará más profundamente para confirmarla, averiguar si es fortuita o sistemática, e identificar sus causas y efectos.
c) Se debe realizar un seguimiento exhaustivo de los asuntos pendientes detectados antes de la auditoría o en auditorías anteriores.
d) La investigación no tiene por qué limitarse a los puntos incluidos en el programa específico.
5.4 Informe de auditoría
En el plazo máximo de 15 días a partir de la fecha de finalización de la auditoría, el auditor emite un informe utilizando el formato de informe anexo.
En la primera hoja (formato FPINT03/01) se reflejan los datos del área auditada, sección responsable del departamento auditado y la identificación del inspector.
La segunda hoja del Informe (formato FPINT03/02) consta de:
9 Referencia a la dirección de la auditoria, interlocutores de la misma, nombres del auditor/es, tipo de auditoria, y motivo de la misma.
9 En un segundo apartado se describe el Alcance de la auditoria, referidos tanto a zonas y áreas como a partes de la documentación aplicable.
La tercera hoja (formato FPINT03/03)
9 En un primer apartado, se hace referencia a la documentación aplicable según la determinación del alcance, teniendo las referencias cruzadas con la Norma UNE EN ISO 9001:2008 y la documentación del Sistema Integrado de Gestión de Construcciones Luján, S.A., también se indicarán en este apartado el total de No Conformidades registradas por punto de la Norma.
9 En un segundo apartado, se hace referencia a la documentación aplicable según la determinación del alcance, teniendo las referencias cruzadas con la Norma UNE-EN-ISO 14.001 y la documentación del Sistema Integrado de Gestión, también se indicarán en este apartado el total de No Conformidades registradas por punto de la Norma.
9 En un tercer apartado, se hace referencia a la documentación aplicable según la determinación del alcance, teniendo las referencias cruzadas con la Norma OHSAS 18.001 y la documentación del Sistema Integrado de Gestión, también se indicarán en este apartado el total de No Conformidades registradas por punto de la Norma
A continuación y en hojas sucesivas utilizando el formato FPINT03/04 Descripción de No Conformidades de Auditoria, se describirán aquellas No Conformidades que hayan sido detectadas y contrastadas, numerándolas correlativamente y haciendo referencia al titulo de la Norma y apartado, y cuando procedan las recomendaciones acordadas con el responsable del departamento y/o sección auditada para su corrección.
En caso que el auditor interno desee exponer observaciones, lo hará en el formatos FPINT03/04, encabezándolo con la palabra "Observaciones"
Anexos. Se incluirán los que se consideran necesarios, incluyendo los Informes de las Acciones Correctivas, si procede, firmadas por el auditor.
Copia del Informe de Auditoría se distribuirá al responsable del departamento auditado, al director de producción se le entregarán los informes de auditoria de las realizadas a obra y al Comité de Dirección de SLCMA se le informará.
La identificación de los informes vendrá dada por la siguiente codificación:
• para departamentos:
IA/referencia al alcance Q (calidad), AM (ambiental), PRL (prevención riesgos laborales), INT (integrado)/(dpto.)/*nº de la auditoria/año
* La numeración de la auditoria comenzará en la 01 a principio de cada año
• para auditorias en obras
IA/ referencia al alcance Q (calidad), AM (ambiental), PRL (prevención riesgos laborales), INT (integrado)/PRD/*nº de auditoria realizada/código de la obra * La numeración de las auditorias comenzará en la 01 al comenzar la obra y será consecutiva hasta la finalización de dicha obra
5.5 Informe de No Conformidad de Auditoria.
Cada desviación encontrada deberá ser contestada mediante el correspondiente Informe de No Conformidad (FPINT03/05). El Informe de No Conformidad será aprobado por el responsable del área auditada, el cual remitirá copia de la misma a la Director de SLCMA.
Cuando los Informes de No Conformidad hayan sido solucionados, el responsable del departamento auditado lo comunica al auditor, quién verifica que la implantación ha sido subsanada y en el caso afirmativo cierra el Informe de No Conformidad de Auditoria mediante firma del formato enviando copia a dicho departamento.
La identificación de los informes será para departamentos:
NC/Q (calidad) AM (ambiental), PRL (prevención riesgos laborales)/(dpto.)/*nº de la NC correlativa/año
* La numeración de NC comenzará en la 01 a principio de cada año La identificación para auditorias en obras
NC/Q (calidad) AM (ambiental), PRL (prevención riesgos laborales)/PRD/*nº de la NC correlativa/código de la obra
* La numeración de las NC comenzará en la 01 al comenzar la obra y será consecutiva hasta la finalización de dicha obra
La numeración de las NC de calidad (Q), las NC ambientales (AM) y las de PRL (prevención riesgos laborales) serán paralelas no consecutivas
5.6 Acción Correctiva
Cuando la desviación encontrada no sea un caso puntual y la causa pueda producir deficiencias en los Sistemas, se aplicará una Acción Correctiva (FPINT05/05), podrá ser propuesta y documentada por la Dirección o por el responsable del dpto. auditado y aprobada por el responsable del dpto. auditado.
5.7 Registros
El Director de SLCMA+dTEC, mantiene en archivo los Planes de Auditorías Internas, de los Informes de Auditoría, los Informes de No Conformidad de Auditoria y los de Acciones Correctivas. Además, mantiene un registro del estado de cierre de los Informes de No Conformidad de Auditoria mediante el formato FPINT03/06 ”Registro de No Conformidades de Auditoria”, siendo las Acciones Correctivas registradas en el listado de “Acciones Correctivas General de la Empresa” (FPINT05/06).
Los responsables de los departamentos y/o secciones auditadas mantienen copia de los informes de las auditorías que les conciernen y de los Informes de No Conformidades y de las Acciones Correctivas.
6 INSPECCIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Además de las auditorías programadas que se desarrollarán conforme se ha detallado en apartados anteriores, la actividad productiva de la empresa y sus centros de trabajo estarán sometidos a inspecciones de seguridad y salud en el trabajo, que se desarrollarán de manera programada o no, en función del desarrollo previsto de los trabajos, peligrosidad considerada en fase de planificación y cuyo alcance, por definición difiere del correspondiente a una auditoría.
En otros procedimientos integrados se detallará contenido de éstas, que se plasmará en formato adecuado.
7 ANEXOS
"Programa General de Auditoría".
8 ÍNDICE DE FORMATOS GENERADOS
FPINT03/01 Portada del Informe de Auditoría
FPINT03/02 Datos y Alcance del Informe de Auditoria
FPINT03/03 Referencias cruzadas de la Norma y de los documentos internos. FPINT03/04 Descripción de No conformidades y Observaciones
FPINT03/05 Informe de No Conformidad de Auditoria FPINT03/06 Registro de No Conformidad de Auditoria FPINT03/07 Acta de Inspección de Seguridad y Salud
ANEXO 1
1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 1.1 Disponibilidad de documentos
En los casos aplicables, se comprobará que el departamento auditado dispone de los documentos de los Sistemas y que éstos se encuentran debidamente actualizados.
Se comprobará la disponibilidad de documentos tales como:
∗ Manual Integrado.
∗ Lista de Documentos del Sistema.
∗ Procedimientos Organizativos.
∗ Instrucciones Técnicas.
∗ Etc.
1.2 Emisión de documentos
Se comprobará que el departamento emite, distribuye y controla adecuadamente los documentos del Sistema Integrado de Gestión que recaen bajo su responsabilidad, cumpliendo lo especificado por la documentación aplicable.
1.3 Difusión interna de documentos
Se comprobará que el personal participante en las distintas actividades conoce los documentos del Sistema Integrado de Gestión aplicables.
Se revisarán los registros que atestigüen la difusión de los citados documentos.
2 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Se verificará la correcta ejecución de las actividades relativas a las construcciones en curso.
2.1 Disponibilidad de documentos
Se verificará la disponibilidad de documentos aplicables para el desarrollo de las actividades de la obra, incluyendo:
• Proyecto.
• Plan de Obra.
• Plan de aplicación del sistema integrado de gestión en obra (PGO)
• Plan de Seguridad y Salud y Plan de emergencias
• Instrucciones Técnicas.
• Instrucciones Específicas
• Registros de Recepción.
• Partes de Control y Ensayo.
2.2 Conocimiento de la documentación aplicable
Se comprobará que las personas responsables de la ejecución de las distintas actividades conocen los requisitos exigidos por la documentación aplicable.
2.3 Desarrollo de los trabajos
Se verificará a través de registros, datos y demás evidencias objetivas que las diferentes operaciones que constituyen los procesos de ejecución, evaluación de riesgos laborales, adopción de medidas de protección colectivas e individuales, ensayo o actividades anexas, como calibración etc., así como las diferentes operaciones que pueden tener un impacto ambiental, se llevan a cabo según lo descrito en el Sistema Integrado de Gestión y que las deficiencias o desviaciones encontradas reciben un tratamiento adecuado.
Así mismo, se comprobará sobre diferentes elementos o unidades, que se han realizado todos aquellos controles indicados en el Plan de aplicación del sistema integrado de gestión en obra (PGO) y en el Plan de Seguridad y Salud y Plan de Emergencias, antes de su aceptación.
3 FORMACIÓN DEL PERSONAL
3.1 Adiestramiento del personal
Se comprobará que el personal que realiza las distintas actividades que pueden afectar a la prevención de riesgos laborales, a la calidad y a la gestión medioambiental se encuentra debidamente cualificado y adiestrado para ello.
3.2 Formación del personal técnico
Se evaluará el grado de cumplimiento y efectividad de la formación del personal técnico.
4 CONTROL DE DOCUMENTOS
4.1 Registro de entrada y salida
En los casos aplicables, se comprobará la correcta implantación de los registros de entrada y salida de documentación.
4.2 Distribución de documentos
Se comprobará que la organización auditada ha distribuido la documentación aplicable para el desarrollo de las distintas actividades, a todos los grupos implicados.
5 ACCIONES CORRECTIVAS
Se verificará el estado de seguimiento, por el departamento auditado, de las acciones correctivas adoptadas para solucionar las deficiencias detectadas respecto a los requisitos exigidos por los Sistemas.
Se incidirá en los Informes de No Conformidades y de Acciones correctivas que todavía no hayan sido cerrados.
6 REGISTROS DE SEGURIDAD Y SALUD, CALIDAD Y AMBIENTALES 6.1 Emisión de registros
Se seguirá el proceso de elaboración, emisión y distribución de los registros generados como consecuencia del desarrollo de las distintas actividades.
6.2 Archivo de registros
Se comprobará la idoneidad y efectividad del sistema de archivo y que éste se adapta a los requisitos exigidos por la documentación aplicable.
7 SEGUIMIENTO DE AUDITORIAS
Se efectuará un seguimiento de las auditorías realizadas anteriormente, verificando el grado de implantación de las acciones correctivas acordadas.
Los informes al Comité de Dirección de Seguridad Laboral, Calidad y Medio ambiente incluirán un apartado correspondiente al grado de cumplimiento del Plan de Auditorias.
